Manual Administrativo

control ADMINISTRATIVO

CONAGUA Comisi贸n Nacional del Agua

control ADMINISTRATIVO

´ PRESENTACION

La administración es una de las actividades importantes de la UDESA. Este documento es solo un manual que sirve para administrar los recursos que se obtienen por el cobro de los servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento, es decir tiene que ver con el manejo eficiente del personal y el dinero que se utilizará para la operación y sustentabilidad de los sistemas en las comunidades rurales de Tabasco.

Administración es la acción de dirigir y encauzar todos los esfuerzos de los habitantes

de una comunidad para mantener y en su caso mejorar la calidad del servicio.

La clave es la organización. Es importante que cada miembro de la UDESA, tenga bien claro cuál es su función dentro del mismo.

Además, es fundamental que toda la comunidad este enterada de las actividades que ésta realice y que sus habitantes participen en la toma de decisiones.

ivo jet lar Ob c u rti pa

Est

4

ruc

tura

de l

aU

DES

A

4

a

s 10 e l o r Cont ivos at r t s i dmin

´ I N D

14

l o r t n co s e d ida v i t c vo A i t a r t is n i m d a

I C E 26

Dire

cto

rio

OBJETIVO

PARTICULAR Proporcionar el control administrativo de la UDESA, a través de las metodologías, procedimientos y formatos.

ESTRUCTURA DE LA UDESA La UDESA tiene, como función principal, administrar, operar y conservar el sistema de agua potable y alcantarillado de la comunidad.

Está compuesta por 6 integrantes de la comunidad, elegidos en Asamblea Comunitaria Ordinaria, con una duración de 2 años en sus funciones.

Presidente Secretario Tesorero Vocal de Cultura del Agua Operador de Sistema Vocal del Medio Ambiente

14

De las funciones más relevantes de la UDESA que marca en su Reglamento Interno se encuentran: Informar mensualmente en asamblea comunitaria ordinaria de las actividades realizadas.

Autorizar conjuntamente con el Tesorero, las erogaciones necesarias para el buen funcionamiento del sistema. (mantenimiento y operativo) Revisar que el operador del sistema lleve actua- lizada la Bitácora.

La UDESA en coordinación con la comunidad, se encargará de: Dar mantenimiento y lavar periódicamente el tanque.

Mantener limpio el terreno del tanque, de la caseta y el pozo.

Cercar el área del sistema de agua potable.

Colocar empaque grafitado al equipo de bombeo.

Reparación de fugas menores en la red.

Realizar excavaciones para pequeñas ampliaciones.

Pintar el equipo de bombeo y tanque.

52

Es importante promover el trabajo en equipo ya que implica desarrollar estrategias de motivaci贸n que involucren la participaci贸n de todos los integrantes, que cada integrante perciba

que su contribuci贸n es necesaria y requerida para el logro de los objetivos. Explicaremos algunas de las funciones de cada uno de los integrantes de la UDESA.

Presidente: Representar legalmente a la UDESA. Cumplir y hacer cumplir el reglamento, los acuerdos de la asamblea general y los propios.

Informar mensualmente en asamblea comunitaria de las actividades realizadas y distribuir tareas de acuerdo al cargo que ostenta cada uno de los integrantes de la UDESA. Ejecutar y verificar que se realicen los acuerdos emanados de la asamblea comunitaria.

16

Secretario: Formular las convocatorias y la orden del día, para la realización de asambleas.

Verificar la asistencia de los integrantes del padrón de usuario.

Levantar actas de asamblea, así como de las reuniones internas que celebrara UDESA.

Tesorero: Recaudar, registrar y administrar adecuadamente, los fondos que ingresen al sistema de agua potable y alcantarillado por concepto de contratación del servicio, cuota mensual, sanciones y en su caso aportaciones de la comunidad.

Extendiendo el recibo correspondiente con número de folio consecutivo.

Llevar la contabilidad del sistema de agua potable.

Realizar los pagos que correspondan para la sustentabilidad del sistema, fijados en asambleas comunitarias.

72

Vocal del Medio Ambiente: Proporcionar información sobre efectos adversos de la contaminación, así como la necesidad y ventajas de tratar y rehusar las aguas residuales fomentar el uso racional y conservación del agua como tema de seguridad nacional, y alentar el empleo de procedimientos y tecnologías orientadas al uso eficiente y conservación del agua.

18

Operador del sistema: (Bombero) Operará el sistema de acuerdo al manual de operación del mismo.

Reportar a la UDESA, las fallas que no pueda reparar directamente.

Llevar la bitácora de control diario de la operación del sistema y sus funciones para posteriormente presentarla al presidente de la UDESA. Permanecer en el sistema durante el horario de bombeo determinado, por la comunidad.

Vocal de Cultura del Agua: Instrumentar campañas permanentes de difusión sobre la cultura del agua.

Concientizar a la población sobre la escasez del agua, los costos de proveerla y su valor económico, social y ambiental; y fortalecer la cultura del pago por el servicio de agua, alcantarillado y saneamiento.

92

CONTROLES ADMINISTRATIVOS ´ DE USUARIOS EL PADRON Los recursos económicos que se necesitan para que opere el sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento, se generan gracias a las tarifas que pagan los usuarios.

Para recaudar las cuotas y llevar un buen control de ingresos, se necesita conocer a los usuarios del sistema.

Para ello se debe elaborar un padrón en el cual se identifiquen las viviendas que utilizan el servicio.

El padrón de usuario es el registro de todos y cada uno de los pobladores que tiene en su vivienda una toma de agua potable y descarga de alcantarillado (en el caso que haya drenaje) en la viviendas de la comunidad.

En la elaboración del padrón de usuario se debe contemplar: Nombre del propietario del terreno Domicilio Tarifa

110

A continuación se presenta el formato que debe utilizarse como registro del padrón de usuarios.

COMISIÓN ESTATA

L DE AGUA Y SANE

DIRECCIÓN DE OP

AMIENTO DE TABA

ERACIÓN, MANTE

SUBDIRECCIÓN DE

COMUNIDAD:____

SCO

NIMIENTO Y CONT

ROL DE CALIDAD

SISTEMAS MUNIC

IPALES

DEL AGUA

__________________

___________ MUNICIPIO:______ ____

DATOS DE LA UDES A: PRESIDENTE DE LA UDESA:______ __________________ __________________ SECRETARIO DE LA ____ UDESA: __________ __ __ __ __ __________________ TESORERO DE LA __________ UDESA: __________ __________________ __________________ __

SI ES SUBUDESA N°

N° Cont

INDIQUE DE QUE Nombre del Usuario

VOCAL 1: ________ __________________ VOCAL 2: ________ __________________ TOTAL CONTRATA DO: ______________ TOTAL DE CLANDE STINAS: _________ SUMA: _________

SISTEMA SE ABAS

TECE:

Domicilio Calle

N°

Tipo de Servicio Dom

Com

Gan

Tarifa

Observaciones

SUMA Este documento se deberá actualizar pe riódicamente con la momento se tenga el finalidad de que siem registro de cada una pre y en todo de las viviendas que están recibiendo los servicios.

11 2

INFORME ADMINISTRATIVO En el caso de la UDESA se entiende que la aplicación de métodos contables permitirá controlar las entradas y salidas del dinero.

112

¿Para qué sirve un informe administrativo?

1

Para establecer control sobre cada uno de los recursos y obligaciones de la UDESA.

2

Para registrar, en forma clara y precisa, las operaciones efectuadas por los integrantes de la UDESA durante el ejercicio de sus funciones.

3

Nos ayuda a poder proporcionar, en cualquier momento, un reporte claro y verídico de la situación financiera que guarda la UDESA.

4

Podremos prever el futuro monetario de la UDESA, es decir si podrá o no cumplir con todos los gastos que se generen por la prestación del servicio

5

Nos sirve como comprobante y fuente de información ante el público en general sobre operaciones realizadas por la UDESA.

13 2

ACTIVIDADES PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO Control del Padr贸n de Usuarios y meses de adeudo Padr贸n de Deudores

Pago Se extiende el comprobante de pago: RECIBO

Se registra en el formato de Cobranza Registro

Informe de Ingreso y Egreso Informe Administrativo

114

´ DE DEUDORES PADRON

UDESA

COMISIÓN DE AGUA Y SANEAMIENTO DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA

PADRON DE DEUDORES

COMUNIDAD:_________________________________

MUNICIPIO:__________

DATOS: PRESIDENTE DE LA UDESA:______________________________________________ SECRETARIO DE LA UDESA: ______________________________________________ TESORERO DE LA UDESA: ________________________________________________ NE SI ES

VOCAL 1: __________________________ VOCAL 2: __________________________ TOTAL CONTRATADO: ______________ TOTAL DE CLANDESTINAS: _________ SUMA: _________

____________________________________________________________

N°

N° Cont

Nombre del Usuario

Tarifa

Domicilio Calle

N°

Tipo de Servicio Dom

Com

Período de Adeudo

IMPORTE

Gan

Deberá el Tesorero de la UDESA llevar el control de cada uno de los adeudos que tenga un usuario contratado, para saber la deuda (Rezago) por concepto de los servicios de agua, alcantarillado y saneamiento que tenga toda la comunidad y planear estrategias de corte de tomas o planes para la recuperación de la cuota.

15 2

Es importante que se extienda el recibo para sustentar el pago por los servicios.

116

Se deberá de rellenar de la siguiente manera: Con letra legible y con lapicero.

La fecha de emisión, se refiere a el día en que realiza el pago el usuario.

El período pagado, son los meses que en ese momento está pagando CONTRATO, es el numero que se le asignó en el formato de CONTRATO realizado con CEAS antes (SAPAET).

La cuota mensual de agua, es la tarifa que tiene por los servicios de agua y alcantarillado.

El nombre que deberá registrarse el mismo a quien se le realizó el contrato.

Otros: Se refiere a cualquier otra aportación o cooperación monetaria, extraordinaria, que el usuario haya realizado, por ejemplo cuando realizan cooperaciones para un pago especial de CFE, para la compra de equipos especiales, etc.

UDESA COMUNIDAD:______________________________________________

FOLIO:__________________ PERÍODO PAGADO:__________

FECHA EMISIÓN: __________________________________________ No. CONTRATO: ____________________________________________ CUOTA MENSUAL DE AGUA POTABLE:_______________________ ___________________________________________________________ OTROS: ______________________________ TOTAL: $ _________ PAGUE ANTES DEL ÚLTIMO DÍA DEL MES RECUERDE QUE UN PAGO A TIEMPO MEJORA EL SERVICIO USUARIO:___________________________________________________________________________________________ El nombre que está en el contrato de Agua

TESORERO

SELLO DE COMUNIDAD

17 2

REGISTRO DE PAGO

Al finalizar el día de la cobranza, deberá realizar el registro de todos los recibos utilizados en el cobro de los servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento, así también como de los cobros extraordinarios que se realizaran. Ésto, con el fin de tener un control de la recaudación y saber el total de recibos utilizados, para después realizar el informe mensual de Ingresos y Egresos.

118

A continuación se muestra el formato de cobranza:

COMISIÓN DE AGUA Y SANEAMIENTO DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA

CONTROL DE COBRANZA COMUNIDAD:_________________________________

MUNICIPIO:__________

TARIFA MENSUAL:____________________________

FECHA:______________

N°

NÚM DE RECIBO

CONTRATO

MES O MESES A PAGAR

CANTIDAD COBRADA O ABONO

19 2

EGRESOS

Los conceptos autorizados son:

Egreso es el gasto o salida del dinero, motivada por el compromiso de liquidaci贸n por alg煤n concepto derivado del sistema de agua, alcantarillado o saneamiento.

Estos conceptos de egresos deber谩n ser con la finalidad de dar sustentabilidad del sistema de bombeo.

Material para bacheo del Sistema Pintura del Sistema Compra de Bombas Compra de material para la reparaci贸n de fugas y corte de tomas clandestinas Pago del Operador del Sistema Pago de CFE Pago de Mantenimiento Especial del Equipo (CEAS)

120

21 2

INFORME ADMINISTRATIVO

Este formato se realiza con el objeto de analizar los ingresos y los egresos, en un período especifico.

El informe debe estar sustentado en cuentas claras y documentación específica para que la población conozca las actividades de la UDESA. Esta práctica contribuye con el fortale- cimiento del vínculo de representación que se genera en toda elección democrática y permite que la localidad ejerza su derecho a participar en la sustentabilidad del sistema y aportar para su mejoramiento.

La finalidad de una rendición de cuentas a través del informe administrativo es incrementar la res- ponsabilidad y transparencia con que autoridades, funcionarios y funcionarias ejercen sus atribuciones y tareas, así como también ayuda prevenir actos u omisiones irregulares, arbitrarios o ilícitos.

122

23 2

Se deberá abrir una cuenta mancomunada para el control de los ingresos por los servicios, en el banco más cercano.

124

Los conceptos de egresos serán, para el mantenimiento y operatividad del sistema de agua, alcantarillado y saneamiento, estos son los autorizados:

1

Pago de CFE

2

Pago de Bombero

3

Compra de Equipos de Bombeos

4

Compra de material para reparación de fugas o corte de tomas.

5

Aportación para los trabajos especiales que la CEAS realice al sistema.

6

El pago de teléfono será restringido ya que existe el 01 800 832 9473 de la CEAS, el cual se puede tener acceso desde cualquier teléfono publico o de casa sin ningún costo.

7

El costo de traslado a la administración municipal de su localidad debe ser mínimo.

8

Como medida de austeridad, se regulará el servicio de agua potable a tandeo, a manera de reducir el costo de energía eléctrica y se establecerá un horario de común acuerdo con la comunidad; siendo que algunas veces este rubro lo paga la CEAS o lo paga la misma Comunidad, pero para ambas partes resulta oneroso el pago de energía eléctrica cuando el servicio de bombeo es de 24 horas diarias. Así mismo se le indica que cada compra deberá estar comprobada.

COMISIÓN DE AGUA Y SANEAMIENTO DIRECCIÓN DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA

INFORME ADMINISTRATIVO DE LA Unidad del Desarrollo Sustentable del Agua COMUNIDAD:

_____________________________

FECHA DE REALIZACIÓN:

MUNICIPIO:

_____________________________

PERÍODO:

No. DE TOMAS:

__________

CUOTA: DOM: $ COM: $ GAN: $

No. DE USUARIOS MOROSOS: _______________ MONTO DE MOROSIDAD: $_________(IMPORTE) No. DE FOLIOS UTILIZADOS EN EL COBRO: _______________________ EN PERÍODO EVALUADO

IMPORTE POR DERECHO DE TOMAS PAGADO A CEAS (Contratos) : $ ________________________ SALDO EN CAJA SEGÚN INFORME ANTERIOR: $ ________________________ INGRESO:

$ _________________

POR CUOTA MENSUALES:

$ _________________

POR APORTACIONES:

$ _________________

OTROS (ESPECIFICAR):

$ _________________

Informe Administrativo

TOTAL DE INGRESOS: $ _________________ SUMA DEL SALDO EN CAJA + INGRESO (1): $ _________________ EGRESO:

$ _________________

COMPENSACIONAL BOMBERO

$ _________________

REFACCIONES Y MATERIALES

$ _________________

MANO DE OBRA

$ _________________

ENERGÍA ELÉCTRICA

$ _________________

PASAJES Y VIATICOS

$ _________________

PAPELERIA

$ _________________

TELÉFONO

$ _________________

COMPRA DE EQUIPO

$ _________________

OTROS (ESPECIFICAR)

$ _________________

SELLO

TOTAL DE EGRESOS (2): $ _________________ SALDO EN CAJA (1 - 2) : $ _________________

_____________________________ (Nombre y Firma) Presidente UDESA

_____________________________ (Nombre y Firma) Tesorero de UDESA

_____________________________ (Nombre y Firma) Realiza: Promotor Social OBSERVACIONES: _________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________

_____________________________ (Nombre y Firma) Secretario de la UDESA

_____________________________ (Nombre y Firma) Vo. Bo. Admor Mpal.

C.c.p. PRESIDENTE DE LA UDESA C.c.p. DOMOCA

25 2

DIRECTORIO DIRECTORA GENERAL DE LA COMISIÓN ESTATAL DE AGUA Y SANEAMIENTO DE TABASCO Ing. Clisceria Rodríguez Alvarado DIRECTOR ADMINISTRATIVO CP. Abenamar Pérez Cupil DIRECTOR DE ASUNTOS JURÍDICOS Lic. Rafael Domínguez Ávalos DIRECTOR DE COMERCIALIZACIÓN Lic. Jorge Alberto Calzada Melo DIRECTOR DE CONSTRUCCIÓN Ing. Sergio Alberto Pérez Hernández DIRECTOR DE DESARROLLO SOCIAL Sr. Marco Antonio Castillo Castillo DIRECTOR DE OPERACIÓN, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA Ing. Heberto Jiménez Arias DIRECTOR DE PLANEACIÓN Ing. Julio César Hidalgo Aguilar DIRECTORA TÉCNICA Ing. Santa de la O Ledesma SECRETARIA PARTICULAR Sra. Andrea Córdoba Delfín SECRETARIO TÉCNICO Lic. Erik García Madrazo TITULAR DE UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Lic. Leonor Cruz Aguilar JEFE DEL ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS Edith Villarreal Ugarte OFICIALÍA DE PARTES Sra. Aracely Cajiga Romero

Teléfono sin costo 01 800 832 9473

126

Adaptación de texto, arte y diseño: Grupo EsComic!