Manual del Sistema para Administración y Gestión de Caja de ahorros y Préstamos. Menú Principal.
Consideraciones Generales. La siguiente figura muestra lo que se conoce como BARRA DE HERRAMIENTAS, está conformada de pequeños botones que realizan una acción en todas las interfaces o pantallas del sistema.
Menú Tablas Básicas.
Actualización de Patronos.
La Opción permite crear el patrono para el sistema, indique el código, descripción y demás datos solicitados. Para Modificar, debe ubicar el patrono, modificar el campo que desee, acepto el código. Se debe Presionar el botón de grabar en la barra de herramientas o la tecla F10, para actualizar la información.
Ubicación Geográfica.
Permite crear estados y ciudades pertenecientes a los mismos. En el recuadro de Estamos ubique el renglón vacio, escriba el nombre del estado, seguidamente, ubique el renglón vacio en el recuadro de ciudades, escriba el nombre de la ciudad.
Ubicación Laboral.
Permite registrar información correspondiente a la ubicación del asociado en la organización del Patrono. Se registran los decanatos, departamentos, dedicación, categorías, condición.
Tipos de Asociados / Status de Asociados.
Permite crear el tipo de asociado, Indicarle el patrono al cual pertenece. Debido a que el patrono envía la retención de ahorros mediante un archivo texto, se debe indicar si se debe generar el aporte patronal. En caso de pensionados no se tilda aporte patronal ya que ellos solo de le procesa la retención. En caso del personal administrativo, se tilda calcula ret. interna, ya que no viene por un archivo texto.
Status Asociados.
Permite crear status a asociados. Ubique el renglón vacio al final o presione la tecla F6, para insertar un registro nuevo. Indique la descripción del status, tilde activo si es considerado el status como activo. La Tilde de sol fecha, si solicita la fecha.
Tipos de Prestamos.
Crea o Modifica Información correspondiente a los préstamos. Se visualizan dos recuadros, el primero es el tipo de préstamo, es el nivel superior, el segundo es la clase de préstamo, el detalle de nivel superior. Para crear utilice el mismo procedimiento ya descrito en las opciones anteriores. Se debe indicar la descripción del tipo de préstamo, indicar si requiere de póliza de seguro, si aplica un cupo para el otorgamiento de préstamos, y si requiere de avalista. En la clase de préstamo, indique la descripción, si afecta disponibilidad, si requiere de aprobación, si acepta fianza y demás parámetros que están estipulados en los estatutos. Si requiere de Inspección, caso préstamos hipotecarios o vehículos, deben asociarse al préstamo el movimiento de recibo de caja que debe cancelar. Para finalizar presione grabar o la tecla F10. Dispone de un botón de reporte, el cual generara el reporte para un tipo de préstamos o todos, dejando en blanco o null, la solicitud de Tipo.
Conceptos Descuento Nomina.
En esta opción se registran los conceptos de nomina que utiliza el patrono para los descuentos que le aplican al asociado.
Descuento Cuotas Semestrales.
Permite parame rizar la fecha tope para el descuento de los prestamos con cuotas semestrales. Se debe desactivar la que esta activa, insertar un registro nuevo, indicarle que está activo. También de parame triza la frecuencia de meses para solicitar la actualización de ficha de asociados.
Deducciones a Préstamos.
En esta opción se parametriza una deducción de tipo impuesto. Se indica la descripción, porcentaje de deducción, fecha de entrada en vigencia, si esta activo o no.
Códigos de Movimientos.
Permite registrar y parametrizar los movimiento a procesar en el sistema. Se debe indicar un código, descripción. Clasificación, si es de aportes de ahorros, si es para préstamos, si es fianzas, retiros, abono/cancelación de préstamos, dividendos o ninguno. Como afecta la disponibilidad, si suma o resta. Si aplica para ser procesado por caja principal. Si se debe reflejar en el estado de cuenta de asociado. Dispone de un botón para reporte.
Menu Asociados.
Permite registrar y Actualizar toda la información correspondiente a los asociados.
Pre-Inscripcion.
Debe registrar la información que se solicita y emitir la planilla de pre-inscripcion.
Solicitud de Re-ingreso.
Permite realizar re ingresos de ex asociados. Introduzca el numero de cedula y ejecute la búsqueda presionan do la tecla F8. Verifique con el solicitante la información mostrada, actualice la que sea necesaria. Imprimir la Planilla de solicitud de re ingreso.
Reporte de nuevos asociados por aprobar.
Este reporte es dirigido al consejo de administración, para la aprobación de nuevos asociados y re ingresos de ex asociados. Indique el patrono. Presione enter para ejecutar.
Resolución Consejo de Administración.
En esta opción se aprueba o rechazan las solicitudes de ingresos o re ingresos. El sistema muestra la información de las solicitudes, debe indicarse la fecha de acta y numero de acta, del consejo de administración. Debe indicar Aprobado o Rechazado y presionar el botón de carta, el sistema grabara y emitirá la carga del afiliado seleccionado. Para finalizar presione el botón de Aceptar y luego salir en la barra de herramientas.
Reverso de la Resolución del Consejo de Administración.
Permite reversar la aprobación de la solicitud de un asociado, en caso que sea necesario. Indique numero de cedula, ejecute la busque presionando la tecla F8. Presione en botón de Reversar, y aceptar para ejecutar la acción. Deshacer para limpiar la pantalla.
Actualización de Ficha de Asociados.
Esta opción permita actualizar información básica del asociado, acepto el status del mismo en la caja de ahorros. Introduzca el numero de cedula, ejecute la búsqueda presionando la tecla F8. Actualice la información deseada, presione grabar, para finalizar.
Actualización/consulta Movimiento Afiliados.
En esta opción, se realizan el cambio de status y condición del asociado. Introduzca el numero de cedula, ejecute la consulta, presionando la tecla F8. Cambie el estatus o condición del asociado. Indique la fecha efectiva, presione enter. Presione aceptar para confirmar el cambio y grabar la información. O presione reversar para limpiar la pantalla.
Solicitud de Cambio de porcentaje de Retención.
Permite procesar la solicitud cambio de porcentaje de retención de ahorros. Introduzca el numero de cedula, ejecute la búsqueda, presionando la tecla F8. Indique la fecha efectiva, presione enter, indique el nuevo porcentaje de retención. Presione la tecla imprimir carta de solicitud.
Aprobación de cambio de porcentaje de retención.
Permite aprobar las solicitudes de cambio de porcentajes de retención. Indique fecha de acta, número de acta. Presione el botón de Aceptar.
Reporte de cambio de carta de retención al patrono.
Indique mes/año de las solicitudes procesadas. Cambie los demás parámetros si es necesario. Ejecute el reporte, presionando el botón son figura de semáforo.
Carta de aprobación cambio de retención afiliada.
Indique mes/año de las solicitudes procesadas. Cambie los demás parámetros si es necesario. Ejecute el reporte, presionando el botón son figura de semáforo.
Consulta Ficha de Asociados.
Permite solo consultar la ficha de asociado, no se puede actualizar información. Introduzca el numero de cedula de asociado, ejecute la búsqueda.
Menú Aportes.
En este proceso se actualizan los ahorros de los asociados. La retención del asociado y el aporte del patrono. Clasificados en Socios Principales y administrativos.
Socios Principales.
Se muestra en el recuadro el patrono clasificado como principal. Debe indicarse si los aportes a leer son de un mes o fecha pendiente, que no los envió el patrono en el tiempo que correspondía. Se indica la fecha a la cual corresponden los ahorros a leer. Presione el botón de leer, busque en el navegador de directorios el archivo a leer. En caso de querer inicializar el proceso presione el botón de limpiar Temp, se limpiara la pantalla. El botón de actualizar, lee un archivo tipo texto con la información correspondiente a sueldo, porcentaje de retención, y la actualiza en la ficha del asociado. El botón de reporte de comparativo, muestra la información de la retención leída desde el archivo texto, con el cálculo que hace el sistema con el sueldo de la ficha del asociado, para comparar los montos, y aplicar correcciones de ser necesarios. El botón de actualizar, graba la información de los ahorros del asociado, de manera diferida, quedando pendiente el proceso del pago por parte del patrono y capitalizarlos a los asociados, debe indicarse un concepto para esta actualización ej.: retención nomina al: 31/01/2015.
Reporte de diferencias en retenciones y aportes.
Es el mismo reporte de comparativo. Indique la fecha de proceso. Seleccione el patrono. Ejecute el reporte.
Retención y aportes > Administrativos.
Se muestra en el recuadro el patrono clasificado como personal administrativo. Debe indicarse el concepto, si los aportes a leer son de un mes o fecha pendiente, que no los envió el patrono en el tiempo que correspondía. Se indica la fecha a la cual corresponden los ahorros a leer. Presione el botón de Ejecutar, y se mostrara la información correspondiente a retención y aporte de ahorros.
Aportes > Capitalización.
El proceso capitaliza los ahorros diferidos a los asociados para que se actualicen a su estado de cuenta. Seleccione el patrono en el recuadro de tipo de asociados. Seleccione el concepto o tipo de movimiento a capitalizar. Se presentan un botón de Marcar y Desmarcar, el de marcar selecciona todos los asociados, el de desmarcar reversa lo anterior, La casilla de chequeo se utiliza si no se va a actualizar un asociado el particular. Debe indicar el número de recibo de caja el cual se relaciona con el pago y la fecha de recibo. Presione el botón de ejecutar, para finalizar la capitalización de ahorros.
Menú Actualización Contable.
Estos procesos consisten en la actualización contable automática de los ahorros capitalizados anteriormente. Se generan comprobante automático y se actualiza el sistema de contabilidad una vez validado la correcta contabilización de los ahorros.
Definición contable ahorros recibidos.
Permite definir la cuenta contable asociada al tipo de movimiento de ahorros, retención asociados, aporte patronal, etc. Seleccione el patrono administrativo, que es la institución registrada en el sistema administrativo, selecciones el patrono de caja de ahorros. Seleccione el movimiento de aportes. Indique el código de mayor contable, el auxiliar si aplica y es signo ‘D’ebito , ‘C’redito. Se agregan los códigos de mayor que sean necesarios según como se debe contabilizar los ahorros recibidos.
Actualización Contable Ahorros Recibidos.
Permite la generación automática del comprobante contable de ahorros recibidos. Seleccione el patrono. Seleccione del campo de lista la empresa contable, la sucursal. Indique la fecha de ahorros a procesar. Indique la fecha de comprobante, presione enter, el sistema desplegara el proceso y tipo de comprobante asociado al proceso. Presione el botón de generar. Se desplegara el comprobante, si esta cuadrado le permitirá actualizar la contabilidad, de lo contrario desplegara mensaje de comprobante descuadrado, verifique o solicite apoyo a la unidad de informática. Se emitirá un reporte de soporte del comprobante automático, para dar fe de que esta cuadrado y es correcto. El sistema preguntara se desea actualizar, si selecciona ‘Si’ actualizara la contabilidad, de lo contrario puede cancelar el proceso.
Actualización Contable Registro de Cancelación de Deuda.
Este proceso genera el comprobante contable automático de cancelación de deuda por concepto de ahorros pagados por el patrono, previamente capitalizados.
Definición contable de Registro de cancelación de la deuda.
Permite definir la cuenta contable asociada al tipo de movimiento de ahorros, retención asociados, aporte patronal, etc. Seleccione el patrono administrativo, que es la institución registrada en el sistema administrativo, selecciones el patrono de caja de ahorros. Seleccione el movimiento de aportes. Indique el código de mayor contable, el auxiliar si aplica y es signo ‘D’ebito , ‘C’redito. Se agregan los códigos de mayor que sean necesarios según como se debe contabilizar los ahorros pagados.
Actualización Contable Ahorros Pagados.
Permite la generación automática del comprobante contable de ahorros pagados. Seleccione el patrono. Seleccione del campo de lista la empresa contable, la sucursal. Indique la fecha de ahorros a procesar. Indique la fecha de comprobante. Seleccione de la lista la cuenta bancaria donde se realizo el depósito de los ahorros pagados. Indique el número de recibo de caja, y número de depósito bancario. Presione enter, el sistema desplegara el proceso y tipo de comprobante asociado al proceso. Presione el botón de generar. Se desplegara el comprobante, si esta cuadrado le permitirá actualizar la contabilidad, de lo contrario desplegara mensaje de comprobante descuadrado, verifique o solicite apoyo a la unidad de informática. Se emitirá un reporte de soporte del comprobante automático, para dar fe de que esta cuadrado y es correcto. El sistema preguntara se desea actualizar, si selecciona ‘Si’ actualizara la contabilidad, de lo contrario puede cancelar el proceso.
Aportes>pagos de ahorros por Oficina.
Por esta opción se calculan ahorros atrasados para los asociados que no le retienen por nomina sus ahorros, ej.: con status Activo-PermNoRem, asociado en permiso no remunerado. Introduzca el numero de cedula del asociado, ejecute la búsqueda. Puede calcular la deuda total, desde su última retención, para ello presione el botón de calcular deuda. Calcular un rango de fecha, indique la fecha desde y la fecha hasta, presione el botón de calcular rango. También se puede calcular ahorros a futuro, indicando la fecha hasta, y presionando el botón de calcular anticipado. Para finalizar presione el botón de aceptar, de lo contrario reverse el cálculo.
Menú Pólizas.
En este modulo se registran las pólizas que debe respaldar los prestamos que requieren de póliza de seguro.
Menú Polizas > Tablas Básicas.
Se registran las aseguradoras , corredores de seguros, tipo de póliza y se relacionan los préstamos con las pólizas que lo deben respaldar. En las pestañas de aseguradoras y Corredores, agregue un registro nuevo, presionando la tecla F6, indique la información solicitada, y procesa a grabar, el sistema asignara un numero identificador para cada caso.
Tipos de pólizas.
Permite registrar los tipo de pólizas requeridas en el modulo. Ubique un nuevo registro, indique la descripción de la póliza, si plica edad mínima de afiliado a solicitar, si aplica un monto mínimo para solicitar.
Relación Prestamos Tipos de Polizas.
Permite establecer la relación de préstamos que requieren de seguro con el tipo de póliza que debe respaldarlo. El sistema desplegara el tipo de préstamo que está definido que requiere de seguro, mostrador en el recuadro de Tipos de Prestamos. En el recuadro de Préstamos, se muestran los préstamos asociados al nivel superior de Tipo de Préstamo. Se debe seleccionar en cada recuadro la información deseada, solo ubicando el cursor en el renglón de recuadro, los cuales se resaltaran que indica que son los seleccionados. En el recuadro de Relación Prestamos Pólizas, utilice la utilidad de lista de valores, presionando la tecla F9, la cual desplegara un catalogo de tipos de pólizas disponibles. Selecciónela con el ratón, y presione aceptar. Recuerde grabar para actualizar la información.
Consulta y Actualización diaria de Pólizas.
Esta opción ejecuta un proceso de revisión de pólizas, determinando las vencidas y por vencer. El botón de filtrar, realizara la consulta por el renglón que esta resaltado en el rango de días de vencimiento. El botón de vencidas realizara la consulta de las pólizas vencidas. El botón de todos inicializa la búsqueda.
El botón de reporte, emitirá un reporte con la información que esta resaltado en el rango de días de vencimiento. Existe un proceso de análisis de pólizas que se ejecuta automáticamente todos los días después de la 12:00 pm.
Menú de Prestamos.
Permite Procesar y Registrar Préstamos a los Asociados.
Prestamos > Definición Contable.
Permite definir los código contables de cada préstamo, para el pago de cuotas, cancelación, y abono a capital. Seleccione el patrono administrativo. Seleccione el préstamo, seguidamente seleccione el tipo de movimiento. Agregue la definición contable, indicando tipo de monto entre capital, ingreso, cuadre, para cada uno de ellos el código de mayor contable y su signo, ‘D’ebito o ‘C’redito. Recuerde grabar actualizar los datos.
Solicitud de Fianza.
Permite registrar una solicitud de fianza, que posteriormente debe ser aprobada. Ejecute la consulta de asociado solicitante. Indique el tipo de préstamo, seguidamente seleccione el préstamo. Introduzca el numero de cedula del asociado fiador, indique el monto de la fianza, el sistema desplegara el saldo y fecha de solicitud. Presione el botón de imprimir solicitud de fianza, con el mismo graba y finaliza.
Sustitución de Fiadores.
Permite sustituir en fiador. Ejecute la consulta de asociado. El sistema mostrara el o los fiadores, marque la casilla de Sel, para indicar que es el que se va a sustituir. Registre en el recuadro de sustitutos el asociado que va a quedar como nuevo fiador. Presione el botón de imprimir carta, el cual grabara y emitirá el soporte de la operación.
Prestamos > Avalistas Menú.
Permite registrar avalistas a préstamos que lo requieran.
Avalista.
Permite registrar personas avalista diferentes a asociados. Seleccione la tipo de persona, indique el número de identificación, nombres, apellidos, etc. En el recuadro de Requisitos/Preferencias, se indica edad mínima permitida por un avalista, y la cantidad máxima de préstamos que puede avalar. Presione el botón de Guardar para finalizar.
Actualización Avalistas Créditos.
En esta opción se asignaran a los préstamos del asociado, los avalistas requeridos, que no fueron relacionados al momento de la solicitud del préstamo. Ejecute la búsqueda del asociado, seleccione el préstamo, selecciones el botón de Ext. Si el avalista es externo, Int. Si el avalista es un asociado. Presione el botón de imprimir, el cual grabara y emitirá el soporte de la operación. En botón de crear permite crear o registrar un avalista externo nuevo.
Solicitud de Préstamo.
Introduzca la cedula del asociado, ejecute la búsqueda. Seleccione el tipo de Préstamo. Seleccione el préstamo a solicitar. El Sistema Mostrara información previamente definida al préstamo. Indique el monto del préstamo, presione ‘ENTER’ . Si no tiene suficiente disponibilidad y el préstamo permite fiadores, debe relacionarlo a la solicitud. Si se requiere de inspección debe indicar el recibo de caja, y la persona que realizo la inspección. Si requiere de avalista, el sistema le solicitara dicha información. Seleccione la forma de pago. Indique el concepto de la solicitud de préstamo. Presione calcular.
Asignación de Fiadores.
Tabla de Amortización.
Presione el Botón de Aceptar, el sistema emitirá los reportes asociados a la solicitud, y grabara la solicitud.
Renovación de Prestamos.
Introduzca la cedula del asociado, ejecute la búsqueda. En el recuadro de Prestamos Activos para Renovación, seleccione el préstamo a renovar mediante la casilla de control. El sistema le solicitara el monto de la renovación, presione ‘ENTER’. Seleccione el tipo de Préstamo. Seleccione el préstamo a solicitar. El Sistema Mostrara información previamente definida al préstamo. Si se requiere de inspección debe indicar el recibo de caja, y la persona que realizo la inspección. Indique la fecha de pago, y seleccione la forma de pago. Indique el concepto de la solicitud de préstamo. Presione calcular, continúe en la tabla de amortización al igual que la solicitud de préstamos.
Aprobación de Prestamos.
En esta opción se dan por aprobados los préstamos enviado al consejo de administración. Indique la fecha, número de acta. Seleccione la casilla de aprobado para cada préstamo o puede seleccionar todos si es el caso. Si algún préstamo es rechazado debe indicar el motivo. Presione en botón de grabar para finalizar.
Cobranza Amortización.
Este proceso permite generar la cobranza de cuotas de préstamos para ser enviados al descuento por nomina del asociado. Seleccione en Concepto, luego la fecha de amortización. Presione el botón de generar, visualice la información. Si requiere de inicializar el proceso presione en botón de inicializar y comience de nuevo. Para generar el archivo texto requerido por el patrono presione el botón de Domiciliar, debe revisar el archivo y confirmar que se genero correctamente. Presione el botón de actualizar para grabar y finalizar, el proceso cancelara las cuotas de la fecha seleccionada.
Cuadre amortización.
Este proceso permite realizar el cuadre de lo enviado a cobrar con lo que descontó el patrono. Presione el botón de lee archivo, el cual le permitirá ubicar el archivo enviado por el patrono, son la información de el descuento efectuado por la nomina de patrono. Luego presione el botón de Diferencias, el sistema identificara las diferencia entre monto enviado con el recibido de cada asociado. Seguidamente presione el botón de Cuadre, el sistema ejecutara el cuadre de las diferencias encontradas. Debe presionar el botón de imprimir comparativo, para revisar el resultado del cuadre. Cuando todo esta correcto, debe presionar el botón de finalizar, el cual cierra el proceso y permite la actualización contable de capital e Intereses.
Cobranza Cuotas Rechazadas.
Se aplica el mismo procedimiento de cobranza de amortización. Cuadre Cuotas Rechazadas.
Se aplica el mismo procedimiento de cuadre de amortización.
Menú Movimientos a Préstamos.
Esta opción permite el procesamiento de pago de cuotas, cancelaciones de préstamos y abonos a capital.
Movimiento Pago de Cuotas, Cancelaciones, Abono a préstamos.
Introduzca el numero de cedula del asociado, ejecute la búsqueda. Ubique el préstamo que le indique el asociado. En el recuadro de movimiento, seleccione el tipo operación. Si es pago de cuota, el sistema ubica la primera cuota a pagar, si son más de una cuota Ud. Debe seleccionarlas de forma consecutivas. Si es cancelación del prestamos, el sistema tomara el saldo de préstamo seleccionado, si se deben cobrar intereses indique la fecha y marque la casilla de intereses. Si abono a capital, debe indicar el monto a abonar. Presione el botón de aceptar para finalizar el procesamiento del movimiento a un préstamo. Presione el botón de reversar si no desea grabar.
Actualización Movimiento a préstamos.
Permite actualizar los movimiento aplicados a los prestamos, si los mismos fueron procesados por movimiento por el modulo de caja. Ubique o seleccione por el nombre del asociado y tipo de movimiento. Presione el botón de Procesar. El sistema emitirá mensaje de finalización del proceso. Si se genera un descuadre según el tipo de movimiento, no se permitirá la finalización del proceso, solicite apoyo de la unidad de informática. Presione el botón de aceptar para finalizar.
Menú Reportes.
Los reportes despliegan una pantalla de parámetros, indique los que se le soliciten de acuerdo al criterio que desee la información y ejecute el reporte presionando el botón que simula un semáforo. La ejecución de reporte no cambia información en la base de datos, son solo para visualización.
Actualización Contable Capital Interés.
Una vez finalizado el cuadre de amortización, se debe actualizar la contabilidad. Seleccione la empresa, sucursal, tipo de cuota. Indique la fecha de amortización, fecha de comprobante contable. Se mostraran unos códigos contable que son requeridos para el cuadre del comprobante. Seleccione el patrono a contabilizar. Presione el botón de contabilizar. Presione el botón de Actualizar, si es comprobante esta cuadrado emitirá un reporte de soporte del comprobante, le pregunta si desea continuar con la actualización, si selecciona SI, se actualizara la contabilidad. De lo contrario puede cancelar el proceso.
Actualización Contable Intereses causados.
Permite actualizar contablemente los intereses causados a préstamos, según la fórmula de cálculo establecida para las amortizaciones de préstamos. Se visualiza el último cierre. Seleccione la empresa, sucursal. Indique la fecha del comprobante, que también va a ser la fecha de búsqueda de intereses, presione ‘ENTER’, seguidamente se genera el comprobante. Presione el botón de Contabilizar, si el comprobante esta cuadrado ejecutara la actualización, de lo contrario mostrara mensaje de error, y abortara el proceso.
Liberación Préstamos cheques.
El proceso permite la liberación y generación de orden de pago de préstamos mediante cheques. Seleccione la empresa, sucursal. Indique la fecha de pago. Existen dos casillas, la de terc. Es para indicar que el beneficiario es un tercero, debe indicar la información en el recuadra de Beneficiarios terceros y luego marcar Sel. Para seleccionarlo. La de Sel. Selecciona el préstamo a ser pagado. Presione el botón de aceptar.
Permite liberar los préstamos a pagar por transferencia bancaria. Seleccione empresa, sucursal, cuenta de banco a debitar. Seleccione Todos o solo los prestamos que desea liberar. Presione el botón de Generar, el sistema genera un archivo texto, le asigna un numero identificador, que luego lo necesitara para actualizar saldo y la contabilidad.
Actualización Préstamos deposito.
Esta opción ejecuta el proceso de actualización de préstamos pagados a los asociados, agrupados por el identificador generado en el archivo procesado para el pago. Ubique o seleccione el número de archivo. Marque todos o solo los que desea actualizar. Indique el número de pago, fecha de depósito. Presione el botón de Actualizar, para finalizar.
Actualización contable órdenes de pago depósitos prestamos.
Permite la actualización de la contabilidad de por prestamos pagados por depósito bancario. Se visualizara en número de archivo y la fecha de depósito previamente procesados. Se presenta la opción de cambiar de número de cuenta a debitar, si es necesario, seleccione la nueva cuenta, presión el botón de Cambio de cuenta de Banco. El sistema toma la fecha de depósito, presione la opción el botón actualizar.
Comprobante Contable.
Se ubica en la pestaña de comprobante, seleccione empresa, sucursal y fecha de comprobante, presione ‘ENTER’ hasta que se genere el comprobante, se está cuadrado le permitirá Contabilizar, de los contrario cancela el proceso.
Solicitud de Cheques de Gerencia.
Actualización Contable cheques de gerencia.
Menú Actualización Prestamos pagos Mixtos.
Menú Modulo de Caja.
Caja>Procesar movimientos.
Procesar pago ahorros por oficina.
Reporte de Movimiento.
Reporte de Caja por Depósito Bancario.
Actualización Contable Caja principal.
Definición Contable
Actualización Contable Cierre de Caja.
Actualización contable Caja Banco.
Consulta Re impresión de recibos.
Consulta de Movimiento entre fechas.
Consulta Vencimiento Cheques.
Menú Retiros de Haberes.
Cupos aplicables a Retiros.
Procesar Retiros.
Consulta Consumos de Retiros.
Reportes Retiros.
Para la Ejecución de reportes, se presentara una pantalla de parámetros. Indique los parámetros solicitados y procesa a ejecutar el reporte.
Relación de Retiros a Directiva.
Aprobación de Retiros.
Definición Contable.
Liberación Retiros Cheques.
Liberación Retiros Depósitos.
Actualización de Retiros Depósitos.
Actualización Contable retiros Depósitos.
Reportes.
Para la Ejecución de reportes, se presentara una pantalla de parámetros. Indique los parámetros solicitados y ejecute el reporte.
Menú de Dividendos.
Modulo para el cálculo anual de dividendos.
Calculo de dividendos.
Seleccione el patrono. El sistema de ubicara en el último año calculado, inserte un registro nuevo presionando la tecla F6, indique el año a calcular, el porcentaje de reserva, porcentaje para otros aportes o el monto para otros aportes. Presione el botón de calcular. Se visualizan los cálculos por los meses del año. Imprima el reporte de los dividendos calculados, para su revisión y verificación.
Consulta de dividendos.
Permite la consulta histórica y actual del cálculo de dividendos por afiliado, puede imprimirlo para revisión y verificación. Introduzca el numero de cedula del asociado, ejecute la búsqueda. En el recuadro de Situación de Orden de Pago, muestra si fue pagado y la información correspondiente al pago.
Reportes Dividendos Decretados.
Seleccione el reporte a visualizar, presione click, indique los parámetros, ejecute el reporte.
Menú dividendos Decretados.
Una vez verificados y aprobados los dividendos calculados, y son decretarlos por la junta administradora, se procede a la actualización en la contabilidad, para posteriormente realizar el pago a los asociados.
Definición Contable.
Seleccione el patrono. Se visualizan el proceso, el movimiento a procesar por concepto de dividendos. En el recuadro de definición contable proceda a indicar los códigos contables y el signo. Presione grabar.
Actualización Contable Dividendos Decretados.
Ejecuta la actualización contable de los dividendos decretados en la contabilidad. Se muestra el año que se está calculando. Seleccione la empresa, sucursal, fecha de cte.(comprobante), presione enter. Presione el botón de calcular. Si el comprobante esta cuadrado, presione el botón de contabilizar, se emitirá el reporte de soporte y verificación, luego preguntara si desde continuar con la actualización, si elije SI actualiza la contabilidad y finaliza el proceso. De lo contrario puede cancelar la actualización.
Pago Dividendos afiliados Activos.
Se visualiza el año de dividendos decretados a pagar. Seleccione el número de cuenta a debitar. Por defecto el pago se realiza mediante deposito o transferencia bancaria, pero puede cambiar a pago por cheque si el asociado lo solicita, para ello cambie la forma de pago de Dep. a Che. Presione el botón de refrescar y el pago seleccionado se mostrara en le pestaña de Cheques. Puede seleccionar uno(s) o todos los pagos, buscar un asociado en particular, y seleccionarlo. Presione el botón de Generar Archivo, una vez finalizado el proceso el sistema le asignara un número identificador para el archivo de pago.
Forma de pago por cheques.
Se inicia a partir de seleccionar el pago a generar orden de pago por cheque, uno(s) o todos. Indique la fecha del Cheque. Presione el botón de Generar Orden Cheques.
Pago Dividendos Afiliados Inactivos.
El procedimiento es Igual al de pago de asociados activos, con las diferencias que aparecen cálculos de dividendos decretados y cerrados, que no han sido pagados a los ex socios.
Actualización Contable de depósitos por pago de dividendos.
Se muestra el año de cálculo de dividendos decretados, las relaciones identificadas con el número de archivo asignado en el proceso de pago por depósito o transferencia bancaria. Se indica el número de relación generada por el proceso de pago mediante la página web del banco. Indique la fecha efectiva del la transacción. Presione aceptar, el sistema se ubica en la pestaña de Comprobante.
Generación automática de Comprobante Contable.
Seleccione la empresa, sucursal, fecha de comprobante, presione ‘ENTER’, así sucesivamente por cada campo de la pantalla que navegue el cursor, hasta que muestre el tipo de comprobante. Presione el botón de Generar. Si el comprobante esta cuadrado, presione el botón de contabilizar, se emitirá el reporte de soporte y verificación, luego preguntara si desde continuar con la actualización, si elije SI actualiza la contabilidad y finaliza el proceso. De lo contrario puede cancelar la actualización.
Reportes.
Seleccione el reporte haciendo click. Indique los parámetros de impresión. Ejecute el reporte presionando el botón que simula un semáforo.
Menú Liquidación de Ahorros.
En este modulo se ejecuta el proceso de liquidación final de haberes de asociados.
Definición de Otros Cargos y/o Abonos.
Esta opción permite definir otros cargos o abonos a ser procesados en la liquidación de haberes. Indique una descripción, seleccione el signo, la cuenta contable que afectara en la contabilidad, y su signo contable. Presione Grabar o la tecla F10, para salvar los datos.
Simulador de Liquidación.
El modulo ofrece un simulador del proceso, el cual genera un cálculo temporal, el cual debe ser eliminado antes de salir de la opción. Indique el numero de cedula del asociado, ejecute la consulta. Seleccione el motivo. Indique la fecha de corte, la cual se utiliza para el cálculo de intereses de préstamos a cancelar en la liquidación. Presione el botón de Calcular. El sistema mostrara los haberes a liquidar, préstamos a cancelar así como cuotas pendientes de préstamos. Indique si va a procesar cargos o abonos para esta liquidación. Indique el concepto para la liquidación. Presione el botón de Imprimir. Recuerde eliminar el cálculo simulado antes de salir.
Procesar Liquidación.
En este proceso, se genera el cálculo liquidación de haberes de los asociados. Indique el numero de cedula del asociado, ejecute la consulta. Seleccione el motivo. Indique la fecha de corte, la cual se utiliza para el cálculo de intereses de préstamos a cancelar en la liquidación. Presione el botón de Calcular. El sistema mostrara los haberes a liquidar, préstamos a cancelar así como cuotas pendientes de préstamos. Indique si va a procesar cargos o abonos para esta liquidación. Indique el concepto para la liquidación. Presione el botón de Imprimir, el cual graba la información procesada y emite el reporte de liquidación de haberes, para su aprobación.
Procesar Liquidación de remanentes de ahorros.
Igual al proceso anterior, con la diferencia que solo aplica para ex asociados a los cuales el patrono envía remanentes de ahorros, posterior a su liquidación.
Reportes de Liquidaciones.
Para la visualización de los reportes, indique los parámetros de impresión y ejecute el reporte.
Aprobación de Liquidaciones.
Una vez aprobadas las liquidaciones por el consejo de administración, y asignadas fecha y número de acta, se procede a dar por aprobadas en el sistema. Su muestran las liquidaciones en proceso. Indique la fecha de aprobación. Numero de acta de aprobación. Seleccione uno(s) o todos. Presione el botón de Aceptar.
Definición Contable de Liquidaciones.
Permite definir la cuenta contable asociada al tipo de movimiento de ahorros, retención asociados, aporte patronal, etc. Seleccione el patrono administrativo, que es la institución registrada en el sistema administrativo, selecciones el patrono de caja de ahorros. Seleccione el movimiento de aportes. Indique el código de mayor contable, el auxiliar si aplica y es signo ‘D’ebito , ‘C’redito.
Orden de Pago cheques de Liquidaciones.
El proceso permite la liberación y generación de orden de pago de liquidaciones mediante cheques. Seleccione la empresa, sucursal. Indique la fecha de pago. Si la liquidación es de un asociado fallecido se mostraran los beneficiarios, debe indicar el beneficiario directo, para la correcta distribución de pago y su actualización en la contabilidad. Seleccione la liquidación a pagar. Presione el botón de Generar, el sistema de mostrara en la pestaña de Comprobante la información correspondiente a la orden de pago así como su asiente contable. Puede elegir si reversar o actualizar el proceso. Si actualiza el sistema actualizara el modulo de pago del sistema administrativo.
Actualización de Liquidación sin Orden de Pago.
Existen liquidaciones de haberes que no se determinan haberes apagar, pero las mismas deben ser actualizadas y contabilizadas, es la finalidad de esta opción. Seleccione la(s) o todas liquidaciones a actualizar, presione en botón de aceptar. El sistema se ubicara en la pestaña de comprobante.
Indique empresa, sucursal, fecha comprobante, presione ‘ENTER’. Presione el botón de Generar.
Se desplegara el comprobante, si esta cuadrado le permitirá actualizar la contabilidad, de lo contrario desplegara mensaje de comprobante descuadrado, verifique o solicite apoyo a la unidad de informática. Se emitirá un reporte de soporte del comprobante automático, para dar fe de que esta cuadrado y es correcto. El sistema preguntara se desea actualizar, si selecciona ‘Si’ actualizara la contabilidad, de lo contrario puede cancelar el proceso.
Consulta de Liquidación por Afiliado.
Se realizan consultas de liquidaciones, en la cual se mostrara su status. Indique el numero de cedula del asociado, ejecute la consulta. Puede imprimir de nuevo la liquidación.
Consulta de Liquidación por Número de liquidación.
Se realizan consultas de liquidaciones, en la cual se mostrara su status. Indique el número de liquidacion, ejecute la consulta. Puede imprimir de nuevo la liquidación.
Menú de Mantenimiento.
El modulo de mantenimiento permite reversar acciones aprobadas o procesadas por el sistema tales como, los muestra el menú.
Desaprobar Préstamos.
Se visualizan los préstamos recientemente aprobados. Seleccione el o los préstamos a cambiar su condición de aprobado a solicitado, para que pueda ser recuperado por el modulo de solicitud de préstamos y realizar el ajuste correspondiente. Presione el botón de aceptar.
Menú de Anulación de Préstamos y renovación de Préstamos.
Esta opción ejecuta la anulación de una solicitud de préstamos o renovación de préstamo pagada, que por lo general es porque el asociado no desea el préstamo. Indique el número de préstamo, ejecute la consulta. Indique la fecha de anulación. Presione el botón de procesar, puede continuar o reversar el proceso. Al continuar el sistema generara el comprobante contable automático de la anulación del préstamo, indique los parámetros, presione Generar, luego actualizar y el proceso finaliza igual a los anteriormente descritos.
Reintegro de Cuotas Descontadas.
Permite el reintegro de cuotas descontadas por descuento de nomina que el asociado la(s) pago por caja. Indique el número de préstamo, ejecute la consulta. Indique la fecha de Reintegro. Presione el botón de procesar, puede continuar o reversar el proceso. Al continuar el sistema generara el comprobante contable automático del reintegro del dinero de la(s) cuotas, indique los parámetros, presione Generar, luego actualizar y el proceso finaliza igual a los anteriormente descritos.
Re-Programación de fecha de Amortización.
Esta opción permite la re programación de fecha de descuento de cuotas en la amortización de un préstamo. Ejecute la búsqueda del asociado. Seleccione el préstamo. Indique la fecha inicial, para la nueva programación de cuotas. Presione el Botón de Re-Programar. Puede reversar el proceso mediante el botón de reversar. O aceptar y finalizar el proceso.
Refinanciamiento de cuotas de Préstamos.
Esta opción permite cambiar el número de cuotas o el monto de la misma, para reducir o ampliar el lapso de descuento de cuotas en la amortización de un préstamo. Ejecute la búsqueda del asociado. Seleccione el préstamo. Indique el número de cuotas a calcular o el monto de la cuota que el asociado quiere pagar. Presione el Botón de Refinanciamiento. Puede reversar el proceso mediante el botón de reversar. O aceptar y finalizar el proceso.
Menú Consultas Generales.
Las consultas se ejecutan indicando la información donde se ubica el cursor, luego presione la tecla F8, la cual dispara el evento de ejecución de búsqueda. Las consultas no modifican ni alteran información alguna en el sistema.
Menú de Reportes Generales.
Para la visualización previa de reporte, se muestra una pantalla de parámetros, los cuales debe ser indicados por el usuario. Una vez indicados los parámetros de impresión, ejecute el reporte presionando el botón que simula un semáforo. Desde la vista preliminar puede enviarlos a la impresora de la manera estándar de Windows.