Walne Zgromadzenie Członków EYP Poland 2017 | Informator

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland

Informator

Walne Zebranie Członków Warszawa, 8.04.2017

Harmonogram Obrad Walne Zebranie Członków odbywa się w VI Liceum Ogólnokształcącym im. Tadeusza Reytana w Warszawie (ul. Wiktorska 30/32, 02-587 Warszawa).

11:00 Początek Obrad 11:10-11:15 Powitanie zebranych 11:15-11:30 Sprawdzenie obecności kworum oraz wybór Przewodniczącego Walnego Zebrania Członków oraz Protokolanta 11:30-12:30 Streszczenie spraw bieżących EYP Poland 12:30-13:30 Omówienie planów poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję, ich grup roboczych oraz dyskusja 13:30-14:30 Przerwa 14:30-14:45 Omówienie planów Komisji Rewizyjnej na obecną kadencję oraz dyskusja 14:45-16:15 Przedstawienie proponowanych zmian w Statucie EYP Poland oraz dyskusja 16:15-16:30 Przerwa 16:30-18:00 Przedstawienie Strategii Rozwoju EYP Poland 2016-2020 oraz planu Zarządu na wdrażanie Strategii w życie oraz dyskusja 18:00-18:15 Rozpatrzenie ewentualnych wniosków 18:15-18:20 Zakończenie obrad 19:00 Początek wieczornej imprezy integracyjnej

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

2

Spis treści Bieżące sprawy EYP Poland: I: Regionalne Sesje Selekcyjne EYP Poland II: 14. Sesja Selekcyjna EYP Poland w Opolu III: 2nd Economic Summit of EYP Poland IV: Kalendarz wydarzeń EYP Poland

4 4 5 6

Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję: V: Prezes Zarządu VI: Administracja VII: Komunikacja VIII: Koordynacja Międzynarodowa IX: Koordynacja Wewnętrzna X: Zarządzanie Projektami

7 7 8 9 10 10

XI: Plan Komisji Rewizyjnej na obecną kadencję XII: Proponowane zmiany w Statucie XIII: Strategia Rozwoju EYP Poland 2016-2020

11 12 15

Załącznik 1: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Toruniu Załącznik 2: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Poznaniu Załącznik 3: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Rzeszowie Załącznik 4: Zasady rozliczania wydarzeń EYP Poland Załącznik 5: Raport nt. staży i praktyk w NGO (Agata Meysner, Grupa Robocza ds. Administracji) Załącznik 6: Statut EYP Poland (ze zmianami w trybie sugestii) Załącznik 7: Strategia Rozwoju EYP Poland 2016-2020

16 21 25 25

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

29

3

I: Regionalne Sesje Selekcyjne Prezentowane przez: Maciej Kryński (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Toruniu, Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Poznaniu, Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Rzeszowie.

Temat prezentacji: Przedstawienie bieżących wniosków Zarządu dotyczących Regionalnych Sesji Selekcyjnych 2017 oraz dyskusja na ich temat.

Streszczenie W lutym i marcu przeprowadzone zostały z sukcesem 3 Regionalne Sesje Selekcyjne, kolejno w Toruniu (Główni Organizatorzy - Brian Camacho, Zuzanna Nowak), Poznaniu (Główni Organizatorzy - Małgorzata Braszka, Antoni Tomkowiak) i Rzeszowie (Główna Organizatorka Marcelina Mierzwa). Każda z Sesji trwała 3 dni dla delegatów (po jednym dniu na Teambuilding, Committee Work i General Assembly), 4 dni dla Officials (dodatkowy dzień na szkolenie). W trakcie każdej z Sesji trzyosobowe Jury miało za zadanie ewaluację wszystkich delegatów na podstawie wyznaczonych przez Zarząd kryteriów, we wskazanej skali ocenowej. Po każdej z Sesji Jury sporządziło raport podsumowujący proces ewaluacji, który będzie stanowił ważną część oceny aplikacji indywidualnych delegatów na 14. Sesję Selekcyjną.

Kolejne kroki • Sporządzenie Raportów ze wszystkich trzech wydarzeń z punktu widzenia Głównych Organizatorów oraz przedstawicieli Zarządu na Sesjach; • Zebranie oraz analiza ewaluacji i informacji zwrotnych dotyczących każdej z Regionalnych Sesji Selekcyjnych od ich uczestników; • Po zakończeniu rocznego cyklu wydarzeń, tj. po 14. Sesji Selekcyjnej w Opolu we wrześniu 2017, Zarząd podejmie się szczegółowej analizy systemu Regionalnych Sesji Selekcyjnych oraz ich wpływu na kalendarium wydarzeń EYP Poland, ze szczególnym uwzględnieniem zaangażowania uczestników i poziomu merytorycznego 14. Sesji Selekcyjnej; • Analiza ta będzie sporządzona w celu podjęcia strategicznych decyzji odnośnie kształtu, formatu i organizacji Regionalnych Sesji Selekcyjnych EYP Poland oraz ogólnego sposobu uporządkowania kalendarium wydarzeń w roku 2018.

II: 14. Sesja Selekcyjna EYP Poland w Opolu Prezentowane przez: Adelaide di Maggio (Główna Organizatorka 14. NSC), Maciej Kryński (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji Przedstawienie postępów w pracy nad 14. Sesją Selekcyjną w Opolu.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

4

Streszczenie Na początku 2017 roku rozpoczęły się prace nad 14. Sesją Selekcyjną w Opolu. W tym momencie mamy już potwierdzonego Prezydenta sesji i Head of Jury. Złożyliśmy wnioski o 3 granty (Europa dla Obywateli, Fundusz Wyszehradzki i Fundacja dla Edukacji), czekamy na decyzje. Prace nad Sesją są oparte o współpracę z Mniejszością Niemiecką i Europe Direct w Opolu, organizacjami, które pomagają w przygotowaniach akademickich i pośredniczą w poszukiwaniu sesyjnych venues. W tym momencie trwają negocjacje w sprawie zakwaterowania i venues na trening, TB, CW i GA. Honorowy patronat nad wydarzeniem objęli: • Poseł do Parlamentu Europejskiego Jerzy Buzek • Posłanka do Parlamentu Europejskiego Danuta Huebner • Posłanka do Parlamentu Europejskiego Danuta Jazłowiecka • Marszałek Województwa Opolskiego • Rektor Uniwersytetu Opolskiego Kolejne kroki • Nabór na Officials (kwiecień • Praca nad budżetem wydarzenia • Potwierdzenie venues i zakwaterowania, podpisanie umów • Nabór na Delegatów (maj) • Dyskusja na temat roli nauczycieli podczas NSC, forma zaproszenia ich na sesje

III: 2nd Economic Summit of EYP Poland Prezentowane przez: Zuzanna Laudańska (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji Przedstawienie koncepcji wydarzenia “2nd Economic Summit of EYP Poland” Streszczenie 2nd Economic Summit to wydarzenie dedykowane studentom, zainteresowanym tematyką polityczno-ekonomiczną, planowane na koniec listopada 2017 w Krakowie. Organizacji podjęła się Klaudia Mironiuk, składając dobrze przygotowany bid, oparty o współpracę z Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie (UEK). Innowacyjnym elementem sesji ma być system mentorski każda komisja będzie miała przypisanego specjalistę - wykładowcę UEK, który będzie pomagał chairowi w przygotowaniach i doradzał delegatom w czasie Committee Work. Wydarzenie ma trwać 5 dni (6 dni dla Officials), planowane jest 9 komisji po 12 delegatów - łącznie Summit ma zgromadzić prawie 150 osób.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

5

Kolejne kroki • Zatwierdzenie projektu przez władze UEK • Ponowna analiza budżetu po uwzględnieniu wsparcia uczelni, rozpoczęcie prac nad logistyką wydarzenia • Dopracowanie szczegółów systemu mentorskiego • Po zatwierdzeniu zielonego światła - poszukiwanie Prezydenta, budowa konceptu sesji, strony akademickiej, nabór na Officials.

IV: Kalendarium wydarzeń EYP Poland Prezentowane przez: Marta Sznajder, Maciej Kryński (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji: Opracowanie zmian do kalendarium wydarzeń EYP Poland wprowadzonego w zeszłym roku.

Streszczenie: Rok kalendarzowy EYP Poland powinien rozpoczynać się zaraz po NSC, która standardowo odbywa się na początku września. Wówczas, w okresie wrzesień-grudzień Zarząd proponuje organizację wydarzeń jednodniowych w szkołach, w celu poszerzania zasięgu naszych działań w kraju oraz budowania lokalnego zainteresowania EYP - tak, aby zachęcać delegatów do zgłaszania się na RSCs. Regionalne Sesje Selekcyjne powinny odbywać się w okresie luty-maj. Idealna liczba RSCs to 3-5 w danym roku. Rok kalendarzowy EYP Poland będzie dobiegał końca wraz z organizacją wrześniowej NSC. Poza tym Zarząd byłby otwarty na propozycje organizacji wydarzeń o innych formatach (np. Summit, International Forum, International Session). Co więcej, Zarząd planuje podtrzymać pomysł organizacji treningów dla Członków, 3 razy do roku, w następującym schemacie: styczeń/ luty (przed RSCs) trening dla Organizatorów RSCs, maj/czerwiec (po zakończeniu RSCs) trening dla Organizatorów oraz poszczególnych Grup Roboczych, listopad/grudzień (po NSC i ew. sesjach jesienią) trening dla Chairpersons i Media Team Members.

Kolejne kroki • Kwiecień: otwarcie naboru na Organizatorów Sesji Jednodniowych w okresie wrzesień-grudzień 2017; • Włączenie koordynacji wydarzeń jednodniowych do obowiązków Koordynatorów Regionalnych, nadzorowanych przez Koordynatora Krajowego (Członka Zarządu ds. Koordynacji Wewnętrznej).

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

6

V:Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję : Prezes Zarządu Prezentowane przez: Marta Sznajder (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji: Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Prezes Zarządu.

Cele i obowiązki: • Organizacja i koordynacja pracy Zarządu; • Wspieranie Członków Zarządu w wypełnianiu ich obowiązków; • Nadzór nad kluczowymi projektami; • Reprezentowanie EYP Poland w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi; • Tworzenie i implementacja Strategii rozwoju EYP Poland 2016-2020; • Koordynacja procesów decyzyjnych dotyczących strategicznych kroków rozwoju EYP Poland (kalendarium wydarzeń, grupy robocze, format wydarzeń); • Przygotowywanie i publikacja comiesięcznych sprawozdań z pracy Zarządu, czuwanie nad sporządzaniem i publikacją raportu z każdego spotkania Zarządu; • Rozwiązywanie sytuacji kryzysowych w Zarządzie oraz Stowarzyszeniu.

VI:Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję : Administracja Prezentowane przez: Zuzanna Laudańska (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Zasady rozliczania wydarzeń EYP Poland , Raport nt. staży i praktyk w NGO (Agata Meysner, Grupa Robocza ds. Administracji) Temat prezentacji: Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Wiceprezes Zarządu ds. Administracji.

Cele i obowiązki Obowiązki: • Zarządzanie finansami S owarzyszenia; • Nadzorowanie dokumentacji Stowarzyszenia (umowy partnerskie, umowy wolontariackie, sprawozdania i inne); • Wspieranie Głównych Organizatorów sesji w układaniu budżetów, zarządzaniu finansami i ozliczaniu wydarzeń, pomoc w kwestiach administracyjnych; • Kontaktowanie się z podmiotami zewnętrznymi w sprawach księgowo-administracyjnych; • Zbieranie i przechowywanie dokumentów księgowo-administracyjnych.

• Zarządzanie grupą roboczą.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

7

Cele: • Opracowanie dokumentu “Zasady rozliczania wydarzeń EYP Poland”.

• Współtworzenie raportów z wydarzeń EYP Poland.

• Stworzenie podstaw stabilnego systemu przekazywania informacji pomiędzy kolejnymi Zarządami w zakresie administracji i księgowości.

Grupa robocza: • Poszukiwanie informacji na temat bieżących wątpliwości w zakresie spraw administracyjnych (przykład: załącznik numer 5) • Monitorowanie ofert dedykowanych organizacjom pozarządowym i promowanie najciekawszych wydarzeń wśród członków.

• Stworzenie Wirtualnej Biblioteki EYP Poland i udostępnienie jej zainteresowanym członkom.

VI:Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję : Komunikacja Prezentowane przez: Alicja Turakiewicz (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Wiceprezes Zarządu ds. Komunikacji.

Cele i obowiązki • Przygotowywanie materiałów wizualnych zgodnych z wytycznymi Communication Manual dla EYP takich jak grafiki na acebooka/stronę internetową czy krótkie booklety informacyjne • Administrowanie kanałami social media EYP Poland • Dbanie o wizerunek EYP Poland w mediach tradycyjnych i elektronicznych • Zarządzanie grupą roboczą; Grupa robocza • Tworzenie dokumentów dla organizatorów wydarzeń np. ofert sponsorskich.

• Współtworzenie bazy dokumentów EYP Poland, gotowych do przekazywania kolejnym organizatorom naszych wydarzeń.

• Pisanie tekstów do umieszczenia na stronę internetową/postów na facebooku.

• Przygotowywanie prezentacji dla szkół przed Sesją Selekcyjną dla koordynatorów regionalnych.

• Wsparcie przy realizacji newslettera grupy roboczej ds. koordynacji międzynarodowej.

• Tworzenie infografik do . wyjazdów naszych Członków na sesje poza granicami naszego kraju.

• Pomoc organizatorom sesji przy pisaniu notek prasowych lub spełnianiu innych wymagań patronatów medialnych.

• Odświeżenie treści na stronie internetowej.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

8

VIII:Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję : Koordynacja Międzynarodowa Prezentowane przez: Klara Birchley (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji: Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Członkini Zarządu ds. Koordynacji Międzynarodowej.

Cele i obowiązki Obowiązki: • Koordynacja wyjazdów zagranicznych polskich delegacji; • Koordynacja przyjazdów zagranicznych delegacji na polskie sesje; • Promowanie zagranicznych sesji, treningów i eventów EYP international wśród członków; • Prowadzenie statystyk dotyczących wyjazdów zagranicznych członków; • Przygotowanie merytoryczne członków zarządu do wzięcia udziału w BNC; • Zebranie głosów wszystkich członków zarządu na temat policies omawianych na BNC; • Tworzenie raportów z paneli selekcyjnych z otwartych calli na delegacje; • Zarządzanie grupą roboczą; Cele: • Spełnienie celów strategii EYP Poland 2016-2020 w zakresie koordynacji międzynarodowej; • Zapraszanie delegacji z NC z którymi wcześniej współpracowaliśmy; • Zwiększenie aktywność członków EYP Poland w sesjach, treningach i eventach EYP International; • Przygotowanie informatora o pozyskiwaniu środków na wyjazdy zagraniczne; Grupa robocza • Administracja: prowadzenie baz danych na temat wysyłanych delegatów na sesje zagraniczne.

• Statystyka: zbieranie statystyk na temat uczestnictwa naszych członków w sesjach zagranicznych.

• Sesje Zagraniczne: Tworzenie Calli dla delegatów na sesje zagraniczne oraz promowanie sesji zagranicznych poprzez np. posty na Facebooku czy maile.

• Wsparcie przy wyjazdach: Stworzenie bazy pism dotyczących dotacji na wyjazdy dla naszych delegatów i officials w. Stały kontakt i pomoc przy sprawdzeniu takich pism i szukania sponsorów.

• Newsletter: Prowadzenie comiesięcznego newslettera, który przybliżyłby obecną działalność EYP international oraz poruszał sprawy związane ze środowiskiem EYP. • BNC: Wcześniejsze przedstawienie agendy BNC do wglądu członkom. Przeprowadzenie publicznej debaty na naszej grupie Facebooku nad agendą. Stworzenie raportu z BNC i udostępnienie członkom.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

9

IX:Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję : Koordynacja Wewnętrzna Prezentowane przez: Dominika Piosik (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji: Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Członkini Zarządu ds. Koordynacji Wewnętrznej.

Cele i obowiązki Obowiązki: • Zarządzanie zasobami ludzkimi oraz przyjmowanie nowych członków; • Kontrolowanie wpływów składek członkowskich; • Kontakt z podmiotami zewnętrznymi w kwestii udzielania patronatu; • Obsługa skrzynki mailowej info@eyppoland.com; • Administracja grupami regionalnymi na Facebooku; • Promocja wydarzeń na terenie kraju m.in. poprzez posty na Facebooku; • Kontakt ze szkołami zainteresowanymi organizacją, rozsyłanie informatorów; • Zarządzanie grupą roboczą.

Cele: • Uzupełnienie i zaktualizowanie listy członków; • Przygotowanie informatora dla osób zainteresowanych EYP; • Zaktualizowanie bazy danych szkół; • Aktywizacja nowych (Trójmiasto, Łódź) i wymarłych (Białystok, Wrocław) regionów.

Grupa robocza • Przygotowanie strategii promocyjnej NSC; • Sporządzenie oferty dla szkół i udostępnienie jej na stronie internetowej eyppoland.com; • Stworzenie prezentacji przedstawiającej Organizację z wykorzystaniem istniejących materiałów; • Przygotowanie poradnika dla nowych EYPers wyjaśniającego terminologię EYP oraz przedstawiającego kolejne kroki w EYP; • Nawiązywanie kontaktów z samorządami uczniowskimi i Młodzieżowymi Radami Miast; • Angażowanie członków poprzez nieformalne spotkania (EYP Cafe) i realizacja indywidualnych projektów w ciągu roku.

X:Plan poszczególnych Członków Zarządu na obecną kadencję : Zarządzanie Projektami Prezentowane przez: Maciej Kryński (Zarząd EYP Poland) Temat prezentacji: Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Członka Zarządu ds. Projektów.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

10

Cele i obowiązki Obowiązki: • koordynacja wydarzeń EYP Poland: • komunikacja z pionem organizacyjnym • praca nad budżetem i bidem sesji • monitorowanie budżetu i wydatków • logistyka wydarzenia • przygotowywanie i egzekwowanie kalendarium • identyfi owanie i rozwiązywanie problemów organizacyjnych • defini wanie zadań do wykonania w ramach projektu • mierzenie postępów projektu • monitorowanie kluczowych parametrów projektu • zapewnienie jakości projektu • ewaluacja i ocena wydarzeń EYP Poland • przygotowywanie raportów z wydarzeń EYP Poland • kontakt z osobami chcącymi organizować sesje Cele: • stworzenie “HO package” - informacyjnego pakietu startowego dla osób chcących podjąć się zorganizowania sesji • baza danych z raportami projektowymi (informacje o potencjalnych sponsorach, patronatach, venues, w celu ułatwienia pracy przyszłym, potencjalnym organizatorom)

XI: Plan Komisji Rewizyjnej na obecną kadencję Prezentowane przez: Andrzej Daniluk, Aleksander Larski, Dominik Frej (Komisja Rewizyjna EYP Poland) Załączniki: Temat prezentacji: Przedstawienie planu, dotychczasowych obowiązków, zadań na przyszłość oraz celów na obecną kadencję Komisji Rewizyjnej.

Cele i obowiązki Celami Komisji Rewizyjnej w kadencji 2017 będzie przede wszystkim koncentracja na kwestiach: rozliczeniowych i prawnych EYP Poland, • doradczych Zarządowi, • finans w stowarzyszenia: przychodów, wydatków i celu ich przeznaczenia, • koordynacji wydarzeń EYP Poland, • ze szczególną uwagą - procesu wprowadzania innowacji w działalności EYP Poland, • wewnętrznego i zewnętrznego wizerunku organizacji, • zmiany ordynacji wyborczej w wyborach do Komisji Rewizyjnej, • ewaluacji pracy i współpracy Zarządu, jakości wydarzeń oraz postępu rozwoju EYP Poland, Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

11

• zebrania i analizy danych dotyczących opinii Członków i Sympatyków EYP Poland na temat przeszłego i obecnego stanu oraz kierunku rozwoju organizacji, • rekomendacji długoterminowej strategii stowarzyszenia na podstawie analizy zebranych danych.

Obowiązki: • kontrolowanie co najmniej dwa razy w roku całokształtu działalności Stowarzyszenia, • przedstawianie Zarządowi uwag i wniosków oraz zaleceń pokontrolnych, dotyczących działalności statutowej i finans wej Stowarzyszenia, • składanie sprawozdań ze swojej działalności Walnemu Zebraniu Członków, • składanie wniosków o udzielanie absolutorium Zarządowi, • dokonywać oceny kondycji Stowarzyszenia, • służyć radą, wiedzą i pomocą przy realizacji zadań Zarządu, • monitorować pracę Zarządu, a w szczególności: • zarządzanie finansami o ganizacji, • wykonywanie zadań ustalonych zgodnie z podziałem obowiązków członków Zarządu, • wizerunek organizacji w mediach tradycyjnych i elektronicznych, • politykę sponsoringowa Zarządu, • koordynację wydarzeń EYP Poland, Ewaluowanie: • wydarzeń EYP Poland, • (współ)pracy Zarządu, • stopnia rozwoju organizacji, • strategii rozwoju Stowarzyszenia.

XII: Proponowane zmiany w Statucie EYP Poland Prezentowane przez: Marta Sznajder (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Statut EYP Poland (ze zmianami w trybie sugestii) Temat prezentacji: W związku z dynamiką zmian w stowarzyszeniu, zmieniana powinna być również wewnętrzna płaszczyzna prawna, na której się opieramy - stąd pomysł dyskusji nad rozwiązaniami w Statucie oraz zaproponowanymi zmianami.

Streszczenie: Proponowane zmiany w Statucie są różne i wynikają z wielu powodów. Zmiany w rozdziale II dotyczą chęci uaktualnienia wartości EYP Poland w związku z uchwaleniem oficjaln ch wartości EYP, które nie pokrywają się całościowo z naszymi wartościami. Zarząd uważa również za konieczne wpisanie misji EYP do naszego Statutu. Zmiana w rozdziale III jest związana z problemami lingwistycznymi i błędnie użytą terminologią.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

12

Bardziej praktyczne znaczenie mają zmiany proponowane do rozdziału IV oraz VI. Po pierwsze Zarząd proponuje zmianę sposobu rozwiązywania problemów remisów w podejmowaniu uchwał przez Zarząd. Wychodząc z założenia, że Prezes, jako świadomie wybrana przez Walne Zgromadzenia “głowa Zarządu”, nie może być pozbawiony prawa głosu w przypadku remisu, Zarząd proponuje odwrócenie tego rozwiązania i sugeruje w przypadku remisu ponowne głosowanie, w trakcie którego głos Prezesa pozostaje decydującym.

Kolejne zmiany dotyczą wyborów i mają na celu łatanie luk, które pojawiły się wraz z uchwaleniem Ordynacji. Szczególna uwaga położona jest na rozwiązywanie remisów wyborczych, wybór Wiceprezesów, wybór Członków Komisji Rewizyjnej oraz zmiany terminu wyborów, tak aby zapewnić bardziej stabilny okres przejściowy pomiędzy Zarządami.

Na samym dole znajdują się jeszcze dwa wyróżnione punkty Statutu, które Zarząd pragnie poddać pod dyskusję oraz usłyszeć głos i opinię Członków w tych sprawach, przed proponowaniem jakichkolwiek zmian.

Proponowane zmiany i ich uzasadnienie • zmiana czcionki całego tekstu Statutu na Source Sans Pro, oficjalną c cionkę EYP • roz. II §1 - dodanie oficjalnej misji EYP Poland, zaczerpniętej z Charter of the European Youth Parliament art. 1 pkt 2 §1 Misją Stowarzyszenia jest inspirowanie młodych ludzi, by stawali się otwartymi, tolerancyjnymi i aktywnymi obywatelami polskiego i europejskiego społeczeństwa.

• roz. II §2 pkt 1 - zmiana oficjaln ch wartości EYP Poland, na te, wymienione w Charter of the European Youth Parliament art. 1 pkt 4 2. Szerzenie wartości bliskich idei European Youth Parliament, zwanego dalej „EYP”, tj. niezależności, bezpartyjności, demokracji, otwartości, umacniania w działaniu, aktywnego wkładu, współpracy, pluralizmu i szacunku dla innych kultur; • roz. III §2 pkt 1 - zmiana słowa “ nieletni” na “osoba małoletnia” (błędne użycie terminologii prawniczej) 1. Członkiem Zwyczajnym może być osoba pełnoletnia, mająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz osoba małoletnia po ukończeniu szesnastego roku życia po uzyskaniu pisemnej zgody rodzica bądź opiekuna prawnego, pragnąca urzeczywistniać cele Stowarzyszenia.

• roz. IV §5 pkt 3 - zmiana sposobu podejmowania uchwał przez Zarząd, w przypadku remisu 3. Uchwały Zarządu podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków Zarządu. W sytuacji równego rozłożenia głosów następuje ponowne głosowanie, podczas którego głos Prezesa jest decydujący.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

13

• roz. IV §6 pkt 2 - dodanie sposobu wyboru Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, w przypadku remisu Komisja Rewizyjna wybiera sama 2. Przewodniczącym Komisji Rewizyjnej zostaje jej członek, który w wyborach do tego organu otrzymał największą liczbę głosów. W przypadku równego rozłożenia głosów Komisja Rewizyjna wybiera Przewodniczącego z grona osób o największej liczbie głosów.

• roz. VI §3 - zmiana sposobu wyboru Wiceprezesów - oddzielne głosowanie w wyborach na dwóch kandydatów, zamiast wskazywania Wiceprezesów przez Prezesa (w zw. z usunięciem roz. VI §9) §3 Wybory do Zarządu są powszechne, równe, bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym. W wyborach do Zarządu w oddzielnych głosowaniach wybierany jest Prezes oraz pięciu Członków Zarządu odpowiedzialnych za poszczególne sfery działalności Stowarzyszenia, które określane są uchwałą Zarządu przed ogłoszeniem wyborów do Zarządu na podstawie analizy aktualnych potrzeb Stowarzyszenia. Każdy z kandydatów na pięć stanowisk Członka Zarządu może wyrazić chęć kandydowania na stanowisko Wiceprezesa. Dwóch Wiceprezesów wybiera się w oddzielnym głosowaniu.

• roz. IV §4 - uregulowanie sposobu rozwiązywania remisów wyborczych - druga tura §4 Kandydat na stanowisko Prezesa lub Członków Zarządu wybierany jest większością głosów.

W przypadku remisu, Komisarz Wyborczy zarządza wybory pomiędzy kandydatami o takiej samej liczbie głosów, spośród tych, którzy otrzymali ich najwięcej. Dopuszczalne jest kandydowanie na więcej niż jedno stanowisko. W razie wybrania na więcej niż jedno stanowisko, osoba wybrana zobowiązana jest niezwłocznie, lecz nie później niż 1 dzień po ogłoszeniu wyników wyborów, oświadczyć które ze stanowisk obejmuje i zrzec się pozostałych mandatów, na które została wybrana. Niezłożenie oświadczenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, oznacza rezygnację ze wszystkich mandatów. Mandaty, których zrzekła się osoba wybrana na więcej niż jedno stanowisko, obejmuje kolejna osoba z największą liczbą głosów.

• roz. IV §6 - zmiana sposobu głosowania w wyborach do Komisji Rewizyjnej - trzy głosy, nie jeden §6 Wybory do Komisji Rewizyjnej są powszechne, równe, bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym. Każdy Członek Stowarzyszenia uprawniony do głosowania może oddać głos na trzech kandydatów. W skład Komisji Rewizyjnej zostają wybrani trzej kandydaci którzy uzyskali największą liczbę głosów.

• roz. IV §7 pkt 1 - zmiana terminu rozpoczęcia wyborów - 2 miesiące przed końcem kadencji, nie jeden Mianowanie przez Zarząd bezstronnego i niekandydującego w wyborach Komisarza Wyborczego spośród Członków Zwyczajnych Stowarzyszenia minimum na 2 miesiące przed końcem kadencji, • roz. IV §7 pkt 7 - zmiana terminu zakończenia wyboru i ogłoszenia wyników- miesiąc przed rozpoczęciem kadencji, nie 5 dni przed 7. Ogłoszenie wyników wyborów w formie zbiorczych, anonimowych statystyk do wiadomości Członków Stowarzyszenia nie później niż miesiąc przed rozpoczęciem nowej kadencji, • roz. IV §7 pkt 10 - uregulowanie terminu do przesłania dokumentów z wyborów przez Komisarza Wyborczego 10. Komisarz Wyborczy po zakończeniu wyborów jest zobowiązany w terminie do 14 dni do przesłania wybranemu Zarządowi uchwały z Walnego Zebrania Członków oraz Protokołu z wynikami wyborów.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

14

Punkty pod dyskusję • roz. IV §2 Kadencja Władz Stowarzyszenia trwa jeden rok.

Jeden rok to niezwykle krótki czas dla Zarządu na stworzenie wizji, a następnie stworzenie pomysłów konkretnych rozwiązań oraz ich rzetelną implementację, z drugiej strony, w Zarządzie zasiadają młodzi ludzie, przez więcej niż 12 miesięcy wiele może się zmienić - zostawić tak jak jest, czy też wydłużyć kadencję Władz do 18 miesięcy albo 2 lat?

• rozdział VI “Ordynacja Wyborcza” Rozdział VI jest bardzo długi oraz skomplikowany. Statut powinien przedstawiać esencję prawnej płaszczyzny naszej działalności, co zrobić aby Ordynacja była bardziej przystępna czytelnikowi - zostawić tak jak jest, uprościć czy też zamienić ją w odrębny dokument?

XII: Strategia Rozwoju EYP Poland 2016-2020 Prezentowane przez: Marta Sznajder (Zarząd EYP Poland) Załączniki: Strategia Rozwoju EYP Poland 2016-2020 Temat prezentacji: Zarząd pragnie zaprezentować, poddać pod dyskusję i głosowanie ostateczny projekt Strategii rozwoju EYP Poland 2016-2020.

Streszczenie: Powstanie Strategii rozwoju EYP Poland 2016-2020 jest wytyczną Governing Body (GB), której EYP Poland nie dało rady sprostać w roku 2016. Każdy z Komitetów Narodowych miał wówczas za zadanie przygotować dokument, wyznaczający drogę rozwoju organizacji na najbliższe 5 lat, opierając się o 4 fundamenty: Inclusion, Empowerment, Contribution oraz Stability & Continuity.

W ramach tych 4 obszarów, trzeba było wyznaczyć cele, które dany Komitet chce osiągnąć do 2020 roku oraz ustalić wymierne wskaźniki rozwoju. Po wielu tygodniach pracy i licznych konsultacjach, Zarząd z dumą pragnie zaprezentować ostateczny projekt Strategii rozwoju EYP Poland 2016-2020.

Historia prac nad strategią • Latem 2016r. pracy nad Strategią podjął się Zarząd kadencji 2016, powstały wówczas pierwsze pomysły; • W październiku 2016r. odbyło się w Warszawie spotkanie dotyczące Strategii z zainteresowanymi Członkami, mające na celu zebranie pomysłów oraz uwag obecnych; • Od początku lutego 2017r. pracę nad Strategią podjął Zarząd kadencji 2017, opierając je przede wszystkim na poradnikach i materiałach przygotowanych przez GB, notatkach pozostawionych przez Zarząd kadencji 2016 z pracy nad Strategią oraz tych pochodzących z październikowego spotkania z Członkami; • W połowie lutego 2017r. Zarząd zaprosił zainteresowanych Członków do wglądu w prace nad Strategia, wziął pod uwagę ich głosy, a następnie przedstawił wszystkim Członkom pierwszy projekt Strategii; • Zebrawszy kolejne uwagi i propozycje Członków, w okresie luty-marzec, Zarząd postanowił przedstawić ostateczny projekt tekstu Strategii rozwoju EYP Poland 2016-2020 na Walnym Zebraniu Członków 8 kwietnia 2017 r.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

15

Załącznik 1: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Toruniu

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland

Raport z Sesji

TORUŃ 2017 | REGIONAL SELECTION CONFERENCE

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

16

Typ wydarzenia Nazwa wydarzenia

Data i miejsce

Liczba uczestników

Sesja Regionalna

16.02 – 19.02.17, Toruń

86

TORUŃ 2017 | RSC of EYP Poland

Zarządzanie projektem Daty

Wydarzenie

12.2016

Wczesne przygotowania i podział pracy, pierwszy fundraising, zarezerwowanie zakwaterowana (uwaga - część funduszy z Urzędu Miasta i patronaty honorowe zostały ustalone przed tą datą) Trening dla Głównych Organizatorów w Warszawie, znaczne przyspieszenie prac: nabór na uczestników, dodatkowy fundraising i zabezpieczenie miejsc na konferencje - wydziałów Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, a także zamówienie cateringu.

Promowanie wydarzenia, nabór uczestników

15.01.2017

31.01.2017 07.02.2017 14.02.2017

16.02.2017

Ostatnie przygotowania i dodatkowy nabór delegatów Nagła zmiana miejsca odbywania się Committee Work, po odmowie ze strony dotychczasowego venue Rozpoczęcie sesji

Sukcesy:

• 3 patronaty honorowe (Urząd Miasta Torunia, Województwo Kujawsko-Pomorskie, Europoseł Janusz Zemke) • 4 patronaty medialne (radio ESKA, radio PiK, TV Toruń, Gazeta Pomorska) • reprezentant europosła Janusza Zemke na Ceremonii Zamknięcia • 100 uczestników z 15 krajów, • owocna współpraca z Uniwersytetem Mikołaja Kopernika • wiele materiałów promocyjnych (długopisów, przewodników, smyczy) • Program Kulturalny, który umożliwił uczestnikom poznanie miasta (Muzeum Piernika, gra miejska) • dobrze zlokalizowany hostel, który pozwolił na krótkie, piesze transfery • oddani pracy Official

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

17

Uczestnicy liczba

kraj

płeć

Delegates

54

5

32 mężczyzn, 22 kobiety

Chairs Team

13

8

6 mężczyzn, 7 kobiet

Media Team

8

3

3 mężczyzn, 5 kobiet

Jury Team

3

3

2 mężczyzn, 1 kobieta

Organisers

9

1

4 mężczyzn, 5 kobiet

NC Board Members

2

1

2 kobiety

Oficjalne ws arcie Patroni Honorowi Marszałek Województwa kujawsko-pomorskiego Piotr Całbecki, Prezydent Miasta Torunia Michał Zaleski, Uniwersytet Mikołaja Kopernika, Gimnazjum i Liceum Akademickie Patroni Medialni Radio ESKA, Gazeta Pomorska Radio PiK Wsparcie finans we UMK - provided all venues Urząd Miasta - 2150 PLN Janusz Zemke - materiały biurowe ThyssenKrupp - 1000 PLN SmartSpace Toruń - gadżety Kona Coast cafe - przekąski Europe Direct Toruń - materiały informacyjno-promocyjne Venue

Element programu

Opis

Dom Pielgrzyma w Toruniu

Accommodation

Czysty i tani hostel z pokojami 2-5 osobowymi (z łazienkami), położony w odległości spaceru od pozostałych miejsc odbywania się sesji.

Wydział Nauk Historycznych UMK

Training, TB, GA

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

18

Wydział Nauk Ekonomicznych UMK

CW

Żywe Muzeum Piernika

Evening programme - Training day

Muzeum opowiadające o ważnym elemencie toruńskiej historii - piernikach, w zajmujący i interaktywny sposób.

Kona Coast Cafe

Evening programme - Training day

Kawiarnia, gdzie miał miejsce dodatkowy trening i integracja Officials

Obszary nad którymi warto popracować Rozłożenie przygotowań w czasie - pomimo tego, że wydarzenie było planowane z dużym wyprzedzeniem, rzeczywiste przygotowania rozpoczęły się bardzo późno, co wiązało się z większym stresem dla organizatorów. Możliwą przyczyną tego jest nałożenie się początku pracy z okresem “transition” między kolejnymi zarządami i nieprzekazanie odpowiednio szczegółowych wskazówek organizatorom.

Transition - Przy planowaniu wydarzeń w kolejnym roku kalendarzowym, koordynator z ramienia Zarządu powinien możliwie najwięcej tematów ustalić z Głównymi Organizatorami przed zakończeniem kadencji, a po wybraniu nowego Zarządu odpowiednio opracować przekazanie koordynacji, by na okresie wdrożenia nie ucierpiała Problem jest o tyle istotny, że późne wysłanie organizacja sesji. takich dokumentów jak Welcome Booklet i Academic Preparation Kit, powoduje, że delegaci mają mniej czasu na przygotowanie się.

Komunikacja i) Zarząd - Organizatorzy Ze względu na to, że Regionalna Sesja Selekcyjna w Toruniu była pierwszym wydarzeniem koordynowanym przez Zarząd 2017, pojawiły się pewne problemy z komunikacją i podziałem zadań, szczególnie w takich obszarach jak zbieranie opłat za uczestnictwo, przekazywanie informacji uczestnikom, przygotowanie szablonów dokumentów i logotable.

Od samego początku przygotowań do wydarzenia, podział zadań powinien być jasno zdefini wany, a postępy prac powinny być komunikowane na spotkaniach. Do wykonania każdego zadania powinna zostać przypisana osoba za nie odpowiedzialna.

Komunikację między Organizatorami niewątpliwie usprawniały regularne wieczorne meetingi, jednak dobrym rozwiązaniem mogłyby być także Zarówno przed sesją, jak i w czasie jej trwania dało szybkie wymiany komunikatów szczególnie mięsię zauważyć pewne niedopowiedzenia zarówno dzy Głównymi Organizatorami także w ciągu dnia. między Głównymi Organizatorami jak i na linii Główni Organizatorzy - Organizatorzy. WIązało się to z wydawaniem 2 razy tych samych poleceń, stratą czasu i pieniędzy. ii) Główni Organizatorzy - Organizatorzy

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

19

Logistyka W ostatnich dniach przed sesją pojawiły się nieoczekiwane komplikacje związane z salami na Committee Work, co wiązało się z szukaniem miejsca zastępczego i oczywiście ogromnym stresem dla części organizatorów.

Z każdą szkołą/uczelnią, z którą organizatorzy decydują się na współpracę, powinna zostać podpisana umowa partnerska. Dodatkowo, każde venue powinno być potwierdzone w tygodniu poprzedzającym wydarzenie - wtedy także powinny być ustaDodatkowo, w czasie wydarzenia pojawiły się lone miejsca przygotowywania przerw kawowych, problemy z administracją budynku, szczególnie zamawiania cateringu itp. w momencie, w którym równolegle odbywało się inne wydarzenie.

Catering - pierwszego dnia okazało się, że firma Przy podpisywaniu umowy cateringowej powinien cateringowa nie zapewnia talerzy i sztućców. być ustalony sposób dostarczania posiłków.

Wiązało się to z zakupami na ostatnią chwilę i większymi kosztami.

Jedna aktualizowana lista uczestników jest lepsza Listy uczestników - był problem z ustaleniem, niż 3 kolejne robocze. którzy z delegatów są obecni na wydarzeniu, a którzy zrezygnowali. Listy do hotelu także nie były aktualizowane odpowiednio wcześnie.

Rezygnacje delegatów

Opłaty za uczestnictwo lub kaucje są ważne dla potwierdzenia przyjazdu uczestników i stanowią Ze względu na złe rozłożenie w czasie przygotozabezpieczenie budżetu na wypadek rezygnacji wań i bardzo późny termin przyjmowania opłat za z tego względu termin wpłat powinien być odpouczestnictwo wystąpiły poważne problemy z rezywiednio wczesny i od określonej daty - bezzwrotny. gnacjami dużej części uczestników kilka dni przed wydarzeniem, co naraziło budżet konferencji.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

20

Załącznik 2: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Poznaniu

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland

Raport z Sesji

POZNAŃ 2017 | REGIONAL SELECTION CONFERENCE

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

21

Typ wydarzenia Nazwa wydarzenia

Data i miejsce

Liczba uczestników

Sesja Regionalna

10.03-13.03.16, Poznań

129

POZNAŃ 2017 | RSC of EYP Poland

Zarządzanie projektem Daty

Wydarzenie

20.11-22.11 2016

Rozpoczęcie organizacji

25.11.2016

Pierwsze spotkanie Organizatorów

18.01.2017

Wybór Chairów i Media Team Members

22.01.2017

Officials raining in Warsaw

10-13.03.2017

Ostatnie spotkanie Organizatorów i rozpoczęcie Sesji

Sukcesy • 3 patronaty honorowe: Prezydent Miasta Poznania, Okręgowa Izba Radców Prawnych w Poznaniu, Młodzieżowa Rada Miasta Poznania • Zabezpieczenie finans we wydarzenia poprzez pozyskanie wielu sponsorów • Pozyskanie wsparcia rzeczowego (materiały papiernicze, woda mineralna) • Atrakcyjny hostel zlokalizowany w dogodnym miejscu ułatwiającym transfery • Doskonale dobrane venues, o świetnej lokalizacji • Bardzo sprawny zespół Organizatorów • Oddani i zaangażowani Official

Uczestnicy

liczba

kraj

płeć

Delegates

80

5

37 mężczyzn, 43 kobiet

Chairs Team

15

9

7 mężczyzn, 8 kobiet

Media Team

8

5

4 mężczyzn, 3 kobiety

Jury Team

3

3

3 mężczyzn

Organisers

12

1

6 mężczyzn, 6 kobiet

NC Board Members

4

1

1 mężczyzna, 3 kobiety

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

22

Oficjalne ws arcie Patroni Honorowi • Prezydent Miasta Poznania • Okręgowa Izba Radców Prawnych w Poznaniu • Młodzieżowa Rada Miasta Poznania Patroni Medialni • TVP 3 Poznań Wsparcie finans we • interLan [wsparcie finans we] • PCC Exol [wsparcie finans we] • Filipiak Babicz Kancelaria Prawna [wsparcie finans we] • City Zen [wsparcie finans we] • Sitech [wsparcie finans we] • PRESS-SERVICE Monitoring Mediów Sp. z o.o [wsparcie materialne - artykuły papiernicze] • Spaghetti Bar Piccolo • HM Gastro Catering [rabat na jedzenie] • Canappka Sandwich Bar [rabat na jedzenie] • Wirenka [woda] Goście i mówcy • Aleksander Mazurek - chairperson of Młodzieżowa Rada Miasta Poznania Venue

Element programu

Blooms Hostel Inn & Apartments Accomodation; 10-13.03.2017

Opis Blooms Hostel Inn & Apartments posiada 123 miejsca noclegowe w 41 pokojach o różnym standardzie i typie. Znajduje się w samym centrum Poznania, przy głównej – pieszej arterii miasta Poznań – ul.

Półwiejskiej. Położenie w samym centrum Poznania zapewnia idealny dojazd do większości instytucji kulturalnych i biznesowych, jak i obiektów targowych. W cenie zawiera się również darmowa kawa i herbata na terenie hotelu oraz bezprzewodowy internet.

VIII Liceum Ogólnokształcące im. TeamBuilding and Committee nie polecam, dyrektor niechętny Adama Mickiewicza w Poznaniu Work; 11-12.03.2017 do ugody

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

23

Czarna Owca

Farewell party

Poznań Congress Center to nowoczesne centrum kongresowe, wystawiennicze i widowiskowo-sportowe. To Centrum Wielkich Możliwości, w ofercie którego znajdują się wszystkie obiekty Międzynarodowych Targów Poznańskich. PCC oferuje ponad 70 sal konferencyjnych, Międzynarodowe Targi Poznań- Evening programme - Training 16 pawilonów wystawienniczych, skie - Centrum Kongresowe day otwartą przestrzeń oraz parking dla 2 000 samochodów. Zróżnicowane architektonicznie wnętrza umożliwiają organizację wydarzeń o różnorodnym charakterze, od spotkań biznesowych dla kilkunastu osób, aż po eventy dla ponad 11 000 uczestników.

Obszary nad którymi warto popracować Komunikacja w zespole Zespół Organizatorów bardzo dobrze sprawdził się w akcji, pomimo braku doświadczenia organizacji wydarzeń EYP oraz młodego wieku. Obszar, nad którym organizatorzy mogliby popracować to rozwiązywanie wewnętrznych problemów towarzyskich w zespole, które w pewnym momencie zaczęły negatywnie oddziaływać na ich funkcjonowanie w trakcie sesji.

Zakupy W czasie sesji sporo produktów trzeba było dokupić “na zaraz”, co wiązało się z przepłacaniem w okolicznych sklepach i problemami z rozliczaniem kwot.

Radzenie sobie z sytuacjami kryzysowymi W momencie pojawienia się sytuacji kryzysowych, Organizatorzy mieli tendencję do porzucania racjonalnego myślenia, oddawania się emocjom i impulsywnego podejmowania decyzji, co zamiast przyczynić się do zażegnania problemu, zwiększało go.

Zwrócenie się do przedstawicieli Zarządu o pomoc w rozwiązaniu problemów, szczera rozmowa, bezpośredni feedback czy mediacje. Wyjaśnianie nieporozumień i kryzysowych sytuacji w momencie, kiedy mają one miejsce.

Przemyślenie i przekalkulowanie potrzebnych ilości przed sesyjnymi zakupami, podliczanie wydatków na bieżąco w czasie wydarzenia

W poważnych sprawach, w momencie, w którym Organizatorzy zdawali sobie sprawę, że problem ich przerasta, powinni byli udać się do przedstawicieli Zarządu z prośbą o interwencję, zamiast na własną rękę podejmować kroki.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

24

Załącznik 3: Raport z Regionalnej Sesji Selekcyjnej w Rzeszowie

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland

Raport z Sesji

RZESZÓW 2017 | REGIONAL SELECTION CONFERENCE

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

25

Typ wydarzenia Nazwa wydarzenia Sesja Regionalna

Data i miejsce

Liczba uczestników

RZESZÓW 2017 | RSC of EYP Poland 24.03-27.03.17, Rzeszów 109

Zarządzanie projektem Daty

Wydarzenie Przedstawiciel Zarządu kontaktuje się z Główną Organizatorką Rozpoczęcie fundraisingu, skontaktowanie się z Radą Miasta, II LO i WSIiZ Spotkanie Menadżera Projektu z Głównym Organizatorem, podsumowanie budżetu Sesji, ustalenie kolejnych kroków i priorytetów Wybór Chairpersons, Media Team Members, Jury Members i Organizatorów

16.10.2016 17.10.16-04.01.17 04.01.2017 02.-10.02.17

Zamknięcie budżetu, trening podział zadań w trakcie Sesji

18.03.17

Organizatorów,

Sukcesy

• Honorowy Patronat Prezydenta Miasta Rzeszowa, • Wynegocjowanie darmowych przejazdów komunikacja mejską dla uczestników podczas trwania Sesji, • Patronat medialny Gazety Wyborczej, • Delegacje zagraniczne z Estonii, Austrii, Ukrainy i Litwy • Wsparcie finans we od Rady Miasta Rzeszowa • Zaangażowany i inspirujący Officials eam • Przyjazny Hotel, o dobrej lokalizacji • Wysoki standard venues, o dobrej lokalizacji

Uczestnicy

liczba

kraj

płeć

Delegates

59

5

15 mężczyzn, 44 kobiety

Chairs Team

15

9

7 mężczyzn, 8 kobiet

Media Team

8

5

3 mężczyzn, 5 kobiet

Jury Team

3

3

2 mężczyzn, 1 kobieta

Organisers

9

1

3 mężczyzn, 6 kobiet

NC Board Members

1

1

1 mężczyzn, 3 kobiety

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

26

Oficjalne ws arcie Honorowe Patronaty • Tadeusz Ferenc, Prezydent Miasta Rzeszowa Patronaty Medialne • Gazeta Wyborcza Wsparcie finans we

• Rada Miasta Rzeszowa • ‘GVARANT’ Spółka z.o.o.

• 50% zniżki w hostelu “Aleksander” za zakwaterowanie • darmowe przejazdy komunikacją miejską dla uczestników Sesji podczas wydarzenia

zagwarantowane przez Zarząd Komunikacji Miejskiej

Venues Miejsce

Element programu

Opis

3-gwiazdkowy hostel położony bardzo blisko miejsc, w których Zakwaterowanie i reso-typing; odbywały się inne elementy Sesji.

Hostel “Aleksander” 24.03-27.03.17 Od lat współpracuje z EYP (NSC i poprzednia RS). Mieści on max.

115 osób.

Jedno z najstarszych liceów w Rzeszowie, znanych z wysokiego II Liceum Ogólnokształcące im. CJO Training, Team Building i poziomu nauczania i zdawalnoLeopolda Lisa-Kuli w Rzeszowie Committee Work ; 24.03-26.03.17 ści matur. Od lat czynnie bierze udział w EYP, co roku wysyła delegację na NSC. Wyższa Szkoła Informatyki General Assembly; 27.03.17 i Zarządzania w Rzeszowie

Pub “Kultura”

Uczelnia o randze międzynarodowej, chętnie współpracująca i wspierająca inicjatywy NGO takich jak EYP.

Bardzo pomocne miejsce, pozwoOfficials Dinner, Farewell Party; lili wnieść jedzenie z zewnątrz, 24.03 i 26.03.17 zawsze byli nam na rękę.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

27

Obszary nad którymi warto popracować Zabezpieczenie finans w i przygotowywanie budżetu - budżet złożony razem z bidem był nierealistyczny, niestety zabrakło odpowiednio wczesnej interwencji, która zmobilizowałaby organizatorów do wcześniejszego poszukiwania sponsorów

Zgłoszenie na każdą sesję powinno otrzymać konstruktywny feedback, szczególnie w zakresie zarządzania finansami, tak by participation fees pokrywały przynajmniej największe wydatki takie jak zakwaterowanie i wyżywienie.

Prace nad pozyskaniem dodatkowych funduszy powinny rozpocząć się od razu po otrzymaniu zielonego światła dla projektu wydarzenia, tak by większa ich część była zabezpieczona z wyprzedzeniem.

Human Resources - w czasie przygotowań do wydarzenia bardzo słabo funkcjonował system delegowania zadań na linii Główna Organizatorka - Organizatorzy, co powodowało znaczące obciążenie obowiązkami jednej osoby. Skompletowany zespół Organizatorów był również bardzo mały. Problematyczna okazała się także sytuacja, w której osoby zadeklarowane jako Organizatorzy nie byli obecni przez cały czas trwania wydarzenia i pojawiali się tylko na chwilę. W czasie wydarzenia Masterplan był pomocny, jednak szwankował przepływ informacji pomiędzy organizatorami w sytuacjach kryzysowych i pojawiały się problemy z podziałem zadań i niewywiązywaniem się ze swoich obowiązków przez część zespołu.

Udział większej liczby organizatorów w Treningu w styczniu w Warszawie, lub chociaż pełny udział Głównej Organizatorki mógłby sprawić, że grupa byłaby bardziej zgrana, a poszczególni członkowie Orga Teamu czuliby się bardziej odpowiedzialni za swoje zadania. Sytuacje kryzysowe powinny być omawiane po każdym dniu na Orga Meetingach.

Legal notes, Code of Conduct, Medical Wprowadzenie check-listy, która umożliwiłaby Emergency - ich zbieranie i podpisywanie nie było Organizatorom upewnienie się, czy nie został dopilnowane, byłby duży problem, gdyby coś się pominięty żaden istotny element przygotowań stało.

Ponownie, udział większej część zespołu organizacyjnego w treningu dla Organizatorów w Warszawie byłby z pewnością pomocny, gdzie Problemy z radzeniem sobie ze stresem wiele uwagi poświęciliśmy radzeniu sobie oraz sytuacjami kryzysowymi - w momentach z sytuacjami kryzysowymi. jakichkolwiek problemów w trakcie organizacji, Organizatorzy wpadali w panikę, tracili zdolność Co więcej, w razie pojawienia się problemu, do racjonalnego myślenia, podejmowali impulz którym Organizatorzy nie byli w stanie sobie sywne działania, a tym samym powiększali skalę poradzić, powinni byli udać się do przedstawicieproblemu. li Zarządu z prośbą o poradę i pomoc, jak było im sugerowane. Wtedy ze wsparciem Zarządu łatwiej byłoby wspólnie rozwiązywać kryzysy.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

28

Załącznik 4: Zasady rozliczania wydarzeń EYP ZASADY ROZLICZENIA WYDARZEŃ EYP POLAND [Na podstawie poradnika Eweliny Wołosik] 1. Rozliczamy faktury, a nie rachunki Jak uniknąć wystawiania faktury na jeden chleb? Róbcie zakupy przed sesją, najlepiej wszystkie w jednym sklepie.

2. Termin rozliczenia • 30 dni od zakończenia sesji na rozliczenie drogą elektroniczną • 3 miesiące na fi yczne przekazanie dokumentów.

3. Google Drive W ciągu 30 dni przygotujcie folder ze skanami wszystkich faktur: a) nazwa skanu powinna być dokładnie taka, jak numer danej faktury b) numer faktury i link do danego skanu powinny znaleźć się w Excelu “Rozliczenie sesji” c) w pliku “Rozliczenie sesji” dopisujcie kto zapłacił za daną rzecz Jeżeli fakturę dostaliście w formie elektronicznej mailem, to wstawcie ją na Dysk i od razu uzupełnijcie Excela “Rozliczenie” potrzebnymi informacjami. Jeśli dostaliście fakturę papierową, to dopiszcie z tyłu ołówkiem kto zapłacił za daną rzecz, żebyście wiedzieli, komu oddać pieniądze. Po zeskanowaniu i wstawieniu na Drive uzupełnijcie Excela.

4. Rozliczenie sesji - Excel a) Kto kupił - osoba, która złożyła zamówienie, była w sklepie (np. Zamówiła pizzę) b) Kto zapłacił - osoba, która zapłaciła/której kartą płacono/która zrobiła przelew (tej osobie, trzeba oddać kasę, zazwyczaj ta sama osoba co w punkcie a, ale nie zawsze (np. Pizzę zamówiła Zosia, a zapłaciła Kasia), jeśli zapłacono przelewem to wpisać “EYP Poland” c) Za co - kategoria np. materiały na CW/pizza na trening d) Kto wystawił fakturę - np. Pizzeria “Italia”/Liceum nr 1/Dom Kultury nr 5 (adres+wszystkie dane firm / instytucji) e) Jak zapłacone - np. gotówką/kartą/przelewem z konta EYP Poland f) Kwota - w przypadku przelewów zza granicy uwzględnić aktualny kurs walut g) Status - czy osoba, która zapłaciła z własnych pieniędzy dostała zwrot z konta EYP Poland h) Numer faktury - przepisać dokładnie numer danej faktury i) Data wystawienia - przepisać z faktury 5. Budżet i zmiany w budżecie a) wykaz przychodów przy organizacji sesji i rozłożenia ich na poszczególnych uczestników (regularne aktualizowanie Excela składanego razem z bidem) b) rozliczenie (kto/co/za ile, szczegóły w punkcie 4.)

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

29

c) zestawienie różnic w budżecie (zakładany wydatek/faktyczny wydatek - chcieliśmy zapłacić za kawę na CB 70zł, a zapłaciliśmy 75zł + komentarz “nie sprawdziliśmy dokładnie ceny/niedoszacowanie/zeszło więcej niż myśleliśmy) d) przychody i wydatki w sumie (sesja przyniosła zysk w wysokości XXXzł/ sesja przyniosła stratę w wysokości YYYzł) 6. Raport po sesji W ciągu 30 dni od zakończenia wydarzenia, przygotujcie raport, według schematu z Sesji Regionalnych [załączniki 1-3].

Załącznik 5: Raport nt. staży i praktyk w NGO [Agata Meysner] Czy pracę w grupie roboczej można uznać za staż albo praktyki w NGO? Wstęp Wiele organizacji pozarządowych w Polsce funkcjonuje dzięki pomocy osób, które nie są z nim związane umową o pracę. Sektor pozarządowy korzysta w bardzo dużym stopniu z pracy wolontariuszy. Pojawia się jednak pytanie czy pracę w EYP Poland, a konkretnie w grupie roboczej, można uznać za staż albo praktyki w NGO. Czy EYP Poland spełnia warunki dla konkretnych rodzajów stażu i jakie kroki – jeśli w ogóle – musielibyśmy podjąć aby umożliwić członkom grupy roboczej podjęcie takiego stażu? Jakie są zalety i wady poszczególnych możliwości? Która kategoria jest najlepiej przystosowana do sytuacji EYP Poland? Celem tego dokumentu jest odpowiedź na wyżej wymienione pytania i zaproponowanie najlepszego rozwiązania.

Sytuacja prawna stażystów w Polsce W przeciwieństwie do sytuacji wolontariuszy, sytuacja prawna stażystów jest w Polsce dość skomplikowana. Jest to związane przede wszystkim z tym, że termin „staż” bywa używany dla określenia różnych relacji organizacji ze współpracownikiem. Rozróżnia się cztery typy stażów: • Staż osoby bezrobotnej Pierwszą formą stażu, najbardziej uregulowaną przepisami, są staże dla osób bezrobotnych, finans wane przez urzędy pracy. Zasady ich organizacji opisane zostały w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Z uwagi na liczne wymagania przewidywane przez ustawę, tylko te potencjalnie problematyczne zostaną dokładniej omówione.

1) Status osoby bezrobotnej Aby zarejestrować się na ten staż, należy uzyskać status osoby bezrobotnej. Niestety w świetle obowiązującego prawa jedynie studenci studiów zaocznych, których zajęcia odbywają się w weekendy, mogą zarejestrować się jako osoby bezrobotne.

2) Pracodawca Organizatorem stażu dla osoby bezrobotnej może być organizacja niezatrudniająca pracowników (np.

EYP Poland), niemniej jednak organizacja niezatrudniająca żadnych pracowników może przyjąć na staż jedynie jedną osobę bezrobotną.

3) Stałe miejsce pracy – biuro Urzędy pracy nie wyrażają zgody na staże w organizacjach, które pracują wyłącznie zdalnie i nie mają swojego stałego biura (EYP Poland w teorii to biuro ma, w praktyce niestety nie). Jest to związane z tym, że stażysta musi być obecny w pracy w konkretnym czasie (w konkretnych godzinach), a urząd pracy musi mieć możliwość kontroli. Jeżeli organizacja chciałaby, żeby stażysta pracował zdalnie w pewnym zakresie godzin, powinna zapytać przed podpisaniem umowy swój urząd pracy, czy będzie to możliwe. Szanse na uzyskanie takiego pozwolenia są jednak znikome.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

30

• Praktyki studenckie Drugi rodzaj stażu to taki, który realizowany jest w porozumieniu z uczelnią wyższą, delegującą do niego swoich studentów. Taką formę współpracy reguluje najczęściej umowa pomiędzy organizacją a uczelnią.

Stażysta nie otrzymuje wynagrodzenia, ale zazwyczaj skutkuje to zaliczeniem obowiązkowych zajęć na uczelni. Od wolontariatu różni je aspekt edukacyjny – organizacja musi uwzględnić w programie stażu elementy ważne dla wykształcenia absolwenta danego kierunku studiów. Na tą chwilę nie ma jednak uniwersalnej formy praktyk stosowanych na wszystkich uczelniach. Przed podjęciem stażu w danej organizacji, niezbędne będzie skonsultowanie się z daną uczelnią, aby upewnić się co do ich wewnętrznych, niezależnych wymagań.

Niemniej jednak, po analizie wymagań obowiązujących na paru większych uczelniach problemem, może okazać się, ponownie, fakt, że EYP Poland nie jest pracodawcą (tzn. nie zatrudnia przynajmniej jednego pracownika na etat). Każdemu studentomi odbywającemu staż przydzielona powinna zostać osoba zatrudniona przez daną organizację, co nie jest możliwe w przypadku EYP Poland. Uczelnie nie określają jednoznacznie co dzieje się w sytuacji, gdy organizacja takim pracodawcą nie jest.

• Praktyki absolwenckie Trzeci rodzaj stażów to staże realizowane na postawie ustawy o praktykach absolwenckich. Tego rodzaju staż różni od wolontariatu nie tylko aspekt edukacyjny, ale także pewne szczególne zasady organizacji przewidziane przepisami. Ustawa stanowi, że organizacja może przyjąć na praktykę osobę, która ukończyła co najmniej gimnazjum i nie ukończyła 30. roku życia. Z ustawy nie wynika, że staż zawsze musi wiązać się z wynagrodzeniem.

Jako, że żaden z członków grup roboczych nie jest absolwentem, kategoria ta nie będzie omówiona w tym dokumencie.

• Staże nieregulowane ustawą Organizacje korzystające ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) realizują programy stażowe w ramach projektów finans wanych ze środków unijnych – zasady ich organizacji regulują wówczas dokumentacje konkursowe. Jako, że EYP Poland nie spełnia warunków tej kategorii, nie będzie ona omówiona w tym dokumencie.

Podsumowanie W Polsce rózróżnia się cztery typy stażów: staże dla osób bezrobotnych, praktyki studenckie, praktyki absolwenckie oraz staże nieregulowane ustawą.

Po analizie dostępnych możliwości, kategorią najlepiej przystosowaną do sytuacji EYP Poland okazują się praktyki studenckie. Niemniej jednak, ze względu na brak uniwersalnych zasad dotyczących praktyk studenckich, zainteresowani członkowie zobligowani są szukać dokładniejszych informacji na wydziałach uniwersytetów na których studiują, które, w tym przypadku, stanowią najbardziej wiarygodnie źródło informacji.

Drugą najlepszą – jednakże wymagającą wprowadzenia zmian strukturalnych – opcją, są staże dla osób bezrobotnych. Jest to możliwość dostępna dla tych osób, którą studiuję kierunki zaoczne. Zarejestrowanie się na taki staż będzie możliwe dopiero wtedy, gdy EYP Poland uzyska stałe biuro. Natomiast przyjęcie więcej niż jednej osoby na staż uzależnione jest od ilości osób zatrudnionych przez EYP Poland. Na każdą zatrudnioną osobą, można przyjąć jednego stażystę.

Uwagi W dokumencie nie omówione zostały warunki praktyk studenckich z zagranicznymi uczelniami. Podobnie jak w Polsce, w większości krajów zasady dotyczące stażów sa sprawą indywidualną danej uczelni.

Każdy student musi złożyć aplikację i wypełnić odpowiednie dokumenty, które muszą zostać zaakceptowane przez uniwersytet. Jeśli pojawi się taka potrzeba, sekcja dotycząca uczelni zagranicznych zostanie dostana do dokumentu.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

31

Załącznik 6: Statut EYP Poland z proponowanymi zmianami

Statut Europejskiego Parlamentu Młodzieży EYP Poland Rozdział I Postanowienia ogólne §1 Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland, zwany dalej „Stowarzyszeniem”, działa na mocy prawa polskiego. §2 Terenem działania Stowarzyszenia jest obszar Rzeczpospolitej Polskiej, pozostałych państw Rady Europy oraz Republiki Białoruś. §3 Siedzibą władz Stowarzyszenia jest miasto stołeczne Warszawa. §4 Stowarzyszenie może nawiązywać współpracę z krajowymi, zagranicznymi i międzynarodowymi organizacjami rządowymi i pozarządowymi, o tym samym lub podobnym profilu działania. §5 Działalność Stowarzyszenia opiera się na pracy społecznej jego członków. §6 Stowarzyszenie może używać pieczęci i oznak, zgodnie z obowiązującymi w tym względzie przepisami. §7 Stowarzyszenie zostaje powołane na czas nieokreślony.

Rozdział II Cele i formy działania Stowarzyszenia §1 Misją Stowarzyszenia jest inspirowanie młodych ludzi, by stawali się otwartymi, tolerancyjnymi i aktywnymi obywatelami polskiego i europejskiego społeczeństwa. §2 Celami Stowarzyszenia są: 1. Szerzenie wartości bliskich idei European Youth Parliament, zwanego dalej „EYP”, tj. niezależności, bezpartyjności, demokracji, otwartości, umacniania w działaniu, aktywnego wkładu, współpracy, pluralizmu i szacunku dla innych kultur demokracji, ochrony i promocji kultury narodowej, szacunku dla innych kultur i wartości oraz praw człowieka; 2. Zachęcanie do brania czynnego udziału w życiu politycznym i społecznym Rzeczypospolitej Polskiej i Europy; 3. Popieranie inicjatyw społecznych grup i jednostek; 4. Wspieranie dialogu międzykulturowego oraz wymiany informacji i poglądów; 5. Współpraca z komitetami krajowymi państw, w których EYP ma swoich przedstawicieli, popieranie bilateralnych i wielostronnych projektów EYP; 6. Informowanie członków Stowarzyszenia o sesjach EYP w Europie; 7. Organizowanie corocznej Sesji Selekcyjnej, która ma na celu wybór delegacji na Sesje Międzynarodowe Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

32

§2 Stowarzyszenie realizuje swoje cele zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego poprzez: 1. Organizowanie regionalnych, ogólnopolskich i międzynarodowych spotkań EYP; 2. Tworzenie sieci przedstawicieli lokalnych, zwanych Koordynatorami Regionalnymi; 3. Współpracę z krajowymi, zagranicznymi i międzynarodowymi organizacjami rządowymi i pozarządowymi o tym samym lub podobnym charakterze; 4. Współpracę z władzami samorządowymi, państwowymi, osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, mediami oraz z osobami fi ycznymi; 5. Prowadzenie działalności informacyjnej, promocyjnej i szkoleniowej, służącej realizacji celów statutowych; 6. Aktywne zdobywanie oraz pomoc organizacjom i osobom zaangażowanym w realizację celów statutowych Stowarzyszenia w pozyskiwaniu funduszy na realizację tychże celów.

Rozdział III Członkowie, ich prawa i obowiązki §1 Członkowie Stowarzyszenia dzielą się na: 1. Członków Zwyczajnych, 2. Członków Honorowych, 3. Członków Wspierających. §2 Członek Zwyczajny: 1. Członkiem Zwyczajnym może być osoba małoletniaosoba pełnoletnia, mająca pełną zdolność do czynności prawnych oraz nieletnia po ukończeniu szesnastego roku życia po uzyskaniu pisemnej zgody rodzica bądź opiekuna prawnego, pragnąca urzeczywistniać cele Stowarzyszenia.

2. Procedura przyjęcia w poczet Członków Zwyczajnych: a. złożenie pisemnej deklaracji członkowskiej wraz z listem motywacyjnym w języku angielskim na ręce Zarządu Stowarzyszenia, zwanego dalej „Zarządem”, b. rozpatrzenie deklaracji członkowskiej wraz z listem motywacyjnym przez Zarząd w ciągu 14 dni od dnia jej otrzymania, c. niezwłoczne podjęcie stosownej uchwały przez Zarząd, d. zawiadomienie kandydata w ciągu 14 dni od daty podjęcia uchwały drogą elektroniczną lub na piśmie o uchwale Zarządu.

3. W razie odmowy przyjęcia w poczet Członków Zwyczajnych kandydat ma prawo, w terminie do 14 dni od daty doręczenia uchwały, złożyć na ręce Zarządu pisemne odwołanie do Walnego Zebrania Członków.

Walne Zebranie Członków jest zobowiązane rozpatrzyć niniejsze odwołanie w czasie najbliższych obrad.

Stanowisko Walnego Zebrania Członków jest ostateczne.

4. Członek Zwyczajny ma prawo: a. wybierania i bycia wybieranym do Zarządu i Komisji Rewizyjnej, b. zgłaszania wniosków i postulatów w sprawach związanych z działalnością Stowarzyszenia, a także domagania się informacji o sposobie ich realizacji, c. korzystania z pomocy i zaplecza Stowarzyszenia w podejmowanych działaniach zgodnych z jego celami statutowymi.

5. Członek Zwyczajny ma obowiązek: a. przestrzegania postanowień statutu, regulaminów, uchwał i decyzji władz Stowarzyszenia, b. aktywnego uczestnictwa w realizacji celów Stowarzyszenia, c. dbania o dobre imię Stowarzyszenia.

6. Członek Zwyczajny ma ponadto obowiązek regularnego opłacania składek członkowskich, które zbieEuropejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

33

rane są w trybie rocznym: a. w przypadku dołączenia do grona Członków Zwyczajnych, do opłacenia składki członkowskiej w przeciągu jednego miesiąca od momentu poinformowania go o podjęciu uchwały opisanej w Rozdziale III, §3 pkt. 2c, b. w przypadku przedłużenia członkostwa na dany rok kalendarzowy, do opłacenia składki członkowskiej do końca maja w bieżącym roku kalendarzowym.

7. W przypadku niezastosowania się do pkt. 5 w Rozdziale III, Członek Zwyczajny traci wszelkie przywileje płynące z członkostwa.

8. W razie braku uregulowania składek za ostatnie dwa lata kalendarzowe, Zarząd podejmuje uchwałę o wykreśleniu osoby z listy Członków Zwyczajnych. Od decyzji Zarządu przysługuje odwołanie w procedurze opisanej w Rozdziale III, §5 pkt. 3. §3 Członek Honorowy: 1. Członkiem Honorowym Stowarzyszenia może zostać osoba fi yczna szczególnie zasłużona dla rozwoju społeczeństwa obywatelskiego lub samego Stowarzyszenia, która oświadczyła o gotowości przyjęcia tego tytułu.

2. Godność Członka Honorowego nadaje Walne Zebranie Członków na wniosek Zarządu.

3. Członkowi Honorowemu przysługuje prawo do udziału w Walnym Zebraniu Członków z głosem doradczym. §4 Członek Wspierający: 1. Członkiem Wspierającym Stowarzyszenia może być osoba fi yczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która identyfi uje się z celami działalności Stowarzyszenia i zadeklaruje wsparcie w realizacji tychże celów w sposób uzgodniony z Zarządem. Wzór deklaracji określa jącej wsparcie w działalności realizacji Stowarzyszenia określa uchwała Zarządu.

2. Przyjęcie w poczet Członków Wspierających Stowarzyszenia następuje na mocy uchwały Zarządu.

3. Zarząd jest zobowiązany przedstawić Walnemu Zebraniu Członków informację o przyjęciu w poczet Członków Wspierających wraz z informacją o sposobie wspierania Stowarzyszenia.

4. Członek Wspierający ma prawo: a. uczestnictwa w Walnym Zebraniu Członków z głosem doradczym, b. używania zewnętrznych oznaczeń Stowarzyszenia oraz korzystania z jego pomocy i zaplecza w podejmowanych działaniach, na zasadach określonych w niniejszym statucie, regulaminie, uchwałach i decyzjach Władz Stowarzyszenia.

5. Członek Wspierający jest zobowiązany do realizacji uzgodnionego z Zarządem wsparcia Stowarzyszenia w realizacji jego celów. §5 Ustanie członkostwa: 1. Ustanie członkostwa może nastąpić poprzez uchwałę Zarządu o wykluczeniu z grona członków.

2. Wykluczenie z listy członków może nastąpić w przypadku: a. dobrowolnego wystąpienia ze Stowarzyszenia, b. w przypadkach opisanych w Rozdziale III, §2 pkt. 7 i 8, c. śmierci członka lub likwidacji osoby prawnej, będącej Członkiem Wspierającym, d. działania na szkodę Stowarzyszenia, e. naruszenia postanowień statutu, regulaminów, uchwał i postanowień władz Stowarzyszenia, f. prawomocnego skazania wyrokiem sądu za przestępstwo.

3. Od uchwał Zarządu o wykluczeniu przysługuje członkom odwołanie do Walnego Zebrania Członków w terminie do 14 dni od dnia doręczenia uchwały drogą elektroniczną lub na piśmie. Walne Zebranie Członków jest zobowiązane rozpatrzyć niniejsze odwołanie w czasie swoich najbliższych obrad. Decyzja Walnego Zebrania Członków jest ostateczna.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

34

Rozdział IV Władze Stowarzyszenia §1 Władzami Stowarzyszenia są: 1. Walne Zebranie Członków, 2. Zarząd, 3. Komisja Rewizyjna. §2 Kadencja Władz Stowarzyszenia trwa jeden rok. §3 W przypadku zmniejszenia się liczby członków Zarządu lub Komisji Rewizyjnej w trakcie trwania kadencji, Zarząd rozpisuje, w terminie nieprzekraczającym jednego miesiąca, wybory uzupełniające w trybie określonym w Ordynacji Wyborczej Stowarzyszenia. Przepisu tego nie stosuje się jeśli zmniejszenie się liczby członków Zarządu lub Komisji Rewizyjnej nastąpiło na mniej niż dwa miesiące przed końcem kadencji. W tym przypadku organ kontynuuje prace w pomniejszonym składzie. §4 Walne Zebranie Członków: 1. Walne Zebranie Członków jest najwyższą władzą Stowarzyszenia.

2. Walne Zebranie Członków może się odbywać w trybie: a. zwyczajnym, b. nadzwyczajnym.

3. O terminie Zwyczajnego i Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków wraz z proponowanym porządkiem obrad Zarząd zawiadamia członków pisemnie lub drogą elektroniczną do 14 dni przed planowanym terminem obrad.

4. Walne Zebranie Członków jest zwoływane co najmniej raz na rok przez Zarząd.

5. Walne Zebranie Członków może odbyć się on-line lub drogą elektroniczną.

6. Walne Zebranie Członków w trybie nadzwyczajnym zwoływane jest przez Zarząd: a. z inicjatywy Zarządu, b. na wniosek Komisji Rewizyjnej, c. na pisemny wniosek co najmniej 1/3 ogólnej liczby członków.

7. Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków musi odbyć się nie później niż 30 dni od zgłoszenia wniosku.

8. Uchwały Walnego Zebrania Członków podejmowane są w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 2/5 ogólnej liczby członków uprawnionych do głosowania, chyba, że pozostałe postanowienia Statutu mówią inaczej.

9. Walne Zebranie Członków rozpoczyna swoje obrady od podjęcia uchwały o wyborze Przewodniczącego Walnego Zebrania Członków.

10. Przewodniczący Walnego Zebrania Członków: a. przewodniczy obradom Walnego Zebrania Członków, b. ustala porządek obrad Walnego Zebrania Członków, c. udziela głosu członkom Stowarzyszenia, d. posiada głos decydujący w razie równego rozłożenia głosów w trakcie obrad.

11. W razie braku kworum otwarcie Walnego Zebrania Członków następuje w drugim terminie, a ważność jego uchwał nie jest zdeterminowana ilością obecnych na nim członków.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

35

12. Walne Zebranie Członków: a. ustala kierunki i program działania Stowarzyszenia, b. rozpatruje i zatwierdza sprawozdania merytoryczne Zarządu i Komisji Rewizyjnej oraz roczne sprawozdanie finans we, c. decyduje w sprawie udzielania absolutorium Zarządowi, d. uchwala zmiany statutu Stowarzyszenia, e. zatwierdza regulaminy Zarządu i Komisji Rewizyjnej, f. podejmuje uchwałę o rozwiązaniu Stowarzyszenia oraz o przeznaczeniu jego majątku, g. rozpatruje odwołania od uchwał i decyzji Zarządu, h. nadaje tytuł Członka Honorowego na wniosek Zarządu, i. wybiera Zarząd i Komisję Rewizyjną w trybie określonym w Ordynacji Wyborczej Stowarzyszenia. §5 Zarząd Stowarzyszenia: 1. Zarząd kieruje całokształtem działalności Stowarzyszenia zgodnie z uchwałami Walnego Zebrania Członków, reprezentuje je na zewnątrz i ponosi odpowiedzialność za swoją pracę przed Walnym Zebraniem Członków.

2. Zarząd składa się z sześciu osób. Zarząd może rozpocząć prace w pomniejszonym składzie, a na nieobsadzone w wyborach stanowiska rozpisane zostają wybory uzupełniające w czasie nie dłuższym niż 14 dni. Jeśli stanowiskiem nieobsadzonym jest stanowisko Prezesa, Zarząd wybiera ze swojego grona osobę wykonującą obowiązki Prezesa do czasu jego wyboru w wyborach uzupełniających.

3. Uchwały Zarządu podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 1/2 ogólnej liczby członków Zarządu. W sytuacji równego rozłożenia głosów następuje ponowne głosowanie, podczas którego głos Prezesa jest decydujący którego Prezes pozostaje neutralny.

4. Szczegółowe uprawnienia oraz organizację pracy określa regulamin prac Zarządu.

5. Zarząd zbiera się nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.

6. Zarząd zobowiązany jest do: a. realizowania zadań statutowych zgodnie z wytycznymi, uchwałami i zaleceniami Walnego Zebrania Członków, b. uchwalania okresowych planów działalności merytorycznej i finans wej, c. przedstawiania sprawozdań ze swojej działalności Walnemu Zebraniu Członków i Komisji Rewizyjnej, d. zarządzania majątkiem i podejmowania uchwał w sprawie dotacji, darowizn, spadków, zapisów, środków pochodzących z ofiarności publicznej, do acji i kontraktów państwowych, 7. Do składania oświadczeń woli we wszystkich sprawach majątkowych Stowarzyszenia, zawierania umów i udzielania pełnomocnictw wymagany jest podpis dwóch członków Zarządu.

8. Prezes po zasięgnięciu opinii członków Zarządu zwołuje posiedzenia Zarządu.

9. Prezes lub osoba przez niego wyznaczona przewodniczy posiedzeniom Zarządu. §6 Komisja Rewizyjna: 1. Komisja Rewizyjna jest organem kontrolnym Stowarzyszenia i składa się z trzech osób.

2. Przewodniczącym Komisji Rewizyjnej zostaje jej członek, który w wyborach do tego organu otrzymał największą liczbę głosów. W przypadku równego rozłożenia głosów Komisja Rewizyjna wybiera Przewodniczącego z grona osób o największej liczbie głosów.

3. Na pierwszym posiedzeniu Komisja Rewizyjna wybiera ze swojego grona zastępcę przewodniczącego i sekretarza.

4. Członkowie Komisji Rewizyjnej nie mogą być równocześnie członkami Zarządu.

5. Członkowie Komisji mają prawo uczestnictwa w dyskusjach Zarządu z głosem doradczym.

6. Szczegółowy tryb współpracy Komisji Rewizyjnej z Zarządem podlega wspólnym ustaleniom tych organów.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

36

7. Uchwały Komisji Rewizyjnej podejmowane są zwykłą większością głosów w obecności wszystkich jej członków.

8. Komisja Rewizyjna ma obowiązek: a. kontrolowania co najmniej dwa razy w roku całokształtu działalności Stowarzyszenia, b. przedstawiania Zarządowi uwag i wniosków oraz zaleceń pokontrolnych, dotyczących działalności statutowej i finans wej Stowarzyszenia, c. składania sprawozdań ze swojej działalności Walnemu Zebraniu Członków, d. składania wniosków o udzielanie absolutorium Zarządowi.

9. Członkowie Komisji pracują społecznie.

Rozdział V Majątek i gospodarka finans wa §1 Majątek Stowarzyszenia stanowią: 1. Składki członkowskie Członków Zwyczajnych oraz wsparcie udzielane przez Członków Wspierających; 2. Dotacje, darowizny, spadki i zapisy oraz środki pochodzące z ofiarności publicznej 3. Wpływy z działalności statutowej; 4. Dochody z majątku Stowarzyszenia; 5. Dotacje i kontrakty państwowe. §2 Wysokość składek członkowskich ustalana jest przez Walne Zebranie Członków. §3 Do nabywania, zbywania i obciążania majątku Stowarzyszenia upoważniony jest Zarząd.

Rozdział VI Ordynacja Wyborcza §1 Ordynacja Wyborcza określa zasady i tryb przeprowadzania wyborów do Zarządu i Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia. §2 Czynne i bierne prawo wyborcze do Zarządu i Komisji Rewizyjnej przysługuje każdemu Członkowi Stowarzyszenia, który w roku, w którym odbywają się wybory opłacił wszystkie składki członkowskie. §3 Wybory do Zarządu są powszechne, równe, bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym.

W wyborach do Zarządu w oddzielnych głosowaniach wybierany jest Prezes oraz pięciu Członków Zarządu odpowiedzialnych za poszczególne sfery działalności Stowarzyszenia, które określane są uchwałą Zarządu przed ogłoszeniem wyborów do Zarządu na podstawie analizy aktualnych potrzeb Stowarzyszenia. Każdy z kandydatów na pięć stanowisk Członka Zarządu może wyrazić chęć kandydowania na stanowisko Wiceprezesa. Dwóch Wiceprezesów wybiera się w oddzielnym głosowaniu. §4 Kandydat na stanowisko Prezesa lub Członków Zarządu wybierany jest większością głosów.

W przypadku remisu, Komisarz Wyborczy zarządza wybory pomiędzy kandydatami o takiej samej liczbie głosów, spośród tych, którzy otrzymali ich najwięcej. Dopuszczalne jest kandydowanie na więcej niż jedno stanowisko. W razie wybrania na więcej niż jedno stanowisko, osoba wybrana zobowiązana jest niezwłocznie, lecz nie później niż 1 dzień po ogłoszeniu wyników wyborów, oświadczyć które ze stanowisk obejmuje i zrzec się pozostałych mandatów, na które została wybrana. Niezłożenie oświadczenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, oznacza rezygnację ze wszystkich mandatów. Mandaty, których zrzekła się osoba wybrana na więcej niż jedno stanowisko, obejmuje kolejna osoba z największą liczbą głosów.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

37

§5 Każdemu uprawnionemu do głosowania Członkowi Stowarzyszenia przysługuje prawo oddania głosu na tylko jednego kandydata na każde ze stanowisk. Jeśli na dane stanowisko kandyduje tylko jedna osoba, musi ona uzyskać w wyborach wotum zaufania. §6 Wybory do Komisji Rewizyjnej są powszechne, równe, bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym. Każdy Członek Stowarzyszenia uprawniony do głosowania może oddać głos na trzech kandydatów tylko jednego kandydata. W skład Komisji Rewizyjnej zostają wybrani trzej kandydaci którzy uzyskali największą liczbę głosów. §7 Procedura przeprowadzenia wyborów obejmuje następujące etapy: 1. Mianowanie przez Zarząd bezstronnego i niekandydującego w wyborach Komisarza Wyborczego spośród Członków Zwyczajnych Stowarzyszenia minimum na 2 miesiące 28 dni przed końcem kadencji, 2. Przesłanie droga elektroniczną wszystkim członkom EYP Poland formularza zgłoszeniowego w przeciągu trzech dni od mianowania Komisarza Wyborczego oraz ogłoszenie minimum siedmiodniowego okresu zgłaszania kandydatur do Komisarza Wyborczego, 3. Ogłoszenie kandydatur oraz opublikowanie złożonych formularzy zgłoszeniowych wszystkim członkom EYP Poland, 4. Odbycie co najmniej siedmiodniowej debaty przedwyborczej z udziałem kandydatów i Członków Stowarzyszenia za pomocą platformy internetowej, 5. Ogłoszenie ciszy wyborczej rozpoczynającej się minimum dzień przed rozpoczęciem głosowania i trwającej do zakończenia głosowania, w czasie której zabroniona jest wszelka agitacja pod rygorem wykluczenia z wyborów, 6. Co najmniej trzydniowe głosowanie za pomocą platformy internetowej umożliwiajżącej tajne oraz bezposrednie głosowanie, a także bezsporne zliczenie głosów, 7. Ogłoszenie wyników wyborów w formie zbiorczych, anonimowych statystyk do wiadomości Członków Stowarzyszenia nie później niż miesiąc 5 dni przed rozpoczęciem nowej kadencji, 8. Zgłaszanie protestów wyborczych na ręce Komisarza Wyborczego, 9. Rozstrzygnięcie kwestii ważności wyborów przez Walne Zebranie Członków na wypadek złożenia protestów wyborczych.

10. Komisarz Wyborczy po zakończeniu wyborów jest zobowiązany w terminie do 14 dni do przesłania wybranemu Zarządowi uchwały z Walnego Zebrania Członków oraz Protokołu z wynikami wyborów. §8 Kadencja Zarządu i Komisji Rewizyjnej trwa od 1 stycznia do 31 grudnia za wyjątkiem pierwszego roku obowiązywania niniejszej Ordynacji, gdzie trwa ona od 1 lutego do 31 grudnia. Przepis ten nie narusza postanowień Rozdziału IV §2. §9 Prezes Zarządu wskazuje spośród nowowybranych Członków Zarządu dwóch wiceprezesów. §10 §9 W przypadku zmniejszenia się̨liczby członków Zarządu lub Komisji Rewizyjnej w trakcie trwania kadencji, przeprowadza sie wybory uzupełniające zgodnie z postanowieniami niniejszego Statutu. §11 §10 Protesty wyborcze można zgłaszać w terminie 3 dni od dnia ogłoszenia wyników wyborów i sa rozpatrywane przez Walne Zebranie Członków, które zostaje zwołane w trybie nadzwyczajnym.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

38

Rozdział VII Postanowienia końcowe §1 Zmiany Statutu Stowarzyszenia wymagają uchwały Walnego Zebrania Członków, podjętej większością 2/3 głosów w obecności co najmniej połowy liczby członków uprawnionych do głosowania. §2 Decyzja o rozwiązaniu Stowarzyszenia wymaga uchwały Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków podjętej większością 2/3 głosów ogólnej liczby Członków Stowarzyszenia uprawnionych do głosowania. §3 Uchwalając rozwiązanie Stowarzyszenia Walne Zebranie Członków powołuje Komisję Likwidacyjną, a także wskazuje fundacje i stowarzyszenia o celach możliwie najbliższych celom Stowarzyszenia, na rzecz których przejdzie majątek Stowarzyszenia po zaspokojeniu jego zobowiązań i wierzycieli.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

39

Załącznik 7: Strategia Rozwoju EYP Poland 2016-2020

EUROPEAN YOUTH PARLIAMENT EYP POLAND

Strategy 2016-2020 Europejski Parlament Mł odzież y EYP Poland

TABLE OF CONTENTS 1. Introduction 2. Inclusion 2.1 Inclusion 2.2 Outreach 2.3 Mobility 2.4 Regional Representation 3. Empowerment 3.1 Transversal skills 3.2 Educational value 3.3 Opportunities for personal development 4. Contribution 4.1 Volunteering 4.2 Democracy 5. Stability & Continuity 5.1 Continuity & organisational stability 5.2 Professionalism 5.3 Administrative capacity and management skills 6. Implementation and renewal 7. Conclusion

1. INTRODUCTION EYP Poland is one of the 40 National Committees of the European Youth Parliament. It was established in 2006 and since then has developed into one of the biggest platforms of non-formal education for youth in Poland. We as the board have analysed the strengths, achievements, drawbacks and failures of the 10 years that have passed. This document is the result of the aforementioned work and our National Strategy for the next five years2. Until 2020 EYP Poland will have implemented the below mentioned important values and c ruc ial standards, ensuring sustainable growth of the organisation and high quality of our events.

EYP Poland’s National Strategy is connected to the International Strategy of the EYP and should follow its overall directions and aims.

EYP Poland is a non-profit organisation, based in Warsaw, Poland. It is governed by a National Board elected by all Members, c onsisting of: a President, two Vic e-Presidents and three Board Members. The Vice-Presidents and Board Members are each responsible for one of the following portfolios: Administration, Communication, International Coordination, National Coordination and Project Management. The Board is supported and controlled by a three-member Audit Committee. The highest authority in the organisation is held by the General Assembly of all Members, which convenes at least once annually. Currently, EYP Poland consists of around 160 active Members who can develop through their participation in debates, discussions on current affairs (online and during the Members’ Assemblies), participation in working groups in areas of each Board Members’ portfolio and voting in elections.

Every year EYP Poland organises various events for different target groups. The current yearly event calendar aims at organising: 3-5 Regional Selection Conferences between February and April, 1 National Selection Conference in the beginning of September, 1 bigger event in the summer and/or 1 university students Forum every 2 years, 3 training events, 3-5 small scale events and 2 General Assemblies of all Members. All of these events are aimed to be equally based around the whole country, making them accessible for all citizens.

During the last few years, EYP Poland has undergone significant growth, which is mainly visible annually in the number of events we organise, the number of participants we host and the number of active volunteers who decide to support our actions. Despite all of this, there is still a lot of room for improvement. Thus, the National Strategy for 2016-2020 has been c ompiled with the aim to create guidelines for the future development of EYP Poland. This National Strategy complies with the main pillars of the International Strategy of the EYP, which are Inclusion, Empowerment, Contribution and Stability and Continuity.

In order to realise which direction to take, thorough research and analysis was made of the current state of EYP Poland. Having assessed our strengths and weaknesses, threats and opportunities, we set these goals and targets as realistic aims for the future, hoping they will be responsibly implemented by the current and future members of EYP Poland.

2

The strategy started in 2016

The National Strategy was reviewed and approved by the National Board and all the Members.

2. INCLUSION EYP Poland is a welcoming environment to all young Europeans. It provides equal opportunities to all, regardless of their gender, ethnicity and nationality, socioeconomic status and abilities.

Currently EYP Poland’s activities are not equally represented around the whole country. Cities and regions in Poland can be divided into 4 groups: old active regions (eg. Warsaw, Rzeszów, Toruń), newly active regions (eg. Poznań, Katowice), recently inactive regions, which died-out (eg. Wrocław, Białystok) and regions that that have been inactive for a very long time or never active at all ​(eg. Gdańsk, Bydgoszcz, Łódź). Understanding the importance of reaching out to the whole area of the country, EYP Poland wants to reach further and increase its presence in as many bigger cities as possible. EYP Poland also aims to reach out to various social groups and expands its activities, adapting them for their respective needs. Being part of the bigger EYP network, EYP Poland understands the need to foster both the exchange of Officials and Delegates as well as share knowledge with other National Committees.

2.1 Inclusion In order to ensure that EYP Poland reaches out to young Europeans residing in Poland regardless of their gender, ethnicity, regional or educational background, the following objectives will be met by 2020:

Measure

Sub-measures and success indicators

Identifying and reducing financial barriers to participants

Reducing participation fees for events to: no more than 60 euro for the NSCs, aiming at 50 euro no more than 40 euro for the RSCs, aiming at 30 euro no more than 5 euro for small scale events or trainings, aiming at them being free

Identifying and reducing language barriers to participants Organising at least 3 small scale events per year, held entirely in Polish Modifying basic event structure and methodology to enable the participation of students outside of high school age (16-18)

Organising at least 1 event every 2 years aimed entirely at university students

Promoting an inclusive culture within the organisation & Ensuring volunteers have the skills to be inclusive

Inclusivity is covered at alumni weekends and training events (for future potential head organisers and regional coordinators)

Organising workshops or small scale events for students aged 14-16

Modules on inclusivity at relevant pre-session training events are included (trainings for organisers)

Basic inclusivity guidelines for session organising teams are published Evaluating the state of inclusiveness of the National Committee

Basic data on inclusivity/main barriers for participation is gathered through both Members’ surveys and participants’ surveys The NC’s annual work report includes a section on the state of inclusiveness

2.2 Outreach In order to ensure that EYP Poland reaches out to a bigger group of young people from different socioeconomic backgrounds and remote geographic regions, the following objectives will be met by 2020:

Measure

Sub-measures and success indicators

Agreeing pupils and students from low socio-economic backgrounds and those living in geographically remote areas are the most meaningful outreach target groups to our NC

Specific priorities are set for EYP Poland’s outreach work with a specific focus on a wider regional spread

Enabling and targeting specifically schools and students from low socio-economic backgrounds to take part in our activities

Participation fees for small scale events are kept below a level of 5 euro, and eventually abolished

Enabling and targeting specifically schools and students living in geographically remote areas

Small scale events, RSCs and NSC are organised in different regions of the country

A plan is made for how these focus groups should be approached by June 2017

Regional Coordinators are variously spread around the whole country Schools or students from all capital cities of each region (16), and other bigger cities (up to 30) take part in the national selection process each year At least one outreach event in a completely new to EYP city is organised

Expanding session formats to enable participation for other groups and to reduce barriers of participation

At least 4 outreach events (Day sessions, EYP@school event, workshops) per year are held, reaching at least 200 people

Contacting schools and their teachers who fall into the outreach category and proactively present EYP in these schools through workshops, or @school events

At least 3 EYP presentations for outreach schools and/or their teachers are organised per year

2.3 Mobility EYP Poland will contribute to the exchange of Officials and Delegates with other NCS, providing event participants’ of both parties the experience of different cultures, through ensuring these objectives will be met by 2020: Measure

Sub-measures and success indicators

Sending delegations to events abroad and to different regions

Yearly we send delegates at least 100 times abroad Yearly we send delegations to at least 12 different NCs NCs relatively rarely visited by our delegations are identified A dialogue with the NCs that are rarely visited by our delegations in order to identify why this is the case and whether or not this can be changed

Sending members to events abroad and to different regions

Calls for officials for events abroad are promoted to members in a biweekly shared Newsletter gathering all the ongoing calls At least 70 times members attend events abroad as officials yearly Each other NC is visited by at least one NC member each year Members attending events abroad are tracked; there is a survey on our Members’ group once every two months, gathering data about our Members attending events abroad as officials; our Members attending sessions abroad are published on the Facebook page Particular attention is paid to sending experienced members to events organised by recently established NCs, Candidate NCs and National Initiatives

Welcoming delegations from abroad to our events

At our RSCs and NSC between 10-15% of delegates are international delegates

Welcoming members from abroad to our events

A fair, transparent and inclusive selection is organised for all officials’ positions Regional balance is used as an important criterion at officials’ selections and selection panel reports outlining it are published At least one member of each NC takes part in our events each year Attention is paid to keeping regional balance when inviting or selecting Presidents and other superior officials for our events

Events are promoted actively and in a balanced manner through all relevant communication channels (BNC mailing list, Facebook Sessions! group and events’ pages) Participation fees for foreign officials are abolished, travel costs for Presidents and other superior officials are aimed at being reimbursed, further aiming at reimbursing all officials’ at bigger events Applications from at least 1 member from all NCs are received for our events Cooperation with new NCs

5 new NCs are contacted by the Board in order to share good and bad practices Our NC takes part in a buddy group with the aim of supporting and assisting developing NCs and Initiatives as well as learning from the more developed NCs

2.4 Regional Representation As cooperation. knowledge and experience sharing with other NCs is of our utmost importance, as it aims at reaching higher standards and improving all the actors involved, the following measures will be reached by 2020:

Measure

Sub-measures and success indicators

Offering to be the buddy NC to a newer NC or an NC who would still need help to develop and improve

Our NC joins the RDC’s buddy system and acquires a more developed buddy NC with a view to learning from it Our NC stays engaged in the RDC’s buddy system to have a less developed buddy NC in order to share our knowledge and expertise

Getting in touch with other NCs to share best practices

10 NCs are contacted each year 5 of best practices from other NCs are learned about each year 5 of best practices from other NCs are implemented in the next 4 years 5 best practices from our NC are implemented in other NCs

Striving for regional balance in the officials teams at our events and equal representation of all NCs

Both internal and external regional balance in a criterion for all selections in our NC 100% of events fulfill the regional balance criteria

Sharing skills in organising/event managing with other NCs by hosting and sending international organisers

At least 3 international organisers are hosted at our events yearly

At least 3 organisers of our NC are sent as organisers to foreign NCs’ events yearly Internationalising national events

At least 10-15% of delegates and 50-75% of officials at our RSCs and NSC are international participants

Joining the work of the Regional Development Council (RDC)

A EYP Poland Representative is on the RDC EYP Poland joins the group of well-developed NCs to exchange ideas

3. EMPOWERMENT EYP Poland provides valuable educational opportunities to young people at all stages of their participation in the EYP. It critically examines its educational goals and methodology, developing them further and adapting them to different target groups.

Our actions are meant to convince students and teachers (our participants) about the value of non-formal education. However, our focus in the area of empowerment should also be placed on developing the interpersonal skills of our Members and volunteers.

3.1 Transversal skills EYP Poland wishes to promote the idea that participating in EYP events can enrich your life outside of it, thus, we aim to achieve following standards by 2020:

Measure

Sub-measures and success indicators

Staying in contact with former members to use their connection to working life

A database is setup to record former members

Sharing alumni’s expertise on the value of EYP in professional life

At least 2 events are held with former NC members

Setting up a coaching system with older alumni and members that are interested in a particular working field

A coaching system is set up

Including former members in current work of the NC

At least 3 events (small scale events, workshops, trainings) are held with former members at leadership positions (eg. Day session Presidents, Head Trainers for Organising, Chairing, Board trainings etc)

An alumni plan is established on how to involve and stay in touch with former members

At least 15 members (current and former) are involved in the coaching system

3.2 Educational Value Despite the fact we believe in the EYP’s educational methodology, we are aware it needs to be revised and constantly developed. Thus, in order to achieve those EYP Poland will aim following goals to be met by 2020:

Measure Raising awareness of the EYP’s educational aims and methods

Sub-measures and success indicators “Education in the EYP” is included in all our national trainings; we held workshops at members’ weekends on EYP as an educational organisation; “Education in the EYP” is considered when planning events and new formats “Education in the EYP” (or the two-page summary) is translated into Polish and shared with teachers involved in EYP)

Organising educational opportunities in cooperation with At least 7 events are held at schools yearly local schools and higher education institutions At least 5 events are held together with higher education institutions yearly Developing new methods to educate delegates and active At least once a year there is a public debate of all members on new methods to provide educational value to volunteers delegates and active volunteers At least 2 a year the Board discusses new educational methods at its meetings

Developing session methods further to educate more/better

At least 3 new programme elements are introduced to our events At least 3 new methods are trialled at our events yearly Innovations from other NCs are discussed at Board meetings

Staying in contact with teachers involved in EYP

The Board Member for National Coordination has contact with teachers included in their portfolio Staying in contact with teachers involved in EYP, sharing calls for delegates for all of our small scale events, RSCs and NSCs with them, inviting them to participate in our events directly by the Board Member for National Coordination or the Regional Coordinators Inviting teachers to our members meetings (annual General Assembly, where we discuss our current and future affairs), inviting teachers to our anniversaries and celebrations (eg. 10th Anniversary Gala in 2016 where the

most active teachers were invited as speakers) Particular attention is paid to our NC’s relations with teachers A booklet “Teachers’ role in EYP Poland”, outlining the importance of teachers’ input in EYP Poland, their role in supporting the delegates and the benefits for them from participating in EYP, is written by mid 2017 and sent out to all active teachers Engaging teachers in raising the academic and educational value of our events

Engaging higher education teachers in preparing pre-session materials and in participating in our events as experts

3.3 Opportunities for personal development EYP Poland’s focus on the personal development of each of its Members will be continued by the implementation of the following measures:

Measure

Sub-measures and success indicators

Regularly organising training events for our members

Yearly we organise 3 training events: -

in January for Head Organisers and Organisers of the upcoming RSCS in April/May for Regional Coordinators and potential future Organisers and Working Group Members in October/November for future Chairpersons and Media Team Members

At least 50 people take part in our training events yearly Participation fees for trainings for our members are abolished, for non-members they are kept below 10 euro Gathering materials and our knowledge

EYP Poland follows the EYP Organising Guide currently developed by the BNC Working Group on Organising Frameworks and adapts it to Polish sessions Event coordination in EYP Poland guide is created by the end of 2017

Support training within EYP in general

EYP Poland hosts a training for international participants (eg. the Summer Academy of the EYP) EYP Poland contributes to materials or tools for the international EYP community which are circulated 5 of our NC members are on the list of trainers

3 of our NC members are training at training events in EYP Our NC has a member in the Training and Alumni Development Council Sending members to training events organised by other NCs

5 members of EYP Poland attend a training abroad

Establishing trainers within our NC

5 members of EYP Poland attend T4ET over the next 4 years

Profiting from training events in other organisations

Training events for youth volunteers offered by other organisations in Poland are tracked and published

Taking part in international knowledge sharing events

Participants are sent to EYP Summer Academy or NCMD trainings every year

Having someone in EYP Poland responsible for alumni management, mapping out possibilities and events for our members to attend to develop themselves further

The Board Member for International Coordination is responsible for helping and encouraging people to go abroad Members going abroad are tracked

Having an alumni database with connected events

A database in established going back as far as possible of all Board Members (of all participants)

Preparing delegates for sessions

Placing emphasis on pre-session academic preparations of delegates Before the NSC and after the NSC Regional Coordinators hold EYP Cafe meetings for interested delegates, focusing on what to expect from the NSC, what opportunities they have after the NSC and how to prepare for the NSC (other sessions after, in case they are selected) Session evaluations show delegates felt well prepared

4. CONTRIBUTION EYP Poland has an abundance of committed and able volunteers on all levels of the organisation, and volunteering for the EYP is considered an interesting and rewarding opportunity. Ac tive volunteers are c losely integrated into the decision-making of the National Committees and the international EYP. According to EYP Poland’s statute its operation is dependant on its Members’ activity. EYP Poland believes it should be emphasised on the internal and external level of the organisation that EYP Poland highly appreciates its volunteers and their input. EYP Poland wishes to assure the democratic rights of all its Members are respected and actively ensured.

4.1 Volunteering Through meeting the following goals by 2020 EYP Poland aims to highlight the importance of volunteering in our organisation:

Measure

Sub-measures and success indicators

Rewarding your volunteers more

Thank-you notes are regularly written to volunteers for their engagement Volunteers are rewarded with prizes or otherwise profiled Volunteers receive recommendation letters which are useable for job or other applications

Improving image of volunteering externally

The role of volunteers is highlighted in the EYP Poland annual report (e.g. through a section on this topic or explicit mention of volunteers throughout) The importance of volunteers for EYP is mentioned in all press-releases, interviews or other media contact explicitly

Gathering personal stories of past or current volunteers and alumni about what they have learned and gained from EYP

15 stories are gathered each year

Explicitly highlighting the power of volunteering at your events

Training events have modules on the importance or value of volunteers

Success stories are published on Facebook page and EYP Poland’s website

4.2 Democracy Democracy and the respect for the democratic rights of all of our Members are the very core of the existence of our organisation. In order to ensure the same level of democracy is met with every action, the following measures should be taken by 2020:

Measure

Sub-measures and success indicators

Ensuring the Board and all the bodies of EYP Poland are democratically elected and that our Members can decide who runs the organisation on a regular basis

All decision-makers in EYP Poland are elected by the Members Board elections are held annually Anyone may run for the open positions on the board (all positions are open for everyone)

Making membership (and thus the ability to vote) inclusive and open to all

Anyone who has participated in our events may become a Member without additional selection

Informing participants at all events how the NC works and A short presentation about EYP Poland is included at how the participants can participate in the every session decisionmaking if they become members (voting in NC board elections, etc.)

Introduction emails from the NC are sent to all delegates, outlining the possibilities for participation EYP Poland offers leaflets explaining EYP and possibilities at all sessions and on the website

Promoting the GB elections among our members, explaining to them how to vote

There is a candidate in the GB elections representing EYP Poland

Encouraging Members to run in the GB elections

At least 50% of our members vote in the GB elections At least 5 questions from EYP Poland to candidates in the GB elections are posted on the alumni platform

Participating as EYP Poland vote in the GB elections

EYP Poland casts our NC vote at every election EYP Poland asks at least one question to each candidate

Participating in the BNC chair elections Encouraging Members to run in the BNC chair elections

There is a candidate in the BNC chair elections from Poland EYP Poland casts our votes at every election EYP Poland asks at least one question to each candidate

Informing members (at events) about the international structure of the EYP and how EYP works

A “How EYP works” presentation is held at every members’ event

Informing members at events about the structure of EYP Poland

90% of our Members eligible to cast their votes in Board and Audit Committee elections 50 Members participate in governance of our NC, e.g. through asking questions to the board, making suggestions, participating in online debates

Preparing for the BNC Meetings

A preparation meeting is held for our representatives before each BNC meeting The BNC meeting agenda is discussed by the NC board before each meeting The International Coordinator and his/her working group are sharing the BNC meeting materials with all Members, they have the chance to ask questions and debate

Participation in the BNC

EYP Poland votes in every BNC vote online as well as at the meeting We contribute to at least 1 policy proposal each year We submit at least 1 topic proposal each year We submit at least 1 amendment each year

5. STABILITY & CONTINUITY EYP Poland is managed strategically, with stable structures providing the platform for continued growth. The management of EYP Poland is done in a transparent manner, while the democratic rights of all are respected. Funding is secured from a variety of sources and with a strengthened focus on long-term partnerships.

In recent years, EYP Poland has been struggling to reach a certain level of professionalisation with its actions, mainly regarding the inside Board work. With this, we realise it is of our utmost importance and crucial focus to ensure the continuity in our organisation and maintain a professional character where knowledge is transferred from the old to the new generations in an efficient and effective way and where all decisions are made in a transparent and professional manner.

5.1 Continuity & organisational stability In order to ensure no knowledge or experience gets lost when a new board takes office and our events are always organised with the same high standard, the following measures should be implemented by 2020:

Measure

Sub-measures and success indicators

Ensuring proper knowledge transfer between the outgoing NC board and the newly elected NC board

EYP Poland has a transition period of at least one month where the previous board stays on after the new one is elected (elections are held in November, the new board is elected at the beginning of December and it takes over only from January 1st each year) There are always joint meetings between all former and new portfolio-holders to hand over the portfolio Each outgoing board members prepares a transfer document, listing current and outstanding tasks, where to find documents and important features of the portfolio Previous board organises a training for a newly-elected board during the transition period

Setting up knowledge management systems in EYP Poland

EYP Poland has an accessible platform where all information (documents, guides, prep kits, resolution booklets, letters, other templates etc.) is stored There is a Working Group which keeps the materials up to date and adopted to the events of different scale (National/Regional/Day/Forum) One board member has knowledge management as a part of their portfolio

Recording lessons learned

A report of good and bad practices from each event is written (either by the Head Organiser or a board member) to keep in mind for the future Head-Organisers read the lessons learned from previous events when planning theirs EYP Poland has an updated list of patrons and sponsors in different regions

Having press coverage of your work

EYP Poland is covered in national media at least 5 times yearly EYP Poland is covered in regional media at least 15 times yearly Each event has at least 2 media patrons The Board of EYP Poland monitors the press coverage and have a list of articles

Running an updated website

The website of EYP Poland provides all the important information and is kept updated The website of EYP Poland is running and regularly updated in both Polish and English

Polish and international politicians attend our events

A Polish or European politician is present at every larger event There is always at least 1 honorary patrons and 2 regular patrons of every larger event

5.2 Professionalism The same professional standard for all our events will be guaranteed by the following measures:

Measure

Sub-measures and success indicators

Improving the organisational quality of sessions

At least 20% of organisers of our events are organising for the second time or more All of the organisers have at least taken part in one EYP event

Setting clear guidelines and ideas on how EYP Poland contacts external partners

EYP Poland has a communication guideline which is shared with all volunteers who contact external partners and which takes into account the Communication Manual published by the International Office All external communication is done using the official templates of the EYP when suitable

Setting up clear procedures to protect all participants

Protection and participant welfare Making legal provisions at events

Participants sign a code of conduct when taking part in our events, (e.g. including an outline of the organisation’s responsibility in case of accidents and the right to use photos of the person from the event) Participants under 18 bring a consent form from their guardians (e.g. including an outline of the organisation’s responsibility in case of accidents and the right to use photos of the person from the event) EYP Poland respects and adheres to the legal policies of the EYP The session Media Team Members sign Consent Forms (Transfer of Rights) The Board of EYP Poland signs volunteer agreements with all organisers who are not Members of EYP Poland The Board of EYP Poland signs contracts for use of private cars that are used during events The Board of EYP Poland consults important decisions and legal actions with the counselors from the national NGO support programmes

5.3 Administrative capacity and management skills The following measures ensure the inner workings of the Board of EYP Poland run smoothly and professionally:

Measure

Sub-measures and success indicators

Planning and taking long-term decisions

EYP Poland has a 5 year strategy An annual review of the strategy is conducted by the Board and consulted with the Members of EYP Poland

All events EYP Poland organises gain external funding

At least 25% of the total costs of each event are covered by external funding in 2019 and at least 50% in 2020

Focusing on long-term funding (one year and longer)

EYP Poland has at least one long-term funding agreement for statutory activity and administration by 2020

Sending participants to EYP Fundraising trainings

EYP Poland sends at least one participant to each of the

EYP Fundraising trainings Sending participants to Fundraising trainings for national NGOs

The Board Member responsible for fundraising takes part in at least one training dedicated to Polish NGOs

Making sure NC Board members get the necessary EYP Poland organises board trainings at least once a year training and coaching to do their job and take care of their portfolio National Board meets at least once a month, during a year term there are at least 4 live meeting conducted EYP Poland has at least one board training with an external trainer from the NGO sector in Poland or abroad each year EYP Poland aims at s​ending and funding sending Board Members to trainings in areas related to their portfolios

The Board of EYP Poland officially evaluates and reviews its work halfway through their term Taking part in international board training events

At least two board member take part in the Summer Academy

6. IMPLEMENTATION AND RENEWAL EYP Poland developed its National Strategy for 2016-2020 upon the guidelines for the entire network, i.e which is the International Strategy of the EYP, basing EYP’s development at the four key pillars for the next 5 years. The Strategy is founded on the values of the EYP, from the evaluation of our c urrent strengths and weaknesses as well as our objectives for the future. However, a continuous review of the Strategy and its comparison to the status quo is essential, for the Strategy to work effectively. Bi-annual progress evaluations and documentation of these should be used as means for continuous improvement.

Implementation With each Board transition period, the previous Board will inform the newly elected Board about the status of the 2016-2020 strategy during the past Board term (the past year). When drafting their goals for the upcoming Board term (year), each of the new Board Members will assess what they think is possible to achieve, taken into account both where the organisation should be by 2020 and how the development went in the past year.

This vision will then, as a joint statement, be presented to the annual General Assembly of all Members, where

all members will get the chance to ask questions and state their opinions in order to contribute to the final one year plan of each Board.

Evaluation The Board will evaluate the Strategy twice a year. For the first time, in late December/early January when the transition from the previous Board and assessing its goals for the upcoming year and for the second time in the middle of the term, in late June/early July in order to evaluate the progress of the implementation of the set goals thus far, and implement changes in different portfolio work, if needed. At the beginning of every term, the Board should, apart from reviewing the National Strategy written by the previous Board, with the help of the stepping down Board, describe the current status quo, to be able to evaluate the progress of the goals set not only in their own term, but also within a longer period of time. All documents related to the National Strategy, or its evaluation should be stored and saved for documentation.

Should Members or the Board be convinced to amend the National Strategy for 2016-2020, the same procedure as with adopting this Strategy shall be applied.

Renewal Before the National Strategy for 2016-2020 comes to an end, the Board of EYP Poland will prepare a new 2021-2025 strategy, taking into account the successes and failures of the 2016-2020 National Strategy.

7. CONCLUSION With this National Strategy for 2016-2020 EYP Poland fully commits itself to continue to grow and develop as an organisation, and as a part of the EYP network. Aims and targets outlined in the Strategy above are tailored to further contribute to the mission statement of the EYP: “To inspire and and empower young Europeans to become open-minded, tolerant and active citizens”. This National Strategy should be an integral part of EYP Poland’s daily work and decision making used as a tool to ensure quality and steady improvement.

EYP Poland has decided to take a balanced approach to structural growth, aiming at improvement in all areas relevant to the International Strategy of the EYP, namely the four key pillars (Inclusion, Empowerment, Contribution, Stability and Continuity). The National Strategy for 2016-2020 sets ambitious, yet realistic goals, and should be treated both as a proof of the current state of our organisation, fully aware of it strengths and weaknesses and as guideline for future Board of EYP Poland and all the Members, as it provides useful resources for determining the target areas for their years to come and allowing them to keep the bigger picture in mind. Evaluation mechanisms, such as the bi-annual review of the National Strategy 2016-2020 should serve as tools to maintain and continuously improve the high standards we uphold in EYP Poland.

Although predicting where EYP Poland will be in 2020 is unattainable, we believe that setting this National Strategy for 2016-2020 as a foundation of our future growth is a crucial step forward.

The National Strategy for 2016-2020 was drafted by the National Board, consulted with the Members and adopted by the General Assembly of Members on April 8th 2017.