„E-Mail-Archivierung? Rechtskonform!“ Wie Sie Microsoft 365-Kunden beim E-Mail-Management unterstützen können Microsoft 365 ist die weltweit führende Office- und Produktivitätslösung für Unternehmen. Sie bietet eine Vielzahl an Apps sowie Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten in der Microsoft-Cloud. Exchange Online ist ein integraler Bestandteil für E-Mail, oft genutzt mit dem vertrauten Outlook-Client. Microsoft betont zudem verschiedene Funktionen und Tools zur Steigerung von Sicherheit und Zuverlässigkeit von E-Mails.
Wie können Fachhandelspartner ihre Kunden beim Schutz wichtiger E-Mail-Daten unterstützen? René Nitzinger: MSPs können ihr Angebot mit einer rechtssicheren „E-Mail-Archivierung as a Service“ erweitern. Unsere MailStore Service Provider Edition (SPE) kann auf eigenen oder gemieteten Servern betrieben und sogar an das eigene Branding angepasst werden.
René Nitzinger, Lead Product Manager bei der MailStore Software GmbH, erklärt, warum diese eingebauten Funktionen oft nicht ausreichen und wie Sie als IT-Dienstleister Ihren Kunden diesen Schutz zusätzlich als Managed Service anbieten können.
Mit der MailStore SPE bieten Sie Ihren Kunden viele Vorteile:
Microsoft 365 bietet eine Reihe integrierter Archivierungsoptionen. Reichen diese aus? René Nitzinger: Microsoft 365 bietet verschiedene Archivierungsoptionen an – sowohl im Outlook-Client als auch in der Microsoft Cloud mit der Exchange Online-Archivierung. Allerdings weisen diese Optionen einige Schwächen auf, die vielen Anwendern und IT-Fachleuten oft gar nicht bewusst sind. Die Archivierung in Outlook ist zwar praktisch, jedoch nicht rechtskonform gemäß den GoBD. Die Exchange OnlineArchivierung ist eine bessere Option, die in höherpreisigen M365-Abonnements enthalten ist. Dennoch bleiben alle E-Mails
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Unabhängigkeit von Microsoft: Selbst bei einem Ausfall der Microsoft 365-Dienste behalten Kunden den Zugriff auf ihre E-Mails. Bei Hackerangriffen oder RansomwareAttacken bleiben die Nachrichten im MailStore-Archiv erhalten. Zudem unterstützt MailStore auch E-MailPostfächer auf anderen Servern oder bei anderen Anbietern außerhalb der Microsoft-Welt. Rechtssicherheit: Die MailStore SPE wird regelmäßig zertifiziert und erfüllt die Anforderungen der DSGVO, GoBD sowie ähnlicher Vorschriften in der Schweiz und Österreich. Zuverlässiger Schutz vor Datenverlusten: E-Mails der Kunden werden langfristig gesichert und vor Hardwarefehlern oder versehentlichem Löschen geschützt. Effizientes Datenmanagement: Durch Deduplizierung und Komprimierung wird der Speicherbedarf reduziert und die Performance optimiert. Schnelle Suchfunktion sowie Self-ServiceMöglichkeiten für Anwender: Das Auffinden von E-Mails wird erleichtert und die Nutzer können eigenständig Nachrichten wiederherstellen.
Mit der MailStore SPE können MSPs all diese Vorteile in ihr Angebot integrieren, um Kunden ein robustes E-Mail-Archivierungssystem mit individuellen Preisgestaltungsmöglichkeiten anzubieten – sogar unter ihrer eigenen Marke (Co-Branding).
im selben Mandanten, was bei einem Zugriff auf den M365-Mandanten durch einen Angreifer sowohl aktuelle als auch archivierte E-Mails gefährdet. Microsoft sichert zwar eine hohe Verfügbarkeit und Sicherheit zu, doch die Datensicherheit liegt in der Verantwortung des Kunden (Shared Responsibility). IT-Administratoren und Dienstleister müssen auf diese Risiken hinweisen und sie beseitigen.
MailStore zählt zu den führenden Herstellern von E-Mail-ArchivierungsSoftware. Die Lösungen „made in Germany“ archivieren E-Mails rechtssicher – wie vom Gesetzgeber gefordert –, entlasten die E-Mail-Infrastruktur und beschleunigen Wiederherstellungsprozesse im Unternehmen.
René Nitzinger Lead Product Manager, MailStore Software GmbH
ebertlang.com/mailstore +49 6441 67118-843 mailstore@ebertlang.com
Interview
René, warum müssen E-Mails in einer so verlässlichen CloudLösung wie Microsoft 365 überhaupt geschützt werden? René Nitzinger: Obwohl Microsoft 365 weit verbreitet ist und von den meisten Unternehmen in Deutschland genutzt wird, ist oft nicht klar, dass E-Mails in Microsoft 365, Exchange Online und Outlook nicht automatisch gesichert und archiviert werden. Dies kann zu rechtlichen Problemen führen, da E-Mails als steuer- und handelsrechtlich relevante Kommunikation gelten. Um den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen (GoBD) sowie der DSGVO zu entsprechen, müssen E-Mails manipulationssicher und originalgetreu über Jahre aufbewahrt werden.
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