Årsmöteshandlingar 2019

EUROPEAN YOUTH PARLIAMENT SWEDEN

Årsmöteshandlingar EUP Sveriges Årsmöte 2019

1 European Youth Parliament Sweden

INNEHÅLLSFÖRTECKNING KALLELSE TILL ÅRSMÖTE

4

PRAKTISK INFORMATION

5

FÖRSLAG TILL DAGORDNING

7

FÖRSLAG TILL ARBETSORDNING

8

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2018-2019

12

REVISIONSBERÄTTELSE VERKSAMHETSREVISORER 2018-2019

25

PROPOSITION 1: STADGEREVIDERING PÅ FÖRFLYTTAT ANSVAR AV FÖRTIDSRÖSTER

27

PROPOSITION 2: STADGEREVIDERING PÅ KLARGÖRELSE AV PROPOSITIONER

28

PROPOSITION 3: ANVÄNDANDE AV GB ELECTIONS ELECTORATE FÖR FÖRTIDSRÖSTNING TILL ÅRSMÖTET

29

Europeiska ungdomsparlamentet Sveriges stadgar PROPOSITION 4: EKONOMISK POLICY PÅ INTERNA MÖTEN Ekonomisk Policy: Interna Möten i EUP Sverige

30 36 37

PROPOSITION 5: REVIDERING AV EYP SWEDEN’S STRATEGY 2018-2020 PÅ BEFATTNING AV FÖRBUNDETS ANSTÄLLDA 38 Strategy 2018-2020

40

MOTION 1: VALBEREDNINGSINSTRUKTION

53

VALBEREDNINGSINSTRUKTION

54

MOTIONSSVAR: INSTRUKTIONER FÖR VALBEREDNING

57

VALBEREDNINGENS FÖRSLAG

58

Årsredovisning, revisionsberättelse från auktoriserade revisorer & budget bifogas separat, snarast möjligt.

2 European Youth Parliament Sweden

KALLELSE TILL ÅRSMÖTE

Årsmöte 25-26 maj 2019 Kära medlemmar, Ni är härmed inbjudna till att delta vid EUP Sveriges årsmöte 2019. Årsmötet är organisationens högst beslutande organ, där ni medlemmar får möjlighet till att påverka dess framtid. I år, mellan den ​25-26 maj 2019​ , kommer vi att samlas i ​Göteborg​ för att diskutera EUP Sveriges utveckling, välja ny förbundsstyrelse, valberedning och revisorer, samt ta ställning till motioner och propositioner. Således, härmed kallas medlemmarna till årsmöte för Europeiska Ungdomsparlamentet (EUP) Sverige den 25-26 maj 2019, i Göteborg. Du finner praktisk information på sida 4 och 5. Varmt välkomna! Förbundsstyrelsen

3 European Youth Parliament Sweden

PRAKTISK INFORMATION TID

Årsmötet öppnas kl. 10:00 lördag den 25 maj 2019 Beräknad sluttid är 18:00. På söndagen öppnar mötet återigen klockan 10.00 och beräknas vara slut kl. 16.00

LOKAL

Lärarförbundets Regionkontor Göteborg Gullbergs Strandgata 8 411 04 Göteborg Hitta hit: 12min promenad från Göteborgs Centralstation.

HEMSIDA

Kallelsen går även att hitta på ​www.eup.se​.

MOTION

Motioner skrivs av medlemmar som eftersöker att förändra någonting i organisationens styrning. För att få en insikt i styrelsens arbete under året, se mötesprotokoll på hemsidan. Om insikt i stadgar önskas, eller om frågor uppstår, vänligen kontakta kansliet på ​lina.elfvin@eup.se​. Färdigställda motioner skall skickas till samma mailadress innan den 5 maj.

FÖRTIDSRÖSTNING

Naturligtvis är det möjligt att rösta även om du är förhindrad att delta vid årsmötet. För att en förtidsröst ska vara giltig är det viktigt att den följer det i valberedningens booklet etablerade format. Röster som inte följer angivet format eller som avges av icke-medlem kommer ogiltigförklaras. Om ni har frågor rörande förhandsröstning, var snäll och mejla: valberedningen@eup.se​. Föreningsmedlemmar som förtidsröstar får rangordna fler än fyra ordinarie ledamöter om en av kandidaterna även kandiderar till annan post i styrelsen. Det är endast möjligt att förtidsrösta på kandidater som har lämnat in en kandidatur. För att förtidsrösta, mejla din röst till valberedningen på ​valberedningen@eup.se​ senast den 17 maj enligt den i valberedningens booklet etablerade struktur. Om inte strukturen följs, ogiltigförklaras rösten.

TILLGÄNGLIGHET

Årsmötet kommer att använda svenska som mötesspråk. Vill du använda engelska är du välkommen att göra det, så kommer någon att hjälpa dig att översätta till/från svenska. Har du något särskilt behov eller en tillgänglighetsfråga – kontakta ​lina.elfvin@eup.se​ så hjälper vi till.

4 European Youth Parliament Sweden

RESA

Du som reser från annan ort än Göteborg har rätt till ersättning för din resa. Du har rätt att individuellt begära ersättning enligt följande: EUP Nord: upp till 2000kr. Övriga: upp till 1000kr. Ersättningsblankett finner du på plats. Göteborg kan nås via Landvetter som har inrikesflyg till de flesta resmålen inom Sverige. Vi rekommenderar dock tågresor om så möjligt, vilka kan bokas via SJ, eller MTR Express om man åker från Stockholm C.

MAT

På årsmötet kommer det att erbjudas fika. Vidare så kommer EUP Sverige stå för ​både lunch och middag​ ​både lördag den 25 och söndag den 26.

BOENDE

EUP Sverige kommer att stå för boende under Årsmötet. Detta innebär att du antingen kommer bli erbjuden plats hos medlemmar i området, eller på ett hostel om en sådan lösning inte är möjlig. Var därför noga med att fylla i registreringsformuläret noga.

EVENT

Under middagen den 25e Maj kommer det finnas möjlighet för våra medlemmar att få 5 minuters talartid. Vill du sjunga en sång, säga något om organisationen eller kanske tacka dina EUP kompisar? Hör av dig till ​rebecka.madsen@eup.se med namn, koncept och hur lång tid du uppskattar att det kommer ta.

FRÅGOR

Har du generella frågor om Årsmötet så ber vi dig vänligen kontakta ​lina.elfvin@eup.se​.

5 European Youth Parliament Sweden

FÖRSLAG TILL DAGORDNING 1. Årsmötets öppnande Praktiskt 2. Val av mötesfunktionärer A. Mötesordförande B. Mötessekreterare C. Mötesjusterare tillika rösträknare för årsmötet 3. Årsmötets stadgeenliga utlysande och beslutsmässighet Mötesordning 4. Fastställande av röstlängd 5. Fastställande av dagordning 6. Fastställande av arbetsordning Föregående verksamhetsår 7. Presentation av verksamhetsberättelse avseende innevarande verksamhetsår 8. Presentation av arbetet med Strategi & Verksamhetsplan 2018-2020 9. Presentation av ekonomisk berättelse och årsredovisning avseende innevarande verksamhetsår 10. Presentation av revisionsberättelse avseende verksamhetsår och föregående räkenskapsår 11. Ansvarsfrihet för avgående styrelse Förslag till beslut 12. Propositioner 13. Motioner 14. Övriga frågor Fastställande av förtroendeuppdrag 15. Nomineringsstopp för kandidaturer till förbundets förtroendeposter 16. Fastställande av förbundsstyrelsens storlek 17. Fastställande av valberedningens storlek Personval 18. Val av Ordförande till valberedningen 19. Val av ledamöter till valberedningen 6 European Youth Parliament Sweden

20. Val av lekmannarevisorer 21. Val av auktoriserade revisorer Val till styrelse 22. Val av Ordförande till förbundsstyrelsen 23. Val av Vice Ordförande till förbundsstyrelsen 24. Val av ledamöter till förbundsstyrelsen 25. Sluten omröstning 26. Avtackning & praktisk information 27. Årsmötets avslutande

7 European Youth Parliament Sweden

FÖRSLAG TILL ARBETSORDNING Styrelsen önskar att årsmötet blir tydligt och demokratiskt för alla. Därför har styrelsen tagit fram ett förslag till arbetsordning, den ordning styrelsen föreslår ska gälla på årsmötet. På årsmötet kommer ni som deltagare få möjlighet att rösta igenom om dessa regler ska gälla eller inte.

Under mötet Mötesordförande och mötessekreterare Årsmötet väljer mötesordförande och mötessekreterare. Bredvid mötespresidiet väljer årsmötet också justerare tillika rösträknare. Mötesordförande har tolkningsföreträde när det gäller mötesordningen på årsmötet, och föreslår ordning i de frågor som inte regleras i den av årsmötet beslutade arbetsordningen. Mötessekreteraren för protokoll, ansvarar för bilagor och originalhandlingar och bistår mötesordföranden. Justerarna tillika rösträknarna ansvarar för att bistå vid votering och sluten omröstning, samt justerar årsmötesprotokollet.

Paus/ajounering Årsmötet kommer att ta paus, enligt det schema som styrelsen har föreslagit. Vill du som mötesdeltagare ta paus, kan du begära ”ordningsfråga” och förslå till mötesordförande om paus. Tänk på att hålla dig till det schema som styrelsen har föreslagit, och inte yrka på paus i onödan. Pauser ska inte användas som en politisk taktik eller för att störa mötets ordning.

Talartid För att inte mötet ska ta för lång tid och för att alla ska kunna komma till tals, har styrelsen föreslagit en generell talartid på 3 minuter, för replik gäller talartid på 1 min. Det gäller alla inlägg inför årsmötet i helgrupp. Mötessekreterare kommer att ta tid och markera när tiden gått ut för talaren. Undantag gäller när styrelsen, generalsekreteraren, mötesordförande eller annan deltagare ska informera mötet eller i en liknande situation. Mötesordföranden bedömer vem som ska få undantag och när någon har använt sin talartid, och ger och tar tillbaka ordet.

Talarlista För att få tala inför årsmötet ska man skriva upp sig på talarlistan och det gör man genom att räcka upp sitt röstkort, varpå mötesordförande markerar att hen har uppfattat att någon vill tala, och ger sedan ordet. Alla som talar ska skrivas upp på talarlistan, och sedan fördelas ordet i tur och ordning. Det är mötesordförande som ger ordet och försöker efter bästa förmåga att förmedla ordet jämt. Man får ställa upp sig fritt antal gånger, förutsatt att det inte är satt streck i debatten.

Debatt och diskussion I frågor som ska leda fram till ett beslut kommer mötesordförande att öppna för debatt och diskussion. Debatten ska hållas i god ton och den ska vara saklig. Alla ska kunna förstå det som debatteras och alla ska inbjudas att delta. Talartiden påverkar längden och schemat styr hur länge diskussionen pågår. Personpåhopp och undanhållande av information är inte tillåtet. I ordningsfrågor kan mötesordförande välja att inte öppna för debatt och diskussion.

8 European Youth Parliament Sweden

Replik Om någon har sagt något som anspelar på eller hänvisar till det du sagt tidigare i debatten har du rätt att begära replik. Det görs genom att säga ”replik” och sedan sträcka upp röstkortet och meddela till mötesordförande som efter en bedömning kommer ge dig rätt till replik. Mötesordförande bedömer hur många repliker du har rätt till, och replik kan inte begäras på replik i all oändlighet.

Ordningsfråga Vill du under mötet ta upp något som handlar om själva mötet, om paus eller om hur mötet eller frågan ska behandlas, kan du begära ordningsfråga genom att säga ”ordningsfråga” och sträcka upp röstkortet och meddela till mötesordförande. Ordningsfrågor bryter den ordinarie talarlistan. Mötesordförande har rätt att ge förslag och bedöma i ordningsfråga.

Sakupplysning Om du vill upplysa mötet om en sakfråga, kan du begära sakupplysning genom att säga ”sakupplysning” och meddela till mötesordförande. Mötesordförande ger ordet och du har rätt att upplysa mötet om ren fakta, eller rätta något som sagts under mötet. Du kan också begära att få ställa en fråga om sakupplysning till någon, som har då får ordet för att upplysa mötet om en specifik fråga.

Streck i debatten Mötet kan inte pågå hur länge som helst, även om man har riktigt roligt på årsmöten. Därför kan deltagarna på mötet med förslagsrätt föreslå streck i debatten. Frågan bryter ordinarie talarlista, och mötesordförande kommer fråga mötet om mötet vill sätta streck i debatten. Diskussion om streck i debatten ska undvikas. Om mötet sätter streck i debatten, kommer alla som står på talarlistan och alla som vill tala att få skriva upp sig. De som skriver upp sig efter beslut om streck i debatten lottas, och därefter fortsätter mötet enligt talarlistan och går sedan direkt till beslut efter att talarlistan är tom.

Yrkandestopp Så kallat yrkandestopp sätts när mötet börjar behandla en fråga på dagordningen. Vill du ha hjälp med yrkanden kan du kontakta någon i förbundsstyrelsen, eller mötesordföranden på årsmötet i god tid.

9 European Youth Parliament Sweden

Om beslut Beslut Årsmötet är till för att fatta beslut, och ska därför i så stor mån som möjligt alltid gå till beslut. Ett beslut av årsmötet kan fattas om tillräckligt många röstar och är närvarande. Det är mötesordförandes uppgift att leda mötet genom beslut på ett så smidigt sätt som möjligt och har också rätt att bestämma en beslutsordning efter konsulterande med deltagarna.

Acklamation Den allra enklaste formen av beslut är acklamation, med handuppräckning. Det är ett fint ord för att säga ”ja” och samtidigt räcka upp handen. På årsmöten säger man inte nej, utan använder sig uteslutande av ”ja”. Därför kommer varje förslag att ställas mot avslag till att börja med och lyder ungefär så här; Ordförande: Är det årsmötets mening att ge alla 1 banan? Årsmötet: Ja! (4 st säger ja och räcker upp handen rakt upp) Ordförande: De som vill avslå säg ja nu? Årsmötet: Ja! (1 säger ja och räcker upp handen rakt upp) Ordförande: Jag finner bifall. (Alla får en banan.)

Votering Om någon på mötet (eller mötesordförande) tycker det var svårt att avgöra vad årsmötet ville besluta, kan man begära ”votering” genom att säga votering högt och tydligt. Då kommer mötesordförande be rösträknarna att komma fram för att räkna rösterna, när man gör om samma sak som vid acklamation. Votering ska inte användas i onödan och bara begäras om man tycker att det var otydligt hur årsmötet röstade.

Protokollsomröstning Om någon eller styrelsen begär det kan årsmötet använda sig av protokollomröstning, och då ska varje röst markeras i protokollet. Detta kan användas om det är en känslig fråga och om man vill kunna dokumentera vem som röstar vad. Begäran av protokollomröstning ska ges till mötesordförande, varpå röstlängden gås igenom och alla talar om i tur och ordning vad man röstat på.

Sluten omröstning Om man går till personval eller om någon begär det, varpå mötesordförande gör en bedömning om det ska godkännas eller ej, ska mötet använda sig av sluten omröstning. Det innebär att man röstar med slutna lappar, som sedan räknas och antecknas i protokollet.

10 European Youth Parliament Sweden

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2018-2019 1. Förord Verksamhetsåret löper enligt Europeiska ungdomsparlamentet Sveriges (EUP Sverige) stadgar från och med 1 juli till och med 30 juni. Sedan dess att verksamhetsåret 2018/2019 trädde i kraft, så har organisationen genomgått stora förändringar. Bland annat har ett omfattande decentraliseringsprojekt har lyckosamt påbörjats, föreningens ekonomi har ansenligt stabiliserats, nya arbetsformer har erfarits, och en praktikant-anställning har prövats. Årets första styrelsemöte hölls i Stockholm den 1 juli, efter en lyckad överlämningsdag med avgående styrelse den 30 juni. Detta möte var en kickstart för den nya styrelsen, där hösten planerades och diverse portföljer presenterades till ledamöterna. Dessa portföljer hade utformats av presidiet innan mötet, men fördelades och finslipades sedan i samråd med styrelseledamöterna. Således, så fungerade uppföljningen av mötet som en etableringsprocess för portföljerna, där styrelseledamöterna fick chansen att skapa ägandeskap över sina portföljer, genom att justera, lägga till och utforma de arbetsområden de själva ansåg mest lämpliga för sina ambitioner. Under denna etableringsperiod hölls det en Project Manager Summer Summit i Stockholm. Helgen lade grunden för årets Nationella uttagningsprocess, som i år bestod av fyra sessioner totalt: Stockholm RS 2018, Malmö RS 2018, Östersund RS 2018, samt Malmö NS 2019. Samtliga projektledare närvarade, och bidrog till en genomgripande utbildning för höstens utmaningar. I och med detta inrättades även två nya arbetsgrupper för sessionsverksamheten inom styrelsen utefter den vision som presidiet haft för verksamhetens arbetsfördelning, en för fundraising och ekonomi, bestående generalsekreteraren och kassör, samt för projektledning bestående av vice ordförande, regional koordinator och projektkoordinator. Denna omprövning i sessionsarbetet var enligt utvärderingshelgen i mars 2019 ytterst gynnsam för ett hållbart engagemang, vidsträckt stöd, och stimulerande kompetensutveckling. Första stoppet på höstens agenda var Board Academic Training. I år valde Förbundsstyrelsen i år att återinföra en gemensam BAT-helg, i linje med en ansats till att stärka förbundets gemenskap. Helgen hölls i år i Göteborg under september månad, och organiserades av EUP Väst. Förbundsstyrelsen med Projektkoordinatorn i spetsen höll i utbildningen, vilket i år även innehöll en modul i ’inclusion & outreach’ som fick ekonomiskt stöd av det Internationella Kontoret. Helgen har utvärderats, och bemött positiv kritik från organisationens alla hörn. Nästa stopp på höstens äventyr var i Malmö, där årets första regionala session hölls. Då årets NSP stod utan projektledare i Väst, arbetade i år Västs styrelse hårt med att rekrytera skolor till RS Syd istället. Projektet, som då var kombinerat mellan Väst och Syd, bestod av 15 skolor och slutade i succé. Vidare gick succétåget till Stockholm för årets session i Öst, som bestod av 8 skolor. Tätt i täten kom Östersund, som i år skapade en oförglömlig erfarenhet för 6 skoldelegationer. Samtliga sessioner fick även i år prova på ett nytt koncept för lärarprogrammen, med de respektive regionala styrelserna i framfarten för att etablera och stärka lärarsamarbeten i regionen samt berätta vad deras styrelser i år hade att erbjuda. Sessionsperioden, lyckad som den var, var dock en ytterst hektisk tid på kansliet i Stockholm. I och med årets statsbidragansökan var förbundet tvingade till att söka dispans till MUCF. Styrelsen anammade i 11 European Youth Parliament Sweden

och med detta en ny organisationsstruktur som ordförande, kassör och generalsekreterare tagit fram som lagt grunden för att liknande problem inte behöver uppstå i framtiden. I december fick förbundet beskedet om att ansökan beviljats, följt av besked av att även Erasmus+ bidraget beviljats. Förbundet stod, och står, således inför en blomstrande ekonomi med statsbidraget, Erasmus+ och EU-valsbidraget i ryggen. I och med de spännande nya projekten som skulle ta plats under våren, så valde styrelsen att ta vidare en diskussion som pågått inom organisationen sedan år tillbaka – nämligen att anställa en praktikant. Trots att förbundet blev tvungna att låta praktikanten gå efter en period på strax över två månader har organisationen erhållit en hel del viktiga insikter av denna erfarenhet. Praktikplatsen utvärderades i sin helt av styrelse och generalsekreterare och de insikter som erhölls av detta hoppas vi kunna delge till nästkommande styrelse. Vid nyårskvisten hade EUP Sverige ännu en gång uppnått kvoten för statsbidragsansökan, och 1000 medlemmar registrerade och klara. Den enorma insats från de regionala styrelserna kan inte uppmärksammas tillräckligt, och förbundsstyrelsen ser med glansiga ögon på engagemanget som sprudlat i regionerna i år. Såsom påtryckt av förbundsstyrelsen i år, så har det nydanande decentraliserings-projektet aldrig kunnat fungera utan villiga styrelser som i år inte bara tagit ansvar för skolrekrytering, men också organiserat nationella projekt, koordinerat lärarprogram, och övergripande tagit mer ansvar för den operativa verksamheten och på så vis utgjort en viktig roll i organisationsutvecklingen. Vid årsskiftet skiftade även fokus till den nationella sessionen som i år hölls i Malmö. Med Erasmus+, två hårt arbetande projektledare, och ett utmärkt organisatörsteam i ryggen fick 20 skoldelegationer uppleva ett unikt välorganiserat projekt. Efter att ha arbetat på sessionen under ett helt år, så presenterade utvärderingshelgen i mars slutsatsen att årets NSP har flutit på genomgripande bra med många konstruktiva utvecklingspunkter att integrera i processen framöver. Med NSP avslutat, så samlades projektledarna och förbundsstyrelsen i Stockholm för att, som nämnt, utvärdera processen och även skapa ett arbetsdokument för framtida projektledare. Helgen byggdes på interaktiva workshops som till slut producerade riktlinjer för de nya projektledarna som valdes i april 2019. Från april till maj 2019 höll EUP Sverige för första gången tre EU-valsaktiviteter. Dessa projekt hölls i Malmö, Göteborg och Stockholm, med EUP Nord istället fokuserade på att stärka och breda ut sin medlemsbas genom skolsessioner över regionen. EUP Syd var först ut, och levererade ett fantastiskt välorganiserat event med olika kandidater till EP-valet som hålls i slutet av maj. I Göteborg hade EUP Väst i samarbete med Utrikespolitiska Föreningen i Göteborg och Angered ungdomsråd heta debatter om allt från miljö till migration. På Kungsholmens gymnasieskola i Stockholm presenterade EUP Öst ett likvärdigt lyckat koncept med debatter från de olika partierna. Dock slutade inte EUP Sveriges engagemang i att skapa medvetenhet för det stundande EU-valet vid aktiviteterna. EUP Sverige har under året arbetat tillsammans med Utrikespolitiska Föreningen, LSU, Europahuset, Ung Media, Sveriges Elevkårer, Sveriges Elevråd, MUCF, valmyndigheten och skolval för att sprida vikten av att rösta, och varför just ungas röst är viktig (om inte viktigast) i både riksdags- och Europavalet. Detta gjordes genom initiativet “Skolval” samt “Makten är din”. 12 European Youth Parliament Sweden

Och så var detta verksamhetsåret över. Och vilket fantastiskt år det har varit! Vi lämnar nu över nycklarna till framtiden för EUP Sverige till en ny styrelse, och vi kunde inte göra det med rakare ryggar. Vi hoppas på ett lyckat år för nästa generation, och att EUP Sverige fortsätter att blomstra. Vi tror verkligen att detta år har lagt en mycket god grund för framtida styrelser att föra organisationen framåt, men ett förnyat fokus på långsiktighet i medlemsengagemang och förbundsekonomin, betydande satsningar på utvecklingen av den regionala verksamheten samt en hängivenhet att ge organisationen goda tillväxtmöjligheter som inte uteslutande är bundna till förbundsstyrelsens kapacitet.

2. Förtroendevalda 2.1 Förbundsstyrelsen Årsmötet 5-6 maj 2018 beslutade att styrelsen skulle ha följande sammansättning under verksamhetsåret: Elliott Syrén​, förbundsordförande Gustav Dahlquist​, vice ordförande Ebba Gustavsson​, kassör Zain Mumtaz​, ordinarie ledamot Heidi Park​, ordinarie ledamot Rebecka Madsen​, ordinarie ledamot Viktorija Pesic​, ordinarie ledamot Magnus Hall​, ordinarie ledamot Den största reformen som gjorts för Förbundsstyrelsen under året 2018-2019 var i linje med föregående års varningar om arbetsfördelningen kring sessionerna. I och med detta infördes en arbetsgrupp inom styrelsen, arbetsled av Vice Ordförande. Inom denna arbetsgrupp har två primärt ansvariga ledamöter, projektkoordinator för de regionala sessionerna, och den regionala koordinatorn för den nationella sessionen. Vidare så togs huvudansvaret för fundraising av generalsekreteraren, och kassören för budgetering. Med detta avlastades arbetet betydligt för sessionsansvariga, vilket gynnat arbetet kopiöst. 2.2 Revisorer Årsmötet den 5-6 maj 2018 beslutade att revisorerna för verksamhetsåret 18/19 skulle vara: Revisionsbyrån ​Grant Thornton​ genom ​Micael Schultze​, Auktoriserad revisor. Hannes Ahlvin​, Internrevisor Nicklas Kövamees​, Internrevisor 2.3 Valberedning Föreningen ska under årsmötet välja minst en ordförande för valberedningen och minst två ledamöter. Årsmötet den 5-6 maj 2018 beslutade att valberedningen skulle bestå av följande tre personer under verksamhetsåret. Karolina Kraft​, valberedningens ordförande Victor Lagrelius​, ordinarie ledamot Jasmin Samadi​, ordinarie ledamot 13 European Youth Parliament Sweden

3. Möten Styrelsen ska enligt föreningens stadgar hålla minst fem styrelsemöten under sitt verksamhetsår. Ett sista styrelsemöte för verksamhetsåret är planerat i juni. Styrelsen har hittills hållit följande möten under verksamhetsåret: 2018-06-30/07-01 Stockholm 2018-08-19/20 Stockholm 2018-10-27/28 Stockholm 2018-09-16/17 Stockholm 2018-12-08/09 Stockholm 2018-02-23/24 Stockholm 2019-03-16/17 Malmö 2019-05-08 Skype För mer information om styrelsens styrelsemöten hänvisar vi till protokollen för respektive möte, som återfinns i sin helhet på organisationens hemsida. Övrig kommunikation har skett främst via Slack, som varit nytt för detta verksamhetsåret, i enlighet med det reviderade styrdokumentet för internkommunikation.

4. Organisationsutveckling 4.1 Omstrukturering Redan 2015 började en ny organisationsstruktur implementeras. Tanken med organisationsstrukturen var att successivt förflytta verksamhet från regionerna till våra lokala enheter på skolor, som är fundamentet för hela vår verksamhet. De regionala föreningarna skulle på sikt endast vara ett sätt att samla de lokala. Detta gjordes av olika anledningar. Det främsta var för att den gemensamma visionen vid denna tidpunkt var att växa och mobilisera ännu fler medlemmar. För att detta ska kunna ske behövs mer pengar. Vår enskilt största bidragsgivare, MUCF, utökar inte bidraget såvida inte antalet medlemsföreningar och den regionala spridningen ökar. Att bilda fler medlemsföreningar blev det första steget. Detta skedde i samband med de regionala sessionerna där skolor fick möjlighet att bilda skolföreningar. Den nya organisationsstrukturen medförde dock ett antal problem. Ett ökat antal medlemsorganisationer innebär inte nödvändigtvis ett ökat antal aktiva medlemmar som är villiga att driva verksamheten. Det humana kapitalet ökade därför inte, men däremot ökade ansvaret. Organisationen blev således mer tungrodd. Det gjorde att organisationsstrukturen var svår att driva framåt på nationell nivå, och på regional nivå och bland medlemmarna framstod det ofta som att strukturen endast var ett sätt att tjäna mer pengar till organisationen - som man inte såg ett behov av. Vissa av dessa utmaningar kopplat till organisationsstrukturen kvarstår. För att strukturen ska vara framgångsrik framåt behövs en konsensus i organisationen kring att fler nya medlemsföreningar är den bästa vägen framåt. Under 2018 beslutade sittande förbundsstyrelse att det var så. Att ha påbörjat ett 14 European Youth Parliament Sweden

arbete 2015, för att sedan riva det arbetet 2018, hade bidraget till förödande effekter för bidraget från MUCF. Det hade i sin tur tagit år att återställa. Fokus under 2018 har därför varit att inte bli av med bidraget från MUCF. Problematiken som uppstod kring detta beskrivs under nästa rubrik. Vid årsskiftet implementerades den nya organisationsstrukturen officiellt. Det innebar att det inte längre gick att söka medlemskap i våra tidigare medlemsföreningar Öst, Väst, Nord eller Syd. Är du engagerad i EUP via en skola som har deltagit på våra regionala sessioner i år, lyder ditt medlemskap under EUP ​namn på din skola. ​Detta förutsätter att skolan deltagit på någon av våra senaste sessioner och bildat en skolförening. Om så inte är fallet, ansöker du om medlemskap i ditt län. Medlemsrevisionen för 2018 är uppdelad enligt denna struktur. Den finns i sin helhet att begära ut från kansliet. Det finns fortfarande mycket arbete att göra för att aktivera de medlemsföreningar som har skapats samt att kommunicera ut organisationsstrukturen till medlemmarna. Det närmsta viktigaste fokuset bör dock vara att nuvarande förbundsstyrelse och generalsekreterare lämnar över organisationsstrukturen på ett tydligt sätt som gör den möjlig att leva vidare. 4.2 MUCF I slutet av 2018 meddelade MUCF att de beslutat bifalla EUP Sveriges ansökan om organisationsbidrag, detta enligt förordningen 2011:65 om statsbidrag till barn- och ungdomsorganisationer. Myndigheten är organisationens enskilt största bidragsgivare. Under december månad stötte organisationen på problem vid ansökan om organisationsbidrag, vilket fick som följd att organisationen blev tvungen att ansöka om undantag för att bli beviljade bidraget. Antalet medlemmar var uppfyllda, både kraven på geografisk spridning och antal, men har internt och gentemot myndigheten redovisats på fel nivåer. Detta var ett administrativt fel i implementeringen av organisationsstrukturen och speglar inte den faktiska aktivitet och dess spridning som bedrivs i landet. Det ledde dock till diskussion om organisationsstruktur och organisationens absoluta beroende till bidraget, samt åtgärder för att säkerställa att det inte uppstår problem under kommande verksamhetsår. All korrespondens mellan organisationen och myndigheten finns att begära ut från kansliet. 4.3 Erasmus+ EUP Sverige har vid ett flertal tillfällen sökt bidrag från EU kommissionens program Erasmus+. I två fall har ansökningarna fått avslag, och i två fall har de varit framgångsrika. I slutet på 2018 beviljades EUP Sverige Erasmus+ bidraget KA3 för den Nationella Sessionen 2019 i Malmö. Organisationen erhöll en summa om 41 780 euro. Bidrag från Erasmus+ ämnar finansiera ett eller flera projekt enskilt, och inte organisationens verksamhet i sin helhet. Att söka bidraget är en omfattande process och kräver ett nära samarbete mellan projektledare, generalsekreterare och förbundsstyrelse. Likt övriga bidrag är det viktigt att ha respekt för de kriterier som satts upp för bidraget och forma projektet därefter. Erasmus+ i sin helhet ämnar främja internationellt utbyte och interkulturell dialog. KA3 bidraget inkluderar dessutom dialog mellan unga och beslutsfattare. Avgörande för att ansökan ska beviljas är att dessa två perspektiv inkluderas. Under 2018 genomfördes ett gediget förberedelsearbete utifrån dessa perspektiv. Därav hade vi under 2019 15 European Youth Parliament Sweden

möjlighet att ta del av en nationell session med en stor andel internationella deltagare, samt beslutsfattare. Det vi har lärt oss är att dialogen med dessa hade kunnat vara mer strukturerad. Trots detta har EUP Sverige blivit uppmuntrade av myndigheten MUCF att söka bidraget även i framtiden. De har i sin slutrapport beskrivit ett mycket lyckat projekt. Alla underlag för ansökan finns arkiverade på kansliet och möjligheterna för att skapa en ännu mer framgångsrik ansökan är goda! Från kansliet går det även att begära ut ekonomisk redovisning för att se exakt hur bidraget spenderades. 4.4 EU-valsbidrag Under 2018 fick MUCF i uppdrag av regeringen att arbeta för ökat valdeltagande bland unga. Syftet var att främja valdeltagandet både i Europaparlamentsvalet, men även i projektet Skolval. I samband med öppnade MUCF upp för organisationer att ansöka om pengar till projekt som främjar detta. EUP Sverige blev beviljade en summa om 177 000 kr. I sin tur valde organisationen att möjliggöra för de regionala styrelserna att söka delar av det här bidraget för att anordna något projekt relaterad till EU-valet. Olika summor avsattes därefter till regionerna, beroende på storleken på deras projekt. Under våren 2019 anordnar tre av fyra regionala styrelser projekt i syfte att främja valdeltagande hos unga. Bidraget har varit ett sätt att synliggöra EUP Sverige som organisation, men även ett viktigt forum att kanalisera våra kärnvärderingar kopplat till demokrati och ungt aktivt medborgarskap. I början av september 2019 kommer det finnas möjlighet att begära ut den ekonomiska redovisningen från kansliet för att se hur pengarna har spenderats. 4.5 Landstingsbidrag från Stockholms Läns Landsting I början av 2017 påbörjades arbetet att ansöka om landstingsbidrag för EUP Öst. Den nya organisationsstrukturen bidrog till att EUP Öst uppfyllde kraven för geografisk spridning i länet och organisationen hade även arbetat hårt med medlemsrekrytering under 2016. Därav uppfylldes kravet om 400 medlemmar spridda runtom i länet. Under hösten 2017 blev EUP Öst beviljade bidraget, och drygt 360 000 kr betalades ut i två omgångar under 2018. Målet med landstingsbidraget beskrivs av landstinget som ett sätt att öka ungdomars demokratiska organisering i Stockholm. För EUP Sverige blev även bidraget ett sätt att rädda upp den verksamhet som bedrevs i hela Sverige. Medlemmarna i EUP Öst utgjorde under 2017 40 procent av EUP Sveriges medlemsbas. Med hjälp av landstingsbidraget kunde EUP Öst finansiera 40 procent av EUP Sveriges fasta kostnader. Återredovisningen av bidraget finns från och med 2019-06-13 i sin helhet att begära ut från kansliet. Den inkluderar dels en analys av hur bidraget har spenderats, men även en fullständig ekonomisk redovisning av bidraget. Precis som i Stockholm delas bidrag från landstingen i regel ut i övriga regioner i Sverige. Kraven på antal medlemmar och geografisk spridning varierar beroende på län. Ofta inkluderas även ett krav på aktivitetstimmar. Kriterierna för bidrag för ungdomsorganisationer finns att hämta på respektive läns hemsida. 16 European Youth Parliament Sweden

Under 2018 uppfyllde ingen region krav på antal medlemmar eller geografisk spridning och därav kommer inte något landstingsbidrag komma organisationen till godo under 2019. Ämnar en region söka landstingsbidrag, bör planeringen av detta påbörjas i god tid och i samarbete med både förbundsstyrelse och generalsekreterare. 4.6 Ekonomi & ekonomisk förvaltning Föreningens ekonomi har stått i fokus under verksamhetsåret, då verksamhetsåret varit en återhämtningsperiod efter 2017-2018 års likviditetsproblem. Under verksamhetsåret har generalsekreteraren framför allt arbetat med större bidragsansökningar och stöd i projektledarnas fundraising, samt med att förvalta föreningens ekonomi, samt det uppföljningsarbete som kommer därefter, kansliet och det administrativa arbetet där. I slutet av 2018 meddelade MUCF att de beslutat bifalla EUP Sveriges ansökan om organisationsbidrag, detta enligt förordningen 2011:65 om statsbidrag till barn- och ungdomsorganisationer. MUCF beviljade även sent i december EUP Sveriges ansökan om Erasmus+ bidrag till 2019 års nationella session, som hölls i Malmö. Vidare blev EUP Sverige beviljade bidrag av MUCF för att hålla EU-valsaktiviteter under våren 2019, där samtliga regioner arrangerade aktiviteter för att belysa vikten av att rösta i EU-valet. Organisationen går in i verksamhetsår 19/20 med goda ekonomiska förutsättningar. 4.7 Kommunikation Kommunikationen i år har fokuserat på internkommunikation och GDPR. Verksamhetsåret inleddes med en ansökan om att få premium-versionen av kommunikationsmedlet ‘Slack’ som i juli beviljades. Innan september lanserades Slack för Förbundsstyrelsen samt nästan alla våra medlemmar med förtroendeuppdrag för att förenkla kommunikationen och undvika meddelande till varandra på sociala medier för hela organisationen. Väl i Slack utformades det olika kanaler för olika händelser och diskussioner för att lätt kunna hitta och gå igenom vad som tidigare sagts, samt en kanal där våra användare kunde kommunicera mer avslappnat kring saker som inte gällde EUP. Förbundsstyrelsen har också som en internkommunikativ insats försökt närvara på de regionala eventen i mån som det varit möjligt för att försöka öka gemenskapen och komma närmare våra medlemmar, något vi ser som en positiv utveckling. Fortsatt under sommaren försökte organisationen sätta sig in i GDPR och utveckla vår integritetspolicy. I linje med GDPR direktivet behövde även organisationen byta ifrån Google Drive till premiumversionen - G Suite. Den processen var relativt långdragen på grund av vår ansökan om att gratis få G Suite med tanke på vår status som ideell organisation, men strax innan årsskiftet fick vi ansökan beviljad och organisationen kunde gå över till gmail och G Suite. Sociala medier har under verksamhetsåret kommit något i skymundan då internkommunikationen har prioriterats. Dock publicerades det strax innan anmälningsperioden för årsmötet bildserien “varför delta vid ett årsmöte?” för att försöka få upp deltagandet under årsmötet. Verksamhetsåret har också präglats av en rad olika samarbeten och närvaro vid externa event. Kommunikationskoordinatorn deltog tillsammans med ordförande på LSUs representantskap, vi ser också väldigt positivt på det utvecklade samarbetet mellan Utrikespolitiska Förbundet och EUP samt att vi bibehållit den goda relationen med LSU. 17 European Youth Parliament Sweden

18 European Youth Parliament Sweden

5. Medlemmar Styrelsen har haft som mål att upprätthålla sitt medlemsantal över 1000 medlemmar. I slutet av 2018 nådde föreningen detta mål med totalen 1056 . Syd och Öst ökade jämfört med år 2017. Medlemmarna är fördelade följande, över 4 regioner: EUP Nord, 99 (182 tidigare år) EUP Syd, 351 (236 tidigare år) EUP Väst, 273 (324 tidigare år) EUP Öst, 332 (300 tidigare år)

6. Utbildning och kompetensutveckling 6.1 Lärarprogram Vid årets regionala sessioner hölls ett omfattande lärarprogram med fokus på ett fördjupat samarbete mellan skolorna och de regionala styrelserna samt på utvecklingen av regionernas lärarnätverk. Då flertalet nya skolor deltog i årets upplaga av den nationella uttagningsprocessen fanns det ett stort intresse för lärarprogrammet och gjorde det mycket uppskattat. Stor vikt lades vid att sprida kunskap om skolsessioner samt ambassadörsprogrammet. Vid årets nationella session lades betoning på att fortsätta arbetet från de regionala sessionerna. Exempel på detta är hur skolorna kan använda EYP i sin profilering genom vårt Partner School-program. Som bevis på deltagande delades diplom ut till närvarande skolor. Fokus lades också på att hålla lärarna àjour med vad som hände under sessionen, med presentationer från organisatörer, session president och juryn. Framförallt det sista var ett uppskattat inslag och en del av konceptet med en mer transparent urvalsprocess. Under årets sessioner såg vi många nya läraransikten och det är uppmuntrande att se deras entusiasm och engagemang. Detta är framförallt lovande vad gäller vidareutveckling av skolsessioner. 6.2 Ambassadörsprojektet Arbetet med ambassadörsprojektet har under året byggt på 2017-2018 års styrdokument. Där beskrivs ambassadören som en aktiv medlem som fungerar som en länk mellan sin skola och den regionala styrelsen. Kunskap om ambassadörsprogrammet spreds till lärare under de regionala sessionerna och delegaterna fick efter den nationella sessionen information om hur de går tillväga för att bli ambassadörer för EUP Sverige. I år har ambassadörer bland annat drivit arbetet bakom skolsessioner med stöd av de regionala styrelserna. Ambassadörer har bland annat i den västra regionen hjälpt till med medlemsrekryteringen och inför projekt som EU-valsaktiviteten. Ambassadörsprojektet har haft olika utfall i olika regioner. Vi ser fortsatt positivt på Ambassadörsprojektet då rollen fyller i en fortsatt mycket relevant funktion i den regionala verksamheten.

19 European Youth Parliament Sweden

7. Projektverksamhet 7.1 Medlemsverksamhet Under verksamhetsåret 2018/2019 har det organiserats ett antal skolsessioner, 3 regionala sessioner, 1 nationell session, 1 Board Academic Training och flertalet arrangemang på lokal och regional nivå. Det är med stor glädje vi kan meddela er att EUP Sverige har tilldelats ett bidrag för att anordna aktiviteter kopplade till EU-valet. Under valrörelsen har EUP drivit kampanjen “Du har en röst/You have a vote”, bland annat i samarbete med LSU. Vi har även haft ett nära samarbete med EU-kommissionen. Vi hade då möjlighet att tilldela de regionala styrelser större projektbidrag för att hålla egna aktiviteter i linje med syftet och målet med kampanjen. Syftet med projekten är att sprida EUP’s grundläggande värderingar om vikten av ungas engagemang i demokratin. På så sätt hoppas vi öka valdeltagandet bland unga. Kampanjen syftar inte till att sprida sakpolitiska frågor. Kriterier vi hade för projektet var att det ska vara informativt och bidra till ökade kunskaper när det kommer till valprocesser och ungdomars roll som aktiva EU medborgare. Målgruppen för projektet var ungdomar mellan 16-25 år. För de som inte har möjlighet att rösta i EU-valet fanns information om Skolval att sprida. De mest distinkta projekten som anordnats av de regionala styrelserna under året är EU-valsprojekten. Projekten samlade kandidater till EP-valet och olika talare från det svenska politiska spektrumet, där representanter från de regionala styrelserna modererade och organiserade debatterna till perfektion. Debatterna syftade till att sprida medvetenhet till ungdomar både inom och utom EUP Sverige, i varför deras röst räknas och är viktigare än någonsin. Debattämnen från Brexit, klimat, migration och säkerhetspolitik satte prägel på de heta debatterna som ljöd i Stockholm, Göteborg och Malmö under april och maj månad. Projektet har stöttats av och organiserats med bland annat Angereds Ungdomsråd, Europa Direkt och Utrikespolitiska Föreningen. 7.2 Decentraliseringsprojektet Ett av verksamhetsårets större långsiktiga projekt har varit att stärka organisationens regionala styrelse samt förbättra deras möjligheter att utvecklas samt växa i storlek. Satsningen ämnar till att ge organisationen möjlighet att på sikt växa utan att förbundsstyrelsen skall behöva vara ensamt drivande i majoriteten av den verksamhet som bedrivs inom organisationen, vilket idag i viss utsträckning hämmar organisationsutveckling. Genom förflyttning av ansvar över delar av den mer operativa verksamheten som förbundsstyrelsen idag bedriver, samt genom att ge möjlighet för de regionala styrelserna att ta mer ansvar och i högre utsträckning påverka verksamheten de bedriver, hoppas förbundsstyrelsen de kommande åren se växande regioner och i sin tur ett växande antal aktiva medlemmar. De regionala styrelserna har givits mer ansvar och inflytande över sin egen samt i viss mån delar organisationens övergripande verksamhet. De har i år med stöd av förbundsstyrelsen fått organisera egna lärarprogram på respektive regional session, vilket förbundsstyrelsen hoppas ger möjlighet att förbättra relationerna mellan regionens lärare och de regionala styrelserna. De har vid två tillfällen fått möjlighet att skicka representanter till förbundsstyrelsens styrelsemöten, vilket ämnat till att ge en bättre inblick i beslutsfattande inom förbundsstyrelsen samt förbättra kommunikationen och bryta ner eventuella sociala barriärer mellan de regionala styrelserna och förbundsstyrelsen. Förbundsstyrelsen har även i år valt att arbeta utefter ett system där de regionala styrelserna fått ansöka om att arrangera de större evenemangen som organisationen arrangerar eller skulle kunna arrangera, 20 European Youth Parliament Sweden

såsom exempelvis BAT, ODW, Alumni-weekends och årsmötet, med stöd av förbundsstyrelsen och främst projektledaren. Detta har givit regionerna möjlighet till att tillförskansa sig värdefulla erfarenheter att använda och föra vidare inom regionerna, samt lokala kontakter. Det har även avlastat styrelsen och tillåtit att mer fokus kunnat läggas på andra viktiga delar av utvecklingen av vår verksamhet. EP-valsprojektet som beskrivs i andra delar av verksamhetsberättelsen planerades även på så vis när projektstödet söktes att de primära möjligheterna till att arrangera projekt skulle tillägnas regionerna, varpå projektstödet när det beviljades fördelades till de projekt de regionala styrelserna självständigt, med stöd av förbundsstyrelsen och generalsekreteraren, organiserade. Även detta har givit utrymme för kompetensutveckling och ökade möjligheter till egen verksamhet för regionerna, och har resulterat i att man i regionerna lyckats nå ut till en bredare målgrupp av nya potentiella medlemmar. 7.3 Nationella uttagningsprocessen Den nationella uttagningsprocessen har utvärderats grundligt av såväl projektledare som förbundsstyrelsen. Årets verksamhet avslutades i Stockholm med en utvärderingshelg, där en detaljerad utvärdering kring sessionskonceptet, arbetsfördelning, och organisering av NSP komprimerats in i ett arbetsdokument för framtida projektledare. Det är vår förhoppning att detta dokument skall fungera som en ram för en välfungerande och hållbar organisering av vår primära verksamhet, såsom väl visats under år 2018-2019. 7.3.1 Regionala sessionerna RS Syd/Väst Eftersom inga medlem från EUP Väst var intresserad av att projektleda en regional session, bestämdes det att skoldelegationer från EUP Västs regionala session skulle sammanställas med skoldelegationer i EUP Syds regionala session. Denna session hölls i Malmö från 8 - 11 november 2018 med teman “Empowerment, personal development and respect towards diversity”. Projektet leds av Lidia Forsberg, Joel Hultman och Noor Alhasseni tillsammans med 2 core-organisatörer och 3 organisatörer, Christos Zois (GR) som sessionens president tillsammans med 2 vice-presidenter och 10 chairpersons, Levon Tadevosyan (AM) som editor med 3 media team members, Alexander Dürr (SE) som head of jury med 2 jurymedlemmar, samt 3 FS-representanter Zain Mumtaz, Gustav Dahlquist och Heidi Park. Det var 15 skoldelegationer, 4 wildcard delegater samt en irländsk delegation som deltog i sessionen. Eftersom både syd och väst regionen är större, så fick FS-representanter under sessionen intrycket att det var kanske för många deltagare i sessionen, med sessionen nästan samma storlek som nationella sessionen. Darför skulle det rekommenderas att i framtiden, stora regioner såsom Väst och Syd ska inte sammanställas tillsammans i samma session eftersom det blev en stor börda för projektledarna. Med det sagt, var feedbacken från sessionen positivt. RS Öst Från den 22 - 25 november 2018 hölls EUP Östs åttonde regionala session i Stockholm med teman “Discovering new perspectives”. Projektet leds av Ivar Fagerfjäll som projektledare tillsammans med fyra organisatörer, Lars Kieni (CH) som sessionens president med 2 vice-presidenter och 6 chairpersons, Lars Van Bourgognie (BE) och Laura Mulders (BE) som editors med 6 journalister och Solène Hababou (CH) som head of jury med två jurymedlemmar, samt tre FS-representanter, Ebba Gustavsson, Elliott Syrén och Heidi Park. Ungefär 8 skolor, 3 wildcard delegater samt en polska delegation deltog under sessionen. Många av deltagarna tyckte att sessionen var lyckat, med en bra lokal för sessionen, bra blandning mella kall och varmt mat under hela helgen, samt bra kommunikation mellan organisatörer och andra deltagarna. 21 European Youth Parliament Sweden

RS Nord Från den 29 november - 2 december 2018 hölls EUP Nords sjätte regionala session i Östersund med ett stort fokus på respekt och tolerans i sessionens tema. Projektet leds av Emelle Bayrak och Lucas Frisell som projektledare med en core organisatör och 2 organisatörer, Fabian Eiden (DE) som sessionens president med 2 vice-presidenter och 6 chairpersons, Mirjam Seiler (CH) som editor med en editorial assistant och 2 media team members och Diogo Capelo (PT) som head of jury med 2 jurymedlemmar, samt två FS-representanter Heidi Park och Rebecka Madsen. Sessionen hade ungefär 6 olika delegationer och 3 wildcard delegater. Sessionen sågs som att vara lyckat från feedback som tog emots, både från delegaters och volontärers sidan, med bra mat, bra lokal och bra kommunikation mellan projektledarna och deltagarna. 7.3.2 Nationella sessionen Projektledarna för Malmö 2019 - 15th National Session of EYP Sweden Paul Stone och Alexander Dürr rekryterades den 10:e April 2018 innan projektet lanserades för organisationens medlemmar den 26:e juli senare samma år. Projektet omfamnade temat ‘Tolerance - the Key to Reconciliation and Prosperity’ och förbereddes av 42 volontärer (2 projektledare, 10 organisatörer, 1 president, 3 vice-presidenter, 9 chairpersons, 2 heads of media, 2 editorial assistants, 9 journalister, 1 head of jury samt 3 jurymedlemmar) och av dessa var ca 33% (14 individer) tillhörande EUP Sverige. Resterande volontärer tillhör nationalkommitteér i följande länder: Cypern (2), Danmark (2) , Finland (2), Grekland (2) , Italien (2), Irland (1), Lettland (1), Nederländerna (3), Norge (1), Polen (2), Portugal (1), Slovenien (1), Spanien (1), Storbritannien (1), Tyskland (3) och Österrike (3). Sessionen förhandlade och godtogs samarbeten med St: Gertrud (där konferensens ‘CMOJ-day’, ‘teambuilding’, kommitteéarbete och öppningsceremoni tog plats), Scandic (boende för konferensen), Axis Communications, Nordea, Trocadero, Semper, Mars och Lilla Glassfabriken. Utöver dessa samarbetspartners mottog även Malmö 2019 - 15th National Session of EYP Sweden bidrag från Erasmus+ Programme of the European Union samt Prins Carl Gustafs Stiftelse. Totalt samlades 178 deltagare (inklusive 6 representanter från den nationella styrelsen) i Malmö mellan den 15:e och 18:e mars 2019. Av dessa var 109 individer delegater, varav ca 24% var internationella delegater från Danmark (4), Finland (6), Lettland (6), Nederländerna (4) och Storbritannien (6). Det fanns även 5 experter på plats för att bistå med kunskap till kommitteéarbetet, varav 1 även bidrog med ett anförande på sessionens öppningsceremoni. Utöver detta, talade talman Andreas Norlén till sessionens deltagare på öppningsceremonin genom en inspelad video, europaparlamentariker Jakop Dalunde talade till dem vid generalförsamlingens öppnande i samma form, samt tidigare utbildningsminister Gustav Fridolin fanns på plats och höll ett anförande på sessionens avslutningsceremoni. Under generalförsamlingen mottogs 144 ‘points’, varav 29 ‘direct responses’ från de nio kommitteérna AFCO, DROI, ECON EMPL, ENVI, INTA, ITRE, LIBE och SPACE. Av de 9 resolutionerna som presenterades för generalförsamlingen godtogs 7, 1 röstades ned, samt 1 fick lika många röster ‘för’ som ‘mot’. 22 European Youth Parliament Sweden

8. Samarbeten 8.1 Civilsamhället Under verksamhetsåret 2018/2019 har EUP funnits representerat i en rad olika sammanhang inom det unga civilsamhället. Inom LSU har ordförande Elliott Syrén suttit i ett ordförarnätverk där förbundsordförande från en rad olika ungdomsorganisationer funnits representerade. Inom nätverket har möjlighet till kompetensutveckling funnits, sammanhanget har även fungerat för utbyte av erfarenheter, tankar och idéer mellan olika organisationer. Vidare har EUP under året även samarbetat med LSU i kampanjarbetet för ökat valdeltagande i Europaparlamentsvalet 2019 samt i planerandet och utförandet av diverse aktiviteter kopplat till detta. Under LSUs representantskap fanns EUP representerat på plats av ordförande Elliott Syrén och kommunikationskoordinator Rebecka Madsen. I januari åkte ordförande Elliott Syrén och vice ordförande Gustav Dahlquist till Folk och Försvar rikskonferens i Sälen. Som medlemmar i FoF, har vår organisation nu representerats tre år i rad. Under konferensen fick Elliott och Gustav chansen att nätverka med topp-politiker, journalister och representanter från myndigheter från hela Sverige, samt stärka relationerna med andra ungdomsförbund i LSU. Ett speciellt sådant samarbete har varit med Utrikespolitiska Förening Sverige (UFS). Som nämnt, så spelade UFS en stor roll i EUP Sveriges EU-valsprojekt, men även när det kommer till utbyte av kompetens. Till exempel, så var UFS Vice Ordförande med på NS i Malmö där han både talade och agerade expert för diverse kommitéer på sessionen. Samarbetet har även resulterat i en inbjudan till att medverka på Almedalen tillsammans med UFS. Under våren har ordförande Elliott Syrén representerat organisationen i Ungdomspolitiska rådet som arrangeras av Enheten för civila samhället och nationella minoriteter på Kulturdepartementet. Inom rådet har frågor om ungas inflytande och förutsättningar till deltagande i demokratiska processer på nationell och lokal nivå diskuterats, samt de hot och hat som finns mot delar av ungdomsrörelsen idag. 8.2 Internationella kontoret EUP Sverige har stöttat det internationella kontoret i de projektansökningar till vilka de efterfrågat hjälp. EUP Sverige har vidare ställt upp som partner organisation för Erasmus+ till alla nationalkommittéer som efterfrågat detta. EUP Sverige har vidare arbetat i samarbete med det internationella kontoret inför de internationella sessioner som hållits under verksamhetsåret 2018/2019 i de sammanhang som rör organisationens medlemmars deltagande vid dessa. 8.3 BNC The Board of National Committees (BNC) är en samling av alla nationalkommittéer (NCs) inom ​European Youth Parliament och fungerar som deras röst i den internationella beslutsfattandeprocessen. BNC har full medbeslutanderätt tillsammans med Governing Body (GB), vilket innebär att eventuella policyförslag och rekommendationer från GB måste godkännas av BNC, och vice versa, innan de kan implementeras. EUP Sverige har aktivt deltagit i arbetet inom BNC både genom att delta på de båda mötena i november och april, och genom att aktivt samarbeta med andra NCs mellan mötena. EUP Sverige representerades i BNC av Vice Ordförande Gustav Dahlquist och Internationell Koordinator Zain Mumtaz under höstens 23 European Youth Parliament Sweden

möte, samt av Ordförande Elliott Syrén och Zain Mumtaz under våren. BNC har fortsatt varit en god möjlighet för EUP Sverige att utveckla sin internationella närvaro och kontakten med det internationella nätverket. Det här året har fått några nationwide policyimplementering såsom “​Safeguarding Safety and Dignity in EYP” ​och ​“Welfare policy”. Det handlar om att säkerställa att alla sessioner håller ett viss standard högsta kvalitet och hjälpa dom mindre utvecklad nationalkomm 8.4 Samarbeten med andra nationalkommittéer Under den nationella uttagningsprocessen välkomnade samtliga regionala sessioner (Stockholm, Östersund och Malmö) internationella delegationer från Poland. Den regionala sessionen i Östersund skulle gästades av en delegation av från Estland men blev sista minuten avhopp. Styrelsen har mottagit positiv feedback från de internationella delegationerna, samt deras respektive nationalkommittéer. Den nationella sessionen i Malmö gästades av internationella delegationer från Danmark (4), Finland (6), Lettland (6), Nederländerna (4) och Storbritannien (6). Styrelsen har mottagit positiv feedback om den nationella sessionen. Utöver delegater deltog ett flertal internationella volontärer, från en rad olika länder, vid EUP Sveriges nationella- och regionala sessioner. Från den nationella sessionen i Malmö kommer EUP Sverige i dagsläget kunna erbjuda minst 18 (från 20) skol delegationer att resa till sessioner utomlands, till minst 11 olika länder. EUP Sverige kommer därutöver även ha möjlighet att erbjuda ett antal individuella delegater platser på sessioner utomlands, såsom Internationella Forum i Portugal, national session i Ukraina och den internationella sessionen i Valencia under sommaren 2019. Tillsammans med EYP Norge, vi har börjat med att kolla på Nordic council fund och undersöker andra bidrag för att se om att det finns primära möjligheterna att samarbeta till att arrangera ett gemensamt projekt för våra nordiska medlemmar. Men det är upp till nästa styrelse om dom ta vidare det här procession under deras verksamhetsår.

24 European Youth Parliament Sweden

REVISIONSBERÄTTELSE VERKSAMHETSREVISORER 2018-2019 Verksamhetsrevisorer 2018 – 2019: Hannes Ahlvin Nicklas Kövamees Inledning: Denna granskning är baserad på styrelsens protokollmöten genom året, diskussioner med styrelsen, medlemmar och generalsekretaren, samt från styrelsen inkommit material under mandatperioden 2018–2019. Granskningen har skett i enlighet med stadgarna och god revisionssed i ideell föreningsverksamhet. Om revisorerna: Verksamhetsrevisorernas roll inom organisation ligger i att granska styrelsens löpande arbete och verksamhet, tillika dess räkenskaper och årsredovisning. Ytterligare är det verksamhetsrevisorernas roll att å medlemmarnas vägnar försäkra sig om att styrelsen agerar ansvarsfullt gentemot verksamheten och organisationens ekonomi, samt håller sig inom ramen för stadgarna och av årsmötets fattade beslut. Med utgångspunkt ur detta lämnas ett förslag i frågan om styrelsens ansvarsfrihet i samband med denna revisionsberättelse. Medlemmar: Under granskningen av medlemmar fastställdes att det fanns 1056 medlemmar i fyra regioner och femton lokalföreningar under år 2017. Detta redovisades för Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor (MUCF). Vi erfar av styrelsen att medlemsantalet som står till krav för att ansöka om statsbidrag från MUCF, om minst 1000 medlemmar, nåtts även år 2018. Landstingsbidrag kan sökas i Öst och Väst, med krav på 400 respektive 300 medlemmar. Det är för oss ej fastställt huruvida dessa medlemstal har nåtts. Styrelsearbete: Under verksamhetsåret har det delvis varit svårt att granska styrelsen i dess löpande arbete. Detta har främst legat i att vi ej blivit inkopplade i relevanta mail, såsom kallelser till styrelsemöten, och i att protokoll delgetts väldigt sent (varav ett inkom under 24 timmar innan denna revisionsberättelse inskickades till styrelsen). Detta är något problematiskt då revisorerna enligt stadgan har närvaro- och yttranderätt vid styrelsemöten. Nästkommande styrelse bör vara mer proaktiv i att inkludera verksamhetsrevisorerna även i den regelbundna kommunikationen och mötena. Med det sagt så har styrelsen under året med högt engagemang arbetat för att bevara och utveckla organisationen. Det ses inte minst i den utmärkta ekonomiska situationen som organisationen befinner sig i, samt den utvecklig av verksamhet som skett runt om i landet i koppling till bland annat Europaparlamentsvalet. I samband med MUCF:s avslag från statsbidraget (till vilket dispens ansöktes om och erhölls) såg styrelsen över organisationsstrukturen för att säkerställa att detta i framtiden kunde undvikas. Styrelsen har under året aktivt engagerat sig i det internationella EUP-nätverket. Bland annat har de deltagit på bägge mötena av ​Board of National Committees (​ där samtliga nationella styrelsen samlas), hållit kontakt med Governing Body​(den internationella styrelsen) samt både tagit emot och skickat delegationer till sessioner. Styrelsen har samtidigt aktivt samarbetat sig med andra svenska organisationer, inte minst ​Utrikespolitiska

25 European Youth Parliament Sweden

förbundet o ​ ch ​Landsrådet för Sveriges Ungdomsorganisationer.​ Detta medför utökade möjligheter för organisationens medlemmar och är mycket viktigt både historiskt och framtida. Under verksamhetsåret hölls en nationell session i Malmö, samt tre regionala sessioner i Nord (Östersund), Öst (Stockholm) och Syd (Malmö). Sessionerna var mycket lyckade, och engagerade både nya och tidigare medlemmar. I Väst uteblev den regionala sessionen på grund av en avsaknad av engagemang och intresse i området. Detta är förståeligt och ligger tyvärr i linje med tidigare erfarenheter av att enbart kunna arrangera regionala sessioner i tre av fyra regioner, men är mycket tråkigt för organisationens utveckling inte minst då det kan skapa en negativ återkopplingsslinga i regionerna utan sessioner. Detta är en utveckling som organisationen bör ta på allvar och arbeta för att motverka under kommande år. Styrelsens arbete har genomgående skett i enighet med den strategi som antogs på årsmötet 2018. Genom året har styrelsen även tagit stor hänsyn till medlemmars rättigheter och rådande lag i enighet med bland annat GDPR (den europeiska Dataskyddsförordningen). Följande av stadgan och årsmötesbeslut: Vi har ej uppmärksammat händelser där styrelsen, medvetet eller icke medvetet, begått brott mot stadgarna eller av årsmötet fattade beslut. Styrelsen har tvärtom tagit ett proaktivt tillvägagångssätt och fört dialog med verksamhetsrevisorerna i flera frågor där det uppstått frågetecken för att försäkra sig om samförstånd. Vi uppfattar detta som en mycket god utveckling, och uppmanar därtill följande års styrelse att bibehålla detta tillvägagångssätt. Det bör dock sägas att det i praktiken varit svårt att utöva revisorernas stadgefästa rättigheter till följd av att kontakt med revisorerna ej varit regelbunden och inbjudan samt dagordning till styrelsens möten ej delgivits. Ekonomi: Vi har tagit del av budgeten genom styrelsens interna dokument genom året samt årsredovisningen för räkenskapsåret 2018, vilken inkom i god tid. Inför årsslutet uppkom det att organisationen riskerade avslag från statsbidraget till följd av administrativa problem i anslutning till den nya organisationsstrukturen, varvid organisationens ekonomiska framtid var mycket osäker. Styrelsen agerade mycket ansvarsfullt och proaktivt för att både säkerställa ett undantag (och därmed erhålla bidrag) vilket MUCF beviljade, samt att skära ned på kostnader och omedelbart se över beroendet av statsbidraget. Under samma period beviljades även ansökan om Erasmus+ till den nationella sessionen i Malmö, tillika ett bidrag för att hålla aktiviteter inför Europaparlamentsvalet. Således gick organisationen in i 2019 med mycket goda ekonomiska förutsättningar. Under året kunde ett resultat på närmare 300 000 kronor presenteras (att jämföra med en förlust på dryga 300 000 kronor vid året innan), vilket innebar en mycket god balansräkning med cirka 385 000 i eget kapital vid årsskiftet. Vi vill understryka att styrelsen, där särskild kassören, har agerat mycket ansvarsfullt. Detta har varit avgörande för organisationens omedelbara framtid, och bär ett gott exempel som står i kontrast till många problematiska år i organisationens historia. Yrkande: Verksamhetsrevisorerna yrkar utifrån ovanstående: att

​lägga revisionsberättelsen till handlingarna.

att

​bevilja styrelsen ansvarsfrihet för mandatperioden 2018–2019.

26 European Youth Parliament Sweden

PROPOSITION 1: STADGEREVIDERING PÅ FÖRFLYTTAT ANSVAR AV FÖRTIDSRÖSTER Bakgrund till förslag I nuläget står det i stadgan skrivet att förtidsröster inför samtliga punkter årsmötet skall inkomma till förbundsordförande minst en vecka innan årsmötet. Förbundsstyrelsen anser att det finns en viss diskrepans mellan att ha en så transparent och legitim valprocess som möjligt och att förbundsordförande är ansvarig att samla in förtidsröster för personval, då förbundsordföranden eventuellt sett skulle kunna vara en av dem som kandiderar till styrelsen. Trots att detta inte nödvändigtvis varit ett reellt problem historiskt sett är det onödigt att ha en formulering likt denna i stadgan som skulle kunna ligga till grund för skepsis mot legitimiteten av personvalsprocessen i organisationen. I takt med att organisationen växer och får fler aktiva medlemmar och därav mer konkurrensutsatta val finns risken att denna problematik aktualiseras i ännu högre utsträckning. Med tanke på att valberedningens ordförande får mandat av årsmötet att organisera nominerings- & kandideringsprocessen, samt i viss utsträckning även förtidsröstningen genom Kap 3 § 3 Mom 12; “Valberedningen ska ansvara för att medlemmar som inte kan närvara på årsmötet har möjlighet att förhandsrösta. Det ska endast vara möjligt att förhandsrösta på personer som har lämnat in en kandidatur.” anser förbundsstyrelsen att det är rimligt att revidera formuleringen i Kap 3 § 3 Mom 7 och ansvara valberedningens ordförande till att samla in förtidsröster för personval. Vi ser ingen anledning till att uppdraga valberedningens ordförande till att samla in förtidsröster till andra punkter på dagordningen, därav föreslår vi att dela upp detta till två olika punkter i stadgan. Intressant att tillägga är att praxis vid majoriteten av föregående årsmöten i organisationens moderna historia varit att detta ansvar delegerats från förbundsordförande till valberedningens ordförande.

Yrkande: På ovan anförda skäl föreslår förbundsstyrelsen för årsmötet: att anta följande stadgerevidering av Kap 3 § 3 Mom 7; “Föreningsmedlemmar får avlägga sin röst på dagordningen upptagen punkt ​med undantag för personval i förväg om den inlämnas skriftligen till ordförande minst en vecka innan årsmötet.” att anta följande formulering för en ny Kap 3 § 3 Mom 8; “​Föreningsmedlemmar får avlägga sin röst på personval i förväg om den inlämnas skriftligen till valberedningens ordförande minst en vecka innan årsmötet.​” justera​ numreringen av alla i Kap 3 § 3 efterföljande Mom.

27 European Youth Parliament Sweden

PROPOSITION 2: STADGEREVIDERING PÅ KLARGÖRELSE AV PROPOSITIONER Bakgrund till förslag Förbundsstyrelsen anser att det i dagsläget råder en viss oklarhet i stadgan gällande när propositioner skall skickas ut till föreningens medlemmar. I Kap 3 § 1 Mom 6 står det att; “Kallelsen ska innehålla förslag till beslut” men det är för styrelsen oklart vad för förslag till beslut detta refererar till. Det finns tolkningsutrymme att tro att detta syftar på propositioner, men praxis under de senaste åren har varit att skicka ut propositioner först i samband med att årsmöteshandlingarna skickas ut, en tolkning som årets lekmannarevisorer ställt sig bakom. Vidare finns det vissa logiska brister bakom att tolka “förslag till beslut” som propositioner i denna kontext, men tanke på att styrelsen då skulle ha möjlighet att som samtliga medlemmar lägga fram sina propositioner som motioner till årsmötet istället, då motionsstoppet enligt Kap 3 § 1 Mom 9 är 3 veckor innan årsmötet äger rum och kallelsen skall skickas ut 4 veckor innan mötet. Därav anser vi det rimligt att i stadgan klargöra detta och se till att propositioner uttryckligen adresseras, då det för tillfället inte finns en enda skrivelse med ordet “proposition” i hela stadgan. Kap 3 § 1 Mom 7 adresserar diverse punkter, bland annat motioner, men inte propositioner och förbundsstyrelsen ser inte varför propositioner i klargörande syfte inte skulle kunna inkluderas här.

Yrkande: På ovan anförda skäl föreslår förbundsstyrelsen för årsmötet: att anta följande stadgerevidering av Kap 3 § 1 Mom 6; “Kallelse skall ske skriftligen till samtliga medlemsföreningar och föreningsmedlemmar 6 veckor innan årsmötets öppnande genom hemsida, mail och andra kontaktformer. Kallelsen ska innehålla ​förslag till beslut, instruktioner för hur föreningsmedlem ska gå tillväga för att lägga förslag samt hur nominering och kandidering till ett förtroendeuppdrag i förbundet går till.” anta följande stadgerevidering av Kap 3 § 1 Mom 7; “Årsmöteshandlingarna ska skickas ut senast två veckor innan årsmötets öppnande. Handlingarna ska innehålla: 1. Förslag på dagordning 2. Förslag på arbetsordning 3. Verksamhetsberättelse för innevarande verksamhetsår 4. Revisionsberättelse för innevarande verksamhetsår 5. Verksamhetsplan för nästkommande verksamhetsår 7. Förslag på budget för nästkommande verksamhetsår 8. Övriga förslag 8. Förbundsstyrelsens propositioner till årsmötet 9. Medlemmarnas motioner till årsmötet med förbundsstyrelsens svar 10.​ ​Valberedningens förslag till EUP Sveriges förtroendeposter”

28 European Youth Parliament Sweden

PROPOSITION 3: ANVÄNDANDE AV GB ELECTIONS ELECTORATE FÖR FÖRTIDSRÖSTNING TILL ÅRSMÖTET Bakgrund till förslag För tillfället finns det inget som reglerar vem som förtidsröstar innan årsmötet utöver att personen i fråga måste vara medlem i organisationen, vilket vem som helst kan bli. Trots att den teoretiska möjligheten till att samla på sig en rad förtidsröster av vänner och familj för att sedan ta sig in på valfri plats i styrelsen historiskt sett inte varit ett reellt problem för organisationen har en del spekulationer kring denna möjlighet tidigare år skapat en del oro både för aktiva medlemmar och styrelser, samt i viss mån stört valberedningen i dess arbete. Denna proposition ämnar att klargöra vad som gäller när det kommer till förtidsröstning inför årsmötet, något som ett flertal gång diskuterats av styrelser och beredningar inför årsmöten. EUP är en demokratisk organisation öppen för alla, men för att en medlems röst skall få ett faktiskt värde inom vår interndemokrati krävs att denna röst inte kan inflateras av att personer som aldrig deltagit i vår verksamhet potentiellt sett och utnyttjar denna rösträtt. Styrelsen vill därav till årsmötet föreslå att en person utöver att vara medlem i EUP Sverige för att förtidsrösta måste möta de krav som ställs på en medlem för att vara en del av GB elektoratet och få rösta i GB elections. Dessa skrivelser återfinns i artikel 3 i Charter of the European Youth Parliament, men reviderades på BNC-mötet i april 2019 som vid tidpunkten som denna proposition författades inte uppdaterats i Chartern. Därav finner läsaren den framtida revideringen i artikel 3 under att-satserna. Vi anser att dessa kriterier är relativt lättuppfyllda och fångar upp vår aktiva medlemsbas, det bör helt enkelt inte innebära någon egentlig förändring i demografin av förtidsröster till våra årsmöten. Viktigt att poängtera är att detta dessutom enbart gäller just förtidsröster, så skrivelsen i Kap 3 § 1 Mom 3 “​Föreningsmedlemmar har närvaro, yttrande, förslags- och rösträtt på årsmötet​” förblir och ger vilken medlem som helst som inte uppfyller dessa grundläggande krav möjligheten att rösta på plats. Anledningen till att just GB elections elektoratet används är flera. Som ovan nämnt är definitionerna breda och heltäckande för vår målgrupp. Vidare finns en faktiskt lista över röstberättigade medlemmar som tillhandahålls av det internationella kontoret som vi som nationalkommittée är skyldiga att hålla uppdaterad. På så vis är det praktiskt simpelt att kontrollera förtidsrösterna inför årsmötet om detta skulle behövas då de kan jämföras mot denna. Det innebär även att denna proposition inte resulterar i dubbelt arbete för nästkommande styrelse i att själva ta fram och hålla en ny lista över förtidsröstberättigade uppdaterad.

Yrkande: På ovan anförda skäl föreslår förbundsstyrelsen för årsmötet: att anta följande formulering för en ny Kap 3 § 3 Mom 7 ​“F​ ör att en föreningsmedlems förtidsröst skall vara giltig måste denne uppfylla de krav som ställs i artikel 3 av Charter of the European Youth Parliament och anses vara del av det där definierade elektoratet​“​ samt justera numreringen av alla i Kap 3 § 3 efterföljande Mom. Artikel 3 i Charter of the European Youth Parliament: 1. Member voters are defined as EYP event participants (i.e. accompanying chaperones/teachers, members of the chairs team, members of the media team, organisers, jury members, and trainers) of sessions of the past four years (from the date of the launch of elections), as well as delegates from International Sessions, and NC Board Members and Governing Body members of the same time period. 2. Only sessions, as well as International Fora lasting at least three days and including team building, committee work and general assembly confer voter status.

29 European Youth Parliament Sweden

3. For the sake of article 12(5), teachers are defined as those who have teaching as a profession, and either have accompanied delegates to a session or are active in EYP in their school, National Committee or international governance.

Europeiska ungdomsparlamentet Sveriges stadgar

1 kap. Definition och ändamål

§ 1 Syfte Mom 1 ​Föreningens syfte är att bidra till ett Europa där ungdomar intresserar sig för aktuella politiska frågor och där de fritt får möjlighet att framföra sina åsikter.

§ 2 Organisation Mom 1 ​Föreningens namn är Europeiska Ungdomsparlamentet Sverige (EUP Sverige). Mom 2 ​Föreningens mål är att intressera ungdomar för aktuella politiska frågor i dagens och morgondagens Europa samt bidra till utveckling av en europeisk identitet hos ungdomar och därigenom till förverkligandet av det europeiska medborgarskapet. Mom 3 ​Föreningen är ett förbund av medlemsföreningar och de fysiska personer som upptagits som medlemmar i dem. Mom 4 ​Föreningen är ideell och utan vinstintresse. Mom 5 ​Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden. Mom 6 ​Föreningen verkar i enlighet med demokratiska principer. Mom 7 ​Föreningen har sitt säte i Stockholm. Mom 8 ​Föreningen tillämpar ingen form av könskvotering.

§ 3 Redovisningsår Mom 1 ​Föreningens verksamhetsår löper från den 1 juli till 30 juni. Mom 2 ​Föreningens räkenskapsår löper från den 1 januari till den 31 december.

§ 4 Tolkning av stadgan Mom 1 ​Vid oklarheter om denna stadgas innebörd i samband med ett ordinarie årsmöte eller extrainsatt årsmöte kan årsmötet ta beslut om stadgetolkning. Mom 2 ​Vid oklarheter om denna stadgas innebörd som uppstår vid annat tillfälle än i samband med ordinarie eller extra insatt årsmöte kan styrelsen besluta om stadgetolkning.

2 kap. Medlemskap

§ 1 Medlemsförening Mom 1 ​Behörighet till medlemskap som förening är ideella föreningar vilka har som syfte att bedriva EUP:s verksamhet Mom 2 ​En förening kan beviljas medlemskap i EUP Sverige efter skriftlig ansökan till förbundsstyrelsen som godkänner eller avslår ansökan.

30 European Youth Parliament Sweden

Mom 3 ​Medlemsföreningar som är anslutna till EUP Sverige är det i enlighet med EUP Sveriges reglemente för medlemskap. Mom4 ​En fysisk person har rätt till medlemskap i EUP Sverige genom medlemskap i en medlemsförening.

§ 2 Föreningsmedlem Mom 1 ​En fysisk person som är medlem i en medlemsförening kallas i den här stadgan för en föreningsmedlem. Mom 2​En föreningsmedlem är per automatik medlem i EUP Sverige. Mom 3 ​En medlem i EUP Sverige som har deltagit i någon av EUP Sveriges aktiviteter har rätt att bli en registrerad medlem av EUP:s internationella nätverk. Mom 4 ​Föreningsmedlemskap är avgiftsfritt.

§ 3 Utträde Mom 1 ​En medlemsförening som önskar utträde ur föreningen gör detta skriftligen till förbundsstyrelsen. Mom 2 ​En föreningsmedlem som önskar utträda ur sin medlemsförening gör detta skriftligen till förbundsstyrelsen och anses därmed omedelbart ha utträtt som medlem ur organisationen när yttrandet skriftligt mottagits.

§ 4 Uteslutning Mom 1​Uteslutning av en medlemsförening kan ske om medlemsföreningen bryter mot EUP Sveriges stadgar, reglemente för medlemskap, mot av förbundet eller dess styrelse i stadgeenlig ordning fattade beslut eller i övrigt handlar på ett sådant sätt att EUP Sverige skadas eller att organisationens ändamål och intressen motarbetas. Mom 2 ​Föreningsmedlem som aktivt motarbetar EUP Sveriges verksamhet eller ändamål, bryter mot förbundets stadgar eller uppsåtligen eller genom grov oaktsamhet skadar föreningens intressen eller rykte, kan uteslutas ur föreningen. Mom 3 ​Beslut om uteslutning av en medlemsförening eller föreningsmedlem tas av förbundsstyrelsen med en 2/3 majoritet. Mom 4 ​Omprövning av uteslutning av medlemsförening eller föreningsmedlem kan göras av årsmötet om yrkande har skickats in till förbundsstyrelsen senast tre veckor innan årsmötet.

3 kap. Årsmöte

§ 1 Ordinarie årsmöte Mom 1 ​Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. Mom 2 ​Årsmötet utgörs av EUP Sveriges föreningsmedlemmar uppslutna genom EUP Sveriges medlemsföreningar. Mom 3 ​Årsmötet ska hållas en gång årligen i maj månad. Mom 4 ​Årsmötet skall av förbundsstyrelsen utlysas högst 14 och minst 12 veckor innan årsmötets öppnande på EUP Sveriges hemsida där datum och plats skall framgå. Mom 5 ​Förbundsstyrelsen kallar till årsmötet. Mom 6 ​Kallelse skall ske skriftligen till samtliga medlemsföreningar och föreningsmedlemmar 6 veckor innan årsmötets öppnande genom hemsida, mail och andra kontaktformer. Kallelsen ska innehålla​ ​förslag till beslut, instruktioner för hur föreningsmedlem ska gå tillväga för att lägga förslag samt hur nominering och kandidering till ett förtroendeuppdrag i förbundet går till. Mom 7 ​Årsmöteshandlingarna ska skickas ut senast två veckor innan årsmötets öppnande. Handlingarna ska innehålla:

31 European Youth Parliament Sweden

1. Förslag på dagordning 2. Förslag på arbetsordning 3. Verksamhetsberättelse för innevarande verksamhetsår 4. Revisionsberättelse för innevarande verksamhetsår 5. Verksamhetsplan för nästkommande verksamhetsår 7. Förslag på budget för nästkommande verksamhetsår 8. Övriga förslag 8. Förbundsstyrelsens propositioner till årsmötet 9. Medlemmarnas motioner till årsmötet med förbundsstyrelsens svar 10 Valberedningens förslag till EUP Sveriges förtroendeposter Mom 8 ​För att ett ärende ska kunna tas upp på årsmötet måste det ha lyfts genom ett förslag. Mom 9 ​Föreningsmedlemmar har rätt att lyfta förslag genom motioner. Motioner till årsmötet skall vara styrelsen tillhanda minst tre veckor innan årsmötet. Mom 10 ​På årsmötet ska minst följande punkter behandlas: 1. Årsmötets öppnande 2. Val av mötesordförande, mötessekreterare och mötesjusterare tillika rösträknare för årsmötet 3. Årsmötets stadgeenliga utlysande och beslutsmässighet 4. Fastställande av röstlängd 5. Fastställande av dagordning 6. Fastställande av arbetsordning 7. Presentation av verksamhetsberättelse avseende innevarande verksamhetsår 8. Presentation av ekonomisk berättelse och årsredovisning avseende innevarande verksamhetsår 9. Presentation av revisionsberättelse avseende verksamhetsår och föregående räkenskapsår 10. Nomineringsstopp för kandidaturer till förbundets förtroendeposter 11. Behandling av förslag 12. Ansvarsfrihet för avgående styrelse 13. Val av ordförande till nationella styrelsen 14. Val av vice ordföranden till nationella styrelsen 15. Fastställande av nationella styrelsens storlek 16. Val av ledamöter till nationella styrelsen 17. Val av revisorer 18. Val av ordförande till valberedningen 19. Fastställande av valberedningens storlek 20. Val av ledamöter till valberedningen 21. Årsmötets avslutande Mom 11 ​Beslutsmässigt är årsmötet med det antal röstberättigade som är närvarande vid årsmötet. Mom 12 ​Årsmötet beslutar med enkel majoritet i samtliga ärenden som upptagits på årsmötet förutom i de fall stadgan säger annat. Mom 13 ​Föreningsmedlemmar har närvaro, yttrande, förslags- och rösträtt på årsmötet. Mom 14 ​Förtroendevalda i förbundsstyrelsen har närvaro, yttrande, förslags- och rösträtt på årsmötet. Mom 15 ​Valberedningen har, för det fall de inte är föreningsmedlemmar, närvaro- och yttranderätt samt förslagsrätt i fråga om personval på årsmötet. Mom 16 ​Revisorerna har, för det fall de inte är föreningsmedlemmar, närvaro- och yttranderätt samt förslagsrätt i fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen. Mom 17 ​Anställda i förbundet har närvaro och yttranderätt på årsmötet om annat inte beslutas av årsmötet. Mom 18 ​Årsmötets läge skall rotera enligt EUP Sveriges fyra (4) regioner Nord, Öst, Syd, Väst, där vardera region ska hålla minst ett årsmöte per 6 år. EUP Sverige ska i den mån det är möjligt ekonomiskt, erbjuda reseersättning till en summa om 50-100 procent av resans kostnad. I den mån det är möjligt ska EUP Sverige arrangera boendeplatser för deltagare på skolor eller i annan billig lokal.

32 European Youth Parliament Sweden

§ 2 Extrainsatt Årsmöte Mom 1 ​För extrainsatt årsmöte gäller samma som för 3 kap. § 1 Ordinarie Årsmöte, med undantag för vad som särskilt regleras i denna paragraf. Mom 2 ​Extrainsatt årsmöte skall hållas om förbundsstyrelsen, revisorerna eller minst en tiondel av föreningsmedlemmarna, baserat på föregående kalenderårs medlemsantal, kräver det. Mom 3 ​Extrainsatt årsmöte får endast behandla frågor som angivits i kallelsen. Mom 4 ​Förbundsstyrelsen ska utsända kallelsen till det extrainsatta årsmötet minst 4 och högst 6 veckor innan det extrainsatta årsmötets öppnande. Kallelsen ska innehålla tid, plats, förslag på dagordning samt varför kallelse till ett extrainsatt årsmöte sker.

§ 3 Omröstning vid årsmötet Mom 1 ​Vid omröstning på årsmötet gäller enkel majoritet förutom i de fall stadgan säger annat. Mom 2 ​Nedlagda röster räknas ej vid omröstning på årsmötet. Mom 3 ​Vid lika röstetal i sakfrågor skall frågan bordläggas. Mom 4 ​Vid begäran skall personval ske med sluten omröstning, annars per acklamation. Antalet röster respektive person erhållit i personval skall hållas hemligt. Mom 5 ​Årsmötet beslutar om antalet poster för det aktuella valet. Vid personval är en angiven röst ogiltig om den inte omfattar röster på samma antal personer som antalet poster vid det aktuella valet, förutom vid förhandsröstning där den rangordnade indikationen bestämmer antalet de röstar på utifrån årsmötets beslut om styrelsens storlek. Mom 6 ​Föreningsmedlemmar får inte överlåta sin röst. Mom ​7 ​För att en föreningsmedlems förtidsröst skall vara giltig måste denne uppfylla de krav som ställs i artikel 3 av Charter of the European Youth Parliament och anses vara del av det där definierade elektoratet. Mom ​8 ​Föreningsmedlemmar får avlägga sin röst på dagordningen upptagen punkt ​med undantag för personval ​i förväg om den inlämnas skriftligen till ordförande minst en vecka innan årsmötet. Mom ​9 ​Föreningsmedlemmar får avlägga sin röst på personval i förväg om den inlämnas skriftligen till valberedningens ordförande minst en vecka innan årsmötet. Mom ​10 ​Vid personval gäller att varje person som skall väljas måste få egen majoritet. Om inte tillräckligt många personer uppnår egen majoritet skall ytterligare valomgång hållas mellan de kandidater som inte uppnått egen majoritet. Mom ​11 ​Föreningsmedlemmar som avlägger sin röst på dagordningen upptagen punkt i förväg måste indikera val av en (1) ordförande, en (1) vice ordförande, en (1) kassör och en (1) lärare samt en rangordnad indikation av fyra ordinarie ledamöter. Mom ​12 ​Föreningsmedlemmar som förhandsröstar får rangordna fler än fyra ordinarie ledamöter om en av kandidaterna även kandiderar till annan post i styrelsen än ordinarie ledamot. Mom ​13 ​Valberedningen ska ansvara för att medlemmar som inte kan närvara på årsmötet har möjlighet att förhandsrösta. Det ska endast vara möjligt att förhandsrösta på personer som har lämnat in en kandidatur. Förhandsröstning sker enligt följande modell: 1.​

​Ordförande

2.​

​Vice ordförande

3.​

​Kassör

4.​

​Lärarrepresentant

5.​

​Val av lägst tre (3) samt högst sju (7) ledamöter

§ 4 Stadgerevidering Mom 1 ​För att revidering av denna stadga ska ske måste ändringen föreslås i ett förslag på årsmötet.

33 European Youth Parliament Sweden

Mom 2 ​Beslut om ändring i denna stadga måste fattas med minst två tredjedelars majoritet. Mom 3 ​För ändring i 1 kap § 1 mom 1 samt 1 kap § 2 mom 1-8 gäller att förändringen måste röstas igenom med minst två tredjedelars majoritet på två på varandra ordinarie årsmöten.

34 European Youth Parliament Sweden

4 kap. Förtroendevalda

§ 1 Förbundsstyrelsen Mom 1 ​Mandatperiod för förbundsstyrelsen löper mellan 1 juli till 30 juni. Mom 2 ​Styrelsen väljs av årsmötet. Mom 3 ​Styrelsen ansvarar för föreningens verksamhet, förvaltning, ekonomi och demokrati. Mom 4 ​Styrelsen består av en (1) ordförande, en (1) vice ordförande, en (1) kassör, en (1) lärare samt minst tre och högst sju ledamöter. Mom 5 ​Till var och en av de ordinarie ledamöterna kan en adjungerad väljas av förbundsstyrelsen om en ledamot efter begäran beviljats entledigande av styrelsen. Mom 6 ​Adjungerade ledamöter har närvarorätt och yttranderätt men ej rösträtt i styrelsen. Mom 7 ​Om vice ordförande beviljas entledigande väljs en ny med enkel majoritet inom styrelsen. Beviljas ordförande entledigande ersätts denne av vice ordförande. Mom 8 ​Styrelsen sammanträder när ordförande, vice ordföranden vid ordförandes frånvaro eller revisorer sammankallar till det, eller när en majoritet av styrelsens ledamöter begär det. Mom 9 ​Styrelsen är beslutsmässig om kallelse till mötet har skett minst sju dagar innan mötet och minst hälften av styrelsen är närvarande. För beslutsmässighet gäller även att ordförande eller vice ordförande är närvarande​. Mom 10 ​Styrelsen utser föreningens firmatecknare. Mom 11 ​Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet. Nedlagda röster räknas ej. Vid lika röstetal har ordförande, eller vice ordförande i ordförandes frånvaro, utslagsröst. Mom 12 ​Engelsk översättning av Förbundsstyrelsen är ​National Board.​

§ 2 Valberedning Mom 1 ​Mandatperiod för valberedningen gäller från 1 juli till 30 juni. Mom 2 ​Valberedningen väljs av årsmötet Mom 3 ​Valberedningen består av en (1) ordförande som väljs i ett separat val, samt minst två (2) ledamöter och högst fyra (4). Mom 4 ​Valberedningens uppgift är att föreslå årsmötet kandidater till samtliga förtroendeposter inför det kommande verksamhetsåret. Mom 5 ​Valberedningens ordförande är sammankallande för valberedningen. Mom 6 ​Beslut i valberedningen fattas med enkel majoritet. Nedlagda röster räknas ej. Vid lika röstetal har valberedningens ordförande utslagsröst. Mom 7 ​Engelsk översättning av Valberedning är ​Nominating Committee.​

§ 3 Revisorer Mom 1 ​Mandatperiod för revisorerna löper från 1 juli till 30 juni. Mom 2 ​Revisorerna väljs av årsmötet. Mom 3 ​Årsmötet utser tre revisorer, varav en (1) är en auktoriserad eller godkänd revisor och två (2) verksamhetsrevisorer. Mom 4 ​Den auktoriserade eller godkända revisorns uppgift är att i enlighet med god revisionssed granska föreningens räkenskaper och årsredovisning samt därefter upprätta en revisionsberättelse som redovisas på årsmötet som följer på avslutad mandatperiod. Mom 5 ​Verksamhetsrevisorernas uppgift är att granska föreningens räkenskaper, årsredovisning och verksamhet löpande under verksamhetsåret samt därefter upprätta en revisionsberättelse som redovisas på årsmötet som följer på avslutad mandatperiod.

35 European Youth Parliament Sweden

Mom 6 ​Revisionsberättelsen ska innehålla ett förslag till beslut i frågan om ansvarsfrihet för den nationella styrelsen. Mom 7 ​Revisorerna har rätt att ta del av all verksamhet som sker i förbundet samt äger närvaro- och yttranderätt vid styrelsemöten. Mom 8 ​Engelsk översättning av Revisorer är ​Auditors.​

§ 4 Valbarhet Mom 1 ​Alla föreningsmedlemmar är valbara till samtliga uppdrag inom föreningen EUP Sverige. Mom 2 ​Förbundsstyrelsens ledamöter får inte inneha annat förtroendeuppdrag eller heltidsanställning i EUP Sverige. Mom 3 ​Valberedningens ledamöter får inte inneha annat förtroendeuppdrag hos EUP Sveriges förbundsstyrelse eller heltidsanställning hos EUP Sverige under mandatperioden. Mom 4​En revisor för föreningen får inte inneha annat förtroendeuppdrag hos EUP Sveriges förbundsstyrelse eller heltidsanställning hos EUP Sverige under mandatperioden. Mom 5 ​Förtroendevalda inom föreningen kan inte väljas till mötesordförande, mötessekreterare eller justerare för årsmötet. Mom 6 ​Anställda inom föreningen kan inte väljas till mötesordförande eller mötesjusterare för årsmötet.

5 kap. Upplösning

§ 1 Föreningens upplösning Mom 1 ​Föreningen upplöses då två på varandra följande ordinarie årsmöten så beslutar. Mom 2​Beslut om upplösning av föreningen kan ske om en av tio (1/10) av EUP Sveriges föreningsmedlemmar är närvarande och då med minst två tredjedelars (2/3) majoritet vid varje tillfälle. Mom 3 ​Frågan om föreningens upplösning måste lyftas i ett förslag inkommet till förbundsstyrelsen minst 8 veckor innan det ordinarie årsmötets öppnande och att frågan ska behandlas skall anges i kallelsen. Mom 4 ​Vid föreningens upplösning skall föreningens tillgångar realiseras och skulder betalas. Kvarvarande tillgångar fördelas enligt årsmötets beslut. Mom 5 ​Vid föreningens upplösning skall det ordinarie årsmötet besluta om att utse likvidatorer.

Dessa stadgar antogs av årsmötet den 22 juni 2005 i samband med sammanslagningen av Svenska nationalkommittén för Europeiska ungdomsparlamentet (bildad 1994) och Svenska alumniföreningen för Europeiska ungdomsparlamentet (bildad 2003). Stadgarna har reviderats vid flertal årsmöten, senast av årsmötet den ​25 maj 2019​.

36 European Youth Parliament Sweden

PROPOSITION 4: EKONOMISK POLICY PÅ INTERNA MÖTEN Bakgrund till förslag Vid överlämningen till den tillträdande kassören under augusti 2018 lades ett förslag på ekonomisk policy fram. Efter en tuff ekonomisk period beslutades att situationen skulle utredas. I samband med detta genomfördes analyser av situationen och vilka händelser som lett organisationen till det läge den befann sig i. Samtidigt tog generalsekreteraren och kassören tillsammans över det löpande arbetet med bokföringen, som tidigare hanterats av extern part. Detta gjorde den ekonomiska frågan mer transparent, och gjorde det möjligt för resterande delar av förbundsstyrelsen att ta en mer aktiv roll i diskussionerna. De slutsatser som analyserna ledde fram till sammanfattades i en ekonomisk policy. Policyns syfte är dels att sätta ramverk kring förbundsstyrelsens spenderande av pengar internt, vilket inte tidigare reglerats. Policyn lades även fram som uppmaning till en sundare användning av organisationens medel.

Yrkande: På ovan anförda skäl föreslår förbundsstyrelsen för årsmötet: att

anta den ekonomiska policyn för interna möten i EUP Sverige

37 European Youth Parliament Sweden

Ekonomisk Policy: Interna Möten i EUP Sverige Interna möten definieras som enskilda möten mellan två eller flera personer inom förbundsstyrelsen. Bestämmelserna för interna möten gäller även interna möten med representanter från NSP, de regionala styrelserna, organisationens medlemmar samt externa; Bestämmelser om ekonomisk ersättning för utlägg i samband med interna möten: För att bli beviljad ekonomisk ersättning krävs att: ● Mötet är avtalat och kommunicerats till övriga styrelsemedlemmar. Detta ska ske senast 3 dagar innan mötet, där man uppger syftet samt vad som kommer avhandlas. Ersättning betalas således inte ut för “spontana möten”; ● Protokoll för mötet skall lämnas till resterande styrelse i nära anslutning till mötets avslutande; ● Maxgränsen för utlägg för förtäring är 300 kronor per möte. Vid högre belopp kommer utlägget behöva specificeras och beslut om godkännande kommer fattas av kassör i samråd med generalsekreterare; Generella bestämmelser för interna möten: ● Lokalkostnader ersätts inte för interna möten; ● Även de styrelsemedlemmar med egna företagskort måste följa bestämmelserna; ● Allt som köps måste verifieras med ett kvitto som ska redovisas i samband med att ansökan om ersättning inkommer. Utan kvitto kan inte ersättningen utbetalas. För interna möten där ingen ekonomisk ersättning efterfrågas gäller alltså inte dessa punkter. Syftet med policyn är att motverka utnyttjande av ersättningssystemet och öka transparensen inom styrelsen.

38 European Youth Parliament Sweden

PROPOSITION 5: REVIDERING AV EYP SWEDEN’S STRATEGY 2018-2020 PÅ BEFATTNING AV FÖRBUNDETS ANSTÄLLDA Bakgrund Under verksamhetsåret 2018/2019 gjordes större omstruktureringar inom organisationen. Detta decentraliseringsprojekt syftade till att tillse de regionala styrelserna med mer strategiskt och representativt ansvar för organisationen. Konsekvensen av detta, dock, blev att mycket av det ansvar som tilldelats EUP Sveriges generalsekreterare under år 2017/2018 delegerades bort till styrelserna. I och med det återgick generalsekreterarrollen till att i stort bli administrativ. Förbundet kom således till insikt med att rollen som generalsekreterare som EUP Sverige ser den, inte reflekterar dess faktiska innebörd ute på arbetsmarknaden. En generalsekreterare i andra kontext är en chefsposition för ett kansli med ett flertal anställda, vilket inte är fallet för EUP Sverige. Förbundsstyrelsen anser således att befattningen är missvisande, och skall ändras i och med rekryteringen av ny anställd till förbundet 2019. Dock så har EUP Sverige i Strategin för 2018-2020 fått i uppdrag av att ha en generalsekreterare, vilket vi anser behöver ändras i och med den kommande rekryteringsprocessen.

Yrkande: På ovan anförda skäl föreslår förbundsstyrelsen för årsmötet: att

anta​ ​revideringen i EYP Sweden’s Strategy 2018-2020

5.1 Continuity & organisational stability A brief overview: Stability is key to the quality of the organisation’s development. Some of the ways of achieving stability is having a​n employee S ​ ecretary General ​and working with maintaining documents from one board to another. Other ways are through the establishing of evaluation systems, cooperation with other organisations and securing financial stability by working with fundraising and apply for MUCF’s governmental grant. Measure

Sub-measures and success indicators

To keep knowledge within the organisation

Have a​n employee​ ​Secretary General Have Policy Documents Keep and use standardised documents

To continuously evaluate projects

A feedback system is established to evaluate projects Arrange an Evaluation Meeting for the NSP every year

To cooperate with the European Commission’s representation in Sweden

Hold a meeting with the European Commission’s representation in the beginning of the Operational Year

39 European Youth Parliament Sweden

Initiate further collaborations and exchanges between the European Commission’s representation and EYP Sweden To cooperate with Europa Direkt

Encourage the Regional Boards to work together with their local ​Europa Direkt​ office

To cooperate with other organisations

EYP Sweden cooperates with at least 2 other organisations per year

To ensure financial stability

EYP Sweden applies for the governmental grant from Swedish Agency for Youth and Civil Society The ​employee​ ​Secretary General​ works continuously with fundraising, under the supervision of the President of EYP Sweden

5.3 Administrative capacity and management skills A brief overview: By offering training and educational opportunities to the e​ mployee S ​ ecretary General and the President of EYP Sweden, the functioning of the office and management is developed and stability is ensured for the administrative aspect of the organisation. Furthermore, ensuring full transparency between EYP Sweden and the international network through the usage of the official EYP Members Platform is important in order for consistency in regards to the management of our sessions. Measure

Sub-measures and success indicators

To use the international Member Platform

Project Managers are obligated to register their events at the platform

To prioritise a well functioning office and management

Offer training and education opportunities to the employee​ ​Secretary General Offer training opportunities for the president of EYP Sweden, through available networks EYP Sweden’s office is easily accessible and open to all members

40 European Youth Parliament Sweden

EUROPEAN YOUTH PARLIAMENT

Strategy 2018-2020 European Youth Parliament Sweden

41 European Youth Parliament Sweden

TABLE OF CONTENTS 1. Introduction

3

2. Inclusion

3. Empowerment

4 6

4. Contribution

7

5. Stability & Continuity

9

6. Implementation & Renewal

11

42 European Youth Parliament Sweden

1. INTRODUCTION Introduction This strategy outlines the work of EYP Sweden in 2018-2020, and is to be renewed at the Annual General Meeting of EYP Sweden in 2020. This strategy aims to combine the values and measures that has been separated in previous strategies. The main parts of the strategy are inclusion, empowerment, contribution and stability & continuity. This strategy is supposed to guide and support the national board of EYP Sweden in their work, while still being adjustable in the means for them to put their mark on the organisation. All indicators are aimed to be as specific but at the same time useful as possible. The strategy’s four different parts consists of a vision and 2-3 subcategories with brief overviews. All subcategories are specified in measures, sub-measures and success indicators. Firstly, the strategy covers inclusion where measures for inclusion, outreach and regional representation are outlined. Secondly, it covers empowerment in which measures for educational value and personal development are outlined. Thirdly, it covers contribution where measures for volunteering and democracy are outlined. Finally, it covers stability & continuity where measures for continuity & organisational stability, professionalism and administrative capacity and management skills.

43 European Youth Parliament Sweden

2. INCLUSION Vision: EYP Sweden is open to all young Europeans and aims to establish an open-minded and tolerant forum for youth, providing equal opportunities to all members regardless of gender, ethnicity, nationality, socioeconomic status and ability.

2.1 Inclusion A brief overview: EYP Sweden is aiming for inclusivity at all events in order to achieve a transparent and welcoming culture throughout the whole organisation. The main focus areas are reducing barriers of participation and ensuring transparency and accessibility. Measure

Sub-measures and success indicators

To welcome all youth to EYP Sweden’s events

Ensure the organisation’s bilinguality by offering members information in Swedish and English Ensure that the organisation is politically neutral by not taking political stances Dissociate from racism, homophobia, transphobia, biphobia, any gender related phobia and ableism Ensure accessibility for all members at our events Following the Equal Treatment Strategy

To reduce barriers to participation at key events

Have an active Scholarship Board Offer travel grants twice a year through the Scholarship Board At least 2 members are offered a travel grant each year To establish the Wild Card-concept at all sessions

To establish and maintain an inclusive culture within the organisation

All events on national level invite participants from all regions Inclusivity is covered in all evaluations of EYP Sweden’s events Inclusivity is included in the planning of all national events

To ensure transparency within the organisation

All members holding elected positions are provided with information about important decisions and meeting minutes regularly The charter and policy documents are easily accessible on EYP Sweden’s website The Communication Strategy is followed

44 European Youth Parliament Sweden

Provide the opportunity for Presidents of the Regional Boards to attend the National Board’s meetings

2.2 Outreach A brief overview: Socio-economic and geographical outreach is highly prioritized in the work of the organisation. In order to achieve a better outreach, sessions should invite participants from different backgrounds and the regional boards should focus their operation in different areas. Measure

Sub-measures and success indicators

To enable participation for schools from different socioeconomic backgrounds

Arrange 2 In-School Sessions at schools from different socioeconomic backgrounds Contact at least 1 school from a different socioeconomic background per region

To enable participation for individuals with immigrant backgrounds

Develop cooperations with Start-Schools within all active regions

To increase geographical areas represented at our sessions

Contact at least 2 new schools per region each year

To maintain operation in at least 5 regions

Operation in at least 5 regions

2.3 Regional Representation A brief overview: Following the organisational structure, the regional boards are in charge of the operational work of the organisation, making the regional representation highly significant. Regional representatives are invited to all national events and are given opportunities to expand and develop their operation. Measure

Sub-measures and success indicators

To enable for regional boards to develop/expand their operation

At least 1 training event held for Regional Boards per year Delegate all possible responsibilities regarding EYP Sweden’s operation at a regional level to the Regional Boards

To promote a geographically diverse operation

Regional Sessions held in at least ​3​ different regions Rotate the Annual General Meeting between all active regions At least 2 activities are held in each region every year

45 European Youth Parliament Sweden

To enhance participation for regional representatives and members at national events

Travel reimbursements are proportionally distributed to all regions at national trainings/events

To maintain and develop the EYP ambassadors programme

Existing ambassadors are offered help and support in their work Establish ambassador’s programmes in new regions and/or at new schools

46 European Youth Parliament Sweden

3. EMPOWERMENT Vision: Wider explanation: EYP Sweden aims to have a high level of academic quality at our sessions, where participants get a well-planned educational-based experience. We aim to ensure that our members, through our sessions as well as various other events such as trainings, get the opportunity to develop on a personal level. In our work to constantly improve the educational value of our events, we see teachers’ and their input as crucial in order for us to better tailor the experience of sessions to the needs of their students. In doing so, we make sure to empower our members, both new and old, through the improved quality of knowledge and experiences that they can take away from our events.

3.1 Educational Value A brief overview: With the organisation being educational-based, all events shall provide an educational value to its participants and the cooperation with teachers shall be prioritised. Measure

Sub-measures and success indicators

To ensure sessions and training events are academic and educational-based

Keep a dialogue with teachers’ about how EYP Sweden can be incorporated into the curriculum Always include an educational segment at our events

To improve cooperation with teachers

Establish teacher’s networks in all active regions Academic information sent out at least two weeks before the respective session Organisational information sent out at least four weeks before the respective session Arrange teacher’s programmes at all sessions

To re-initiate and develop the programme Understanding Europe

Investigate the possibility to start up the programme with new members

To communicate and use the NSP Policy

The NSP Policy is sent out to schools and is complied with

To invite decision makers to sessions

At least 1 decision maker participates at the RSs and at least 2 guests at the NS

47 European Youth Parliament Sweden

3.2 Opportunities for personal development A brief overview: EYP Sweden shall offer opportunities for personal development to all its members through various kinds of trainings. Measure

Sub-measures and success indicators

To offer members of EYP Sweden training

1 educational event per year is arranged for members

To offer the Regional Boards trainings

1 Board Academic Training is arranged per year

To offer Project Managers trainings

1 Project Manager Training is arranged per year

48 European Youth Parliament Sweden

4. CONTRIBUTION Vision: Wider explanation: Contribution is the aim to create opportunities for our members internally and for the international network to interact with EYP Sweden as a whole. By guaranteeing below mentioned opportunities and democratic principles for engaged members in the organisationen, we ensure a wide-range of different projects and initiatives that provides our operation with ampler cultural exchange and dynamic engagement.

4.1 Volunteering A brief overview: In EYP Sweden we work to encourage voluntary work and engagement in the Swedish civil society, as well as within the organisation. This is done through creating a diverse base of opportunities for our members whilst facilitating the engagement constituted in our operation. Measure

Sub-measures and success indicators

To highlight the impact of voluntarily engagement at the organisation’s events

Reward members for their work by certificates and official acknowledgements

To promote active youth citizenship within the organisation

Encourage members to take an active part in the Swedish civil society Assist members who want to participate at events nationally and abroad

To arrange one National Session

1 National Session (NS) is arranged per year

To arrange Regional Sessions

At least 3 Regional Sessions (RS) are arranged per year

To welcome International delegations to the National Session

At least 2 international delegations participate in the NS

To welcome International delegations to the Regional Sessions

At least 1 international delegation participates at each Regional Session

To send delegations to sessions abroad

At least 14 delegations are invited to sessions abroad At least 8 delegations are sent to sessions abroad

49 European Youth Parliament Sweden

4.2 Democracy A brief overview: With a clear democracy anchored in the organisation, we make sure that any member is eligible to take part in our operation on any level. This also includes the exercise of our democratic right in the network of the EYP, where we ensure that EYP Sweden always is present in the opportunities to influence the network’s development, as well as taking part in the development of our umbrella organisation in Sweden and exchange competences with other organisations in Sweden. Measure

Sub-measures and success indicators

To ensure that all bodies and committees within EYP NC and Regional Board Members are elected through Sweden are democratic the democratic principles established in EYP Sweden’s and the respective Regional Board’s Charters There is an elected Nominating Committee Any member is able to run for a position on the National Board To actively participate in the international network

Send representatives to the biannual BNC meetings Cast our vote in every BNC election Inform and educate members on the structure of the EYP and its international bodies Encourage members to attend trainings organised by the International Office

To participate in the Swedish civil society

Participate at at least 3 events organised by another organisation per year

To attend LSU:s Annual General Meeting

At least 1 Board Member attends the Annual General Meeting

To participate in LSU:s networks

Representatives participate in at least 1 of LSU:s networks

To participate in Folk & Försvar

Representatives participate in at least 1 of Folk och Försvar’s activities

To ensure that membership is inclusive and open to all

Anyone has the right to become a member of EYP Sweden Keep the sign-up for membership easily accessible on the website

50 European Youth Parliament Sweden

5. STABILITY & CONTINUITY Vision: The guarantee of quality for the organisational development is stability and continuity. Through the measures, sub-measures and success indicators in this chapter the aim is to secure financial and knowledgeable stability within the organisation.

5.1 Continuity & organisational stability A brief overview: Stability is key to the quality of the organisation’s development. Some of the ways of achieving stability is having a​n employee ​and working with maintaining documents from one board to another. Other ways are through the establishing of evaluation systems, cooperation with other organisations and securing financial stability by working with fundraising and apply for MUCF’s governmental grant. Measure

Sub-measures and success indicators

To keep knowledge within the organisation

Have ​a​n employee Have Policy Documents Keep and use standardised documents

To continuously evaluate projects

A feedback system is established to evaluate projects Arrange an Evaluation Meeting for the NSP every year

To cooperate with the European Commission’s representation in Sweden

Hold a meeting with the European Commission’s representation in the beginning of the Operational Year Initiate further collaborations and exchanges between the European Commission’s representation and EYP Sweden

To cooperate with Europa Direkt

Encourage the Regional Boards to work together with their local ​Europa Direkt​ office

To cooperate with other organisations

EYP Sweden cooperates with at least 2 other organisations per year

To ensure financial stability

EYP Sweden applies for the governmental grant from Swedish Agency for Youth and Civil Society The ​employee​ works continuously with fundraising, under the supervision of the President of EYP Sweden

51 European Youth Parliament Sweden

5.2 Professionalism A brief overview: Another key factor for the organisation’s development is working professionally. By following the Alcohol Policy and the Code of Conduct, the organisation secures participants safety at our events which is important when maintaining a professional image. In managing the organisation’s finances Measure

Sub-measures and success indicators

To ensure participant’s safety at our events

Follow the Alcohol Policy The Code of Conduct is signed by all participants at EYP Sweden’s sessions

To manage the organisation’s finances

Have a Calendar Year based budget Update the budget each month Have an Economic Policy on how money is to be spent within the organisation

5.3 Administrative capacity and management skills A brief overview: By offering training and educational opportunities to the ​employee ​and the President of EYP Sweden, the functioning of the office and management is developed and stability is ensured for the administrative aspect of the organisation. Furthermore, ensuring full transparency between EYP Sweden and the international network through the usage of the official EYP Members Platform is important in order for consistency in regards to the management of our sessions. Measure

Sub-measures and success indicators

To use the international Member Platform

Project Managers are obligated to register their events at the platform

To prioritise a well functioning office and management

Offer training and education opportunities to the employee Offer training opportunities for the president of EYP Sweden, through available networks EYP Sweden’s office is easily accessible and open to all members

52 European Youth Parliament Sweden

6. IMPLEMENTATION AND RENEWAL This strategy outlines the work of EYP Sweden in 2018-2020, and is to be renewed at the Annual General Meeting of EYP Sweden in 2020. Any modifications to this strategy need to be voted through at an Annual General Meeting, or an Extraordinary Annual General Meeting. Modifications can be editorial, but may not change the aim or content of the original document. Should a measure not be completed by 2020, the National Board is responsible to evaluate and provide an explanation, as to why. When developing the National Strategy for 2020-2022 the National Board is responsible for evaluating the work done with this previous strategy.

53 European Youth Parliament Sweden

MOTION 1: VALBEREDNINGSINSTRUKTION Motion av: Hugo Dürr Bakgrund av förslag Valberedningens arbete styrs enbart av organisationens stadgar i dagsläget vilket inte är tillräckligt för att säkerställa ett kvalitativt arbete över tid. Det är viktigt att valberedningen har riktlinjer att följa för att organisationens medlemmar ska vara trygga att arbetet sker på ett transparent och korrekt sätt. En valberedningsinstruktion innebär också en minskad arbetsbörda för valberedningen i och med att urvalskriterier och relevanta processer inte behöver definieras på nytt vid nytillträde. Vad är en valbaredningsinstruktion? En valberedningsinstruktion är ett dokument som beskriver arbetsordningen för valberedningen. Syftet med instruktionen är att: ● ​tydliggöra och styra valberedningens uppdrag och arbete ● definiera urvalskriterier för förslag till val av ledamöter i förbundsstyrelsen

Yrkande Valberedningen 2016-17 yrkar på att årsmötet ska: ​anta​ valberedningsintruktionen

54 European Youth Parliament Sweden

VALBEREDNINGSINSTRUKTION 1.​ B ​ akgrund och syfte (utdrag ur stadgarna) Enligt EUP Sveriges stadgar ska årsmötet utse en valberedning som ska ta fram förslag på organisationens förbundsstyrelse, revisorer samt valberedning. Valberedningen ska bestå av en ordförande samt minst två och högst fyra ledamöter. Valberedningens mandatperiod är 1 juli till 30 juni. Syftet med denna valberedningsinstruktion är att tydliggöra valberedningens uppdrag och arbete samt definiera urvalskriterier för valet av ledamöter i förbundsstyrelsen.

2.​ V ​ alberedningens uppgifter Valberedningen ska i enlighet med vad som framgår av denna instruktion till årsmötet bereda och lämna förslag till: -​ ​

-​ ​

-​ ​

-​ ​

Styrelseledamöter i förbundsstyrelsen Antal styrelseledamöter inom ramen för stadgarnas bestämmelser Val av ordförande, vice ordförande, kassör och övriga ledamöter i styrelsen Val av revisorer samt valberedning

Valberedningen ansvarar för lämplighetsbedömning av ledamöter som föreslås till styrelsen samt vid varje förändring av styrelsens sammansättning säkerställa att den samlade kompetensen är tillräcklig i förbundsstyrelsen. 2.1.​ V ​ alberedningens arbetsformer Valberedningens arbete ska bedrivas under sekretess avseende tex. namnförslag, bedömningar och interna diskussioner. Material som lämnas över till tillträdande valberedning ska inte innehålla material som hänför sig till kandidater såsom interna noteringar, diskussioner eller intervjusvar. Valberedningens ordförande ska leda arbetet och se till att valberedningen fullgör sina uppgifter. Ordförande är ansvarig för att se till att valberedningen sammanträder vid behov. Enligt EUP Sveriges stadgar ska beslut i valberedningen fattas med enkel majoritet, vid lika röstetal har valberedningens ordförande utslagsröst.

55 European Youth Parliament Sweden

2.1.1.​ ​Arbetet under året Arbetet bör bedrivas under hela året och innebär att ledamöterna ska hålla sig informerade om styrelsens arbete och dess långsiktiga inriktning. Valberedningen ska ha löpande kontakt med sittande förbundsstyrelse samt generalsekreterare. Valberedningen ska senast 12 veckor innan årsmötet tillfråga samtliga styrelseledamöter om de önskar kandidera vidare till nästa mandatperiod. För att säkerställa en transparant process ska valberedningen både begära in kandidater i antingen skriftlig eller muntlig form samt utföra någon typ av intervju med de sökande. För att säkerställa att aktuella kandidater får tillräckligt med information om styrelsearbetets inriktning och omfattning ska valberedningen, med stöd av förbundsstyrelsen, sammanställa en informationstext med information om posterna i förbundsstyrelsen samt ytterligare information kring valprocessen. Valberedningen ska i organisationens officiella informationskanaler ha möjlighet att beredas plats för inlägg som rör valberedningens arbete. 2.1.2.​ ​Inför och under årsmöte Senast tre veckor före årsmötet ska valberedningens förslag vara klart och skriftligen sändas till generalsekreteraren. Förslaget ska innehålla en kort presentation och motivering av föreslagna kandidater. Minst en representant från valberedningen ska vara närvarande på årsmötet och föredraga förslaget i sin helhet. 2.2.​ F ​ örslag till val av styrelse Valberedningens uppdrag är både att finna lämpliga personer för varje uppdrag men också att ge förslag på en välbalanserad styrelse. Gruppens helhetskompetens och sammansättning är väldigt relevant och ska balanseras mot individernas kompetens. Det är grundläggande att kandidaten har relevant kompetens och delar EUP Sveriges grundläggande värderingar. Valberedningen ska både ta hänsyn till behovet av kontinuitet inom organisationen samt behovet av förnyelse när ett förslag utformas. 2.2.1.​ ​Urvalskriterier Förutom de formella krav som finns i EUP Sveriges stadgar för valbarhet, ska valberedningen utgå ifrån följande grundläggande urvalskriterier: -​ ​

-​ ​

En bred representation av EUP Sveriges medlemsföreningar En bred mångfald i fråga om erfarenheter och bakgrund 56

European Youth Parliament Sweden

-​ ​

-​ ​

En mix av personligheter och målsättningar En grupp med kapacitet att skapa en stark enhet

Valberedningen ska arbeta med urvalskriterierna både innan och under nomineringsprocessen för att säkerställa att en bred och diversifierad grupp av människor söker till förtroendeuppdrag. Urvalskriterierna ska också beaktas när valberedningens förslag till styrelse ska beslutas och läggas fram.

57 European Youth Parliament Sweden

MOTIONSSVAR: INSTRUKTIONER FÖR VALBEREDNING Förbundsstyrelsens svar Förbundsstyrelsen ställer oss positiva till motionen. Det har saknats konkreta instruktioner för valberedningen och vi anser att vi kan underlätta, förtydliga och konkretisera valberedningens arbete genom att anta den lagda motionen. Yrkande Förbundsstyrelsen yrkar på att årsmötet ska “valberedningsinstruktion” såsom framlagt av Hugo Dürr.

58 European Youth Parliament Sweden

finna

bifall

på

motionen

VALBEREDNINGENS FÖRSLAG

Valberedningen har under verksamhetsåret 2018/2019 bestått av ordförande Karolina Kraft och ledamöterna Victor Lagrelius och Jasmin Samadi. Valberedningens förslag Förbundsstyrelsen Ordförande Viktorija Pesic Vice ordförande Paul Stone Kassör Ivar Fagerfjäll Ordinarie Ledamot Elsie Gisslegård Ordinarie ledamot Alexander Dürr Ordinarie Ledamot Rebecca Byström Ordinarie Ledamot Anna von Groß Lärarrepresentant Vakant Valberedning Ordförande Vakant Ledamot Julia Rönnbäck Ledamot Vakant Ledamot Vakant Revisorer Internrevisor Rebecka Madsen Internrevisor Vakant Kandidater utanför valberedningens förslag Ordinarie ledamot Joel Hultman Förbundsstyrelsens förslag på auktoriserad revisor Grant Thornton Johanna Hellström

59 European Youth Parliament Sweden

60 European Youth Parliament Sweden