Issuu

§ §

§ § §

§ §

§ ,!§7II2E5-adebba! § § §

§ §

ISBN 978-82-450-3411-0

§ §

§ § §

§ §

§ § §

§ §

§ § § § Rolf B. Sunde er utdannet ved Handelshøyskolen BI. § § § § § § § § Han har arbeidet med personalspørsmål i offentlig og § § § § § § § § § § privat sektor, blant annet som avdelingsdirektør i § § § § § § § § § § Direktoratet for arbeidstilsynet. Han har § § § § § § § § § § § § også 20 års erfaring som § § § § § § § § § § § § lærer i alle fag ved NKIs § § § § § § § § § § § § § arbeidslederskole. § § § § § § §

Boka gir en oversikt over emner som strategisk personalledelse, personalplanlegging, ansettelser, HMSarbeid, psykososialt arbeidsmiljø, kompetanseutvikling, motivasjon av medarbeidere, oppfølging av sykefravær, medarbeider- og milepælsamtaler, opphør av arbeidsforhold og pensjonering. Den har utførlige henvisninger til lover, forskrifter og avtaleverk innen arbeidsrettens område. Forfatteren kommer også med forslag til praktiske løsninger.

er en grunnleggende innføring for alle som har direkte lederansvar i privat eller offentlig virksomhet. Også arbeidstakere uten lederansvar vil ha god nytte av boka.

§ §

ROLF B. SUNDE

PERSONALADMINISTRASJON RETTIGHETER OG PLIKTER I ARBEIDSFORHOLD

13. utgave / 1. opplag 2020 ISBN: 978-82-450-3411-0 Illustratør: Britt Haaland Omslagsdesign: Amund Lie Nitter Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

Forord De tilsatte er virksomhetens viktigste res surs. Dyktige og motiverte medarbeidere er en grunnleggende forutsetning for at virksomheten skal få utført sine oppgaver. «Virksomhet» brukes i boka som et samle begrep for bedrift, firma, statsinstitusjon, etat, sykehus o.l., når uttrykket ikke er sitat. Siktemålet med boka er å gi arbeidsledere og andre som har befatning med personal administrasjon, en generell innføring og enkelte praktiske «oppskrifter» i personal spørsmål. «Arbeidsleder» er brukt i den tradi sjonelle betydningen av ordet i norsk arbeids rett: formenn, verksmestere og arbeidstakere i tilsvarende stillinger som på sin arbeidsgivers vegne blant annet har som oppgave å fordele, lede og kontrollere arbeid utført av arbeids takere som de har den direkte ledelsen av. Arbeidsgivere vil også kunne ha god nytte av boka i mange sammenhenger, bl.a. ved tilsettinger, arbeidsavtaler, ferie, opp følging av sykefravær, HMSarbeid, psyko sosialt arbeidsmiljø, bedriftshelsetjeneste, kompetansestyring/utvikling, medarbeider og milepælsamtaler, seniorpolitikk og opp hør av arbeidsforhold/pensjonering. Boka retter seg både mot offentlige og private virksomheter. Regelverket for per sonaladministrasjon er imidlertid dels for skjellig og dels kan det være vanskelig å få med alt innenfor bokas ramme. Det er der for lagt mest vekt på de områder av perso naladministrasjonen som arbeidsledere kan ha direkte befatning med eller de behøver innsikt i. Men også mellomledere og høyere ledere vil ha nytte av boka. 9. utgave ble rettet opp i samsvar med ny arbeidsmiljølov av 17.06.05 med endrings lov av 21.12.05, i kraft fra 01.01.06. Krav om

arbeidsreglement i aml. var ment å skulle utgå, men ved behandlingen i Odelstinget skjedde det en feil hvor bestemmelser om arbeidsreglement ble inntatt i den nye lov §§ 1416 til og med 1420, slik at det fort satt kreves arbeidsreglement etter regler i ny lov § 1416. Feilen var tenkt rettet opp høsten 2005, men er ikke tatt med i noen senere endringslov til arbeidsmiljøloven av 17.06.05. Reglene gjelder fortsatt ved oppda tering av 13. utgave av boken. Lov om statens tjenestemenn av 04.03.83 var vedtatt opphevet og erstattet av lov om statens embets og tjenestemenn av 17.06.05 med virkning fra 01.01.06. Lov av 17.06.05 nr. 103 om statens embets og tjenestemenn ble imidlertid opphevet ved vedtak av 21.12.05, og lov av 04.03.83 nr. 3 om statens embets og tjenestemenn m.m. (tjenestemannsloven) ble videreført med visse mindre endringer. Den er nå avløst av lov om statens ansatte av 16.06.17. Videre ble omtalt nye lover om obliga torisk tjenestepensjon og diskriminering i kraft fra 01.01.06. Omtalt er også yrkes skadeforsikringsloven § 12 andre ledd, som bestemmer at det ved dødsfall skal gis erstatning til dem som arbeidstakeren helt eller delvis forsørget. Omtalen av systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) er endret som følge av at krav til HMS er tatt direkte inn i aml., se § 31. Nye regler om bedriftshelsetjeneste i aml. § 33 (tidligere verne og helsetjeneste) er omtalt. I 10. utgave ble det redegjort for nye regler om varsling til erstatning for omtvis tede regler om varsling og varslere i ny aml. 2005 § 24. Det ble reist adskillig tvil om de 3

Per sonal adm i ni st r asj on

nye vernereglene var gode nok til å beskytte varslere mot tvangsflytting og utstøting. Det er derfor tilføyd i aml. ett nytt kapittel 2A ved lov av 16.06.17, senest endret ved lov av 21.06.19 i kraft fra 01.01.20. Videre er omtalt ny arbeids og velferds forvaltning (NAVreformen), som ble innført ved lov om arbeids og velferdsforvaltningen i kraft fra 01.07.06.Aetat og trygdeetaten ble lagt ned, og en ny etat med nå 19 000 års verk er bygd opp. Aetat og trygdeetaten blir benevnt Arbeids og velferdsetaten. Arbeids og velferdsforvaltningen (NAV) består av kommunenes sosialtjeneste og Arbeids og velferdsetaten. På NAVkontorene skal tje nestene til arbeids og velferdsetaten bli sam ordnet med sosialtjenestene i kommunene. Omtalt er også nye regler om partsinn syn i saker om tilsetting i offentlig forvalt ning i forskrift til forvaltningsloven (forvalt ningslovforskriften) av 15.12.06 som trådte i kraft 01.01.07. (Forskrift av 21.11.80 nr. 13 om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning er opphevet.) I 11. utgave ble bl.a. omtalt ny vok senopplæringslov, endrede og skjerpede regler for bedriftshelsetjeneste og den ble rettet opp i samsvar med lov om endrin ger i arbeidsmiljøloven av 19.06.09 stort sett gjeldende med virkning fra 01.01.10. Omtalt ble også endring i likestillingsloven. I 12. utgaven ble det foretatt en rekke oppdateringer i lover, forskrifter, avtaler og navn. Forholdet mellom obligatorisk tjeneste pensjon og ny lov om tjenestepensjon (hybridpensjon) av 13.12.13 ble nevnt. Se opplysninger om økt helse og ulykkesfare ved utvidet arbeidstid. Nevnt er også en masteroppgave om arbeidsgivers adgang til å gjøre ensidige endringer i arbeidstidens plassering. Uføretrygd fra NAV og uførepensjon fra 4

staten mvf. 01.01.15 er beskrevet. Alders pensjon stat og barnetillegg er endret.Vikar byrådirektivet er inntatt i norsk rett. Nye regler i aml. § 149 fra 01.07.15 om midler tidig ansettelse er tatt inn under avsnitt 5.7. Inkluderende arbeidsliv er nevnt under avsnitt 8.2. Endring i aldersgrenser i aml. § 1513a fra 01.07.15 med ny lovtekst er nevnt under avsnitt 9.2. I denne 13. utgave er flere lover kom met i ny utgave, eksempelvis lov om statens ansatte, personopplysningsloven, diskrimi nerings tilgjengelighetsloven og likestil lings og diskrimineringsloven. Andre er ret tet opp. Diskrimineringsloven om seksuell orientering og diskrimineringsloven om etnisitet er opphevet. Det er videre foretatt en rekke oppdateringer. Oslo,Trasopp, juni 2020 Rolf B. Sunde

Innhold Forord 3 Forkortelser ............................................................................... 8 Nyttige linker............................................................................. 9

Personaladministrasjon ......................................... 10 Hva er personaladministrasjon? ......................................... 10 Hovedfunksjoner og arbeidsoppgaver ........................ 12 Hvem gjør hva i personaladministrasjonen?................ 14 Toppledelsens ansvar .................................................. 15 Personal/HRsjefens stilling ....... .................................15 Samfunnets rolle.......................................................... 16 Arbeidslederens oppgaver........................................... 19 Øvingsoppgaver .......................................................... 19

Strategisk personalledelse .................................... 20

Personalpolitikk ....................................................... 30 Hva er personalpolitikk? ............................................. 30 Samarbeid mellom ledelsen og medarbeiderne/ de tillitsvalgte .............................................................. 38 Mål for personalpolitikken .......................................... 39 Seniorpolitikk og arbeid ut over aldersgrensen .......... 48 Arbeidslederens rolle .................................................. 51 Øvingsoppgaver .......................................................... 52

1.1 1.2 1.3

2.1 2.2 2.3

3.l 3.2 3.3 3.4

4. l 4.2 4.3 4.4

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Hva er strategi og strategisk planlegging? ................... 20 Strategisk personalledelse ........................................... 22 Sentrale elementer i strategisk personalledelse − arbeidsdeling ............................................................... 26 Øvingsoppgaver .......................................................... 29

Personalplanlegging .............................................. 54 Hva er målet med personalplanleggingen? ................. 54 Hvilken nytte kan vi ha av personalplanlegging? ........ 56 Hvordan skal vi planlegge? .......................................... 58 Hjelpemidler/planleggingsmodeller............................ 58 Arbeidslederens rolle .................................................. 69 Øvingsoppgaver .......................................................... 70 Rekruttering og personalutvelgelse .................... 72 Arbeids/personal/tilsettingsreglementer ................... 73 Vurderinger før stillingen lyses ut ............................... 74 Virksomhetens ansvar ................................................. 74 Ekstern og/eller intern rekruttering? .......................... 79 Hvordan skal vi tiltrekke søkere utenfra? .................... 82 5

5.6

5.7 5.8 5.9 5.10

Motivasjon, helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid ................................................... 136

6.1 6.2 6.3

Faktorer som påvirker arbeidsforholdene ................. 136 Lønn og andre godtgjørelser ..................................... 144 Stillings/arbeidsvurdering......................................... 149 Systemer for stillings/arbeidsvurdering ................... 150 Helse, miljø og sikkerhetsarbeid .............................. 154 Fysiske miljøfaktorer ................................................. 154 Psykososialt arbeidsmiljø .......................................... 164 Emosjonell belastning  utbrenthet ......................... 177 Vold og trusler om vold ............................................. 178 Konsekvenser av brudd på aml. kapittel 4 ................ 179 Ergonomi ................................................................... 180 HMSarbeid ................................................................ 181 Varsling...................................................................... 196 Medbestemmelse i arbeidslivet ................................. 200 Omstillinger i arbeidslivet ......................................... 201 Bedriftshelsetjeneste ................................................. 204 Arbeidstakere med redusert arbeidsevne.................. 206 Arbeidsavklaringspenger (AAP) ................................ 207 Sosiale tiltak og velferdsordninger ............................ 213 Obligatorisk tjenestepensjon .................................... 214 Tjenestepensjon (hybridpensjon) ............................. 215

6.4

Kunngjøring i dagspressen, fagpressen mv ................. 82 Krav til kunngjøringen ................................................ 82 NAVs tjenester………………………………….. .......... 86 NAVs tjenester i formidling av arbeid......................... 87 Informasjon om arbeidssøkertjenester på www.nav.no ........................................................... 88 Hvordan velger vi riktig person? ................................. 89 Vurdering av søknader ................................................ 89 Forberedelse til intervju .............................................. 94 Gjennomføring av intervju .......................................... 99 Bruk av referanser ..................................................... 102 Tester......................................................................... 108 Hvem bør velges? ...................................................... 109 Tilsettingsformer – fast eller midlertidig ................... 116 Søkere man bør/skal ta særskilt hensyn til ............... 120 Søkere som ikke har fått stillingen ............................ 124 Hvem velger? ............................................................. 126 Hvilke opplysninger fra utvelgelsesprosessen kan søkeren kreve? .......................................................... 128 Introduksjon av den nytilsatte................................... 129 Eksempler på introduksjonsplaner ........................... 130 Øvingsoppgaver ........................................................ 135

In n h o l d

6.5

7.1 7.2 7.3

7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9

8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

Andre ytelser ............................................................. 217 Regler for utsendt arbeidstaker og innleie av arbeidstaker ............................................................... 218 Øvingsoppgaver ........................................................ 219

Personalutvikling................................................... 220 Livslang læring .......................................................... 220 Målsetting .................................................................. 228 Opplæring ................................................................. 229 Registrering ............................................................... 231 Prioritering og analyse .............................................. 231 Planlegging ................................................................ 235 Gjennomføring .......................................................... 236 Kontroll ..................................................................... 242 Oppfølging ................................................................ 244 Øvingsoppgaver ........................................................ 244 Personalvurdering ..................................................... 244 Medarbeidersamtaler/jobbsamtaler........................... 246 Milepælsamtaler ........................................................ 251 Kompetansestyring .................................................. 251 Jobbrotasjon/jobbutvikling ....................................... 251 Arbeidslederen som «personalutvikler» ..................... 254 Øvingsoppgaver ........................................................ 255 Personaloppfølging .............................................. 256 Fraværsproblemer ..................................................... 256 Oppfølgingsmåter ..................................................... 260 Personalregistrering og personalstatistikk ................ 271 Personopplysninger .................................................. 277 Lov om behandling av personopplysninger (personalopplysningsloven) ...................................... 277 Offentlig statistikk og registre – rapporteringsplikt ..................................................... 286 Øvingsoppgaver ........................................................ 294

Avvikling av arbeidsforhold ............................... 296 Opphør/ytelser ved dødsfall/uførhet ........................ 296 Opphør av arbeidsforhold i yrkesaktiv alder............. 299 Vurdering av arbeidstakeren ved fratredelse ............. 316 Attester og uttalelser ................................................. 316 Stønader, trygder, pensjoner mv................................. 316 Arbeidslederens og andres rolle ................................ 327 Øvingsoppgaver ........................................................ 329

Litteratur .............................................................................. 330 Stikkordregister ................................................................. 331 7

Forkortelser ASD – Arbeids og sosialdepartementet aml. – lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) av 17.06.05 AMU – arbeidsmiljøutvalg CV – curriculum vitae er et sammendrag av studier og yrkes karriere og hva man har oppnådd så langt i sitt liv best.nr. – bestillingsnummer for Arbeidstilsynets publikasjo ner. De kan bestilles fra Tiden Norsk Forlag BHT – bedriftshelsetjeneste Difi – Direktoratet for forvaltning og IKT EU – europeiske union KMD – Kommunal og moderniseringsdepartementet feriel. – ferieloven av 29.04.88 nr. 21 ftrl. – lov om folketrygd av 28.02.97 nr. 19 fvl. – forvaltningsloven av 10.02.67 HMS – helse, miljø og sikkerhet HTA – hovedtariffavtale IA – inkluderende arbeidsliv IK – internkontroll IKT – informasjon, kommunikasjon og teknologi kgl.res. – kongelig resolusjon KS – Kommunesektorens organisasjon LO – Landsorganisasjonen i Norge NAV – Arbeids og velferdsforvaltningen NOU – Norges offentlige utredninger NHO – Næringslivets Hovedorganisasjon personopplysningsloven – lov om behandling av personopp lysninger av 15.06.18 OTPloven – obligatorisk tjenestepensjon av 21.12.05 ot.prp. – odelstingsproposisjon (Regjeringens forslag til lov eller endring eller oppheving av lov), nå proposisjon samordl samordningsloven st.meld. – stortingsmelding, nå melding Statens pensjonskasseloven – stpkl. av 28.07.49 statsansatteloven – lov om statens ansatte av 22.06.18 tjtvl. – tjenestetvistloven av 18.07.58 tobskl. – tobakkskadeloven av 09.03.73 VO – Verneombud www – world wide web (verdensveven) 8

N y tti g e l i n ke r

Nyttige linker Inngangsside til søkemotorer og nettsteder: www.startsiden.no Arbeidstilsynet: www.arbeidstilsynet.no Kommentarer til aml.: www.arbeidsrett.no (abonnement) Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap: www.dsb.no Statens forurensningstilsyn: www.sft.no Næringslivets sikkerhetsorganisasjon: www.nso.no NAV: www.nav.no Informasjon fra regjeringen og departementene: www.regjeringen.no Akan kompetansesenter: www.akan.no Startside til offentlig informasjon og tjenester: www.norge.no Stiftelsen Lovdata (lover, forskrifter m.v.): www.lovdata.no Næringslivets Hovedorganisasjon: www.nho.no Landsorganisasjonen i Norge: www.lo.no Datatilsynet: www.datatilsynet.no Statistisk sentralbyrå: www.ssb.no NKI: www.nki.no Kommunesektorens organisasjon: www.ks.no Kommuneforlaget: www.kommuneforlaget.no

Personaladministrasjon

Mål Når du har lest dette kapitlet, skal du kunne ✔ forklare hva som menes med begrepet personaladministra sjon ✔ beskrive hvilke oppgaver personaladministrasjonen omfatter ✔ redegjøre for hvilke hovedfunksjoner det er naturlig å dele personaladministrasjonen inn i ✔ forklare hvordan oppgavene innenfor personaladministra sjonen er − eller bør være − fordelt ✔ beskrive hvilke arbeidsoppgaver arbeidslederen har − eller bør ha − innenfor personaladministrasjonen

1.1 Hva er personaladministrasjon? Vi har brukt begrepet personaladministrasjon i tittelen på denne boka. Et annet begrep som blir brukt fortsatt, er perso nalforvaltning. I de senere år, hvor behovet for rask omstilling til nye satsingsområder for virksomheten er blitt stadig mer framtredende, er det kommet til et nytt begrep − strategisk personalledelse. Personalforvaltning

Begrepet personalforvaltning kan forklares som oppfølging av arbeidstakerne i virksomheten, stort sett begrenset til å skaffe/ rekruttere arbeidstakere, registrere og kontrollere arbeidstid, lønn og kontrollere arbeidstakerne og å avvikle arbeidsforhold.

Personaladministrasjon

Begrepet personaladministrasjon oppfattes vanligvis som mer omfattende enn personalforvaltning, slik at det også dekker felt som systemer for lønn og arbeidsvurdering, velferds og helsetil tak, opplæring og utvikling av de tilsatte og forhandlinger/drøf tinger med de tilsattes representanter etter lov og avtaleverk.

Pe r s o n a l a d m i n i s tr a s j o n

Vi mener at begrepet personaladministrasjon også bør være dekkende for det vi vil kalle den strategiske delen av perso nalarbeidet, som omfatter tilpasning av personalressursene til virksomhetens overordnete strategi og målsetting på kortere og lengre sikt. Vi vil derfor i denne boka definere personal administrasjon som alle tiltak som er nødvendige for å sørge for at virksomheten til enhver tid har medarbeidere med de kvalifikasjoner som virksomheten har behov for, og at disse medarbeidere behandles i samsvar med de verne og miljø regler som til enhver tid gjelder.

Strategisk personalledelse

Begrepet omfatter også å lede og utvikle medarbeiderne på en måte som begge parter er tjent med. Når arbeidsforholdet opphører, skal dette skje på en måte som sikrer medarbei deren de rettigheter som er bestemt ved lov, avtale eller på annen måte. Kort kan vi si at siktemålene med personaladministrasjonen er å sikre: • høy produktivitet • god tilfredshet for den enkelte • en forsvarlig fysisk og psykisk slitasje i et sikkert og helse messig godt arbeidsmiljø • bidra til å sikre virksomhetens framtidige eksistens og derved trygge tilsettingsforhold ved løpende tilpasning av personalressursene til virksomhetens overordnete strategi og målsetting

Siktemål

Disse siktemålene er så viktige at de står som målsetting for arbeidsmiljøloven (aml.) av 2005, hvor § 11 sier følgende: Lovens formål er:

a) å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skade virkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet, b) å sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling i arbeidslivet, 11

Per sonal adm i ni st r asj on

c) å legge til rette for et godt ytringsklima i virksom heten, d) å legge til rette for tilpasninger i arbeidsforholdet knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon, e) å gi grunnlag for at arbeidsgiver og arbeidsta kerne i virksomhetene selv kan ivareta og utvikle sitt arbeidsmiljø i samarbeid med arbeidslivets parter og med nødvendig veiledning og kontroll fra offentlig myndighet, f) å bidra til et inkluderende arbeidsliv.

1.2 Hovedfunksjoner og arbeidsoppgaver Personaladministrasjonen omfatter etter vår definisjon føl gende åtte hovedfunksjoner: 1 Strategisk personalledelse 2 Personalpolitikk 3 Personalplanlegging 4 Personalutvelgelse 5 Motivasjon, helse, miljø og sikkerhetsarbeid 6 Personalutvikling 7 Personaloppfølging 8 Avvikling av arbeidsforhold

1 Strategisk personalledelse Denne omfatter all systematisk, målrettet, langsiktig planleg ging, belønning og utvikling av virksomhetens personalres surser ut fra virksomhetens overordnete mål og strategier. Den tar sikte på å sikre at virksomheten i et mer langsiktig perspektiv har medarbeidere med den kompetanse og moti vasjon den har behov for.

2 Personalpolitikk Denne omfatter normer for virksomhetens prinsipielle inn stilling i personalspørsmål. Mer detaljert går den ut på å fastsette retningslinjer for behandlingen av spørsmål som rekruttering, utvelgelse, introduksjon, videreopplæring, for fremmelse, intern/ekstern rekruttering, kommunikasjon og 12

Pe r s o n a l a d m i n i s tr a s j o n

informasjon innad og utad, verne og miljøspørsmål, lønn og godtgjørelser, omplasseringer og arbeidsforholdets opphør. Enkelte deler av personalpolitikken er så viktige at de i noen grad er regulert ved lov, forskrift eller avtaler mellom arbeids taker og arbeidsgiverorganisasjoner, som for eksempel i arbeidsmiljøloven kapittel 2, Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter, og hovedavtalen mellom LO og NHO 2018−2021.

3 Personalplanlegging Denne omfatter den del av planleggingen som tar sikte på å sikre virksomheten den bemanning det kvalitativt og kvanti tativt er behov for på kort og lengre sikt for å kunne realisere virksomhetens totalmålsetting.

4 Personalutvelgelse Personalutvelgelse tar sikte på å tiltrekke og tilsette de arbeidstakere det til enhver tid er behov for gjennom å: • følge utviklingen på arbeidsmarkedet • kunngjøre ledige stillinger • vurdere søknader og foreta utvalg etter intervju − introdu sere nye arbeidstakere • vurdere omplasseringer og forfremmelser

5 Motivasjon, helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Dette omfatter motivasjon og alle nødvendige tiltak med sikte på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (aml. § 41) og å reali sere arbeidsmiljølovens formål, se aml. § 11.

6 Personalutvikling Personalutvikling går ut på at de tilsatte gjennom opplærings tiltak i og/eller utenfor virksomheten gis muligheter for selv utvikling både med sikte på større effektivitet og på større trivsel i arbeidet. Det dreier seg også om muligheter for å kvali fisere seg for andre stillinger, noe som gir økt stabilitet og fleksi bilitet i virksomheten. Dette innebærer blant annet tiltak som: • analyse av opplæringsbehov • planlegging og gjennomføring av instruksjon og opplæring innen virksomheten • personalvurdering, personalrettleiing • jobbrotasjon, jobbutvikling 13

Per sonal adm i ni st r asj on

7 Personaloppfølging Dette omfatter de registreringstiltak som er nødvendige for å holde oversikt over personalet. Her kan nevnes: • føring av personalkartotek • ajourhold av personalarkiv (arkivmappe for hver enkelt til satt og for prinsipielle personalsaker) • registrering av ferie og sykefravær, permisjoner og andre fravær • utarbeidelse av personalbudsjett og budsjettkontroll • utarbeidelse av personalstatistikk

8 Avvikling av arbeidsforhold Dette omfatter de gjøremål som er aktuelle når arbeidsavtalen bringes til opphør enten ved pensjonering, død, oppsigelse fra arbeidstakerens eller virksomhetens side, eller ved avskjed.

1.3 Hvem gjør hva i personaladministrasjonen? Personaladministrasjon omfatter alle som har lederoppgaver i virksomheten. Hvem som har ansvar for hva, avhenger blant annet av virksomhetens størrelse og i hvilken grad personal administrasjonen er sentralisert. I virksomheter med egen personal/HRavdeling og personal/HRsjef har han ansva ret for spørsmål som angår forholdet arbeidstaker−arbeids giver. Linjeledelsen har ansvaret for spørsmål som angår den enkelte og arbeidet. Samarbeidsformene innenfor virksom heten vil likevel innvirke på den praktiske arbeidsdelingen innenfor personaladministrasjonen. Et lederansvar

Personaladministrasjonen er derfor en funksjon som må iva retas av alle ledere i virksomheten, fra den øverste leder til første linjes arbeidsleder. De er ansvarlige for at arbeidstaker nes ressurser blir utnyttet effektivt i virksomhetens tjeneste. Samtidig skal den enkelte arbeidstakers faglige og personlige utvikling ivaretas. Samfunnet anser dette siste hensynet for å være så viktig at det er lovfestet, jf. aml. § 42 nr. 2, som bl.a. bestemmer at forholdene skal legges til rette for at arbeidsta kerne gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid.

Pe r s o n a l a d m i n i s tr a s j o n

Toppledelsens ansvar Er virksomheten liten, tar ofte øverste sjef seg av mange av oppgavene innenfor personaladministrasjonen. Sjefen tilset ter selv arbeidstakere og gir den nødvendige opplæring. Når virksomheten er av en viss størrelse, har ikke sjefen tid til å ta seg av viktige personaloppgaver, som for eksempel tilset ting. Men bør sjefen delegere alle arbeidsoppgavene innenfor personaladministrasjonen når virksomheten er over en viss størrelse? Den daglige topplederen har som oppgave å lede virksom heten etter de retningslinjene som er trukket opp av overord nete styringsorganer. I aksjeselskaper kan dette være styret, bedriftsforsamlingen eller generalforsamlingen. Samfunnet har også fastsatt lov og regelverk som virksomheten må rette seg etter. Vi har nevnt at arbeidstakerne er virksomhetens vik tigste ressurs, og at ledelsesoppgavene og med det personal administrasjonen angår alle ledere. Den daglige toppleder må derfor fungere som koordinator og øverste kontrollorgan for personaladministrasjonen. Topplederens rolle som koordina tor omfatter også de mest strategiske oppgavene, som per sonalplanlegging på lengre sikt (5−10 år) og samordning av personaladministrasjonen med de øvrige funksjonsområdene i virksomheten. Også de stadig viktigere oppgavene som å utvikle og forbedre kontakten (dialogen) med de tilsattes hovedorganisasjoner, arbeidsgiverforeninger, myndigheter og andre organisasjoner og virksomheter, må i hovedtrekk anses som oppgaver for topplederen.

Overordnet ledelse

Koordinering

Kontakt med organisasjonene i arbeidslivet

Personal-/HR-sjefens stilling

Den daglige toppleder kan sette en personalsjef eller − i den mest moderne formen – en HRsjef, til å assistere seg og gi råd på dette området, men kan ikke gi fra seg det overordnete ansvaret. HR står for Human Resources, dvs. den menneskelige ressursforvaltning i en virksomhet. En personal/HRsjef og/eller personal/HRavdeling bør derfor være organisert som stabs funksjon og oftest direkte under topplederen. Plassering av per sonalsjefen direkte under topplederen, fortrinnsvis på direktør nivå i større virksomheter, og som medlem av den gruppen som arbeider med den strategiske planleggingen, vil være en viktig forutsetning for at personalspørsmål skal bli en del av den stra tegiske planleggingen og den forretningsmessige aktivitet.

Stabsfunksjon

Per sonal adm i ni st r asj on

Personal/HRsjefer på ulike nivå i organisasjonen må inngå i ledergruppene for å sikre mangfold i disse. Mangfold er vik tig for oppnå gode ledergrupper som har evnen til å se flere aspekter av virksomheten. Personal/HRsjefen og/eller personal/HRavdelingen har også en viktig funksjon som rådgiver i personalspørsmål overfor de andre lederne i virksomheten. Dette kan dreie seg om fortolkning av lov og avtaleverk på arbeidsret tens område, bistand med å velge ut nye medarbeidere osv. Videre vil forhandlinger/drøftinger om lønnsspørsmål og andre samarbeidsforhold bli ivaretatt her.

Samfunnets rolle Lover og regler

Samfunnet har sterk innvirkning gjennom mange lover, for skrifter og andre regler − særlig aml. med en lang rekke for skrifter og veiledninger. For statens ansatte har lov om statens ansatte (statsansatteloven) sterk innvirkning. For arbeidstakere generelt nevnes ferieloven, folketrygdloven, opplæringslova, mesterbrevloven, arbeidstvistloven (ny lov av 27.01.12), tjenes tetvistloven, likestillings og diskrimineringsloven av 16.06.17, tobakksskadeloven, yrkesskadeforsikringsloven, permitterings lønnsloven (sist endret ved lov av 17.06.16), OTPloven, tjenes tepensjonsloven og lønnsgarantiloven som de mest sentrale. Vi nevner særskilt at arbeidsmiljøloven (§ 31) og forskrift om systematisk HMSarbeid i virksomheter (internkontrollforskrif ten, sist endret 09.06.17) pålegger arbeidsgivere systematisk å følge opp helse, miljø og sikkerhetsregler i aml. og flere andre lover (se avsnittet Helse, miljø og sikkerhetsarbeid). Arbeidsmiljøloven omfatter etter hovedregelen all virksom het i Norge som sysselsetter en eller flere arbeidstakere med unntak av arbeidstakere i sjøfart, fangst, fiske og militær luft fart. Etter aml. § 13 gjelder aml. fra 2006 også for virksomhet i forbindelse med undersøkelse etter og utnyttelse av naturfo rekomster på havbunnen eller i dens undergrunn, i indre nor ske farvann, norsk sjøterritorium og den norske del av konti nentalsokkelen. Loven gjelder også for virksomhet som nevnt foran i området utenfor den norske del av kontinentalsokkelen dersom dette følger av særskilt avtale med fremmed stat eller av folkeretten for øvrig.Arbeids og sosialdepartementet kan gi

Pe r s o n a l a d m i n i s tr a s j o n

forskrift om innskrenkning i eller utvidelse av reglene foran i visse tilfeller eller gi særregler, aml.§ 13 tredje og fjerde ledd. Arbeidsmiljøloven gjelder i staten. Arbeidstakere som omfat tes av statsansatteloven av 16.06.17 og embetsmenn er imid lertid unntatt fra arbeidsmiljølovens regler om midlertidig ansettelse, fortrinnsrett, oppsigelse og avskjed. For ansatte i staten reguleres disse forholdene av statsansatteloven. Stats ansatteloven har også egne regler om innleie av arbeids takere, som dels henviser til arbeidsmiljølovens regler. Med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 12, som regulerer hva arbeidsmiljøloven omfatter, er det gitt forskrift om unntak fra arbeidsmiljølovens bestemmelser om midlertidig anset telse, innleie og stillingsvern for arbeidstakere som omfattes av statsansatteloven eller som er embetsmenn. Forskriften gjør også enkelte unntak fra arbeidsmiljøloven for bestemte arbeidstakergrupper. Dette gjelder ansatte ved utenriksstasjo nene, i Forsvaret, for kirkelig betjening, politi og for feltarbeid ved Statens kartverk. Arbeidstakere til sjøs har rettigheter etter skipsarbeiderloven. Se § 12 om lovens virkeområde. Håndhevelse av arbeidsmiljøloven er tillagt Direktoratet for arbeidstilsynet. Petroleumstilsynet er tilsynsmyndighet for petroleumsvirksomheten.

Direktoratet for arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet fører tilsyn med personaladministrasjonen i verne og arbeidsmiljøspørsmål og i andre spørsmål som reguleres av aml. Kommunal og moderniseringsdepartemen tet er ansvarlig for de hovedretningslinjene som personal administrasjonen i staten skal følge. Sjøfartsdirektoratet har ansvaret for at arbeidstakere til sjøs har arbeidsvilkår mest mulig på linje med arbeidstakere i land.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Håndhevelse av de lovene vi har nevnt, er selvsagt ikke et rent administrativt spørsmål. Det er i hovedsak rettssystemet som løser tvister/konflikter ved fortolkning av lovene, even tuelt anvender de reaksjonsmidler som lovene gir adgang til, med sikte på at lovene følges. De nevnte administrative

Rettssystemet

Per sonal adm i ni st r asj on

virksomhetene følger opp etter de signaler som kommer fra rettssystemet, eventuelt hvis et spørsmål ikke blir prøvd for retten, gjennom tolkning av forarbeidene til lovene. Medarbeidernes innflytelse … … i det private næringsliv

Hvilken innflytelse har medarbeiderne på personaladministra sjonen gjennom sine arbeidstakerorganisasjoner? I det private næringsliv har hovedavtalen mellom LO og NHO 2018–2021, tariffavtaler og særavtaler stor betydning. Videre kommer bestemmelsene i aksjeloven, stiftelsesloven, selskapsloven og statsforetaksloven om de tilsattes representasjon i disse virk somheters styrende organer, inn i bildet. Hvor mye dette vir ker inn, avhenger en del av partene, virksomhetskulturen osv.

… i staten

I staten har hovedavtalen for arbeidstakere i staten, hoved tariffavtalen og forskjellige andre avtaler mellom staten og hovedsammenslutningene betydelig innvirkning på perso naladministrasjonen. Tilsatte i staten har dessuten innflytelse på personaladministrasjonen gjennom den rett de har etter statsansatteloven §§ 5 nr. 5, 6, nr. 2 og 30 nr. 1 til å være repre sentert i innstillingsråd og i saker som gjelder tilsetting, opp sigelse og avskjed osv.

… i kommuner og fylkeskommuner

Tilsatte i kommuner, fylkeskommuner, interkommunale virk somheter og andre foretak tilsluttet Kommunesektorens organisasjon har etter hovedavtalen for kommuner og fylkes kommuner som gjelder fra 01.01.20 til 31.12.21, innflytelse på personaladministrasjonen først og fremst gjennom parts sammensatte utvalg (administrasjonsutvalg), tilsettingsutvalg og utvalg av tillitsvalgte og gjennom hovedavtalens delavtaler om bl.a. kompetanseutvikling og likestilling.

Administrasjonsutvalg

Administrasjonsutvalget, hvor tillitsvalgte er med, behand ler spørsmål som personalreglement, personalpolitiske ret ningslinjer, herunder rutiner for tilsetting, delegasjon av til settingsmyndighet og omgjøring av stillinger. Ved krav fra tillitsvalgte kan det også avgjøre tilsettingssaker og andre administrative saker. Det kan også opprettes tilsettingsutvalg, hvor tillitsvalgte er med. Representanter for de ansatte i kom munen eller fylkeskommunen har møte og talerett i folke valgte organer når de behandler saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen og fylkeskommunen som arbeidsgiver, jf. kommunelovens § 134 første ledd.

Pe r s o n a l a d m i n i s tr a s j o n

De tilsatte har dessuten innflytelse på personaladministrasjo nen i verne og miljøspørsmål gjennom deltakelse i arbeids miljøutvalg. AMU skal opprettes etter regler i aml. § 71 (sist endret 20.06.14). AMUs oppgaver er fastsatt i aml. § 72.

Arbeidslederens oppgaver Arbeidsledere vil vanligvis bare ta seg av enkelte av de perso naloppgavene vi har skissert foran. De har likevel behov for oversikt over hele personaladministrasjonen. Dette er nød vendig for at arbeidslederne skal kjenne til hva som ventes av dem, og for at de skal kunne forstå betydningen av et godt og positivt samspill med de øvrige innenfor virksomheten som tar seg av personaloppgaver. Personaladministrasjonen er en funksjon som henger sammen med ledelse. Arbeidslederen er derfor den utførende personaladministrator i spørsmål som gjelder arbeidet. For å kunne utføre dette arbeidet må han ha rett og plikt til å være den ansvarlige overordnete. Arbeidslederen må derfor ha stor innflytelse når det gjelder valg av underordnete. Han må på samme måte ha myndighet når det gjelder arbeidsfordeling, forfremmelser, instruksjon og opplæring. Arbeidslederen har forvaltningsansvaret for sine medarbeidere. Han bør utøve denne oppgaven blant annet ved å følge opp på en konstruktiv måte; ved å inspirere dem til innsats, koordinere arbeidet mellom dem og overfor andre utenfor egen enhet og ellers støtte og veilede dem i arbeidet. Han bør kunne foreslå til tak for å utvikle deres ferdigheter med sikte på å øke effektivite ten. Slik vil han også kunne bidra til å skape et godt arbeidsmiljø. 1 Sett opp en oversikt over de hovedfunksjonene vi deler personaladministrasjonen inn i uten å se etter i boka. Prøv om du kan huske noen av arbeidsoppgavene innenfor per sonaladministrasjonen, og hvor de hører hjemme under de hovedfunksjonene du har satt opp. Etterpå kan du kontrol lere at du har fått med alt. 2 Forklar hva vi mener med uttrykkene personalforvaltning, personaladministrasjon og strategisk personalledelse. Hvil ket av uttrykkene er mest dekkende for forholdene i din egen virksomhet? 19

§ §

§ § §

§ §

§ ,!§7II2E5-adebba! § § §

§ §

ISBN 978-82-450-3411-0

§ §

§ § §

§ §

§ § §

§ §

er en grunnleggende innføring for alle som har direkte lederansvar i privat eller offentlig virksomhet. Også arbeidstakere uten lederansvar vil ha god nytte av boka.

§ §