Cartilha para classificação de documentos no siga doc

Cartilha para classificação de documentos no

SIGA-DOC

Conselho Nacional de Justiça

Presidente Ministro Joaquim Barbosa Corregedor Nacional de Justiça Ministro Francisco Falcão Conselheiros

Ministra Maria Cristina Irigoyen Peduzzi Ana Maria Duarte Amarante Brito Guilherme Calmon Nogueira da Gama Flavio Portinho Sirangelo Deborah Ciocci Saulo Casali Bahia Rubens Curado Silveira Luiza Cristina Fonseca Frischeisen Gilberto Valente Martins Paulo Eduardo Pinheiro Teixeira Gisela Gondin Ramos Emmanoel Campelo de Souza Pereira Fabiano Augusto Martins Silveira

Secretário‑Geral Adjunto Juiz Marivaldo Dantas de Araújo Diretor‑Geral Sérgio José Américo Pedreira

EXPEDIENTE Secretaria de Comunicação Social Secretária de Comunicação Social Cintia Lima

Projeto gráfico Eron Castro

Revisão Carmem Menezes 2014 CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA Endereço eletrônico: www.cnj.jus.br

Cartilha para classificação de documentos no SIGA-DOC

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Com o funcionamento do sistema ­SIGA‑DOC no CNJ a partir do dia 26/5/2014, todos os processos e documentos serão elaborados e tramita‑ rão de forma eletrônica, salvo os que já existem, que poderão, a critério de cada unidade, ter seus trâmites finalizados na forma física até o final de 2014.

Esse sistema exige, de forma obrigatória, no momento do cadastro de um novo documento/processo, que seja preenchido um campo com o código de classificação pertinente.

Inicialmente, o CNJ vai utilizar o Plano de Classificação do sistema ­SIGA‑DOC, que foi desenvolvido pela Justiça Federal do Rio de Janeiro, por isso, even‑ tualmente, poderão surgir dificuldades para se classificarem algumas tipo‑ logias documentais específicas do CNJ. Se isso ocorrer, o usuário deverá relatar o problema em e‑mail a ser enviado para: g‑sigadoc.suporte@cnj.jus.br.

Imagem da tela de cadastro do sistema:

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Ao se clicar o botão ao lado do campo classificação, a tela abaixo aparecerá:

1ª OPÇÃO 2ª OPÇÃO

Na imagem acima, podemos ver que existem duas maneiras de se fazer a classificação documental no sistema. A primeira é digitando algum termo no campo Palavra‑chave: isso fará que o sistema faça uma busca pelo ter‑ mo digitado em todo o plano de classificação e retorne com os resultados encontrados. A segunda forma é preenchendo os campos Assunto, Classe, Subclasse e Atividade até se chegar ao código desejado. Algumas classes não estão detalhadas até o nível de subclasse e atividade: isso é normal e não indica deficiência do plano. É importante ressaltar que a classificação não é apenas mero detalhe no mo‑ mento do cadastro do documento/processo; pelo contrário, ela é a principal ação na criação do documento, pois a partir dela será estabelecido o prazo de vida e a destinação final do documento/processo, ou seja, sua guarda per‑ manente ou eliminação. Além disso, a depender da classificação escolhida, o sistema poderá gerar automaticamente mais de uma via do documento. Por todos esses motivos, a classificação deve ser feita com atenção.

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A classificação nada mais é do que o processo de identificação do ­documento arquivístico dentro do Plano de Classificação, com base no seu conteúdo, no seu assunto e na sua função. Esse procedimento permite que a organização dos documentos seja definida e, assim, dê suporte e agilida‑ de a outras atividades, como a recuperação e o acesso, a avaliação, a sele‑ ção, a eliminação, a transferência e o recolhimento.

Para garantir a eficiência na gestão documental, todo documento produzi‑ do ou recebido pelo CNJ deve ser submetido à classificação e ao arquiva‑ mento, obedecendo‑se ao Plano de Classificação contido no sistema. Esse instrumento visa agrupar os documentos produzidos e recebidos pelo CNJ por meio da classificação por códigos em classes de assuntos correlatos.

Para ser realizada a classificação de documentos externos ao sistema e dos documentos internos importados, duas ações são imprescindíveis. São elas:

O estudo, que consiste na leitura atenta do documento, buscando‑se enquadrar sob que assunto o documento deve ser classificado;

A codificação, que consiste na identificação de qual código numérico será o mais adequado para o assunto de que trata o documento.

Vale a pena frisar que, independentemente da unidade em que trabalha o usuário do sistema, ele talvez vá classificar documentos em categorias de as‑ suntos que aparentemente não guardam relação alguma com as atribuições da sua seção. Isso é normal e não indica deficiência do plano de classificação.

Com isso, por exemplo, um servidor lotado na Seção de Diárias e Passagens poderá gerar um documento em que relata um estudo de planejamento estratégico feito em sua unidade e classificá‑lo com o código n. 00.04.00.01 (planejamento estratégico), que, a princípio, não guardaria relação alguma com as competências da sua unidade de lotação. Logo, percebemos que o plano de classificação foi desenhado com base nos assuntos e nas funções que são desempenhadas pelo órgão, e não na estrutura orgânica em si.

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Recomenda‑se, pelo menos na fase inicial de adaptação ao sistema, que o usuário mantenha sempre um arquivo em PDF do Plano de Classificação minimizado na tela do seu computador. Isso possibilita, no momento da classificação, que o plano seja consultado em sua totalidade e com mais segurança, já que o sistema não disponibiliza essa forma de visualização.

A busca de palavras no arquivo em PDF auxilia o processo de classificação, visto que o usuário poderá testar vários termos até que tenha certeza da classificação correta.

Por fim, cumpre informar que não são permitidas classificações com a uti‑ lização de códigos com final 00 (zero zero). Esses códigos representam as classes de assuntos gerais que formam o plano, por isso não são passíveis de uso para a classificação.

O plano de classificação está disponível para download no endereço: http://www2.cjf.jus.br/jspui/handle/1234/43119

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DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS (PALAVRAS‑CHAVE) Na tela de cadastro de um novo documento/processo no ­SIGA‑DOC, existe um campo, de preenchimento obrigatório, chamado “Descrição”. Esse cam‑ po tem a finalidade de registrar informações (palavras‑chave) para a locali‑ zação futura do documento no banco de dados do sistema.

Segue abaixo a tela de pesquisa:

Para que a localização posterior do documento ocorra de forma satisfatória, a observância de algumas orientações é importante no momento do pre‑ enchimento do campo descrição. São elas:

preencher o campo com o assunto principal do documento, de forma clara e objetiva;

sempre que possível, usar substantivos do gênero masculino e no singular;

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não repetir informações já constantes nos outros campos do cadastro, como: “Memorando de requisição de material”; registre apenas “Requi‑ sição de Material”;

evite o uso de expressões que dificultem a busca, tais como: “Encami‑ nhamento de solicitação de estagiário”; use “Solicitação de estagiário de contabilidade”. Em vez de “Encaminhando processo para arquiva‑ mento”, use “Envio do processo n. xxxx para o arquivo”.

é recomendável inserir no campo também alguma informação‑chave que diferencie o documento dos demais. Exemplo: no lugar de “Solicita‑ ção de licença capacitação”, prefira “Licença capacitação de Fulano de tal”.

Para exemplificar, vamos detalhar o passo a passo para a autuação de um processo de contratação de serviços.

1) Abra o documento instaurador, ou seja, o documento que motiva a abertura do processo; 2) Na tela do documento, clique o botão Autuar; (Note que, após clicar o botão de autuação, o sistema exibe a tela de ca‑ dastro do novo processo já com os campos de classificação e descrição preenchidos com as informações do documento instaurador).

3) No campo Tipo, escolha Processos de Outros Assuntos Administrativos; 4) Preencha os demais campos normalmente; 5) Clique o botão Ok 6) Finalize e assine o documento; 7) Clique o botão Visualizar dossiê para conferir se está tudo correto.

(Note que o documento foi autuado e que a capa é a primeira peça do pro‑ cesso e o documento instaurador é a segunda).

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Segue abaixo uma tabela com a indicação do código de classificação a ser utilizado para o cadastro de alguns formulários do CNJ, no sistema ­SIGA‑DOC: CATEGORIA

Acesso ao prédio do CNJ

FORMULÁRIO

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

DESCRIÇÃO DO CÓDIGO

FICHA CADASTRAL PARA CONFECÇÃO DE CRACHÁ

20.02.06.09

Identificação Funcional

20.02.06.10

Carteiras e crachás recolhidos

AUTORIZAÇÃO DE ENTRADA/SAÍDA DE MATERIAL POR TERCEIROS

30.04.02.01

Controle de movimentação de material

FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE CONTA CORRENTE

20.02.06.01

Assentamento Funcional

FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO

20.02.06.01

Assentamento Funcional

20.05.05.02

Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda de Pessoa Física

20.05.04.01

Contribuição para a seguridade social

Use 20.02.10.06 em caso de posse em outro cargo público inacumulável

Posse em outro cargo público inacumulável

Use 20.02.10.01 em caso de exoneração

Exoneração de servidor

20.10.00.09

Férias

MODELO DE MEMORANDO PARA RECOLHIMENTO E DEVOLUÇÃO DE CRACHÁS TERMO DE DESTRUIÇÃO DE PVC (CRACHÁ)

Alteração de dados cadastrais Autorização de acesso às declarações de ajuste anual do Imposto de Renda Contratação de Pessoa Física contribuinte individual Exoneração de cargo efetivo

FORMULÁRIO DE AUTORIZAÇÃO DE ACESSO FORMULÁRIO DE DECLARAÇÃO DE BENS E RENDA FORMULÁRIO (DE INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL)

EXONERAÇÃO‑VACÂNCIA DO CARGO EFETIVO

Férias Marcação e Alteração

Formulário de férias marcação e alteração

Frequência

FICHA DE FREQUÊNCIA – SERVIDORES CNJ

20.10.00.04

Frequência

Solicitações diversas

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÕES DIVERSAS

O código a ser utilizado dependerá da natureza da solicitação

Horas Extras

PROPOSTA INDIVIDUAL DE SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO

20.05.11.11

Serviço extraordinário

PIS‑PASEP

FORMULÁRIO DE PIS/PASEP

20.05.07.01

PIS (Programa de Integração Social); PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Adicional de Qualificação

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE AQ

20.05.11.13

Adicional de qualificação

FICHA INDIVIDUAL DE HORA EXTRA

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CATEGORIA

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

DESCRIÇÃO DO CÓDIGO

20.04.00.06

Eventos promovidos por outras instituições

20.04.00.04

Eventos de capacitação

20.06.00.09

Afastamento para participação em programa de Pós‑Graduação Stricto Sensu no país.

FORMULÁRIO PROGD

20.02.07.03

Desempenho dos servidores

FICHA CADASTRAL – CRACHÁ

20.02.06.09

Identificação Funcional

20.11.00.02

Controle de frequência de estagiários

20.11.00.01

Termo de compromisso de estágio

FORMULÁRIO FORMULÁRIO PEDIDO – EVENTO EXTERNO – CNJ

Evento Externo

TERMO DE COMPROMISSO – EVENTO EXTERNO FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO EXTERNO FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO CAPACITAÇÃO EVENTO INTERNO – CNJ TERMO DE COMPROMISSO – EVENTO INTERNO

Evento Interno

FORMULÁRIO DE CAPACITAÇÃO EVENTO INTERNO – STF TERMO DE COMPROMISSO EVENTO INTERNO OFERECIDO PELO STF

Bolsa de Língua Estrangeira

Bolsa de Pós‑Graduação

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO BOLSA DE LÍNGUA ESTRANGEIRA – ANEXO II TERMO DE COMPROMISSO ANEXO III FORMULÁRIO DE AVALIAÇÃO DO PERÍODO LETIVO FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE BOLSA – ANEXO II TERMO DE COMPROMISSO ANTEPROJETO DE ESTUDO – ANEXO III

PROGD (para servidores cedidos do CNJ)

FOLHA DE FREQUÊNCIA DOS ESTAGIÁRIOS – MODELO Estágio Estudantil

PEDIDO DE DESLIGAMENTO DE ESTÁGIO SOLICITAÇÃO DE RECESSO SOLICITAÇÃO DE ESTAGIÁRIO – CNJ PROCEDIMENTO DE CONTRATAÇÃO

Movimentação Interna

FORMULÁRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE SERVIDOR

20.03.01.02

Lotação de servidor

Secretaria de Administração

FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAL OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS POR MEIO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS

10.05.00.07

Suprimento de fundos

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