2
En liten bok om lednings grupper
2019
3 Umeå,
Stefan Söderfjäll -
En liten bok om ledningsgrupper
ISBN 978-91-7683-849-5
© 2019 Stefan Söderfjäll
Grafisk form: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma
Omslag: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma
Omslagsbild: ShutterStock/Rudall30
Kopieringsförbud
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen.
Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.
4
5 Innehåll Introduktion .............................................................. 7 Välfungerande ledningsgrupper ......... 11 Ledningsgrupper eller ledningsteam 23 Optimal grupPsammansättning ............. 35 Ledaren i gruppen ................................................ 47 Ledningsgrupper på möten ......................... 59 Ledningsgrupper utanför möten ......... 83 Hjärna och hjärta i välfungerande ledningsgrupper .................................................. 93 Att utveckla ledningsgrupper .............. 113 Till sist ........................................................................... 137 Om författaren ..................................................... 141 Om En liten bok ..................................................... 145
6
Introduktion
Den här boken handlar om ledningsgrupper. Det är de där grupperna som stänger in sig i ett konferensrum ett par gånger i månaden och, när de väl kommer ut i det fria igen, försöker ge sken av att de har gjort något väldigt viktigt. Nåväl, helt oviktigt är såklart inte det där som sker under, före och efter de där mötena. I så fall skulle denna bok antagligen inte ha kommit till. Men när man frågar chefer om hur väl investerad tid de upplever att det är att delta på ledningsgruppsmöten så är det en oroväckande hög andel som faktiskt säger att tiden de spenderat varit allt annat än meningsfull. Forskning visar också att en onödigt stor andel ledningsgrupper överlag fungerar och presterar betydligt sämre än vad man skulle kunna önska, givet den betydelse och det inflytande på gott och på ont som de ändå har, eller potentiellt sett skulle kunna ha, i de organisationer i vilka de verkar.
7
Jag har på olika sätt jobbat med grupp- och ledarutveckling under större delen av mitt yrkesverksamma liv.Jag har bedrivit egen forskning, konsumerat forskning som andra genomfört, drivit konsultföretag, utbildat, skrivit ett flertal böcker och läst många fler, föreläst, bloggat, skrivit debattartiklar, legat sömnlös och funderat, diskuterat, gett tips och råd och själv utövat och tagit del av ledarskap och gruppdynamik av olika slag. Med åren har jag kommit att revidera och nyansera många av mina övertygelser. En övertygelse som dock stått sig stark och med tiden rentav vuxit sig än starkare är den om betydelsen av väl fungerande ledningsgrupper. Den forskning som ägnats åt att studera dessa grupper har onekligen också producerat ett antal goda argument för att hålla fast vid denna övertygelse. Hur väl samarbetet i ledningsgrupper fungerar har till exempel visat sig ha betydelse för organisationers ekonomiska prestationer, kvaliteten i de varor och tjänster som organisationerna levererar samt chefers och medarbetares trivsel, välbefinnande och arbetsprestationer.
Denna bok är, med anledning av detta, mitt försök att bidra till att dessa viktiga grupper får bättre förutsättningar att fungera väl. Den är i huvudsak en blandning av mina egna erfarenheter och av forskning på
8
området. Att forskningen, så som ovan nämnt, påvisat stora utvecklingsbehov hos många ledningsgrupper gör att det hela känns än mer angeläget. Det är min förhoppning att du som läser det som står häri finner något användbart som du kan ta med dig till en ledningsgrupp som du själv ingår i eller stöttar på annat sätt. Det är som titeln antyder ingen stor och tjock bok. Tanken är att även du som normalt sett inte har tid att läsa så mycket ska kunna hinna med att ta dig igenom den och hellre läsa om den en eller flera gånger ifall den har varit till belåtenhet.
9
10
Välfungerande ledningsgrupper
Inte ens en superhjälte eller det största av egon klarar allt på egen hand. Vi förmår helt enkelt
inte göra hur många saker, vara på hur många platser eller hålla ordning på hur många tankar som helst, på en och samma gång. På grund av fysiska och mentala begränsningar klarar vi inte av att på egen hand lösa alla de uppgifter och problem vi kan ställas inför. Vi är därför nödgade att regelbundet koordinera våra insatser med andra, hjälpas åt, komma överens om saker, diskutera, dela med oss av information och försöka enas om gemensamma lösningar på allehanda uppgifter och problem.
Att leda en organisation, eller en del av en organisation (avdelning, region, funktion etc.) är en dylik uppgift
11
som ofta är alltför komplex för en enskild individ att kunna hantera. En organisation består i regel av ett antal människor, var och en med delvis unika och
inte alltid helt kompatibla intressen, personligheter, åsikter och förmågor. Den verkar i en ständigt föränderlig och oftast svårförutsägbar miljö där konkurrenter krigar om kunder såväl som om duktiga medarbetare, där marknaden och dess krafter många gånger tycks leva sitt eget liv och där de nya tillvägagångssätt som tillämpas för att bedriva arbete och nå uppsatta mål nästan gått ur tiden så snart man väl börjat behärska dem.
I denna komplexa tillvaro verkar ledningsgrupper genom att fatta beslut, diskutera strategiska och operativa frågor, inhämta och föra ut information och resurser, symbolisera ledarskapet, ge varandra stöd, följa upp fattade beslut och arbetsprocesser i verksamheten samt uppdatera varandra och koordinera verksamhetens olika delprocesser. Vi kommer lite längre fram i boken att titta närmare på vad välfungerande ledningsgrupper faktiskt gör, på och utanför sina möten, samt betydelsen av att ledningsgrupper har möjlighet att agera som riktiga team. Vi kommer att avhandla hur dessa grupper bör komponeras och ledas, vilka tankemönster som sprids i dem samt
12
hur det känns att verka i väl fungerande grupper. Avslutningsvis kommer vi att titta lite på vad man kan göra för att utveckla en ledningsgrupp. Innan vi går vidare med allt detta ska vi dock börja med att prata om vad de faktiskt åstadkommer, för det är ju ändå det som allt det andra på ett positivt sätt ska leda fram till.
Vad åstadkommer välfungerande ledningsgrupper?
Jag brukar då och då ställa frågan till medlemmar i de ledningsgrupper jag möter hur de utvärderar om de har gjort ett bra jobb. Anmärkningsvärt ofta får jag till svar att detta inte görs på något systematiskt sätt. Vanligt är också att man enbart följer upp hur väl organisationen som helhet presterar och likställer därmed mer eller mindre ledningsgruppens välfungerande med detta. Det sistnämnda är såklart viktigt att hålla koll på, och ledningsgruppen har säkerligen en roll i att påverka detta. Men organisatoriska prestationer och resultat beror på så mycket mer än bara vad ledningsgruppen gör och hur den fungerar. Ett betydligt bättre sätt att se på effektivitet och funktionalitet i ledningsgrupper är att se dessa gruppers
13
