Temahefte 08

eFORVALTNING YRKESFAGLIG TEMAHEFTE FOR MEDLEMMER AV FAGFORBUNDET NR. 8-2007

INNHOLD YRKESFAGLIG TEMAHEFTE ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲

▲ ▲

Styrer verden fra stua Chat med ordføreren Sesam sesam, lukk deg opp Verdens mest digitaliserte sykehus Teknologistyrt forbedring På en annen planet Digitale snabel-@er i Danmark AKTUELL VITEN Veiviser til offentlige tjenester Døgnservice for de utvalgte Innflytelse i fremtidens forvaltning Personvern, en risiko Fri programvare vs. Microsoft Gigantisk IKT-prosjekt

TRENGER DU FLERE YRKESFAGLIGE TEMAHEFTER?

4 5 8 10 11 12 13 15 17 18 20 22 24

BESTILLING ��������� � ��

���������

���������

���������

���������� ��������� ��

���������� ���

�

«eForvaltning» kan bestilles i Fagforbundets Nettbutikk. Gå inn på www.fagforbundet.no. Klikk på Nettbutikken.

Oppgi antall og om det skal brukes som klassesett i undervisning.

Ett eksemplar kr 25,Klassesett (25 stk.) kr 150,-

Ansvarlig redaktør: Johnny Daugstad. Prosjektleder: Vegard Velle. Mailer til bidragsytere: johnny.daugstad@fagforbundet.no.

Illustrasjoner: Kari Stai / Patron. Dilemmaer: Dag Wiese Schartum, Per Mandt og Fredrik Hellstrøm. Produksjon: Cox. Trykk: Aktietrykkeriet AS.

eFORVALTNING 3

INNHOLD YRKESFAGLIG TEMAHEFTE ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲

▲ ▲

Styrer verden fra stua Chat med ordføreren Sesam sesam, lukk deg opp Verdens mest digitaliserte sykehus Teknologistyrt forbedring På en annen planet Digitale snabel-@er i Danmark AKTUELL VITEN Veiviser til offentlige tjenester Døgnservice for de utvalgte Innflytelse i fremtidens forvaltning Personvern, en risiko Fri programvare vs. Microsoft Gigantisk IKT-prosjekt

TRENGER DU FLERE YRKESFAGLIGE TEMAHEFTER?

4 5 8 10 11 12 13 15 17 18 20 22 24

BESTILLING ��������� � ��

���������

���������

���������

���������� ��������� ��

���������� ���

�

«eForvaltning» kan bestilles i Fagforbundets Nettbutikk. Gå inn på www.fagforbundet.no. Klikk på Nettbutikken.

Oppgi antall og om det skal brukes som klassesett i undervisning.

Ett eksemplar kr 25,Klassesett (25 stk.) kr 150,-

Ansvarlig redaktør: Johnny Daugstad. Prosjektleder: Vegard Velle. Mailer til bidragsytere: johnny.daugstad@fagforbundet.no.

Illustrasjoner: Kari Stai / Patron. Dilemmaer: Dag Wiese Schartum, Per Mandt og Fredrik Hellstrøm. Produksjon: Cox. Trykk: Aktietrykkeriet AS.

eFORVALTNING 3

KOMMENTAR

Chat med ordføreren

Om kort tid vil det være mulig å organisere alle praktiske og økonomiske forhold mellom innbyggerne og kommunen via Internett. Digitale selvbetjente tjenester vil forenkle folks hverdag.

Informasjon om kommunens aktiviteter og organisering kan bli synligere for innbyggerne.

Byggesøknader behandles elektronisk og barnehagesøknaden sendes på Internett. Saker som er til behandling i kommunestyret, kan følges på web-tv.

Politikerne kan nås via e-post eller på chattesider.

Gjennom internettet kan en betale kommunale regninger, finne fram til kostnader for ulike tjenester, kommunisere med saksbehandlere eller finne ut hvor mye en har rett på i pensjon.

For å få til dette, må kommunene ta den digitale utvikling på alvor, ikke minst for å forebygge at private aktører tar styringen over utviklingen.

Norges beste eKommune i 2006. Trondheim kan smykke seg med å være KommuneNorges internettkonge og bruke demokratiserende teknologi.

Fornyings- og administrasjonsminister Heidi Grande Røys påpeker at en lite endringsvillig offentlig sektor er privatiseringsentusiastenes vik-

tigste støttespillere. Hun understreker hvor viktig fornyingsarbeidet er for å utvikle tjenestetilbudet.

Fagforbundet bør være en pådriver i dette arbeidet og bidra til å sikre bedre kvalitet i tjenestene og ikke minst at digitaliseringen også fører til demokratisering, økt innsyn og innflytelse.

Regjeringen jobber i forhold til IT-planen eNorge 2009 – det digitale spranget: – Fram mot 2009 skal alle relevante offentlige tjenester mot innbyggerne bli tilgjengelige på nett.

– Innen utgangen av 2007 skal all kommunikasjon for innbyggerne med det offentlige kunne skje elektronisk.

– I løpet av 2007 skal alle kommunale og fylkeskommunale interaktive tjenester bygge på et felles offentlig standardisert grensesnitt.

– For de viktigste elektroniske tjenestene skal minst 75 prosent av brukerne benytte disse i 2009.

– I løpet av 2009 skal 80 prosent av brukerne være fornøyde med de elektroniske tjenestene.

Mange norske kommuner blir beskyldt for å være IT-sinker. De klarer ikke engang å levere tjenester som ligger klare med standardløsninger. I forbindelse med at Fagforbundet arrangerer en stor konferanse om digital forvaltning i mars, vil Fagbladet gjennom dette temaheftet bidra til debatten gjennom ulike problematiseringer og ved å trekke fram gode eksempler som Trondheim kommune, Vejle sygehus og Kroken sykehjem i Tromsø.

I tillegg forsøker vi å gå i dybden på noen problemstillinger, for eksempel MinSide, kommunal innkjøpspolitikk og rettssikkerheten for pasienter.

I tillegg håper vi at de etiske dilemmaene vi presenterer, kan stimulere til diskusjoner på arbeidsplassene.

Det er mulig å lage verdens beste offentlige sektor og utvikle digitale tjenester av høy kvalitet.

4 eFORVALTNING

Tekst og foto: VEGARD VELLE

Mest populært på nettsidene til kommunen er jobbannonser og kontaktinformasjon. Også barne- og ungdomssidene er mye besøkt.

– Trondheim har begynt å utvikle potensialet som ligger i Internett, i forhold til ressursutnyttelse, tjenesteforbedring og demokratiutvidelse. Målet er blant annet å åpne for innsyn i og engasjement rundt det politiske livet i kommunen, sier Roger Flataker, nettredaktør i Trondheim.

Bystyremøte online Et demokratisk tiltak er å filme bystyremøtene.

Den som ønsker å følge politiske debatter, kan klikke på videooverføring og følge bystyremøtene direkte. Også tidligere debatter er lagt ut på nettsidene. Slik kan en i ettertid finne ut hva som ble sagt i en aktuell debatt.

For eksempel kan en se på rådmannens fremlegging av forslag til økonomiplan for 2007-2010, samt budsjett for 2007. Opptaket varer i 53 minutter.

Møtene, som varer fra tre til fem timer, er kategorisert i temaer, slik at en slipper å følge hele debatten hvis en kun er interessert i å følge en konkret sak. Også møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er lagt ut digitalt.

Finn din politiker Selve bystyresalen er lagt ut som en grafikk. Den interesserte kan klikke seg inn på en enkelt plass og få alle opplysningene om representanten som sitter her: navn, bilde, alder, parti, komitéverv, eierskapsinteresser, tillitsverv og medlemskap i organisasjoner.

– For å gjøre politikerne mer tilgjengelige for innspill og meninger, skal ordføreren og formannskapet besvare chat-meldinger. Et lys på nettsiden vil markere om politikerne er på plass, forteller Flataker.

Også byggesakskontoret, barnehageservice og ressurssenter for barn og unge vil gi råd og veiledning via chatting. Undersøkelser viser at mange ordlegger seg bedre skriftlig enn muntlig.

I den oppvoksende generasjon er mange mer komfortable med å chatte enn å telefonere et offentlig kontor eller møte opp personlig. Ikke minst for døve er det lettest å kommunisere skriftlig.

eKOMMUNE: Trondheim kommune har redusert tidsbruken ved hjelp av digitale tjenester, forteller nettredaktør Roger Flataker.

Digitale Trøndelag Trondheim er ikke seg selv nok. «Det Digitale Trøndelag» kalles det interkommunale samarbeidet kommunen har inngått med seks nabokommuner og fylkene Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag.

Samarbeidspartnerne satser på å utvikle interaktive tjenester: i første omgang skjemaer som kommuniserer godt med innbyggerne. Skjemaene bør være lette å fylle ut. Og de bør være forståelige for saksbehandlings- og arkivsystemet K2000.

Da slipper en nemlig å registrere og punsje skjemaer folk har fylt ut på nettsidene på nytt. Alle opplysningene legger seg automatisk på rett plass i systemet, til utredning av saksbehandlere.

Dokumentbunken forsvant Skjemaene følger i størst mulig grad statlige standarder. Ikke bare fordi Elmer2 blir skjemastandarden alle kommuner må følge fra 2008. Men også

eFORVALTNING 5

▼

Johnny Daugstad

Styrer verden fra stua

KOMMENTAR

Chat med ordføreren

Om kort tid vil det være mulig å organisere alle praktiske og økonomiske forhold mellom innbyggerne og kommunen via Internett. Digitale selvbetjente tjenester vil forenkle folks hverdag.

Informasjon om kommunens aktiviteter og organisering kan bli synligere for innbyggerne.

Byggesøknader behandles elektronisk og barnehagesøknaden sendes på Internett. Saker som er til behandling i kommunestyret, kan følges på web-tv.

Politikerne kan nås via e-post eller på chattesider.

Gjennom internettet kan en betale kommunale regninger, finne fram til kostnader for ulike tjenester, kommunisere med saksbehandlere eller finne ut hvor mye en har rett på i pensjon.

For å få til dette, må kommunene ta den digitale utvikling på alvor, ikke minst for å forebygge at private aktører tar styringen over utviklingen.

Norges beste eKommune i 2006. Trondheim kan smykke seg med å være KommuneNorges internettkonge og bruke demokratiserende teknologi.

Fornyings- og administrasjonsminister Heidi Grande Røys påpeker at en lite endringsvillig offentlig sektor er privatiseringsentusiastenes vik-

tigste støttespillere. Hun understreker hvor viktig fornyingsarbeidet er for å utvikle tjenestetilbudet.

Fagforbundet bør være en pådriver i dette arbeidet og bidra til å sikre bedre kvalitet i tjenestene og ikke minst at digitaliseringen også fører til demokratisering, økt innsyn og innflytelse.

Regjeringen jobber i forhold til IT-planen eNorge 2009 – det digitale spranget: – Fram mot 2009 skal alle relevante offentlige tjenester mot innbyggerne bli tilgjengelige på nett.

– Innen utgangen av 2007 skal all kommunikasjon for innbyggerne med det offentlige kunne skje elektronisk.

– I løpet av 2007 skal alle kommunale og fylkeskommunale interaktive tjenester bygge på et felles offentlig standardisert grensesnitt.

– For de viktigste elektroniske tjenestene skal minst 75 prosent av brukerne benytte disse i 2009.

– I løpet av 2009 skal 80 prosent av brukerne være fornøyde med de elektroniske tjenestene.

Mange norske kommuner blir beskyldt for å være IT-sinker. De klarer ikke engang å levere tjenester som ligger klare med standardløsninger. I forbindelse med at Fagforbundet arrangerer en stor konferanse om digital forvaltning i mars, vil Fagbladet gjennom dette temaheftet bidra til debatten gjennom ulike problematiseringer og ved å trekke fram gode eksempler som Trondheim kommune, Vejle sygehus og Kroken sykehjem i Tromsø.

I tillegg forsøker vi å gå i dybden på noen problemstillinger, for eksempel MinSide, kommunal innkjøpspolitikk og rettssikkerheten for pasienter.

I tillegg håper vi at de etiske dilemmaene vi presenterer, kan stimulere til diskusjoner på arbeidsplassene.

Det er mulig å lage verdens beste offentlige sektor og utvikle digitale tjenester av høy kvalitet.

4 eFORVALTNING

Tekst og foto: VEGARD VELLE

Mest populært på nettsidene til kommunen er jobbannonser og kontaktinformasjon. Også barne- og ungdomssidene er mye besøkt.

– Trondheim har begynt å utvikle potensialet som ligger i Internett, i forhold til ressursutnyttelse, tjenesteforbedring og demokratiutvidelse. Målet er blant annet å åpne for innsyn i og engasjement rundt det politiske livet i kommunen, sier Roger Flataker, nettredaktør i Trondheim.

Bystyremøte online Et demokratisk tiltak er å filme bystyremøtene.

Den som ønsker å følge politiske debatter, kan klikke på videooverføring og følge bystyremøtene direkte. Også tidligere debatter er lagt ut på nettsidene. Slik kan en i ettertid finne ut hva som ble sagt i en aktuell debatt.

For eksempel kan en se på rådmannens fremlegging av forslag til økonomiplan for 2007-2010, samt budsjett for 2007. Opptaket varer i 53 minutter.

Møtene, som varer fra tre til fem timer, er kategorisert i temaer, slik at en slipper å følge hele debatten hvis en kun er interessert i å følge en konkret sak. Også møteinnkallinger, saksdokumenter og protokoller er lagt ut digitalt.

Finn din politiker Selve bystyresalen er lagt ut som en grafikk. Den interesserte kan klikke seg inn på en enkelt plass og få alle opplysningene om representanten som sitter her: navn, bilde, alder, parti, komitéverv, eierskapsinteresser, tillitsverv og medlemskap i organisasjoner.

– For å gjøre politikerne mer tilgjengelige for innspill og meninger, skal ordføreren og formannskapet besvare chat-meldinger. Et lys på nettsiden vil markere om politikerne er på plass, forteller Flataker.

Også byggesakskontoret, barnehageservice og ressurssenter for barn og unge vil gi råd og veiledning via chatting. Undersøkelser viser at mange ordlegger seg bedre skriftlig enn muntlig.

I den oppvoksende generasjon er mange mer komfortable med å chatte enn å telefonere et offentlig kontor eller møte opp personlig. Ikke minst for døve er det lettest å kommunisere skriftlig.

eKOMMUNE: Trondheim kommune har redusert tidsbruken ved hjelp av digitale tjenester, forteller nettredaktør Roger Flataker.

Digitale Trøndelag Trondheim er ikke seg selv nok. «Det Digitale Trøndelag» kalles det interkommunale samarbeidet kommunen har inngått med seks nabokommuner og fylkene Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag.

Samarbeidspartnerne satser på å utvikle interaktive tjenester: i første omgang skjemaer som kommuniserer godt med innbyggerne. Skjemaene bør være lette å fylle ut. Og de bør være forståelige for saksbehandlings- og arkivsystemet K2000.

Da slipper en nemlig å registrere og punsje skjemaer folk har fylt ut på nettsidene på nytt. Alle opplysningene legger seg automatisk på rett plass i systemet, til utredning av saksbehandlere.

Dokumentbunken forsvant Skjemaene følger i størst mulig grad statlige standarder. Ikke bare fordi Elmer2 blir skjemastandarden alle kommuner må følge fra 2008. Men også

eFORVALTNING 5

▼

Johnny Daugstad

Styrer verden fra stua

▼

fordi standardskjemaer ofte kan være mer gjennomarbeidet enn skjemaer en lager selv. I tillegg vil brukere som flytter fra en kommune til en annen lettere kjenne igjen og lettere kunne bruke skjemaene.

En digital tjeneste som har redusert tids- og papirbruken hos fylkesmannen, er dennes nylige tilgang til Trondheims digitale oversikt over klagesaker. Tidligere oversendte kommunen bunker med dokumenter i hver klagesak. Nå får fylkesmannkontoret kun et ark med en referanse til saksdokumentene. Disse er scannet inn, til bruk for saksbehandlerne.

– I første omgang får fylkesmannens kontor tilgang på byggesaksklagene. I neste omgang skal barnevernssaker gjøres tilgjengelige, sier Flataker. Åpner for sensitive data Ganske snart oppretter Trondheim sin egen sikkerhetsportal. Bankenes Betalingssentral gir brukerne muligheten til å signere digitalt i saker som angår egne sensitive personopplysninger. For eksempel kan en bytte fastlege via kommunens nettsider.

Utviklingen stopper ikke der. Når webansvarlig Flataker jakter på nye ideer til forbedrete webtjenester, surfer han på kommunale nettsteder i andre land. Spesielt i Sverige, Danmark, Storbritannia og Canada finnes mye å lære.

ETISK DILEMMA INGEN FORSTÅELSE Kommunens datasystemer forventes å være tilgjengelige 24 timer i døgnet. Blant annet er en helkontinuerlig helseinstitusjon avhengig av døgnkontinuerlig adgang.

De IT-ansatte er alltid tilgjengelig på telefon – og retter feil til alle døgnets tider. Overtidspotten er brukt opp. De ansatte har hatt 200-300 timer overtid uten betaling, og det samme gjelder deg. Avspasering går kun i liten grad.

Rådmannen forstår ikke alvoret og prioriterer dine innspill så lavt at avdelingen ikke får ekstra budsjettmidler til en vaktordning og/eller økning i bemanning. Blir du en varsler? Nekter du de ansatte å jobbe mer gratis utover kvelden? Neste gang nettverket går ned - lar du det være nede til de ansatte er tilbake på jobb.

Gå-sakte-aksjon?

6 eFORVALTNING

Mindre arbeid, lavere kostnader Ikke bare økonomisk tjener Trondheim på digitale tjenester – også servicegevinster følger. Resultatet av det siste er mer fornøyde brukere.

Heller ikke økonomisk er det noen grunn til å kimse av resultatene i Trondheim. Arbeidsmengden en sparte på automatisert behandling av stillingssøknader tilsvarte i 2005 5,5 stillinger.

Av de totalt 30.000 stillingssøknadene kommunen mottok, sparte den 10.000 timers behandlingstid. Oppå dette slapp kommunen returportoen på 40 kroner per søknad.

Tar ett minutt Når det gjelder digitale barnehageskjemaer, hadde Trondheim behandlet 9444 elektroniske søknader og 680 papirsøknader i de ni første månedene av 2006. Å behandle en elektronisk søknad tar i snitt ett minutt, mens det tar fem minutter å behandle en papirsøknad. Det vil si en innsparing på 629 timer.

Lavere annonsekostnader Også annonsekostnadene blir lavere på grunn av nettsidene. I Adresseavisen rykker kommunen inn en mindre henvisning til den ledige stillingen. Den fullstendige informasjonen finnes på kommunens nettside.

Elektronisk postscanning gjør at kommunen slipper å sende ut post til de ulike etatene og avdelingene med biler.

2007 Microsoft® Office system har skiftet filformat Nå som åpen standard

eFORVALTNING 7

microsoft.no/openXML

▼

fordi standardskjemaer ofte kan være mer gjennomarbeidet enn skjemaer en lager selv. I tillegg vil brukere som flytter fra en kommune til en annen lettere kjenne igjen og lettere kunne bruke skjemaene.

En digital tjeneste som har redusert tids- og papirbruken hos fylkesmannen, er dennes nylige tilgang til Trondheims digitale oversikt over klagesaker. Tidligere oversendte kommunen bunker med dokumenter i hver klagesak. Nå får fylkesmannkontoret kun et ark med en referanse til saksdokumentene. Disse er scannet inn, til bruk for saksbehandlerne.

– I første omgang får fylkesmannens kontor tilgang på byggesaksklagene. I neste omgang skal barnevernssaker gjøres tilgjengelige, sier Flataker. Åpner for sensitive data Ganske snart oppretter Trondheim sin egen sikkerhetsportal. Bankenes Betalingssentral gir brukerne muligheten til å signere digitalt i saker som angår egne sensitive personopplysninger. For eksempel kan en bytte fastlege via kommunens nettsider.

Utviklingen stopper ikke der. Når webansvarlig Flataker jakter på nye ideer til forbedrete webtjenester, surfer han på kommunale nettsteder i andre land. Spesielt i Sverige, Danmark, Storbritannia og Canada finnes mye å lære.

ETISK DILEMMA INGEN FORSTÅELSE Kommunens datasystemer forventes å være tilgjengelige 24 timer i døgnet. Blant annet er en helkontinuerlig helseinstitusjon avhengig av døgnkontinuerlig adgang.

De IT-ansatte er alltid tilgjengelig på telefon – og retter feil til alle døgnets tider. Overtidspotten er brukt opp. De ansatte har hatt 200-300 timer overtid uten betaling, og det samme gjelder deg. Avspasering går kun i liten grad.

Rådmannen forstår ikke alvoret og prioriterer dine innspill så lavt at avdelingen ikke får ekstra budsjettmidler til en vaktordning og/eller økning i bemanning. Blir du en varsler? Nekter du de ansatte å jobbe mer gratis utover kvelden? Neste gang nettverket går ned - lar du det være nede til de ansatte er tilbake på jobb.

Gå-sakte-aksjon?

6 eFORVALTNING

Mindre arbeid, lavere kostnader Ikke bare økonomisk tjener Trondheim på digitale tjenester – også servicegevinster følger. Resultatet av det siste er mer fornøyde brukere.

Heller ikke økonomisk er det noen grunn til å kimse av resultatene i Trondheim. Arbeidsmengden en sparte på automatisert behandling av stillingssøknader tilsvarte i 2005 5,5 stillinger.

Av de totalt 30.000 stillingssøknadene kommunen mottok, sparte den 10.000 timers behandlingstid. Oppå dette slapp kommunen returportoen på 40 kroner per søknad.

Tar ett minutt Når det gjelder digitale barnehageskjemaer, hadde Trondheim behandlet 9444 elektroniske søknader og 680 papirsøknader i de ni første månedene av 2006. Å behandle en elektronisk søknad tar i snitt ett minutt, mens det tar fem minutter å behandle en papirsøknad. Det vil si en innsparing på 629 timer.

Lavere annonsekostnader Også annonsekostnadene blir lavere på grunn av nettsidene. I Adresseavisen rykker kommunen inn en mindre henvisning til den ledige stillingen. Den fullstendige informasjonen finnes på kommunens nettside.

Elektronisk postscanning gjør at kommunen slipper å sende ut post til de ulike etatene og avdelingene med biler.

2007 Microsoft® Office system har skiftet filformat Nå som åpen standard

eFORVALTNING 7

microsoft.no/openXML

Sesam sesam, lukk deg opp eHJEMMETJENESTE: Avdelingsleder i nattjenesten, June Eikrem (t.v.) og saksbehandler Line Nordgård, Fag- og utviklingsenheten, er glad for at de kan bruke elektronisk pasientjournal via bærbare PC-er i hjemmetjenesten.

Et pilotprosjekt på Kroken sykehjem i Tromsø gir raskere og bedre samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten, fastleger og sykehus.

Tekst: OTTAR JOHANSEN, Foto: OTTAR JOHANSEN og RUNE STOLTZ BERTINUSSEN

Nå utveksles journaler, laboratoriesvar og epikriser digitalt. Spørsmål og svar angående behandling formidles via sikker e-post. Systemet betyr at pasienter ikke nødvendigvis må fraktes fysisk mellom institusjoner, legekontorer og sykehus. Noe som er svært ressursbesparende for alle parter.

Effektiv pilot Det såkalte SES@m-prosjektet (Sikker Elektronisk Samhandling) omfatter alle sykehjemmene i kommunen. Prosjektet startet i 2004 og ble avsluttet i 2006.

– Tilbakemeldingene fra alle som har deltatt er svært positive. Det gjelder både enhetsledere, «superbrukere» og «fotfolket». Alle er godt fornøyd, ingen ønsker å gå tilbake til «steinaldermetoder», sier Line Nordgård, saksbehandler i Fag- og utviklingsenheten i Tromsø kommune.

– Tendensen er at brukerne ønsker flere muligheter for elektronisk kommunikasjon og samhandling, sier hun.

Oppkoplet til Helsenett I regi av SES@m-prosjektet ble det for første gang i landet etablert oppkopling mellom Kommunenett og Norsk Helsenett. 27 avdelinger i pleie- og omsorgstjenesten var inkludert i prosjektet. Flere avdelinger fikk tilgang til pleie- og omsorgstjenestens journalsystem «Unique Profil» fra bærbare PC-er.

Fem institusjoner fikk tilgang til elektroniske laboratoriesvar og epikriser fra Universitetssykehuset Nord-Norge. De sendte sårhenvisninger med digitale bilder til sårpoliklinikken for å få behandlings-

8 eFORVALTNING

veiledning, og fikk tilgang til gjeldende prosedyrer i Helse Nord RHF gjennom kvalitetssystemet «DocMap».

Sykepleierapporter ble sendt og mottatt elektronisk, og spørsmål og svar mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastleger/tilsynsleger formidlet med sikker e-post.

– Tromsø kommune har samme utstrekning som Vestfold fylke. Derfor er det både tids- og kvalitetsmessige fordeler ved å bruke nettbaserte løsninger.

Gjelder det helt akutte ting, bruker vi selvsagt fortsatt telefon, sier Nordgård.

Tekniske hindringer Nordgård legger ikke skjul på at de møtte på teknologiske utfordringer ved innføringen.

– Da vi startet, var mange av PC-ene i bruk allerede noen år gamle, og ikke i stand til å håndtere store bildefiler. Nettverkshastighet har også vært en utfordring, samt mangel på lagringsplass for data. Vi forutså ikke alt, og det har vært nødvendig å dempe forventningene om umiddelbar effekt og gevinst.

Likevel oppfordrer hun andre kommuner som ønsker å utnytte mulighetene ved elektronisk samhandling til å gå i gang. En hovedforutsetning for å lykkes, er forankring i ledelsen – tilrettelagt opplæring og tett oppfølging og support.

– Kostnadene for kommunen ved å drive helseog omsorgstjenesten på den nye måten gjenstår å se.

SES@m-prosjektet hadde en kostnadsramme på 16 millioner kroner, og ble finansiert av Sosial- og Helsedirektoratet. Nå må kommunen selv betale, og hva det vil gi i kostnader og besparinger har vi ennå ikke full oversikt over, sier Line Nordgård.

Med bærbar PC i akuttsekken Bærbar PC har fått fast plass i akuttsekken når nattjenesten i vidstrakte Tromsø kommune er på jobb.

De nye digitale hjelpemidlene sikrer både raskere utrykning og bedre oversikt for de tre teamene som utgjør nattjenesten. Når ordinær dagtjeneste og legekontorer er stengt, har nattjenesten ansvar for både faste oppdrag og utrykning. Via legevakta betjener de også cirka 500 trygghetsalarmer som er installert hos brukere i kommunen.

– Det er en stor fordel å få informasjon over nettet på PC-en. Ulempen er at selv det nye UMTS-nettet som vi bruker, er svært tregt i bruk i forhold til vanlig Internett, sier avdelingsleder i nattjenesten, June Eikrem.

Nattjenesten er krevende og til tider travel. Tendensen er at flere eldre bor lenger hjemme. Majoriteten er brukere under 67 år.

– Vi benytter tilgangen vår til å finne informasjon om brukerne i journalen. Det kan for eksempel være avgjørende å vite om den som trenger hjelp bor i første eller åttende etasje, om vedkommende er hjemme, innlagt i institusjon, eller rett og slett bortreist.

FAKTA: • Unique Profil: Visma Uniques fagsystem for pleie-, rehabiliteringsog omsorgstjenesten.

• DocMap: Helse-Nord RHF har valgt det Web-baserte datasystemet DocMap som felles ledelses- og kvalitetsstyringssystem. Systemet skal gjøre det enklere å bruke og å gjenfinne styrende dokumentasjon.

• UMTS: «Universal Mobile Telecommunications System», nytt mobilnett som gjør at data kan overføres 8-10 ganger raskere enn i GSM-nettet.

June Eikrem

Line Nordgård

eFORVALTNING 9

Sesam sesam, lukk deg opp eHJEMMETJENESTE: Avdelingsleder i nattjenesten, June Eikrem (t.v.) og saksbehandler Line Nordgård, Fag- og utviklingsenheten, er glad for at de kan bruke elektronisk pasientjournal via bærbare PC-er i hjemmetjenesten.

Et pilotprosjekt på Kroken sykehjem i Tromsø gir raskere og bedre samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten, fastleger og sykehus.

Tekst: OTTAR JOHANSEN, Foto: OTTAR JOHANSEN og RUNE STOLTZ BERTINUSSEN

Nå utveksles journaler, laboratoriesvar og epikriser digitalt. Spørsmål og svar angående behandling formidles via sikker e-post. Systemet betyr at pasienter ikke nødvendigvis må fraktes fysisk mellom institusjoner, legekontorer og sykehus. Noe som er svært ressursbesparende for alle parter.

Effektiv pilot Det såkalte SES@m-prosjektet (Sikker Elektronisk Samhandling) omfatter alle sykehjemmene i kommunen. Prosjektet startet i 2004 og ble avsluttet i 2006.

– Tilbakemeldingene fra alle som har deltatt er svært positive. Det gjelder både enhetsledere, «superbrukere» og «fotfolket». Alle er godt fornøyd, ingen ønsker å gå tilbake til «steinaldermetoder», sier Line Nordgård, saksbehandler i Fag- og utviklingsenheten i Tromsø kommune.

– Tendensen er at brukerne ønsker flere muligheter for elektronisk kommunikasjon og samhandling, sier hun.

Oppkoplet til Helsenett I regi av SES@m-prosjektet ble det for første gang i landet etablert oppkopling mellom Kommunenett og Norsk Helsenett. 27 avdelinger i pleie- og omsorgstjenesten var inkludert i prosjektet. Flere avdelinger fikk tilgang til pleie- og omsorgstjenestens journalsystem «Unique Profil» fra bærbare PC-er.

Fem institusjoner fikk tilgang til elektroniske laboratoriesvar og epikriser fra Universitetssykehuset Nord-Norge. De sendte sårhenvisninger med digitale bilder til sårpoliklinikken for å få behandlings-

8 eFORVALTNING

veiledning, og fikk tilgang til gjeldende prosedyrer i Helse Nord RHF gjennom kvalitetssystemet «DocMap».

Sykepleierapporter ble sendt og mottatt elektronisk, og spørsmål og svar mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastleger/tilsynsleger formidlet med sikker e-post.

– Tromsø kommune har samme utstrekning som Vestfold fylke. Derfor er det både tids- og kvalitetsmessige fordeler ved å bruke nettbaserte løsninger.

Gjelder det helt akutte ting, bruker vi selvsagt fortsatt telefon, sier Nordgård.

Tekniske hindringer Nordgård legger ikke skjul på at de møtte på teknologiske utfordringer ved innføringen.

– Da vi startet, var mange av PC-ene i bruk allerede noen år gamle, og ikke i stand til å håndtere store bildefiler. Nettverkshastighet har også vært en utfordring, samt mangel på lagringsplass for data. Vi forutså ikke alt, og det har vært nødvendig å dempe forventningene om umiddelbar effekt og gevinst.

Likevel oppfordrer hun andre kommuner som ønsker å utnytte mulighetene ved elektronisk samhandling til å gå i gang. En hovedforutsetning for å lykkes, er forankring i ledelsen – tilrettelagt opplæring og tett oppfølging og support.

– Kostnadene for kommunen ved å drive helseog omsorgstjenesten på den nye måten gjenstår å se.

SES@m-prosjektet hadde en kostnadsramme på 16 millioner kroner, og ble finansiert av Sosial- og Helsedirektoratet. Nå må kommunen selv betale, og hva det vil gi i kostnader og besparinger har vi ennå ikke full oversikt over, sier Line Nordgård.

Med bærbar PC i akuttsekken Bærbar PC har fått fast plass i akuttsekken når nattjenesten i vidstrakte Tromsø kommune er på jobb.

De nye digitale hjelpemidlene sikrer både raskere utrykning og bedre oversikt for de tre teamene som utgjør nattjenesten. Når ordinær dagtjeneste og legekontorer er stengt, har nattjenesten ansvar for både faste oppdrag og utrykning. Via legevakta betjener de også cirka 500 trygghetsalarmer som er installert hos brukere i kommunen.

– Det er en stor fordel å få informasjon over nettet på PC-en. Ulempen er at selv det nye UMTS-nettet som vi bruker, er svært tregt i bruk i forhold til vanlig Internett, sier avdelingsleder i nattjenesten, June Eikrem.

Nattjenesten er krevende og til tider travel. Tendensen er at flere eldre bor lenger hjemme. Majoriteten er brukere under 67 år.

– Vi benytter tilgangen vår til å finne informasjon om brukerne i journalen. Det kan for eksempel være avgjørende å vite om den som trenger hjelp bor i første eller åttende etasje, om vedkommende er hjemme, innlagt i institusjon, eller rett og slett bortreist.

FAKTA: • Unique Profil: Visma Uniques fagsystem for pleie-, rehabiliteringsog omsorgstjenesten.

• DocMap: Helse-Nord RHF har valgt det Web-baserte datasystemet DocMap som felles ledelses- og kvalitetsstyringssystem. Systemet skal gjøre det enklere å bruke og å gjenfinne styrende dokumentasjon.

• UMTS: «Universal Mobile Telecommunications System», nytt mobilnett som gjør at data kan overføres 8-10 ganger raskere enn i GSM-nettet.

June Eikrem

Line Nordgård

eFORVALTNING 9

Verdens mest digitaliserte sykehus Ambisjonen er å ligge i tet når det gjelder teknologi. Ifølge undersøkelser er sykehuset det mest effektive i Danmark og har de nestmest fornøyde brukerne.

Vejle sygehus er verdens første heldigitale sykehus. Elektroniske pasientjournaler har eksistert i flere år. Ved årsskiftet tok de siste

legene i bruk elektronisk talegjenkjenning.

Under følger tre intervjuer som ser innføringen av digital talegjenkjenning fra ståstedet til tre ulike yrkesgrupper: overlegen, legesekretæren og administrasjonssjefen.

Tekst og foto: VEGARD VELLE

Ikke lenger opprørsstemning – En kan måle talegjenkjenningens vellykkethet på antallet leger som protesterer. Her er det ingen opprørsstemning eller uro, hevder overlege Carsten Bisgård.

Stjeler ikke tiden På røntgenavdelingen har sykehuset brukt talegjenkjenning i snart fem år. I begynnelsen var mange leger skeptiske og mente de ble pålagt sekretærarbeid. Men det tok ikke lang tid før de fleste oppdaget fordelene med det nye systemet.

Ifølge Bisgård stjeler ikke talegjenkjenning tid fra legen.

– I en journal på 200 sider kan vi nå raskt finne tilbake til akkurat det lille notatet vi er på jakt etter.

Legene får også færre telefoner fra pleierne med spørsmål om pasienten kan stå opp fra senga eller må spise spesiell mat.

10 eFORVALTNING

Gjemt i papirbunker Notatene har høyere kvalitet nå, mener Bisgård.

– Før kunne papirjournalen ligge opptil halvannen måned i papirbunker før de var skrevet ut.

Journalene var aldri oppdaterte.

En annen fordel er at legene har bedre erindring om pasienten rett etter behandlingen. Når sekretærene tidligere kom lenge etterpå og spurte om en uforståelig formulering på talediktatet, var det ikke alltid lett for legen å rekapitulere pasientens problemer.

Pasienten kan ikke minst få utskrevet sin egen journal nesten umiddelbart etter behandlingen.

Gebrokkent dansk OK Enkelte leger snakker gebrokkent. Ifølge Bisgård er ikke dette noe problem. Alle legene går gjennom en individuell gjenkjenningsperiode med programmet.

Innkjøringstiden kan variere, fra en uke til en måned. Utenlandske leger kan bruke litt lenger tid.

I denne perioden får legen tildelt færre pasienter.

Leger med ni nasjonaliteter jobber på nevrologisk avdeling. Det går fint, ifølge Bisgård. En dansklærer er ansatt på sykehuset for å undervise i dansk og for å hjelpe leger med å uttale faguttrykk riktig.

eSYKEHUS: Overlege Carsten Bisgård leser inn den siste pasientjournalen.

Teknologistyrt forbedring Tidligere kunne en lege lese inn et diktat klokka to på natta, etter en langhelg, firefem dager etter en operasjon. Kanskje hadde han hatt to pasienter som lignet litt på hverandre.

Uten PC fungerer ikke sykehuset: Røntgenbilder formidles digitalt. Posten scannes inn. Talejournalen legges automatisk blant pasientdataene. Tolker, transport og blodprøver bestilles fra PC-en.

– Vi er svært opptatt av å være nyskapende. Vi ønsker å anvende teknologi som kan hjelpe oss å bli bedre, forteller Kenneth Seerup Jørgensen, administrasjonssjef ved Vejle sygehus.

Proppfulle med datamaskiner – Sykehuset er blant verdens mest digitaliserte. I land utenfor Skandinavia mangler sykehusene ITnettverk mellom avdelingene, opplyser Jørgensen.

Allerede i 1997 innførte sykehuset elektroniske pasientjournaler. I dag er avdelingene proppfulle med datamaskiner. Det finnes omtrent to PC-er per

person på jobb. Det vil si 1700 datamaskiner på 800 ansatte i sving på ethvert tidspunkt.

Sparer millioner – Da en norsk bedrift henvendte seg til oss i 2002 med digital talegjenkjenning, trodde vi ikke et slikt system ville være modent til profesjonelt bruk. Til vår overraskelse fungerte det fantastisk bra, beretter Seerup Jørgensen.

I dag bruker røntgenavdelinger over hele Danmark denne teknologien. På kort regner sykehuset med å spare inn millioner på grunn av systemet.

På ønskelisten På den teknologiske ønskelisten står en bærbar, vanntett, solid og lett PC. Denne datamaskinen eksisterer ikke i dag.

– Vi ønsker mer solid utstyr som det går an å miste i gulvet. Dagens PC-er duger ikke til klinisk bruk, sier Seerup Jørgensen.

▼

Bisgård fører den lille flate plastmikrofonen til munnen. Rolig og konsentrert leser han inn diagnosen til pasienten. Snirklete latinske og engelske termer slippes ut, som for menigmann er uforståelige, men som for overlegen har en høyst konkret betydning. Tilsynelatende også for talegjenkjenningssystemet.

Når Bisgård trykker på gjenkjennelsesknappen, spretter ordene opp på dataskjermen. Han godkjenner de innleste ordene, som nå har blitt til synlig tekst. Deretter lagrer han den nå ferdige journalen på pasienten.

Når han er ferdig med første innlesning, går han i gang med neste pasient. Helst bør han lese inn opplysningene om pasienten med en gang, mens hukommelsen er fersk.

eFORVALTNING 11

Verdens mest digitaliserte sykehus Ambisjonen er å ligge i tet når det gjelder teknologi. Ifølge undersøkelser er sykehuset det mest effektive i Danmark og har de nestmest fornøyde brukerne.

Vejle sygehus er verdens første heldigitale sykehus. Elektroniske pasientjournaler har eksistert i flere år. Ved årsskiftet tok de siste

legene i bruk elektronisk talegjenkjenning.

Under følger tre intervjuer som ser innføringen av digital talegjenkjenning fra ståstedet til tre ulike yrkesgrupper: overlegen, legesekretæren og administrasjonssjefen.

Tekst og foto: VEGARD VELLE

Ikke lenger opprørsstemning – En kan måle talegjenkjenningens vellykkethet på antallet leger som protesterer. Her er det ingen opprørsstemning eller uro, hevder overlege Carsten Bisgård.

Stjeler ikke tiden På røntgenavdelingen har sykehuset brukt talegjenkjenning i snart fem år. I begynnelsen var mange leger skeptiske og mente de ble pålagt sekretærarbeid. Men det tok ikke lang tid før de fleste oppdaget fordelene med det nye systemet.

Ifølge Bisgård stjeler ikke talegjenkjenning tid fra legen.

– I en journal på 200 sider kan vi nå raskt finne tilbake til akkurat det lille notatet vi er på jakt etter.

Legene får også færre telefoner fra pleierne med spørsmål om pasienten kan stå opp fra senga eller må spise spesiell mat.

10 eFORVALTNING

Gjemt i papirbunker Notatene har høyere kvalitet nå, mener Bisgård.

– Før kunne papirjournalen ligge opptil halvannen måned i papirbunker før de var skrevet ut.

Journalene var aldri oppdaterte.

En annen fordel er at legene har bedre erindring om pasienten rett etter behandlingen. Når sekretærene tidligere kom lenge etterpå og spurte om en uforståelig formulering på talediktatet, var det ikke alltid lett for legen å rekapitulere pasientens problemer.

Pasienten kan ikke minst få utskrevet sin egen journal nesten umiddelbart etter behandlingen.

Gebrokkent dansk OK Enkelte leger snakker gebrokkent. Ifølge Bisgård er ikke dette noe problem. Alle legene går gjennom en individuell gjenkjenningsperiode med programmet.

Innkjøringstiden kan variere, fra en uke til en måned. Utenlandske leger kan bruke litt lenger tid.

I denne perioden får legen tildelt færre pasienter.

Leger med ni nasjonaliteter jobber på nevrologisk avdeling. Det går fint, ifølge Bisgård. En dansklærer er ansatt på sykehuset for å undervise i dansk og for å hjelpe leger med å uttale faguttrykk riktig.

eSYKEHUS: Overlege Carsten Bisgård leser inn den siste pasientjournalen.

Teknologistyrt forbedring Tidligere kunne en lege lese inn et diktat klokka to på natta, etter en langhelg, firefem dager etter en operasjon. Kanskje hadde han hatt to pasienter som lignet litt på hverandre.

Uten PC fungerer ikke sykehuset: Røntgenbilder formidles digitalt. Posten scannes inn. Talejournalen legges automatisk blant pasientdataene. Tolker, transport og blodprøver bestilles fra PC-en.

– Vi er svært opptatt av å være nyskapende. Vi ønsker å anvende teknologi som kan hjelpe oss å bli bedre, forteller Kenneth Seerup Jørgensen, administrasjonssjef ved Vejle sygehus.

Proppfulle med datamaskiner – Sykehuset er blant verdens mest digitaliserte. I land utenfor Skandinavia mangler sykehusene ITnettverk mellom avdelingene, opplyser Jørgensen.

Allerede i 1997 innførte sykehuset elektroniske pasientjournaler. I dag er avdelingene proppfulle med datamaskiner. Det finnes omtrent to PC-er per

person på jobb. Det vil si 1700 datamaskiner på 800 ansatte i sving på ethvert tidspunkt.

Sparer millioner – Da en norsk bedrift henvendte seg til oss i 2002 med digital talegjenkjenning, trodde vi ikke et slikt system ville være modent til profesjonelt bruk. Til vår overraskelse fungerte det fantastisk bra, beretter Seerup Jørgensen.

I dag bruker røntgenavdelinger over hele Danmark denne teknologien. På kort regner sykehuset med å spare inn millioner på grunn av systemet.

På ønskelisten På den teknologiske ønskelisten står en bærbar, vanntett, solid og lett PC. Denne datamaskinen eksisterer ikke i dag.

– Vi ønsker mer solid utstyr som det går an å miste i gulvet. Dagens PC-er duger ikke til klinisk bruk, sier Seerup Jørgensen.

▼

Bisgård fører den lille flate plastmikrofonen til munnen. Rolig og konsentrert leser han inn diagnosen til pasienten. Snirklete latinske og engelske termer slippes ut, som for menigmann er uforståelige, men som for overlegen har en høyst konkret betydning. Tilsynelatende også for talegjenkjenningssystemet.

Når Bisgård trykker på gjenkjennelsesknappen, spretter ordene opp på dataskjermen. Han godkjenner de innleste ordene, som nå har blitt til synlig tekst. Deretter lagrer han den nå ferdige journalen på pasienten.

Når han er ferdig med første innlesning, går han i gang med neste pasient. Helst bør han lese inn opplysningene om pasienten med en gang, mens hukommelsen er fersk.

eFORVALTNING 11

Digitale snabel-@er i Danmark ▼

Kommunedata fronter det offentliges digitale tilbud i Danmark. Spesielt er selvbetjeningstilbudene populære.

De fleste kommuner vil ha dette. Tekst og foto: VEGARD VELLE Et flertall av dansker mellom 30 og 60 bruker i dag Internett når de skal kontakte kommunen. Deretter kommer telefonen.

– Digitale tjenester har blitt såpass varierte og godt kjente at folk bruker disse fremfor å stresse ned til Rådhuset før stengetid, kl 15, forteller Michael Skovholm, prosjektleder i det kommunalt eide Kommunedata.

NY UTFORDRING: Ulla M. Jespersen tastet tidligere inn legejournaler.

Nå underviser hun nye leger i talegjenkjenning.

På en annen planet – Da jeg startet her for tretten år siden, foregikk all kommunikasjon på papir. Legesekretærene satt med skrivemaskiner og opptakskassetter. Den gang og nå er som to forskjellige planeter, mener Ulla M. Jespersen, legesekretær ved sykehuset i Vejle.

legesekretær fått en utdanningskonto på 10.000 kroner. Ut fra en kurskatalog har hver enkelt sekretær kunnet bestemme hvordan å disponere pengene.

Blant kursene er registrering av pasienter, jobbe i skranke eller bli servicemedarbeider på data.

Fornyingen av legesekretærjobben har føltes som en stor omstilling. Legesekretærene likte slett ikke at hovedjobben deres, journalskrivingen, ble tatt fra dem. Oppgaven de var opplært i og mestret ble tatt vekk.

En del var redde for å få trædd ned over hodet oppgaver en ikke hadde lyst på.

Noen sekretærer søkte seg til og med vekk fordi de ikke ønsket å sette seg inn i den nye teknologien.

Skepsis Også i forhold til kursene var det en del skepsis.

Ikke alle klarte å se for seg en selv i en ny jobb, og hadde vansker med å bestemme seg for et kurs.

Jespersen jobbet tidligere med å taste journaler.

Nå skal hun undervise nye leger i talegjenkjenning.

I tillegg skal hun hjelpe de som har problemer underveis med talegjenkjenningssystemet.

Utdanningskonto vær så god Fagforeningens svar på den nye teknologien var i første omgang å få vedtatt at ingen legesekretærer skulle sies opp. I etterkant ble femten legesekretærstillinger fjernet av sykehusledelsen gjennom naturlig avgang. I tillegg innførte sykehusledelsen ansettelsesstopp, som ble opphevet allerede etter en måned.

Flere har fått nye oppgaver og har måttet begynne på en ny avdeling. Til omskolering har hver

12 eFORVALTNING

Letingen over Etter hvert har de fleste begynt å føle seg komfortable med endringene. En fordel med de elektroniske pasientjournalene er at en raskt kan oppdatere seg på pasientens utvikling i løpet av det siste døgnet. En trenger ikke lenger lete etter journalen, men kan gå til nærmeste dataterminal.

– Vi har mistet en viktig oppgave. Men den var ikke spesielt interessant. Nå får vi mer spennende oppdrag, som IT-vedlikehold, forskningsbistand og administrasjon, mener Jespersen.

Digital guide for brukere Den såkalte selvbetjeningsportalen er en informasjonstjeneste mange kommuner kjøper og tilbyr på nettsidene. Via denne kan folk flest skaffe seg oversikt over sine forskjellige forhold til det offentlige.

– Portalen blir produsert av Kommunedata og har vært et lokomotiv for å få danske kommuner til å tilby digitale tjenester til brukerne, mener Skovholm.

«Pasningsguiden» er en oversikt over institusjoner som driver tilsyn med barn. Her kan en melde barnet på skolefritidsordning, dagmamma eller beregne hvor mye en må ut med i utgifter til barnehagen, ut fra ens inntekt. Dersom en oppgir antallet barn og inntekten kan en beregne om en har rett på barnetilskudd.

Borgerkonto Via Flytteguiden varsler en om flytting. Fra Byggesaksguiden søker en om ombygging, utbygging eller riving.

Via «Betal din kommune» kan en betale kommunale regninger, for eksempel eiendomsskatt og barnehagepass. Ved å klikke på «Borgerkonto» får en oppgitt en oversikt over det økonomiske mellomværendet mellom seg og kommunen, hvor mye en har betalt sammenlagt til kommunen i barnetilsyn, eiendomsskatt, renovasjon og vannavgift.

I pensjonsguiden kan brukeren søke om tilleggspensjon, gi beskjed om endringer i pensjonsforholdet eller regne ut størrelsen på den framtidige pensjonsinntekten.

Digital signatur Kommunedata leverer også tjenesten digital signatur. Koden til signaturen kan bestilles på nettet. Via posten får en tilsendt et lite program som legges inn på maskinen.

Ved hjelp av dette vet det offentlige at du er den du oppgir å være. Da kan en for eksempel endre selvangivelsen, justere skattekortet, søke om opptak på utdannelser, få sykeforsikringsbevis eller skifte fastlege.

En annen tjeneste Kommunedata står for er Eboks, en elektronisk, sikker og gratis postboks. Her kan en motta bankinformasjon og meldinger fra kommunen. Kontoutskrifter og lønnsslipper fra flere år bakover gjør at Eboks gir en god oversikt over ens privatøkonomi.

I framtiden – Om et par år vil det helt sikkert finnes en nettinngang til det offentlige som organiserer det meste av ditt praktiske og økonomiske mellomværende med det offentlige, tror Skovholm.

– Der vil data foreligge fra offentlige registre, som Folkeregisteret og Skatteetaten. Du får opplysninger om kommunale avgifter, utdanningsstøtte, lisensbetalinger og tidspunkt for neste EU-sjekk på bilen.

OVER TIL NETT: Internett er i ferd med å ta over som den viktigste kommunikasjonsmetoden med det offentlige, forteller Michael Skovholm i danske Kommunedata.

eFORVALTNING 13

Digitale snabel-@er i Danmark ▼

Kommunedata fronter det offentliges digitale tilbud i Danmark. Spesielt er selvbetjeningstilbudene populære.

De fleste kommuner vil ha dette. Tekst og foto: VEGARD VELLE Et flertall av dansker mellom 30 og 60 bruker i dag Internett når de skal kontakte kommunen. Deretter kommer telefonen.

– Digitale tjenester har blitt såpass varierte og godt kjente at folk bruker disse fremfor å stresse ned til Rådhuset før stengetid, kl 15, forteller Michael Skovholm, prosjektleder i det kommunalt eide Kommunedata.

NY UTFORDRING: Ulla M. Jespersen tastet tidligere inn legejournaler.

Nå underviser hun nye leger i talegjenkjenning.

På en annen planet – Da jeg startet her for tretten år siden, foregikk all kommunikasjon på papir. Legesekretærene satt med skrivemaskiner og opptakskassetter. Den gang og nå er som to forskjellige planeter, mener Ulla M. Jespersen, legesekretær ved sykehuset i Vejle.

legesekretær fått en utdanningskonto på 10.000 kroner. Ut fra en kurskatalog har hver enkelt sekretær kunnet bestemme hvordan å disponere pengene.

Blant kursene er registrering av pasienter, jobbe i skranke eller bli servicemedarbeider på data.

Fornyingen av legesekretærjobben har føltes som en stor omstilling. Legesekretærene likte slett ikke at hovedjobben deres, journalskrivingen, ble tatt fra dem. Oppgaven de var opplært i og mestret ble tatt vekk.

En del var redde for å få trædd ned over hodet oppgaver en ikke hadde lyst på.

Noen sekretærer søkte seg til og med vekk fordi de ikke ønsket å sette seg inn i den nye teknologien.

Skepsis Også i forhold til kursene var det en del skepsis.

Ikke alle klarte å se for seg en selv i en ny jobb, og hadde vansker med å bestemme seg for et kurs.

Jespersen jobbet tidligere med å taste journaler.

Nå skal hun undervise nye leger i talegjenkjenning.

I tillegg skal hun hjelpe de som har problemer underveis med talegjenkjenningssystemet.

Utdanningskonto vær så god Fagforeningens svar på den nye teknologien var i første omgang å få vedtatt at ingen legesekretærer skulle sies opp. I etterkant ble femten legesekretærstillinger fjernet av sykehusledelsen gjennom naturlig avgang. I tillegg innførte sykehusledelsen ansettelsesstopp, som ble opphevet allerede etter en måned.

Flere har fått nye oppgaver og har måttet begynne på en ny avdeling. Til omskolering har hver

12 eFORVALTNING

Letingen over Etter hvert har de fleste begynt å føle seg komfortable med endringene. En fordel med de elektroniske pasientjournalene er at en raskt kan oppdatere seg på pasientens utvikling i løpet av det siste døgnet. En trenger ikke lenger lete etter journalen, men kan gå til nærmeste dataterminal.

– Vi har mistet en viktig oppgave. Men den var ikke spesielt interessant. Nå får vi mer spennende oppdrag, som IT-vedlikehold, forskningsbistand og administrasjon, mener Jespersen.

Digital guide for brukere Den såkalte selvbetjeningsportalen er en informasjonstjeneste mange kommuner kjøper og tilbyr på nettsidene. Via denne kan folk flest skaffe seg oversikt over sine forskjellige forhold til det offentlige.

– Portalen blir produsert av Kommunedata og har vært et lokomotiv for å få danske kommuner til å tilby digitale tjenester til brukerne, mener Skovholm.

«Pasningsguiden» er en oversikt over institusjoner som driver tilsyn med barn. Her kan en melde barnet på skolefritidsordning, dagmamma eller beregne hvor mye en må ut med i utgifter til barnehagen, ut fra ens inntekt. Dersom en oppgir antallet barn og inntekten kan en beregne om en har rett på barnetilskudd.

Borgerkonto Via Flytteguiden varsler en om flytting. Fra Byggesaksguiden søker en om ombygging, utbygging eller riving.

Via «Betal din kommune» kan en betale kommunale regninger, for eksempel eiendomsskatt og barnehagepass. Ved å klikke på «Borgerkonto» får en oppgitt en oversikt over det økonomiske mellomværendet mellom seg og kommunen, hvor mye en har betalt sammenlagt til kommunen i barnetilsyn, eiendomsskatt, renovasjon og vannavgift.

I pensjonsguiden kan brukeren søke om tilleggspensjon, gi beskjed om endringer i pensjonsforholdet eller regne ut størrelsen på den framtidige pensjonsinntekten.

Digital signatur Kommunedata leverer også tjenesten digital signatur. Koden til signaturen kan bestilles på nettet. Via posten får en tilsendt et lite program som legges inn på maskinen.

Ved hjelp av dette vet det offentlige at du er den du oppgir å være. Da kan en for eksempel endre selvangivelsen, justere skattekortet, søke om opptak på utdannelser, få sykeforsikringsbevis eller skifte fastlege.

En annen tjeneste Kommunedata står for er Eboks, en elektronisk, sikker og gratis postboks. Her kan en motta bankinformasjon og meldinger fra kommunen. Kontoutskrifter og lønnsslipper fra flere år bakover gjør at Eboks gir en god oversikt over ens privatøkonomi.

I framtiden – Om et par år vil det helt sikkert finnes en nettinngang til det offentlige som organiserer det meste av ditt praktiske og økonomiske mellomværende med det offentlige, tror Skovholm.

– Der vil data foreligge fra offentlige registre, som Folkeregisteret og Skatteetaten. Du får opplysninger om kommunale avgifter, utdanningsstøtte, lisensbetalinger og tidspunkt for neste EU-sjekk på bilen.

OVER TIL NETT: Internett er i ferd med å ta over som den viktigste kommunikasjonsmetoden med det offentlige, forteller Michael Skovholm i danske Kommunedata.

eFORVALTNING 13

AKTUELL VITEN

Veiviser til offentlige tjenester I praksis, for den enkelte innbygger, vil det si at Minside må gi tilgang til tjenester fra kommunen de bor i. De første kommunene er allerede på plass – når kommer din kommune?

På Minside kan du idag gå inn på menyvalget «Helse» og finne en lenke til tjenestene «Min fastlege» og «Bytt fastlege». Den første tjenesten er en registertjeneste som gir innsyn i hva det offentlige har registrert om deg. Den lar deg se hvem som er registrert som din fastlege, og adressen til legekontoret. Den andre tjenesten er en transaksjonstjeneste som lar deg utføre en handling, i dette tilfellet kan du bytte til en annen fastlege.

Forvaltningen er uoversiktlig, og det blir ikke nødvendigvis enklere å finne fram når etater omorganiseres. Derfor er det viktig med en inngang til tjenester som ikke forutsetter kjennskap til det offentliges organisering.

ETISK DILEMMA TYVEN TYVEN Du har oppdaget at et system som brukes for beregning av støtte til brukere av kommunens sosialtjenester, ofte beregner litt for lite til utbetaling. Det er ikke snakk om mange kroner pr. feil. Dersom du tar dette opp, vil det medføre mye manuelt utregningsarbeide til man har funnet feilen. Kostnadene for kommunen kan bli store.

Hva gjør du? Lar du systemet fortsette med små feilberegninger eller tar du dette opp slik at man setter i verk feilsøking?

14 eFORVALTNING

Funksjoner i Minside Minside er ennå bare i startgropen, og det vil komme flere tjenester etter hvert. Men allerede nå vil du kunne finne detaljerte opplysninger om bilen(e) og eiendommen(e) du eier, få innsyn i folkeregisteret samt se om du er registrert som arbeidssøkende eller ikke. Dessuten kan du utføre en rekke handlinger; melde flytting, endre skattekort, sende inn meldekort og reservere deg mot adressert reklame og telefonsalg.

I tillegg til å være en samlet inngang til tjenester fra det offentlige har Minside enkelte funksjoner som vil gjøre samspillet med det offentlige enklere.

Den viktigste av disse er meldingsboksen. I motset-

ning til vanlig e-post gir meldingsboksen i Minside sikkerhet for at avsenderen er den han gir seg ut for å være, og at kun adressaten kan lese det som står i meldingen. Meldingsboksen gir også mulighet for å legge ved enkle svarskjema, der du for eksempel kan bekrefte at du tar imot barnehageplassen kommunen har tilbudt deg.

Minside har videre en kalender-funksjon. Etater og kommuner kan sende påminnelser, og for eksempel minne om at det er på tide å ta bilen til EU-kontroll, eller at søknadsfristen for barnehageplass er neste uke.

Som nevnt er Minside viktig for å hjelpe folk med å få utført tjenester uten å kreve kjennskap til hvem som har ansvaret for tjenesten. Men selv om dette i seg selv kan være god hjelp, vil Minside gi enda større muligheter i framtiden. Målet med Minside er at brukerne skal finne de tjenestene som er nyttige der og da.

For å illustrere denne muligheten kan vi tenke oss et nyutdannet, ungt samboerpar som nettopp har fått barn, og der begge har (høye) studielån. På NAV sine nettsider finner paret ut at de ikke har rett til fødselspenger fordi moren ikke har hatt inntektsgivende arbeid i seks av de siste ti månedene før fødselen. Til gjengjeld kan de søke engangsstønad.

Det som ikke står, er at Lånekassen har en ordning som kan gi dem litt bedre økonomi i en periode. Den som er hjemme med omsorgen for barnet, kan få betalingsutsettelse og rentefritak på studielånet. Selv om ikke lånet blir noe mindre på den måten, blir det heller ikke større, og det er god hjelp å slippe å betale studielån noen måneder.

eFORVALTNING 15

SAMMENDRAG

STEINAR SKAGEMO, Norge.no

Minside er en inngangsport til offentlige tjenester på nettet. Brukeren skal kunne finne frem til tjenesten de ønsker utført uten, på forhånd, å vite hvem som utfører den.

▼

Med Minside har Norge fått et unikt verktøy for samhandling mellom innbygger og offentlig sektor. Full effekt av dette kraftige verktøyet får vi likevel ikke før de viktigste delene av offentlig sektor er tilknyttet Minside.

AKTUELL VITEN

Veiviser til offentlige tjenester I praksis, for den enkelte innbygger, vil det si at Minside må gi tilgang til tjenester fra kommunen de bor i. De første kommunene er allerede på plass – når kommer din kommune?

På Minside kan du idag gå inn på menyvalget «Helse» og finne en lenke til tjenestene «Min fastlege» og «Bytt fastlege». Den første tjenesten er en registertjeneste som gir innsyn i hva det offentlige har registrert om deg. Den lar deg se hvem som er registrert som din fastlege, og adressen til legekontoret. Den andre tjenesten er en transaksjonstjeneste som lar deg utføre en handling, i dette tilfellet kan du bytte til en annen fastlege.

Forvaltningen er uoversiktlig, og det blir ikke nødvendigvis enklere å finne fram når etater omorganiseres. Derfor er det viktig med en inngang til tjenester som ikke forutsetter kjennskap til det offentliges organisering.

ETISK DILEMMA TYVEN TYVEN Du har oppdaget at et system som brukes for beregning av støtte til brukere av kommunens sosialtjenester, ofte beregner litt for lite til utbetaling. Det er ikke snakk om mange kroner pr. feil. Dersom du tar dette opp, vil det medføre mye manuelt utregningsarbeide til man har funnet feilen. Kostnadene for kommunen kan bli store.

Hva gjør du? Lar du systemet fortsette med små feilberegninger eller tar du dette opp slik at man setter i verk feilsøking?

14 eFORVALTNING

Funksjoner i Minside Minside er ennå bare i startgropen, og det vil komme flere tjenester etter hvert. Men allerede nå vil du kunne finne detaljerte opplysninger om bilen(e) og eiendommen(e) du eier, få innsyn i folkeregisteret samt se om du er registrert som arbeidssøkende eller ikke. Dessuten kan du utføre en rekke handlinger; melde flytting, endre skattekort, sende inn meldekort og reservere deg mot adressert reklame og telefonsalg.

I tillegg til å være en samlet inngang til tjenester fra det offentlige har Minside enkelte funksjoner som vil gjøre samspillet med det offentlige enklere.

Den viktigste av disse er meldingsboksen. I motset-

ning til vanlig e-post gir meldingsboksen i Minside sikkerhet for at avsenderen er den han gir seg ut for å være, og at kun adressaten kan lese det som står i meldingen. Meldingsboksen gir også mulighet for å legge ved enkle svarskjema, der du for eksempel kan bekrefte at du tar imot barnehageplassen kommunen har tilbudt deg.

Minside har videre en kalender-funksjon. Etater og kommuner kan sende påminnelser, og for eksempel minne om at det er på tide å ta bilen til EU-kontroll, eller at søknadsfristen for barnehageplass er neste uke.

Som nevnt er Minside viktig for å hjelpe folk med å få utført tjenester uten å kreve kjennskap til hvem som har ansvaret for tjenesten. Men selv om dette i seg selv kan være god hjelp, vil Minside gi enda større muligheter i framtiden. Målet med Minside er at brukerne skal finne de tjenestene som er nyttige der og da.

For å illustrere denne muligheten kan vi tenke oss et nyutdannet, ungt samboerpar som nettopp har fått barn, og der begge har (høye) studielån. På NAV sine nettsider finner paret ut at de ikke har rett til fødselspenger fordi moren ikke har hatt inntektsgivende arbeid i seks av de siste ti månedene før fødselen. Til gjengjeld kan de søke engangsstønad.

Det som ikke står, er at Lånekassen har en ordning som kan gi dem litt bedre økonomi i en periode. Den som er hjemme med omsorgen for barnet, kan få betalingsutsettelse og rentefritak på studielånet. Selv om ikke lånet blir noe mindre på den måten, blir det heller ikke større, og det er god hjelp å slippe å betale studielån noen måneder.

eFORVALTNING 15

SAMMENDRAG

STEINAR SKAGEMO, Norge.no

Minside er en inngangsport til offentlige tjenester på nettet. Brukeren skal kunne finne frem til tjenesten de ønsker utført uten, på forhånd, å vite hvem som utfører den.

▼

Med Minside har Norge fått et unikt verktøy for samhandling mellom innbygger og offentlig sektor. Full effekt av dette kraftige verktøyet får vi likevel ikke før de viktigste delene av offentlig sektor er tilknyttet Minside.

AKTUELL VITEN

▼

Døgnservice for de utvalgte Enda viktigere for det unge paret er det antagelig å få vite at Husbanken tilbyr bostøtte for hjelp med husleien til husstander med barn under 18 år. Selv om det selvsagt ikke er til å bli rik av, vil det trolig være svært kjærkomment.

Hvordan skal Minside kunne være til hjelp for dette paret? For det første kan Minside være – som vi allerede har sett – en inngangsport som samler tjenester uavhengig av hvilken etat som har ansvaret for tjenesten. Vi kan tenke oss at det finnes et menyvalg «Stønader ved fødsel og adopsjon» som ikke bare nevner stønadene som NAV har ansvaret for, men som også viser relaterte tjenester i Husbanken og Lånekassen.

Men aller helst vil vi at disse tjenestene bare skal presenteres for de personene de er relevant for.

Lånekassens og Husbankens ordninger er jo kun interessante for de med lav inntekt. Samtidig vet vi også at opplysninger om inntekten vår nettopp er noe det offentlige allerede har. Ved å videreutvikle Minside kan vi få et system som ikke bare kan hente ut inntektsopplysninger og andre opplysninger fra flere etater og kommuner samtidig, men også bruke disse opplysningene for å skjule eller hente fram tjenester som er nyttige for brukeren – der og da.

Dersom vi videreutvikler Minside på denne måten, blir scenariet for det unge paret omtrent som følger: De logger seg inn på Minside, som så konstaterer at den lave inntekten kombinert med opplysningen om at de har et barn (barnet har samme folkeregistrerte adresse som paret), samtidig som de skylder Lånekassen et ikke ubetydelig beløp, gjør at de bør presenteres for tjenestene «Bostøtte» og «Betalingsutsettelse med rentefritak». At det i tillegg vil gå fort å fylle ut søknadsskjemaene, fordi Minside kan forhåndsutfylle de fleste feltene, er bare en bonus.

Utbygging av tjenester for innsyn i registeropplysninger bør uansett prioriteres. Behovet er til stede allerede idag gjennom behov for innsyn i og kontroll med opplysningene som er registrert om den enkelte. Det er disse opplysningene som danner grunnlag for beslutninger som angår den enkeltes rettigheter og plikter. En forutsetning for korrekte avgjørelser er at opplysningene avgjørelsene bygger på, er riktige. Erfaringene fra pilotdriften av Minside sist vinter viste at det var påfallende mange som fant feil i opplysningene om seg selv. Løsningen på dette er åpenbar: Ingen er bedre i stand til å kontrollere det offentliges opplysninger om innbyggerne enn nettopp innbyggeren selv.

Målet om Minside som en «hjelpende hånd» forutsetter selvsagt at selve Minside-løsningen utvikles videre. De første kommunene har allerede gjort tjenester tilgjengelige for Minside, og flere er på vei.

Personvern For at Minside i fremtiden skal kunne by på slike muligheter som beskrevet over, uten samtidig å utgjøre en trussel mot personvernet, må innsamlingen av personopplysninger kun skje på eksplisitt kommando fra brukeren. Dessuten vil det antagelig være nødvendig at Minside umiddelbart glemmer alt den nettopp visste om deg, når du logger deg ut igjen.

ETISK DILEMMA ETIKK TAKK

16 eFORVALTNING

ETISKFRISTELSE DILEMMA ELLER BEDRAG Kommunen skal innen et år vurdere om det gamle saksbehandlersystemet er godt nok eller om en skal kjøpe inn et nytt. Den nåværende leverandøren inviterer alle sentrale brukere til opplæring for å få oppgradering av sin kunnskap. Du vet at det samtidig vil bli mye snakk om et nytt system som denne leverandøren har og ønsker å selge til kommunen. Reiser du på denne opplæringen eller velger du å holde deg hjemme?

Etter et avisoppslag slår det deg at forvaltningsorganet du jobber i, har et saksbehandlingssystem som trolig ikke er i samsvar med personopplysningsloven. Du tror likevel systemet er forsvarlig.

Velger du å ta opp spørsmålet med kollegaer?

Nettbrukere har tilgang til kommunale tjenester hele døgnet.

Hva skjer med de som ikke kan bruke nettet?

Underdirektør Svein Erik Wilthil i KS (tidligere Kommunenes Sentralforbund) forteller at det skjer mye positivt for å hjelpe de som ikke bruker Internett.

– Det finnes blant annet en frivillig organisasjon og nettsted som heter Seniornett. Den gir opplæring i bruk av PC og Internett.

Læring hos NAV Han nevner også kommunale sentre og biblioteker, som arranger kurs. Den nye arbeids- og velferdsforvaltningen NAV vil også bistå arbeidsløse og sosialklienter i bruk av PC og Internett, tror Wilthil.

– Den nye etaten vil ikke legge ut noe på nett som brukerne ikke kan få andre steder, for eksempel via telefon, sier kommunikasjonsdirektør i NAV, Martin Apenes.

– På de nye lokale NAV-kontorene kan de som ikke har PC hjemme, bruke PC og få veiledning i PC-bruk.

Kurset 55 pluss Ifølge Svein Erik Wilthil er det store variasjoner mellom kommunene når det gjelder digitalisering av tjenestene. Trondheim kommune er en av de som har kommet lengst.

Nettredaktør i Trondheim kommune, Roger Flataker, opplyser at de legger ut mest mulig på nettet for bedre å bli i stand til å hjelpe de som ikke bruker Internett.

– De som ikke bruker nettet, stort sett eldre mennesker, kan ta en telefon eller møte opp på kommunens servicetorg, der serviceverter står klare til å hjelpe.

Kommunen arrangerer også et eget kurs i PC og internettbruk. Det heter «55 pluss» og arrangeres på bibliotek i Trondheim.

24 timer i døgnet Øvre Eiker kommune er også blant de som er langt framme i digitaliseringen av sine tjenester. I følge

sin egen hjemmeside ønsker kommunen å være tilgjengelig for sine innbyggere 24 timer i døgnet, sju dager i uka.

Merkantil leder Liva Aronsen henviser til kommunens servicesenter for innbyggere som ikke bruker Internett. Senteret kan nås på telefon, og det kan besøkes. Her har de også PC, slik at folk kan få veiledning i PC-bruk.

SAMMENDRAG

SeniorSurf – Seniornett har SeniorSurf-dag en gang i året.

Seniorer i nesten alle kommuner kan da prøve seg på Internett og få gratis veiledning, forteller Tore Langemyr Larsen, daglig leder i Seniornett.

Seniornett har en visjon om at alle over 55 år skal være på nettet innen fire år. Seniornett har også dannet noen og tjue seniorklubber der eldre kan samles og lære om data og Internett. Målsettingen er 500 klubber om fire år.

Svein Erik Wilthil, underdirektør i KS.

ETISKMISBRUK DILEMMA AV NETTVERKET Som IT-ansatt har du innsyn i folks bruk av nettverket. Retningslinjer for bruk er klare – det skal være jobborientert.

Du kan ut fra statistikker se at det på noen tjenestesteder foregår stor nedlasting – alt tilsier at musikk eller film lastes ned i arbeidstida.

Rettslig sett har ikke arbeidsgiver tilgang til å se den enkelte ansattes bruk av nettet uten at det foreligger en rettslig kjennelse.

IT-avdelingen kan ikke utgi slike data uten en kjennelse eller en klar uttalelse fra datatilsynet.

Skal du varsle ledelsen? Skal du gå dypere inn i loggen og finne ut hvilken person det gjelder? Skal du sørge for å sperre tilgangen til nedlasting, slik at det ikke kan gjenta seg?

eFORVALTNING 17

Digitaliseringen skal ikke ramme de som ikke bruker nettet. De som har kommet lengst ruster derfor opp det kommunale servicetorget.

AKTUELL VITEN

▼

Døgnservice for de utvalgte Enda viktigere for det unge paret er det antagelig å få vite at Husbanken tilbyr bostøtte for hjelp med husleien til husstander med barn under 18 år. Selv om det selvsagt ikke er til å bli rik av, vil det trolig være svært kjærkomment.

Hvordan skal Minside kunne være til hjelp for dette paret? For det første kan Minside være – som vi allerede har sett – en inngangsport som samler tjenester uavhengig av hvilken etat som har ansvaret for tjenesten. Vi kan tenke oss at det finnes et menyvalg «Stønader ved fødsel og adopsjon» som ikke bare nevner stønadene som NAV har ansvaret for, men som også viser relaterte tjenester i Husbanken og Lånekassen.

Men aller helst vil vi at disse tjenestene bare skal presenteres for de personene de er relevant for.

Lånekassens og Husbankens ordninger er jo kun interessante for de med lav inntekt. Samtidig vet vi også at opplysninger om inntekten vår nettopp er noe det offentlige allerede har. Ved å videreutvikle Minside kan vi få et system som ikke bare kan hente ut inntektsopplysninger og andre opplysninger fra flere etater og kommuner samtidig, men også bruke disse opplysningene for å skjule eller hente fram tjenester som er nyttige for brukeren – der og da.

Dersom vi videreutvikler Minside på denne måten, blir scenariet for det unge paret omtrent som følger: De logger seg inn på Minside, som så konstaterer at den lave inntekten kombinert med opplysningen om at de har et barn (barnet har samme folkeregistrerte adresse som paret), samtidig som de skylder Lånekassen et ikke ubetydelig beløp, gjør at de bør presenteres for tjenestene «Bostøtte» og «Betalingsutsettelse med rentefritak». At det i tillegg vil gå fort å fylle ut søknadsskjemaene, fordi Minside kan forhåndsutfylle de fleste feltene, er bare en bonus.

Utbygging av tjenester for innsyn i registeropplysninger bør uansett prioriteres. Behovet er til stede allerede idag gjennom behov for innsyn i og kontroll med opplysningene som er registrert om den enkelte. Det er disse opplysningene som danner grunnlag for beslutninger som angår den enkeltes rettigheter og plikter. En forutsetning for korrekte avgjørelser er at opplysningene avgjørelsene bygger på, er riktige. Erfaringene fra pilotdriften av Minside sist vinter viste at det var påfallende mange som fant feil i opplysningene om seg selv. Løsningen på dette er åpenbar: Ingen er bedre i stand til å kontrollere det offentliges opplysninger om innbyggerne enn nettopp innbyggeren selv.

Målet om Minside som en «hjelpende hånd» forutsetter selvsagt at selve Minside-løsningen utvikles videre. De første kommunene har allerede gjort tjenester tilgjengelige for Minside, og flere er på vei.

Personvern For at Minside i fremtiden skal kunne by på slike muligheter som beskrevet over, uten samtidig å utgjøre en trussel mot personvernet, må innsamlingen av personopplysninger kun skje på eksplisitt kommando fra brukeren. Dessuten vil det antagelig være nødvendig at Minside umiddelbart glemmer alt den nettopp visste om deg, når du logger deg ut igjen.

ETISK DILEMMA ETIKK TAKK

16 eFORVALTNING

ETISKFRISTELSE DILEMMA ELLER BEDRAG Kommunen skal innen et år vurdere om det gamle saksbehandlersystemet er godt nok eller om en skal kjøpe inn et nytt. Den nåværende leverandøren inviterer alle sentrale brukere til opplæring for å få oppgradering av sin kunnskap. Du vet at det samtidig vil bli mye snakk om et nytt system som denne leverandøren har og ønsker å selge til kommunen. Reiser du på denne opplæringen eller velger du å holde deg hjemme?

Etter et avisoppslag slår det deg at forvaltningsorganet du jobber i, har et saksbehandlingssystem som trolig ikke er i samsvar med personopplysningsloven. Du tror likevel systemet er forsvarlig.

Velger du å ta opp spørsmålet med kollegaer?

Nettbrukere har tilgang til kommunale tjenester hele døgnet.

Hva skjer med de som ikke kan bruke nettet?

Underdirektør Svein Erik Wilthil i KS (tidligere Kommunenes Sentralforbund) forteller at det skjer mye positivt for å hjelpe de som ikke bruker Internett.

– Det finnes blant annet en frivillig organisasjon og nettsted som heter Seniornett. Den gir opplæring i bruk av PC og Internett.

Læring hos NAV Han nevner også kommunale sentre og biblioteker, som arranger kurs. Den nye arbeids- og velferdsforvaltningen NAV vil også bistå arbeidsløse og sosialklienter i bruk av PC og Internett, tror Wilthil.

– Den nye etaten vil ikke legge ut noe på nett som brukerne ikke kan få andre steder, for eksempel via telefon, sier kommunikasjonsdirektør i NAV, Martin Apenes.

– På de nye lokale NAV-kontorene kan de som ikke har PC hjemme, bruke PC og få veiledning i PC-bruk.

Kurset 55 pluss Ifølge Svein Erik Wilthil er det store variasjoner mellom kommunene når det gjelder digitalisering av tjenestene. Trondheim kommune er en av de som har kommet lengst.

Nettredaktør i Trondheim kommune, Roger Flataker, opplyser at de legger ut mest mulig på nettet for bedre å bli i stand til å hjelpe de som ikke bruker Internett.

– De som ikke bruker nettet, stort sett eldre mennesker, kan ta en telefon eller møte opp på kommunens servicetorg, der serviceverter står klare til å hjelpe.

Kommunen arrangerer også et eget kurs i PC og internettbruk. Det heter «55 pluss» og arrangeres på bibliotek i Trondheim.

24 timer i døgnet Øvre Eiker kommune er også blant de som er langt framme i digitaliseringen av sine tjenester. I følge

sin egen hjemmeside ønsker kommunen å være tilgjengelig for sine innbyggere 24 timer i døgnet, sju dager i uka.

Merkantil leder Liva Aronsen henviser til kommunens servicesenter for innbyggere som ikke bruker Internett. Senteret kan nås på telefon, og det kan besøkes. Her har de også PC, slik at folk kan få veiledning i PC-bruk.

SAMMENDRAG

SeniorSurf – Seniornett har SeniorSurf-dag en gang i året.

Seniorer i nesten alle kommuner kan da prøve seg på Internett og få gratis veiledning, forteller Tore Langemyr Larsen, daglig leder i Seniornett.

Seniornett har en visjon om at alle over 55 år skal være på nettet innen fire år. Seniornett har også dannet noen og tjue seniorklubber der eldre kan samles og lære om data og Internett. Målsettingen er 500 klubber om fire år.

Svein Erik Wilthil, underdirektør i KS.

ETISKMISBRUK DILEMMA AV NETTVERKET Som IT-ansatt har du innsyn i folks bruk av nettverket. Retningslinjer for bruk er klare – det skal være jobborientert.

Du kan ut fra statistikker se at det på noen tjenestesteder foregår stor nedlasting – alt tilsier at musikk eller film lastes ned i arbeidstida.

Rettslig sett har ikke arbeidsgiver tilgang til å se den enkelte ansattes bruk av nettet uten at det foreligger en rettslig kjennelse.

IT-avdelingen kan ikke utgi slike data uten en kjennelse eller en klar uttalelse fra datatilsynet.

Skal du varsle ledelsen? Skal du gå dypere inn i loggen og finne ut hvilken person det gjelder? Skal du sørge for å sperre tilgangen til nedlasting, slik at det ikke kan gjenta seg?

eFORVALTNING 17

Digitaliseringen skal ikke ramme de som ikke bruker nettet. De som har kommet lengst ruster derfor opp det kommunale servicetorget.

AKTUELL VITEN

Innflytelse i fremtidens fo rvaltning Professor dr.juris Dag Wiese Schartum

Den som vil ha innflytelse på fremtidens elektroniske forvaltning, kan ikke begrense seg til å delta i tydelige og tradisjonelle beslutningsprosesser.

Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighetsutøvelse, jo vanskeligere blir det å ta individuelle hensyn i hver sak. Systemløsningen ser ikke den enkeltes situasjon.

Betydningen av å delta aktivt i den konkrete utformingen av forvaltningens informasjonssystemer øker. Som ledd i systemutviklingen tas det for eksempel stilling til i hvilken grad og på hvilken måte forvaltningen skal automatiseres, noe som kan ha avgjørende innflytelse på situasjonen for ansatte og brukere.

SAMMENDRAG

Offentlig forvaltning kan være både venn og motpart. Ofte yter forvaltningen tjenester, andre ganger utøver de myndighet ved å bestemme hvilke plikter og rettigheter vi har. For å utføre forvaltningens oppgaver har vi bl.a. informasjonssystemer.

Vi har alltid hatt systemer av skjemaer, standardbrev, journalførings- og arkiveringsrutiner for mengder av informasjon i form av papirdokumenter mv. Nå er informasjonssystemene i stadig større grad IKT-baserte. Det har mange likheter med papirbaserte systemer, men forskjellene er viktigere.

Spesielt viktig er det å være oppmerksom på at deler av myndighetsutøvelsen blir automatisert.

Dels kan dette skje ved at informasjonssystemet definerer hvorledes elektronisk kommunikasjon med forvaltningen kan/skal skje, dels ved at det fastsettes hvilke opplysninger som det er anledning til å ta hensyn til i en sak. Vi kan også overlate til maskinen å treffe avgjørelser i enkeltsaker. Forutsetningen er at vi på forhånd programmerer maskinen til å utføre de operasjoner som er nødvendige for å oppnå riktige avgjørelser. I ytterste fall kan vi lage oss rutiner der saksbehandlingen (nesten) skjer «uberørt av menneskehender»; der opplysninger i saken innhentes automatisk fra maskin-

18 eFORVALTNING

lesbare registre, og systemet behandler saken i samsvar med de regler vi har programmert inn i systemløsningen.

og forvaltningsloven?). Ikke minst handler det om teknologi (hva er fremtidsrettet, driftssikkert og hva gir tilstrekkelig informasjonssikkerhet?).

Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighetsutøvelse, jo mer settes enkelte viktige spørsmål på spissen: Automatisering innebærer å ta detaljert stilling til løsningen av rettslige spørsmål på forhånd, før problemet skal håndteres i konkrete tilfelle. Men når vi på denne måten løser problemet i tilknytning til programmeringen av systemet, blir det vanskeligere å ta individuelle hensyn i hver sak.

Systemet kan gi god forutberegnelighet, men kan også gi rigiditet og muligens mindre rettferdighet.

Systemløsningen «ser» ikke den enkeltes situasjon.

Et ektepar med to voksne døtre fikk for eksempel avslag på søknad om bostøtte, fordi døtrene hadde glemt å melde flytting til Folkeregisteret. Systemet var automatisert og fullt basert på tilgjengelige maskinlesbare opplysninger. Døtrenes forglemmelse gjorde at det var registrert en for høy inntekt i husstanden, noe som gikk ut over foreldrene.

Hvert av disse spørsmålslagene er vanskelig nok i seg selv, men i tillegg krever utforming av elektronisk forvaltning at problemforståelser og -løsninger kittes sammen til en helhet. Det kreves med andre ord kompetanse som spenner vidt og samtidig gir dyp spesialisering. I hvilken grad kan kommunal og statlig forvaltning mestre slike komplekse utfordringer, og hvordan kan det skje? Noen forvaltningsorganer er åpenbart store, rike og kompetente nok til å håndtere utfordringene. Andre er det ikke. For mange forvaltningsorganer vil løsningen være å kjøpe flest mulig ferdige løsninger, kjøpe konsulenter for å tilpasse eksisterende systemløsninger eller lage egne systemer. I så fall ber forvaltningen om at noen utenfra skal ta stilling til hvorledes fremtidens elektroniske forvaltning i detalj bør bli. Det kan gi gode resultater.

Automatisering innebærer i virkeligheten en ekstrem grad av regelstyring. Uansett tekniske ytelser er datamaskinen uhyre tungnem og må ha detaljerte instrukser om alt den skal utføre. Den kan ikke utføre annet enn det den er programmert til, og følger instruksene slavisk (enten de er korrekte eller ikke). Programmene er dessuten regler som «utfører seg selv», og som ikke møtes av «ulydige» personer som overstyrer for å få fornuftige løsninger. I en automatisert forvaltning er vi med andre ord ekstremt regelstyrte – det synes bare ikke.

Utvikling og anskaffelse av (automatiserte) informasjonssystemer handler ikke primært om informasjon. Det handler like meget om organisering (hvordan skal vi jobbe internt og samarbeid med andre – hvem skal gjøre hva?). Det handler om å revurdere hvilke regler som skal gjelde (bør vi effektivisere ved å fjerne adgangen til å treffe skjønnsmessige avgjørelser, bør vi stille andre krav til underskrift, vedlegg mv?), og om å sikre at systemene ligger innenfor det loven tillater (hvilke krav til systemet følger av personopplysningsloven

Paradokset er imidlertid at myndighetsutøvelsen i den elektroniske forvaltningen i stadig større grad skjer på systemnivå. Jo høyere automatiseringsnivået er, dvs jo mer som programmeres inn i systemet på forhånd, jo mer blir myndighetsutøvelsen flyttet fra behandlingen av individuelle saker. Fokuset rettes mot utforming og anskaffelse av informasjonssystemer som skal sørge for (den automatiserte) saksbehandlingen. Derfor er det på systemnivået – der oppgavene i stor grad blir satt bort til andre – det er viktig at forvaltningen selv utøver myndighet.

Automatisering er ikke i seg selv uønsket. Tvert i mot vil det ofte være en fordel både for ansatte og brukere dersom arbeidsoppgaver utføres av maskiner. Likevel er ikke enhver automatisering av det gode. Uansett er det viktig å analysere konsekvensene av å overlate oppgaver til datamaskinen, og dette må gjøres som ledd i systemutviklingsarbeidet.

Det er åpenbart stor forskjell på å automatisere på en måte som ansatte kan forklare når de får spørsmål og å programmere forvaltningens oppgaveløsning i en «svart boks» som bare virker.

Når ledelsen i forvaltningsorganet gir oppdraget om å utvikle eller anskaffe et system, står de fleste valg åpne; når ledelsen vedtar innføring av systemet, er de fleste diskusjoner over. Derfor er utvikling og anskaffelse av informasjonssystemer en avgjørende arena for den som vil påvirke beslutningene. Det er der fremtidens forvaltning skapes. Det er innholdet av organisatoriske, juridiske og tekniske detaljer som summerer seg opp til å bli noe bra eller mindre bra. Derfor er det på denne arenaen at ansattes arbeidsmiljø og brukervennligheten for befolkningen fastsettes.

eFORVALTNING 19

AKTUELL VITEN

Innflytelse i fremtidens fo rvaltning Professor dr.juris Dag Wiese Schartum

Den som vil ha innflytelse på fremtidens elektroniske forvaltning, kan ikke begrense seg til å delta i tydelige og tradisjonelle beslutningsprosesser.

Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighetsutøvelse, jo vanskeligere blir det å ta individuelle hensyn i hver sak. Systemløsningen ser ikke den enkeltes situasjon.

Betydningen av å delta aktivt i den konkrete utformingen av forvaltningens informasjonssystemer øker. Som ledd i systemutviklingen tas det for eksempel stilling til i hvilken grad og på hvilken måte forvaltningen skal automatiseres, noe som kan ha avgjørende innflytelse på situasjonen for ansatte og brukere.

SAMMENDRAG

Offentlig forvaltning kan være både venn og motpart. Ofte yter forvaltningen tjenester, andre ganger utøver de myndighet ved å bestemme hvilke plikter og rettigheter vi har. For å utføre forvaltningens oppgaver har vi bl.a. informasjonssystemer.

Vi har alltid hatt systemer av skjemaer, standardbrev, journalførings- og arkiveringsrutiner for mengder av informasjon i form av papirdokumenter mv. Nå er informasjonssystemene i stadig større grad IKT-baserte. Det har mange likheter med papirbaserte systemer, men forskjellene er viktigere.

Spesielt viktig er det å være oppmerksom på at deler av myndighetsutøvelsen blir automatisert.

Dels kan dette skje ved at informasjonssystemet definerer hvorledes elektronisk kommunikasjon med forvaltningen kan/skal skje, dels ved at det fastsettes hvilke opplysninger som det er anledning til å ta hensyn til i en sak. Vi kan også overlate til maskinen å treffe avgjørelser i enkeltsaker. Forutsetningen er at vi på forhånd programmerer maskinen til å utføre de operasjoner som er nødvendige for å oppnå riktige avgjørelser. I ytterste fall kan vi lage oss rutiner der saksbehandlingen (nesten) skjer «uberørt av menneskehender»; der opplysninger i saken innhentes automatisk fra maskin-

18 eFORVALTNING

lesbare registre, og systemet behandler saken i samsvar med de regler vi har programmert inn i systemløsningen.

og forvaltningsloven?). Ikke minst handler det om teknologi (hva er fremtidsrettet, driftssikkert og hva gir tilstrekkelig informasjonssikkerhet?).

Jo mer vi automatiserer forvaltningens myndighetsutøvelse, jo mer settes enkelte viktige spørsmål på spissen: Automatisering innebærer å ta detaljert stilling til løsningen av rettslige spørsmål på forhånd, før problemet skal håndteres i konkrete tilfelle. Men når vi på denne måten løser problemet i tilknytning til programmeringen av systemet, blir det vanskeligere å ta individuelle hensyn i hver sak.

Systemet kan gi god forutberegnelighet, men kan også gi rigiditet og muligens mindre rettferdighet.

Systemløsningen «ser» ikke den enkeltes situasjon.

Et ektepar med to voksne døtre fikk for eksempel avslag på søknad om bostøtte, fordi døtrene hadde glemt å melde flytting til Folkeregisteret. Systemet var automatisert og fullt basert på tilgjengelige maskinlesbare opplysninger. Døtrenes forglemmelse gjorde at det var registrert en for høy inntekt i husstanden, noe som gikk ut over foreldrene.

Hvert av disse spørsmålslagene er vanskelig nok i seg selv, men i tillegg krever utforming av elektronisk forvaltning at problemforståelser og -løsninger kittes sammen til en helhet. Det kreves med andre ord kompetanse som spenner vidt og samtidig gir dyp spesialisering. I hvilken grad kan kommunal og statlig forvaltning mestre slike komplekse utfordringer, og hvordan kan det skje? Noen forvaltningsorganer er åpenbart store, rike og kompetente nok til å håndtere utfordringene. Andre er det ikke. For mange forvaltningsorganer vil løsningen være å kjøpe flest mulig ferdige løsninger, kjøpe konsulenter for å tilpasse eksisterende systemløsninger eller lage egne systemer. I så fall ber forvaltningen om at noen utenfra skal ta stilling til hvorledes fremtidens elektroniske forvaltning i detalj bør bli. Det kan gi gode resultater.

Automatisering innebærer i virkeligheten en ekstrem grad av regelstyring. Uansett tekniske ytelser er datamaskinen uhyre tungnem og må ha detaljerte instrukser om alt den skal utføre. Den kan ikke utføre annet enn det den er programmert til, og følger instruksene slavisk (enten de er korrekte eller ikke). Programmene er dessuten regler som «utfører seg selv», og som ikke møtes av «ulydige» personer som overstyrer for å få fornuftige løsninger. I en automatisert forvaltning er vi med andre ord ekstremt regelstyrte – det synes bare ikke.

Utvikling og anskaffelse av (automatiserte) informasjonssystemer handler ikke primært om informasjon. Det handler like meget om organisering (hvordan skal vi jobbe internt og samarbeid med andre – hvem skal gjøre hva?). Det handler om å revurdere hvilke regler som skal gjelde (bør vi effektivisere ved å fjerne adgangen til å treffe skjønnsmessige avgjørelser, bør vi stille andre krav til underskrift, vedlegg mv?), og om å sikre at systemene ligger innenfor det loven tillater (hvilke krav til systemet følger av personopplysningsloven

Paradokset er imidlertid at myndighetsutøvelsen i den elektroniske forvaltningen i stadig større grad skjer på systemnivå. Jo høyere automatiseringsnivået er, dvs jo mer som programmeres inn i systemet på forhånd, jo mer blir myndighetsutøvelsen flyttet fra behandlingen av individuelle saker. Fokuset rettes mot utforming og anskaffelse av informasjonssystemer som skal sørge for (den automatiserte) saksbehandlingen. Derfor er det på systemnivået – der oppgavene i stor grad blir satt bort til andre – det er viktig at forvaltningen selv utøver myndighet.

Automatisering er ikke i seg selv uønsket. Tvert i mot vil det ofte være en fordel både for ansatte og brukere dersom arbeidsoppgaver utføres av maskiner. Likevel er ikke enhver automatisering av det gode. Uansett er det viktig å analysere konsekvensene av å overlate oppgaver til datamaskinen, og dette må gjøres som ledd i systemutviklingsarbeidet.

Det er åpenbart stor forskjell på å automatisere på en måte som ansatte kan forklare når de får spørsmål og å programmere forvaltningens oppgaveløsning i en «svart boks» som bare virker.

Når ledelsen i forvaltningsorganet gir oppdraget om å utvikle eller anskaffe et system, står de fleste valg åpne; når ledelsen vedtar innføring av systemet, er de fleste diskusjoner over. Derfor er utvikling og anskaffelse av informasjonssystemer en avgjørende arena for den som vil påvirke beslutningene. Det er der fremtidens forvaltning skapes. Det er innholdet av organisatoriske, juridiske og tekniske detaljer som summerer seg opp til å bli noe bra eller mindre bra. Derfor er det på denne arenaen at ansattes arbeidsmiljø og brukervennligheten for befolkningen fastsettes.

eFORVALTNING 19

AKTUELL VITEN

Personvern, en risiko SAMMENDRAG

Gunnel Helmers

Lars Duvaland

De elekroniske pasientjournalene gir oss en ny mulighet til å vurdere hvor strikt hemmeligholdet skal være rundt den enkeltes personopplysninger. Den nye teknologien kan åpne for tyvtittere, men også bidra til å redde liv.

Hvem skal ha tilgang til opplysninger om den hemmelige faren til Marit Arnstads sønn? Hvem skal ha tilgang til pasientjournalene? Tekst: BJØRN ØSTBY Tiden det tar å få tilgang til nødvendige opplysninger i pasientbehandlingen kan være helt avgjørende under en behandling. Forsinket tilgang kan i verste fall ende med dødsfall.

På den andre siden kommer hensynet til pasientens personvern. Er pasientopplysninger godt nok sikret på norske helseinstitusjoner?

Manglende taushetsplikt Helsetilsynet i Hordaland, Statens helsetilsyn og Datatilsynet gjennomførte i vår tilsyn ved Haukeland Universitetssykehus i Bergen. Kontrollørene avdekket at innholdet i de elektroniske pasientjournalene ikke var forsvarlig vernet mot ansatte uten legitimt behov for innsyn i opplysningene.

Datasystemet var rett og slett dårlig tilpasset en organisering der helsepersonell arbeider på tvers av post, seksjon og avdeling. Tilsynspersonellet fant derfor grunn til å anta at også andre helseforetak har liknende utfordringer.

Lett å sniklese – De elektroniske journalene er ikke i seg selv det største problemet, hevder Gunnel Helmers, seniorrådgiver i Datatilsynet.

– Verre er det at sikkerhetstiltak, tilgangskontroller og etterkontroller ikke benyttes i tilstrekkelig grad. Det er for lett for uvedkommende å sniklese i journalene.

Hun understreker at Datatilsynet også ser det positive i de elektroniske pasientjournalene. De kan bli mer tilgjengelige enn papirjournalene.

Liten tilgang Hva med helsepersonellets behov for informasjon: Er relevante, korrekte og oppdaterte journalopplysninger tilgjengelige når de trengs og hvor de trengs?

– Vi har et strengt regelverk, hvor tolkningene til dels har vært uklare. Arbeid gjenstår for å få de

20 eFORVALTNING

elektroniske pasientjournalene til både å ivareta regelverkets krav og samtidig være tilgjengelige i pasientbehandlingen, forteller Lars Duvaland, jurist i Legeforeningens avdeling for forhandlings- og helserett.

Fare for tidstap Regelverket stiller krav til at innsyn i en journal først kan skje etter at en beslutning om dette er truffet. Det forutsettes med andre ord at helsepersonellet ikke skal ha direkte tilgang til opplysninger på en avdeling eller på et sykehus til enhver tid.

Her må det arbeides videre for å utvikle systemer som gjør at beslutninger om tilgang på informasjon innarbeides i beslutningene under pasientbehandlingen.

– Etterfølgende kontroll av hvem som har vært inne i journalen er også viktig, og bør antakelig brukes i langt større grad enn i dag. Mengden av oppslag vil likevel gjøre en slik kontroll praktisk vanskelig, mener Duvaland.

– Dersom de nye elektroniske pasientjournalene letter tilgangen på informasjon, blir det ikke nødvendig å endre på dagens taushetsplikt. Et problem er likevel at ulike sykehus benytter forskjellige tekniske løsninger for elektronisk pasientjournal.

Viktigst er livet Det er ikke nødvendigvis en motsetning mellom pasientenes personvern og helsepersonellets behov for informasjon.

– Å holde pasienten i live er også personvern.

Informasjonssikkerhet handler ikke bare om konfidensialitet, men også om informasjonens tilgjengelighet og riktighet, påpeker Gunnar René Øie, stipendiat ved Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap ved NTNU i Trondheim.

Dersom den praktiske tilretteleggingen blir gjort på riktig måte, er personvern og riktig helsehjelp en og samme ting, hevder han.

Ifølge Øie er prinsippene i dagens lovverk gode.

De sier at bare helsepersonell som har bruk for informasjon, skal ha tilgang til den. Pasienten skal også ha rett til å påvirke hvilken informasjon som blir gitt til andre.

Strengere på legekontoret – Antakelig vil de fleste pasienter ønske at journalopplysningene skal være tilgjengelige for andre leger i tilfeller der fastlegen er fraværende, påpeker Lars Duvaland.

– Likevel må en huske at skadepotensialet ved at opplysninger kommer på avveie kanskje er større i virksomheter i kommunehelsetjenesten enn på sykehusene.

Informasjon hos fastlegen eller sykehjemmet kan risikere å ende opp i lokalmiljøet. På den annen side er risikoen for at pasientopplysninger skal komme på avveie, større på et sykehus.

FAKTA: Alle som yter helsehjelp, har plikt til å føre pasientjournal. Samarbeidende helsepersonell som gir hjelp etter instruksjon fra annet helsepersonell, har derimot ikke denne plikten. En sykepleier som bistår etter instruksjon under en operasjon, vil for eksempel ikke ha selvstendig journalføringsplikt for den helsehjelp som ytes.

Med mindre pasienten motsetter seg det, kan opplysninger i pasientjournalen også gis til samarbeidende personell. Men dette gjelder bare når det er nødvendig for å kunne gi helsehjelp på en forsvarlig måte. Helsepersonell som ikke har noe med behandlingen av pasienten å gjøre, skal med andre ord heller ikke i utgangspunktet ha tilgang til slike opplysninger.

Kilder: Seniorrådgiver i Helsetilsynets avdeling for tilsynssaker, Tjaarke Hopen.

ETISK DILEMMA SHOULD I STAY OR SHOULD I GO Det slår deg at deler av saksbehandlingsarbeidet kan forenkles betraktelig. Du er på vei til sjefen for å dele dine tanker. Rett før du banker på, forstår du at den løsningen du har tenkt deg kan føre til at noen blir overtallige. Snur du og glemmer det hele, eller gjennomfører du praten slik du først tenkte?

eFORVALTNING 21

AKTUELL VITEN

Personvern, en risiko SAMMENDRAG

Gunnel Helmers

Lars Duvaland

De elekroniske pasientjournalene gir oss en ny mulighet til å vurdere hvor strikt hemmeligholdet skal være rundt den enkeltes personopplysninger. Den nye teknologien kan åpne for tyvtittere, men også bidra til å redde liv.

Hvem skal ha tilgang til opplysninger om den hemmelige faren til Marit Arnstads sønn? Hvem skal ha tilgang til pasientjournalene? Tekst: BJØRN ØSTBY Tiden det tar å få tilgang til nødvendige opplysninger i pasientbehandlingen kan være helt avgjørende under en behandling. Forsinket tilgang kan i verste fall ende med dødsfall.

På den andre siden kommer hensynet til pasientens personvern. Er pasientopplysninger godt nok sikret på norske helseinstitusjoner?

Manglende taushetsplikt Helsetilsynet i Hordaland, Statens helsetilsyn og Datatilsynet gjennomførte i vår tilsyn ved Haukeland Universitetssykehus i Bergen. Kontrollørene avdekket at innholdet i de elektroniske pasientjournalene ikke var forsvarlig vernet mot ansatte uten legitimt behov for innsyn i opplysningene.

Datasystemet var rett og slett dårlig tilpasset en organisering der helsepersonell arbeider på tvers av post, seksjon og avdeling. Tilsynspersonellet fant derfor grunn til å anta at også andre helseforetak har liknende utfordringer.

Lett å sniklese – De elektroniske journalene er ikke i seg selv det største problemet, hevder Gunnel Helmers, seniorrådgiver i Datatilsynet.

– Verre er det at sikkerhetstiltak, tilgangskontroller og etterkontroller ikke benyttes i tilstrekkelig grad. Det er for lett for uvedkommende å sniklese i journalene.

Hun understreker at Datatilsynet også ser det positive i de elektroniske pasientjournalene. De kan bli mer tilgjengelige enn papirjournalene.

Liten tilgang Hva med helsepersonellets behov for informasjon: Er relevante, korrekte og oppdaterte journalopplysninger tilgjengelige når de trengs og hvor de trengs?

– Vi har et strengt regelverk, hvor tolkningene til dels har vært uklare. Arbeid gjenstår for å få de

20 eFORVALTNING

elektroniske pasientjournalene til både å ivareta regelverkets krav og samtidig være tilgjengelige i pasientbehandlingen, forteller Lars Duvaland, jurist i Legeforeningens avdeling for forhandlings- og helserett.

Fare for tidstap Regelverket stiller krav til at innsyn i en journal først kan skje etter at en beslutning om dette er truffet. Det forutsettes med andre ord at helsepersonellet ikke skal ha direkte tilgang til opplysninger på en avdeling eller på et sykehus til enhver tid.

Her må det arbeides videre for å utvikle systemer som gjør at beslutninger om tilgang på informasjon innarbeides i beslutningene under pasientbehandlingen.

– Etterfølgende kontroll av hvem som har vært inne i journalen er også viktig, og bør antakelig brukes i langt større grad enn i dag. Mengden av oppslag vil likevel gjøre en slik kontroll praktisk vanskelig, mener Duvaland.

– Dersom de nye elektroniske pasientjournalene letter tilgangen på informasjon, blir det ikke nødvendig å endre på dagens taushetsplikt. Et problem er likevel at ulike sykehus benytter forskjellige tekniske løsninger for elektronisk pasientjournal.

Viktigst er livet Det er ikke nødvendigvis en motsetning mellom pasientenes personvern og helsepersonellets behov for informasjon.

– Å holde pasienten i live er også personvern.

Informasjonssikkerhet handler ikke bare om konfidensialitet, men også om informasjonens tilgjengelighet og riktighet, påpeker Gunnar René Øie, stipendiat ved Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap ved NTNU i Trondheim.

Dersom den praktiske tilretteleggingen blir gjort på riktig måte, er personvern og riktig helsehjelp en og samme ting, hevder han.

Ifølge Øie er prinsippene i dagens lovverk gode.

De sier at bare helsepersonell som har bruk for informasjon, skal ha tilgang til den. Pasienten skal også ha rett til å påvirke hvilken informasjon som blir gitt til andre.

Strengere på legekontoret – Antakelig vil de fleste pasienter ønske at journalopplysningene skal være tilgjengelige for andre leger i tilfeller der fastlegen er fraværende, påpeker Lars Duvaland.

– Likevel må en huske at skadepotensialet ved at opplysninger kommer på avveie kanskje er større i virksomheter i kommunehelsetjenesten enn på sykehusene.

Informasjon hos fastlegen eller sykehjemmet kan risikere å ende opp i lokalmiljøet. På den annen side er risikoen for at pasientopplysninger skal komme på avveie, større på et sykehus.

FAKTA: Alle som yter helsehjelp, har plikt til å føre pasientjournal. Samarbeidende helsepersonell som gir hjelp etter instruksjon fra annet helsepersonell, har derimot ikke denne plikten. En sykepleier som bistår etter instruksjon under en operasjon, vil for eksempel ikke ha selvstendig journalføringsplikt for den helsehjelp som ytes.

Med mindre pasienten motsetter seg det, kan opplysninger i pasientjournalen også gis til samarbeidende personell. Men dette gjelder bare når det er nødvendig for å kunne gi helsehjelp på en forsvarlig måte. Helsepersonell som ikke har noe med behandlingen av pasienten å gjøre, skal med andre ord heller ikke i utgangspunktet ha tilgang til slike opplysninger.

Kilder: Seniorrådgiver i Helsetilsynets avdeling for tilsynssaker, Tjaarke Hopen.

ETISK DILEMMA SHOULD I STAY OR SHOULD I GO Det slår deg at deler av saksbehandlingsarbeidet kan forenkles betraktelig. Du er på vei til sjefen for å dele dine tanker. Rett før du banker på, forstår du at den løsningen du har tenkt deg kan føre til at noen blir overtallige. Snur du og glemmer det hele, eller gjennomfører du praten slik du først tenkte?

eFORVALTNING 21

Fri programvare vs. Microsoft DUELL Hva er fordeler og ulemper med fri programvare? Vi har spurt Grete Faremo, direktør i Microsoft, og Gisle Hannemyr, universitetslektor og teknologiskribent.

Hva er forskjellen i pris?

Faremo: Kundene bør fokusere på mer enn de konkrete kostnadene for programvaren. De langsiktige verdiene gjennom løsningen og servicen i etterkant må med i regnestykket.

Fri programvare utfordrer stadig flere av de mest brukte programmene på datamaskinen din. Bør du skifte?

Hannemyr: For en større organisasjon kan kostnadene med å bytte ut en velkjent infrastruktur med en man ikke kjenner være stor. Mange har regnet på forskjellene og kommet opp med ulike svar.

Tekst: VEGARD VELLE

Operativsystemet Linux ypper seg mot Windows.

Kontorprogrampakken OpenOffice.org er et godt alternativ til Microsoft Office. Nettleserne Opera, Mozilla, Firefox og Netscape foretrekkes av mange foran Internet Explorer.

Hva er fordeler og ulemper med fri programvare?

Vi har spurt Grete Faremo, direktør i Microsoft, og Gisle Hannemyr, universitetslektor, teknologiskribent og data-arkitekt.

Oppfatter Microsoft fri programvare som en konkurrent?

Faremo: Ja, fri programvare brukes av aktører i markedet som ønsker å selge samme tjenester som de vi tilbyr.

Hannemyr: Fri programvare er nok Microsoft sin alvorligste konkurrent. Mange av de tidligere utfordrerne, for eksempel IBMs OS/2 og Lotus, ligger blodige igjen på slagmarken. Apples OS/X har aldri blitt noe mer enn et nisjeprodukt. Dermed står fri programvare igjen som den eneste konkurrenten med litt trykk på bak seg.

Hvorfor bør brukere gå over til/ikke gå over til fri programvare?

Faremo: Kunden velger selvsagt selv løsning etter sine behov.

Vi utvikler programvaren med den profesjonaliteten og innhold kunder etterspør. Fri programvare har ingen enhetlig skaper og vedlikeholder, verken i fortid, nåtid eller fremtid. Office har en bakover-kompatibilitet som fri programvare mangler. Dermed får kundene våre sikrere tilgang på gamle data. Sikkerhetsløsningene våre er også bedret.

Hannemyr:

22 eFORVALTNING

Grete Faremo

Gisle Hannemyr

Forskjellige brukere har ulike behov, men to argumenter for å overveie å skifte til fri programvare er: – Lisensbestemmelsene er stadig mer komplekse og vanskelige å overskue for et vanlig menneske. I laptopversjonen av Windows XP binder kontrakten deg til ikke å låne bort maskinen til andre. Med slike regler blir det stadig vanskeligere for ærlige mennesker å etterleve brukerreglene. I praksis minner Windows stadig mer om en leieavtale, ikke et kjøp.

– Monokulturer er nesten alltid usunne. Med flere kulturer får en mer dynamiske og robuste systemer.

Hvis alle bruker samme teknologi, stagnerer utviklingen. Sikkerhetsmessig fører monokulturer også til at systemet blir mer sårbart.

Hannemyr: Microsoft har et godt apparat for brukerstøtte. Microsoft har heller ikke noe å skamme seg over når det gjelder brukervennlighet.

En fordel med fri programvare er at den ikke bare er gratis, men også fri til å bli endret på. Brukeren kan tilpasse og forbedre programvaren til ens eget behov.

I slike tilfeller finnes det alltid noen der ute som har laget spesialtilpasninger fra før. Disse kan en fritt ta i bruk og distribuere videre.

Kan du se noen fordeler med fri programvare (Faremo) / Microsoft (Hannemyr)?

Faremo: Det ville være rart om konkurrenter uttaler at bildet er sort-hvitt. Det er ikke naturlig for oss i Microsoft å karakterisere konkurrenter og konkurrerende programvare. Det evner de best selv. Over tid vil enhver aktør i markedet bli målt på hvorvidt man leverer kvalitativt gode løsninger til konkurransedyktige priser.

Har Microsoft en for dominerende rolle i office-markedet?

Faremo: Microsoft er dominerende i noen deler av markedet og er sitt ansvar bevisst. Vi har for eksempel opplevd et økende antall kunder som stiller krav til samhandling mellom ulik programvare. Microsoft har derfor valgt å ta en ledende posisjon på åpne standarder og -filformater. Vi deler OpenXML med alle (myndigheter, utviklere og konkurrenter), og jobber for å få denne godkjent som en global standard.

Hannemyr: Ja. I dag høster selskapet fordelene av dets monopolsituasjon. De uoversiktlige lisensavtalene ville de neppe fått folk til å gå med på dersom konkurrenter var på banen. Når det blir vanskelig å bruke andre programmer, er Microsoft for dominerende.

Er Microsoft-programmer like driftsstabile som fri programvare?

Faremo: En utrolig utvikling i senere år har gjort at våre systemer er langt mer driftsstabile enn i tidligere år.

Hvorfor bruker ikke flere kommuner fri programvare?

Faremo: De høye kravene til kvalitet og samhandling spiller en viktig rolle. Microsoft er også gode på løsninger som inkluderer alle, også funksjonshemmede.

Hannemyr: Å gi et generelt svar på dette er vanskelig. Begge leire har programmer de kan skamme seg over og programmer som er stabile. Tidligere var fri programvare mer stabilt. I det siste har Microsofts produkter blitt sikrere. Jeg vil si det er dødt løp.

Hannemyr: Flere kommuner har satt opp hele organisasjonen rundt infrastrukturen til Microsofts programmer. Å sette seg på skolebenken for å lære noe nytt, er ikke morsomt, særlig ikke når en kjenner programmer som utfører jobben tilfredsstillende.

eFORVALTNING 23

Fri programvare vs. Microsoft DUELL Hva er fordeler og ulemper med fri programvare? Vi har spurt Grete Faremo, direktør i Microsoft, og Gisle Hannemyr, universitetslektor og teknologiskribent.

Hva er forskjellen i pris?

Faremo: Kundene bør fokusere på mer enn de konkrete kostnadene for programvaren. De langsiktige verdiene gjennom løsningen og servicen i etterkant må med i regnestykket.

Fri programvare utfordrer stadig flere av de mest brukte programmene på datamaskinen din. Bør du skifte?

Hannemyr: For en større organisasjon kan kostnadene med å bytte ut en velkjent infrastruktur med en man ikke kjenner være stor. Mange har regnet på forskjellene og kommet opp med ulike svar.

Tekst: VEGARD VELLE

Operativsystemet Linux ypper seg mot Windows.

Kontorprogrampakken OpenOffice.org er et godt alternativ til Microsoft Office. Nettleserne Opera, Mozilla, Firefox og Netscape foretrekkes av mange foran Internet Explorer.

Hva er fordeler og ulemper med fri programvare?

Vi har spurt Grete Faremo, direktør i Microsoft, og Gisle Hannemyr, universitetslektor, teknologiskribent og data-arkitekt.

Oppfatter Microsoft fri programvare som en konkurrent?

Faremo: Ja, fri programvare brukes av aktører i markedet som ønsker å selge samme tjenester som de vi tilbyr.

Hannemyr: Fri programvare er nok Microsoft sin alvorligste konkurrent. Mange av de tidligere utfordrerne, for eksempel IBMs OS/2 og Lotus, ligger blodige igjen på slagmarken. Apples OS/X har aldri blitt noe mer enn et nisjeprodukt. Dermed står fri programvare igjen som den eneste konkurrenten med litt trykk på bak seg.

Hvorfor bør brukere gå over til/ikke gå over til fri programvare?

Faremo: Kunden velger selvsagt selv løsning etter sine behov.

Vi utvikler programvaren med den profesjonaliteten og innhold kunder etterspør. Fri programvare har ingen enhetlig skaper og vedlikeholder, verken i fortid, nåtid eller fremtid. Office har en bakover-kompatibilitet som fri programvare mangler. Dermed får kundene våre sikrere tilgang på gamle data. Sikkerhetsløsningene våre er også bedret.

Hannemyr:

22 eFORVALTNING

Grete Faremo

Gisle Hannemyr

Forskjellige brukere har ulike behov, men to argumenter for å overveie å skifte til fri programvare er: – Lisensbestemmelsene er stadig mer komplekse og vanskelige å overskue for et vanlig menneske. I laptopversjonen av Windows XP binder kontrakten deg til ikke å låne bort maskinen til andre. Med slike regler blir det stadig vanskeligere for ærlige mennesker å etterleve brukerreglene. I praksis minner Windows stadig mer om en leieavtale, ikke et kjøp.

– Monokulturer er nesten alltid usunne. Med flere kulturer får en mer dynamiske og robuste systemer.

Hvis alle bruker samme teknologi, stagnerer utviklingen. Sikkerhetsmessig fører monokulturer også til at systemet blir mer sårbart.

Hannemyr: Microsoft har et godt apparat for brukerstøtte. Microsoft har heller ikke noe å skamme seg over når det gjelder brukervennlighet.

En fordel med fri programvare er at den ikke bare er gratis, men også fri til å bli endret på. Brukeren kan tilpasse og forbedre programvaren til ens eget behov.

I slike tilfeller finnes det alltid noen der ute som har laget spesialtilpasninger fra før. Disse kan en fritt ta i bruk og distribuere videre.

Kan du se noen fordeler med fri programvare (Faremo) / Microsoft (Hannemyr)?

Faremo: Det ville være rart om konkurrenter uttaler at bildet er sort-hvitt. Det er ikke naturlig for oss i Microsoft å karakterisere konkurrenter og konkurrerende programvare. Det evner de best selv. Over tid vil enhver aktør i markedet bli målt på hvorvidt man leverer kvalitativt gode løsninger til konkurransedyktige priser.

Har Microsoft en for dominerende rolle i office-markedet?

Faremo: Microsoft er dominerende i noen deler av markedet og er sitt ansvar bevisst. Vi har for eksempel opplevd et økende antall kunder som stiller krav til samhandling mellom ulik programvare. Microsoft har derfor valgt å ta en ledende posisjon på åpne standarder og -filformater. Vi deler OpenXML med alle (myndigheter, utviklere og konkurrenter), og jobber for å få denne godkjent som en global standard.

Hannemyr: Ja. I dag høster selskapet fordelene av dets monopolsituasjon. De uoversiktlige lisensavtalene ville de neppe fått folk til å gå med på dersom konkurrenter var på banen. Når det blir vanskelig å bruke andre programmer, er Microsoft for dominerende.

Er Microsoft-programmer like driftsstabile som fri programvare?

Faremo: En utrolig utvikling i senere år har gjort at våre systemer er langt mer driftsstabile enn i tidligere år.

Hvorfor bruker ikke flere kommuner fri programvare?

Faremo: De høye kravene til kvalitet og samhandling spiller en viktig rolle. Microsoft er også gode på løsninger som inkluderer alle, også funksjonshemmede.

Hannemyr: Å gi et generelt svar på dette er vanskelig. Begge leire har programmer de kan skamme seg over og programmer som er stabile. Tidligere var fri programvare mer stabilt. I det siste har Microsofts produkter blitt sikrere. Jeg vil si det er dødt løp.

Hannemyr: Flere kommuner har satt opp hele organisasjonen rundt infrastrukturen til Microsofts programmer. Å sette seg på skolebenken for å lære noe nytt, er ikke morsomt, særlig ikke når en kjenner programmer som utfører jobben tilfredsstillende.

eFORVALTNING 23

Gigantisk IKT-prosjekt

Det er ingen tradisjon for at statens og kommunenes IKT-systemer «snakker» sammen. Men det blir de pent nødt til når den nye arbeids- og velferdsetaten omsider er på plass i 2009.

Tekst: ODD LETNES

Fra tre terminaler til én De strategiske databeslutningene ble tatt i 2003/04.

Da ble det bestemt at saksbehandleren skulle forholde seg til én terminal og brukeren til én saksbehandler.

I NAV-reformen skal en redusere de tre tidligere saksbehandlerne i Aetat, Trygdeetaten og kommunens sosialkontor til én. Én NAV-ansatt skal yte service til brukeren fra én og samme terminal, uansett om han søker jobb, skal ha trygd eller motta annen stønad. Tre systemer skal reduseres til ett.

– Ikke bare var den tidligere organiseringen tungvinn for saksbehandlerne, men den skapte også ekstra ventetid for brukeren. Nå skreddersyr vi tekniske løsninger som kan støtte opp under de organisatoriske grepene i reformen, sier prosjektleder Tron Kallum i NAV. Aetat og Trygdeetaten vil fortsatt ha hvert sitt nett, men det er laget felles spesialløsninger for epost, kalender og fildeling. I tillegg har en sørget for at det blir mulig å kommunisere på tvers av de tre tidligere atskilte systemene, med utgangpunkt i én terminal.

Systemet skal til slutt fungere smertefritt i alle landets 431 kommuner. Det er lagt ned mye ressurser i å samkjøre IT-systemene i de tre etatene på

24 eFORVALTNING

en slik måte at personvernet og taushetsplikten ivaretas.

En ikke-offentlig milliard IKT-budsjettet de første tre årene er på 1,2 milliarder kroner. Hvorfor departementet landet på akkurat dette beløpet, er det vanskelig å få svar på.

– Budsjettopplysninger ut over det som kommer fram av proposisjonen, kan jeg ikke kommentere nærmere da de er unntatt offentlighet, sier rådgiver Lena Andersen i NAV. Det er ikke mulig å få brutt pengene ned på utgifter til utstyr, konsulenttjenester, opplæring i kommunene og liknende siden dette er avhengig av behandlingen av statsbudsjettet i år og årene som kommer, får vi opplyst fra annet hold i NAV. Tynne klienter IKT-situasjonen i KommuneNorge er like forskjellig som det norske landskapet for øvrig. Det er stor variasjon mellom nettverk, brannmurer, programvare og utstyr.

– Dessuten har en i kommunene de siste årene satset mye på lokale PC-er. I det nye NAV-systemet skal vi over til det en på IKT-språk kaller «tynne klienter» (Citrix ICA-klienter), forteller prosjektleder Tron Kallum i NAV. – Kort fortalt er det samme løsning som vi hadde i IKT-systemenes barndom, hvor en jobbet fra terminaler og inn mot sentrale servere. En viktig oppgave nå er derfor å «slanke» klientene ute i kommunene, forteller Kallum.

Fordelen med tynne klienter, som arbeider fra

terminal mot sentrale servere, er at saksbehandleren slipper å tenke på back up og oppdatering av programvare.

Et broket IKT-landskap Både Aetat og Trygdeetaten har hatt flere systemer på forskjellige områder, men de mest sentrale er saksbehandlingssystemet til Aetat (Arena) og Trygdeetatens saksbehandlingssystem for de fleste trygdesaker (Infotrygd).

De gamle systemene vil i hovedsak fortsette som før, men det vil bli mulig å kommunisere med dem fra én terminal, mot tidligere to. I tillegg vil kommunale saksbehandlingssystemer være tilgjengelig på NAV-desktop på lik linje med de statlige.

Fra både statlige og kommunale saksbehandlingssystemer vil det lages uttrekk til Personkortet (se faktaramme).

I tillegg har kommunene et virvar av løsninger.

De mest interessante sosialsystemene i forbindelse med NAV-reformen kommer hovedsakelig fra tre leverandører: Visma er leverandør av tre systemer: Velferd, Oskar og Humanus. Tieto Entaro leverer Sosio og Acos leverer Sosial. Disse tre dekker ca 80 prosent av markedet. Ellers finnes det mange forskjellige løsninger ute i kommunene, blant annet egenutviklede.

– Det er ikke rart det trengs noen år for å rydde opp i alt dette, sier Andersen.

▼

1. juli 2006 gikk startskuddet for den største forvaltningsreformen vi har sett i Norge. Trygdetaten og Aetat erstattes av én ny etat. Den vil sammen med de kommunale sosialkontorene utgjøre den nye arbeids- og velferdsetaten (NAV). IKT vil spille en nøkkelrolle i utviklingen.

NAVs TOTALBUDSJETT 2007

PERSONKORTET – ET VIKTIG FØRSTE SKRITT

De statlige utgiftene til reformen i 2007 er beregnet til 727 millioner og fordeler seg slik, med forbehold om at det kan skje endringer under salderingen av statsbudsjettet: • Overordnet planlegging, utredning og involvering 2% • Organisering og etablering 14% • Opplæring og kompetanseutvikling 19% • Kommunikasjon 3% • Investeringer i lokaler og flytteutgifter 28% • IKT 33% • Forskning og evaluering 1% Kilde: NAV

Som et første skritt i retning av å samle data fra de tre systemene, er man i ferd med å prøve ut «Personkortet».

Et personkort gir et overblikk over status i saker for den enkelte brukeren. Det er kun til visning her og nå og lagres ikke. Det er gjort tiltak for IT-sikring og personvern. De ansatte ved NAV-kontoret må undertegne taushetserklæring for bruk av Personkortet.

Personkortet vil si noe om sykepenger, rehabilitering, pensjoner, enslig forsørger, barnebidrag, jobbstatus, økonomisk sosialhjelp mv.

eFORVALTNING 25

Gigantisk IKT-prosjekt

Det er ingen tradisjon for at statens og kommunenes IKT-systemer «snakker» sammen. Men det blir de pent nødt til når den nye arbeids- og velferdsetaten omsider er på plass i 2009.

Tekst: ODD LETNES

Fra tre terminaler til én De strategiske databeslutningene ble tatt i 2003/04.

Da ble det bestemt at saksbehandleren skulle forholde seg til én terminal og brukeren til én saksbehandler.

I NAV-reformen skal en redusere de tre tidligere saksbehandlerne i Aetat, Trygdeetaten og kommunens sosialkontor til én. Én NAV-ansatt skal yte service til brukeren fra én og samme terminal, uansett om han søker jobb, skal ha trygd eller motta annen stønad. Tre systemer skal reduseres til ett.

– Ikke bare var den tidligere organiseringen tungvinn for saksbehandlerne, men den skapte også ekstra ventetid for brukeren. Nå skreddersyr vi tekniske løsninger som kan støtte opp under de organisatoriske grepene i reformen, sier prosjektleder Tron Kallum i NAV. Aetat og Trygdeetaten vil fortsatt ha hvert sitt nett, men det er laget felles spesialløsninger for epost, kalender og fildeling. I tillegg har en sørget for at det blir mulig å kommunisere på tvers av de tre tidligere atskilte systemene, med utgangpunkt i én terminal.

Systemet skal til slutt fungere smertefritt i alle landets 431 kommuner. Det er lagt ned mye ressurser i å samkjøre IT-systemene i de tre etatene på

24 eFORVALTNING

en slik måte at personvernet og taushetsplikten ivaretas.

En ikke-offentlig milliard IKT-budsjettet de første tre årene er på 1,2 milliarder kroner. Hvorfor departementet landet på akkurat dette beløpet, er det vanskelig å få svar på.

– Budsjettopplysninger ut over det som kommer fram av proposisjonen, kan jeg ikke kommentere nærmere da de er unntatt offentlighet, sier rådgiver Lena Andersen i NAV. Det er ikke mulig å få brutt pengene ned på utgifter til utstyr, konsulenttjenester, opplæring i kommunene og liknende siden dette er avhengig av behandlingen av statsbudsjettet i år og årene som kommer, får vi opplyst fra annet hold i NAV. Tynne klienter IKT-situasjonen i KommuneNorge er like forskjellig som det norske landskapet for øvrig. Det er stor variasjon mellom nettverk, brannmurer, programvare og utstyr.

– Dessuten har en i kommunene de siste årene satset mye på lokale PC-er. I det nye NAV-systemet skal vi over til det en på IKT-språk kaller «tynne klienter» (Citrix ICA-klienter), forteller prosjektleder Tron Kallum i NAV. – Kort fortalt er det samme løsning som vi hadde i IKT-systemenes barndom, hvor en jobbet fra terminaler og inn mot sentrale servere. En viktig oppgave nå er derfor å «slanke» klientene ute i kommunene, forteller Kallum.

Fordelen med tynne klienter, som arbeider fra

terminal mot sentrale servere, er at saksbehandleren slipper å tenke på back up og oppdatering av programvare.

Et broket IKT-landskap Både Aetat og Trygdeetaten har hatt flere systemer på forskjellige områder, men de mest sentrale er saksbehandlingssystemet til Aetat (Arena) og Trygdeetatens saksbehandlingssystem for de fleste trygdesaker (Infotrygd).

De gamle systemene vil i hovedsak fortsette som før, men det vil bli mulig å kommunisere med dem fra én terminal, mot tidligere to. I tillegg vil kommunale saksbehandlingssystemer være tilgjengelig på NAV-desktop på lik linje med de statlige.

Fra både statlige og kommunale saksbehandlingssystemer vil det lages uttrekk til Personkortet (se faktaramme).

I tillegg har kommunene et virvar av løsninger.

De mest interessante sosialsystemene i forbindelse med NAV-reformen kommer hovedsakelig fra tre leverandører: Visma er leverandør av tre systemer: Velferd, Oskar og Humanus. Tieto Entaro leverer Sosio og Acos leverer Sosial. Disse tre dekker ca 80 prosent av markedet. Ellers finnes det mange forskjellige løsninger ute i kommunene, blant annet egenutviklede.

– Det er ikke rart det trengs noen år for å rydde opp i alt dette, sier Andersen.

▼

1. juli 2006 gikk startskuddet for den største forvaltningsreformen vi har sett i Norge. Trygdetaten og Aetat erstattes av én ny etat. Den vil sammen med de kommunale sosialkontorene utgjøre den nye arbeids- og velferdsetaten (NAV). IKT vil spille en nøkkelrolle i utviklingen.

NAVs TOTALBUDSJETT 2007

PERSONKORTET – ET VIKTIG FØRSTE SKRITT

De statlige utgiftene til reformen i 2007 er beregnet til 727 millioner og fordeler seg slik, med forbehold om at det kan skje endringer under salderingen av statsbudsjettet: • Overordnet planlegging, utredning og involvering 2% • Organisering og etablering 14% • Opplæring og kompetanseutvikling 19% • Kommunikasjon 3% • Investeringer i lokaler og flytteutgifter 28% • IKT 33% • Forskning og evaluering 1% Kilde: NAV

Som et første skritt i retning av å samle data fra de tre systemene, er man i ferd med å prøve ut «Personkortet».

Et personkort gir et overblikk over status i saker for den enkelte brukeren. Det er kun til visning her og nå og lagres ikke. Det er gjort tiltak for IT-sikring og personvern. De ansatte ved NAV-kontoret må undertegne taushetserklæring for bruk av Personkortet.

Personkortet vil si noe om sykepenger, rehabilitering, pensjoner, enslig forsørger, barnebidrag, jobbstatus, økonomisk sosialhjelp mv.

eFORVALTNING 25

En mandag i oktober 2006 rundet velferdsforvaltningen i Trøgstad kommune en milepæl.

Ved lunsjtider var nettverkene aktive. NAVkontoret åpnet dørene for publikum.

Da var utstyr til ny teknisk infrastruktur på plass og teknikerne kunne starte arbeidet med installasjon.

Med nye brukeridentiteter kunne saksbehandlerne logge seg på én felles arbeidsflate på én og samme PC med tilgang til statlige og kommunale saksbehandlingssystemer, intranett, Internett og kontorstøtteprogrammer. For første gang «snakket» kommunens og statens datasystemer sammen.

Trøgstad søkte om å bli en av de 25 pilotkommunene, og fikk pilotstatus i mars 2006. Da hadde man allerede erfaring fra samarbeid mellom stat og kommune.

– Vi hadde foretatt en samlokalisering av Trygdeetaten og kommunens sosialtjeneste allerede i 2005.

I tillegg hadde vi besøk av en person fra Aetat i Askim en dag i uka. Vi så klart at en slik nærhet mellom etatenes saksbehandlere var en stor fordel for brukerne, forteller Wenche Hvidsten, NAV-kontorets nybakte avdelingsleder.

• FADs temasider om fornying av offentlig sektor: www.odin.no/fad/norsk/tema/fornying/bn.html • Norge.no kvalitetsvurderer offentlige nettsteder: www.norge.no/kvalitet • FADs og KS’ ambisiøse planer for henholdsvis eNorge 2009 og eKommune 2009, utviklingen av digitale brukertjenester i det offentlige: www.dep.no/fad/norsk/tema/ITpolitikk/enorge/bn.html www.ks.no/templates/KS/KS_ConferenceInfo.aspx?id=39470 • Hole kommune har et avansert og populært tilbud på nettet. Her er deres framtidsplaner for eKommune 2010: http://innsyn.e-kommune.no/innsyn_hole/wfdocument.aspx?journal postid=2006003663&dokid=4231&versjon=1&variant=A& • KS' emne- og aktueltsider for digitale tjenester. Førstnevnte nettsted er en samling av erfaringer rundt digitale tjenester: http://ksikt-forum.no/temaer/digitale_tjenester www.ks.no/templates/Topic.aspx?id=2949

Vår ambisjon er å se hele bildet og bidra til å løse IT-utfordringer. ErgoGroup har i 30 år forenklet hverdagen for våre kunder.

Gjennom vårt forretningsområde Offentlige løsninger har vi lang erfaring og fokus på å levere digitale tjenester til offentlige virksomheter.

Vi har løsninger innen sak- og dokumentbehandling, portaler, økonomi- og ressursstyring og valg- og demokratiløsninger.

Kontakt oss for mer informasjon på tlf 23145000 eller les mer på www.ergogroup.no

• Kunnskapsnettverk.no er en emneside for digitale tjenester. Dokumenter og erfaringer rundt digitale tjenester: www.kunnskapsnettverk.no/C16/DT2/default.aspx

• Utdanningsdirektoratets nettsider rettet mot elever, lærere og skoleledere, foreldre og andre som er interessert i skole og læring: http://skolenettet.no/templates/Page.aspx?id=100&sco pe=ScopeLaerAns&epslanguage=NO

FAGLITTERATUR

Elektronisk forvaltning i Norden. Praksis, lovgivning og rettslige utfordringer: Dag Wiese Schartum (red.), med forord av Heidi Grande Røys, Fagbokforlaget 2007.

Inneholder beskrivelser av konkrete systemløsninger, og diskusjoner knyttet til ivaretagelse av åpenhet, rettssikkerhet og personvern.

Kommer i 2007

Ret og digital forvaltning: Peter Blume og Hans Christian Spies, Jurist- og økonomforbundets forlag 2005 Dansk bok som er relevant også for norske forhold.

Virksomhetsportalen: Gunnar Bråthen og Rune Semundseth, Momentum 2004 En vellykket virksomhetsportal er en ambisiøs målsetting. Nesten like ambisiøst er det å skrive en norsk håndbok for portalprosjekter.

Boken er nyttig for alle som er involvert i portalprosjekter, enten overfladisk eller i teknologiske dypdykk. Bråthen og Semundseth har «ønsket å skrive en bok både for ferske prosjektdeltagere og erfarne systemutviklere». Og ledere. Dette er altså ikke en bok som man leser fra perm til perm.

Nesten 80 sider er viet praktiske eksempler på ulike norske portaler, ført i pennen av fagfolk i de respektive prosjekter. Her er det mye nyttig praktisk erfaring å hente, både for intranett- og Internettløsninger. ▲

Informasjonssikkerhet: rettslige krav til sikker bruk av IKT / Arild Jansen og Dag Wiese Schartum (red.), Fagbokforlaget 2005

▲

• Informasjon for deg som ønsker å skolere deg selv på data.

Herfra kan du ta Datakortet, førerkortet for PC-er: www.datakortet.no

2006-12-12 15:24:58

TIPS: LITTERATUR TIL BRUK I REFLEKSJONSGRUPPER

• Oversikt over norske bøker om utfordringer knyttet til informasjonsteknologi, spesielt om design av hjemmesider: http://infodesign.no/anbefalt.htm • Hjemmesidene til instituttene for informatikk i Oslo og Trondheim. Spekket med informasjon for den som er interessert i data eller ønsker å finne ressurspersoner: www.afin.uio.no/eddis.ime.ntnu.no/newlook2/newlook. php?tall=4&oppslag=8

Kunsten er å se hele bildet

TemahefteFagforbundet.indd 1

▲

26 eFORVALTNING

• Fornyings- og administrasjondepartementet (FAD) sine temasider om IT-politikk: www.odin.no/fad/norsk/tema/ITpolitikk/bn.html

OFFENTLIG EFFEKTIVITET MED DIGITALE LØSNINGER

▲

Investering og opplæring NAV-budsjettet i Trøgstad er fordelt på to hovedposter. Den ene er et investeringsbudsjett på 350.000, den andre et budsjett for innleie av ekstrahjelp, opplæring/konferanse og åpning, på 240.000 kroner.

– Dagens oversikt viser at vi har ekstra investeringsmidler. Så er vi heller ikke ferdig med planlagte investeringer, som flatskjerm til publikumsområdet og eventuelt behov for fysiske endringer i «baklandet». Vi har ikke leid inn ekstern konsulenthjelp. NAV-interim, direktoratet og fylkesleddet har støttet oss der vi har hatt behov.

De tre fagsystemene i Trøgstad er nå «samlet» under en desktopp: Infotrygd (fra tidligere Trygdeetaten), Arena (fra tidligere Aetat) og Socio (fra tidligere sosialtjenesten).

– Det er NAV Drift og utvikling som har ansvaret for at disse tre «snakker» sammen. For tiden tester vi ut det såkalte personkortet, som er et øyeblikksbilde over brukerne, sier Hvidsten.

• Personvern på nettet, se: www.personvern.uio.no/pvpn/index.html.

I tillegg kommer Datatilsynets hjemmesider.

ErgoGroup InHouse - 12.06

▼

Høyt trøkk i Trøgstad

NETTSTEDER

WEBSIDER SOM KAN HJELPE DEG VIDERE

Postboks 7003, St. Olavsplass – 0130 Oslo, tlf. 23 06 40 00, faks 23 06 44 07.

eFORVALTNING 27

En mandag i oktober 2006 rundet velferdsforvaltningen i Trøgstad kommune en milepæl.

Ved lunsjtider var nettverkene aktive. NAVkontoret åpnet dørene for publikum.

Da var utstyr til ny teknisk infrastruktur på plass og teknikerne kunne starte arbeidet med installasjon.

Med nye brukeridentiteter kunne saksbehandlerne logge seg på én felles arbeidsflate på én og samme PC med tilgang til statlige og kommunale saksbehandlingssystemer, intranett, Internett og kontorstøtteprogrammer. For første gang «snakket» kommunens og statens datasystemer sammen.

Trøgstad søkte om å bli en av de 25 pilotkommunene, og fikk pilotstatus i mars 2006. Da hadde man allerede erfaring fra samarbeid mellom stat og kommune.

– Vi hadde foretatt en samlokalisering av Trygdeetaten og kommunens sosialtjeneste allerede i 2005.

I tillegg hadde vi besøk av en person fra Aetat i Askim en dag i uka. Vi så klart at en slik nærhet mellom etatenes saksbehandlere var en stor fordel for brukerne, forteller Wenche Hvidsten, NAV-kontorets nybakte avdelingsleder.

• FADs temasider om fornying av offentlig sektor: www.odin.no/fad/norsk/tema/fornying/bn.html • Norge.no kvalitetsvurderer offentlige nettsteder: www.norge.no/kvalitet • FADs og KS’ ambisiøse planer for henholdsvis eNorge 2009 og eKommune 2009, utviklingen av digitale brukertjenester i det offentlige: www.dep.no/fad/norsk/tema/ITpolitikk/enorge/bn.html www.ks.no/templates/KS/KS_ConferenceInfo.aspx?id=39470 • Hole kommune har et avansert og populært tilbud på nettet. Her er deres framtidsplaner for eKommune 2010: http://innsyn.e-kommune.no/innsyn_hole/wfdocument.aspx?journal postid=2006003663&dokid=4231&versjon=1&variant=A& • KS' emne- og aktueltsider for digitale tjenester. Førstnevnte nettsted er en samling av erfaringer rundt digitale tjenester: http://ksikt-forum.no/temaer/digitale_tjenester www.ks.no/templates/Topic.aspx?id=2949

Vår ambisjon er å se hele bildet og bidra til å løse IT-utfordringer. ErgoGroup har i 30 år forenklet hverdagen for våre kunder.

Gjennom vårt forretningsområde Offentlige løsninger har vi lang erfaring og fokus på å levere digitale tjenester til offentlige virksomheter.

Vi har løsninger innen sak- og dokumentbehandling, portaler, økonomi- og ressursstyring og valg- og demokratiløsninger.

Kontakt oss for mer informasjon på tlf 23145000 eller les mer på www.ergogroup.no

• Kunnskapsnettverk.no er en emneside for digitale tjenester. Dokumenter og erfaringer rundt digitale tjenester: www.kunnskapsnettverk.no/C16/DT2/default.aspx

• Utdanningsdirektoratets nettsider rettet mot elever, lærere og skoleledere, foreldre og andre som er interessert i skole og læring: http://skolenettet.no/templates/Page.aspx?id=100&sco pe=ScopeLaerAns&epslanguage=NO

FAGLITTERATUR

Elektronisk forvaltning i Norden. Praksis, lovgivning og rettslige utfordringer: Dag Wiese Schartum (red.), med forord av Heidi Grande Røys, Fagbokforlaget 2007.

Inneholder beskrivelser av konkrete systemløsninger, og diskusjoner knyttet til ivaretagelse av åpenhet, rettssikkerhet og personvern.

Kommer i 2007

Ret og digital forvaltning: Peter Blume og Hans Christian Spies, Jurist- og økonomforbundets forlag 2005 Dansk bok som er relevant også for norske forhold.

Virksomhetsportalen: Gunnar Bråthen og Rune Semundseth, Momentum 2004 En vellykket virksomhetsportal er en ambisiøs målsetting. Nesten like ambisiøst er det å skrive en norsk håndbok for portalprosjekter.

Boken er nyttig for alle som er involvert i portalprosjekter, enten overfladisk eller i teknologiske dypdykk. Bråthen og Semundseth har «ønsket å skrive en bok både for ferske prosjektdeltagere og erfarne systemutviklere». Og ledere. Dette er altså ikke en bok som man leser fra perm til perm.

Nesten 80 sider er viet praktiske eksempler på ulike norske portaler, ført i pennen av fagfolk i de respektive prosjekter. Her er det mye nyttig praktisk erfaring å hente, både for intranett- og Internettløsninger. ▲

Informasjonssikkerhet: rettslige krav til sikker bruk av IKT / Arild Jansen og Dag Wiese Schartum (red.), Fagbokforlaget 2005

▲

• Informasjon for deg som ønsker å skolere deg selv på data.

Herfra kan du ta Datakortet, førerkortet for PC-er: www.datakortet.no

2006-12-12 15:24:58

TIPS: LITTERATUR TIL BRUK I REFLEKSJONSGRUPPER

• Oversikt over norske bøker om utfordringer knyttet til informasjonsteknologi, spesielt om design av hjemmesider: http://infodesign.no/anbefalt.htm • Hjemmesidene til instituttene for informatikk i Oslo og Trondheim. Spekket med informasjon for den som er interessert i data eller ønsker å finne ressurspersoner: www.afin.uio.no/eddis.ime.ntnu.no/newlook2/newlook. php?tall=4&oppslag=8

Kunsten er å se hele bildet

TemahefteFagforbundet.indd 1

▲

26 eFORVALTNING

• Fornyings- og administrasjondepartementet (FAD) sine temasider om IT-politikk: www.odin.no/fad/norsk/tema/ITpolitikk/bn.html

OFFENTLIG EFFEKTIVITET MED DIGITALE LØSNINGER

▲

Investering og opplæring NAV-budsjettet i Trøgstad er fordelt på to hovedposter. Den ene er et investeringsbudsjett på 350.000, den andre et budsjett for innleie av ekstrahjelp, opplæring/konferanse og åpning, på 240.000 kroner.

– Dagens oversikt viser at vi har ekstra investeringsmidler. Så er vi heller ikke ferdig med planlagte investeringer, som flatskjerm til publikumsområdet og eventuelt behov for fysiske endringer i «baklandet». Vi har ikke leid inn ekstern konsulenthjelp. NAV-interim, direktoratet og fylkesleddet har støttet oss der vi har hatt behov.

De tre fagsystemene i Trøgstad er nå «samlet» under en desktopp: Infotrygd (fra tidligere Trygdeetaten), Arena (fra tidligere Aetat) og Socio (fra tidligere sosialtjenesten).

– Det er NAV Drift og utvikling som har ansvaret for at disse tre «snakker» sammen. For tiden tester vi ut det såkalte personkortet, som er et øyeblikksbilde over brukerne, sier Hvidsten.

• Personvern på nettet, se: www.personvern.uio.no/pvpn/index.html.

I tillegg kommer Datatilsynets hjemmesider.

ErgoGroup InHouse - 12.06

▼

Høyt trøkk i Trøgstad

NETTSTEDER

WEBSIDER SOM KAN HJELPE DEG VIDERE

Postboks 7003, St. Olavsplass – 0130 Oslo, tlf. 23 06 40 00, faks 23 06 44 07.

eFORVALTNING 27

WWW.LANGHOLM.NO

Kommunene har de største utfordringene – sammen finner vi løsninger som fungerer

Dagens nye digitale verden gir mange utfordringer. Ementor har full oversikt og kan gi deg de riktige rådene på veien.

Kommunene er blant de som har størst utfordringer knyttet til data og IT-infrastruktur. Mange ulike brukere, kommuner som skal slåes sammen, eller datateknisk samarbeid kommuner imellom, innebærer store utfordringer som dessuten stiller strenge krav til sikker og effektiv håndtering av data.

Til daglig hjelper vi alt fra små og mellomstore bedrifter til store konsern. Vår ambisjon er å være Norges IT-kraftsenter, noe vi har klart å bevise overfor våre kunder i 2006 – et år hvor vi har hatt en fantastisk utvikling og fremgang. Vi har derfor mer å tilby enn noen gang tidligere, og dette vil vi dele med deg. Ingen vet bedre hvor skoen trykker enn kommunene selv. Ved at vi setter oss ned sammen, kan vi i fellesskap finne de beste og mest optimale løsningene.

Et møte med oss er gratis – så hvorfor ikke ringe og be om et uforpliktende møte allerede i dag?

Ementor Norge AS. Brynsalléen 2, N-0667 Oslo. Tel +47 22 09 50 00. Fax +47 22 09 50 01. www.ementor.no Bergen: 55 59 55 00 • Kristiansand: 38 05 85 10 • Larvik: 33 01 82 00 • Stavanger: 51 64 00 00 • Trondheim: 73 53 95 00