Eiendomsforvaltning (9788245033021)

Haugen | Sæbøe | Foss

Eiendomsforvaltning/Facility Management (FM) omfatter forvaltning av eiendomsverdier, drift, vedlikehold og utviklingsaktiviteter samt servicetjenester til brukere av bygninger og arealer.

EIENDOMSFORVALTNING – FM

I denne boken belyser vi utviklingen av fagområdet i Norge fra FDV-begrepet (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) ble innført på 1980-tallet til dagens internasjonale standarder for FM. Det er lagt vekt på hvordan en kan sikre gode lokaler og service for kjernevirksomheten i bygningene.

Læreboken er tenkt som en samlet innføring til fagområdet og kan brukes i utdanningsprogram på bachelor- og masternivå – og i praksis. Boken inneholder en rekke eksempler fra privat og offentlig eiendomsforvaltning slik at teorien blir lett forståelig for den som ikke kjenner faget fra tidligere.

Det viktigste for FM i tiden fremover er utviklingen av bærekraftige og digitale løsninger som bidrar til verdiskaping for samfunnet og for eiere og brukere av bygninger.

ISBN 978-82-450-3302-1

,!7II2E5-addacb!

Tore Brandstveit Haugen Olav Egil Sæbøe Margrethe Foss

EIENDOMSFORVALTNING FACILIT Y MANAGEMENT

Eiendomsforvaltning.indd 2

08.07.2020 11:27

Eiendomsforvaltning.indd 3

08.07.2020 11:27

Copyright © 2020 by Vigmostad & Bjørke AS All Rights Reserved 1. utgave / 1. opplag 2020 ISBN: 978-82-450-3302-1 Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen Omslagsdesign ved forlaget Omslagsfoto: Ole Tolstad Grafisk tilrettelegging: Ole Tolstad og Nadia Buer Haugen Boka er utgitt med økonomisk støtte fra Senter for eiendomsutvikling og -forvaltning ved NTNU.

Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget Kanalveien 51 5068 Bergen Tlf.: 55 38 88 00 e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no Materialet er vernet etter åndsverkloven.

Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

Eiendomsforvaltning.indd 4

08.07.2020 11:27

Forord Velholdte bygninger gir mer til alle1 Fagområdet eiendomsutvikling og -forvaltning har vært gjennom en stor utvikling siden begrepet FDV– Forvaltning, drift og vedlikehold ble introdusert på 1980-tallet i Norge. Fra en vektlegging på rivning og nybygging ble søkelyset satt på bevaring og utvikling av eksisterende bygninger og eiendommer. For å få det til ble det nødvendig å utvikle kunnskap om hvordan en må tenke bygg og eiendomsforvaltning i et livsløpsperspektiv fra planlegging av bygninger til bruksfasen, som kan være 60 til 100 år.

Lenge var utviklingen av bygningsforvaltning eller bygg og eiendomsforvaltning en spesialisering for noen få innen bygg og arkitektstudiet i Trondheim, men på slutten av 1990-årene tok sentrale norske eiendomsfirma kontakt med NTNU og departement om behovet for å etablere en egen utdanning på masternivå innen eiendom. Dette var utgangspunktet for at vi fikk etablert FoU-programmet Metamorfose 2005 – Eiendomsutvikling og -forvaltning i 2000. Det var klare mål om å etablere en egen utdanning innen eiendom, og et senter for samarbeid mellom forskning og praksis for både privat og offentlig sektor. Vi tok også på det tidspunktet i bruk det engelske begrepet FM – Facility Management, som tilsvarende for eiendomsforvaltning.

Opptak til det første erfaringsbaserte masterprogrammet i eiendomsutvikling og -forvaltning ble gjort i 2005, og fra 2006 har vi hatt to studieprogram innen eiendomsutvikling og -forvaltning. Temamessig er de relativt like, men det ene programmet er erfaringsbasert for studenter som har vært i praksis innen fagområdet, det andre er et toårig masterprogram basert på en bachelorutdanning.

Grunnlaget for utviklingen av fagområdet eiendomsutvikling og -forvaltning / Real Estate and Facility Management (REFM) er at vi utvikler kunnskap gjennom forsknings- og utviklingsprosjekt i samarbeid med aktører i praksis. Som et nytt fagområde var det begrenset med lærebøker innen området, og vi prioriterte da å utgi en serie temahefter i samarbeid med Tapir Akademisk Forlag. De er omtalt nærmere i kapittel 1.

Disse temaheftene er fortsatt viktige publikasjoner som brukes i våre masterprogram, men det har vært behov for revisjon av heftene knyttet til utviklingen av fagområdet gjennom forskning og praksis. Det har også skjedd et stort arbeid innen sertifisering i regi av ISO, CEN og ikke minst et aktivt arbeid i regi av Standard Norge basert på de mange nyere internasjonale standardene for Facility Mangement (FM) eller det norske fasilitetsstyring.

Behovet for revisjon var spesielt knyttet til temahefte 1 og 2, og vi vurderte at det ville være mest gunstig å samle innholdet i temahefte 1 og 2 og utvide stoffet til en lærebok i Eiendomsforvaltning – Facility Management.

1 NOU 2004: 22, Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren.

Eiendomsforvaltning.indd 5

08.07.2020 11:27

Den nye boken bygger langt på vei på innholdet i de to første temaheftene, men tar også med seg noe fra drift og vedlikeholdsplanlegging fra temahefte 4.

Læreboken i eiendomsforvaltning/FM er tenkt som en innføring i fagområdet som kan brukes på både bachelor- og masternivå. Vi har også planlagt at hovedinnhold med tema og delkapitler skal gi et teoretisk rammeverk for Eiendomsforvaltning – Facility Management som skal være relevant og er i samsvar med nasjonale og internasjonale standarder over tid.

Det er derfor vektlagt å få fram det generiske grunnlaget for fagområdet, men samtidig har vi med en del eksempler fra praksis innen privat og offentlig eiendomsforvaltning slik at teorien blir lettere forståelig for den som ikke kjenner faget fra tidligere. Vi håper også at boken kan leses og brukes i praksis utover det som inngår i spesifikke utdanningsprogram.

NTNUs to masterprogram i eiendom dekker fagområdet fra både et utviklings- og et forvaltningsperspektiv, og det er utgitt flere bøker på norsk som dekker eiendomsutvikling samt plan og byggeprosess. Samlet utgjør disse bøkene et viktig kunnskapsgrunnlag for norsk for utdanning og praksis innen eiendom. Men vi ser det som viktig at vi innenfor høyere utdanning har samarbeid med internasjonale forsknings- og utdanningsmiljø. Vi har derfor i stor grad knyttet innholdet i denne læreboken i eiendomsforvaltning – FM opp mot noen viktige publikasjoner utgitt på engelsk av fagmiljø vi samarbeider med i Danmark, Nederland og England.

Stor takk til Ole Tolstad og Nadia Buer Haugen, som har hatt ansvar for den grafiske utformingen med fotos og illustrasjoner, og til Ole for kvalitetskontroll av hele boken. Og mange takk til Kaja Indergård, som har bidratt med redigering av tekster og manus.

Takk til professor Carmel Margaret Lindkvist, ph.d. Dave Collins, professor emeritus Svein Bjørberg og førsteamanuensis Nora Johanne Klungseth, som har bidratt med viktige faglige innspill og kvalitetskontroll.

Bjørberg har bidratt og kvalitetssikret kapittel 1 og 2, Lindkvist er hovedforfatter av kapittel 11, og Klungseth er hovedforfatter av delkapittel 10.7 om renholdsplanlegging.

Takk også til partnerbedriftene og Senter for eiendomsutvikling og forvaltning, som har gitt støtte til arbeidet med den nye læreboken.

NTNU, Senter for eiendomsutvikling og forvaltning, april 2020

Tore Brandstveit Haugen

Eiendomsforvaltning.indd 6

Olav Egil Sæbøe

Margrethe Foss

08.07.2020 11:27

Innhold Kapittel 1

__________________________________________________________________________________________

11

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Kapittel 2

Innledning Et fagområde i utvikling En forenklet FM-modell Sentrale norske begreper og definisjoner To hovedretninger innen FM Eiendomsforvaltning/FM inngår i hele livsløpet fra «vugge til grav» Kriterier for god eiendomsledelse Eiendomsforvaltning/FM de neste 10–15 år

__________________________________________________________________________________________

11 12 15 16 22 23 25 28 31

Eiendomsforvaltning/FM i et historisk perspektiv Innledning Prinsippene for godt vedlikehold ble skrevet i romertiden 1960-tallet – fra sanering til byfornying 1970–1980-tallet – Fra byfornying til FDV og årskostnader Utviklingen av FM internasjonalt 1990-tallet – Nye styringsmodeller for eiendomsforvaltning/FM Utviklingen av teorier og modeller for FM – og mer profesjonelle eiendomsforvaltere 2.8 Bestiller–utfører-modellen i kommunal eiendomsforvaltning

31 32 32 36 41 42

__________________________________________________________________________________________

51

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Kapittel 3

44 47

God eiendomsforvaltning gir verdiskaping og nytte 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Eiendomsforvaltning.indd 7

Innledning Hva er verdi og verdiskaping?

Verdiskaping i eiendomsforvaltning Ulike eierskap vil ha ulike strategier og målsettinger Verdidrivere i eiendomsforvaltning/FM Et verdikart for eiendomsforvaltning/FM Verdi, digitalisering og bærekraft

51 52 53 56 64 67 70

08.07.2020 11:27

Kapittel 4

__________________________________________________________________________________________

73

Bærekraftig eiendomsforvaltning/FM Innledning Bærekraftig eiendomsforvaltning – hva er hovedutfordringene?

Hvordan svarer vi på hovedutfordringene?

Mulige strategier og retninger for utviklingen av mer bærekraftig eiendomsforvaltning Prosessen for integrering av bærekraftperspektivet i eiendomsforvaltning Merkeordninger, sertifisering og analyseverktøy for bærekraftige bygninger Miljøavtaler – Grønne leiekontrakter Nullutslippsbygninger – Nullutslippsnabolag NS 3720 Klimagassberegninger for bygninger Sirkulær økonomi for en bærekraftig eiendomsforvaltning/FM

73 75 77

__________________________________________________________________________________________

95

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

Kapittel 5

79 82 84 86 89 89 91

Strategiutvikling i eiendomsforvaltning/FM

Kapittel 6

5.1 Innledning 5.2 Målformulering 5.3 Utvikling av en strategi innen eiendomsforvaltning/FM

95 96 99

__________________________________________________________________________________________

107

Roller og kompetanse i eiendomsforvaltning/FM 6.1 6.2 6.3 6.4

Kapittel 7

Innledning Samspillet mellom ulike aktører og ansvarsroller Rollene innen eiendomsforvaltning/FM Kompetansebehov og koordinering på tvers av nivåer og roller

__________________________________________________________________________________________

107 108 110 116 119

Organisering, ledelse og styring 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Kapittel 8

119 120 121 134 138

Innledning Felles vurderingsfaktorer Sentral eller desentral organisering Ledelse og styring Ledelse over landegrensene

__________________________________________________________________________________________

143

Kvalitetsstyring i eiendomsforvaltning/FM 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

8

Eiendomsforvaltning.indd 8

Innledning Kvalitetsstyringen starter med strategi og mål Vurdering og valg av tjenesteleverandører for FM-tjenester Tjenestenivåavtale – Service Level Agreement (SLA) Måling av tjenesteytelser – i og utenfor avtaler Benchmarking – en forbedringsprosess i kvalitetsstyring

143 145 147 153 158 163

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

Kapittel 9

__________________________________________________________________________________________

169

Økonomistyring i eiendomsforvaltning/FM 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11

Kapittel 10

Innledning Viktige faser i økonomistyringen Forretningsplaner for eiendommer Organisasjonsbasert eller aktivitetsbasert økonomistyring Kontoplaner og styringssystemer Nøkkeltall for kommunal og fylkeskommunal eiendomsforvaltning Nøkkeltall for næringseiendom – kontorbygninger Intern husleie – teori og modell Internhusleie i statlig sektor Internhusleie i kommunesektoren Livssykluskostnader – LCC (Life Cycle Costs) i NS 3454

__________________________________________________________________________________________

169 170 171 172 173 175 177 179 181 183 185 191

Drift og vedlikeholdsplanlegging 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7

Kapittel 11

Innledning Oppgaver og aktiviteter Ulike vedlikeholdsstrategier Fra strategi til drifts- og vedlikeholdsplaner System for driftsplanlegging Energi- og miljøledelse Renholdsplanlegging

__________________________________________________________________________________________

191 192 194 199 202 203 205 215

Informasjonsledelse i eiendomsforvaltning/FM 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8

Innledning Digitalisering og bærekraft som drivkrefter i utviklingen av FM FDV-dokumentasjon Strategisk tilnærming til utvikling av informasjonsstyringssystemer i FM Overlevering av informasjon fra plan og byggefase til bruk og DV Bygningsinformasjonsmodellering (BIM) og FM Åpne standarder og interoperable systemer Videre digitalisering av eiendomsforvaltning/FM

215 217 220 222 225 226 230 231

Referanser

__________________________________________________________________________________________

233

Vedlegg

__________________________________________________________________________________________

239

Engelsk terminologi for eiendom og FM Stikkord

__________________________________________________________________________________________

241

Forfatteromtaler

__________________________________________________________________________________________

247

Innhold

Eiendomsforvaltning.indd 9

9

08.07.2020 11:27

Bilde 1.1 Transformasjon og utbygging av Oslo havneområde med eiendommer og bygninger for ulike formål. Lambda, det nye Munch-museet, nye Deichmanske bibliotek og Operaen ligger sentralt i utviklingen av området, men det er også store arealer for næringsvirksomhet og boliger i en urban struktur. Eiendomsforvaltning/FM handler ikke bare om de enkelte bygningene, men også om større eiendomskompleks og ute-/ fellesområdene mellom bygningene. Foto: O. Tolstad.

Eiendomsforvaltning.indd 10

08.07.2020 11:27

Kapittel 1 Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

1.1

Innledning

De viktigste utfordringene for eiendomsforvaltning og Facility Management, i dag og mange år framover, vil være knyttet til å utvikle mer bærekraftige løsninger og digitalisering som bidrar til effektivisering og verdiskaping for bedrifter og samfunnet. Det mest klima- og ressursvennlige alternativet for å dekke økt arealbehov og/eller nybygg er alternativet med å ikke bygge nytt. Bedre bruk og utnyttelse av eksisterende bygninger gjennom sambruk vil i det lange løp bruke minst ressurser og bidra mest til reduksjon av klimagassutslippene fra bygninger.

Bærekraftige og fleksible bygninger og arealer i fokus Statsbyggs administrerende direktør Harald Vaagaasar Nikolaisen sier i et intervju publisert i Bygg.no 18.03.2019: «jeg er opptatt av at vi i framtiden må belaste miljøet mindre og utnytte de arealene vi alt har langt bedre, og legger til: Halvparten av alle kontorer i Europa står tomme til enhver tid. Dette representerer en sløsing med ressurser som vi ikke kan leve med i et miljøperspektiv». Statsbygg er landets største offentlige byggherre og eiendomsforvalter, og er dermed en sentral premissgiver for hvordan offentlige bygg og eiendommer skal forvaltes i kommende år.

Eiendomsforvaltning.indd 11

08.07.2020 11:27

1

Eiendomsnæringen har fra 1980-tallet blitt en stor og tydelig del av BAE-næringen (bygg, anlegg og eiendom) i Norge og internasjonalt. BAE-næringen har primært en nasjonal karakter i Norge som i de fleste land, men det finnes en rekke internasjonale foretak som er store finansielle investorer i eiendom i Norge. De internasjonale selskapene vurderer eiendom som investeringsobjekt i forhold til kjøp, utvikling og salg, men de er også opptatt av verdien av god eiendomsforvaltning. Det er også flere internasjonale bedrifter som tilbyr FM-tjenester og service i det norske markedet.

Med bakgrunn i oljekrisen i 1973 og økende vektlegging av bevaring og fornying av eksisterende bygninger og byområdet ble man stadig mer opptatt av forvaltning (F), drift (D) og vedlikehold (V) av bygninger og eiendommer. FDV-begrepet ble over tid kjent og brukt av byggeiere, prosjekterende og utførende i byggenæringen, og ikke minst ble livsløpsplanlegging og levetidskostnader kjent med introduksjonen av NS 3454 «Årskostnader for bygninger», som første gang ble utgitt i 1988. Det ble et grunnlag for utviklingen av den profesjonelle eiendomsforvaltningen/FM vi i dag har innen både privat og offentlig sektor. Den siste reviderte versjonen av NS 3454 kom i 2013.

I dette kapittelet er det en kort introduksjon til hva eiendomsforvaltning/FM omfatter av oppgaver og aktiviteter. Kapittelet inneholder også en oversikt over norske begrep og definisjoner for eiendomsforvaltning/FM slik vi bruker dem i denne læreboken. Vi har tatt med eksempler på hvordan eiendomsforvaltning/ FM organiseres og gjennomføres i både privat og offentlig sektor, og hva som er kriterier for god eiendomsforvaltning. Ulike virksomheter har forskjellige behov slik at FM-tjenestene må tilpasses ulike eiere, leietakere og brukere. I privat sektor handler dette mest om forvaltning av ulike næringsbygg og boliger for utleie eller sameier og borettslag. I offentlig sektor har stat, fylker og kommuner ansvar for forvaltning av formålsbygg som museum, skoler, sykehjem og barnehager. Det gis også en oversikt over bygg og eiendomsmassen vi har i Norge, fordelt på hovedkategoriene boliger, og private og offentlige næringsbygg.

I vedlegg 1 er det gitt en oversikt over engelske begrep og definisjoner som brukes internasjonalt innenfor eiendom (Real Estate) og FM.

1.2

Et fagområde i utvikling

Eiendom, både eiendomsutvikling og eiendomsforvaltning, har som fagområde vært gjennom en stor utvikling de siste 30–40 årene. I perioden fra 1990 har vi brukt noe ulike begrep for fagområdet. Det har omfattet bygningsforvaltning, FDVU som inkluderte utvikling, bygg og eiendomsforvaltning, fasilitetsstyring og Facility Management (FM).

Ifølge Byggordboka (Mørk et al., 2018) omfatter bygningsforvaltning alt arbeid med den eksisterende bygningsmassen, og skal ivareta at bygningene fungerer optimalt for sine brukere, eiere og omgivelser over tid. Begrepet brukes delvis synonymt med bygg- og eiendomsforvaltning og fasilitetsstyring/Facility Management. Bygningsforvaltning går ut på å ta hensyn til brukernes behov gjennom hele byggets levetid, fra å ivareta hensyn til bruksfasen i planlegging og bygging av nybygg eller ombygging, via drift og vedlikehold til rivning ev. restaurering.

12

Eiendomsforvaltning.indd 12

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

Vi har valgt å bruke eiendomsforvaltning og Facility Management forkortet til eiendomsforvaltning/FM som begrep for fagområdet som dekkes av denne læreboken.

Begrepet Facility Management oppsto og ble utviklet i USA på slutten av 1970-tallet. Planlegging og forvaltning av kontorbygninger og arbeidsplasser var den gang i fokus, og FM utviklet seg som nytt fagområde fra profesjoner som eiendomsdrift, vedlikehold og prosjektplanlegging. Konseptet ble senere videreutviklet også i Europa, og søkelyset er etter hvert blitt mer rettet mot bygningenes totale funksjonalitet som driftsmiddel for ulike typer virksomhet og mot støttetjenestene til brukerne/arbeidsplassene.

Etter hvert som FM har utviklet seg, har en del faglige uttrykk fått klarere definert innhold, og det er tatt i bruk en rekke nye betegnelser, termer og forkortelser.

Våre egne FDV + Utvikling (U) og Service (S) dekker godt de viktigste presiseringene i de mest brukte internasjonale eiendomsforvaltnings-/FM-definisjonene.

Den første norske standarden (NS) for fasilitetsstyring kom i 2006 basert på den europeiske CEN-standarden fra 2004, som definerte begrepet Facilities Management. I norsk versjon (NS-EN 15221-1-2006) ble Facility Management – Fasilitetsstyring – definert som å omfatte «Integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter».

I temahefte 1 fra 2008 er det en tydeligere vektlegging av bygningen og eiendommen, der «eiendomsforvaltning/FM er et samlebegrep for alle oppgavene og aktivitetene som er nødvendige for at en bygning tilfredsstiller kravene til funksjonell, teknisk og estetisk standard slik disse kravene er stilt fra brukere og eiere» (Haugen 2008). I norsk sammenheng har vi også brukt beskrivelsen fra Sæbøe og Blakstad (2009): «Fasilitetsstyring er ledelsesoppgaver i eiendomsutvikling og -forvaltning, samt koordinering og ledelse av annen tjenesteyting som har til hensikt å dekke behov hos brukere/leietakere som eier eller leier i eller i tilknytning til bygninger».

I 2017 fikk vi de første globale FM-definisjonene i standardene: · ISO 41011:2017 Facility Management – Vocabulary · ISO 41012:2017 Facility Management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements.

1

Det europeiske standardiseringsrådet CEN besluttet i 2017 at disse to standardene skulle adopteres som europeiske standarder og erstatte CEN-standardene fra 2007. Med basis i den nye internasjonale ISO 41011-standarden ble den norske standarden Fasilitetsstyring (FM) – Terminologi i 2018 endret til å definere FM som «en ledelsesfunksjon i en virksomhet understøtter mennesker, sted og prosess med det formål å forbedre mennesker livskvalitet og produktiviteten til kjernevirksomheten innenfor et bebygd område».

Definisjonen av FM fra 2018 har en generell karakter slik at den kan understøtte FM innenfor en stor bredde av virksomhetsområder for bedrifter og organisasjoner, og for å utvikle FM som service og tjenesteområder i ulike land, kulturer og forretningsområder.

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 13

13

08.07.2020 11:27

Senter for eiendomsutvikling og -forvaltning Senter for eiendomsutvikling og -forvaltning ved NTNU ble etablert i år 2000 som et utviklingsprosjekt i samarbeid med sentrale private og offentlige aktører innen eiendomsutvikling og eiendomsforvaltning.

Fra oppstarten av senteret har vi hele tiden fokusert på å utvikle fagområdet ut fra en forståelse av sammenhengen mellom utdanning, forskning og praksis/innovasjon. Vi kaller dette et kunnskapstriangel (Bröchner et al., 2019), og det har vært et grunnlag for utviklingen av det tverrfaglige samarbeidet i de to masterstudiene i eiendomsutvikling og -forvaltning som ble startet i 2005 og 2006 ved NTNU.

1

Bilde 1.2 Livsløpsperspektivet – Metamorfose – Senter for eiendomsutvikling og -forvaltning, NTNU, har fra oppstart i år 2000 hatt som prinsipp at livsløpsperspektivet for bygg og eiendom må sees som en syklisk prosess fra eiendomsutvikling, design og bygging til FDV – der utvikling og forvaltning knyttes sammen.

Gjennom ulike forsknings- og utviklingsprosjekter i samarbeid med norske og internasjonale samarbeidsparter, doktorgradsstudier og masteroppgaver har vi utviklet det teoretiske kunnskapsgrunnlaget for fagområdet eiendomsforvaltning/FM. Dette har blitt samlet og utgitt som ulike temahefter og lærebøker gitt ut i perioden 2008 til 2019.

I denne boken bygger vi videre på: · Haugen, Tore. Temahefte 1: Facility Management – Forvaltning, drift og vedlikehold, Tapir, 2008. · Sæbøe, Olav og Blakstad, Siri H. Temahefte 2: Fasilitetsstyring – Facilities Management. Verdiskaping – Verdiøkning – Verdibevaring, Tapir, 2009. · Cold, Birgit. Temahefte 3: Her er det godt å være – om estetikk i omgivelsene, Tapir, 2010. · Valen, Marit, Olsson, Nils, Bjøberg, Svein og Gissinger, Håkon K. Temahefte 4: Bygningsvedlikehold – Bedre planlegging – en nøkkel til bedre vedlikehold, Tapir, 2011.

Vi viser også til de to lærebøkene som er utgitt i samarbeid med Fagbokforlaget: · Leikvam, Gunnar og Olsson, Nils. Eiendomsutvikling, Fagbokforlaget, 2014. · Hansen, Geir K. Samspillet i byggeprosessen, Fagbokforlaget, 2019.

14

Eiendomsforvaltning.indd 14

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

1.3 En forenklet FM-modell Eiendomsforvaltning/FM er et samlebegrep for alle de oppgavene og aktivitetene som er nødvendige for at en bygning tilfredsstiller kravene til funksjonell, teknisk og estetisk standard slik disse kravene er stilt fra bygningens brukere og eiere. Dette kan være krav til standard og ytelse slik det var stilt til bygningen når den var overlevert som nybygg, eller slik kravene stilles fra dagens brukere der en må ta hensyn til behovet for endringer og tilpasninger til ny bruk og nye tekniske krav fra brukere, eiere og offentlige myndigheter.

I eiendomsforvaltning/FM kan en ha ansvar for bare en enkelt bygning med tekniske installasjoner og utomhusområder, men vanligvis vil en eiendomsforvalter ha ansvar for flere bygninger med ulike funksjoner og fra ulike tidsperioder. For eiendomsforvaltningen i en kommune betyr det forvaltning av skoler, barnehager, sykehjem, sykehus, kulturbygg, administrasjonsbygg, utleieboliger og bygninger for sport og fritidsaktiviteter.

Eiendomsforvaltning/FM omfatter litt forenklet:

1

Eiendomsforvaltning/FM

= Forvaltning av eiendomsverdier

+ Vedlikeholds- og utviklingsaktiviteter

+ Driftstjenester til eier og brukere av eiendommen

+ Støtte og service til brukere på arbeid i bygningene

Tradisjonelt har eiendomsforvaltning, drift og vedlikehold vært sett på som en støttefunksjon tett integrert med bedriftens eller organisasjonens hovedaktiviteter (kjernevirksomhet). Fra 1990-tallet har det blitt et mye klarere skille mellom rollene som eier, forvalter og bruker av bygninger både i privat og offentlig sektor.

Eiendomsbransjen har vært gjennom en sterk utvikling, slik at vi i dag har bedrifter som leverer spesialtjenester innen drift, vedlikehold og service. Andre bedrifter tar primært på seg forvaltningen av bygg og eiendommer for en eiendomsinvestor, og noen firma tar alle oppgavene som eier, forvalter og drift og vedlikehold.

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 15

15

08.07.2020 11:27

VAKT/ SIKRING BRANN

AREALDISPONERING

UTVIKLING FORVALTNING AV AREAL

RESEPSJONSTJENESTER

KLIMASTYRING/ DRIFT

SAMME TJENESTER FOR ULIKE BRUKERBEHOV DRIFT

DATA/TELE

VEDLIKEHOLD

ENERGI VARME

TRANSPORT BRØYTING UTVIKLING

FORVALTNING KJERNEVIRKSOMHET: SKOLE

1

RENHOLD

FORVALTNING AV EIENDOM

FORPLEINING KANTINE

SERVICE

RENOVASJON AVFALL

PROSJEKTER, NYBYGG/ REHABILITERING

VANN/AVLØP

Figur 1.1 Oversikt over ulike FM-tjenester som er aktuelle for ulike virksomheter med forskjellige behov. FM-tjenestene kan i utgangspunktet være like, men må tilpasses ulike behov for eiere, leietakere og brukere. Her er det illustrert hvilke tjenester innen eiendomsforvaltning/FM som er aktuelle for en offentlig skole, der kjernevirksomheten er utdanning.

1.4 Sentrale norske begreper og definisjoner Forvaltning (F) er ofte generelt beskrevet som en overordnet funksjon som omfatter ledelse, planlegging, organisering og styring av nærmere definerte arbeidsoppgaver (Mørk et al., 2018).

Eiendomsforvaltning omfatter i prinsippet alle faser i en eiendoms livssyklus (NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle): · erverv gjennom kjøp, ekspropriasjon, prosjektering og bygging · forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling · avhending ved salg, bortfeste, gave eller overførsel · rivning, gjenbruk og deponering

16

Eiendomsforvaltning.indd 16

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

Under forvaltningsbegrepet i denne sammenheng hører også bygningsforvaltning og arealforvaltning.

Arealforvaltningen omfatter oversikt over størrelse, kategori og kvalitet på samtlige tilgjengelige arealer, bruken/brukspotensialet for arealene og eventuelle retningslinjer og bestemmelser for disponeringen.

Bygningsforvaltning omfatter alle aktiviteter med den eksisterende bygningsmassen, og skal sørge for at bygningene fungerer optimalt for eiere, brukere og omkringliggende miljø over tid. Begrepet benyttes gjerne synonymt med Facility Management (FM), selv om FM generelt er et begrep som er mer omfattende. Brukere omfatter de enkelte arbeidstakere, organisasjonen som er i bygget, FM-personale og besøkende.

FM FASILITETSSTYRING

NS 3454: KOSTNADSKLASSIFIKASJONER FOR LIVSSYKLUSKOSTNADER FOR BYGGVERK 2. FORVALTNINGSKOSTNADER

3. DRIFT OG VEDLIKEHOLDSKOSTNADER

4. UTSKIFTNINGSOG UTVIKLINGSKOSTNADER

SKATTER OG AVGIFTER

DRIFT

UTSKIFTNING

ENERGI

REGELMESSIG RENHOLD

VASK OG SIKKERHET

FORSIKRINGER

VEDLIKEHOLD

UTVIKLING

VANN OG AVLØP

PERIODISK RENHOLD

SENTRALBORD OG RESEPSJONSTJENESTER

EIENDOMSLEDELSE OG ADMINISTRASJON

REPARASJON AV SKADER

RENOVASJON

EKSTRAORDINÆRT RENHOLD

KANTINE/ CATERINGSERVICE

RENGJØRINGSRELATERTE OPPGAVER

MØBLER OG INVENTAR

5. FORSYNINGSKOSTNADER

6. RENHOLDSKOSTNADER

7. SERVICE-/ STØTTEKOSTNADER TIL KJERNEVIRKSOMHETEN

1

FLYTTING AV ARBEIDSPLASSER

+ DIVERSE FM-TJENESTER

Figur 1.2 Eiendomsforvaltning/FM. Figuren viser inndeling av ulike aktiviteter etter den sist revisjonen av NS 3454 i 2013.

Den viktigste endringen er at hovedpostene nå inkluderer (5) Forsyningskostnader, (6) Renholdskostnader tilknyttet byggverket, og at FM/fasilitetsstyring er samlet som (7) Service-/støttekostnader til kjernevirksomheten.

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 17

17

08.07.2020 11:27

1

Drift (D) omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at eiendommen/bygningen med tekniske installasjoner skal fungere som planlagt, både funksjonelt, teknisk og økonomisk.

Dette omfatter generell drift og ettersyn av bygningsdeler og installasjoner, herunder planlegging av driftsoppgaver, løpende driftsfunksjoner og ettersyn av bygningsdeler og installasjoner, samt ansvar for serviceavtaler der det er aktuelt, som f.eks. renhold, avfallshåndtering, vakthold og sikring.

Hos eiendomsforvaltere som er organisert i et Facility Management-konsept kan drift også omfatte serviceytelser som f.eks. resepsjonstjenester, arbeidsplasstjenester, kantine og møteromstjenester. Denne type kostnader kalles i NS 3454:2013 for service-/støttekostnader til kjernevirksomheten.

I praksis er det ofte vanskelig å skille mellom løpende vedlikehold og driftsaktiviteter. I NS 3454:2013 er kostnader til drift, vedlikehold og reparasjon av skader samlet i en hovedpost, men skilt på underpostnivå.

Forsynings- og renholdskostnader er derimot skilt ut i egne hovedposter. Ved beregning av nøkkeltall er det viktig at fordelingen av kostnader skjer etter de samme retningslinjer.

Vedlikehold (V) er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvalitetene i en eiendom/bygning og de tekniske installasjoner på et fastsatt nivå, og å sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid. Utskifting av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen, og med tilsvarende standard, defineres som vedlikehold.

For verneverdige bygg er det et mål at vedlikeholdet i størst mulig grad utføres med bruk av opprinnelige materialer og håndverksteknikker.

Det er vanlig å skille mellom:

· ·

Løpende vedlikehold: Tiltak for å rette på tilfeldige skader eller mangler. Ikke planlagte utskiftinger av bygningsdeler eller komponenter som følge av hærverk, innbrudd, akutte skader e.l. Kostnadene regnes som en del av den løpende driften.

Planlagt, forebyggende vedlikehold: Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Forebyggende vedlikehold kan deles i: – Intervallbundet vedlikehold: Utføres regelmessig etter faste vedlikeholdsinstrukser gitt av planleggere, entreprenører eller leverandører. Enkelte komponenter vil da bli skiftet ut før det er teknisk nødvendig.

– Tilstandsbasert vedlikehold: Planlagte arbeider basert på regelmessige tilstandsanalyser, f.eks. hvert år.

Hovedformålet er å iverksette nødvendige tiltak til rett tid og slik oppnå et mer optimalt vedlikehold.

Dette kan gi kvalitetsmessige og økonomiske fordeler når det gjelder fast/periodisk vedlikehold.

Utvikling (U) omfatter oppgaver som må utføres for å oppgradere og tilpasse en eiendom/bygning til nye krav fra eiere, brukere, marked og/eller myndigheter og derved utvikle og opprettholde en bygnings verdi i takt med endrede behov som alternativ til rivning og nybygging. Oppussing vil i henhold til dette defineres som vedlikehold eller utvikling, avhengig av intensjonen.

Dette er i samsvar med prinsippene om bærekraftig bygging, som har ført til en dreining fra «utbyggingssamfunn» til «vedlikeholdssamfunn».

Gangen i slik eiendomsutvikling omfatter ulike faser som begynner med at det utarbeides en konseptbeskrivelse av prosjekt-/utviklingsideer og avsluttes med overgang til forvaltning av nyprodusert eiendom

18

Eiendomsforvaltning.indd 18

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

etter at nye eiere har overtatt, eller at eiendomsutvikler/byggherre selv forvalter eiendommen basert på utleie eller egen bruk.

Et viktig skille i det norske offentlige systemet for planlegging og byggesaksbehandling går mellom de tidlige fasene: · til og med oppnådd reguleringsstatus når det er fastsatt hva utviklingseiendommen kan utnyttes til, og de etterfølgende fasene: prosjektering, kontrahering, salg, bygging og endelige eiendomsoverdragelser. · Service (S) omfatter oppgaver som utføres for å støtte primærvirksomheten i bruk av eiendommer med bygninger og tilliggende arealer. Dette er oppgaver som ikke direkte har med eiendomsforvaltning å gjøre, men som ofte ytes der eiendomsforvaltningsmiljøet inngår i en mer omfattende Facility Management-organisering (se under Facility Management).

Service kan i denne sammenhengen omfatte oppgaver for både eiere, kjernevirksomhet/brukere og leietakere i bygningene og også utøves/leveres til disse på andre lokasjoner og uavhengig av bygningene.

Eksempelvis er service/støttekostnader til kjernevirksomheten tatt inn som et tillegg i NS 3454 med følgende underposter: · Vakt og sikkerhet · Sentralbord- og resepsjonstjeneste · Kantine/cateringtjeneste · Møbler og inventar · Flytting/rokering av arbeidsplasser · Tele- og IT-tjenester · Post- og budtjeneste · Rekvisita- og kopieringstjeneste · Administrativ støtte

1

Potensial (P)/Verdi angir eiendommens utviklingspotensial til forbedret/alternativ anvendelse dersom eiendommen/bygningen bygges om eller bygges på, samt eventuelt med tilbygg og utvikling av omkringliggende/tilhørende miljø.

Eiendommens potensial er en strategisk verdi som ikke tallfestes i livssykluskostnadene (NS 3454), men som anslås i verdivurderinger i Facility Management og bygg- og eiendomsforvaltning. Når potensialet eventuelt blir realisert, konverteres kostnadene til en kapitalkostnad og en eventuell vurdert merverdi til markedsverdien.

Facility Management (FM) I NS-EN 15221-1:2007, som er en norsk standard oversatt fra den europeiske, ble FM definert som: «Integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter».

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 19

19

08.07.2020 11:27

1

Denne definisjonen ble ti år senere erstattet av de første globale FM-definisjonene i NS-EN-ISO 41011:2017. I engelsk originaltekst omfatter dette: «organizational function which integrates people, place and process within the built environment with the purpose of improving the quality of life of people and the productivity of the core business».

I norsk standard NS-EN ISO 41011:2018 er dette oversatt til: «en ledelsesfunksjon i en virksomhet som understøtter mennesker, sted og prosess med det formål å forbedre menneskers livskvalitet og produktiviteten til kjernevirksomheten innenfor et bebygd område».

I NS 3454:2000 ble FM definert slik: «FM omfatter alle aktiviteter innenfor begrepene FDVUSP og utøves på strategisk/taktisk nivå».

Nordic FM, som var et faglig FM-nettverk for Norge, Danmark, Sverige, Finland og Island, ble i 2012 enige om at FM-begrepet skulle forstås som: «FM omfatter koordinering og ledelse av tjenestebehov og støttetjenester til kjernevirksomheten i privat og offentlig virksomhet. Det strekker seg fra full forvaltning og teknisk drift av bygninger og arealer til ulike slags fasilitetstjenester og andre støttetjenester. Tjenestene skal være optimalt tilpasset til organisasjonens, til arbeidsplassens og til den individuelle brukers behov».

Målet er å øke effektiviteten og tilføre verdier til kjernevirksomheten.

FM setter først og fremst brukeren/individet i fokus ved at miljøet legges til rette slik at kjernevirksomheten kan utføres på en optimal måte. Det omfatter faktorer som helse, miljø og sikkerhet, ulike trivselsfaktorer, arbeidsplass, innemiljø, lys, lyd, resepsjon, kantine og vakthold.

Basert på den nordiske tilnærmingen kan FM omfatte fem hovedområder: · Økonomi og finansiering · Eiendoms- og arealforvaltning · Drift, vedlikehold og utvikling · Tjenester basert på virksomhetsbehovene · Helse, miljø og sikkerhet (HMS) FM er primært en ledelses-/styringsfunksjon på strategisk/taktisk nivå med god faglig innsikt og behovsforståelse på operasjonelt nivå (tjenesteproduksjon/anskaffelser).

Typiske management-interesser og -roller innenfor FM kan være følgende kategorier: · Kapitalforvaltning: Vekt på byggene som verdiobjekt (utvikling, kjøp, salg, utleie, bevaring) · Arealforvaltning: Vekt på utvikling av potensialet i en bygning og effektiv arealutnyttelse · Operasjonell forvaltning: Vekt på driftsteknologi, drift, vedlikehold og utvikling av bygninger · Brukerrettet forvaltning: Vekt på å tilfredsstille brukere/kunder i gode og verdiskapende arbeidsmiljøer · Servicerettet forvaltning: Vekt på å produsere / skaffe rett tilpassede støttetjenester (eksempelvis resepsjon/ servicesenter, kantine, renhold, vakt og sikring) Kjernevirksomhetenes behov for bygninger/driftsmidler og tjenester varierer med type virksomhet og mål.

Organiseringen av FM og ressursbehov må derfor tilpasses kjernevirksomhetens behov til enhver tid. Dette er uttrykt slik i ISO TR 41013:2017 basert på en uoffisiell norsk oversettelse:

20

Eiendomsforvaltning.indd 20

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

«Det finnes ikke én enkel generell modell for hvordan en organiserer FM. Løsninger er avhengig av en rekke faktorer, som omfatter de følgende faktorene: · geografisk lokalisering · organisatorisk risiko · hvor viktig oppdraget er · tilgjengelighet/tilbud av støttetjenester · gradene av ferdighet, ekspertise og kapasitet i eget spesialistmiljø · kjernevirksomhetens organisasjonskultur og ledelsesformer · kjernevirksomhetens forretningsstrategi og posisjon i markedet · behov og krav ved bestilling av tjenester» Det kan også være andre faktorer som er sentrale ut fra hvilke ulike eierskapsmodeller, strategier og rammebetingelser som finnes for private selskap og offentlige byggherrer, eiere og eiendomsforvaltere. Dette går vi nærmere inn på i de følgende kapitlene.

1

KJERNEVIRKSOMHET - STRATEGI - STYRINGSSETT

EIENDOMSFORVALTNING OG FACILITY MANAGEMENT

ANSVARSOMRÅDER

STRATEGI OG FORRETNINGSUTVIKLING

PROSJEKTUTVIKLING OG GJENNOMFØRING

EIENDOM OG ARBEIDSPLASS

VIRKSOMHETSBEHOV KARTLEGGING

EIENDOM OG AREALPLANLEGGING

PORTFOLIOOG EIENDOMSOPTIMALISERING

FM-TJENESTER

INNKJØP AV FMTJENESTER OPPFØLGINGSLEVERANSER

SIKKERHET / HM OG RÅDGIVNING

KOORDINERING MED INTERNE FM-TJENESTER

Figur 1.3 Eksempel på hvordan et stort internasjonalt selskap deler inn eiendomsforvaltning/FM i ulike ansvarsområder.

Selskapet representerer et industrielt eierskap til eiendom der FM er støtteaktiviteter til kjernevirksomheten for selskapet.

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 21

21

08.07.2020 11:27

1.5 To hovedretninger innen FM

1

Utviklingen av FM som teoretisk fagområde og som profesjon/praksis har i Europa, og internasjonalt, hatt to hovedretninger. Den ene retningen har vært knyttet til de fysiske objektene som eiendommer, bygninger, tekniske anlegg og informasjonsteknologi representerer. Den andre utviklingsretningen har tatt utgangspunkt i service og støttetjenester for virksomhetene «som huses» med spesiell vekt på brukere og kunder slik det gjøres innen servicenæringene. Tjenestene er ofte enkelttjenester som kantine, catering, losji m.m., som blir kjøpt inn enkeltvis fra ulike leverandører eller som pakker med FM-leveranser. De store FM-selskapene tilbyr gjerne samlede pakker eller en leveranse som kan dekke alle FM-tjenester. Dette omtales i en del fagbøker og i praksis som Total FM, eller som Total Facility Mangement, som er tittelen på Atkin og Brooks’ (2015) lærebok som dekker FM i et helhetlig perspektiv.

I en del sammenhenger vil en se at dette blir omtalt som myke og harde FM-tjenester, der myke FMtjenester omfatter service og støttetjenester, og harde FM-tjenester er knyttet til drift av bygning og tekniske anlegg. Dette er illustrert i tabell 1.1.

Tabell 1.1 FM inndelt i harde og myke tjenester basert på RICS (2018) Strategic facility management framework.

FM – drift av bygning og tekniske anlegg • større vedlikeholdsarbeid og ombygginger • bygg- og vedlikeholdsarbeider knyttet til innvendig tak, dører, tepper, gulv • energiledelse med drift av varme-, ventilasjons- og klimaanlegg • strømforsyning, inkludert lokale systemer (fornybar energi som solenergi og vind, og ikke fornybar energi) • vannforsyning og avløp • inventar, inkludert skrivebord, stoler, skilting, belysning og annet utstyr • data- og IT-løsninger

FM – service og støttetjenester • • • • • • • • • •

rengjøring av arealer og bygninger kantine/catering vakthold og sikkerhet post og vareleveranser resepsjonen og sentralbord dokumentarkivering konferansetjenester og servicedesk uniformer og vask ledelse av bilpark grøntområder/planter

Imidlertid er det andre aspekter av FM som ikke passer riktig inn i dette skillet mellom harde og myke FMtjenester. Dette kan inkludere: · miljøstyring · helse og sikkerhet · endringsprosesser og flytting · utforming av arbeidsplassløsninger · prosjektledelse for mindre bygningsarbeider · skadedyrbekjempelse · avfallshåndtering og gjenvinning

22

Eiendomsforvaltning.indd 22

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

Myke FM-tjenester dekker tjenester som direkte påvirke kunder og andre tjenestebrukere. Dette omfanget er betydelig. Et skille mellom harde og myke FM-tjenester kan derfor være kunstig og forhindre god praksis i integrering av ulike FM-tjenester (RICS, 2018). Det kan også hindre en samlet kundefokusert FM-leveranse basert på integrerte løsninger utviklet i samarbeid mellom bestillere og leverandører av FM. Eiendomsforvaltere bør avklare hvordan de ulike FM-tjenestene en har behov for, best kan integreres som del av større leveranser der en tar hensyn til både «harde» og «myke» tjenester.

Eiendomsforvaltning/FM handler om mye mer enn styring av bygninger og tjenester. Gode FM-tjenester er avgjørende for at kjernevirksomheten for en privat bedrift eller en offentlig etat oppnår de mål og resultatene som er satt, og at eiendommen med bygning og tjenester bidrar til samfunnsmessig verdiskaping og nytte.

Som støttefunksjon har FM sine egne strategier og mål, men det bør sikres at de blir samordnet med de strategiske og taktiske målene for organisasjonen eller bedriften den betjener. Det må være et veldig tydelig iterativt forhold mellom bedriftens mål og ressursplanlegging, aktiva-styring og anleggsledelse. Strategier må være realistiske og robuste, og en må kjenne begrensninger og utfordringer som må løses for å levere optimalt resultat til en gitt pris.

Strategisk FM bør også være klar over og anvende løsninger som kan bidra til økt produktivitet og effektivitet. Det må gå utover det å bare forvalte bygninger og infrastruktur, til aktivt å bidra i saker relatert til anskaffelse og avhending av eiendommer, utforming av arbeidsplasser og til utvikling og innføring av nye arbeidsmetoder og teknologiløsninger. Mål kan være å skape og levere gode arbeidsplassløsninger som forbedrer rekruttering av ansatte og bidrar til et godt arbeidsmiljø og generell suksess for organisasjonen.

Det bør også inkludere operativ bærekraft, energibruk, miljø og sikkerhet. Dette bli nærmere gjennomgått i kapittel 3 og 4.

1

1.6 Eiendomsforvaltning/FM inngår i hele livsløpet fra «vugge til grav» Bygninger planlegges, prosjekteres og bygges for å løse funksjonelle behov. Det kan være behov for en ny bolig, en skole eller et kontorbygg for et privat firma. At bygningen løser funksjonelle behov, betyr at den skal gi rom for den aktiviteten som skal skje i bygningen, og at den samtidig tilfredsstiller fysiologiske behov til de som bruker bygningen. En bygning skal også tilfredsstille kravene til et godt innemiljø og skape trivsel for alle brukere.

Under planlegging og prosjektering tenker vi tradisjonelt mest på å løse de behovene en har for arealer på kort sikt. Arealbehovene sammen med ulike funksjonelle og tekniske krav til bygningen utgjør grunnlaget for det nye bygget vi skal oppføre og ta i bruk. At bygningen skal fungere over lang tid er også sentralt, og vi må vurdere og ta hensyn til om bygningen skal ha en levetid på 30 år, 60 år eller mer enn hundre år. Da må vi i stadig sterkere grad ta hensyn til det som skjer med bygningen gjennom hele livsløpet fra «vugge til grav» der søkelyset settes på forvaltning, drift, vedlikehold og utviklingen (FDVU) som skjer med bygningen over den planlagte levetiden.

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 23

23

08.07.2020 11:27

En forenklet framstilling av hovedfasene fra «vugge til grav» er illustrert i figur 1.4 og viser de tidlige fasene i eiendomsutvikling fra planlegging, prosjektering og produksjon til bruks- og forvaltningsfasen. I bruk og forvaltningsfasen inngår det løpende og periodisk drift og vedlikehold, og større vedlikeholdsarbeider samt ombygginger og transformasjon til ny bruk. Dette kan skje flere ganger gjennom livsløpet for en bygning før det blir aktuelt med rivning og sanering.

REHABILITERING/TRANSFORMASJON

UTVIKLING, PLANLEGGING OG PROSJEKTERING

PRODUKSJON OG UTFØRELSE

1

FORVALTNING, DRIFT, VEDLIKEHOLD

AVHENDING, RIVING OG SANERING

GJENVINNING AV BYGGEMATERIALE

Figur 1.4

Forenklet fremstilling av fasene i levetiden for bygninger. Basert på figur 2.2 i Meld. St. 28: 2011–2012 Gode bygg for eit betre samfunn. Ein framtidsretta bygningspolitikk.

Ytelseskravene til bygg og tekniske installasjoner har stadig økt og dermed gitt en økning av de årlige kostnadene til FDVU. De totale levetidskostnadene for en bygning over en planlagt brukstid kan utgjøre fra 25 % for en bolig til mer enn 50 % for et sykehus. Levetidskostnader for en bygning er summen av kapitalkostnad og nåverdien av alle kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling.

Når en skal vurdere tiltak for eksisterende bygninger, eller vurdere investeringer i energivennlige løsninger for en ny bygning, er det sentralt at vi kan se investeringskostnadene i sammenheng med kostnadene som påløper årlig og periodisk for å opprettholde funksjonell og teknisk standard. Like viktig er det som skjer i den daglige driften gjennom bruk av nøkkeltall og benchmarking for å oppnå effektiv FDV.

Landets bygningsmasse Landets samlede bygningsmasse utgjør en betydelig del av vår nasjonalformue. Den samlede bygningsmassen er i størrelsesorden 385 mill m2 (estimat 2012). Av dette utgjør ca. 129 mill m2 næringseiendom, industri og offentlige bygninger. Kontorbygninger utgjør en betydelig del av næringseiendommene.

Offentlig eide bygninger er skoler, barnehager, sykehjem, sykehus og formålsbygninger som museer, kirker, teater og andre kulturbygg. Boliger utgjør likevel den langt største delen av vår eksisterende bygningsmasse med ca. 265 mill m2. Estimat for perioden 2012–2019 er at samlet bygningsmasse har økt til 400 mill m2.

24

Eiendomsforvaltning.indd 24

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

BOSTEDER OG NÆRINGSBYGG 385 mill. m²

BOSTEDER 256 mill. m²

NÆRINGSBYGG 129 mill. m²

OFFENTLIG 44 mill. m² 11,5 %

PRIVAT 85 mill. m² 22 %

STAT 14 mill. m²

FYLKE 5 mill. m²

Figur 1.5

ENEBOLIGER 168 mill. m² 43,5 %

SMÅHUS 47 mill. m² 12 %

BLOKKER 41 mill. m² 11 %

KOMMUNE 25 mill. m²

1

Fordeling av bygningsareal (BTA) for boliger og næringsbygg. Basert på figur 2.4 i Meld. St. 28: 2012 Gode bygg for eit betre samfunn. Ein framtidsretta bygningspolitikk.

1.7

Kriterier for god eiendomsledelse

Eiendomsforvaltning og kriterier for god eiendomsledelse ble grundig gjennomgått av eiendomsforvaltningsutvalget (Eikelandutvalget), som utredet eiendomsforvaltningen i kommunesektoren i NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren.

Utvalget oppsummerte at «eiendomsforvaltningen bør ta utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommen. Disse rollene har ulike funksjoner og ulikt ansvar i forhold til eiendommen, i forhold til hverandre og i forhold til omgivelsene.»

Utvalget definerte god eiendomsforvaltning slik: «God eiendomsledelse er å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulige rammevilkår for brukernes virksomhet over tid i tillegg til å innfri eiernes, forvalterens og samfunnets krav».

Utvalget spesifiserte også følgende som kriterier for god eiendomsforvaltning i kommunene: 1. Etablering av tydelige og langsiktige politiske mål for eiendomsforvaltningen 2. Etablering av et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Sikre at lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt

Eiendomsforvaltning/FM – hva omfatter det?

Eiendomsforvaltning.indd 25

25

08.07.2020 11:27

4. Delkriterier i forbindelse med målene (1) omfatter: a. Å sikre at brukerbehov er tilfredsstilt b. Effektiv arealutnyttelse c. Godt, verdibevarende vedlikehold d. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning e. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter f. En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen g. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter

1

Målsettinger og kriterier for god eiendomsforvaltning i kommuner og fylkeskommuner er også godt dekkende for statlig eiendomsforvaltning, og hovedprinsippene er også svært relevante for eiendomsforvaltning innen privat sektor selv om ulike eiere vil kunne ha helt andre målsettinger ut fra om de er kortsiktige eller langsiktige eiere og forvaltere av eiendommer.

Bilde 1.3 NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle.

Meld. St. 28: 2011–2012 Gode bygg for eit betre samfunn «Vi formar bygningane våre, deretter formar dei oss, sa Winston Churchill og uttrykte med det kor stor innverknad bygningar har på livet til menneska og samfunnsutviklinga. Dei fysiske omgjevnadane dannar rammene rundt våre liv. Dei kan skaffe oss ly for ver og vind, innby til aktivitetar, gje oss gode opplevingar og skape møteplassar for folk». Dette er del av innledningen i Meld. St. 28: 2011–2012, som er den første meldingen om bygningspolitikk som har blitt lagt fram for Stortinget. Utgangspunktet for meldingen var at gode bygg er en forutsetning for et godt samfunn.

Stortingsmelding 28: 2011–2012 om bygningspolitikk er en omfattende melding som spenner bredt fra planlegging til bruk av bygninger. Det gis innledningsvis en kortfattet oversikt over hele byggsektoren, som omfatter både nybygging og forvaltning og bruk av eksisterende bygninger basert den forenklede fremstillingen av fasene i levetiden for bygninger som vist i figur 1.4.

Hovedutfordringene knyttet til bygging, bruk og drift av bygninger for fremtiden ble belyst med vektlegging av blant annet tiltak rettet mot sikring av byggkvalitet, kostnadseffektivitet og virkemidler for å oppnå mer energieffektive bygg.

I meldingen blir det også presisert at for noen grupper av offentlige bygg så er det et stort vedlikeholdsetterslep. En regner der at omtrent en tredjedel av alle kommunale bygg har god eller tilfredsstillende vedlikeholdstilstand, en tredjedel har delvis utilfredsstillende og en tredjedel har dårlig vedlikeholdstilstand.

Kostnadene for teknisk oppgradering av alle kommunale og fylkeskommunale bygg til normalt god standard ble i 2008 vurdert til 140 milliarder kroner (Bjørberg, 2008). Riksrevisjonens undersøkelser av eiendomsforvaltningen i helseforetak og tilstanden for kirkebygg viste en tilsvarende mangel på vedlikehold.

26

Eiendomsforvaltning.indd 26

Eiendomsforvaltning

08.07.2020 11:27

Haugen | Sæbøe | Foss

Eiendomsforvaltning/Facility Management (FM) omfatter forvaltning av eiendomsverdier, drift, vedlikehold og utviklingsaktiviteter samt servicetjenester til brukere av bygninger og arealer.

EIENDOMSFORVALTNING – FM

I denne boken belyser vi utviklingen av fagområdet i Norge fra FDV-begrepet (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) ble innført på 1980-tallet til dagens internasjonale standarder for FM. Det er lagt vekt på hvordan en kan sikre gode lokaler og service for kjernevirksomheten i bygningene.

Læreboken er tenkt som en samlet innføring til fagområdet og kan brukes i utdanningsprogram på bachelor- og masternivå – og i praksis. Boken inneholder en rekke eksempler fra privat og offentlig eiendomsforvaltning slik at teorien blir lett forståelig for den som ikke kjenner faget fra tidligere.

Det viktigste for FM i tiden fremover er utviklingen av bærekraftige og digitale løsninger som bidrar til verdiskaping for samfunnet og for eiere og brukere av bygninger.

ISBN 978-82-450-3302-1

,!7II2E5-addacb!

Tore Brandstveit Haugen Olav Egil Sæbøe Margrethe Foss

EIENDOMSFORVALTNING FACILIT Y MANAGEMENT