1. CHECKLIST DEELNAME AAN SPOTLIGHT

STAND RESERVEREN

Via Puertos

CHECKEN BEDRIJFSINFORMATIE IN HET PORTAL - uiterlijk 22 mei

PERSONEEL AANMELDEN - uiterlijk 17 augustus

STANDBOUWER AANMELDEN - uiterlijk 17 augustus

Via info@spotlight-event.nl

TEKENING STAND TER GOEDKEURING (eigen standbouw) - uiterlijk 21 augustus-

KLEUR STAND DOORGEVEN (BIJ STANDAARDSTANDBOUW EN HOTSPOT , INDIEN ANDERS DAN WIT) - uiterlijk 21 augustus

Via Libéma

MEUBILAIR BESTELLEN - uiterljk 22 augustus

WATERAANSLUITING REGELEN - uiterlijk 22 augustus

ELEKTRA REGELEN - uiterlijk 22 augustus

CATERING REGELEN - uiterlijk 22 augustus

TRANSPORT VAN EN NAAR LOCATIE - uiterlijk 22 augustus

Via info@spotlight-event.nl

DOORGEVEN WELKE ACTIVITEIT JE OP JE STAND AANBIEDT - uiterlijk 1 juni

TEKST EN BEELD LEVEREN VOOR PROMOTIE VAN JE ACTIVITEIT - uiterlijk 1 juni

TEKST EN BEELD LEVEREN VOOR PROMOTIE DOOR SPOTLIGHT - uiterlijk 1 juni

UITNODIGINGEN VERSTUREN - vanaf 1 augustus

EXTRA UITNODIGINGEN BESTELLEN via info@spotlight-event.nl

BANNER OP WEBSITE EN IN HANDTEKENING - downloaden vanuit Invitado

SOCIAL MEDIA POSTS PLAATSEN OVER BEURSDEELNAME - zsm, vaak en veel ;-)

2. ALGEMENE INFORMATIE OPENINGSTIJDEN

Voor exposanten:

Zondag 17 september toegang tot beursvloer vanaf 08.00 tot 18.00 uur.

Maandag 18 september toegang tot beursvloer vanaf 09.00 tot 18.00 uur.

Dinsdag 19 september toegang tot beursvloer vanaf 09.00 tot 23.00 uur.

Voor bezoekers:

Zondag 17, maandag 18 en dinsdag 19 september van 10.00 tot 17.00 uur.

EHBO

Tijdens de beursdagen is EHBO aanwezig.

ADRES LOCATIE

Autotron

Graafsebaan 133

5248 NL Rosmalen

Bij het Autotron kunnen exposanten en bezoekers van Spotlight gratis parkeren.

Registratielink

De registratie voor de najaarseditie van 2023 komt in juli online. Alle bezoekers (dus ook jouw klanten) krijgen gratis toegang tot het event, mits ze zich registreren. Dit doen ze rechtstreeks via de link op onze website www.spotlight-event.nl.

KOFFIE & THEE

De organisatie biedt tijdens de beurs aan alle aanwezigen gratis koffie en thee.

ELEKTRA

Er is GEEN STANDAARD ELEKTRA OP DE STAND, dit in tegenstelling tot voorgaande edities. Je stroomvoorziening regel je eenvoudig via Libéma, hiervoor ontvang je tijding een email.

3. OP- EN AFBOUW

CONTACTPERSONEN TIJDENS OP- EN AFBOUW EN BEURSDAGEN

Bas de Bruin +31 (0)6 1172 6459

Jurgen Pietersen +31 (0)6 1366 5851

OPBOUWTIJDEN

Exposanten met standaard standbouw: starten op vrijdag 15 september van 9.00 tot 18.00. Hou er rekening mee dat de stands voor die tijd niet klaarstaat.

Exposanten met eigen standbouw: starten op donderdag 14 september van 9.00 tot 18.00 uur. Voor alle exposanten:

Zaterdag 16 september van 9.00 tot 18.00

AFBOUWTIJDEN

Dinsdag 19 september van 17.00 uur tot 23.00 uur.

Woensdag 20 september van 8.00 uur tot 15.00 uur.

Afval Tijdens Opbouw

Tijdens de op- en afbouw kun je afval in de containers kwijt. deze zullen verspreid op op de beursvloer worden neergezet.

Laden En Lossen

Tijdens de op- en afbouw kun je bij het Autotron parkeren. Er zijn deuren beschikbaar voor het laden en lossen. Het is niet mogelijk om met een auto naar binnen te rijden. Neem daarom zelf karretjes en/of een steekwagen mee. Deze zijn op de locatie niet beschikbaar. Op aanvraag is er een heftruck beschikbaar.

AANSPRAKELIJKHEID & VERZEKERING

Op de momenten dat er geen opbouw, afbouw en beursactiviteit is, is het Autotron afgesloten voor onbevoegden. Echter wij kunnen als organisatie niet aansprakelijk gesteld worden in geval van vermissing en/of calamiteiten. Ook tijdens het event ben je zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle producten die je exposeert. De organisatie kan op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor vermissing en/of diefstal. Als deelnemer heb je de mogelijkheid om een evenementen verzekering af te sluiten. Hiervoor kun je het beste contact opnemen met je verzekeringsmaatschappij.

Aanleveren Materiaal

Je kunt beursmateriaal (folders/ banners/ etc.) vanaf woensdag 15 september laten aanleveren. Laat ons van tevoren wel even weten wat er gestuurd wordt en wanneer het aankomt, dan houden we er rekening mee (info@spotlight-event.nl).

Stuur je materiaal naar het volgende adres:

(zie volgende pagina)

Autotron / Spotlight Event o.v.v. je standnummer en bedrijfsnaam

Graafsebaan 133

5248 NL Rosmalen

4. EXPOSANTENPORTAL PUERTOS

Om je beursdeelname administratief goed te laten verlopen werken we met het exposantenportal PUERTOS. Inmiddels heb je van ons een mail ontvangen met een code, zodat je kunt inloggen in het systeem.

IN PUERTOS REGEL JE:

• Aanvullen en/of wijzigen van je bedrijfsgegevens;

• De naam die op de stand komt;

• Aanmelden van standbemanning én standbouwer;

• Registratielink om al je klanten en relaties uit te nodigen.

• Ook vind je hier het handboek, het logo en de banners van Spotlight. Voor promotiemiddelen zie ook pagina 12

Bedrijfsgegevens

Zorg ervoor dat we de juiste gegevens hebben, zodat we je altijd kunnen bereiken. Ook als er iets misgaat.

Naam Op Stand

Tijdens Spotlight zal de naam van je bedrijf op de stand komen. Zorg ervoor dat deze naam goed in het systeem staat. We kunnen dit tijdens de opbouw niet meer wijzigen!

TOEGANG TIJDENS OPBOUW, BEURS EN AFBOUW

Om toegang te krijgen tijdens het opbouwen, de beurs zelf en het afbouwen moet je aangemeld zijn. Ieder personeelslid en iedere standbouwer dient van tevoren aangemeld te worden. Zo houden we het veilig en weten we zeker dat alleen mensen die écht iets doen voor en tijdens Spotlight op de beursvloer lopen. Je kunt je personeel en standbouwer eenvoudig aanmelden in je persoonlijke omgeving in het exposantenportal PUERTOS.

Toegang Voor Exposanten

Exposanten, standpersoneel en standbouwers hebben een op naam gestelde exposantenkaart nodig om toegang te krijgen tot Spotlight. In PUERTOS meld je iedereen aan die op de stand aanwezig zal zijn voor, tijdens en na de beursdagen. Met de e-mail die wordt ontvangen, meldt ieder aangemeld persoon zich bij aankomst om de gepersonaliseerde exposantenkaart in ontvangst te nemen.

Registratielink

Nodig al je klanten en relaties uit met de link die je vindt in het exposantenportal. Voor meer promotiemiddelen zie pagina 12..

5. PRAKTISCHE ZAKEN REGEL JE VIA LIBÉMA

De praktische zaken rondom je beursdeelname die locatiegebonden zijn worden geregeld via Libéma. Hiervoor ontvang je een email waarin meer informatie wordt gegeven over hoe onderstaande zaken kunnen worden besteld, indien gewenst.

Het gaat hierbij om:

• Elektriciteit (dit zit NIET standaard bij de stand ingebrepen)

• Meubilair

• Catering (drank, food, non food en horeca pas)

• Internet (bekabeld internet of wifi)

• Nutsvoorzieningen (elektra, perslucht, water, waterobject vullen)

• Heftruck

• Schoonmaak & afval

• Stand benodigdheden (audiovisuele middelen, keukenapparatuur, meubilair, pinapparatuur, rigging & verlichting)

• Transport van goederen van en naar de locatie

6. STANDAARD STANDBOUW

Als je via ons standbouw hebt besteld, dan zorgen wij ervoor dat je stand op vrijdag 15 september vanaf 8.00 uur voor je klaar staat om in te richten.

Inclusief

Standbouw is inclusief de wanden van 2,5 meter hoog, pilaar en naamsvermelding, Er zit GEEN vloerbedekking, electriciteit en meubilair bij.

WANDEN IN KLEUR

De wanden van de stands zijn wit, wil je een wand of meerdere wanden in een andere kleur dan kan dat, dit dien je wel minimaal een week voor opbouw aan ons door te geven. Alle kleuren zijn mogelijk tegen een meerprijs, voor zwart worden geen extra kosten gerekend. Je kunt via info@spotlight-event.nl een of meerdere wanden in een kleur aanvragen.

7. HOTSPOT

Als je een Hotspot hebt besteld, dan zorgen wij ervoor dat deze op vrijdag 15 september vanaf 10.00 uur voor je klaar staat om in te richten.

KLEUR VAN DE HOTSPOT + ELEKTRA

De Hotspot kan geschilderd worden in de kleur van je keuze met een latex muurverf, dit dien je wel minimaal een week voor opbouw aan ons door te geven. Het kan zijn dat er een meerprijs geldt voor de kleur die je wilt, neem daarvoor even contact met ons op via info@spotlight-event.nl. Hotspots zijn NIET voorzien van elektra en spots

VRAGEN OVER STANDBOUW OF JE HOTSPOT?

RAZ Standbouw

• Telefoon: 033 298 2242

• Email: info@razstandbouw.nl

8. EIGEN STANDBOUW

Het opbouwen van je eigen stand kan vanaf donderdag 14 september om 8.00 uur.

Tekening Sturen Ter Goedkeuring

Iedere deelnemer die eigen standbouw plaatst is verplicht om vooraf een tekening van de standconstructie naar ons te sturen ter goedkeuring via info@spotlight-event.nl. Indien je een stand plaatst zonder goedkeuring behouden wij het recht om tijdens de opbouw de standbouw af te keuren.

MAXIMALE HOOGTE + TRUSSEN

De maximale bouwhoogte bedraagt 4 meter. Boven de 2,50 meter moeten wanden verplicht afgewerkt worden aan de achterkant. Het is mogelijk trussen te gebruiken, dit regel je via het portal van Libéma.

9. PROMOTIEMIDDELEN EN UITNODIGEN VAN KLANTEN

We vragen je als exposant ook actief klanten en relaties uit te nodigen, zodat we samen een groot bereik krijgen.

Website

Op onze website www.spotlight-event.nl staat vanaf de 3e week van januari de link waarmee bezoekers zich kunnen registreren. Iedere ondernemer kan de beurs gratis bezoeken. Je kunt je klanten en relaties een link naar de website sturen of een link naar de registratie www.spotlight-event.nl/registratie.

Banners

De banners in verschillende formaten staan in het exposantenportal van PUERTOS. Deze kun je hier downloaden en gebruiken voor je website, social media, in emails, enz. Wil je een ander formaat banner of je naam aan een banner toevoegen? Stuur dan een maltje naar info@spotlight-event.nl met het formaat en desgewenst je bedrijfsnaam dan sturen we je de banner op maat toe.

Uitnodigingen

Je ontvangt 100 uitnodigingskaarten die je kunt sturen naar klanten en relaties. Hier worden geen extra kosten voor berekend. Meer uitnodigingen nodig? Stuur dan een mail naar info@spotlight-event.nl dan sturen we dat toe. Je ontvangt zoveel gratis uitnodigingen als je nodig hebt.

Een Succesvolle Vakbeurs

SAMEN MAKEN WE EEN SUCCES VAN SPOTLIGHT

Nodig al je relaties uit. Verstuur de uitnodigingen, neem ze mee op klantenbezoek en voeg ze toe bij iedere bestelling. Kom je tekort? Vraag gerust extra kaarten aan

Laat zien dat je deelneemt aan Spotlight via social media. Je kunt hiervoor de banners gebruiken maar je kunt natuurlijk ook je eigen posts maken.

Stuur Ons Informatie

Wij kunnen ook social media posts maken over je deelname, een nieuw product, collectie of dienst. Stuur ons dan de informatie waarmee we iets kunnen maken. Met een korte tekst en één of meerdere goede foto’s kunnen we er iets passends van maken.