Guía | Programa de Pasteles Infantiles

Administrativos Sucursales

GUIA PROGRAMA INFANTILES

Índice:

Responsable 1 Objetivo ……………………………………………………………………………………... 1 Alcance 1 Lugar 1

Equipo ………………………………………………………………………………………...1 Secuencia operativa 2 Ingreso al sistema ……………………………………………………………………………2 Selección de sucursal 2 Solicitud de pasteles ……………………………………………………………………… 3 Verificación de pasteles ………13 Anulación de pasteles ………………………………………………………………………14 Aceptación o rechazo de pasteles ……………………………………………………… 15 Frecuencia 16 Controles ……………………………………………………………………………. ………16 Referencia ……….16

Responsable: Gerentes de sucursal, coordinador de servicio y cajeros.

Objetivo: Uso correcto del sistema de infantiles en sucursales para tomar ordenes de pasteles

Alcance: Desde el ingreso de la solicitud hasta la recepción del pastel en la sucursal.

Lugar: Restaurantes, Pastelerías Submarino y Pastelerías

Equipo:

❖ Equipo de cómputo con el programa de infantiles instalado.

❖ Impresora

❖ Factura con pasteles infantiles en su desglose.

Actualización

Guía de programa de infantiles Marzo 2020 Página

Secuencia Operativa

Ingreso al sistema

❖ Ingresar su “usuario” y “password”

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Selección de sucursal

❖ Seleccionar la sucursal a la cual este asignado haciendo clic en botón de sucursal.

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❖ Dar clic en el botón de “OK”, y presionar la tecla “Enter” del teclado, para grabar la sucursal y poder realizar los procesos en el sistema. Si no selecciona la sucursal no podrá grabar ningún proceso.

Solicitud de pasteles

❖ Seleccionar el índice de procesos y dar clic en la opción de “Solicitud”

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❖ Seleccionar la opción de Solicitud. El primer campo es el de cliente. Si ya existe información del cliente dar clic en el cuadro y seleccionar el perfil. Si no existe información del cliente dar clic en el botón “Cliente” en la esquina superior derecha.

❖ Ingresar los datos del cliente. Es importante registrar los números de teléfono y correo electrónico para poder contactarlo si fuera necesario.

❖ Ingresar todos los datos del cliente y dar clic en el botón de guardar en la esquina superior derecha de la pantalla (icono de diskette)

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❖ Ingresar el código del cliente; se cargará la información del cliente. Observe que la información del correo electrónico aparezca. Luego dar clic a la casilla de tamaño. Se despliega un cuadro con opciones.

❖ Dar doble clic en la opción de diseño. Aparecerá una ventana de opciones. Seleccionar la opción que el cliente requiera del álbum (esto aplica también

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para la opción de diseño nuevo). Si el cliente no desea ninguna imagen del álbum seleccionar la opción de imagen personalizada.

❖ Dar doble clic en la casilla de sabor. Aparecerá una ventana de opciones. Seleccionar la opción que el cliente requiera.

❖ Dar doble clic a la opción dulcito. Aparecerá una ventana de opciones. Seleccionar la opción que el cliente requiera. (esta opción ya no se utiliza)

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❖ Dar doble clic a la opción relleno. Aparecerá una ventana de opciones. Seleccionar la opción que el cliente requiera.

❖ Dar doble clic a la opción de cobertura. Aparecerá una ventana de opciones. Seleccionar la opción que el cliente requiera.

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❖ Dar doble clic a la opción género. Aparecerá una ventana de opciones. Seleccionar la opción que el cliente requiera.

❖ Dar clic en la opción de diseño nuevo. Aparece dos opciones: “si” y “no”. Seleccionar dependiendo del requerimiento del cliente.

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❖ Dar clic en la opción de tipo de diseño. Escoger la opción que el cliente requiera (Digital o tradicional). La opción de tradicional aplica únicamente para el diseño de rosas.

❖ Dar doble clic a la opción de leyenda. Escribir la leyenda que el cliente requiera. Recordar la regla de 2 palabras para los pasteles de 20 porciones y de cuatro máximo para los otros tamaños.

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❖ Seleccionar la fecha de entrega de acuerdo al requerimiento del cliente. El pastel se programará solamente si se cumple con el mínimo de solicitarse 48 horas antes de la entrega.

❖ Seleccionar la opción de factura. Se abrirá una ventana, seleccionar la factura que el cliente pagó para que pueda relacionarse con la solicitud de pastel infantil.

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❖ Seleccionar la factura que corresponda a la venta del pastel infantil que está solicitando. Si no realiza la selección el sistema no le dejará guardar la orden y le saldrá el siguiente mensaje.

❖ Dar clic en el botón de imprime para que aparezca la boleta con los datos de la solicitud. Revisar con el cliente y de estar bien los datos seleccionar imprimir nuevamente y guardar la solicitud dando clic en el botón de guardar.

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Verificación de órdenes de pasteles

❖ Seleccionar el menú de reportes. Dar clic en la opción de “pasteles pendientes de programar”; aparecerá un cuadro donde selecciona la sucursal y el rango de fecha (inicio y final) del reporte. Luego de haber realizado la selección de fechas dar clic en el botón de semáforo y el reporte se generará desplegando los pasteles que se encuentren pendientes de programar.

❖ Verificar el reporte de los pasteles pendientes de programar, aparecen todos los pasteles que aún no se han enviado a producción en la planta.

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Anulación de solicitudes

❖ Anular las ordenes que ya no serán entregadas de acuerdo al procedimiento de pasteles infantiles. Parar realizar esta acción ir al menú de “Procesos” seleccionar la opción de “Anulación”.

❖ Seleccionar el icono de búsqueda (marcado en rojo) para buscar las solicitudes grabadas. Colocar el número de solicitud en el recuadro y presionar el botón de anular. Para finalizar el proceso de anulación dar clic en botón de guardar en la esquina superior izquierda.

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Aceptación y/o rechazo de pasteles en la sucursal

❖ Aceptar los pasteles infantiles que recibe físicamente ingresando al menú de procesos y Acepta/rechaza entrega.

❖ Seleccionar las solicitudes listadas en la primera columna de izquierda, en el recuadro de la derecha marcar la casilla que corresponda de acuerdo al estado de recepción del pastel físicamente. Si se cumple con todos los requisitos colocar acepta; caso contrario colocar rechaza. Para finalizar el proceso de aceptación o rechazo, dar clic en el botón en la parte inferior “Acepta” o “Rechazo” según corresponda.

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Frecuencia: Cada vez que se ingrese una orden de pasteles infantiles.

Controles

❖ Administradora de infantiles.

Referencias

❖ Procedimientos de solicitud de pasteles infantiles.

Responsable de actualizar el procedimiento:

Elaboración principal por Ing. Alejandro López enero 2019

Actualizado marzo 2020

Firmas

Actualización hecha por: Ing. Oscar Rossal

Revisado y aprobado por: Ing. Henry Meneses

Informado: Gerentes de Sucursales

Informado: Coordinadores de servicio

Informado: Cajeros

Informado: Gerentes de Operaciones

Informado:

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Distribución

❖ Original con firmas: Archivo de procedimientos administrativos de sucursales

❖ Fotocopias: Leitz de sucursales / domicilio / planta.

❖ Virtual: gerentes

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