Ο σημαντικός ρόλος του Διευθυντή Έργου

Για να έχει ένα έργο «επιτυχημένο αποτέλεσμα» πρέπει να ακολουθεί μια σαφή και ελεγχόμενη διαδικασία, με συγκεκριμένους κανόνες και πρακτικές. «Επιτυχημένο αποτέλεσμα» σημαίνει ότι το έργο ολοκληρώθηκε σύμφωνα με το εύρος και τις προδιαγραφές που τέθηκαν, εντός του προγραμματισμένου προϋπολογισμού και παραδόθηκε στον πελάτη εντός του συμφωνημένου χρονοδιαγράμματος. Η αποτυχία να τηρηθούν αυτά τα κριτήρια μπορεί να οδηγήσει σε πολυάριθμες και δυσανάλογες συνέπειες, όπως η υποβάθμιση της ποιότητας, η υπέρβαση του κόστους, καθυστερημένη χρονική περίοδος παράδοσης και πιθανές νομικές διαφορές.

Κύριες ευθύνες των Ιδιοκτητών (Πελάτης)

Η ουσιώδης αρχή για την επίτευξη ενός επιτυχημένου αποτελέσματος ξεκινά με τις ενέργειες των ιδιοκτητών (πελάτης) και περιγράφονται ως εξής:

Οι Ιδιοκτήτες (πελάτης) πρέπει να καθορίσουν και να συμφωνήσουν στους σαφείς στόχους και σκοπούς του έργου, οι οποίοι περιλαμβάνουν:

α. Περιγραφή και παραδοτέα του έργου

β. Κατανεμημένο προϋπολογισμό για το έργο

γ. Αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης.

Οι Ιδιοκτήτες (πελάτης) πρέπει να ορίσουν έναν Διευθυντή Έργου (ΔΕ) και, βάσει των προτάσεών του/της, να συγκροτήσουν την ομάδα διαχείρισης έργου.

Το επιλεγμένο άτομο πρέπει να διαθέτει ισχυρή κατανόηση του εύρους και του χαρακτήρα του έργου, καλές οργανωτικές ικανότητες, ηγετικές και διαχειριστικές ποιότητες. Επιπλέον, το άτομο πρέπει να είναι ευέλικτο και να προσαρμόζει γρήγορα και έγκαιρα τα σχέδια και τις προσεγγίσεις του έργου όπως είναι απαραίτητο για να ανταποκριθεί σε τυχόν μεταβαλλόμενες συνθήκες.

Να διατηρούν και να τηρούν την επικοινωνιακή διαδρομή προς όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, που αυτά πάντα πρέπει να περνούν μέσω του Διευθυντή Έργου (ΔΕ).

Ο Διευθυντής Έργου (ΔΕ) αναλαμβάνει βασικές ευθύνες μόλις ο πελάτης καθορίσει τους στόχους του έργου. Αυτές οι ευθύνες αναλύονται παρακάτω για κάθε φάση του έργου:

 

 

 

Φάση Σχεδιασμού:

α. Συγκρότηση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου: Είναι κρίσιμο να σχηματιστεί μια ομάδα με την απαραίτητη εξειδίκευση, γνώση, ευελιξία και εμπειρία για να οδηγήσει συλλογικά το έργο στην επιτυχία. Η επιλογή πρέπει να περιλαμβάνει ικανούς και πιστοποιημένους επαγγελματίες, καθένας από τους οποίους θα πρέπει να δεσμευθεί ως προς την επιτυχή αποπεράτωση του έργου εκπληρώνοντας τον ρόλο που θα του/της ανατεθεί.

β. Σχεδιασμός και Καθορισμός του Χρονοδιαγράμματος: Η συμφωνία για το χρονοδιάγραμμα κάθε λειτουργίας είναι κρίσιμη και απαιτεί την τήρηση από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.

γ. Διασφάλιση Αποτελεσματικής Επικοινωνίας: Οι τακτικές συναντήσεις με την ομάδα του έργου είναι απαραίτητες για την επίλυση ζητημάτων και την αντιμετώπιση πιθανών επικαλύψεων μεταξύ των σχεδιαστών.

δ. Παροχή Ανατροφοδότησης από τον Πελάτη: Κατά τη φάση σχεδιασμού, είναι σημαντικό να εντοπίζονται πιθανοί κίνδυνοι όπως περιορισμοί προϋπολογισμού ή υπερβάσεις χρονοδιαγραμμάτων. Η ενημέρωση του πελάτη για την πρόοδο του σχεδιασμού του έργου είναι απαραίτητη για την ομαλή εκτέλεση.

ε. Ανασκόπηση Παραδοτέων Σχεδιασμού: Μόλις η ομάδα του έργου υποβάλει τα σχέδια, τις προδιαγραφές και τους όρους, ο Διευθυντής Έργου πρέπει να διασφαλίσει ότι αυτά είναι πλήρη και ακριβή πριν την υποβολή προς τους πιθανούς εργολάβους.

στ. Αξιολόγηση Υποβληθεισών Προσφορών: Όλες οι προσφορές πρέπει να αξιολογηθούν από τα υπεύθυνα μέλη της ομάδας και να παρουσιαστούν σε μια αναφορά με συστάσεις και αιτιολόγηση. Ο Διευθυντής Έργου συγκεντρώνει αυτές τις αναφορές για την τελική έγκριση του πελάτη.

ζ. Προετοιμασία Τευχών Δημοπράτησης / Σύμβαση: Τα έγγραφα δημοπράτησης πρέπει να συμπεριλάβουν και μια ολοκληρωμένη σύμβαση με τα βασικά στοιχεία να προσδιορίζονται σαφώς, όπως:

i. Εμπλεκόμενα Μέρη

ii. Εύρος Εργασιών, συμπεριλαμβανομένων των εξαιρέσεων

iii. Χρονοδιάγραμμα Έργου, με κρίσιμα ορόσημα

iv. Παραδοτέα

v. Όροι Πληρωμής

vi. Ρόλοι και Ευθύνες

vii. Διαδικασίες και διαδικασίες διαχείρισης Αλλαγών

viii. Διαχείριση Κινδύνων

ix. Κανονισμοί Υγείας και Ασφάλειας

x. Εθνικοί νόμοι και κανονισμοί

xi. Εμπιστευτικότητα και Πνευματική Ιδιοκτησία

xii. Εγγυήσεις και Δηλώσεις

xiii. Ρήτρες/όροι τερματισμού

xiv. Επίλυση Διαφορών

xv. Ανωτέρα Βία

xvi. Ασφάλιση και Ευθύνη

xvii. Υπογραφές

 

Φάση Υλοποίησης:

α. Αποτελεσματική Επικοινωνία με Εργολάβους: Άμεση επικοινωνία με τους διορισμένους εργολάβους για να συζητηθούν οι λεπτομέρειες του έργου και να καθοριστεί η φιλοσοφία εκτέλεσης εργασιών.

Οι εργολάβοι είναι υπεύθυνοι για το χρονοδιάγραμμα του έργου, συμπεριλαμβανομένου ενός αναλυτικού καταλόγου όλων των ενεργειών μέχρι την ολοκλήρωση. Είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα ενοποιημένο χρονοδιάγραμμα που να περιλαμβάνει όλες τις εργασίες των εργολάβων και των υπεργολάβων, προσδιορίζοντας τις πιθανές κρίσιμες διαδρομές.

β. Διαχείριση Αλλαγών: Η αποτελεσματική διαχείριση αλλαγών είναι κρίσιμη κατά τη φάση υλοποίησης. Οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες αλλά πρέπει να αντιμετωπίζονται σωστά για να ελαχιστοποιηθεί ο αντίκτυπος. Οι αλλαγές μπορεί να προέρχονται από τον πελάτη, μεταβάλλοντας το εύρος ή άλλα στοιχεία του έργου, ή από τους εργολάβους, εντοπίζοντας πιθανά λάθη στον σχεδιασμό ή άλλους κινδύνους που θα επηρεάσουν την εξέλιξη του έργου.

Μπορεί να είναι απαραίτητο να εμπλακεί ο νομικός σύμβουλος του Πελάτη για να διασφαλιστεί ότι η εντολή αλλαγής δεν παραβιάζει καμία συμβατική ή νομική υποχρέωση ως αυτή αναφέρεται στη σύμβαση έργου.

Η διαδικασία έκδοσης αλλαγής πρέπει να είναι καλά δομημένη, σαφής και να περιλαμβάνει:

Αναγνώριση του Αιτήματος: Πρέπει να διασφαλιστεί ότι περιλαμβάνονται όλες οι απαραίτητες διευκρινίσεις.

Εκτίμηση Συνολικού Αντίκτυπου: Πρέπει να αξιολογηθούν τα πρόσθετα κόστη, οι αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, οι πιθανοί κίνδυνοι καθώς και τυχόν νομικές επιπτώσεις.

Επικοινωνία με τα Ενδιαφερόμενα Μέρη: Πρέπει να ληφθεί έγκριση για τον αντίκτυπο στο έργο σε όλες του τις παραμέτρους.

Τεκμηρίωση του Αιτήματος Αλλαγής: Πρέπει να δοθούν σαφείς και λεπτομερείς οδηγίες σε όλους τους εμπλεκόμενους εργολάβους για τα τροποποιημένα παραδοτέα.

Ενημέρωση των Σχεδίων του Έργου: Πρέπει να διανεμηθούν σε όλους τους εμπλεκόμενους εργολάβους τα αναθεωρημένα σχέδια, οι οδηγίες, οι προδιαγραφές καθώς και το νέο χρονοδιάγραμμα για αποδοχή.

γ. Έλεγχος Κόστους και Χρονοδιαγράμματος: Αυτοί οι έλεγχοι πρέπει να πραγματοποιούνται τουλάχιστον εβδομαδιαία. Οποιεσδήποτε αποκλίσεις πρέπει να αντιμετωπίζονται άμεσα με τους επηρεαζόμενους εργολάβους και να παρέχονται δικαιολογητικά.

δ. Έγκαιρη Επίλυση Ζητημάτων: Τα ζητήματα που προκύπτουν από οποιαδήποτε πλευρά πρέπει να αντιμετωπίζονται άμεσα, με μια αμοιβαία συμφωνημένη λύση.

ε. Τεκμηρίωση της Κατάστασης του Έργου: Αυτό είναι κρίσιμο. Ο κύριος εργολάβος πρέπει να κρατά ημερολόγιο έργου όπου να καταγράφει όλες τις δραστηριότητες από όλους τους εργολάβους και υπεργολάβους. Ο Διευθυντής Έργου συνυπογράφει το ημερολόγιο και κρατά ένα ημερήσιο αντίγραφο. Αυτό το ημερολόγιο μπορεί να είναι βασική απόδειξη σε περίπτωση δημιουργίας μελλοντικών διαφορών.

στ. Παροχή Ανατροφοδότησης στον Πελάτη: Οι τακτικές ενημερώσεις είναι σημαντικές για να κρατούν τον πελάτη ενήμερο για την κατάσταση του έργου και να εντοπίζονται πιθανοί κίνδυνοι, όπως περιορισμοί προϋπολογισμού ή υπερβάσεις χρονοδιαγραμμάτων κ.λπ.

 

Φάση Παράδοσης, Παραλαβής από τον Πελάτη:

α. Σε ευθυγράμμιση και πλήρη συνεργασία με την ομάδα του έργου, πραγματοποιούνται όλες οι δοκιμές και οι παραλαβές των συστημάτων εντός των παραμέτρων που είχαν προδιαγραφεί.

β. Οικονομικό κλείσιμο εκκρεμοτήτων: Διεξάγεται οικονομικός έλεγχος με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, διασφαλίζοντας ότι όλες οι πληρωμές, τα τιμολόγια και τα οικονομικά θέματα έχουν διευθετηθεί. Πρέπει να διασφαλισθεί ότι το έργο παραμένει εντός προϋπολογισμού αλλιώς πρέπει να εξετασθούν και να συμφωνηθούν τυχόν οικονομικές διαφορές.

γ. Επίλυση Ζητημάτων: Πρέπει να αντιμετωπιστούν τυχόν εκκρεμή ζητήματα που εντοπίστηκαν κατά τις δοκιμές, την παραλαβή ή τον οικονομικό έλεγχο. Όπου είναι απαραίτητο, πρέπει να διεξαχθούν επιπρόσθετες δοκιμές ή οικονομικές συζητήσεις για την επίλυση αυτών των ζητημάτων. Εάν τα ζητήματα δεν μπορούν να επιλυθούν, θα πρέπει να μελετηθεί η σύμβαση και να εφαρμοστούν οι σχετικές ρήτρες.

δ. Συγκέντρωση και παράδοση όλων των απαραίτητων εγγράφων στον πελάτη, συμπεριλαμβανομένων των εγχειριδίων λειτουργίας, των προγραμμάτων συντήρησης, των εγγυήσεων και των σχεδίων as-built. Όλα τα έγγραφα του έργου πρέπει να είναι ορθά, πλήρη και οργανωμένα.

ε. Πραγματοποίηση επίσημης συνάντησης παράδοσης με τον πελάτη και την ομάδα του έργου. Θα πρέπει να γίνει ανασκόπηση των παραδοτέων του έργου, των αποτελεσμάτων των δοκιμών, του οικονομικού ελέγχου και η επίλυση των εκκρεμοτήτων.

Πρέπει να ληφθεί η τελική και επίσημη αποδοχή καθώς και η υπογραφή του πελάτη για το έργο.

Η επιτυχής ολοκλήρωση αυτών των βημάτων διασφαλίζει μια ομαλή και αποτελεσματική παράδοση, σημειώνοντας την επίσημη ολοκλήρωση του έργου και την έναρξη της λειτουργικής φάσης του υπό τη διαχείριση του πελάτη.

Γιάννος Χαρτούτσιος

Electrical & Mechanical & Energy Consulting Engineer