Rapportlære for kriminalomsorgen

Erik Halvorsen, Naima Khawaja, Birgitte Langset Storvik

Denne læreboken gir en grundig gjennomgang av rapport­ skriving for ansatte i kriminalomsorgen. Forfatterne forklarer gangen i rapportering av hendelser og opptak av innsattes, domfeltes og vitners forklaring. Gjennom momentlister, gir forfatterne tydelig oversikt over viktig innhold i hendelses­ rapporter ved ulike typer hendelser og beskriver hva som bør innhentes av informasjon ved opptak av forklaringer fra de samme hendelsene. Det blir også redegjort for aktuelt regelverk knyttet til rapportering. Boken er ment for aspiranter ved Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS, men den er også relevant som oppslagsverk for ansatte i fengs­ lene og friomsorgen som i sitt daglige arbeid skriver rapporter og opptar forklaringer.

ERIK HALVORSEN er fengselsbetjent og aspirantveileder i Telemark fengsel, avdeling Skien. Halvorsen har erfaring som faglærer og er sensor i rapportfaget.

RAPPORTLÆRE for kriminalomsorgen

NAIMA KHAWAJA er rådgiver i Kriminalomsorgsdirektoratet og er ut­ dannet ved befalsskolen, fengselsskolen og BI. Hun har erfaring fra flere fengselsenheter og er engasjert av KRUS som fagperson i rapportfaget.

RAPPORTLÆRE for kriminalomsorgen Erik Halvorsen, Naima Khawaja, Birgitte Langset Storvik

ISBN 978-82-450-2528-6

,!7II2E5-acfcig!

BIRGITTE LANGSET STORVIK er jurist og førstelektor ved KRUS. Storvik har tid­ ligere jobbet som jurist og inspektør i fengsel, og har gitt ut flere fagbøker.

1

RAPPORTLÆRE for kriminalomsorgen

2

RappoRtlĂŚRe foR kRiminalomsoRgen

3

RAPPORTLÆRE for kriminalomsorgen Erik Halvorsen, Naima Khawaja, Birgitte Langset Storvik

Copyright © 2019 by Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved 1. utgave / 1. opplag 2019 ISBN: 978-82-450-2528-6 Boken er utgitt med støtte fra Kunnskapsdepartementet ved Lærebokutvalget for høyere utdanning.

Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Omslagsdesign ved forlaget Forsidebilde: Ida Næss Wangen Bilder i boken: Ida Næss Wangen Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 Faks: 55 38 88 01 E-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven.

Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

FORORD I kriminalomsorgen stilles det høye krav til dokumentasjon. Målsettingen med denne boken er å imøtekomme disse kravene når det gjelder å skrive hendelsesrapport og rapport for opptatt forklaring. Rapportene som skrives, er ikke bare til bruk for kriminalomsorgen, men kan også bli brukt i forbindelse med rettssaker, som dokumentasjon for påtalemyndighet og forsvarere. God kvalitet på rapportene er nødvendig for at det skal fattes riktige beslutninger, og vil således ha direkte innvirkning på innsattes, domfeltes og ansattes rettssikkerhet. For å få en ensartet praksis er det ønskelig at enhetene søker å tilpasse sin praksis med utgangspunkt i det som følger av denne boken, som vi håper kan være med på å heve kvaliteten på rapportene.

Boken er primært skrevet som en lærebok for aspiranter ved Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS. Aspirantene skal gjennom boken og undervisning/veiledning kunne tilegne seg tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheter og kompetanse for å kunne skrive kvalitativt gode rapporter etter endt utdanning, både når det gjelder innhold, oppsett og utforming. Boken er også ment å være et oppslagsverk for ansatte i ytre etat, både i fengsler og på friomsorgskontor. For disse vil boken være til hjelp for å heve kvaliteten på de rapportene som skrives i aktiv tjeneste, gjennom å peke på utforming av rapportene og momenter som bør belyses i forskjellige typer hendelser og forklaringer.

I oppbyggingen av boken er det lagt vekt på at leseren skal kunne tilegne seg stoffet på en enkel og forståelig måte, og at den skal være lett å finne frem i. Tydelig kapittelinndeling med underkapitler og fargelagte ark på sidene med momentlister vil forhåpentlig gjøre det enkelt for leseren å finne frem til relevante sider. Det er også lagt vekt på at skjemaer, bilder, figurer og eksempler skal være så tydelige og informative som mulig, slik at det gir gode retningslinjer for hva som skal til for å skrive kvalitativt gode rapporter.

I arbeidet med boken har vi tatt utgangspunkt i Gran & Molia, Håndbok i rapportlære (2004), som har vært pensum for aspirantene ved KRUS. Vi har også fått faglige innspill og kommentarer av flere personer som i sitt daglige

6

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

virke jobber med rapporter og rapportering. Vi ønsker å takke Grethe Midtlyng, Tom Alexander Enger, Lene Christin Elnes, Tore Rokkan, Maria Hågensen, Arve Martinsen, Tyra Mydland, Vigdis Hult, Charlotte Rebtun Andresen, Nirushanthy Anfinnsen, Kenneth Jansson, Sturla Olsen og sikkerhetsgruppa ved KRUS for konstruktive og faglig gode tilbakemeldinger og innspill underveis i arbeidet. Vi vil også takke Ida Næss Wangen for bidrag til bilder i boken.

Vi ønsker til slutt å takke forlagsredaktør Eva Rief for faglig støtte og godt samarbeid under hele skriveprosessen.

Lillestrøm, september 2018 Erik Halvorsen, Naima Khawaja og Birgitte Langset Storvik

INNHOLD 1 INNLEDNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.1 Hva er rapporter? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.1.1 Rapportskriving i friomsorgen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.2 Rettslig grunnlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.3 Rapporttyper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.3.1 Hendelsesrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.3.2 Rapport for opptatt forklaring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.3.3 Vitneforklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.4 Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2 SAKSBEHANDLING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.1 Saksgang ved hendelser i fengslet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2 Rett til innsyn i rapporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 2.2.1 Forvaltningsloven. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 2.2.2 Personopplysningsloven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2.2.3 Offentlighetsloven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2.3 Informasjonssikkerhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.4 Rapportmaler og lagring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.4.1 Kompis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 2.4.2 DocuLive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 2.4.3 Kriminalomsorgens internkontrollsystem (KIKS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.5 Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 3 RETNINGSLINJER FOR RAPPORTSKRIVING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.1 Kvalitet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.2 Innhold i rapportene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

8

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

3.2.1 Objektivitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3.2.2 Personlige oppfatninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.2.3 Relevante opplysninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 3.3 Struktur og språk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.3.1 Kronologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.3.2 Det viktigste først . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.3.3 Overskrifter og avsnitt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.3.4 Klart språk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.3.5 Korte setninger og ord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.3.6 Fortid (preteritum) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 3.3.7 Aktiv uttrykksform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 3.3.8 Fremmedord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3.3.9 Sammenligninger og gamle uttrykk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.3.10 Forkortelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.3.11 Bekreftende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 3.3.12 Bindeord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.3.13 Variasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.3.14 Dato og klokkeslett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.3.15 Tittel og navn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.3.16 Skriftstørrelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.4 Observasjonsteknikker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.4.1 Generelt om observasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.4.2 Observasjon ved opptak av innsattes forklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3.5 Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 4 HENDELSESRAPPORT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4.1 Hva er hendelsesrapport? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4.2 Krav om hendelsesrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 4.3 Hjelpemidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.4 Momenter i ulike hendelsesrapporter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.4.1 Generelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.4.2 Trusler eller verbal utagering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.4.3 Vold mot innsatt eller ansatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 4.4.4 Funn av narkotika, medikamenter, brukerutstyr, mobiltelefon eller andre ulovlige gjenstander . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

innHolD

4.4.5 Skadeverk eller sabotasje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.4.6 Ordrenekt, herunder urinprøvenekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.4.7 Uteblivelse fra permisjon, frigang eller straffavbrudd . . . . . . . . . . 74 4.4.8 Rømning, unnvikelse eller forsøk på dette. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 4.4.9 Mistanke om bruk av rusmidler eller anabole steroider . . . . . . . 76 4.4.10 Forsøk på innsmugling av ulovlige gjenstander, medikamenter eller rusmidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 4.4.11 Aktivitetsnekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 4.4.12 Inntrengning i fengsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 4.4.13 Uregelmessigheter i forbindelse med besøk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 4.4.14 Andre disiplinærbrudd eller straffbare handlinger. . . . . . . . . . . . . . 81 4.4.15 Selvskading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 4.4.16 Uttalelser om selvskading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 4.4.17 Sultestreik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 4.4.18 Bruk av tvangsmidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 4.4.19 Unnlatt oppmøte hos friomsorgen eller annet avtalt sted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 4.4.20 Unnlatt oppmøte eller brudd på obligatorisk innetid ved elektronisk kontroll (EK) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 4.4.21 Mistanke om bruk av rusmidler ved elektronisk kontroll (EK) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 4.5 Underskrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 4.6 Eksempel på en ferdig skrevet hendelsesrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 4.7 Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 5 RAPPORT FOR OPPTATT FORKLARING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 5.1 Hva er rapport for opptatt forklaring? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 5.2 Når skal det opptas forklaring? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 5.3 Vitneforklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 5.4 Tillit og habilitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 5.5 Fullmektig. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 5.6 Innsatte under 18 år . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 5.7 Praktiske forberedelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 5.7.1 Lese om innsatte i Kompis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

9

10

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

5.7.2 Lese dokumenter i saken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 5.7.3 Forberede spørsmål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 5.7.4 Foreta en sikker jobbanalyse (SJA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 5.7.5 Finne egnet rom og plassering i rommet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 5.7.6 Velge hvordan notater skal gjøres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 5.7.7 Vurdere bruk av tolk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 5.8 Gjennomføring av samtalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 5.8.1 Orientering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 5.8.2 Villig/ikke villig til å forklare seg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 5.8.3 Sann forklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.8.4 Teknikker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.9 Gjennomgang og avslutning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 5.9.1 Oppsummering av forklaringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 5.9.2 Ønske om samtale med fengselsleder eller den som bemyndiges i saken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 5.9.3 Innsattes gjennomgang av forklaringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 5.9.4 Signering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 5.9.5 Endringer i forklaringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 5.10 Merknader og vurderinger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 5.11 Momenter i ulike forklaringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 5.11.1 Generelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 5.11.2 Trusler eller verbal utagering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 5.11.3 Vold mot innsatt eller ansatt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 5.11.4 Funn av narkotika, medikamenter, brukerutstyr, mobiltelefon eller andre ulovlige gjenstander . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 5.11.5 Skadeverk eller sabotasje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 5.11.6 Ordrenekt, herunder urinprøvenekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 5.11.7 Uteblivelse fra permisjon, frigang eller straffavbrudd . . . . . . . . . 116 5.11.8 Rømning, unnvikelse eller forsøk på dette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 5.11.9 Bruk av rusmidler eller anabole steroider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 5.11.10 Forsøk på innsmugling av ulovlige gjenstander, medikamenter eller rusmidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 5.11.11 Aktivitetsnekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 5.11.12 Inntrengning i fengsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 5.11.13 Uregelmessigheter i forbindelse med besøk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 5.11.14 Andre disiplinærbrudd eller straffbare forhold . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

innHolD

5.11.15 Selvskading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 5.11.16 Uttalelser om selvskading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 5.11.17 Sultestreik. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 5.11.18 Hel eller delvis utelukkelse fra fellesskapet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 5.11.19 Bruk av tvangsmidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 5.11.20 Unnlatt oppmøte hos friomsorgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 5.11.21 Unnlatt oppmøte eller brudd på obligatorisk innetid ved elektronisk kontroll (EK) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 5.11.22 Bruk av rusmidler ved elektronisk kontroll (EK) . . . . . . . . . . . . . . . . 132 5.12 Eksempel på en ferdig skrevet rapport for opptatt forklaring av innsatte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 5.13 Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 LITTERATUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 STIKKORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

11

1 INNLEDNING Hva er rapporter, og hvorfor er det så viktig å skrive disse på en riktig måte? I dette kapittelet skal vi først gi en definisjon av rapporter, sett i sammenheng med krav til annen dokumentasjon i kriminalomsorgen. Deretter skal vi ta for oss det rettslige grunnlaget for rapportskriving, før vi gir en oversikt over ulike typer rapporter.

1.1 HVA ER RAPPORTER? Rapporter produseres av ansatte i kriminalomsorgen for å dokumentere konkrete opplysninger om hendelser til enhetsleder, andre personer eller faggrupper. Opplysningene i rapportene er avgjørende for å vurdere om man skal ilegge disiplinærreaksjon eller igangsette andre tiltak overfor innsatte og domfelte som følge av hendelsen. Innholdet i rapportene kan i tillegg være grunnlag for en eventuell anmeldelse fra kriminalomsorgens side, og til hjelp for politiet/påtalemyndigheten for å vurdere om de skal ta ut tiltale for et straffbart forhold.

DISI PLI NÆR R E A K S J O N : En reaksjon som ilegges innsatte og domfelte hvis de har brutt bestemmelser som gjelder under straffegjennomføringen. De ulike reaksjonene som kan ilegges, fremgår av straffegjennomføringsloven § 40.

Rapportskriving må ses i sammenheng med andre former for kartlegging og dokumentasjon i kriminalomsorgen, for eksempel daglige vaktjournaler, kontaktbetjentvedlegg, interne notater, referat fra samtaler, miljørapporter, observasjonsdokumenter, BRIK, personundersøkelser, rapportering til overordnet nivå,

14

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

KIKS med mer. Alle disse formene for kartlegging og dokumentasjon er nødvendig for å ivareta kravet i straffegjennomføringsloven § 3 første ledd om at straffen skal gjennomføres på en sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Kriminalomsorgen har blant annet plikt til å forebygge at innsatte og domfelte begår disiplinærbrudd, straffbare handlinger, rømmer/unndrar seg straffen eller begår selvmord eller selvbeskadigelse under straffegjennomføringen. Ved å kartlegge og dokumentere uønskede handlinger kan det settes inn nødvendige tiltak for å ivareta sikkerheten. Etter straffegjennomføringsloven § 3 fjerde ledd skal kriminalomsorgen også legge til rette for at innsatte og domfelte kan få en gradvis overgang fra fengsel til full frihet. Kartlegging og dokumentasjon av innsatte og domfelte er nødvendig for å kunne planlegge en målrettet og strukturert straffegjennomføring som ivaretar den enkeltes behov.

BRIK (Behovs- og ressurskartlegging i kriminalomsorgen): Kartlegging av domfelte for å synliggjøre hva domfelte trenger med hensyn til bolig, utdannelse, arbeid, helsehjelp, hjelp til å ordne sin økonomi, og andre tiltak som har betydning for domfeltes tilbakeføring til samfunnet. Samtidig kartlegges domfeltes ressurser og deres eventuelle motivasjon til å delta i en endringsprosess.

KIKS: Kriminalomsorgens internkontrollsystem, der ansatte blant annet melder om avvik i straffegjennomføringen, herunder vold og trusler. Systemet gir også tilgang til kriminalomsorgens overordnede rammeverk og skjemaer som benyttes i saksbehandlingen.

KONTAK TB E TJ E N T: En fengselsbetjent som skal støtte og motivere et bestemt antall innsatte til å jobbe målrettet med sitt opphold i fengslet. Kontaktbetjenten skal bidra til å legge forholdene til rette for at innsatte skal gjøre en egeninnsats for å endre sitt kriminelle handlingsmønster.

KO N TA K T B E T J E N T V E D L EG G : Et vedlegg til innsattes søknad, der kontaktbetjenten redegjør for fakta og gir uttrykk for sitt syn på saken. Dette skal gi saksbehandler nyttig informasjon både med hensyn til innsattes behov og vurdering av sikkerheten.

PERSONUNDERSØKELSE: En kartlegging av livssituasjonen til en person som er siktet eller tiltalt i en straffesak. Undersøkelsen utarbeides i hovedsak av friomsorgen og i samtale med personen som er siktet eller tiltalt.

MILJØRAPPORT: Et dokument som beskriver domfeltes utvikling gjennom en periode i straffegjennomføringen, særlig med hensyn til forvaringsdømte. Rapporten utarbeides med bakgrunn i kontinuerlige og daglige observasjoner og kartlegginger av domfelte.

1: innleDning O B S E RVA S J O N S D O K U M E N T: Et dokumentet som beskriver domfeltes utvikling gjennom en periode, i tillegg til mål og tiltak i det daglige arbeidet med domfelte. Benyttes ved Ila fengsel og forvaringsanstalt i stedet for miljørapporter. Det utarbeides egne observasjonsdokumenter av ulike aktører som har hatt kontakt med domfelte i fengslet (avdeling, sosialkonsulent, skole, arbeidsdrift, programteam, etc.).

1.1.1 Rapportskriving i friomsorgen Det er lang tradisjon for å skrive rapporter i fengslene, men hos friomsorgen er dette mindre utbredt. Hvis domfelte begår brudd i forbindelse med samfunnsstraff eller prøveløslatelse, blir hendelsen normalt registrert i domfeltes journal og omtalt i referat fra innskjerpingssamtale eller bruddmelding til regionalt nivå.

Det blir ikke skrevet hendelsesrapport på samme måte som i fengslene.

FRIOMSORGEN: Har ansvar for å administrere og sørge for en trygg og hensiktsmessig straffegjennomføring i samfunnet, herunder samfunnsstraff, elektronisk kontroll, prøveløslatelse, program mot ruspåvirket kjøring og narkotikaprogram med domstolskontroll.

SAMFUNNSSTRAFF: En frihetsinnskrenkende straff der domfelte i en viss periode pålegges å gjennomføre bestemte tiltak i sin fritid.

ELEKTRONIS K KO N TRO LL (E K ): En straffegjennomføringsform der domfelte som er dømt til ubetinget fengsel, gjennomfører hele eller deler av straffen i egen bolig med en fotlenke rundt ankelen som registrerer om han/hun er hjemme eller ute når han/hun skal.

PRØVELØS LATE LS E : Domfelte som er dømt til ubetinget fengsel, kan som hovedregel prøveløslates etter at han/hun har gjennomført 2/3 av straffen. Prøvetiden varer frem til tidspunktet for endt tid. Det kan settes vilkår om at domfelte skal følges opp av friomsorgen i prøvetiden, eventuelt også øvrige vilkår.

PROGRAM MOT RUSPÅVIRKET KJØRING (RK): En betinget fengselsstraff for personer som er dømt for ruspåvirket kjøring. Domfelte må gjennomføre et program som har til mål å motvirke nye straffbare handlinger ved kjøring i ruspåvirket tilstand, skape tryggere trafikkmiljø og minske antallet trafikkulykker.

N A R KOT I K A P RO G R A M M E D D O M S TO L S KO N T RO L L (N D) : En betinget fengselsstraff for rusmiddelavhengige som dømmes for narkotikarelatert kriminalitet. Domfelte følges opp av friomsorgen og domstolen. Domfelte må gjennomføre ulike tiltak som kan bidra til å redusere faren for ny kriminalitet og fremme rehabilitering.

15

16

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen I N N S K J E R P I N G S S A M TA L E : Ved alvorlige brudd på vilkår som gjelder for samfunnsstraff eller prøveløslatelse, kan kriminalomsorgen innkalle domfelte til en samtale for å få innskjerpet vilkårene.

Den domfelte skal gjøres kjent med følgene av gjentatte brudd på vilkårene.

BRUDDMELDING: En melding fra friomsorgen til regionalt nivå om at domfelte har brutt vilkår som gjelder for gjennomføring av samfunnsstraff, prøveløslatelse eller ungdomsstraff.

Når det gjelder brudd på vilkår for elektronisk kontroll, jf. straffegjennomføringsloven § 16 andre jf. sjette ledd, blir det imidlertid oftere skrevet hendelsesrapport, spesielt ved brudd av mer alvorlig karakter. Det kan for eksempel være hvis domfelte inntar rusmidler eller unnlater å møte til pålagt sysselsetting eller avtaler med friomsorgen. Ved brudd av mindre alvorlig karakter, for eksempel hvis domfelte kommer litt for sent til en avtale, blir det normalt ikke skrevet hendelsesrapport. Hendelsen journalføres i Kompis, og domfelte kan få en muntlig irettesettelse som en umiddelbar reaksjon.

Av hensyn til domfeltes og ansattes rettssikkerhet og mulige konsekvenser ved brudd på vilkår anser vi det som viktig at ansatte i friomsorgen skriver rapport og opptar forklaring av domfelte ved alle uønskede hendelser under straffegjennomføringen. En hendelsesrapport vil normalt gi mer nøyaktig dokumentasjon enn et referat i innsattes journal. Saken vil også bli bedre opplyst dersom det opptas forklaring av domfelte, slik at han/hun får anledning til å komme med sin versjon av saken.

I forbindelse med brudd eller mistanke om brudd ved elektronisk kontroll er det gitt retningslinjer om at situasjonen skal tas opp i samtale med domfelte. Om nødvendig skal det opptas forklaring hvor domfelte får anledning til å uttale seg om forholdet, jf. faglig veileder for elektronisk kontroll kapittel 14. Forklaring skal alltid opptas i forbindelse med ileggelse av reaksjoner. I henhold til veilederen skal forklaringen opptas når domfelte er rusfri. Dersom domfelte er ruspåvirket ved kontroll, blir han/hun umiddelbart overført til fengsel, og oppgaven med å innhente domfeltes forklaring må da overlates til fengslet.

Det som omtales i denne boken om hendelsesrapport og rapport om opptatt forklaring, vil i stor grad være aktuelt både ved hendelser rundt innsatte i fengsel og domfelte i friomsorgen. For å gjøre fremstillingen i boken enklere benytter vi imidlertid konsekvent begrepet «innsatte» når vi skriver generelt om rapportskriving. Dette må leses som innsatte/domfelte.

1: innleDning KO M P I S : Kriminalomsorgens interne dataverktøy. Kompis Kif inneholder informasjon om domfelte som gjennomfører straff i friomsorgen, mens Kompis Kia inneholder informasjon om innsatte i fengsel.

1.2 RETTSLIG GRUNNLAG Krav til dokumentasjon og rapportering fremgår av tjenesteinstruksen § 2.4 som sier at ansatte i kriminalomsorgen er forpliktet til å rapportere om alle forhold som de må forstå er av betydning for enhetsleder eller en annen overordnet å få kjennskap til: Tjenestemennene skal uoppfordret gi rapport om alle forhold som angår tjenesten, anstalten og de innsatte, som de må forstå det har betydning for bestyreren eller annen overordnet å kjenne. Rapporten skal gis gjennom den nærmeste overordnede, og som regel være skriftlig. På oppfordring plikter tjenestemennene å gi melding til eller forklare seg for bestyreren eller annen overordnet om forhold som angår tjenesten eller anstalten.

Tjenestemennene skal holde hverandre underrettet om tjenesteforhold som har betydning for tjenesten og behandlingen av de innsatte.

Slike forhold som tjenesteinstruksen viser til, vil blant annet være når innsatte er involvert i hendelser som vil kunne medføre en disiplinærreaksjon eller anmeldelse. Det fremgår av retningslinjene til straffegjennomføringsloven punkt 40.2 at det skal skrives rapport av en eller flere ansatte i reaksjonssaker.

Rapporteringsplikten kommer indirekte til uttrykk i forvaltningsloven §§ 17 og 24 når det gjelder fastsettelse av enkeltvedtak. Kriminalomsorgen har en utredningsplikt etter forvaltningsloven § 17. Det betyr at kriminalomsorgen må sørge for at saken er så godt opplyst som mulig før det fattes vedtak. Alle faktiske forhold i saken må søkes klarlagt. Utredningen skal være upartisk og nøytral, dvs. at man må få frem opplysninger som taler både til gunst og ugunst for innsatte.

Hendelsesrapporter bidrar til at hendelser blir godt opplyst, og ved å oppta innsattes og eventuelle vitners forklaring kan det tilføre ytterligere informasjon som har betydning for utfallet av saken. Det følger av straffegjennomføringsforskriften § 3-38 at innsatte alltid skal gis anledning til å uttale seg i disiplinærsaker, og at det alltid skal skrives rapport med innsattes forklaring før reaksjon ilegges. Ved mistanke om brudd på vilkår ved straffegjennomføring med elektronisk kontroll

17

18

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

skal det også opptas forklaring av domfelte, jf. faglig veileder om elektronisk kontroll kapittel 14.

E N K E LT V E DTA K : Avgjørelser som treffes under utøving av offentlig myndighet, og som gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte personer. Eksempler på enkeltvedtak er ileggelse av disiplinærreaksjon, beslutning om utelukkelse fra fellesskapet, innsettelse på sikkerhetscelle, permisjon og prøveløslatelse.

Etter forvaltningsloven § 24 skal alle enkeltvedtak som hovedregel begrunnes.

Begrunnelsen skal blant annet inneholde en kort angivelse av de faktiske forhold vedtaket bygger på, samt hovedhensyn som ligger til grunn ved skjønnsmessige vurderinger. I vedtak om bruk av tvangsmidler skal det av begrunnelsen fremgå en konkret beskrivelse av hvilke mindre inngripende tiltak som har vært forsøkt, eller hvorfor slike tiltak åpenbart ville være utilstrekkelig. Hendelsesrapporter som gir en beskrivelse av hva som har skjedd, samt rapport for opptatt forklaring, er en forutsetning for at saksbehandler skal kunne skrive en god begrunnelse i vedtakene, for eksempel når det ilegges en disiplinærreaksjon, benyttes tvangsmidler, eller innsatte utelukkes fra fellesskapet.

1.3 RAPPORTTYPER 1.3.1 Hendelsesrapport En hendelsesrapport beskriver detaljerte opplysninger om en hendelse som rapportskriver har vært vitne til. Det vil særlig være aktuelt å skrive en hendelsesrapport i forbindelse med at innsatte har begått handlinger som kan medføre disiplinærreaksjon, for eksempel hvis innsatte har nektet av å avgi pålagt urinprøve, inntatt rusmidler i fengslet eller vært involvert i en slåsskamp. Rapporten vil i slike tilfeller være til hjelp for saksbehandler for å avgjøre hvorvidt det er aktuelt å ilegge disiplinærreaksjon eller ikke, eventuelt iverksette andre tiltak, for eksempel utelukkelse fra fellesskapet. Hvis hendelsen gjelder en straffbar handling, vil rapporten også danne grunnlag for hvorvidt politiet/påtalemyndigheten straffeforfølger saken og tar ut tiltale. Her stilles strenge krav til tydelighet og beskrivelse av for eksempel vold, trusler, skadeverk, besittelse av narkotisk stoff eller annet.

Hvis innsatte i forbindelse med en hendelse er overført til sikkerhetscelle eller sikkerhetsseng, vil det være naturlig å skrive en hendelsesrapport, dette for

1: innleDning

å dokumentere bruk av tvangsmidlene. Videre kan rapporten si noe om hvorvidt overføringen har skjedd på en forsvarlig måte. Hendelsesrapport er også aktuelt å skrive hvis innsatte skader seg selv. Opplysningene i rapporten vil da være til hjelp for å sette i gang nødvendige tiltak overfor innsatte. Samtidig får man dokumentasjon på hva som faktisk har skjedd. Se nærmere om hendelsesrapporter i kapittel 4 nedenfor.

TVANGSMI DLE R : Midler som kan benyttes overfor innsatte av sikkerhetsmessige grunner, når forholdene gjør det strengt tatt nødvendig og mindre inngripende tiltak forgjeves har vært forsøkt eller åpenbart vil være utilstrekkelig. Godkjente tvangsmidler er håndjern, BodyCuff, ASP-batong, skjold, CS-gass, pepperspray, sikkerhetscelle og sikkerhetsseng.

BODYCUFF: Et håndjernbasert system som består av metallåser, et hoftebelte og et reimsystem som gjør at ansatte får kontroll over hender og bein til den som har tvangsmiddelet på.

SIKKERH ETS C E LLE : Celle uten noen annen form for inventar enn en madrass og avtrede nedfelt i gulvet.

S I K K E R H E T S S E N G : Seng utformet slik at den ikke kan velte, og med remmer som kan spennes rundt innsattes ankler, håndledd og over brystet.

1.3.2 Rapport for opptatt forklaring1 Etter at det er skrevet en hendelsesrapport, skal det alltid opptas forklaring av innsatte som er involvert i hendelsen. Forklaringen nedtegnes i en rapport (rapport for opptatt forklaring). Dette har sammenheng med det såkalte kontradiksjonsprinsippet, som sier at den eller dem saken angår, skal få gitt uttrykk for sitt syn og gis mulighet til å imøtegå argumenter og korrigere opplysninger. Innsattes

1 Tradisjonelt har kriminalomsorgen benyttet begrepet «avhør» når involverte personer har forklart seg om saken. Forklaringen har blitt nedtegnet i en «avhørsrapport». Denne begrepsbruken har hatt uheldige konsekvenser. Blant annet har det skapt motstand fra innsatte fordi mange har assosiert dette med politiavhør. Det har også oppstått situasjoner i retten der dommer og påtalemyndighet har betraktet fengslets avhørsrapport som et politiavhør og stilt seg kritisk til hvordan avhøret er gjennomført.

For å unngå sammenblanding mellom politiavhør og fengslets opptak av innsattes forklaring har Kriminalomsorgsdirektoratet besluttet at vi skal gå bort fra begrepene «avhør» og «avhørsrapport». I stedet for «avhør» skal vi benytte begrepet «oppta forklaring», og forklaringen skal nedtegnes i dokumentet «rapport for opptatt forklaring». Den nye begrepsbruken ble lagt inn i malene i KOMPIS i juni 2018.

19

20

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

forklaring er med på å gjøre saken godt opplyst ved at den blir belyst fra innsattes ståsted. Se nærmere om rapport for opptatt forklaring i kapittel 5 nedenfor.

KO N T R A D I K S J O N : Et grunnleggende prinsipp om at en part skal få komme med sin versjon av saken før det tas en avgjørelse.

1.3.3 Vitneforklaring Etter en hendelse kan det være aktuelt å innhente forklaring fra vitner som kan uttale seg i saken, enten ansatte, innsatte eller utenforstående. Forklaringen nedtegnes i samme type rapport som ved forklaring fra innsatte (rapport for opptatt forklaring). Vitnet kan forklare seg om noe vedkommende har sett eller har spesielt god kjennskap til (Gran & Molia 2004, s. 6). Slike forklaringer kan tilføre nyttig informasjon i saken. Se nærmere om vitneforklaring i kapittel 5.3 nedenfor.

1.4 OPPSUMMERING I dette kapittelet har vi gitt en definisjon av rapporter. Rapportene produseres av kriminalomsorgen for å dokumentere opplysninger om hendelser til enhetsleder eller andre personer eller faggrupper. De rapportene som omtales i boken, er ■ ■

hendelsesrapport og rapport for opptatt forklaring.

Rapportene kan være til hjelp for å kunne ta stilling til hvorvidt det er aktuelt å ilegge disiplinærreaksjon eller igangsette andre tiltak overfor innsatte eller domfelte. De kan også danne grunnlag for en anmeldelse til politiet.

Det rettslige grunnlaget for å skrive rapporter er tjenesteinstruksen § 2.4.

Straffegjennomføringsforskriften og retningslinjene til straffegjennomføringsloven stiller krav til at det skrives rapport i forbindelse med disiplinærsaker, og at det opptas forklaring av innsatte. Videre stiller forvaltningsloven krav til saksbehandlingen med hensyn til begrunnelse og utredningsplikt ved enkeltvedtak.

I den sammenheng er det viktig med dokumentasjon i form av rapporter. Se Storvik kap. 2.7.9, 2.7.12 og 5.7.

2 SAKSBEHANDLING I forbindelse med at det oppstår uønskede hendelser, stilles det krav til både rapportering, registrering og mulig iverksettelse av tiltak. Ulike ansatte vil være involvert på forskjellige stadier i saksbehandlingen.

Rapportskriver bør se alt dette i sammenheng og kjenne til hele gangen i saksbehandlingen. I dette kapittelet skal vi se nærmere på hva som skjer fra en hendelse oppstår, til det fattes en beslutning i saken. Vi vil også ta for oss hvilke muligheter innsatte har til å få innsyn i rapporter som er skrevet, og hvordan sensitive opplysninger skal behandles og skjermes for utenforstående. Til slutt vil vi se nærmere på de ulike datasystemene (Kompis, DocuLive og KIKS), der rapporter og hendelser skal registreres og lagres, og beskrive fremgangsmåten for dette.

2.1 SAKSGANG VED HENDELSER I FENGSLET I en hastesituasjon skal det først slås alarm eller gis muntlig rapport om situasjonen til en overordnet. Deretter må det vurderes om det skal iverksettes umiddelbare tiltak. Det kan være utelukkelse fra fellesskapet etter straffegjennomføringsloven §§ 17, 37 eller 39, bruk av tvangsmidler etter § 38, urinprøvetaking eller annen undersøkelse etter §§ 28 eller 29, eller overføring til annen avdeling.

Etter at situasjonen er under kontroll eller avklart, skal involverte ansatte skrive en hendelsesrapport.

22

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

Dersom det er flere ansatte til stede ved samme hendelse, kan det være nødvendig at flere rapporterer sin versjon for å få belyst saken best mulig. Det vil være aktuelt hvis de har observert ulike ting eller har sett hendelsen fra forskjellige vinkler/avstander. Hvis det er tvil om hvem som skal skrive rapport om hendelsen, avgjøres dette av en fengselsførstebetjent. Det beste er å unngå at to ansatte skriver en rapport sammen. Både ansatte og innsatte som var til stede ved hendelsen, kan være aktuelle vitner i saken.

I de tilfeller hvor fengselsførstebetjenten beslutter tiltak om bruk av tvangsmidler, bør vedkommende skrive en egen hendelsesrapport med opplysninger om gjennomføringen av selve tiltaket. Hvis dette ikke blir gjort, er det viktig at hendelsesrapporten inneholder opplysninger om grunnlaget for og bruken av tvangsmidlene. Fengselsførstebetjenten skal uansett skrive vedtaket, med begrunnelse for bruk av tvangsmidler.

Hendelsesrapporten skal skrives i mal på Kompis og lagres i DocuLive.

Hendelsen skal også registreres i Kompis. Det kan være aktuelt å innhente øvrige dokumenter i saken, som urinprøveskjema, analyseresultat fra Folkehelseinstituttet, rapport fra hundefører etc. Hvis slike dokumenter foreligger, skal også disse registreres i DocuLive og Kompis. Det kan være aktuelt å føre hendelser i Kompis som ikke er knyttet til en bestemt innsatt, for eksempel ved funn av narkotika eller ulovlige gjenstander i et fellesareal.

Etter at hendelsesrapport er skrevet, skal en ansatt alltid oppta forklaring fra eventuelle innsatte som var involvert i hendelsen, og skrive forklaringen i en rapport for opptatt forklaring. Etter at innsatte har lest gjennom og undertegnet forklaringen, skal denne skannes og lagres i DocuLive. Det skal registreres i Kompis at forklaring er innhentet. Denne registreringen skal gjøres etter at forklaringen er scannet og lagret, som en avslutning på ansattes oppgave med å innhente forklaringen. Dersom det er aktuelt å oppta forklaring fra vitner, følges samme prosedyre med hensyn til registrering i DocuLive og Kompis.

DOCULIV E : Elektronisk arkivsystem som benyttes i kriminalomsorgen.

Når både hendelsesrapport og rapport for opptatt forklaring er skrevet, vil saken ofte bli tatt opp til diskusjon i rådsmøte eller annet hensiktsmessig saksbehandlerorgan, før saken sendes til saksbehandler. Enhetsleder eller den som bemyndiges, fatter avgjørelse i saken. Utfallet av saken kan bli henleggelse, anmeldelse,

2: saksbeHanDling

disiplinærreaksjon etter straffegjennomføringsloven § 40, overføring til annen avdeling eller annet fengsel, eventuelt igangsettelse av andre tiltak.

Hendelse

Hendelsen oppdages

Ev. utløse alarm og/eller iverksette tiltak, som utelukkelse fra fellesskapet, overføring til sikkerhetscelle, ta urinprøve etc.

Innhente eventuelle andre saksdokumenter og registrere disse, som urinprøveskjema, rapport fra hundefører etc.

Registrere hendelsen i Kompis

Skrive hendelsesrapport og lagre i DocuLive

Oppta innsattes forklaring (samtale)

Skrive innsattes forklaring

Innsatte leser gjennom og undertegner forklaringen

Eventuelt behandle saken i rådsmøte eller annet hensiktsmessig saksbehandlerorgan

Eventuelt oppta forklaring fra vitner og registrere i DocuLive og Kompis

Scanne forklaringen og lagre i DocuLive.

Registrere i Kompis

Henleggelse Saksbehandler/ enhetsleder fatter beslutning:

Anmeldelse Disiplinærreaksjon Overføring annen avdeling/annet fengsel Straffavbrudd Andre tiltak

Illustrasjon av saksgang.

R Å D S M ØT E : Rådgivende organ som diskuterer disiplinærsaker og søknader fra innsatte. Rådet er sammensatt av ulike fagpersoner som har kjennskap til innsatte, som fengselsbetjenter, sosialkonsulenter, verksbetjenter og representanter fra helseavdelingen.

23

24

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

2.2 RETT TIL INNSYN I RAPPORTER 2.2.1 Forvaltningsloven Ved fastsettelse av enkeltvedtak har innsatte i utgangspunktet rett til å se alle saksdokumenter som ligger til grunn for avgjørelsen der vedkommende er part, jf. forvaltningsloven § 18 andre ledd. Reglene om innsynsrett har som formål å ivareta partens rettssikkerhet. Innsyn skal blant annet bidra til å sikre at alle sider av saken kommer frem. At innsatte får se opplysningene i saken, vil også fremme tilliten til kriminalomsorgen. Dessuten kan det være til hjelp for innsatte for å vurdere en eventuell klage.

Innsatte har imidlertid ikke ubegrenset rett til innsyn. Unntak fra innsynsretten gjelder dokumenter som kriminalomsorgen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse, herunder hendelsesrapport, jf. forvaltningsloven § 18 a andre ledd (Storvik 2017, s. 104). Innsatte har likevel rett til å gjøre seg kjent med deler av rapporten, det vil si de faktiske opplysninger som er av betydning for avgjørelsen i saken, jf. forvaltningsloven § 19 bokstav d. Det betyr at innsatte i utgangspunktet har krav på å få se alle opplysninger i en hendelsesrapport som angår sakens faktiske side (ibid., s. 105).

Eksempler på faktiske opplysninger som har betydning for avgjørelsen: ■

■ ■ ■ ■

Navn på rapportskriver. (Det kan ha betydning for innsatte å få kjennskap til dette hvis han/hun føler seg urettmessig behandlet av den ansatte og i utgangspunktet er uenig i at det ble skrevet en hendelsesrapport.2) Beskrivelse av analyseresultat fra Folkehelseinstituttet.

Beskrivelse av en slåsskamp.

Beskrivelse av hvordan en person ble oppfattet som synlig beruset (for eksempel ustø gange, røde øyne etc.).

Gjengivelse av innsattes forklaring.

Innsatte har ikke krav på å få se skjønnsmessige vurderinger i rapporten. Det kan gjelde opplysninger om den ansattes subjektive oppfatning av situasjonen, for eksempel «Jeg oppfattet situasjonen som svært truende», eller egne 2 Det fremheves i rundskriv KDI 9/2014 at forfatter av dokumentet (eks. ansattes navn) ikke rutinemessig kan anonymiseres i forbindelse med at innsyn gis. Dersom ansattes navn skal anonymiseres, må det kunne vises til et særskilt grunnlag etter en konkret vurdering av hver sak, jf. straffegjennomføringsloven § 7 bokstav c. Det må i så fall kunne sannsynliggjøres at innsyn kan medføre en konkret sikkerhetsrisiko for den ansatte.

2: saksbeHanDling

kommentarer i forbindelse med opptak av forklaring, der det gis uttrykk for at innsatte virket nervøs etc.

Så lenge taushetsplikten ikke står i veien for det og det ikke vil skade vesentlige interesser, skal kriminalomsorgen praktisere «meroffentlighet». Det betyr at kriminalomsorgen alltid må vurdere å gi helt eller delvis innsyn i opplysningene, selv om innsatte kan nektes innsyn etter ovennevnte bestemmelser, jf. forvaltningsloven § 18 andre ledd. Kriminalomsorgen bør i størst mulig grad spille med åpne kort overfor innsatte så lenge det anses ubetenkelig. Det må foretas en skjønnsmessig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Hensynet til at innsatte får innsyn i opplysninger i rapporten, må veies mot behovet for hemmelighold. Jo større inngrep det er snakk om overfor innsatte, jo større behov vil det være for å få innsyn i opplysningene (Storvik 2017, s. 104).

Enkelte faktiske opplysninger har innsatte ikke krav på å få se. Det gjelder følgende (ibid., s. 106): ■

■

■ ■ ■

3 4 5 6 7

Opplysninger som det av hensyn til innsattes fysiske eller psykiske helse må anses utilrådelig at han/hun får kjennskap til.3 Det kan for eksempel være hvis man antar at innsattes psykiske helse er så dårlig at den vil kunne bli verre dersom han/hun blir gjort kjent med opplysningene.

Opplysninger det anses utilrådelig av hensyn til en annen person at innsatte får innsyn i.4 Dette gjelder sensitive opplysninger som kan skade en annen person, for eksempel andre innsatte, kilder eller pårørende.

Opplysninger som gjelder en annen persons helseforhold,5 for eksempel en annen innsatt.

Opplysninger det anses utilrådelig at innsatte får innsyn i på grunn av sikkerhetsmessige hensyn,6 for eksempel sikkerhetsrutiner, bemanning etc.

Opplysninger som det anses utilrådelig av hensyn til etterforskning av straffbare forhold at innsatte får innsyn i.7 Politiet driver for eksempel etterforskning uten at innsatte er klar over det. Det kan ofte gjelde innsatte som er registrert i Infoflyt (markert med rødt flagg i Kompis).

Jf. forvaltningsloven § 19 bokstav d.

Jf. forvaltningsloven § 19 og straffegjennomføringsloven § 7 bokstav c.

Jf. forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav a.

Jf. straffegjennomføringsloven § 7 bokstav c.

Jf. straffegjennomføringsloven § 7 bokstav c.

25

26

RappoRtlæRe foR kRiminalomsoRgen

■

Opplysninger som av særlige grunner ikke bør meddeles videre.8

I NFOF LYT: Et system for informasjonsutveksling mellom politi/påtalemyndighet og kriminalomsorgen om særlig alvorlige saker og med særlig høy risiko.

Opplysninger som det anses utilrådelig at innsatte gis innsyn i, skal likevel gjøres kjent for en representant for innsatte (verge, advokat eller fullmektig) dersom de ber om det, jf. forvaltningsloven § 19 bokstav d. Unntak gjelder når særlige grunner taler imot det, for eksempel sikkerhetsmessige eller etterforskningsmessige hensyn. Dersom representanten får innsyn i slike opplysninger, er det naturlig at det settes som vilkår at opplysningen ikke meddeles videre til innsatte.

Innsyn kan gjennomføres ved at innsatte gis kopi av rapporten. Dersom deler av rapporten er unntatt fra innsynsrett, kan disse opplysningene fjernes.

Alternativt kan det gis et utdrag av rapporten.

2.2.2 Personopplysningsloven9 Personopplysningsloven § 18 åpner for at innsatte som hovedregel kan få innsyn i all informasjon som er registrert om vedkommende, uavhengig av om det er knyttet til et enkeltvedtak der innsatte er part, eller ikke. Loven stiller opp en rekke unntak fra innsynsretten, jf. § 23. Unntakene i personopplysningsloven er svært like de unntakene som følger av forvaltningsloven. Personopplysningsloven åpner ikke for at innsatte kan se mer av en hendelsesrapport enn det som er nevnt ovenfor – etter forvaltningsloven. Av den grunn går vi ikke nærmere inn på bestemmelsene om innsynsrett etter personopplysningsloven.

2.2.3 Offentlighetsloven Det følger av Grunnloven § 100 og offentleglova § 3 at offentlige etater har en utstrakt plikt til å gjøre sine dokumenter offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som ønsker det, som hovedregel kan få innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register som er utarbeidet i fengsler og ved friomsorgskontorer, herunder rapporter. Det er ikke uvanlig at kriminalomsorgen får henvendelser fra blant andre journalister og frivillige organisasjoner om å få innsyn i postjournaler 8 Jf. forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav b.

9 Inntil videre er det «den gamle» personopplysningsloven av 2000 som gjelder for behandling av personopplysninger etter straffegjennomføringslovens regler, jf. overgangsregler om behandling av personopplysninger § 1 bokstav a. Se nærmere om dette i kapittel 2.3 nedenfor, om informasjonssikkerhet.

2: saksbeHanDling

eller dokumenter tilknyttet konkrete saker. Det gjelder særlig i saker om bruk av tvangsmidler, isolasjon og utelukkelse fra fellesskapet.

Innsynsretten begrenses av en rekke bestemmelser i offentleglova. Etter § 13 er det forbudt å gi opplysninger som er undergitt taushetsplikt. Det betyr at det ikke kan gis innsyn i innsattes navn og fødselsdato, eller opplysninger som tilkjennegir vedkommende. Offentleglova kapittel 3 inneholder flere bestemmelser om når innsyn kan nektes. Det følger imidlertid av offentleglova § 11 at helt eller delvis innsyn alltid skal vurderes selv om det er adgang til å unnlate innsyn.

Hvorvidt innsyn skal nektes, må veies mot hovedregelen i Grunnloven § 100 og prinsippet om meroffentlighet.

2.3 INFORMASJONSSIKKERHET Rapporter som utarbeides i fengslet, inneholder flere sensitive opplysninger.

Det kan være navn på innsatte og ansatte sammen med detaljbeskrivelser av hendelser eller situasjoner. Det er viktig at slike opplysninger behandles korrekt. Det fremgår av Den europeiske menneskerettskonvensjonen (EMK) artikkel 8 og Grunnloven § 102 at alle har rett til respekt for sitt privatliv, og rett til å bestemme over sine egne personopplysninger. Personopplysningsloven og personopplysningsforskriften stiller krav til hvordan personopplysninger skal behandles. Utfyllende bestemmelser om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen fremgår av straffegjennomføringsloven kapittel 1 A og 1 B samt kriminalomsorgens personopplysningsforskrift. Det stilles blant annet krav til hvilke opplysninger som kan behandles, hvem som kan behandle opplysningene, kvalitetskrav, hvem som skal ha tilgang, og hva som kan utleveres av informasjon.10 For å ivareta kravet til behandling av sensitive opplysninger er det viktig at alle rapporter lagres elektronisk i DocuLive, se nærmere i kapittel 2.4.2 nedenfor.

I DocuLive er det kun ansatte med tjenstlige behov som får tilgang til rapporten.

10 Personvernforordningen (GDPR) ble innført i alle EU-land i mai 2018, og skal sikre et felles personvernregelverk i Europa. Den er innlemmet som en del av norsk lov, og har medført en revisjon av personopplysningsloven (i kraft 20. juli 2018). Forordningen styrker personvernet og skjerper kravene til virksomheter som behandler personopplysninger. Inntil videre er det imidlertid «den gamle» personopplysningsloven av 2000 som gjelder for behandling av personopplysninger etter straffegjennomføringsloven kapittel 1 A og 1 B, jf. overgangsregler for behandling av personopplysninger § 1 bokstav a.

Se også brev fra Kriminalomsorgsdirektoratet til kriminalomsorgens regionkontorer og KRUS, datert 20.08.18. Det er under utarbeiding en ny lov for kriminalomsorgens behandling av personopplysninger.

Per september 2018 er det uvisst når ny lov vil tre i kraft.

27

Erik Halvorsen, Naima Khawaja, Birgitte Langset Storvik

Denne læreboken gir en grundig gjennomgang av rapport­ skriving for ansatte i kriminalomsorgen. Forfatterne forklarer gangen i rapportering av hendelser og opptak av innsattes, domfeltes og vitners forklaring. Gjennom momentlister, gir forfatterne tydelig oversikt over viktig innhold i hendelses­ rapporter ved ulike typer hendelser og beskriver hva som bør innhentes av informasjon ved opptak av forklaringer fra de samme hendelsene. Det blir også redegjort for aktuelt regelverk knyttet til rapportering. Boken er ment for aspiranter ved Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS, men den er også relevant som oppslagsverk for ansatte i fengs­ lene og friomsorgen som i sitt daglige arbeid skriver rapporter og opptar forklaringer.

ERIK HALVORSEN er fengselsbetjent og aspirantveileder i Telemark fengsel, avdeling Skien. Halvorsen har erfaring som faglærer og er sensor i rapportfaget.

RAPPORTLÆRE for kriminalomsorgen

NAIMA KHAWAJA er rådgiver i Kriminalomsorgsdirektoratet og er ut­ dannet ved befalsskolen, fengselsskolen og BI. Hun har erfaring fra flere fengselsenheter og er engasjert av KRUS som fagperson i rapportfaget.

RAPPORTLÆRE for kriminalomsorgen Erik Halvorsen, Naima Khawaja, Birgitte Langset Storvik

ISBN 978-82-450-2528-6

,!7II2E5-acfcig!

BIRGITTE LANGSET STORVIK er jurist og førstelektor ved KRUS. Storvik har tid­ ligere jobbet som jurist og inspektør i fengsel, og har gitt ut flere fagbøker.