Manual de padronização de atos oficiais administrativos cnj

MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA

Poder Judiciário

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Brasília 2013

Conselho Nacional de Justiça

Presidente Ministro Joaquim Barbosa Corregedor Nacional de Justiça Ministro Francisco Falcão

Conselheiros Ministra Maria Cristina Irigoyen Peduzzi Ana Maria Duarte Amarante Brito Guilherme Calmon Nogueira da Gama Flavio Portinho Sirangelo Deborah Ciocci Saulo José Casali Bahia Rubens Curado Silveira Luiza Cristina Fonseca Frischeisen Gilberto Valente Martins Paulo Eduardo Pinheiro Teixeira Gisela Gondin Ramos Emmanoel Campelo de Souza Pereira Fabiano Augusto Martins Silveira

Secretário-Geral Juiz Fábio Cesar dos Santos Oliveira Secretário-Geral Adjunto Juiz Marivaldo Dantas de Araújo Diretor-Geral Sérgio Pedreira

Departamento de Gestão Estratégica - CNJ

Diretor Ivan Gomes Bonifácio Elaboração/formatação Adilson Medeiros e Rodrigo Walladares

Secretaria de Comunicação Social - CNJ

Capa Juliana Holanda Projeto gráfico Eron Castro Revisão Carmem Menezes

Brasília - 2013

Sumário Apresentação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Regra Geral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Normas básicas para a redação de atos oficiais administrativos . . . . . . . . . 13 Atos oficiais administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Timbre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Ata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Atestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Certidão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Comunicado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Declaração . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Despacho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Enunciado Administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Informação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Instrução Normativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Memorando e Memorando-Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Mensagem Eletrônica (­e-mail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Ofício e Ofício-Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Ordem de Serviço . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Orientação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Portaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Provimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Recomendação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Requerimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Resolução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Termo de Cooperação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Elementos Acessórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Indicações Bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Apresentação Um manual compreende técnicas alicerçadas na transparência da comunicação e na celeridade e na fluência da leitura.

Sob essa perspectiva, a Divisão de Organização e Normatização do Departamento de Gestão Estratégica apresentou a iniciativa de produzir o Manual de Padronização de Atos Oficiais Administrativos, ferramenta elaborada para facilitar e uniformizar a prática do idioma em publicações de documentos, projetos e informativos.

Além do uso escorreito e formal do idioma, este Manual tem, ainda, por objetivo orientar a estruturação formal dos atos normativos e expedientes de redação oficial inerentes ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Essa medida relaciona-se aos imperativos da padronização, coesão e inteligibilidade dos atos oficiais. Tais balizamentos são fundamentais à compreensão dos comandos e das informações veiculados nos atos emanados pelo Conselho, sejam direcionados ao público interno, sejam aqueles destinados à comunicação e a regramentos gerais. Os modelos de expedientes empregados neste Manual guardam caráter meramente ilustrativo. Foram utilizados atos existentes no universo normativo do CNJ, com adaptações para melhor atendimento da finalidade didática desta obra.

No que respeita ao conhecimento e ao exame dos aspectos estruturais da língua portuguesa, recomenda-se, em complementação a este Manual, o uso cotidiano do Manual de Revisão do CNJ, ferramenta elaborada pela Secretaria de Comunicação Social deste Conselho.

Departamento de Gestão Estratégica

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

7

Regra Geral

Regra Geral

Redação de Atos Oficiais A redação de atos oficiais não deve ser exercida como uma atividade arbitrária, alheia às regras que disciplinam toda atuação pública. Ao contrário, deve ter como base dois dos princípios constitucionais fundamentadores dos atos da administração: a impessoalidade e a publicidade.

Decorrentes do princípio da publicidade, a clareza, a objetividade e a concisão são elementos que devem orientar a elaboração dos atos oficiais, sobretudo porque evitam a obscuridade e a incompreensão, vícios incompatíveis com o que rege o ordenamento jurídico pátrio.

homem; “Vossa Senhoria ficou insatisfeita com o resultado do debate”, se for mulher.

Evite, apesar de correto gramaticalmente, substituir os pronomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhe e o, principalmente em relação a Vossa Excelência, Vossa Eminência e outros de alta cerimônia.

Em comunicações dirigidas a altas autoridades dos poderes da República e eclesiásticas, recomenda-se que não se abreviem os pronomes de tratamento.

A seguir apresenta-se quadro resumo do emprego dos pronomes de tratamento.

PRONOMES DE TRATAMENTO

Os pronomes de tratamento Em regra, todas as modalidades de comunicação oficial seguem padrões rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de tratamento, à forma dos fechos e à identificação do signatário.

A gramática denomina pronomes de tratamento certas palavras ou expressões que funcionam como pronomes pessoais, tais como: Senhor, Vossa Excelência, Sua Santidade, Vossa Senhoria.

Concordância com os pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento, embora se refiram à pessoa a quem se dirige a comunicação, qual seja, segunda pessoa gramatical, exigem concordância verbal na terceira pessoa. O verbo concorda com o substantivo que integra a locução: “Vossa Excelência falará aos jurados”; “Vossa Senhoria saberá encaminhar o problema”. Aos pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento aplicam-se idêntico procedimento: “Vossa Senhoria encaminhará seu pedido” (e não “vosso pedido”).

Quando a palavra é dirigida à pessoa com quem se fala, são usadas Vossa Excelência, Vossa Senhoria; quando a ela se faz referência, usa-se Sua Excelência, Sua Senhoria.

Diversamente, o gênero gramatical dos adjetivos alusivos a esses pronomes deve remeter ao gênero da pessoa, e não ao substantivo. Assim, o correto é grafar “Vossa Excelência está atento às novas regras”, se o interlocutor for

Cargos/funções

Pronomes Abreviaturas de tratamento Singular Plural

Presidentes da República, Vossa (Sempre por do Congresso Nacional e do Excelência extenso) Supremo Tribunal Federal Autoridades dos três poderes: senadores, deputados, ministros (de Vossa Excelência V.Exa. Estado e dos tribunais), desembargadores, prefeitos, embaixadores Vossa Vossa Meritíssima Meritíssima Juízes de direito ou Vossa (sempre por Excelência extenso) Reitores de Universidade

Vossa Magnificência

V. Maga.

Senhor (cargo)

Vossas Meritíssimas (sempre por extenso)

Excelentíssimo Senhor Meritíssimo Juiz (nome) Juiz de ou Senhor Juiz Direito da...

V.Magas.

Príncipes, duques, arquiduques

Vossa Alteza

VV.AA.

Papas

Vossa Santidade V.S.

Cardeais

Vossa Eminência V.Emas. ou V.Ema. ou V. ou Vossa V. Emas.

Ema. Revma.

Eminência Revmas.

Reverendíssima

Bispos, arcebispos

V.Exas.

Vossa Excelência V.Exa. Revma.

Revmas.

Reverendíssima

Sacerdotes, clérigos e demais religiosos

Vossa reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima Vossa Reverência ou Vossa Reverendíssima

Excelentíssimo Senhor (nome) (cargo)

V.Exas.

VV.MM.

Monsenhores, cônegos e superiores religiosos

No Envelope

(Sempre por Excelentíssimo Excelentíssimo Senhor extenso) Senhor (cargo) (nome) (cargo)

Reis, rainhas e imperadores Vossa Majestade V.M. V.A.

Vocativo

Excelentíssimo Senhor Magnífico Reitor (nome) Reitor da...

A Sua Majestade o Rei Majestade (nome) A Sua Alteza o Príncipe Sereníssimo Sr. (nome) Santíssimo A Sua Santidade o Papa Padre (nome) Eminentíssimo A Sua Eminência ou Senhor A Sua Eminência Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssima Dom Reverendíssimo (nome) Cardeal de...

Senhor Cardeal Excelentíssimo A Sua Excelência ou Reverendíssima Dom Reverendíssimo (nome) Bispo de...

Senhor

V.Revma ou V.Sa. Revma.

V.Revas. ou V. Revmas.

A Sua Senhoria Reverendíssimo Reverendíssima Senhor Monsenhor (nome)

V.Reva. ou V.Revma.

V.Revas. ou V.Revmas.

Reverendo Senhor

A Sua Reverência Padre (nome)

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

11

Por fim, registre-se que orientações complementares relacionadas a pronomes de tratamento poderão ser consultadas no Manual de Revisão do CNJ, ferramenta confeccionada pela Secretaria de Comunicação Social deste Conselho.

Algumas Observações OO Número de publicação e página de documentos –

recomenda-se o uso da convenção “n.”; OO No corpo do texto, abreviaturas são evitadas, com al-

gumas exceções: Sr., Dr., c.c., art.; OO ss. (seguinte) usado somente em referências; OO Senhor/Senhora (Sr./Sra.);

OO Frase completa dentro do parêntese – usa-se ponto; OO Hardware e software – sem plural; OO O termo “leiaute” já está dicionarizado; OO Siglas – usar apenas as siglas já existentes ou consa-

gradas, separadas entre parênteses – Conselho Nacional de Justiça (CNJ); OO Usar barras em composição de siglas de Estado: Rio

Branco/AC; TRE/MG. OO Na grafia numérica de datas, não use o zero antes dos

números de 1 a 9. Ex.: 7-7-2013 ou 7.7.2013, em substituição a 07/07/2013. Quando se tratar do primeiro dia do mês, use numeração ordinal. Ex.: 1º-7-2013 ou 1º.7.2013.

OO Art. (prefira art. 35 a artigo 35; § 2º a parágrafo 2º); OO Evitar abreviaturas no fim de frase; OO Quanto à indicação de números de folhas, pode-se

utilizar como nas formas a seguir: “à fl. 21; às fls. 22 e 23” ou ainda quando se tratar de intervalos maiores: “às fls. 25-31”;

12

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Normas básicas para a redação de atos oficiais administrativos

Normas básicas para a redação de atos oficiais administrativos

Redação de atos oficiais administrativos A redação de atos oficiais deve obedecer, para sua maior efetividade, a princípios elementares de estruturação de texto. Esses princípios, contudo, são válidos não apenas para o ato oficial, mas também para qualquer tipo de escrita que privilegie a transparência e a comunicabilidade. Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações, que tanto podem ser dirigidos aos órgãos e entidades da Administração Pública, e respectivos agentes públicos, como aos particulares.

Os textos oficiais devem ser compreendidos por todos os cidadãos e adotam, como referência, algumas características decorrentes dos princípios constitucionais que orientam a própria Administração Pública, conforme disposto no art. 37 da Constituição Federal: “A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência”.

Particularmente no que concerne à redação oficial, a finalidade é a construção de textos caracterizados por impessoalidade, formalidade, objetividade, concisão e clareza, de acordo com o que determina tanto a própria Constituição da República quanto os atos da administração pública.

Impessoalidade Os textos oficiais tratam de assuntos que correspondem à atuação da Administração Pública. Quem comunica é sempre um agente público dotado de competência específica fixada por ato oficial para se pronunciar em nome do órgão que representa; o teor do que se comunica remete às atribuições do órgão emissor ou a questões pertinentes ao interesse público. Os destinatários dessa comunicação invariavelmente são os servidores e unidades do próprio órgão – sujeitos aos poderes hierárquico e disciplinar –, demais órgãos públicos e sociedade. Em todas as situações, concebe-se a comunicação de forma homogênea e impessoal.

Todo o processo envolvido na comunicação oficial deve prescindir de impressões individuais de quem emite a informação.

Formalidade A linguagem utilizada em atos e expedientes oficiais obedece essencialmente ao uso da norma padrão vernacular. São inadmissíveis expressões regionais, estrangeirismos não dicionarizados, jargões, gírias e quaisquer outros vocábulos que produzam imprecisões.

Para o CNJ, recomenda-se a consulta frequente ao Manual de Revisão elaborado pela Secretaria de Comunicação Social, que contém as instruções necessárias à observância das regras gramaticais estabelecidas para a língua portuguesa, atualizadas em conformidade com o Novo Acordo Ortográfico.

Objetividade Trata-se do emprego preferencial de frases curtas. Frases longas cansam e conduzem o leitor à dispersão. Enunciados breves facilitam a compreensão. Um texto tem objetividade quando emprega palavras precisas que vão diretamente ao ponto.

Concisão A concisão consiste em remover os excessos linguísticos do texto. Trata-se, fundamentalmente, de excluir palavras inúteis, redundantes e que nada acrescentam ao que já está expresso. A concisão tenciona comunicar o máximo de informações com o mínimo de palavras. Escrever com concisão requer disciplina e exercício constante, de forma a identificar ideias fundamentais e secundárias e retirar o que não se mostra essencial à compreensão da informação que se deseja transmitir.

Clareza A clareza do texto resulta da conjugação da impessoalidade, da formalidade, da padronização da linguagem e da concisão. Para se obter clareza, é enfaticamente aconselhável a revisão do texto redigido, com o intuito de não apenas obter aperfeiçoamento formal, mas também o melhor encadeamento das ideias.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

15

Portanto, texto claro é aquele que possibilita compreensão imediata, porque congrega o uso do padrão linguístico, a predominância da ordem direta nas frases, a rejeição a termos obscuros ou de difícil compreensão e o esclarecimento da terminologia técnica, entre outras qualidades que atribuem leveza e brevidade à exposição.

Também deve ser evitada a divisão silábica das palavras.

Caso isso seja inevitável, as recomendações a seguir darão ao texto maior legibilidade e elegância:

O que deve ser evitado

4. Não separar números;

Na redação dos atos e comunicações oficiais, devem ser evitados:

5. Nos casos de palavras compostas, deve-se repetir o hífen na linha seguinte.

OO Locuções verbais ou expressões desnecessárias.

6. Evitar a separação de hiatos e de nomes próprios.

1. Nunca dividir grupos vocálicos: ai, ui, ão etc.

2. Não deixar letra isolada em uma linha.

3. Não deixar isoladas sílabas às quais se possa atribuir outro sentido.

Exemplos:

7. Evitar a separação de palavras de língua estrangeira.

venho solicitar = solicito; havia proporcionado = proporcionou; venho por meio desta registrar = registro; neste momento nós acreditamos = acreditamos; decisão tomada no âmbito da diretoria = decisão da diretoria; com o objetivo de = para; ato de natureza administrativa = ato administrativo.

8. No caso de cifras, pode-se colocar o cifrão em uma linha e o número da cifra em outra.

OO Metáforas, analogias e outras figuras de estilo – trata-

se de texto oficial, e, não, literário.

OO Períodos muito longos.

OO Palavras e expressões que dificultam a compreensão

do leitor. Estrangeirismos, termos técnicos, arcaísmos, jargões e regionalismos vocabulares que são de compreensão limitada, restrita a apenas um grupo de pessoas, dentro do possível devem ser substituídos por expressões equivalentes. Dê preferência ao vocabulário de entendimento geral.

OO Para melhor concisão, deve-se eliminar:

o uso excessivo dos indefinidos “um” e “uma”; o uso abusivo da palavra “que” (corrige-se com sua substituição por orações reduzidas ou períodos simples); os pormenores desnecessários e informações supérfluas, evitando-se a redundância.

16

Recomendações para elaboração de textos oficiais OO Apresente, no início do texto, a ideia principal para

que o leitor, de imediato, conheça o assunto tratado no documento.

OO Utilize, preferencialmente, a ordem direta na cons-

trução das frases (sujeito, verbo e complemento). A inversão dos termos, em exagero, pode comprometer a compreensão e gerar ambiguidade. Utilize esse recurso apenas quando quiser dar ênfase a alguma expressão.

OO Mantenha a harmonia do texto e evite a cacofonia

(palavras obscenas ou inconvenientes resultantes do encontro de sílabas finais com sílabas iniciais), a assonância (semelhança ou igualdade de sons na frase ou no período) e os ecos (repetição sucessiva de finais idênticos).

OO Mantenha o paralelismo (apresentação de ideias simi-

lares em uma forma gramatical idêntica) na estruturação de um período. Exemplo: Errado: Recomendou-se às unidades economizar energia e que elaborassem planos de redução de despesas.

Certo: Recomendou-se às unidades economizar energia e elaborar planos para redução de despesas.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Normas básicas para a redação de atos oficiais administrativos

OO Cuidado com o uso dos pronomes possessivos seu e

sua. Se não forem muito bem colocados na estrutura do texto, geram ambiguidade.

OO Utilize os elementos de coesão que estabelecem uma

relação lógica entre as frases e parágrafos para manter a coerência. Ex.: mas, entretanto, porém, conforme etc.

OO Quando houver dois ou mais parágrafos nos expe-

dientes oficiais, deve-se proceder à numeração de cada parágrafo, iniciando-se do primeiro.

Remissão a texto legal Quando for necessária a remissão a texto legal, a primeira referência deve indicar o número da norma, seguido da data, sem abreviação de mês e ano (exemplo: Lei n.

11.618, de 19 de dezembro de 2007). Nas referências subsequentes, serão indicados apenas o número e o ano (exemplo: Lei n. 11.618, de 2007; ou Lei n. 11.618/2007).

Numeração dos atos Os documentos devem ser numerados em ordem crescente cronológica ou, em situações especiais, de acordo com critério estabelecido pelo emissor. Deve-se reiniciar a numeração a cada ano, a partir do número 1. Ex.: Memorando n. 8/DGE. A numeração é um dos indicadores (ou índices) de recuperação do documento. Consiste, portanto, em informação que deve ser registrada com atenção, para se evitar a atribuição de um mesmo número a documentos diversos.

No Conselho Nacional de Justiça não há numeração única para os atos normativos, salvo quando for necessária a assinatura do Ministro Presidente ou do Secretário-Geral (SG). Neste caso, deve-se solicitar um número específico à SG, que obedecerá à seguinte rotina: a) as minutas de ofícios e os demais atos normativos do CNJ deverão ser enviados ao ­e-mail <oficiossg@cnj.jus. br>, cujo acesso de leitura é restrito aos funcionários da Secretaria-Geral. Solicita-se que os atos sejam enviados à conta <oficiossg@cnj.jus.br> com antecedência. Em caso de urgência, faz-se necessário apresentar justificativa por via eletrônica, a ser analisada pelo Secretário-Geral (SG);

b) no corpo da mensagem encaminhada por via eletrônica, é necessário identificar o responsável pela elaboração do documento e seu substituto, bem como informar ramais para eventual contato pela SG; c) a sigla do setor responsável pelo expediente deverá constar imediatamente após “GP” ou “SG”, caso a assinatura seja do Ministro Presidente do CNJ ou do SecretárioGeral, respectivamente. É necessário deixar espaço para a posterior numeração e datação pela SG; Exemplo: Ofício n.___/GP – DGE/2013 Ofício n.___/SG – DGE/2013

d) as minutas não deverão ser numeradas e datadas previamente e observarão o padrão estabelecido por este Manual; e) após revisão/padronização, a SG reenviará as minutas para o setor, que confirmará o recebimento, o teor (objeto de revisão/padronização) e os destinatários. Caso haja necessidade de várias correções/alterações, o documento também será encaminhado digitalizado ao setor com as devidas correções, para conhecimento; f ) somente após autorização do setor específico, o ato será numerado e destinado à pasta específica para assinatura, quando convenientemente agendado pela autoridade competente; g) ao retornar assinado, o ato administrativo será digitalizado e expedido pela Secretaria-Geral e/ou DiretoriaGeral, e, em seguida, uma cópia digitalizada será enviada ao setor competente por e­ -mail; h) as informações quanto ao retorno do expediente assinado serão prestadas pela equipe de expedição da Secretaria. A SG será responsável pelo encaminhamento dos expedientes apenas por Correio e Malote Digital (neste, apenas para os presidentes e corregedores de cada tribunal). Caso o setor tenha urgência na expedição do documento, este providenciará o envio da maneira desejada e reputada conveniente.

A elaboração dos atos normativos a serem assinados pelo Diretor-Geral obedecerá às rotinas estabelecidas pelo Gabinete da referida autoridade.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

17

Citações Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), a citação é definida como a menção de uma informação extraída de outra fonte. O objetivo da citação é agregar ao texto conceito, dado ou informe para esclarecer, ilustrar ou sustentar o que está sendo discutido. As citações podem ser diretas, quando contêm a transcrição literal de um texto ou de parte dele, ou indiretas, quando redigidas com base em ideias de outros autores.

As supressões feitas numa transcrição são indicadas por reticências entre colchetes [...] e os acréscimos ou comentários feitos pelo autor também aparecem entre colchetes.

Exemplo: Segundo João Barbalho, a cláusula final do art. 28 resultara de uma falha da redação, pois a emenda aditiva [...] dizia: representação das minorias [e não da minoria] com mais propriedade e acerto.

A citação com até três linhas, ou citação curta, é transcrita entre aspas, com o mesmo tipo e tamanho da letra utilizados no parágrafo no qual será inserida. O uso das aspas delimita a citação direta. As aspas duplas são usadas no início e no fim da citação direta e as aspas simples em citação inserida no trecho transcrito. Caso o texto citado já contenha sinal de pontuação encerrando a frase, as aspas finais são colocadas após este sinal; caso contrário, elas delimitam o final da citação.

Deve-se manter a fidedignidade às ideias do autor, se paráfrase, ou ao texto citado, se transcrição, fazendo neste caso apenas a correção de erros tipográficos. Se houver outros tipos de erro, deve-se empregar a palavra latina sic (assim) entre colchetes, logo após a palavra ou expressão estranha ou incorreta, para indicar que se trata de reprodução fiel do original. Por exemplo: “À unanimidade, negar provimento o [sic] recurso”, já que o correto seria “À unanimidade, negar provimento ao recurso”.

A citação com mais de três linhas, ou citação longa, é transcrita em parágrafo distinto, que deve apresentar recuo de 3 cm à esquerda. Inicia-se sem entrada de parágrafo e estende-se até a margem direita. O texto citado é apresentado sem aspas e transcrito com tamanho de letra menor. Deve-se deixar uma linha em branco entre a citação e os parágrafos anterior e posterior.

Folhas de continuação

Quando se tratar de texto de lei, deve-se recuar a citação independentemente do número de linhas. Nos atos do Conselho, o recuo será de 2,5 cm à esquerda, e a fonte utilizada na transcrição será a Arial, tamanho 10, entrelinhamento simples.

Exemplo:

Veja-se o exemplo a seguir:

Em qualquer ato oficial administrativo do CNJ, as folhas de continuação deverão conter, no mínimo, as seguintes informações, entre parênteses: número respectivo da folha sequencial, tipo do ato com a sua numeração institucional e data: (Fl. 2 do Ofício n. 194 / GP, de 18/3/2013.)

As folhas sequenciais não devem trazer o timbre apresentado na primeira página.

Diz-se que há uma disciplina jurídica autônoma quando corresponde a um conjunto sistematizado de princípios e normas que lhe dão identidade, diferenciando-a das demais ramificações do Direito. (MELLO, Celso Antônio Bandeira de. Curso de Direito Administrativo. 12. ed. rev. e atual. São Paulo: Malheiros, 2000.)

18

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Normas básicas para a redação de atos oficiais administrativos

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm

Memorando n. 50/DGE

Margem esquerda: 4 cm

Em 16 de julho de 2012.

Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

À Secretaria de Controle Interno Assunto: Resposta Relatório. Auditoria de Gestão. Exercício 2011.

1.

Trata-se de encaminhamento da resposta aos Pontos de Pendência do Relatório de Auditoria de Gestão – exercício de 2011, referente aos itens 2 e 3 apresentados no Memorando n. 45/2012-SCI/CNJ, conforme a seguir: Item

4 cm

2

3

Abordagem do Relatório

Assunto/Ponto de Pendência

Unidade Responsável pela Pendência

Item III – avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos.

• • Tabela – Capacitação de Recursos Humanos (página 06 do Relatório); e • Parágrafo 2o sobre as metas adotadas (página 10 do Relatório).

Manter contato com a SOF para possível revisão nos indicadores/metas, no momento de elaboração da LOA, para possível alinhamento ao Planejamento Estratégico do CNJ.

DGE

Item IV – avaliação dos • Indicadores de desempenho.

• Parágrafo 8o (página 10 do Relatório); e • Parágrafos 2o e 7o (página 11 do Relatório).

Reavaliação dos indicadores existentes, de modo a estabelecer a medição e manter apenas aqueles que forneçam informações relevantes para a gestão do órgão.

DGE

2 cm

2.

Sobre as duas pendências, informe-se que estão em curso providências para revisão do Planejamento Estratégico do CNJ, tendo por objetivo o saneamento dos indicadores e das metas nele previstos.

2 cm

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

19

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12

(fl. 2 do Memorando n. 50/dGe, de 16/7/12)

Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

3.

Esclarece-se que os trabalhos foram deflagrados a partir de decisão dos Conselheiros integrantes da Comissão Permanente de Gestão Estratégica, Estatística e Orçamento, exarada na reunião realizada no último dia 11, conforme cópia da Ata de Reunião anexa – item 3.2.

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm

Atenciosamente,

Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

Assinatura Nome Cargo

4 cm

2 cm

2 cm

20

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Atos oficiais administrativos

Timbre As comunicações oficiais deste Conselho deverão conter o Brasão da República e as expressões “Poder Judiciário” e “Conselho Nacional de Justiça”, conforme ilustrado a seguir.

A padronização oferecida para cada ato objetiva melhorar a identificação do documento, propiciar rapidez na sua elaboração e na compreensão da mensagem pelo destinatário e facilitar sua juntada a processos ou sua inclusão em arquivos tradicionais e eletrônicos.

Para alcançar esses objetivos, sugere-se, ainda, a diagramação a seguir para todos os tipos de documentos.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

23

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

4 cm

2 cm

2 cm

24

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Ata Constitui registro sucinto, escrito, das decisões e dos acontecimentos havidos em reunião, congresso, mesaredonda, convenção etc. No âmbito do CNJ, podem ser tomados como exemplos de ata o registro dos resultados das sessões plenárias – ordinárias ou solenes, extraordinárias ou administrativas – e o registro das reuniões da Comissão Permanente de Licitação.

O texto da ata deve ser escrito seguidamente, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos.

Também não se deixam espaços em que possam ser inseridas modificações posteriores. Os numerais devem ser escritos sempre por extenso e evitadas as abreviaturas.

Quando houver necessidade de correção, ela deverá ser feita imediatamente depois do erro, após a expressão digo. Por exemplo, se o registro deveria ter sido: A “reunião” foi encerrada (em vez de “sessão”), o redator corrigiria assim: A sessão, digo, a reunião foi encerrada...

Se o erro só for descoberto depois de confeccionada a ata, deve-se fazer a ressalva: Em tempo: na linha..., onde se lê..., leia-se...

Estrutura formal Identificação do documento Inclui o nome do ato em letra maiúsculas, seguido do número do registro e da data do documento.

Texto É o conteúdo da ata, que deve ser elaborado em linguagem clara e concisa e seguir a língua padrão, observando-se a impessoalidade e a formalidade.

Compõe-se de: 1) dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso); 2) local da reunião; 3) pessoas presentes (com seus respectivos cargos); 4) ordem do dia; 5) fecho (que deverá iniciar-se com a expressão Nada mais havendo a tratar... ou... Nada mais a deliberar...); e 6) assinaturas do presidente, do secretário e de alguns participantes. Essas partes não se encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se sequenciadas, acompanhando o fluxo da informação. É possível, assim, reconhecê-las na estrutura do texto.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

25

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ aTa e ceRTIdÕeS de JULGaMeNTO da 150ª SeSSÃO ORdINÁRIa, de 3 e 4 de JULHO de 2013. ¶ b ¶ Às nove horas e trinta e dois minutos do dia três de julho de dois mil e treze, reuniu-se o Plenário do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), em sua sede, localizada no edifício do Supremo Tribunal Federal, em Brasília. Presentes o Conselheiro Ayres Britto, Conselheira Eliana Calmon, Conselheiro Carlos Alberto Reis de Paula, Conselheiro José Roberto Neves Amorim, Conselheiro Fernando da Costa Tourinho Neto, Conselheiro Ney José de Freitas, Conselheiro José Guilherme Vasi Werner, Conselheiro José Lucio Munhoz, Conselheiro Wellington Cabral Saraiva, Conselheiro Gilberto Valente Martins, Conselheiro Jefferson Kravchychyn, Conselheiro Jorge Hélio Chaves de Oliveira e Conselheiro Emmanoel Campelo de Souza Pereira. Ausentes, justificadamente, os Conselheiros Silvio Luis Ferreira da Rocha e Bruno Dantas. Presentes, ainda, o Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça, Francisco Alves Junior, e os Juízes Auxiliares da Presidência Fernando Cesar Baptista de Mattos e Luciano Athayde Chaves. Ausente, justificadamente, o Procurador-Geral da República Roberto Monteiro Gurgel.... Prosseguiu-se no julgamento dos processos pautados, cujos resultados foram registrados abaixo: [...]

RECURSO ADMINISTRATIVO NA RECLAMAÇÃO DISCIPLINAR 000124204.2013.2.00.0000 Relator: Conselheiro XXXXXX Requerente: XXXXXX Requerido: XXXXX Advogado: XXXXX Decisão: “O Conselho, por unanimidade, negou provimento ao recurso [...].

Presidiu o julgamento o Conselheiro Ayres Britto. Plenário, 03 de julho de 2013.” ¶ c ¶ Presidente Assinatura e nomes dos demais Conselheiros

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Texto. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

2 cm

26

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Atestado Ato comprovador de situação ou fato conhecido pela Administração, mas que não consta de qualquer documento em poder da organização. Diz respeito a eventos passíveis de frequentes modificações. Um servidor público pode, em razão de seu ofício ou de sua função, fornecer atestado a outrem.

O Decreto n. 83.936/1979, artigos 1o e 2o, aboliu os atestados de vida, residência, pobreza, dependência econômica, idoneidade moral e bons antecedentes na Administração Federal direta e indireta.

Estrutura formal

Local e data São registrados por extenso e sem qualquer supressão. O mês deve ser grafado em letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16/7/2013 ou assemelhadas).

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Assinatura É composto pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Identificação do documento Os atestados não são numerados; basta escrever a palavra ATESTADO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada no papel.

Texto Constitui a exposição do que se atesta, se possível com a indicação específica da finalidade do ato.

O atestado é geralmente estruturado em um único parágrafo. Se houver mais de dois, convém numerá-los a partir do primeiro. O parágrafo correspondente ao local e à data não deve ser numerado. Recomenda-se evitar o uso da expressão “para os devidos fins” após o verbo “Atesto”, uma vez que se trata de pleonasmo e, desse modo, dispensável. Caso se deseje explicitar o fim a que se destina o atestado, este deverá ser especificado.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

27

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ aTeSTadO ¶ b ¶ Atesto que o servidor Luis Carlos Almeida, analista judiciário, matrícula n. XXXX, do quadro de pessoal permanente deste Conselho Nacional de Justiça, participou, no período de 9/2 a 2/3/2013, do Curso de Formação para Novos Servidores desta instituição. ¶ c ¶ Brasília, 16 de julho de 2013. ¶ d ¶ Assinatura Nome Cargo

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Texto. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

2 cm

28

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Certidão Ato pelo qual a administração afirma a existência de fato ou situação que pode ser verificada em assentamento público (autos, procedimentos, despachos etc.). Difere do atestado em dois aspectos: OO Atém-se obrigatoriamente a documentos que se en-

contram em poder da organização; e OO Refere-se a situações de natureza permanente.

A certidão faz fé pública, até prova em contrário. Desde que autenticada, tem a mesma força probante do original.

Estrutura formal Identificação do documento

Local e data São registrados por extenso e sem supressão. Na grafia do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitemse, portanto, formas como BSB, 16/7/2013 ou assemelhadas). Esse parágrafo não é numerado.

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

As certidões não são numeradas; à exceção de se se tornarem rotineiras, quando devem receber número. Basta escrever a palavra CERTIDÃO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada na folha.

Texto É o teor do que se certifica, se possível com a indicação específica da finalidade do ato “Certifico, para fins de comprovação na Secretaria da Receita Federal”.

Na redação da certidão, devem-se evitar ambiguidades ou incertezas acerca do que está sendo certificado. Recomenda-se evitar o uso da expressão “para os devidos fins” após o verbo “Certifico”, uma vez que se trata de pleonasmo. Caso se deseje explicitar o fim a que se destina a certidão, este deverá ser especificado.

A certidão é geralmente estruturada em um único parágrafo. Se houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do primeiro. O parágrafo que corresponde ao campo local e data não deve ser numerado.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

29

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ ceRTIdÃO ¶ b ¶ Em cumprimento ao despacho exarado no requerimento de 20 de abril de 2013, em que WALTER DOS SANTOS, analista judiciário deste Conselho Nacional de Justiça, matrícula n. XXXXX, solicita comprovação de sua participação no Curso de Formação para Novos Servidores, promovido pelo CNJ, certifico que, das buscas nos arquivos desta Secretaria de Gestão de Pessoas, apurouse que o referido servidor integrou a primeira turma do Curso de Formação para Novos Servidores, realizado no período de 9 de fevereiro a 2 de março de 2009. ¶ c ¶ Brasília, 16 de julho de 2013. ¶ d ¶ Assinatura Nome Cargo

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Texto. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

2 cm

30

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Comunicado Ato expedido pelo Secretário-Geral, pelo Diretor-Geral, pelos demais Diretores e Secretários, com o fim de transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas administrativas e operacionais do CNJ.

Estrutura formal

Local e data São registrados por extenso e sem supressão. Na grafia do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitemse, portanto, formas como BSB, 16/7/2013 ou assemelhadas). Esse parágrafo não é numerado.

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Identificação do documento Os comunicados não precisam ser numerados; à exceção de se se tornarem rotineiros, quando devem receber número. Basta escrever a palavra COMUNICADO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada na folha.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Texto É o teor do comunicado. Como é, em geral, breve, utiliza um ou dois parágrafos. Se houver mais de um, deve-se numerá-los a partir do primeiro.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

31

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ cOMUNIcadO ¶ b ¶ Comunico que, a partir desta data, o horário de funcionamento do Setor de Protocolo deste Conselho será de 12h00 a 20h00 horas, para ampliar o horário de atendimento aos usuários. ¶ ¶c Brasília, 16 de julho de 2013. ¶ d ¶ Assinatura Nome Cargo 4 cm

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Texto. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

2 cm

32

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Declaração Ato pelo qual o servidor ou a administração declara a existência ou inexistência de um direito ou de um fato.

Se a manifestação se origina do servidor, mesmo que sob demanda da instituição, a declaração é pessoal. É o que ocorre, por exemplo, quando um servidor se manifesta, em processo administrativo disciplinar, acerca de um fato do qual tenha conhecimento. Quando a manifestação é da própria instituição, por intermédio de seus titulares, a declaração é administrativa. A declaração de lotação de um servidor é exemplo de declaração administrativa.

A declaração difere do atestado apenas quanto ao objeto. Enquanto o atestado é expedido a favor, a declaração é feita em relação a alguém, apontando ou afirmando, às vezes, coisas adversas.

Estrutura formal Identificação do documento As declarações, como os atestados e as certidões, são atos de emissão esporádica. Basta, portanto, escrever a palavra DECLARAÇÃO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada.

A numeração desses documentos faz-se necessária tão somente quando forem eles expedidos de forma rotineira, a fim de facilitar a localização.

Texto É o conteúdo objeto da declaração, se possível com a indicação específica da finalidade do ato “declaro, para fins de comprovação na Secretaria da Receita Federal...”. Se a declaração for a respeito de alguém, deve conter referência aos seus documentos de identificação. A finalidade, caso deva ou se deseje informar, deve ser citada expressa e precisamente, devendo-se, desse modo, evitar o uso de chavões e pleonasmos como “para os devidos fins”.

A declaração é, geralmente, estruturada em um único parágrafo. Se houver mais de dois, deve-se numerá-los a partir do primeiro.

Local e data São registrados por extenso e sem supressão. Na grafia do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16/7/2013 ou assemelhadas).

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

33

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ decLaRaÇÃO ¶ b ¶ Declaro que o servidor João Carlos Santos, analista judiciário deste Conselho Nacional de Justiça, matrícula n. XXXXX, encontra-se no exercício regular de suas atribuições desde 19 de dezembro de 2008. ¶ ¶c Brasília, 16 de julho de 2013. ¶ d ¶ Assinatura Nome Cargo 4 cm

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Texto. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

2 cm

34

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Despacho Constitui a decisão ou o encaminhamento emanado de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação.

O despacho pode ser: OO decisório: dá solução e põe termo à questão; OO ordinatório: apenas dá andamento ao documento; OO interlocutório: não resolve terminantemente a ques-

tão, apenas a transfere para autoridade superior ou autoridade de outra unidade da estrutura organizacional do órgão; OO saneador: resolve as falhas que porventura ocorram

no procedimento.

Os despachos podem conter apenas uma palavra (Autorizo, Aprovo, Indefiro etc.), expressões (De acordo etc.) ou textos mais longos. Quando o despacho for curto, pode ser escrito no próprio corpo do documento de que é parte.

Destinatário Indica o receptor do despacho. Alinhado à esquerda, é composto pela forma de tratamento adequada ao destinatário seguida do cargo que ocupa.

Texto Contém as informações da decisão ou do encaminhamento. Se houver mais de um parágrafo, deve-se numerá-los a partir do primeiro.

Local e data São registrados por extenso e sem qualquer supressão.

Grafa-se o mês com inicial minúscula.

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Assinatura

Estrutura formal Identificação do documento Compõe-se do número do documento seguido da sigla da unidade e do ano. Esses dados são sempre separados por barra e complementados pela indicação do processo a que se refere o despacho, e do qual ele fará parte, e pelo assunto do ato. Nas unidades que produzem poucos despachos, a numeração é dispensada. Se o despacho for de pequena extensão e registrado no próprio documento, conterá apenas texto, data e assinatura.

Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

35

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶

Margem direita: 2 cm

despacho: n. XXX/dGe/2013 Referência: Processo n. xxxxxx Assunto: Manual de Atos Oficiais Administrativos. ¶ b ¶ Senhor Secretário-Geral, ¶c 1.

Considerando-se as providências implementadas por este Departamento no que diz respeito à elaboração e revisão formal e material da minuta do Manual de Atos Oficiais Administrativos do Conselho Nacional de Justiça, encaminha-se a Vossa Excelência o presente processo, para conhecimento e deliberação. As sugestões acostadas às fls. 64 e 68 foram devidamente consideradas no trabalho revisional.

4 cm

2.

Informe-se, por oportuno, que a elaboração do manual em tela consta expressamente no Manual de Organização do CNJ em vigência, instituído pela Portaria da Presidência n. 61, de 15 de abril de 2010, como competência do DGE. 3.

Em caso de aprovação da minuta apresentada, sugere-se remessa à Secretaria de Comunicação Social, para as medidas pertinentes, notadamente quanto ao estabelecimento do leiaute e à produção gráfica. ¶ d ¶ Brasília, 16 de julho de 2013. ¶ e ¶ Assinatura Nome Cargo

Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Destinatário. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Destinatário e Texto. Utiliza-se um espaço simples entre os dois campos. d É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data. Formado por dois espaços simples.

2 cm

36

e É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Enunciado Administrativo Entre as competências instituídas pelo Plenário do CNJ, de acordo com seu Regimento Interno, está a de resolver as dúvidas que forem submetidas pela Presidência ou pelos Conselheiros sobre a interpretação e a execução do regimento ou das resoluções, podendo-se editar enunciados interpretativos, os quais têm força normativa.

Os enunciados são regulados pelo artigos 4º, inciso XXV, e pelo artigo 102, § 5º, do Regimento Interno do CNJ.

Estrutura formal

Texto Constitui o próprio conteúdo do enunciado administrativo, o que ele esclarece. Deve constar do final do texto o precedente que deu origem ao documento.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Identificação do Documento Inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número do registro e da data do documento.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

37

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ eNUNcIadO adMINISTRaTIVO N. 13, de 30 de JULHO de 2013 ¶b ¶ A exigência de apresentação do número de inscrição da parte no CPF/CNPJ, bem como de seu Código de Endereçamento Postal (CEP), no momento da distribuição de ações, é legal e legítima, desde que não represente comprometimento ao direito fundamental de acesso à justiça.

4 cm

Precedentes: Procedimento de Controle Administrativo n.

200910000010600 e Pedido de Providências n. 0002774-13.2013.2.00.0000. ¶ c ¶ Assinatura Nome Cargo

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Texto. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

2 cm

38

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Informação Ato que almeja, essencialmente, o fornecimento de embasamento técnico necessário a decisões e providências em processos administrativos.

O resumo da questão que motivou o ato poderá iniciar a informação, de modo a permitir que o leitor tome conhecimento do assunto tratado.

Estrutura formal Identificação do documento Inclui o nome e o número do ato. Esses dados são complementados pela referência ao processo a que alude o expediente, e do qual ele fará parte, e pelo assunto do ato.

Fecho Apresenta-se de forma sintética, impessoal.

Exemplo: É o que informo, ou É o que vai informado.

O fecho é desnecessário nas situações em que o campo “Texto” já se inicia com o “Informo”.

Local e data São registrados por extenso e sem supressão. Na grafia do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16/7/2013 ou assemelhadas).

Exemplo:

Vocativo

Brasília, 16 de julho de 2013.

Invoca o destinatário pelo cargo que ocupa e é seguido de vírgula.

Texto Consiste no conteúdo da informação, elaborado com clareza e concisão. A introdução relata brevemente a questão que motivou o ato, de modo a permitir que o leitor identifique de imediato o assunto enfocado no documento. O desenvolvimento contém todas as questões demandadas ou consideradas essenciais para o esclarecimento da situação analisada. Além disso, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos são numerados para facilitar possíveis remissões.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

39

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶

Informação n. XXX/DGE/2013 Processo: XXXXXX assunto: XXXX

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm

¶ b ¶ Senhor Diretor do Departamento de Gestão Estratégica, ¶c ¶ 1.

Trata-se de procedimento administrativo instaurado em razão do encaminhamento à Secretaria-Geral do Relatório de Auditoria n. 02/2011, elaborado pela Secretaria de Controle Interno do CNJ, por meio do qual sugere-se o encaminhamento ao Departamento de Gestão Estratégica, requerendo esclarecimentos acerca: 4 cm

(i) do reforço da nota de empenho constante do Processo n. 339.537 e; (ii) da fiel execução do contrato n. 25/2010 (Processo n. 341.263).

2.

O processo refere-se à contratação do dr. Robert S. Kaplan, criador da metodologia “Balanced Scorecard”, para apresentação de palestra (videoconferência) no III Encontro Nacional do Judiciário, por inexigibilidade de licitação, no valor de U$ xxxxxxxx, livres de tributos e encargos. [...]

5.

Dessa forma, propõe-se que tais documentos sejam juntados ao Processo n. 341.263 para que a Secretaria de Controle Interno possa avaliar se são suficientes ao saneamento das lacunas apontadas na referida auditoria. ¶ d ¶ É o que informo. ¶ e ¶ Brasília, 13 de julho de 2013. ¶ f ¶ Assinatura Nome Cargo

Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Vocativo. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho. Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Fecho e Local e data. Formado por dois espaços simples.

2 cm

40

f É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Instrução Normativa Constitui documento de organização e ordenamento administrativo interno cujo objetivo é estabelecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos e regulamentar matéria específica já disciplinada, a fim de orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições.

No CNJ, as Instruções Normativas são expedidas pelo Presidente, pelo Secretário-Geral e pelo Diretor-Geral.

Texto

Estrutura formal

Campo formado pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

A instrução normativa compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Constitui o próprio conteúdo da instrução normativa, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo e da portaria, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura

Identificação do documento Inclui o nome do ato em letras maiúsculas e em negrito, seguido do número de registro e da data do documento grafada por extenso.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a instrução normativa. A ementa fica alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia a instrução normativa e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. Abre com a nominação “O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA” (varia conforme o cargo da autoridade competente), seguida normalmente da expressão “no uso das atribuições legais e tendo em vista inciso XV do art.

6o do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça” e das considerações que justificam a expedição da instrução normativa. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. É comumente finalizado com a expressão “RESOLVE”, registrada em um novo parágrafo e em letras maiúsculas, seguida de dois-pontos.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

41

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ INSTRUÇÃO NORMaTIVa N. 44, de 17 de JULHO de 2013 ¶ b ¶ Dispõe sobre regras e diretrizes para as contratações no âmbito do Conselho Nacional de Justiça. ¶ c ¶ O PReSIdeNTe dO cONSeLHO NacIONaL de JUSTIÇa, no uso das atribuições que lhe confere o inciso XXXV do art. 6o do Regimento Interno deste Conselho, ¶ d ¶ R e S O L V e: ¶ e ¶ Art. 1. As contratações, no âmbito do Conselho Nacional de Justiça, observarão os critérios e os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa. dO PLaNeJaMeNTO e acOMPaNHaMeNTO daS cONTRaTaÇÕeS Art. 2. As compras de material de consumo e permanente, bem assim a contratação de obras e serviços, deverão ser precedidas de planejamento, em harmonia com o planejamento estratégico do Conselho. [...]

Art. 27. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação. ¶ f ¶ Assinatura Nome

2 cm

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a expressão RESOLVE. Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre a expressão RESOLVE e o campo Texto.

Formado por dois espaços simples. f É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

42

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Memorando e Memorando-Circular O memorando é um tipo de correspondência interna e caracteriza-se pela ágil comunicação entre servidores e unidades de um mesmo órgão. Pode conter qualquer assunto que diga respeito à atividade administrativa, inclusive comunicações extensas, como exposição de projetos, ideias, diretrizes etc., mas sua tramitação deve-se pautar pela simplicidade.

Destinatário e Assunto O destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa, e o assunto consiste no que está sendo abordado no memorando.

Texto

Estrutura formal

Constitui o conteúdo do documento. O objeto que motivou o memorando deve ser sempre mencionado, evitando-se, dessa forma, informações vagas ou incompletas, tais como: Em atenção ao Memorando n. 6/2013, informo que a data é 16/7/2013. O assunto deve ser abordado de forma clara: Em atenção ao Memorando n. 3/2013, que trata das horas-extras dos servidores desta Subsecretaria, informo que elas se iniciaram no dia 16/7/2013.

Identificação do documento

Fecho

O memorando-circular apresenta as mesmas características do memorando e diferencia-se dele apenas por ser endereçado a vários destinatários.

No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados para facilitar possíveis remissões.

Composta pelo tipo do memorando, registrado por extenso, seguido diretamente do número de registro e da identificação da unidade expedidora.

Data Deve estar alinhada à direita, na linha imediatamente inferior à da identificação do documento, e escrita por extenso. É precedida pela preposição “em”.

Exemplo:

Consiste no arremate da comunicação, com a saudação do destinatário. Utilizam-se as expressões Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades de hierarquia equivalente ou inferior).

Deve ficar à direita, com a mesma margem fixada para as entradas de parágrafo; nunca centralizado na folha.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo do remetente. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Em 16 de julho de 2013.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

43

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

Memorando n. xxx/DGE

¶ b ¶

4 cm

Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm

Em 31 de agosto de 2013.

Ao Senhor Secretário-Geral Assunto: Reunião Preparatória – VI encontro Nacional do Judiciário. ¶ c ¶ 1.

Informo que o Departamento de Gestão Estratégica programou a Reunião Preparatória para o VI Encontro Nacional do Judiciário, a se realizar em 15 de outubro de 2013, no Auditório da Escola de Magistratura Federal (ESMAF), no Setor de Clubes Esportivo Sul, Trecho 2, Lote 21. [...]

2.

Segue, anexo, o Sumário de Dados do Evento, conforme determina a Portaria n. 5, de 24 de fevereiro de 2011. ¶ d ¶ Respeitosamente, ¶ e ¶ Assinatura Nome Cargo

Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Data e Destinatário/Assunto.

Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Destinatário/Assunto e Texto.

Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Texto e Fecho. Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

2 cm

44

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Mensagem Eletrônica (­e-mail) A mensagem eletrônica ou ­e-mail, pela sua agilidade, constitui um dos mais eficientes meios de comunicação, visto que pode ser lido praticamente ao mesmo tempo em que foi remetido. Por isso, vem sendo usado como mais uma alternativa para a comunicação oficial no serviço público.

Se o ­e-mail tratar de assuntos de trabalho, deve obedecer aos mesmos princípios que norteiam a redação oficial, ou seja, a clareza, a concisão, a formalidade, a objetividade e, principalmente, a observância às regras da língua padrão. O texto deve ter um vocativo (saudação inicial), a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e a assinatura (nome do remetente).

O uso do ­e-mail tem-se generalizado nas comunicações entre os setores do CNJ. Muitas vezes, as mensagens são impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatórios de procedimentos praticados pelo servidor. Por essa razão, é necessário decidir se o ­­e-mail é o melhor canal para transmitir a mensagem. Em algumas situações, deve-se refletir se uma conversa, um telefonema, uma reunião ou outro tipo de documento não seria mais conveniente.

A mensagem eletrônica pode ser utilizada para a comunicação entre os servidores da organização, entre a instituição e o cidadão e entre a instituição e outros órgãos.

Estrutura formal Endereço eletrônico do remetente

Assunto Título da mensagem.

Vocativo Invoca o destinatário e é seguido de vírgula. O uso dos pronomes de tratamento não é tão rígido quanto nos outros atos oficiais administrativos, no entanto é necessário tratar o leitor com o devido respeito, visto que é um texto profissional. É suficiente, mas também imprescindível, que se use o tratamento senhor/senhora no vocativo, acompanhado do nome ou do cargo do destinatário.

Texto Constitui o conteúdo do documento.

Fecho Apresenta a saudação do signatário. As expressões utilizadas são: Respeitosamente (para autoridades de hierarquia superior à do destinatário) e Atenciosamente (para autoridades de hierarquia equivalente ou inferior).

Assinatura A mensagem eletrônica, como qualquer outro ato oficial, deve conter uma assinatura, que pode apresentar, além do nome do signatário, o cargo, a titularidade, o telefone e o endereço do site da instituição, entre outros detalhes. Essa assinatura deve ser curta, com no máximo quatro linhas.

comunicacao@cnj.jus.br

Endereço eletrônico do Destinatário dge@cnj.jus.br

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

45

Modelo Formatação de: e-mail do remetente Para: e-mail do destinatário assunto: Solicitação de senha

Senhor Chefe do Serviço de Atendimento ao Usuário, ¶ a ¶ Solicito que seja fornecido usuário e senha para acesso ao sistema metas de nivelamento para responder ao questionário – 10 metas de nivelamento do Poder Judiciário. ¶b ¶ Atenciosamente, ¶c ¶ Assinatura eletrônica

46

a É o espaçamento entre os campos Destinatário/Assunto e Texto.

Formado por dois espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho. Formado por dois espaços simples c É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura eletrônica.

Formado por dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Ofício e Ofício-Circular Expediente apto a tratar de assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial, destinado, em regra, a órgãos externos e a particulares.

nome da autoridade em letras maiúsculas e pelo cargo ou função do destinatário, seguido do órgão a que pertence, alinhados à esquerda.

No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados para facilitar possíveis remissões.

Caso o ofício tenha mais de uma folha, o destinatário será mencionado apenas na primeira.

Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se mencionar tal ocorrência no corpo do texto.

Assunto

O ofício-circular recebe um mesmo número de controle, independentemente da quantidade de destinatários.

Exemplo: Ofício-Circular n. 194/GP

Contém referência ao assunto que motivou o ofício.

Vocativo Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.

Apesar de o ofício-circular veicular um mesmo conteúdo para receptores diversos, cada destinatário deve ser nomeado no início da primeira página do documento, com alinhamento à esquerda.

Estrutura formal Apresenta-se, a seguir, a estrutura formal indispensável à elaboração do ofício. Deve-se observar rigorosamente sua disposição na página e a sequência que aqui se demonstra.

Identificação do documento Composta pelo tipo de ofício, registrado por extenso, seguido do número de registro e da sigla da unidade expedidora.

Local e data Posicionam-se à direita, na linha imediatamente inferior à da identificação do documento. Não se usa abreviatura.

O mês é grafado por extenso. Rejeitem-se registros como BSB, 16/7/2013.

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Destinatário Item que indica a quem o ofício se dirige. Composto pela forma de tratamento adequada ao destinatário, pelo

Texto O texto do ofício deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão, nos casos em que o objetivo não seja apenas o de encaminhar documentos.

A introdução apresentará de forma objetiva o assunto que motiva o expediente: Encaminho a Vossa Excelência..., Informo a Vossa Senhoria que..., Submeto à apreciação de Vossa Senhoria..., em vez de É com pesar que comunicamos que..., Temos a honra de informar que...

O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma delas será abordada em parágrafos distintos, a fim de que o texto flua com clareza.

A conclusão simplesmente reafirma a proposição que motivou o ato.

Fecho Apresenta a saudação ao destinatário. As expressões utilizadas são: Respeitosamente (para autoridades de hierarquia superior à do signatário). O fecho segue o mesmo alinhamento dos parágrafos do texto.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo do emitente. Esses elementos ficarão centralizados na página.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

47

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

Ofício-Circular n. xxx /GP

A Sua Excelência o(a) Senhor(a) Desembargador Presidente do Tribunal XXXXX

4 cm

Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ ¶ b ¶

Margem direita: 2 cm

¶ c ¶ assunto: Questionário para Diagnóstico da Gestão Estratégica do Poder Judiciário. ¶ ¶d Senhor Presidente, ¶ d ¶ 1.

Solicito a Vossa Excelência autorizar a participação do servidor responsável pela área de Gestão Estratégica, bem como de um magistrado que tenha conhecimento do Sistema de Metas Nacionais, na Reunião Preparatória para o VI encontro Nacional do Poder Judiciário, a se realizar em 15 de outubro de 2013, no Auditório da Escola de Magistratura Federal (ESMAF), no Setor de Clubes Esportivo Sul, Trecho 2, Lote 21.

2.

O evento objetiva o debate de assuntos relacionados às Metas Nacionais e aos resultados apurados no Diagnóstico da Gestão Estratégica do Poder Judiciário. Além disso, serão prestadas informações sobre a dinâmica do VI Encontro Nacional. A confirmação da presença deverá ocorrer pela página de eventos, no Portal do CNJ (http://www.cnj.jus.br/agencia-eventos-cnj), a partir de 5 de setembro, até o dia 12 de outubro de 2013. ¶ e ¶ Atenciosamente, ¶ f ¶ Assinatura Nome Cargo

2 cm

48

Margem esquerda: 4 cm

Brasília, XXX de XXXX de 2013.

Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Local e data e Destinatário.

Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Destinatário e Assunto.

Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Assunto e Vocativo e Vocativo e Texto. Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho. Formado por dois espaços simples. f É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Ordem de Serviço Constitui incumbência determinada por escrito, de caráter eminentemente operacional, expedida pelo chefe imediato, com vigência limitada ao tempo de execução da tarefa.

Estrutura formal Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição.

Texto É o conteúdo da ordem de serviço, o que ela regula ou expressa. Pode conter tantos parágrafos quantos forem necessários, numerados por algarismos arábicos, os quais, se for o caso, poderão desdobrar-se em alíneas.

Assinatura Campo formado pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficam centralizados na página.

Preâmbulo Inicia a ordem de serviço e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições” e das considerações que justificam a expedição da ordem de serviço. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. É comumente finalizado com a expressão “RESOLVE”, seguida de dois pontos.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

49

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ ORdeM de SeRVIÇO N. XXX, de XX de XXXX de 2013 ¶ b ¶ O Gestor do Contrato n. 12/2013, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no inciso III da cláusula quarta do referido Contrato, celebrado entre a União, por intermédio do Conselho Nacional de Justiça, e a Empresa BCA Serviços de Informática Ltda. – ME para contratação de serviços de suporte técnico para implantação de softwares de Escritório de Projetos (Pregão Eletrônico n. 38/2008 – Processo Administrativo/CNJ n. 334.171), ¶ c ¶ ReSOLVe: ¶ c ¶ Solicitar a Prestação de Serviço de suporte técnico para parametrização (segunda fase) dos softwares do Escritório de Projetos do Conselho Nacional de Justiça, conforme as especificações e condições estabelecidas nos Anexos I, III e IV do Edital. ¶ d ¶ Assinatura Nome Cargo

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Preâmbulo. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, o termo RESOLVE e o Texto. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

2 cm

50

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Orientação Procedimento com embasamento jurídico cujo propósito é nortear e apontar medidas cabíveis aos órgãos competentes. No âmbito do Conselho, a competência para expedir Orientações é atribuída à Corregedoria Nacional de Justiça.

Texto

Estrutura Formal

Fecho

Identificação do documento

Consiste no arremate do ato. É composto pela expressão “Publique-se” ou termo semelhante.

Inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número e da data do documento.

Assinatura

Ementa Fica alinhada à direita, no texto, e contém o resumo do assunto que motivou o ato.

É o conteúdo da orientação, o que ela regula ou expressa.

Pode conter tantos parágrafos quantos forem necessários, numerados por algarismos arábicos, os quais, se for o caso, poderão desdobrar-se em alíneas.

Campo formado pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Preâmbulo Inicia a orientação e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: “O MINISTRO CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA”, seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais”, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da orientação. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo normalmente encerra-se com a expressão “ORIENTA”, registrada em um novo parágrafo utilizando-se letras maiúsculas e negrito.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

51

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ ORIeNTaÇÃO N. XX, de XXX de XXXX de 2013 ¶ b ¶ Orienta as corregedorias de justiça quanto à normatização e fiscalização do uso dos recursos de informática disponibilizados nos órgãos jurisdicionais. ¶ c ¶ O cORReGedOR NacIONaL de JUSTIÇa, usando de suas atribuições, tendo em vista o disposto no art. 31, VIII, do Regimento Interno deste Conselho, [...] cONSIdeRaNdO que, no caso de investigação de infrações disciplinares cometidas mediante uso desses recursos, especialmente a internet, as Corregedorias e demais órgãos censórios devem ter livre acesso aos registros eletrônicos, ¶d ¶ ORIeNTa: ¶d ¶ As Corregedorias de Justiça, na adoção de medidas destinadas à fis- calização do uso dos recursos de informática disponibilizados nos órgãos judiciários, em especial a: 1. Expedir ato normativo, observada a competência regimental de cada tribunal, a exemplo do Ato n. 138 do STJ, dispondo especialmente sobre a exclusão de sigilo dos registros de arquivos e de mensagens eletrônicas, no interesse da apuração de infração disciplinar pelos órgãos competentes. [...]

Publique-se e encaminhem-se cópias a todas as corregedorias e tribunais do País. ¶ e ¶ Assinatura Nome

2 cm

52

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, o termo ORIENTA e o campo Texto. Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Portaria É o ato emanado pelo Presidente, pelo Corregedor Nacional de Justiça, pelo Secretário-Geral ou pelo DiretorGeral, destinado a instruir assuntos concernentes à administração (admissão, exoneração, delegação de competência, designação, elogio, punição etc.).

Texto

A portaria é usada também para orientar os servidores na aplicação de textos legais, além de disciplinar matéria não regulada em lei.

Assinatura

Estrutura formal

É o conteúdo da portaria, o que ela regula ou expressa.

Tem a mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Campo formado pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

A portaria compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição, sem vírgula depois do número da portaria.

Ementa Contém o assunto que motivou a portaria. A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia a portaria e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: “O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA” (de acordo com a autoridade competente), seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições constitucionais e regimentos”, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da portaria. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. Quando existirem duas ou mais considerações, serão separadas por ponto e vírgula; após a pontuação da penúltima consideração, coloca-se a conjunção “e”. O preâmbulo encerra-se com a expressão “RESOLVE”, registrada em um novo parágrafo utilizando-se letras maiúsculas e negrito.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

53

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ PORTaRIa N. 130 de 16 de aGOSTO de 2013 ¶ b ¶ Altera a redação do art. 1o da Portaria n.

135 de 29 de junho de 2010. ¶ c ¶ O PReSIdeNTe dO cONSeLHO NacIONaL de JUSTIÇa, no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais;

4 cm

cONSIdeRaNdO a necessidade de incluir dois representantes do Ministério da Justiça na composição do Comitê Gestor da Numeração Única e das Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário, ¶d ¶ ReSOLVe: ¶d ¶ Art. 1. Fica alterado o art. 1o da Portaria n. 135, de 29 de junho de 2010, que passa a vigorar com a seguinte redação: Art.1o................................................................................................. ..........................................................................................................

XII – dois representantes do Ministério da Justiça.

Parágrafo único. As indicações de que tratam os incisos II, IV a XII serão formalizadas por ofício encaminhado à Presidência do Conselho Nacional de Justiça.

Art. 2. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. ¶ e ¶ Assinatura Nome

2 cm

54

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, a expressão RESOLVE e o campo Texto.

Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Provimento Ato pelo qual o Corregedor Nacional de Justiça regulamenta e uniformiza procedimentos, bem como define medidas a serem adotadas pelos órgãos sob sua autoridade ou relacionadas a sistemas coordenados pela Corregedoria Nacional de Justiça.

Texto É o conteúdo do provimento, o que ele regula ou expressa. A estrutura do texto é composta por artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Local e data

Estrutura formal Identificação do documento Inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número de controle.

São registrados por extenso e sem supressão. Na grafia do mês devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 16/7/2013 ou assemelhadas).

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Ementa Contém o assunto que motivou o Provimento. A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia o provimento e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: “O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA”, seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais”, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição do provimento. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato.

O preâmbulo encerra-se com a expressão “RESOLVE”, registrada em um novo parágrafo utilizando-se letras maiúsculas e negrito.

Assinatura Item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

55

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ PROVIMeNTO N. 21 ¶ b ¶ Define regras para destinação e fiscalização de medidas e penas alternativas ¶ c ¶ O cORReGedOR NacIONaL de JUSTIÇa, no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais de aprimoramento dos serviços judiciários...,

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

cONSIdeRaNdO a necessidade de uniformizar e implementar práticas e políticas na aplicação e fiscalização de medidas e penas alternativas; 4 cm

[...]

2 cm

cONSIdeRaNdO os princípios da moralidade administrativa e da transparência que norteiam os atos do Poder Público, ¶ d ¶ ReSOLVe: ¶ d ¶ Art. 1. As prestações pecuniárias e as prestações sociais alternativas, objeto de transação penal e de sentença condenatória (art. 45 do Código Penal), não revertidas às vítimas ou seus sucessores, devem ser destinadas pelo juiz às entidades públicas, privadas com destinação social e aos conselhos da comunidade, observada a resolução aprovada pelo CNJ no processo n...; [...]

Art. 7. Este Provimento entrará em vigor no prazo de 120 dias da data de sua publicação.

Brasília, 30 de agosto de 2013. ¶ e ¶ Assinatura Nome

2 cm

56

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por dois espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, a expressão RESOLVE e o campo Texto.

Formado dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Recomendação Ato de competência do Plenário, com numeração seguida e ininterrupta, destinado ao aperfeiçoamento das atividades dos órgãos do Poder Judiciário, bem como à garantia da autonomia, da transparência e da eficiência da gestão.

Texto É o conteúdo da recomendação, o que ela regula ou expressa. A estrutura do texto é composta por artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Fecho

Estrutura formal A recomendação compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Identificação do documento É composta pelo nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição.

Apresenta-se usualmente com a expressão “Publiquese e encaminhe-se cópia desta Recomendação a todos os Tribunais”.

Assinatura Campo formado pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a recomendação. A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia a recomendação e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: “O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA”, seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais”, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da recomendação. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo normalmente encerra-se com a expressão “RESOLVE”, registrada em um novo parágrafo, em letras maiúsculas e em negrito, seguida por dois-pontos.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

57

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ RecOMeNdaÇÃO N. 40, de 13 de JUNHO de 2013 ¶ b ¶ Recomenda aos Tribunais de Justiça dos Estados a elaboração de plano de ação para o enfrentamento e solução de situações decorrentes de calamidades e desastres ambientais. ¶ c ¶ O PReSIdeNTe dO cONSeLHO NacIONaL de JUSTIÇa, no uso das atribuições conferidas pela Constituição Federal, 4 cm

cONSIdeRaNdO a crescente instabilidade do clima global que vem gerando o agravamento das consequências desastrosas dos fenômenos naturais; [...] ¶ d ¶ ReSOLVe: ¶ e ¶ Art. 1. Fica recomendado aos Tribunais de Justiça dos estados que elaborem plano de ação para os casos de situações de emergência e estado de calamidade decretados pelo Poder competente, com as seguintes sugestões: I – instituição de gabinete de crise, a ser acionado em situação de desastre ambiental, integrado, se possível, por membros do Ministério Público, Defensoria Pública, Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e Defesa Civil, com a eleição de um Juiz Gestor em cada Tribunal; [...]

Art. 2. Publique-se e encaminhe-se cópia desta Recomendação a todos os Tribunais. ¶ f ¶ Assinatura Nome

2 cm

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, a expressão CONSIDERANDO e o campo RESOLVE. Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos RESOLVE e Texto. Formado por dois espaços simples. f É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

58

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Requerimento É o instrumento por meio do qual o requerente se dirige a autoridade administrativa para solicitar o reconhecimento de um direito ou a anuência de um pedido, sob amparo de lei ou norma reguladora.

O requerimento contém, em regra, apenas dois parágrafos e é redigido sempre em terceira pessoa. O primeiro parágrafo conterá um período com a identidade completa do peticionário, inclusive a profissão, a residência e o domicílio, bem como a explicitação do direito ou da concessão pedida. No segundo, ocorre o fechamento, em uma ou duas linhas.

Texto É o conteúdo do requerimento, efetivamente o que se solicita. Inicia-se com o nome do requerente e sua identificação, composta do maior número possível de informações, seguidos do objeto do requerimento, com a indicação dos fundamentos legais que servem de base à solicitação.

Fecho O fecho mais comumente utilizado é “Nesses termos, pede deferimento”. Usa-se também “Pede deferimento”.

No requerimento, dispensa-se o título e não se usa papel timbrado.

Local e data

Estrutura formal

O local e o nome do mês devem ser escritos por extenso Não se usa abreviatura.

Identificação do documento Caracteriza-se pela palavra REQUERIMENTO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada no papel.

Exemplo: Brasília, 16 de julho de 2013.

Assinatura

Vocativo Invoca o destinatário, com a forma adequada de tratamento, a indicação do cargo da autoridade e o nome do órgão a que se dirige.

Esse elemento ficará centralizado na página.

Não se menciona o nome da autoridade.

Exemplo: Senhor Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

59

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

4 cm

¶ ¶ ¶ a ¶ ¶ ReQUeRIMeNTO ¶ b ¶ Senhor Diretor-Geral do Conselho Nacional de Justiça, ¶ c ¶ Matheus Alencar Sousa, servidor deste Conselho, analista judiciário, matrícula n. XXXX, lotado no Departamento de Gestão Estratégica, requer a Vossa Senhoria licença para tratar de assuntos particulares pelo prazo de quatro meses, a contar de 20 de julho de 2013, com base no art. 91 da Lei n.

8.112, de 11 de dezembro de 1990. ¶ d ¶ Nesses termos, pede deferimento. ¶ e ¶ Brasília, 16 de julho de 2013. ¶ f ¶ Assinatura Nome Cargo

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre a margem superior da página e o campo Identificação do documento.

Formado por cinco espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Vocativo. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho. Formado por dois espaços simples.

2 cm

e É o espaçamento entre os campos Fecho e Local e data. Formado por dois espaços simples. f É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

60

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Resolução É o ato normativo de competência do Plenário, com numeração seguida e ininterrupta, editado com a finalidade de estabelecer normas gerais no âmbito do Poder Judiciário. É dotado de caráter vinculante e geral.

Texto

Estrutura formal

Assinatura

A resolução compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

É o campo formado pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

É o conteúdo da resolução, o que ela regula ou expressa.

Tem a mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Identificação do documento É composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição, sendo estes separados por vírgula.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a resolução.

A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia a resolução e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: “O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA”, seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais”, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da resolução. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo encerra-se com a expressão “RESOLVE”, registrada em um novo parágrafo, em letras maiúsculas e em negrito.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

61

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

¶ ¶ a ¶ ReSOLUÇÃO N. 158, de 22 de aGOSTO de 2013 ¶ b ¶ Institui o Fórum Nacional de Precatórios (Fonaprec), com o objetivo de elaborar estudos e propor medidas para o aperfeiçoamento da gestão de precatórios. ¶ ¶c O PReSIdeNTe dO cONSeLHO NacIONaL de JUSTIÇa, no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais,

4 cm

cONSIdeRaNdO o deliberado pelo Plenário do Conselho Nacional de Justiça, nos autos do procedimento n. 0005196-58.2013.2.00.0000, na sua a 152 Sessão, realizada em XX de agosto de 2013; [...] ¶ d ¶ ReSOLVe: ¶ d ¶ Art. 1o Fica instituído, no âmbito do Conselho Nacional de Justiça, o Fórum Nacional de Precatórios (Fonaprec), em caráter nacional e permanente, com a atribuição de elaborar estudos e propor medidas concretas de aperfeiçoamento da gestão de precatórios. [...]

Art. 17. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação. ¶ e ¶ Assinatura Nome

2 cm

62

Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, a expressão RESOLVE e o campo Texto.

Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Formado por dois espaços simples.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Atos oficiais administrativos

Termo de Cooperação Instrumento por meio do qual é ajustada a parceria entre o CNJ e instituições de mesma natureza, por meio do qual se estabelece, entre outras condições, a transferência de crédito. Nos termos do Decreto n. 6.170, de 25 de julho de 2007, o Termo de Cooperação tem o seguinte conceito: “instrumento por meio do qual é ajustada a transferência de crédito de órgão da administração pública federal direta, autarquia, fundação pública, ou empresa estatal dependente, para outro órgão ou entidade federal da mesma natureza”.

A Portaria Interministerial n. 127, de 29 de maio de 2008, no art. 6º, inciso III, veda a celebração de convênios e contratos entre órgãos e entidades da Administração Pública Federal, caso em que deverá ser firmado termo de cooperação. Se há o objetivo de desenvolver atividade em regime de colaboração mútua entre órgãos da Administração Pública Federal, deve ser firmado mais especificamente o instrumento denominado Termo de Cooperação.

Estrutura formal Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e do ano. Logo após o ano, explicita-se a denominação dos partícipes.

Exemplo: TERMO DE COOPERAÇÃO N. 003/2013, CNJ-IPEA

Preâmbulo Inicia o Termo e não integra o objeto do acordo, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação dos partícipes do ato: “O CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, com sede... e o TRIBUNAL DE JUSTIÇA..., celebram o presente TERMO DE COOPERAÇÃO...”.

Texto É o conteúdo do Termo de cooperação. A estruturação se subdivide em cláusulas, parágrafos, incisos e alíneas. De forma idêntica aos demais atos normativos, a numeração dos dispositivos (cláusulas e parágrafos) é ordinal até o nove e cardinal a partir do dez. A palavra CLÁUSULA deverá ser grafada em letras maiúsculas; os parágrafos serão grafados apenas com a inicial maiúscula.

Ex.: CLÁUSULA SEGUNDA, CLÁSULA ONZE. Parágrafo primeiro, Parágrafo doze.

Fecho Consiste no arremate do ato. É composto pela expressão “E por estarem assim ajustados, assinam os partícipes o presente instrumento, para todos os fins de direito”.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome da autoridade expedidora e respectivo cargo. Esses elementos ficarão centralizados na página. Pode ser mais de uma autoridade.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou o Termo de cooperação. Usualmente, inicia-se com “TERMO DE COOPERAÇÃO QUE ENTRE SI CELEBRAM O CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA E O TRIBUNAL..., para os fins que especifica”.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

63

Modelo Formatação Papel: A4

3 cm

Fonte (letra): Arial tamanho 12 Espaçamento: 1,5 entre as linhas Margem superior: 3 cm

4 cm

¶ ¶ a ¶ TeRMO de cOOPeRaÇÃO N. 003/2013, cNJ-IPea ¶ b ¶ TERMO DE COOPERAÇÃO QUE ENTRE SI CELEBRAM O CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA (CNJ) E O INSTITUTO DE PESQUISA ECONÔMICA APLICADA (IPEA). ¶ ¶c O CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, com sede na Praça dos Três Poderes, em Brasília/DF, CNPJ 07.421.906/0001-29, doravante denominado CNJ, neste ato representado pela Diretora-Geral, xxxxx, RG xxxx e CPF xxxx, e o INSTITUTO DE PESQUISA ECONÔMICA APLICADA (Ipea), com sede xxxxx na xxxxx e, CNPJ xxxxx, doravante denominado IPEA, neste ato representado por seu Presidente xxxx, RG xxxx e CPF xxxx, nos usos das atribuições que lhes são conferidas, celebram o presente Termo de Cooperação com fundamento nas disposições da Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993,..., e ainda mediante as cláusulas e condições aqui descritas. ¶ d ¶ dO ObJeTO ¶ ¶ d cLÁUSULa PRIMeIRa – O presente Termo de Cooperação tem por objeto a execução do projeto de pesquisa denominado “Custo e tempo das ações cíveis na Justiça Estadual de Primeiro Grau: uma análise comparativa”, a ser desenvolvido em conjunto pelo Ipea e pelo CNJ. [...] cLÁUSULa NONa – O CNJ transferirá os recursos em favor do Ipea, via Siafi, mediante destaque orçamentário...

Por estarem assim ajustados, assinam os celebrantes o presente instrumento, em duas vias de igual teor e forma, para todos os fins de direito. ¶ e ¶ o Brasília, 1 de março de 2013. ¶ f ¶ Assinatura Assinatura Nome Nome Cargo Cargo 2 cm

Margem inferior: 2 cm Margem direita: 2 cm Margem esquerda: 4 cm Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

2 cm

a É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. Formado por três espaços simples. b É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Formado por dois espaços simples. c É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Formado por dois espaços simples. d É o espaçamento entre o campo Preâmbulo, a expressão DO OBJETO e o campo Texto.

Formado por dois espaços simples. e É o espaçamento entre os campos Fecho e Local e data.

Assinatura. Formado por dois espaços simples. f É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.

Formado por dois espaços simples.

64

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

Elementos Acess贸rios

Elementos Acessórios

Anexos

Tabelas, gráficos, figuras e quadros

Anexos são documentos acessórios que acompanham e complementam a correspondência principal.

Tabelas, gráficos, figuras e quadros organizam as informações em ordem lógica e tornam as comparações mais fáceis e acessíveis ao leitor, além de economizarem espaço.

Assim, servem para ilustrar e agilizam o entendimento da informação.

Recomendações: OO Os anexos podem ser designados por algarismos ará-

bicos ou por letras maiúsculas.

OO Se houver apenas um anexo, dá-se a ele o nome de

Anexo único. Se houver vários, no primeiro escreve-se Anexo n. 1 e no último, Anexo n. x e último.

OO Quando se faz referência a alguma página de um

anexo, procede-se da seguinte forma: Anexo 1/2 (que significa Anexo n. 1, página 2); Anexo 9/3 (que significa Anexo n. 9, página 3); Anexo n. x e último/5 (que significa Anexo n. x e último, página 5).

Recomendações: OO As tabelas, figuras ou ilustrações contidas em um do-

cumento devem ser intercaladas no texto, logo após serem citadas pela primeira vez, e numeradas em algarismos arábicos, sequencialmente.

OO Nas tabelas os títulos vêm em cima; nas figuras, abaixo.

OO Evite abreviar palavras dentro de gráficos, tabelas e

quadros.

OO Quando são vários anexos, no texto do documento

OO As legendas internas devem obedecer a um padrão.

principal deve-se mencionar a quantidade. Ex.: Anexos: 6., o que indica que há seis anexos no total.

Prefira a letra maiúscula apenas no início da primeira palavra.

OO Havendo apenas um anexo, escreve-se no texto prin-

OO As palavras figura, quadro, anexo e tabela, no texto,

cipal o nome do anexo. Ex.: Anexas: Notas promissórias.

quando seguidas de numeração, devem ser grafadas com a letra inicial maiúscula. Ex.: Figura 1.7; Quadro 2.5; Tabela 3.7.

OO Observe-se rigorosamente a concordância nominal.

Ex.: Anexas: notas promissórias; Anexos: documentos assinados; Anexa: guia de recolhimento; Anexo: pedido assinado.

OO É incorreta a expressão “em anexo”.

OO Somente a primeira palavra da legenda terá letra ini-

cial maiúscula. Após a numeração não se usa o ponto.

Ex.: Figura 1.7 Números de computadores.

OO Não se destacam as palavras figura, quadro e tabela

nas legendas. Os números são separados por ponto e a legenda vem em itálico. Ex.: Figura 1.7 Número de computadores.; Quadro 3.2 Consumo de energia.; Tabela 4.4 Servidores exonerados.

OO Após toda e qualquer legenda, coloque o ponto-final.

OO Não abrevie as palavras figura, tabela, quadro e anexo

no texto ou na legenda.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

67

Indicações Bibliográficas ACADEMIA BRASILEIRA DE LETRAS. Vocabulário ortográfico da língua portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro: Academia Brasileira de Letras, 1999.

______. Tribunal Superior Eleitoral. Manual de padronização de atos oficiais administrativos. Brasília: TSE/ SDI, 2002.

ALMEIDA, Napoleão Mendes de. Dicionário de questões vernáculas. 4. ed. São Paulo: Ática, 1998.

CAMPETTI SOBRINHO, Geraldo. Como produzir o livro jurídico: preparação de originais, normalização técnica e acesso à informação. Brasília: Projeto Editorial, 2003.

______. Gramática metódica da língua portuguesa.

44. ed. São Paulo: Saraiva, 1999.

ARAÚJO, Emanuel. A construção do livro: princípios da técnica de editoração. Rio de Janeiro: Nova Fronteira; Brasília: Instituto Nacional do Livro, 1986.

BECHARA, Evanildo. Moderna gramática portuguesa.

37. ed. Rio de Janeiro: Lucerna, 2002.

BRASIL, Ministério das Relações Exteriores. Manual de Redação e Estilo do Itamaraty. Brasília: SGEX/DCD/ DAR, 1994. ______. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. Brasília: Presidência da República, 1991. ______. Senado Federal. Manual de Correspondência Oficial da Subsecretaria de Administração de Pessoal do Senado Federal. Brasília: Secretaria Especial de Editoração e Publicações, 2000. ______. Senado Federal. Manual de padronização de textos. Brasília: Secretaria Especial de Editoração e Publicações, 2002. ______. Tribunal Superior Eleitoral. Manual de padronização de atos oficiais administrativos. Organização e texto-base: Reivaldo Vinas. 2. ed. rev. e ampl. Brasília: [TSE/ SGI, 2009.]

COSTA, José Maria da. Manual de redação profissional.

2. ed. Campinas: Millenium, 2002.

CUNHA, Celso; CINTRA, Lindley. Nova gramática do português contemporâneo. 3. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2001.

DAMIÃO, Regina Toledo; HENRIQUES, Antonio. Curso de português jurídico. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

FERNANDES, Francisco. Dicionário de regimes de substantivos e adjetivos. 21. ed. São Paulo: Globo, 1990. ______. Dicionário de verbos e regimes. 38. ed. São Paulo: Globo, 1991.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. 2. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986.

HOUAISS, Antônio; VILLAR, Mauro de Salles. Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2001.

LIMA, A. Oliveira. Manual de redação oficial: teoria, modelos e exercícios. Rio de Janeiro: Impetus, 2003.

LUFT, Celso Pedro. Dicionário prático de regência nominal. 4. ed. São Paulo: Ática, 2002. ______. Dicionário prático de regência verbal. 5. ed.

São Paulo: Ática, 1997.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

69

MARTINS FILHO, Eduardo Lopes. Manual de redação e estilo de O Estado de S. Paulo. 3. ed. São Paulo: O Estado de S. Paulo, 1997.

O GLOBO. Manual de redação e estilo. Organizado e Editado por Luiz Garcia. 28. ed. São Paulo: Globo, 2001.

MEDEIROS, João Bosco. Correspondência: técnicas de comunicação criativa. 16. ed. São Paulo: Atlas, 2003.

GOVERNO DO PARANÁ. Manual de Comunicação Escrita Oficial do Estado do Paraná. Curitiba: Departamento Estadual de Arquivo Público, 2001.

______. Manual de redação e normalização textual: técnicas de editoração e revisão. São Paulo: Atlas, 2002.

PIMENTEL, Carlos. A Nova Redação Empresarial e Oficial. Rio de Janeiro: Impetus, 2003.

______. Manual de redação e revisão. São Paulo: Atlas, 1995.

RODRIGUES, Vera Cristina. Dicionário Houaiss de verbos da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2003.

MICHAELIS. Moderno dicionário da língua portuguesa. São Paulo: Companhia Melhoramentos, 1998.

NEVES, Maria Helena de Moura. Guia de uso do português. São Paulo: Unesp, 2003.

70

RYAN, Maria Aparecida Florence Cerquera. Conjugação de verbos em português: prático e eficiente. 16. ed. São Paulo: Atlas, 1999.

manual de padronização de atos oficiais administrativos do conselho nacional de justiça

www.cnj.jus.br