Rapport annuel 2018 des Archives cantonales

Archives cantonales vaudoises Rapport d’activité 2018

2018 Rapport d’activité ACV 2018 - 1

ILLUSTRATION :

La Venoge , « le texte le plus identitaire du canton de Vaud ».

Achat , le 12 février 2008 , du poème à une personne , souhaitant garder l’anonymat , qui l’avait acquis lors d’une vente aux enchères , au bénéfice du « Clair Bois » , premier foyer d’accueil et d’éducation pour enfants infirmes moteurs cérébraux , à Genève , Hôtel Richemond , 26 -29 avril 1974. Gilles avait donné , dans la plus grande discrétion , l’original de son poème et trois autres originaux dont celui de la célèbre chanson « Dollar » pour faire profiter « Clair Bois » du produit de la vente.

Composition autour du poème de Jean Villard-Gilles , « La Venoge » , Port Manech , août 1954 ( ACV , P 1000/159/1 ) , ( Olivier Rubin , photographe , ACV , 2018 )

ADRESSE :

Archives cantonales vaudoises Rue de la Mouline 32 1022 Chavannes-près-Renens

TELEPHONE :

National : 021 316 37 11 International : + 41 21 316 37 11

E-MAIL :

info.acv@vd.ch

INTERNET :

https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/archives-cantonales-vaudoises-acv/

ACCES :

- Transports publics : Métro M1 dès Lausanne-Flon ( Centre-Ville ) ou dès Renens-CFF , arrêt « UNIL-Mouline ».

- Par la route : depuis le centre-ville , direction « Genève » o u « Université » , route de Chavannes / route de la Maladière , rue du Léman ( sous l’autoroute ) , rue de la Mouline.

- Par l’autoroute : direction « Lausanne-Sud » , sortie « Université / EPFL » , direction « Sciences humaines » , traverser le métro , direction « Chavannes / La Mouline ».

- Places de parc devant le bâtiment : s’inscrire à la réception.

HEURES D’OUVERTURE :

Lundi , mardi , jeudi , vendredi : 9 h.00 - 17 h.00 Mercredi : 14 h.00 - 19 h.00

FERMETURE ANNUELLE :

Deux premières semaines de mars

SOCIETES AYANT LEUR SIEGE AUX ACV :

Société vaudoise d’histoire et d’archéologie Cercle vaudois de généalogie Association vaudoise des archivistes

Rédaction de la partie administrative : Gilbert Coutaz , avec la collaboration du personnel Mise en page : Olivier Rubin Lectorat : Gilbert Coutaz , Chavannes-près-Renens , avril 2019, 1200 exemplaires 2 - Rapport d’activité ACV 2018

Introduction L’adoption par le Conseil d’Etat , lors de sa séance du 14 novembre 2018 , de l’Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’investissement de CHF 17 600 000.- pour financer la mise en œuvre de la nouvelle gouvernance documentaire , de l’archivage électronique et du renouvellement du système d’information des Archives cantonales , constitue une étape attendue depuis le 14 mars 2012 , date à laquelle un crédit d’étude sur l’archivage électronique de CHF 350 000.- avait été accordé aux Archives cantonales vaudoises ( désormais ACV ). Elle aura nécessité un engagement de tous les instants des ACV , aux côtés de la Direction des systèmes d’information ( ci-après DSI ) et de la Chancellerie d’Etat.

L’année 2018 aura également permis de satisfaire aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de mesures coercitives ( le plus souvent , placements de mineurs dans des familles d’accueil ou des institutions ) , entre le début du 20e siècle et 1980. Ainsi entre avril 2013 et fin décembre 2018 , les ACV auront répondu à 604 demandes écrites , ce qui fait d’elles l’un des services d’archives les plus sollicités de Suisse.

Plusieurs données statistiques ont fait des bons exceptionnels en 2018. Ainsi , l’addition des fonds d’archives para administratives et privées atteste l’acquisition de 525 ,80 mètres linéaires ( ml ) , soit plus du double de la moyenne annuelle , pour 78 fonds parmi lesquels ceux des archives historiques de l’Hôpital Riviera-Chablais ( 176 ml ) , et des quatre compagnies de chemin de fer du Chablais vaudois ( 137 ,7 ml ) et de l’Avenir social ( 25 ml ) méritent la citation. Il en va de même pour le courrier scientifique en nette progression : 1260 lettres en 2018 contre 1030 en 2017 , battant le record de 2014 de 103 unités. Le nombre de visites a explosé : 93 visites de secteurs d’activité de l’administration ( contre 96 en 2017 ) , 22 ( 7 ) visites de communes et 31 ( 19 ) visites de détenteurs d’archives privées et para administratives. Un ultime record a été battu en 2018 , celui du recours à du personnel auxiliaire pour la rédaction des inventaires d’archives , en compensation du sous-effectif du personnel régulier : 10 ,3 ETP ( pour 21 personnes ) contre 9 ,06 ( 36 personnes ) en 2005. Pour faire face aux obligations de l’atelier de restauration , en charge de traiter tous les documents en vue de leur numérisation , et privé depuis juillet 2017 d’une de ses collaboratrices , il a fallu engager 3 personnes à temps partiel dont l’essentiel des salaires a été assuré par le Registre foncier et l’Office d’information sur le territoire : ceux-ci ont confié aux ACV le soin de regrouper l’ensemble des plans cadastraux caducs conservés dans les bureaux du Registre foncier et des plans spéciaux , les premiers en vue de leur numérisation en l’espace de trois ans , les autres pour leur sécurité. Enfin , l’aide d’une bibliothécaire mandataire a permis de résorber les arriérés du catalogage.

1. Personnel 1.1. Personnel régulier ( au 1er janvier 2019 ) Directeur : Adjoint du directeur :

Gilbert Coutaz François Falconet

Pôle administratif et financier : Gestionnaires de dossiers :

Corinne Brélaz Carole Laubscher

Pôle services généraux : Assistant-archiviste principal : Assistant( e )s-archivistes :

Jean-Marc Falciola Dominique Barraud ( 50 % ) Claudia Margueron ( 50 % )

Rapport d’activité ACV 2018 - 3

Pôle archivistique et scientifique : Archiviste , chargé des relations avec les communes : Eloi Contesse ( 90 % ) Archivistes : Acacio Calisto Jérôme Guisolan

Gilles Jeanmonod

Pascal Morisod ( 90 % ) Bibliothécaire documentaliste : Pôle technique : Photographe : Assistant-photographe : Restauratrice : Assistante-restauratrice :

Claudia Margueron ( 50 % ) Olivier Rubin Laurent Pont ( 100 % , CDD ) Anne Bellanger ( 50 % ) Evelyne Somparé ( 25 % )

Service immeubles , Patrimoine et logistique ( SIPAL ) : Concierge : Michel Morgenthaler Le poste ouvert le 1er avril 2015 , de Laurent Pont , opérateur de numérisation , a été prolongé d’une année jusqu’au 31 mars 2019. Il est financé par le crédit alloué dans le cadre de l’Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’investissement de CHF 1 630 000 pour financer l’exécution de travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés aux Archives cantonales vaudoises , avec au préalable l’aménagement de locaux et la mise en œuvre des ressources informatiques nécessaires , adopté le 12 mars 2013 ( voir le chapitre 9 ).

1.2. Personnel auxiliaire Six mandataires ont été occupés à des taux d’activité variables : - François Bos a poursuivi l’inventaire de plusieurs parts du fonds de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire ( N 14 ; 450 m.l. de documents de toutes natures ) ; - Daniel Guélat a été chargé de travaux d’inventaire de fonds d’archives dont il a assuré tout ou partie l’analyse , la saisie informatique , le conditionnement et l’étiquetage , ainsi que le récolement , la recherche et le transfert de notices existantes , manuscrites ou informatisées. Il a reconstitué une partie des inventaires des documents de l’époque médiévale , sur la base de fiches d’analyses et d’inventaires anciens , ainsi que des registres de copies d’actes , rédigés entre le XVIIe siècle et la fin du XIXe siècle ; - Tara Laffely a secondé la bibliothécaire-documentaliste , nouvellement arrivée à ses fonctions , dans le catalogage d’arriérés et accompagné ladite bibliothécaire dans sa formation ; - Raphaël Berthoud a rédigé les inventaires des fonds d’archives para administratives N 15 ( Fondation Ecole Pestalozzi , à Echichens ) , N 16 ( Fondation Serix , à Palézieux ) et N 17 ( Fondation la Pouponnière et l’Abri , à Lausanne ) ; - les ACV , tout en obtenant les financements des mandants , ont encadré les travaux des d’inventaire des archives historiques des hôpitaux vaudois qui seront regroupés dans le cadre de l’Hôpital RivieraChablais ( N 19 ) , à Rennaz ( Nils Veuve ) et de la Société vaudoise des sciences naturelles ( PP 1100 ) , en prévision de son bicentenaire en 2019 ( Raphäel Berthoud , puis Daniel Pham ).

Une auxiliaire , Ana Reyes de Sanchez , a secondé le concierge dans ses tâches d’entretien ( budget du Service immeubles , patrimoine et logistique ).

4 - Rapport d’activité ACV 2018

Au bénéfice de divers programmes d’emploi temporaire subventionné ou de stages de réinsertion professionnelle , les ACV ont pu engager , pour des périodes de 3 semaines à 6 mois ( dans certains cas , partiellement sur 2017 ) , huit personnes qui ont assuré des travaux , soit de classement et d’inventaire , soit de saisie informatique , numérisation , manutention numérotation , conditionnement et/ou étiquetage : Nicolas Reuss , Patrick Scholl , Alessandro Linhares , Léa Ritter , Samar Abou Samira Nayo , Arnaud Juvet , Olivier Bossert et Pablo Huser.

Jolan Balz et Pedro Seara ont poursuivi leur engagement à temps partiel dans le cadre de démarches soutenues par le Canton : « Passerelle » et « Pro Infirmis Vaud InsertH ».

Une personne a effectué son service civil durant l’année 2018 : Louis Bonard.

Dans le cadre de leur collaboration à la formation des apprentis Agents en Information Documentaire ( AID ) de la Bibliothèque Cantonale et Universitaire - Lausanne ( BCUL ) , les ACV ont accueilli deux apprentis de 2e année , durant dix semaines , pour les immerger dans les pratiques archivistiques : Alexia Saillen et Thomas Schild.

Huit personnes ont suivi des stages d’initiation professionnelle aux ACV , généralement d’une durée de six mois en vue de leur admission dans différentes filières de formation du domaine de l’information documentaire ou dans le cadre de ces études ( notamment le bachelor ou master en information documentaire de la Haute école de gestion de Genève ou le Master of Advanced Studies in Archival , Library and Information Science des Universités de Berne et Lausanne ). Suivant des programmes de travail individuels de difficultés croissantes , Jonas Ratzé , Nam Pham , Eléonore Crausaz , Nils Veuve , Yannis Amaudruz , Anneke-Lou Carpaneto , Luca Guarnacchia et Nicolas Buongiovanni ont collaboré aux différents travaux d’inventaire de fonds d’archives officielles et privées , en étant intéressés aux questions de l’évaluation , de l’indexation et du conditionnement.

Deux personnes ont été placées par la Fondation vaudoise de probation.

Mathilde Capelli , l’Ecole de Condé , à Paris , a effectué un stage de restauration-conservation de deux mois , désormais exigés des écoles de formation en Suisse et en France , sous la direction de la responsable de l’atelier. Au nom du projet « Travaux urgents de dématérialisation et de sécurisation de documents historiques menacés » , Cassandre Meyfahrt , Laetitia Conti-Walsh , Silke Droessart-Pellet ont examiné , nettoyé à sec , consolidé , en vue de leur numérisation , les registres de plans cadastraux et les cartes , ainsi que les plans spéciaux , en provenance du Registre foncier. Les tâches sont coordonnées par Anne Bellanger et Jérôme Guisolan.

Enfin , Michela Etique a fait son stage professionnel de la Haute Ecole de gestion de Genève/Filière Information documentaire , entre juin et septembre 2018 , sur le thème : « L’exposition annuelle aux Archives cantonales vaudoises ( ACV ) ( 2002-2018 ). Bilan et réflexions ».

Comme chaque année , la réalisation d’une part considérable des missions des ACV a reposé sur le personnel auxiliaire et temporaire , ce qui pose d’importants problèmes d’organisation et représente une lourde charge d’encadrement pour le personnel régulier. Les 21 ( 29 en 2017 ) personnes différentes ainsi employées ont fourni l’équivalent de 10 ,3 ( 7 ,7 ) Equivalent Temps Plein ( ETP ) , à mettre en regard avec les 13 ,05 ETP du personnel régulier. Comme c’est le cas sporadiquement depuis plusieurs années , une partie des salaires des mandataires est assumée par les mandants , en particulier pour les travaux de numérisation ( Registre foncier et Office d’information sur le territoire ).

1.3. Formation permanente du personnel Outre différentes journées de travail , réunions , tables rondes ou visites auxquelles ils ont assisté , organisées notamment par l’Association des archivistes suisses ( AAS ) , l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) ou le Forum des archivistes de Genève , les membres du personnel des ACV ont suivi les formations suivantes : - Anne Bellanger : cours SST 1er Secours niveau 1 ; Rapport d’activité ACV 2018 - 5

- Corinne Brélaz : cours SST 1er Secours niveau 1 ; séminaire CEP « Langage non-verbal : assurer la cohérence de sa communication » ; - Acacio Calisto : séminaire CEP « Journée des contributeurs Typo 3 2018 » ; Relations publiques et médiation culturelle aux archives ; Introduction au « Records Management » au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; Administration de scopeArchiv ; Le patrimoine photographique à l’ère numérique ; Open data ; Introduction au Records Management au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; « 9e rencontre des répondant-e-s de l’optimisation des processus. Colloque international Memoriav « Le patrimoine photographique à l’ère numérique » ; - Gilbert Coutaz : Colloque Memoriav 2018 « Replay : les documents Radio/TV après leur diffusion » ; Open Access de Swissuniversities ; Open data ; Introduction au Records Management au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; séminaire CEP « La retraite : un temps à vivre pleinement » ; - Eloi Contesse : Introduction au « Records Management » au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; Le patrimoine photographique à l’ère numérique ; Le patrimoine photographique à l’ère numérique ; - François Falconet : Introduction au « Records Management » au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; Le patrimoine photographique à l’ère numérique ; cours SST 1er Secours niveau 1 ; - Jean-Marc Falciola : cours SST 1er Secours niveau 1 ; - Jérôme Guisolan : Introduction au « Records Management » au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; Administration de scopeArchiv ; Le patrimoine photographique à l’ère numérique ; - Gilles Jeanmonod : Introduction au « Records Management » au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes ; - Claudia Margueron : Analytics ; Indexation ; Recherches sur Renouvaud ( Primo ) ; Introduction aux ressources numériques sur Alma ; - Pascal Morisod : séminaires CEP « Protection des données personnelles » et « Créer et gérer les pages web vd.ch avec Typo 3 » ; « Constitution des archives en tenant compte de la société civile. Un modèle innovant de coopération pour les archives » ; Cours SST : 1er cours niveau 1 ; Introduction au « Records Management » au sein de l’administration cantonale vaudoise + transfert de connaissances aux archivistes .

2. Bâtiment et équipement Les travaux d’entretien du bâtiment , plus modestes que les années précédentes , ont été limités à la poursuite du changement des stores et à un complément de peinture sur le plafond de la zone d’accès au bâtiment depuis l’escalier sud.

Des relevés climatiques hebdomadaires du bâtiment sont systématiquement effectués et consignés dans des points précis à chaque étage du bâtiment. Ils s’ajoutent aux relevés automatiques regroupés informatiquement sur un ordinateur et consultables en tout temps.

3. Informatique Matériel et réseau : acquisition et déploiement d’un appareil de numérisation ( Copibook 12S ) pour les travaux commandés par le public jusqu’au format A2+. Mise en place d’un nouvel appareil multifonctions Kyocera en salle de lecture , afin de répondre aux demandes d’impressions des cartes numérisées.

6 - Rapport d’activité ACV 2018

Parmi les premiers secteurs de l’administration cantonale , les ACV ont bénéficié de la migration de leur parc informatique sous Windows 10 ( 22 août ).

Les premiers contacts ont été lancés pour le remplacement de la téléphonie des ACV par Cisco Jabber.

Archivage électronique : parallèlement à la réflexion stratégique conduite dans le cadre de l’EMPD Conservation probatoire et archivage électronique historique , les ACV ont été amenées à intervenir auprès des services soucieux de s’engager dans l’archivage électronique et dans la dématérialisation. Elles ont pu compter sur l’engagement sous forme d’un mandat d’une « Records manager » , qui , aux côtés des archivistes en charge des relations avec l’administration , a pu formuler les bonnes pratiques et mettre en garde contre des choix inappropriés. La rédaction du Manuel de Records management et du Kit d’implémentation du Records management , complétés par deux directives à l’usage interne de l’administration ( DRUIDEArchives ) sur le plan de classement d’activité et sur la numérisation de documents physiques fixent désormais le cadre référentiel de la politique d’archivage électronique. Il est appelé à évoluer rapidement sous la pression des besoins.

Plusieurs services ont été visités pour promouvoir la nouvelle politique d’archivage électronique , alors qu’elle n’a pas été entérinée. Ainsi les services du développement territorial , des automobiles et de la navigation , de la police cantonale , de l’Office des tutelles et des curatelles professionnelles , Direction générale de l’enseignement postobligatoire , Direction générale de l’environnement , Division marchés et améliorations foncières et Service de la population.

Il n’empêche qu’une certaine incompréhension qui débouche parfois sur des relations tendues peut s’installer dans les services qui voient un frein à leurs projets d’archivage électronique déjà avancés , mais , en fait , non conformes aux exigences du Records Management. De plus , la démarche entreprise par les ACV reste pour l’heure théorique , elle n’offre pas de solutions concrètes ou d’application.

Le directeur fait partie du Comité de pilotage du nouveau Système d’Information pour l’Exécutif et le Législatif ( Bleu SIEL ) , l’archiviste chargé des relations avec les Communes est le Représentant de l’Optimisation des Processus ( ROP ) dans le cadre du déploiement de la cyberadministration vaudoise.

Site Internet : à l’instar de l’ensemble des secteurs d’activité de l’administration cantonale , les ACV ont été invitées à modifier les pages qui leur étaient réservées sur le site de l’Etat de Vaud ( en fait , elles ont dû abandonner leur site propre pour être rapatriées sur le site de l’Etat et se fondre dans la logique des prestations de services ). La nouvelle mouture , entrée en vigueur le 24 avril 2018 , leur a permis d’alléger sensiblement le nombre de pages et de valoriser les informations pratiques et les instruments de recherche. Une prochaine étape sera d’associer aux données d’inventaire les images de la source d’archives.

Parallèlement , les ACV ont développé leurs pages sur Intranet , notablement pour promouvoir le dispositif complet de l’archivage électronique autour du modèle fonctionnement du « Records management ».

Numérisation à l’interne et à l’externe : voir le chapitre 10.

Notices créées dans la base de données : voir le chapitre 6.5.

Pour les données chiffrées de la numérisation : voir le chapitre 10.

Consultation sur le site Internet des ACV : voir le chapitre 11.3.

4. Relations avec les producteurs d’archives 4.1. Relations avec l’administration cantonale Visites : 93 ( 96 ) visites ont été effectuées dans les services et offices de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire. Les contacts quotidiens par courriel et par téléphone ne sont pas ici comptabilisés.

Parmi ces visites , signalons le nombre inhabituel pour le seul Département du territoire et de l’environnement ( DTE ) : 21 visites dont 11 ont eu lieu dans le cadre de la réorganisation du Service du Rapport d’activité ACV 2018 - 7

développement territorial ( déménagement , mise en place de la dématérialisation , télétravail ) , et dont 6 visites au sein de la Direction générale de l’environnement , qui trie l’ensemble de ses archives intermédiaires physiques et élabore un calendrier de conservation à l’échelle de toute la direction ; pour mener à bien cette tâche , cette unité administrative a engagé une archiviste professionnelle.

9 visites ont été effectuées dans des services du Département de la formation , de la jeunesse et de la culture , notamment à la Direction générale de l’enseignement postobligatoire et à la Direction générale de l’enseignement supérieur , pour la première , en vue de la mise en œuvre d’un projet de « Records management » , pour la seconde , en vue du traitement d’un arriéré d’archives et l’élaboration d’un calendrier de conservation. Des contacts réguliers ont été maintenus avec l’archiviste de la Direction générale de l’enseignement obligatoire.

5 visites ont été effectuées dans les services du Département de la santé et de l’action sociale DSAS ) , dont une visite à son Secrétariat général lors de sa « Journée des archives » consacrée à leur tri selon le calendrier de conservation et une autre visite au Registre vaudois des tumeurs ( Biopôle , Epalinges ) suite à des dégâts d’eau au début du mois de juin 2018.

Pour être exhaustif , il faut encore mentionner que 11 visites ont été entreprises dans le cadre de relations avec des entités para-administratives dépendant du DSAS , en particulier à l’occasion de la préparation du transfert des archives de l’Hôpital Riviera-Chablais aux ACV ( voir chapitre 5.2 , fonds N 18 et N 19 ).

Les autres départements n’ont pas suscité autant de visites : Département de la formation , de la jeunesse et de la culture : 9 ; Département des institutions et de la sécurité ( DIS ) : 10 ; Département de l’économie , de l’innovation et du sport ( DEIS ) : 10 visites ; Département des institutions et des ressources humaines ( DIRH ) : 9 ; Département des institutions et de la sécurité ( DIS ) : 10 ; Département des finances et des relations extérieures : 14.

De son côté , l’Ordre judiciaire vaudois a fait l’objet de 11 visites.

A la suite de l’enquête systématique menée en 2017 auprès de tous les dépôts d’archives du Registre foncier pour établir l’inventaire des plans cadastraux et des plans spéciaux en prévision de leur numérisation , les documents ont commencé à être rassemblés et préparés pour être numérisés. Ainsi , les versements suivants se sont succédé ; 4 juin , RF Vevey , 25-26 juin , RF Lausanne , 8 août , RF Lavaux , 4 octobre , RF Nyon , L’atelier de restauration a préparé 205 registres , en vue de leur traitement par l’opérateur de numérisation.

Instruments de gestion des documents : si aucun calendrier de conservation n’est entré en vigueur , pour la première fois depuis de nombreuses années , au sein des départements de la formation , de la jeunesse et de la culture et de la santé et de l’action sociale , il n’empêche que plusieurs projets sont en cours d’élaboration au sein des directions générales de l’enseignement obligatoire , de l’enseignement postobligatoire , de l’enseignement supérieur , de la santé , de la cohésion sociale et à l’Institut des humanités en médecine.

Enfin , il est à noter que la longue interruption de la procédure de demande d’autorisation de consultation de dossiers de patients du Centre hospitalier universitaire vaudois a trouvé un commencement de résolution à la fin de l’année 2018.

Deux éditions du calendrier de conservation ont été initiées en 2018 , soit ceux de l’Administration cantonale des impôts et de la sécurité civile et militaire , pour remplacer celles de 2013. Il en va de même du calendrier de conservation du Secrétariat général du Département des infrastructures et des relations extérieures , dont la précédente édition date de mai 2016. Deux visites et de nombreux autres échanges ont été consacrés à la rédaction des calendriers de conservation de l’Office cantonal du Registre du Commerce ( en coopération avec le Secrétariat de l’Ordre judiciaire ) et du Service juridique et législatif.

Comme chaque année , le calendrier de conservation du Service des automobiles et de la navigation ( SAN ) a été mis à jour. Le Service du développement territorial , qui élabore un calendrier de conservation pour chacune de ses divisions , a conclu celui de sa division « Hors zone à bâtir » le 12 avril 2018.

Enfin , comme annoncé en 2017 , les six calendriers de conservation distincts relatifs aux différentes cours et autres composantes du Tribunal cantonal ont été mis en vigueur le 5 février 2018.

8 - Rapport d’activité ACV 2018

Séminaire de formation : si en 2017 , deux sessions avaient été organisées pour accueillir l’ensemble des personnes ( 43 ) au séminaire « La gestion et l’archivage des documents dans l’administration cantonale » , en 2018 , une seule ( 7 novembre ) a suffi à Gilbert Coutaz et François Falconet pour donner leur formation aux 20 personnes inscrites. La liste des préposé( -e )s à la gestion des archives a été mise à jour en conséquence.

Eliminations : les ACV ont autorisé les services ou offices de l’administration cantonale et de l’Ordre judiciaire à éliminer 2690,95 ml ( 4083 ) de documents dont le délai d’utilité administrative ou juridique était écoulé ou dont l’intérêt historique ne justifiait pas le versement. Cela a occasionné l’établissement de 99 ( 123 ) bordereaux d’élimination contresignés par le directeur des ACV. Celui de l’Etablissement d’assurance contre l’incendie et les éléments naturels du Canton de Vaud représentait à lui seul 396 ml , soit 42 ml de plus que celui de l’Office des poursuites de Lausanne ( 354 ml sur les 747,50 ml éliminés par les offices des poursuites pour l’ensemble du canton ). Les éliminations de l’Ordre judiciaire ont concerné 1096 ,45 ml , soit une augmentation de 264 % par rapport à celles de l’année 20l7.

4.2. Relations avec les communes Conseils et visites : 12 ( 7 en 2017 ) expertises d’archives communales ont été effectuées à la demande des communes suivantes : Belmont-sur-Lausanne , Bourg-en-Lavaux , Chavannes-près-Renens , Cossonay , Etagnières , Grandson , Henniez , Le Lieu , Le Mont-sur-Lausanne , Pully , Ursins.

Elles ont été motivées par : • la planification du traitement de l’arriéré d’archivage ( 2 visites ) • la préparation du déménagement des archives dans un nouveau local ( 2 visites ) • le besoin de conseil sur la gestion des archives en général ( 2 visites ) ; • le contrôle de l’état sanitaire des locaux d’archives ( 1 visite ) ; • la présentation de la gestion de l’information dans la commune ( 1 visite ) ; • le récolement des archives historiques ( 1 visite ) ; • l’expertise de la gestion des archives historiques ( 2 visites ) ; • la visite des locaux d’archives et un entretien avec le syndic ( 1 visite ).

L’expertise concernant l’état sanitaire des archives et l’une des deux visites relatives à la préparation du déménagement des archives ont été conduites conjointement par l’archiviste chargé des relations avec les communes et la responsable de l’atelier de restauration des ACV. Les contacts par courrier ou téléphone ont été réguliers et ont concerné les thématiques suivantes : gestion électronique des documents ; recherche d’un/e archiviste mandataire ; règles de conservation.

Panorama 2 : suite à la réorganisation du soutien à Panorama 2 en 2015 , les tâches opérationnelles ont été entièrement remises en 2015 au Groupe de travail « Description et diffusion » de l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ). Les ACV participent aux séances de ce groupe de travail.

Guide pratique des archives communales : en 2018 , parallèlement à la migration du site Internet de l’Etat de Vaud , les pages du Guide pratique ont évolué conformément à la réorganisation des contenus publiés par l’administration cantonale à destination des communes. Si la structure est toujours la même , le contenu a dû être en partie adapté pour convenir au nouveau format de publication.

Formation : pour la sixième année consécutive , les ACV ont donné un cours de deux heures destiné aux communes sur la loi sur l’archivage ; il a été suivi par 6 ( 14 en 2017 ) personnes ( collaborateurs des greffes municipaux et d’une entité intercommunale ).

Politique d’accueil des archives privées : les ACV ont participé activement au Groupe de travail de l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) chargé de la rédaction d’une brochure destinée à conseiller les communes dans l’acquisition et la valorisation d’archives privées. Cette brochure sera publiée en 2019.

Rapport d’activité ACV 2018 - 9

GED dans les communes : les recommandations rédigées en 2017 en collaboration avec l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) et consacrées aux exigences archivistiques minimales en matière de Gestion électronique des documents ( GED ) ont été diffusées auprès des communes par un courrier officiel.

Etat de conservation des archives historiques : les recommandations en matière de conservation des archives historiques ont fait l’objet d’une mise à jour importante , incluant de nouveaux conseils pratiques ainsi que des compléments concernant les risques pour la santé humaine de laisser se développer des moisissures sur les documents d’archives. En sus de leur publication en ligne , ces nouvelles recommandations ont été transmises par courrier aux 16 communes qui avaient sollicité les ACV pour une expertise conditions de conservation des archives historiques entre 2010 et 2017. En plus des recommandations , ce courrier demandait également des renseignements précis sur la réalisation des mesures préconisées par les ACV dans leur rapport d’expertise ainsi que sur les conditions climatiques des locaux d’archives. Sur ces 16 communes , 10 ont répondu. Les 6 restantes feront l’objet d’un rappel durant l’année 2019.

Cette démarche poursuit deux objectifs : a. compléter les informations dont disposent les Municipalités concernant la conservation de leur patrimoine documentaire ; b. mettre à jour les dossiers communaux des ACV. Les informations collectées par les ACV depuis qu’elles encadrent les Communes dans leurs missions d’archivage ont une très grande valeur puisqu’elles permettent de renseigner depuis 100 ans l’évolution de la gestion des archives communales dans le canton et aident les ACV dans leurs interventions.

4.3. Relations avec les particuliers et les institutions de droit public 31 ( 19 ) visites parmi lesquelles 12 institutions de droit public ( « le para administratif » ) ont été opérées auprès de personnes physiques ou morales détentrices de fonds d’archives , en vue d’un dépôt ou d’une donation ou afin de les conseiller en matière de classement et de conservation.

La charge a été particulièrement lourde en 2018 , en raison du nombre du fonds d’archives privées ouvert ( 53 ) et de la variété des fonds ( 77 sur 78 fonds ).

Le phénomène , mentionné depuis quelques années , de l’ampleur des compléments d’archives par rapport au nombre de fonds nouveaux , se trouve confirmé en 2018 , surtout si l’on s’en tient exclusivement aux fonds P alphabétique et PP : 25 fonds complétés pour 20 fonds nouveaux. Nous pouvons reprendre ici les termes du Rapport d’activité de 2017 : « Lors de la prise en charge , l’objectif est d’accueillir en une fois le fonds d’archives pour des questions de cohérence d’inventaire. Il n’empêche que le travail fourni par les ACV dans des délais relativement courts et par la mise en ligne des inventaires suscitent des ajouts et font penser à des parts d’archives qui , dans un premier temps , n’avaient pas été jugées utiles d’être mentionnées par le déposant ou le donateur. » Parmi les visites , il faut relever celle de la Fondation privée reconnue d’utilité publique Perceval , à Saint-Prex , qui œuvre en faveur d’enfants et d’adultes en situation de handicap indépendamment de leur origine , leur milieu social ou leur religion. Les responsables souhaitaient disposer de conseils pour organiser leurs archives , en vue d’un déménagement , et bénéficier des résultats obtenus dans le domaine avec l’Association vaudoise des organisations privées pour personnes en difficulté ( AVOP ).

Le contrat de location de rayonnages , signée en 2013 , avec l’Association des Archives hôtelières suisses pour déposer ses archives , a été dénoncé en 2018 pour mars 2019.

10 - Rapport d’activité ACV 2018

5. Accroissement des fonds d’archives 5.1. Accroissement des fonds d’archives 17 ( 19 ) services ou offices de l’Etat ont versé un total de 223,50 ml ( 372 ) de documents pour 26 versements ( 33 ). En autorisant l’élimination de 2685,40 ml ( 4083 ) , les ACV ont accepté le versement d’un peu moins de 17 % des masses d’archives pour 83 ,25 % de documents éliminés.

La sous-section SB ( Conseil d’Etat et départements , entrées dès 1996 ) s’est enrichie de 7 ( 14 ) nouveaux fonds , 1 ( 0 ) pour la sous-section SC ( Ordre judiciaire , entrées dès 1996 ). Les versements officiels nouveaux et complémentaires ( fonds inférieurs à la cote SB 314 ) ont été le fait du : • Conseil d’Etat

Procès-verbaux reliés , avec leur répertoire ; 2013-2016 ( SB 1 ).

Département du territoire et de l’environnement ( DTE ) • Service du développement territorial : direction et divers , division des améliorations foncières , division des sites et projets stratégiques , sélection de cartes géographiques issues de la cartothèque du Service de l’aménagement du territoire ; 1962-2008 ( SB 316 ).

Département de la formation , de la jeunesse et de la culture ( DFJC ) • Secrétariat général du Département de la formation , de la jeunesse et de la culture : deux fichiers documentant le « remboursement de prêts d’honneur par les anciens élèves des écoles normales » ; ces fichiers complètent les archives de l’Ecole normale de Lausanne versées par la Haute école pédagogique en 2017 ; 1943-1975 ( complément au fonds SB 274 ).

• SB 320 : Direction générale de l’enseignement postobligatoire ( DGEP ) : organisation générale et de la structure de la DGEP , des infrastructures des écoles , de questions législatives et de filières de formation ; 1979-2015 ( SB 320 ).

Département des institutions et de la sécurité ( DIS ) • Notaires du canton de Vaud : les onglets de tous les notaires du canton de Vaud sont , depuis le 28 août 2000 , réunis dans le même fonds SB 109 , au fur et à mesure de leur versement. Ainsi

Horisberger ( René ) ( 2018/6 SB 109 ) ;

Favre ( Lise ) ( 2018/6 SB 109 ) ;

Favre ( Etienne ) ( 2018/18 SB 109 ) ;

Dubois ( Jean-Paul ) ( 2018/24 SB 109 ).

Les onglets des actes entre vifs et les onglets des dispositions à cause de mort versés aux ACV ont été intégralement conservés. Ils ont été classés dans l’ordre d’entrée aux ACV , par notaire et chronologiquement , les onglets des actes entre vifs avant ceux des dispositions à cause de mort.

Département de la santé et de l’action sociale ( DSAS ) • Service de prévoyance et d’aide sociales pour chacune de ses sections : Direction et unités de soutien , Aide et insertion sociale , Aide aux personnes handicapées et gestion des institutions , Bureau de recouvrement et d’avances de pensions alimentaires et Centre social d’intégration des réfugiés ; 19532012 ( SB 167 , complément ) Ce complément de versement est le résultat d’un travail de tri effectué par une archiviste mandataire.

Département de l’économie et du sport ( DECS ) • Service de la consommation et des affaires vétérinaires : pacages ( franco-suisses ) et alpages , directives d’estivage , fièvre aphteuse , abeilles , échantillon de courrier sortant ; 1922-2015 ( SB 314 ).

Rapport d’activité ACV 2018 - 11

• Direction générale de l’agriculture et de la viticulture : Commission foncière rurale , section 1 ( assujettissement , soustraction , opposition , charge maximale , prix licite , procès-verbaux ) ; 19761999 ( SB 315 ).

Département des infrastructures et des ressources humaines ( DIRH ) • Ancien Service des bâtiments ; 1818-1982 ( SB 285 , complément ).

Département des finances et des relations extérieures ( DFIRE ) • Registre foncier de Lavaux : fiches-cotet , fiches mortes , ancien feuillet , feuillet transitoire , domaine public , saisies ;1950-2001 ( SB 223 , complément ).

• Police cantonale : dossiers GA , dossiers à 6 chiffres ; 1959-1997 ( SB 242 , complément ).

• Registre foncier de Vevey ( Office de l’information sur le territoire ) : plans cadastraux et spéciaux ; 1840-1973 ( SB 302 , complément ).

• Registre foncier de Lausanne ( Office de l’information sur le territoire ) : plans cadastraux et spéciaux ; 1831-1973 ( SB 302 , complément ).

• Registre foncier de Lavaux ( Office de l’information sur le territoire ) : plans cadastraux et spéciaux , 1865-1978 ( SB 302 , complément ).

• Registre foncier de Nyon ( Office de l’information sur le territoire ) : plans cadastraux et plans spéciaux , 1860-1960 ( SB 302 , complément ).

• Registre foncier de Lavaux : onglet I ( 1930-1985 ) , onglet III ( 1961-2007 ) , onglet V ( 1928-2007 ) , onglet VI ( 1965-2007 ) , journal ( 1964-2007 ) , cadastre , registre foncier , onglet II ( 1912-1955 ) , 1888-2007 ( SB 317 ).

Ordre judiciaire ( OJ ) • Tribunal des mineurs : échantillon et sélection de dossiers ; 1986-1987 ( SC 200 , complément ).

• Tribunal cantonal : registres provenant des anciennes Commissions de recours du Tribunal administratif , constituant maintenant la Cour de droits administratif et public ( CDAP ) du Tribunal cantonal : pas moins de 20 Commissions sont représentées ; 1937-1992 ( SC 230 , complément ).

5.2. Entrées d’archives privées et para-administratives En matière d’archives privées ou para-administratives , 78 ( 63 ) acquisitions concernent 54 ( 19 ) fonds nouveaux et 24 fonds déjà existants. Elles concernent 77 ( 60 ) fonds différents , chiffre tout à fait exceptionnel. Elles représentent 525,90 ml ( 249 ).

La sous-section P 1000 ( Documents isolés de provenance privée ) s’est accrue de 24 cotes nouvelles parmi lesquelles , justifiées par le critère de provenance , par une partie ayant un rapport avec des fonds majeurs , tels que Francillon & Cie , Paillard-Hermes-Precisa , Jean Villard-Gilles , Emile Gardaz , paroisse de Corsier , Constituante vaudoise , Justice de paix. La sous-section P 2000 ( Cartes postales ) a été enrichie de manière exceptionnelle de 6 cotes nouvelles , alors que la section N ( Archives para administratives ) a été augmentée de 3 fonds majeurs ( Fondation de La Pouponnière et l’Abri ; Avenir social section Vaud ; Hôpital Riviera-Chablais ).

Les fonds suivants ont fait l’objet de compléments. On peut les mentionner , sans en détailler le contenu en raison des faibles apports – tous ces fonds ont été dotés depuis d’un inventaire mis à jour : • P Bridel ( Famille Bridel ) ; P Confrérie réformée la paroisse d’Echallens ( Confrérie réformée de la paroisse d’Echallens ) ; P Pelet ( Pelet. Paul-Louis ) ; PP 146 ( Société vaudoise des maîtres secondaires ) ; PP 473 ( Société cantonale des chanteurs vaudois ) ; PP 796 ( Bridel , Laurent ) ; PP 859 ( Comité international pour la dignité de l’enfant ) ; PP 886 ( Editions Presse Publications SA ) ; PP 893 ( Jeanneret , Pierre ) ; 12 - Rapport d’activité ACV 2018

PP 939 ( Société d’étudiants Valdesia ) ; PP 956 ( Groupement professionnel UTS des architectes ) ; PP 1058 ( Pelot , Anne-Françoise ) ; PP 1079 ( Decoppet , Louis e) ; PP 1084 ( Association romande de lutte contre la drogue ) ; PP 1086 ( Deutscher Hilfsverein im Kanton Waadt ).

Les 21 fonds nouveaux de la sous-section sont : PP 895 ( Rapin , André ) ; PP 1089 ( Troillet , PierreAntoine ) ; PP 1091 ( Weiner , George ) ; PP 1092 ( Association cantonale des éclaireuses vaudoises ) ; PP 1093 ( Compagnie de chemin de fer Aigle-Leysin ) ; PP 1094 ( Mayer-Krafft , Idelette ) ; PP 1095 ( Compagnie de chemin de fer Aigle-Sépey-Diablerets ) ; PP 1096 ( Compagnie de chemin de fer BexVillars-Bretaye ) ; PP 1097 ( Compagnie de chemin de fer Aigle-Ollon-Monthey-Champéry ) ; PP 1098 ( Rabinowicz , Theodore ) ; PP 1099 ( Secretan , Isaac ) ; PP 1100 ( Société vaudoise des sciences naturelles ) ; PP 1101 ( Messer Castolin Eutectic Switzerland SA ) ; PP 1102 ( Bossy , Antoinette ) ; PP 1103 ( Cornaz , Philippe ) ; PP 1104 ( Cercle littéraire de Lausanne ) ; PP 1105 ( Cardis , Fernand ) ; PP 1106 ( Besson , Jacques ) ; PP 1107 ( Ringier , Axel Springer Suisse SA ) ; PP 1108 ( Clavel , Raymond ) et PP 1009 ( Groupe régional des bibliothécaires vaudois ).

Seuls les nouveaux fonds non inventoriés en 2018 sont cités ci-après ; ceux qui ont fait l’objet d’un inventaire en 2018 sont décrits sous le chapitre 6.2.

• PP 895 Rapin , André : projet d’une histoire des bureaux des douanes du Ve arrondissement conduit par André Rapin : archives collectées au sein du bureau du Ve arrondissement avec plans de classement correspondant au rapport d’activité de l’Association suisse des fonctionnaires des douanes , Assemblées des délégués de l’Association suisse des fonctionnaires aux douanes ; rapport , documentation imprimée ( historiques , comptes , coupures de presse , statistiques , législation , cartes officielles des douanes ) , dépouillements de fonds d’archives dont ceux des Archives cantonales vaudoises ( en particulier Bn ).

Il existe plusieurs historiques de douanes dont celles d’Ouchy , de Vevey , d’Yverdon ; des études variées , des photographies , des cartes postales et des négatifs ;1954-1977.

• PP 1093 Compagnie de chemins de fer Aigle-Leysin : PP 1096 ( Bex-Villars-Bretaye ) et PP 1097 ( Aigle-Ollon-Monthey-Champéry ) : historiques des compagnies. Archives administratives , du Conseil de direction , financière , techniques et marketing. Iconographie ( affiches , photographies ).

Bibliothèque technique ( à relier également aux autres compagnies de Chemins de fer ) ; 1899-2014.

• PP 1110 Société vaudoise des sciences naturelles : mémoires , rapports et essais manuscrits des sociétés antérieures à la Société vaudoise des sciences humaines ( SVSN ). La plus importante est la Société d’émulation du Canton de Vaud ( PP 1100/11-78 ) dont les membres de la Section de physique créeront la SVSN en 1819. Cette sous-série contient également des manuscrits des autres sections ( économie politique , morale et belles-lettres ) qui abordent des sujets économiques , sociétaux , philosophiques , historiques et culturels relatifs au canton de Vaud. Contributions scientifiques , collection complète et reliée du Bulletin de la SVSN , publié dès 1842 ( PP 1100/221-302 ). Le Bulletin est très important car il contient les procès-verbaux des Assemblées générales , les rapports des présidents , les rapports de la Commission de gestion et de vérification des comptes ainsi que des nécrologies. Il donne aussi les résumés des conférences organisées par la SVSN , ainsi que ses différentes activités : conférences , excursions , etc. On retrouve aussi les mémoires de la SVSN , reliés et publiés , dès le numéro 1. Testament Gabriel de Rumine dont le legs donne une nouvelle impulsion à la SVNS. Sous l’entrée « Fonctionnement » : statuts et règlements , Assemblées générales , Comité , gestion administrative et financière , listes et catalogues de ses membres ; fonds Louis Agassiz ( créé en 1907 ) , François-Alphonse Forel ( créé en 1912 ) , Mermod ( créé en 1969 ) et Mercier ( créé en 1977 ) , autres fonds dont l’un d’eux était notamment destiné à la création d’un parc national. Sous l’entrée « Activités » : cours d’information , conférences et excursions Parmi les Groupes internes , la Section de Chimie est la plus importante et la plus active. Comprend également les documents liés à l’Union vaudoise des sociétés scientifiques ( UVSS ) et la Société Helvétique des sciences naturelles ( SHSN ) qui deviendra l’Académie suisse des sciences naturelles. La Bibliothèque comprend principalement les Actes de la SHSN de la 3ème session en 1817 à la 157ème en 1977. Série Objets ; 1772-2009.

Rapport d’activité ACV 2018 - 13

• PP 1102 Bossy , Antoinette : chroniques familiales et recherches généalogiques , accompagnées d’arbres généalogiques , de photographies des familles Bossy , Antoinette , Maurice et Lucie Bossy Bally , Diesbach , Gachet , Gillard , Perrin , Rapin ; 1839-1999.

• PP 1103 Cornaz , Philippe : archives et documentation écrites , photographiques , imprimées , graphiques réunies par achat , échange et photocopie. Le fonds est à mettre en relation avec les publications La Blécherette a 80 ans , L’Aviation vaudoise et L’Aviation romande et en constitue la base documentaire , sans que l’auteur précise en regard de chaque document publié ce qui provient de ses propres collections ou des institutions publiques. Les sujets et thèmes suivants ont été relevés : débuts aviation , 1910 ; accident hydravion Ouchy-Evian ; Meeting hydravion , à Ouchy , 1912 ; 6e meeting hydro , à Genève , 1912-1913 ; Vol à voile : Montricher , Leysin , Rochers-de-Naye ; Meeting Zurich 1937 ; Montreux-Southampton ; Le Pou du ciel ; Le Latécoère 631 ; 80e Blécherette ; Aviation vaudoise : Avenches-Bière ; Gland-Bex ; Montreux-Rennaz ; Sainte-Croix-Yens ; Bex , Blécherette ; Montricher ; Payerne ; Villeneuve ; Yverdon ; les pilotes et aérostiers : Oskar Bider ; Jean Bielovucic Cavalié ; Henri Blancpain ; Ernest Burri ; Georges Cailler ; Géo Chavez ; Alfred Comte ; Louis Cosandey ; Claude Dornier ; Henri et Armand Dufaux ; Ernest Naef ( 1904-1970 ) ; Ferdinand Ferber ; René Grandjean ; Donat Guignard ; Henri Kramer ; Jean Liardon ; Henri Mignet ; Edouard Moebus ; Marcel Nappez ; Claude Nicollier ; Umberto Nobile ; Auguste , Jean , Jeannette et Jacques Piccard ; Léon Progin ; Alberto Santos-Dumont ; Frédéric Michel ; Edouard Spelterini ; Emile Taddeoli ; Marcel Weber. Archives AéroClub suisse. Section romande. Album de programmes imprimés de meetings , de grandes fêtes de l’air et grandes manifestations d’aviation. Affiches et affichettes. Plans de l’avion Dufaux. Périodiques : Aéro-Club suisse. Section vaudoise ; La Patrie suisse ; La Suisse sportive ; 1880-2016.

• PP 1105 Cardis , Fernand : - correspondance concernant les activités de Fernand Cardis au sein de divers sanatoria de Leysin ( 1926-1939 ) ; -correspondance avec divers médecins et personnalités des champs politique et culturel ( en particulier littérature , musique et peinture ) , notamment en Suisse et en France ( 1944-1989 ) ; - correspondance particulière avec André Bernou ( 1889-1982 ) , médecin français et résistant français durant la Seconde Guerre mondiale ; - correspondance familial , principalement durant les années 1975-1990 ;- programme provisoire « Grande semaine médicale » , Budapest , 4-12 septembre 1948 ;- programme du 150e anniversaire de l’Académie nationale de médecine , Paris ( 1970 ? ) ;- cours de biologie ; -allocutions ; - notes personnelles à caractère religieux ; tirés-à-part de publications ;- photographies portrait ou de groupes ( 1929-1952 ) ;- album photographie de la Société des médecins de Leysin ( 25-26 janvier 1936 ) ; 1926-1990.

• PP 1106 Besson , Jacques : - bibliothèque. publications de Jacques Besson. - archives ; - généralités : curriculum vitae , certificats et autres documents personnels ;- articles et publications ; - vie associative : sociétés , commissions , associations. - formation et enseignement ; - congrès , colloques , conférences ; - recherches ; dossiers thématiques : addictologie , spiritualité ; - presse et medias ; – documentation ; objets ; 1900-2018.

• PP 1109 Groupe régional des bibliothécaires vaudois : les prospectus permettent d’abord de se faire une idée générale sur l’historique et les missions de ce groupe. Fonctionnement : statuts ; assemblées générales ( série continue ) ;- comité avec les procès-verbaux ( série continue ) ;- correspondance générale ; - effectifs- rapports d’activité. Activités :- Groupes thématiques : groupe de travail « Bénévoles et professionnels » ( GTB ) , créé avant le GRBV ; groupe qui s’est occupé de la publication de l’oeuvre « Entre les livres » ; groupe de travail des bibliothèques scolaires ( GTBS ) ;- dossiers thématiques ;sorties professionnelles ou récréatives ;- prises de position ; 1993-2018.

• N 17 Fondation de La Pouponnière et l’Abri , acquis dans le cadre des recommandations fédérales d’assurer ou d’encourager la conservation des archives relatives aux victimes de mesures coercitives , les ACV ont fait entrer les archives historiques : dossiers des résidents , pseudonymisés , comportant des informations administratives , financières et classés selon leur numéro d’ordre qui correspond à la date d’enregistrement de l’enfant dans l’institution d’accueil. Pour les années 1999 à 2007 , les dossiers de l’Accueil mère-enfant [ame] ont été conservés. Il s’agit également de dossiers gérés 14 - Rapport d’activité ACV 2018

annuellement , les éléments d’information étant regroupés par nom de la mère et de l’enfant ; 1900-2013.

• N 18 Avenir social. Section Vaud. Archives de l’association Avenir social Section Vaud et des associations qui l’ont précédée , notamment l’AVTES ( Association vaudoise des travailleurs et travailleuses de l’éducation sociale ).- procès-verbaux de comités et d’assemblées générales ;- dossiers en lien avec les sujets qui préoccupent l’association : formation , politique sociale , conditions de travail , organisation de colloques , de conférences dans les secteurs de l’éducation sociale , action sociale , enfance , ateliers professionnels ; 1956-2014.

• N 19 Hôpital Riviera-Chablais : documents dont des éléments de gestion du personnel et des soins produits par les directions des divers établissements , relatifs à des chantiers de construction ou de rénovation , à des groupes de travail ou à des projets internes , mais aussi de la correspondance ou des rapports statistiques ; - relations extérieures entretenues par ces hôpitaux , notamment avec des entités telles que l’Association des directeurs des établissements hospitaliers romands , le Groupement des hôpitaux régionaux vaudois , la Fédération des hôpitaux vaudois ou le Réseau santé Valais ; 18682015.

6. Classement d’archives et création d’instruments de recherche

Fonds inventoriés dans DAVEL Fonds inventoriés hors DAVEL Fonds non inventoriés

Par rapport au graphique publié en 2017 , le taux de couverture des inventaires n’a pas changé. Il reste toujours aussi exceptionnellement élevé : 98 % des fonds d’archives sont au bénéfice d’un inventaire , sachant que tout fonds fait l’objet d’une description dans DAVEL , et ceci dès son versement. Si l’information au sujet du versement ou de l’acquisition d’un fonds est portée immédiatement à la connaissance du public , ledit fonds n’est en principe pas consultable tant qu’il n’est pas inventorié. Les fonds dont l’inventaire est réalisé dans DAVEL avec le logiciel métier scopeArchiv™ , sont distingués de ceux dont l’inventaire préexistait. A des fins d’homogénéisation et pour préserver le confort et les habitudes des usagers de différentes générations , chaque fonds réalisé à l’aide de scopeArchiv™ fait l’objet de l’établissement d’un inventaire « classique » ( papier et pdf adossé à l’unité de description scopeArchiv™ correspondante ).

La démarche en cours de tout transférer dans la base DAVEL à des fins de sécurité et d’évolution des environnements informatiques a permis de faire disparaître tous les inventaires manuscrits et dactylographiés et d’abaisser singulièrement ceux établis avec le logiciel de traitement de texte.

Ainsi au 31 décembre 2018 , pour 3723 fonds d’archives ( 3682 ) , on comptait 2947 ( 2803 ) fonds dont l’inventaire est généré par la base DAVEL , pour 721 ( 813 ) fonds inventoriés hors DAVEL et 55 ( 66 ) sans inventaire de détail.

Rapport d’activité ACV 2018 - 15

Etat du classement des fonds et versements ( au 01.03.2019 ) Inventoriés au 01.03.2018

Section ou sous-section

Inventoriés au 01.03.2019

Evolution sur un an

Cote

Intitulé

Nombre

%

Nombre

%

%

N

Archives paraadministratives

13 / 17

76

16 / 19

84

+ 12 %

P ( close )

Fonds privés

858 / 858

100

858 / 858

100

0

PP

Fonds privés

1075/1092

98

1096/1113

98

0

S ( close )

Archives officiel­les , entrées de 1985 à 1995

275 / 275

100

275 / 275

100

0

SA

Grand Conseil

5/5

100

5/5

100

0

SB

Conseil d’Etat et départements

295/313

94

307/321

97

+ 3 %

SC

Ordre judiciaire

228/ 229

99

228/ 230

99

0

SD

Constituante

1/1

100

1/1

100

0

Total

2750/2790

99

2786/2822

99

0 %

Arriéré

40

36

Remarques : 1 ) Cette statistique ne porte que sur les archives officielles dès 1803 classées par provenance ( sous-sections S [close] , SA , SB , SC , SD ) , ainsi que sur les archives para-administratives ( section N ) et privées ( sous-sections P [close] et PP ). Elle ne tient pas compte des archives anciennes et des collections ( sections A à J et M , en principe entièrement inventoriées sauf C [parchemins] et M [sceaux] ) , ni des archives officielles dès 1803 classées thématiquement ( section K [close] ).

2 ) Dans les colonnes « nombre » , le premier chiffre représente les fonds ou versements inventoriés ( ou , exceptionnellement , entièrement éliminés après réévaluation ou transférés dans un autre fonds ou versement ) , le second chiffre correspondant au total de ceux qui ont été reçus par les ACV. Pour les sections ouvertes , ce dernier chiffre augmente en fonction des entrées.

Les compléments d’inventaires ( qui sont fréquents pour les fonds para-administratifs et privés ) ne sont pas pris en compte.

3 ) Les chiffres sont arrêtés à la date de fin de la révision annuelle ( soit en mars ) et non au 1er janvier , ce qui explique les divergences parfois importantes qui peuvent exister par rapport aux nombres de fonds ou versements reçus ( chapitre 5 ) et d’inventaires réalisés ( chapitre 6 ).

Objet

Tableau sur la couverture des inventaires dans DAVEL Nombre % Notes Sans compter 254 notices fantômes qui signalent des fonds éliminés ou reclassés

Fonds et collections

3723

100

Fonds avec un inventaire PDF extrait de DAVEL

2947

79

Fonds avec un inventaire PDF créé hors DAVEL

721

19

Dont 241 collections de parchemins ( 6 ,47 % ) avec un inventaire sommaire

Fonds avec un inventaire PDF

3630

98

Sans compter 14 fonds qui , entièrement décrits dans DAVEL au niveau du fonds , n'ont pas d'inventaire PDF

Fonds non inventoriés

79

2

16 - Rapport d’activité ACV 2018

Au 31 décembre 2018 , les ACV abritaient 37 163 ml ( 36 414 ) , ce qui fait d’elles le deuxième dépôt de Suisse du point de vue du métrage linéaire , après les Archives fédérales suisses. Près de 1 ml d’archives sur 10 conservés en Suisse est localisé aux ACV. 537 ml ( 1133 ) ml ont été traités pour constituer 326 786 ( 210 232 ) notices descriptives nouvelles ( 106 115 ) . La base de données DAVEL compte à fin 2018 un nombre total de notices descriptives de 786 531 ( 730 464 ).

Les données chiffrées sont d’interprétation contrastée. Le nombre de notices descriptives est largement plus élevé qu’en 2017 , pour un métrage de 47 ,4 % inférieur à celui de 2017. Si l’on s’en tient aux fonds des sections encore ouvertes du Plan général de classement , la décrue des inventaires encore à rédiger est confirmée depuis plusieurs années. Par contraste , lorsqu’on fait l’état de l’ensemble des fonds inscrits dans le Plan général , le nombre d’inventaires à rédiger croît légèrement entre les deux exercices 2017-2018.

Quel que soit l’angle de lecture , la couverture des inventaires est exceptionnellement haute.

Le taux de couverture ne dit pas tout , il faut qu’il soit accompagné de la profondeur d’analyse ( « niveau de description » ) , ce qui permet d’affirmer sans exagération que les ACV sont reconnues loin à la ronde aujourd’hui pour la valeur informationnelle de leurs archives.

L’effort principal , entamé depuis plusieurs années , est la récupération des inventaires anciens pour les intégrer à la base de données DAVEL. Il se double du remplacement de tous les répertoires numériques de la section C ( « Parchemins et papiers » ) par des inventaires pièce à pièce dont les notices sont reprises des inventaires historiques dont Maxime Reymond , archiviste cantonal intérimaire , entre 1915 et 1942 avait cru se passer pour refondre l’ensemble des notices descriptives du chartrier médiéval ( voir Gilbert Coutaz , « Le plan général de classement des Archives cantonales vaudoises de 1915 : ses origines et ses développements. Deux siècles d’histoire institutionnelle » , dans Archives cantonales vaudoises. Rapport d’activité 2017 , Chavannes-près-Renens : Archives cantonales vaudoises , 2011 , pp. 37-139 ).

6.1. Nouveaux inventaires des fonds officiels Statistiques : fonds officiels ( S , SA , SB , SC ). Adjonctions : 12 ( 15 ) pour 171 ( 4 321 ) pages et nouveaux : 10 ( 12 ) pour 1068 ( 1466 ) pages. Pour juger de ces chiffres , il faut garder à l’esprit que les adjonctions du fonds SB 52 ( Cathédrale de Lausanne ) occupaient à elles seules 4123 pages.

Détail des adjonctions ( métrage linéaire , puis nombre de pages d’inventaire ) - SB 001 : Conseil d’Etat ; ( 3 ml , 13 p. ) - SB 002 : Section monuments historiques et archéologie ( 25 ,3 ml , 6 p. ) - SB 109/2021-2069 : Notaires du canton de Vaud ( 11 ml , 20 p. ) - SB 109/2070-2082 : Notaires du canton de Vaud ( 6 ,2 ml , 14 p. ) - SB 109/2083-2154 : Notaires du canton de Vaud ( 1 ,5 ml , 4 p. ) - SB 109/2155-2331 : Notaires du canton de Vaud ( 24 ,6 ml , 47 p. ) - SB 223 : Registre foncier du district de Lavaux ( 15 ,74 ml , 33 p. ) - SB 274 K : Secrétariat général du Département de la formation , de la jeunesse et de la culture ( 0 ,5 ml , 2 p. ) - SB 281 : Service des routes et des autoroutes ( 10 ,1 ml , 45 p. )

Les nouveaux inventaires suivants méritent la citation : • SB 10 Etat civil cantonal : répertoires des dossiers de la direction de l’état civil. dossiers de la direction de l’état civil ; catégories répertoriées : absences , actes d’origine , cas spéciaux , changements de nom , communications de naissance d’un enfant naturel , déclarations tardives ( naissance , décès ) , demandes d’autorisation de mariage ; Département fédéral de justice et police , départements cantonaux , désaveux , enquêtes décès , indemnités-émoluments , inspections par les préfets ; justices de paix , légitimations , municipalités , naturalisations ( facilitées ) , officiers d’état civil , permis de mariage étranger , reconnaissances en paternité , rectifications de l’état civil , réintégrations dans la nationalité suisse , successions , transcriptions d’actes étrangers ; 1961-1967.

Rapport d’activité ACV 2018 - 17

• SB 128 Commission d’éthique de la recherche clinique : Commission d’éthique du Département de médecine / Commission d’éthique DMI-PMU : protocoles des projets de recherche , documentation , remarques , commentaires et rapports concernant les protocoles , réponses de la Commission , correspondance ( 1973-1995 ) ; brochures de protocoles de recherche et guides de recherche , marqués « confidentiel » , pour des études menées par des laboratoires privés , mais devant être validées par la Commission d’éthique DMI-PMU ( 1992-1995 ) ; Commission d’éthique de la Faculté de médecine : protocoles des projets de recherche , documentation , remarques , commentaires et rapports concernant les protocoles , réponses , correspondance ( 1983-1992 ) ; Centre d’oncologie : protocoles de recherche pour des études dans le cadre du SAKK ( Schweizerische Arbeitsgruppe für klinische Krebsforschung ) ( 1981-1986 ) ; dossiers du professeur Jacques Diezi pour les séances de la Commission d’éthique de la Faculté de médecine ( 1988-1992 ) , relatifs au dopage ( 1990-1992 ) et à l’expertise réalisée pour le compte de l’Office fédéral de la santé publique afin d’évaluer les effets toxicologiques et physiologiques de la boisson Red Bull ( 1994 ) ; 1973-1995.

• SB 148 Hôpital cantonal : - archives du chef du Service de pédiatrie de l’Hôpital cantonal , Maurice Jaccottet ( 1941-1965 ) ;- gestion des ressources : personnel , finances , locaux et matériel ;- direction du Service de pédiatrie : correspondance avec la direction de l’Hôpital cantonal , correspondance et collaborations avec diverses entités , dossiers thématiques ;- archives du responsable du laboratoire d’immunogénétique du Service de pédiatrie , Guy Bonnard ( 1970-1973 ) ;- correspondance scientifique et notes personnelles du responsable ; 1941-1973.

• SB 168 Service de l’enseignement secondaire supérieur et de la formation : - Administration générale du service : rapports annuels de services ( 1980-2000 ) ; affaires financières ( 1977-2002 ) ; administration cantonale ( 1976-2004 ) ; Département de l’instruction publique et des cultes ( 19772006 ) ; colloques de services ( 2002-2004 ). - Administration pédagogique : commissions consultatives et groupes de travail ( 1918-2003 ) ; Centre de perfectionnement et de formation complémentaire des maîtres ( 1977-2002 ) ; Centrale de documentation scolaire ( 1977-2001 ) ; Centre d’initiation aux communications de masse ( 1977-2001 ) ; Centre vaudois de recherches pédagogiques ( 1976-1998 ) ; Office cantonal d’orientation scolaire et professionnelle ( 1977-1998 ) ; Séminaire pédagogique de l’enseignement secondaire ( 1973-2000 ) ; Associations et sociétés ( 1976-2002 ) ; Ecoles normales ( 1976-2003 ) ; Etablissements secondaires supérieurs ( 1976-2006 ) ; Réforme scolaire ( 1984 ) ( 19761995 ) ; Réforme EVM 96 ( Ecole vaudoise en mutation ) ( 1994-2004 ) ; Enseignement tertiaire ( 19642003 ).

• SB 169 Secrétariat général du Département des institutions et des relations extérieures. Archives du délégué à la prévention des mauvais traitements envers les enfants : organes cantonaux ; Commission consultative cantonale pour la prévention des mauvais traitements envers les enfants ( 1985-2004 ) ; délégué à la prévention des mauvais traitements envers les enfants ( 1978-2007 ) ; cas particuliers , cas de garde et signalements ( 1956-2018 ) ; groupe de référence et groupe de conseil ( 1993-2007 ) ; commissions et groupes de travail ( 1992-2006 ) ; associations ( 1990-2007 ) ; législation ( 1977-2005 ) ; congrès , conférences , cours ( 1991-2006 ) ; Journée internationale des droits de l’enfant ( 2003 ) ; documentation thématique ( 1977-2007 ).

• SB 258 Hôpital de Cery : - SB 258 A : direction et gestion des ressources ( 1791-2006 ) : dossiers de la direction de l’hôpital , majoritairement constitués par Christian Muller , médecin-directeur de 1961 à 1987 ( 1900-2006 ) ; documentation légale et de référence : législation et réglementation , rapports annuels ( 1791-2006 ) ; gestion du personnel : recrutement , administration , salaires ( 1873-1975 ) ; archives des économes Emile Gavillet et René Rapin : copie-lettres et dossiers ( 1910-1940 ) ; registres des lettres envoyées ( 1879-1933 ) ; gestion des ressources : comptabilité , infrastructures et équipements ( 1859-1985 ).

- SB 258 B : activités médicales et de soins ( 1860-2005 : enregistrement des patients : entrées et sorties par ordre alphabétique et par ordre chronologique , listes nominatives , demandes d’admissions ( 1860-1966 ) ; prise en charge des patients : correspondance du directeur , journaux médicaux , 18 - Rapport d’activité ACV 2018

placement familial , psychothérapie ( 1876-1966 ) ; activités médico-légales : notamment protocoles d’autopsie ( 1876-1997 ) ; électroencéphalographie : enregistrements et rapports d’enregistrements ( 1962-2005 ) ; soins infirmiers : mouvements syndicaux , Ecole cantonale vaudoise d’infirmières et d’infirmiers en psychiatrie , recherche en histoire des soins infirmiers ( 1898-2005 ).

- SB 258 C : activités des patients ( 1958-2010 ) : Centre d’études de l’expression plastique : notamment dossiers relatifs aux films tournés à Cery ( 1959-2010 ) ; bibliothèque , Comité central des groupes de division , journal des patients ( 1958- 1972 ).

- SB 258 D : recherche ( 1951-1997 ) : enquête de Lausanne , étude de l’évolution à long terme des troubles mentaux ( 1951-1997 ) ; travaux de la Clinique psychiatrique universitaire de Lausanne ( 1961-1992 ).

- SB 258 E : expositions et documentation ( 1940-1973 ) : expositions réalisées à la Nouvelle clinique ( 1961-1973 ) ; documentation sur l’alcoolisme , l’âge avancé et les hôpitaux psychiatriques ( 1940-1970 ).

- SB 258 F : aumônerie et service social ( 1931-2000 ) : Conseil d’aumônerie de l’hôpital ( 19702000 ) ; Service social : rapports , statistiques et documentation ( 1931-1979 ).

• SB 260 Service de l’enseignement enfantin , primaire et secondaire : deux sous-fonds , l’un traitant de l’administration et de l’organisation du Service , l’autre de la réforme scolaire Ecole vaudoise en mutation ; 1975-2007.

• SB 284 Eglise évangélique réformée du canton de Vaud ( EERV ) : gestion de l’Eglise , ministères , liste des pasteurs consacrés de 1905 à 1965 et documents relatifs aux cultes de consécration ; statistiques ecclésiastiques. « Autorités ecclésiastiques » ; paroisses , cures et arrondissements ; questionnements sur la société , notamment sur l’intégration des pasteurs gays et la bénédiction des couples homosexuels ; institutions , associations et fondations en relation avec l’EERV ; bibliothèque ; études , mémoires et divers travaux sur l’EERV ; enregistrements audio sur cassettes des messages téléphoniques de paroissiens ou d’autres personnes invités à laisser un commentaire sur l’EERV en général ; 1817-2015.

• SB 298 Centre hospitalier universitaire vaudois : archives de la Direction administrative et de la Direction de la logistique hospitalière , à savoir dossiers créés par des structures de soutien mais concernant essentiellement l’organisation des services et non les activités de base de gestion des ressources ; 1959-2007.

• SB 308 Cathédrale de Lausanne : archives de la Commission technique de la Cathédrale de Lausanne , qui supervise les chantiers d’entretien et de restauration de l’édifice ; 1997-2012.

• SB 312 Haute école pédagogique : - archives de l’Ecole normale de Lausanne : classes de formation pédagogique ; brevet d’enseignement pour les classes primaires , enfantines et Activités créatrices et techniques ; brevet de maître et maîtresse secondaire ; brevet de maître et maîtresse secondaire ; brevet de musique ; brevet de musique.- archives du Séminaire pédagogique de l’enseignement secondaire : législation et organisation générale ; maîtres et personnel administratif et technique ; stagiaires ( étudiants ) ; brevet d’aptitude à l’enseignement secondaire ; documents pédagogiques ; organismes cantonaux vaudois : Département de la formation et de la jeunesse , Direction générale de l’enseignement obligatoire , Service de l’enseignement enfantin , primaire et secondaire , Service de l’enseignement secondaire supérieur et de la formation , commissions , Service des affaires universitaires et des cultes ; 1946-2004.

• SB 314 Service de la consommation et des affaires vétérinaires : condensé historique au sujet des alpages et des pacages , particulièrement le pacage franco-suisse ; affaire de justice ; directives d’estivage , le contrôle des abeilles et échantillon du courrier sortant ; 1922-2015.

• SC 230 Tribunal cantonal : registres des jugements , prononcés et décisions des différentes chambres et commissions de recours du Tribunal administratif , supprimées à la création en 1991 de la Cour de droit administratif et public du Tribunal cantonal. Figurent aussi des séries et des volumes d’arrêts du tribunal fédéral et de recours au Conseil d’Etat relatifs à ces chambres de recours ; 1937-1991.

Rapport d’activité ACV 2018 - 19

6.2. Nouveaux inventaires de fonds privés et para-administratifs Statistiques : fonds privés et para administratifs ( N , P et PP ). Adjonctions : 17 ( 37 ) pour 394 ( 1878 ) pages , pour un total de 88,10 ml ( 55,60 ) ; nouveaux : 24 ( 20 ) pour 4243 ( 8954 ) pages pour un total de 150,15 ml ( 238,55 ) - en 2017 , il faut noter que deux inventaires dépassaient 1200 pages : PP 1060 : Addiction suisse ( 1275 p. ) et PP 1063 : Tobler ( Hélène ) ( 1232 p. ) , alors que le fonds de Terre des hommes ( PP 1053 ) faisait à lui seul 4494 pages. Les ACV conservent désormais les fonds historiques des deux plus anciennes institutions du canton de Vaud , encore en activité , dans la prise en charge des mineurs délinquants. Pour être complet , signalons que le fonds P 1000 ( Documents isolés d’origine privée ) s’est accrue de 23 cotes ( 0,68 ml , 35 pages d’inventaire ) ( en 2017 : 9,25 , 73 ). De son côté , le fonds P 2000 ( Cartes postales ) s’est augmenté de 6 cotes ( 0,11 ml , 9 p. ) ( 0,01 , 1 ).

Détail des adjonctions ( métrage linéaire , puis nombre de pages d’inventaire ) - P Chastellain : Chastellain ( Henri ) ; ( 0 ,95 ml , 12 p. ) ; - PP 161 : Institut sténographique suisse Duployé ; ( 0 ,05 ml , 0 p. ) ; - PP 284 : Burnat ( famille ) ; ( 0 ml , 6 p. ) ; - PP 351 : Atelier d’archéologie médiévale ; ( 30 ,5 ml , 62 p. ) ; - PP 389 : Rochat ( Rémy ) ; ( 0 ,5 ml , 17 p. ) ; - PP 473 : Société cantonale des chanteurs vaudois ; ( 1 ml , 23 p. ) ; - PP 473 : Société cantonale des chanteurs vaudois ; ( 2,1 ml , 3 p. ) ; - PP 763 : Forney ( Jean-Pierre ) ; ( 0 ,75 ml , 10 p. ) ; - PP 842 : Impressum - Vaud ; ( 1 ,35 ml , 5 p. ) ; - PP 888 : Presse suisse , Association de la presse suisse romande ; ( 6 ,6 ml , 23 p. ) ; - PP 904 : Wagnon , Mayor et Agassiz ( familles ) ; ( 0 ,1 ml , 3 p. ) ; - PP 907 : Syndicats à l’origine d’Unia ; ( 40 ml , 105 p. ) ; - PP 939 : Société d’étudiants Valdesia ; ( 0 ,05 ml , 1 p. ) ; - PP 956 : Groupement professionnel UTS des architectes-Vaud ; ( 2 ,3 ml , 14 p. ) ; - PP 1058 : Pelot ( Anne-Françoise ) ; ( 1 ,3 ml , 97 p. ) ; - PP 1061 : Pahud ( Claude ) ; ( 1 ml , 17 p. ) ; - PP 1079 : Decoppet ( Louise ) ; ( 0 ,55 ml , 8 p. ).

Détail des inventaires nouveaux ( métrage linéaire , puis nombre de pages d’inventaire ) N 15 : Fondation Ecole Pestalozzi ; ( 38 ,5 ml , PP 1085 : Bissegger ( Paul ) ; ( 6 ,3 ml , 136 p. ) 701 p. ) N 16 : Fondation de Serix ; ( 20 ml , 447 p. )

PP 1086 : Deutscher Hilfsverein im Kanton Waadt ; ( 0 ,33 ml , 18 p. )

PP 502 : Delarageaz ( famille ) ; ( 1 ,1 ml , 244 p. )

PP 1089 : Troillet ( Pierre-Alain ) ; ( 5 ,1 ml , 154 p. )

PP 1012 : Cornaz ( Henri ) ; ( 2 ,75 ml , 72 p. )

PP 1090 : Association cantonale éclaireuses ; ( 2 ,8 ml , 49 p. )

vaudoise des

PP 1027 : RéseauPatrimoineS. Association pour le PP 1091 : Weiner ( George ) ; ( 0 ,2 ml , 19 p. ) patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud ; ( 6 ,1 ml , 84 p. ) PP 1045 : Cuénod ( Michel ) ; ( 0 ,7 ml , 16 p. )

PP 1092 : Association vaudoise des archivistes ; ( 1 ,45 ml , 54 p. )

PP 1058 : Pelot ( Anne-Françoise ) ; ( 6 ,4 ml , 289 p. ) PP 1094 : Mayer-Krafft ( Idelette ) ; ( 0 ,2 ml , 12 p. ) 20 - Rapport d’activité ACV 2018

PP 1068 : Santschi ( Catherine ) ; ( 20 ,8 ml , 1086 p. ) PP 1095 : Aigle-Sépey-Diablerets ( Compagnie du chemin de fer ) ; ( 25 ,5 ml , 335 p. ) PP 1075 : Veillon ( famille ) ; ( 0 ,8 ml , 94 p. )

PP 1098 : Rabinowicz ( Theodore ) ; ( 0 ,6 ml , 30 p. )

PP 1077 : Bastian ( Paul ) ; ( 0 ,25 ml , 15 p. )

PP 1099 : Secretan ( Isaac ) ; ( 0 ,22 ml , 16 p. )

PP 1079 : Decoppet ( Louise ) ; ( 4 ,55 ml , 144 p. )

PP 1101 : Messer Castolin Eutectic Switzerland S.A. ; ( 0 ,25 ml , 14 p. )

PP 1080 : Debluë ( Suzanne ) ; ( 3 ,6 ml , 105 p. )

PP 1104 : Cercle littéraire de Lausanne ; ( 7 ,22 ml , 84 p. )

PP 1084 : Association romande contre la drogue ; PP 1108 : Clavel ( Reymond ) ; ( 0 ,1 ml , 17 p. ) ( 0 ,65 ml , 144 p. ) Il n’est pas possible de détailler tous les inventaires nouveaux , en raison de leur nombre ( voir pour le détail http ://www.davel.vd.ch/suchinfo.aspx ). Les suivants méritent néanmoins la mention.

• PP 502 Delarageaz , famille : structuration autour de la succession des générations de la famille Delarageaz , des plus anciens membres renseignés , soit Jean Abram Delarageaz ( 1692-1762 ) au plus récent , en marquant chaque génération du nom de son principal représentant , avec une place particulière réservée à Louis-Henri Delarageaz ( 1807-1891 ) , autour duquel 439 notices descriptives ont été réunies. Les familles alliées ont été distinguées selon qu’elles sont en relation directe ou non avec la famille Delarageaz. Les familles Bron , Bonnard et Moyard , Bressenel et Jaquiéry relèvent de la première catégorie , les familles Chambaz-Bron , Bettens et Vonnez , de la seconde ; 1688-2016.

• PP 1027 RéseauPatrimoineS. Association du patrimoine naturel et culturel du canton de Vaud : - documents antérieurs à la naissance de l’Association , à savoir organisation des Etats généraux du patrimoine , à Chillon , 6 décembre 1997 : publication Le patrimoine existe. Nous l’avons rencontré , 1997 , 182 p. et signature de la Déclaration de Chillon.- De la constitution de l’Association , le 21 avril 1998 au 17 juin 2014 : procès-verbaux des assemblées générales , du comité , publication des Documents , organisation des 4 émes Rencontres des patrimoines , dixième anniversaire de l’Association ; gestion financière ; demandes de subsides ; sorties d’été ;- collection complète des Documents 1 ( 1998 ) à 14 ( 2014 ) ; - procès-verbaux du comité et la Documentation ont été maintenus dans leur continuité , respectivement entre 1995 et 2014 et 1991 et 2014 , 1991-2014.

• PP 1058 Pelot , Anne-Françoise : au-delà de documenter les objets traités , les archives sont un témoignage fort et continu sur une profession qui a beaucoup évolué depuis les débuts professionnels d’Anne-Françoise Pelot et qui s’est affirmée au travers de sa déontologie et de ses apports à la connaissance. Ensuite , elles renseignent sur de nombreux monuments historiques prestigieux et sur les équipes avec lesquelles Anne-Françoise Pelot a oeuvré. Seuls les dossiers de caractère public sont mentionnés ci-après , ils comprennent en principe les correspondances , rapports , reportages photographiques , factures et les relevés. Seuls les grands dossiers ( Aigle , Estavayer-le-Lac , Hôtel de Ville de Lausanne , Lutry , Payerne , Romainmôtier , Vevey ) font l’objet d’un classement séparé , les autres à quelques exceptions près , chronologiquement , sous la date de leur ouverture ; 1927-2018.

• PP 1068 Santschi , Catherine :- documentation rassemblée et dépouillement des archives communales et des Archives cantonales vaudoises , sur Saint-Prex et organisés par thèmes et période ;documentation rassemblée pour la rédaction du livre : Journal de Sébastien de Senarclens : de Versailles à Bursins ;- thèmes documentés : archivistique , Helvetia Sacra , histoire de l’archéologie , index du Cartulaire du Chapitre de Notre-Dame de Lausanne , lieux de mémoire , commémorations , Jacob Spon , Topographie chrétienne des cités de Gaule ;- le thème de l’érémitisme occupe une place à part : notes de dépouillement , photocopies de sources , et d’inventaires , coupures de presse , articles , correspondance avec les érudits locaux et les institutions ; 1868-2017.

Rapport d’activité ACV 2018 - 21

• PP 1075 Veillon , famille : l’essentiel du fonds est composé de documents tels que parchemins et papiers , cahiers sur papier concernant les différentes générations de la famille Veillon , de Bex , en grande partie des actes notariés d’achat et de vente , de succession avec des inventaires mobiliers après succession , des actes de reconnaissances , patentes , brevets , comptes. Certaines pièces renseignent des individus appartenant à une branche Veillon dit Meyer. Celle-ci a existé à Bex dès avant 1529 et s’est éteinte en 1863. Parmi les autres familles documentées , celle des Othenin-Girard , originaires de Valangin , Le Locle et La Chaux-de-Fonds ; 1305-1900.

• PP 1079 Decoppet , Louise :- « Généralités » , concernant la formation et la vie professionnelle , les publications , la comptabilité et les affiliations professionnelles. - « Mandats publics » , concernant les chantiers publics sur lesquels LP a travaillé , en collaboration avec Anne-Françoise Pelot. Le canton de Vaud apparaît en premier , car il est de loin le plus représenté. Les travaux photographiques renseignent aussi les monuments et bâtiments administratifs des autres cantons de Suisse romande.

- « Mandats privés » dont le nom des propriétaires des biens concernés a été pseudonymisé pour des raisons de protection des données ; dossier original : œuvre de l’artiste peintre Emilio Maria Beretta ( 1907-1974 ) ; 1959-2010.

• PP 1080 Debluë , Suzanne : - Association vaudoise pour l’aménagement rural avec pour principal acteur Olivier Delafontaine ( 1917-2000 ) et Sauver Lavaux dont SD a été la secrétaire depuis les débuts en 1972 ;- mises à l’enquête dans la commune de Lutry avec les dossiers correspondants et contestant différents projets ;- Initiative constitutionnelle du comité de l’Equipe Franz Weber concernant l’exercice par le peuple vaudois du droit d’initiative cantonale ( en vue de la suppression de la bretelle de la Perraudettaz et d’autres projets fédéraux susceptibles de déplaire au peuple vaudois ;- plan de quartier Parisod , à Villette ;- écrits , photographies , film , affiches , tracts , plans , coupures de presse ; 1900-2014.

• PP 1084 Chenaux , Jean-Philippe :- Comité romand « Oui à la prévention , non à la drogue » ; Comité valaisan contre la révision de la LStup. Comité romand contre la révision de la LStup.

Association romande contre la drogue ( 2004-2018 ). Dachverband abstinenzorientierte Drogenpolitik ( 2003 ) ;- statuts , membres du comité-compte bancaire , procès-verbaux , conférences et communiqués de presse , entretiens de presse , correspondance diverse ;- comptes ( 2003-2007 ) ; inventaire ( 2003/2004-2018 ).

• PP 1089 Troillet , Pierre-Antoine : archives scientifiques ( notes de dépouillement systématique et de mandats de recherches concernant l’histoire de l’architecture et de l’urbanisme de la région de La Côte , tout particulièrement des villes et communes de Nyon et district par ordre alphabétique ( de Begnins à Vich ) , principalement du XVIe au XIXe siècle. Concerne également des travaux de recherche sur Aubonne , Coppet , Genève , Rolle , selon les mandats reçus du conservateur des Monuments historiques. Photocopies , fiches de dépouillement , photographies ( négatifs , tirages ) réalisées par PATt. Articles de presse. Correspondance et factures ; 1800-2013.

• PP 1090 Association cantonale des éclaireuses vaudoises : archives administratives et d’activités , organisées thématiquement. S’y trouvent avec des lacunes : - des documents concernant la création de la première section d’éclaireuses à Lausanne et ses premières activités ; des procès-verbaux de séances de l’équipe d’animation cantonale et autres documents relatifs à son fonctionnement ;- des informations concernant la formation des responsables ;- des annonces de camps et des rapports d’activités des sections locales ;- les procès-verbaux des assemblées générales et les comptes de l’association ; - des photographies d’activités ; ainsi qu’une section bibliographique composée des bulletins de liaison de l’Association et de la Fédération des éclaireuses suisses et d’ouvrages de référence pour l’animation de l’association ; 1915-1991.

• PP 1092 ( Association vaudoise des archivistes ) : archives administratives et des activités , en particulier des publications et des journées de travail ; 1996-2009.

• PP 1095 Compagnie de chemin de fer Aigle-Sepey-Diablerets :- généralités ( 1939-2014 ) : documents relatifs aux 50e et 75e anniversaires de l’ASD , ouvrages et textes de présentation de la compagnie ainsi 22 - Rapport d’activité ACV 2018

que sur l’histoire de celle-ci ;- fonctionnement et organisation ( 1898-2003 ) : statuts ; concessions ; conventions ; règlements ; rapports , procès-verbaux et de la correspondance liés aux divers organes de la société ( Conseil d’administration , Comité de direction et Assemblée générale des actionnaires ) ; comptabilité de l’entreprise ;- exploitation ( 1898-2000 ) : gestion de la ligne ferroviaire , du matériel roulant et du trafic ferroviaire , permettant de mettre en exergue les horaires , les règlements encadrant le service des trains , la gestion de la billetterie et des tarifs des titres de transports , les incidents et accidents liés au trafic ou encore les réclamations et demandes des voyageurs ; documents ayant trait aux biens immobiliers de la Compagnie , notamment les gares et dépendances ferroviaires , documents relatifs à l’exploitation pendant la période de la Seconde Guerre mondiale et aux entreprises accessoires appartenant , pour partie ou entièrement à l’ASD ;- iconographie ( 1910-2014 ) : matériel roulant ; construction de la ligne et l’infrastructure de celle-ci , d’événements ponctuels tels que le 75e anniversaire de la compagnie ou l’inauguration du nouveau matériel roulant de la compagnie le 24.06.1987 ; documents isolés ( 1910-1990 ) : photographies et des cartes postales de la vallée des Ormonts , plus particulièrement des Diablerets , illustrant ses paysages et les activités touristiques et sportives qui y ont cours , notamment lors des saisons hivernales , guides touristiques.

• PP 1098 Rabinowicz ( Theodore ) : tirés à part d’articles de Rabinowicz et d’autres chercheurs importants du domaine ; - correspondance en anglais entre Th. Rabinowicz et J. LeRoy Connel ( 19551973 ) ; célèbre auteur d’un atlas sur le développement cérébral humain de l’enfant ) ;- curriculum vitae ( non datés ) ; - diverses photographies.- dossier relatif à la création de la Division autonome de neuropathologie , Hôpital cantonal , Lausanne ; - documents isolés , lettres professionnelles et personnelles ; 1919-2009.

• PP 1099 Secretan ( Issac ) : deux subdivisions principales : - vie militaire avec les différentes promotions du grade de lieutenant d’infanterie ( 1899 ) à celui de major ( 1920 ) , accompagnés de certificats et qualifications de service. Période de la Première Guerre mondiale , au sein de la 1re division : album souvenir ; correspondance militaire , imprimés et manuscrits relatifs au Bat fus 7 ) ;- vie privée. Suivi du parcours scolaire à Soleure et à Berne et Documentation collectée par Isaac Secretan ; 1891-1934.

• PP 1101 Messer Castolin Eutectic Switzerland SA : catalogues de produits , brochures de présentation , brochures techniques , photographies , disques vinyle ; 1966-2018.

• PP 1104 Cercle littéraire de Lausanne : - historiques , 1766-2017. - Fonctionnement , 1919-2005 [Statuts et règlements ( 1819-2008 ) , Assemblée générale ( 1819-2008 ) , Comité ( 1819-2008 ) , Relations avec d’autres sociétés ( 1836-2003 )]. - Finances , 1836-2003. - Gestion immobilière , 17692014 [Place Saint-François 7 ( anciennement : immeuble de Louis Will ) : cartables , Lausanne ( 17692008 ) , Place Saint-François 7 , anciennement immeuble de Louis Will : documents pièce à pièce ( 1819-1963 ) , Plans et cadastres ( 1811-2010 ) , Passage Saint-François 8 et bûcher ( 1971-1999 )].Effectifs , 1819-2017. [Liste des membres ( 1819-2017 ) , Admissions et démissions ( 1833-2010 )].Bibliothèque , 1841-1998 [Acquisitions de la bibliothèque ( 1846-2003 ) , Propositions d’achats pour la bibliothèque ( 1924-2002 ) , Catalogues et abonnements ( 1935-2003 ) , Consultation ( 1846-1997 )].

- Activités , 1841-2008. - Cercle de la Palud , 1766-1846 [Assemblée générale et Direction ( 17661843 ) , Comptes et cotisations ( 1773-1846 )].- Cercle du commerce , 1799-1851 [Fonctionnement ( 1799-1842 )]. - Photographies , 1868-2017. - document isolé : édit de Fontainebleau ( fac-similé ) , 1800-1965 ; 1768-2017.

• PP 1107 Ringier Axel Springer Suisse S.A. : archives photographiques réparties en différentes catégories : - la plus ancienne , désignée « Suisse Vaud N/B ancien » : Avenches , Bretaye , Chillon , Lausanne , Vaud , Villeneuve & l’île de Peilz ; - Personnalités : Lausanne et Vaud ; - Dossiers thématiques : Comptoir suisse ; Drogue ( ( affaires diverses dont celles des « Ripoux » , « Kosovo Connection » , « Frères Magharian » , etc. ; affiches électorales , Blécherette ; Lausanne ( vie intellectuelle , vie culturelle , loisirs + photographies historiques ) ; Lausanne ( manifestations diverses dont « Lausanne bouge » ) ; Lausanne ( Semaine française , 16 février-9 mars 1963 ) ; Radios locales Divers ; Radio locale Couleur 3 ; Théâtre du Jorat ; Théâtre à Lausanne et à Genève ; Tribunal fédéral ; Université de Lausanne ; Vendanges ; Rapport d’activité ACV 2018 - 23

Recherches à l’Institut de Pully ; Yverdon-les-Bains ( divers ) ; - Dossiers L’Hebdo : Concours des nouvelles et records ; - Personnalités de la vie musicale et artistique , photographiées par Fédia Muller , Vevey et Yverdon ; 1926-1994.

• PP 1108 Clavel ( Reymond ) :- curriculum vitae , accompagnée de la liste des publications , par Reymond Clavel , Yverdon-les-Bains , 31 octobre 2018 ;- diplômes et nominations successives à l’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne ;- certificats de travail et de stage , 1981 ,1982 , 1998 ;- thèse présentée à l’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne , conception d’un robot parallèle rapide à 4 degrés de liberté , primé sur le plan international « Le Robert d’Or 99 » et « Golden Robot Award.

Winner 1999 » , « Swiss Technology Award » , 2003 ;- brevets « Dispositif pour le déplacement et le positionnement d’un élément dans l’espace » , 1986 , et rachat du brevet en 1996 ; - sélection d’articles publiés par Reymond Clavel , 1989-1994 ;- articles parus sur Reymond Clavel , son laboratoire et son robot , Le Delta , 1976-2012 ;- 20 ans de robotique parallèle à l’Ecole polytechnique fédérale , 19852005 ; 1973-2018.

6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche Entamée depuis plusieurs années , la sécurisation des inventaires systématiquement sous forme de base de données s’est poursuivie sous forme plus ou moins automatisée , avec contrôle et enrichissement au passage des descriptions.

Inventaires existants importés et complétés ( 43 ) dans scopeArchiv ( base de données DAVEL ) avec l’outil COSA ( 11 473 pages ) C I b : Chancellerie impériale ( 31 p. )

C XI b : Couvent des cordeliers de Grandson ( 9 p. ). )

C I c : Chancellerie des rois de France ( 10 p. )

C XI c : Couvent des clarisses d'Orbe ( 7 p. )

C I d : Chancellerie des grands feudataires : Bourgogne , Mâcon , Viennois , Chalon-Orange ( 29 p. )

C XI d : Couvent des clarisses de Vevey ( 16 p. )

C II : Comtes et ducs de Savoie ( 179 p. )

C XIII d : Prieuré de Nyon ( 84 p. )

C III a : Administration pontificale ( 40 p. )

C XV 2 : Champvent seigneurie d' ( 37 p. )

C III b : Délégués apostoliques ( 28 p. )

C XV 3 : Corbières seigneurie d' ( 11 p. )

C V a : Chapitre de Lausanne et chanoines C XV 21 : Montricher seigneurie de ( 7 p. ) ( 1005 p. ) C V b : Clergé de la cathédrale ( 405 p. )

C XVI 152 : Marchand de Cossonay ( 7 p. )

C VI a : Administration communale ( 49 p. )

K XII j : Office cantonal de l'économie de guerre ( 225 p. )

C VI b : Fonctionnaires de l'évêque ( 16 p. )

K XII l : Office cantonal du contrôle des prix et loyers ( 141 p. )

C VI c : Eglises paroissiales ( 129 p. )

P Bridel : Bridel famille ( 706 p. )

C VI d : Hôpitaux ( 50 p. )

PP 351 : Atelier d'archéologie médiévale ( 310 p. )

C VI e : Confréries ( 41 p. )

PP 641 : Mestrezat famille ( 29 p. )

C VI f : Frères prêcheurs ( 29 p. )

PP 659 : Belmont-sur-Yverdon commune de ( 47 p. )

C VI g : Frères mineurs ( 17 p. )

PP 683 : Scieries Mécaniques Payerne S.A. ( 13 p. )

24 - Rapport d’activité ACV 2018

C VI h : Dames de Bellevaux ( 63 p. )

PP 718 : Syndicat d'améliorations foncières de la route du Col de La Croix , versant Ollon ( 15 p. )

C VI i : Prieuré de Saint-Maire ( 55 p. )

PP 727 : Blanc Paul ( 40 p. )

C VI j : Particuliers ( 371 p. )

PP 732 : Gautier , Savary , de Loës familles ( 22 p. )

C VII a : Prieuré de Romainmôtier ( 403 p. )

PP 744 : Pichard famille et familles alliées ( 59 p. )

C IX a : Prieuré de Grandson ( 16 p. )

PP 763 : Forney Jean-Pierre ( 35 p. )

C IX c : Prieuré de Cossonay ( 41 p. )

SB 34 : Paroisse de Leysin ( 25 p. )

C XI a : Couvent des cordeliers de Nyon ( 20 p. )

SB 74 : Police de sûreté ( 117 p. )

La reconstitution du chartrier médiéval L’adoption d’un plan général de classement des ACV en 1915 est fondée sur le principe de pertinence que Maxime Reymond , archiviste intérimaire des ACV entre 1915 et 1942 , appliqua dans la ligne droite de ce qui se faisait partout en Suisse. Il pensait pouvoir harmoniser et uniformiser tout ce que ses prédécesseurs lui avaient transmis dans une nouvelle organisation. En fait , il a laissé un travail inachevé , détruit les fonds d’archives , mis de la confusion dans les regroupements de contenus d’archives et nié les apports antérieurs. Pire , il a réuni des archives sur la base de simples caractéristiques externes. Les effets négatifs de la démarche sont mesurables pour les archives de Romainmôtier d’avant 1200. La cote C VIIa , créée alors pour regrouper les documents concernant l’ancien prieuré clunisien – il vaut mieux parler de collections que de fonds documentaires – ne reprend qu’environ 62 % du corpus original , sans compter les deperdita ( Gilbert Coutaz , « Nouvel examen des fonds d’archives au moment de l’introduction de la Réforme dans le Pays de Vaud : dispersion , rupture et continuité » , dans Revue historique vaudoise , 119 , 2011 , pp. 222-224 ).

Entamée dès le début des années 2000 , la reconstitution des archives de la période médiévale permet qu’une très grande partie des fonds soit désormais au bénéfice de description individuelle , et non plus de simples répertoires numériques - la finalisation du travail se poursuit en 2019. Elle a nécessité la numérisation et la transcription de nombreuses fiches manuscrites et l’établissement de tableaux de concordances sur les dates. Un fonds nouveau C XX 22 a conservé la méthode et la mémoire du travail accompli. Son inventaire compte à lui seul 5 691 pages ( 5 ml ).

Nous lui empruntons les informations qui suivent : « Les documents appelés « Nouveaux Titres » ( ou « N. T. » ) , essentiellement des parchemins et des papiers , mais occasionnellement aussi des registres , sont caractérisés par une numérotation continue ( environ 15 500 unités ) , souvent précédée de « N ». Selon la définition fournie par Maxime Reymond en 1912 , les « Nouveaux Titres » sont les titres des inventaires vert et rouge , numérotés chacun par feu l’archiviste A. de Crousaz et réunis à d’autres titres non encore inventoriés ». Mais cette numérotation était provisoire et , si elle permet de relier analyses anciennes et documents , il n’y a plus de pièces sous cette dénomination. La restructuration des inventaires en 1915 redistribua les documents portant les « Nouveaux Titres » principalement dans la section C , mais aussi dans d’autres sous-sections ( Ac , Bl , Bn , Bo , Bp , Br , Bt , Fc , Ff , Fg , Fi , Fn , Fr. ). Cette redistribution se fit rapidement , sur un rapide coup d’oeil jeté au document avec une inscription au dos de la section retenue , sans tenir compte des fiches d’analyse , ce qui entraîna parfois une répartition erronée. De leur côté , les fiches furent ventilées en fonction du nouveau plan de classement. On eut ainsi deux classements , fiches et documents , qui ne se recoupent que très imparfaitement. ( … ). Comme aucune concordance n’avait été établie lors de cette redistribution , il fut souvent fort malaisé de retrouver un document connu seulement par son numéro de « Nouveau Titre ». C’est pourquoi Olivier Dessemontet mit sur pied en 1951 un fichier de concordances , poursuivi par les archivistes successifs ( Laurette Wettstein , Jean-Pierre Chapuisat , Michel Depoisier , Robert Pictet , Pierre-Yves Favez ) et leurs collaborateurs ( notamment lors de la préparation du déménagement des archives en 1984 ) au fur et à mesure que l’occasion se présentait.

Au moment du démarrage de l’opération , le fichier était encore fort lacunaire. » Rapport d’activité ACV 2018 - 25

Voici le détail des 63 inventaires réalisés en 2018 ( 1798 pages ) C VII b : Prieuré de Payerne ( 441 p. )

C XVI 13 : Avenches ( 22 p. )

C VII c : Prieuré de Baulmes ( 20 p. )

C XVI 15 : Ayma ( 7 p. )

C VIII a : Abbaye de Bonmont ( 199 p. )

C XVI 16 : Banderet ( 20 p. )

C VIII b : Abbaye de Hautrêt ( 331 p. )

C XVI 17 : Bardonenche ( 7 p. )

C VIII c : Abbaye de Montheron ( 71 p. )

C XVI 18 : Barrault ( 7 p. )

C XV 1 : Aubonne seigneurie d' ( 16 p. )

C XVI 20 : Begnins ( 8 p. )

C XV 4 a : Cossonay seigneurie de ( 8 p. )

C XVI 21 : Bettens ( 8 p. )

C XV 4 b : Prangins seigneurie de ( 17 p. )

C XVI 22 : Bever ( 7 p. )

C XV 5 : Echallens seigneurie d' ( 13 p. )

C XVI 23 : Bex ( 7 p. )

C XV 6 : Grandson seigneurie d' ( 22 p. )

C XVI 24 : Bière ( 7 p. )

C XV 7 : Gruyère seigneurie de ( 51 p. )

C XVI 25 : Billens ( 23 p. )

C XV 8 : Sarraz La , seigneurie de ( 13 p. )

C XVI 26 : Binfa ( 7 p. )

C XV 9 : Mont-le-Grand et Rolle seigneurie de ( 10 p. )

C XVI 27 : Biongie ( 8 p. )

C XV 10 : Orbe seigneurie d' ( 8 p. )

C XVI 28 : Bionnens ( 8 p. )

C XV 11 : Oron seigneurie d' ( 64 p. )

C XVI 29 : Bise de Treytorrens ( 11 p. )

C XV 12 : Palézieux seigneurie de ( 15 p. )

C XVI 30 : Blonay de ( 31 p. )

C XV 13 : Pont-en-Ogoz seigneurie d' ( 11 p. )

C XVI 31 : Bonvillars ( 7 p. )

C XV 14 : Vufflens seigneurie de ( 9 p. )

C XVI 32 : Bottens ( 8 p. )

C XV 19 : Allaman seigneurie d' ( 50 p. )

C XVI 34 : Brandis ( 7 p. )

C XVI 1 : Alexandre , de Nyon ( 8 p. )

C XVI 35 : Bruel ( 8 p. )

C XVI 2 : Alinges ( 11 p. )

C XVI 36 : Burdigny ( 7 p. )

C XVI 3 : Allaman ( 7 p. )

C XVI 37 : Bursinel ( 7 p. )

C XVI 4 : Arbignon ( 10 p. )

C XVI 38 : Bussy ( 7 p. )

C XVI 5 : Ardin ( 7 p. )

C XVI 39 : Cantour ( 12 p. )

C XVI 6 : Arnex ( 9 p. )

C XVI 40 : Cerjat ( 9 p. )

C XVI 7 : Arrufens ( 7 p. )

C XVI 42 : Chaffoy ( 8 p. )

C XVI 8 : Arzier ( 7 p. )

C XVI 43 : Challant ( 8 p. )

C XVI 9 : Asperlin ( 19 p. )

C XVI 44 : Challet ( 7 p. )

C XVI 10 : Assenti ( 7 p. )

C XVI 45 : Champion ( 9 p. )

C XVI 11 : Assinier ( 8 p. )

C XVI 46 : Chapelle d'Aigle , de la ( 7 p. )

C XVI 12 : Aubonne ( 15 p. )

C XVI 47 : Charrière ( 8 p. )

La maîtrise des procédures permet de penser que l’opération sera terminée en 2020.

Finalisation de la section F « Terriers » Un court rappel : la proposition de numérisation des registres de reconnaissances remonte au 18 février 2008 : elle émanait de la Genealogical Society of Utah , par l’intermédiaire de son Association française - la 26 - Rapport d’activité ACV 2018

numérisation de l’état civil cantonal avant 1875 avait été refusée en 2005 par les autorités vaudoises. Une convention a été signée le 20 juin 2008 , la première réunion avec les personnes chargées de la pagination a été tenue , le 11 septembre 2008 , Pascal Jean-Prost a débuté son travail de numérisation , le 4 mai 2009 et l’a terminé le 31 mai 2016. Les travaux de pagination ( plus de 2 millions de pages ) ont été effectués jusqu’au 1er février 2012 par les membres de l’Eglise de Jésus-Christ des Saints des Derniers jours ( une vingtaine de personnes travaillant à des rythmes très différents , soutenus successivement par 3 couples venus directement des Etats-Unis ). Le solde de la pagination a été accompli par le personnel auxiliaire des ACV. L’ensemble des contrôles et des prises de vue complémentaires de couvertures ou de pages oubliées ou de qualité insatisfaisante a été terminé en 2108 , grâce au travail méticuleux du photographe de l’institution.

Aux notices descriptives de la section F, il faut ajouter celles des registres de reconnaissances placés sous les cotes P qui sont désormais consultables en ligne.

Voir également : chapitre 10.

Cas d’importation isolés -

Les 4 derniers inventaires dactylographiés ( 2639 pages ) Gf : Registre foncier ( 1938 p. ) Bit : District d’Yverdon ( 142 p. ) Bim : District de Nyon ( 433 p. ) Bip 1-640 : District de Payerne ( 126 p. )

- Le fonds P Loys ( Loys famille ) , au bénéfice d’un assemblage d’inventaires faits à des périodes différentes , se consulte désormais au travers d’un seul inventaire , pièce à pièce , fort de 1829 pages.

- L’inventaire K XV a : Généralités a bénéficié de dédoublements de cotes ( 218 p. )

6.4. Autres travaux de classement et d’inventaire Les ACV tiennent , sous la cote Ai , une collection des inventaires des archives des communes vaudoises. En 2018 , comme les deux années précédentes , aucun instrument de recherche de ce type n’a été transmis aux ACV. Les répertoires numériques des cotes génériques P 1000 ( Collection de documents isolés de provenance privée ) : 23 ( 32 ) adjonctions et P 2000 ( Collection de cartes postales de provenance privée ) : 6 ( 1 ) adjonctions sont mis à jour au fur et à mesure de l’entrée des documents concernés. Il en va de même des cotes de gestion : T ( Photographie ) : 33 ( 24 ) adjonctions , U ( Film ) : 5 ( 6 ) adjonctions , V ( Sons ) : 6 ( 8 ) adjonctions et W ( Documents numériques statistiques et délimités ) : 11 ( 11 ) adjonctions.

En prévision du transfert des films et de vidéogrammes originaux à la Cinémathèque suisse , un inventaire pièce à pièce fait aux exigences descriptives et techniques de l’institution a été débuté en 2018.

Les formats obsolètes sont copiés numériquement. Le travail devrait être achevé à fin juin 2019. Une convention de dépôt sera alors signée , les ACV gardant leurs droits de propriété. Au cours de ce travail , les inventaires sont améliorés et complétés , voir pour le détail sous 6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche.

Dossiers généalogiques et fichier héraldique : voir le chapitre 8.

6.5. Instruments de recherche informatiques et site Internet Base de données : en 2018 , la base de données DAVEL a été enrichie de 56 113 ( 213 032 ) notices validées : 56 067 ( 212 993 ) décrivent des unités documentaires en-dessous du fonds d’archives , 46 ( 39 ) des fonds , des collections ou des versements.

A la fin de l’année 2018 , DAVEL contenait 786 531 ( 730 464 ) enregistrements , décrivant autant Rapport d’activité ACV 2018 - 27

d’unités documentaires. A cette date , 3723 ( 3685 ) fonds ou collections , soit 99 ,8 % de ceux conservés aux ACV , avaient un inventaire dans DAVEL. Statistiques de consultation sur le site Internet des ACV : voir le chapitre 11.3.

6.6. Divers en relation avec les classements et instruments de recherche A côté de la base de données consultable sur Internet ou en salle de lecture , les ACV conservent à ce jour la forme classique de l’inventaire par fonds. Celui-ci est généré semi-automatiquement à partir de DAVEL et il est mis à la disposition des usagers sous deux formes : un fichier PDF-A lié à la notice informatique du fonds et un document imprimé disponible en salle.

Une attention particulière est apportée au contrôle et à l’adaptation des conditions d’accès ( délais de protection ) aux nouvelles normes définies par la loi sur l’archivage. La force d’un dépôt d’archives se mesure au nombre d’inventaires qu’il peut produire et dont le souci est de pérenniser les données dans un environnement informatique. C’est dans ce sens qu’il faut comprendre le souci de sécuriser les données d’inventaires sur traitement de texte ( les formes manuscrite et dactylographiée sont désormais résorbées ) , manifeste depuis 2014 : des procédures semi-automatiques de récupération ont été mises en place alors ; une partie relativement importante , en raison de la complexité des structures d’inventaire , doit néanmoins être saisie manuellement. L’engagement à temps plein d’un mandataire entre septembre 2016 et décembre 2018 a permis d’augmenter de 6 % le nombre d’inventaires structurés en bases de données , passant ainsi de 73 à 79 % d’inventaires.

Lors des travaux de classement et d’inventaire , 33 ,5 ( 57 ) ml de documents ne présentant pas un intérêt historique suffisant pour justifier leur conservation ont été écartés , puis éliminés. Ces éliminations sont protocolées.

7. Bibliothèque Le fonctionnement de la bibliothèque a retrouvé son rythme normal ; en février , tous les arriérés avaient été traités , grâce à la prolongation de l’engagement de la mandataire.

1246 ( 744 ) acquisitions ont été inscrites dans le registre des entrées : 285 ( 282 ) proviennent d’achats ( 22 ,9 % ) , 726 ( 342 ) de dons ( 58 ,3 % ) et 235 ( 120 ) de tris de fonds d’archives ( 18 ,8 % ). Les collections de périodiques se sont accrues de 411 ( 445 ) exemplaires.

Pour l’année 2018 , 462 ( 369 ) nouvelles notices ont été cataloguées dans le réseau , dont 322 par la bibliothécaire engagée sur mandat en fin d’année. 45 ( 86 ) livres ont été donnés à la reliure. Principalement des mémoires de licence et des monographies.

La bibliothécaire-documentaliste a poursuivi sa formation au travers des ateliers et tables-rondes offertes par Renouvaud. Elle a conduit avec succès sa première révision de la bibliothèque qui a eu lieu entre le 5 et 16 mars , précédée par le désherbage de la salle de lecture ( environ 9 ml ont ainsi été déplacés au dépôt ( principalement des monographies et quelques dictionnaires et encyclopédies ). L’accent a été mis , comme à l’accoutumée , sur le contrôle de la bibliothèque en libre-accès , les brochures ( BRA et BRB ) , qui n’ont pas été contrôlées depuis trois ans et qui se sont particulièrement accrues. Il a été décidé de mettre un volume « témoin » par dictionnaire plutôt que toutes les collections , pour ménager de la place. Les rayonnages ont été nettoyés. La signalétique de la bibliothèque a été singulièrement améliorée par la pose de panneaux de localisation des cotes de classification et le marquage par des lettres des corps de bibliothèque.

Au terme de la révision , quatre livres seulement ont été notés manquants , deux en libre-accès , un au dépôt et un en brochures. Ils ont été retrouvés depuis.

28 - Rapport d’activité ACV 2018

8. Documentation et collections La section de documentation relative aux communes vaudoises créée en 2014 est alimentée de façon ponctuelle , sans inventaire de détail pour limiter la charge de travail. Elle rassemble , sous la cote BRB 7000 + numéro de commune , des coupures de presse , brochures et autres imprimés , qui complètent l’information déjà disponible sur les communes sous forme de monographies et de brochures.

Généalogie : la collection des dossiers généalogiques ( Y , Dos gen ) , qui regroupe des travaux généalogiques non publiés remis aux ACV , n’a pas enregistré de nouveau dossier.

Les compléments apportés aux dossiers existants ne sont pas protocolés.

Héraldique : depuis 1952 , les ACV tiennent à jour un fichier héraldique , avec la collaboration des héraldistes professionnels vaudois. Les armoiries suivantes ont été contrôlées et enregistrées gratuitement : fiche ( Famille ? de ? ) : Moorehead ( Vulliens ) , Favre ( Bonvillars ) , Oudelet ( Payerne ) , Xhema ( Lausanne ) , Arni ( Lausanne ) , Blondel ( Le Dalay/Lutry , Villette-Dorin ) , Brethaut ( Prilly ) , Buren de ( Grandson , Provence , Rolle ) , Caccia ( Lausanne ) , Calcagno ( Montreux ) , Capdevilla ( Lausanne ) , Cevey 2 ( Cheseaux ) , Cevey 3 ( Cheseaux ) , Cevey ( Cheseaux-sur-Lausanne , Denges ) , Cevey 5 ( Cheseaux ) , Cevey 6 ( Cheseaux ) , Chaubert ( Chexbres ) , Cossy ( Chardonne ) , Cuenez-Cuenet ( Pizy ) , Fromentin ( Ormont-Dessus ) , Fonjallaz ( Epesses ) , Fonjallaz 2 ( Epesses ) , Heer ( Lausanne ) , Kissling ( Oron ) , Kurth ( Lausanne ) , Laffely ( Valeyres-sous-Rances ) , Mathieu ( Ollon ) , Matthey ( Assens ) , Miéville ( Sédeilles ) , Monge ( Gossens ) , Nerini ( Malapalud ) , Nobel ( Ollon , Yverdon ) , Pairoux ( Le Chenit ) , Panchaud ( Colombier-sur-Morges ) , Pasteur ( Sainte-Croix ) , Ravida ( Prilly ) , Saenger ( Lauraz ) , Travostino ( Rougemont ) , Vaccani ( Begnins ) , Waridel-Varidel-Vuaridel ( Prahins , Chanéaz ) , Waridel-Varidel ( Chanéaz , Prahins ).

La collection des dossiers héraldiques ( Y Dos her ) réunit la documentation accumulée au fil des décennies sur les armoiries tant institutionnelles que familiales ( notamment la correspondance échangée avec des personnes physiques ou morales demandant l’enregistrement de leurs armoiries et divers documents touchant la question héraldique , entre autres sous l’aspect juridique ). Ainsi , en 2018 , création de 6 dossiers héraldiques : Y dos her Moorehead ( Vulliens ) , Y dos her Etoy ( commune ) , Y dos her Hautemorges ( commune ) , Y dos her Palézieux dit Falconnet ( Vevey ) , Y dos her Rances ( commune ) , Y dos her Henniez ( commune ) Deux arrêtés sont entrés en vigueur au 1er janvier 2017 : l’arrêté sur les armoiries communales du 21 décembre 2016 et l’arrêté Sceau du préfet , sous-préfets , tribunaux et municipalités du 21 décembre 2016.

L’ensemble des communes a été informé des nouvelles dispositions et de la confirmation du rôle des ACV dans le contrôle , l’enregistrement et la communication des armoiries communales ( Art. 2 : « 1Les ACV établissent et tiennent à jour le fichier central numérique des armoiries communales du Canton de Vaud.2 Elles ont seules la compétence d’en exploiter les données. Art. 4 Les ACV communiquent les armoiries communales à l’Institut fédéral de la propriété intellectuelle en vue de leur enregistrement sur la liste des signes publics protégés. Art. 51 Les ACV transmettent sur demande écrite les extractions du fichier central aux communes et aux autres ayant-droits ).

Les ACV n’ont pas été appelées à statuer sur la conformité des armories au blasonnement des communes.

9. Préservation , conservation et restauration En dehors des travaux de conservation courants , l’atelier de restauration fonctionne presque exclusivement pour les projets de numérisation démarrés en janvier 2014. En plus de la titulaire du poste de responsable qui travaille à mi-temps , il recourt à trois mandataires ( 1 ,75 ETP réparti entre Cassandre Meyfahrt , Laetita Conti-Walsh , Silke Droessart ) , engagées selon des taux variables , au fil de l’année , l’une pour remplacer la personne à 25 % , absente pour raisons de santé depuis le 4 juillet 2017 , les deux autres , renforcées en cours d’année par les apports de la première , pour répondre aux Rapport d’activité ACV 2018 - 29

travaux mandatés de contrôle sanitaire des documents appelés à être numérisés. L’atelier est donc occupé par 4 collaboratrices pour un taux d’activité cumulé d’un peu moins de 225 %. Une stagiaire de l’Ecole de Condé , à Paris , Mathilde Capelli est venue du 2 juillet au 31 août à temps plein. Elle s’est principalement occupée de réparation de documents des fonds PP 984 ( Couvreu de Deckersberg , famille ) et PP 771 ( Bugnion , famille ).

Les efforts ont porté simultanément sur le : - « Projet n°1 » , registres de plans cadastraux du fonds Gb de format A0 , à savoir les documents qui sont les plus dégradés ( papier spongieux , moisissures , etc. ) ; - « Projet n°2 » , débuté en 2018 sur la base de l’inventaire établi l’année précédente. Il s’agit de plans déposés dans les bureaux du registre foncier qui révèlent quelque 3183 documents , soit 970 plans cadastraux ( SB 302/A ) et 2213 plans spéciaux ( SB 302/B ) , pour 137 ml. Dans un premier temps , seuls les plans cadastraux sont stabilisés et numérisés. En effet , le résultat de l’analyse sur l’état sanitaire des documents effectuée en 2017 prévoit 10 ans et demi de préparation et de stabilisation des documents avant numérisation , dont le financement doit être assuré par le Registre foncier et l’Office d’information sur le territoire.

A la fin de l’année 2018 , le « Projet n°1 » laissait un solde de 216 documents sur les 318 à traiter.

Selon les estimations , le travail de consolidation devrait être terminé en 2019. Quant au « Projet n°2 » , l’avancement des travaux est conforme aux prévisions , ce qui permet de reporter une partie du temps sur le « Projet n°1 » : registres traites : 217 ; solde 753.

Le « Projet n°2 » ayant commencé avant le terme du « Projet n°1 » , il n’a pas été possible pour l’atelier de finir le conditionnement des précieuses cartes Gc « hors format ». Pour ne pas freiner le flux de la numérisation , il a fallu se contenter d’un conditionnement intermédiaire , en plaçant ces cartes , très souvent à plusieurs , sur des rouleaux de conservation à l’aide d’attaches de maintien. Dès que le temps le permettra , elles seront traitées sur un support particulier à l’unité , à l’exemple de ce qui a déjà été fait.

Les inondations dans la nuit du 11-12 juin ont fortement perturbé l’emploi du temps de l’atelier.

Les ACV ont dû intervenir dans l’urgence et sur plusieurs jours , dans les locaux d’archives du Service de la population , dans l’Etablissement scolaire et secondaire des Bergières , du Registre foncier de Lausanne , du CHUV Biopôle d’Epalinges , et de l’Ordre judiciaire vaudois , à Sévelin. Elles ont aidé à prendre les mesures appropriées et établi à chaque fois des rapports d’intervention qu’elles ont communiqués aux secteurs de tutelle concernés. Elles ont malheureusement dû constater l’absence de procédures et de listes d’entreprises de référence dans les situations de catastrophe naturelle. Elles ont demandé qu’une réflexion soit engagée au niveau de l’administration avec l’ensemble des partenaires. Les ACV ont fixé par directive les exigences architecturales et climatiques des locaux d’archives dans l’administration. Elles ne sont pas responsables de l’application des prescriptions.

La responsable de l’atelier et l’archiviste concerné se sont déplacés trois fois au Registre foncier d’AigleRiviera à Vevey pour des problèmes d’humidité et d’infestation d’insectes. Ils ont remis des rapports détaillés et le devis d’intervention. Elle en fait de même avec l’archiviste en charge des relations avec les communes pour expertiser le local des Archives communales du Lieu et prodiguer les conseils pour optimiser son aménagement.

La responsable de l’atelier a participé , comme à l’accoutumée , au montage de l’exposition annuelle des ACV , « Salut les donateurs ! Vers des archives citoyennes ».

L’atelier reste un lieu de visites régulières et appréciées. Il s’y déroule aussi des exercices et démonstrations pratiques pour la « Semaine découverte ». C’est un endroit où les stagiaires et mandataires viennent régulièrement pour poser des questions et chercher des solutions pour la bonne conservation des fonds qu’ils ont à charge.

Le plan de prévention , d’intervention et de réhabilitation des ACV , formalisé pour la première 30 - Rapport d’activité ACV 2018

fois en 2001 , a été mis à jour , comme c’est le cas depuis , au 1er janvier 2019. Plusieurs échanges de vue se sont poursuivis durant l’année avec la responsable du Service des manuscrits de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne , Ramona Fritschi , pour échanger des points de vue sur la relance concrète du COnsortium de SAuvetage DOcumentaire en cas de Catastrophe , notamment au travers de la future extension de la Bibliothèque universitaire.

Flash statistique : matériel de conditionnement non acide. Les boîtes faites sur mesure par l’atelier de restauration ne figurent pas dans la statistique.

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

2011

2010

Boîtes d’archives utilisées

1536

2610

2833

3062

1683

1417

1774

2055

1658

Enveloppes utilisées

16400 21780 25450 16550 26550

7160

5480

13646

7190

Boîtes d’archives vendues

24

21

0

15

4

53

16

92

30

Enveloppes vendues

730

350

500

300

250

740

370

254

160

10. Microfilmage et reprographie Le photographe des ACV a pour mission la réalisation , à des fins de sécurité et de diffusion des documents d’archives , de copies de ceux - ci par la photographie ou la numérisation. Il assure ainsi les reproductions de documents pour les besoins des expositions annuelles , des publications et des dossiers internes. Il intervient avec d’autres contributeurs sur la mise à jour régulière des sites Internet et Intranet de l’institution. Il est à noter que la réalisation d’une partie des reproductions commandées par les usagers est confiée à un photographe privé agréé par les ACV. Le microfilmage exécuté en interne ( 35 mm ) , depuis 1986 , a été abandonné dès le début 2008 , au profit du Pôle de numérique , en fonction depuis avril 2015. Si le microfilmage 16 mm , réalisé en service bureau , a été maintenu jusqu’en 2014 , il est désormais remplacé par des mandats externalisés de numérisation. Il assure les reproductions de documents pour les besoins des expositions annuelles , des publications et des dossiers internes. Il agit avec d’autres contributeurs sur la mise à jour régulière des sites Internet et Intranet de l’institution.

Une convention de dépôt a été signée avec le Musée et site romains d’Avenches pour le rangement de 72 bobines argentiques 35 mm de sécurité dans la chambre froide du Dépôt et Abri de biens culturels de Lucens , que les ACV utilisent pour leurs microfilms et les négatifs sur plaque de verre et souples.

Il a été jugé utile de présenter les procédures qui entourent la numérisation conforme du Pôle de numérisation et qui ont permis de valider l’inventaire de la section F « Terriers ».

Principes généraux de la numérisation des registres de plans cadastraux et des cartes : au démarrage de l’opération , il a été décidé de numériser les collections des collections de plans visuels , géométriques et cadastraux ( Gb ) et de cartes ( Gc ) en couleurs , à une résolution de 400 dpi. Cela garantit de ne perdre aucun détail du document original , mais le poids de chaque fichier TIFF est très conséquent ( environ 700 Mo ) , ce qui pose la question de la capacité de stockage de cette information. Le contrôle se résume essentiellement à vérifier la suite correcte des pages et au collage par Photoshop des prises de vue morcelées en plusieurs séquences , telles les rabats importants. En parallèle , un travail d’assemblage informatique , toujours par Photoshop , des nombreuses segmentations des cartes Gc hors format , est effectué au comptegouttes.

La qualité et la régularité des numériseurs i2S A0 et A1 permettent un résultat constant qui ne mérite aucun contrôle particulier ni correction , le profil d’étalonnage étant destiné à garantir un facsimilé du document original.

Rapport d’activité ACV 2018 - 31

Le soin dont fait preuve l’opérateur de numérisation , évite l’omission involontaire de pages par son propre contrôle avant transfert sur le logiciel Limb dédié aux numériseurs.

La structuration des fichiers numériques est effectuée directement à la suite du contrôle. Elle comprend la couverture recto ( C ) , le ou les répertoires ( E ) , la page-titre , le résumé des contenances et le contenu des planches ( D ) , puis la couverture verso ( F ). La structuration respecte l’ordre original du registre.

La structuration des cartes Gc relève essentiellement le recto des cartes ( « Recto » ) et le verso éventuel ( « Verso » ).

La validation de la structuration lance automatiquement l’exportation des fichiers numériques , renommés selon les données introduites , au format original en TIFF sur le serveur de sécurisation R ainsi qu’en document PDF sur le serveur de diffusion W , consultable en salle de lecture à la disposition du public.

Inventaire de la section F : contrôle , renommage et mise à disposition des fichiers : le renommage des fichiers des registres de reconnaissances F et sections affiliées a été achevé à la suite de la livraison finale de tous les fichiers numérisés , dont d’importantes séquences comprises dans les deux dernières années de l’opération avaient été perdues au siège de l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours ( « Eglise mormonne » ) , à Salt Lake City. Le rattrapage du nommage perdu ( 182 649 fichiers ) a été assuré par les Mormons , mais a nécessité des ajustements à l’atelier de photographie des ACV. De nombreuses erreurs de nommage , notamment en décalage de l’ordre des pages , ont pu être relevées et corrigées. Le photographe des ACV a dû numériser certains registres de reconnaissances , par leur disponibilité après le départ de l’opérateur des Mormons ( 7 registres Fe ) ainsi que d’autres dont une partie du volume numérisé avait été perdue lors du transfert à Salt Lake City. Ainsi , En 2018 , ( 7363 , 2017 ) ( 50 454 , 2016 ) prises de vue , portant le total à 2 305 807 ( 2 272 621 ).

Le contrôle détaillé de l’ensemble de la numérisation a été décidé par le photographe , de trop nombreuses différences entre le nombre final de fichiers numérisés par rapport à l’estimation faite lors de la pagination des volumes ayant rendu cette opération nécessaire. Outre des erreurs de nommage et autres détails , ce contrôle a permis de trouver de nombreuses pages et séquences omises lors de la numérisation. Elles ont été numérisées à l’atelier dès qu’elles apparaissaient. Seule la confrontation entre les chiffres d’estimation et les fichiers numérisés effectifs a révélé les erreurs ; cela sous-entend un relevé parfait lors de la pagination. Enfin , le banc de numérisation « bricolé » par les Mormons ne permettait pas la numérisation des double-pages. Un collage systématique des pages concernées a été effectué en posttraitement , ainsi que la correction chromatique des fichiers de couverture , très souvent illisibles. Les fiches techniques sont remplacées lors de corrections sur le premier fichier du dossier numérique. Elles sont ensuite reportées dans la base DAVEL. Au terme de l’opération , le nombre d’images numériques de la section F est de 2 164 744 prises de vue pour 4706 registres ( soit une différence de 20 511 prises de vue réalisées par les Mormons , auxquelles il faut ajouter les prises de vue individuelles agrégées après coût ) ; 32 registres n’ont pas pu être numérisés en raison de leur état trop dégradé.

L’ensemble de l’opération de la numérisation des registres de reconnaissances aura couvert 5184 registres dont 4378 de la section F et 446 de la section P et de la sous-section PP , pour un total de 2 311 443 prises de vue. L’inventaire de la section F mis en ligne remplace désormais l’inventaire de 1915 mis à jour régulièrement jusqu’au début des années 1980 et les fichiers de complément. Il reflète complètement et exactement la pagination de chaque registre ou cahier ( Les chiffres donnés dans le dossier thématique de 2015 , p. 52 sont à corriger en conséquence ).

Pour ce qui concerne l’inventaire de la section F : voir le chapitre 6.3.

Numérisation à l’interne : débutés en avril 2015 avec le Pôle numérique installé aux ACV , les travaux de numérisation se sont poursuivis aussi rapidement que possible , les états sanitaires exigeant désormais 32 - Rapport d’activité ACV 2018

davantage de temps aux conservatrices-restauratrices. Du 1er janvier au 31 décembre 2018 , 224 images ont été produites représentant 115 cotes d’archives Gc ( 3 % ) et 13 491 images ont été produites représentant 347 cotes d’archives Gb ( 15 % ).

Numérisation en mandat extérieur : l’atelier de restauration a préparé 101 cotes Gb sur les 318 qui restaient à préparer en janvier. Le 29 mars , une externalisation des cartes qui ne pouvaient être numérisées sur l’appareil A0 a eu lieu pour leur numérisation au sein de l’atelier de la Ville de Lausanne par l’opérateur des ACV. Initiée , le 17 février 2016 , simultanément avec la numérisation des négatifs sur plaque de verre des Archives des Monuments Historiques , une vaste campagne de numérisation des négatifs du fonds du photographe Jean-Pierre Grisel ( 1920-2008 ) , relevant du fonds d’archives Edipresse Publications SA ( PP 886 ) , s’est poursuivie en 2018 et devrait être achevée à fin 2019. Les coûts sont couverts par Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’Etat un crédit d’ouvrage de CHF 1 485 000.- pour financer la densification , 2ème étape , des Archives cantonales vaudoises ( ACV ) à Chavannes-près-Renens.

Les travaux sont confiés à l’Institut pour la conservation de la photographie , à Neuchâtel. Ils doivent permettre aux ACV de disposer de contretypes , les négatifs originaux étant déposés dans la chambre froide du Dépôt et Abri et Biens culturels , à Lucens , prévu à cet effet pour les besoins des ACV. Suite au lancement d’un projet du Fonds national suisse de la recherche suisse concernant RodolpheArchibald Reiss ( 1875-1929 ) , professeur , criminologue , criminaliste , photographe et fondateur de l’Institut de police scientifique de l’Université de Lausanne , UNIRIS – Service des ressources informationnelles et archives a numérisé dans le cadre de ces besoins , les plaques de verre de la Police de sûreté des années 1920- 1924 ( S 111/102 et S 111/153-158 ). Pour remplacer le microfilmage , interrompu par l’atelier protégé de la Fondation Eben-Hézer , une nouvelle chaîne de numérisation de fichiers a débuté en 2017 avec Dataworks , Elle se poursuivra sur plusieurs années.

Mise sur film des fichiers numériques du cadastre : en vue de satisfaire aux exigences de l’Office fédéral des biens culturels et aux frais de celui-ci , le 14 décembre , deux disques durs externes de 4 To ont été reçus pour transmettre les images réalisées depuis le courant de l’année 2017 à l’entreprise Gubler pour microfilmage.

Le transfert des images produites est en cours.

Photographie : 119 ( 269 ) tirages photographiques grand et moyen formats ont été exécutés pour les besoins internes des ACV , plus particulièrement pour l’exposition annuelle de 2019 , intitulée « Salut les donateurs ! Vers des archives citoyennes ». Avec l’appareil reflex numérique et le numériseur de l’atelier , 12 223 ( 7108 ) fichiers numériques ont été produits en interne.

Armorial vaudois 1936 - 1996 de François J. Rappard a été entièrement reproduit sous forme numérique entre 2004 et 2012 et un serveur accueille l’ensemble de ces armoiries. Comme en 2018 , le photographe n’a pas eu à compléter cette collection. Il en va de même pour les armoiries communales.

1 ( 8 ) CD a été gravé , pour diverses illustrations de publications ou pour des commandes d’autres services ou de privés. La sauvegarde des fichiers réalisés est effectuée sur un serveur mis à disposition des ACV par la Direction des systèmes d’information.

Autres travaux : des mémoires informatiques supplémentaires ont été procurées par la création de disques R , Q , U , W , X et Y sur le réseau des ACV. Le disque W accueille les images de diffusion des fonds sous forme numérique , à l’interne et en salle de travail , notamment les registres paroissiaux et d’état civil , ainsi que les cartes et plans cadastraux , au fur et à mesure de leur réalisation dans le cadre du projet de numérisation. Les autres disques concernent les archives numériques pérennes ( R , Q et U ) et temporaires ( X et Y ).

Les informations concernant les reproductions de documents pour les usagers des ACV figurent au chapitre 11.5. Des copies de celles réalisées par le photographe privé agréé par les ACV sont remises en fin d’année et intégrées aux collections de l’institution.

Rapport d’activité ACV 2018 - 33

11. Consultation et utilisation des archives Typologie des demandes et recherches lors des visites aux ACV

Mesures de coercition à des fins d’assistance et placements extrafamiliaux : les ACV ont été , depuis avril 2013 , fortement impliquées dans les réponses aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de mesures de coercition ( le plus souvent , placements de mineurs dans des familles d’accueil ou des institutions ) entre le début du 20e siècle et 1980. Elles ont travaillé en concertation avec le Centre de consultation LAVI ( Loi fédérale sur l’Aide aux Victimes d’Infractions ) du canton de Vaud , ainsi qu’avec les centres LAVI ou institutions analogues des autres cantons. Le temps de traitement d’une demande a fréquemment dépassé la journée , compte tenu des longues recherches nécessaires pour explorer les différents fonds d’archives susceptibles de contenir des informations , reconstituer les faits et comprendre les raisons des mesures prises. Cette importante opération , concernant une problématique particulièrement sensible qui a fait l’objet d’un large débat public au cours de ces dernières années , a pu être menée à terme , s’agissant des demandes de recherches adressées aux ACV , à fin décembre 2018.

La loi fédérale sur les Mesures de Coercition à des Fins d’Assistance et les placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 ( LMCFA ) votée par le Parlement fédéral le 30 septembre 2016 prévoyait en particulier l’attribution aux victimes d’une contribution de solidarité , sur la base de leur témoignage et des documents d’archives retrouvés. Les victimes disposaient d’un délai au 31 mars 2018 pour faire valoir leurs droits auprès de l’Office fédéral de la justice ( OFJ ). L’approche de cette date a provoqué un afflux massif de demandes de recherches aux ACV : 111 au cours des trois premiers mois de 2018 dont 65 pour le seul mois de mars , 180 au total de l’année , compte tenu de celles déposées à temps à l’OFJ mais transmises ultérieurement aux ACV. Toutes , ainsi qu’un solde de 6 datant de fin 2017 , ont pu être traitées cette 34 - Rapport d’activité ACV 2018

année. Au total , depuis avril 2013 , 604 demandes de recherches ont été enregistrées par les ACV et ont reçu une réponse aussi détaillée que le permettaient les sources encore disponibles , accompagnée de copies de documents attestant les mesures subies.

Années Lettres reçues

2013 28

2014 78

2015 144

2016 80

2017 94

2018 180

Ces chiffres placent le canton de Vaud en 3e position quant au nombre de cas traités , après les cantons de Berne et de Zurich.

Les ACV ont participé aux journées d’études sur les mesures de coercition à des fins d’assistance organisées les 28 et 29 septembre 2018 par l’Université et les Archives d’Etat de Fribourg. Elles accueillent depuis plusieurs années de nombreux chercheurs traitant de cette thématique , en particulier ceux de la Commission indépendante d’experts sur les internements administratifs et ceux de plusieurs projets de recherche universitaires. Elles participeront le 14 novembre 2019 à une journée nationale d’études sur les MCFA , ainsi qu’à un projet de publication sur ce thème , proposé par la Conférence des directrices et directeurs d’Archives suisses.

Dans le prolongement du rapport des deux postulats parlementaires : Jean-Michel Dolivo.

Réhabilitation des personnes détenues administrativement ; Josée Martin : Sauvegarder les archives des enfances volées , adoptés par le Grand Conseil , dans sa séance solennelle du 21 juin 2016 , les ACV ont accueilli et dressé l’inventaire de trois fonds d’archives de référence sur l’encadrement des mineurs , à savoir les archives de la Fondation Ecole Pestalozzi d’Echichens , de la Fondation de Serix , à Palézieux-Village , et de la Fondation de La Pouponnière et l’Abri , à Lausanne. Elles se sont de plus assurées de la conservation de La Maison à Burtigny , répondant aujourd’hui au nom de Jeunesse en Mission , qui a accueilli des enfants placés - elle a cessé ses activités en 1979.

11.1. Usagers individuels La fréquentation publique reste toujours aussi importante. Le nombre total de consultations a été de 5030 ( 5214 ) , par 2357 ( 2333 ) personnes différentes ; 3376 ( 3756 ) séances de travail en salle de lecture ont été effectuées par 1097 ( 1068 ) lecteurs. 1260 ( 1030 ) courriers scientifiques ont été envoyés , dont l’envoi de 392 ( 488 ) demandes de délivrance de copies certifiées conformes d’actes officiels. Ces dernières concernent avant tout les archives des ex-Tribunaux de district ( en particulier les jugements de divorce ) et des Registres fonciers , ainsi que celles des notaires ( testaments et autres actes ) et des Justices de paix ( certificats d’héritiers et recherches de filiation ). 394 ( 452 ) réponses ont été données par téléphone.

Les chiffres de la consultation marquent une relative érosion depuis septembre 2010 , tout en attestant un nombre grandissant d’usagers , soit au moment où les inventaires ont été mis en ligne , alors que la consultation par Internet explose. Ainsi , les pages des ACV sur le site de l’Etat de Vaud ont été vues en moyenne , entre 2016 et 2018 , 1 433 675 par 115 309 visiteurs. Pour ce qui concerne les pages d’inventaire en ligne , elles ont été consultées , entre 2013 et 2018 , en moyenne 1 688 303 par 110 068 visiteurs ( chiffres pour 2016-2018 ). Les usagers sont désormais mieux informés , ils évitent des déplacements. Le nombre de réponses fournies par courrier ( postal ou électronique ) , est durablement établi au-delà du millier , constituant une importante charge de travail , répartie autant que possible sur l’ensemble du personnel , les assistant( e )s-archivistes et dans une moindre mesure les gestionnaires de dossiers étant mis à contribution , en particulier pour les réponses aux questions d’état civil et de reproductions d’armoiries familiales. Il est à relever au passage que cette manière de faire améliore le niveau des connaissances du personnel d’accueil des usagers de la salle et lui permet d’évoluer avec une plus grande autonomie. La présence et la concentration de nombreux documents récents , en particulier ceux du Registre foncier et des notaires , contribuent à maintenir les demandes à un niveau élevé.

Il est rappelé que l’accueil des usagers en salle bénéficie d’un accompagnement du personnel

Rapport d’activité ACV 2018 - 35

scientifique ( le directeur des ACV en fait partie ) qui , à tour de rôle et sur un nombre de jours identique , assure la présidence de la salle de lecture. Cette présence assure un complément judicieux au personnel de salle et permet de résoudre les cas non réglés par les seules ressources informationnelles.

Les statistiques de la consultation des ACV dès 1996 sont publiées sur le site de Statistique Vaud , http ://www.stat.vd.ch/Default.aspx ?DomID=2184. Elles donnent les chiffres bruts.

Un nouveau plan de classement , fondé sur les activités , a été ouvert au 1er janvier 2018. Il remplace celui qui avait fonctionné entre le 1er janvier 1996 et le 31 décembre 2017. Si les documents informatiques resteront à disposition , leur archivage historique ne se fera que sous la forme papier. La cote SB 83 a été réservée pour les archives historiques des archives des ACV ( 1996-2017 ). Par contre , le nouveau plan de classement s’inscrit dans la future politique de l’archivage électronique. Les courriers scientifiques parmi lesquels les demandes de délivrance de copies certifiées conformes d’actes officiels ont été sortis de la statistique des recherches liées à la salle de lecture , à la différence des réponses téléphoniques qui , elles , couvrent les requêtes faites aux archivistes lors de leur présence en salle. Les chiffres qui suivent s’en ressentent particulièrement pour les consultations par l’administration et les délivrances d’une copie d’acte officiel.

Profession des usagers 2018 ( en salle de lecture uniquement ) : 2018

2018

2017

2016

2015

2014

a ) écolier , gymnasien b ) étudiant c ) retraité

1 ,2 22 ,5 34 ,3

58

52 ,50

57 ,6

54 ,4

56 ,6

d ) archéologue , historien , historien de l’art ( sauf enseignant ) e ) architecte , dessinateur-architecte , urbaniste f ) archiviste , bibliothécaire , conservateur , documentaliste g ) enseignant , professeur h ) géographe , géologue i ) journaliste , écrivain

13 ,7

6 ,2 0 ,05 0 ,08

24

30 ,10

26 ,5

26 ,4

25 ,9

j ) agriculteur , viticulteur k ) artisan , commerçant , travailleur indépendant l ) cadre moyen m ) cadre supérieur , ingénieur n ) employé , ouvrier , technicien o ) femme / homme au foyer p ) profession libérale

0 ,02 2 ,42 2 ,54 2 ,60 4 ,38 1 ,69 2 ,81

18

17 ,40

15 ,9

19 ,2

17 ,5

Total

36 - Rapport d’activité ACV 2018

1 ,2 2 ,4

100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Objet de recherche des usagers 2018 ( en salle de lecture , par téléphone et par écrit ) : 2018 a ) généalogie

38 ,9

b ) héraldique

0 ,02

c ) histoire de ma maison

1 ,48

d ) histoire de ma commune / ma région

5 ,4

e ) histoire générale : préhistoire , antiquité

0 ,05

f ) histoire générale : moyen âge ( 6e s.-1536 )

2 ,90

g ) histoire générale : Ancien Régime ( 1536-1798 )

6 ,58

h ) histoire générale : Révolution vaudoise et période de l’Helvétique ( 1798-1803 )

1 ,84

i ) histoire générale : 19e s.

9 ,00

j ) histoire générale : 20e s.

18 ,55

k ) histoire de l’art , architecture

8 ,45

l ) géographie , urbanisme

2 ,52

m ) usage administratif ( consultation par l’administration )

0 ,03

n ) délivrance d’une copie d’acte officiel ( acte no­ tarié , jugement , extrait Registre foncier , etc. )

0 ,04

o ) archivistique ( métiers , techniques , bâtiments )

0 ,03

p ) autres

2 ,61

Total

2018

2017

2016

2015

2014

46

39 ,6

36 ,4

30 ,2

29 ,4

39

32 ,2

34 ,9

31 ,7

31 ,3

11

11 ,6

11 ,8

7 ,8

7 ,4

0 ,1

12 ,1

12 ,4

24 ,9

26 ,4

2 ,6

4 ,5

5 ,4

5 ,4

5 ,5

100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Motivation de la recherche 2018 ( en salle de lecture uniquement ) : 2018 a ) études , formation b ) enseignement

3 ,03

c ) recherche dans le cadre de l’activité professionnelle , autre que l’enseignement

20 ,7

d ) recherche pour le compte de l’administration

0 ,1

e ) programme d’occupation pour chômeur

0 ,01

f ) loisirs Total

2018

2017

2016

2015

2014

27 ,7

22 ,0

24 ,6

27 ,7

32 ,6

23 ,8

26 ,8

28 ,7

31 ,0

28 ,8

48 ,5

51 ,2

47 ,0

41 ,3

38 ,6

100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Rapport d’activité ACV 2018 - 37

Déjà constatées les deux années précédentes , des variations significatives affectent les publics des étudiants ( 22 ,5 % en 2018 contre 19 % en 2017 ) et des retraités ( 34 ,3 % contre 32 ,7 % ). Il en va de même des recherches généalogiques qui passent de 32 ,7 % en 2017 à 38 ,9 %, ce qui va de pair avec l’augmentation sensible du nombre de retraités.

L’histoire contemporaine marque un bond important entre 2017 et 2018 , les recherches ont augmenté de 4 ,65 % ; l’ouverture de nombreux fonds d’archives officielles et privées du XIXe et du XXe siècle explique en partie la différence.

Les données des motivations confirment la fluctuation des chiffres concernant les études , la formation d’une part et les loisirs d’autre part , cette dernière catégorie étant retombée au-dessous de 50 %.

11.2. Groupes La salle de conférences a été utilisée par 694 ( 671 ) personnes représentant 30 ( 39 ) groupes différents , alors que la visite des locaux a attiré 315 ( 341 ) personnes relevant de 25 ( 17 ) associations et groupes d’horizon divers.

Elle a en particulier été mise à disposition pour des cours/séminaires donnés par l’Université populaire de Lausanne , le Groupe Connaissance 3. Deux sociétés ont choisi les ACV pour leurs activités : Ambassador Lausanne- La Côte et Société neuchâteloise de généalogie. Elle a accueilli l’émission du 14 novembre de la « Ligne de cœur » , animée par Jean-Marc Richard. Plusieurs cours d’introduction aux archives ont été organisés à l’initiative des professeurs des universités de Lausanne et de Fribourg. Les défis intellectuels et pratiques de la Mémoire ont été abordés avec des classes d’apprentis et de gymnasiens.

Depuis plusieurs années , elle abrite les séances de comité de sociétés avec lesquelles les ACV sont liées , en particulier celles de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie , et dans une moindre mesure avec les Groupes Ethno-Doc et Mnémo-Pôle.

11.3. Documents consultés

38 - Rapport d’activité ACV 2018

DAVEL , la base de données en ligne des inventaires d’archives des ACV , a accueilli près de 70 000 visiteurs uniques , et a comptabilisé largement plus de 1 million de pages vues. Panorama est la base de données en ligne des inventaires d’archives communales avant 1961 , avec moins de visiteurs , qui en font toutefois une utilisation plus intensive ( comparaison des ratios visiteurs/visites ). Si DAVEL a un public plus large , Panorama a assurément un public plus ciblé , de proximité.

Les sections et les fonds les plus consultés Nombre total de documents consultés

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

19 183 31 427 30 936 41 085 30 274 29 486 25 407

Nombre de cotes consultées sur fiches blanches 18 828 31 002 29 876 38 576 25 803 24 326 19 580 59

639

759

592

388

482

Gb ( Plans visuels , géométriques , cadastraux et d’abornement )

1

32

309

549

518

552

Gc ( Cartes ou plans isolés )

1

12

240

706

457

888

8 825

5 536

5 097

3 963

F ( Terriers )

14

P

4817

8 425

5 807 16 609 8 155

PP

7020

7 661 11 879 8 808

P + PP

11837 16 086 17 686 25 417 13 293 13 922 9 499

% PP

24,16

24,71

39 ,76

22 ,83

19 ,91

20 ,95

20 ,24

% P +PP

59,37

51 ,89

59 ,2

65 ,89

51 ,5

57 ,23

48 ,5

5 138

La consultation directement sur les ordinateurs de la salle de lecture des fonds Eb ( Registres paroissiaux ) et Ed ( Etat civil ) , ainsi que de la base de données « Gestar » pour les registres d’événements postérieurs à 1875 , de la section F ( Terriers ) , des fonds Gb ( Plans visuels , géométriques , cadastraux et d’abornement , 2 originaux ont été mis à disposition dont 1 non encore numérisé ), Gc ( Cartes ou plans isolés , seules 11 cartes physiques ont été sorties de leur meuble , dont 5 ont été pour des besoins de reproduction et 1 pour une exposition ) ont fait chuter l’exploitation des microfilms pour les deux premiers fonds cités , Ainsi , en 2018 , on ne compte plus que 568 bobines et microfiches parmi lesquelles 43 et 53 bobines pour la consultation des fonds Eb et Ed , alors que leur nombre s’élevait encore à 2049 unités ( chiffre record en 2009 : 6679 ) ; le recours aux microfiches et aux microfilms s’impose encore pour la consultation des Archives des Monuments historiques , des registres de notaires avant 1837 , les fichiers de dépouillement et des sources isolées. Les modalités de la consultation s’en trouvent d’autant allégées , le personnel de salle pouvant consacrer davantage de temps à conseiller les usagers.

11.4. Documents prêtés Sur les 55 ( 61 ) formulaires d’emprunt , 14 ( 19 ) concernaient des documents à reproduire , 9 ( 3 ) des expositions ; le solde 32 ( 39 ) répondaient à des sollicitations de l’administration.

Le Conseil d’Etat a autorisé la mise à disposition de 15 dessins originaux provenant de patients de l’Hôpital de Cery , sur 140 œuvres présentés de toutes les cliniques psychiatriques de Suisse , de la période 1850-1930 , dans le cadre de l’exposition itinérante Unbekannte Werke aus psychiatrischen Einrichtunger in der Schweiz um 1900 , à la Collection Prinzhor à Heidelberg ( 11 octobre 2018-20 janvier 2019 ) , au Kunstmuseum Thun ( 9 février-19 mai 201 ) et au Musée de l’art moderne à Linz ( 7 juin-18 août 2019 ). Les Archives de l’Etat de Genève , le Musée national , la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne , le Musée du Vieux-Moudon , la Commune de Cheseaux , le Musée cantonal Rapport d’activité ACV 2018 - 39

d’archéologie et d’histoire , à Lausanne , le Château de Chillon et le Musée cantonal d’archéologie et d’histoire , à Lausanne , ont fait appel aux ACV pour leurs expositions.

11.5. Reproduction de documents pour le public Le personnel des ACV a délivré 1446 ( 2963 ) photocopies aux usagers. Par ailleurs , les lecteurs ont réalisé eux-mêmes , sur les appareils disposés dans la salle de lecture , 1340 ( 1874 ) copies d’après les microfilms des ACV. La très forte baisse de ces prestations , continue depuis sept ans , est due à l’utilisation par les lecteurs de leurs appareils photo numériques.

11.6. Exposition Les ACV ne disposent pas d’un espace d’exposition à proprement parler , ni d’un service éducatif comparable à ceux qui existent notamment dans les dépôts d’archives en France. Elles peuvent toutefois , depuis 2001 , exposer des documents d’archives ( ou plus généralement , pour des motifs de préservation , des reproductions de ceux-ci ) dans les vitrines du hall et sur les murs de celui-ci.

L’exposition annuelle 2018 : « Hier au Quotidien. Les photographies de Hélène Tobler » , est liée au fonds d’archives photographiques de sa période de journaliste-reporter au Nouveau Quotidien , conservé depuis 2016 , aux ACV , et à l’engagement de l’institution dans le débat sur le devenir des archives photographiques analogiques.

Il est à la convergence de plusieurs événements et le titre combine le jeu de mots « Hier au quotidien »/ « Hier Le Nouveau Quotidien » , la photographie de presse s’intéressant au fait quotidien : la prise de conscience de l’importance de la photographie analogique de presse et l’urgence d’en faire un objet de patrimoine : • les 20 ans de la disparition du Nouveau Quotidien ( 24 septembre 1991-28 février 1998 ) auquel le nom de Hélène Tobler est lié et qui a donné une place renouvelée à la photographie de presse dans l’édition ; • les difficultés rencontrées aujourd’hui par la presse écrite devant l’omniprésence des nouvelles technologies : la presse écrite , comme la photographie analogique. bientôt bonne... pour les Archives !

• la mise en valeur de la politique d’acquisition des ACV en matière photographique , toujours associée aux archives écrites.

Il aborde les thèmes suivants : • Pourquoi conserver les Archives photographiques de presse ?

• Quand une préoccupation des ACV se transforme en réseau national.

• Fonds d’archives de Hélène Tobler aux ACV. • Une exposition dans un environnement en pleine évolution et contradiction.

L’exposition a exploité pour la première fois les façades du bâtiment par l’accrochage de grandes bâches photographiques , le tunnel d’accès par une galerie continue de portraits et par le renouvellement de la scénographie du hall d’entrée.

Trois soirées-débats ont été organisées : • 28 février : « Il y déjà 20 ans , le 28 février 1998 , Le Nouveau Quotidien cessait de paraître. Lectures documentaire et mémorielle de l’événement » Avec la participation d’acteurs directs du Nouveau Quotidien : • Jacques Pilet , fondateur et rédacteur en chef ; • Hélène Tobler , photographe-reporter ; • Eddy Mottaz , photographe.

40 - Rapport d’activité ACV 2018

Auditoire : 30 personnes.

• 13 juin : « Quelles photographies pour quelles recherches ? » Avec la participation de • Gianni Haver , professeur associé à la Faculté des sciences sociales et politiques , à l’Université de Lausanne ; • Philippe Kaenel , professeur associé d’histoire de l’art contemporain , à l’Université de Lausanne ; • Olivier Lugon , professeur d’histoire de la photographie , à l’Université de Lausanne ; • François Vallotton , professeur ordinaire d’histoire contemporaine , à l’Université de Lausanne.

Modérateur : Luc Debraine , directeur du Musée suisse de l’appareil photographique de Vevey Auditoire 39 personnes • 21 novembre : « Quelles photographies pour quels lieux de conservation dans le canton de Vaud » Avec la participation de : • Elisabeth Bourban , archiviste communale de Nyon ; • Gilbert Coutaz , directeur des ACV ; • Luc Debraine , conservateur du Musée suisse de l’appareil photographique ; • Jeannette Frey , directrice de la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne ; • Nora Mathys , conservatrice , responsable du département des collections , Musée de l’Elysée ; • Diana Le Dinh , conservatrice des collections photographiques , Musée historique de Lausanne.

Modérateur : Olivier Lugon , professeur d’histoire de la photographie , à l’Université de Lausanne Auditoire : 45 personnes Le dossier complet de l’exposition est consultable en ligne , https ://www.vd.ch/toutes-les-autorites/ archives-cantonales-vaudoises-acv/manifestations/expo-2018/dossier-de-lexposition/#c2040942 , à l’instar de toutes les autres expositions annuelles.

12. Collaborations professionnelles 12.1. Collaborations professionnelles au niveau cantonal Les ACV ont rempli leur mission de conseil et d’assistance aux Archives communales , en collaboration avec l’Association vaudoise des archivistes ( AVA ) , notamment par la mise à disposition d’informations et de guides pratiques sur leur site Internet , par des visites et par des cours ou présentations consacrés à la loi sur l’archivage.

Elles participent aux activités de l’AVA , en particulier le Groupe de travail « Description et diffusion » ainsi que le Groupe de travail « Archives privées » ( voir le chapitre 4.2 ).

Elles ont fourni du matériel de conservation non acide à diverses Archives communales et à d’autres institutions du canton.

Elles accueillent , pour des stages d’archivistique de deux mois en 2e année , les apprentis assistants en information documentaire de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne ( soit 1 x 2 apprentis chaque année ).

Elles font partie , avec la Bibliothèque cantonale et universitaire - Lausanne ( BCUL ) et la Bibliothèque de l’Ecole polytechnique de Lausanne ( EPFL ) , du COnsortium de SAuvetage du patrimoine DOcumentaire en cas de CAtastrophe ( COSADOCA ) ( voir le chapitre 9 ).

Gilbert Coutaz préside le Groupe « Mnemo-Pôle » , qui regroupe 12 institutions en charge de la conservation sur le campus lausannois. Il représente les bibliothèques patrimoniales au sein du Comité Rapport d’activité ACV 2018 - 41

de pilotage de Renouvaud. Il a participé , à titre généralement privé , aux travaux de plusieurs associations culturelles ou sociétés savantes cantonales ( voir le chapitre 13.2. ).

La salle de conférences des ACV est mise à disposition des professeurs de l’Université de Lausanne ou d’autres institutions d’enseignement qui souhaitent y donner des cours ou séminaires illustrés par des documents originaux conservés à la Mouline. Elle accueille aussi des cours ou séances de différentes associations ( voir le chapitre 11.2 ).

Forum Horizon : dans le cadre de la manifestation Forum Horizon organisée par l’Office d’orientation scolaire et professionnelle du canton de Vaud ( OCOSP ) , qui a lieu chaque année sur le site de l’Université de Lausanne , Eloi Contesse a présenté la profession d’archiviste , le 16 février , lors de la séance consacrée au métier de spécialiste en information documentaire.

Semaine découverte : comme chaque année au printemps et en automne , les ACV ont contribué à la Semaine Découverte , manifestation qui permet aux personnes intéressées de découvrir les métiers de l’information documentaire. La Semaine découverte est organisée par le Service Bibliothèque et Archives de la Ville de Lausanne. Les ACV ont reçu les participants Les ACV ont reçu les participants les mardis 1er mai et 9 octobre.

Passeport vacances : suite à l’importante demande lors des années précédentes , les ACV ont élargi leur participation au Passeport vacances de la région Lausannoise à deux matinées les 23 et 24 août. Sous le titre « Sur les traces des enquêteurs du passé » , Eloi Contesse et Acacio Calisto ont organisé une visite de l’institution centrée sur une enquête criminelle du 18ème siècle.

12.2. Collaborations professionnelles au niveau national Les ACV sont membres du CEntre de COoordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques ( CECO/KOST ) , auquel participent les Archives fédérales suisses , les Archives de la Principauté du Liechtenstein , 24 Archives cantonales , 4 Archives communales et la Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne. Depuis 2013 , Gilbert Coutaz est membre du Comité de direction.

Gilbert Coutaz est membre du Comité suisse de la Protection des biens culturels , depuis 2012 , et membre de la Commission historique des Salons du Général Dufour , depuis 2013. Il siège au sein du Conseil et du Comité scientifique de la Fondation des archives historiques de l’Abbaye de Saint-Maurice.

Eloi Contesse est secrétaire de la Commission de formation de l’AAS , qui organise des cours et des cycles de conférences destinés à la formation de base et continue des professionnels suisses de l’archivistique.

Les archivistes des ACV ont pris part à diverses réunions de l’AAS et du Forum des archivistes genevois.

Année européenne du Patrimoine : 2018 a été l’occasion , outre de célébrer l’année européenne du patrimoine , de rappeler le rôle de pionnier du canton de Vaud dans la protection du patrimoine enfoui et bâti à l’occasion des 120 ans de la loi sur la conservation des monuments historiques , votées par le Grand Conseil le 10 septembre 1898. Pour marquer cet évènement et valoriser le rôle des Archives cantonales dans la préservation des archives du patrimoine , les ACV ont collaboré avec l’association Wikimedia CH , suite aux excellentes expériences faites le 9 juin 2017 , à l’occasion de la Journée suisse des archives. Ce projet a été organisé en deux parties : - téléversement dans Wikimedia Commons de 132 reproductions numériques libres de droit de photographies réalisées ou collectées par le premier archéologue cantonal Albert Naef ( 1862-1936 ) : « Du cliché sur plaque de verre à Wikimedia Commons : les ACV fêtent les 120 ans de la loi sur la conservation des monuments » ,

https ://fr.wikipedia.org/wiki/Projet :La_conservation_du_patrimoine_vaudois_ :_de_1898_au_numérique 42 - Rapport d’activité ACV 2018

- organisation d’un évènement le 11 octobre avec : - un atelier de rédaction Wikipedia , visant à susciter la réutilisation des images d’Albert Naef dans les notices des communes vaudoises , souvent très peu fournies , ainsi que la création de contenu en rapport avec le patrimoine enfoui et bâti du canton de Vaud ; - une table ronde destinée sur le thème de l’accès aux archives du patrimoine , réunissant Lionel Pernet , directeur du Musée cantonal d’archéologie et d’histoire , Marie-France Meylan Krause , directrice du Site et musée romain d’Avenches , Karina Queijo , historienne de l’art indépendante , chargée de cours à l’Université de Lausanne ( Architecture & Patrimoine ) , Paul Bissegger , Historien des monuments , et modérée par Nicolas Schaetti , historien de l’art , responsable des collections spéciales à la Bibliothèque de Genève.

Cycle Association des archivistes suisses. Pratique archivistique en Suisse : Gilbert Coutaz et Gilles Jeanmonod ont organisé et animé le module 2 , tenu à Berne , le 18 avril , sur le thème : « Dossiers de patients ? J’élimine ?

Je conserve ? Ou j’abandonne ? Réflexions autour de la protection des données ».

12.3. Collaborations professionnelles au niveau international Gilbert Coutaz , répondant pour la Suisse du VIIIe Colloque des archivistes de l’arc alpin occidental , organisé à Torre Pellice ( Turin ) , les 12-14 octobre 2017 , sur le thème : « Les archives au cœur du patrimoine culturel » , a été coéditeur des actes dans La Gazette des archives 1/2018 ( voir chapitre 13.3 ).

13. Relations publiques et activités diverses 13.1. Relations publiques « Les ACV s’habillent de neuf ! ». Un nouveau guide de l’usager ( il porte en fait le titre « Petit guide pratique » ) , le 7e depuis 1996 , a été diffusé au changement du site des ACV. Il a été conçu par Emilie Boré , le design graphique est dû à unigraf.com , les illustrations sont de Mix& Remix. Acacio Calisto et Gilbert Coutaz ont été les répondants pour les ACV. L’exposition annuelle a suscité des articles dans la Feuille des avis officiels , 30 janvier , p. 3 ) ; Le Temps : « La photographie de presse est un patrimoine en péril » ( 16 février , pp. 1 et 20 ) , « Mémoire argentique.

Hélène Tobler » ( 15 juin , p. 24 ). Le magazine Passé simple. Mensuel romand d’histoire et d’archéologie qui bénéficie régulièrement des apports photographiques des ACV publie depuis septembre ( No37 ) une chronique « L’objectif d’Hélène Tobler ». Le périodique Point CommUne consacre depuis le numéro de printemps ( No64 ) , avec la collaboration des ACV , une chronique appelée « Zoom sur les armoiries communales vaudoises ».

Les ACV ont été citées à plusieurs reprises dans La Gazette : média de la fonction publique , « Le projet « Bleu SIEL » entre dans sa deuxième phase » ( No283 , 16 février ) , « La photographie fait la une » ( No284 , 23 mars ) ; « Collègue passionné : Yannis Amaudruz , le passé comme passe-temps » ( No287 , 10 juillet ) ; « 180 ans de débats parlementaires en quelques clics » ( No288 , 11 septembre ). Il en est de même dans les trois articles de 24heures : « Ode aux syndics , vaches et verres de blanc du Comptoir » ( 2-3 juin , p. 8 ) « Histoire d’ici. L’empoisonneur broyard [Louis-Héli Freymond] est décapité en public à Moudon » ( 1er-2 septembre ) ; « Histoire d’ici. Lausanne perd Aymon , son avant-dernier prince-évêque » ( 29-30 décembre , p. 20 ).

Les rapports conflictuels entre la famille d’Haussonville et la Fondation du Château de Coppet ont été commentés dans plusieurs journaux , qui ont mentionné la présence des archives de Jacques Necker et de Germaine de Staël , en dépôt aux ACV : « Les héritiers font stopper net des travaux au château de Coppet » ( 24heures , 15 mai , pp. 19-20 ) ; « Les héritiers font barrage aux nouveaux aménagements du château » ( La Côte , 16 mai ) ; « L’ancien château de madame de Staël , au cœur d’une bataille judiciaire » ( Le Monde , 26 mai ).

Rapport d’activité ACV 2018 - 43

Gilbert Coutaz a fait l’objet d’une interview , dans l’émission de Couleur « Réveil à 3 » ( L’autre info ) et sur le site Helvetia Historica , https ://helvetiahistorica.org/2018/08/05/gilbert-coutaz-archives-cantonales-vaudoises « Presse et médias , quel avenir ? » , thème abordé en marge de l’exposition annuelle des ACV , dans l’émission La Ligne de cœur , qui s’est tenue le 14 novembre , dans les locaux des ACV , sous la conduite de Jean-Marc Richard , avec Sandra Jean , directrice des rédactions du Nouvelliste ; Hélène Tobler , photographe , Alain Clavien , professeur d’histoire contemporaine à l’Université de Fribourg , auteur du livre La presse romande , et Gilbert Coutaz.

Le Conseil d’Etat a fait paraître un communiqué de presse « Une nouvelle gouvernance documentaire et un système d’archivage électronique pour répondre aux défis de la dématérialisation » , le 6 décembre , après avoir adopté et transmis au Grand Conseil un crédit de 17 600 000 francs pour mettre en œuvre cette nouvelle gouvernance , un système d’archivage électronique et le renouvellement du système d’information des Archives cantonales.

13.2. Participation à des sociétés Les participations à des sociétés du domaine de l’archivistique sont mentionnées au chapitre 12 ( Collaborations professionnelles ).

Gilbert Coutaz est ès qualités membre des comités de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie ( SVHA ) , de l’Association des amis du Musée militaire vaudois ( Morges ) , de la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire ( Yverdon-les-Bains ) et dans la Commission vaudoise pour la rédaction de l’inventaire des monuments d’art et d’histoire.

Il siège dans le comité de la Fondation Bartholomée De Felice ( Yverdon-les-Bains ).

Il est membre fondateur et participe activement aux travaux du Groupe ETHNO-DOC , qui se consacre à la publication de témoignages de personnages connus ou inconnus apportant un éclairage original sur certains aspects de la société et de la vie quotidienne , de travail ou de loisir. Il en va de même du Groupe Mnémo-Pôle qui regroupe les institutions patrimoniales du campus lausannois , depuis 2012.

Il en est le président.

Jérôme Guisolan représente les ACV au comité du Cercle Vaudois de Généalogie ( CVG ).

13.3. Publications et conférences Gilbert Coutaz a publié les contributions suivantes : - avec la collaboration de Gilles Jeanmonod , « La place de la donnée personnelle dans les archives historiques. Essai d’interprétation à travers les archives de santé aux Archives cantonales vaudoises » , dans Rapport d’activité 2017 , Chavannes-près-Renens , août 2018 , pp. 42-80.

- « Quand l’archivistique se conjugue à tous les niveaux et dans les différents environnements professionnels : hommage à Cristina Bianchi ( 1957-2017 ) », dans La Gazette des archives , no 249/ année 2108-1 , pp. 65-67.

- Les archivistes au centre du patrimoine culturel. Actes du VIII e colloque des archivistes de l’Arc alpin occidental 12-14 octobre 2017 , Marco Carassi , Gilbert Coutaz et Jean-Luquet ( éd. ) , La Gazette des archives , no 249 , année 2018-1 , 183 p.

- avec Marco Carassi et Jean Luquet : « Bien plus que les archives , les archivistes au centre du patrimoine culturel » et « En guise de conclusion. Elargissement , solidarités et complémentarités » , dans La Gazette des archives , no 249/année 2018-1 , pp. 5-7 et 179-183.

44 - Rapport d’activité ACV 2018

- « Pourquoi les Archives cantonales vaudoises possèdent-elles une de plus importantes collections de drapeaux syndicaux de Suisse ? Enseignements de la collecte d’archives privées » , dans La Gazette des archives , no 249/année 2108-1 , pp. 127-138.

- « Notre principal atout professionnel ? Le Code international des archivistes » , dans arbido , 3-2018 - « Une étape cruciale du fonctionnement des communes : le virage informatique » , dans Point CommUNE ! , No65 , septembre 2018 , pp. 26-28.

- « Lavaux , une terre de convergences » , dans Acteurs de la vigne , sous la direction de Sabine CarruzzoFrey et Philippe Kaenel. Confrérie des Vignerons/Société vaudoise d’histoire et d’archéologie , Lausanne : Editions Antipodes , 2018 , pp. 31-44. Article repris dans Revue historique vaudoise 126 , 2018 , pp. 31-44.

- « Quand une revue investit la fête des vignerons de 2019. La démarche exemplaire de la Société vaudoise d’histoire et d’archéologie » , dans Forum 31.2018 , pp. 43-47.

- « Représentations écrites et visuelles du territoire vaudois à travers les siècles » , dans Vaud du Ciel , t. 3 : L’espace dans le temps , par Xavier Fischer & Bruno Marchand ( éd. ) , Lausanne : Presses polytechniques et universitaires romandes , 2018 , pp. 25-41.

Il a donné deux leçons à l’Université de Lausanne : - le 18 octobre : « Quel futur pour la donnée personnelle ? Le point de vue des Archives cantonales vaudoises » , Faculté de droit , des sciences criminelles et d’administration publique , Sylvain Métille , Professeur associé.

- le 18 décembre : « L’histoire de la Suisse à travers celle des archives » , Sciences sociales et pratiques.

Joseph Daher , Maître d’enseignement et de recherche suppléant.

Il a prononcé une conférence lors du colloque international à Bâle , « Notfallverbund Kulturgüterschutz » : - le 2 novembre : « COSADOCA , le plan catastrophe dans le canton de Vaud ».

Il a été directeur du travail de master de Raphaël Berthoud , dans le cadre du Master of Advanced Studies in Archival , Library and Information Science ( MAS ALIS ) , Universités de Berne et de Lausanne , « Vers une politique publique de l’archivage audiovisuel ? Le cas vaudois ».

Il a proposé et conduit le travail de Michela Etique , élève de la Haute Ecole de gestion. Filière information documentaire : « L’exposition annuelle aux Archives cantonale vaudoises ( ACV ) ( 20022018 ). Bilan et réflexions ».

Eloi Contesse : « Le fonds photographique de l’aéroport de Lausanne : genèse et sauvegarde » , dans Vaud du Ciel , t. 3 : L’espace dans le temps , par Xavier Fischer & Bruno Marchand ( éd. ) , Lausanne : Presses polytechniques et universitaires romandes , 2018 , pp. 12-23.

Eloi Contesse a donné une conférence sur l’archivage devant le groupe du Nord Vaudois de l’Association vaudoise des contrôles des habitants , en collaboration avec l’Association vaudoise des archivistes.

Jérôme Guisolan , « Bref historique des armoiries en Pays de Vaud » , dans Point CommUNE , No64 , printemps 2018 , p. 42.

Jérôme Guisolan et Eloi Contesse ont donné , le 15 novembre , lors du Colloque Memoriav 2018 Le patrimoine photographique à l’ère numérique , la conférence « Processus de numérisation des Archives cantonales vaudoises ».

Rapport d’activité ACV 2018 - 45

« Quand la connaissance des archives se loge dans les encyclopédies et dans les locaux de conservation » Composition Olivier Rubin, photographe, ACV, 2019 46 - Dossier thématique ACV 2018

Dossier thématique

Petit précis d’archivistique par Gilbert Coutaz Durant plus de vingt ans à la direction des Archives cantonales vaudoises, j’ai été amené à explorer les recoins de l’archivistique, à observer les profondes et rapides mutations professionnelles, à formuler et à appliquer une vision institutionnelle et une stratégie réaliste et progressive pour atteindre mes objectifs.

Elle m’a conduit à croiser différentes populations d’usagers, des plus érudits aux simples curieux, à pratiquer l’enseignement et à publier des monographies et des articles, à encadrer des auxiliaires, à mettre sur pied des programmes de formation, en passant par les usagers scientifiques et les citoyens s’interrogeant sur les prestations et les disponibilités d’une institution d’archives. La présidence d’associations ou l’appartenance à des comités, qu’ils soient formés d’archivistes ou de passionnés de l’histoire, m’a permis de cerner les attentes individuelles et collectives.

Au terme de près de quarante ans d’activité dans le domaine des archives, il m’a paru judicieux de saisir cette occasion pour consigner mes expériences dans le dernier des 23 dossiers thématiques que j’ai signés, parfois avec la collaboration d’un membre du personnel, de manière continue depuis 1996, en annexe du Rapport d’activité des Archives cantonales vaudoises 1 et auxquels le contenu de mes notices emprunte une partie de la rédaction. Pour légitimer et faire durer les acquis, il est indispensable à la fois de s’appuyer sur les fondamentaux du métier, sur des convictions constamment affirmées, sans tomber dans le dog-

1 Pour plus de détails, voir mes deux publications récentes: Archives en Suisse. Conserver la mémoire à l’ère numérique, Lausanne : Presses polytechniques et universitaires de Suisse romande, 2016, 131 p. (Le savoir suisse, 113) et «Face à face, Gilbert Coutaz et le métier d’archiviste. Deux parcours qui se combinent et se confondent», dans Hors-Texte, mars 2019, 116, pp. 30-36.

matisme ni dans l’autisme, et de gagner la confiance des interlocuteurs par des postures franches et transparentes.

Et puis, il y a ce rapport particulier que j’ai entretenu par vocation avec l’archivage, une réalité qui est certes concrète et positive au service du fonctionnement de l’Etat, mais aussi l’occasion de fournir des archives enrichissant l’histoire du canton de Vaud vers lequel tous mes efforts ont été orientés.

Même si l’archivage est une fonction permanente et consubstantielle de l’administration, il faut des situations de crises politiques ( fonds juifs, stérilisation des handicapés mentaux, soutien de la politique de l’apartheid de l’Afrique du Sud, commerce des esclaves, placements extrafamiliaux d’enfants ) et des catastrophes particulières ( feu, inondation, vol, destructions intempestives ) pour qu’il se révèle comme essentiel. L’administration doit prouver son fonctionnement non seulement aujourd’hui, mais aussi dans 50 ans ou plus tard quand on lui demandera, au nom de la transparence et de l’évaluation historique des événements, ce qui a justifié sa politique. Les archives d’activité sont des données obligées du fonctionnement administratif, les archives historiques en sont des données de référence. Les archives alimentent la gestion, comme elles nourrissent l’histoire. Elles génèrent du savoir, elles induisent du pouvoir. Les documents d’archives sont des remparts contre l’oubli et des liens nécessaires entre le passé, le présent et le futur. Ils contribuent à transmettre des parts de mémoire dont le contenu reflète la réalité réelle ou ressentie des faits, la sensibilité d’une époque et les convictions d’une personne. Ils sont les traces du passé, mais également des gages d’avenir.

Je vous invite à me suivre dans ce petit précis en explorant les mots de l’archivisDossier thématique ACV 2018 - 47

tique et en livrant sporadiquement des résultats obtenus au sein des Archives cantonales vaudoises 2. Chaque notice est écrite pour elle-même et doit pouvoir se lire de manière autonome, ce qui n’évite pas certaines redondances.

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE, n.m., 1951 : de archiver et adj., 1903. Le nom « électronique » est devenu un des symboles de la technoscience contemporaine, notamment après 1945, lorsque la technique électronique put s’appliquer au transfert d’information ( informatique ).

La longue durée est une responsabilité exclusive des archivistes.

Dans un volumineux rapport de 178 pages, les archivistes suisses ont dénoncé, en mars 2002, les risques de la disparition de la Mémoire collective en raison des dangers engendrés par l’informatisation de tous les circuits d’élaboration, de gestion et de diffusion des informations.

La démarche à laquelle j’ai participé activement ne servait pas alors à refuser par principe l’outil informatique ni à combattre ses progrès. Bien au contraire. Nos réflexions portaient plutôt sur le devenir de la production informatique face aux obligations de l’archivage historique. Selon le rapport, il fallait investir en Suisse 25 millions, entre 2002 et 2010, dans les ressources humaines et les formations pour répondre aux attentes de l’archivage électronique. En proposant un centre de compétences national sur l’archivage électronique, les professionnels revendiquaient l’unité de doctrine, des processus par étapes et des stratégies concertées – cet objectif fut atteint avec la création en 2004 du Centre de coordination pour l’archivage à long terme des documents électroniques ( CECO ).

Dans ce contexte, la gestion des archives n’est pas une charge mais plutôt une gestion du risque.

Les expériences en cours démontrent qu’aucune solution globale ne s’est encore

2 Dictionnaire historique de la langue française (…), par Alain Rey, Marianne Tomi, Tristan, Chantal Tanet, édition enrichie par Alain Rey et Tristan Hordé, 3 t., Paris: Dictionnaire Le Robert, 1998.

48 - Dossier thématique ACV 2018

imposée, car il faut une profonde transformation des mentalités. Il n’empêche que plusieurs administrations publiques ont fait le pas en Suisse et que le corpus doctrinal s’est enrichi de nombreux référentiels et de solutions logicielles et techniques, en plus de la valorisation des normes et les pratiques dominantes. Dans les visions de l’eldorado informatique, les effets pervers et coûteux commençaient seulement à être considérés et chiffrés au-début des années 2000. Pour que le débat ne soit pas stérile, les archivistes ont dû dépasser le simple diagnostic et exprimer le besoin de dispositifs humains, financiers et intellectuels nouveaux, tandis que, dans de nombreux cas, le mal était déjà fait et les réactions trop tardives.

Ce qui est nouveau avec les phénomènes de l’informatique, c’est l’urgence de trouver des solutions et de disposer de stratégies à long terme pour garantir la pérennité des informations. Autrefois, les archivistes pouvaient retarder leur venue, ils étaient capables de récupérer longtemps après leur élaboration les documents sur papier, qu’ils pouvaient analyser sur la simple base d’un examen visuel et de la connaissance des langues et des procédures. L’informatique n’autorise plus cet état d’esprit, et contraint les archivistes à tenir compte beaucoup plus vite des demandes ultérieures, à anticiper les attentes des chercheurs et leurs domaines d’intérêt. Qui plus est, s’ils se défilent devant leurs responsabilités, ils risquent d’être remplacés par des informaticiens et des gestionnaires dont le point commun est une lecture immédiate et momentanée des informations à utiliser ou à exploiter.

Ce n’est pas à coup d’arguments historiques et scientifiques ou encore patrimoniaux que les archivistes convaincront leurs interlocuteurs, mais bien en offrant des stratégies pratiques de versement, des solutions pour vider des locaux et des mémoires informatiques, des planifications transversales pour repérer des documents à conserver de manière permanente. En collaboration avec le personnel de l’administration, ils doivent déterminer les standards de la conservation, harmoniser les législations et réglementations en matière de protection des données et des critères de conservation,

et favoriser des formations adaptées des auteurs de documents et des utilisateurs.

Ils doivent situer le moment où des données deviennent des données historiques.

Souvent, parce que la tâche est rude et qu’elle se heurte à des murs de mésintelligence, ils n’entreprennent rien ou diffèrent leur intervention. Leur démission peut être alors coupable et préjudiciable, car, en dehors d’eux, qui agit pour la survie des informations et leur pérennité ?

C’est justement dans ce contexte difficile et tendu que la place des archivistes doit être appréciée.

Organiser et classer des archives, c’est avant tout agir sur leurs modes d’élaboration et leur circulation, leur identification et leur hiérarchie. Dans un plan directeur informatique, les différentes architectures examinées ( informations, organisation, application et technique ) recoupent celles qu’abordent les expertises sur les archives, en faisant appel en particulier aux plans de classement et aux calendriers de conservation.

Les archivistes doivent être désormais aux côtés des gestionnaires de l’information, interférer sur les modalités de conception et d’élaboration des informations, les suivre sur l’ensemble du cycle de vie des documents pour permettre leur sécurisation et pour répondre aux exigences de l’authenticité, de l’intégrité, de la fiabilité et de l’exploitabilité du modèle organisationnel Records Managements et autoriser régulièrement, en s’appuyant sur des délais de conservation fixés d’entente entre les partenaires, leur élimination ou leur versement pour l’archivage électronique historique. Si les archivistes demeurent toujours au bout de la chaîne de l’information, ils agissent désormais impérativement sur les étapes en amont pour répondre aux attentes de la Mémoire historique.

Les archivistes sont à l’intersection de la gestion de l’information et de la gestion des documents, ils assurent le passage entre les deux opérations, constitution et conservation. Ils prolongent les exigences de l’information au-delà de leur usage administratif, et participent de la société de l’information en créant les conditions de l’accès à la connaissance.

Les questions d’archivage électronique sont devenues d’autant plus urgentes et complexes à régler qu’elles s’inscrivent dans une tendance généralisée à inscrire les procédures et les échanges dans les nouvelles technologies et à prévoir à terme la dématérialisation, soit le remplacement ou plutôt la disparition des supports matériels, le plus souvent le papier. Les administrations, soumises aux pressions extérieures, n’ont plus le choix de procrastiner, si elles veulent pouvoir échanger. Dans le cadre de la stratégie suisse de cyberadministration, il est demandé dans les infrastructures et services la définition d’une interface d’archives uniforme pour toute la Suisse ainsi que la création des formats adéquats pour qu’un archivage peu onéreux et conforme à la loi puisse être réalisé.

Les autorités cantonales vaudoises ont voté en mai 2019 un premier budget de 17,6 millions pour la mise en œuvre des deux plateformes essentielles à la réussite de l’archivage électronique : la première pour la conservation probatoire, la seconde justement pour l’archivage historique.

ARCHIVES, n.f., pl., traditionnellement au pluriel ou néologiquement au singulier, est un emprunt médiéval, 1282, au bas latin archivum, emprunt au grec tardif arkheia, pluriel neutre qui avait pris le sens de « lieu où l’on conserve des documents officiels », la valeur initiale du singulier arkkeion étant « résidence des hauts magistrats de la cité », de arkhê « autorité ». Il s’agit donc d’un dérivé indirect du verbe arkhein « commander » et « commencer » ( -> archi ), et non d’un mot directement apparenté à archéo- « ancien, antique » ( qui correspond cependant au même thème ). Surtout employé pour « documents d’usage historique », archives a aussi repris ( 1416 ) le sens de « lieu où l’on conserve », plus ou moins confondu pour le sens avec bibliothèque ( XVe siècle ).

Une acception figurée correspond à « souvenir du passé ». Une archive, « document d’archives », est d’usage récent ( 1913 ).

Tout document naît archives.

Que de tourments et de rejets suscités par le mot « archives », tant ce dernier Dossier thématique ACV 2018 - 49

est connoté négativement ! A entendre nos interlocuteurs, il y a des saisons pour s’occuper des archives, des moments qu’il faut voler au temps ordinaire, comme s’il s’agissait d’une activité occasionnelle.

Combien de fois a-t-il fallu expliquer que le terme n’a rien à voir avec la notion de document périmé, poussiéreux ! La définition universelle du vocable qui suit est loin d’être entrée dans les esprits : « Ensemble des informations quels que soient leur date, leur nature ou leur support, organiquement et automatiquement réunies par une personne physique ou morale, publique ou privée, pour les besoins mêmes de son existence et l’exercice de ses fonctions, conservées d’abord pour leur valeur primaire, c’est-à-dire administrative, légale, financière ou probatoire, conservées ensuite pour leur valeur secondaire, c’està-dire de témoignages ou, plus simplement, d’information générale. » Les documents d’archives sont par définition uniques, ils n’ont pas leur double dans une autre institution. Ils sont porteurs d’une valeur probatoire ( ils servent de preuve de l’exécution d’une activité ).

Ils doivent être conservés dans leur forme originale et leur environnement originel.

Les institutions d’archives doivent assumer l’hybridité de la conservation. La numérisation des documents est conçue pour leur sécurité et leur diffusion, nullement pour en servir de substitut.

Les archives tirent toujours leur justification d’un territoire et lieu et d’une période de temps auxquels elles sont liées de manière significative. Elles assurent le soubassement de l’exercice du pouvoir, expriment les décisions et le périmètre, lient les diverses temporalités et les différentes passerelles à l’interne et à l’externe. Elles sont les signes forts de l’autorité et de l’identité, tout à la fois comme témoignages ou traces, refuge ou recours de la Mémoire. La Convention de La Haye de 1954, relative à la protection des biens culturels, consacre le rôle des archives dans l’activité étatique. Une administration sans mémoire ou sans archives est une administration condamnée à terme.

Lorsque les Vaudois s’émancipent de la présence de LL.EE. Berne, ils revendiquent le retour des archives pour affirmer leur 50 - Dossier thématique ACV 2018

souveraineté. La création d’un dépôt d’archives dans le beffroi de la cathédrale de Lausanne est une des premières manifestations de l’Indépendance vaudoise. Qui plus est, elle précède tous les lieux de mémoire que les nouvelles autorités mettront progressivement en place dès le début du XIXe siècle. Ce droit d’aînesse n’est en soi pas singulier. Les archives sont la preuve du pouvoir, leur fondement permanent et leur refuge obligé. Autrement dit, elles sont d’abord les traces d’une activité administrative ou les témoins bruts de l’exercice de l’autorité, elles ont une finalité juridique. Séquestrer des archives publiques, c’était prendre en otage l’identité d’un pays ou tenter de faire disparaître ce qui lie sa population. Il n’est pas étonnant dès lors que dès le XVIe siècle les états d’Europe aient été amenés à conclure des accords prévoyant des remises d’archives en cas de changement de souveraineté sur un territoire. Le pillage et l’élimination d’archives ne se sont pas démentis depuis lors, surtout dans les situations de conquête du territoire et de décolonisation.

En Afrique du Sud, au moment de sortir de l’apartheid, les archivistes anti-apartheid ont voulu utiliser les archives comme instrument pour apporter un changement dans la société en donnant la voix aux opprimés, tandis que les archivistes de l’establishment fondaient leur position attentiste sur le principe d’impartialité.

La pression politique, venant de l’extérieur, peut révéler chez les praticiens des principes, une éthique et une légitimité propres. En Suisse, la pression internationale a recherché davantage à indisposer le gouvernement fédéral. Il en a été ainsi lors de la crise sur les avoirs juifs en déshérence en Suisse, durant le dernier conflit mondial. C’est forcé dans ses ultimes retranchements que le Conseil fédéral a décidé de lancer une série de recherches regroupées sous l’appellation Commission Bergier, du nom de son président. A l’inverse, lorsqu’en avril 2003 la situation se tend suite au débat sur les agissements de sociétés accusées d’avoir collaboré avec le régime de l’apartheid en Afrique du Sud, le gouvernement suisse prend le parti d’interdire la consultation des documents concernés, alors même qu’une ouverture anticipée avait été précédemment accor-

dée aux chercheurs. Il a motivé sa décision par le fait qu’il n’entendait pas défavoriser les entreprises helvétiques en butte à des tourments juridiques aux Etats-Unis pour leur collaboration avec le régime sud-africain. Dans ce contexte, il vaut la peine de signaler que le Conseil national, par 67 voix contre 103, a soutenu, en juin 2003, la proposition de la conseillère nationale écologiste saint-galloise Pia Hollenstein qui demandait l’accès aux archives privées des entreprises incriminées.

Il faut comprendre que les archives peuvent servir d’instruments d’oppression et de domination dans le cas des régimes totalitaires. Elles peuvent au contraire forger l’accroissement du pouvoir démocratique. Des archives bien maîtrisées et partagées, c’est un gage de modernité et de transparence administrative et démocratique.

Le contexte international, enfin, peut agir sur les attitudes des gouvernements, parfois de façon inattendue, comme ce fut le cas dans l’« affaire des fiches » en Suisse qui a éclaté en 1989 et qui a mis au jour la création par la police fédérale de fiches sur de nombreux citoyens helvétiques durant la guerre froide.

Face aux exigences de la défense du patrimoine et à l’élargissement des sources et des supports d’information, les dépôts d’archives ont ouvert leur champ d’investigation à de nouveaux producteurs d’archives et à des formes nouvelles de partenariat. La Mémoire cantonale ne procède pas que de la mémoire des archives officielles, à savoir de l’administration et de ses autorités. Elle s’étend aux archives d’origine privée, soit à des espaces documentaires non couverts ou récemment pris en compte par les collectivités publiques.

Elle est nécessairement plurielle, diverse, multiforme et disséminée ; elle est tout autant naturelle que culturelle.

tières nationales, des périmètres professionnels et des limites disciplinaires, finit par assigner une place inédite pour les archives dans la culture contemporaine.

Nouvelle histoire locale, généalogie, psychogénéalogie, psychohistoire, archivages autobiographiques, accès aux documents administratifs, consultation des dossiers médicaux, accès aux origines personnelles, ouverture des données publiques, partage des images d’archives, archivages militants ou communautaires, engouement des artistes contemporains, affirmation des archives des droits de l’homme, sollicitation des archives de police dans les processus de transitions démocratiques : tous ces usages, toutes ces demandes d’archives ont en commun une orientation individuelle et la recherche de soi. Le concept d’« ego-archives » désigne autant les documents que les logiques d’usage qui permettent aux individus d’asseoir les stratégies de formation de leur individualité. Les archives y sont érigées en espace intermédiaire entre l’individu et la société.

La question n’est plus celle de la place des archives dans la société de l’information mais dans celle de l’individu. Un nouveau droit en gestion : celui de découvrir et de lire ses traces archivistiques personnelles, où qu’elles se trouvent, liées à des stratégies individuelles et sociales de construction et d’information de soi. Au lieu de rappeler ce que le passé a été, les archives permettent de démarrer une autre histoire, détachée de ce qu’elle a été, selon les souhaits de son auteur. On parle alors d’une archivistique émotive.

L’enquête conduite par Patrice Marcilloux 3, volontairement affranchie des fron-

Force est de constater la vigueur du mot « archives », au vu de la diversification des usages et d’une reconfiguration des demandes d’archives, dans ou en dehors de l’institution archivistique. Cette situation amène à se demander si la présence terminologique des archives dans la société contemporaine ne sera pas à court terme nettement plus forte que celle de leur administration. N’est-on pas en train d’assister au phénomène du désapprentissage de l’historicité du document d’archives ?

3 Les ego-archives. Traces documentaires et recherche de soi, Rennes: Presses Universitaires de Rennes, 2013, 250 p. (Collection « Histoire »)

Archives avec la majuscule désigne le dépôt d’archives. Elles sont le contenant du contenu. Elles sont une passerelle entre les diverses temporalités, le trait

Les archives sont par définition liées avec le passé. Elles en gardent le souvenir.

Dossier thématique ACV 2018 - 51

d’union des mémoires administratives et la connaissance des richesses patrimoniales du canton. Elles n’en sont pas les seules dépositaires, mais l’un des principaux partenaires de fait et de droit. Avant d’être un espace d’études historiques, les Archives ont été et sont encore le symbole de la continuité et de la légitimité du pouvoir, placées sous le contrôle de la société et des citoyens.

Le paysage des institutions d’archives s’est enrichi depuis le début du XXe siècle de dépôts d’archives spécialisées dont les premières réalisations ont été les Archives sociales suisses ( 1906 ), à Zurich, et les Archives économiques suisses ( 1910 ), à Bâle, d’Archives de de Ville dont le nombre va de pair avec la professionnalisation des postes. La cartographie des lieux de conservation s’est largement densifiée, depuis les années 2000, et il ne s’agit pas ici d’en faire le détail. Ce qu’il importe de relever, ce sont la création d’espaces particuliers d’archives, aux formes juridiques diverses, qui se démarquent des missions ordinaires des services d’archives. Ils se voient confier des rôles de production d’histoire, d’éducation et de formation.

Ainsi les archives de la vie privée, de l’histoire rurale, contestataires de la construction moderne, du patrimoine scolaire et de la répression. Leur naissance et leur émergence s’expliquent par le besoin de couvrir des domaines documentaires délaissés par les dépôts d’archives officielles et par les fortes attentes de recherches individuelles. Elles contribuent à dessiner une nouvelle place pour les archives dans la culture contemporaine dans la société d’aujourd’hui et dans le parcours de vie de chacun : pouvoir socialisant, thérapeutique, identitaire ou communautaire du matériau archivistique. Elles bousculent les frontières professionnelles et la catégorisation des lieux de conservation des archives.

Le contenu d’un dépôt d’archives dépend étroitement de l’histoire de l’administration dans laquelle il s’inscrit, car les fonds d’archives sont structurés par l’organisation de l’organisme producteur.

Revendiquer des archives, c’est d’abord justifier leur existence par la législation et les missions administratives, financières, 52 - Dossier thématique ACV 2018

sociales et techniques. L’identification du producteur d’archives initie toute approche archivistique, l’examen de ses fonctions et de ses attributions permet d’en apprécier le périmètre et l’impact.

Or, paradoxalement, en dépit de ces comportements et des pratiques de plus en plus normatives, l’archiviste paraît marginal dans la production de publications sur l’histoire de l’administration et de son dépôt d’archives. Il en est pourtant le pourvoyeur et l’exploitant privilégié. Au lieu de considérer ses champs d’investigation comme un domaine de l’histoire dans lequel il a sa part à prendre, l’archiviste a tendance à s’effacer devant l’historien. Or l’écriture sur les Archives et sur tout ce qui les entoure fait partie des devoirs de l’archiviste.

ARCHIVES PRIVÉES Une définition en creux des archives officielles, une notion extensive.

Aucune loi ne règle en Suisse le statut des archives privées, si l’on excepte les articles du Code des obligations concernant les livres et autres documents des sociétés. À l’instar de tous les autres dépôts publics d’archives en Suisse, les Archives cantonales vaudoises n’ont aucun pouvoir de contrainte sur les personnes physiques ou morales qui conservent des documents pour les faire entrer dans le domaine public ni ne disposent de droit de préemption sur tout document privé mis en vente.

Leurs seules armes sont la qualité de leurs prestations, leur audience, l’incitation et leur force de conviction. Elles reposent sur l’idée qu’elles se font de la Mémoire cantonale et sur la nécessité de faire reculer l’ignorance de l’histoire cantonale.

Il a fallu l’entrée en vigueur de la loi sur l’archivage du 14 juin 2011, le 1er janvier 2012, pour qu’elle trouve dans le canton de Vaud une interprétation politique et juridique. C’est en fait le règlement pour les Archives cantonales vaudoises du 2 mars 1959 qui avait défini pour la première fois une disposition en faveur des archives privées, sans pour autant expliciter les approches. La loi sur l’archivage de juin 2011 a sanctionné un état de fait, en faisant de l’archivage de fonds privés une mission à part entière, passant tout

de même après la mission fondamentale, celle de l’archivage des fonds de l’administration cantonale. Lui fait écho l’article 20 du règlement d’application du 19 décembre 2011 : « les Archives cantonales vaudoises s’efforcent de collecter, en complément des fonds d’archives officiels qui leur sont versés, des fonds provenant de personnes, familles, associations, entreprises et autres personnes physiques ou morales privées, représentatifs du canton de Vaud dans ses différentes dimensions, naturelle, sociale, économique, scientifique, culturelle ou autre. ». « Elles n’acceptent que les fonds ayant une valeur archivistique justifiant leur conservation définitive et dirigent vers d’autres institutions ceux n’ayant pas un lien suffisamment significatif avec le canton de Vaud. » Sauver la Mémoire officielle d’un canton, c’est aussi sauver la Mémoire du tissu humain et social du territoire correspondant, des personnes et des activités qui font l’histoire du lieu. L’une ne va pas sans l’autre. Il faut jouer de la combinaison des deux, souvent croiser les expressions documentaires sur les mêmes événements, qui peuvent être opposés ou contradictoires. Il n’y a pas de place pour la pensée unique, l’idéologie dominante, l’exclusion des supports d’information lorsqu’ils sont complémentaires aux écrits.

Il faut garder à l’esprit que les propositions qui sont faites d’accueillir des archives privées ne se planifient pas ; elles sont déclenchées selon le bon vouloir du détenteur, elles sont « inspirées » par le rapport de confiance de l’institution d’accueil et la qualité des prestations ( elles ne sont pas nécessairement gracieuses et immédiates ), elles sont l’aboutissement d’une rencontre et le partage d’une conception commune du mémorable et de la Mémoire.

Accueillir des archives d’origine privée, c’est faire des choix : il faut savoir refuser ou diriger les propositions vers d’autres institutions. C’est aussi s’obliger à anticiper la demande future ou prévoir en fonction de ce que nous pouvons supposer. C’est ainsi que des thèmes tels que l’humanitaire, l’addiction, la politique de la drogue, le handicap, le harcèlement, les syndicats, les flux migratoires, l’aviation, la presse,

la publicité, la psychiatrie, la franc-maçonnerie, l’ésotérisme, la philanthropie, le racisme, les droits de l’homme ont été renseignés récemment. Il n’y a pas nécessairement de rencontre immédiate entre les documents acquis et le chercheur ou le citoyen. Cette fameuse rentabilité sur laquelle les décideurs s’appuient pour discuter des accroissements d’archives s’affirme bien souvent plus tard que la date de réception des archives La communauté des archivistes a dû répondre, faut-il le rappeler, aux interrogations sur l’attitude de la Suisse durant la Deuxième Guerre mondiale envers les juifs, la stérilisation des handicapés mentaux, le commerce négrier, les placements extrafamiliaux des enfants.

Le périmètre du champ patrimonial, les exigences de la recherche historique, les attentes sociétales, tout comme les besoins de l’administration se sont accrus et ont varié. Les hommes et les femmes politiques sont interrogés, le plus souvent vivement et sans y être préparés, sur des faits, des décisions et des comportements.

Les Archives ne sont plus seulement un espace patrimonial, un lieu de curiosité pour les historiens ; elles sont devenues pour les citoyens un enjeu de quête identitaire, de débats sur les agissements de la société, les expressions majoritaires et marginales, avec le besoin de réponses transparentes et complètes.

Dans ce contexte, les archives privées sont une chance pour la politique de la Mémoire, partant les Archives publiques sont nécessairement façonnées par les apports des archives privées.

ARCHIVISTE, n. m. ou f., 1701, remplace archivaire ( 1486 ) à l’aide d’un suffixe ( -iste ) de nature plus scientifique ou didactique.

L’archiviste n’est pas que le gardien du passé, il est surtout l’architecte du futur.

Les missions de l’archiviste se sont longtemps réduites à la prise en charge, au traitement et à la conservation des documents qui n’étaient plus utiles au fonctionnement. Venant au bout du processus de l’information et au stade ultime de l’intérêt des documents pour les services, il a Dossier thématique ACV 2018 - 53

été généralement peu considéré, son activité a été ramenée dans la plupart des cas à une démarche technique et concrète, n’impliquant guère les producteurs de documents, davantage soucieux de se débarrasser de leur trop-plein documentaire que d’introduire de nouvelles pratiques.

Vu comme un brasseur de vieux papiers poussiéreux, à tendance fétichisante, l’archiviste a gardé, aussi parce qu’il l’a propagée par moments, cette image aussi tenace que les images d’Epinal dans la littérature. Il a souvent dépossédé les producteurs d’archives de leurs responsabilités, en transférant des fonds entiers, sans en livrer les critères de sélection et surtout, sans donner en retour les inventaires.

C’est pourquoi, les versements d’archives dans les administrations publiques ont correspondu très généralement à une rupture dans la chaîne documentaire, à savoir à un oubli ou, du moins un abandon par les services des documents historiques et patrimoniaux aux Archives.

Métier pour introverti, refuge pour esprits spécialisés, l’archivistique, soit la science des archives, a subi un vaste renouvellement de son image depuis l’irruption des ordinateurs, l’envahissement d’Internet, la multiplication des réseaux sociaux et des modes de communication.

L’archiviste a dû quitter ses vieux oripeaux pour ne pas se faire submerger par les informaticiens. En quelques années, il est passé du rôle de gardien exclusif du passé à celui d’architecte du futur, de celui qui évolue dans son pré-carré à celui qui arpente et défriche de nouveaux espaces d’investigations. Soucieux de l’espace et du temps dans le cycle des informations, il se préoccupe de fournir un avenir au passé et au présent dans leur contexte.

Il a dû revêtir les habits de médiateur, de négociateur, d’intercesseur, de promoteur, en plus de ceux de conservateur et de chercheur. On le compare au dieu romain Janus, pourvu d’une seule tête qui sait regarder à la fois le passé et le futur. Ses valeurs-refuge, longtemps circonscrites à l’étude de l’époque médiévale, sont désormais protéiformes et contraignantes : gestion au quotidien de l’information, maîtrise des processus et des procédures, 54 - Dossier thématique ACV 2018

conseils aux producteurs, pédagogie des bonnes pratiques, réactivité immédiate.

Les filières certifiées protègent désormais son titre, le corpus doctrinal s’est largement enrichi et lui assure la légitimité de ses compétences. Le professionnel des archives a pris le pas sur l’amoureux du passé, l’archiviste formé a remplacé le pasteur ou le régent au bénéfice exclusif de la maîtrise de l’écriture et de la réflexion.

L’archiviste incarne ou personnalise son métier. Il est de et dans son siècle dont il intègre par capillarité les évolutions de la société. Il est confronté en permanence à des situations originales, inédites qui exigent de lui esprit de décision et de l’aplomb. Il doit évoluer moins dans ses acquis que dans sa capacité à s’insérer dans le mouvement et les changements.

En rappelant d’où il vient ou ce dont il a la responsabilité, il ne recherche pas le culte passéiste. Au contraire, il fait valoir, à partir du socle historique de l’institution qui l’emploie, ses droits et ses devoirs pour la constitution de la Mémoire, à une époque où la dimension de la temporalité s’effiloche, au profit de l’urgence et de la vision à court terme. Quelle que soit l’évolution professionnelle, il s’agira toujours pour un archiviste de conduire des politiques de mise en qualité des données, de créer les conditions favorables au versement ou à l’accueil des archives, de les traiter par des inventaires, de s’appuyer sur des instruments de gestion ( plan de classement et calendrier de conservation ), de les conditionner et de les conserver en toute sécurité, et de permettre leur consultation.

La formation continue fait partie des exigences du métier, du devoir personnel de chaque archiviste qui doit avoir une attitude d’humilité et qui ne doit pas faire croire, de par sa position, qu’il maîtrise le contenu des archives et qu’il est au clair sur les derniers développements de la connaissance professionnelle et scientifique. Tout, sauf fonctionnaire ! Ce sont la curiosité, la fidélité à ses convictions et aux intérêts supérieurs de la Mémoire et du service au public qui doivent guider son action. L’archiviste n’est pas celui qui se contente d’appliquer des recettes et des pratiques, c’est celui qui convainc

l’autre du bien-fondé de la démarche et de la grandeur de la finalité. Coureur de grand fond, il s’impose sur la durée par sa constance et son tempérament.

ASSOCIATION, n. f , est dérivé du verbe en moyen français associacion ( 1408 ) au sens de « fait d’être associé, action de s’associer ou d’associer », en relation avec compagnie. Cette valeur active est surtout vivante en parlant des choses abstraites, notamment en psychologie : association des idées ( d’idées, 1751 ) et dans certains contextes scientifiques : association microbienne ( 1897 ), association de médicaments, etc. L’association des idées a donné en psychanalyse association libre. La valeur métonymique du mot l’a emporté en parlant des personnes, en relation avec société, partie, groupe, etc. ; ce sens est courant à partir du XVIIe siècle ; il donne lieu à de nombreuses expressions administratives, juridiques ou générales, telles association professionnelle, syndicale, internationale.

La force de la communauté professionnelle.

Issue des rangs de la Société générale suisse d’histoire, l’Association des archivistes suisses a été longtemps marquée par l’esprit historien de ses membres.

Elle a mis en place dès la fin des années 1970 des groupes d’intérêt – ce n’est pas un hasard - consacrés à la formation et à la coordination des politiques d’archivage entre les Archives fédérales suisses et les Archives cantonales. En tant que représentante de tous les types d’archives et de tous les archivistes, elle nous paraît la structure la plus légitime pour faire et porter le discours sur le métier. C’est elle qui doit donner la visibilité à la profession et aux archivistes, ce qu’elle a fait en lui choisissant une identité graphique fondée sur les personnes.

En lançant en 1997 la Journée suisse des archivistes, chaque cinq ans, les initiateurs ont voulu manifester la prise de pouvoir de la communauté sur les individus, les unités de doctrine plus fortes que les contenus, les normes et la codification des procédures plus fortes que les initiatives particulières et individuelles. En choi-

sissant la date du 9 juin comme date pour la Journée internationale des archives, le Conseil international des archives a donné une nouvelle impulsion à la visibilité de la communauté professionnelle. Elle permet un regard externe bienvenu dont elle peut se prévaloir auprès de ses membres qui cumulent souvent toutes les responsabilités, sans prendre la distance nécessaire pour en mesurer les atouts et les défauts.

Elle jouit en outre d’un positionnement particulièrement avantageux par la force de ses groupes de travail. En conséquence de ce qui précède, il me semble que c’est nécessairement sur l’Association des archivistes suisses que le report de confiance et d’initiatives doit être porté.

La Conférence des directrices et des directeurs d’Archives en Suisse n’a pas la représentativité de l’Association des archivistes suisses. Même si elle a par le statut de ses membres la plus grande influence sur le cours des idées et des événements, elle doit rester au service de l’Association et restée affiliée à celle-ci. A la fin des années 1990, certains de ses membres avaient souhaité le retrait de l’Association, pensant que la Conférence pouvait se passer de l’Association. J’avais combattu, en qualité de président de l’Association des archivistes suisses, l’intention, la jugeant grave, car elle exprimait une certaine arrogance et provoquerait indubitablement l’affaiblissement des deux parties.

Une association doit être ouverte au plus grand nombre, faciliter la circulation des idées et faire naître le débat. Elle n’est pas là pour régler les ententes et les conflits entre les membres. Elle n’est pas à proprement parler un syndicat et n’est pas habilitée à intervenir dans les affaires cantonales et communales ni à sanctionner. Elle doit laisser aux archivistes leurs responsabilités de diriger leur institution et d’interpréter leurs missions. Nous ne voulons pas d’une archivistique d’Etat, décidée depuis Berne ou accaparée par quelques-uns, mais une démarche collective où les valeurs métier sont en permanence sollicitées et mises en avant.

C’est dans ce sens que l’Association des archivistes suisses doit fonder son originalité et sa légitimité sur les valeurs professionnelles référentielles sur le plan inDossier thématique ACV 2018 - 55

ternational : fondamentaux archivistiques, déontologie, universalité des pratiques descriptives et des normes, formation continue, et sur le plan national : espace attitré d’échanges d’une communauté plurilingue et multiculturelle, publicité sur les critères d’évaluation, transposition des normes aux environnements informatiques de la Suisse, renforcement des filières de formation et de la reconnaissance des titres, reconnaissance dans les échelles de traitement de la fonction de « records manager », recherche constante d’unités de doctrine plutôt que l’uniformisation, développement du réseautage à travers la coopération, la mutualisation, le partenariat, en particulier dans la création de plateformes aussi larges que possible, dans le respect des approches complémentaires et subsidiaires, coordination de la transmission des informations entre les domaines public et privé.

Une association sera toujours ce que ses membres veulent en faire.

La responsabilité de faire changer les lignes, de modifier l’état d’esprit et de faire surgir de nouvelles modalités de travail incombe à l’évidence aux archivistes.

Dans cette construction, ils savent désormais qu’ils devront présenter un front commun dont l’Association des archivistes suisses sera naturellement l’étendard et le faire-valoir, la force de ralliement et de référence.

COMMUNICATION ET COMMUNICABILITÉ, n. f., est emprunté ( fin XIIIe siècle – début XIVe siècle ) au dérivé latin communicatio « mise en commun », « échange de propos », « action de faire part », et n. f., 1282, a servi de doublet à l’ancien adjectif communicatif qualifiant une personne libérale, sociable ( « qui communique avec ses semblables » ). Il a seulement gardé le sens passif « qui peut être communiqué » ( XIVe siècle et développe la valeur spéciale de « qui peut être relié par un moyen de communication » ( 1690, en parlant de fleuves ).

Les archives d’un dépôt d’archives sont toutes appelées à être publiques.

En quoi les deux notions de communication et de communicabilité, longtemps 56 - Dossier thématique ACV 2018

confondues, sont-elles conciliables ou divergentes ? Quels sont les enjeux qu’elles supportent ? En quoi les archivistes sontils impliqués dans le débat autour de la maîtrise et le traitement des flux informationnels d’une administration qui affiche sa volonté de transparence, mais doit prendre garde de préserver les intérêts de son fonctionnement et ceux de ses administrés ?

La communication des archives désigne autant l’accès aux documents ( communicabilité ), les activités éducatives et culturelles ( valorisation ), l’utilisation des archives à diverses fins ( exploitation ) que l’aide aux chercheurs ( fonction de référence ) et la promotion du domaine professionnel. Rendre l’information accessible n’est, somme toute, que l’aboutissement des différentes étapes de la chaîne de traitements documentaires, qui débute avec l’évaluation et le versement ou la collecte d’archives, se poursuit avec la description et l’inventorisation et s’achève avec la conservation et la préservation. En fait, chacune de ces fonctions peut entrer dans la stratégie de communication de l’institution.

La communicabilité considère l’environnement de la communication : droits du service producteur ( communication au service versant ) ; droits du public ( en tant que citoyen ou en tant que chercheur ) ; délivrance de documents originaux et authentifiés. Elle est une composante de la communication qui recouvre à la fois les conditions d’encadrement, d’accueil et de surveillance des usagers, les conditions matérielles de la mise à disposition des documents, l’organisation des espaces et leur aménagement, le circuit du document déplacé de son lieu de rangement à la table du chercheur, ainsi que les services, notamment ceux de reproduction, de diffusion et de consultation en ligne.

Les plus anciennes publications issues de ces « stratégies de communication », remontent aux années 1950.

Si les archives sont plus que millénaires, les principes de la transparence et du droit à l’information datent d’une trentaine d’années. C’est le Canton de Berne qui les adopte, le premier en Suisse, en 1993, à la suite de l’affaire appelée des

« caisses noires » et du financement des voyages privés des autorités par des fonds publics.

Le droit archivistique est réglé de manière fédéraliste en Suisse. La première loi sur les archives publiques est adoptée par le Canton de Genève, en 1925. Les autorités jurassiennes et neuchâteloises seront les premières autorités à lui emboîter le pas en …1984 et 1989. La loi fédérale sur l’archivage du 26 juin 1998 a influencé les lois subséquentes. Ainsi sont passées en revue les lois des cantons de Zurich ( 1995 ), Bâle-Ville ( 1996 ), Genève ( 2000 ), Glaris ( 2003 ), Zoug ( 2004 ), Soleure ( 2006 ), Berne ( 2009 ), Saint-Gall ( 2011 ), Vaud ( 2011 ) et Fribourg ( 2015 ).

Le canton d’Argovie ( c’est une première en Suisse ) s’est doté en 2007 d’une loi unique sur l’information du public, la protection des données et les archives. L’Etat du Valais lui a emboîté le pas en 2008.

Seuls les cantons de Zurich et d’Argovie ont soumis leur loi à la votation populaire.

A l’exception du canton de Zurich dont la loi a été acceptée à 85 % en votation populaire et celle de Glaris, soumise à la Landsgemeinde, les autres lois ont été votées par les parlements, la plupart du temps sans discussion et à l’unanimité.

Seule la loi cantonale zougoise a suscité une grande contestation, son entrée en matière obtint 36 voix contre 34, son adoption 36 voix contre 33.

A trois reprises, le Conseil international des archives s’est positionné avec une visée universelle, dans le domaine de la communicabilité.

- Ainsi, le Code international de déontologie des archivistes, adopté le 6 septembre 1996, déclare à son article 6 : « Les archivistes facilitent l’accès aux archives au plus grand nombre possible d’utilisateurs et offrent leurs services avec impartialité à tous les usagers. » Lui font écho les commentaires suivants, contenus dans le même texte : « Les archivistes produisent les instruments de recherche généraux et spécifiques adaptés aux exigences, et ce pour la totalité des fonds dont ils ont la garde. Ils fournissent en toutes circonstances des conseils avec impartialité, et utilisent les ressources disponibles pour offrir une

série de prestations équilibrées. Les archivistes répondent avec courtoisie, et avec le grand souci d’aider, à toutes les recherches raisonnables portant sur les documents dont ils assurent la conservation, et encouragent leur usage par le plus grand nombre dans les limites posées par la politique des institutions dont ils dépendent, la nécessité de préserver les documents, le respect de la législation, de la réglementation, des droits des individus et des accords avec les donateurs. Ils motivent les restrictions aux éventuels demandeurs, et les appliquent avec équité. Ils découragent les limitations d’accès et d’utilisation des documents quand elles sont déraisonnables, mais peuvent accepter voire suggérer des restrictions clairement définies et d’une durée limitée quand elles sont la condition d’une acquisition.

Ils observent fidèlement et appliquent avec impartialité tous les accords passés au moment d’une acquisition, mais, dans l’intérêt de la libéralisation de l’accès aux documents, ils peuvent renégocier les clauses quand les circonstances changent. » - La Déclaration universelle sur les Archives Oslo, 10 novembre 2011, et les Principes relatifs à l’accès aux archives, 24 août 2012, prolongent et concrétisent les affirmations du Code : les archivistes « servent leurs sociétés respectives en appuyant la création des documents, en procédant à leur sélection, leur préservation et en les rendant accessibles pour leur utilisation. » Le délai ordinaire de réserve de 30 ans tend à devenir le standard de la consultation dans les dépôts d’archives en Suisse.

Le curseur de la consultation des données personnelles est placé généralement 100 après la naissance ou 10 ans après le décès de la personne, selon la connaissance des dates de la vie, subsidiairement 100 après l’ouverture du dossier, mais au minimum de 30 ans. Ce sont ces principes que la loi cantonale vaudoise sur l’archivage, du 14 juin 2011, la première loi jamais votée dans le canton, consacre.

L’archiviste est impliqué dans la réflexion sur la communicabilité des documents aux côtés des administrateurs, des Dossier thématique ACV 2018 - 57

juristes et des historiens ; il doit aider à préciser les politiques de communication par l’établissement de critères simples, objectifs et non discriminatoires, en risquant de communiquer pour ne pas fausser la recherche des ensembles de dossiers dont il n’a a pas la connaissance individuelle. Il doit nécessairement tenir compte des préoccupations suivantes, difficiles à concilier : - les nouvelles techniques de diffusion de l’information modifient profondément et durablement les modes de communication et les pratiques de la consultation ; - les valeurs de la société changent également : les exigences de la consommation rapide et aisée de l’information font des usagers souvent un public pressé et impatient, toujours plus nombreux à solliciter l’aide des Archives cantonales vaudoises, mais peu enclins à revenir plusieurs fois ; - l’historien désire de plus en plus avoir accès aux documents les plus récents ; - faute de place disponible et de personnel compétent et en nombre suffisant, l’archiviste rencontre fréquemment de graves difficultés pour engranger, classer et répertorier les versements qui forment souvent une masse considérable ; - les autorités politiques, administratives et judiciaires manifestent une attitude généralement timorée à l’égard de la communication, eu égard à la sauvegarde des intérêts de l’Etat, des collectivités locales et de simples particuliers.

La connaissance du passé fait partie des droits de l’homme. En ce sens, si l’accès aux archives est concevable au nom de la protection d’intérêts publics ou privés, il est irrecevable s’il est consenti sans limitation dans le temps - les juristes ont inventé l’incommunicabilité pour les documents d’archives.

Une société de l’information est une société correctement et complètement informée. Elle doit pouvoir disposer d’informations authentiques, intégrales et pérennes. Ces impératifs sont d’autant plus difficiles à réaliser, lorsque l’information est volatile, instable et manipulable en raison des technologies utilisées pour son 58 - Dossier thématique ACV 2018

élaboration, sa diffusion et son stockage.

Le fait que l’information doit circuler plus que jamais auparavant et que les attentes citoyennes sont nombreuses, voire démesurées, oblige l’archiviste à endosser des responsabilités nouvelles pour faire face aux défis conservatoires, en particulier garantir l’authenticité des archives face à l’obsolescence des supports et des systèmes de gestion, la détérioration matérielle.

Il ne fait pas de doute aujourd’hui que la communication, partant la communicabilité, s’affirme non seulement comme une exigence du fonctionnement de l’administration, mais désormais comme une caractéristique du rôle des Archives. C’est la condition sine qua non pour ancrer les Archives dans l’administration et dans la société. L’archiviste doit être un acteur de son temps, assurant les passerelles entre les différentes temporalités et les divers publics. S’il veut exister, il doit communiquer, tout en intégrant des impératifs de nature contradictoire. Faute de quoi, les Archives n’auront pas d’identité ni ne seront considérées. Mais soyons clair, la responsabilité de l’archiviste n’est pas seule engagée. Il ne suffit pas de décréter la communicabilité pour qu’elle soit exécutoire, il faut encore lui assurer des conditions préalables pour qu’elle puisse s’affirmer et une chaîne de facteurs pour être effective. C’est désormais la dimension citoyenne, et non plus seulement patrimoniale ou scientifique, des Archives qui est en jeu et revendiquée.

CONVICTION, n. f., 1579, est emprunté ( 1579 ) au latin chrétien convictio, « démonstration convaincante » et « fait d’être convaincu », dérivé du supin convictum de convincere « convaincre ».

Bien administrer, c’est bien archiver.

A suivre le Code international de déontologie des archivistes, les valeurs de référence de l’archiviste sont l’impartialité, l’objectivité, la courtoisie, la disponibilité, l’équité, l’indépendance d’esprit, ce qui l’engage à dénoncer des situations contraires en matière d’acquisition de documents ou de limitations de la communicabilité de documents. Des règles encadrent toutes les prétentions affichées

par les archivistes : juste équilibre, rigueur, conscience. Le cadre est ambitieux d’autant plus qu’il s’inscrit dans une portée universelle.

La préoccupation des auteurs du Code dont je fis partie est d’offrir à la communauté des archivistes un texte supérieur aux lois, aux diktats politiques et aux volontés de détourner les archives de leur finalité. Une charte ne suffit pas si elle n’est pas intériorisée par l’archiviste et si celuici n’intègre pas les valeurs et les oppose quand les situations l’exigent. Certes, il doit être loyal envers son employeur, ce qui n’empêche pas pour autant qu’il doit être capable de risquer sa personne, par ses prises de position et d’orienter, au besoin, dans un sens différent de la décision de ses autorités. Il doit rechercher et proposer des alliances, en mutualisant les ressources et par le réseautage ; il doit trouver des solutions, en lançant des initiatives, en suscitant les appuis et en affirmant son appartenance aux principes professionnels fondamentaux et les plus récents. Il doit faire fi des discours de repli ( « une archivistique du terroir » ) et des politiques isolationnistes.

L’originalité de l’archiviste repose sur le fait qu’il possède une vue d’ensemble de toute la vie du document. Au moment de la création, il prévoit déjà son cheminement dans l’organisation, sa place dans la production informationnelle et son rôle par rapport aux autres activités. Il peut désormais faire valoir un discours normatif et un corpus doctrinal cohérent en matière d’archivage électronique que les informaticiens doivent prendre en compte dans leur approche technique.

Le métier doit effectivement rester au cœur de la réflexion, la force de conviction de l’archiviste doit provenir de la pertinence de son discours, objectif et argumenté. Dans une administration riche de toutes les sensibilités et de tous les savoirs, il doit faire entendre sa voix et, à défaut d’être écouté, être convaincu qu’il n’a pas été lâche devant les événements et les interlocuteurs et qu’il n’a pas à rougir, même si les décisions lui sont contraires. Il aura dit, il aura combattu, il aura débattu !

Dans un tel contexte, l’archiviste doit

être porteur d’une vision au long cours, savoir bâtir une stratégie par étapes, sachant utiliser les opportunités. Créer un climat de confiance et gagner en crédit auprès de ses interlocuteurs ne résultent pas seulement de la permanence et de la transparence des convictions. Il faut compter avec le temps pour que les convictions s’imposent, dans un processus itératif.

DEONTOLOGIE, n. f., 1823, mot didactique, est attesté pour la première fois en 1825 dans l’Essai sur la nomenclature et la classification des principales branches d’Art et Science, ouvrage traduit du philosophe utilitariste anglais, Jeremy Bentham. Il est emprunté à l’anglais deontology, formé du grec to deon « ce qu’il convient de faire », de deîn, « lier, attacher » « au propre et au figuré ( -> diadème ) et de logos « le discours, la doctrine », ( -> logie ). Le premier emploi du mot en anglais est relevé chez J. Bentham ( « Ethics has received the more expressive name Deontology » ).

Le repère ( repaire ) des archivistes.

Les archivistes disposent depuis 1996 d’un Code international de déontologie des archivistes, repris à l’identique, en septembre 1998, par l’Association des archivistes suisses, qui assoit l’autorité d’un groupe sur les individus, fonde et légitime les archivistes, au cœur de la démarche.

Si la morale commande, l’éthique recommande et c’est sous ce second terme qu’il faut comprendre le Code. C’est un code éthique, et non un code pratique. Du point de vue interne, le Code est une sorte de garantie mutuelle du groupe professionnel. Du point de vue externe, il s’agit à la fois d’informer les usagers/clients d’une profession au sujet des produits ou des services fournis et de leur garantir certaines qualités de ceux-ci. Selon le Code, l’archiviste est celui qui exerce la responsabilité de contrôler, prendre en charge, traiter, garder et gérer les archives. Le Code est un point d’ancrage dans les politiques d’information et de transparence administrative.

Le Code énonce prioritairement des devoirs ( les dix articles sont en fait autant de devoirs pour les archivistes ) desquels Dossier thématique ACV 2018 - 59

découlent des droits, et non l’inverse : les aspects éthiques sont plus essentiels que les aspects juridiques. L’archiviste est avant tout une personne au service des documents et de leurs utilisateurs, il tire sa force de son respect des archives, de sa disponibilité envers les autres et des « règles de conduite de haut niveau ». Il s’astreint à la neutralité politique. Il propose des mesures d’autodiscipline plutôt qu’une série de sanctions. Si les archivistes s’imposent des obligations, c’est pour obéir à leur conscience, ce n’est pas sous une contrainte extérieure ou parce qu’ils risquent d’être blâmés. En ce sens, le Code ne corsète pas ni ne bâillonne l’activité des archivistes, il la guide plutôt et l’appuie.

Le Code dépasse les lois et les règlements auxquels l’archiviste, d’autant plus s’il relève d’une administration publique, ne peut pas se soustraire. Il peut à la fois en conforter et pondérer les effets. Il fournit une boussole aux archivistes dans une communauté à laquelle ils peuvent justement s’identifier et de laquelle ils peuvent se réclamer au nom des mêmes convictions. Son existence traduit le niveau de professionnalisme et de maturité auquel les archivistes sont arrivés ; les articles forment une ligne de défense contre toutes les agressions intellectuelles et politiques, contre toute dérive autocratique et univoque dans le traitement et l’exploitation des documents d’archives. Autrement dit, le Code est un texte fédérateur, une charte identitaire et une déclaration référentielle.

Bien plus que ceux d’une communauté professionnelle, les défis sont ceux d’une société qui joue, avec l’informatique, sa survie et sa perpétuation. Les archivistes sont tout à la fois les acteurs et les témoins de ces nouvelles réalités à surmonter et à maîtriser. Ils sont appelés à mettre en place sans délai de nouvelles identités professionnelles. Dans ce contexte, il est essentiel que les valeurs majeures de l’archivistique soient réinvesties, confirmées et renforcées, si l’archiviste entend revendiquer la fonction d’organisateur de la production documentaire.

Dans ce vaste mouvement, il faut inscrire, comme garantes de la qualification et de la technicité professionnelles, la forma60 - Dossier thématique ACV 2018

tion, l’intégration des normes professionnelles, la mise en réseau des expériences, des savoirs et des ressources humaines, la reconsidération des conditions d’accès à l’information. C’est dans l’universalité de ses affirmations que le Code affiche le mieux la légitimité, l’impartialité, la disponibilité de l’archiviste.

DONNEES PERSONNELLES, n.f. pl., le participe passé féminin substantivé ( 1200 ) a d’abord eu le sens ancien d’« aumône, distribution » et s’est limitée à quelques sens spécialisés, en mathématiques ( 1755 ), statistiques, psychologie, informatique ( où il traduit l’anglais data, autre dérivé du latin dare, datum ), désignant par extension l’élément fondamental servant de point de départ ( à un raisonnement, un développement ).

Exclure les données personnelles des archives historiques, c’est faire courir le risque d’une histoire sans nom et d’une amnésie collective.

La société numérique est paradoxale.

D’une part, les nouvelles techniques de diffusion de l’information modifient profondément et durablement les modes de communication et les pratiques de la consultation ; les débits d’informations en flux continu font des usagers un public toujours plus prompt à solliciter l’aide des moteurs de recherche, à s’afficher dans les réseaux sociaux et à en partager les contenus. Les données sont devenues un vaste marché de la réutilisation que ce soit dans le cadre des politiques d’open data, soit du « tout peut être réemployé », de la valorisation de la transparence administrative ou de la création de services innovants, gratuits ou payants, déclarés ou opaques. Des datathons de deux ou trois jours sont organisés autour de la … donnée, en plus de hackathons. On parle de lac de données ( « data lake » ). La volumétrie d’informations en ligne est devenue un atout de visibilité, elle doit être composite et constamment renouvelée pour garder toute sa force d’impact D’autre part, devant les excès du cyberspace qui déplace en permanence les frontières de la vie privée, on assiste à la

montée de mesures protectionnistes sur la vie privée, au nom des droits de la personnalité, à la dignité, à l’honneur ou encore à la réputation. La conséquence : l’émergence récente du droit à l’effacement ou à l’oubli pour contrecarrer le droit à l’information ou au savoir. Face aux grands opérateurs privés du Web, parmi lesquels Google, Facebook, Instagram et Twitter, les manipulations, les détournements et les vols en matière d’exploitation de données personnelles ont été récemment dénoncés par les cybercitoyens et condamnés par la justice. Aux yeux des détracteurs, il faut exiger l’élimination des données personnelles litigieuses. La protection de la sphère privée doit être intégralement repensée en raison des évolutions technologiques et sociétales ; elle impose de nouveaux développements juridiques et des changements de comportements. Ses paradigmes ont évolué sous les effets des environnements informatiques. Dans la vie réelle, l’homme oublie ; Internet, par contre, n’oublie pas. Le fait d’être présent sur Internet peut déjà constituer une atteinte objective à la personnalité ; ce qui est tombé dans le domaine public ou visible n’est pas nécessairement acceptable sur Internet ; ce qui était jusqu’à présent formulé isolément peut se trouver associé à d’autres contextes d’informations et composer le début du profil d’une personne.

Par la force des choses, l’internaute, en tant qu’individu, est tout à la fois client et fournisseur de contenus. Avec les médias sociaux, il contribue autant qu’il consomme. Il en est également objet. Si la donnée personnelle traverse tout le numérique, sa portée est fondamentalement modifiée par l’ingérence informatique et la viralité d’Internet. Dans ce contexte mouvant et en construction, la tendance actuelle est franchement affirmée en faveur de la protection de la personne, en la dotant de nouveaux moyens d’action et en plaçant les administrateurs de traitement devant leurs responsabilités. Des gardefous sont exigés.

L’alerte a été sonnée au sein des archivistes devant les risques d’amnésie collective à la lecture des avant-projets européens sur la protection des données

proposant d’exclure les données personnelles du périmètre de la conservation historique. Leur mobilisation massive ( plus de 51 000 signatures ) a permis de modifier le cours de la réflexion et de la décision. Elle n’est pas anodine ni périphérique. Elle met en lumière tout un pan de l’approche des données personnelles, insuffisamment souligné, voire oublié, par les juristes : le droit et le devoir de Mémoire. Il est d’ailleurs piquant de constater que si d’un côté, on assiste à une ouverture plus grande des archives historiques, de l’autre, on entend restreindre les champs d’intervention de l’archiviste dans la constitution de la Mémoire. De plus, les débats sociétaux qui ont agité la population depuis plus d’une vingtaine d’années ont démontré le besoin de disposer durablement et de plus en plus directement de données d’informations denses et intégrales, couvrant tous les aspects d’un événement ou d’une époque précise afin de rechercher la vérité ; ils ont ainsi revendiqué des données personnelles séquentielles nombreuses qui permettent de resituer les trajectoires individuelles.

Les archives nominatives représentent un enjeu considérable dans cette tension permanente entre deux lectures de la protection des données personnelles dont chacune peut trouver sa justification, mais pas sa légitimité par l’exclusion de l’autre approche. C’est un leurre de croire que la recherche historique peut se contenter des seules séries statistiques, se passer de données d’état civil, judiciaires, notariales, cadastrales, ou encore médicales, hospitalières et psychiatriques. Les pourfendeurs de la conservation des données personnelles omettent le fait qu’une société se construit aussi à l’aide de sa mémoire, que le présent documentaire doit avoir un passé et permettre un futur. Les nombreuses études juridiques parues sur la protection des données personnelles oublient l’existence des archivistes et des historiens, car elles s’en tiennent aux finalités premières des données personnelles, tandis que la démarche archivistique s’appuie également et surtout sur la valeur secondaire des documents.

Les données personnelles d’archives ne sont pas assimilables à des marchandises, Dossier thématique ACV 2018 - 61

à la différence de ce que de vastes populations de citoyens ont découvert avec les marchés conclus à leur insu sur la vente ou l’appropriation par des voies détournées de leur identité individuelle. Elles appartiennent à un contexte de production qualifié et pertinent, celui du « Records management », elles sont intangibles et sont figées pour servir la connaissance.

Comme l’affirme le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ( RPDG ), entrée en vigueur le 25 mai 2018, dans sa considération 4, « le traitement des données à caractère personnel devrait être conçu pour servir l’humanité. Le droit à la protection des données à caractère personnel n’est pas un droit absolu ; il doit être considéré par rapport à sa fonction dans la société et être mis en balance avec d’autres droits fondamentaux, conformément au principe de proportionnalité. » De mon point de vue, ce qui se passe avec la gestion et la conservation ou non des données personnelles reflète une mutation majeure dans la considération des archives historiques. Nous sommes passés de la dimension patrimoniale et scientifique des archives, appelée ainsi depuis le XIXe siècle, à la dimension citoyenne des archives dont le contenu et les attentes sont définis par la société. Accéder à l’information, ce n’est plus seulement la quête de la vérité historique, mais c’est un moyen d’agir au quotidien. Les années à venir confirmeront l’ampleur du mouvement en marche.

EVALUATION, n. f., 1365 evaluacion, dérivé du verbe, signifie « action d’évaluer ».

Evaluer pour conserver ou évaluer pour éliminer ? Conserver l’indispensable mémoire et la mémoire de l’indispensable.

Parler d’archives, c’est parler nécessairement d’organisation de l’information, de sa gestion, de son exploitation, de son évaluation et de sa conservation. Responsabilité encombrante, l’évaluation qui est au cœur du métier d’archiviste, oblige à considérer l’ensemble des opérations de 62 - Dossier thématique ACV 2018

l’archivage. S’il est un constat unanime parmi les archivistes, c’est que la prolifération documentaire caractérise dorénavant tous les domaines des activités humaines.

Le phénomène est amplifié, certains diront aggravé, par les mutations technologiques en évolution permanente. Les informations circulent à travers de multiples canaux et s’échangent par le biais de supports aussi divers que nombreux. Même si plusieurs approches « nationales » ont été développées, aucune méthode de sélection ne transforme cette opération en automatisme ou en termes mathématiques, d’où l’importance des ressources à affecter à sa réalisation.

Dans un tel environnement, deux réflexions s’imposent d’emblée : - Conserver, selon les partisans inhibés par l’idée de détruire, c’est viser l’exhaustivité, c’est répondre par une frénésie conservatoire et encyclopédique.

Cette approche est stimulée par les possibilités, croit-on, illimitées de l’informatique. En fait, elle exclut toute évaluation et le coût réel de la préservation de l’information ne tient pas au stockage physique des données, mais à l’administration, à la gestion et à l’accessibilité des objets d’information qui se trouvent dans les contenants de stockage - petits ou grands - dans le temps.

Les montants financiers dépassent rapidement ce qu’on peut imaginer.

- Pour les détracteurs du tout mémoire, conserver des archives, c’est obligatoirement considérer tout document comme potentiellement conservable, mais aussi comme fondamentalement éliminable. Conserver, c’est aussi et surtout responsabiliser chaque partenaire aux exigences de la conservation, fussent-elles celles de l’élimination. La conservation, comme l’élimination, ne s’improvise pas ; elle découle d’une démarche stratégique et réflexive, elle est difficilement planifiable sur une longue durée, elle se déroule rarement de manière linéaire. Le but de l’évaluation est de permettre in fine de trouver la bonne information et non pas des milliers d’informations.

Deux principes viennent encadrer ces deux pratiques, si on les place dans un

contexte administratif. D’une part, les secteurs d’activité sont contraints de proposer leurs documents aux Archives qui peuvent les accepter ou les refuser.

D’autre part, aucune autorisation d’élimination des données sur papier et sur support informatique ne peut être délivrée en dehors de celle du directeur des Archives.

Les archivistes doivent être ouverts aux interprétations, ils ne peuvent pas se retrancher derrière une idéologie ni se contenter d’un seul critère d’appréciation.

Ils doivent être davantage que des spécialistes des rebuts, ils doivent être accrédités dans leurs compétences d’élimination et d’organisation des masses qui seront comprises comme archives historiques.

Mais, il faut convenir, à partir du moment où l’on a passé d’une sélection opérée par le temps à une sélection effectuée par l’homme, qu’une formidable incertitude pèse et pèsera toujours sur les critères de conservation, malgré les efforts pour réduire l’arbitraire et l’aléatoire du tri, d’éviter les surreprésentations ou les omissions de natures d’archives. Il n’empêche que l’élimination est inséparable de la conservation et qu’elle constitue le paradigme de l’évaluation.

Dans leur travail quotidien, les archivistes fixent le sort final des documents.

Ils se réfèrent à l’étude de l’administration, à la fois leur valeur-refuge, leur juge de paix et leur pièce à conviction. Ils livrent les résultats de leurs réflexions et de leurs choix dans les inventaires, ils renseignent les organismes producteurs d’archives et lient fonctions et activités, missions et attributions. Par leurs connaissances de l’administration, ils expliquent les lacunes et les trop pleins documentaires, débusquent les anachronismes et rehaussent l’intérêt des documents par leur contexte. En restituant constamment derrière chaque fonds, son producteur, son contexte et son cadre d’activité, ils appellent constamment l’histoire administrative à leur aide, pour fixer les repères chronologiques, les réalités fonctionnelles, l’empreinte sur les décisions et les jeux d’influence entre les différents pouvoirs amenés à s’exprimer sur les dossiers et les faits.

Ce n’est qu’à partir du XVIIIe siècle que les archives acquièrent une dimension pa-

trimoniale. Jusqu’alors, elles n’avaient de valeur que par le côté utilitaire. Seuls les droits juridiques en vigueur, les « droits réels » étaient inscrits dans les inventaires, les autres étaient délaissés, sans être pour autant éliminés. C’est la vague du retour au Moyen Age et la création de sociétés d’histoire qui vont amener à reconsidérer la place des documents d’archives, en en faisant des éléments de la connaissance du passé. Archivage et élimination ont été des concepts antinomiques jusqu’au milieu du XXe siècle, les archivistes n’ayant été compris que comme des conservateurs tant dans leurs pratiques que dans leur approche intellectuelle. Dès les années 1950, l’autorisation d’éliminer des documents est confiée en Suisse aux seuls archivistes par les lois et les règlements. On commence à mesurer les limites des politiques de la conservation. En fait, une nouvelle lecture de l’identité professionnelle fut alors attribuée à la fonction de l’archiviste. L’essentiel est moins de savoir conserver que d’apprendre à détruire. L’élimination fait partie d’une bonne gestion.

Plusieurs approches d’évaluation des archives ont été formulées pour fournir le cadre conceptuel et méthodologique au processus de détermination des valeurs attribuées aux archives. Elles sont empruntées à des courants archivistiques de pays différents et qui ont toutes une part de légitimité. Leur réception a été souvent décalée et impropre, en raison de l’absence de traductions et des questions linguistiques. Le groupe de travail de l’Association allemande des archivistes VDAArbeitskreis « Archivische Bewertung » a lancé en février 2012 un appel à la collaboration internationale en matière d’évaluation. Le débat a été relancé récemment en France au travers de la notion « archives essentielles » dans laquelle de nombreux archivistes ont vu une vision comptable et les risques de la conservation numérique au dépens de l’original papier.

Les principaux courants sont brièvement présentés ici – j’omets volontairement les approches spécialisées, à l’exemple du modèle « Minnesota » pour les archives d’entreprises. Dans la mesure où elle a engendré des tendances divergentes, il Dossier thématique ACV 2018 - 63

est opportun de mentionner la distinction faite dans l’histoire archivistique entre les archivistes allemands et les archivistes anglais : évaluer pour conserver caractérisent les premiers, évaluer pour éliminer les seconds.

Après avoir décrit la théorie des valeurs en 1956, l’archiviste national américain Théodore Roosevelt Schellenberg ( 19031970 ) développe les concepts de valeur primaire ( ce pour quoi un document est créé : elle peut être de trois ordres : administratif, légal et financier ) et de valeur secondaire ( le document acquiert une valeur différente de celle qui prévalait à sa création, elle peut être de témoignage ou patrimoniale ), fondées sur l’« evidential value » et l’« informational value ».

La première est en relation avec le contexte dans lequel le document a été produit, autrement dit sa provenance. La seconde correspond davantage au contenu du document.

En 1972, fondée sur l’approche du contexte, la stratégie du Documentationsplan est avancée par l’archiviste allemand Hans Booms ; elle défend la thèse que les archives doivent être « des témoins de toutes les activités de l’ensemble de la société ».

Aux Etats-Unis, Helen Willa Samuels a prôné dès 1986 le besoin d’une stratégie de documentation ( Documentation Strategy ) : l’archiviste doit prioritairement renseigner l’évolution d’une organisation de façon à ce que tous les documents conservés permettent de bien comprendre l’expérience humaine vécue à travers telle ou telle organisation.

Terry Cook, canadien anglais, a introduit en 1992 le concept de macro-évaluation qui s’applique à l’analyse du contexte institutionnel de la création des archives en étudiant les structures de l’institution, ses fonctions, ses missions et ses activités.

Parallèlement, dans le même contexte canadien, Terry Eastwood ( Macro-Appraisal ) centre en 1992 l’évaluation sur l’utilisation des archives, plus que sur les utilisations futures.

A la macro-évaluation de Cook, l’archiviste québécois Carol Couture ajoute le 64 - Dossier thématique ACV 2018

concept de la microévaluation qui analyse le contexte de création des documents, leur contenu et leur utilisation, une « démarche archivstique intégrée ».

Cette double approche, qui part du haut vers le bas ( « top-down » ) a fait l’objet de nombreuses interprétations, en particulier dans les communautés d’archivistes en Allemagne ( dès les années 1990, Robert Kretzschmar parle du niveau horizontal et vertical ( « horizontale und Vertikale Bewertung » des administrations ) et en Hollande ( dès 1991, PIVOT des Archives nationales des Pays-Bas ). Elle prend le pas sur les méthodes rétrospectives et traditionnelles d’Hilary Jenkinson, en 1922, et de Théodore Roosevelt Schellenberg qui défendent la lecture du particulier au général ( « bottom-up » ).

Enfin, citons Basma Makhlouf Shabou qui, revisitant toutes les théories émises jusqu’alors, a proposé en 2012, dans sa thèse universitaire, d’examiner non pas les critères de sélection retenus pour le traitement des masses documentaires, mais la qualité des archives définitives qui découlent de l’application de ces critères. « Opter pour l’étude des qualités des archives définitives ne représente plus un choix mais plutôt une démarche essentielle à la validité des résultats de l’évaluation des archives. Notre recherche s’inscrit dans cette démarche, en proposant non seulement l’identification des qualités des archives définitives et leur définition, mais également une méthode et un instrument permettant de les mesurer empiriquement. » Ainsi, selon l’auteure, on peut s’interroger si la conservation de certaines archives vaut l’investissement matériel, technique, financier et humain, en l’absence de méthodes et d’outils. Afin de remédier à cette situation, elle privilégie une méthodologie quantitative de nature descriptive. Au plan professionnel, son approche, permet d’évaluer les résultats de l’exercice de l’évaluation ; elle offre également non seulement une grille de mesure des qualités des archives définitives, mais aussi le guide de son application.

Les premières expressions concrètes de l’évaluation et de la sélection en Suisse apparaissent au début des années 1980, principalement sous la pression des

masses documentaires à dominer. Auparavant, seules quelques mentions font état d’une préoccupation. Ainsi une première mention concernant l’évaluation se lit dans le règlement des Archives fédérales suisses du 14 septembre 1864 : « Akten von bleibendem Werthe [sic] an das Archiv abgeliefert werden dürfen », complétée par la décision du Conseil fédéral du 11 décembre 1899 : « nachdem zuvor alles entfernt worden ist, was nicht, sei es in administrativer oder historischer Beziehung, bleibenden Wert hat. » La réflexion de la communauté professionnelle se limite à rédiger dans les Nouvelles de l’Association des archivistes suisses à partir du milieu des années 1950 des comptes rendus des travaux sur le sujet de l’élimination. Il faut enfin relever que l’interdiction d’éliminer sans l’accord des directeurs des Archives, commence à être inscrite dans les règlements des Archives cantonales, à la fin des années 1950.

Apparu en 1980 sous le nom de « partage des tâches entre les Archives fédérales et les Archives d’Etat », le Groupe de travail, désigné depuis 1984 Commission de coordination ( KoKo ), a établi jusqu’en 2007 des recommandations d’archivage à l’intention des Archives fédérales suisses et des Archives d’Etat. Le Groupe de travail « Evaluation » lui a succédé en décembre 2008 avec pour mandat de mettre à disposition des Archives d’Etat des critères d’évaluation et de tri des documents produits par les autorités cantonales, que se partagent la Confédération et les cantons. « Les archivistes ont fait valoir le besoin d’une évaluation préservatrice des contextes historiquement datés de production et ils doivent veiller à préserver les interdépendances qui les caractérisent, sans souscrire à la paresse du « Y a qu’à tout conserver » 4.

L’archiviste est comme Noé devant son arche, « une arche qui rend compte pour aujourd’hui et demain de la production d’un secteur d’activité » : il doit décider ce qui doit être conservé et ce qui peut être éliminé. Il s’appuie sur les connaissances du producteur d’archives, et, en cas de

4 Arbido, décembre 2009, p. 5.

doute, il a voix prééminente. Il agit dans la plus parfaite transparence, en établissant l’inventaire des archives et en rédigeant le bordereau d’élimination qui consigne ses choix et qu’il soumet au producteur, avant de procéder à l’élimination.

A une tentation totalisante et envahissante de la conservation, je préfère la démarche transparente, mesurée, concertée et raisonnée de la conservation, dans un espace précis de compétences et dans un périmètre territorial délimité. Il faut conforter et renouveler le sens de l’évaluation.

Reste à savoir si l’archiviste pourra toujours faire valoir ses exigences dans l’organisation de l’oubli, placé aujourd’hui sous la menace des logiques comptables et de la dématérialisation galopante.

EXPOSITION, n. f., reprend ( vers 1119, esposiciun ) le latin expositio « explication, présentation » et « abandon d’un enfant ».

Exposer pour s’exposer Entre 2002 et 2019, les Archives cantonales vaudoises ont organisé sans discontinuité 19 expositions annuelles. La prestation s’est imposée au fil des années, dans la mesure où elle a permis de créer l’événement, au début de chaque année, combiné avec une date patrimoniale de l’histoire vaudoise ( 24 janvier ) et l’apéritif du Nouvel An. Elle s’est enrichie de questionnaires et de jeux soumis aux visiteurs et de soirées débats. Au terme de chaque édition, les reproductions photographiques de l’exposition sont mises sur le site de l’institution, en complément aux textes placés au moment du vernissage de l’exposition. Elle est devenue partie intégrante de la politique documentaire des Archives cantonales vaudoises dont elle reflète des préoccupations professionnelles, la commémoration de dates historiques et des travaux lourds faits dans le bâtiment, une manière de justifier les crédits votés par les autorités politiques. Ce n’est pas chose courante dans un dépôt d’archives suisse de mettre sur pied des expositions. L’architecture des bâtiments d’archives omet le plus souvent un tel espace.

Les expositions représentent-t-elles donc une chance, un luxe ou une nécesDossier thématique ACV 2018 - 65

sité pour les services d’archives qui les réalisent ?

Une exposition donne l’opportunité non seulement de valoriser les documents, l’institution, et le métier auprès d’un public qui normalement ne fréquente pas les archives ( mais pour lesquelles il pourrait commencer à s’intéresser après y avoir accédé par les expositions ! ), comme les enfants. Elle peut en effet prendre beaucoup de formes, et se voir associer des activités ou événements qui sortent de l’ordinaire et qui contrastent avec l’image traditionnelle que les gens ont des archives. Jeux et soirées-débats complètent le dispositif.

Les Archives sont en charge de la conservation et de la protection du patrimoine, mais elles doivent également se préoccuper de la diffusion et de la valorisation. Les expositions sont une manière de le faire qui apporte beaucoup aux Archives et dont l’organisation ne représente en aucun cas un désavantage pour le service, à condition de ne pas délaisser le traitement d’un fonds, ou des objectifs annuels ou pluriannuels ou d’autres projets de grande envergure en faveur de l’exposition. Pourquoi donc se priver de cette option ? L’exposition est une forme de communication, elle n’est pas unique, à l’heure des sites, des canaux sociaux et des publications en ligne.

Il n’empêche qu’elle permet à l’archiviste de se risquer dans une démarche que les esprits rigides ne conçoivent que pour les bibliothèques et les musées. L’archiviste n’est pas que le pourvoyeur de documents, il peut s’impliquer dans le débat, en s’attachant à démontrer la potentialité informative des fonds d’archives et en offrant une lecture aussi neutre et objective que possible du matériau utilisé.

FEDERALISME, n. m, avant 1755, chez Montesquieu ; repris en 1789 ), de fédéral.

Composer avec l’héritage de l’Histoire.

L’organisation archivistique suisse est l’héritière directe de l’histoire constitutionnelle du pays. Les archivistes ne pourront pas la changer et devront accepter les pesanteurs qui résultent du fédéralisme ou de la composante des pouvoirs, ainsi que de la multiculturalité. Chaque canton est un état souverain, les Archives cantonales 66 - Dossier thématique ACV 2018

sont au cœur du dispositif des archives en Suisse. Les Archives sont fédérales, et non nationales. La disparité des situations des services d’archives et des profils d’archivistes en Suisse a été encore amplifiée par l’absence d’enseignement d’archivistique jusqu’à une date récente. Le développement des Archives en Suisse qui fait le pari de relever davantage les convergences que les divergences, est marqué par des ruptures fortes, en particulier l’introduction de la Réforme, l’instauration d’un régime unitaire, entre 1798 et 1802, qui n’a pas son pareil. A la confluence de plusieurs cultures, le discours archivistique suisse est fait d’emprunts aux pays voisins, aux grands courants de l’archivistique contemporaine.

Le fédéralisme ne doit pas être un alibi pour ne rien oser ni la cause de tous les maux. S’il a été longtemps un cadre pratique et protecteur pour justifier l’autonomie et les décisions souveraines de l’archiviste, il est à ce jour obsolète et doit être complètement repensé sous les effets pressants de la société numérique. Certes, il impose la diversité des institutions d’archives, mais dans l’unité des positionnements. Chaque dépôt d’archives doit s’afficher comme un prestataire de services, positiver ses apports et justifier sa nécessité. Il faut susciter des lignes directrices réalistes, pouvant faire consensus. Le bilan reste encore furieusement teinté de particularismes. L’ampleur et la complexité des défis sont en train de modifier le « Sonderfall » suisse, en forçant les collaborations, les recherches de mutualisations des ressources et les unités de doctrine. Le mouvement qui se met en place dès le début des années 1980 a trouvé un ancrage fort par l’introduction en 1998, pour la première fois de son histoire, de filières de formation, communes aux composantes des sciences de l’information. Il bénéficie depuis le milieu des années 1990 de l’apport de normes de valeur universelle, de la professionnalisation des métiers et de la progressive prise de conscience des autorités, placées devant l’obligation de régler les questions de gouvernance de l’information. Un exemple emblématique de dépasser les obstacles du fédéralisme a été donné, au début des années 2000, par les réflexions conduites sur le bien-fondé

de la conservation des archives privées : le fédéralisme interdira toujours la répartition décidée d’en haut des natures d’archives privées à conserver par canton ou de faire de certains cantons un dépôt spécialisé dans un type d’archives. Le modèle centralisateur ne représente pas une solution d’avenir. Il faut lui préférer désormais une forme associative, plus simple à faire évoluer. Selon mon point de vue, il vaut mieux que les prestations soient identiques entre les dépôts d’archives : coûts à faire ressortir, confection d’un inventaire, description selon les normes professionnelles universelles, conditionnement, cadre juridique, communication.

FORMATION, n. f., vers 1170, emprunt au latin formatio « forme, confection » ( l’évolution phonétique normale avait donné formaison, XIIe siècle ) désigne l’action de former, de se former, en géologie ( 1774, formation d’une roche ) et en botanique ( XXe siècle ). Il se dit spécialement ( 1898 ) en parlant de l’espace humaine des processus qui aboutissent à l’état adulte. On parle depuis le XVIe siècle ( 1550 ) de la formation d’un mot, ensuite d’une langue. Par métonymie, formation se dit de ce qui est formé ( une formation nuageuse ) et s’emploie spécialement pour désigner un groupement de personnes ( 1789, une formation politique, formation militaire ( 1780 ). Formation s’utilise aussi à propos de l’éducation d’un être humain et, spécialement ( vers 1930 ) pour désigner l’ensemble des connaissances dans un domaine. On parle depuis le milieu du XXe siècle de la formation des adultes ( 1951 ) et de la formation permanente ; à ces usages se rattache formateur dans formation des formateurs.

L’obligation de nouvelles identités professionnelles et de mise à jour constante de ses connaissances. « Les formations « sur le tas » n’ont plus cours ! » En fait, cette affirmation n’est vérifiable en Suisse que depuis la fin des années 1990. En effet, à la différence des pays voisins au bénéfice d’écoles de formation, déjà dès le XIXe siècle, comme en France, en Autriche ou en Allemagne, les professions d’archiviste, de bibliothécaire et de documentaliste n’ont introduit qu’en

1998 des filières certifiées de formation.

Apparue en France dans les années 1970, l’expression « sciences de l’information » recouvre l’étude des propriétés générales de l’information ( nature, genèse, effets ), et répond à une exigence de savoir et de communication née de la vie sociale. L’information revêt différentes formes ( texte, image, son ), sur des médias variés ( imprimés, films, disques, cédéroms, DVD, fichiers électroniques ). Elle recouvre différentes réalités de la chaîne documentaire : produire, collecter, évaluer et sélectionner, gérer, conserver et entretenir, diffuser et transmettre. Associée à chacune des étapes de l’information, une nouvelle cartographie des métiers est en train de naître. Les appels d’offres et les dossiers de présentation des écoles fleurissent de titres en anglais et en français : « records manager » ; veilleur ; « chief data officer » ; cyberdocumentaliste ; « manager e-reputation » ; « knowledge manager » ; « document controller » ; « archiviste cloud » ; chef de projet « open data » ; architecte de l’information ; social media manager ; visualisateur de l’information. En fait, de telles fonctions spécialisées sont loin d’être présentes dans les dépôts d’archives suisses.

Au mieux, ceux-ci affichent dans leurs effectifs un conseiller scientifique, un photographe, un restaurateur. Une exception notoire depuis quelques années : le poste de « Records manager », est systématiquement attribué par les autorités de nomination aux Archives, alors qu’il devrait être assumé par chaque secteur d’activité.

Dans un service d’archives, les fonctions sont avant tout polyvalentes pour face à la diversité et à la masse de travail, elles ne sont pas organisées nécessairement autour de pôles de compétences.

La formation a longtemps relevé des seules associations professionnelles. Les bibliothécaires disposaient de deux filières de formation, confirmées par deux diplômes de traditions différentes : « Bibliothécaire ABS », attribué par l’Association des bibliothécaires suisses, dès 1939, et « Bibliothécaire EBG », délivré par l’Ecole de Bibliothécaires de Genève », depuis 1953 qui, il faut le noter, a attendu jusqu’en 1990 pour dispenser une formation en archivistique. Une formation commune intervint dès 1985. Les membres de Dossier thématique ACV 2018 - 67

l’Association de la Documentation suisse bénéficiaient d’une formation de trois fois une semaine. En 1975, l’Association des archivistes suisses instituait la Commission de formation ; dès le début des années 1980, elle mettait sur pied le Cours d’introduction, porté dès 1993 à 16 jours répartis par blocs de 2 à 3 jours, et animé par différents dépôts d’archives. Sa périodicité était alors bisannuelle. De plus, elle offrait des journées d’études et des journées spéciales, en principe, les premières, chaque année, au printemps, les secondes, en automne, quand il n’y avait pas de Cours d’introduction. Aujourd’hui, les associations assurent avant tout la formation continue, des journées de travail, des conférences et des ateliers. Il est judicieux de relever que l’offre de l’Association des archivistes suisses a été renouvelée, en 2007, par l’organisation d’un cours d’introduction, du dimanche soir au vendredi soir, une à plusieurs fois par année.

Elle s’est enrichie, dès 2008, une année sur deux, d’un cycle de formation « Pratique archivistique suisse », combinant les enseignements en français et en allemand, dans les dépôts d’archives, en retouchant le contenu d’une édition à l’autre.

C’est lors du Congrès des Bibliothécaires, des Documentalistes et des Archivistes ( BDA ), à Lausanne, les 1er-3 septembre 1994, que les filières de formation ont été entérinées, à trois niveaux, s’inscrivant de manière simple dans le concept général de la formation professionnelle en Suisse, tel qu’il ressortait de l’introduction de la maturité professionnelle et de la mise en place des Hautes écoles spécialisées : « Agent/e en information documentaire CFC » ( avant 2009, « assistant en information documentaire » ), niveau 1 ; « Spécialiste HES en information documentaire », niveau 2 ; Etudes post grades en information documentaire, niveau 3.

Ces formations accréditent des exigences de formation spécifiques pour les archivistes qui ne peuvent plus se contenter de leur parcours à un niveau supérieur, le plus souvent universitaire, quand il s’agit de conduire une institution. Sans rejeter ce lien, les archivistes sont amenés à aller bien au-delà des enseignements de l’historien. Dans la réalité pratique, ils 68 - Dossier thématique ACV 2018

sont nécessairement confrontés aux réalités de fonctionnement de leur institution, faible en ressources humaines et en disponibilités de surface de stockage.

Les formations continues des universités de Berne et de Lausanne accueillent depuis 2006 le Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science, fondé sur une approche nationale, mêlant l’interculturalité et l’interdisciplinarité. Les cours sont donnés en allemand, en français et en anglais. De leur côté, les bibliothécaires ont proposé entre 2002 et 2018, un Certificat de formation continue en gestion de documentation et de bibliothèque, administré par l’Université de Fribourg. La Formation continue de l’Université de Zurich organise également un Master of Advanced Studies in Bibliotheks- und Informationswissenschaft, d’une durée de 20 mois. De leur côté, les deux Hautes écoles spécialisées de Genève et de Coire ont lancé en 2008 des masters en information documentaire, selon des formulations et des partenariats changeants.

HIERARCHIE, n.f., est une réfection étymologique ( 1545 ) de gerarchie ( 1342 ), mais la prononciation gerarchie se maintient jusqu’à la fin du XVIIe siècle ; le mot est emprunté au latin ecclésiastique hieararchia ( IXe siècle ), du grec ecclésiastique hierarkhia « gouvernement des choses sacrées », composé de hieros « sacré » ( -> hiératique, hiéroglyphe, hiérophante ) et de arkhé « commandement » ( -> archie ).

On ne peut pas s’affranchir de la hiérarchie.

Le rattachement administratif des Archives n’est pas une opération insignifiante. Il peut agir fortement sur le rayonnement de l’institution.

Un recours à l’histoire s’impose ici. Depuis le 1er janvier 2012, les Archives cantonales vaudoises dépendent de la Chancellerie d’Etat, partant du Département présidentiel. Ce rattachement avait été déjà effectif, entre le 1er décembre 2004 et le 30 juin 2007. Il n’a été en aucune mesure dicté par une animosité envers la Cheffe du Service des affaires culturelles ni par une politique de séduction de la Chan-

cellerie d’Etat. Non, ce transfert, souhaité depuis 1996, a été mûrement réfléchi et évalué à l’aune de l’évolution administrative et de la discipline des archives. A mon niveau, il marque une étape capitale de l’évolution des Archives cantonales vaudoises, dont la plus notoire est sans doute le passage d’un rôle patrimonial principal ( traduit par leur appartenance depuis 1989 au Service des affaires culturelles ) à leur participation active à la gestion de l’information d’une administration.

Par arrêté du 3 juillet 1900, les Archives cantonales vaudoises avaient été transférées du Département de justice et de police ( elles en relevaient depuis la loi du 7 juin 1810 sur l’organisation du Petit Conseil ), à celui de l’instruction publique et des cultes. Cette mutation intervenait dans un climat général de ferveur patriotique ( en 1898, le canton avait fêté le centenaire de son Indépendance et, en 1900, il s’apprêtait à célébrer les cent ans de son existence ), favorisé par les effets de l’uniformisation et de la gratuité depuis 1892 des manuels scolaires d’histoire du canton de Vaud et de la Suisse, proposés dès le degré primaire. L’organigramme actuel de l’administration cantonale vaudoise positionne les Archives cantonales au-dessus des départements, dans une approche transversale, au cœur de l’Etat, dans un périmètre d’intervention qui englobe tous les secteurs d’activité. Le fait pour l’institution de se trouver à la Chancellerie d’Etat permet d’avoir plus de poids au niveau de l’agenda du gouvernement et de l’organe législatif en vue de l’adoption d’une loi sur les archives. La visibilité est meilleure, l’appellation même des Archives apparaît dans l’organigramme, alors que les noms des institutions patrimoniales ne sont pas explicités.

Il n’empêche que quel que soit le rattachement administratif, le poids de la hiérarchie demeure.

La conciliation des calendriers entre les attentes de l’administration et les décisions politiques n’est pas simple à trouver, d’autant plus que les engagements financiers sont lourds et pérennes. Faire prendre une décision, c’est se heurter à un ensemble de contraintes et de personnes, il faut suivre la voie hiérarchique,

obtenir l’aval de tel secteur d’activité, l’accord de tel responsable, constater l’inertie des intervenants, s’entendre dire : « Les archives peuvent attendre ». L’archiviste doit compter avec les reports de dates, les moratoires, les agendas surchargés, les vacances de décideurs. Il doit s’armer de patience devant les jours qui défilent et les délais qui sont étendus et les promesses non tenues. Il doit penser, sans nécessairement l’admettre, qu’il a devant lui, dix ans pour obtenir des résultats qui finissent par arriver.

Si la hiérarchie peut être un obstacle dans la prise de décision, il faut aussi l’avouer, elle peut permettre de bonifier le contenu du dossier et améliorer l’argumentaire au fil de ce temps supplémentaire accordé. Les changements fréquents de représentants au niveau politique constituent autant de difficultés à fidéliser des relations au plus haut niveau. La stabilité du poste de Chancelier contrebalance les effets induits par les mouvements à la tête de l’administration. Enfin, comme luttes de pouvoirs et jeux d’influence caractérisent la hiérarchie, il vaut mieux être proche des lieux de décision que d’être relégué au bas de l’organisation de l’administration.

HISTORIEN, IENNE, n, attesté en 1213 sous la forme ystorien, signifie « auteur d’ouvrages d’histoire » ( le contenu de la notion ayant changé au cours du temps ) et, spécialement aujourd’hui « spécialiste de la science historique » ; on a aussi employé hystoristre ( 1213 ), historieur ( 1393 ) et historieux ( XVe siècle, n.m. ; XIIe siècle, adjectif « historique » ).

Le besoin de mémoire est un besoin d’histoire. Historien et archiviste, une relation ambiguë.

Les archivistes ne sont pas les simples gardiens de vieux grimoires et de masses parcheminées ni les collecteurs de documents dont on ne sait que faire et que les historiens vont exploiter. Quand il s’est agi de réformer la Société générale Suisse d’histoire, le discours formulé par les initiateurs du projet limitait les Archives à être des lieux de recherches historiques.

Ces lectures sont désormais à bannir.

Les archives sont non seulement situées Dossier thématique ACV 2018 - 69

entre mémoire et histoire, mais elles sont à la fois mémoire et histoire, un lieu de confrontation entre mémoire et histoire.

Les archivistes sont des co-gestionnaires de données. Certes, le passé demeure un espace commun aux archivistes et aux historiens. Mais les attentes des uns et des autres ne se confondent pas obligatoirement, quand elles sont placées sur le terrain des enjeux et des intérêts.

Ainsi, avant de connaître le passé, il s’agit pour les archivistes de préparer l’avenir documentaire. Cette dimension, prospective et immédiate, a crû avec les apports informatiques, qui ont changé les rapports entre les archivistes et les historiens et ont également provoqué de profonds clivages partagés au sein de la communauté des archivistes, entre une génération attentiste et discrète sur les stratégies à mettre en oeuvre, et une autre préoccupée de trouver des réponses et d’affronter franchement les problèmes de gestion, aux côtés de leur administration et des milieux du patrimoine et de la recherche. De part et d’autre, on assiste à des phénomènes d’incompréhension et à des attitudes obtuses, forgés le plus souvent sur des approches professionnelles éculées et stéréotypées.

Les archives sont le résultat immédiat de tout document abouti, qui vaut dans un premier temps comme information, puis comme témoignage. C’est sur les documents qui se constituent et qui ont fait l’objet d’une évaluation les désignant comme devant être conservés que les archivistes doivent prioritairement être présents et agissants, car l’informatique ne leur laissera pas la possibilité de réagir, quelques années après l’apparition de la source. Avant que les historiens ne puissent disposer des documents indispensables à leur recherche, il faut l’intervention préalable des archivistes.

Sans l’apport des archivistes, les historiens ne seront pas à même de remplir leurs missions, ou seront fortement handicapés dans leurs travaux. Il est temps de considérer le classement des documents d’archives, écrites, photographiques, sonores, filmiques et autres comme faisant également partie des enjeux des historiens en étant le point de départ de la recherche. Les fonds d’archives n’existent 70 - Dossier thématique ACV 2018

que s’ils sont pourvus d’un répertoire ou d’un inventaire, leur utilisation ne peut être publique que s’ils sont identifiés. De même, sans les historiens, le travail des archivistes perd une partie de sa finalité, certains historiens parlent même de perte de toute finalité. Faut-il rappeler que la relation entre archivistes et historiens est une alliance récente, du XIXe siècle ?

Qu’auparavant elle n’existait pas, les archives ayant avant tout, si ce n’est pour seule fonction, une fonction utilitaire et juridique. Pour de nombreux archivistes, cette relation entre eux et les historiens perd aujourd’hui de son importance au profit d’autres obligations, comme celle de valeur patrimoniale et identitaire.

Dans leur grande majorité, les historiens méconnaissent les réalités archivistiques et se limitent à la valeur informationnelle des documents. Au lieu de s’interroger sur le parcours suivi par les documents, ils s’en tiennent à l’étude des documents, un par un, lots par lots, en omettant d’examiner leur interdépendance et leur appartenance administrative, dans le temps et dans l’espace. Ils ne façonnent pas les dépôts d’archives, ils donnent des pistes, des légitimations historiennes et scientifiques aux démarches des archivistes, mais ne peuvent pas recouvrir l’ensemble des initiatives archivistiques, au service d’abord d’une administration dont il faut garder les preuves du fonctionnement, et d’une Mémoire cantonale qui autorise de larges dépassements des sources officielles et qui légitime la création de réseaux de collaboration et la mutualisation des ressources.

Autrement dit, les rôles des archivistes et des historiens ne peuvent pas être superposés ou interchangeables, même si des lignes communes les traversent et des passerelles doivent exister ; les archives se situent entre preuve, mémoire, histoire, identité et patrimoine. Il y a nécessairement des liens forts avec les historiens et la recherche historique, mais ces constats ne suffisent pas à rendre visible la fonction d’archiviste. Plutôt que d’amalgamer deux profils ou deux métiers, il vaut mieux parler de la collaboration obligée et de la complémentarité des savoirs et des projets, sans que les uns se substituent aux autres,

les archivistes pouvant travailler sans les historiens dans de nombreux aspects de leur profession, ce qui n’est pas nécessairement le cas des seconds quand il s’agit de recourir à des documents d’archives.

De mon point de vue, il n’est plus pensable d’envisager l’archiviste comme une forme dérivée de l’historien, ou un partenaire subordonné à celui-ci.

INDEXATION, n. f., proposé en 1845 pour « mise à l’index », s’emploie en documentation ( 1948 ; le synonyme indexage, n. m. , attesté vers 1963, semble rare ) et en économie ( 1955 ).

La plus-value du métier.

La diffusion des connaissances constitue une mission fondamentale des archivistes. Elle est solidaire des autres missions, en particulier de la conservation qu’elle justifie en grande partie et qu’elle valorise. L’accroissement des usagers et l’augmentation exponentielle des informations rendent illusoire le recours obligé à l’archiviste comme seul intermédiaire.

Celui-ci aura toujours un rôle à jouer, mais ne pourra plus avoir la prétention d’avoir une connaissance détaillée des fonds d’archives. Les modes opératoires de la consultation ont changé, les requêtes ont évolué, le temps consacré à la recherche a fondu. L’indexation est une manière de combler les déficits de savoir et d’aller dans le sens des nouvelles attentes.

Les publics ne sont pas homogènes ni porteurs des mêmes attentes. Leurs modes opératoires sont dissemblables et ne considèrent pas l’indexation de la même façon.

Il n’est pas souhaitable qu’elle soit conçue pour quelques catégories d’usagers ; elle doit conserver une approche large et facile de compréhension.

L’indexation n’a pas la même importance selon le type de fonds d’archives et l’homogénéité des contenus. Elle est plus ou moins nécessaire, elle doit être proportionnée selon les situations documentaires prises en compte.

L’indexation ne fait pas partie des champs de la norme générale et internationale de la description archivistique ISAD( G ). Les auteurs de la norme ont

jugé que l’indexation obéissait trop à des pratiques nationales pour la proposer comme partie intégrante de la norme.

Peu d’institutions d’archives pratiquent en Suisse l’indexation, les bibliothèques ont tendance à l’abandonner au profit de pratiques plus flatteuses et plus voyantes, comme la numérisation. Cette situation m’inspire quelques commentaires.

Loin d’être un avatar désuet, le traitement de l’information constitue un enjeu professionnel, technique, économique et politique. C’est la valeur étalon des dépôts d’archives, à un moment où le public exige des prestations de plus en plus nombreuses, sans pouvoir leur consacrer le temps nécessaire. S’ajoute aujourd’hui la nécessité, face à la multiplication des sources d’information, d’introduire de nouveaux outils pour simplifier leur accès et faciliter leur repérage.

L’indexation s’inspire des analyses descriptives ; elle les inspire également en retour. Elle est une matière compliquée, évolutive sise à la confluence de nombreux domaines des sciences humaines.

Elle exige du personnel, des connaissances et des unités de doctrine. Des approches collaboratives fondées sur l’appel fait aux internautes ( « crowdsourcing » ) sont apparues pour alléger la charge de travail des institutions.

En matière d’indexation, il n’existe pas de solutions universelles et de théorie générale, mais des pratiques majoritaires ou dominantes auxquelles il faut tenter de se raccrocher. Aux institutions de rédiger leur guide d’interprétation de l’indexation, d’adapter les principes généraux à leurs besoins et de garantir l’efficacité et la cohérence de leurs modes opératoires.

En effet, à la fois médiateurs et courtiers, les archivistes ne peuvent plus fonder leur politique de diffusion sur leur seule présence physique. Si l’affichage structurel des fonds constitue un atout initial de l’archivistique en matière de consultation, il ne suffit plus avec la généralisation de l’informatique.

Le clic informatique « plein texte » ne justifie pas le nivellement des compétences dans un dépôt d’archives ni l’abandon de l’indexation. Il ne remplacera jamais le conseil de l’archiviste !

Dossier thématique ACV 2018 - 71

INFORMATIQUE, n. f. et adj., 1962, mot créé par Philippe Dreyfus ( 1925-2018 ) sur le modèle de mathématique, électronique et qui a lui-même servi de modèle pour de nombreux dérivés analogiques ( bureautique, robotique ).

Archives et informatique ne sont pas deux notions qui s’excluent, elles doivent cohabiter et s’apprivoiser pour que la conservation pérenne puisse être réalisée.

Pour la première fois dans l’Histoire, les données ne sont plus solidaires d’un support physique, la dématérialisation rend complexe et précoce tout dispositif de capture et de maintenance des données.

L’informatique constitue à ce jour un outil rétrograde dans la conservation et la pérennisation de l’information, dans la mesure où elle impose des calendriers rapprochés et réguliers de migration et des coûts fixes. Elle ne reproduit pas dans le long terme les réussites des modes opératoires antérieurs. Elle pourrait être tout simplement le fossoyeur de la Mémoire, quand on lui oppose les exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des données. Pire, elle pourrait nous rendre amnésiques.

En quelques années, les nouvelles technologies ont bouleversé nos pratiques quotidiennes. Elles sont légion et agissent sur les toutes les formes de pensée, sur les modalités de la création, de la diffusion et du partage des informations. La pression est toujours plus forte, visant à faire abandonner le support papier, présenté comme incommode, nuisible à l’environnement et finalement rétrograde. Comment conserver durablement une information numérique, au-delà de l’obsolescence technologique des matériels, logiciels, périphériques et du système d’information sur base desquels elle a été produite ? L’informatique a miné nombre de pratiques et oblige à reconsidérer les perspectives en matière de construction et de constitution de la mémoire collective.

En fait, il ne s’agit pas d’une simple évolution. Il faut parler désormais d’une révolution en cours, sans antécédent, brutale, originale et phénoménale. L’informatique peut être comparée au passage de l’oral à l’écrit, du manuscrit à l’imprimé, 72 - Dossier thématique ACV 2018

mais dans des temps fortement comprimés et dans des modalités hautement versatiles. Le mouvement est si rapide et si complexe que la réflexion s’en trouve décalée, débordée et souvent dépassée.

Les plus ambitieux projettent de récupérer tous les savoirs antérieurs dans une expression binaire, qui combine textes, sons, photographies et films, dans de vastes encyclopédies enrichies en permanence et ouvertes plus ou moins largement, à tous, en tout temps. Qui plus est, quand le clavier est le nouveau mode d’écriture, chaque personne peut devenir simultanément auteur et diffuseur de son information, sans contrainte d’espace, et sans lien physique avec son interlocuteur.

Les frontières antérieures de la communication sont ainsi abolies, une information comme une rumeur peut se glisser subrepticement et sans identité validée dans les réseaux d’échanges. Les informations de natures et de tailles disparates se téléchargent, s’exploitent et se recréent dans d’autres environnements et des circuits parallèles d’information.

L’accélération du tempo technologique engendre de nouvelles ressources logicielles et matérielles, rapidement dépassées. Les données digitales ne sont pas épargnées par l’obsolescence. Leur préservation est donc un enjeu capital pour la société d’aujourd’hui et de demain.

A l’évidence, les actuelles manières de penser sont appelées à disparaître plus ou moins vite, car inappropriées et obsolètes.

Dans un contexte d’atavismes tenaces et d’informations hybrides et massives, de nouveaux modes de consignation de l’écrit doivent être impérativement trouvés. La surabondance et la globalisation des informations menacent le fonctionnement de nos sociétés. Les fondements de la démocratie sont malmenés, de nombreuses questions n’ont pas encore de réponses satisfaisantes. Suffit-il d’être d’accord en ligne pour qu’une idée s’applique dorénavant ? Qui définit ce qui est vrai et faux dans ce qui est diffusé ? Là où il fallait suivre des procédures, on peut communiquer en direct avec quiconque, le surprendre, indépendamment de sa volonté, et lui faire connaître notre demande. La gouvernance de l’information passe par

l’évaluation de l’information dont il s’agit désormais de savoir comment la capturer et la fixer durablement.

L’information est partout, elle est présente à tous les étages de la société et envahit l’ensemble des canaux de diffusion. Les masses documentaires se sont en conséquence intensifiées et diversifiées. Or cette surabondance informationnelle tend à devenir une composante fondamentale de la réflexion archivistique depuis quelques années, car elle agit sur les pratiques professionnelles et en modifie les processus. Elle est également un facteur discriminatoire entre les institutions chargées de l’intégrer à leur politique conservatoire, car elle dépasse souvent leurs possibilités d’accueil et met en cause les approches inadaptées aux exigences de son traitement. Enfin, la croissance irréversible de l’informatique amplifie les phénomènes de masse, en en changeant le cadre d’expression et d’archivage. Leur maîtrise ne peut pas se contenter de la simple accumulation au nom des capacités offertes par les nouvelles technologies.

Les archivistes ont à l’évidence leur place dans ce débat, tant au travers de leurs concepts et outils de gestion que par leur commerce familier des documents. L’archivage a toujours été lié à la notion de masse, indissociable du nombre de documents ou du volume d’informations.

INVENTAIRE n.m., écrit inventayre en 1313, est un emprunt au bas latin juridique, inventarium, dérivé du latin classique inventum, supin de invenire, « trouver », « rencontrer », « acquérir » et « inventer », lui-même composé de in- et venire « venir ».

Un archiviste qui ne rédige pas des inventaires n’est pas un archiviste.

L’inventaire d’archives constitue le préalable à toute recherche et à toute publication. Son importance est accrue depuis les années 1995 pour les échanges et les comparaisons, à la suite de l’introduction de normes de description de valeur universelle. La finalité de l’archivistique est d’organiser les archives .

Dans le contexte actuel d’utilitarisme et de limitations budgétaires, il importe de se demander si les lignes de défense des archivistes sont adaptées aux circonstances. Comment affirmer leur rôle, s’ils se tiennent en retrait de la rédaction des inventaires, de la diffusion des connaissances et de la valorisation des richesses documentaires qu’ils conservent ? Comment faire comprendre leur importance s’ils n’intègrent pas dans leurs réflexions qu’ils doivent servir des publics hétérogènes qui dépassent largement celui des historiens et des universitaires, des questionnements différents et des temps d’attente de plus en plus courts ? Comment accroître leur crédibilité, s’ils ne font pas la preuve qu’ils ont complètement identifié les contraintes administratives dans lesquelles ils évoluent et qu’ils peuvent apporter des solutions proches des besoins et des moyens. Dans leur habit de gestionnaire et d’érudit, ils doivent attester que les services d’archives ne sont pas que de centres de coût, mais aussi des centres de profit.

La rédaction d’inventaires aux normes universelles de description doit constituer le « fer de lance » de la politique de communication, tant du point de vue de leur qualité que de leur nombre. Elle doit pouvoir être vérifiée rapidement par la mise en ligne des données et s’inscrire, au besoin, dans les réseaux. Elle régule toutes les autres opérations de l’archivage. Il n’y a pas de politique de conservation, d’évaluation et de diffusion, sans élaboration d’inventaire. Elle est prioritaire sur la mise en ligne des images des documents. Le concept de protection des biens culturels doit pouvoir s’appuyer initialement sur la confection et la systématisation des inventaires des biens culturels quel que soit le niveau de leur notation. Le degré d’urgence d’intervention dépend de la valeur du bien culturel que seul inventaire peut attribuer.

Chaque ensemble documentaire a sa couleur propre et ses spécificités. Les archives sont par définition des documents uniques. L’inventaire doit pouvoir refléter la diversité des richesses informationnelles de l’institution de conservation.

Pour justifier leur rôle de médiateurs et de Dossier thématique ACV 2018 - 73

courtiers, les archivistes ne peuvent pas se prévaloir d’une politique de communication sans la force des inventaires, les véritables juges de paix de leurs missions et de leur dynamisme.

Le corpus normatif des archivistes est constitué actuellement de quatre normes, la première, ISAD( G ) : Norme générale et internationale de description archivistique, date de 1995 ( 2e édition, 2000 ). Les trois autres normes relèvent de la description textuelle : ISAAR ( CPF ) : Norme Internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les Archives relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, 2e édition, 2004 ; ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions, 1re édition, 2007 ; ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives, 1re édition, 2008.

Les 4 normes sont des normes de structure, et non de contenu. Elles affirment le principe universel de la cote de provenance, partant du respect des fonds, de la nécessité du classement préalable et de l’explication du contenu comme du contexte. L’évolution annoncée du corpus des normes archivistiques : un seul modèle valable pour tous les types ( matériels ou intellectuels ) de documents, indépendamment de leur forme ou de leur support matériel, de leur taille et de leur complexité.

La nouvelle norme « Records in Context » s’attache à promouvoir des informations ramifiées entre les fonds d’archives d’une institution à l’autre, à l’échelle planétaire.

Le monde professionnel a pris l’habitude d’afficher les résultats selon un certain nombre d’indicateurs : nombre de fonds d’archives, métrages linéaires, effectifs, ressources informatiques, pôle numérique, etc. De mon point de vue, si un indicateur est peu avancé par les institutions patrimoniales, c’est bien celui du taux de couverture des inventaires. Seule la rédaction d’inventaires permet de faire exister les masses documentaires et de leur donner une reconnaissance. Dans ce contexte, l’inventaire n’est pas seulement un outil archivistique, mais également un outil de gestion. Avec la norme ISAD/G, il peut être modulé selon les réalités institutionnelles et l’importance quantita74 - Dossier thématique ACV 2018

tive et qualitative des documents. Il doit rester un atout, dans le sens que selon les quantités, l’archiviste doit préférer un inventaire avec des niveaux de description généraux à un inventaire détaillé qui ne se terminera jamais. C’est sans doute grâce à la flexibilité et la variété de ses méthodes de travail que l’archiviste peut le mieux répondre aux phénomènes de masses documentaires et qu’il est le plus habilité à les maîtriser.

L’inventaire doit promouvoir l’unité des fonds d’archives. Dans ma pratique professionnelle, j’ai défendu le traitement dans le même inventaire de toutes les sources d’information quel que soit le support. Une photographie, un enregistrement sonore, un film, des objets qui font partie d’un même lot d’archives doivent rester solidaires des écrits qu’ils accompagnent. Les séparer, c’est appauvrir l’information. En ce sens, s’il faut défendre l’unité d’inventaire, il n’est pas nécessaire de lui subordonner celui du lieu de conservation. Les institutions patrimoniales mutualisent leurs compétences, tout en assurant la communauté d’inventaire.

MASSE, n. f., est issu ( vers 1050 ) du latin massa « pâte », puis « objet formant un amas, un lingot ». Ce mot est un emprunt au grec maza qui désigne à l’origine une grosse crêpe d’orge mêlée d’huile et d’eau, et plus tard une boule ( en particulier de métal ), un bloc. Le mot grec est dérivé du verbe massein ( ou mattein ), « pétrir » affilié à une racine indoeuropéenne de même sens, qui a des représentants en latin ( -> macérer ), en balto-slave, en celtique et en germanique ( -> maçon, maquereau, maquignon, maquiller ). Il a été conservé en grec moderne au double sens de « pâte » et de « masse, amas ».

Le mètre linéaire, une mesure étalon emblématique dans une archivistique des flux.

Selon le Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France, de 2001, le mètre linéaire est l’« unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur ». Certes, il ne s’évalue pas par le volume, le poids,

le support, le mode de rangement et le conditionnement des documents et, de ce fait, sa compréhension présente une certaine élasticité. Mais, par contre, il souligne que les archivistes ont pris très tôt l’habitude de recevoir des archives par lots, par fonds. En comparaison, les professions voisines de bibliothécaire, de documentaliste et de muséographe sont attachées à compter leur accroissement par unité, par objet ou par individu, et parlent de collections. En bibliothéconomie, on ne calcule pas le taux d’enrichissement des collections, mais plutôt le taux d’accroissement ou le taux de renouvellement, ce qui permet de déterminer de combien de volumes s’accroît ou diminue la collection. Le désherbage fait partie de la gestion courante de la plupart des bibliothèques. Par contraste, dans les lois y relatives, les archives des autorités sont inaliénables ; elles ne peuvent pas être acquises par prescription. Autrement dit, ce qui est conservé dans un dépôt d’archives ne peut qu’augmenter.

Le 2 juin 2016, la Conférence des directrices et des directeurs d’Archives suisses a publié pour la première fois les statistiques des archives conservées et accessibles en Suisse : 370 kilomètres dont 31 kilomètres d’accroissement pour la seule année 2013. Les changements d’échelle quantitatifs les plus spectaculaires, ces dernières années, se vérifient en particulier pour les collections photographiques de presse. Un fonds ou une collection dépassant le millier de photographies constituait naguère l’exception, aujourd’hui, l’ordre de grandeur est passé en peu de temps à la centaine de milliers, au million, voire à plusieurs millions. C’est ainsi que les Archives du canton d’Argovie ont reçu, en 2009, du groupe de presse de Suisse, Ringier, 7 millions de tirages photographiques, négatifs, etc. Depuis 2013, ce sont près de 2 millions d’enregistrements informatiques supplémentaires qui ont été créés. En août 2015, les Archives cantonales vaudoises ont acquis leur plus imposant fonds d’archives para-administratives et privées, la Fondation vaudoise du patrimoine scolaire, de 450 mètres linéaires.

Ces quelques chiffres donnent l’ampleur des défis à relever par les institutions patrimoniales dont les dépôts d’archives

émergent. Elles sont impliquées par la force des choses dans la globalisation ( des esprits parlent de mondialisation ) des informations.

On ne parle plus de catalogues, mais de métacatalogues. Un même portail, à la manière d’un « Open Government Data », permet de trouver des millions de données, librement accessibles, provenant de sources diverses et sur des thèmes différents. La productivité ne cesse de s’accélérer Toujours dans le sens d’une terminologie parlante, de nombreuses expressions sont apparues, ces dernières années, pour caractériser le déluge des informations que l’informatique génère, permet de partager et de diffuser sans limite de lieu ni de temps. Elles s’habillent des termes : « infobésité », « inforrhée », « big data », « déferlement », « inflation », « globalisation », « prolifération », « exaflood » ; et de formules imagées : « augmentation effrénée et exponentielle des données », « boulimie d’informations », « gonflement hypertrophique de la mémoire », « flux grossissant et bouillonnant de données ».

Il faut voir l’open data comme une déclinaison particulière d’un projet général de gestion de l’information. La donnée pour tous ? Oui. C’est aussi la donnée par tous et partout.

Les raisons de l’accroissement des masses qui débutent dès la fin des années 1970, donc avant les nouvelles technologies, sont à chercher dans l’élargissement des domaines d’intervention de l’administration, de la complexification des dossiers traités, de la multiplication des procédures paperassières et de la dilatation des notions patrimoniales. Parallèlement, les demandes sociétales et citoyennes ont crû fortement sous les effets de la transparence administrative, et avec le souci d’interpeller davantage les autorités sur leurs décisions passées et présentes.

Alors que les masses informationnelles et documentaires sont exponentielles, on assiste à une double approche, celle de l’atomisation d’une part et celle du traitement de masse d’autre part.

La première conduit à une individualisation effrénée et compulsive des données et des documents. Il n’est plus question du Dossier thématique ACV 2018 - 75

fonds, de la collection, mais de la pièce, de l’article. L’objet, le livre, la photographie, la bande sonore, le film sont sacralisés en tant qu’individus, ils sont recherchés en tant que tels, à l’image du philatéliste, pour qui c’est le timbre qui est essentiel et derrière lequel il faut courir, quitte à se passer de l’enveloppe qui l’a accueilli et de la correspondance qui l’a accompagné.

C’est le support qui l’emporte sur la nature des informations, c’est le document manquant qui prend le pas sur l’ensemble, c’est la spécialisation qui tue l’approche généraliste, c’est la valorisation isolée ou de quelques témoins qui dépasse toute considération sur l’ensemble des documents. En fait, le tri est fait à partir de critères externes, l’évaluation est formulée en termes de spécimens et d’individus à isoler. Selon la lecture donnée aux démarches, on assiste à une sorte de fétichisation de l’objet, de la photographie, du film, du livre. Au lieu de réfléchir en termes de globalité et de contexte, on recherche la plus petite pièce.

Le second phénomène est opposé au premier, où ce n’est pas l’individu qui est invoqué pour sa singularité, son originalité ou sa spécificité, mais la masse qui l’emporte. En effet, la boulimie d’informations et de communications ubiquistes suscite des craintes car, le plus souvent, leur gestion interdit le tri et leur hiérarchie. L’accumulation prime sur le choix, les capacités numériques de stockage sont soulignées pour différer les sélections, la mise à plat sans hiérarchisation des données dicte la conduite. Internet pratique la mixité des informations, en permettant la convergence par le numérique de tous les médias antérieurs et en les rapprochant des plus actuels, en les associant par l’hypertextualité et en les interconnectant. Certains rêvent de compiler tous les savoirs accumulés à toutes les époques et partout dans le monde. Ils vantent la mémoire absolue, la mémoire sans lieu et atemporelle.

Avec la dématérialisation progressive des procédures, le métrage linéaire perd de sa pertinence au profit de la volumétrie qui s’exprime désormais en octets, accompagnés d’un multiple : kilo-, giga-, téra- ou peta- . La courbe du poids numérique, en raison de la lourdeur de certains 76 - Dossier thématique ACV 2018

formats, tend à prendre l’ascenseur et dépassera largement celle des documents analogiques. Ce qui est gagné en espaces physiques par la donnée virtuelle, est largement contrebalancé par les coûts de versements et de maintenance des données électroniques.

Depuis, la massification impose aux institutions patrimoniales de revoir leurs critères d’acquisition, leurs méthodes de gestion et d’examiner les possibilités de concertation et de mutualisation des engagements.

MÉMOIRE, n.f., est issu ( 1050 ) du latin memoria « aptitude à se souvenir » et aussi « ensemble de souvenirs, employé au pluriel memoriae au sens de « recueil de souvenirs » en latin ecclésiastique « monuments commémoratifs ». le mot est dérivé de memor « qui se souvient », « qui fait se souvenir », mot expressif dont la valeur se serait atténuée, contenant la racine indo-européenne ( s )mer « préoccupation, souvenir » : on en rapproche le sanskrit « smàrati » « il se souvient », le gotique maurnan « avoir soin de », l’anglais to mourn « déplorer ». La forme et le sens ont fait rapprocher memor, memoria, memorare du groupe memini « se souvenir ».

Le document d’archives est un document de connaissance, mais aussi un document de mémoire. Paradoxalement, une société de l’information pourrait mourir de l’absence de mémoire à long terme.

La Société a mal à sa Mémoire. Elle vit plusieurs paradoxes avec la généralisation des technologiques informatiques dans les échanges et la globalisation de l’information. Si elle n’a jamais disposé d’autant d’informations à la fois ni aussi rapidement, celles-ci n’ont jamais été aussi fragiles et volatiles en raison de l’obsolescence des technologies et de l’inconstance des standards et des environnements. Ose-t-on écrire que l’informatique constitue à ce jour un outil rétrograde dans la conservation et la pérennisation de l’information, dans la mesure où elle impose des calendriers rapprochés et réguliers de migration et des coûts fixes ? Elle ne reproduit pas dans le long terme les réussites des modes opératoires antérieures. Elle pour-

rait être tout simplement le fossoyeur de la Mémoire, quand on lui oppose les exigences du « Records Management » ( voir infra ) l’authenticité, d’intégrité et de lisibilité des données. Pire, elle pourrait nous rendre amnésiques.

Notre époque est en souffrance d’identités, souvent en panne de projets d’avenir.

Aucune civilisation n’a autant dilapidé que la nôtre mais, en même temps, aucune n’a été aussi loin dans la conservation.

C’est un peu comme si on se rachetait des gaspillages par la conservation muséale, bibliothéconomique ou archivistique. A la prolifération cancéreuse et diversifiée des informations, il faut ajouter pour la première fois dans l’histoire des informations l’abandon progressif des supports de consignation des informations, leur dématérialisation par la galaxie Internet qui garantit des débits documentaires continus et sans limite horaire. La frénésie informationnelle, et, partant, patrimoniale, peut être vérifiée tous les jours, quand on sait que se créent quotidiennement des millions de pages nouvelles dont 70 % ont une durée de vie inférieure à quatre mois.

Si la conscience du rôle des archives est devenue plus prégnante chez la majorité des acteurs du secteur, elle l’est pour des raisons très différentes, mais toujours impérieuses, devoir de mémoire, recherche des faits, quête des origines,…la conciliation de tous ces intérêts ne peut se faire hors d’une réflexion sur les pouvoirs et les savoirs des archives, qui restent le prochain défis pour aborder sereinement l’avenir.

Le débat ne se résume pas, comme on l’a trop souvent invoqué, à des aspects techniques et financiers ; il ressort de la perception que l’on se fait de la Mémoire d’un Etat ou d’une collectivité. Il ne s’agit pas seulement de constituer une Mémoire qui puisse répondre immédiatement aux demandes d’aujourd’hui, mais d’organiser et de structurer une Mémoire qui pourra témoigner dans 20, 50 ans et bien plus, lorsque les interrogations ( il faut encore savoir lesquelles ) seront formulées.

Le véritable indicateur de la Mémoire sera à la fois sa capacité à porter de manière durable et perpétuelle, donc intel-

ligible et visible, les informations et des données, et à surmonter la contradiction entre approche consumériste et exigences conservatoires. Les risques de rupture sont considérables dans ce contexte : au-delà de la volonté politique, il faudra assumer la continuité des investissements financiers et s’adapter aux bouleversements technologiques. Si jusqu’à présent, la Mémoire avait un coût plus ou moins bien supporté ( on pouvait intervenir même tardivement dans la conservation ), désormais, elle est entrée dans des surcoûts récurrents que seuls les plus riches et les plus puissants pourront satisfaire ( il est impératif d’être présent à la conception et à l’élaboration des données ). La véritable fracture numérique sera entre la Mémoire du nanti et celle du pauvre. A l’évidence, les effets collatéraux de l’informatique n’ont pas encore été tous mesurés à leur juste titre. La Mémoire s’imposera, de notre point de vue, comme valeur étalon dans l’appréciation des conséquences de l’ère technologique dans laquelle nous sommes entrés de manière définitive.

NUMERISATION, n.f., 1974, francisation de digitalisation Le numérique, élevé déjà au rang de patrimoine.

La puissance fantastique du numérique n’a d’égale que la courte durée de vie des technologies matérielles et logicielles sur lesquelles il s’appuie. Nous sommes ici en plein paradoxe entre cette montée de l’éphémère et des préoccupations mémorielles grandissantes.

Disposer de l’informatique, c’est s’inscrire dans le flux des informations, en l’alimentant de ses données ou en y puisant celles qui nous manquent ; selon les auteurs, c’est aussi propager les idées dominantes ou combattre les idéologies inappropriées. Numériser, c’est s’intégrer dans des réseaux, c’est toucher simultanément et en tout temps plusieurs publics. Face à ces bouleversements, l’UNESCO a adopté, le 15 octobre 2003, la charte sur le patrimoine numérique, dans une démarche précoce ( la micro-informatique et Internet sont apparus respectivement dans les années 1980 et 1990 ) et qui a anticipé de Dossier thématique ACV 2018 - 77

manière remarquable les nouvelles obligations liées à l’émergence de l’informatique. La charte a posé les termes d’un nouveau patrimoine aux contours incertains et changeants.

deviennent des conditions de la conservation pérenne. Dans cette fuite effrénée en avant, on a oublié comment ancrer la Mémoire, la rendre consultable pour demain et après-demain.

Par ses capacités de pouvoir tout récupérer et compresser, l’informatique est en train de reconsidérer tous les patrimoines à l’aune du processus binaire. L’extension du champ numérique n’est pas sans risques, puisque des voix ont déjà fait valoir, dans une vision réductrice, que l’élimination des patrimoines récupérés par la numérisation pouvait être demandée, voire encouragée.

« Le patrimoine numérique n’a, par essence, aucune limite temporelle, géographique, culturelle ou formelle. Il est propre à une culture, mais virtuellement accessible à tout un chacun dans le monde. Les minorités peuvent s’adresser aux majorités, les particuliers à un auditoire mondial. Le patrimoine numérique de tous les pays, régions et communautés doit être conservé et rendu accessible pour donner au fil du temps une image équilibrée et équitable de tous les peuples, nations, cultures et langues. » ( Article 9 - Préserver

Un pas supplémentaire dans l’exploitation des archives a été franchi au début des années 2000 par les Humanités digitales, un label qui suscite la concurrence et est revendiqué de diverses manières pour caractériser l’intégration des nouvelles technologies numériques dans les pratiques de la recherche d’aujourd’hui.

Une des ambitions de leurs promoteurs est d’élargir la densité informationnelle du passé par la numérisation et l’extraction d’informations, par la transformation des archives en systèmes d’informations, en permettant leur croisement et leur interprétation. « L’idée générale, c’est que le passé est contenu dans le présent. » Les archivistes ont fait valoir leurs exigences de la conservation probatoire dans les projets de dématérialisation ; les processus de numérisation doivent être conformes aux procédures du Records Management ( voir infra ).

Tout en en faisant le constat, la Charte sur la conservation du patrimoine numérique de l’UNESCO n’a pas pour autant résolu la contradiction fondamentale entre le recours à l’informatique et la globalisation de l’information d’une part et la protection et la pérennité du patrimoine numérique d’autre part. A la matérialité des informations qui a toujours existé depuis l’origine du monde se substitue progressivement et inéluctablement la dématérialisation qui recompose toute l’approche et la compréhension du patrimoine. Le terme « original » ne fait plus guère sens devant la facilité à reproduire et à modifier. Il est supplanté par celui d’« authentique » ; l’intégrité et la complétude des données 78 - Dossier thématique ACV 2018

le patrimoine culturel ).

Les buts de l’archivage des documents numériques sont : 1. d’empêcher la perte ou la détérioration des documents qui ont une valeur légale, administrative ou historique ; 2. de maîtriser la perte de données au moment de leur migration et/ou récupération ; 3. de limiter les coûts de la conservation ; 4. de permettre l’accès en tout temps aux données par l’administration et les personnes extérieures à l’administratio ; 5. de constituer la mémoire historique d’une administration, sa conservation, sa maintenance et son exploitation interne et externe.

QUIPROQUO, n.m. est la forme soudée ( 1508 ) de quid proquo ( 1452 ), aussi écrit quid pro quo ( 1370 ), locution empruntée au latin médiéval scolastique qui pro quod ( prendre ) un quoi pour un ce que.

L’infirmité et le nomadisme des mots.

Le vocabulaire est un des sésames pour la compréhension des pratiques professionnelles. L’archivistique est parcourue de mots mal compris, pris pour des synonymes alors que leurs sens ne se recoupent pas. Comme c’est le cas pour terme « archives », ils sont fortement connotés, le plus souvent dans un sens négatif ou équivoque.

Même si le phénomène a sa logique, le mot « archives » est utilisé de plus en plus au singulier, alors que seule la forme plurielle lui est reconnue par les dictionnaires. Le phénomène n’est pas, de mon point de vue, banal. Il traduit, au-delà de l’abus orthographique, une interprétation à risque de l’approche conservatoire. Tout ce qui est appelé à être archivé ou à en acquérir la qualité. C’est faire d’une notion fondamentalement plurielle, nécessairement liée à un ensemble, un élément isolé, un et unique.

Selon les traditions nationales et les usages linguistiques, les fondements de l’évaluation sont en partie faussés. Ce qui pourrait être compris comme similaire ne l’est pas comme par exemple pour les mots « tri » ( fonction plutôt matérielle sur des archives définitives ), « échantillonnage » ( procédure de caractère automatique et mathématique ), « sélection » ( acte de séparer matériellement ), « évaluation » ( opération intellectuelle ). En fait, pour traduire l’entier de l’évaluation qui conduira à l’élimination ou à la conservation définitive des documents ou des informations, il vaut mieux laisser accolées les deux fonctions d’évaluation et de sélection, la seconde étant subordonnée à la première.

Dans un grand quiproquo terminologique, les promoteurs et les utilisateurs de l’informatique fondent leurs certitudes sur des concepts qui ne se superposent pas : stockage, conservation, sauvegarde, archivage, gestion électronique des données, système d’archivage électronique, numérisation et numérique. Le stockage représente plutôt une fonction de base technique ( simple sauvegarde ou « backup » ) à laquelle la conservation ajoute une notion de préservation dans le temps.

L’archivage complète la conservation avec des fonctions de gestion et de préservation du contexte.

Le champ de l’archivage numérique est bien plus large que la simple sauvegarde ou encore le stockage, ou les solutions coffre-fort numérique. Sauvegarder n’est pas archiver. On ne fait pas de l’archivage, parce qu’on s’est doté d’une Gestion Electronique de Documents ( GED ). C’est un préalable, mais ce n’est pas suffisant, car la GED doit s’accompagner d’un disposi-

tif qui répond aux exigences du Records Management. Le malentendu s’accentue quand, par exemple, on traduit par « Système d’Archivage Electronique » ( SAE ), un « ERMS » soit un « Electronic Records Management System » ( ERMS ).

Le temps informatique n’est pas à ce jour le temps historique. Le long terme n’a plus rien à voir avec les horizons temporels d’un archivage historique sur support analogique puisqu’il se pense comme un intervalle de temps incertain entre plusieurs obsolescences croisées ( formats, supports ). Les termes « pérenniser » et « archiver » portent des sens relativement différents. Le premier signifie rendre un système durable, permanent, ce qui soustend son utilisation continue, alors que le second est défini comme mise à l’abri du temps pour permettre une réutilisation future d’informations Dans son acception triviale, la normalisation est très souvent entendue de façon dépréciative comme un projet d’uniformisation totalitaire et autoritaire. En ce qui me concerne, il est important de souligner que si l’on veut préserver la diversité des savoirs et des connaissances dans le contexte actuel de la mondialisation numérique, il devient indispensable que tous les acteurs considèrent la normalisation de la médiation des savoirs comme indispensable et incontournable. Le respect des normes est facteur de sécurité en interne pour la bonne gouvernance de l’information vis-à-vis de l’extérieur.

RECORDS MANAGEMENT, concept développé aux Etats-Unis, après la Deuxième Guerre mondiale, popularisé par l’archiviste français Yves Pérotin dans les années 1960. Traduit en français par l’expression « gestion des documents d’activité ». « Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d’une administration, d’une entreprise ou d’un organisme. » ( Extrait de : Journal officiel, No 0094, du 22 avril 2009, p. 6949, sous rubrique la « Vocabulaire général » ).

La norme ISO 15489 : Records Management, le passage obligé de la gestion des archives.

Dossier thématique ACV 2018 - 79

Une foule de questions assaillent les archivistes quand il s’agit de répondre aux défis de l’archivage électronique.

Comment résoudre les questions relatives à l’origine, la fiabilité et l’intégrité des informations, qui sont, à cause des caractéristiques mêmes de leur élaboration, opaques, inodores, incolores, perméables et volatiles ? Comment garantir la sécurisation de l’archivage des documents électroniques à l’heure de leur dématérialisation et de la reconnaissance de leur valeur de preuve ? Comment concilier les affirmations politiques de transparence administrative, de cyberadministration ou d’e-Gouvernement avec la pérennité des informations ? Il ne s’agit pas uniquement de prévenir les vulnérabilités, la dispersion et l’hétérogénéité des systèmes de stockage, mais de garantir, par la mise en place de technologies et de procédures, que les documents seront conservés de manière fiable, qu’ils pourront être restitués dans leur intégrité, et ce, à tout moment, jusqu’au moment du délai de prescription. Qu’en est-il lorsqu’à l’archivage probatoire des données on ajoute la contrainte de l’archivage de durée illimitée et que le producteur des données n’est plus impliqué dans le suivi de cellesci, parce qu’elles ont été transférées à des fins historiques aux Archives ? Comment distingue-t-on les informations vitales et essentielles dans les masses électroniques produites par l’administration cantonale vaudoise, lorsque celles-ci sont simplement accumulées hors de leur contexte ?

Le Records management, théorisé aux Etats-Unis, dans les années 1950 et 1960, est un champ de la gestion documentaire ayant fait l’objet de nombreuses initiatives de modélisation depuis 1995. Les pratiques du Records management sont antérieures à l’apparition de nouvelles technologies, elles s’appliquent aussi bien aux documents analogiques qu’électroniques. Elles ont abouti à la publication ISO 15489 sur le Records management en 2001, transposée en français en avril 2002.

Un projet de Records management ou de « gestion des documents d’activité », selon la terminologie officielle en langue française, est avant tout un projet d’organisation. Les expériences en cours ont dé80 - Dossier thématique ACV 2018

montré à quel point son facteur critique de réalisation porte encore sur les démarches organisationnelles et non pas sur les aspects techniques. C’est un outil fondé sur le concept de cycle de vie des documents, le modèle fonctionnel est défini comme le « champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. » « C’est lier le document à l’activité qui l’a produit et au contexte dans lequel il a été créé avec des moyens suffisants pour qu’il puisse ultérieurement être accepté comme authentique et représentatif de toute information d’origine. » Si tous les documents naissent archives, ils ne sont pas appelés à être pour autant historiques. L’informatique a rendu à la fois caduque la notion d’original pour la remplacer par celle d’authentique, et suranné le « séquençage » des trois âges pour lui préférer le cycle de vie au continuum.

Le terme « record » implique l’idée d’une sélection, soit les documents produits ou reçus par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités et dont l’enregistrement et la conservation dans le contexte de création sont nécessaires au bon déroulement, à la connaissance et au contrôle de ces activités. Il induit une notion de document figé, inviolable et contrôlé. Le système de Records management est tout entier tourné vers la conservation de la qualité de preuve d’un document.

La norme du Records management est un modèle fonctionnel, une norme de méthodologie qui ne définit pas la structure informatique à mettre en place. C’est pourquoi, son introduction s’accompagne entre autres de diverses normes de la famille ISO 30300 ( description des processus qui permettent de concevoir, de mettre en œuvre et de contrôler un système de gestion des records répondant aux caractéristiques décrites dans l’ISO 15489 ) et de prendre en compte les normes connexes déjà publiées, telles que l’ISO 23081 relative aux métadonnées des records publiés en anglais en 2006 et dont la traduction française a paru, ou encore l’ISO 26122 re-

lative à l’analyse du processus des records, NF Z 42-013 « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes », ou encore NF Z 42-020 « Spécifications fonctionnelles d’un composant Coffre-Fort Numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité dans le temps ». Elle traduit un assemblage complexe faisant suite à différentes fonctions et bâti sur des processus. Elle doit permettre le transfert et l’intégration des données dans le Système d’archivage électronique historique, piloté par la norme ISO 14721 :2012. Open Archival Information System ( OAIS ), modèle conceptuel destiné à la gestion, à l’archivage et à la préservation à long terme de documents numériques.

Le Grand Conseil vaudois a voté, le 7 mai 2019, un budget d’investissement de 17,6 millions pour la mise en place d’une politique globale de l’archivage électronique. Le cycle de vie est découpé en trois temps solidaires et compatibles : temps de la production, temps de la conversation probatoire et temps de l’archivage historique.

La chaîne de confiance du cycle peut se définir ainsi : ce qui est produit n’est pas nécessairement appelé à être probatoire ; ce qui est probatoire ne sera pas obligatoirement historique. Mais pour qu’un document soit historique, il doit être probatoire.

Si l’on définit le statut de chaque étape, le premier est celui de production, l’information se présentant sous la forme d’un document traditionnel ou de données dans une base de données, placé sous la responsabilité de son ou de ses auteurs jusqu’à leur aboutissement et diffusion.

Le deuxième statut est celui de trace : le document ou les données sont figées et datées, ils sont liés organiquement à leur auteur. Quant au troisième statut, il est celui de la source de la connaissance. Le document ou les données sont considérés comme des éléments de connaissance par le public qui les consulteront. Toute information possède au minimum le premier statut. Après quoi, elle peut disparaître,

ou acquérir le statut de trace, ou celui de source, ou les deux, successivement.

Ces trois intervalles sont séparés par deux bornes qui représentent les deux archivages, l’archivage d’activité ( ou Records management ) et l’archivage historique.

Le système d’archivage électronique probatoire couvre les fonctionnalités de conservation probatoire des documents d’activité durant leur cycle de conservation légale et réglementaire ( authenticité, intégrité, fiabilité, exploitabilité, traçabilité ) et de gestion du sort final ( élimination ou versement aux Archives cantonales ).

Il applique les prescriptions et les normes internationales usuelles du domaine. Au terme de leur durée d’utilisation administrative ( DUA ) ou de leur durée d’utilisation légale ( DUL ), la plupart des documents sont éliminés ( à la fois dans la GED et dans la « Conservation probatoire » ), les autres sont versés sur la plate-forme d’archivage historique, en application du calendrier de conservation.

Le système d’archivage électronique historique doit garantir, sans limite de temps, la sécurité, soit la pérennité, la conservation et l’exploitabilité des documents d’archives historiques. Les « records » à valeur historique y sont versés ( ils deviennent alors des pièces d’archives historiques ) et ne sont plus propriété du métier. Ils continueront à être régis selon le plan de classement d’activité d’origine dont ils auront hérité les métadonnées utiles pour en comprendre le contenu ; ils recevront à leur tour des métadonnées nouvelles. Les archives sont sécurisées dans le coffre-fort du système, des extractions sont opérées pour leur diffusion et leur consultation par le public.

RESTAURATION, n.f., est emprunté ( fin du XIIIe siècle ) au dérivé bas latin restauratio, -onis « renouvellement ». L’ancien français a eu le doublet populaire restoreson ( 1252 ), « rétablissement de la santé, guérison » La restauration : s’inscrire dans une chaîne de solidarités La trilogie « conservation – prévention – restauration » fait partie d’une approche Dossier thématique ACV 2018 - 81

raisonnée, planifiée et intégrée. La restauration est indissociable de la notion de conservation, elle représente une étape possible de la préservation. Mieux elle ne peut pas être séparée de l’acquisition, de la consultation, de l’exposition et de la diffusion des documents. Parler de conservation d’archives, c’est s’inscrire dans une démarche globale, avoir la maîtrise de l’enveloppe « béton » ( le bâtiment d’archives ) à l’enveloppe physique qui contient le document d’archives. Une politique préventive vaut mieux qu’une politique curative, un plan de prévention ( le temps de « l’avant » ), de l’intervention ( le temps du « pendant » ) et de la réhabilitation ( le temps de « l’après » ) comme autant de composantes solidaires, constitue un outil de référence pour évaluer tout le dispositif sécuritaire d’une institution d’archives, et faire prendre en conséquence les mesures correctives qui s’imposent.

Du dialogue permanent des conservateurs-restaurateurs et des archivistes naissent des politiques et des stratégies de préservation, des mesures pour lutter contre les dégâts et arrêter des planifications d’urgence, au nom des valeurs historique, d’ancienneté et d’usage qui se coordonnent.

Dans une définition extensive, une politique de la préservation présuppose une hiérarchisation, une solidarité et une combinaison des compétences dans l’institution et à l’extérieur de celle-ci ; elle légitime une cascade de responsabilités entre les producteurs d’archives et les Archives ; elle prescrit une évolution permanente des démarches et des procédures, des réajustements des objectifs et des pratiques ; elle suppose une attention portée autant au contenu qu’à la matérialité du document, elle justifie en dernier recours la restauration, la plus coûteuse et la plus à risque des mesures, qui, si elle est retenue, doit assurer l’intégrité et une meilleure compréhension du document.

Si une sensibilisation aux exigences de la conservation en amont de la réception des archives est concevable au sein d’une administration ( elle postule alors une culture de l’archivage dans celle-ci ), elle n’est généralement pas possible avec tous les producteurs d’archives para-adminis82 - Dossier thématique ACV 2018

tratives ou privées, car ils ne remettent souvent leurs documents qu’au moment d’un déménagement.

C’est sans doute dans cette disparité d’approches ou cette fracture entre le producteur du document et celui qui le réceptionne et lui garantit la conservation, qu’il y a le plus grand défi à surmonter. L’atelier de restauration des Archives cantonales vaudoises aura rempli ses missions le jour où son rôle sera reconnu comme essentiel dans la gestion de la préservation, et non plus seulement considéré comme un espace de soins à donner aux documents malades. C’est dans le prolongement de cette conviction que les Archives cantonales vaudoises ont rédigé en 2001 leur premier plan de prévention, d’intervention et de réhabilitation, appelé communément « plan d’urgence » et mis à jour chaque année depuis et ont lancé avec succès le Consortium de sauvetage documentaire en cas de catastrophe ( COSADOCA ), avec les bibliothèques du campus universitaire lausannois, la Bibliothèque cantonale et universitaire Lausanne et la Bibliothèque de l’Ecole polytechnique fédérale de Lausanne ( « Rolex Learning Center » ). Au centre de la réflexion : la prévention au service de la préservation.

SECRET, n.m est la réfection ( XVIe siècle ) d’après le latin de segrei ( vers 1138 ), secroi ( vers 1150 ), secré ( vers 1155 ), formes issues du latin secretum « lieu écarté », « pensée ou fait qui ne doit pas être révélé », « mystères ( du culte ) ». Ce nom neutre est la substantivation de l’adjectif secretus, « séparé, à part », « solitaire, isolé, reculé », « caché » et « rare ». Secretus a abouti par la forme segrei, segrete ( vers 1165 ) à l’adjectif segret ( 1372 ), la forme secret s’imposant d’après le latin.

Les Archives ne conservent pas de secrets, mais des documents confidentiels Longtemps, seul le caractère utilitaire des archives a prévalu et le secret a été longtemps opposé à toute consultation.

La définition du mot « archives » dans l’Encyclopédie de d’Alembert et de Diderot ( 1781 ) n’étonne pas dans ce contexte : « Se dit d’anciens titres ou chartes qui contiennent les droits, prétentions, privi-

lèges ou prérogatives d’une maison, d’un village, d’un royaume ; il se dit aussi d’un lieu où l’on garde ces titres ou chartes. » Dans l’esprit des gouvernements de l’Ancien Régime, un inventaire d’archives n’est pas un instrument de travail destiné à la recherche scientifique, mais un instrument de droits. Faire de l’histoire sous l’Ancien Régime correspond à un acte politique et non à une démarche scientifique ». La consultation des documents était contrôlée sévèrement, les dérogations étaient chichement accordées aux érudits qui devaient faire la preuve de leur bonne foi et de leur allégeance au pouvoir en place. On jetait en prison ou on pendait les personnes qui subtilisaient des documents d’archives ou pénétraient sans autorisation dans les locaux d’archives.

La porte des archives est pourvue de plusieurs clefs, elle n’est pas ouverte aux érudits. C’est la Révolution française qui a créé la rupture dans l’approche des documents, en rejetant ce qui était périmé ou appartenait à l’Ancien Régime, donc au passé. Elle a vidé les documents d’une partie de leur valeur juridique et administrative. Sous l’influence des sociétés d’histoire qui émergent un peu partout en Europe, au lendemain des événements des années 1830, l’intérêt historique des documents amènera à reconsidérer des masses écrites délaissées antérieurement.

Il a fallu attendre le milieu du XIXe siècle pour que s’ouvre la première salle de lecture des Archives nationales de France et 1921 pour qu’apparaisse officiellement la notion de « salle de lecture » dans le règlement des Archives départementales.

Sur le plan vaudois, le mouvement recoupe en grande partie le mouvement général. Ce n’est qu’avec le Règlement du 3 décembre 1915 des Archives cantonales vaudoises que le principe d’une salle de lecture est sanctionné. La première salle, en dehors même du dépôt des archives, est ouverte le 21 janvier 1919. Son importance n’a été reconnue qu’avec l’ouverture des locaux de la rue du Maupas 47, à Lausanne, le 17 octobre 1955.

STATISTIQUES, n.f. et adj., est un emprunt ( 1771, selon Walther von Warburg, 1771 ), au latin moderne statisticus « rela-

tif à l’Etat »( 1672 ), formé à partir de l’italien, statista « homme d’Etat », lui-même de stato, du latin classique status. L’italien statista ( XVIe siècle ) avait été emprunté en français au XVIIe siècle ( vers 1660, statiste, n.m. ). L’allemand Statistik, de même origine que le français, apparaît en 1752 ; en Angleterre, Political arithmetic fut employé au XVIIe siècle, avant statistics ( 1798 ).

L’obligation de quantifier et de mesurer.

Parmi les données chiffrées, celles de la consultation sont les plus importantes ; elles sont aussi les plus familières et les plus emblématiques de dépôts d’archives, même si leur interprétation est divergente et leur maîtrise n’est pas garantie de manière uniforme. C’est le service au public qui donne aux Archives leur « image de marque ». Au goût de certains, le service au public prend le pas sur le service public. C’est pourquoi, j’affirme avec conviction que les réflexions sur les dépôts d’archives et la profession d’archiviste ne peuvent et ne doivent pas être dissociées des réflexions sur le public – ou plutôt les publics – que les dépôts d’archives accueillent physiquement ou virtuellement et pour lesquels les archivistes travaillent. Les utilisateurs sont les alliés des Archives, car ils justifient leur existence et permettent de vérifier les stratégies d’acquisition et de diffusion des fonds d’archives. Les Archives, de leur côté, doivent toujours intégrer dans leur fonctionnement les exigences et les habitudes de la consultation, à défaut de quoi, elles devront les subir et risqueront de se trouver complètement distancées ou marginalisées par les utilisateurs. Elles doivent veiller à une égalité de traitement de leurs usagers, dans la mesure de leurs moyens et des savoirs couverts par leur personnel.

Enfin, la consultation doit être reliée aux autres activités des Archives.

Les statistiques permettent de savoir quelles informations les usagers viennent chercher, en personne ou à distance, comment ils les sollicitent, et sous quelle forme ils comptent les obtenir. Grâce à elles, des dispositifs de consultation peuvent être validés, fondés sur des instruments adéquats et des types d’accueil proportionnés aux réalités institutionnelles.

Dossier thématique ACV 2018 - 83

Au-delà de cumuler des données chiffrées institutionnelles, il faut pouvoir les faire vivre et les situer grâce à des comparaisons. Les archivistes travaillent dans le cadre d’une communauté professionnelle qui œuvre en réseau et échange sur ses pratiques tant sur les plans locaux et régionaux que nationaux et internationaux.

Lorsqu’elles ont publié, en 1996, leur premier dossier thématique « Profils des usagers et documents consultés : enseignements des données statistiques de 1996 », les Archives cantonales vaudoises, certes plongées dans les affres des difficultés financières de l’Etat qui imposaient partout des indicateurs chiffrés, ont voulu rompre avec le silence général de la communauté des archivistes. En élargissant le nombre d’indicateurs ( en 2019, au nombre de 49 ), elles entendaient faire des statistiques de la consultation des données de référence, soulignant par là qu’elles ne se livraient pas à « une démarche anodine et théorique : elles sont une contrainte de gestion, une obligation pour fonder des comparaisons et pour anticiper l’avenir ».

Les critères établis alors n’ont pas varié depuis, le rapport d’activité a été structuré de telle façon que chaque chapitre se retrouve à la même place d’une année à l’autre. Cette situation fait aujourd’hui des Archives cantonales vaudoises une institution qui n’a pas son pareil en matière statistique en Suisse, avec reprise de leurs données depuis 2015 par Statistique Vaud.

Didier Grange, archiviste de la Ville de Genève, a été le premier, en 2002, à poser la question de statistiques de la consultation sur le plan suisse, dans un article au titre particulièrement bien choisi : « Ne plus comparer des pommes avec des poires !

Pour une harmonisation des relevés statistiques en matière d’archives ». A mon initiative, la Conférences des directrices et directeurs d’Archives en Suisse, ont décidé, le 12 mai 2010, de mettre en place des statistiques nationales de la consultation, dès 2011. Elle les publie sur son site depuis 2013.

Recourir à des statistiques, c’est obliger la communauté des archivistes à formater son discours, à perdre des parcelles d’autonomie, à accepter d’avoir des chiffres contrôlés et à disposer d’un organe commun 84 - Dossier thématique ACV 2018

de publication. Si plusieurs membres n’ont pas envie de cette mainmise du groupe sur les individus, d’une règle générale sur les règles individuelles, il semble difficile de justifier l’immobilisme des esprits, alors que les collectivités publiques vantent le New public management, et débattent du Records management, de bonne gouvernance, de promotion culturelle, de nouvelles échelles de traitement salarial. Les bibliothèques et les musées existent par leurs prestations et leurs apports directs.

Les Archives ne peuvent plus s’en tenir au seul fait qu’elles sont des institutions patrimoniales dont le seul titre suffit à justifier l’existence et les moyens.

VOL, n. m, 1610, de voler, 1510 : on disait rober « dérober », sens devenu usuel dans la seconde moitié du XVIe siècle, signifie par extension « s’approprier ( ce à quoi on n’a pas le droit ) » 1580, par exemple un nom, un titre, etc., spécialement les productions de l’esprit, 1669.

Un sujet tabou.

Voici en quels termes deux auteurs français, journalistes au Monde, Emmanuel de Roux et Roland-Pierre Parginaux, définissaient la Suisse, en 1999 5 : « La Suisse est, on le sait une plaque tournante du marché mondial de l’art et un véritable bastion pour les collectionneurs. Ce petit pays qui compte huit cents musées, importerait chaque année pour un milliard de francs suisses ( environ 4,3 milliards de francs français ) d’objets d’art, les collectionneurs privés, très discrets, ne sont pas recensés, mais leur nombre est assurément plus important qu’ailleurs ; les grands marchands du monde entier se retrouvent chaque année à la Foire de Bâle ; sans parler des intermédiaires et des courtiers en tout genre qui pullulent. L’entrée en vigueur de la convention Unidroit, dont l’une des inventeurs, Pierre Lalive, paisible notable genevois, n’a rien d’un coupeur de têtes, est redoutée par tout ce petit monde. Les acteurs virant leur cuti libérale comprennent mal pourquoi les

5 Razzia sur l’art : [vols, pillages, recels à travers le monde], [Paris] : Fayard, 1999, 352 p.

autorités helvétiques à ratifier la Convention Unidroit qu’elles ont été parmi les premières à signer, en juillet 1996. Pour le collectionneur Georges Oritz, « c’est un os à ronger pour faire oublier l’or des Juifs et l’argent blanchi dans le secret des banques ». La réponse de François Curiel, président de Christie’s Genève, est tout aussi brutale : « La Suisse veut se racheter une conscience à cause de ses grands ports-francs où l’on peut faire entrer une œuvre pour 100 francs alors qu’elle en ressortira au bout d’un moment avec trois ou quatre zéros de plus. » ( pp. 315 et 316 ) La seconde situation est extraite du Rapport des Archives d’Etat de Genève, de 2003, « L’application de la loi sur les archives publiques, plus particulièrement de l’article 2, alinéa 3 ( imprescriptibilité des archives en tant que faisant partie du domaine public ) s’est révélée impossible lors de la vente aux enchères à Paris, le 12 juin, de deux écrits de Calvin qui avaient manifestement été soustraits aux Archives dans la première moitié du XIXe siècle. D’une part, les moyens financiers manquaient pour enchérir – et en principe on ne devait pas enchérir aux frais des contribuables. D’autre part, faute d’une loi fédérale offrant la réciprocité aux Etats ayant signé la convention Uni-droit, le canton et la Confédération étaient désarmés pour intervenir. La loi fédérale sur le transfert international des biens culturels qui aurait éventuellement permis une action, n’a été votée que le 20 juin 2003 ; elle n’était donc pas entrée en vigueur, et ne prévoit en outre qu’une prescription acquisitive de trente ans. Tout ce que le service a pu faire est de procurer une photographie de l’écrit inédit, qui fait partie d’une procédure criminelle de 1545, aux fins d’en publier le texte avec l’ensemble du dossier et les passages du registre du Conseil correspondants sur le site internet des Archives d’Etat de Genève. » ( pp. 1-2 ) La situation a changé depuis. Les autorités fédérales ont ratifié en 2005 la Convention de l’UNESCO sur le commerce illicite des biens culturels et se montrent bon élève pour restituer les biens volés. En novembre 2016, il est porté à la connaissance de l’archiviste d’État de Genève qu’un document datant du XVIe siècle et

volé probablement au XIXe siècle figure sur le catalogue de la prochaine vente aux enchères de Sotheby’s à New York. Un accord d’indemnisation est signé le 1er septembre 2017 entre Sotheby’s, le possesseur et deux intervenants privés. Le même jour, un accord distinct de restitution est signé entre la République et canton de Genève, Sotheby’s et le possesseur.

Il est judicieux de préciser que la Suisse avait en 1962 signé l’accord de protection des biens culturels en cas de conflit armé de La Haye le 14 mai 1954. Dans un pays fédéraliste et hors de l’Europe comme la Suisse, la prise en compte au niveau national du trafic des biens culturels constitue une avancée spectaculaire, dont les cantons doivent pouvoir profiter et au sujet de laquelle ils devront déterminer leur propre loi, avec le renforcement du dispositif, selon les sensibilités de chaque région et la force de persuasion des milieux professionnels.

La notion de valeur n’existe guère en archivistique que sous l’angle de la valeur d’usage. La théorie des trois âges, encore largement en vigueur chez les archivistes quoique partiellement remise en cause par l’archivage électronique, repose sur la notion de valeur informationnelle des archives, les valeurs primaires des documents s’effaçant peu à peu devant les valeurs secondaires. L’archiviste fixe une valeur-assurance, quand il prête des documents pour des expositions. Pour le reste, le mot valorisation fait allusion dans la pratique archivistique aux missions de diffusion culturelle d’un service d’archives.

L’engouement pour les documents d’archives en ligne est indéniable. Il ne dénote pas que des attentes d’exploitation de la ressource informationnelle, mais également l’attrait exercé par les beaux documents et leur place dans l’Histoire générale.

Le matériau archivistique est potentiellement mobilisable dans maintes circonstances de la vie sociale : par exemple, la demande d’accès aux données publiques, incluant les archives, ainsi qu’une demande de partage d’images, y compris d’archives.

D’autre part, des groupes sociaux se mobilisent autour d’enjeux archivistiques, même si ils ne s’adressent pas obligatoirement à l’institution d’archives : on parle Dossier thématique ACV 2018 - 85

ainsi des archives des droits de l’homme, des archives de la douleur. Il ne fait pas de doute que la valorisation économique touche indéniablement les archives, devenues une marchandise que l’on acquiert et que l’on vend, un bien mis aux enchères ou un investissement pour collectionneurs.

Dès lors, la question d’intégrer les archives historiques comme faisant partie des actifs de l’Etat se pose, comme celle de la valeur économique des données publiques.

On rétorquera que les autorités publiques n’ont pas l’habitude d’assurer leurs biens mobiliers, compte tenu des difficultés à attribuer une valeur monétaire aux archives par référence à un prix de marché et en considération du coût résultant des opérations nécessaires à l’établissement de la valeur de la conservation. Et pourtant, n’ont-elles pas pour habitude de considérer les Archives comme les conservatoires de documents et d’informations de caractère unique ? A leur décharge, nous pouvons porter qu’à la requête des Archives cantonales vaudoises, elles ont provisionné une somme d’un million de francs pour couvrir les frais de réhabilitation des documents, en cas de catastrophe, en complément au renforcement des mesures préventives appliquées au bâtiment des archives. Ou bien encore, ce qui a été développé pour les communes vaudoises, un modèle de calcul pour assurer les archives historiques 6.

Le vol interroge non seulement sur l’utilité des documents d’archives, mais également sur leur valeur marchande.

Le débat ne s’est pas fait au sein de la communauté des archivistes. Notre article 7 , rédigé à la suite du colloque de

6 Gilbert Coutaz: «Assurer les fonds d’archives: un thème incertain. Le point de vue des Archives cantonales vaudoises», dans Lettre d’information de l’Association des Archivistes Francophones de Belgique, No 18 juin 2013, pp. 13-15.

7 «A quand un débat sur la sécurité contre le vol dans les Archives suisses?», dans Arbido, 19, 2004, no 98, pp. 28-29.

86 - Dossier thématique ACV 2018

Vesoul, du 2 juin 2004, des archivistes de l’Arc jurassien, est resté lettre morte. Des dispositions très sévères ont été prises en France pour lutter contre les vols d’archives qui ont trouvé des acquéreurs. Elles n’ont pas inspiré les autorités cantonales, alors que des vols d’archives continuent à se produire.

Taire la problématique du vol, c’est la faire ignorer et qui, plus est, la réduire à une question technique et juridique.

Il faut deux choses à mon avis pour faire émerger le problème : c’est d’une part le changement d’état d’esprit des archivistes qui doivent forcer leur tempérament pour mentionner toutes les pertes de manière visible et apprendre à déposer plainte. D’autre part, il est important que l’on accrédite que la communication de documents doit pouvoir se fonder sur des mesures de précaution et de surveillance : elles relèvent entre autres de l’aménagement de la salle de lecture, de la qualité des inventaires, en particulier de l’usage du champ descriptif « importance matérielle », de la tenue du journal de la consultation, du marquage des documents, de la conservation des fiches de commande de documents, du personnel d’encadrement, de l’interdiction des serviettes en salle de lecture. Mais, une mesure plus importante que d’autres s’impose : c’est la révision annuelle de la bibliothèque et des documents commandés ou empruntés à l’interne ou à l’externe de l’administration, avec fermeture de la salle de lecture au public. Les Archives cantonales vaudoises consacrent, chaque année, les quinze premiers jours du mois de mars à ces travaux qui mobilisent l’ensemble du personnel.

Liste des dossiers thématiques publiés en complément du Rapport d’activité des ACV 1996 :

Profils des usagers et documents consultés : enseignements des données statistiques de 1996, pp. 24 - 31 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Robert Pictet et Christian Gilliéron ).

1997 :

La bibliothèque des Archives cantonales vaudoises ou la place de l’imprimé dans un dépôt d’archives, pp. 29 - 47 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Michel Depoisier ).

1998 :

Enquête systématique sur l’archivage dans l’administration cantonale vaudoise, pp. 30 - 42 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration du personnel des ACV et des MAH ).

1999 :

Conservation préventive et restauration aux Archives cantonales vaudoises : une chaîne de solidarités, pp. 31 - 39 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration d’Anne Bellanger ).

2000 :

Coups de projecteur sur le microfilmage aux Archives cantonales vaudoises, pp. 29 - 42 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Christophe Moratal ).

2001 :

Un patrimoine exceptionnel et complexe aux Archives cantonales vaudoises : les archives médiévales, pp. 32 - 51 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Pierre - Yves Favez et Sandrine Fantys ). Une version longue a paru sous le même titre, en tiré à part, 55 p.

2002 :

Une approche négligée de l’informatique : l’archivage des données et des documents numériques, pp. 33 - 55 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration d’Olivier Conne ).

2003 :

Quelles politiques pour quelles archives privées aux Archives cantonales vaudoises ?, pp. 35 - 64 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Florence Dugrillon ).

2004 :

Les Archives cantonales vaudoises, une valeur d’avenir ? Les enjeux d’un repositionnement administratif, pp. 39 - 78 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Jérôme Guisolan ).

2005 :

Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1886 - 1970, 113 p. ( Gilbert Coutaz ).

2006 :

Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1970 - 1998, 137 p. ( Gilbert Coutaz ).

2007 :

Histoire de l’administration cantonale vaudoise : pouvoir exécutif et administratif : 1998 - 2007, suivie du bilan de deux cents ans d’histoire de l’administration cantonale vaudoise 1803 - 2007, 155 p. ( Gilbert Coutaz ).

2008 :

L’indexation aux Archives cantonales vaudoises, à la croisée des interprétations.

Considérations générales et particulières, pp. 37 - 88 ( Gilbert Coutaz )

2009 :

Des chiffres de l’utilisation des Archives à l’utilisation des chiffres des Archives.

Contribution à la mise en place de statistiques nationales suisses de la consultation et réflexions sur l’évolution des publics des Archives, pp. 37 - 76 ( Gilbert Coutaz )

2010 :

Le plan général de classement des Archives cantonales vaudoises de 1915 : ses origines et ses développements. Deux siècles d’histoire institutionnelle, pp. 37 - 139 ( Gilbert Coutaz )

2011 :

Le calendrier de conservation. Le cœur de la politique d’archivage des Archives cantonales vaudoises, pp. 35 - 77 ( Gilbert Coutaz )

2012 :

Communication et communicabilité. De nouveaux environnements pour les Archives cantonales vaudoises, pp. 37 - 57 ( Gilbert Coutaz ).

Dossier thématique ACV 2018 - 87

2013 :

La place des photographies dans un dépôt d’archives. cantonales vaudoises, pp. 37 - 68 ( Gilbert Coutaz ).

Les pratiques des Archives

2014 :

La gestion des risques en termes de conservation de documents : du coffre-fort physique au coffre-fort numérique. Les Archives cantonales vaudoises devant de nouvelles responsabilités ?, pp. 35 - 66 ( Gilbert Coutaz ).

2015 :

Le pôle numérique des Archives cantonales vaudoises : son positionnement et sa plus-value, pp. 37- 69 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration avec Jérôme Guisolan ).

2016 :

Fédéralisme ou archivistes en cause dans le débat sur l’archivage en Suisse ? Le point de vue des Archives cantonales vaudoises, pp. 47- 70 ( Gilbert Coutaz ).

2017 :

La place de la donnée personnelle dans les archives historiques. Essai d’interprétation à travers les archives de santé aux Archives cantonales vaudoises, pp. 42-80 ( Gilbert Coutaz, avec la collaboration de Gilles Jeanmonod ).

Tous les dossiers thématiques ainsi que les rapports d’activité sont consultables en ligne https://www.vd.ch/toutes-les-autorites/archives-cantonales-vaudoises-acv/

88 - Dossier thématique ACV 2018

Table des matières Dossier administratif 3 Introduction 3 1. Personnel 1.1. Personnel régulier ( au 1er janvier 2019 )

3 3

1.2. Personnel auxiliaire 1.3. Formation permanente du personnel

4 5

2. Bâtiment et équipement

6

3. Informatique

6

4. Relations avec les producteurs d’archives 4.1. Relations avec l’administration cantonale 4.2. Relations avec les communes 4.3. Relations avec les particuliers et les institutions de droit privé

7 7 9 10

5. Accroissement des fonds d’archives 5.1. Versements d’archives publiques 5.2. Entrées d’archives privées et para-administratives

11 11 12

6. Classement d’archives et création d’instruments de recherche 6.1. Nouveaux inventaires de versements officiels 6.2. Nouveaux inventaires de fonds privés ou para-administratifs 6.3. Autres nouveaux inventaires et instruments de recherche 6.4. Autres travaux de classement et d’inventaire 6.5. Instruments de recherche informatique et site Internet 6.6. Divers en relation avec les classements et instruments de recherche

15 17 20 24 27 27 28

7. Bibliothèque

28

8. Documentation et collections

29

9. Préservation , conservation et restauration

29

10. Microfilmage et reprographie

31

11. Consultation et utilisation des archives 11.1. Usagers individuels 11.2. Groupes 11.3. Documents consultés 11.4. Documents prêtés 11.5. Reproduction de documents pour le public 11.6. Expositions

34 35 38 38 39 40 40

12. Collaborations professionnelles 12.1. Collaborations professionnelles au niveau cantonal 12.2. Collaborations professionnelles au niveau national 12.3. Collaborations professionnelles au niveau international

41 41 42 43

13. Relations publiques et activités diverses 13.1. Relations publiques 13.2. Participation à des sociétés 13.3. Publications et conférences

43 43 44 44 Dossier thématique ACV 2018 - 89

Dossier thématique Petit précis d’archivistique

47

Archivage électronique

48

Archives

49

Archives privées

52

Archiviste

53

Association

55

Communication et communicabilité

56

Conviction

58

Déontologie

59

Données personnelles

60

Evaluation

62

Exposition

65

Fédéralisme

66

Formation

67

Hiérarchie

68

Historien, historienne

69

Indexation

71

Informatique

72

Inventaire

73

Masse

74

Mémoire

76

Numérisation

77

Quiproquo

78

Records Management

79

Restauration

81

Secret

82

Statistiques

83

Vol

84

Liste des dossiers thématiques publiés en complément du Rapport d’activité

87

Table des matières

89

90 - Dossier thématique ACV 2018