GERENCIA DE COMUNICACIONES MANUAL DE COMUNICACIÓN PARA NO COMUNICADORES
I. INTRODUCCIÓN
Este manual es una herramienta de formación que explica el proceso que deben seguir los funcionarios de la Gobernación de Antioquia para realizar con éxito cualquier proyecto que involucre
estrategias
de
comunicación
dentro
de
la
Administración Departamental. En él podrá encontrar aspectos básicos de comunicación que le permitirán desarrollar proyectos acompañado de la Gerencia de Comunicaciones.
II. COMUNICACIÓN EN LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
Se entiende “comunicación” como el proceso en el que se intercambia información, experiencias, sentimientos e ideas entre dos o más personas.
Este proceso natural está presente en la vida del hombre desde el momento
de
su
nacimiento,
sin
embargo,
el
proceso
comunicacional no siempre logra entregar la información de una manera
integral,
efectiva
y
adecuada.
La construcción de un mensaje que sea fácil y bien entendido por el receptor merece un previo estudio de las características que lo rodean para así elegir acertadamente los códigos, el lenguaje, los
colores, medios, imágenes, gestos, entonación, pausas y canales con los que será hecho y enviado.
Por esa razón hoy la comunicación es una herramienta estratégica dentro de las organizaciones públicas y privadas, pues forma parte insustituible de cualquier proceso de prestación de servicios y si es cierto que no sólo ella puede garantizar el éxito, no construirla de forma integral puede llevar al fracaso.
En la Gobernación de
Antioquia diariamente se realizan
proyectos para la comunidad y los servidores públicos del Departamento, gran parte de estos generan impacto y requieren de campañas de sensibilización o motivación, otros constituyen informes de rendición de cuentas públicas por su importancia o alta inversión.
Se debe tener en cuenta que cada proyecto tiene su propio propósito de comunicación, este dependerá de qué se quiere lograr y a quiénes se quieren impactar.
En este punto se deben tener en cuenta tres factores que determinarán el proceso comunicacional:
1. PÚBLICO: Es el segmento de la población a la que se desea llegar. En la Gobernación de Antioquia existen dos tipos de público:
- Interno: Se refiere a todas las personas que trabajan dentro de la Administración Departamental, es decir, todos los servidores públicos del Departamento de Antioquia incluyendo los que se encuentran trabajando en las sedes externas y subregiones.
- Externo: Se refiere a la comunidad antioqueña en general.
2. ESTRATEGIA: en la Gobernación se utilizan principalmente 5 tipos:
- Boletín de prensa: es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega a los medios de comunicación para dar cuenta de la Gestión de la Administración. Constantemente las secretarías y dependencias están generando información importante que debe conocer la comunidad.
- Realización de eventos y certámenes: se utilizan como estrategia cuando es necesario convocar al público para transmitir el mensaje, igualmente cuando el objetivo es inaugurar,
celebrar
o
conmemorar.
- Campañas internas: se hace una campaña interna cuando la necesidad es crear cultura organizacional, posicionar un proyecto o programa de interés para todos los funcionarios o generar
sentido
de
pertenencia
por
la
Administración
Departamental.
- Difusión de mensajes internos: se reproduce un mensaje cuando este se genera al interior de la Gobernación de Antioquia o del
Departamento y es
de interés social o
general.
3. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: La Gerencia de comunicaciones cuenta con una serie de medios por los que se difunden los mensajes, cada uno cumple con un propósito especial.
- Sistema de Sonido Interno: Por medio de este se realiza el noticiero “Manos a la Obra” con el que se mantiene informados a los servidores públicos del acontecer de la Administración Departamental. Los cinco minutos que dura el noticiero pueden aprovecharse además para pasar cuñas sobre los proyectos internos, dar avisos importantes, entrevistar a los funcionarios involucrados en campañas o programas, entre otras. Por políticas de la Gerencia de Comunicaciones el sonido sólo debe usarse durante esos cinco minutos o en caso de que el Gobernador o algún miembro del gabinete requieran dar información importante de última hora.
- Correo interno – Lotus Notes: Por el correo electrónico se pueden enviar mensajes masivos de interés para todos los funcionarios o que presten algún tipo de servicio social. La gerencia utiliza el correo para darle mantenimiento a las campañas que se están realizando y para informar sobre inscripciones a programas de bienestar. Las demás dependencias deben solicitar el envío de mensajes masivos a la encargada en la Gerencia ya que de ningún correo personal sale el mismo mensaje a más de 10 personas. - Página Web: Es el medio de comunicación más fuerte que se tiene
con
la
comunidad,
el
cual
permite
mantenerla
informada de la gestión administrativa. De igual forma en la página el servidor público podrá informarse y además encontrar el mini-sitio de la Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional en el que se publican los beneficios y programas de bienestar.
IMPORTANTE: La realización de las estrategias y la utilización de los medios de comunicación dentro de la Gobernación de Antioquia deben
estar
apoyadas
y
aprobadas
por
la
Gerencia
de
Comunicaciones.
III. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA AL COMUNICAR Inicialmente se debe aclarar que aunque todos los proyectos que se crean son importantes para la dependencia que los realiza y
que pueden tener grandes efectos dentro de la organización y la comunidad, no todos necesitan un despliegue de medios, es decir, no todos los procesos que se desarrollan deben ser comunicados a toda la entidad.
Por eso es necesario que antes de comunicar piense en lo siguiente: ¿Mi proyecto es de interés general? ¿Hay un grupo específico dentro de la organización que necesita conocer mi proyecto?
Por otra parte hay 4 aspectos principales que deben tenerse en cuenta cuando se busca transmitir un mensaje o dar a conocer un proyecto o campaña. Para visualizarlo se utilizará el caso real de clima “La buena actitud, yo la dejo crecer”, Campaña de la Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo organizacional que tiene como objetivo mejorar el clima laboral dentro de la Gobernación de Antioquia.
-
LAS 5 W: Qué, quién, por qué, cuándo, dónde. Lo primero es definir exactamente qué se quiere comunicar. Debe preguntarse: ¿qué me interesa que el otro conozca?, una lluvia de ideas puede ayudarle a aclarar el panorama. Cuando tenga claro lo que quiere decir debe especificar las preguntas planteadas anteriormente.
demás
Ejemplo: ¿Qué voy a comunicar?
La campaña de clima organizacional “La Buena
actitud, yo la dejo crecer”. ¿Quién?
La secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional y la
Gerencia de Comunicaciones. ¿Por qué?
El clima organizacional de la Gobernación de Antioquia se está
viendo afectado por 5 causas: poco reconocimiento al trabajo de los servidores públicos, los jefes tienen equipos de trabajo muy cerrados, falta de comunicación de arriba hacia abajo, rumores e irrespeto entre compañeros. ¿Cuándo? ¿Dónde?
La campaña se realizará durante el primer semestre de 2011. En el Centro Administrativo Departamental y Fabrica de Licores de
Antioquia.
-
OBJETIVO: después de tener bien definidas las 5 W, ya se tiene una noción más amplia del proyecto y qué es lo que se quiere comunicar. El segundo paso es formular un objetivo medible. ¿Qué quiere lograr con el mensaje, proyecto o campaña? Ejemplo: mejorar el clima organizacional de la Gobernación de Antioquia y la Fábrica de licores de Antioquia en un 80%.
-
PÚBLICO: elegir el público objetivo es el tercer paso. No todos los proyectos o los mensajes le interesan a todo el mundo. Dependiendo del público que se elija después se destinarán los medios, canales y la forma en la cual se va a comunicar. Al definir el público se debe ser lo más especifico posible.
Ejemplo: Todos los funcionarios públicos que laboran en el Centro Administrativo Departamental y en la Fabrica de Licores de Antioquia.
-
MEDIOS: para finalizar debe elegir los medios por los cuales usted va a transmitir el mensaje. Para esta etapa debe tener en cuenta el público objetivo, debe buscar la forma de que el 100% de este quede igualmente informado. Por ejemplo si su público es del nivel asistencial los medios electrónicos no serían una opción ya que no estarían a su alcance y no serían efectivos. Ejemplo: - Intervención personalizada puesto a puesto, Lotus notes, Noticiero interno.
IV.
SOLICITUD
DE
APOYO
A
LA
GERENCIA
DE
COMUNICACIONES Si su usted o su área de trabajo necesita apoyo de la gerencia de Comunicaciones, ésta siempre estará dispuesta a ayudarle. A continuación encontrará un ejemplo de los formatos que debe diligenciar y dirigir al área de Comunicación Interna.
Los formatos para descargar los puede encontrar en la página de ISOLUCION ubicada dentro de la página web de la Gobernación www.antioquia.gov.co
A continuaci贸n podr谩 encontrar un ejemplo de fichas ya diligenciadas.
FICHA DE RESPUESTA - SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES Tipo de solicitud
Organización de eventos
Área o Dependencia
Dirección de informática, Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional
Nombre del Evento
Inauguración Taquilla Gobierno en Línea
Breve descripción del evento
La Dirección de Informática de la Gobernación inaugurará en el segundo piso del Centro Administrativo Departamental la taquilla de Gobierno en línea en la cual el ciudadano podrá diligenciar los 106 trámites que se realizan dentro del edificio. A la inauguración asistirá el Gobernador Luis Alfredo Ramos quien cortará la cinta.
Objetivo del evento
Inaugurar la taquilla de Gobierno en Línea
Número de asistentes esperados
300
Necesidades comunicacionales
-
Marcación taquilla Gobierno en línea Invitación a medios de comunicación Divulgación a la comunidad.
Fecha de inicio
Junio 10 - 8:00 am
Presupuesto
5.000.000
Junio 10 - 10:00 Fecha de finalización am
María Fabiola Álvarez Responsable
FICHA DE SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES
Tipo de solicitud
Área o Dependencia
Plan de comunicaciones – Campaña institucional Dirección de Desarrollo Humano – Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
Nombre del proyecto Viernes de cine foro
El área de Salud Ocupacional quiere realizar un ciclo de cine foros para reforzar la campaña de clima organizacional “La Buena Actitud, yo la dejo crecer” Breve descripción del proyecto
La idea es que cada viernes se presente una película y al final se haga una reflexión acompañada de la Psicóloga clínica de la Gobernación. La asistencia al cine foro es libre y no se necesitará previa inscripción.
Público Objetivo
Funcionarios Públicos del Centro Administrativo Departamental
Objetivo del proyecto
Reforzar la campaña de Clima “ La Buena Actitud yo la dejo crecer”
Antecedentes
Desde enero de 2011 se está reactivando la campaña de clima organizacional la cual no tuvo éxito durante 2010. Este año los servidores se han comprometido ...
Necesidades comunicacionales
- Realización de programación anual - Convocatoria Promoción de cine foro Mayo de 2011
Fecha de inicio
Noviembre 2011 Fecha de finalización
Presupuesto
No hay presupuesto asignado.
Responsable
Laura Montoya, Psicologa Clinica – ext 8151
FICHA DE RESPUESTA - SOLICITUD DE APOYO GERENCIA DE COMUNICACIONES Tipo de solicitud
Área o Dependencia
Plan de comunicaciones – Campaña institucional Dirección de Desarrollo Humano – Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
Nombre del proyecto Viernes de cine foro
Propuesta -
Medios
-
Creación de una imagen gráfica para los cine foros con el fin de crear identificación. (Anexo 1) Semanalmente se enviará por correo electrónico la invitación a participar de los cine foros con la sinopsis de la película el link en el que podrán encontrar en tráiler. Se le pedirá a COLFONDOS que suministren crispetas para hacer más llamativa la actividad. El viernes de cine foro se hablará de la película en el noticiero interno “Manos a la obra” Correo electrónico Lotus Notes Noticiero Interno “Manos a la Obra”
Público Objetivo
Funcionarios Públicos del Centro Administrativo Departamental
Objetivo del proyecto
Reforzar la campaña de Clima “ La Buena Actitud yo la dejo crecer” Mayo de 2011
Fecha de inicio
Noviembre 2011 Fecha de finalización
Presupuesto
No hay presupuesto asignado.
Responsable / Contacto
Laura Martínez Sierra, Practicante – ext 9278
Anexos
Aprobado por:
Juan Fernando Ortiz, Ana MarĂa Ruiz