¿Cómo afectan los interesados la ejecución de un proyecto?

Los interesados son todas aquellas personas,gruposoentidadesquepueden verse afectados por el proyecto o que tienen algún tipo de interés, por ello su identificación y gestión adecuada, es fundamental para la ejecución exitosa de un proyecto.

La guía PMBOK 6 edición define a los interesados o Stakeholders como “Aquellas personas u organizaciones (por ejemplo, clientes, patrocinadores, la organización ejecutante o el público), que participan activamente en el proyecto,o cuyosinteresespueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo”

Teniendo en cuenta lo anterior y el papel integral que juegan dentro de del proyecto, es necesario identificar su importancia desde diferentes aristas, que nos permitan comprender de forma individual casos concretos y los posibles efectos que estos ejercen en el desarrollo y ejecución del proyecto así:

Expectativas y necesidades: Los interesados pueden tener expectativas y necesidades que deben ser identificadas y gestionadas para garantizar que se satisfagan adecuadamente. Si estas expectativas no son abordadas, puede haber insatisfacción y conflictos que afecten el progreso del proyecto.

Influenciaeimpacto: Los interesados pueden tener un impacto significativo en el proyecto, desde proporcionar recursos críticoshastaobstaculizarsuprogreso,es importante identificar quiénes son los interesados clave y entender su poder e influencia en el proyecto para poder gestionarlos adecuadamente. La mala gestión de los interesados puede generar riesgos que afectaran el proyecto y con esto surgir problemas que no se han identificado previamente.

Gestión de Comunicaciones: Los interesados deben estar informados sobre el progreso del proyecto y cualquier cambio en la dirección de este. La comunicación adecuada y efectiva con los interesados es fundamental para evitar malentendidos y conflictos aumentando los costos y retrasar el proyecto, esmuyimportanteresaltarque los interesados tienen diferentes necesidades o intereses, puede haber conflictos entre ellos. Lo que puede llevararetrasos,faltadeconsensoyfalta de progreso en el proyecto como consecuencia de estos conflictos

Comunicación

Por otro lado, si los interesados no se involucran en la planificación del proyecto, pueden surgir costos imprevistos que no setuvieron en cuenta en la planificación inicial.

Tipos de Comunicación

Cada uno de los aspectos anteriores nos muestran que, si no gestionamos adecuadamente los interesados de un proyecto, pueden ocurrir una serie de problemas que podrían afectar negativamente el éxito del proyecto, podríamos vernos expuestos a una falta de apoyo y compromiso, ya que, si los interesados no se sienten involucrados o informados sobre el proyecto, es posible que no estén dispuestos a apoyar o comprometerse con el mismo.

Silosinteresadosnoseinvolucrandesde el principio del proyecto, es posible que noproporcioneninformaciónimportante sobre los requisitos del proyecto, lo que puede llevar a cambios de requisitos en una etapa posterior del proyecto,

Como conclusión podemos definir a los interesados como un activo importante dentro de un proyecto, ya que su efectivo involucramiento desde el principio permite que sea más probable que brinden su apoyo y compromiso con el mismo, esto puede ayudar a garantizar que el proyecto se ejecute de manera eficiente y efectiva proporcionando información valiosa sobre los requisitos delproyecto,elentornoenelqueselleva a cabo el proyecto, los riesgos y las oportunidades.

Esta información puede ayudar a los equipos del proyecto a tomar decisiones, planificar el proyecto de manera más efectiva, reducción de conflictos, y la identificación temprana de problemas; generando un impacto positivo en la reputación del proyecto

¿Cómo salir de un cuello de botella para lograr el éxito en un proyecto?

Los proyectos pueden ser emocionantes y desafiantes al mismo tiempo, pero a menudo pueden llegar a un punto en el que parecen estar estancados. Este punto muerto, también conocido como cuello de botella, puede hacer que un proyecto se retrase o incluso se detenga por completo. Afortunadamente, hay varias estrategias que puedes implementar para salir de un cuello de botella y lograr el éxito en tu proyecto.

1. Identifica el problema: El primer paso para resolver un cuello de botella es identificar el problema. A menudo, el problema puede estar relacionado con una tarea específica o un proceso en el proyecto. Identifica el área problemática y asegúrate de tener una comprensión clara de lo que está sucediendo.

2. Evalúa las opciones: Una vez que hayas identificado el problema, es importante evaluar las opciones. Considera todas las posibles soluciones, incluso aquellas que pueden parecer poco convencionales. Asegúrate de tener en cuenta los pros y los contras de cada opción.

3. Reasigna recursos: Si el cuello de botella está relacionado con un recurso específico, como un miembro del equipo o un presupuesto limitado, considera la posibilidad de reasignar los recursos. Tal vez puedas contratar a un consultor externo o asignar a alguien en tu equipo para enfocarse en la tarea problemática.

4. Simplifica el proceso: A menudo, los cuellos de botella pueden surgir debido a un proceso complicado. Si ese es el caso, considera simplificar el proceso. Tal vez puedas eliminar algunos pasos innecesarios o simplificar la tarea para que sea más fácil de realizar.

5. Prioriza tareas: Si tienes múltiples tareas en curso, es importante priorizarlas. Asegúrate de centrarte en las tareas más críticas y de alta prioridad. Esto puede ayudar a reducir la presión en el equipo y a garantizar que las tareas más importantes se completen a tiempo.

6. Comunica con el equipo: La comunicación es esencial para cualquier proyecto exitoso. Asegúrate de comunicar claramente el problema y las soluciones potenciales a tu equipo. Trabaja juntos para encontrar una solución que funcione para todos.

7. Aprende de la experiencia: Una vez que hayas resuelto el cuello de botella, tómate el tiempo para reflexionar sobre la experiencia. ¿Qué aprendiste?

¿Qué puedes hacer diferente en el futuro para evitar problemas similares? Aprender de la experiencia puede ayudarte a mejorar tu gestión de proyectos en el futuro.

En resumen, los cuellos de botella pueden ser desafiantes, pero hay varias estrategias que puedes utilizar para superarlos. Identifica el problema, evalúa las opciones, reasigna recursos, simplifica el proceso, prioriza tareas, comunica con el equipo y aprende de la experiencia. Al hacerlo, estarás en un camino hacia el éxito del proyecto.

Bibliografía

Gesti N De Stakeholders

Fase 4 – Trabajo Individual

Publicar un artículo en https://issuu.com/

¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto?

YULY ANDREA FONTECHA HERNANDEZ

Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN)

Programa de Especialización en Gestión de Proyectos

2023

3. Publicar Una Revista en https://issuu.com/.

Link de revista https://issuu.com/home/docs/drafts/nk8feusdy7e/articles

Participante 3: ¿Cómo gestionar los recursos para el éxito de un proyecto?

Los recursos de un proyecto son la base fundamental para su ejecución. Un líder de proyecto debe realizar un plan de gestión que permita garantizar la disponibilidad de los elementos necesarios para cumplir los objetivos de forma adecuada, optimizando tiempos, y mitigando los riesgos inherentes a su desarrollo. Es importante resaltar que realizando la gestión de recursos de manera adecuada, también se mitiga el riesgo de que los equipos (personal), aprovechen su potencial, experiencia y conocimiento sin sentirse agobiados ni desaprovechados.

¿Qué es la gestión de recursos?

SegúnMartins(2022),lagestiónderecursoses“el proceso de planificación y programación de los recursos y actividades de tu equipo. Los recursos pueden abarcar de todo, desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las herramientas técnicas y el volumen de trabajo de los empleados.”Segúncomosedecidagestionarlosrecursosdelproyecto,sedebe tener en cuenta lo siguiente:

El ABC para alcanzar el éxito creando un plan de gestión de recursos.

Existe diversidad de herramientas para crear planes para gestión de recursos, como por ejemplo se tienen Project, Excel y herramientas en línea para trabajar con los colaboradores en tiempo real. De acuerdo con Martins, 2022; se deben seguir los siguientes cinco pasos para gestión de recursos para los proyectos:

1. Definir los objetivos del proyecto.

2. Unificar los conceptos sobre el alcance del proyecto.

3. Identificar los tipos de recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.

4. Identificar los recursos disponibles

5. Controlar los avances del proyecto

Sin embargo, Dozol (2021), afirma que llevar a cabo una buena gestión de los recursos es uno de los principales factores de éxito de los proyectos y las iniciáticas que no cuenten los recursos necesarios en el momento oportuno tienen muchas posibilidades de presentar problemas de tiempo, calidad y presupuesto. De acuerdo con este autor, se deben establecer seis (6) procesos para garantizar que los proyectos cuenten con recursos, en el momento y lugar adecuados:

1. Planificación de la gestión de recursos.

2. Estimación de los recursos para las actividades.

3. Adquisición de recursos.

4. Desarrollo del equipo.

5. Gestión del equipo.

6. Control de recursos.

Sin embargo, y sea cual sea la herramienta escogida por el líder de proyecto, y de acuerdo con los autores mencionados anteriormente; es importante saber, que desde el tiempo de formulación al tiempo de ejecución existen periodos de tiempo y circunstancias que el líder del proyecto debe conocer y tenerlos en cuenta en los planes de gestión; para esto, se deben tener en cuenta seis (6) pasos básicos para lograr el éxito en la gestión de recursos en la ejecución de un proyecto: a) Conocer el proyecto: Tanto el líder del proyecto, colaboradores e interesados deben familiarizarse con el alcance, los objetivos, las actividades y los recursos disponibles; esta es la carta de navegación para saber que ajustes deben realizarse antes de iniciar la ejecución. b) Realizaruncronogramaquepermitaestimarlosrecursosnecesariosparalograr las actividades del proyecto: una vez el líder conozca el proyecto y sus objetivos, debe realizar un cronograma que permita estimar tiempo, recursos y actividades. c) Conocer el equipo de trabajo: el equipo de trabajo es el resultado de un proceso de selección que tuvo que contar con perfil y experiencia adecuados para que cada participante ejerza unas actividades y/o funciones; de la capacidad de este recurso, dependeeléxitoparalaejecucióndelproyecto;porestarazóntodosloscolaboradores deben conocerse entre sí, saber el espacio que ocupa en cada eslabón del proyecto y lograr articularse para mantenerse informado constantemente sobre sus avances. De esta manera, también se logra mayor compromiso para lograr las metas propuestas. d) Cuantificar los recursos y su disponibilidad en el momento que se requieran. La identificación de los recursos y la disponibilidad en el momento adecuado, son el resultado de una buena planificación para evitar retrasos en las actividades programadas. e) Realizar la evaluación de los avances en periodos de tiempo determinados. La evaluación constante de los avances del proyecto permite identificar factores de riesgo,loscualesdebensergestionadosdeformaadecuadaparacontinuaravanzando.

Beneficios de la gestión de recursos.

De acuerdo con Martins (2022), existen al menos cinco (5) beneficios que pueden garantizar el éxito en la gestión de un proyecto, asociados a la gestión de recursos: i) Se puede observar el panorama completo del proyecto. ii) Se realiza la distribución del trabajo de forma adecuada a los miembros del equipo. iii) Se puede mantener al equipo informado de los avances del proyecto. iv) Se pueden mitigar los riesgos del proyecto. v) Se puede realizar la gestión y ajustes del proyecto de forma oportuna. vi) Se pueden trazar y cumplir metas alcanzables en tiempos razonables. vii) Se pueden tener herramientas para otras planificaciones de proyecto.

Así pues, paralograrel éxito enlagestiónderecursos del proyecto, el líder ylos participantes del proyecto, deben articular esfuerzos para lograr los avances en los tiempos esperados. Creando una metodología adecuada, buena comunicación y utilizando las herramientas adecuadas, la gestión de los recursos se logra dar de forma oportuna y con los alcances propuestos.

Bibliograf A

Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK®) (6a ed.). Project Management Institute.

MARTINS, J (2022). Tu guía para comenzar con la gestión de recursos.

https://asana.com/es/resources/resource-management-plan https://blog.softexpert.com/es/como-gestionar-recursos-proyecto/

DOZOL, L. (2021). Como gestionar los recursos de un proyecto en seis etapas.

El Líder de Proyecto es responsable de cumplir los objetivos de los proyectos asignados, gestionando y coordinando con todas las partes interesadas

Esta persona necesita trabajar constantemente en habilidades de liderazgo. Y para ello es necesario tener claro y entender cómo ser un buen líder que a diferencia de lo que dicen muchas personas, los grandes líderes no nacen, sino que se forman a lo largo del tiempo y la experiencia.

De formamuy resumida, podría decir que un líder es una persona que puede conducir a un grupo al logro de una meta. Es aquel que sabe poner en marcha al grupo y logra influir sobre los demás. Ademáses muy importante que el líder del proyecto tenga bases claras para tal efecto

Las estrategias dellíder del proyecto pueden estar asociadas a varias Materias, o campos como por ejemplo el manejo que se de :

 La planeación

 La comunicación.

 El compromiso de los interesados.

 El aprendizaje.

 La utilización de métricas y evaluación de los beneficios.

Planeacion

Es el momento en el que el líder y equipo concretan el proyecto. Detallanel cómo, el cuándo y el quién. Se descompone elproyecto en paquetes manejables; se desglosan las distintas actividades que hayque realizar y se distribuyen en un cronograma; se estima la duración, el coste y los recursos necesarios para ejecutarlas, y se establecen hitos que sirvan de puntosde control durante el proceso.

Analiza la cartera de proyectos teniendo en cuenta los recursos disponibles, el impacto que cada opción puede teneren la organización y los riesgos que puede comportar. En esta fase preliminar, se lleva a cabo el primer control y es recomendable establecer otros filtros a lo largo del proceso que permitan descartar o paralizar el proyecto lo antes posible si aparecen complicaciones.

Comunicación

Un gran líder tiene claro que la comunicación es una vía de doble sentido y es vital para lograr el objetivo . Al igual que en la planificación del proyecto, se establecen expectativas y tanto elequipo del proyecto como las partes interesadas del cliente deben comunicar sus avances de acuerdo a las responsabilidades

Interesados

El líder de proyectos reconoce desde el inicio a los interesados que hacen parte del proyecto, para la realización de la optima gestion en el papelque juega cada uno de ellosdentro del proyecto

El aprendizaje básico para un líder reconocer y documentar toda lección aprendida que se vaya encontrando , esto sin duda alguna , fortalecera y disminuirá la probabilidad de fallas