Protokół z Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków EYP Poland 16 kwietnia 2016 r.

Protokół z Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków EYP Poland 16 kwietnia 2016 roku w Warszawie 1. Sprawdzenie listy obecności. a. Obecni na Zebraniu: Marta Sznajder, Mateusz Zarzecki, Magdalena Świder, Piotr Cichocki, Alicja Turakiewicz, Aleksandra Sawa, Andrzej Daniluk, Dominika Wójcik, Małgorzata Giemza, Aleksandra Daniluk, Kamil Bujel, Zuzanna Nowak, Brian Comacho, Zuzanna Laudańska, Aleksander Larski, Patryk Kulig, Maria Tymańska, Dominik Frej, Maciej Kuczyński, Sara Fukushima, Adelaide Di Maggio. (21) b. Członkowie uprawnieni do głosowania: Marta Sznajder, Mateusz Zarzecki, Magdalena Świder, Piotr Cichocki, Alicja Turakiewicz, Aleksandra Sawa, Andrzej Daniluk, Dominika Wójcik, Małgorzata Giemza, Aleksandra Daniluk, Kamil Bujel, Zuzanna Laudańska, Aleksander Larski, Patryk Kulig, Maria Tymańska, Dominik Frej, Maciej Kuczyński, Sara Fukushima. (18)

2. Wybór Przewodniczącego Walnego Zebrania Członków. a. Kandydatura Magdy Świder - 14 głosów za w obecności 14 członków uprawnionych do głosowania. b. Przybycie 15 członka uprawnionego do głosowania w postaci Zuzanny Laudańskiej.

3. Wybór protokolanta. a. Kandydatura Andrzeja Daniluka – przegłosowana 15 głosów za w obecności 15 członków uprawnionych do głosowania.

4. Streszczenie spraw bieżących EYP Poland. a. W imieniu Zarządu – Piotr Cichocki. b. Przybycie 16 członka uprawnionego do głosowania w postaci Marii Tymańskiej.

5. Przedstawienie koncepcji uchwały o zarejestrowaniu działalności gospodarczej.

a. W imieniu Zarządu – Aleksandra Sawa. b. Przybycie 17 członka uprawnionego do głosowania w postaci Macieja Kuczyńskiego. c. Dyskusja – założenie podstawowej spółki z o.o.

6. Zarządzenie o 15 minutach przerwy zaakceptowane przez Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków.

7. Omówienie planów związanych z Power Shifts Forum. a. W imieniu Zarządu – Aleksandra Sawa. i. Zarząd dnia 15.04.2016 w konsultacji z Głównymi Organizatorkami Magdą Pietras i Weroniką Myck podjął uchwałę o chęci przesunięcia daty

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa | www. eyppoland.com | info@eyppoland.com KRS: 0000255473 | NIP: 542-303-91-01 | REGON: 200079231 Bank account: Bank Millenium S.A. | IBAN: PL09 1160 2202 0000 0000 7613 3129

organizowania forum Power Shifts na listopad. Zarząd dostanie odpowiedź od Biura w Berlinie z decyzją z ich strony w poniedziałek, 18.04.2016 roku. b. W imieniu Członka grupy projektowej Power Shifts Steering Committee – Patryk Kulig.

8. Omówienie planów związanych z 13. Sesją Selekcyjną 1-5 września 2016 roku. a. Jako Główne Organizatorki – Marta Sznajder i Alicja Turakiewicz. i. Powszechna akceptacja pomysłów i planów związanych z Sesją. ii. Dylemat związany z organizacją imprez integracyjnych oraz jego rozwiązanie zatwierdzone przez Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie w postaci jednej imprezy na zakończenie sesji dla wszystkich uczestników wydarzenia (delegaci, officials, nauczyciele). b. Przybycie 18 Członka uprawnionego do głosowania w postaci Sary Fukushima.

9. Ewaluacja funkcjonowania Ordynacji Wyborczej i debata nad proponowanymi zmianami w Statucie. a. Jako członek Stowarzyszenia – Piotr Cichocki. i. Zmiana Ordynacji Wyborczej w wyborach do Komisji Rewizyjnej. ii. Sposób wyboru Wiceprezesów. iii. Rozwiązywanie remisów wyborczych. b. Dyskusja nad wprowadzeniem głosowania w Ordynacji Wyborczej na stanowiska członków Komisji Rewizyjnej. c. Wniosek Marty Sznajder o przeniesienie debaty o Ordynacji Wyborczej na dyskusję online. Przegłosowane 17 głosów za bez obecności Marii Tymańskiej. d. Wniosek Piotra Cichockiego o głosowanie nad Uchwałą o wezwaniu Zarządu do przygotowania projektu zmian w Ordynacji Wyborczej dotyczącej wyborów na Funkcje Wiceprezesów. 16 głosów za w obecności 17 członków uprawnionych do głosowania – nieobecna Maria Tymańska.

10. Przerwa zgodnie z Proponowanym Porządkiem Obrad Walnego Zebrania Członków.

11. Przedstawienie długoterminowej strategii rozwoju EYP Poland oraz strategii międzynarodowej EYP. a. W imieniu Zarządu – Marta Sznajder. b. Propozycja pomocy Magdy Świder w konstruowaniu długoterminowej Strategii EYP Poland opierającej się na schemacie Strategii Międzynarodowej EYP. Wsparcie ze strony KPH i propozycja treningu. c. Uchwała Zarządu o utworzenie Grupy Roboczej zajmującej się pisaniem Strategii EYP Poland oraz prośba o wsparcie Członków Stowarzyszenia.

12. Omówienie planów poszczególnych członków Zarządu na obecną kadencję oraz dyskusja. a. Prezes EYP Poland – Piotr Cichocki. i. Koordynacja prac Zarządu. ii. Zarządzanie kluczowymi projektami. iii. Reprezentowanie EYP w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi. iv. Rozwiązywanie sytuacji kryzysowych. b. Wniosek o tymczasową zmianę protokolanta Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków na Martę Sznajder. 15 głosów za. 1 głos wstrzymany, nieobecni Maria Tymańska oraz Kamil Bujel.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa | www. eyppoland.com | info@eyppoland.com KRS: 0000255473 | NIP: 542-303-91-01 | REGON: 200079231 Bank account: Bank Millenium S.A. | IBAN: PL09 1160 2202 0000 0000 7613 3129

c. Wiceprezes ds. Public Relations- Andrzej Daniluk. i. Propozycja dla Członków dla wysyłania zdjęć i informacji z wyjazdów na sesje na FB. ii. Magda Świder posiada albumy i stare gazetki ze starymi zdjęciami z lat 2006/2007. iii. Andrzej proponuje rozpoczęcie projektu „Humans of EYP PL/ Moje EYP”, którego tytuł nadała Adelaide. iv. Małgorzata proponuje zrobienie kroniki EYP PL. v. Andrzej – Brandbook. vi. Poradniki tworzone przez Zarząd dla pokoleń, poradnik do pozyskiwania sponsorów. d. Wiceprezes ds. Kontaktów Międzynarodowych – Marta Sznajder. i. Wyjazdy delegatów na sesje zagraniczne. ii. Zapraszanie zagranicznych delegacji. iii. Koordynacja sesji w Katowicach. iv. BNC Berlin. v. HO 13. NSC Kraków. e. Członek Zarządu ds. Finansów i Fundraisingu – Aleksandra Sawa. i. Główny pomysł – zarejestrowanie działalności gospodarczej ii. Rozliczenie podatków. iii. Wsparcie wydarzeń w fundraisingu. iv. Główny pomysł – fundusz stypendialny f. Członek Zarządu ds. Koordynacji Regionalnej – Alicja Turakiewicz. i. HO 13. Sesji Selekcyjnej. ii. 12 województw, 14 koordynatorów, koordynatorzy jako dobry kanał informacyjny. iii. SLACK jako platforma informacyjna. iv. Trening organizatorów na 21-22 maja – nowi członkowie NC. v. Ustabilizowanie kalendarza Eventów EYP Poland – model Austriacki 2/3 delegatów z regionalnych sesji preselekcyjnych na Sesję Selekcyjną. vi. Obecny Zarząd będzie musiał zbudować dobre podłoże koordynacyjne HOs, tak aby przyszły Zarząd nie miał problemów z nadmiarem obowiązków w związku z sesjami regionalnymi na początku kadencji. g. Członek Zarządu ds. Zasobów Ludzkich i Administracji – Mateusz Zarzecki. i. Pozyskiwanie nowych członków. ii. Kontakt z księgową, KRS, CIT, siedział dzień i noc u księgowej. iii. Skrzynka info.

13. Omówienie planów Komisji Rewizyjnej na obecną kadencję oraz dyskusja. a. W imieniu KR – Przewodniczący KR Maciej Kuczyński. i. Współpraca z Zarządem, organ kontrolno-doradczy, dostęp do całej korespondencji Zarządowej. ii. Pochwała Zarządu za wprowadzenie raportów selekcyjnych. iii. Kwartalne raporty z pracy władz stowarzyszenia.

14. Wnioski. a. Małgorzata Giemza. i. Zarząd powinien mieć określone terminy na konkretne rzeczy i zadania, żeby nie było sytuacji, że coś ucieknie.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa | www. eyppoland.com | info@eyppoland.com KRS: 0000255473 | NIP: 542-303-91-01 | REGON: 200079231 Bank account: Bank Millenium S.A. | IBAN: PL09 1160 2202 0000 0000 7613 3129

b. Adelaide Di Maggio. i. Wniosek o przedstawienie przez Zarząd konceptu przyszłorocznych Selekcyjnych Sesji Regionalnych.

15. Zakończenie obrad.

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa | www. eyppoland.com | info@eyppoland.com KRS: 0000255473 | NIP: 542-303-91-01 | REGON: 200079231 Bank account: Bank Millenium S.A. | IBAN: PL09 1160 2202 0000 0000 7613 3129