Manual | Manejo de Sistema Pasteles Infantiles

Sucursales-Tareas administrativas

Manejo del sistema computarizado de pasteles infantiles Objetivo: Dar los lineamientos y normas para poder realizar correctamente la toma de solicitudes de pasteles infantiles en el sistema computarizado.

Alcance: desde que se hace una solicitud de pastel infantil hasta que se recibe el pastel físicamente en la sucursal.

Responsables: De administrar usuarios, claves y actualizaciones el jefe de computo. De realizar solicitudes de clientes: Coordinador de servicio, Cajero y Gerente de sucursal.

Lugar: Sucursales Equipo: Computadora, sistema de cobro, programa de infantiles, talonarios manuales de solicitudes, impresora, bolígrafo.

Preparación: preguntar por esto ❖ Verificar el funcionamiento correcto del sistema al encender el equipo, mediante los siguientes pasos: ➢ Pulsar el botón de “Inicio”. ➢ Elegir la opción de “explorador de archivos”. ➢ Elegir en unidades de red la opción que dice “Infantil”.

▪ Si se abre esta ventana significa que el sistema está funcionando normalmente, y proceder a cerrarla.

▪ Si no se abre esta ventana significa que el sistema tiene problemas de funcionamiento. Llamar al jefe de computo para resolverlo.

▪ Si aparece una “X” de color rojo sobre este ícono esto indicaría que no hay sistema.

Secuencia Operativa: ❖ Cómo abrir el sistema de infantiles: ❖ Elegir el ícono de “pasteles infantiles” que aparece en el escritorio de la computadora. ❖ Dar doble clic izquierdo. ❖ Escoger el nombre de “Usuario” y colocar la clave de acceso que tiene asignado/a.

▪ En este momento se debe abrir el programa. ❖ Cómo abrir la solicitud electrónica: ➢ Elegir la opción de “procesos”. ➢ Elegir la opción “solicitud”.

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Sucursales-Tareas administrativas ▪ En este momento se abre la pantalla de “solicitud de pasteles”.

▪ Al pulsar el botón de cliente para ingresar los datos ❖ Como introducir la información en las distintas ventanas de la solicitud electrónica: ➢ Correlativo: ▪ El número de correlativo aparece automáticamente al guardar la solicitud por lo que no hay que hacer nada en esta ventana. ➢ Nombre del cliente: ▪ Escribir el nombre y apellido del cliente. Puede buscarlo en la base de datos o ingresar un nuevo perfil de cliente utilizando el botón “cliente” en la parte superior derecha de la pantalla. ➢ Teléfonos: ▪ Solicitar dos números de teléfono al cliente (preferiblemente uno de ellos que sea celular). Esto ayuda a localizarlo rápidamente en caso de alguna consulta o duda sobre el pastel. ➢ Persona responsable de tomar el pedido: ▪ El nombre del operador aparece automáticamente por lo que no es necesario hacer nada en esta ventana. ➢ Sucursal: ▪ Se selecciona la sucursal automáticamente por lo que no es necesario hacer nada en esta ventana. ➢ Tamaño: ▪ Para pastel infantil, escoger entre las 4 opciones de tamaño: 20, 40, 70 y 110 porciones.

▪ Para panes encargados, escoger entre: • Pan de 25, para pan de 25 choco frutas.

• Pan de 50, para pan de 50 blanco ó selva negra.

• Pan de 80, para pan de 80 blanco ó selva negra. ➢ Tipo de relleno: ▪ Para pastel infantil escoger entre las 4 opciones de relleno: • Manjar y cajeta: Es una combinación de manjar de leche con cajeta.

• Manjar con chocolate: Es un manjar de leche con sabor a chocolate • Mermelada de berries: Es una mermelada preparada con moras, fresas y frambuesas frescas.

• Fresas con crema: Es un relleno de fresas con crema batida 100% láctea.

• Fresas y melocotón con crema: Es un relleno de fresas y melocotón con crema batida 100% láctea.  El tiempo de vida de los rellenos de manjar con cajeta, manjar con chocolate y jalea de berries es de 3 días.  El tiempo de vida del relleno de fresas y melocotón con crema es de 2 días. Ofrecer estos productos para dos horas después de la hora habitual de entrega.

▪ Para pan encargado escoger “no aplica” en la opción de rellenos. ➢ Color de la cobertura ó GLIT: ▪ Escoger la opción “NO APLICA” únicamente en el caso de panes encargados.

▪ Escoger la opción de un color en particular:

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• Para diseños ó imágenes del álbum (tradicional ó digital) • Para diseños ó imágenes nuevas (tradicional ó digital) Sabor del pan: ▪ Para pastel infantil escoger entre las dos opciones: vainilla o chocolate.

▪ Para pan encargado escoger: • Pan blanco ( 50 u 80 porciones) • Pan selva. (50 u 80 porciones) • Pan choco frutas (únicamente 25 porciones) ¿Es nuevo diseño?: ▪ Para diseño del álbum escoger la opción “NO”.

▪ Para diseño personalizado escoger la opción “SI”.

Nombre del dibujo personalizado: ▪ Todos los diseños personalizados se guardan en la carpeta de pasteles autorizados desde planta con el nombre del correo electrónico de donde se recibieron.  El nombre del correo se debe solicitar en forma escrita al cliente, para asegurarse que no habrá problema en contactarlo.  Es importante que el cliente indique su correo electrónico para darle seguimiento a la solicitud; de lo contrario no se puede procesar en planta de producción.

▪ Estas indicaciones aplican independiente que sea un diseño de personaje infantil, un logotipo ó cualquier otro tipo de imagen o fotografía.

Nombre del dibujo del álbum: Si el cliente elige un diseño de nuestro álbum, buscar en esta ventana el número que corresponde.

▪ Existen dos formas de hacerlo: • Buscándolo con la flechita, hasta encontrarlo.

• Colocar el número del diseño que aparece en el álbum y luego pulsar la flechita para que aparezca el nombre del diseño.

Tipo de decoración: ▪ Elegir la opción de diseño escogido por el cliente: • Tradicional. (actualmente solo están los pasteles de rosas) • Ocasión (Boda, aniversario, quince años, baby shower de niño y niña) • Digital.

Leyenda: ▪ ▪

Es obligatorio escribir en letra MAYUSCULA. Ingresar la leyenda con atención a detalles, tome en consideración las diferentes formas o versiones de nombres propios.

▪ ADVERTENCIA: Es importante colocar tildes, apóstrofes, letra ñ, etc. para especificar claramente la leyenda tal como la desea el cliente.

▪ Para pasteles de 20 porciones solo aplica dos palabras para la leyenda.

▪ Para pasteles de 40, 70 y 110 aplica cuatro palabras para la leyenda. ➢ Género: ▪ Esta opción sirve para determinar a forma de dulcitos o si no lleva dulcitos.

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Sucursales-Tareas administrativas • Si es una opción de género que no lleva dulcitos y el cliente lo solicita colocar en la opción de dulcitos. ➢ Dulcitos ▪ Elegir de entre las opciones siguientes: • Adulto hombre (no lleva dulcitos) • Adulto mujer (no lleva dulcitos) • Adulto Unisex (no lleva dulcitos) • NO APLICA: si se trata de un pan encargado. ➢ Factura: ▪ En este espacio colocar el número de la factura cancelada por el cliente para la compra del pastel infantil generada por el sistema EasyPos. ➢ Fecha y hora de entrega: ▪ Elegir el día y hora que el cliente solicita para que le entreguen el pastel.

▪ El programa no aceptará aquellas solicitudes que se programen con menos de 48 horas del tiempo de entrega, sin excepciones.

▪ El programa tomará como base de tiempo el reloj de la computadora, el cual debe actualizarse semanalmente con la hora nacional oficial. Así también debe actualizarse inmediatamente después de un corte de electricidad ó de un mantenimiento ó reparación del equipo.

▪ La boleta electrónica del programa mostrará el botón de “OK” como inactivo si no acepta la fecha y hora que se están introduciendo. Esto significa que no se puede ofrecer al cliente para esa hora. Para lograr activar este botón debe introducirse una fecha y hora que cumpla con el tiempo mínimo autorizado y pulsar luego el botón que tiene forma de una “Flecha”, el cual aparece debajo de la hora de entrega. ❖ Procedimiento que sigue después de llenar la solicitud electrónica: ➢ Si todas las ventanas se han llenado con la información correcta, presionar el icono de guardar en la parte superior izquierda. ➢ En este momento debe imprimir la solicitud. Presionar el botón que indica “imprime” y luego llevar y mostrar esta primera boleta al cliente. ➢ Indicar al cliente: “por favor leer si todos los datos están correctos”. En esta boleta no se pide firma al cliente. ➢ Si después de revisar esta primera boleta, hay alguna modificación en los datos que desee hacer el cliente; regresar al programa y en la solicitud realizar los cambios solicitados. Recuerde grabar los cambios presionando el botón de guardar en la parte superior izquierda de la pantalla. ➢ Volver a imprimir la boleta de solicitud para que el cliente la revise. ➢ A todas las impresiones de las boletas que sirvan solo para que el cliente revise si todos los datos están correctos la llamaremos siempre la “primera boleta”. ➢ Luego de que el cliente esté satisfecho con los datos, sacar la “segunda boleta” presionando el botón “Imprime”. Verificar que en el recuadro de la parte superior derecha indique la palabra “grabado” esto indica que la solicitud puede ser visualizada y programada en planta de producción.

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Sucursales-Tareas administrativas ➢ Buscar en la impresora esta “segunda boleta” impresa, recogerla, llevar al cliente y solicitar que la firme. Después de firmada se debe de colocar en el tablero acrílico de control en el día correspondiente a la entrega. ➢ Entregar al cliente la última impresión de la “primera boleta” (con la que finalmente estuvo de acuerdo), engrapada con la factura y explicar al cliente que DEBE PRESENTAR AMBOS DOCUMENTOS PARA RECLAMAR SU PASTEL. ❖ Si el sistema electrónico no pudiera utilizarse al momento de atender al cliente por tener alguna falla: ➢ Atender al cliente únicamente con solicitudes manuales. Solicitar los datos del cliente y pedir firma en la hoja original de este documento, la que se debe de colocar en el tablero acrílico de control en el día que corresponde. ➢ Entregar al cliente la copia de esta solicitud manual. ➢ Seguir atendiendo solamente con solicitudes manuales mientras el sistema electrónico no esté funcionando. ➢ Para transmitir estas solicitudes manuales: ▪ Recopilar y engrapar todas las solicitudes que fueron tomadas manualmente.

▪ Transmitir por fax inmediatamente.

▪ Llamar y contactar con la administradora de infantiles (7:00 a 15:00 hrs). Si está fuera del horario enviar correo con información de los pasteles que fueron tomados en boletas manuales y contactar al día siguiente personalmente ó dejar especificado al coordinador del turno siguiente para realizar esta tarea urgente.

• Informarle de los números de correlativo de las solicitudes manuales que posee y que transmitió por fax, para verificar que se recibieron todas. ➢ Qué hacer en sucursales al estar funcionando el sistema: ▪ Recopilar nuevamente todas las solicitudes que se tomaron manualmente (aquellas que no tengan boleta electrónica impresa en el tablero acrílico).

▪ Introducir en el programa únicamente las solicitudes que aún sean aceptadas por estar en tiempo suficiente.

▪ Los números de correlativo de las solicitudes que se introduzcan al programa deben informarse de inmediato a la administradora de infantiles para evitar una duplicación de la solicitud.

▪ De igual manera debe informársele de los números de correlativo que no se lograron introducir al programa, para que se programen manualmente.

▪ Para las solicitudes que se lograron introducir al programa: Engrapar la “segunda boleta impresa” con la solicitud manual y almacenar en el acrílico de control. Estas boletas impresas no tendrán firma del cliente. Nota: no imprimir la primera boleta en este caso, sólo la segunda.

▪ Para las solicitudes que no se lograron introducir al programa: Almacenar en el acrílico de control solamente la solicitud manual. Ésta servirá para verificar el pastel al recibirlo de planta.

➢ Administradora de infantiles:

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Destruir y botar copia de fax de las solicitudes manuales que se lograron ingresar al sistema en sucursal. De ahora en adelante el seguimiento se hace en el programa como si se hubiese solicitado desde un inicio dentro del programa.

▪ En planta de producción se programarán manualmente las solicitudes que no se lograron ingresar al sistema, por no cumplir las 48 hrs. establecidas en el sistema. ❖ Anulación: Seguir los pasos de acuerdo a la guía de sistema de pasteles infantiles.

Ver anexo. ❖ Usuarios nuevos ó modificaciones de clave: comunicarse con el jefe de computo para que les asignen un usuario y clave por medio de correo electrónico indicando el nombre completo de la persona, la sucursal y la posición (gerente, coordinador, cajero): ➢ Copiar al gerente de operaciones para validar la creación del usuario. ➢ Si un gerente, coordinador o cajero se cambia de sucursal se debe actualizar la sucursal en donde es asignado, de lo contrario no podrá realizar solicitudes a planta de producción.

Frecuencia: • Este procedimiento se sigue cada vez que un cliente solicita un pastel infantil.

Controles • Persona responsable de supervisar el cumplimiento: Gerentes de Operaciones y Gerentes de turno.

Anexos ❖ Guía de programa de pasteles infantiles Responsable de actualizar el procedimiento: Ing. Alejandro López.

Elaboración principal por Ing. Reyes, octubre de 2009.

Actualización: marzo 2020 Revisión hecha por: Henry Meneses Informado; Distribución Original: Archivo de procedimientos administrativos.

Fotocopias: Leitz de cada sucursal (cada gerente, coordinador, gerente de turno).

Virtual: gerentes.

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