Cartilha de transformação de processo físico para o virtual siga doc

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual

SIGA-DOC

Conselho Nacional de Justiça

Presidente Ministro Joaquim Barbosa Corregedor Nacional de Justiça Ministro Francisco Falcão Conselheiros

Ministra Maria Cristina Irigoyen Peduzzi Ana Maria Duarte Amarante Brito Guilherme Calmon Nogueira da Gama Flavio Portinho Sirangelo Deborah Ciocci Saulo Casali Bahia Rubens Curado Silveira Luiza Cristina Fonseca Frischeisen Gilberto Valente Martins Paulo Eduardo Pinheiro Teixeira Gisela Gondin Ramos Emmanoel Campelo de Souza Pereira Fabiano Augusto Martins Silveira

Secretário‑Geral Adjunto Juiz Marivaldo Dantas de Araújo Diretor‑Geral Sérgio José Américo Pedreira

EXPEDIENTE Secretaria de Comunicação Social Secretária de Comunicação Social Cintia Lima

Projeto gráfico Eron Castro

Revisão Carmem Menezes 2014 CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA Endereço eletrônico: www.cnj.jus.br

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

1. Digitalize o processo com capa e páginas.

2. Digitalize o PDF como pesquisável (se não souber fazer isso, consulte instruções específicas do driver do escâner que estiver utilizando).

3. Cada arquivo PDF deverá ter no máximo 10 MB de tamanho. Caso o volume a ser digitalizado necessite de espaço maior que este, você deverá fragmentá-lo em vários arquivos. Igualmente, esses arquivos deverão estar separados por volume. Exemplo: Se você tem um processo com três volumes e a digitalização de cada volume ocupa 20 MB, deverá criar dois arquivos PDF de 10 MB para cada volume (somando os 20MB por volume, tem-se 60MB no total).

4. Para melhor identificação dos arquivos digitalizados, nomeie-os da seguinte forma: [número do processo digitalizado [Volume] [sequência de fragmentação conforme acima (item3)]. a. E xemplo: Se você possui um processo de número 350.350, com dois volumes, e cada volume necessita de dois arquivos para não ultrapassar os 10 MB, seus arquivos deverão ser nomeados: 350350 Vol 01 parte 01; 350350 Vol 01 parte 02; 350350 Vol 02 parte 01; 350350 Vol 02 parte 02.

5. Confira as páginas digitalizadas para evitar erros comuns: páginas em branco, folhas de cabeça para baixo e outras imperfeições, como texto ilegível.

3

Passo 1 – Iniciando o Procedimento Entre no sistema SIGA-DOC e clique o botão Novo:

4

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

Passo 2 – Preenchendo o formulário Assim que o formulário para criação do seu documento abrir, preencha os campos disponíveis, conforme indicações abaixo:

ORIGEM: Selecionar a opção Interno Importado, conforme figura acima.

DATA: Se esse campo for deixado em branco, registrará a data atual. Entretanto, é possível colocar data anterior (a data de autuação original do processo físico, por exemplo).

DIGITAL/FÍSICO: Selecione a opção Digital.

N. original: Coloque o número do processo como consta na capa do processo (número do MPA), como, por exemplo: 353.080.

N. antigo: Deixe em branco. Este campo apenas deve ser utilizado para importação de processos do e-CNJ ADM.

5

Subscritor: É o responsável pela digitalização, normalmente a chefia da unidade, entretanto poderá ser qualquer servidor designado pela chefia da unidade.

Função;Lotação;Localidade: Deixe em branco, exceto se o sistema não disponibilizar corretamente sua função, lotação ou localidade.

Destinatário: Selecione a opção Órgão integrado e no espaço em branco coloque o próprio nome da unidade que está fazendo a digitalização.

Tipo: Selecione Processo Administrativo Comum ou Processo Normativo, de acordo com o processo a ser digitalizado. Em caso de dúvida, consultar os arts. 15 a 18 da Instrução Normativa n. 27.

Classificação: Este campo deverá ser preenchido com especial atenção, buscando-se o campo mais adequado para definir o processo em questão. Caso já conheça a numeração da classificação, apenas digite o número (composto por oito dígitos) e aperte a tecla TAB, que a classificação será carregada.

Descrição: Descrição do assunto do processo. Esta descrição deve ser sintética, mas deve conter os elementos suficientes para identificá-lo. Exemplo: Empresa Comercial Conta Bloqueada contrato 42/2014 Com tudo preenchido, clique Ok.

6

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

Passo 3 – Conferindo o Rascunho A tela abaixo aparecerá, mostrando o rascunho da nova capa do processo digitalizado. É necessário conferir as informações colocadas.

Se algo estiver errado, selecione Editar, e você voltará ao formulário anterior, seguindo os mesmos passos acima.

Se tudo estiver correto, selecione Finalizar, e o processo será criado, recebendo numeração definitiva (a numeração indicada abaixo, iniciada por TMP, é apenas temporária, até a finalização).

7

Passo 4 – Anexando os documentos digitalizados Anexe os arquivos com o processo criado e finalizado. Conforme a capa abaixo, ganha numeração nova e definitiva, sem deixar de visualizar a numeração antiga.

8

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

Próxima etapa, anexe a documentação do antigo processo. Para isso, selecione Anexar Arquivo.

Será aberto novo formulário, agora para anexação. Preencha os campos.

Responsável: Será de responsabilidade da unidade definir quem poderá responder pela anexação.

Descrição: Descrição sintética, mas que seja capaz de identificar a documentação inserida. Ex.: Nota fiscal n. 3538 empresa XXXX 10/5/2013

9

Arquivo: Selecione o botão procurar, para abrir o menu para selecionar o arquivo PDF que será anexado. Selecione o botão Ok.

10

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

A imagem abaixo mostra a tela que indica que o arquivo foi anexado. Se tiver mais de um arquivo para anexar, basta, na tela abaixo, repetir os passos descritos anteriormente.

O sistema irá listar todos os documentos que estão sendo anexados na seção Anexos Pendentes de Assinatura, que podem ser assinados/conferidos agora ou posteriormente.

11

Cada volume fecharรก automaticamente, quando atingir 200 folhas (independentemente do tamanho em MG do arquivo digital). Quando isso acontecer, a mensagem abaixo aparecerรก.

12

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

Entretanto, quando o volume a ser digitalizado tiver mais folhas e se quiser manter os volumes digitais com os mesmos documentos que os volumes físicos, pode-se Desfazer Encerramento. Assim, o volume será reaberto e permitirá anexar mais arquivos além das 200 páginas, conforme demonstrado nas imagens seguintes:

13

Conforme imagem abaixo, ao se defazer o encerramento, vocĂŞ pode anexar novo arquivo.

14

Cartilha de transformação de processo físico para o virtual SIGA-DOC

Ao anexar novo arquivo, o volume será encerrado de forma automática novamente (pois detectará novamente que se ultrapassaram as 200 páginas), conforme abaixo. Pode-se desfazer o encerramento novamente, se for necessário.

15

www.cnj.jus.br 16