7.7 Verdiepingsstof---Voorzitten-van-een-vergadering

Je vindt hier enkele belangrijke taken van de voorzitter. Taken tijdens de voorbereiding A. uitnodiging, agenda en stukken • De voorzitter zorgt (in samenwerking met de secretaris) ervoor dat de uitnodiging, de agenda en de stukken worden vervaardigd en dat die op tijd bij de deelnemers zijn. B. vergaderruimte en faciliteiten • Er moet een geschikte vergaderruimte beschikbaar zijn. C. voorbereiding op inhoud en structuur • Een goede voorzitter heeft voor elk agendapunt bedacht hoe hij of zij de zaak gaat aanpakken. Enkele aandachtspunten zijn: – Wie leidt het onderwerp in? (voorzitter, deskundige, ‘agendapunteigenaar’) – Hoe open je de bespreking bij dit agendapunt? – Hoe zorg je ervoor dat iedereen meedenkt? – Hoe bereik je dat iedereen meepraat, dat iedereen zijn standpunt geeft? – Welke procedures ga je toepassen? – Wat staat daarover in het reglement? D. afstemming met de secretaris/notulist • Als voorzitter moet je goed samenwerken met degene die het verslag maakt. Enkele aandachtspunten zijn: – inhoud van uitnodiging – samenstelling agenda – bijlagen: stukken – verzending – eindcontrole van verslag vóór verspreiding. Taken tijdens de vergadering A. de opening 1. De opening eist een bijzondere inzet van de voorzitter. Tijdens de opening wordt de toon gezet voor de sfeer van de hele bijeenkomst. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) B. de inleiding van een onderwerp

• Een nieuw onderwerp begin je met een inleiding, waarin je de antwoorden op de volgende vragen verwerkt: – Wat is de aanleiding voor de plaatsing van dit onderwerp op de agenda? – Wat houdt dit onderwerp in? (historie, kenmerken, uitleg) – Wat is het doel van het overleg? – Wat wordt verwacht van de vergadering? – Hoe pakken we dat aan? • Vervolgens stel je het onderwerp aan de orde met behulp van een vraag: – Hoe denken jullie over dit voorstel? – Wat moeten we gaan doen? – Hoe zullen we dat aanpakken? – Wie gaan we kiezen? – Welk alternatief heeft jullie voorkeur en waarom? C. gespreksregulering • Enkele aandachtspunten om elke gespreksronde goed te laten verlopen zijn: – Geef iedereen het woord, maak een rondje. – Begin een rondje steeds bij een andere deelnemer. – Stel vragen om de achtergronden van standpunten helder te krijgen. – Geef een samenvattend overzicht als iedereen een bijdrage heeft geleverd. – Leg de nadruk op overeenkomsten tussen standpunten. – Kies als voorzitter geen partij. – Grijp alleen in als oneigenlijke argumenten worden gebruikt of op de man wordt gespeeld. – Breng het vergaderdoel in beeld: Waarom bespreken we deze kwestie? Wat willen we ermee bereiken? D. samenvattingen • Samenvattingen zijn belangrijk. Het zijn markeringspunten waarmee richting gegeven wordt. Ze dragen daardoor bij aan de gespreksvoortgang. En daarnaast zijn ze een hulpmiddel bij de gespreksregulering. E. formulering van een voorstel • Beoordeel elke bijdrage van deelnemers op het voorstelkarakter. Wat wil hij/zij bereiken? Wat is zijn/haar voorstel? Vat dat voorstel samen. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) F. afsluiting

• De afsluiting moet positief zijn. De groep moet immers door. Bij de afsluiting moeten bepaalde onderwerpen aan de orde komen.

Taken na de vergadering

A. Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de in- en externe communicatie. Het vergaderverslag is daarbij een belangrijk hulpmiddel.

B. het verslag van de vergadering • Taken van de voorzitter i.v.m. het verslag zijn: – controle op de inhoud van het verslag (volledig, juist, correct) – controle op de verzending aan de deelnemers – controle op verzending aan betrokken in- en externe relaties van de groep (inclusief opdrachtgever) – controle op archivering.

C. informatie aan derden

Namens de groep informeert de voorzitter ook anderen. Hij/zij is verantwoordelijk voor: • aanvullende informatie aan opdrachtgever (voortgang, knelpunten en dergelijke) • informatie aan media (als van toepassing, persbericht bijvoorbeeld) • informatie aan belangstellenden.

D. afspraken • De voorzitter draagt er zorg voor dat de in de vergadering gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Dit betreft onder meer afspraken over: – de agenda van de volgende vergadering (voorbereiding) – de uitvoering van taken door deelnemers (controle) – de uitvoering van taken door derden (opdrachtverstrekking, controle).

E. evaluatie • Ook heb je als voorzitter de taak de vergadering te evalueren. Op grond van deze evaluatie doe je voorstellen om de kwaliteit van het werk van de vergadergroep te verbeteren. • In een evaluatie besteed je aandacht aan: – het vergadergedrag van de deelnemers – het werk van de voorzitter – het werk van de notulist – de inzet van de deelnemers

COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)