Guide de capitalisation_Digitalisation et développement des systèmes d'information

Royaume du Maroc Ministère de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau Département de l’Eau

Capitalisation du Projet d’Appui Institutionnel et Opérationnel à 3 Agences de Bassins Hydrauliques

Digitalisation et développement des systèmes d’information

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE ET DES FINANCES Agence du Bassin Hydraulique du Loukkos

Agence belge de développement Société anonyme de droit public à finalité sociale Rue Haute 147 • 1000 Bruxelles • T +32 (0)2 505 37 00 • enabel.be

Ce rapport a été élaboré dans le cadre du projet d’Appui institutionnel et opérationnel à trois Agences de Bassins Hydrauliques A3ABH (2014-2019). Il est basé sur les résultats des ateliers de capitalisation organisés en mars 2019 en présence des différents partenaires et intervenants du projet.

Rédaction : Mohammed MAAROUFI, expert en systèmes d’information.

Revue et correction : Direction du projet A3ABH et partenaires.

Conception et impression : Clé Concept Communication.

Ce document ne représente pas nécessairement le point de vue officiel de l’Agence Belge de développement - Enabel ou du gouvernement belge. La reproduction de son contenu est autorisée pour autant que la source soit mentionnée.

Copyright : Programme A3ABH 2019.

Digitalisation et développement des systèmes d’information

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Sommaire Acronymes .................................................................................................................................................................................................................................................................................... 5 Présentation .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 6 Résumé ................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 6 1. Introduction .......................................................................................................................................................................................................................................................................... 8 2. Aspects généraux ............................................................................................................................................................................................................................................... 8 3. L’expérience ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 9 3.1. Système d’Information de Gestion .......................................................................................................................................................... 10 3.1.1. Système d’Information de Gestion Intégré et Unifié (SIGIU) ............................. 10 3.1.2. Gestion Electronique des Documents (GED) ........................................................................................ 12 3.1.3. Système de Contrôle de Gestion (SCG) ............................................................................................................. 12 3.2. Système d’Information Technique ......................................................................................................................................................... 15 3.2.1. Système d’Information de Gestion des Barrages (SIGB) .......................................... 15 3.2.2. Système de télémesures et d’alerte ......................................................................................................................... 17 3.2.3. Application de suivi de la qualité .................................................................................................................................... 17 4. Analyse ....................................................................................................................................................................................................................................................................................... 18 4.1. Réplicabilité....................................................................................................................................................................................................................................................... 21 4.1.1. Sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information .......................................................................................................................................................................................................................................... 21 4.1.1.1. Aspects positifs ........................................................................................................................................................................................... 21 4.1.1.2. Aspects négatifs ..................................................................................................................................................................................... 21 4.1.1.3. Aspects non maitrisés .............................................................................................................................................................. 21 4.1.2.. Mise en œuvre des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ............................................................................................................................................................................... 22 4.1.2.1. Aspects positifs ........................................................................................................................................................................................ 22 4.1.2.2. Aspects négatifs ................................................................................................................................................................................... 22 4.1.2.3. Aspects non maitrisés ............................................................................................................................................................ 22 4.1.3. Conduite du Changement ................................................................................................................................................................. 23 4.1.3.1. Aspects positifs ........................................................................................................................................................................................ 23 4.1.3.2. Aspects négatifs ................................................................................................................................................................................... 23 4.1.3.3. Aspects non maitrisés ............................................................................................................................................................ 23

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4.2. Durabilité ............................................................................................................................................................................................................................................................. 24 4.2.1. Degré d’exploitation des systèmes d’information ................................................................... 24 4.2.1.1. Aspects positifs ........................................................................................................................................................................................ 24 4.2.1.2. Aspects négatifs ................................................................................................................................................................................... 24 4.2.1.3. Aspects non maitrisés ............................................................................................................................................................ 24 4.2.2. Disponibilité des données .............................................................................................................................................................. 25 4.2.2.1. Aspects positifs ...................................................................................................................................................................................... 25 4.2.2.2. Aspects négatifs ................................................................................................................................................................................. 25 4.2.2.3. Aspects non maitrisés .......................................................................................................................................................... 25 5. Conclusions ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 26 Références ..................................................................................................................................................................................................................................................................................... 28

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Acronymes A3ABH ABH AGIRE AMI CA Enabel DRPE GED PDAIRE RE

Appui opérationnel et institutionnel aux 3 ABH Agence de Bassins Hydraulique Programme d’appui à la gestion intégrée des ressources en eau Appel à Manifestation d’Intérêt Chiffre d’Affaires Agence belge de développement Direction de la Recherche et de la Planification de l’eau Gestion électronique des documents Plan Directeur d’aménagement intégré des ressources en eau Ressources en Eau

SCG

Système de Contrôle de Gestion

SIGB

Système d’Information de Gestion des Barrage

SIGIU SLA

Système d’Information de Gestion Intégré Unifié Service Level Agrement

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y Présentation La Coopération belge appuie depuis plus de 25 ans les stratégies du Maroc dans le secteur de l’eau (plus de 118 millions d’Euros entre 1991 et 2018), notamment à travers des programmes pour l’approvisionnement en eau potable dans le monde rural et la mise à disposition de fonds additionnels pour la réalisation de travaux d’infrastructures. Actuellement, la coopération belge au Maroc compte deux projets actifs, l’un pour l’appui au programme d’assainissement liquide et l’épuration des eaux usées, et le second pour l’appui institutionnel et opérationnel à trois Agences de Bassins Hydrauliques (A3ABH).

Ainsi, l’amélioration de la gestion intégrée des ressources en eau est au cœur du programme d’appui institutionnel et opérationnel aux Agences de bassin hydraulique du Loukkos, de la Moulouya et du Souss – Massa Drâa.

Un ensemble de projets structurants ont été déployés dans ce sens avec des objectifs de renforcement des capacités et des missions des Agences des Bassins Hydrauliques.

L’amélioration des systèmes d’information a représenté un levier majeur pour l’atteinte des objectifs du projet A3ABH et la pérennisation de l’action de la Coopération belge au niveau de sa zone d’action.

Les principaux systèmes d’information développés dans le cadre du projet A3ABH ont fait l’objet d’ateliers spécifiques de capitalisation durant la phase d’exécution de l’intervention. C’est le cas du SIGIU, CG, SIGB, GED, etc.

y Résumé La capitalisation est une composante principale de l’ensemble des démarches de conduite des projets, elle permet de désencapsuler un ensemble d’informations riches que les équipes projets partagent, discutent sans forcément les formaliser et les partager. D’où l’importance de se détacher de l’expérience du projet et son évaluation et d’entamer une rétrospective par rapport aux facteurs clés de succès, les difficultés rencontrées et d’identifier les conditions de valorisation, de réplicabilité de certaines expériences.

Le processus de capitalisation du projet A3ABH a été organisé autour d’une première retraite avec les partenaires les 19 et le 20 octobre 2018 afin d’organiser et de collecter l’information, cette première retraite a permis d’identifier trois expériences principales pour la capitalisation à savoir :

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1. La Gouvernance du projet A3ABH ; 2. La Digitalisation et le développement des systèmes d’information ; 3. La Communication des ABH partenaires du projet.

Une deuxième retraite a été organisée le 14 et le 15 Mars 2019 afin d’entamer le processus de capitalisation des ateliers thématiques ont été organisés avec les partenaires ayant participé aux projets des différentes thématiques de capitalisation.

Les ateliers de capitalisation ont donné lieu à une table ronde transverse afin d’échanger autour des recommandations et des facteurs clés de succès identifiés lors des 2 journées de retraite.

Les recommandations de la thématique de digitalisation et de développement des systèmes d’information ont été articulées autour des axes suivants : • la démarche de sélection et de choix des solutions informatiques à mettre en place dans le cadre des projets de digitalisation ; • la démarche de mise en œuvre des solutions informatiques ; • les prérequis permettant une meilleure exploitation des systèmes informatiques ; • l’amélioration de la gouvernance de l’information et l’importance de la gestion de la donnée dans la chaîne de valeur des Agences de Bassins Hydrauliques.

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1. Introduction Le présent rapport a pour objectifs de revenir sur une présentation des activités déployées dans le cadre de la thématique de digitalisation et le développement des systèmes d’information et d’identifier les expériences de capitalisation lors des ateliers organisés ainsi que les recommandations formulées à la clôture de l’atelier.

Il se base d’abord sur l’analyse des différents projets menés dans le cadre de l’appui institutionnel et opérationnel aux Agences de Bassins Hydraulique du Loukkos, de la Moulouya et du Souss-Massa-Drâa. Ensuite, sur les échanges et les interactions avec les partenaires ayant travaillé directement ou indirectement sur les projets de modernisation du système d’information Technique et de Gestion.

Les projets abordés sont les suivants :

Le système d’information de gestion : • le système d’information de gestion intégrée et unifié (SIGIU) ; • le système de gestion électronique des documents (GED) ; • le système de Contrôle de Gestion (SCG).

Le système d’information technique : • le système d’information de gestion des barrages (SIGB) ; • le système de télémesures et d’alerte ; • l’application de suivi de la qualité.

L’ensemble des expériences de capitalisation ont été retracées au niveau d’une application de collaboration d’équipe « Trello ». Ceci a permis à l’ensemble des partenaires d’avoir accès en temps réel aux différents échanges et d’interagir tout au long des 2 jours de retraite de façon continue et concertée.

2. Aspects généraux Le Maroc est caractérisé par une limitation des ressources en eau qui risque de s’accentuer sous l’effet des changements climatiques et de la croissance démographique, des contraintes et des défis majeurs sont à relever : • Raréfaction des ressources en eau et changements climatiques ; • Surexploitation des ressources en eau souterraines ;

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• Erosion et perte de capacités des retenues des barrages ; • Détérioration de la qualité des ressources en eau ; • Augmentation des besoins avec la croissance démographique et économique ; • Accentuation des phénomènes climatiques extrêmes.

La stratégie Nationale de l’eau vise à renforcer l’équilibre entre la gestion de l’offre et de la demande, avec une attention plus explicite sur la préservation des ressources et leur milieu naturel, ainsi que la réduction de la vulnérabilité aux risques naturels.

L’atteinte des objectifs de la Stratégie Nationale de l’Eau a nécessité une réflexion sur les moyens et les systèmes d’information à mettre en place pour adresser les enjeux à l’échelle centrale, régionale et locale et assurer l’intégration et la coordination entre les différents acteurs.

Ainsi les orientations stratégiques du projet de coopération belge sont en alignement avec les orientations la Stratégie Nationale de l’Eau. Particulièrement avec le 6ème pilier, à savoir la modernisation des systèmes d’information et renforcement des moyens et des compétences.

3. L’expérience Le renforcement des capacités et des missions des ABH est lié en partie à la maitrise des activités des ABH et l’amélioration de leur gestion et du mode de collaboration et d’interaction avec les différents partenaires au niveau central et local. Ainsi un ensemble de chantiers de digitalisation ont été mis en œuvre afin d’améliorer la couverture fonctionnelle des activités des ABH par des systèmes d’information et apporter plus de lisibilité dans l’action de l’ABH à l’échelle du bassin hydraulique et aussi à l’échelle nationale.

L’architecture applicative des Agences de Bassins Hydrauliques est composée de deux couches de systèmes d’information. La première couche représente le volet technique « Le système d’information technique ». Celuici comprend l’ensemble des applicatifs, systèmes permettant aux agences de mettre en œuvre leurs missions et leurs activités au niveau du Bassin Hydraulique. La deuxième couche représente « le système d’information de gestion » qui comprend des systèmes permettant aux agences de gérer leurs activités supports, d’améliorer leur dispositif de pilotage et le dialogue de gestion avec les Ministères de tutelle.

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L’architecture applicative des Agences de Bassins Hydrauliques a connu un ensemble d’évolutions et de transformations dans le cadre de projets initiés par les différents partenaires. Ainsi le projet A3ABH s’est consacré à la mise en œuvre des chantiers suivants : Le système d’information de gestion : • le système d’information de gestion intégré et unifié (SIGIU) ; • le système de gestion électronique des documents (GED) ; • le système de Contrôle de Gestion (SCG).

Le système d’information technique : • le système d’information de gestion des barrages (SIGB) ; • le système de télémesures et d’alerte ; • l’application de suivi de la qualité.

3.1. Système d’Information de Gestion L’expérience des Agences du Bassin Hydraulique quant à la structuration des activités support s’inscrit aussi dans le cadre des orientations de la loi 69-00 sur le contrôle financier de l’état sur les Entreprises et les Etablissements Publics.

Afin de s’aligner sur les recommandations de la loi 69-00 et de développer un cadre de contractualisation avec l’état, les Agences de Bassins Hydrauliques ont initié par le passé un ensemble de chantiers de structuration de leur système d’information. L’action du projet A3ABH s’inscrit dans la continuité des activités initiées par le programme AGIRE à travers l’appui d’Enabel pour la réalisation de « l’étude de conception du dispositif de pilotage des performances des ABH ».

C’est ainsi que les projets de développement du système d’information de gestion intégré et unifiée et le système de contrôle de gestion s’inscrivent dans une feuille de route globale et une stratégie visant l’amélioration des performances des ABH et de leur mode de gestion.

3.1.1. Système d’Information de Gestion Intégré et Unifié (SIGIU) Le système d’information de gestion intégré et unifié constitue une mise à niveau et une meilleure intégration entre les différents outils informatiques de gestion développés au niveau de l’Agence de l’Oum Er Rbia. L’objectif du projet est de réaliser dans un premier temps une mise à niveau et une intégration entre tous les modules et projeter dans un deuxième temps la

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généralisation de l’ensemble des outils à l’ensemble des Agences souhaitant profiter de l’expérience développée au niveau de l’Agence de l’Oum Er Rbia.

Les modules intégrés dans le SIGIU concernent les domaines suivants : • la gestion financière : Module de comptabilité générale, budgétaire et de trésorerie ; • la gestion des achats : Module de gestion des marchés ; • la gestion des ressources humaines : Module de gestion administrative, la formation et la paie ; • la gestion des redevances : Module de gestion des redevances ; • la gestion analytique : Module de comptabilité analytique ; • la gestion de la logistique : Modules de gestion du stock, des immobilisations et du parc auto.

Architecture globale du Système d’Information de Gestion Intégrée et Unifié (SIGIU)

Le projet a été caractérisé par une transversalité et une concertation large avec l’ensemble des Agences lors des phases de cadrage et d’expression des besoins. Le but est d’avoir un système le plus uniforme possible en intégrant au maximum les besoins et les spécificités de l’ensemble des Agences et minimiser ainsi les efforts de redéploiement et de paramétrage.

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3.1.2. Gestion Electronique des Documents (GED) L’amélioration de la Gouvernance des Agences du Bassin Hydraulique repose aussi sur une gestion efficiente de l’information et des données. Le projet de la Gestion Electronique des Documents a constitué un outil important de structuration de la documentation et des archives au niveau des Agences. Il a permis de formaliser une charte d’archivage et de consultation de l’ensemble du parc documentaire des Agences.

Illustration de l’écran de consultation et de recherche du parc documentaire des Agences

Le système de gestion électronique des documents permet aujourd’hui aux Agences de bassins Hydrauliques d’organiser leurs documents et leurs archives et de permettre l’accès et le partage des documents à travers le réseau informatique aux délégations et autres partenaires.

3.1.3. Système de Contrôle de Gestion (SCG) Le système de contrôle de gestion représente la concrétisation des travaux de conception du dispositif de pilotage des performances des ABH initiés dans le cadre du programme AGIRE de la coopération allemande.

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Le projet A3ABH a permis la mise en œuvre d’un ensemble de chantiers de la feuille de route de déploiement du dispositif de pilotage des performances des ABH. Les chantiers priorisés dans le cadre du projet ont eu pour finalité : • le dimensionnement des activités des contrôleurs de gestion des ABH ; • le développement de la gouvernance autour du dispositif de contrôle de gestion des ABH ; • la mise en œuvre des indicateurs stratégiques et des tableaux de bord de pilotage au niveau des ABH. La mise en œuvre des indicateurs stratégiques et des tableaux de bord de pilotage au niveau des ABH s’est déroulée selon le processus suivant : • une formation des contrôleurs de gestion au dispositif de pilotage et au système de contrôle de gestion utilis ; • l’organisation d’un suivi hebdomadaire entre l’équipe A3ABH et les contrôleurs de gestion afin de s’assurer du bon déroulement des activités et l’identification des difficultés ; • une analyse et une restitution des résultat de simulation des indicateurs de pilotage avec les contrôleurs de gestion et l’identification des plans d’action d’amélioration de la définition et des règles de gestion régissant la définition des indicateurs et leur mise en œuvre.

Le système de contrôle de gestion utilisé pour la simulation des indicateurs de pilotage représente un premier prototype permettant la vulgarisation du dispositif de pilotage des performances à l’ensemble des ABH.

Illustration de la solution utilisée pour la mise en œuvre des indicateurs de pilotage au niveau des ABH

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3.2. Système d’Information Technique Le système d’information technique représente le support des Agences du Bassin Hydrauliques pour la mise en œuvre : • des orientations stratégiques de la Stratégie Nationale de l’Eau à l’échelle nationale ; • de la stratégie de l’ABH au niveau du Bassin Hydraulique à travers le PDAIRE « Plan Directeur d’Aménagement Intégré des Ressources en Eau ».

Dans le cadre du projet A3ABH, la couverture fonctionnelle des processus techniques des Agences s’est améliorée à travers la mise en place de trois outils importants à savoir : • le Système d’Information de Gestion des Barrages (SIGB) ; • le Système de télémesures de suivi et d’alerte ; • l’application de suivi de la qualité des RE.

Cartographie applicative du système d’information Technique des ABH Système d’Information Technique Système d’information géographique « SIG »

Base de données de gestion des ressources en eau « BADRE21 »

Maintenance des ouvrages hydrauliques « MECEP »

Modèles de simulation « GMS, WMS »

Gestion du domaine public hydraulique « DPH »

Gestion prévisionnelle des R.E. « RIBASIM »

Système de mesure « CANDOR » Système d’information de gestion des Barrages

Système de télémesures et d’alerte

Système de suivi de la qualité des R.E.

3.2.1. Système d’Information de Gestion des Barrages (SIGB) Le système d’information de Gestion des Barrages représente une concrétisation des efforts engagés par la DRPE et les ABH afin de structurer l’information technique et mettre à disposition des partenaires les outils et les indicateurs permettant une lecture transparente de l’action des Agences de Bassins Hydrauliques.

Le système permet de renseigner un ensemble d’indicateurs sur une fréquence journalière.

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Les principaux indicateurs suivis sont les suivants : • le taux de remplissage des barrages ; • les volumes d’Eau entrants et sortants ; • le suivi des programmes de fournitures d’eau pour les usagers « Irrigation, Eau potable, Hydro Electricité, etc. » ; • le suivi des retenus des barrages.

Le système de gestion des Barrages comprend une grande partie développée et accessible aux grands publics à travers l’application mobile gratuite MOR DAM. Celle-ci permet de renseigner sur les différentes composantes de la situation des barrages à l’échelle nationale, par bassin et par ouvrage.

Illustration – interface du système d’information de gestion des barrages

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3.2.2. Système de télémesures et d’alerte Le système de télémesure hydro-climatique et d’alerte contre les inondations représente une expérience de digitalisation sur l’ensemble de la chaîne de prévision des crues. Le système a été développé autour des blocs suivants : • Prévision des précipitations et observation des débits ; • Consolidation et traitement des données reçues des stations de mesure ; • M odélisation à partir des modèles hydrauliques, des simulations d’inondation ; • Production d’un plan d’alerte à destination des parties prenantes et des acteurs au niveau local.

3.2.3. Application de suivi de la qualité L’application de suivi de la qualité des Ressources en Eau permet d’évaluer la qualité de l’eau, de son évolution spatio-temporelle et des différentes causes qui l’affectent. Elle permet la remontée, le traitement et la consolidation des données à travers les différentes stations de mesures au niveau du Bassin Hydraulique. Le projet de développement de l’application de suivi de la qualité a combiné deux composantes : la solution informatique d’exploitation des données relatives à la qualité des RE et les outils de mesures installés au niveau des stations de mesures.

La collecte des données terrain sur la base des outils de mesure, leur analyse et interprétation représentent une digitalisation de bout en bout d’un processus important pour la réalisation des missions des Agences.

Carte des stations Illustration d’une station de mesure et de la de carte de mesure duStation bassin dedela Moulouya mesure mesure Carte des stations de mesure

Station de mesure

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4. Analyse L’approche adoptée pour la conduite des travaux de capitalisation lors des ateliers organisés est la suivante : • Une présentation de l’approche de conduite des projets de digitalisation « Approche standard vs Approche Agile ».

Illustration – Approche standard de conduite des projets de développement des systèmes d’information Phase 1 Choix de la solution

1.1

 Expression de besoin  Identification des principales fonctionnalités  Identification des exig ences techniques  Elaboration du cahier des charg es 2.1

Phase 2 Mise en œuvre

Elaboration du cahier des charg es

Expression de besoin détaillée

 Expression de besoin détaillée : Processus, règ les de g estion, Référentiels, Habilitations, Reporting …  Elaboration des spécifications détaillées 2.6

2.2

1.2

Lancem ent appel d’offre

 Elaboration du dossier de consultation  Elaboration de la fiche d’évaluation  Définition de la short ist des prestataires  Lancement Appel d’offre

Converg ence

 Déroulement des ateliers de converg ence avec le prestataire  Elaboration du dossier de converg ence

2.3

Réalisation

 Réalisation du paramétrag e  Suivi de la réalisation

1.3

Evaluation et choix de la solution

 Evaluation des offres  Org anisation de démonstrations éventuelles  Choix de la solution & de l’intég rateur  Contractualisation

2.4

Recette

 Elaboration du plan de recette  Déroulement de la recette  Suivi des anomalies

2.5

D éploiem ent

 Elaboration du plan de déploiement  Assistance aux utilisateurs

Pilotag e et conduite de chang em ent

 Suivi et pilotag e du projet  Elaboration du plan de conduite de chang ement (Communication, Formation, Accompag nement)  Réalisation des supports d’utilisation et de formation  Assistance aux utilisateurs (Help Desk, Super utilisateurs…)

• Un repositionnement du processus de capitalisation sur la base des étapes de la démarche de conduite des projets de digitalisation menés dans le cadre du programme A3ABH et une identification des expériences de capitalisation selon l’approche suivante : > une organisation des participants en fonction de leur expérience et les projets auxquels ils ont contribué « Système d’information de Gestion ou le Système d’Information Technique » ; > une réflexion concertée entre les participants et une identification des expériences pour chaque étape de la démarche de conduite des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information.

• Une présentation à l’ensemble des participants de la plateforme de capitalisation.

• Une identification des expériences, qualification et priorisation au niveau de la plateforme de capitalisation.

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Illustration de la plateforme d’identification des expériences de capitalisation

Illustration de la collaboration entre les différents participants à l’atelier pour la priorisation et la qualification des expériences de capitalisation

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L’objectif de cette section est de mettre l’accent sur les facteurs ayant influé un résultat particulier (positivement ou négativement) et non pas la présentation des résultats et des réalisations.

A cet effet, il a été nécessaire de définir des critères d’appréciation qui serviront de cadre logique à utiliser dans l’analyse. Les critères identifiés lors des travaux de l’atelier de capitalisation de la digitalisation et du développement des systèmes d’information sont au nombre de 2 : • Réplicabilité : pour répondre à la question « Est-il possible de reproduire les expériences des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ? » • Durabilité : pour répondre à la question « Comment les expériences des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ont influencé la viabilité des résultats après la fin du projet ? ».

Pour chacun de ces 2 critères, des indicateurs d’appréciation ont été également identifiés. Ils permettent de mesurer une idée en détail et permettre de présenter clairement les aspects les plus pertinents pour chaque critère.

Ainsi, les indicateurs identifiés et validés lors des travaux de l’atelier de capitalisation de la digitalisation et du développement des systèmes d’information du Projet A3ABH sont : • Pour la Réplicabilité : > Sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information ; > Mise en œuvre des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ; > Conduite du changement • Pour la Durabilité : > Degré d’exploitation des systèmes d’information ; > Disponibilité des données.

Pour chacun des indicateurs susmentionnés, ont été identifiés les éléments suivants : • Aspects positifs : Eléments intrinsèques au projet ayant eu une influence positive ou ayant contribué à la réalisation d’un objectif ; • Aspects négatifs : Eléments intrinsèques au projet ayant eu une influence négative ou ayant empêché la réalisation d’un objectif ; • Aspects non-maîtrisés : Eléments externes au projet ayant eu lieu ou devant avoir lieu, mais dont l’effet sur l’expérience est incertain et non maîtrisé.

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4.1. Réplicabilité 4.1.1. Sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information 4.1.1.1. Aspects positifs Les aspects positifs qui ont influencé la sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information sont : • Prise en compte et capitalisation sur les expériences réussies dans le cadre de projets similaires ; • Exploration de nouvelles plateformes technologiques permettant une meilleure performance et une facilité d’exploitation des systèmes d’information ; • Concertation large avec les pilotes des projets de digitalisation au niveau des ABH ; • Priorisation d’un périmètre fonctionnel réduit et maitrisé ; • Etude approfondie des besoins ; • Priorisation des solutions développement spécifique.

standard

avant

l’orientation

vers

du

4.1.1.2. Aspects négatifs Les aspects négatifs qui ont influencé la sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information sont : • Déclinaison faible de l’axe modernisation des systèmes d’information en matière de type des projets à mener ; • Faible visibilité sur l’architecture applicative globale du système d’information pour le secteur de l’eau ; • Insuffisance des moyens humains mobilisés pour le choix des solutions informatiques ; • Flexibilité limitée du code de passation des marchés Marocain quant aux projets de développement des systèmes d’information ; • Conduite des travaux de réflexion du choix de la solution dans des périodes très limitées ; • Processus de contractualisation très engageant du côté du bénéficiaire, peu de flexibilité pour des retours en arrière ;

4.1.1.3. Aspects non maitrisés Les aspects non maitrisés qui ont influencé la sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information sont :

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• Référencement faible des prestataires dans le domaine de la digitalisation/ systèmes d’information ; • Faible documentation au niveau des ABH par rapport à la sélection des plateformes digitales et au développement des systèmes d’information.

4.1.2. Mise en œuvre des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information 4.1.2.1. Aspects positifs Les aspects positifs qui ont influencé la mise en œuvre des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information sont : • Prise en compte des enjeux de la phase de mise en œuvre des projets de digitalisation • Développement et mise en œuvre des systèmes d’information en mode « prototype » sur des périmètres maitrisés avant leur généralisation ; • Appropriation du bénéficiaire des travaux de développement à réaliser par les différents prestataires ; • Implication des bénéficiaires et de l’équipe projet dans le cadre des tests des différents systèmes d’information ; • Alignement des compétences des jeunes cadres avec les nouvelles technologies d’information ;

4.1.2.2. Aspects négatifs Les aspects négatifs qui ont influencé la mise en œuvre des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information sont : • Démarche standard de conduite des projets de développement informatique non formalisée ; • Formalisme irrégulier des différentes étapes de développement des systèmes d’information ; • Faible maitrise des jalons de la démarche de développement des systèmes d’information ; • Faible documentation des travaux d’expression des besoins ; • Gestion a posteriori des chantiers de reprise et de fiabilisation des données.

4.1.2.3. Aspects non maitrisés Les aspects non maitrisés qui ont influencé la sélection des plateformes digitales et des systèmes d’information sont :

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• Supervision des développements informatiques à réaliser par le prestataire ; • Evolution des besoins en termes de couverture fonctionnelle ; • Anticipation par rapport aux exigences techniques ; • Flexibilité limitée pour la gestion des actions d’amélioration pendant la période de garantie ; • Changement des pilotes des projets au niveau du Bénéficiaire.

4.1.3. Conduite du Changement 4.1.3.1. Aspects positifs Les aspects positifs qui ont influencé la conduite du changement sont : • Sensibilisation des bénéficiaires par rapport à l’importance des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ; • Communication vers les bénéficiaires par rapport à l’avancement des différents projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ; • Formation ciblée des bénéficiaires par rapport aux différentes thématiques technique ; • Ateliers de capitalisation et de partage d’expérience des bénéficiaires.

• Disponibilité de l’équipe projet pour le suivi des différents chantiers.

4.1.3.2. Aspects négatifs Les aspects négatifs qui ont influencé la conduite du changement sont : • Faible formalisation des attentes vis-à-vis des prestataires en termes de conduite du changement ; • Démarrage du processus de conduite du changement souvent vers la fin des projets ; • Portage limité des projets de digitalisation au niveau des bénéficiaires ; • Mesure limitée de l’impact des actions de conduite du changement ; • Appui faible pour la gestion des divergences et des conflits.

4.1.3.3. Aspects non maitrisés Les aspects non maitrisés qui ont influencé la conduite du changement sont : • Changement de sponsor au niveau pour les différents projets de digitalisation ; • Changement des affectations des équipes pendant les différents projets.

24 Capitalisation du Projet d’Appui Institutionnel et Opérationnel à 3 Agences de Bassins Hydrauliques

4.2. Durabilité 4.2.1. Degré d’exploitation des systèmes d’information 4.2.1.1. Aspects positifs Les aspects positifs qui ont influencé le degré d’exploitation des systèmes d’information sont : • Les orientations de la Stratégie Nationale de l’Eau par rapport à la modernisation des systèmes d’information ; • Les exigences réglementaires nécessitant une exploitation des systèmes d’information ; • La coordination et le suivi régulier du niveau d’exploitation des systèmes d’information ; • La formalisation des procédures de gestion et le suivi de leur application ; • La rédaction de chartes régissant le fonctionnement des différents systèmes d’information ; • La formation continue des utilisateurs et l’appropriation de l’administration des différents systèmes d’information.

4.2.1.2. Aspects négatifs Les aspects négatifs qui ont influencé le degré d’exploitation des systèmes d’information sont : • L’utilisateur n’est pas toujours au centre des développements des systèmes d’information ; • Développement des systèmes d’information selon une approche orientée « Procédure » plutôt qu’ « utilisateur » ; • Faible dimensionnement des équipes pour l’exploitation des systèmes d’information ; • Maintenance irrégulière des systèmes d’information ; • Faible formalisation des actions de mise à niveau et d’évolutivité des systèmes d’information.

4.2.1.3. Aspects non maitrisés Les aspects non maitrisés qui ont influencé le degré d’exploitation des systèmes d’information sont : • Maitrise de l’évolution des versions des langages et noyau des différents systèmes d’information ;

Digitalisation et développement des systèmes d’information

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• Fiabilité des prestataires en charge de la mise à niveau des systèmes d’information.

4.2.2. Disponibilité des données 4.2.2.1. Aspects positifs Les aspects positifs qui ont influencé la disponibilité des données sont : •C ompréhension des enjeux quant à la maitrise des données au niveau des projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information ; • Connaissance des aspects liés à la gouvernance de l’information ; • Sensibilisation des utilisateurs et des partenaires quant à l’importance de la donnée dans le secteur de l’eau ; • Réflexion autour des impacts sur les différents projets de digitalisation en matière de gestion des données.

4.2.2.2. Aspects négatifs Les aspects négatifs qui ont influencé la disponibilité des données sont : • Faible implication des profils en charge de la gestion des données dans le cadre des projets de développement des systèmes d’information ; • Faible formalisation des outils de gouvernance des données au niveau des systèmes d’information ; • Le calcul des indicateurs nécessite un effort important de fiabilisation et de correction des données ; • Faible application des règles d’archivage de l’ensemble du parc des données : • Absence d’une réflexion concertée entre les différents partenaires par rapport à l’évolution du parc des données ; • Traitement individualisé des problématiques liées à la gestion de données en fonction des projets de digitalisation sans réflexion globale.

4.2.2.3. Aspects non maitrisés Les aspects non maitrisés qui ont influencé la disponibilité des données sont : • Visibilité globale sur les chantiers d’harmonisation et d’évolution des structures de données au niveau des différents systèmes d’information.

26 Capitalisation du Projet d’Appui Institutionnel et Opérationnel à 3 Agences de Bassins Hydrauliques

5. Conclusions Les chantiers de digitalisation et de développement des systèmes d’information réalisés dans le cadre du projet A3ABH ont porté sur le développement des deux couches des systèmes d’information « Technique et de Gestion », selon des démarches de mise en place de solutions standard du marché, de développement spécifique des systèmes d’information et d’amélioration d la gouvernance de l’information.

Le travail de réflexion lors de cet atelier de capitalisation fait ressortir le caractère transversal des projets réalisés. Les discussions et le croisement des retours d’expérience entre les différents participants ont permis d’identifier les recommandations suivantes : 1. Choix des solutions informatiques • Réaliser des études préalables des besoins en termes de digitalisation et de développement des systèmes d’information ; • Se baser sur des Benchmarks et une analyse d’opportunité avant de décider de lancer un chantier de développement spécifique vs acquisition d’une solution standard du marché ; •L ancer des projets de digitalisation sur des périmètres restreints afin de mieux cerner le besoin et maitriser les délais et les coûts d’implémentation des solutions informatiques ; •P révoir une phase d’Appel à Manifestation d’Intérêt afin de sonder le marché avant de lancer un appel d’offres pour l’acquisition d’une solution informatique ; • Alimenter et améliorer la conception du dossier de consultation sur la base des retours par rapport à la phase d’AMI ; • Renforcer le processus de consultation à travers des éléments factuels « Moyens humains et techniques, Evolution du CA, » permettant de mieux orienter le choix en termes de solution informatique ; • Prévoir la possibilité de réaliser des démonstrations sur des périmètres maitrisés avec les différents prestataires avant de procéder au lancement de l’appel d’offres.

2. Mise en œuvre et exploitation des solutions informatiques •D évelopper une réflexion autour de l’utilisation de la méthode Agile pour les projets de digitalisation ;

Digitalisation et développement des systèmes d’information

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Illustration de la démarche agile

Une réunion d’équipe (Rétrospective) doit être réalisée à la fin de chaque sprint pour partager les retours d’expérience et les améliorations à apporter au prochain sprint.

Le Contrôle Qualité est réalisé à la fin de chaque tâche pour garantir la fiabilité des résultats.

Alimenter et prioriser les tâches du Backlog

Réaliser un retour d’expérience

Réaliser un contrôle de qualité

Cycle de 3 semaines (Sprint)

Le Backlog est l’ensemble des tâches/ use cases issues du cahier des charges.

Celles-ci doivent être priorisées.

Répartir les tâches

Réaliser les tâches

L’utilisation d’un bon outil de suivi des tâches est un facteur clé de succès (type Trello, service now, etc.).

Des réunions régulières (Stand-ups) doivent être réalisées pour partager l’avancement et les alertes.

• Démarrer le processus de capitalisation dès le lancement du projet afin d’enrichir la courbe d’apprentissage de chaque projet de digitalisation ; • Anticiper les actions de conduite du changement en amont des projets de digitalisation ; • Démarrer le chantier de reprise des données en amont des projets de digitalisation ; • Développer des canevas et des supports standards des livrables à développer dans le cadre des projets de digitalisation ; • Superviser les travaux de développement informatiques à réaliser et instaurer des comités réguliers de suivi du projet ; • Renforcer la gouvernance des projets de développement des systèmes d’information à travers un sponsorship et un portage au niveau de l’administration ; • Accompagner l’ensemble des projets de digitalisation de supports aux utilisateurs et un suivi régulier de l’exploitation et l’utilisation des systèmes ; • Mettre en place des procédures de gestion et des chartes d’utilisation des différents systèmes d’information.

• Développer une relation basée sur la performance « SLA Service Level Agrement » avec les différents prestataires de solutions informatique.

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3. Gouvernance de l’information • Formaliser les dictionnaires de données pour l’ensemble des projets de digitalisation ; •F ormaliser un cycle de traitement des données et identifier les rôles et responsabilités des parties prenantes ;

Illustration du cycle de vie de la donnée

Les activités qui concerne une donnée durant sa phase de mise en place puis son cycle de vie sont généralement de 3 types : • Opérations (Traitement & historisation) ; • Contrôle ; • Reporting.

• I ntégrer les partenaires dans la réflexion autour de l’évolution du parc des données ; •M ettre en place des contrôles et des analyses régulières afin d’améliorer la qualité des données ; •F ormaliser des instances de suivi et de pilotage des différents chantiers nécessitant une réflexion sur la gouvernance de l’information ; • Sensibiliser l’ensemble des utilisateurs à l’importance de la sauvegarde du parc des données et au respect des règles régissant le cycle de vie de la donnée.

Références • Newsletter ENABEL de communication sur les projets de digitalisation et de développement des systèmes d’information.

• Stratégie Nationale de l’Eau. • Résultats des études et des projets de digitalisation des systèmes d’information.

• Entretiens avec le Parties Prenantes du Projet d’Appui Institutionnel et Opérationnel à 3 Agences de Bassins Hydrauliques.

• Documents et rapports élaborés lors de la mise en œuvre du Projet d’Appui Institutionnel et Opérationnel à 3 Agences de Bassins Hydrauliques.

• Travaux de l’Atelier de la Capitalisation de la Digitalisation et développement des systèmes d’information du Projet « Appui Institutionnel et Opérationnel à 3 Agences de Bassins Hydrauliques », Marrakech, Mars 2019.

Projet d’Appui Institutionnel et opérationnel à trois Agences de Bassins Hydrauliques (A3ABH) Ministère de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau, Département de l’Eau Rue Hassan Benchekroun, 4ème étage, Bureau n°456 Agdal, Rabat, Maroc T +212 (0)5 37 77 36 20 F +212 (0)5 37 77 36 14 enabel.be