Appui au Programme National d’Assainissement Liquide : Manuel de communication _ Phase études

MANUEL

DE COMMUNICATION POUR ACCOMPAGNER LES PROJETS D’ASSAINISSEMENT LIQUIDE

PHASE ETUDES

PRÉCISION

Le guide de communication des projets d’assainissement liquide est un outil de communication à la fois stratégique et opérationnel. Il s’adresse à tous les opérateurs nationaux qui travaillent dans le cadre du Programme National d’Assainissement liquide -PNA- et qui veulent accompagner la mise en œuvre de leurs projets par des actions de communication institutionnelles et sociales.

Le guide a été élaboré dans le cadre du projet «Appui au Programme national d’assainissement liquide -APNA-» de l’Agence belge de développement «Enabel». Il est basé sur les résultats de l’expérience de l’ONEE et ses partenaires sur le terrain.

Le guide détaille la démarche à suivre pour communiquer, les messages à véhiculer et les activités à planifier pour atteindre les objectifs escomptés.

2

ABRÉVIATIONS APNA

Appui au Programme National d’Assainissement

AT/COM

Assistance Technique Communication

AT/MO

Assistance Technique Maitrise d’Ouvrage

CLC

Comité Local de Communication

ENABEL

Agence belge de développement (ex. CTB, Coopération technique belge)

DCC

Direction de Communication et de Coopération

DCL

Direction des Collectivités Locales

DGCL

Direction Générale des Collectivités Locales

MeO

Mise en oeuvre

ONEE BO

Office National de l’Eau et de L’Electricité - Branche Eau

OO

Objectif Opérationnel

OS

Objectif Stratégique

PNA

Programme National d’Assainissement

3

SOMMAIRE Introduction générale.................................................................................................5 Partie 1 La communication durant la phase études ......................................6 1.

Déroulement de la phase études ......................................................................7

2.

Le rôle de communication durant la phase études ....................................8

3.

Les objectifs stratégiques et opérationnels de communication ............8

4.

Cibles de communication.................................................................................... 9

5.

Messages de communication .............................................................................9

Partie 2 : Plan de communication phase études ..........................................10 1.

Communication interne & relais ......................................................................12

2.

Communication externe institutionnelle .....................................................18

3.

Communication commerciale ..........................................................................21

Partie 3 Mise en œuvre du plan de communication ...................................23 1.

Processus de mise en oeuvre ............................................................................24

2.

Exemple de mise en oeuvre pour un centre ...............................................25

Annexes Annexe 1 : Modèle de liste des partenaires Annexe 2 : Courrier d’invitation des partenaires Annexe 3 : Ordre de jour réunion d’invitation des partenaires Annexe 4 : Manuel de procédures CLC Annexe 5 : Plan ce communication Type «phase étude»

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INTRODUCTION GÉNÉRALE Le présent manuel de communication « Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en en phase d’études» est le premier d’une série de manuels de communication, conçus et édités par l’ONEE pour cadrer et orienter les actions de sensibilisation accompagnant les projets d’assainissement liquide dans les milieux urbains.

Ces manuels s’adressent à toutes les personnes chargées de communiquer, d’organiser des actions de communication ou de participer dans l’élaboration d’une action de communication autour des projets d’assainissement liquide dans les centres ciblés.

Il s’agit essentiellement des : • Responsables communication dans les délégations régionales ; • Chefs de Centre ONEE ; • Responsables Délégation de service au sein des communes partenaires ;

• • • • •

Assistance technique à la maitrise d’ouvrage ; Entreprises de travaux Assistance technique en communication ; Animateurs ; Acteurs relais.

Cinq manuels de communication sont mis à la disposition. Les trois premiers décrivent en détail, la démarche à suivre pour communiquer par phase, les responsabilités des intervenants, les objectifs, les messages à véhiculer, les cibles et les activités à planifier pour les trois phases du projets : Phase étude

Manuel 1

Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en phase d’études

Phase exploitation

Manuel 3

Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en phase d’exploitation

Phase travaux

Manuel 2

Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en phase de travaux

Les deux derniers manuels correspondent à des thématiques transversales à savoir : Communication à travers les Réseaux sociaux

Manuel 4

Communiquer sur les projets d’assainissement liquide à travers les réseaux sociaux

Communication de Crise

Manuel 5

Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en situation de crise

Pour le volet communication en situation de crise, le manuel présente les démarches à suivre pour éviter les situations de crise, les responsabilités et les messages à communiquer. Le dernier manuel est dédié à la communication digitale ou la communication à travers les réseaux sociaux. Ce manuel explique le rôle des réseaux sociaux pour la sensibilisation de la population et des médias.

Ces manuels de communication ne sont pas à suivre à la lettre, mais il s’agit d’une aide pour les activités de communication et d’information. Chaque centre ou situation a ses particularités techniques et humaines, il est nécessaire de s’adapter à chaque fois au contexte et à la situation.

Ces manuels de communication sont conçus comme un support aux activités de communication et d’information. Ils s’agit d’une base à adapter en fonction des spécificités techniques et humaines de chaque Centre, mais aussi des particularités des situations de communication.

5

PARTIE 1

LA COMMUNICATION DURANT LA PHASE ÉTUDES

6

1 DE LA PHASE ÉTUDES DÉROULEMENT

Le lancement de tout projet d’assainissement liquide passe par une phase d’étude. La phase étude est organisée en six principales étapes :

01 L’examen préalable

06

05

02 Mise en oeuvre du projet

Préparation des TDR

Examen de l’étude et évaluation du projet

Réalisation de l’étude d’impact environnemental

03 La consultation publique

04 L’étude d’impact environnemental est généralement confiée à un bureau d’études spécialisé. Elle est organisée en deux sous missions : • •

Sous mission I : consiste en la collecte des données de base, la description du contexte d’insertion du projet et la description du projet et du milieu.

Sous mission II : consiste à identifier les impacts découlant de la mise en œuvre du projet et formuler les mesures permettant d’éliminer ou de minimiser les impacts négatifs

La consultation du public se fait lors de l’examen préalable du projet, durant et après la réalisation de l’étude d’impact, ainsi que pendant la mise en œuvre du projet. La consultation publique du rapport provisoire de l’étude d’impact est une des étapes les plus importantes du processus. L’examen de l’étude et l’évaluation du projet débutent lorsque l’opérateur transmet l’étude d’impact au bailleur pour examen. Si celle-ci est jugée satisfaisante, le projet fait l’objet d’une évaluation globale, avant sa mise en œuvre.

Les consultations publiques ont également pour objectif d’informer les populations et les acteurs concernés sur les activités du projet, sur les alternatives envisagées, sur les principaux résultats de l’étude d’impact environnemental, sur les impacts positifs et également négatifs ainsi que sur les mesures préconisées pour réduire les impacts de leurs sous projets respectifs sur l’environnement et les retombées socio-économiques du projet.

7

2 DURANT LA PHASE ÉTUDE

LE RÔLE DE LA COMMUNICATION

Les premiers contacts avec les différentes cibles et partenaires du projet se font lors de la phase études à travers les consultations publiques, les visites du terrain et les réunions avec les différentes parties prenantes concernées.

La communication durant cette phase consiste à : •

Identifier les acteurs relais et les partenaires qui appuieront le projet plus tard «Communication interne»

•

Remonter les informations nécessaires sur le centre et la population pour adapter les messages et les supports d’information et commerciaux à produire.

•

Produire le plan de communication du «centre»

3

LES OBJECTIFS STRATÉGIQUES ET OPÉRATIONNELS DE COMMUNICATION

Les objectifs stratégiques et opérationnels de communication liés à cette phase sont les suivants : Objectifs Stratégiques OS 2 : Assurer l’engagement des

acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

Sensibiliser les populations des centres ciblés sur les bénéfices de l’assainissement liquide OS 3 :

OS 4 : Inviter et convaincre les

populations à se raccorder à travers une communication adaptée aux particularités ré g i o n a l e s

Objectifs Stratégiques

8

Objectifs opérationnels 1.1 : Mobiliser les parties prenantes et les acteurs relais pour la conception et la mise en œuvre des actions de communication OO

1.2 : Collaborer avec l’ensemble des parties prenantes et les acteurs relais dans le cadre d’une démarche de concertation OO

OO 3.1 : Informer la population sur le projet d’assainissement liquide tout au long du processus de mise en oeuvre OO 3.2 : Développer des mécanises d’écoute de la population en cas de demande d’information ou de problème

OS 4.1 : Collaborer avec la direction commerciale pour développer les supports de communication à caractère commercial et pour le suivi de raccordement OO 4.2 : Assurer la continuité et la disponibilité des informations commerciales au niveau des centres ciblés

Objectifs opérationnels

4 COMMUNICATION CIBLES DE

Interne

Externe : Relais

Communes, ONEE, chefs de centres, AT MO, AT COM

Associations professionnelles et de quartiers, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Populations du centre Externe : Directe

5 COMMUNICATION MESSAGES DE

Deux types de messages sont adressés lors de la phase études : • En interne et avec les parties prenantes : Valorisation du partenariat et du travail en groupe pour atteindre les résultats escomptés; • E n externe : on se concentre sur un discours de sensibilisation aux valeurs de l’assainissement (les risques et bienfaits) et au respect de l’environnement.

Phase

Messages Invitation et valorisation du partenariat • Ensemble pour le changement et le développement de la région

Etudes

Impacts positifs Environnementaux : • Un environnement plus sain et de meilleure qualité Impacts positifs Sociaux : • Préservation de la santé et la dignité des populations

Cible Commune Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Populations du centre et les nouveaux raccordés

9

Le présent manuel de communication «Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en phase d’études» est le premier d’une série de manuels de communication, conçus et édités par l’ONEE pour cadrer et orienter les actions de sensibilisation accompagnant les projets d’assainissement liquide dans les milieux urbains.

Ces manuels s’adressent à toutes les personnes chargées de communiquer, d’organiser des actions de communication ou de participer dans l’élaboration d’une action de communication autour des projets d’assainissement liquide dans les centres ciblés.

Il s’agit essentiellement des :

• • • • • • • •

Responsables communication dans les délégations régionales; Chefs de Centre ONEE Responsables Délégation de service au sein des communes partenaires Assistance technique à la maitrise d’ouvrage Entreprises de travaux Assistance technique en communication Animateurs Acteurs relais.

Cinq manuels de communication sont mis à la disposition. Les trois premiers décrivent en détail, la démarche à suivre pour communiquer par phase, les responsabilités des intervenants, les objectifs, les messages à véhiculer, les cibles et les activités à planifier pour les trois phases du projets : Pour le volet communication en situation de crise, le manuel présente les démarches à suivre pour éviter les situations de crise, les responsabilités et les messages à communiquer.

Le dernier manuel est dédié à la communication digitale ou la communication à travers les réseaux sociaux. Ce manuel explique le rôle des réseaux sociaux pour la sensibilisation de la population et des médias.

PARTIE 2

Ces manuels de communication ne sont pas à suivre à la lettre,mais il s’agit d’une aide pour les activités de communication et d’information. Chaque centre ou situation a ses particularités techniques et humaines, il est nécessaire de s’adapter à chaque fois au contexte et à la situation.

PLAN DE COMMUNICATION PHASE ÉTUDE

Ces manuels de communication sont conçus comme un support aux activités de communication et d’information.

Ils s’agit d’une base à adapter en fonction des spécificités techniques et humaines de chaque Centre, mais aussi des particularités des situations de communication.

10

L’expérience montre que chaque centre se distingue par ses propres spécificités, notamment en termes d’acceptabilité du projet par les populations, d’engagement des partenaires, de facilité de communication en cas de crise ou de conflit , etc.

En termes de communication, la phase étude est l’occasion de préparer le terrain, de manière à tenir compte de ces spécificités. Ainsi, les premiers contacts avec les partenaires potentiels et l’adaptation des supports de communication institutionnels et commerciaux sont d’une importance primordiale durant cette phase.

Identifier les acteurs, les informer et les former sur les bénéfices de

Communication interne & relais

l’assainissement liquide • Créer le Comité Local de Communication (CLC) • Elabrer le plan de communication par centre

Concevoir et adapter les supports institutionnels sur le projet

Communication externe commerciale

Communication externe institutionnelle

Concevoir et adapter les supports institutionnels sur le projet

11

1

COMMUNICATION INTERNE & RELAIS

Fiche 1

Liste des acteurs relais potentiels

OS 2

Assurer l’engagement des acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

OO 2.1

Mobiliser les parties prenantes et les acteurs relais pour la conception et la mise en œuvre des actions de communication

Activité 2.1.1

Identifier les acteurs relais susceptibles de collaborer et apporter un appui au projet

Cibles

Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux Avec l’appui de la Commune définir les principaux acteurs qui peuvent appuyer le projet.

Descriptif

Tenir des focus group ou des réunions individuelles avec chaque acteur pour présenter les attentes et définir les responsabilités.

Documenter les résultats de ces réunions, dans une liste présentant chaque acteur et son rôle dans le projet

Messages

Invitation et valorisation de partenariat : Ensemble pour le changement el la valorisation de la région

Canal

Contact direct avec les partenaires potentiels

Supports

Liste des partenaires et acteurs potentiels

Responsable de MeO

Responsable communication régional avec la Commune

Partenaires ou Appui

Commune - Chefs de centre

Résultats attendus

Liste des acteurs concernés par l’assainissement liquide et prêts à s›engager pour apporter un appui pour sensibiliser les populations

Echéance

Avant le lancement des travaux

12

Fiche 2

Réunions avec les acteurs

OS 2

Assurer l’engagement des acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

OO 2.1

Mobiliser les parties prenantes et les acteurs relais pour la conception et la mise en œuvre des actions de communication

Activité 2.1.2

Tenir une réunion avec chaque acteur pour définir les rôles et les responsabilités

Cibles

Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Descriptif

Discuter le rôle de chacun, les objectifs et les pistes de collaboration

Messages

Invitation et valorisation de partenariat : Ensemble pour le changement el la valorisation de la région

Canal

Contact direct avec les partenaires potentiels

Supports Responsable de MeO

Réunions avec les acteurs - PV des réunions bilatérales Responsable communication régional avec la Commune

Partenaires ou Commune - Chefs de centre Appui Résultats attendus

Les responsabilités et le cadre de collaboration est clairement défini et connu par les acteurs

Echéance

Avant le lancement des travaux

13

Fiche 3

Formation des acteurs relais

OS 2

Assurer l’engagement des acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

OO 2.1

Mobiliser les parties prenantes et les acteurs relais pour la conception et la mise en œuvre des actions de communication

Activité 2.1.3

Former et sensibiliser les différentes parties prenantes et acteurs relais sur le projet, ses bénéfices pour la région

Cibles

Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Descriptif

Former les acteurs relais sur les bénéfices de l’assainissement liquide

Messages

Invitation et valorisation de partenariat : Ensemble pour le changement el la valorisation de la région

Canal

Formation & Séances de sensibilisation

Supports

· · ·

Responsable de MeO

Brochures institutionnelles Film & capsules motion design Visite d’autres centres Responsable communication régional - la Commune

Partenaires ou Commune - Chefs de centre Appui Résultats attendus

Les acteurs relais sont formés et sensibilisés sur les bénéfices de l’assainissement liquide

Echéance

Avant le lancement des travaux

14

Fiche 4

Constitution du CLC

OS 2

Assurer l’engagement des acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

OO 2.2

Collaborer avec l’ensemble des parties prenanteset les acteurs relais dans le cadre d’une démarche de concertation

Activité 2.2.1

Constituer les CLC Communes, ONEE, entreprise de travaux, chefs de centres, AT MO et AT COM

Cibles

Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Descriptif

Constituer le cadre former du CLC Définir les responsabilités Concevoir et valider les plans de communication locaux

Messages

Invitation et valorisation de partenariat : Ensemble pour le changement el la valorisation de la région

Canal

Contact direct

Supports Responsable de MeO

PV de constitution· Responsable communication régional - la Commune

Partenaires ou Commune Appui

Résultats attendus

Le CLC du centre est constitué, les responsabilités et les engagements des membres sont connus

Echéance

Avant le lancement des travaux

15

Fiche 5

Définition des modalités de fonctionnement du CLC

OS 2

Assurer l’engagement des acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

OO 2.2

Collaborer avec l’ensemble des parties prenantes et les acteurs relais dans le cadre d’une démarche de concertation

Activité 2.2.2

Définir les modalités de fonctionnement des CLC et les responsabilités de chaque membre Communes, ONEE, entreprise de travaux, chefs de centres, AT MO et AT COM

Cibles

Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Descriptif

Définir les modalités de fonctionnement du CLC à titre d’exemple : · Nombre de réunions à tenir · Responsabilités des membres

Messages

Invitation et valorisation de partenariat : Ensemble pour le changement el la valorisation de la région

Canal

Contact direct

Supports Responsable de MeO

Manuel de procédures, détaillant les responsabilités, les objectifs à atteindre, les moyens humains et matériels mis en oeuvre Responsable communication régional - la Commune

Partenaires ou Commune Appui Résultats attendus

les responsabilités et les engagements des membres du CLC sont définies et documentés

Echéance

Avant le lancement des travaux

16

Fiche 6

Plan de communication des centres ciblés

OS 2

Assurer l’engagement des acteurs (parties prenantes et acteurs relais) dans les centres ciblés pour la mise en œuvre de plans de communication communaux autour des projets d’assainissement

OO 2.2

Collaborer avec l’ensemble des parties prenantes et les acteurs relais dans le cadre d’une démarche de concertation

Activité 2.2.3

Concevoir et valider le plan de communication des centres ciblés par les CLC Communes, ONEE, entreprise de travaux, chefs de centres, AT MO et AT COM

Cibles

Associations professionnelles et de quartier, écoles, autorités religieuses, médias nationaux et régionaux

Descriptif

Définir les modalités de fonctionnement du CLC à titre d’exemple : · Nombre de réunions à tenir · Responsabilités des membres

Messages

Invitation et valorisation de partenariat : Ensemble pour le changement el la valorisation de la région

Canal

Contact direct

Supports Responsable de MeO

Manuel de procédures, détaillant les responsabilités, les objectifs à atteindre, les moyens humains et matériels mis en oeuvre Responsable communication régional - la Commune

Partenaires ou Commune Appui Résultats attendus

les responsabilités et les engagements des membres du CLC sont définies et documentés

Echéance

Avant le lancement des travaux

17

2

COMMUNICATION EXTERNE INSTITUTIONNELLE

Fiche 7 «A»

Conception des supports de communication institutionnels sur le projet

OS 3

Sensibiliser les populations des centres ciblés sur l’importance et les bénéfices de l’assainissement liquide

OO 3.1

Informer la population sur le projet d’assainissement liquide tout au long du processus de mise en oeuvre

Activité 3.1.2

Mettre à jour et concevoir des supports de sensibilisation des populations

Cibles

Populations du centre Femmes Mettre à jour de supports de communication institutionnels sur le projet et concevoir de nouveaux supports.

Les supports produit informeront sur le projet, les étapes de sa mise en oeuvre et sur ses bénéfices sur la région et sur les population.

Descriptif

Certains supports ou activités seront adressées exclusivement à la cible femme, en raison du rôle qu’elle joue pour influencer le bien être de sa famille et l’adoption des bons gestes pour la préservation de l’environnement (sélection et gestion des déchets ménagères par exemple)

Messages

Impacts positifs Environnementaux : Un environnement plus sain et de meilleure qualité Impacts positifs Sociaux : Préservation de la santé et la dignité des populations

Canal

Hors médias

Par objet

Supports

Affiches, dépliants, mailing «Photos

Sacs poubelle

Responsable de MeO

DCC, Responsable communication dans les régions avec l’appui d’une agence

Proximité/ oral

Audio visuel

Evénementiel

Porte à porte

Film Capsules motion design

Séances de sensibilisation

Partenaires ou Commune Appui Résultats attendus

Les supports de communication à utiliser pour sensibilisation de la population « Femmes» sont prêts

Echéance

Avant le lancement des travaux

18

Fiche 7 «B»

Conception des supports de communication institutionnels sur le projet

OS 3

Sensibiliser les populations des centres ciblés sur l’importance et les bénéfices de l’assainissement liquide

OO 3.1

Informer la population sur le projet d’assainissement liquide tout au long du processus de mise en oeuvre

Activité 3.1.2

Adapter supports de sensibilisation des populations

Cibles

Populations du centre Jeunes et scolaires Mettre à jour de supports de communication institutionnels sur le projet et concevoir de nouveaux supports.

Les supports produit informeront sur le projet, les étapes de sa mise en oeuvre et sur ses bénéfices sur la région et sur les population.

Descriptif Certains supports ou activités seront adressées exclusivement à la cible jeunes et scolaires. Les jeunes et le scolaire ont un rôle majeur à jouer pour informer les chefs de famille et aussi pour adopter les bon gestes pour la persévération de l’environnement Messages Canal

Supports

Responsable de MeO

Impacts positifs Environnementaux : Un environnement plus sain et de meilleure qualité Impacts positifs Sociaux : Préservation de la santé et la dignité des populations Hors médias

Digital

Réseaux sociaux

Audio visuel

Affiches, dépliants d’information, Roll up, bande dessinée, poster, puzzles

Jeu quizz, application mobile, motion design

Page FB et chaine Youtube

Film Capsules motion design

Evénementiel

• Animation publique

• Jeu de concours • Kermès • Théâtre

DCC, Responsable communication dans les régions avec l’appui d’une agence

Partenaires ou Commune Appui Résultats attendus

Les supports de communication à utiliser pour sensibilisation de la population « jeunes et scolaires» sont prêts

Echéance

Avant le lancement des travaux

19

Fiche 7 «C»

Conception des supports de communication institutionnels sur le projet

OS 3

Sensibiliser les populations des centres ciblés sur l’importance et les bénéfices de l’assainissement liquide

OO 3.1

Informer la population sur le projet d’assainissement liquide tout au long du processus de mise en oeuvre

Activité 3.1.2

Adapter supports de sensibilisation des populations

Cibles

Populations du centre Grand public Mettre à jour de supports de communication institutionnels sur le projet et concevoir de nouveaux supports.

Descriptif

Les supports produit informeront sur le projet, les étapes de sa mise en oeuvre et sur ses bénéfices sur la région et sur les population.

Impacts positifs Environnementaux : Un environnement plus sain et de meilleure qualité

Messages Impacts positifs Sociaux : Préservation de la santé et la dignité des populations Canal

20

Hors médias

Digital

Réseaux sociaux

Audio visuel et médias

Evénementiel

Page FB et chaine Youtube

Film Capsules motion design Spot radio Communiqué de presse

• Séances de sensibilisation • Evénement de lancement et de clôture

Supports

Affiches, dépliants d’information, Roll up, mailing «Photos

Responsable de MeO

DCC, Responsable communication dans les régions avec l’appui d’une agence

Partenaires ou Appui

Commune

Résultats attendus

Les supports de communication à utiliser pour sensibilisation de la population « jeunes et scolaires» sont prêts

Echéance

Avant le lancement des travaux

application mobile

2

COMMUNICATION COMMERCIALE

Fiche 8

Conception des supports de communication commerciaux

OS 4

Inviter et convaincre les populations à se raccorder à travers une communication adaptée aux particularités régionales

OO 4.1

Collaborer avec la direction commerciale pour développer les supports de communication à caractère commerciale et pour le suivi de raccordement

Activité 4.1.1

Mettre à jour et améliorer des supports de communication commerciaux existants et proposer d’autres supports de communication innovants

Cibles

Descriptif

Nouveaux raccordés Population du centre Présenter la démarche commerciale dans un langage simplifié Arabe, Français, tamazight Présenter les bénéfices de l’assainissement et la démarche pour se raccorder Impacts positifs Sociaux : Préservation de la santé et la dignité des populations

Messages

Canal

Impacts positifs Environnementaux : Un environnement plus sain et de meilleure qualité Economique : Valorisation du foncier Hors média

Digital

Audio visuel

Dépliant commercial Supports

Responsable de MeO

Mailing Affiches Flyers «Mascotte»

Application mobile

Motion design

Proximité

Événementiel

Porte à porte

Séance de sensibilisation

Stands dans les souks Affichage sur les lieux

Evénement clôture de travaux

Médias

Spot radio

DCC, Responsable communication dans les régions avec l’appui d’une agence

Partenaires ou Commune Appui Résultats attendus

Les supports de communication à utiliser pour sensibilisation de la population «Grand Public» sont prêts

Echéance

Avant le lancement des travaux

21

Fiche 8

Conception des supports de communication institutionnels sur le projet

OS 4

Inviter et convaincre les populations à se raccorder à travers une communication adaptée aux particularités régionales

OO 4.2

Assurer la continuité et la disponibilité des informations commerciales au niveau des centres ciblés

Activité 4.2.1 Créer un guichet d’information au sein des centres Nouveaux raccordés Cibles Population du centre Descriptif

Messages

22

Créer un point/Stand d’information dédié à l’information Impacts positifs Environnementaux : Un environnement plus sain et de meilleure qualité Impacts positifs Sociaux : Préservation de la santé et la dignité des populations Economique : Valorisation du foncier

Canal

Hors média

Audio visuel

Supports

Dépliant commercial Mailing Affiches Flyers »Mascotte«

Motion design

Responsable de MeO

DCC, Responsable communication dans les régions avec l’appui d’une agence

Partenaires ou Appui

Commune

Résultats attendus

Les supports de communication à utiliser pour sensibilisation de la population «Grand Public» sont prêts

Echéance

Avant le lancement des travaux

Le présent manuel de communication «Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en phase d’études» est le premier d’une série de manuels de communication, conçus et édités par l’ONEE pour cadrer et orienter les actions de sensibilisation accompagnant les projets d’assainissement liquide dans les milieux urbains.

Ces manuels s’adressent à toutes les personnes chargées de communiquer, d’organiser des actions de communication ou de participer dans l’élaboration d’une action de communication autour des projets d’assainissement liquide dans les centres ciblés.

Il s’agit essentiellement des :

• • • • • • • •

Responsables communication dans les délégations régionales; Chefs de Centre ONEE Responsables Délégation de service au sein des communes partenaires Assistance technique à la maitrise d’ouvrage Entreprises de travaux Assistance technique en communication Animateurs Acteurs relais.

Cinq manuels de communication sont mis à la disposition. Les trois premiers décrivent en détail, la démarche à suivre pour communiquer par phase, les responsabilités des intervenants, les objectifs, les messages à véhiculer, les cibles et les activités à planifier pour les trois phases du projets : Pour le volet communication en situation de crise, le manuel présente les démarches à suivre pour éviter les situations de crise, les responsabilités et les messages à communiquer.

Le dernier manuel est dédié à la communication digitale ou la communication à travers les réseaux sociaux. Ce manuel explique le rôle des réseaux sociaux pour la sensibilisation de la population et des médias.

PARTIE 3

Ces manuels de communication ne sont pas à suivre à la lettre,mais il s’agit d’une aide pour les activités de communication et d’information. Chaque centre ou situation a ses particularités techniques et humaines, il est nécessaire de s’adapter à chaque fois au contexte et à la situation.

MISE EN ŒUVRE DU PLAN DE COMMUNICATION

Ces manuels de communication sont conçus comme un support aux activités de communication et d’information.

Ils s’agit d’une base à adapter en fonction des spécificités techniques et humaines de chaque Centre, mais aussi des particularités des situations de communication.

23

1

Etape 1

Etape 2

Etape 3

Etape 4

Activité 2.1.1 relais susceptibles de collaborer et apporter un appui au projet

Etablir une liste des partenaires potentiels à contacter et avec qui collaborer sur la base d’une concertation avec la Commune Activité 2.2.1: Constituer le CLC

Sur la base des réunions avec chaque acteur, les séances de sensibilisation

les responsabilités appui au projet

Activité 2.1.2 : Tenir une réunion avec

prenantes et acteurs relais sur le

Activité 2.1.3 : Former et

responsabilités appui au projet

pour la région

Activité 2.2.3 : Concevoir et valider le plan de communication des centres ciblés par les CLC responsabilités appui au projet

de Communication Activité 2.2.2 : de fonctionnement des CLC et les responsabilités de chaque membre

Le plan de communication du centre est élaboré.

opportunités de collaboration avec les partenaires

Un manuel de procédure pour le fonctionnement du CLC est développé

Grand Public : Conception, mise à jour et adaptation selon la région des supports destinés à sensibiliser le grand public

Création d’un guichet d’information

centres supports de communication innovants

Activité 4.2.1 Créer un guichet d’information au sein des

Jeunes et scolaires : Conception, mise à jour et adaptation selon la région des supports destinés à sensibiliser les cibles jeunes

Activité 3.1.2 Adapter supports de sensibilisation des populations Femmes : Conception, mise à jour et adaptation selon la région des supports destinés à sensibiliser les cibles femmes

Activité 4.1.1 Mettre à jour et améliorer des supports de communication commerciaux existants et proposer d’autres supports de communication innovants Préparation des messages et des supports commerciaux destinés aux nouveaux raccordés

Communication interne

Communication externe

Communication commerciale

24

PROCESSUS DE MISE EN ŒUVRE Phase Etude = La

2

2 Etapes

Etape 1

EXEMPLE DE MISE EN OEUVRE POUR UN CENTRE Résultats attendus

Supports

Budget

Cible

Listes des partenaires1 à contacter est disponible

Liste des partenaires Courrier d’invitation2

Des réunions sont tenues avec les partenaires identifiées

Ordre du jour3 PV de chaque réunion

Frais de déplacement

Interne et Externe (Relais

Les différents partenaires sont formées et sensibilisées aux bénéfices de l’assainissement liquide

Présentation ppt Film sur l’assainissement Dépliants

Salle de formation Pause café Formation sur une 1/2 journée

Commune Tous les acteurs relais intéressés pour collaborer

Interne

Le CLC est constitué Etape 2

Etape 3

Etape 4

Rôles et les responsabilités des différents membres sont connus

PV de constitué Manuel de procédures4 adapté au centre

Commune Tous les acteurs relais intéressés pour collaborer

Le plan de communication du centre est élaboré5

Plan de communication du centre par phase

Les supports de sensibilisation sont disponibles

Femmes : - Présentation ppt - Film « produit dans le cadre de la stratégie globale de communication - Dépliant de présentation - Mailing - Capsules motion design En fonction du Jeunes : centre et des - Affiches supports choisis - dépliants - bande dessinée - Poster - Puzzles - application mobile - motion design - Page FB et chaine Youtube

Femmes Jeunes Tout la population

Les supports commerciaux sont disponibles et prêts à être utiliser pour la phase exploitation

Dépliant commercial Guichet d’information

Nouveaux raccordés

En fonction du centre

Annexe 1 : Exemple de liste de partenaires potentiels Annexe 2 : Exemple de courrier d’invitation Annexe 3 : Ordre du jour réunion d’invitation des partenaires Annexe 4 : Manuel de procédures CLC Annexe 5 : Canevas plan de communication

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Le présent manuel de communication «Communiquer sur les projets d’assainissement liquide en phase d’études» est le premier d’une série de manuels de communication, conçus et édités par l’ONEE pour cadrer et orienter les actions de sensibilisation accompagnant les projets d’assainissement liquide dans les milieux urbains.

Ces manuels s’adressent à toutes les personnes chargées de communiquer, d’organiser des actions de communication ou de participer dans l’élaboration d’une action de communication autour des projets d’assainissement liquide dans les centres ciblés.

Il s’agit essentiellement des :

• • • • • • • •

Responsables communication dans les délégations régionales; Chefs de Centre ONEE Responsables Délégation de service au sein des communes partenaires Assistance technique à la maitrise d’ouvrage Entreprises de travaux Assistance technique en communication Animateurs Acteurs relais.

Cinq manuels de communication sont mis à la disposition. Les trois premiers décrivent en détail, la démarche à suivre pour communiquer par phase, les responsabilités des intervenants, les objectifs, les messages à véhiculer, les cibles et les activités à planifier pour les trois phases du projets : Pour le volet communication en situation de crise, le manuel présente les démarches à suivre pour éviter les situations de crise, les responsabilités et les messages à communiquer.

Le dernier manuel est dédié à la communication digitale ou la communication à travers les réseaux sociaux. Ce manuel explique le rôle des réseaux sociaux pour la sensibilisation de la population et des médias.

ANNEXES

Ces manuels de communication ne sont pas à suivre à la lettre,mais il s’agit d’une aide pour les activités de communication et d’information. Chaque centre ou situation a ses particularités techniques et humaines, il est nécessaire de s’adapter à chaque fois au contexte et à la situation.

Ces manuels de communication sont conçus comme un support aux activités de communication et d’information.

Ils s’agit d’une base à adapter en fonction des spécificités techniques et humaines de chaque Centre, mais aussi des particularités des situations de communication.

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Annexe 1

Exemple de liste de partenaires potentiels Secteur d’activité

Exp : Production huile d’Argan

0 Acteur

Coopérative féminine « Al jawda» pour la production de l’huile d’argan

0 Interlocuteur

Mme ...

0 Coordonnées

....

0 Rôle pour le projet

0Cible

Sensibiliser les femmes sur les bénéfices de l’assainissement liquide

Femmes membre et leurs familles

Réunion programmée pour

...

....

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Annexe 2

COURRIER D’INVITATION

Coopérative féminine « Al jawda» pour la production de l’huile d’argan Tagahzout Agadir Objet : Demande de réunion « Programme d’Assainissement Liquide» Madame,

Nous avons le plaisir de vous informer que dans le cadre du Programme National d’Assainissement liquide PNA, mis en oeuvre conjointement par le Ministère de l’Intérieur (DGCL/DEA) et en collaboration avec le Secrétariat d’Etat auprès du Ministère de l’Energie, des mines et de développement durable, chargé du développement durable, la Commune de Taghazout bénéficiera d’une réhabilitation et extension de son réseau d’assainissement liquide.

Ce projet sera délégué par la Commune de Taghazout à l’Office National de l’Eau et de l’Electricité. Il a pour but d’améliorer les conditions sanitaires dans la commune et la doter d’un environnement plus sain.

Les étapes de sa mise en oeuvre sont programmées sur une durée de X ans. La phase étude relative à ce projet a démarré officiellement le.......... Le lancement des travaux est programmé pour le..........La fin des travaux et l’exploitation du réseau sera effectivement opérationnelle le.....

Le processus de mis en oeuvre de ce projet, sera accompagné d’un plan de communication pour sensibili- ser et informer la population du centre sur le projet et ses bénéfices. Les associations professionnelles, les associations de quartiers, les coopératives féminines ont un rôle majeur à jouer dans la mise en oeuvre de ce plan de communication.

C’est dans ce cadre, que nous souhaitons vous rencontrer pour vous présenter davantage le projet et identi- fier ensemble les opportunités de collaboration.

Président de la commune

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Annexe 3

Ordre du jour réunion d’invitation des partenaires

• Présentation du partenaire potentiel • Objectifs et champ d’intervention • Profil des membres de l’association • Présentation de la Commune et de l’ONEE • Présentation du projet • Objectifs et impacts positifs sur la région, sur la santé des populations et sur l’environnement • Enveloppe budgétaire • Planning de mise en œuvre • Stratégie de communication accompagnant le projet • Objectifs stratégiques et opérationnels de communication • Les cibles de communication • Schéma de communication sociale • Le Comité Local de communication • Quelques exemples • Discussion des attentes de la Commune et de l’ONEE de l’association • Confirmation ou non de participation au CLC

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Annexe 4

Manuel de procédures CLC

1.Cadre général • Présentation du CLC, son objectif, ses membres, les Responsabilités des membres et du Principal interlocuteur

2. Rôle et limites du CLC 3. Mécanismes de coordination entre les membres •

Réunions de travail et d’élaboration du plan de communication : - Nombre de réunions, responsabilités, résultats attendus - Echéance pour valider les activités prévues dans le plan de communication

•

Réunions de suivi pour la réalisation des activités - Nombre de réunions, responsabilités, résultats attendus

•

4.

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Réunions de point avec la cellule crise

Rapports

Annexe 5

Plan de communication Type par phase Commune :

Centre

Partenaires pour la mise en oeuvre :

Grand public

Nombre d’habitants :

Jeunes et scolaires

Femmes

Nouveaux raccordés

Responsable de suivi de réalisation :

Etude

Cibles

Tout Public cible y compris Femmes et jeunes

Messages Social : • Préserve la santé et la dignité des populations Environnemental • Environnement plus sain et de meilleure qualité

Action

Mettre à jour et concevoir des supports de sensibilisation des populations

Objectif

Informer la population sur le projet d’assainissement liquide tout au long du rocessus de mise en oeuvre

Phase

Supports

Contenu

Budget 6

Dépliant

Format A4, 3 volets, Arabe dialectale ou classique simplifiée.

Présenter le projet, ses bénéfices et les étapes de sa mise en oeuvre.

En fonction du nombre d’exemplaires Exp : 50 000 exemplaires coûtera 25 000 Dhs

Mailing de lancement de travaux

Format A4 Ar et Fr Présenter le projet, ses bénéfices et le planning de la mise en oeuvre

Exp : 50 000 exemplaires coûtera 25 000 Dhs

Capsules motion design

3 à 5 minutes. Pas nécessairement destinées à une région, mais présente le projet dans sa globalité

Une capsule peut coûter entre 10 000 Dhs et 30 000 Dhs

Film institutionnel

Budget disponible :

8 minutes.

Pas nécessairement destinées à une région, mais présente le projet dans sa globalité

Film de 8 minutes coûte entre 100 000 et 150 000 Dhs

Affiches

Format A1: présenter le projet, messages Mettre au niveau des écoles, des maisons de jeunes

1000 exemplaires à 3000 Dhs

Page FB et chaine Youtube

Créer un lien entre le projet et les populations

0

Responsable dans le cadre du CLC

Echéance

²

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Déjà disponible Mettre à jour

Application mobile

Lien entre les utilisateurs et l’ONEE • Information sur l’état d’avancement des travaux • Information sur les procédures de raccordement

A développer avec l’appui de la Commune

Présentation ppt

Présenter le projet, ses bénéfices pour la région et sur les population

0

Dépliant commercial

Format A4, 3 volets, Arabe dialectale ou classique simplifiée.

Présenter le projet, ses bénéfices, les modalités et les frais de raccordement .

Maling commercial

Invitation à se raccorder

Bande dessinée Jeunes

Poster Puzzles Social : • Préserve la santé et la dignité des populations Environnemental : • Environnement plus sain et de meilleure qualité

Mettre à jour et concevoir des supports de sensibilisation des populations Mettre à jour et améliorer des supports de communication commerciaux existants et proposer d’autres supports de communication innovants

Informer la population sur le projet d’assainissement liquide tout au long du processus de mise en oeuvre Développer des supports de communication à caractère commercial spécifiques à chaque région

Etude

• Package destiné aux jeunes et scolaires à Utiliser lors des activités ludiques organisées dans les écoles

•

Tout public cible et adapter pour les jeunes, médias ou femmes

Nouveaux raccordées

A la fin de la phase étude tous les supports institutionnels et commerciaux sont prêts

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Le présent guide de communication des projets d’assainissement liquide est un projet conjoint entre l’Office National de l’Electricité et de l’Eau potable (ONEE) et l’Agence Belge de développement (Enabel), il a été élaboré dans le cadre du projet «Appui au Programme national d’assainissement liquide -APNA-».

Le guide présente les étapes à suivre pour assurer une communication institutionnelle et sociale sur les projets d’assainissement liquide dans le milieu urbain.

Il s’adresse à tous les opérateurs et entités chargées de communiquer au niveau central,régional et local sur les projets d’assainissement liquide en milieu urbain au niveau national.

L’appui belge au Programme national d’assainissement liquide (APNA) s’inscrit dans le cadre du programme indicatif de coopération (PIC) maroco-belge pour la période 20102013, qui vise à promouvoir, par l’appui aux stratégies sectorielles de l’agriculture et de l’eau, le développement humain durable dans les zones de concentration de la coopération belge.

Le projet a pour objectif d’appuyer l’Office National, Branche Eau (ONEE) dans la réalisation du volet PNA de son contrat programme.

La partie du programme financée par la Belgique, à hauteur de 23 MEUR, vise l’assainissement liquide de 10 centres

du programme PNA/ONEE. La partie du programme financée par les bailleurs de fonds européens, vise l’assainissement liquide d’environ 32 autres centres du programme.

Il est financé à hauteur de 88 MEUR par la Banque Européenne d’Investissements (BEI – 20 MEUR), la Kreditanstalt Für Wiederaufbau (KFW – 38MEUR), l’Agence Française de Développement (AFD – 20 MEUR) et l’Union Européenne (UE – 10 MEUR).

Enfin, par le biais du Fonds d’appui à l’assainissement liquide (FALEU), l’Etat marocain contribue à hauteur de 50% du coût global pour la réalisation des projets d’infrastructures d’assainissement liquide