Prosjektutvikling i helsetjenesten

ISBN 978-82-450-1908-7

,!7II2E5-abjaih!

PROSJEKTUTVIKLING I HELSETJENESTEN

May Aasebø Hauken er sykepleier med doktorgrad i helsefremming. Hun har lang klinisk erfaring innenfor kreftomsorg og 20 års erfaring med utvikling, gjennomføring, evaluering, veiledning og undervisning i prosjektarbeid.

May Aasebø Hauken

Hva er et prosjekt, og hvordan skrive en prosjektbeskrivelse? Boken gir et praksisnært svar på spørsmålene med konkrete prosjekteksempler fra primær- og spesialisthelsetjenesten. Hovedtanken er å vektlegge oppstarten i prosjektarbeidet – hvordan et prosjekt planlegges og utvikles. Bokens første del gir en grunnleggende innføring i hva et prosjekt er.

Andre del gir en konkret innføring i utvikling av og innholdet i en prosjektbeskrivelse. Forfatteren gir råd og tips om hvordan man kan gå fram i denne fasen. Boken er lettlest, og forfatteren kommer med klare råd for hele utviklingsprosessen. Målgruppen er helse- og sosialfaglig personell som vil arbeide prosjektbasert, ledere som skal vurdere prosjekter, og studenter i helse- og sosialfag.

May Aasebø Hauken

PROSJEKTUTVIKLING I HELSETJENESTEN Lang–kort er bedre enn kort–lang

PROSJEKTUTVIKLING I HELSETJENESTEN

MAY AASEBØ HAUKEN

PROSJEKTUTVIKLING I HELSETJENESTEN LANG–KORT ER BEDRE ENN KORT–LANG

Copyright © 2019 by Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved 1. utgave / 1. opplag 2019 ISBN: 978-82-450-1908-7 Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Omslagsdesign: Marius Aasebø Hauken Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 Faks: 55 38 88 01 e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven.

Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

FORORD

«Hva er egentlig et prosjekt?» Som mange andre hadde jeg en viss formening om hva et prosjekt er, men da jeg selv i slutten av 1990-årene skulle arbeide prosjektbasert, hadde jeg behov for mer kunnskap om emnet. Dette motiverte meg til å ta utdanning i prosjektarbeid på NHH. Etter hvert har jeg opparbeidet meg lang erfaring med prosjektplanlegging, gjennomføring, evaluering, veiledning og undervisning. Jeg er blitt en prosjektnerd. Mine erfaringer viser at prosjektarbeid er en god måte å få satt ulike problemområder på dagsorden og prøve ut løsninger på en strukturert og systematisk måte. Prosjekter er også en meget god måte å samarbeide på og opparbeide seg et stort og tverrfaglig nettverk på tvers av organisasjoner og nivåer i helsetjenesten. Det lille spørsmålet «Hva er et prosjekt?» har derfor gitt meg mange spennende arbeidsoppgaver, erfaringer på godt og vondt, og latt meg bli kjent med mange flotte fagpersoner og ulike settinger innenfor helsetjenesten.

Gjennom disse årene har jeg savnet litteratur om prosjektarbeid knyttet til helsefag og helsetjenesten. Etter å ha skrevet noen artikler om prosjektarbeid spurte Fagbokforlaget om jeg ville skrive en bok om emnet – og her er boken. Det har vært en spennende, arbeidskrevende og utfordrende prosess, og jeg har angret mange ganger underveis.

Denne boken har ingen ambisjoner om å inkludere alle deler av et prosjektarbeid i detalj, men er ment som en praktisk veiledning for å forstå hva et prosjekt er, og hvordan en kan utvikle en god prosjektbeskrivelse

5

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

innenfor helsetjenesten. Jeg har feilet mange ganger, og alle trenger ikke gjøre de samme feilene som jeg har gjort. Boken inneholder derfor eksempler på både gode og mindre bra erfaringer fra ulike prosjekter jeg har vært med på.

Prosjekt er per definisjon samarbeid, og det er mange jeg kan takke for at denne boken foreligger: Stor takk til redaktør Liv Tønjum i Fagbokforlaget for at du initierte boken, trodde på meg, for oppmuntring, gode samtaler og ikke minst din milde tålmodighet gjennom hele skriveprosessen. Takk til mine arbeidsgivere som har utfordret meg og latt meg få muligheten til å skaffe meg både kunnskap og erfaring på dette fagområdet. En stor takk til alle dere som jeg har samarbeidet med i de mange prosjektene jeg har vært involvert i gjennom årene.

Spesielt vil jeg takke fagsjef Anne Kjersti Drange og kreftsykepleier og kreftkoordinator Tone Steinfeld i Askøy kommune for entusiasmen knyttet til deres genuine ønske om å utvikle gode helsetjenester og ikke minst for all lærdom og et flott samarbeid. En dyptfølt takk går til alle dere, helsepersonell, studenter, pasienter og pårørende, som har deltatt i de ulike prosjektene, og som på denne måten har gitt både av deres tid og erfaringer. Sist, men ikke minst takker jeg min familie og mine venner for støtte og oppmuntring og at dere tok det som en selvfølge at jeg ble ferdig med boken selv om jeg noen ganger tvilte.

En spesiell takk går til min kjære Morten som alltid er der, positiv og støttende, og som har tålt at mange helger og kvelder har gått med til skriving. Du er unik! Jeg er også stolt og takknemlig for at min eldste sønn, Marius, tok utfordringen til å designe den fine forsiden til boken.

Bergen, februar 2019 May Aasebø Hauken

6

INNHOLD

DEL 1 En grunnleggende innføring i prosjektbegrepet ............................... 11 KAPITTEL 1

Hva er et prosjekt? .............................................................................................. 13 Bakgrunn ........................................................................................................... 15 Litt historikk ..................................................................................................... 16 Hva kjennetegner et prosjekt? .................................................................. 17 Mot en definisjon ............................................................................................ 25 KAPITTEL 2

Hvorfor prosjekt – og hvilket prosjekt?....................................................... 27 Overordnede argumenter for prosjektarbeid...................................... 29 Er «mitt prosjekt» et prosjekt? .................................................................. 31 Ulike typer prosjekter ................................................................................... 35 Hvilken type prosjekt er mitt prosjekt? ................................................. 42 KAPITTEL 3

Fra idé til prosjekt................................................................................................ 45 Initieringsfasen ................................................................................................ 47 Planleggingsfasen .......................................................................................... 53

7

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

Gjennomføringsfasen.................................................................................... 55 Avslutningsfasen ............................................................................................ 56 KAPITTEL 4

Kostnadsberegning og finansiering av prosjekter.................................. 59 Direkte kostnader ........................................................................................... 62 Indirekte kostnader........................................................................................ 66 Kostnader i de ulike prosjektfasene ........................................................ 68 Budsjett.............................................................................................................. 70 Ekstern finansiering av prosjekter ........................................................... 71

DEL 2 Prosjektbeskrivelsen......................................................................................... 85 KAPITTEL 5

Hensikten med prosjektbeskrivelsen ........................................................... 87 KAPITTEL 6

Prosjektets bakgrunn ......................................................................................... 93 Den viktige begynnelsen ............................................................................. 96 Prosjektets faglige bakgrunn ..................................................................... 97 KAPITTEL 7

Prosjektets metode ...........................................................................................103 KAPITTEL 8

Prosjektets mål ...................................................................................................111 Målformulering ..............................................................................................114 Målhierarkiet ...................................................................................................115 Lag SMARTE mål .........................................................................................119

8

InnHOLD

KAPITTEL 9

Prosjektets organisasjon .................................................................................121 Styringsgruppen ...........................................................................................125 Prosjektgruppen og prosjektlederen ....................................................129 Referansegruppen .......................................................................................134 KAPITTEL 10

Prosjektets framdriftsplan ..............................................................................137 KAPITTEL 11

Prosjektets budsjett ..........................................................................................147 Budsjettet – plan for utgifter og finansiering ....................................149 Periodisering av budsjettet ......................................................................152 KAPITTEL 12

Prosjektets evaluering......................................................................................155 Definisjon av evaluering .............................................................................157 Evaluering av måloppnåelse ....................................................................158 Evaluering av framdrift ..............................................................................163 Evaluering av økonomi...............................................................................164 KAPITTEL 13

Oppsummering ...................................................................................................165 Referanser.............................................................................................................169 Stikkordregister ..................................................................................................173

9

DEL 1

EN GRUNNLEGGENDE INNFØRING I PROSJEKTBEGREPET

KAPITTEL 1

HVA ER ET PROSJEKT?

PROSJEKTRÅD 1: Skal du jobbe med et prosjekt, må du vite hva et prosjekt er.

K aPiTTEl 1: Hva ER ET PROSJEK T?

Bakgrunn Ordet «prosjekt» har i løpet av de siste tiårene kommet mer og mer inn i vårt hverdagsspråk, og et raskt googlesøk gir nesten 38 millioner treff. Dette viser at prosjektbegrepet brukes i et utall varianter og innenfor mange samfunnsområder, og det kjennetegnes dermed både av mangfoldighet og en viss uklarhet.1–4 Dette er imidlertid grunnen til at en har kunnet bruke prosjektbegrepet innenfor så mange ulike samfunnsområder.1 De fleste av oss har en viss forståelse for og erfaring med hva et prosjekt er. Vi snakker om våre oppussingsprosjekter hjemme, om våre treningsprosjekter, og vi hjelper til med våre barns skoleprosjekter. Mange av oss har vært involvert i større eller mindre prosjekter på jobb, og vi hører stadig om ulike kulturprosjekter, store vei- og byggeprosjekter og framskritt gjort gjennom banebrytende forskningsprosjekter. Selv om «prosjekt» er en del av vårt daglige begrepsapparat, er det likevel få som kan beskrive, og langt mindre definere, hva et prosjekt egentlig er. Dette kan vi leve godt med, og det har liten betydning i vårt privatliv. Men manglende faglig kunnskap om prosjektbegrepet kan medføre store utfordringer og problemer hvis vi skal arbeide med dette innenfor vårt yrkesliv. I jobbsammenheng må vi derfor ha en mer spesifikk og samordnet forståelse av hva prosjektbegrepet rommer, for å kunne kommunisere og anvende prosjekt som arbeidsform på en hensiktsmessig måte.4 Det finnes mange eksempler på store samarbeids- og kommunikasjonsproblemer og dermed mange mislykkede prosjekter fordi de involverte partene har hatt ulik forståelse og manglende kunnskap om de grunnleggende forutsetningene for et prosjekt.3

15

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

Litt historikk Opprinnelsen til prosjektbegrepet er det latinske ordet «projicere», som betyr «å kaste fram», og som ofte er tolket som «et forslag til» eller «en plan for».1, 5, 6 Selve ordet «prosjekt» er gammelt og kan spores helt tilbake til 1500-tallet,1 men betydningen og innholdet i begrepet har endret seg betydelig over tid. Engwal7 hevder at det er et vannskille for prosjektbegrepet i 1960-årene. Før denne tiden ble prosjektbegrepet først og fremst brukt i forbindelse med planer knyttet til byggevirksomhet, lover og bestemmelser, men også om forslag til mer «ville satsinger».7, 4 PROSJEKTBEGREPET: —

Fra latinsk og betyr «å kaste fram» – og tolkes ofte som «et forslag til» eller «en plan for»

—

Opprinnelse i den industrielle revolusjonen i USa

—

Brukt i Norge fra 1920-årene

—

Markant økning i bruk av begrepet fra 1980

Organisasjonsteoretikere hevder at prosjektbegrepet, slik vi forstår det i dag, har sin opprinnelse i den industrielle revolusjonen i USA. På denne tiden ble det et hovedfokus på masseproduksjon og effektivitet, samtidig som en anerkjente at noen oppgaver hadde lav frekvens eller var engangsoppgaver. Disse ble kalt prosjekt.8 Etter hvert spredde prosjektbegrepet seg til en rekke områder og bransjer, og fra 1960-årene knyttes begrepet mer og mer til et organisatorisk prinsipp forstått både som en organisasjonsform og oppgaver som skal utføres.1, 3, 4, 7, 8 Selv om prosjektbegrepet har vært anvendt i Norge helt fra 1920årene, har det vært en markant økning i begrepsbruken fra 1980-årene og fram til i dag.1, 3, 4 Denne utviklingen knyttes spesielt til økning

16

K aPiTTEl 1: Hva ER ET PROSJEK T?

i store industriprosjekter innenfor for eksempel olje- og IT-sektoren, der oppgavene i større og større grad ble gjennomført som egne prosjekter med selvstendige organisasjoner.8, 9 Innenfor helsesektoren ble prosjektbegrepet innført og anvendt først i 1990-årene.10 I våre dager er prosjektarbeid en svært vanlig arbeidsform knyttet til en rekke områder som forskning, utredning, endrings- og tjenesteutvikling, innenfor forebyggende, kurative og palliative helsetjenester.4, 9, 10 Den kontinuerlige utviklingen av prosjektbegrepet har bidratt til mye faglitteratur på området, der vinkling og fokus varierer med hvilket fagfelt litteraturen henvender seg til.9 Således har prosjektlitteraturen knyttet til industri- og oljesektoren et mer teknisk fokus enn prosjektlitteratur knyttet til andre områder, som for eksempel helsesektoren. Generelt sett er dagens prosjektbegrep tett knyttet til organisasjonsteori og i stor grad basert på et organisasjonsprinsipp der effektiv gjennomføring, ledelse og god utnyttelse av ressurser er sentralt.1–4, 6

Hva kjennetegner et prosjekt?

Siden prosjektbegrepet brukes innenfor mange fagfelt, beskriver litteraturen et utall av ulike definisjoner og forklaringer på hva prosjektarbeid som arbeidsform innebærer.1, 3, 4, 6, 8, 2 Videre beskrives mange ulike typer prosjekter, som for eksempel produktutviklingsprosjekter, forsknings- og fagutviklingsprosjekter (FOU-prosjekter), kunnskapsutviklingsprosjekter, investeringsprosjekter og byggeprosjekter.2, 3, 6 Prosjektbegrepet anvendes altså i mange sammenhenger og relateres til oppgaven som skal utføres, forslag til framtidige oppgaver og om selve organisasjonen som gjennomfører den.9 Følgelig finnes det ingen generell definisjon på prosjektbegrepet som favner alle fagområder, og

17

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

som alle kan enes om. Til tross for dette er det stor enighet på tvers av ulike fagfelt at et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag som har spesifikke kjennetegn eller egenskaper.1, 3, 6, 8 Disse kjennetegnene er at et prosjekt er en engangsoppgave, har klare mål, en egen og midlertidig prosjektorganisasjon, er tidsbegrenset, har en begrenset ressurstilgang, er basert på samarbeid, inneholder et visst element av nytenkning eller nyskapning og skal evalueres.4 Hvert av disse elementene beskrives nærmere nedenfor.

ET PROSJEKT KJENNETEGNES AV: 1.

Engangsoppgave

2.

Klare mål

3.

Egen, midlertidig prosjektorganisasjon

4.

Tidsbegrensning

5.

Begrenset ressurstilgang

6.

Samarbeid

7.

Nytenkning

8.

Evaluering

Engangsoppgave Et av de fremste kjennetegnene ved et prosjekt er at det er noe unikt, en engangsoppgave og ikke en del av daglig drift.4 Dette betyr at et prosjekt har fokus på en spesifikk oppgave eller et oppdrag som skal løses. Oppgaven eller oppdraget er som regel noe nytt, noe som ligger utenfor basisorganisasjonens vanlige og kjente oppgaver, rutiner og daglige drift. Et prosjekt er dermed ikke en del av den årlige driftsaktiviteten, selv om denne forekommer sjelden, og skiller seg fra de daglige rutinemessige målene.9 Dette innebærer ikke at alle oppgaver som forekommer sporadisk, kalles prosjekt. Et prosjekt skal ha klare

18

K aPiTTEl 1: Hva ER ET PROSJEK T?

rammer, selv om det i virkeligheten kan være vanskelig å definere disse rammene presist og entydig. Prosjektbegrepet knyttes ofte til mer omfattende oppgaver eller noe som er spesielt viktig å fokusere på.

I motsetning til vanlige organisasjoner vil et prosjekt være mer ensidig rettet inn mot oppgaven eller oppdraget som skal løses. Aktivitet er en sentral forutsetning for et prosjekt. Stopper aktiviteten, finnes ikke prosjektet lenger siden et prosjekt kan ikke stå på egne bein.1, 2 Selv om unikhet er et sentralt kjennetegn9, der prosjektet skiller seg fra annen virksomhet fysisk, materielt og finansielt, oppstår aldri et prosjekt i et vakuum.

Klare mål Et annet kjennetegn ved et prosjekt er at det skal ha tydelige og på forhånd klart definerte mål.4, 9 Oppgaven eller oppdraget som skal utføres, skal ha et endelig endepunkt. I et prosjekt planlegger vi for framtiden, men vi skal likevel vite hvor vi skal ende til slutt – at prosjektet skal lede fram mot et bestemt resultat. Hvis du bor i Bergen og skal ut og reise, er det vesentlig å vite om du skal til Oslo eller Trondheim, og på samme måte er det for et prosjekt. Et prosjekt er derfor alltid målrettet, der målet er spesifikt og klart definert. Dette kan synes uproblematisk, men i gjennomføringen av et prosjekt kan vi erfare at målet (eller målene) kan forandre seg underveis, eller målet ikke er det samme for de ulike aktørene i prosjektet. Hensikten med at et prosjekt er målrettet, er at de samlede aktivitetene i prosjektet skal resulterer i et endelig sluttprodukt. Dette kan være alt fra å ha prøvd ut et gruppetilbud til pasienter eller utviklet en ny tjeneste til implementering av et nytt lovverk eller å ferdigstille en utredning med klare anbefalinger.

19

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

Egen, midlertidig prosjektorganisasjon Et sentralt kjennetegn ved et prosjekt er at det skal ha en egen, midlertidig organisasjon. Det er fordi et prosjekt regnes som et eget styringsobjekt som skal ivaretas av en egen organisasjon. Prosjektet kan være opprettet av en eller flere basisorganisasjoner, for eksempel et sykehus, en kommune eller en avdeling, eller være et samarbeid mellom primær- og spesialisthelsetjenesten. Prosjekter kan utføres innenfor den virksomheten som har opprettet det, og ha én oppdragsgiver, eller det kan være flere oppdragsgivere som står bak prosjektet. Selv om et prosjekt opprettes innenfor en moderorganisasjon, skal det likevel ha en egen prosjektorganisasjon. Et prosjekt skal altså kunne stå for seg selv og ha en gitt selvstendighet, der prosjektorganisasjonens oppgave er å lede og fullføre den spesielle oppgaven eller oppdraget. På den andre siden kjennetegnes et prosjekt også av en klar tilhørighet til en eller flere moderorganisasjoner.

Tidsbegrenset Et prosjekt er per definisjon tidsbegrenset. Det innebærer at et prosjekt har en planmessig og bestemt start- og sluttdato.4 Denne tidsbegrensningen er med på å etablere klare rammer for prosjektet.9 Et prosjekt er temporært og avgrenset med en gitt levetid. Prosjekter skal avsluttes, i motsetning til «vanlige» organisasjoner som i prinsippet er ment å bestå, være stabile og vedvare over tid.3 Prosjekter skal kun etableres for å få utført en oppgave og nedlegges når målet er nådd. Et prosjekt skiller seg dermed fra ordinære organisasjoner ved at det har en gitt livssyklus, med en klar oppstartsfase, en gjennomføringsfase og en avslutningsfase.

I utgangspunktet kan tidsperspektivet virke klart, men tidsaspektet i et prosjekt innebærer som regel en lengre tidshorisont enn selve

20

K aPiTTEl 1: Hva ER ET PROSJEK T?

«engangsoppgaven» som skal utføres.2, 11 Prosjekter har alltid en forhistorie, en planleggingstid, og det kan være vanskelig å definere en tydelig prosjektstart. Vanligvis vil prosjektstart regnes fra den dagen man starter med å gjennomføre selve prosjektet, der planleggingstiden vanligvis ikke er inkludert. På samme måte kan det være vanskelig å definere prosjektets sluttdato, men denne er oftest relatert til når utførelsen av oppgaven er planlagt ferdig, eller så lenge en har fått midler. Vellykkede prosjekter kan gå over i en permanent organisasjon eller drift, men da er det per definisjon ikke et prosjekt lenger. Et eksempel her kan være et sykehjem som ønsker å tilby eksterne kurs for helsepersonell og prøver dette ut som et treårig prosjekt. Kurstilbudet blir godt evaluert, og ved prosjektslutt bestemmer ledelsen seg for å etablere en permanent kursavdeling. Ved prosjektets avslutning slutter prosjektet å være et prosjekt og går over i en mer permanent drift. Mange fortsetter likevel å bruke prosjektbegrepet, noe som er med på å skape forvirring og uklarhet om hva et prosjekt egentlig er.

Begrenset ressurstilgang På samme måte som et prosjekt har en gitt tidsramme, kjennetegnes et prosjekt av at det har en begrenset ressursramme eller et spesifisert budsjett.2, 3, 4 Dette betyr at et prosjekt alltid vil kreve ulike type ressurser og ha en kostnad. Disse kostnadene må enten hentes fra moderorganisasjonen eller via søknader om eksterne midler. Kostnadene i et prosjekt kan være knyttet til lønn til dem som jobber med prosjektet, til nødvendig utstyr og til utgifter til drift. Mer om hvor og hvordan man kan gå fram for å søke om midler til et prosjekt, og hvordan man setter opp et budsjett, beskrives senere i boken.

21

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

Samarbeid Et annet sentralt kjennetegn ved et prosjekt er samarbeid på tvers i organisasjonen eller med andre organisasjoner.3, 9 Et prosjekt forutsetter vanligvis at en gruppe eller et visst antall mennesker arbeider sammen for å løse oppgaven. Prosjekter som kun involverer én person, vil derfor falle utenfor prosjektbegrepet. Siden et prosjekt innebærer unike og ofte komplekse oppgaver som skal løses, er en sentral grunntanke at samarbeid vil gi en bedre og mer hensiktsmessig løsning enn om den blir gjennomført av en enkeltperson.12 Mange prosjekter kan være så komplekse at de vil kreve innsats på tvers av fag- og organisasjonsgrenser, og flere organisasjonsteoretikere hevder at et prosjekt kjennetegnes av tverrfaglig samarbeid.4, 6, 9 I praksis involverer ikke et prosjekt alltid tverrfaglig samarbeid, men både tverrfaglig og tverrsektorielt samarbeid tillegges stor betydning ved vurdering av søknader om finansiering.

Nytenkning Mange organisasjonsteoretikere hevder at prosjekter kjennetegnes av en viss grad av innovasjon, nyvinning og nytenkning.8 Siden engangsoppgaven ligger utenfor organisasjonens vanlige oppgaver og mål, vil prosjekter ofte sikte på å prøve ut eller implementere nye tiltak eller løsninger. Dette er noe av hensikten med det tverrfaglige samarbeidet. Det betyr ikke at alle prosjekter utelukkende er nyskapende og innovative, og mange prosjekter innenfor helsevesenet kan innebære utprøving av noe andre har gjort før. Skal en søke eksterne midler til et prosjekt, er det imidlertid hensiktsmessig å ha en viss «Petter Smartfaktor» siden det er prosjektets nyskapning som ofte blir etterspurt.

Prosjekter knyttes dermed ofte til et utviklingsperspektiv og kan på denne måten skilles fra vanlig ordinær drift.8

22

K aPiTTEl 1: Hva ER ET PROSJEK T?

Evaluering Et siste og ikke minst like viktig kjennetegn ved et prosjekt er evaluering. I et prosjekt skal en gjennomføre flere oppgaver og nå ett eller flere forhåndsdefinerte mål. Evaluering er derfor helt essensielt for å dokumentere at en har utført oppgavene og nådd målet.3 Jeg kjenner til mange prosjekter innenfor helsetjenesten som ikke har hatt evaluering med som en viktig faktor i prosjektet, hvorpå prosjektet har mislyktes. Evalueringen av prosjektet må planlegges og inkluderes idet prosjektet starter, og fortsette gjennom hele prosjektet.2 Denne evalueringen danner det viktigste grunnlaget for å kunne dokumentere prosjektresultatet og i hvilken grad man har lyktes eller ikke.

Basert på de ovenstående kjennetegnene utgjør et prosjekt noe nytt og annet enn den daglige driften på et sykehus, på et sykehjem eller i primærhelsetjenesten. Et prosjekt kan være tilknyttet en linje eller moderorganisasjon (A), men et prosjekt kan også være et samarbeid mellom flere organisasjoner (B)9 slik figur 1.1 viser.

A: Prosjekt tilknyttet en organisasjon

B: Prosjektsamarbeid mellom to organisasjoner

Figur 1.1 Et prosjekt kan være tilknyttet en enkelt organisasjon (a) eller flere organisasjoner (B).

23

PROSJEK TUT VIKLING I HELSETJENESTEN

Figur 1.1 illustrerer tydelig at et prosjekt skiller seg markant fra moderorganisasjonen(e) på mange ulike måter, blant annet ut fra de kjennetegnene som beskriver et prosjekt. Tabell 1.1 summerer opp noen av forskjellene mellom en vanlig byråkratisk organisering og en prosjektorganisering.

Tabell 1.1 Forskjeller mellom prosjektorganisasjonen og moderorganisasjonen Prosjektorganisasjon

Byråkratisk moderorganisasjon(er)

Flat struktur

Hierarki

Oppgaveorientering

arbeidsdeling, faste ressurser

Problem- og læringsorientering

Regel- og rutineorientering

Midlertidig, fleksibel

vedvarende, stabilitet

Målorientert

Ressurseffektiv

Usikkerhet, unikt, nytt

Erfaring, rutiner, kjent

Mer frihet

Kontroll

innovasjon

Byråkrati

Selv om kjennetegnene ved et prosjekt som er beskrevet ovenfor, virker klare og greie nok, er de fleste prosjekter preget av usikkerhet.9 Dette er på godt og vondt siden usikkerheten kan innebære muligheter underveis eller risiko for å mislykkes.4, 6 Ved oppstarten av et prosjekt skal vi planlegge for en framtid vi ikke har hundre prosent kjennskap til, der regelen heller enn unntaket er at det kommer til å skje endringer.

Usikkerheten kan ha å gjøre med mange ulike faktorer, både interne faktorer, for eksempel knyttet til medarbeidernes kompetanse, personlighet og evne til å samarbeide8, og eksterne faktorer, for eksempel knyttet til finansiering, politikk, utvikling osv. Prosjektbegrepet kjennetegnes av en dobbelthet, siden det på den ene siden er preget av en klar struktur og på den andre siden av ønsket om å framelske kreativitet og nytenkning.1

24

K aPiTTEl 1: Hva ER ET PROSJEK T?

Mot en definisjon Oppsummert kan vi si at prosjektbegrepet anvendes i ulike sammenhenger, både om oppgaven som skal utføres, om forslag til framtidige oppgaver og om organisasjonen som gjennomfører den.4, 9 Dette er noe av grunnen til at det ikke finnes noen generelt akseptert definisjon på begrepet.3, 8 Basert på de spesifikke kjennetegnene ved et prosjekt, har vi likevel gode muligheter til å skille tydelig mellom hva som er et prosjekt og hva som ikke er det. Disse kjennetegnene er gode redskaper når vi skal planlegge og drifte et prosjekt, veilede eller vurdere andres prosjekter. Mange forfattere fokuserer nettopp på disse kjennetegnene når de skal definere et prosjekt. Kolltveit og Reves8, for eksempel, har et oppgaveperspektiv og definerer et prosjekt slik: Et prosjekt er en oppgave som har et eget mål, lav frekvens, gitte tids- og ressursrammer og som er en del av en innovasjonsprosess, samt vanligvis er knyttet til en økonomisk transaksjon. 8 s. 12

Denne definisjonen er spesielt relatert til handelsbedrifter, der økonomiske transaksjoner, kontrakter og inntjening er av stor betydning.

Samtidig minner denne definisjonen oss på at et prosjekt alltid er en økonomisk transaksjon mellom dem som bevilger midler til prosjektet, enten dette er interne eller eksterne aktører, og dem som skal gjennomføre prosjektet.

Stavne og Thormodsæter13 tar også utgangspunkt i prosjektets spesifikke kjennetegn i sin definisjon ut fra et organiseringsperspektiv: Et prosjekt er en arbeidsform der en midlertidig organisasjon er opprettet for å løse en ny, større, avgrenset oppgave, som regel med et tverrfaglig ressursbehov og en fastsatt kostnadsramme.

25

ISBN 978-82-450-1908-7

,!7II2E5-abjaih!

PROSJEKTUTVIKLING I HELSETJENESTEN

May Aasebø Hauken er sykepleier med doktorgrad i helsefremming. Hun har lang klinisk erfaring innenfor kreftomsorg og 20 års erfaring med utvikling, gjennomføring, evaluering, veiledning og undervisning i prosjektarbeid.

May Aasebø Hauken

Hva er et prosjekt, og hvordan skrive en prosjektbeskrivelse? Boken gir et praksisnært svar på spørsmålene med konkrete prosjekteksempler fra primær- og spesialisthelsetjenesten. Hovedtanken er å vektlegge oppstarten i prosjektarbeidet – hvordan et prosjekt planlegges og utvikles. Bokens første del gir en grunnleggende innføring i hva et prosjekt er.

Andre del gir en konkret innføring i utvikling av og innholdet i en prosjektbeskrivelse. Forfatteren gir råd og tips om hvordan man kan gå fram i denne fasen. Boken er lettlest, og forfatteren kommer med klare råd for hele utviklingsprosessen. Målgruppen er helse- og sosialfaglig personell som vil arbeide prosjektbasert, ledere som skal vurdere prosjekter, og studenter i helse- og sosialfag.

May Aasebø Hauken

PROSJEKTUTVIKLING I HELSETJENESTEN Lang–kort er bedre enn kort–lang