GREEK HOSPITALITY GUIDE 2017

2017

GREEK HOSPITALITY

GUIDE

Ετήσια έκδοση του περιοδικού

Συνεδριακός Τουρισμός 2017 Οι καλύτερες επιλογές για Συνέδρια και Incentives

Οι κορυφαίοι στο Business Travelling Η συνταγή ενός επιτυχημένου επαγγελματικού ταξιδιού

GREEK HOSPITALITY GUIDE 1

2 GREEK HOSPITALITY GUIDE

40 3000

ΣΥΝΈΔΡΙΑ ΚΑΙ ΕΚΔΗΛΏΣΕΙΣ

με την εμπειρία της GRECOTEL

Σε ολόκληρη την Ελλάδα, σε προορισμούς και ξενοδοχεία απαράμιλλης ομορφιάς, οι συνεδριακοί χώροι των Grecotel Hotels and Resorts μεταμορφώνουν τα συνέδρια στην Ελλάδα σε μια εμπειρία συναρπαστική. Με δυνατότητα φιλοξενίας από 15 έως 1.100 άτομα, έχοντας οι περισσότερες φυσικό φως, οι αίθουσες συνεδρίων και επαγγελματικών συσκέψεων της Grecotel στην Ελλάδα προσαρμόζονται στις ανάγκες κάθε είδους εκδήλωσης και ξεπερνούν κατά πολύ τις απαιτήσεις των διοργανωτών συνεδρίων και επαγγελματικών συναντήσεων, προσφέροντας υψηλού επιπέδου υπηρεσίες. Υπερσύγχρονες υποδομές, υλικοτεχνικός εξοπλισμός τελευταίας τεχνολογίας και φυσικά οι αναγνωρισμένης ποιότητας υπηρεσίες του προσωπικού της Grecotel, εγγυώνται την επιτυχία των εκδηλώσεων που φιλοξενούνται στα ξενοδοχεία της, είτε πρόκειται για επαγγελματικές συσκέψεις είτε για εταιρικά ταξίδια κινήτρων και επιβράβευσης στην Ελλάδα. Ταυτόχρονα, η Grecotel είναι σε θέση να πλαισιώσει τις επαγγελματικές σας συσκέψεις με μοναδικές υπηρεσίες εστίασης, όπως διαλείμματα για καφέ, επαγγελματικά γεύματα και δείπνα υψηλής γαστρονομίας, ενώ μπορεί παράλληλα να διοργανώσει και διασκεδαστικές, συναρπαστικές ή χαλαρωτικές δραστηριότητες για τα πρόσωπα που συνοδεύουν τους συνέδρους.

GRECOTEL CORFU IMPERIAL ΚΈΡΚΥΡΑ

GRECOTEL OLYMPIA RIVIERA RESORT ΚΥΛΛΉΝΗ

Το συνεδριακό κέντρο του Olympia Riviera Resort, 3.500 τ.μ., προσφέρει άριστες συνεδριακές εγκαταστάσεις, που φιλοξενούν μέχρι και 3.000 άτομα, κατέχοντας τον πιο σύγχρονο εξοπλισμό και τη μακρά παράδοση της φήμης των επαγγελματικών υπηρεσιών της αλυσίδας Grecotel. Οι ευρύχωροι συνεδριακοί και εκθεσιακοί χώροι συνορεύουν με το κεντρικό κτήριο του ξενοδοχείου Olympia Oasis. Ειδικοί χώροι είναι διαθέσιμοι για εκθέσεις και συνέδρια, εφοδιασμένοι με σύγχρονο εξοπλισμό για τις ανάγκες κάθε εκδήλωσης.

GRECOTEL CAPE SOUNIO ΑΤΤΙΚΉ

Χώροι γεμάτοι έμπνευση και σχεδιασμένοι αποκλειστικά για το δικό σας επαγγελματικό lifestyle! Οι μαγευτικοί χώροι και το φυσικό σκηνικό του Cape Sounio συνθέτουν την επιτυχία για μια αξέχαστη εκδήλωση. Το Cape Sounio αποτελεί το ιδανικό Business Resort, μόλις λίγη ώρα από την Αθήνα. Οι άριστες συνεδριακές εγκαταστάσεις διαθέτουν τον πιο σύγχρονο εξοπλισμό και τη μακρά παράδοση της φήμης των επαγγελματικών υπηρεσιών της αλυσίδας Grecotel. Ο Ναός του Ποσειδώνα και το καταπράσινο τοπίο, ως φόντο, συνθέτουν το τέλειο σκηνικό για την απόλυτη επιτυχία. Οι αίθουσες συνεδρίων και συσκέψεων βρίσκονται στο κυρίως κτήριο και διαθέτουν τον πιο σύγχρονο εξοπλισμό και πλήρη τεχνική υποστήριξη. Ο ιδανικός συνδυασμός του εξειδικευμένου προσωπικού και των βραβευμένων chefs συνθέτει την επιτυχή διοργάνωση μιας δεξίωσης, ενός επαγγελματικού γεύματος ή ενός gourmet δείπνου, καθώς το Resort φημίζεται για τις αποκλειστικές υπηρεσίες, την υψηλή αισθητική και την άψογη φιλοξενία.

Το Corfu Imperial αποτελεί το ιδανικό Business Resort του νησιού, κατέχοντας τους μεγαλύτερους χώρους εκδηλώσεων! Οι συνεδριακές εγκαταστάσεις και οι υπηρεσίες δεξιώσεων του Corfu Imperial είναι διάσημες σε ολόκληρο τον επιχειρηματικό κόσμο, ενώ οι αίθουσες επαγγελματικών συσκέψεων που διαθέτει είναι οι μεγαλύτερες στην Κέρκυρα. Οι άριστες συνεδριακές εγκαταστάσεις διαθέτουν τον πιο σύγχρονο εξοπλισμό και τη μακρά παράδοση της φήμης των επαγγελματικών υπηρεσιών της αλυσίδας Grecotel. Η εκπληκτική θέα και το καταπράσινο τοπίο, ως φόντο, συνθέτουν το τέλειο σκηνικό για την

απόλυτη επιτυχία μιας αξέχαστης εκδήλωσης. Οι αίθουσες συνεδρίων και συσκέψεων βρίσκονται στο κυρίως κτήριο και διαθέτουν τον πιο σύγχρονο εξοπλισμό και πλήρη τεχνική υποστήριξη. Ο ιδανικός συνδυασμός του εξειδικευμένου προσωπικού και των βραβευμένων chefs συνθέτει την επιτυχή διοργάνωση μιας δεξίωσης, ενός επαγγελματικού γεύματος ή ενός gourmet δείπνου, καθώς το Resort φημίζεται για τις αποκλειστικές υπηρεσίες, την υψηλή αισθητική και την άψογη φιλοξενία.

Tηλ. 210 72 80 300, email: sales.ath@grecotel.com, www.grecotel.com/meetings

2017

editorial

Τ

α μυστικά της διοργάνωσης ενός συνεδρίου είναι πολλά. Πολύ περισσότερα είναι τα οφέλη τόσο για τον διοργανωτή όσο και για τον προορισμό στον οποίο οργανώνεται η εκάστοτε εκδήλωση. Γύρω από τα συνέδρια υπάρχει μια ολόκληρη βιομηχανία. Αυτός που θα επιλέξει –συνήθως αυτό το κάνει μια επιτροπή– οφείλει αφενός να διαπιστώσει ότι το τουριστικό γραφείο με το οποίο θα συνεργαστεί θα διαθέτει νόμιμη άδεια, ενώ και ο χώρος που θα επιλεγεί θα διαθέτει τα ανάλογα facilities. Τα πράγματα είναι απλά. Ο συνεδριακός τουρίστας δαπανά πέντε φορές περισσότερα από τον κλασικό ταξιδιώτη του πακέτου, σύμφωνα με όλους τους αναλυτές της αγοράς, και ως εκ τούτου όλοι οι σοβαροί ερίζουν για τη διενέργεια συνεδρίων στον προορισμό τους. Εξίσου σημαντικό είναι το γεγονός ότι ο συνεδριακός τουρίστας ταξιδεύει όλο τον χρόνο, γεγονός που συμβάλλει σημαντικά στη λεγόμενη επιμήκυνση της τουριστικής περιόδου. Για τουλάχιστον 20 έτη, από τις εκάστοτε πολιτικές ηγεσίες γίνεται λόγος για την ανάγκη επιμήκυνσης της τουριστικής σεζόν. Ό,τι γίνεται προς αυτήν την κατεύθυνση γίνεται τα τελευταία έτη και πάντα με στόχο τον τουρίστα του πακέτου. Είναι καιρός αυτό να αλλάξει. Χάρης Ντιγριντάκης

15 16 20 22

Χρυσοτόκος όρνιθα του τουρισμού η διοργάνωση συνεδρίων

Σχεδιάζοντας ένα μεγάλο meeting ή συνέδριο

Στην Ευρώπη διοργανώνονται τα περισσότερα συνέδρια

Greek Hospitality Awards 2017

H Αθήνα ο ιδανικός συνεδριακός προορισμός

Πρωτοπόρος η Αθήνα στη διοργάνωση συνεδρίων στην Ελλάδα

Πώς να επιλέξετε τον ιδανικό συνεδριακό χώρο

GUIDE

Γενικός Διευθυντής ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΟΥΖΟΥΝΗΣ ouzounis.k@ethosmedia.eu Σύμβουλος Έκδοσης ΧΆΡΗΣ ΝΤΙΓΡΙΝΤΆΚΗΣ pressntigri@gmail.com Key Account Managers ΡΑΝΤΩ ΜΑΝΩΛΟΓΛΟΥ manologlou.r@ethosmedia.eu KΏΣΤΑΣ ΡΑΜΠΊΔΗΣ rampidis.k@ethosmedia.eu Υποδοχή Διαφήμισης ΔΈΣΠΟΙΝΑ ΡΟΠΌΔΗ ropodi.d@ethosmedia.eu Επιμέλεια-Διόρθωση ΑΜΑΛΙΑ ΛΟΥΒΑΡΗ louvari.a@ethosmedia.eu Δημιουργικό ΠΟΠΗ ΚΑΛΟΓΙΑΝΝΗ popikalogianni@gmail.com

περιεχόμενα

6 8 10 12

GREEK HOSPITALITY

Γιατί να κάνετε ένα meeting;

Φωτογραφίες SHUTTERSTOCK Εκτύπωση-Βιβλιοδεσία-Ένθεση Pressious Αρβανιτίδης ΑΒΕΕ Ιδιοκτησία

Θεσσαλίας 29, 174 56, Άλιμος T: 210 9984950 Φ: 210 9984953 E: info@insuranceworld.gr

Απαγορεύεται η αναδημοσίευση, η αναπαραγωγή, ολική, μερική ή περιληπτική ή κατά παράφραση ή διασκευή απόδοσης του περιεχομένου της εφημερίδας με οποιονδήποτε τρόπο, μηχανικό, ηλεκτρονικό, φωτοτυπικό, ηχογραφήσεως ή άλλο, χωρίς προηγούμενη γραπτή άδεια του εκδότη. Νόμοι 238/1970, 4301/1979, 100/1975, ΝΔ 3565/1956 και 4254/1962 και κανόνες του Διεθνούς Δικαίου.

GREEK HOSPITALITY GUIDE 5

Ν Ε Ο P E U G E OT T R AV E L L E R ΜΕ Χ ΩΡΟΥΣ ΤΟΣΟ Μ ΕΓΑ ΛΟΥΣ, ΟΣΟ ΟΙ ΙΔ ΕΕΣ ΣΑΣ

Μ Ε Τ Η Ν Ε Α Π Λ ΑΤ Φ Ο Ρ Μ Α G E N E R AT I O N Με το νέο Peugeot Traveller θα θέλετε να ζήσετε την εμπειρία του ταξιδιού, μαζί με τα κοντινά σας πρόσωπα. Χάρη στις 9 άνετες θέσεις του και την εξαιρετική δομή του, όλοι οι επιβαίνοντες μπορούν να απολαύσουν τη διαδρομή με άνεση!

9 Θ Ε Σ ΕΙΣ ΕΠ ΙΒ ΑΤ Ω Ν

Μεικτή κατανάλωση (l/100 km): από 5.1 έως 6.2. Εκπομπές CO2 (g/km): από 133 έως 163.

NEW PEUGEOT TRAVELLER

6 GREEK HOSPITALITY GUIDE

ΧΡΥΣΟΤΌΚΟΣ ΌΡΝΙΘΑ ΤΟΥ ΤΟΥΡΙΣΜΟΎ Η ΔΙΟΡΓΆΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΊΩΝ Σήμερα, περισσότερο από ποτέ, είναι αναγκαία η ανάπτυξη εναλλακτικών μορφών τουρισμού, που στοχεύουν στον εμπλουτισμό του προσφερόμενου τουριστικού προϊόντος.

GREEK HOSPITALITY GUIDE 7

του Χάρη Ντιγριντάκη pressntigri@gmail.com

Ο

στόχος της Πολιτείας στον τουρισμό οφείλει να εδράζεται στο μότο «τουρισμός όλο τον χρόνο και με υψηλότερο εισόδημα». Στη Θεσσαλονίκη, στη Philoxenia του 2004, o τότε υπουργός Τουρισμού, κ. Δημήτρης Αβραμόπουλος, είχε ανακοινώσει την πρόθεση της τότε κυβέρνησης για τη δημιουργία Μητροπολιτικού Συνεδριακού Κέντρου στην Αθήνα, δυναμικότητας 5.000 θέσεων στη θέση του Tae Kwon Do. Δεν είναι τυχαίο ότι οι σχετικές ανακοινώσεις παραπέμφθηκαν στις ελληνικές καλένδες, αφού οικονομικοπολιτικοί παράγοντες σαμποτάρισαν την ιδέα, ενώ καθυστέρησε σημαντικά η διενέργεια του διαγωνισμού αξιοποίησης του συγκεκριμένου Ολυμπιακού Ακινήτου, με αποτέλεσμα η κρίση να καταστήσει ασύμφορη μια τέτοια επένδυση. Από πλευράς οργάνωσης των προορισμών στην Ελλάδα, μόνο το Convention Bureau της Αθήνας πραγματοποιεί επαγγελματική δουλειά στην κατεύθυνση της προσέλκυσης συνεδρίων. Πρόσφατα, ξεκίνησε με ιδιαίτερο δυναμισμό η λειτουργία Convention Bureau και στη Θεσσαλονίκη, ενώ ανενεργό παραμένει το αντίστοιχο γραφείο της Ρόδου, ίσως και εξαιτίας του γεγονότος ότι το Capsis, που διαθέτει τη μεγαλύτερη συνεδριακή εγκατάσταση στο νησί, παραμένει εδώ και χρόνια κλειστό. Λίαν προσφάτως, η υπουργός Τουρισμού, κ. Έλενα Κουντουρά, εξήγγειλε την ίδρυση Εθνικού Convention Bureau για την Ελλάδα, εξαγγελία που ο χρόνος θα δείξει αν θα γίνει πράξη.

ΣΤΗΝ ΕΥΡΏΠΗ ΔΙΟΡΓΑΝΏΝΟΝΤΑΙ ΤΑ ΠΕΡΙΣΣΌΤΕΡΑ ΣΥΝΈΔΡΙΑ 12.076 συνέδρια έγιναν το 2015 8 GREEK HOSPITALITY GUIDE

54%

12% 10%

Α

κτινογραφώντας κάποιος την αγορά του συνεδριακού τουρισμού βλέπει ότι η πλειονότητα των συνεδρίων διεθνών ενώσεων λαμβάνει χώρα σε προορισμούς της Ευρώπης, η οποία κατέχει μερίδιο αγοράς 54%. Δεύτερη περιοχή με βάση το μερίδιο αγοράς είναι η Ασία/Μέση Ανατολή (19%) και ακολουθούν η Βόρεια Αμερική με 12% και η Λατινική Αμερική με 10%. Η Αφρική και η Ωκεανία έχουν μερίδιο αγοράς 3% καθεμία. Τα προαναφερθέντα μερίδια έχουν παραμείνει σταθερά την τελευταία δεκαετία. Το 2015, πραγματοποιήθηκαν 12.076 συνέδρια παγκοσμίως, τα οποία προσέλκυσαν 4,7 εκατομμύρια συμμετέχοντες, δηλαδή, κατά μέσο όρο, αντιστοιχούν 400 συμμετέχοντες ανά συνέδριο. Οι πρώτες στην κατάταξη πόλεις προσέλκυσαν λιγότερα σε αριθμό αλλά μεγαλύτερα σε συμμετοχές συνέδρια το 2015. Καθώς αυξήθηκε το σύνολο των συνεδρίων το 2015, συμπεραίνει κανείς ότι πολλά συνέδρια φιλοξενήθηκαν σε μικρότερες και «δευτερεύουσας σημασίας» πόλεις. Το 60% των συνεδρίων διοργανώνονται κάθε χρόνο και το 21% κάθε δύο χρόνια. Η μέση διάρκειά τους το 2015 ήταν 3,7 ημέρες. Ο Σεπτέμβριος είναι ο πιο δημοφιλής μήνας και συγκεντρώνει

19% 3%

το 16% των συνεδρίων και ακολουθούν ο Ιούνιος με 15% και ο Οκτώβριος με 14%. Συνεδριακές αίθουσες ξενοδοχείων φιλοξενούν το 43% των συνεδρίων, πανεπιστημιακές αίθουσες το 27% και εκθεσιακά κέντρα το 20%. Εδώ και μία δεκαετία, τα περισσότερα συνέδρια είναι ιατρικά και ακολουθούν τα τεχνολογικά και επιστημονικά. Την ίδια ώρα, δεν υπάρχει ακριβής και αξιόπιστη εικόνα οικονομικής απόδοσης των συνεδρίων, γιατί είναι πολύ δύσκολο να συγκεντρωθούν τα σχετικά στοιχεία. Εκτιμάται, κατά προσέγγιση, και με βάση τα στοιχεία του ICCA, ότι ένα μέσο συνέδριο δημιουργεί έναν τζίρο περίπου 1,4 εκατ. ευρώ (περιλαμβανομένου και του κόστους εγγραφής). Σύμφωνα με τα στοιχεία του ICCA, τα καταγεγραμμένα συνέδρια που έγιναν το 2014 στην Αθήνα είχαν έναν τζίρο 110 εκατ. ευρώ. Τα οφέλη αυτής της δραστηριότητας –τα έσοδα, το κύρος, η επίδραση στην τοπική και την εθνική οικονομία, ο διεθνής αντίκτυπος, οι πολλαπλασιαστές ισχύος των θετικών εντυπώσεων– για κάθε προορισμό, και ειδικά για τις τουριστικές επιχειρήσεις και τα ξενοδοχεία, είναι σημαντικά και διεθνώς αναγνωρίσιμα για τους εξής λόγους:

3%

Κατ’ αρχάς, τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των επισκεπτών της αγοράς MICE είναι καλύτερα από τα αντίστοιχα των τουριστών αναψυχής και πολύ υψηλότερα του μέσου όρου ενός επισκέπτη. Η μέση δαπάνη ανά ταξίδι είναι περίπου δύο έως τρεις φορές υψηλότερη του μέσου επισκέπτη, το μορφωτικό και εισοδηματικό επίπεδο είναι από τα καλύτερα μεταξύ των πελατειακών ομάδων της διεθνούς τουριστικής αγοράς. Ο βαθμός επιρροής στους επαγγελματικούς χώρους και στους κύκλους φίλων και συγγενών αυτών των επισκεπτών –επιστήμονες, ακαδημαϊκοί, στελέχη επιχειρήσεων, κρατικοί αξιωματούχοι κ.ο.κ.– υπέρ ενός προορισμού είναι πολύ μεγάλος. Για την άρτια διοργάνωση ενός συνεδρίου ή μιας εταιρικής εκδήλωσης εμπλέκονται πάνω από 30 κλάδοι και επαγγέλματα, π.χ. ξενοδοχεία, οργανωτές συνεδρίων, οργανωτές εκδηλώσεων, catering, οπτικοακουστικός εξοπλισμός, μεταφορές, εκτυπώσεις, διερμηνείς, ξεναγοί κ.ο.κ.

GREEK HOSPITALITY GUIDE 9

Η σημασία και η συνεισφορά του συνεδριακού τουρισμού Η αγορά συνεδρίων, εταιρικών συναντήσεων και ταξιδιών κινήτρων, το MICE, όπως είναι ο καθιερωμένος όρος διεθνώς, ή ο «συνεδριακός τουρισμός», όπως συνηθίζουμε να τον αποκαλούμε στην Ελλάδα, είναι από τους τομείς τουριστικής δραστηριότητας που θεωρούνται βασικοί πυλώνες του τουριστικού προϊόντος.

Απαιτήσεις και ιδιαιτερότητες Οι απαιτήσεις αυτής της αγοράς και οι προδιαγραφές ποιότητας υποδομών, υπηρεσιών και προϊόντων που αποζητά είναι υψηλές και ιδιαίτερα στοχευμένες. Στην αγορά αυτή συναντάται η επιστημονική/επαγγελματική ανάγκη ή υποχρέωση, με κάποιο χρόνο αναψυχής και ταξιδιωτικής εμπειρίας. Ο οργανωτής του συνεδρίου ευθύνεται για το πρώτο. Ο προορισμός, δηλαδή η τοπική τουριστική αγορά, οφείλει να ανταποκριθεί και να κερδίζει εντυπώσεις και ουσία στο δεύτερο. Πρόκειται για έναν τομέα αρκετά ευαίσθητο και ευάλωτο σε εξωγενείς παράγοντες και έκτακτες εξελίξεις –π.χ. ασφάλεια, ομαλότητα κ.λπ.– και αυτή η διάσταση έγινε οδυνηρά αντιληπτή, ιδίως στην Αθήνα, όταν η πόλη βρέθηκε στο επίκεντρο της αρνητικής δημοσιότητας της περιόδου 2009-2012.

Πρέπει πάντα να έχουμε υπόψη μας πως η αγορά MICE απαιτεί διαφορετική προσέγγιση σε επίπεδο μάρκετινγκ και προβολής, και δεν θα πρέπει να ξεχνάμε επίσης ότι τα περισσότερα από τα μεσαίου και μεγάλου μεγέθους διεθνή συνέδρια κινούν τη διαδικασία επιλογής προορισμού συνήθως τρία και περισσότερα χρόνια πριν από τη διοργάνωσή τους. Αυτό σημαίνει ότι μια κατάσταση που αντιμετωπίζει ένας προορισμός σήμερα, ακόμη κι αν είναι πρόσκαιρη –κάποια επεισόδια, ένα τρομοκρατικό χτύπημα, ένα κλίμα αστάθειας και ανασφάλειας– μπορεί να επηρεάσει την τύχη του στη συνεδριακή αγορά, με τις επιπτώσεις να φαίνονται είτε άμεσα, με ακύρωση προγραμματισμένων συνεδρίων, είτε μακροπρόθεσμα, για διοργανώσεις που αποφασίζονται σήμερα αλλά θα γίνουν ύστερα από δύο και τρία χρόνια. Αυτή η διάσταση καθιστά επιτακτική την ανάγκη μακροπρόθεσμου σχεδιασμού και άριστης προετοιμασίας.

vention & Visitors Bureau του δήμου της Αθήνας, που λειτουργεί από το 2008 και σήμερα αριθμεί πάνω από 110 μέλη. Η στενή συνεργασία με την τοπική αγορά και τους εμπλεκόμενους φορείς. Στρατηγικό σχέδιο μάρκετινγκ και προβολής στη διεθνή συνεδριακή αγορά, μεγάλου χρονικού ορίζοντα. Δέσμη κινήτρων οριζόντιου χαρακτήρα (θεσμικά, φορολογικά, χορηγικά κ.ο.κ.), που θα προσφέρονται στους διοργανωτές διεθνών συνεδρίων και διοργανώσεων.

Η σύσταση και δραστηριότητα εξειδικευμένων δομών, όπως το Con-

Παράδειγμα συγκριτικού πλεονεκτήματος/κινήτρου: Κατάρτιση λίστας χώρων αρχαιολογικού και ιστορικού ενδιαφέροντος, στους οποίους θα είναι γνωστό εκ των προτέρων ότι με τήρηση κάποιων στοιχειωδών προϋποθέσεων, η παραχώρησή τους για εκδηλώσεις στο πλαίσιο συνεδρίων και παρεμφερών διοργανώσεων θα είναι μια απλή και τυπική διαδικασία. Διεθνής πηγή σύγκρισης και καταγραφής αποτελεί η ετήσια έκθεση του Διεθνούς Συνδέσμου Συνεδρίων, ICCA. Στις ετήσιες έρευνές του, ο ICCA αξιολογεί και καταγράφει συνέδρια που διοργανώνονται από διεθνείς επιστημονικούς, ακαδημαϊκούς και κλαδικούς οργανισμούς και φορείς και τα οποία, για να καταμετρηθούν, θα πρέπει να πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, πάνω από 50 συμμετοχές ξένων συνέδρων, το συνέδριο να έχει περιοδικότητα (ετήσια, διετή, τριετή κ.ο.κ.), να λαμβάνει χώρα σε τουλάχιστον τρεις διαφορετικούς προορισμούς-χώρες και να μην πραγματοποιείται άπαξ.

Το 2014, η Αθήνα έκανε ένα άλμα είκοσι θέσεων σε σχέση με τον προηγούμενο χρόνο. Από την 47η θέση το 2013 εκτινάχθηκε στην 27η παγκοσμίως, μία από τις πλέον θετικές μεταβολές σε παγκόσμιο επίπεδο, που ποσοστιαία κινείται στο 63%. Στην Αθήνα, διοργανώθηκαν 80 συνέδρια το 2014, έναντι 49 του 2013. Η επίδοση της Αθήνας το

2014, μάλιστα, συμπαρέσυρε θετικά και τη συνολική θέση της Ελλάδας, που με 148 συνέδρια ανέβηκε στην 20ή από την 38η θέση το 2013 (100 συνέδρια). Προ κρίσης, το 2009, η Αθήνα ήταν στην 20ή θέση. Το 2010, που ήταν η πρώτη χρονιά που άρχισε να αποτυπώνεται η κρίση, υποχώρησε στην 25η θέση.

H προσέγγιση της αγοράς Για να εδραιωθεί η δυναμική που υπάρχει στον συνεδριακό τουρισμό για την Ελλάδα και να αξιοποιηθούν τα πλεονεκτήματα που διαθέτει η χώρα μας, θα πρέπει μεταξύ άλλων να υπάρχουν ορισμένες προϋποθέσεις, οι οποίες, στην περίπτωση της Αθήνας, εφαρμόζονται με συνέπεια και επαγγελματισμό:

Η θέση της Αθήνας Σύμφωνα με την πλέον πρόσφατη έρευνα του ICCA, το 2015, η Αθήνα κέρδισε τρεις ακόμη θέσεις και βρέθηκε πλέον στην 24η. Κατά τη διάρκεια του 2015, στην Αθήνα, διοργανώθηκαν 87 συνέδρια, έναντι των 80 του 2014. Στην πρωτεύουσα πραγματοποιήθηκαν το 57% των συνεδρίων που έγιναν το 2015 σε όλη την ελληνική επικράτεια.

10 GREEK HOSPITALITY GUIDE

Η ΑΘΉΝΑ Ο ΙΔΑΝΙΚΌΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΣ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΣ Γιώργος Καμίνης

Ο

συνεδριακός τουρισμός –καθώς και όλη η αγορά εταιρικών συναντήσεων και ταξιδιών κινήτρων– αποτελεί μια σημαντική και πολύτιμη πηγή ανάπτυξης και εσόδων για την τουριστική οικονομία της Αθήνας. Η Αθήνα είναι ένας ιδανικός συνεδριακός προορισμός. Με εξαιρετικές υποδομές, υψηλού επιπέδου υπηρεσίες, μοναδική πολιτιστική κληρονομιά ενσωματωμένη στον ιστό της πόλης και ένα σπάνιο μείγμα εμπειριών που μπορεί να προσφέρει σε συνέδρους και σε επισκέπτες που ταξιδεύουν για επαγγελματικούς λόγους. Ο Δήμος Αθηναίων, μέσω της Εταιρείας

«

Ανάπτυξης και Τουριστικής Προβολής Αθηνών του Δήμου Αθηναίων (ΕΑΤΑ) και του Γραφείου Συνεδρίων και Επισκεπτών (ACVB), εδώ και πέντε χρόνια, υλοποιεί μια ολοκληρωμένη και στοχευμένη στρατηγική προβολής της Αθήνας και περαιτέρω ενίσχυσης της θέσης της στη διεθνή συνεδριακή αγορά. Η αξιοσημείωτη επίδοση της Αθήνας να αναδειχθεί μεταξύ των 25 δημοφιλέστερων συνεδριακών προορισμών παγκοσμίως το 2015, όπως καταγράφεται μέσα από τα στοιχεία του διεθνούς φορέα της συνεδριακής αγοράς, του International Congress & Convention Association-ICCA, είναι

το αποτέλεσμα της συνεργασίας όλων των φορέων της πόλης καθώς και των συντονισμένων κοινών δράσεων που υλοποιούνται όλο αυτό το διάστημα. Αυτή η συστηματική και συντονισμένη συλλογική δράση αποδίδει καρπούς και δικαιώνει τις προσπάθειες όλων μας για την ενίσχυση της τουριστικής οικονομίας της Αθήνας. Κοινός μας στόχος είναι η προσέλκυση ολοένα και περισσότερων διεθνών διοργανώσεων –επιστημονικών, ακαδημαϊκών, πολιτιστικών κ.ά.– με συμμετοχές και παρουσίες από όσο το δυνατόν περισσότερες περιοχές του κόσμου».

Τ

ο Electra Palace Hotel είναι το ιδανικό μέρος της Αθήνας για ένα επιτυχημένο συνέδριο ή κοινωνικό event. Τρεις αίθουσες με κύριο χαρακτηριστικό τον φυσικό φωτισμό, η «Αλκυόνη», η «Ηλέκτρα», η «Λευκοθέα», αλλά και η ιδιαίτερα ευρύχωρη αίθουσα δεξιώσεων “Ballroom”, διαθέτουν όλα τα εχέγγυα για να φιλοξενήσουν τις υψηλοτάτου επιπέδου εκδηλώσεις. Όλες οι αίθουσες διαθέτουν “state of the art” τεχνολογικό εξοπλισμό σε ό,τι αφορά τόσο τον ήχο όσο και την εικόνα, έτσι ώστε να μπορούν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες και των πιο απαιτητικών πελατών. Η αίθουσα «Αλκυόνη» έχει τη δυνατότητα να φιλοξενήσει μέχρι

και 90 άτομα, η «Λευκοθέα» και η «Ηλέκτρα» μέχρι 60 άτομα, ενώ το ballroom έχει χωρητικότητα 300 ατόμων. Φυσικά, όλοι οι χώροι του ξενοδοχείου είναι πλήρως κλιματιζόμενοι, ώστε οι φιλοξενούμενοι να μπορούν να νιώθουν άνετα κατά την παραμονή τους σε αυτούς καθ’ όλη τη διάρκεια του χρόνου και με όλες τις καιρικές συνθήκες. Σε όλα τα παραπάνω να προστεθεί και το γεγονός ότι το ξενοδοχείο βρίσκεται σε ένα από τα πιο «έξυπνα» σημεία της πόλης, στην είσοδο της Πλάκας, και μια ανάσα από το Σύνταγμα, την αγορά και τα σημαντικότερα ιστορικά μνημεία της Αθήνας.

Electra Palace: N. Νικοδήμου 18-20, 10557 Αθήνα, Ελλάδα, Τηλ: (+30) 210 337 0000, Φαξ: (+30) 210 324 1875, Email: epconcierge@electrahotels.gr

Τ

ο Electra Metropolis Athens αποτελεί την ιδανική επιλογή για τη διοργάνωση κάθε επιτυχημένης κοινωνικής, πολιτικής ή επιχειρηματικής εκδήλωσης. Διαθέτει πέντε κλιματιζόμενες αίθουσες που έχουν ως χαρακτηριστικό το φυσικό φως, οι δύο από τις οποίες μπορούν να ενοποιηθούν σε έναν μεγάλο ενιαίο χώρο για συσκέψεις και συνέδρια, δίνοντας τη δυνατότητα στους διοργανωτές να φιλοξενήσουν από 10 έως 250 άτομα. Όλα τα παραπάνω χαρακτηριστικά συνδυάζονται αρμονικά με τον υψηλοτάτου επιπέδου τεχνολογικό εξοπλισμό σε ήχο και εικόνα, τον οποίο χειρίζεται ένα άρτια εξειδικευμένο προσωπικό, ικανοποιώντας έτσι και τον πιο απαιτητικό πελάτη.

Επιπλέον, το ξενοδοχείο παρέχει σε όλα τα επιχειρηματικά στελέχη, και γενικότερα τους συμμετέχοντες στα events του ξενοδοχείου, 24ωρο room service, γραμματειακή υποστήριξη σε ώρες γραφείου, δυνατότητα καθαρισμού του ρουχισμού τους, μεταφορά από και προς το ξενοδοχείο (με έξτρα χρέωση), δυνατότητα ανταλλαγής συναλλάγματος και ενοικίαση αυτοκινήτου. Σημαντικό επίσης για την ομαλή διεξαγωγή ενός event είναι ότι το ξενοδοχείο βρίσκεται σε ιδιαίτερο, κομβικό σημείο της πόλης, με εύκολη πρόσβαση από αυτοκίνητο, ταξί και όλα τα μέσα μαζικής μεταφοράς.

Electra Metropolis Athens: Μητροπόλεως 15, 10557 Αθήνα, Ελλάδα, Τηλ: (+30) 214 100 6200, Email: metropolis@electrahotels.gr

ΠΏΣ ΝΑ ΕΠΙΛΈΞΕΤΕ ΤΟΝ ΙΔΑΝΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΌ ΧΏΡΟ 12 GREEK HOSPITALITY GUIDE

Όταν επιλέγετε έναν χώρο για τη συνάντηση ή το συνέδριό σας, υπάρχουν πολύ περισσότερα θέματα που πρέπει να εξετάσετε πέρα από το budget σας. Λαμβάνοντας υπόψη ποιος θα παρευρίσκεται στο συνέδριο, από πόσο μακριά έρχονται οι προσκεκλημένοι και πόσα άτομα θα προσκαλέσετε, αντιλαμβάνεστε ότι πρέπει να προγραμματίσετε πολλά αναφορικά με την τοποθεσία διεξαγωγής του συνεδρίου σας.

Καταλληλότητα: Ταιριάζει ο χώρος με την εταιρική εικόνα; Μπορεί να προσδώσει τη σωστή εντύπωση για τη συγκεκριμένη συνάντηση; Ανταποκρίνεται ο χώρος στο κοινόστόχο; Θα μπορέσει το προσωπικό του χώρου να προσδώσει κάτι επιπλέον στην εμπειρία των συμμετεχόντων με θετικό πάντα τρόπο; Τοποθεσία: Είναι ο χώρος εύκολα προσβάσιμος σε όσους παρακολουθούν το συνέδριο; Προσφέρει τις απαραίτητες συνδέσεις οδικές/σιδηροδρομικές/ από αέρος; Είναι η θέση του χώρου κατάλληλη για τυχόν επιπλέον εκδηλώσεις/παραστάσεις/εκδρομές που έχουν προγραμματιστεί; Είναι η τοποθεσία ήσυχη αρκετά, βρίσκεται κοντά σε ξενοδοχεία αν χρειαστεί, είναι κοντά σε μια ασφαλή γενικά περιοχή κ.λπ.; Διαθεσιμότητα: Είναι ο χώρος διαθέσιμος για τις ημερομηνίες που απαιτούνται; Υπάρχουν επιπλέον παροχές, όπως εξοπλισμός, διαμονή κ.λπ., διαθέσιμες για τις ημερομηνίες που απαιτούνται; Πόσο ευέλικτοι είναι

οι ιδιοκτήτες σε μια πιθανή περίπτωση αλλαγής της ημερομηνίας του συνεδρίου; Μέγεθος: Η χωρητικότητα του χώρου είναι κατάλληλη; Είναι οι αίθουσες συνεδριάσεων αρκετά μεγάλες για να παρέχουν μια άνετη εμπειρία σε όσους συμμετέχουν; Είναι οι αίθουσες συσκέψεων καλοστημένες και επιτρέπουν την καλή οπτική επαφή με τον ομιλητή; Επιτρέπει ο χώρος στους παρευρισκομένους να μετακινούνται χωρίς καθυστερήσεις; Εγκαταστάσεις: Ο χώρος διαθέτει μια ποικιλία από δωμάτια αν αυτό χρειαστεί; Ένα αμφιθέατρο αν χρειαστεί; Μικρά δωμάτια για να ξεφύγει κάποιος για λίγο χρονικό διάστημα από τις συναντήσεις; Ο χώρος διαθέτει προβολέα (projector), ηλεκτρονικό πίνακα, αναλώσιμα κ.λπ.; Ο χώρος παρέχει ασύρματη πρόσβαση στο internet; Υπάρχουν υπηρεσίες φωτοτύπησης/fax; Διαθέτει φορητούς υπολογιστές ή PC αν αυτό απαιτηθεί; Παρέχονται στις υπηρεσίες αναψυκτικά, τσάι/καφές, γεύματα; Είναι κατάλληλος για χορτοφάγους και

GREEK HOSPITALITY GUIDE 13

άτομα με ειδικές διατροφικές ανάγκες; Διαθέτει αρκετό χώρο στάθμευσης; Τα δωμάτια είναι καλά αεριζόμενα και έχουν ελεγχόμενη θερμοκρασία; Μπορεί να εξυπηρετήσει συνέδρους με ειδικές ανάγκες; Διαθέτει ένα εστιατόριο ή μπαρ για δικτύωση και lobbying μετά τη συνάντηση; Διαθέτει αθλητικές και ψυχαγωγικές εγκαταστάσεις, όπως πισίνα ή γυμναστήριο; Μπορεί ο χώρος να παρέχει, επίσης, διαμονή αν αυτό απαιτηθεί; Κόστος: Ο χώρος εμπίπτει στον προϋπολογισμό για τη συγκεκριμένη συνάντηση; Τι χρεώσεις έχει, δηλαδή χρέωση ανά 24ωρο στον κάθε σύνεδρο, ατομικό συντελεστή ενοικίασης αίθουσας κ.λπ. Μπορεί να προσφέρει οποιαδήποτε έκπτωση; Μπορεί να συζητηθεί η τιμή; Το συνολικό κόστος και όλα τα πρόσθετα στοιχεία που περιλαμβάνονται συγκρίνονται ευνοϊκά με άλλες προσφορές ή επιλογές (δηλαδή διαμονή σε ξενοδοχείο σε μια ξεχωριστή θέση από τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου ή φαγητό αλλού); Υπάρχουν κρυφές χρεώσεις; Πότε απαιτείται η πληρωμή; Απαιτείται

προκαταβολή και, αν ναι, πόση και πόσα χρήματα πρέπει να καταβληθούν εκ των προτέρων; Ποια είναι η πολιτική ακύρωσης; Θα λάβετε πλήρη ή μερική επιστροφή χρημάτων; Πολλές από τις παραπάνω ερωτήσεις μπορούν να απαντηθούν με μια επίσκεψη στην ιστοσελίδα του χώρου. Αν πρόκειται για έναν χώρο που δεν έχετε ξαναχρησιμοποιήσει, μπορεί να θέλετε να ζητήσετε τη γνώμη άλλων εταιρειών που έχουν διοργανώσει συναντήσεις και συνέδρια εκεί, για να μάθετε ποιες ήταν οι εμπειρίες τους. Αν η σύσκεψη ή το συνέδριο είναι σημαντικά, μπορεί να θέλετε να επισκεφθείτε τον χώρο προσωπικά, για να πάρετε μια πρώτη εντύπωση για τη διάταξη, την καταλληλότητα και –πολύ σημαντικό– τη στάση της διοίκησης και του προσωπικού. Στο τέλος της ημέρας, θα θέλετε να πάρετε απαντήσεις, για να έχετε την καλύτερη εντύπωση από τη συνάντησή σας αλλά και τον χώρο που θα επιλέξετε. Πάρτε, λοιπόν, τον χρόνο σας, για να επιλέξετε προσεκτικά.

Τα «κλειδιά» για μια επιτυχημένη διάσκεψη Στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο, μια πολύ καλή και δημοφιλής λύση είναι πλέον η τηλεδιάσκεψη. Συχνά, οι υπάλληλοι που διαθέτουν τις ικανότητες για να συμμετάσχουν και να προσφέρουν ιδέες συχνά αποδυναμώνονται από την απρόσωπη φύση της τηλεδιάσκεψης. Αν θέλετε να ενισχύσετε τη συμμετοχή των μελών της ομάδας και να κάνετε το συνέδριό σας πιο επιτυχημένο, ακολουθούν επτά χρήσιμες συμβουλές: 1. Κ αλέστε τους κατάλληλους ανθρώπους για την τηλεδιάσκεψη. Συχνά, σημαντικές γνώσεις χάνονται γιατί η ηγεσία δεν καλεί τους ειδικούς.

2. Κ αλωσορίστε τους ανθρώπους στο απομακρυσμένο συνέδριο της τηλεδιάσκεψης όπως ακριβώς θα κάνατε αν ήσασταν σε ένα δωμάτιο μαζί τους. Επωφεληθείτε από τον εξοπλισμό της τηλεδιάσκεψης, που απαιτεί από τους συμμετέχοντες να δηλώσουν το όνομά τους κατά την κλήση. Καθώς το σύστημα ανακοινώνει κάθε άτομο, πείτε «γεια».

14 GREEK HOSPITALITY GUIDE

3. Πάρτε τον έλεγχο της τηλεδιάσκεψης. Στείλτε μια ατζέντα πριν από τη συνάντηση και δηλώστε ερωτήματα που απαιτούν απαντήσεις. Ενθαρρύνετε το προσωπικό να έρθει προετοιμασμένο για μια τέτοιου είδους συζήτηση. Εισάγετε την κλήση και καθοδηγήστε τη συνάντηση μέσα από κάθε ερώτηση.

4. Διατηρήστε το επίπεδο της τηλεδιάσκεψης. Επιτρέψτε σε κάθε άτομο να ανταποκριθεί και να ακούσει.

5. Ορίστε σημειώσεις. Παρά το γεγονός ότι ο καθένας βρίσκεται στο γραφείο του, θα πρέπει να αποσταλούν σε όλη την ομάδα οι σημειώσεις μετά την τηλεδιάσκεψη, για να εξασφαλιστεί το γεγονός ότι όλοι διαθέτουν τις ίδιες πληροφορίες.

Οι ισχυρές συνδιασκέψεις δημιουργούνται από την εξαιρετική ηγεσία. Οι ηγέτες θα πρέπει να καθοδηγούν τη συμμετοχή της ομάδας, καθώς θα συζητήσουν λύσεις για το υπάρχον πρόβλημα. Εκτός από τις ισχυρές ηγετικές ικανότητες, οι επιτυχημένες τηλεδιασκέψεις απαιτούν την κατάλληλη χρήση επιχειρηματικών εργαλείων. Οι γραμμές τηλεδιάσκεψης, οι απομακρυσμένες πλατφόρμες web και τα εργαλεία παρουσίασης μπορεί να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητα της τηλεδιάσκεψης. Ωστόσο, η ακατάλληλη χρήση των εργαλείων μπορεί να αμαυρώσει την τηλεδιάσκεψη και να δημιουργήσει μια κουλτούρα αδιαφορίας. Μερικοί τρόποι για να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία conferencing αποτελεσματικά παρέχονται παρακάτω.

Τηλεφωνικές κλήσεις

ΟΙ ΙΣΧΥΡΈΣ ΣΥΝΔΙΑΣΚΈΨΕΙΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΎΝΤΑΙ ΑΠΌ ΤΗΝ ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΉ ΗΓΕΣΊΑ. ΟΙ ΗΓΈΤΕΣ ΘΑ ΠΡΈΠΕΙ ΝΑ ΚΑΘΟΔΗΓΟΎΝ ΤΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΉ ΤΗΣ ΟΜΆΔΑΣ, ΚΑΘΏΣ ΘΑ ΣΥΖΗΤΉΣΟΥΝ ΛΎΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟ ΥΠΆΡΧΟΝ ΠΡΌΒΛΗΜΑ.

6. Να είστε έτοιμοι να αποθηκεύσετε πράγματα. Η Ρώμη δεν χτίστηκε μέσα από μια τηλεδιάσκεψη και σίγουρα δεν θα λύσει όλα τα προβλήματά σας. Αποθηκεύστε στοιχεία που δεν σχετίζονται με το θέμα ή που απαιτούν επιπλέον παρακολούθηση.

7. Κανονίστε επανάληψη της τηλεδιάσκεψης. Προγραμματίστε μια δεύτερη συνάντηση, για να παρέχετε επιπλέον ενημερώσεις. Κρατήστε δευτεροβάθμιες συναντήσεις σε εγρήγορση. Κάποιος πρέπει να είναι σε θέση να συμβουλεύει την ομάδα για την κατάσταση της δράσης μέσα σε λίγες φράσεις.

Κατά τη διάρκεια της κλήσης από ένα δωμάτιο με πολλούς συμμετέχοντες, χρησιμοποιήστε ένα polyphone ή άλλη τεχνολογία που επιτρέπει σε όλους να ακούν και να συμμετέχουν. Δεν έχει σημασία πόσοι συμμετέχοντες βρίσκονται στο τέλος της γραμμής. Βάλτε το τηλέφωνό σας σε σίγαση όταν δεν μιλάτε στη συνεδρίαση. Η σίγαση της τηλεφωνικής γραμμής μειώνει τον περιβάλλοντα θόρυβο, αλλά οι συμμετέχοντες θα πρέπει να εξασφαλίζουν την κατάργηση της σίγασης πριν από μια ερώτηση που θέλουν να υποβάλουν. Χρησιμοποιήστε ειδικό λογισμικό για τηλεδιασκέψεις. Αυτό μειώνει την πιθανότητα κάποιος συμμετέχων να κάνει μια εσφαλμένη κλήση και να διαταράξει τη συζήτηση. Παρέχει επίσης μια σωστή λύση για εμπιστευτικές τηλεδιασκέψεις. Καλό θα είναι για όλους να κλείσουν τα προσωπικά τους κινητά κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης.

Συναντήσεις μέσω web Όταν χρησιμοποιείτε εικονικούς χώρους συνάντησης, εξασφαλίστε ότι όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν πρόσβαση στους κατάλληλους κωδικούς. Αν

η εταιρεία περιορίζει τους κωδικούς πρόσβασης σε ορισμένα επίπεδα, μεριμνήστε για τους συμμετέχοντες, για να δείτε τη συνάντηση μαζί με κάποιον που μπορεί να έχει πρόσβαση στον χώρο. Όταν το προσωπικό συγκεντρώνεται σε ένα δωμάτιο συνεδριάσεων, για να παρακολουθήσει ένα συνέδριο από το τηλέφωνο, δείξτε τον εικονικό χώρο συνάντησης με έναν προβολέα, για να το δουν όλοι. Καλό θα είναι να ελέγξετε τις ρυθμίσεις σύνδεσης και τον προβολέα πριν από τη συνεδρίαση. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορεί να χάσετε πολύτιμο χρόνο από την τηλεδιάσκεψη σε θέματα στησίματος του meeting σας.

Πώς γίνονται οι σωστές απομακρυσμένες παρουσιάσεις Αν παρουσιάζετε ένα PowerPoint σε απομακρυσμένους χρήστες, οι webbased πλατφόρμες συνάντησης είναι πάντα η καλύτερη επιλογή. Μπορείτε να ελέγξετε τη ροή της παρουσίασης από τον υπολογιστή σας. Ακολουθήστε όλες τις συμβουλές για μια επιτυχημένη συνάντηση web καθώς και οδηγίες για τη σωστή σχεδίαση της παρουσίασης. Δεδομένου του ότι οι συμμετέχοντες μπορούν να δουν τις διαφάνειές σας μέσα από διαφορετικές ρυθμίσεις της οθόνης, αποφύγετε να γεμίσετε τις διαφάνειες με υπερβολικό κείμενο ή δύσκολα στην ανάγνωση γραφήματα. Χρησιμοποιήστε απλές γραμματοσειρές και συμπεριλάβετε αρκετό λευκό χώρο. Οι γραφικές παραστάσεις θα πρέπει να δημιουργηθούν με τη χρήση έντονων χρωμάτων. Αν οι συναντήσεις web δεν είναι διαθέσιμες, στείλτε τα αρχεία σας μέσω e-mail σε όλους τους συμμετέχοντες πριν από τη συνεδρίαση. Επιβεβαιώστε ότι ο καθένας σας θα μπορεί να ανοίξει τα αρχεία. Δεν έχει σημασία ποιος είναι ο σκοπός της σύσκεψής σας, ο μελλοντικός σχεδιασμός και η ορθή χρησιμοποίηση των πόρων αυξάνουν την πιθανότητα μιας επιτυχημένης, παραγωγικής συνεδρίασης.

ΣΧΕΔΙΆΖΟΝΤΑΣ ΈΝΑ ΜΕΓΆΛΟ MEETING Ή ΣΥΝΈΔΡΙΟ

Μ

ερικές συναντήσεις προγραμματίζονται εύκολα και μάλλον άτυπα, ειδικά αν οι συμμετέχοντες είναι γνωστοί ο ένας στον άλλο και συναντώνται συχνά. Άλλες συναντήσεις, όπως συνέδρια, σεμινάρια και ημέρες κατάρτισης, απαιτούν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια για να έχουν επιτυχία. Για τέτοιες συναντήσεις είναι σημαντικό να υπάρχει ένα σχέδιο. Ανάλογα με το πόσοι συμμετέχουν, τι θέμα έχει η συνάντηση και πόσο σημαντική είναι, μπορεί να χρειαστεί να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό αρκετούς μήνες πριν.

Συνάντηση σχεδιασμού 1ο Σ ΤΆΔΙΟ Δημιουργήστε μια ομάδα έργου για να οργανώσει τη συνάντηση. Προσδιορίστε τους ρόλους και τις ευθύνες, τους τρόπους εργασίας και τις λεπτομέρειες της επικοινωνίας. Καθορίστε τους στόχους της συνάντησης. Ετοιμάστε τις προδιαγραφές του έργου. Αποφασίστε σχετικά με τον προϋπολογισμό, λαμβάνοντας υπόψη τον εξοπλισμό, τον τόπο, τη μεταφορά, το catering, τις εκδηλώσεις, τα καταλύματα, τη διασκέδαση, τα φυλλάδια κ.λπ., συμφωνήστε σε ένα χρονοδιάγραμμα, στα ορόσημα και τις προθεσμίες, καθώς και στις δεσμεύσεις του χρόνου κάθε μέλους.

Συνάντηση σχεδιασμού 2ο ΣΤΆΔΙΟ Ετοιμάστε ένα λεπτομερές διάγραμμα που να δείχνει τα χρονοδιαγράμματα και τα καθήκοντα. Ετοιμάστε μια λίστα με ό,τι χρειάζεται ο χώρος για τη συνάντηση αυτή. Ελέγξετε τη διαθεσιμότητα, ρωτήστε για τα αποσπάσματα. Συμφωνήστε σε μια ημερομηνία για τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, να θυμάστε να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα των χώρων και των βασικών ομιλητών κ.λπ. Ετοιμάστε μια ατζέντα για τη συνάντηση. Ετοιμάστε το οπτικό υλικό, τις παρουσιάσεις κ.λπ. Ετοιμάστε το υλικό επικοινωνίας για τη συνάντηση και επιλέξτε τη μέθοδο επικοινωνίας, δηλαδή μέσω e-mail στους υπαλλήλους, μέσω τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως σε βασικούς πελάτες κ.λπ.

Συνάντηση σχεδιασμού 3ο ΣΤΆΔΙΟ Επιβεβαιώστε τον τόπο και «κλείστε» τον χώρο. Επιβεβαιώστε τη συμμετοχή και στείλτε τα στοιχεία διεξαγωγής του συνεδρίου καθώς και τις απαραίτητες ταξιδιωτικές πληροφορίες. Ολοκληρώστε τις διαδικασίες για τη μεταφορά των συμμετεχόντων. Οριστικοποιήστε το θέμα της εστίασης και της διαμονής. Οριστικοποιήστε τα θέματα ψυχαγωγίας και τις κοινωνικές εκδηλώσεις. Ελέγξτε

GREEK HOSPITALITY GUIDE 15

το οπτικοακουστικό υλικό και τον εξοπλισμό πληροφορικής.

Συνάντηση σχεδιασμού 4ο ΣΤΆΔΙΟ Πηγαίνετε στον τόπο του συνεδρίου νωρίς, για να εξασφαλίσετε ότι όλα είναι εντάξει. Ελέγξτε ότι οι αίθουσες συνεδριάσεων είναι καθαρές, τα καθίσματα τοποθετημένα, το κλιματιστικό/θέρμανση έχει την κατάλληλη θερμοκρασία, ο φωτισμός είναι καλός. Ελέγξτε όλο τον εξοπλισμό και τις παρουσιάσεις και αναφέρετε έγκαιρα τυχόν ελαττώματα στο προσωπικό συντήρησης χώρου. Μάθετε σε ποιον μπορείτε να απευθυνθείτε αν κάτι πάει στραβά με τον εξοπλισμό κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Ελέγξτε ξανά τα θέματα catering, διαμονής και ψυχαγωγίας. Μάθετε σε ποιον θα απευθυνθείτε αν κάτι δεν είναι σωστό ή αν χρειαστείτε κάτι επιπλέον κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Βεβαιωθείτε ότι κάποιος βρίσκεται στην είσοδο για να χαιρετίσει τους παρευρισκομένους καθώς φθάνουν. Τέλος, ανάλογα με τη φύση της συνάντησης, μπορεί να θέλετε να έχετε μια συνάντηση μετά το κυρίως συνέδριο, για να συλλέξετε τα σχόλια από τους συμμετέχοντες ή να καθορίσετε μελλοντικές συνεδριάσεις κ.λπ.

16 GREEK HOSPITALITY GUIDE

7

Ο ΘΕΣΜΌΣ ΠΟΥ ΑΝΑΔΕΙΚΝΎΕΙ ΤΗΝ ΠΟΙΌΤΗΤΑ ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΎ ΤΟΥΡΙΣΜΟΎ

H

Ethos Awards και το περιοδικό ΧΡΗΜΑ παρουσιάζουν τα Greek Hospitality Awards 2017, τα οποία θα κορυφωθούν με την τελετή απονομής στις 23 Μαρτίου στο Συνεδριακό Κέντρο της Εθνικής Ασφαλιστικής. Σύμφωνα με τη γλώσσα των αριθμών, η ελληνική ξενοδοχία αποτελεί τη ραχοκοκκαλιά και τη βαριά βιομηχανία του ελληνικού τουρισμού, εισφέροντας το 75% του συνόλου των τουριστικών εισπράξεων της Ελλάδας. Στον τομέα της ελληνικής ξενοδοχίας δραστηριοποιούνται επιχειρήσεις που διακρίνονται για τις καινοτομικές πρακτικές τους, την άρτια οργάνωση και τη διάθεση να προσφέρουν στους επισκέπτες τουριστικό προϊόν κορυφαίου επιπέδου με βάση τα διεθνή πρότυπα. Ο θεσμός των Greek Hospitality Awards επιβραβεύει την αριστεία στον χώρο των ελληνικών ξενοδοχείων, μέσα από αξιοκρατική διαδικασία, στην οποία συμμετέχει η Επιτροπή Αξιολόγησης. Υπογραμμίζεται ότι η Επιτροπή αποτελείται: α) από εξέχουσες προσωπικότητες της αγοράς, καθώς και του ακαδημαϊκού χώρου, και β) από το κοινό, με ποσοστιαία στάθμιση ψήφων 60/40.

GREEK HOSPITALITY GUIDE 17

GREEK HOSPITALITY AWARDS 2017 65 βραβεία για τους κορυφαίους της ελληνικής ξενοδοχίας

Σ

το πλαίσιο του θεσμού των Greek Hospitality Awards, βραβεύεται το κορυφαίο ελληνικό ξενοδοχείο, πέραν των βραβείων των επιμέρους κατηγοριών. Η ανάδειξη των αρίστων της ελληνικής ξενοδοχίας, μέσα από τα Greek Hospitality Awards, έχει ως στόχο να αποτελέσει αποτελεσματικό εργαλείο μάρκετινγκ για τον κλάδο, με εμβέλεια όχι μόνο εσωτερική, αλλά και διεθνή. Για τον σκοπό αυτό, ο θεσμός των Greek Hospitality Awards διασυνδέεται με συνδέσμους tour operators χωρών με σημαντική παρουσία στον εισερχόμενο τουρισμό της Ελλάδας (Η. Βασίλειο, Γερμανία, Ρωσία). Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, η απονομή των Greek Hospitality Awards 2017 θα λάβει χώρα στις 23 Μαρτίου στο Συνεδριακό Κέντρο της Εθνικής Ασφαλιστικής, κατά τη διάρκεια επίσημου δείπνου. Στην εκδήλωση θα βραβευθεί το κορυφαίο ξενοδοχείο της χώρας (Top Greek Hotel 2017) και θα απονεμηθούν συνολικά 62 επιμέρους βραβεία σε 4 θεματικές κατηγορίες. Υπεύθυνος Greek Hospitality Awards 2017 ο Χάρης Ντιγριντάκης.

Τα βραβεία Στόχος των βραβείων Greek Hospitality Awards 2017 είναι να αναδείξει ξενοδοχειακές επιχειρήσεις της χώρας που πρωτοπορούν καθεμία στο είδος της. Τα βραβεία περιλαμβάνουν το ΚΟΡΥΦΑΙΟ ΒΡΑΒΕΙΟ: “Top Greek Hotel 2017” και 4 βασικές κατηγορίες στις οποίες επιμερίζονται τα 62 βραβεία: 1. B EST GREEK CITY HOTELS 2. B EST GREEK RESORTS 3. B EST GREEK HOTEL FACILITIES 4. S PECIAL AWARDS Επίσης, θα απονεμηθούν επιπλέον 3 Distinctions τα οποία είναι: Greek Hospitality Leader Greek Hospitality Rising Star Best Hotel Developer Αφορούν σε τιμητικές διακρίσεις για προσωπικότητες του κλάδου της ελληνικής ξενοδοχίας, για πρόσωπα που η πορεία τους στον χρόνο έχει ταυτιστεί απόλυτα με την αναβάθμιση του τουριστικού προϊόντος της χώρας και για νέα πρόσωπα που έχουν αναρριχηθεί στην κονίστρα του ελληνικού τουρισμού. Γενικά, μια εταιρεία μπορεί να είναι υποψήφια για βράβευση σε περισσότερες από μία κατηγορίες. Ο διοργανωτής διατηρεί το δικαίωμα να συνδυάζει ή να τροποποιεί τις κατηγορίες βράβευσης κατά διακριτική ευχέρεια, βάσει του αριθμού υποψηφιοτήτων για κάθε βραβείο.

18 GREEK HOSPITALITY GUIDE

Διαδικασία υποβολής υποψηφιοτήτων Υποψηφιότητες καλούνται να υποβάλουν όλα τα ξενοδοχεία της χώρας που διαθέτουν ειδικό σήμα λειτουργίας από τον ΕΟΤ. Κάθε συμμετέχουσα εταιρεία έχει το δικαίωμα να υποβάλει υποψηφιότητα σε όσες κατηγορίες επιθυμεί. Αναλυτικές πληροφορίες για τη διαδικασία και το κόστος συμμετοχής μπορείτε να αναζητήσετε στις επόμενες σελίδες. Η υποβολή των υποψηφιοτήτων πραγματοποιείται ηλεκτρονικά μέσω της ιστοσελίδας http://hospitality. ethosawards.eu/, και για να θεωρηθεί έγκυρη, θα πρέπει να κατατεθεί μέχρι την Παρασκευή 3 Μαρτίου 2017.

Προωθητικές ενέργειες Με τη συμμετοχή τους στα βραβεία Greek Hospitality Awards 2017, οι υποψήφιοι ρητά συναινούν ότι οι διοργανωτές θα μπορούν να χρησιμοποιούν το συγκεκριμένο κείμενο, βίντεο και οπτικό υλικό που έχουν υποβάλει με τη φόρμα υποψηφιότητάς τους σε παρουσιάσεις, εκθέσεις προς δημοσίευση, ιστότοπους, εκδηλώσεις των μέσων ενημέρωσης καθώς και σε άλλου είδους προωθητικό/διαφημιστικό υλικό.

Κόστος υποψηφιότητας 00 ευρώ για την υποψηφιότητα στο 5 ειδικό βραβείο “Τop Greek Hotel 2017” 250 ευρώ για την πρώτη υποψηφιότητα 450 ευρώ για πακέτο δύο υποψηφιοτήτων από την ίδια επιχείρηση 600 ευρώ για πακέτο τριών υποψηφιοτήτων από την ίδια επιχείρηση 850 ευρώ για πακέτο πέντε υποψηφιοτήτων από την ίδια επιχείρηση 1.450 ευρώ για πακέτο δέκα υποψηφιοτήτων από την ίδια επιχείρηση

Συμμετοχή στην τελετή απονομής 20 ευρώ για κάθε θέση στην τελετή 1 απονομής των Greek Hospitality Awards 2017 700 ευρώ για ροτόντα οκτώ ατόμων στην τελετή απονομής των Greek Hospitality Awards 2017 Στις παραπάνω τιμές δεν συμπεριλαμβάνεται ΦΠΑ 24%

Προνόμια υποψηφιότητας Κάθε επιχείρηση που έχει υποβάλει από μία έως πέντε υποψηφιότητες στα Greek Hospitality Awards 2017 δικαιούται δωρεάν μία θέση στην επίσημη τελετή απονομής των βραβείων. Κάθε επιχείρηση που έχει υποβάλει από έξι και άνω υποψηφιότητες στα Greek Hospitality Awards 2017 δικαιούται δωρεάν δύο θέσεις στην επίσημη τελετή απονομής των βραβείων.

Πλεονεκτήματα συμμετοχής στα Greek Hospitality Awards 2017 H βράβευση σε μία από τις υποκατηγορίες των Greek Hospitality Awards 2017 προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα στις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, μεταξύ των οποίων και τα ακόλουθα: Έκπτωση 20% στο συνολικό κόστος συμμετοχής στην 33η Διεθνή Έκθεση Τουρισμού και στην Έκθεση Ξενοδοχειακού Εξοπλισμού των Philoxenia-Hotelia τον Νοέμβριο του 2017, σε όλες τις εταιρείες που θα λάβουν Gold διάκριση στα Greek Hospitality Awards.

Αυξημένη αναγνωρισιμότητα: Την τελετή βράβευσης θα παρακολουθήσει πλήθος από φορείς και υψηλόβαθμα καταξιωμένα στελέχη επιχειρήσεων. Κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης: Οι νικητές θα προβληθούν δυναμικά σε ηλεκτρονικά και έντυπα μέσα σε όλη την Ελλάδα, στα οποία περιλαμβάνονται και τα ΜΜΕ που διαθέτει η Ethos Media. Οι νικητές θα προβληθούν επίσης στα μέσα των συνεργατών μας που θα συμμετέχουν στο project ως χορηγοί επικοινωνίας.

GREEK HOSPITALITY GUIDE 19

Οι ενημερώσεις για τα Greek Hospitality Awards 2017 προωθούνται σε εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης αλλά και σε 50.000 στελέχη του συνόλου των επιχειρήσεων της χώρας (database της εταιρείας) πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την ολοκλήρωσή τους. Η μεθοδολογία που χρησιμοποιεί ο διοργανωτής είναι τα direct ενημερωτικά e-mails & newsletters και τα direct απολογιστικά e-mails & newsletters που αποστέλλει σε μορφή html.

σφαλιστικές Εταιρείες Α Εταιρείες Επίπλων Εταιρείες Προμήθειας Αναλωσίμων σε Ξενοδοχειακές Επιχειρήσεις Εταιρείες Εμπορίας Ηλεκτρικών Ειδών Εταιρείες Πληροφοριακών Συστημάτων Εταιρείες που κατασκευάζουν Πισίνες και Spa Παρόχους Τηλεπικοινωνιακών Υπηρεσιών Συμβούλους Επιχειρήσεων

ΤΙ ΕΊΠΑΝ ΓΙΑ ΤΑ GREEK HOSPITALITY AWARDS 2016

Έλενα Κουντουρά Υπουργός Τουρισμού

«Η υποδομή φιλοξενίας της χώρας αποτελεί την επιτομή του προσφερόμενου τουριστικού της προϊόντος. Τα βραβεία Greek Hospitality Awards, μέσα από την αξιόπιστη διαδικασία αξιολόγησης που έχετε επιλέξει, αποτελούν σημαντικό εργαλείο μάρετινγκ για το ξενοδοχείο ή επιχείρηση ενοικιαζομένων δωματίων και θεσμό για τον ελληνικό τουρισμό».

Σε ποιούς απευθύνεται Στο κοινό που θα συμμετάσχει στη διαδικασία ψηφοφορίας περιλαμβάνονται περισσότερα από 50 χιλιάδες διακεκριμένα μέλη της βάσης δεδομένων που διαθέτουν οι διοργανωτές. Μεταξύ άλλων, πρόκειται για εξειδικευμένα στελέχη από τις εξής κατηγορίες: Σ τελέχη Ξενοδοχειακών Επιχειρήσεων Tour Operators Εταιρείες Facility Management Τράπεζες/Εταιρείες Leasing

Σ υμβούλους Μάρκετινγκ, Πωλήσεων, HR Εταιρείες Εμπορίας Αυτοκινήτων Εταιρείες Ενοικίασης και Leasing Αυτοκινήτων Εταιρείες που διοργανώνουν Κρουαζιέρες Εταιρείες Επενδύσεων σε Ξενοδοχειακές Επιχειρήσεις Εταιρείες Ασφάλειας και Πυρασφάλειας Χώρων Portals Κρατήσεων Στελέχη Αεροπορικών Εταιρειών και Ταξιδιωτικών Γραφείων Διοικητικά Στελέχη Περιφερειακών Ενοτήτων

Μάνος Κόνσολας

Επίκουρος Καθηγητής Πανεπιστημίου Αιγαίου, Βουλευτής Δωδεκανήσου και Τομεάρχης Τουρισμού Νέας Δημοκρατίας «Αποτελεί έναν εξαιρετικό θεσμό, που δίνει σε εμάς μια ευκαιρία επιβράβευσης των κορυφαίων του κλάδου. Η ποιότητα αποτελεί μονόδρομο για τον ελληνικό τουρισμό. Συγχαρητήρια στον κύριο Κωνσταντίνο Ουζούνη, ο οποίος κατάφερε να εστιάσει το ενδιαφέρον μας σε μια σημαντική δράση για τον ελληνικό τουρισμό».

20 GREEK GREEKHOSPITALITY HOSPITALITYGUIDE GUIDE

ΠΡΩΤΟΠΌΡΟΣ Η ΑΘΉΝΑ ΣΤΗ ΔΙΟΡΓΆΝΩΣΗ ΣΥΝΕΔΡΊΩΝ ΣΤΗΝ ΕΛΛΆΔΑ του Αλέξη Γαληνού

Διευθύνοντος Συμβούλου της Εταιρείας Ανάπτυξης και Τουριστικής Προβολής Αθηνών

Ο

Δήμος Αθηναίων, μέσω της Εταιρείας Ανάπτυξης και Τουριστικής Προβολής (ΕΑΤΑ) και του Γραφείου Συνεδρίων και Επισκεπτών (ACVB), δίνει ιδιαίτερη βαρύτητα στην ανάπτυξη του συνεδριακού τουρισμού. Με στοχευμένες δράσεις προβολής και μάρκετινγκ, με δυναμική συμμετοχή σε εξειδικευμένες διεθνείς εκθέσεις, με μελετημένες συνέργειες με τους φορείς της αγοράς (τις τοπικές επιχειρήσεις και τα περισσότερα από 110 μέλη του ACVB), υλοποιεί μια ολοκληρωμένη στρατηγική για την εδραίωση της πόλης μεταξύ των μεγαλύτερων συνεδριακών προορισμών σε παγκόσμιο επίπεδο. Πέραν των δράσεων προβολής και ανάδειξης του προορισμού, αποστολή του ACVB είναι αφενός μεν να υποδέχεται και να εξυπηρετεί κάθε αίτημα για τη διοργάνωση συνεδρίων και επαγγελματικών εκδηλώσεων στην πόλη, αφετέρου δε να υποστηρίζει θεσμικά και υλικοτεχνικά τα μέλη του για να διεκδικήσουν και να οργανώσουν συνέδρια. Το μοντέλο λειτουργίας και δράσης του ACVB έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα επωφελές και αποτελεσματικό για τη συνεδριακή αγορά της Αθήνας και έχει συμβάλει καθοριστικά στην ανέλιξή της στην παγκόσμια κατάταξη της ICCA, που

φέρνει την Αθήνα ανάμεσα στους 25 πιο δημοφιλείς συνεδριακούς προορισμούς του κόσμου. Είναι γνωστό ότι η συνεισφορά του συνεδριακού τουρισμού στην τουριστική και στην εθνική οικονομία και ο διεθνής αντίκτυπος των επιτυχημένων συνεδρίων και των θετικών εντυπώσεων για τους συμμετέχοντες, για κάθε προορισμό, και ειδικά για τις τουριστικές επιχειρήσεις και τα ξενοδοχεία, είναι σημαντικά και διεθνώς αναγνωρίσιμα. Κατ’ αρχάς, τα ποιοτικά χαρακτηριστικά

Σύμφωνα με την πλέον πρόσφατη έρευνα του ICCA, το 2015, η Αθήνα κέρδισε τρεις ακόμη θέσεις και βρέθηκε πλέον στην 24η. Κατά τη διάρκεια του 2015, στην Αθήνα διοργανώθηκαν 87 συνέδρια, έναντι 80 του 2014. Στην πρωτεύουσα πραγματοποιήθηκαν το 57% των συνεδρίων που έγιναν το 2015 σε όλη την ελληνική επικράτεια. Το 2014, η Αθήνα έκανε ένα άλμα είκοσι θέσεων σε σχέση με τον προηγούμενο χρόνο. Από την 47η θέση το 2013 εκτινάχθηκε στην 27η παγκοσμίως, μία

ΤΟ ΜΟΝΤΈΛΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑΣ ΚΑΙ ΔΡΆΣΗΣ ΤΟΥ ACVB ΈΧΕΙ ΑΠΟΔΕΙΧΘΕΊ ΙΔΙΑΊΤΕΡΑ ΕΠΩΦΕΛΈΣ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΌ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΉ ΑΓΟΡΆ ΤΗΣ ΑΘΉΝΑΣ ΚΑΙ ΈΧΕΙ ΣΥΜΒΆΛΕΙ ΚΑΘΟΡΙΣΤΙΚΆ ΣΤΗΝ ΑΝΈΛΙΞΉ ΤΗΣ ΣΤΗΝ ΠΑΓΚΌΣΜΙΑ ΚΑΤΆΤΑΞΗ ΤΗΣ ICCA, ΠΟΥ ΦΈΡΝΕΙ ΤΗΝ ΑΘΉΝΑ ΑΝΆΜΕΣΑ ΣΤΟΥΣ 25 ΠΙΟ ΔΗΜΟΦΙΛΕΊΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΎΣ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΎΣ ΤΟΥ ΚΌΣΜΟΥ. των επισκεπτών της αγοράς MICE είναι καλύτερα από τα αντίστοιχα των τουριστών αναψυχής και πολύ υψηλότερα του μέσου όρου ενός επισκέπτη. Και τούτο διότι η μέση δαπάνη ανά ταξίδι είναι περίπου δύο έως τρεις φορές υψηλότερη του μέσου επισκέπτη ενώ το μορφωτικό και εισοδηματικό επίπεδο είναι από τα καλύτερα μεταξύ των πελατειακών ομάδων της διεθνούς τουριστικής αγοράς.

από τις πλέον θετικές μεταβολές σε παγκόσμιο επίπεδο, που ποσοστιαία κινείται στο 63%. Στην Αθήνα διοργανώθηκαν 80 συνέδρια το 2014, έναντι 49 του 2013. Η επίδοση της Αθήνας το 2014, μάλιστα, συμπαρέσυρε θετικά και τη συνολική θέση της Ελλάδας, που με 148 συνέδρια ανέβηκε στην 20ή από την 38η θέση το 2013 (100 συνέδρια).

ΓΙΑΤΊ ΝΑ ΚΆΝΕΤΕ ΈΝΑ MEETING; 22 GREEK HOSPITALITY GUIDE

O πιο συνηθισμένος λόγος για να πραγματοποιήσουμε μια συνάντηση είναι για να συζητήσουμε κάτι πρόσωπο με πρόσωπο. Θα μπορούσε να είναι μια νέα ιδέα, μια νέα ευκαιρία, ένας προβληματισμός, ένα brainstorming. Αλλά όλα καταλήγουν σε μια συνάντηση και στην αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο.

T

ο μεγαλύτερο μέρος της επικοινωνίας των επιχειρήσεων γίνεται μέσω τηλεφώνου, e-mail, ταχυδρομείου, ενημερωτικών δελτίων, ιστοσελίδων, intranets και extranets. Αυτές οι μέθοδοι επικοινωνίας έχουν κάνει τη ζωή ευκολότερη και την επικοινωνία ταχύτερη σε πολλά σημεία. Έχουν ανοίξει δυνατότητες μάρκετινγκ και έχουν κάνει τις B2B συνεργασίες πολύ πιο αποτελεσματικές. Ωστόσο, όλα τα παραπάνω δεν μπορούν να αντικαταστήσουν την πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση. Η συζήτηση πρόσωπο με πρόσωπο δεν σας επιτρέπει μόνο να ακούσετε τι συζητείται, αλλά σας δίνει πρόσβαση

σε στοιχεία κρυμμένα στον τόνο της φωνής του ομιλητή, ενώ επίσης σας επιτρέπει να βλέπετε τον ομιλητή. Η παρατήρηση της γλώσσας του σώματος και των μυών του προσώπου είναι πολύ σημαντική σε μια συνάντηση, καθώς σας επιτρέπει να διαβάσετε την αντίδραση του ατόμου σε ό,τι λέγεται καθώς και το τι πραγματικά σκέφτονται για το τι οι ίδιοι λένε. Μόνο το 7% της επικοινωνίας λέγεται. Το άλλο 93% αποτελείται από τον τόνο (38%) και τη γλώσσα του σώματος (55%). Έτσι, αν και τα γεγονότα και τα στοιχεία μιας συνάντησης είναι εύκολο να κοινοποιηθούν μέσω e-mail ή

τηλεφώνου, μια πραγματική συζήτηση ή διαπραγμάτευση γίνεται καλύτερα όταν μπορείτε να δείτε το άλλο πρόσωπο και, ως εκ τούτου, είστε σε θέση να δείτε μόνοι σας τον τόνο και το σώμα του ομιλητή. Οι συναντήσεις έρχονται σε όλα τα σχήματα και μεγέθη: από αυτοσχέδιες συνομιλίες στον διάδρομο μέχρι εβδομαδιαίες συναντήσεις και ετήσια συνέδρια. Όλες οι συναντήσεις διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη ζωή της επιχείρησης, και θα πρέπει, τουλάχιστον, να γίνει κάποιος προγραμματισμός όσον αφορά στον σχεδιασμό, την εκτέλεση και την παρακολούθηση καθενός από αυτά.

ΣΧΕΔΙΆΖΟΝΤΑΣ ΜΙΑ ΜΙΚΡΉ ΣΥΝΆΝΤΗΣΗ

GREEK HOSPITALITY GUIDE 23

Ποιος θα πρέπει να είναι εκεί; Ενώ οι μεγάλες συναντήσεις και τα συνέδρια απαιτούν περισσότερη σύνεση και προετοιμασία, οι περισσότερες εταιρείες συχνά πραγματοποιούν μικρές συναντήσεις σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση. Παρά το γεγονός ότι τέτοιες συναντήσεις είναι λιγότερο τυπικές και απαιτούν πολύ λιγότερο σχεδιασμό, κάποιες πληροφορίες θα πρέπει να αποστέλλονται στους συμμετέχοντες, για να εξασφαλιστεί ότι είναι όσο το δυνατόν πιο επιτυχείς.

Αποτελεί η συνάντηση την καλύτερη επιλογή; Το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξεταστεί είναι αν η συνάντηση είναι πραγματικά απαραίτητη. Οι πρόσωπο με πρόσωπο συζητήσεις είναι πολύ χρήσιμες, αλλά μερικές φορές ένα e-mail ή ένα τηλεφώνημα μπορεί να αρκεί, ειδικά αν η συνάντηση θα απαιτούσε πολλή υλικοτεχνική προσπάθεια.

Τι πρέπει να επιτύχει αυτή η συνάντηση; Ακόμη και μια καθημερινή ενημέρωση πρέπει να έχει ένα αντικείμενο. Γνωρίζοντας για ποιο θέμα πραγματοποιείται η συνάντηση και ποιοι είναι οι στόχοι της, γίνεται πιο εύκολο να διευκρινιστεί ποιος πρέπει να παραστεί και πόσο χρόνο απαιτεί η συνάντηση.

Τι πρέπει να συζητήσουμε; Απαριθμήστε τα θέματα που πρέπει να καλυφθούν, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι. Στη συνέχεια, καθορίστε την πιο κατάλληλη σειρά και τη δομή για το καθένα. Εξετάστε το χρονικό διάστημα που θα κατανεμηθεί σε κάθε θέμα, ανάλογα με το πόσο σημαντικό είναι.

Αυτοί που καλούνται να παραστούν στη συνάντηση θα πρέπει να είναι εκείνοι που πρέπει να ενημερωθούν για τα θέματα, που έχουν επηρεαστεί από τα ζητήματα και οι οποίοι θα είναι σε θέση να συμβάλουν στα απαιτούμενα αποτελέσματα, αλλά και που είναι εξουσιοδοτημένοι να πάρουν αποφάσεις ή να μιλήσουν εκ μέρους κάποιου άλλου.

Πότε και πού Ο χώρος πρέπει να είναι άνετος και να διαθέτει τις σωστές εγκαταστάσεις ενώ η ημερομηνία και η ώρα πρέπει να είναι επίσης κατάλληλες για όσους συμμετέχουν. Μπορεί να χρειαστεί να κλείσετε έναν χώρο συνάντησης ή να χρησιμοποιήσετε απλά το γραφείο κάποιου. Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που θα επιλεγεί, πρέπει να διασφαλιστεί ότι σε όσους αναμένεται να παρακολουθήσουν τη συνάντηση δίνονται όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες. Αυτό τους επιτρέπει όχι μόνο να οργανώσουν το πρόγραμμά τους και να είναι στην ώρα τους, αλλά και να σκεφτούν την ημερήσια διάταξη και να προετοιμάσουν οποιεσδήποτε σκέψεις ή όποιο υλικό μπορεί να χρειαστεί να φέρουν μαζί τους.

Τι θα συμβεί τώρα; Το συντομότερο δυνατόν, μετά από ακόμη και μια μικρή σύσκεψη, θα πρέπει να σταλεί ένα σημείωμα σε όλους όσοι την παρακολούθησαν περιγράφοντας τι συζητήθηκε, τι αποφασίστηκε και σε ποιον έχει ανατεθεί οποιαδήποτε ενέργεια. Αυτή η «επίσημη» καταγραφή είναι σημαντική για τις επόμενες συναντήσεις, για να διασφαλιστεί ότι οι στόχοι της συνεδρίασης καθώς και οποιεσδήποτε αποφάσεις ή ενέργειες συμφωνήθηκαν πραγματοποιούνται με επιτυχία.

24 GREEK HOSPITALITY GUIDE

ΑΞΙΟΠΟΙΏΝΤΑΣ ΣΤΟ ΜΈΓΙΣΤΟ ΤΗ ΣΥΝΆΝΤΗΣΉ ΣΑΣ

A

ν και τα θέματα της ατζέντας ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό από συνάντηση σε συνάντηση, οι κύριοι λόγοι για να πραγματοποιηθεί μια συνάντηση οι εξής: Να συλλεχθούν και να διαδοθούν πληροφορίες Να γίνει ανταλλαγή ιδεών, απόψεων και προτάσεων Να συζητηθούν επιλογές Να επιλυθούν προβλήματα Να ληφθούν αποφάσεις Να καταστρωθούν σχέδια Οι συναντήσεις μπορεί να είναι πολύ επιτυχημένες, κάνοντας όσους εμπλέκονται να αισθάνονται μέρος μιας ομάδας, ή μπορούν να είναι καταστροφικές, αφήνοντας σε κάθε συμμετέχοντα ένα αίσθημα σύγχυσης και απογοήτευσης. Για να έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα από τη συνάντησή σας είναι σημαντικό να γίνει κάποια προετοιμασία σχετικά με το τι θέλει η συνάντηση να επιτύχει, ποιοι πρέπει να την παρακολουθήσουν, τι πρέπει να συζητηθεί, ποιο είναι το καταλληλότερο μέρος για τη διεξαγωγή της και ποια είναι η πιο πρόσφορη για όλους ημερομηνία. Έχοντας αποφασίσει σχετικά με τα ανωτέρω βασικά θέματα, εξίσου σημαντικό είναι το ποιος θα έχει την προεδρία της συνάντησης. Αν είστε ο υπεύθυνος, βεβαιωθείτε ότι έχετε φτάσει νωρίτερα. Χαιρετίστε θερμά όλους και εξασφαλίστε ότι ο καθένας είναι άνετα και σε θέση να δώσει προσοχή χωρίς περισπασμούς. Χρησιμοποιήστε τις εισαγωγικές παρατηρήσεις σας για να ρυθμίσετε τον τόνο της συνεδρίασης, να καθοριστεί

ο σκοπός και να αναθεωρήσετε την ατζέντα. Δώστε μια σύντομη επισκόπηση κάθε θέματος και ό,τι χρειάζεστε για να επιτύχετε. Για παράδειγμα, για το πρώτο θέμα της ημερήσιας διάταξης χρειάζεται να ληφθεί μια απόφαση ή απλά ψάχνετε γενικές ιδέες; Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, είναι σημαντικό να δοθεί προσοχή στη δομή των στοιχείων. Για παράδειγμα, μια βήμα προς βήμα προσέγγιση για την επίλυση προβλημάτων ενθαρρύνει τους ανθρώπους να αναπτύξουν και να αξιολογήσουν εναλλακτικές λύσεις. Είναι η δουλειά του προεδρεύοντος της συνάντησης να καθοδηγήσει τη συζήτηση, μερικές φορές αναφέροντας περιληπτικά τι έχει συζητηθεί, έτσι ώστε όλοι να είναι στην ίδια σελίδα. Προκειμένου να βοηθήσετε τη συζήτηση, μπορεί να θέλετε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα: 1. Καθορίστε το πρόβλημα, τις σημαντικές αιτίες και το πώς συνέβη 2. Συγκεντρώστε πληροφορίες κατά την είσοδο των συνέδρων στην αίθουσα 3. Αναπτύξτε εναλλακτικές τραβώντας τις ιδέες και απόψεις του καθενός 4. Αξιολογήστε τις εναλλακτικές λύσεις που προτείνονται 5. Επιλέξτε την καλύτερη επιλογή από τις εναλλακτικές λύσεις που προτείνονται 6. Προγραμματίστε τα επόμενα βήματα για δράση και ποιος είναι υπεύθυνος 7. Κάντε ανασκόπηση της προόδου σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία

Είναι, επίσης, ευθύνη του προεδρεύοντος να διατηρήσει τον έλεγχο της συνάντησης, να ενθαρρύνει την ανοιχτή συζήτηση και να αποθαρρύνει κάποια αρνητική συμπεριφορά. Είναι δική σας δουλειά να κάνετε τους ανθρώπους να συμβάλουν αποτελεσματικά και να ενθαρρύνουν διαφορετικές απόψεις. Στο τέλος της συνάντησης, συνοψίστε τα θέματα που συζητήθηκαν, τις δράσεις που συμφωνήθηκαν και ποιοι θα είναι υπεύθυνοι. Ευχαριστήστε όλους για την παρουσία τους και, αν είναι απαραίτητο, συμφωνήστε την επόμενη ημερομηνία της συνεδρίασης. Οι σημειώσεις της συνάντησης είναι πολύ χρήσιμες ως υπενθύμιση σε όλους για το τι συνέβη κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και τι πρέπει να γίνει τώρα, από ποιον και με ποια ημερομηνία. Είναι καλή πρακτική να προωθηθούν τα πρακτικά το συντομότερο δυνατόν μετά την πραγματοποίηση της συνάντησης. Να θυμάστε ότι είναι πλέον απαραίτητο να περιμένουμε όλους να είναι στην ίδια θέση για να έχουμε μια συνάντηση. Η τηλεδιάσκεψη και το web-conferencing έχουν γίνει πιο προσιτά ή ακόμη παρέχονται και δωρεάν.

ΟΡΘΌΔΟΞΟΣ ΑΚΑΔΗΜΊΑ

ΚΡΉΤΗΣ (ΟΑΚ)

Η Ορθόδοξος Ακαδημία Κρήτης (ΟΑΚ) διαθέτει μεγάλη συνεδριακή εμπειρία, η οποία αποτελεί την καλύτερη εγγύηση για την επιτυχή διοργάνωση κάθε απαιτητικού συνεδρίου. Η ΟΑΚ ιδρύθηκε το 1968 και αποτελεί ένα σύγχρονο συνεδριακό κέντρο με δύο κεντρικές αίθουσες συνεδριάσεων, χωρητικότητας 400-600 και 90-70 ατόμων αντίστοιχα. Οι συνεδριακές αίθουσες είναι εξοπλισμένες με όλα τα τεχνικά μέσα. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, το προσωπικό της ΟΑΚ βρίσκεται στη διάθεση των οργανωτών του από την αρχή του σχεδιασμού του μέχρι και την πλήρη ολοκλήρωσή του. Η ΟΑΚ παρέχει για τα συνέδρια διαμονή σε μονόκλινο ή δίκλινο δωμάτιο, με πρωινό, γεύματα σε ατομικό σερβίρισμα ή μπουφέ, διαλείμματα με καφέ, τσάι, πορτοκαλάδα και κρητικά παραδοσιακά βουτήματα, γραμματειακή υποστήριξη, συνεδριακό εξοπλισμό, όπως σύστημα ταυτόχρονης μετάφρασης, οθόνες, προβολείς, φωτοτυπικά, διαδίκτυο κ.τ.λ. Οι κύριοι τομείς δράσεις του Ιδρύματος είναι οι εξής: • Επιστήμη-Πίστη-ΖωήΟικολογία

• Ανανεώσιμες Πηγές Ενέργειας

• Θέματα Παιδείας • Ζώσα Ορθοδοξία • Διάλογος των Θρησκειών και των Πολιτισμών Νέες Τεχνολογίες • • Επιμόρφωση Στελεχών κ.ά. Βασικός στόχος του Ιδρύματος είναι να διευκολύνει και να προάγει τον διάλογο μεταξύ των ανθρώπων και, ως εκ τούτου, να δημιουργήσει έναν χώρο για συζήτηση και εκπαίδευση. Τα συνέδρια, τα σεμινάρια και οι άλλες δραστηριότητες οργανώνονται σε τοπικό και διεθνές επίπεδο. Από το 1968 μέχρι και σήμερα, έχουν πραγματοποιηθεί πάνω από 2.500 συνέδρια και ημερίδες. Προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος αυτός το Ίδρυμα συνεργάζεται με πανεπιστήμια, ερευνητικά κέντρα, ομάδες κ.λπ. Δίνεται έμφαση στον συνεδριακό και θρησκευτικό τουρισμό, ο οποίος αναπτύσσεται με υψηλούς ρυθμούς στην ευρύτερη περιοχή. Οι σύνεδροι έχουν τη δυνατότητα, σε ένα όμορφο φυσικό περιβάλλον, να δοκιμάσουν την παραδοσιακή κρητική κουζίνα και να επισκεφθούν τα αξιοθέατα της πόλης των Χανίων. Η εμπειρία μας, το όμορφο περιβάλλον και η ανθρώπινη επικοινωνία διασφαλίζουν την επιτυχία των συνεδρίων.

26 GREEK HOSPITALITY GUIDE

ΠΡΑΚΤΙΚΈΣ ΣΥΜΒΟΥΛΈΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΧΕΙΡΙΣΜΌ ΤΩΝ ΣΥΜΜΕΤΕΧΌΝΤΩΝ ΣΤΟ ΣΕΜΙΝΆΡΙΟ

Π

ολλές επιχειρήσεις διοργανώνουν σεμινάρια για τους βασικούς ή/ και τους μελλοντικούς πελάτες. Τα σεμινάρια αυτά χρησιμοποιούνται συχνά ως ένας τρόπος για να ενημερώσουν τους πελάτες για την εταιρεία και τα προϊόντα/ υπηρεσίες της, να εξασφαλίσουν νέες συνεργασίες με τους υπάρχοντες πελάτες και να καθοδηγήσουν τάσεις. Κάθε σεμινάριο θα έχει τη δική του, μοναδική ατζέντα και το δικό του στήσιμο ανάλογα με τους στόχους και την αγορά-στόχο. Αλλά όποιος και να είναι ο στόχος του σεμιναρίου, οι επισκέπτες πρέπει να έχουν πολύ καλή αντιμετώπιση. Είτε έχετε στόχο να δημιουργήσετε νέες επιχειρήσεις, είτε να διασφαλίσετε την ανανέωση συμβάσεων, είτε απλά να ενημερώσετε τους πελάτες για την εταιρεία σας, κάθε επισκέπτης πρέπει να αισθάνεται ιδιαίτερος. Αυτό δεν σημαίνει, απαραιτήτως, ακριβά εταιρικά δώρα, αλλά ότι το σύνολο του προσωπικού που συμμετέχει στη συνάντηση θα πρέπει να δίνει το 100% για τους πελάτες.

Η πρόσκληση Πριν από τη συνάντηση, κάθε πρόσκληση πρέπει να σταλεί όσο πιο προσωπικά γίνεται. Τους σημαντικούς

πελάτες μπορεί να θέλετε να τους επισκεφθείτε αυτοπροσώπως ή να τους τηλεφωνήσετε, για να τους κάνετε να αισθανθούν ιδιαίτερα και φυσικά να αυξήσετε τις πιθανότητες αποδοχής της πρόσκλησης.

Η υπενθύμιση Κοντά στην ημερομηνία της συνάντησης κάθε επισκέπτης θα πρέπει να λάβει υπενθύμιση της εκδήλωσης με ένα πακέτο πληροφοριών που να περιέχει τις επιλογές μεταφοράς, χάρτες, την ημερήσια διάταξη, τις επιλογές διαμονής –αν είναι απαραίτητο– καθώς και κάθε άλλη πληροφορία που θα μπορούσε να είναι χρήσιμη. Κανείς δεν θα ήθελε να χαθεί!

Ενημέρωση του προσωπικού Ακόμη και οι έμπειροι στις πωλήσεις και το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών θα πρέπει να έχουν λάβει υπενθύμιση και να είναι σε εγρήγορση, έχοντας ως γνώμονα την άνεση των επισκεπτών. Όλο το προσωπικό πρέπει να είναι καλά ντυμένο, με καθαρό μαλλιά, διακριτικά κοσμήματα και μακιγιάζ.

Buddy up Αν είναι αναγκαίο και εφικτό, σε

διαφορετικά μέλη του προσωπικού μπορεί να ανατεθεί η ευθύνη ορισμένων βασικών πελατών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν ο πελάτης έχει μια καθιερωμένη επαγγελματική σχέση με ένα μέλος της ομάδας πωλήσεων, για παράδειγμα.

Τα απολύτως απαραίτητα Βεβαιωθείτε ότι κάποιος είναι υπεύθυνος για τα μικρά πράγματα, που συχνά παραβλέπονται. Αυτό περιλαμβάνει χαρτομάντηλα, επιπλέον στυλό και χαρτί, το νερό και τον χυμό κ.λπ. Οι επισκέπτες δεν θέλουν να ρωτούν για απλά πράγματα, ειδικά αν είναι κάτι που θα μπορούσε να προκαλέσει αμηχανία. Γι’ αυτό προσπαθήστε να σκεφθείτε τα πάντα και να βεβαιωθείτε ότι είναι όλα έτοιμα.

«Γεια σου» Καλωσορίστε καθέναν από τους επισκέπτες κατά την άφιξή τους. Κάρτες με το όνομά τους μπορούν να διανεμηθούν μαζί με τα πακέτα πληροφοριών. Τοποθετήστε ένα επιπλέον άτομο ή δύο στον χώρο της ρεσεψιόν, για να απαντήσει σε ερωτήσεις όπως «πού είναι η τουαλέτα;».

GREEK HOSPITALITY GUIDE 27

Διαλείμματα Βεβαιωθείτε ότι τα μέλη του προσωπικού είναι στη θέση τους κατά τη διάρκεια του διαλείμματος. Αναμειχθείτε με τους επισκέπτες, κάντε νέες επαφές και διασφαλίστε τις ήδη υπάρχουσες. Να έχετε επιπλέον ενημερωτικά φυλλάδια κοντά στο τραπέζι του σνακ ή των ποτών σε περίπτωση που οι επισκέπτες έχασαν το δικό τους ή θέλουν επιπλέον αντίγραφα. Τοποθετήστε μια μεγάλη οθόνη που να εμφανίζει την ιστοσελίδα της εταιρείας ή ένα σχεδιασμένο mini-site ή μια παρουσίαση. Οι επισκέπτες είναι εδώ για να μάθουν για την εταιρεία σας, έτσι φροντίστε ο χρόνος τους να αξίζει.

«Ησυχία παρακαλώ» Τα μέλη του προσωπικού που συμμετέχουν στις συναντήσεις θα πρέπει να κάνουν ησυχία. Μπορεί να έχουν ακούσει τις παρουσιάσεις πολλές φορές, αλλά πρέπει να προσέξουν να μην αποσπούν την προσοχή των επισκεπτών με την ομιλία, τη γραφή ή τη μετακίνησή τους.

Τι γίνεται με εμένα; Ένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα είναι τα μέλη του προσωπικού να συζητούν μεταξύ τους αντί να αναζητούν και να μιλούν με τους επισκέπτες. Δεν θα σας πλησιάσουν όλοι οι επισκέπτες για να μιλήσετε, καθώς μερικοί είναι ντροπαλοί, ενώ άλλοι είναι κουρασμένοι. Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το βλέμμα τους στραμμένο στον μοναχικό επισκέπτη και να προσπαθήσουν να τον κάνουν να συμμετάσχει στη συζήτηση.

Ώρα για πάρτι Ορισμένες εταιρείες περιλαμβάνουν εκδηλώσεις για την ψυχαγωγία των συνέδρων, είτε πρόκειται για ένα γεύμα, είτε για ένα πάρτι, είτε για κάποια μορφή αθλητικής δραστηριότητας. Τα μέλη του προσωπικού θα πρέπει να ενθαρρύνονται να τις απολαύσουν, αλλά να θυμούνται ότι βρίσκονται 100% στο καθήκον. Η κατανάλωση αλκοόλ πρέπει να περιορίζεται στο ελάχιστο και η συμπεριφορά να παραμένει επαγγελματική, παρ’ όλο που είναι χαλαρή. Αυτό είναι το πάρτι των

επισκεπτών, όχι δικό τους. Μπορείτε να κάνετε ένα πάρτι για το προσωπικό αργότερα, για να γιορτάσει την επιτυχία της συνάντησης!

Αποχαιρετισμός Κάποια σεμινάρια διαρκούν μόνο μία ώρα, ενώ άλλα αρκετές ημέρες. Ωστόσο, βραχυπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα, η δική σας υποχρέωση είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε πει «αντίο» με ένα σημείωμα. Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να είναι προσεκτικά, ώστε να μη φαίνονται κουρασμένα, ειδικά αν έχει προηγηθεί μια ιδιαίτερα μεγάλη ή κουραστική συνάντηση. Η διοργάνωση πρέπει να είναι τόσο συγκροτημένη μέχρι το τέλος όσο ήταν τη στιγμή που οι καλεσμένοι πρωτοήρθαν. Οι τελευταίες εντυπώσεις των πελατών σας είναι σχεδόν τόσο σημαντικές όσο και οι πρώτες. Έτσι, τους στέλνετε σπίτι ευτυχισμένους.

Αυτό αφορά τα πιο προφανή πράγματα, όπως την κράτηση αιθουσών συνεδριάσεων, την παροχή γεύματος ή σνακ και τον συντονισμό της στάθμευσης. Περιλαμβάνει, επίσης, και άλλα πράγματα που οι άνθρωποι μπορεί να ξεχάσουν, όπως το να έχουν τον κατάλληλο οπτικοακουστικό εξοπλισμό καθώς και τη σωστή σήμανση, έτσι ώστε οι άνθρωποι να είναι σε θέση να βρουν τον δρόμο τους προς και από διάφορους χώρους. Ευτυχώς, πολλές συνεδριακές εγκαταστάσεις ή ξενοδοχεία προσφέρουν πλήρη πακέτα, περιλαμβανομένου και ενός ειδικού, για να καθοδηγήσει τη διαδικασία σχεδιασμού. Όταν επιλέγετε μια αίθουσα συνεδριάσεων, η τιμή και η τοποθεσία είναι συχνά οι δύο βασικοί κινητήριοι παράγοντες για τη λήψη της απόφασης. Για τις εταιρείες που βρίσκονται σε μια μεγάλη πόλη, οι διαχειριστές θα

Follow up Μία ή δύο μέρες μετά το τέλος της συνάντησης, σε κάθε επισκέπτη θα πρέπει να αποστέλλεται ένα σημείωμα, ευχαριστώντας τον για την παρουσία του. Για τους σημαντικούς συνέδρους θα πρέπει επίσης να γίνει και τηλεφώνημα, για να εξασφαλιστούν οι συμφωνίες και/ή να καλλιεργηθεί σωστή επαγγελματική σχέση. Ιδανικά, κάθε επισκέπτης έδωσε την άδειά του για να προστεθεί στη λίστα με το newsletter της εταιρείας σας, μην περιμένετε όμως για το ενημερωτικό δελτίο. Στείλτε σε καθέναν ένα πακέτο πληροφοριών ή κάποιο είδος επικοινωνίας, ενισχύοντας το περιεχόμενο που καλύφθηκε κατά τη διάρκεια του σεμιναρίου.

Κράτηση συνεδριακής εγκατάστασης Για πολλούς επιχειρηματίες, άνδρες και γυναίκες, η παρακολούθηση ή ακόμη και η παρουσίαση σε συνέδρια αποτελεί μέρος της δουλειάς τους. Ωστόσο, όταν έρχονται αντιμέτωποι με τον σχεδιασμό ή τον συντονισμό ενός συνεδρίου, μπορεί να μη γνωρίζουν καν από πού να αρχίσουν. Ακόμη και μια μικρή συνάντηση, με μόνο μια χούφτα συμμετεχόντων, περιλαμβάνει ένα επίπεδο σχεδιασμού.

ΠΟΛΛΈΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΈΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΆΣΕΙΣ Ή ΞΕΝΟΔΟΧΕΊΑ ΠΡΟΣΦΈΡΟΥΝ ΠΛΉΡΗ ΠΑΚΈΤΑ, ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΜΈΝΟΥ ΚΑΙ ΕΝΌΣ ΕΙΔΙΚΟΎ, ΓΙΑ ΝΑ ΚΑΘΟΔΗΓΉΣΕΙ ΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΎ. διαπιστώσουν ότι το ταξίδι σε μικρή απόσταση, ακόμη και στα γύρω προάστια, μπορεί να σώσει ένα μεγάλο χρηματικό ποσό. Αυτό βασίζεται σε πολλά πράγματα. Μόλις η εγκατάσταση επιλεγεί, ο event planner θα φροντίσει για όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Μερικές φορές, απλά θα ζητήσει από τον εκπρόσωπο της εταιρείας κατευθυντήριες γραμμές, προκειμένου να κατανοήσει τι χρειάζεται και τι να περιμένει για το συνέδριο. Θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πώς θα πρέπει να οργανωθούν τα δωμάτια και αν θα πρέπει να παρέχονται καφές και σνακ κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων. Ένας έμπειρος σχεδιαστής θα είναι σε θέση να βοηθήσει στον σχεδιασμό του χρονοδιαγράμματος, προκειμένου να ανταποκριθεί σε όλους τους στόχους, ενώ θα επιτρέπει στους συμμετέχοντες να διασκεδάσουν.

28 GREEK GREEKHOSPITALITY HOSPITALITYGUIDE GUIDE

ΒΟΗΘΏΝΤΑΣ ΤΟΥΣ ΑΝΘΡΏΠΟΥΣ ΝΑ ΣΥΜΒΆΛΛΟΥΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΆ ΚΑΤΆ ΤΗ ΔΙΆΡΚΕΙΑ ΤΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΆΣΕΩΝ

Ο ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΌΣ ΜΙΑΣ ΣΥΝΆΝΤΗΣΗΣ

Η επιλογή του τόπου είναι μόνο ένα από τα έξοδα που συνδέονται με μια συνάντηση. Ανάλογα με τη φύση της συνεδρίασης και το πόσοι συμμετέχουν, ο χώρος μπορεί να είναι ή να μην είναι το μεγαλύτερο κόστος.

Υ

πάρχουν πολλοί λόγοι για να μη θέλετε να συμμετέχετε στις συνεδριάσεις, μεταξύ των οποίων η έλλειψη προετοιμασίας, η προσωπική συστολή, το να έχετε αποθαρρυνθεί από την επιθετικότητα ή την κυρίαρχη συμπεριφορά κάποιου ή απλά από καθαρή τεμπελιά. Φυσικά, μπορείτε επίσης να περιορίσετε όσους ασθμαίνουν. Αυτό μπορεί να γίνει με τον καθορισμό των βασικών κανόνων στην αρχή, συμπεριλαμβανομένου και εκείνου που αφορά το πόσο χρόνο κάθε άτομο μπορεί να μιλήσει. Θα πρέπει επίσης να ζητήσετε οι παρατηρήσεις να περιοριστούν στο θέμα της συζήτησης. Αν κάποιος εξακολουθεί να επιμένει σε ένα μήκος ομιλίας, μπορεί να χρειαστεί, διακριτικά αλλά σταθερά, να προχωρήσετε παρακάτω. Είναι εξίσου σημαντικό να παραμείνετε εστιασμένοι στην ημερήσια διάταξη και στο τι πρέπει να επιτευχθεί. Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει να συνοψίσετε την πρόοδο και να υπενθυμίσετε σε όλους τους στόχους της συνάντησης. Μερικές φορές, ένας συμμετέχων μπορεί να έχει κάτι που αξίζει να ακουστεί, αλλά δεν μπορεί να είναι ο καλύτερος δημόσιος ομιλητής. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι δουλειά του προεδρεύοντος της συνάντησης να σώσει αυτό το άτομο. Για να δημιουργήσετε ιδέες μπορεί να θέλετε να δοκιμάσετε το brainstorming, κάνοντας ανοιχτές ερωτήσεις (αυτές που δεν μπορούν να απαντηθούν απλά με «ναι» ή «όχι»), να ενθαρρύνετε ιδέες, να διατηρήσετε τις δικές σας ιδέες μέχρι το τέλος, να αποσαφηνίσετε και να παραφράσετε κάτι για τους άλλους.

Εργασία εντός προϋπολογισμού Πρώτα από όλα, θα πρέπει να ρυθμίσετε τον προϋπολογισμό. Για να το κάνετε αυτό η ομάδα που οργανώνει τη συνεδρίαση θα πρέπει: να προσδιορίσει τις δαπάνες (κάποιες πιθανές δαπάνες που περιγράφονται παρακάτω), να αποκτήσει ρεαλιστικές εκτιμήσεις, να συμφωνήσει σχετικά με τη σημασία κάθε κόστους, να προσθέσει μια εικόνα για τις έμμεσες και απρόβλεπτες δαπάνες (που πάντα παρουσιάζονται), να συμφωνήσει σε ένα ανώτατο όριο δαπανών για κάθε κόστος.

Έπειτα έρχεται ο έλεγχος του κόστους: Ενημερώστε την ομάδα συνάντησης για τον περιορισμό του κόστους στην αρχή της φάσης του σχεδιασμού Παρακολουθήστε στενά τις πραγματικές δαπάνες και επανεξετάστε τις διαφορές Ενημερώστε τους υπευθύνους για πιθανές υπερβολικές δαπάνες, κατά προτίμηση προτού γίνουν πολύ μεγάλες Αναθεωρήστε τον προϋπολογισμό για την πρόληψη μελλοντικών υπερβολικών δαπανών.

Μετά τη συνάντηση αναθεωρήστε τον προϋπολογισμό με βάση τις δαπάνες: Προσδιορίστε τους λόγους για οποιεσδήποτε υπερβολικές δαπάνες Δικαιολογήστε την υπερβολική σπατάλη Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα του κόστους της συνεδρίασης Συζητήστε τρόπους που θα κάνουν την επόμενη συνάντηση για τον προϋπολογισμό πιο ρεαλιστική Συζητήστε τρόπους που θα κάνουν την επόμενη συνάντηση πιο αποδοτική

Κόστη που πρέπει να συμπεριληφθούν στον προϋπολογισμό της συνάντησης: Τόπος συνάντησης Τροφοδοσία Κατάλυμα Μεταφορά Εκδηλώσεις, ψυχαγωγία, ψυχαγωγικές δραστηριότητες Ενοικίαση/αγορά εξοπλισμού Χαρτικά Διαφημιστικά δώρα Ομιλητής, αμοιβές διασκεδαστή Δημοσιότητα, υλικά, φυλλάδια, διαφημιστικά φυλλάδια Προσωπικό Έμμεσα έξοδα

Εμπιστευθείτε την εκδήλωσή σας στο

Alkyon Resort Hotel & Spa

CONFERENCE LAYOUT

Η προνομιακή του θέση, σε απόσταση μόλις μίας ώρας από την Αθήνα, το καθιστά πρώτο και για τις εταιρικές σας συναντήσεις. Το ξενοδοχειακό συγκρότημα διαθέτει μοναδικούς χώρους συνεδρίων, παρουσιάσεων, εταιρικών συναντήσεων, σεμιναρίων, πολιτιστικών εκδηλώσεων και δεξιώσεων. Οι κομψές και λειτουργικές του αίθουσες, πλήρως HALL EV AGGELIA MIKIS THEODORAKIS MIKIS THEODORAKIS I MIKIS THEODORAKIS II ARMONIA IVI WINTER’S ROOM

εξοπλισμένες με τα πιο σύγχρονα μέσα και με φυσικό φωτισμό, μπορούν να φιλοξενήσουν από μια μικρή σύσκεψη έως και μια εκδήλωση 1.100 ατόμων. Οι υπερσύγχρονες εγκαταστάσεις και οι άριστες υπηρεσίες υποστήριξης διασφαλίζουν ότι κάθε επαγγελματική διοργάνωση θα σφραγιστεί με κύρος και επιτυχία.

HEIGHT

Μ2

3,7 5,3 5,3 5,3 2.80 - 3.20 2.80 - 3.20 2,3

548 322 136 186 61 69 143

Διαθέσιμος εξοπλισμός αιθουσών: Ενσύρματη και ασύρματη πρόσβαση στο Ιnternet, Slide projector, Data projector, Overhead projector, Οθόνες προβολής, TV/Videο, DVD player, Flip charts & Poster Board, Κεντρική κονσόλα μικροφώνων, Podium, Lectern, Laser Beam Pointer, Πλήρως κλιματιζόμενοι χώροι, Ευρύχωρα φουαγιέ.

Alkyon Resort Hotel & Spa Βραχάτι Κορινθίας τηλ. 27410 52010 Γραφείο Πωλήσεων Αθηνών τηλ. 210 6425393

www.alkyonhotel.gr

30 GREEK GREEKHOSPITALITY HOSPITALITYGUIDE GUIDE

ΠΏΣ ΝΑ ΕΠΙΛΈΞΕΤΕ ΤΟΝ ΣΩΣΤΌ ΧΏΡΟ

Η

επιλογή μιας εγκατάστασης για ένα συνέδριο είναι μια μεγάλη απόφαση για όποιον θέλει να φιλοξενήσει μια διάσκεψη ή μια σειρά συναντήσεων. Η εγκατάσταση θα δώσει τον τόνο της όλης εκδήλωσης και μπορεί να συμβάλει στη συνολική επιτυχία ή την αποτυχία των συναντήσεων. Ακόμη και για τις εσωτερικές συνεδριάσεις, οι εργαζόμενοι θέλουν να εντυπωσιαστούν από τον χρόνο και την προσπάθεια της εταιρείας να σχεδιάσει ένα γεγονός. Η εγκατάσταση μπορεί να είναι διπλά σημαντική, ειδικά όταν φιλοξενούνται εξωτερικοί επισκέπτες, όπως τρέχοντες ή δυνητικοί πελάτες. Παρ’ όλο που ο καθένας θα ήθελε να διοργανώσει το συνέδριό του στο καλύτερο συνεδριακό κέντρο ή ξενοδοχείο στην πόλη, αυτό δεν είναι πάντα δυνατόν, καθώς εξαρτάται από μια σειρά πραγμάτων όπως η διαθεσιμότητα, ο προϋπολογισμός ή η τοποθεσία. Για τα συνέδρια της τελευταίας στιγμής, οι επιλογές περιορίζονται συνήθως σε μέρη που είναι διαθέσιμα. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να προσδιοριστούν οι εγκαταστάσεις καλά εκ των προτέρων. Για μεγάλες ή πολύπλοκες εκδηλώσεις, αυτό μπορεί να σημαίνει ένα έτος ή ακόμη νωρίτερα. Ο προϋπολογισμός είναι συχνά ο

κυριότερος παράγοντας για την επιλογή του χώρου. Ευτυχώς, ακόμη και τα ωραιότερα μέρη έχουν μεγάλη διακριτική ευχέρεια κατά τη διαπραγμάτευση των τιμών. Για παράδειγμα, πολλοί χώροι θα δώσουν έκπτωση σε κάποιον που απλά τη ζητά αν πιστεύουν ότι αυτός θα αποφέρει επιπλέον διοργανώσεις. Πολλά ξενοδοχεία και συνεδριακά κέντρα έχουν συνολικές προσφορές, που περιλαμβάνουν σνακ ή γεύματα για τους συμμετέχοντες, γεγονός που μπορεί να

δραματικά, ακόμη και κατά την εξέταση επιπλέον κόστους μεταφοράς για τους συμμετέχοντες. Ωστόσο, το κόστος δεν θα πρέπει να είναι το μόνο που θα ληφθεί υπόψη κατά την επιλογή μιας θέσης. Αν πολλοί συμμετέχοντες προέρχονται από περιοχές έξω από την πόλη, μπορεί να προτιμήσετε μια θέση στην πόλη που έχει άλλα αξιοθέατα, αντί να κολλήσετε σε ένα ξενοδοχείο που δεν διαθέτει κοντινές εγκαταστάσεις. Πριν έρθετε σε μια τελική συμφωνία

ΤΟ ΚΌΣΤΟΣ ΔΕΝ ΘΑ ΠΡΈΠΕΙ ΝΑ ΕΊΝΑΙ ΤΟ ΜΌΝΟ ΠΟΥ ΘΑ ΛΗΦΘΕΊ ΥΠΌΨΗ ΚΑΤΆ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΉ ΜΙΑΣ ΘΈΣΗΣ. ΑΝ ΠΟΛΛΟΊ ΣΥΜΜΕΤΈΧΟΝΤΕΣ ΠΡΟΈΡΧΟΝΤΑΙ ΑΠΌ ΠΕΡΙΟΧΈΣ ΈΞΩ ΑΠΌ ΤΗΝ ΠΌΛΗ, ΜΠΟΡΕΊ ΝΑ ΠΡΟΤΙΜΉΣΕΤΕ ΜΙΑ ΘΈΣΗ ΣΤΗΝ ΠΌΛΗ ΠΟΥ ΈΧΕΙ ΆΛΛΑ ΑΞΙΟΘΈΑΤΑ, ΑΝΤΊ ΝΑ ΚΟΛΛΉΣΕΤΕ ΣΕ ΈΝΑ ΞΕΝΟΔΟΧΕΊΟ ΠΟΥ ΔΕΝ ΔΙΑΘΈΤΕΙ ΚΟΝΤΙΝΈΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΆΣΕΙΣ. μειώσει το συνολικό κόστος σε σύγκριση με την επιλογή ενός επιπλέον catering. Η τοποθεσία του χώρου είναι επίσης ένα σημαντικό ζήτημα. Για τις περισσότερες εκδηλώσεις, η τοποθεσία είναι πολύ ευέλικτη και μπορεί να αλλάξει λόγω της διαθεσιμότητας ή για να καλυφθούν οι δημοσιονομικοί περιορισμοί. Για παράδειγμα, μετακινώντας ένα συνέδριο στα προάστια και όχι στο κέντρο της πόλης, το κόστος μπορεί να μειωθεί

με οποιονδήποτε τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου, καλό είναι να ζητήσετε μια σειρά από αναφορές που θα παρέχουν ειλικρινή σχόλια και πληροφορίες σχετικά με την εμπειρία τους στη διεξαγωγή συνεδρίων. Το Διαδίκτυο είναι επίσης μια μεγάλη πηγή για την εύρεση κριτικών για την τοποθεσία. Τα απλά σχόλια των καταναλωτών μπορεί να βοηθήσουν στο να αποφύγετε τυχόν κρυμμένα κόστη ή μελλοντικές απογοητεύσεις.

32 GREEK HOSPITALITY GUIDE

THE PERFECT VENUES FOR YOUR EVERY EVENT 55 years of experience in the organization of Conferences & Incentives DIvanI Caravel: Total Conference Space more than 4.309 m2 and 16 multi-function meeting halls DIvanI apollon palaCe & Thalasso: Total Conference Space more than 2.500 m2 and 6 multi-function meeting halls DIvanI aCropolIs: Total Conference Space more than 1.775 m2 and 6 multi-function meeting halls

2 Vassileos Alexandrou Ave. | 161 21 Athens | Tel. 210 720 7000 | info@divanicaravel.gr

www.divanis.com