Informator dla organizatorów EYP Day

Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland

Informator dla organizatorów sesji jednodniowych - EYP Day nabór na jesień 2017

Czym jest EYP Day? Jest to jednodniowe wydarzenie składające się z wszystkich elementów pełnowymiarowej sesji (tj. Teambuilding, Committee Work, General Assembly), gromadzące ok. 40-60 delegatów pracujących w 4-6 komisjach oraz ok. 15 Officials. Sesja dla Officials zaczyna się jednodniowym treningiem dzień wcześniej.

Jednodniowe wydarzenia w roku 2017 będą odbywać się w okresie wrzesień - grudzień 2017.

Z naszego doświadczenia wynika, że najlepszą opcja jest organizacja wydarzenia sobotę w szkole (treningu dla Officials w piątek, również w szkole).

Organizatorzy mogą liczyć na wsparcie Koordynatorów Regionalnych ze swojego województwa, którzy zajmą się sprawdzeniem formularza dla organizatorów, pomogą w skontaktowaniu się z byłymi organizatorami z danego miasta, podzielą się swoimi doświadczeniami związanymi z przygotowywaniem wydarzeń EYP, czy pomogą wypromować wydarzenie. Koordynatorzy Regionalni w danym województwie będą się także zajmować bieżącą współpracą z organizatorami, nadzorem ich pracy oraz wspierania w całym procesie.

Standardowy harmonogram sesji Dzień 0 - Officials trening (piątek)

Dzień 1 - EYP Day (sobota)

12.00 - Przyjazd i rejestracja Officials

8.00 - Przyjazd i rejestracja Delegatów

12.30 - 13.00 - Officials Teambuilding

8.30 -9.00 - General Teambuilding

13.00 - 18.00 - Training

9.00 -11.00 - Teambuilding w komisjach

18.00 - Kolacja

11.00 -11.30 - Coffee break

19.00 - Program wieczorny

11.30 -14.30 - Committee Work 14.30 - 15.30 - Lunch & Resotyping 15.30 - 16.00 - Przygotowanie do General Assembly 16.00 - 18.30 General Assembly 18.30-19.00 - Zakończenie General Assembly 19.00 - Wyjazdy

Zgłoszenia prosimy kierować na applications@eyppoland.com do 14 maja 2017, 23.59 CET. Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

Elementy niezbędne podczas sesji, które zapewniają organizatorzy: dzień 0: • miejsce na trening dla Officials (1 sala na chairs training, 1 sala na media training, 1 sala dla organizatorów) - np. sale w szkole; • materiały na trening dla Officials - zarówno biurowe jak i na coffee breaks; • nocleg dla Officials - np. w hostelu lub w domach organizatorów, lokalnych EYPers; • lunch dla Officials; • kolacja i wieczorny program dla Officials - np. wyjście do lokalnej burgerowni, na kręgle; • śniadanie dla Officials;

dzień 1: • miejsce na General Teambuilding - w przypadku Teambuilding na dworze pamiętać o opcji awaryjnej pod dachem - np. na sali gimnastycznej w szkole; • miejsce na Teambuilding w komisjach i Committee Work - osobne pomieszczenia dla każdej komisji, media teamu i dla organizatorów na materiały; • sala na General Assembly, która pomieści wszystkich uczestników sesji, z dostępem do rzutnika i nagłośnienia (np. aula w szkole); • miejsce na coffee breaks - łatwe do posprzątania i podłączenia czajników/warnika; • lunch dla wszystkich uczestników sesji (z uwzględnieniem preferencji żywieniowych typu vege + alergie), ważna kwestia dowozu; • materiały na Teambuilding (np. piłeczki tenisowe, gazety, blindfolds, sznurki - zależnie od planów Chairpersons); • produkty na coffee breaks (przynajmniej: kawa, herbata, cukier, mleko, ciastka, woda, warto dodać: owoce, soki), woda dostępna także w pomieszczeniach komitetów przez cały czas; • jednorazowe kubki i talerzyki (w tym kubki do gorących napojów); • wydruk rezolucji, drukowanie i laminacja placards komisji, badges dla uczestników (także smycze); • WiFi (przynajmniej dla Officials).

do przygotowania przed sesją: • call na officials we współpracy z prezydentem sesji; • call na delegatów; • legal notes; • oferta sponsorska; • press release dla patronów medialnych; • formularze: committee preferences (dla chairów i dla delegatów), preferencje żywieniowe (dla wszystkich, w tym informacje o alergiach), przyjazdy i wyjazdy officials, noclegi dla officials, lista materiałów na TB.

Zgłoszenia prosimy kierować na applications@eyppoland.com do 14 maja 2017, 23.59 CET. Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com

Przykładowy kosztorys powinien obejmować: wpływy: • opłata za uczestnictwo delegatów (w granicach 10-20 zł) - uwaga! Officials jako wolontariusze nie płacą za udział,; • wsparcie finansowe z zewnątrz - przykładowo wsparcie można uzyskać u Rady Rodziców w szkole, Młodzieżowej Rady Miasta, firm sponsorskich; • wsparcie rzeczowe z zewnątrz - np. firma X zapewnia wodę, a Y kupuje materiały papiernicze;

wydatki: • nocleg i śniadanie dla Officials (jeżeli nie są hostowani u organizatorów/lokalnych EYPers, max. cena 20-30 zł/osoba/noc) • lunch dla Officials w dzień treningu, lunch dla wszystkich (8-12 zł/osoba/lunch) • materiały biurowe (100 - 200 zł) • coffee breaks (200 - 300 zł) • drukowanie (200 - 300 zł)

przykładowe kalendarium przygotowań: • pierwszy miesiąc: zapewnienie miejsc na organizację wydarzeń, znalezienie prezydenta sesji, zespołu organizatorów, poszukiwanie potencjalnych sponsorów • drugi miesiąc: nabór Officials, zapewnienie wyżywienia, drukowania • ostatni miesiąc: nabór delegatów, rozplanowanie logistyki sesji, zakupy, przygotowanie materiałów

formularz zgłoszeniowy: goo.gl/jZQC1l kosztorys: goo.gl/O5yb3k

Zgłoszenia prosimy kierować na applications@eyppoland.com do 14 maja 2017, 23.59 CET. Europejski Parlament Młodzieży EYP Poland | info@eyppoland.com