Succesvol communiceren en samenwerken met inwoners

Ebook Succesfactoren succesvol samenwerken met inwoners en organisaties

Opgaven van gemeenten Eenzaamheid, armoede, individualisering en vergrijzing leiden tot groeiende zorgvraag, budgetoverschrijding en stress bij gemeenten. Daarnaast worstelen ambtenaren met de nieuwe omgevingswet, de bijbehorende burgerparticipatie, wijkgericht werken en ligt ook de energietransitie op hun bordje.

Oplossing zit in onze communities!

De oplossing zit in de communities van onze wijken en dorpen: als je samen met inwoners en organisaties de handen ineen slaat dan is er heel veel mogelijk! Helaas kennen inwoners elkaar en hun buurt niet echt meer en mist er een communitygevoel.

Het zijn vaak dezelfde mensen die actief zijn. Veel van ons sociale kapitaal is onvindbaar. Informatie hierover mist of is niet bruikbaar, klopt niet meer en is sterk versnipperd over talloze (vaak gemeentelijke!) websites, apps en publicaties.

Betere communicatie en samenwerking inwoners en organisaties Om dit probleem op te lossen is er een betere communicatie en samenwerking ​met maar ook ​tussen inwoners en organisaties nodig. Maar ook één plek waar inwoners en organisaties elkaar vinden en ontmoeten. Als gemeente ben je hier de facilitator en heb je een verbindende rol. Dat is niet altijd makkelijk voor veel ambtenaren. Je moet dan naar buiten en het contact aangaan. Hoe doe je dit goed en hoe stimuleer je inwoners en organisaties tot meer initiatief en contact? Hoe maak je het inwoners en organisaties makkelijk dat ze op één plek elkaar kunnen vinden en waar jij als gemeente onderdeel van uitmaakt?

Mijnbuurtje.nl biedt oplossingen voor gemeentelijke opgaven, wijkgericht werken, burgerparticipatie en de energietransitie.

Sinds 2013 helpen wij gemeenten met het structureel communiceren en beter samenwerken met hun inwoners en organisaties. Samen met inwoners, ambtenaren en organisaties bouwen we aan duurzame communities. Hiertoe implementeren we online communityplatformen waar inwoners en organisaties elkaar vinden. Ons Participatie expertisecentrum biedt advies en training bij onderwerpen als wijkgericht werken, burgerparticipatie en de samenwerking met inwoners bij de energietransitie.

We helpen je met je rol als facilitator Hiertoe ontwikkelen we allerlei producten, zoals een community-aanpak waarin we inwoners inspireren tot een actieve verbindende rol. Hierin doen ze mee in een opleidingsprogramma waarin we hen samen met ambtenaren en (zorg/welzijns)professionals opleiden tot een effectief team van Buurtverbinders.

Ons productteam ontwikkelt ​verbindende communitysoftware waarmee inwoners en organisaties elkaar steeds makkelijker vinden, samenwerken en elkaars kwaliteiten benutten.

De essentie van samenwerken

Samenwerken is in essentie: “een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is”.

Het lijkt zo makkelijk... Maar doe eens een test bij jezelf. Denk terug aan een recente bijeenkomst met inwoners of organisaties waarvan je denkt: ‘daar heb ik best goed samengewerkt!’ Bij welke van deze uitspraken zet jij een vinkje?

❏ ik liet mij positief uit over de prestatie van een ander ❏ ik bood mijn hulp aan ❏ ik dacht mee met iets waar ik zelf geen direct eigen belang bij had ❏ ik steunde een voorstel van een ander en bouwde daarop voort ❏ ik hielp een ander zijn of haar doelen te bereiken ❏ ik gaf anderen de ruimte om een mening of idee in te brengen ❏ ik nam een positieve geïnteresseerde houding aan ❏ ik vroeg door op informatie die iemand gaf ❏ ik toetste of ik een ander goed begrepen had ❏ ik stelde vragen als iemand nog niet al zijn gedachten helder had ❏ ik vroeg opheldering toen de ander iets zei dat niet duidelijk was ❏ ik kwam terug op wat eerder in het gesprek was gezegd ❏ Ik deed een voorstel hoe we samen een resultaat gingen behalen ❏ ik reageerde op een non-verbale reactie van iemand

Zijn er nog vakjes leeg? Let daar dan eens op bij een volgende keer.

Op de volgende pagina vertellen we over de succesfactoren die we analyseerden uit interviews met ambtenaren en professionals uit meer dan 60 gemeenten.

Succesfactoren samenwerken met inwoners en organisaties

1​ Luister goed en vraag door. Wees bereid om echt te luisteren naar behoeftes.

Maar al te vaak wordt een gesprek gestart waarbij de agenda van de gemeente leidend is. Er is immers een aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan. Maar weet jij wat er echt leeft bij de inwoner?

Alleen als je echt goed durft te luisteren en daar de tijd en ruimte voor neemt, ontdek je wat er speelt. En dan kan blijken dat beleid wellicht toch anders ontwikkeld moet worden dan eerder gedacht..

2​ Zie de inwoner als samenwerkingspartner en ga uit van gelijkwaardigheid. Doe het samen.

Door naast elkaar te gaan staan in plaats van tegenover elkaar, maak je van onderwerpen een gedeelde verantwoordelijkheid, waarbij ook de inwoner eigenaarschap kan gaan voelen. Een goede relatie is daarvoor essentieel. Dus ook zeker belangrijk om daarin eerst te investeren!

3​ Heb en toon lef, durf je nek uit te steken Besef dat jij een proces kunt maken of breken. Door te laten zien dat jij echt ergens voor gaat enthousiasmeer je inwoners om ook een verschil te maken.

4​ Geef erkenning, complimenten, waardering Veel inwoners doen al veel voor hun buurt en eigen omgeving.

Laat zien dat je dat waardeert! Het is immers geen vanzelfsprekendheid dat inwoners bereid zijn zich in te zetten, tijd vrij te maken en mee willen denken. Sta daar ook bij stil!

5​ Communiceer op het juiste moment over wat je doet en ben duidelijk, helder en transparant over je doel Goede communicatie is het meest belangrijke onderdeel bij ieder proces van samenwerken. Dit betekent dat het belangrijk is om duidelijk te zijn in wat jij wilt bereiken. Een verborgen agenda zal altijd zichtbaar worden en daarmee tast je het vertrouwen van inwoners aan. Communiceer daarom vaak en neem inwoners mee in het proces. Vertel het ook als dingen even niet lopen zoals je dat had gehoopt. Zo werk je aan een goede samenwerking.

6​ Denk in kansen, durf buiten de lijntjes te denken en te doen​.

Denk creatief en durf soms regels links te laten liggen. Maak "omdenken" tot een standaard werkwoord. Kijk steeds naar: wat kan wel? Soms betekent dat inderdaad dat je even buiten de lijntjes kleurt. Door in plaats van "Nee", ja mits te zeggen, ga je zelf al op zoek naar nieuwe wegen.

7​ Heb je rollen en verwachtingen helder en deel je verwachtingen vooraf.

Natuurlijk sluit dit aan bij goed luisteren en de juiste communicatie.

Door voorafgaand aan een afspraak of bijeenkomst helder te zijn over jouw verwachtingen, maar ook door helder te hebben wat de verwachtingen van de inwoners zijn, voorkom je pijnlijke bijeenkomsten. Dit betekent dat je je ook in zult moeten leven in de inwoner voordat je met hem of haar in gesprek gaat. Door bij start meteen de verwachtingen van beide partijen te bespreken en ook te bespreken welke rol iemand tijdens het proces heeft, geef je ruimte om samen te werken.

8​ Voer een positief gesprek en zorg dat je over de juiste dingen praat. Spreek uit wat gezegd moet worden.

Het kan gebeuren dat er oud zeer leeft wat eerst benoemd moet worden in een gesprek. Als je dat niet benoemd en ruimte aan geeft, zal het gesprek nooit goed lopen. Op een gegeven moment kan dat echter een herhaling van feiten worden. Durf ook dat te benoemen en te zeggen: "Ok, is nu alles uitgesproken? Kunnen we door naar de toekomst?". Als mensen af gaan dwalen tijdens een gesprek, is het goed daar even tijd en aandacht aan te geven en daarna weer terug te gaan naar waar het gesprek over zou moeten gaan. Eventueel maak je een afspraak om specifieke punten op een later moment nog apart te bespreken.

9​ Geef ruimte Als je echt wilt dat inwoners mee gaan doen, zul je hen ook de tijd en ruimte voor hun inbreng moeten bieden. Het kan zijn dat dit niet helemaal gelijk loopt met jouw agenda, maar het is wel noodzakelijk om de creativiteit van inwoners ruimte te geven. En natuurlijk kun jij daar de wettelijke kaders bij aangeven.

Daarbinnen is immers vaak heel veel mogelijk.

10​ Durf te experimenteren in het diepe te springen en ga dingen uitproberen Ofwel, ga het gewoon doen! Nadenken over zaken is leuk, maar door te doen en uit te proberen merk je pas echt of iets werkt. Ga aan de slag, ook met dingen die misschien wat spannend zijn en ga op ontdekkingsreis!

Stijlen en gedrag in samenwerken en communiceren

De volgende stijlen ondersteunen je bij het samenwerken en communiceren met inwoners en organisaties.

Pro-actief

Eerst doen, dan denken. Initiatief nemen, in actie komen, er tegenaan gaan.

Doelgericht

Je wilt doelen bereiken, denkt in resultaten.

Meebewegen Je gaat uit van criteria van anderen, staat open voor de mening van anderen.

Flexibel

Je ziet andere manieren, kansen, wegen, ontwikkelt alternatieven, doet meerdere dingen tegelijk.

Controle

Je zoekt oorzaken bij jezelf, "makes things happen‟, erkent je eigen aandeel.

Verandering

Wil dat de wereld verandert, veranderklok op 5 jaar, dynamiek.

Concept

Je richt je op het grote geheel, helicopterview.

Waarderen

Je denkt “wat voldoet wel?”, merkt op wat er is, wat “goed‟ is, wat ieders talenten zijn.

Je huidige stijl analyseren

Hoe herken je welke stijl jij of je collega al gebruikt?

En welke nog niet? Op de volgende pagina vind je hoe je dit gedrag herkent. We zijn benieuwd wat je al doet en wat je nog wilt ontwikkelen!

Wat hiervan doe je al en wat wil je nog wilt ontwikkelen?

Stijl

Taal

Je lichaamstaal

Pro-actief

Actie, heldere, krachtige en korte zinnen, direct en concreet, nu, praat met actieve werkwoorden: “ik onderneem”, “ik doe‟.

Regelend, dynamisch, beweeglijke en actieve houding, veel gebaren, vooraan op stoel zittend.

Doelgericht

Positieve formuleringen, bereiken, doelen stellen, wat ik wil, resultaten,krijgen, hebben,

Gericht op de ruimte voor zich, daarnaar gebarend, ogen naar toekomst gericht (hoog voor in de ruimte), vooruitgaande bewegingen, energiek.

Meebewegen Is het goed zo? wat vind jij?Ik weet het Tonaliteit in stem: meer niet … , refererend aan … aannemend, meer vragend dan stellend, handbewegingen meer bij de ander.

Flexibel

Mogelijkheden, opties, andere manieren, alternatieven, verschillende keuzes, “we kunnen het zo doen of zo of zo”, “wat we ook zouden kunnen doen”, “een andere mogelijkheid is”.

Aandacht bij “waarom‟, van de hak op de tak springend (wisselend in onderwerp), wisselende handgebaren en houdingen, onwillekeurig gebarend in de ruimte.

Controle

Ik doe er toe,ik ben verantwoordelijk, mijn aandeel daarin.

Gebaren (ver)wijzen naar zichzelf.

Verandering

Nieuw, het verschilt van, verandering, anders.

Concept

Over het algemeen, de grote lijnen, het Grote weidse gebaren, ogen totaalbeeld zien, overzicht. meer op de einder gericht, achterover geleund.

Waarderen

Wat er goed aan is … wat je ermee kunt Knikkend, bevestigend, als …, gemeenschappelijke punten zijn: ondersteunend in gebaren, …, richt zich in taal op hoe het een het rapport makend, zowel volgend ander ondersteunt, wat er klopt, wat als leidend. ons bindt, hoe we een en ander in stand kunnen houden.

Ontwikkel je eigen stijl!

Nu je weet welke stijl je wilt ontwikkelen, hoe doe je dat?

Wij helpen je met het ontwikkelen van je eigen stijl. Meer weten hoe? Neem dan contact met ons op via ​contact@mijnbuurtje.nl of bel 024 - 20 22 265.

n:

Elkaar kunnen vinden en samenwerken, zowel offline als online

De gemeente Papendrecht gebruikt het inwonersplatform waar inwoners actief mee kunnen denken en beslissen over hun omgeving.

Naast de juiste houding, gedrag en competenties is er nog meer nodig om succesvol samen te werken en te communiceren met inwoners en organisaties. Bijvoorbeeld momenten en plekken om elkaar te ontmoeten en te vinden. Als gemeente ben je ook hier de facilitator.

Zo kun je bijvoorbeeld makkelijker lokale initiatieven ondersteunen, bewustwording bij inwoners creëren, mensen inspireren en bij elkaar brengen met goede voorbeelden en ideeën.

Eén online plek waar iedereen elkaar vindt Als oplossing voor de versnippering van informatie over talloze (vaak gemeentelijke) websites, apps en publicaties ontwikkelden wij een verbindend communityplatform als dé online plek waar inwoners en organisaties elkaar kunnen vinden en samenwerken. Alles is hier te vinden: inwoners, groepen, bedrijven en organisaties, activiteiten, initiatieven, ideeën, kennis, ontmoetingsplekken, vraag en aanbod, vrijwilligerswerk, sociale kaart maar ook nieuws en enquêtes van de gemeente. Voor de lokale ondersteuning en groei trainen wij inwoners samen met ambtenaren en professionals. We leiden ze op tot een effectief team van buurtverbinders.

Communicatie- en samenwerkingsprocessen Dit communityplatform ondersteunt al je communicatie- en samenwerkingsprocessen met inwoners en organisaties: ➔ ontdekken en ontmoeten ➔ informeren / informatie vinden ➔ zichtbaar maken ‘assets’ in wijken / dorpen ➔ uitnodigen ➔ feedback en dialoog, participatie ➔ monitoren / reageren ➔ faciliteren

Voorbeelden hiervan zie je op de volgende pagina’s.

Inwoners beheren wijkbudget In Den Bosch beheren inwoners zelf het wijkbudget van de gemeente. Via hun buurtplatform kan iedereen meepraten en beslissen over de besteding.

Faciliteren energietransitie De gemeente Culemborg betrekt inwoners actief om mee te denken en beslissen over hoe ze aardgasvrij worden.

In Nijmegen zijn inwoners zelf actief met het creëren van een duurzame leefomgeving. Ze enthousiasmeren buurtgenoten bijvoorbeeld tot energierekeningen vergelijken en samen energiebesparende maatregelen nemen.

Inwoners betrekken bij zwerfafval In Venlo betrekt de gemeente inwoners bij het schoonhouden van hun wijk.

Sociale kaart: inwoners vinden snel hulp en ondersteuning In Wijchen gebruikt de gemeente het inwonersplatform om daar ook de ruim 700 lokale organisaties vindbaar te maken via de sociale kaart.

Informeren en waarderen Gemeente Papendrecht staat bewust stil bij het bereiken van belangrijke mijlpalen van hun buurtverbinders.

Dialoog inwoners: wat is belangrijk in de wijk?

In Arnhem ondersteunt de gemeente inwoners bij het zelf peilen wat ze belangrijk vinden in hun wijk.

Inwoners betrekken In Epe gebruikt de gemeente het inwonersplatform om mensen te betrekken bij belangrijke thema’s.

Professionals in een kennisnetwerk verbinden Het kennisnetwerk van opbouwwerkers in Nederland gebruikt het communityplatform om elkaar te vinden, kennis te delen en de werving en ticketverkoop van offline evenementen te organiseren.

Vind initiatieven en ideeën Duizenden initiatieven, ideeën, organisaties en verenigingen zijn inmiddels vindbaar via onze communityplatformen.

Professionals in de regio verbinden rondom thema ‘armoedebestrijding’ In het Land van Cuijk werken meer dan 100 professionals samen aan armoedebestrijding in het netwerk Samen Sterker.

Inwoners verbinden In gemeente Mook Middelaar gebruikt de burgemeester actief het inwonersplatform om mensen bij elkaar te betrekken.

Zelf zorg organiseren In gemeente Montferland (Nieuw-dijk) organiseren inwoners zelf de zorg in hun eigen dorp.

Al deze voorbeelden komen van onze online communities in meer dan 40 gemeenten waar inwoners, gemeente en organisaties met elkaar samenwerken.

Hoe hebben wij deze communities gebouwd?

Dat lees je op de volgende pagina.

Wil je ook beter samenwerken en communiceren met inwoners en organisaties?

Ons team staat voor je klaar!

Bel ons op 024 - 20 22 265 of mail naar ​contact@mijnbuurtje.nl

Bonustips

1​ Durf los te laten. Dit geldt ook voor je eigen agenda!

In deze samenwerking voer jij niet de regie. Het heet immers niet voor niets: samenwerking. Door los te durven laten, geef je vertrouwen en eigenaarschap aan de inwoners en wordt hetgeen waar je aan werkt, een gedeelde verantwoordelijkheid.

2​ Zie ieders talenten en kwaliteiten.

Door gebruik te maken van de kwaliteiten van je gesprekspartners bereik je veel meer dan wanneer alles uit jouw koker komt.

Daarnaast verbeter je de relatie enorm als je laat merken dat je ziet wat de ander kan bijdragen.

3​ Begin klein en ga het gewoon doen!

De uitkomst van een traject hoeft niet meteen duidelijk te zijn. Door klein te beginnen, kleine stapjes te zetten en de tijd te nemen is het makkelijk bijsturen en blijft iedereen makkelijker aangehaakt.

Begin gewoon en spring in het diepe! Je zult zien dat met jouw doorzettingsvermogen, je hierdoor ook je doel bereikt.

4​ Durf in gesprek te gaan Door te laten zien wie jij bent, open te staan voor de ander, écht contact te maken en oprechte interesse te tonen in de ander bouw je aan de relatie. Hier hoort ook bij jezelf kwetsbaar op te stellen en als dat voorkomt: toe te geven dat je iets niet weet. Als je elkaar kent, is begrip voor elkaar een stuk eenvoudiger en wordt samenwerken echt leuker

5​ Breng mensen bij elkaar en zorg dat de juiste mensen aan tafel zitten.

Niets zo vervelend als dat je tijdens een gesprek merkt dat je om slagen te kunnen maken, bepaalde mensen mist. Of dat de mensen met wie je praat geen verbondenheid hebben met het onderwerp.Denk dus vooraf goed na wie je uit wilt nodigen. En vertel die personen ook gerust waarom jij het belangrijk vindt dat zij erbij zijn.

6​ Kom je afspraken na. Zeg wat je doet en doe wat je zegt​.

Ga respectvol met elkaar om. Respect blijkt natuurlijk ook uit nog meer zaken, dat zit ook in je houding en gedrag. Zorg dat je in ieder geval je afspraken nakomt. En mochten zaken om een specifieke reden toch anders lopen dan dat je had afgesproken, communiceer daar dan tijdig over.

7​ Zoek medestanders, gelijkgestemden/ medewerking bij en van collega's.

Niets zo vervelend als het gevoel hebben dat je ergens alleen voor staat. Betrek daarom vanaf start iemand, met wie je deelt wat je doet. Door deze persoon actief te betrekken, krijg je ook intern gedeeld eigenaarschap. Het is dan makkelijker om successen te vieren en deze bij meer collega’s onder de aandacht te brengen.

En dat helpt je weer om zaken op te schalen als dat nodig is.

8​ Ben benaderbaar en fysiek aanwezig Een relatie opbouwen op afstand lukt niet. Voor een goede samenwerking moet je elkaar regelmatig in de ogen kijken. Zorg dat je er bent, juist op momenten die er toe doen.Hoe meer jij onderdeel bent van de gemeenschap, hoe makkelijker de samenwerking kan worden.

9​ Zorg voor vrij besteedbaar budget om als oliemannetje te kunnen werken. Stel middelen beschikbaar.

Natuurlijk kun je veel zaken regelen zonder dat daar geld voor nodig is. Niets zo sterk als de kracht van een goed netwerk. Maar toch is verstandig te zorgen dat je een vrij werkbudget hebt. Op die manier kun je makkelijk “ja” zeggen op momenten dat het echt nodig is. En dat snel kunnen handelen wordt door inwoners erg gewaardeerd!

10​ Kom niet alleen halen, maar kom ook wat brengen Als je eerst wat brengt voordat je wat haalt, verloopt de samenwerking sowieso makkelijker. Vaak zien inwoners ambtenaren alleen als die behoefte heeft aan informatie van inwoners. Of als er vrijwilligers nodig zijn voor het een of ander.

Door je in te leven in de inwoners, te bedenken waar zij mee geholpen zijn en dat ook voor hen te regelen, laat je zien dat je de relatie serieus neemt. En uiteindelijk is dat waar een goede samenwerking om draait: het hebben van een goede relatie zodat je samen gemeenschappelijke doelen kunt bereiken!

Wil je ook beter samenwerken en communiceren met inwoners en organisaties?

Ons team staat voor je klaar!

Bel ons op 024 - 20 22 265 of mail naar ​contact@mijnbuurtje.nl