Temahefte 23

orden i arkivet Temahefte nr. 23

For medlemmer av Fagforbundet

temaann_04_11_fel_06-07 05.10.11 09.37 Side 32

FAGBLADETs temahefter gir deg utfordringer, kunnskap, og inspirasjon.

FAGBLADETs temahefter gir deg utfordringer, kunnskap, og inspirasjon.

FAGBLADETs temahefter gir deg utfordringer, kunnskap, og inspirasjon.

Nr 1 TVERRFAGLIG SAMARBEID gjennom gjensidig respekt og Nr 1for TVERRFAGLIG SAMARBEID gjennom gjensidig respektog og interesse andresSAMARBEID fagområder.

Nr 1 TVERRFAGLIG gjennom gjensidig respekt interesse for andres fagområder. interesse for andres fagområder.

Nr 2 YRKESETIKK er et innspill til refleksjon om mellommenneskeNr 2 YRKESETIKK er et innspill til refleksjon ompå mellommenneskelige lige makt og og etiske standarder arbeidsplassen.

Nr 2forhold, YRKESETIKK er avmakt et innspill til refleksjon om mellommenneskeforhold, makt og avmakt og etiske standarder på arbeidsplassen. lige forhold, makt og avmakt og etiske standarder på arbeidsplassen.

Nr 3 LEDELSE settersetter søkelys på hva som skal til for at de ansatte skal Nr 3 LEDELSE søkelys på hva som skal til for at de ansatte skal lykkes med sine oppgaver.

Hva er god ogskal motiverende ledelse?

Nr 3 LEDELSE setter påHva hva til for at de ansatte skal lykkes med sine søkelys oppgaver. ersom god og motiverende ledelse? lykkes med sine oppgaver. H va er god og motiverende ledelse?

Nr 4 HYGIENE OG SMITTEVERN kommer med inninn spill tiltilhvordan Nr 4 HYGIENE OG SMITTEVERN kommer med spill hvordanvivi kan kan motvirke sykehus infek sjoner og hindre utbrudd av antibiotika motvirke sykehus infek sjoner og hindre utbrudd av antibio tikaresistente Nr 4 HYGIENE OG SMITTEVERN kommer med innspill til hvordan vi-

resistente mikrober. mikrober. kan motvirke sykehusinfek sjoner og hindre utbrudd av antibiotikaresistente mikrober.

Nr 5 RENHOLD OG HYGIENE hvordan hold, helse, Nr 5 RENHOLD OG HYGIENE viserviser hvordan renren hold, helse, miljø og sikkerhet må ses i sammenheng, slik at hele miljø og sikkerhet må ses i sammenheng, slikhold, at hele Nr 5 RENHOLD hvordan ren helse, samfunnetOG kanHYGIENE dra nytteviser av renholds kompetansen. samfunnet kan dramå nytte renholdskompetansen. miljø og sikkerhet sesavi sammenheng, slik at hele Nr 6 KREATIV en måtekompetansen. å tenke på. Hva har den samfunnet kan draOMSORG nytte av er renholds Nr 6 KREATIV OMSORG en jeg måte å tenke harså mye andre bruk for? Hvaerkan bidra med? på.

Det Hva er ikke den andre bruk for?

Hva kan jeg bidra med?

Det er som skal til.

Nr 6 KREATIV OMSORG er en måte å tenke på. H va har ikke så myebruk som skalHtil. den andre vaSKRITT kan jegerbidra med? Det Nr 7 LYDENfor?

AV SMÅ en utfordring til er alle som ikke såarbeider mye som skal til. med barn. Det er fantastisk hva barn kan få til, Nr 7 LYDEN AV SMÅ SKRITT er en utfordring til alle men noen må gi dem sjansen! som Detereren fantastisk hvatilbarn Nr 7 arbeider LYDEN AVmed SMÅbarn.

SKRITT utfordring alle kan Nr 8 eFORVALTNING fokuserer på digitaliserte tjenester. få til, men noen må gi dem sjansen! som arbeider med barn. Det er fantastisk hva barn kan Interaktive intersjansen! nettsøknader, digitaliserte sykehus og få til, men noen skjema, må gi dem Nr 8 eFORVALTNING fokuserer på digitaliserte tjenes- Blir alt enklere? kommunestyremøter direktesendt til egen datamaskin. ter. aktive skjema, internettsøknader, digitaliNr 8Inter eFORVALTNING fokuserer på digitaliserte Nr 9 KJÆRLIGHETENS LANDSKAP er innspilltjenestil ansatte som arbeider serte sykehus ogskjema, kommune direktesendt egen ter. I nter aktive interstyremøter nettsøknader, digitali-i åtil med utviklingshemmede.

De har en nøkkelrolle bidra data Blir enklere? sertemaskin. sykehus og alt kommune styremøter direktesendt til egen til et seksualvennlig miljø. datamaskin. Blir alt enklere?

Nr 10 VARMERE, VÅTERE, VILLERE utfordrer å stille Nr 9 KJÆRLIGHETENS LANDSKAP er innspill til kommunene ansatte somtilarbeider seg dristige mål for å redusere utslippene av klima gasser. med utviklingshemmede.

De har en nøkkelrolle i å bidra Nr 9 KJÆRLIGHETENS LANDSKAP er innspill til ansatte som arbeider til et seksualvennlig miljø.fokuserer med utviklingshemmede.

De har enpånøkkelrolle Nr 11 MODIGE MØTER hva som skali åtilbidra for å lykkes i arbeidet med ungdom. til et seksualvennlig miljø. Se mulighetene. Mye respekt og ikke minst Nr 10 VARMERE, kjærlighet. VÅTERE, VILLERE utfordrer kommunene til å stille seg dristige mål for å redusere utslippene av kommunene klimagasser. til å stille Nr 10 VARMERE, VÅTERE, VILLERE utfordrer Nr 12 KAMPEN FOR HELTID presenterer erfaringer fra arbeidsplasser som seg dristige mål for å redusere utslippene av klimagasser. har avviklet tvungen deltid. Deltid er som mest skal brukttili helseog omsorgsNr 11 MODIGE MØTER fokuserer på hva for å lykkes sektoren, men er også omfattende i andre kvinnedominerte yrker. iNr arbeidet med ungdom.

Se mulighetene.

Mye respekt og ikke minst 11 MODIGE MØTER fokuserer på hva som skal til for å lykkes kjærlighet. i arbeidet med ungdom. Se mulighetene. Mye respekt og ikke minst Nr 13 PERSONALLEDELSE legger vekt på at medarbeideren er den kjærlighet. viktigste ressursen for åpresenterer få utført kommunens Du får tips om Nr 12 KAMPEN FOR HELTID erfaringeroppgaver. fra arbeidsplasser hvordan virksomheten kan sette personalledelse i sentrum. som har avviklet tvungen deltid.

Deltid er mest brukt i helseog Nr 12 KAMPEN FOR HELTID presenterer erfaringer fra arbeidsplasser omsorgs sektoren, men er også omfattende i andre kvinnedominerte som har avviklet tvungen deltid. Deltid er mest brukt i helse- og yrker. omsorgssektoren, men er også omfattende i andre kvinnedominerte yrker.

Nr 13 PERSONALLEDELSE legger vekt på at medarbeideren er den viktigste ressursen for å fålegger utført vekt kommunens oppgaver. Duerfår Nr 13 PERSONALLEDELSE på at medarbeideren dentips om hvordan virksomheten kan sette personalledelse i sentrum. viktigste ressursen for å få utført kommunens oppgaver. Du får tips om hvordan virksomheten kan sette personalledelse i sentrum.

Nr 14 KVALITETSKOMMUNER Trepartssamarbeid er et egnet verktøy 14 KVALITETSKOMMUNER Trepartssamarbeid etet egnet for for best mulig kommunale tjenester.

Her får duerer gode tipsverktøy tilverktøy hvordan NrNr 14 KVALITETSKOMMUNER Trepartssamarbeid egnet best mulig kommunale tjenester.

Her får du gode tips til hvordan man man lykkes. for best mulig kommunale tjenester. H er får du gode tips til hvordan lykkes. man lykkes.

Nr 15 KVALITETSKOMMUNER Kvalitetskommuneprogrammet kan KVALITETSKOMMUNER –siden oppdatert versjon.

Kvalitetskommune vise mange gode resultaterKvalitetskommune starten i 2006.

Her finnerkan duNrNr 15til15 KVALITETSKOMMUNER programmet programmet kan vise til mange gode resultater siden starten i 2006. Her noen de gode historiene. vise tilavmange gode resultater siden starten i 2006. H er finner du finner du noen av de gode historiene. noen av de gode historiene.

Nr 16 KLIMAKOMMUNE utforsker ulike tiltak kommunene og de Nr 16 kan KLIMAKOMMUNE utforsker ulike kommunene og deklimaansatte ansatte gå i gang med, som etulike leddtiltak i den internasjonale Nrkan 16 KLIMAKOMMUNE utforsker tiltak kommunene og de gå i gang med, som et ledd i den internasjonale klimadugnaden. dugnaden.

Nyttige tipsmed, i arbeidet energiog klimaplaner. ansatte kan i gang som etmed ledd i den internasjonale klimaNyttige tipsgåi arbeidet med energiog klimaplaner. dugnaden. Nyttige tips i arbeidet med energi- og klimaplaner.

Nr 17 KONTORFAGET I UTVIKLING Her kan du lese Nr 17 KONTORFAGET I UTVIKLING Her kan du lese om om digitalisering og superbrukere, Nr 17 KONTORFAGET I UTVIKLING Hom er kan duheter lese digitalisering og superbrukere, om utviklingsmulig heter for kontoransatte, om digitalisering og superbrukere, om om og forutviklingsmulig kontoransatte, om kaffekoking, skjult kunnskap kaffekoking, skjult kunnskap og møteplasser utviklingsmulig heter for kontoransatte, om for møte plasser for sekretærer. sekretærer. kaffekoking, skjult kunnskap og møteplasser for Nrsekretærer.

18 VERDIGHET I ELDREOMSORGEN Inspirerende eksemNr gode 18 VERDIGHET I ELDREOMSORGEN Inspirerende pler, etterutdanninger og tanker om morgen dagens eldreomsorg gir faglig til morgendagens pleieom eksempler, gode etter utdanninger og tanker Nr 18 VERDIGHET Ipåfyll ELDREOMSORGEN I nspirerende personell. morgen dagens eldreomsorg gir faglig påfyll til eksempler, gode etter utdanninger og tanker om morgen dagens pleie personell.gir faglig påfyll til morgen dagensSKOLEDAG eldreomsorg Nr 19 HELHETLIG Det foregår en heftig debatt om morgen dagens pleie hvordan grunnskolen skalpersonell. se ut. Og ganske sikkert vil skolen Nr 19 HELHETLIG SKOLEDAG Det foregår en heftig endre seg. En sannsynlig utvikling avtegner seg i Prosjekt debatt om hvordan grunnskolen se ut. ganske Nr 19 HELHETLIG SKOLEDAG Detskal foregår enOg heftig helhetlig skoledag. sikkert vil skolen endre seg. En sannsynlig debatt om hvordan grunnskolen skal se ut.utvikling Og ganske Nr 20 HELSEFARE jobber iskoledag. tilsynelatende trygge avtegner iarbeidstakere Prosjekt sikkertMange vilseg skolen endrehelhetlig seg.

En sannsynlig utvikling yrker uten å avtegner være klar over farene fra helsefarlige stoffer.

Disse kan gi seg i Prosjekt helhetlig skoledag.

Nr plager 20 HELSEFARE Mange arbeidstakere jobber i tilsynelatende og sykdommer, og sette deg ut av yrkeslivet. trygge yrker uten å Mange være klar over farene jobber fra helsefarlige stoffer.

Nr 20 HELSEFARE arbeidstakere i tilsynelatende NR 21 BARNEHAGEN ENDRING Barnehagene har ut opplevd en rask utvikDisse gi uten plager ogI sykdommer, og sette av yrkeslivet. tryggekan yrker å være klar over farene fradeg helsefarlige stoffer. ling de siste årene – både i antall og form – noe basebarnehager og gigantDisse kan gi plager og sykdommer, og sette deg ut av yrkeslivet. vitner om.

Her tar viBarnehagene opp hva barnehagen kan inneholde.

Nr barnehager 21 BARNEHAGEN I ENDRING har opplevd en rask utvikling de siste årene – både i Barnehagene antall og formhar – noe basebarnehager NrNR 21 22 BARNEHAGEN I ENDRING opplevd en rask MANGFOLD I BARNEVERNET I løpet av de siste ti årene har og gigantbarnehager vitner om.

Her tar vi opp hva barnehagen kan utvikling de siste årene – både i antall og form – noe basebarnehager antallet bekymringsmeldinger til barnevernet blitt fordoblet, mens inneholde. ogbemanningen gigantbarnehager vitner om. H erEntarslik vi utvikling opp hva er barnehagen kan økte med 27 prosent. ikke bærekraftig, og den får konsekvenser vi ikke ønsker. inneholde.

Nr 22 MANGFOLD I BARNEVERNET I løpet av de siste ti årene har Fagbladets temahefter an bekymringsmeldinger til på barnevernet blitt fordoblet, Nrtallet 22Bestill MANGFOLD I BARNEVERNET Iwww.fagforbundet.no. løpet av de siste ti årenemens har Gå bekymringsmeldinger inn på Nettbutikken, er bæregratis. bemanningen økte med 27 Yrkesfaglige prosent.

En temahefter. slik utvikling er ikke antallet til barnevernet blitt Heftene fordoblet, mens kraftig, og den økte får konsekvenser vi ikke bemanningen med 27 prosent.

En ønsker. slik utvikling er ikke bærekraftig, og den får konsekvenser vi ikke ønsker.

Bestill Fagbladets temahefter på www.fagforbundet.no.

Gå inn på Nettbutikken, Yrkesfaglige temahefter.

Bestill Fagbladets temahefter på www.fagforbundet.no.

Heftene er gratis.

Gå inn på Nettbutikken, Yrkesfaglige temahefter.

Heftene er gratis.

INNHOLD < 4-5 Faglig innspill: Fra kopibok til papirløse møter < 6-10 Reportasje: Nye medier krever ny kunnskap < 11-14 Reportasje: Tar vare på minnene < 15-17 Reportasje: Dokumentfangeren < 18-19 Faglig innspill: Vi må ta vare på kulturarven < 20-21 Intervju: Kaste eller ikke kaste – det er spørsmålet < 22-26 Reportasje: Fjellsikre hordalandsarkiv < 27-28 Reportasje: På arkivkurs i Drammen < 29-31 Reportasje: Forbereder framtidas pasientinformasjon < 32-34 Faglig innspill: Fire korte innblikk i arkivframtida < 35 Omtaler

Temaheftene er et yrkesfaglig tilbud. Her går Fagbladet dypere inn i fagene og problemstillinger knyttet til arbeidssituasjonen for medlemmer av Fagforbundet.

M

Ø ILJ

M E RK

241

E

T

Ansvarlig redaktør: Kirsti Knudsen. Prosjektleder: Vegard Velle. Tekst og foto: Vegard Velle, Monica Schanche, Martine Grymyr, Stig Chrisensen, Ellen Heggestad, Ingvill Bryn Rambøl, Lars Sandberg, Ranveig Låg Gausdal, Anne Marit Færden, Anniken Huitfeldt, June Witzøe, Greg Rødland Buick, Werner Juvik, Ingrid Aas, Tor Erik H. Mathiesen, Marianne Almås. Illustrasjoner: Tora Marie Norberg. Layout: Fryd Forlag AS. Trykk: Aktietrykkeriet AS. Redaksjonen avsluttet 25. november 2011.

393

Trykksak

Last ned dette, og andre temahefter i PDF-format på www.fagbladet.no ORDEN I ARKIVET

3

Fra kopibok til papirløse møter 4

ORDEN I ARKIVET

Faglig innspill Arbeidsoppgavene for en arkivar har endret seg radikalt siden begynnelsen på 90- tallet.

Tekst: Anne Marit Færden, arkivleder, Fagforbundet

De aller fleste organisasjoner har innført elek­ troniske arkiv. Den enkelte saksbehandler utfører selve arkiver­ingen, mens arkivarens rolle har blitt bruker­opplæring, brukerstøtte og kvalitetssikring av de elektroniske arkivene.

arkivering. Det som fortsatt kommer inn av papir­ post, blir gjort om til elektroniske dokumenter ved hjelp av skanning. Utfordringen blir å sikre at dokumentene beskrives slik at de kan gjenfinnes senere.

De fleste arkivarer opplever en mer spennende og mer utfordrende hverdag og setter pris på endringene.

Arkivet i en organisasjon har flere funksjoner: Arkivet er organisasjonens interne hukommelse, og det er et bidrag til samfunnets felles hukommelse.

Det siste oppfylles ved at arkivmateriale fra enkelt­ organisasjoner avleveres til depotarkiv som Riks­ arkivet, by- eller fylkesarkiver, eller private depot­ arkiver som Arbeiderbevegelsens Arkiv.

Arkivarens rolle har derfor endret seg fra arkivering og gjenfinning av papirdokumenter til opplæring og veiledning av saksbehandlere og til kvalitetssikring av arkivering fra saksbehandlings­ systemene. Vedlikehold av verktøy for ensartet beskrivelse av dokumentene er en viktig del av kvalitets­sikringsarbeidet.

Kvalitetssikringen ivaretas dels av NOARKstandarden, som alle godkjente saks- og arkivsystemet bygger på, dels av verktøy utarbeidet av organisa­ sjonen selv. Og – ikke minst – av organisasjonens rutiner og hvordan disse blir fulgt opp.

For ytterligere å forbedre gjenfinningsmulighetene, gjøres også teksten i selve dokumentene søkbar, slik at de kan gjenfinnes ikke bare ut fra en beskrivelse, men også ved å søke på innholdet i selve dokumentene.

Et kjent eksempel på dette er Lovdata, men også flere og flere organisasjonsinterne arkiver tar i bruk denne muligheten.

Ordet «arkiv» betyr opprinnelig styresett eller orden, og ordningsprinsipper er et sentralt tema for en arkivar. Kopibok for utgående korres­ pondanse har aner tilbake til middelalderen norsk forvaltning. Den tilsvarende journal for inngående korres­p ondanse er av nyere dato, går «bare» tilbake til 1800-tallet. Begge disse repre­ senterer kronologisk ordning av arkivene. (Kilde: Tidsskriftet Arkiv).

Alene eller sammen med navne- og emneregistre sørget disse hjelpemidlene for systematisk opp­ bevaring og nøkkel til gjenfinning for norske arkiver fram til 1930-tallet. Da overtok arkivnøkler som det primære ordningsprinsipp. Dokumentene ble samlet etter emne, og arkivert i nær-, fjern- eller depotarkiv ut fra behov for «rask» tilgjengelighet.

Fra begynnelsen av 1990 tallet har teknologien revolusjonert mulighetene til rask gjenfinning. Fra starten med elektronisk journalføring av papirbaserte dokumenter, til dagens fullelektroniske arkiver hvor dokumentet bare er et tastetrykk unna.

Arkivsystemene er i dag integrert med saks­ behandlings­systemene og organisasjonens e-post, enten ved at selve arkivsystemet har funksjonalitet for saksbehandling, eller ved at et fagsystem for saksbehandling har en «arkivkjerne».

Arkiveringsprosessen blir da del av dokument­ produk­sjonen. Alle som produserer eller mottar dokumenter i en organisasjon, utfører altså

Saksbehandlingssystemene omfatter også auto­­mati­sering av prosessene som genererer saks­ papirer og møteprotokoller for politiske møter. I fokus akkurat nå er «papirløse møter», møte­ dokumenter publisert til den enkelte politikers iPad, hvor politikeren blar seg gjennom velstrukturerte møte­papirer, kommenterer ved hjelp av «gule lapper» i saksdokumentene og bruker iPaden aktivt i møtet. Senest i skrivende uke var det en reportasje i Dagsrevyen hvor en kommunepolitiker og en ordfører viste og lovpriste denne arbeidsformen.

Utviklingen stopper nok ikke med dette, for arkivarene er det er bare å brette opp ermene og gripe fatt i stadig nye arbeidsoppgaver.

Anne Marit Færden er arkiv­leder i Fagforbundet.

Hva er en arkivar?

En arkivar organiserer dokumentasjon slik at informasjonen bevares og gjøres tilgjengelig, også for ettertida.

Arkivarer tar vare på dokumentasjonen om virksomhetens aktiviteter.

Både offentlige og private har arkiver. Arkivarer må kunne ta i bruk ny teknologi slik at man kan tilpasse arkivvirksomheten til utviklingen i faget.

For arkivaryrket etterspørres det i større grad høyere utdanning og gjerne med arkivrelevante fag som arkivfag, jus, it og økonomi.

Vanlige arbeidsoppgaver for arkivaren: •registrere, katalogisere og digitalisere •sørge for informasjonen bevares og gjøres tilgjengelig, også for ettertiden •kvalitetssikre saksbehandlingsprosesser til lovverk og regelverk

ORDEN I ARKIVET

5

I Norges beste eKommune skjer mye av kommunikasjonen på nye medier. Det betyr nye utfordringer for arkivarene.

Tekst: Ingvill Bryn Rambøl Foto: June Witzøe

Innbyggerne i Sørum har kommunens informasjons­ 130senter i lomma og kan melde fra om hull i veien eller mørklagte gater via internett. Alle kommunale møtedokumenter ligger på iPad, og byggesaksarkivet er digitalt. Slik sparer kommunen både trær, tid og penger, og slik gjorde den seg fortjent til tittelen «Årets eKommune» i 2011.

Men når stadig mer av kommunikasjonen skjer i utradisjonelle medier, er det er en utfordring å fange opp alt som bør arkiveres for fremtiden, innrømmer virksomhetsleder Roy Allan Hansen, som har ansvar for IKT og arkiv i kommunen.

Flere må forstå arkivering – Tidligere, da et dokument var noe som kom i posten, var det mye tydeligere hva som skulle

6

ORDEN I ARKIVET

journalføres. Nå må saksbehandlerne forstå og forholde seg til en rekke andre kommunikasjons­ kanaler. Saksrelatert informasjon kan dukke opp i ulike medier, og det stiller krav til arkivforståelse i hele organisasjonen.

Facebook i arkivet 2,5 millioner nordmenn har egen profil på Facebook, og både kommuner og offentlige etater har innsett at de bør være der folk er. Innen utgangen av året kommer over 70 prosent av norske kommuner til å ha opprettet en Facebook-profil, ifølge en under­søkelse fra KS tidligere i år. Samtidig øker usikker­heten rundt saksbehandlingskrav og arkiv­hånd­tering.

– Vi får stadig spørsmål fra folk som jobber med arkiv ute i kommunene om hva slags systemer som

finnes, og hvilke muligheter de gir, sier Kari Remset.

Hun er daglig leder i Interkommunalt arkiv i Trøndelag og leder KS’ faggruppe for arkiv.

– Et problem er at de arkivsystemene som finnes i dag ikke er tilrettelagt for å fange opp sms-er og sosiale medier. Å spesialbestille systemer, blir veldig dyrt for en liten kommune. Et annet problem er at den tekniske kompetansen er for dårlig både blant dem som jobber med arkiv og blant lederne. Det er ikke nok å ta nye, digitale løsninger i bruk. Organi­sasjons­ messige endringer må også følge med, sier Remset.

Saksbehandling på Twitter Riksarkivet, som har ansvar for å påse at statlige institusjoner følger arkivloven, følger nøye med på utviklingen i forvaltningens bruk av sosiale medier, sier avdelingsdirektør Anne Mette Dørum.

– Inntrykket fra tilsynene som er gjennomført i statlig sektor til nå, er at Facebook, Twitter og andre sosiale medier i hovedsak brukes for å spre nyheter og informasjon som ligger på organets hjemmeside, og at det derfor er lite arkivverdig dokumentasjon fra disse mediene. Hvis kommunikasjonen utvikler seg til noe som grenser til saksbehandling eller ved­ tak, blir det derimot problematisk, sier Dørum. Hun er opptatt av at arkivloven er teknologinøytral. Det er innholdet og ikke mediet som avgjør om noe er arkivverdig.

– Teknologier kommer og går. Den gang jeg begynte som arkivar, diskuterte vi om telefakser skulle arkiveres, nå er det sms og sosiale medier vi diskuterer. Men et dokument er et dokument, uavhengig av i hvilken form det oppsto. Det som betyr noe er om innholdet er av en slik art at det skal journalføres og arkiveres, sier hun.

Derfor stiller bruken av nye medier i forvaltningen helt nye krav til bevissthet og varsomhet hos de ansatte.

En av de mest populære nett-tjenestene i Sørum er siden der innbyggerne kan melde fra om hull i veien og mangel på gatelys, forteller virksomhetsleder Roy Allan Hansen.

Tillatelse på chat – Det burde ikke være så vanskelig å finne tekniske løsninger for å fange inn disse dokumentene, men det som kan være vanskelig i en kommunikasjon som blir mer og mer umiddelbar, er å skille ut det som er arkivverdig eller omfattet av offentlighetsloven, sier Dørum.

Hvis en innbygger i en chat med kommunens informasjons­senter for eksempel spør om det er greit at han bygger garasje fem meter fra naboens gjerde, må den som sitter i andre enden være påpasselig med at svaret ikke kan tolkes som et vedtak eller en tillatelse, men henvise innbyggeren til de riktige søknadskanalene.

I Sørum kommune er det meste av det som foregår på kommunens hjemmeside, på Facebook og på mobilapplikasjonen ren informasjon, forteller Roy ORDEN I ARKIVET

7

Selv om mye av Sørum kommunes arkiver nå er digitale, er det fortsatt fullt av papirmapper og gamle regnskapsbøker i kjelleren. Og det vil vare i lang tid fremover, sier fagleder Marit Furuseth.

Arkivloven sier: «Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, enten det er et dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer.»

Et DOKUMENT er i følge offentlighetsloven «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring».

8

Allan Hansen. Hensikten er å nå ut til innbyggerne og å gi dem en linje inn til kommunen. Henvendelser som er av en slik art at de skal arkiveres, enten det er søknader eller innspill i debatter, henvises til elektroniske skjemaer, e-post og andre formelle kanaler som lettere kan journalføres.

Lagrer e-posten med egen knapp Roy Allan Hansen mener kommunen er på god vei til å løse de tekniske utfordringene med å fange dokumenter fra ulike kilder. Over nyttår tar de i bruk et nytt arkivsystem som gjør det mulig å sende e-post, sms-er og til og med Facebook-meldinger til arkiv på en enkel måte. Der man tidligere måtte logge seg på flere ulike programmer for å få dokumentene til arkiv, kan alt nå gjøres med ett enkelt tastetrykk fra ett og samme program.

Men tekniske løsninger forandrer ikke på holdninger, og der har kommunen fortsatt en jobb å gjøre, mener fagleder for arkivet, Marit Furuseth.

ORDEN I ARKIVET

Utilgjengelig informasjon – Det er fortsatt vanskelig for oss i arkivet å få tak i det som skjer som på nye medier. Det handler om at de som sitter som saksbehandlere må være bevisst på hva som skal arkiveres. De må spørre seg selv om det de driver med akkurat nå er ren informasjon eller om det grenser til saksbehandling.

Selv om Marit Furuseth holder arkiveringsfanen høyt mens kommunen gjennomfører sin gradvise, teknologiske revolusjon, tror hun egentlig ikke at arkivet går glipp av mer informasjon nå enn før.

– Mye av de som skjer per sms og e-post i dag skjedde tidligere på telefon eller på små, gule lapper, og det ble jo ikke journalført!

nye medier – Et dokument er et dokument, uavhengig av i hvilken form det oppsto, sier Anne Mette Dørum, fra Riksarkivet

Høsten 2008 sendte DnBNor-sjef Rune Bjerke en sms

til Statsminister Jens Stoltenberg om regjer­ingens ORDEN I ARKIVET

9

nye medier

Studenter løste arkivfloke En sms til statsministeren, en arkivgal høyskolelærer og tre studenter var alt som skulle til. I våres kunne Høyskolen i Oslo presentere et arkivsystem for sms- og Facebook-meldinger. forestående krisepakke for bankene.

Meldingen startet en stor arkivdebatt i Norge. Skulle sms-er journalføres?

Nei, mente statsministerens kontor, sms-er var å regne som telefonsamtaler.

Jo, mente sivilombudsmannen. sms-er var å regne som dokumenter, og skulle journal­­føres hvis de var del av en saksbehandling eller var å anse som arkiv­verdige av andre årsaker.

Hull i arkiveringsrutinene Førsteamanuensis Thomas Sødring fulgte debatten fra sitt kontor på Institutt for arkiv, bibliotek- og informasjonsfag ved Høyskolen i Oslo, og slo fast at den avdekket et hull i det offentliges arkiverings­ rutiner. Det fantes ingen systemer for å fange opp og journal­føre smser. Slik kunne viktig materiale gå tapt for fremtiden.

Sødring bestemte seg for å ta skjeen i egen hånd. Høsten 2010 satte han i gang tre studenter på Høy­skolens ingeniørutdanning med å utvikle en arkiveringsløsning for tekstmeldinger på smart­telefoner og meldinger på Facebook. Etter fem måneders arbeid, ble prosjektet full­ ført i mai i år.

Fra smarttelefonen til arkivet Studentene har utviklet en applika­sjon for Facebook som gjør at det er mulig å skille ut all informasjon fra bestemte grupper og sende det til arkiv med ett taste­trykk. På samme måte kan alle meldinger til eller fra en bestemt kontakt på smarttelefonen sendes auto­matisk til arkivet. Det er enkle

– Vi ville utfordre Riks­arkivet og de kommersielle aktørene, forteller første­amanuensis Thomas Sødring.

10

ORDEN I ARKIVET

løsninger, der brukerne slipper å gå omveier via word­ dokumenter eller andre programmer. Meldingene dumpes direkte.

– Vi skal ikke ut i markedet med vårt produkt.

Hensikten var bare å vise at det går an. Vi ville utfordre Riksarkivet og de kommersielle aktørene til å sørge for at et tilsvarende system kommer på plass.

Nå håper jeg bare at noen vil ta tak i dette og utvikle det videre, sier Sødring.

Mangler teknisk kompetanse Han tror problemet med gode systemer bunner i både mangel på teknisk kompetanse hos arkivarer og mangel på arkivkompetanse hos datafolk.

– Dagens datafolk er ikke interessert i arkiv. De tror det handler om mapper og skuffer og har lite med teknologi å gjøre, sier førsteamanuensen, som kaller seg informasjonsarkitekt og har en doktorgrad i dataprogrammering kombinert med en genuin interesse for arkivering og offentlig åpenhet. På Høyskolen i Oslo jobber han med å utdanne flere med samme fagkombinasjon som ham selv. For at fremtidens arkiv vil trenge folk med teknologi­ forståelse, er han sikker på.

Raske svar nødvendig – Offentlig forvaltning er nødt til å forandre seg.

Folk vil ha raske svar. Hvis de tar kontakt med banken sin, får de svar etter noen timer. Snart vil forbrukerne kreve det samme av kommunen og offentlige instanser. Sms kan jo gi en helt ny fleksibi­ litet i offentlig saksbehandling. Hvis du har søkt barnehageplass men glemt å fylle ut personnummeret til barnet ditt, kan saksbehandler fikse det på et par minutter via sms.

Problemet er bare at dette er ledd i saks­behand­lingen og skal journalføres. Hvis det ikke er mulig å journalføre en slik sms på en enkel måte, må saksbehandler ty til e-post eller brev i stedet, og prosessen tar mye lengre tid.

Men vi kan ikke unngå å ta i bruk ny teknologi, eller godta at dokumentasjon ikke kommer til arkivet, bare fordi systemene ikke er gode nok.

Arkivet og 22/7

Tar vare på minnene Tegninger og varme hilsener, 77 roseblader i en hjerteformet boks, flagg, lys, hatter, supporterutstyr og — ikke minst — bamser.

22. juli-minnene har fått et eget magasin i Riksarkivet.

Tekst: Stig Christensen Foto: Ingrid Aas

< ORDEN I ARKIVET

11

Riksarkivet • Statlig etat som opp­ bevarer arkiver fra myndighetene, samt bedrifter, organisasjoner og privatpersoner. Er en del av det statlige Arkivverket.

• Opprettet i 1817. Stillingen som Riksarkivar ble etablert i 1840, med Henrik Wergeland som den første (1840-45).

Nåværende Riksarkivar heter Ivar Fonnes.

• Ca. 125 ansatte.

Alt materialet som er innsamlet etter 22/7 får et eget magasin i Riksarkivet.

12

Riksarkivets hovedoppgave er å oppbevare arkiver fra statlige myndigheter. Men i sommer fikk de en ekstraoppgave: oppbevare gjenstander, hilsninger og tegninger etter 22. juli.

Vær, vind og søle Seniorrådgiver Stian Norli møter oss i de staselige lokalene på Kringsjå i Oslo, helt opp mot Nordmarka ved Sognsvann.

– Jeg trives på jobben, ja, og som dere ser, har jeg fått utvidet arbeidsoppgavene, smiler Stian Norli, som er cand.mag. med folkloristikk mellomfag, kultur­ linja på Bø (2 år) og arkivfag fra Høgskolen i Oslo.

Klokken 02.30 natt til 3. august stilte 16 personer fra Riksarkivet og begynte å samle inn blomster, tegninger, bamser og skrevne lapper og kort ved Domkirken i Oslo. De var preget av vær, vind og søle, og ble fraktet til egnede lokaler på Kringsjå.

Første skritt er å få materialet tørket ved hjelp av et klima- og lufteanlegg, for å unngå mugg og sopp.

Deretter kommer konservatorene inn i bildet og renser materialet. Så følger sortering etter type og dato. På et senere tidspunkt vil alt bli digitalisert.

orden i arkivet

Vil ikke støte pårørende Riksarkivet må ta stilling til om alt materialet skal legges ut digitalisert for alle. Et spørsmål man da må vurdere er om pårørende kan bli støtt. Slik saken står nå vil materialet bli lagt ut for forskere fra årsskiftet.

– Det er få hatmeldinger mot Anders Behring Breivik. Sorg og kjærlighet er gjennomgangstonen, forteller Stian Norli.

I den første fasen etter 22. juli fins det også nære pårørende som har skrevet.

– Den første tiden var det mange spontane uttrykk, det var sjokk- og vantromeldinger, sier Norli.

Etter 3. august ble det kjent at Riksarkivet ville ta vare på kort og gjenstander, og det som ble lagt ned ble litt mer gjennomtenkt og bearbeidet. Den nær­meste parallellen Norli finner til det voldsomme engasje­ mentet etter 22. juli, er Kong Olavs død i 1991.

Gjenstander er egentlig museenes ansvar, men: – Det ble for dumt ikke å ta gjenstander, vi skal jo presentere et helhetlig bilde, og skrift og gjenstander er i mange tilfeller vanskelig å skille, sier Norli.

Disse tingene er nærmere i tid enn det Riksarkivet vanligvis befatter seg med, da det gjennomgående er

bevarer 22/7 snakk om historisk materiale som sjelden er mindre enn 25 år gammelt.

Seniorrådgiveren forteller at de fant søskens håp om å finne en bror eller søster i live. Det var en periode han sluttet å lese aviser. Summen av alle inntrykkene ble for sterke.

Sju etasjer under bakken Riksarkivet på Kringsjå ligger noen etasjer over bakken og sju etasjer under. Norli understreker at de skal sikre papirarkiver en god kvalitet i tråd med arkivloven. Det kreves kunnskap for å lagre på riktig måte, og på vår vandring i arkivene passerer vi Statholdararkivet fra 1686, lite preget av tidens tann. Papirkvaliteten skal ha vært god, den gangen.

De ansatte må også vurdere hva som kan kastes. En viktig avgjørelse, selvsagt. Enten kaster man, eller så bevarer man for evigheten. Norli snakker om unikt skapt materiale, det meste statlig og offentlig. Men også private arkiver fra enkeltpersoner, bedrifter og organisasjoner av nasjonal karakter opp­bevares.

Det var i årene 1977 og -78 at man sprengte seg ned langt under bakken. I dag har bygningen en

kapasitet på 150 000 hyllemeter, hvorav 125 000 er i bruk. Det som er digitalisert er merket med noen små røde rundinger. Vi blir fortalt at folketellingen i 1891 er registrert på nett, og at slektsforskere har mye å hente ved å ta seg en tur til arkivet. 29. oktober var det slektsforskerdagen, med kurs fra kl. 10-16, gratis adgang og stor interesse.

Materialet fra 22. juli har fått et eget magasin, noe i syrefrie omslag for å sikre maksimal levetid. Her finner vi steiner med påskrifter, flagg «från» Sverige og Polen, hilsninger på lys, hatter, skjell, armbånd, bønnerop, supporterutstyr og bamser over atskillige hyllemetre, for å nevne noe. Nå ligger det kaldt og tørt.

– Vi registrerer at det kommer fra mange ulike etnisiteter, her fanger vi opp hele mangfoldet.

Mange barn har gitt fra seg bamsene sine, det kjæreste de har, sier Norli.

I forbindelse med omtalen av dårlig datasikkerhet for en tid siden, ble det skrevet at det nesten bare var digitale arkiver knyttet til statsadministrasjonen.

Det kan ikke være riktig, for nå må Stian Norli & co. håndtere intet mindre enn 10 000 hyllemetre arkivmateriale fra regjeringskvartalene.

ORDEN I ARKIVET

Arkivkonservator Stein Erik Skjønhaug ser etter sopp samt støvsuger og renser.

13

bevarer 22/7 – Vi skal prøve å bevare den orden de lå i, men først blir det blåst og renset for asbest og dernest sikret behandling mot mugg og fukt.

Det lukter hannkatt

— Det er få hatmeldinger mot Anders Behring Breivik.

Sorg og kjærlighet er gjennomgangstonen, forteller seniorrådgiver Stian Norli.

14

Svein Erik Skjønhaug er arkivkonservator. Først ser han etter sopp, så støvsuger han for å få vekk løse partikler.

– Mye er i overraskende bra stand, etter alt regn og ruskevær, mener Skjønhaug som er bokbinder «i bånn», et utdøende yrke. Han har bygd på med kjemi fra universitetet og diverse kurs.

Vi spør om Stathaldararkivet fra 1686. Han svarer noe om bomullsfiber, at lange fibre holder lengre, og at de gjerne brukte leire eller kritt som fyll­stoff. Så vet vi det.

Han beklager at det ikke er noen bokbinder­

ORDEN I ARKIVET

utdanning lenger, at yrket er døende, at det trolig er under 20 bokbindere igjen og at kvaliteten blir borte.

Skjønhaug er også innom mellomkrigstidas papir, noe han mener er det verste du kan komme borti.

– Det lukter hannkatt; det skulle være billig. Det papiret har de kverna så mye at det mangler fibre, sier han. Og: – Nå driver vi mest med klargjøring til digital­ isering. Om det skriftlige materialet faller fra hverandre om 100 år, er tydeligvis ikke så viktig.

elektronisk arkiv

Dokument­fangeren Ved å integrere elektronisk arkiv med e-post fikk Nittedal kommune flere tusen nye dokumenter inn i arkivet. Litt av en fangst.

Tekst: Ellen Heggestad Foto: Greg Rødland Buick

– Fra vi innførte elektronisk arkiv 7. februar og fram til 15. september registrerte vi 4800 flere dokumenter sammenlignet med samme periode i fjor, forteller Hilde Brostigen, arkivleder i Nittedal kommune.

Det elektroniske arkivet ble innført som et ledd i at kommunen tok i bruk et helt nytt saksbehandlings­ verktøy – Public 360. Det er særlig e-post som har blitt enklere å få tak i med det nye verktøyet.

Tungvint og tidkrevende – Tidligere måtte saksbehandlerne sende alle e-postene til oss, slik at vi kunne legge dem inn i

saksbehandlingssystemet. Dette var svært tung­ vint og tidkrevende, og mange lot være å gjøre det. Nå kan saksbehandlerne bare høyreklikke med musa og registrere e-posten direkte inn i systemet, sier hun, og demonstrerer hvor enkelt det er.

Likevel er det ingen selvfølge at alle gjør dette.

Nye systemer krever at folk må jobbe annerledes, og i langt større grad enn tidligere selv sørge for at dokumentene i en sak havner i arkivet og ikke i en mappe i Outlook eller på et fellesområde i data­ systemet.

ORDEN I ARKIVET

I kjelleren i Nittedal kommune fyller det gamle papirarkivet rom på rom.

Her er det lagret verdifull kommunehistorie på dokumenter datert tilbake til 1800-tallet.

15

Det nye saksbehandlingsverktøyet til Nittedal kommune gjør det enkelt for Hilde Brostigen å få tak i arkivverdig e-post.

Omveltning i kommunen

Om Public 360 • Brukes til saksbehandling samt dokument- og informasjonshåndtering i offentlig sektor • Anvendes i medarbeidernes daglige arbeidsflater, som Microsoft Outlook, Office og SharePoint • Er en NOARK 5-godkjent løsning • Skaper mer effektive forretningsprosesser, en felles virksomhetshukommelse, god oversikt og kontroll, samt bedre kunnskapsdeling og samhandling.

16

De nye systemene kommunen har innført, øker befolkningens innsyn i forvaltningen, blant annet ved at de elektroniske postjournaler blir langt mer innholdsrike. Det er også mulig etter hvert å legge ut selve saksdokumentene.

Men for medarbeiderne har det vært en stor om­ veltning å innføre elektronisk arkiv. Ifølge Hilde Bro­ stigen er innføring av elektronisk arkiv en organi­­ sasjonsendring, ikke bare et skifte av et data­system.

Det forutsetter sterk forankring hos ledelsen og endringsvilje hos alle. Elektronisk arkiv krever at alle følger de nye prosedyrene, ellers kan arbeids­prosesser stoppe opp. I Nittedal kommune ble inn­føringen spesielt krevende fordi kommunen samtidig byttet ut Office-pakka og gikk over til å bruke Sharepoint som intranettløsning.

Tok vekk tryggheten – Det er som å ta fra folk tryggheten. De får ikke lenger gjøre jobben sin på den måten de er vant til, og som de føler at de behersker. Det vil alltid vekke motstand i begynnelsen hos noen, men saks­ ORDEN I ARKIVET

behandlerne begynner nå å se nytten av de nye systemene, mener Hilde Brostigen.

En viktig del av arkivlederens jobb er derfor å informere. Forklare hvorfor. Fortelle at de nye rutinene ikke er noe de finner på for moro skyld, men noe som styres av lovverket og som er viktig for å ivareta både enkeltmenneskers rettigheter og kommunens for­ pliktelser. Å la være kan få store konsekvenser.

– Ta for eksempel sakene der tidligere barnehjems­ barn har søkt om erstatning for en ødelagt barndom.

I mange av disse sakene har det vært store huller i arkivene rundt om i landet som har gjort det vanskelig å bevise noe. Mangelfull dokumentasjon kan gå ut over enkeltmennesker. Men det kan også gå andre veien. Uten dokumentasjon kan det være vanskelig å avvise eventuelle urettmessige krav.

Elektroniske elevmapper Nittedal kommune har med sine drøyt 21.000 inn­ byggere 1200 fast ansatte, pluss mange vikarer.

Blant de ansatte, er det foreløpig 370 som bruker det nye saksbehandlingsverktøyet. Målet er mange flere brukere.

elektronisk arkiv – Vi er bare et lite stykke på vei. Framover skal vi jobbe mye med skolene som skal innføre elektroniske elevmapper. Det vil bli en stor omveltning for dem, men vi legger vekt på å ha en god og åpen dialog.

Personlig kontakt og dialog er viktig, derfor har vi gjerne møter med de ulike brukergruppene slik at de kan komme med konkrete problemstillinger fra sitt område. Det er viktig at vi sammen finner gode løsninger, og at de ansatte forstår hvorfor prose­ dyrene er slik de er, sier Brostigen.

Sms-korrespondanse I 2008 kom statsministerens sms-korrespondanse med DnBNor-sjefen, om de såkalte tiltakspakkene i forbindelse med finanskrisen, i offentlighetens søkelys. Det ble klart at også sms-er kan være omfattet av journalføringsplikten. Da var lokalavisen Varingen på pletten: Hvor mange tekstmeldinger hadde kommunen registrert?

– Lokalavisen Varingen etterspurte hva vi gjorde med sms-er som krever saksbehandling eller som av andre grunner er journalføringspliktige. Rutinen er at saksbehandler enten skriver den ned, eller sender den til sin mailboks slik at den kan registreres.

I tillegg lages det en kommentar om at dokumentet kom inn som en sms forklarer Brostigen.

Rutiner for facebooklagring Foreløpig har det ikke kommet så mange sms-er til kommunen som er arkivverdige eller journal­førings­ pliktige, men kommunen har fått et par stykker som har blitt behørig registrert. Sms er heller ikke den største utfordringen – nå er det sosiale medier som gjelder.

Nittedal kommune skal på Facebook, men arkivlederen er opptatt av at rutinene kommer på plass først.

– Vi blir jo oppfordret til å være i sosiale medier – men det krever noe av oss. På Facebook forventer folk rask respons. Men hvem skal håndtere hen­ vendelsene? Og til hvilke tidspunkt? Hva med ugunstige/skadelige innlegg som bør fjernes? Dette må vi tenke grundig igjennom før vi setter i gang, og så må vi informere om det slik at folk vet hva de kan forvente. Vi må også ha gode rutiner som sikrer at arkivverdige henvendelser blir registrert i saks­ behandlings­systemet vårt.

Ikke arkiv, men dokumentsenter En av de store besparelsene ved elektronisk arkiv er at man ikke lenger trenger å lete etter dokumenter.

Men det krever stor grad av kvalitetskontroll, derfor

Da Nittedal kommune innførte elektronisk arkiv, skiftet «arkivet» navn til «dokumentsenteret» - en betegnelse arkivleder Hilde Brostigen synes reflekterer bedre hva jobben egentlig dreier seg om.

trengs det ofte flere ressurser til arkivet – ikke færre slik mange kanskje tror.

Da Nittedal kommune innførte elektronisk arkiv, gikk avdelingen som tidligere bare ble kalt «arkivet» over til å bli hetende «dokumentsenteret» – en betegnelse Hilde Brostigen synes reflekterer bedre hva jobben egentlig dreier seg om.

– Mange assosierer nok ordet «arkiv» med noe tørt og kjedlig, og ser for seg at vi står med hodet nedi en skuff, smiler hun.

Men den tiden er definitivt forbi. Arbeidsoppgavene har endret seg vesentlig. Nå handler det om dokument­fangst fra alle tenkelige og utenkelige kilder. Avansert teknologi og god kommunikasjon med hele virksomheten benyttes.

Arkivet i Nittedal kommune • Har fire fast ansatte og har søkt om to nye stillingshjemler fra 2012 • Registrerer i gjennomsnitt 108 nye dokumenter per dag • Syv måneder etter innføring av elektronisk arkivsystem har det kommet 4800 flere dokumenter inn i arkivet. Økningen vil fortsette etter hvert som stadig flere tar det i bruk. For eksempel vil skolene snart bruke systemet til å registrere elevmapper elektronisk

ORDEN I ARKIVET

17

faglig innspill

Vi må ta vare på kultur­arven

Anniken Huitfeldt, kulturminister

Arkivene ivaretar viktige funksjoner i samfunnet vårt. Derfor må vi se arkivfeltet i sammenheng med andre samfunnssektorer. Feltet har blitt omtalt i flere stortings­meldinger med bredere hovedtema.

Eksempler på dette er ABM-meldingen fra 1999, kultur­meldingen fra 2003 og stortingsmeldingen fra 2009 om digitalisering.

Meldingen må også inneholde strate­g ier for hvordan arkivene kan bidra til helhetlig dokumen­tasjon av sam­funn, kultur og historie. I den for­bindelse må vi se på tiltak for bevaring av viktige private arkiver.

Men feltet har aldri før fått en egen stortings­ melding. Utfordringer og veivalg for arkivene har heller ikke blitt utredet og gitt en samlet politisk vurdering på flere tiår. De som jobber med arkiver får for lite oppmerksomhet. De gjør en svært viktig jobb.

Vi trenger et helhetlig blikk på arkivsektoren. Og vi trenger å sette politiske mål for arkivarbeidet.

I 2012 kommer derfor den første stortingsmeldingen i norsk historie som behandler et samlet arkivfelt.

Arkivsektoren står foran en rekke utfordringer. Disse er blant annet beskrevet i Riks­ revi­sjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og til­ gjen­ge­­­lig­g jøre arkivene i kom­­munal sektor. Denne rap­ porten peker blant annet på at det er store mangler ved sikringen av kommunale arkiver. Dette fører til at viktig arkiv­­materiale daglig går tapt.

En oppfølging av rapporten hører naturlig hjemme i den kommende stortings­meldingen.

Det er også en utfordring å få på plass systemer som sikrer at kom­ munikasjon og beslutninger i den offentlige forvaltningen blir doku­mentert.

Dersom kom­munikasjon i elektroniske medium ikke blir arkivert på en betryggende måte, vil ikke kom­muni­kasjonen ha doku­ mentasjons­verdi. Vi er derfor like opptatt av hvordan arkiver etableres eller ikke etableres som vi er av hvordan de håndteres etter at de er avlevert til Arkivverket eller andre arkiv­institusjoner.

Et sentralt utgangspunkt er behovet for å møte folks behov for og forventninger til bedre tilgang til kilder og arkivtjenester. Arkivene rommer dokumen­ tasjon som betyr mye for samfunnet og for den enkelte borgers rettssikkerhet. Dette gjelder både stat­lige, kommunale og private arkiver.

Samfunnsutviklingen skjer i samspill mellom offentlig og private aktører. Arkivbrukere vil derfor ofte trenge en samlet tilgang til arkiv fra ulike sektorer.

De fleste henvendelsene til offentlige arkiver dreier seg om tilgang til rettighetsdokumentasjon.

Det er derfor viktig for den enkeltes rettssikkerhet at norske arkiver er lett tilgjengelige, og at vi har god oversikt over utfordringer og muligheter på feltet.

En helhetlig arkivpolitikk er med andre ord viktig for norske innbyggeres rettssikkerhet. Spesielt utsatte grupper i samfunnet har særskilt behov for at dette ivaretas av en arkivsektor som fungerer godt.

Vårt mål er at meldingen skal presentere strategier for å møte sektorens digitale utfordringer.

Vi må diskutere hvordan vi best mulig kan sørge for digital bevaring og formidling. Gode digitale arkiver er sentrale for å sikre tilgjengelighet.

18

ORDEN I ARKIVET

Meldingen vil beskrive de ulike prosessene tiltak for danning av arkiv, bevaring av materialet uansett medium og hvordan dette blir tilgjengelig for befolkningen.

Vi har mottatt innspill fra private og offentlige arkivinstitusjoner. Disse tar vi med oss i arbeidet med meldingen.

Ettervern

ORDEN I ARKIVET

19

kassasjon

Kaste eller ikke kaste – det er spørsmålet Lars Sandberg, underdirektør i Arkivverket

Til neste år kommer nye regler for kassasjon. Lars Sandberg leder arbeidet med de nye reglene. Her gir han oss et innblikk i tankene bak de nye bestemmelsene.

Tekst: Vegard Velle

Hva er kassasjon?

Kassasjon er definert i arkivforskriften paragraf 3-18 og betyr at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller har hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og destruert. Bevaring er da det motsatte, og betyr at arkivmaterialet blir tatt vare på for fremtiden og avlevert til arkivdepot. Det er ikke lov å kassere arkivmateriale såfremt det ikke foreligger samtykke fra Riksarkivaren, enten gjennom spesifikke vedtak eller i forskrifts form.

Når skal det nye lovverket for kassasjon være klart?

De nye kassasjonsbestemmelsene skal være ferdig i løpet av 2012. Kassasjonsbestemmelsene er gitt i for­ skrift av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behand­ling av offent­lige arkiver (også kalt Riks­arkivarens forskrift), kapitlene III-V. Arbeidet med å revidere de omtalte kapitlene er organisert gjennom revisjonsprosjektet BK OFFSEK som igjen er inndelt i to delprosjekt, ett for statlig sektor og ett for kommunal sektor. Mer informasjon om prosjektet kan man finne på Riksarkivarens nettsider: www.arkivverket.no.

Hvem gjelder loven for?

Kassasjonsreglene i forskriften vil gjelde for hele offentlig sektor, det vil si sentrale og lokale statlige enheter, fylkeskommuner og kommuner.

Reglene for statlig sektor vil bare gjelde egen­for­ valtnings­saker, det vil si administrasjon, organi­ sering, personell og økonomi. Dette er hjemlet i arkivforskriften paragraf 3-21, der det står at Riks­ arkivaren utarbeider generelle kassasjonsregler for saker som gjelder egenforvaltning i statlige organ.

20

ORDEN I ARKIVET

I samme bestemmelse står det videre at for fagsakene skal statlige organ utarbeide egne spesifiserte kassasjons­regler. Kassasjonsregler for fagsakene skal godkjennes av Riksarkivaren før de kan tas i bruk.

I tredje ledd i arkivforskriften paragraf 3-21 står det at for kommuner og fylkeskommuner utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsregler, det vil vi kassasjonsregler som gjelder alle sakstyper.

Den kommende forskriften vil altså inneholde nye regler for kommuner og fylkeskommuner som dekker alle sakstyper, og nye regler for egenforvaltningssakene i statlig sektor.

Hvorfor trenger vi nye regler?

Det er mange årsaker til at vi trenger nye regler. De mest sentrale årsakene er pekt på i Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengelig­ gjøre arkivene i kommunal sektor . Blant annet er det gjeldende regelverket gammelt og utdatert. For kommunal sektor er reglene knyttet til en arkivnøkkel som omtrent ikke er i bruk lenger, det er knyttet til andre regelverk som er opphevet samt strukturen og språkbruken bidrar til usikkerhet. Det er også laget med basis i og med tanke på et papirbasert arkiv. Alt dette gjør at regelverket er vanskelig tilgjengelig og at arkivpersonalet synes det er vanskelig å bruke bestemmelsene. I tillegg har den teknologiske utvik­ lingen gjort ting mer komplekse. De nye kassasjons­ reglene skal sørge for at man får tatt hen­syn til den elektroniske arkivdanningen.

Hvilke uklarheter i de gamle bestemmelsene er det som trengs å klares opp i?

Uklarhetene går blant annet på at strukturen og ordbruken har gjort brukerne usikre på hvordan man skal forholde seg til regelverket da det er mulig

Flerkulturelt barnevern å tolke regelverket på forskjellige måter. Samtidig er det mange funksjoner, oppgaver og arkivsaker som ikke er nevnt i den gjeldende forskriften, noe som per dags dato medfører et automatisk bevaringspåbud i henhold til arkivloven paragraf 9c. De nye reglene vil forsøke å identifisere alle funksjoner i offentlig sektor og fatte regler for samtlige slik at regelverket blir lettere tilgjengelig og forståelig for brukerne.

Hvilke motsetningsfylte interesser er det dere må ta hensyn til?

To store motsetninger: 1. Noen ser verdien av å ta vare på «alt» for sikkerhets skyld, mens andre mener at svært mye kan kastes. Utfordringen er å finne det virkelig bevaringsverdige materialet.

2. Det koster mye å ta vare på arkivmateriale i lang tid, og de økonomiske hensynene skal veies opp mot arkivmaterialets kulturelle og forskningsmessige verdi og verdien arkivmaterialet har som rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon.

Hvilke ferske områder kommer inn under de nye bestemmelsene?

I utgangspunktet skal det gjeldende regelverket for kommunal sektor dekke samtlige områder allerede, men det nye regelverket vil forhåpentligvis være mer funksjonelt og knyttet opp mot prosesser som brukerne vil lettere kunne kjenne seg igjen i. Et annet siktemål er at de nye bevarings- og kassasjons­ reglene vil være tydeligere på hvilke typer arkiv­ materiale som er viktig for bevaring, blant annet slik at enkeltpersoner får ivaretatt sine rettigheter og plikter.

Hva er de største utfordringene ved utfor­ mingen av de nye reglene?

De største utfordringene er at dette er nybrottsarbeid, det er ikke foretatt noen funksjonsanalyse på samme nivå tidligere. Vi er nødt til å frigjøre oss fra arkiv­ nøkkel og spesifikke elektroniske system, samt at vi skal lage et regelverk som skal fungere i praksis. Vi har fått god hjelp fra eksterne parter, både fra kommunal og statlig sektor, og håper at regelverket skal bli en solid forbedring av dagens situasjon.

All kassasjon har elementer av eksistensiell krise i seg – er materialet kassert, er det tilintetgjort for all tid.

<­ ORDEN I ARKIVET

21

Fjellsikre hordalandsarkiv 22

ORDEN I ARKIVET

arkivlokaler Kommune-Norge har fått refs fra Riksrevisjonen. Nå går hordalandskommunene sammen om et fellesarkiv som tar vare på innbyggernes historie i solide fjellhaller.

Tekst: Monica Schanche Foto: Tor Erik H. Mathiesen

Fra 2012 har riksarkivaren innført nye og strengere krav til arkivlokaler som skal oppbevare materiale over lang tid. Inter­ kommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) er tidlig ute og har leid seg inn hos Bergen byarkiv i Hansaparken.

– Vi har et av landets beste depotlokaler, sier daglig leder Rune Lothe i det inter­ kommunale selskapet, som er eid av alle hordalandskommunene, med unntak av Bergen.

Kilometer med arkivmateriale om innbyggernes liv og historie har fått plass i de underjordiske fjellhallene, i det aller største magasinet, som var gjæringshallen til Hansa bryggeri.

I dag huser magasinet det eldste materialet fra Bergen byarkiv, og hyllemeter på hyllemeter med arkiv­ materiale fra omegns­kommunene.

Også materiale fra bydeler i Bergen som tidligere var egne kommuner eller landsogn, har fått plass her.

Oppfyller kravene til arkivlokale Det ru fjellet er behørig kledd på for å huse de dyrebare arkivaliene. Direkte mot fjellet er det lagt drenering, og utenpå den en tykk betongkappe. Så kommer en industriduk som tåler 500 kilo stein. En sentral støvsuger og store sølvfargede ventilasjonsrør holder lufta ren. I selve magasinet er det full klima­ styring, samt brann- og innbruddsikring.

Kommunene som deponerer sitt materiale til IKAH nyter godt av det omfattende sikkerhets­ opplegget i lokalene som Bergen byarkiv har ansvaret for. For en tid siden brant kommunehuset på Askøy ned. En del arkivmateriale gikk tapt. For bare to–tre år siden brant også kommunehuset i Sveio. Store deler av arkivet ble berget takket være god innsats fra brannfolkene.

– Nå er deler av arkivet på vei inn til oss. Et par kommuner har valgt å håndtere depotdelen selv foreløpig. Når kravene til depotlokaler skjerpes fra 1. januar 2012, kan det bli kostbart, mener Rune Lothe.

Han tror ikke utgiftene til forsvarlige arkivlokaler vil greie å konkurrere med sykehjemsplasser og barnehager på budsjettene.

Bergen byarkiv har et av landets beste depotlokaler, ifølge daglig leder Rune Lothe.

< ORDEN I ARKIVET

23

— Vi skiller mellom de arkivene som er «født» digitale, altså elektroniske, og arkiver med papirdokumenter som blir digitalisert, sier Rune Lothe, daglig leder ved Interkommunalt arkiv i Hordaland.

24

– Kommunene velger selv om de vil inngå avtale med oss eller holde forskriftsmessige lokaler selv.

Om de ikke er i godkjent stand, kan Arkivverket gi pålegg om utbedringer, opplyser han.

Risikerer straffegebyr Nytt i 2012 er at Riksarkivaren kan gi et straffegebyr på 200.000 kroner til kommuner som ikke oppfyller kravene til arkivdepot. Dersom kostnadene til utbedringer overstiger 200.000, kan kommunene avtale et dialogmøte for å gjennomgå utbedringene.

Ser vi ut over egne fylkesgrenser, kan utgiftene til anlegg som holder standarden, komme opp i millionbeløp. Det er stor forskjell på hvilke lokaler kommunene har. Noen må bygge for å utvide kapasiteten. Flere velger å levere til interkommunale arkiv, fordi de ikke har plass selv.

– Det blir rimeligere å samarbeide enn å stå ORDEN I ARKIVET

alene. Kommunene er hjertelig velkommen hos oss, sier Lothe, som legger opp til at IKAH skal være en serviceinnstilt organisasjon.

I høst er for eksempel arkivet til gamle Bruvik kommune fra tidsrommet 1870–1963, nesten en hundre­årsperiode, deponert hos IKAH. Arkivet har tidligere vært plassert på ymse rom og fjernarkiv i Vaksdal kommune.

God service En av medarbeiderne ved Interkommunalt arkiv i Hordaland har utført ordning og registrering og utarbeidet arkivkatalog for hele perioden. Arkivet ligger nå trygt i depot i fjellmagasinet som rommer historien til både gamle og nåværende kommuner i Hordaland.

– I eldre arkiv kan vi finne mye informasjon om ulike oppgaver som kommunene har utført opp gjennom tiden, forteller daglig leder.

arkivlokaler Fakta om Inter­ kommunalt arkiv Hordaland • Leies av alle de 32 kommunene i Hordaland utenom Bergen.

• Håndterer arkiv fra 1837– 1965.

• Holder til i Hansaparken i Bergen.

• Startet opp i 1987, og har fem medarbeidere.

• Arrangerer kurs i arkiv­ faglige emner og gir opplæring i nye sak- og arkivsystemer.

• Er blant de tre fremste fylkene i landet når det gjelder folks muligheter til å finne fram.

• Formålet er å arbeide for at verdifullt arkiv­materiale i deltaker­kommunene blir tatt vare på og sikret for nåtid og ettertid, og at materialet gjøres tilgjengelig for eier­ kommunene, for forskning og kulturelle formål.

Les mer på:

Kommunene kan deponere både elektronisk arkiv og papirarkiv. De kan få hjelp til å lage arkivplan og til å ordne eldre arkiv. IKAH hjelper også til med arkivdanning og gir råd om hvordan å skape et arkiv og systematisere dokumentasjon.

– Vi skiller mellom de arkivene som er «født» digitale, altså elektroniske, mens det andre er papirdokumenter som blir digitalisert, forklarer Rune Lothe.

Dokumenterer folks rettigheter Jo bedre arkivene er ordnet, jo bedre blir innbyggerne sikret sine rettigheter.

Skolearkivene kan for eksempel dokumentere hver enkelt elevs skolegang. Arkivmateriale fra sosial­ kontor og barnevern står trygt her, som viktig dokumen­tasjon på om mennesker har fått de rettig­ hetene de har krav på fra hjemkommunen.

– IKAH kan hjelpe folk å finne fram. Der kommunene ikke kan dokumentere at de har gitt en tjeneste til en innbygger, for eksempel skolegang, kan det utløse erstatning, opplyser Rune Lothe.

www.ikah.no www.arkivverket.no

Bygdebokforfattere får hjelp Det interkommunale selskapet følger offentlighets­ loven. Det vil si at publikum kan komme hit og se alt som ikke er klausulert eller unntatt offentlighet.

Sensitiv informasjon om enkeltpersoner håndteres av kommunene, som fortsatt er eier av sine arkiv.

– Bygdebokforfattere og andre som er interessert i hva som skjer i kommunene, kan bestille stoff fra katalogen på internettsidene våre, og få det til gjennomsyn på lesesalen. Vi tilpasser åpningstidene og holder ekstra åpent hvis folk ikke kan komme i vanlig åpningstid. Det kommer også mange henvendelsene fra arkivledere og saksbehandlere i ORDEN I ARKIVET

25

kommunene. De fleste handler om erstatningssaker, forteller Lothe.

Mange av kommunene leverer inn personregister, elevmapper, barnevern og sosialklientsaker som de deponerer. Kommunene kan så rekvirere hele saksmappen til en person i sin saksbehandling.

– Vi finner fram materialet, mens selve innsynet håndteres av kommunene selv, sier Lothe.

Kjenner kommunene best Mange kommuner har ikke kapasitet til å ta seg av registrering, ordning og listeføring av materiale som skal til depot. Noen private leverandører tilbyr derfor tjenester for en dyr penge, men systemene er ikke nødvendigvis tilpasset kommunal sektor.

– Det er vi som kjenner kommunene best og kan gi råd og veiledning i ulike arkivspørsmål, mener Lothe.

Kommuner skal avlevere arkiv som ikke er i daglig bruk etter 25–30 år, men mange sliter med arkiver som ennå ikke er ferdig ordnet.

– Kommunene kan kjøpe tjenester hos oss, men de kan ikke kjøpe seg fri fra ansvaret, presiserer Lothe.

Mange kommuner leverer inn mapper over elever, barnevern og sosialklientsaker.

26

ORDEN I ARKIVET

Mange har delegert arbeidet til arkivlederen i kommunen, men de kan altså ikke delegere vekk det overordnete ansvaret. Selve arkivmyndigheten og ansvaret ligger fortsatt hos rådmannen i den enkelte kommune.

Foregangskommunen Kvam Kvam kommune i Hordaland har ordnet arkivene sine helt tilbake til 1837. De har elektronisk søkbare registre for store deler av perioden, slik at det er enklere å finne saker i papirarkivet.

– Saksbehandlerne er kjempefornøyde. Med arkivet ordnet og registrert, finner de saker raskt, og slipper å lete i dagevis. Slik er Kvam en foregangskommune, mener Rune Lothe, daglig leder av Interkommunalt arkiv i Hordaland.

For å få ordnet arkivene sine har kommunen tatt inn to–tre pensjonister.

– Dette er god seniorpolitikk. Pensjonistene kjenner kommunen og har arbeidet med dette i flere år. Slikt skulle vi gjerne sett mer av, sier Lothe.

opplæring

På arkivkurs i Drammen

Innbyggernes interesse for elektronisk kommunikasjon har eksplodert.

Da blir arkivet hjertet i organisasjonen.

Tekst: Vegard Velle Foto: Werner Juvik

Seks damer og en mann vagler foran PC-ene på kursrommet til arkivet i Drammen. De skal få en innføring i kommunens sak- og arkivsystem.

Deltakerne kommer fra barnehageseksjonen, kemnerens kontor, kommuneoverlegen, byarkivet og dokumentsenteret for helsetjenesten. Bruker­ manualen for EDB sak og arkiv ligger på bordet ved siden av kursdeltakerne.

Til evig tid Som vanlig ved alle kurs hvor teknikk er involvert, tar det en stund før alt fungerer og alle har logget seg inn.

Men så er Tone Lystad Olsen, fra byarkivet i Drammen, i gang med kursingen. Olsen er ikke bare kursleder, men også kommunens systemansvarlig for sak og arkiv.

– Hvis et dokument er scannet, kan det ikke bli slettet, men blir liggende her til evig tid, forteller Olsen.

Av og til blir brukere forvirret over at sak- og arkivsystemet har to brukergrensesnitt, et windows­ basert og et webbasert, får kursdeltakerne høre.

– Hvis du ikke gjør noe med den inngående

posten, får du en restanse. Det vil si at du får beskjed fra systemet om å svare.

Kurs for nyansatte Kursleder Olsen arrangerer grunnkurset i EDB Sak og Arkiv en gang i måneden, for det meste for nyansatte i kommunen. De skal lære seg til å besvare brev, skrive utgående post, opprette en sak og få et saksnummer, søke og finne frem til eksisterende informasjon.

En av deltakerne er Madli Indseth, ny kommune­ overlege i Drammen. Hun får henvendelser fra publikum og fylkeslegen som må arkiveres. Tidligere har hun jobbet med et annet system, ePhorte.

– For meg som har jobbet med sak- og arkivsystem før, er EDB sak og arkiv selvforklarende og greit. Jeg håper jeg kan bruke systemet i hverdagen uten å bli stående fast, sier hun.

– På dokumentsenteret i byarkivet kaster vi all den inngående posten to ganger i året. Da er all posten scannet, sortert og lagret digitalt, forteller kursleder Tone Lystad Olsen.

Kaster all post Papirarkiveringen er i ferd med å forsvinne i det offentlige. Over det ganske land går gamle papirer

<

ORDEN I ARKIVET

27

Høyere utdanning nødvendig Arkivaren må ha høyere utdanning, gjerne arkivrelevante fag som arkivfag, historie, samfunnsvitenskapelige fag, jus, økonomi og IT. Arkivar er ingen beskyttet tittel, og det er mange måter å skaffe seg arkivkompetanse på.

Utdannings­ muligheter • Høgskoler som tilbyr arkivkunnskap fins i Oslo og Lillehammer • Universiteter som tilbyr arkivkunnskap er i Tromsø og Stavanger • Ellers: Arkivakademiet, Fagakademiet (korrespondanseskole) og Norsk Arkivråd, som tilbyr kurs og seminarer til arkivarer Kilde: http://utdanning.no/ tema/utdanning/ finn?s=arkiv

28

og dokumenter i resirkuleringsesken.

– Det blir veldig mye papir. På dokumentsenteret på byarkivet kaster vi all den inngående posten to ganger i året. Da er all posten scannet, sortert og lagret digitalt, forteller Tone Lystad Olsen.

Postlistene blir lagt ut på nettet hver dag. Og kommunens arkivarer merker at innbyggerne er blitt kompetente på elektronisk kommunikasjon. Svært mange ber om innsyn i kommuneposten.

I tillegg har antallet e-poster til kommunen eksplodert. Folk spør om barnehager, klager på parkeringsbøter og spør om åpningstider.

– Vi jobber med en modul som gjør at saks­ behandleren kan arkivere e-poster fra en egen knapp i Outlook. Det ser vi fram til, forteller Olsen.

Heller lagre for ofte Et av problemene arkivarene sliter med, er at serveren finner ut at det er for mange som bruker serveren samtidig. Også kaster den ut noen brukere ut av systemet.

– Derfor sier jeg alltid at skal du hente kaffe, ta en telefon eller gå på do, må du lagre informasjonen du har lagt inn. Det er bedre å lagre tre ganger for mye enn én gang for lite.

De fleste lærer etter å mistet tre-fire siders inntastet informasjon, slik at de må starte på nytt igjen.

– Mange sliter med å finne tilbake til gamle journal­ poster. Så kommer kursdeltakeren tilbake til plassen sin og lurer på hva som ble sagt. Alt virket så greit på kurset.

Da ringer de gjerne til meg, forteller Olsen.

Lurt med videreutdanning – Jeg føler jeg blir betrodd flere oppgaver på grunn av videre­utdan­ ningen, sier Anne Pettersen, konsulent i arkivet i Narvik kommune.

Hun skolerte seg på Arkivakademiet mens hun jobbet, og tok både grunnkurs og videregående kurs. Utdan­ ningen strakte seg til sammen over to skoleår, inkludert løpende innleveringsoppgaver, sju ukessamlinger på Riksarkivet i Oslo og hjemmeeksamen til slutt.

bare gått opp i lønn, ettersom hun har lagt til flere studiepoeng på utdanningen sin, men føler også at hun blir mer lyttet til.

– Jeg vet ikke helt hvordan jeg skal si det, men føler jeg blir hørt mer, og blir betrodd flere oppgaver.

Gjør en bedre jobb

Ønsket faglig påfyll

– Å ta videreutdanningen var veldig lurt. Jeg har blitt mer bevisst og trygg på arbeidsoppgavene som skal utføres, og gjør en bedre jobb i arkivet. Jeg er blitt mer bevisst på å gjøre ting riktig og i samsvar med gjelden­ de regler, påpeker Pet­ tersen.

Hun mener det er særdeles viktig at arki­ vet til enhver tid er oppdatert, siden arki­ vet betegnes som hjer­ tet i organisasjonen.

Den nå uteksaminerte konsulenten har ikke

Da Pettersen begynte i arkivtjenesten i 1993 hadde hun ikke noen formell arkivutdanning. Etter hvert savnet hun faglig påfyll og fulgte kursarrangørFag­ kompetanse (tidligere Kommunal kompetanse) sin nettbaserte arkivskole, hvor hun måtte fullføre ti godkjente innleveringsoppgaver.

Etter hvert ønsket Pettersen å lære enda mer og meldte seg på Arkivakademiets grunnenhet i arkiv­ kunnskap, sammen med over 60 andre. Utdannin­ gen skjer i regi av Riksarkivet, og Pettersen lærte om arkivkunnskap, avleveringsregler og lovverk. Grunn­ enheten ga 30 studiepoeng.

Hun ønsket å fortsette studiene og tok et påbyg­ gingsår, spesialenheten, som ga 15 studiepoeng. Her lærte hun mer om elektronisk arkivering.

— Jeg har blitt mer trygg på arbeidsoppgavene mine etter videreutdanningen, forteller Anne Pettersen, konsulent i arkivet i Narvik kommune.

Pettersen fikk permisjon med lønn fra arbeidsgiver.

Selve studiene, inkludert reise til og overnatting i Oslo, fikk hun tilskudd til fra Fagforbundets sti­ pendordning. Resten betalte hun selv.

ORDEN I ARKIVET

Fikk støtte fra Fagforbundet

Forbereder framtidas pasientinformasjon Leger og sykehus har i lang tid utvekslet informasjon elektronisk. NĂĽ skal kommunene med i det elektroniske samarbeidet.

Tekst: Martine Grymyr Foto: Werner Juvik

< 29

pasientopplysninger

— Meldingsløftet koster mye og lønner seg for kommuner å gjøre i fellesskap, sier prosjektleder Sissel Dahlskås.

Nasjonalt meldingsløft • Gjennom programmet Nasjonalt meldingsløft skal helsetjenesten i alle kommunene i hele Norge kommunisere elektronisk.

• Det er opprettet meldings­­ løftprosjekt i hvert regionalt helse­foretak og ved alle helse­foretak.

• 11 kommuner er såkalte hovedsamarbeids­ kommuner, som skal være foregangs­ kommuner og bistå kommuner i nærområdet eller samarbeids­ kommuner med etablering av egne Meldingsløft-prosjekt.

Blant dem er Sandefjord, Arendal, Stavanger, Bergen, Trondheim, Tromsø, Gjøvik og Oslo.

Kilder: Helsedirektoratet. www.telemed.no

30

I starten av 2011 begynte Kongsberg-regionen arbeidet med innføringen av et nytt, elektronisk system for utveksling av pasientopplysninger. Som ledd i samhandlingsreformen skal nemlig kommunen håndtere en større del av behandlingsløpet.

– Det skal være mye mer forebygging i kommunen, som skal håndtere pasienter med behov for pleie og omsorg. Men så fort det er behov for behandling, er det sykehuset som må overta. Og da er det veldig viktig at også kommunen er med på meldings­ utvekslingen, slik at informasjonen raskt kan over­ føres, forklarer Sissel Dahlskås.

Del av samhandlingsreformen Hun er prosjektleder for «Meldingsløftet» i Kongsbergregionen, hvor de syv kommunene Kongsberg, Notodden, Flesberg, Tinn, Hjartdal, Rollag og Nore og Uvdal jobber sammen.

Nasjonalt meldingsløft er en del av samhandlings­ reformen, og skal ruste den norske helsesektoren opp til å bruke teknologiske hjelpemidler for å utveksle pasientopplysninger gjennom Norsk Helsenett.

– Vi skal sende og motta elektroniske meldinger mellom forskjellige tjenestenivåer ut av kommunen, og til for eksempel fastlegen og sykehus. Dette kommer til å involvere mange ansatte, sier Dahlskås.

Krevende arbeid Prosjektet er nasjonalt, og ble igangsatt av Helse­ direktoratet i 2008. Kommunene ble opp­fordret til samarbeid, og det forstår Dahlskås godt.

– Det koster ganske mye. For hver kommune er det her et betydelig løft, og dermed også en av de tingene ORDEN I ARKIVET

som det lønner seg å gjøre i fellesskap, forklarer prosjektlederen.

1. januar 2012 skal prosjektet etter planen implementeres i Kongsberg-regionen, et snaut år etter arbeidet begynte.

– Det er mye krevende, teknisk arbeid. Det er jo veldig sensitive opplysninger som skal sendes gjenn­ om det nasjonale sikkerhetsnettet, sier Dahlskås.

Strengt personvern – Pasientene forventer at vi utveksler opplysninger i større grad enn vi faktisk gjør, sier kommunelege i Kongsberg, Ole-Bjørn Herland.

Han opplever pasientvernet i Norge som strengere enn i andre land, men det betyr ikke at han ønsker fritt innsyn.

– Samhandlingsreformen betyr ikke at vi skal se mer i hverandres arkiver, men med Meldingsløftet har vi utviklet meldingstyper som kan leses av alle datasystemer i helsevesenet, forklarer Herland.

Sikrere elektronisk Og nettopp sikkerheten rundt pasientopplysningene er noe av det prosjektleder Sissel Dahlskås mener vil bli forbedret med Meldingsløftet.

– Datatilsynet er kritiske til å sende veldige sensitive opplysninger over Internett. Men det å sende ting i brev er heller ikke så sikkert som vi tror, og jeg mener absolutt ikke dette er noen større sikkerhetstrussel. Dette er et statlig helsenett, og staten har jobbet mye med sikkerheten. Slik jeg ser det er dette veldig sikkert, sier Dahlskås.

Ifølge Helsedirektoratet er målet å slutte med papirutsendelser innen utgangen av 2011.

— I meldingsløftet har vi utviklet meldingstyper som kan leses av alle datasystemer i helse­ vesenet, sier kommunelege Ole-Bjørn Herland.

Rustet for framtida For de ansatte i Kongsbergregionens helsevesen vil det kommende året by på mye kursing. Samtidig er det viktig at det nye systemet tas i bruk fullt ut, i følge Dahlskås.

– Det vil bli en endret arbeidsprosess, og hvis ikke de der ute tar i bruk det nye systemet, er det jo bortkastet. Vi er nødt til å ta ut effektiviserings­ gevinsten, sier prosjektlederen.

Hun understreker at effektivisering ikke er synonymt med færre ansatte, men at det vil være nyttig for å møte framtidas økte behov, blant annet innenfor eldreomsorgen.

– Alt som kan effektivisere hjemmetjenesten, gjør at vi står bedre rustet, sier Dahlskås.

Fagprogrammene Meldingsløftet omfatter fagsystemene til kommune­­helse­­ tjenesten. Fagsystemene er slik at alle pasientopplysninger lagres i pasientjournaler, også elektroniske meldinger.

Fagsystemene som brukes i Kongsberg-regionen er: • For pleie, omsorg/helse og omsorg = Profil • For helsestasjon = HsPro og WinMed

Elektroniske meldinger • Norsk Helsenett (NHN) er et lukket nett hvor aktører innen helse- og sosialsektoren kan kommunisere elektronisk med hverandre.

• Elektronisk pasientjournal (EPJ) er en samling av elektronisk registrerte helseopplysninger. Alle datasystemer med EPJ i Norge vil bli tilrettelagt for å kunne ta i mot og sende elektroniske meldinger.

• De elektroniske meldingene er utviklet i et standardisert format som kan brukes i alle datasystemer med EPJ. • Volumtjenester som epikrise, henvisning, laboratorierekvisisjoner og -svar, røntgenrekvisisjoner og -svar, sykmeldinger, legeerklæringer og legeoppgjør skal kommuniseres elektronisk mellom helseforetak, pleie- og omsorgstjenesten, legekontor og NAV.

• For legevakt = Profdoc og WinMed • For barnevern = Familia • For Nav (kommunedelen) = Velferd

Kilder: Helsedirektoratet, http://kongsbergregionen.no, www.telemed.no

ORDEN I ARKIVET

31

32

ORDEN I ARKIVET

faglig innspill

Fire korte innblikk i arkiv­framtida

Ranveig Låg Gausdal er seksjonsleder i Seksjon for arkivutvikling i Norsk kulturråd.

Høsten 2010 vurderte Norsk kulturråd framtidige scenarioer for arkiv­sektoren. Å arbeide med scenarioer innebærer å lage fremtids­bilder, eller fortellinger om framtida, i dette tilfellet om arkivene i 2030.

Tekst: Ranveig Låg Gausdal, Norsk kulturråd

Scenarioprosesser skal vanligvis resul­tere i flere ulike fortellinger med både positive og negative elementer, og alle fortellingene skal være relevante i forhold til generelle utviklingstrekk i samfunnet som anses som viktige for den aktuelle sektoren.

For arkivsektoren vil den digitale revolusjonen være et eksempel på et slikt utviklingstrekk.

Scenariofortellinger er ikke fantasier om fram­t ida, men fortellinger som beskriver noen mulige utfall av viktige trekk i samfunns­ utviklingen. Fortellingene skal ikke nødvendigvis være ikke være de mest sannsynlige eller ønskelige, men de skal være mulige og de skal være troverdige.

Hvorfor skulle arkivsektoren ha bruk for en scenario­prosess? Norsk kulturråd oppfatter at arkiv­ sektoren har behov for å vurdere nye strategier og virkemidler. Vi trenger det for å kunne • Møte digitale utfordringer og muligheter • Sikre at den dokumentasjonen vi bevarer gir et mer helhetlig bilde av samfunnet enn det ensidige fokuset på offentlige, særlig statlige, arkiver har gjort til nå • Møte forventninger og krav om å være mer til­ gjengelige (synlighet) Alt dette krever ny kompetanse, institusjons­­ utvikling, fellesløsninger for bevaring og formidling og generelt bedre samhandling på tvers av institusjons­­­typer og forvaltningsnivåer.

Vi tenkte at en scenarioprosess kunne ha verdi i denne sammenhengen ved at den kunne stimulere sektoren og myndigheter til en litt frisk og ny diskusjon om veivalg og muligheter.

Også i forhold til det pågående arbeidet med en stortingsmelding for arkivfeltet, hvor nettopp slike strategier skal formuleres og veivalg gjøres, og er det nyttig å ha gjort et scenarioarbeid.

Resultatet av scenarioprosessen er fire for­tel­ linger om arkivene i framtida, nærmere bestemt i 2030. Her følger noen smakebiter fra innholdet: Historiefortellerne handler om datafangsten, altså det inn­holdet som kommer til arkivene, hel­ hetlig og rele­vant, og samfunnet etterspør også kunnskap og under­holdning fra arkivsektoren.

Arkivdanningen er utelukkende digital, og data­ fangsten skjer i en mer eller mindre automatisert prosess. Terskelen for å vurdere materiale som arkiv­ verdig er lav, og lagring av digitalt materiale er ikke kost­­bart. Nesten alt overføres til digitalt depot. Alle borgere har tilgang til sin rettighetsdokumentasjon gjennom digitale tjenester som er en naturlig del av dagliglivet.

Arkivsektorens institusjoner er slått sammen med biblioteksektorens og utgjør den statlige etaten Medusa – eller statens bevaring og formidling av informasjon og dokumentasjon. Både tidligere ORDEN I ARKIVET

33

faglig innspill statlige og tidligere kommunale institusjoner inngår i Medusa. Medusa har to typer institusjoner: depot og mer rendyrkede opplevelses- og formidlings­ institusjoner, som finnes i de fleste kommuner. De siste er kjempepopulære og aktivitetene og tjeneste­ tilbudene der får mye oppmerksomhet. Dette er altså en fortelling hvor arkivene er svært synlige.

Sin egen lykkes smed er fortellingen om en framtid hvor datafangsten er tilfeldig og fragmentert, og hvor samfunnet også etterspør kunnskap og under­holdning fra arkivene.

Staten skal finansiere bevaring av grunnleggende rettighetsdokumentasjon knytta til skatt, helse, omsorg og eiendom. På grunn av for dårlig arbeid med standarder for systemer osv, er det likevel store regionale forskjeller når det gjelder hva slags rettig­ hetsdokumentasjon og arkivtjenester som tilbys inn­ byggerne i forskjellige deler av landet. Dokumen­tasjonen er ofte mangelfull. Økonomien er presset, og statens oppgaver er kraftig redusert. Som en konsekvens av knappe offent­lige midler har mange regionale arkiv­ institusjoner søkt samarbeid med andre institusjoner og private bedrifter. Trønder-MAT er et resultat av sammen­slåingen av arkivinstitusjonene i Trøndelag, Trøndelag teater og Museum Trøndelag.

Statsarkivet i Stavanger har spesialisert seg på arkivdrift for store energiselskaper, og tjener grovt på å hjelpe advokater i forbindelse med internasjonale rettssaker på området. Bergensarkivene har hatt en storstilt satsing på digitalisering, og har fått fram en kjempespennende tjeneste på nettet som regnes som en gullgruve for aktører i underholdningsbransjen.

Ut over dokumentasjon av skatt, helse, omsorg og eiendom er det opp til den enkelte regionale arkiv­ institusjon hva som bør bevares, og inntjenings­ potensialet er et viktig moment i vurderingene. Men mange har lyktes i å lage tjenester som kultur- og under­ holdningsinstitusjoner er mer enn villig til å betale for.

arkiv­­skapere og privatpersoner. Arkivarbeidet i offentlig sektor er lite regulert, og det er tilfeldigheter som avgjør hva slags arkivsystem de 90 kommunene i Norge bruker, og hva slags materiale som regnes som arkiv­verdig og bevares over tid. Globalisering fører til at stadig flere flytter på seg, og lappeteppet av erfaringer – sammen med spredning av dokumen­tasjon i offentlige arkiver og private selskaper – fører til at det er vanskelig å holde rede på hvor relevant dokumentasjon befinner seg for den enkelte. Private selskaper løser dette for dem som kan og vil betale for det. Det er en viktig politisk debatt hvorvidt staten burde betale for minimumsmapper for de såkalte arkivløse. Det er ikke politisk fokus på arkivenes potensielle rolle for områder som forskning og opplevelse.

Samfunnsborgen er fortellingen om en framtid hvor datafangsten er helhetlig og relevant, og hvor samfunnet kun etterspør rettighetsdokumentasjon fra arkivsektoren.

Både private og offentlige virksomheter sikrer om­ fattende dokumentasjon av egen virksomhet i arkiv­ danningsfasen, og materiale som blir regnet som arkiv­ verdig, blir avlevert til Samfunns­arkivet med det samme. Selv om fokus er på rettighets­dokumentasjon, bevares nesten alt, fordi det regnes som mest effektivt.

De fleste brukere forholder seg til Samfunnsarkivet gjennom applikasjonen Mitt arkiv, som er til­g jenge­lig på nett, og som man får opplæring i allerede som barn, i samfunnsfag på skolen. Arkiv­virksom­het preges av felles, internasjonale standarder, som gjør konvertering, avlevering, langtidsbevaring og sam­arbeid på tvers av institusjoner og landegrenser enklere.

Samfunnsarkivet ble opprettet i 2014 som et resultat av stortingsmeldingen året før, og er lokali­ sert på Tynset. Avlevering fra alle virksomheter, offentlige og private, til Samfunnsarkivet er vedtatt i lov. Store mengder opprinnelig analogt materiale er digitalisert, og kommunale og regionale arkiv­ institusjoner avvikles én etter én.

I samfunnet generelt er oppfatningen at staten ikke har noe ansvar for kultur, og dette gjenspeiles i hva som oppfattes som Samfunnsarkivets oppgave: rettighetsdokumentasjon og ikke noe annet.

Som en konsekvens av knappe offent­lige midler har mange regionale arkiv­institusjoner søkt samarbeid med andre institusjoner og private bedrifter.

Krev din rett er en fortelling om en fremtid hvor datafangsten er tilfeldig og fragmentert, og hvor samfunnet kun etterspør rettighetsdokumentasjon fra arkivsektoren.

Private, internasjonale selskaper dominerer arkiv­ landskapet. De tilbyr tjenester som koordinerer og samler informasjon for de som betaler for det, både

34

ORDEN I ARKIVET

omtaler OFFISIELLE HJEMMESIDER

TIDSSKRIFT

Riksarkivets sider Her fins alt av nyttig informa sjon. Hva er et arkiv?

Hvilke arkiver fins? Lover, reg ler og retningslinjer.

Noark. Tilsynsinformasjon.

Om bevaring og kassasjon i elektroniske ark iv. Informasjon om de aller eldste norske samling ene, helt tilbake til 1100-tallet. http://arkivverket.no/arkivve rket/Offentlig-forvaltning

Tidsskriftet arkiv Tidsskriftet Arkiv har som formål å styrke den vitenskapelige tilnærmingen til arkivfaget og være en arena for faglig utv ikling og debatt.

Hovedoppgaven er å publise re fagfellevurderte artikler om teoretiske og me todiske spørsmål knyttet til arkivfaget. http://www.tidsskriftetarkiv .no/index.php

Arkivbloggen Tanken med Arkivbloggen er å la arkiv-Norge og andre interesser te få et inn blikk i arkivhverdagen rundt om. Vi ønsker å skape en møteplass der arkivarer fra alle typer virk somheter kan hente inspirasjon, bli opplyst, lær e, opprøres, nikke gjenkjennende, le og/eller gråte. http://arkivbloggen-arkiv.b logspot.com

Trine Nesland En hyppig oppdatert blogg om arkivrelaterte temaer. Søk f.eks etter artikke len kalt Fremtidens arkiver. http://trinenesland.wordpre

ss.com

KORTFILM Fra vugge til grav – om å finnes i arkivene

BLOGGER

Norsk arkivråd Arkivfaglig interesseorganisa sjon. Her star blant annet et innlegg om drømm er arkivarer bærer på.

Søk etter NAs innlegg på KUD s arkivmeldings­ konferanse. http://www.arkivrad.no

eKommune 2012

En blogg om informasjonsforvaltning

Hvilke spor fins etter deg og din familie i arkivene? Oslo byarkiv har lagt ut en introduksjon av seg selv og en rekke and re kor tfilmer på Youtube. http://www.youtube.com/wa

Her står flere nyttige artikle r, f.eks Arkivering i et nøtteskall, Dokumentfangst fra utradisjonelle kilder og Hva betyr en Noa rk 5 godkjenning? http://informasjonsforvaltni ng.no

KS’ støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målset tinger og strategier for bruk av IKT. Den omtaler bl.a . målsettinger for arkiver. http://ksikt-forum.no/haand

boker/ekommune2012

Noark 5 Her er en god presentasjon

av standarden http://ksikt-forum.no/ar tikl er/2010/4/ny_tid_for_ arkivansvarlige www.arkivverket.no/arkivv erket/Offentligfor valtning/Noark/Noark-5

ORDEN I ARKIVET

35

tch?v=Axx7Lq1rT6I

Postboks 7003 St. Olavs plass, 0130 Oslo – tlf. 23 06 40 00 – faks 23 06 44 07 www.fagforbundet.no • www.fagbladet.no