26 minute read
2.3 Voorbereiding
a. Geef een aantal kenmerken van een grootschalig en van een kleinschalig evenement. b. Noem vijf grote sportevenementen die jaarlijks in Nederland georganiseerd worden. c. Heb jij weleens deelgenomen aan een groot sportevenement? Zo ja, wat vond je ervan? d. Grootschalige sportevenementen worden steeds populairder. Verklaar de toenemende populariteit van deze evenementen. Opdracht 4 Ride for the Roses (theorieopdracht) Bron - Evenementen Filmpje - Ride for the Roses a. Op welke doelgroepen is deze activiteit gericht? b. Wat is de aanleiding van dit evenement? c. Wat verklaart de populariteit van dit evenement? d. Wat komt er allemaal kijken bij de organisatie van dit evenement? 2.3 Voorbereiding Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker voor de voorbereiding van een evenement. Er moet heel wat gebeuren. Omdat evenementen heel verschillend zijn, variëren ook de werkzaamheden. Soms krijgt je een duidelijke opdracht waarbij de doelgroep, de doelstelling en de aard van de activiteiten al min of meer vastliggen. Het kan ook zo zijn dat alles nog openligt en je met een team zelf de beslissingen moet nemen. Meestal doorloop je in de voorbereiding de volgende stappen: 1. de opdracht en/of aanleiding helder krijgen 2. het team of de projectgroep samenstellen 3. doelgroep en doel vaststellen en beschrijven 4. globaal beeld van het evenement vormen 5. draaiboek opstellen (draaiboek voor de voorbereiding en voor de dag zelf). COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Stap 1: de opdracht en/of aanleiding helder krijgen
Meestal is er wel een reden of aanleiding om een evenement of toernooi te organiseren. Deze aanleidingen kunnen heel verschillend zijn. Het is belangrijk de aanleiding te kennen, omdat dit bepalend kan zijn voor je doelgroep, doelstelling en invulling. Zo kan de aanleiding het 25 jarig jubileum van een sportvereniging zijn. Waarschijnlijk wordt het dan een evenement voor alle leden en betrokkenen. Soms krijg je een opdracht om een sportief evenement te organiseren. Het is belangrijk om de opdracht duidelijk te krijgen. Lang niet in alle gevallen krijg je een duidelijk, goed omschreven opdracht, maar gaat het in de zin van ‘organiseer iets leuks voor de jeugd’. De opdrachtgever wil ook wel iets bereiken met het evenement. Bespreek bijvoorbeeld wanneer men tevreden is, wat het evenement op moet leveren. Het kan ook belangrijk zijn om al de randvoorwaarden aan de orde te stellen (aantal deelnemers, budget, accommodatie). Stap 2: het team of de projectgroep samenstellen Het kan zijn dat de samenstelling van het team of de projectgroep al vastligt. Bij het evenement zijn bijvoorbeeld drie verschillende organisaties betrokken en elke organisatie heeft een vertegenwoordiger in het team zitten. Van het samenstellen van een team of projectgroep is dan geen sprake. Als je wel zelf een groep moet samenstellen, is het belangrijk om rekening te houden met het aantal leden en met de kwaliteiten waarover de leden moeten beschikken. Organiseer je het met andere (SB-)organisaties, zoals een sportvereniging, fitnessbedrijf of welzijnsorganisatie, dan is het verstandig om vertegenwoordigers hiervan bij het team te betrekken. Daarnaast kun je kijken naar de werkzaamheden die bij de voorbereiding verricht moeten worden, zoals: • materiaal en de accommodatie • pr • vergunningen • veiligheid, EHBO • financiën • wedstrijden en het wedstrijdsecretariaat • vrijwilligers en/of medewerkers. Tips voor het samenstellen van een team of projectgroep: COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • Vraag je af wat de grootte en samenstelling moet zijn.
• Zorg dat het een goede afspiegeling is van de betrokken (SB-)organisaties. Dit is belangrijk voor het draagvlak. • Zoek naar geschikte mensen die gemotiveerd en deskundig zijn. • Maak een duidelijke taakomschrijving en taakverdeling. Zorg dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. • Zorg dat de taken evenredig verdeeld zijn. • Houd bij de taakverdeling rekening met de interesses en kwaliteiten van mensen. • Vergader kort en krachtig en werk met een actie- en besluitenlijst. Stap 3: doelgroep en doel vaststellen en beschrijven Doelgroep De doelgroep is de groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement. Bij kleinschalige evenementen vormen je deelnemers de belangrijkste doelgroep. Toch moet je ook nadenken over de belangen van overige doelgroepen, zoals bezoekers, sponsors, omwonenden en eventueel de pers. Stel jezelf de vraag waarom een bezoeker of sponsor tijd en moeite zou nemen en eventueel geld wil betalen om aan het evenement mee te doen. Wat de doelgroep betreft, kunnen zich twee situaties voordoen. In het ene geval ligt de doelgroep vast en is het belangrijk om deze groep nader te analyseren. Zo kan hockeyvereniging Oranje Wit de opdracht geven om een toernooi te organiseren voor alle jeugdteams, of vraagt de gemeente Nijmegen om een kennismakingsproject voor de basisschoolkinderen van groep 7 en 8. In het andere geval is het doel van het evenement duidelijk, maar is het de vraag voor welke doelgroep de activiteit het meest geschikt is. Zo wil fitnesscentrum Healthy een sportieve open dag organiseren om zo veel mogelijk nieuwe klanten te trekken. In zo’n situatie moet je een keuze maken voor een of meerdere doelgroepen. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.facebook.com/plugins/post.php?href=https%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FBluefingersUltimateFrisbee%2Fposts%2Fpfbid04crGnnwC4sodF1zLSA1VDtniUfJSfHQ2but8ntNPRyMyK7woCCddEkLkyAbazBWBl&show_text=true&width=500 Bestaand beeld. Kunnen jullie dit regelen via bovenstaand adres? Cityleague Zwolle 2022. Maak kennis met Ultimate Frisbee: doe mee aan de Cityleague 2022! Op 21 en 28 juni wordt er weer een Cityleague georganiseerd door de Bluefingers. In deze twee avonden maak je kennis met Ultimate Frisbee. Op beide avonden leer je de beginselen van de sport en speel je een toernooi van 19.00 tot 21.30. Je kunt je individueel opgeven of in teams van 4. Locatie: Sportpark de Marslanden, Hyacinthstraat 66, 8013 XZ Zwolle Kosten: €10,Wat de doelgroep betreft is het belangrijk om informatie te hebben over: • motorische aspecten (bewegingsvaardigheid, bewegingseigenschappen, beperkingen, (on)mogelijkheden) • cognitieve aspecten (concentratie, communicatie) COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • sociaal-affectieve aspecten (motieven van sportdeelname, interesses, wensen, behoeften).
Doel
Elk evenement heeft een bepaald doel. Soms formuleert de opdrachtgever dit doel en soms doet de projectgroep dit. Het is belangrijk om het doel zo concreet mogelijk te formuleren. Dit lukt niet altijd. Wat is nu precies het doel van het organiseren van een evenement voor alle jeugdteams van Oranje Wit? Waarschijnlijk gaat het om elkaar ontmoeten, gezelligheid, plezier en dergelijke. Dat is best moeilijk concreet te maken. Toch is het belangrijk om je bij dit voorbeeld af te vragen wanneer je tevreden bent en op grond waarvan je die conclusie gaat trekken. Enkele voorbeelden van concrete doelen zijn: • minimale deelname van 200 schoolkinderen aan het sportkennismakingsproject, waarvan 10% zich aanmeldt bij een sportvereniging of andere sportaanbieder • toename van de sportdeelname van jongeren met een migratieachtergrond in 2023 met 5% • het bevorderen van de sportdeelname van kinderen met een beperking in de leeftijd van 4 tot 12 jaar • minimale deelname van 100 campinggasten, waarvan 75% het evenement met een voldoende beoordeelt • vergroten van de naamsbekendheid van buitensportcentrum De Klimgordel. Stap 4: globaal beeld van het evenement vormen Randvoorwaarden Nu de aanleiding, doelgroep en doelstelling duidelijk zijn, is het belangrijk om een globaal beeld te krijgen van het evenement. Op basis van dit globale beeld stel je in stap 5 de werkzaamheden vast en beschrijft dit in het draaiboek. Dit globale beeld heeft onder andere te maken met de randvoorwaarden. Enkele randvoorwaarden zijn: budget, tijdstip, maximaal aantal deelnemers, accommodatie en materialen. Bij deze stap is het belangrijk om met het team al deze randvoorwaarden na te lopen, zodat je al een aardig beeld krijgt van wat je met elkaar gaat organiseren. Het maakt natuurlijk uit of je een budget van € 200 of van € 2000 hebt. Je kunt overwegen om in deze fase een voorlopige begroting op te stellen, zodat je een overzicht hebt van de inkomsten en uitgaven die je verwacht. Soms liggen tijdstip en accommodatie al vast, maar het kan ook zijn dat je deze nog moet bepalen. Het is belangrijk om goed na te denken over de datum COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) en het tijdstip. Vooral de datum en het tijdstip zijn heel belangrijk. Factoren die een rol kunnen spelen bij de keuze van de datum zijn onder andere
weersomstandigheden, andere soortgelijke evenementen, feestdagen en vakanties. Bij het bepalen van het tijdstip houd je rekening met factoren als de bereikbaarheid (files, openbaar vervoer) en de reisafstand voor de deelnemers. In deze fase gaat het ook om ideeën met betrekking tot een geschikte accommodatie. Een binnenaccommodatie heeft andere mogelijkheden dan een buitenaccommodatie. Aard van de activiteit Een belangrijk onderdeel van deze stap is het brainstormen over en het vaststellen van de aard van de activiteit. Zo kun je voor een bepaald thema kiezen. Met een thema probeer je enerzijds aan te sluiten bij de belevingswereld van de deelnemers en anderzijds bij de actualiteit, zoals: Kamp Van Koningsbrugge, Expeditie Robinson of Fortnite. Veelvoorkomende thema’s zijn: • circus • Olympische Spelen • piraten • volkeren (indianen, Eskimo’s) • dieren • strand. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=83715735&page=1&pos=29&title=Gamen-Winsum In jeugdsoos De Pluu in het Groningse Winsum wordt een LAN party georganiseerd. Jongeren spelen vier uur achter elkaar het spel Fortnite. Wanneer er sprake is van een opdrachtgever, bespreek je samen de globale plannen en de voorlopige begroting. Waarschijnlijk moet de opdrachtgever goedkeuring verlenen aan het globale programma. Stap 5: draaiboek opstellen Draaiboek voor de voorbereiding (stap 5A) Zeker bij een wat groter evenement kun je deze stap het beste in twee delen splitsen. Je maakt eerst een draaiboek waarin alle voorbereidende werkzaamheden staan en vervolgens stel je een draaiboek op voor de dag zelf. In het voorbereidend draaiboek staan de werkzaamheden ter voorbereiding van het evenement, wie die werkzaamheden uitvoert en wanneer dat moet gebeuren; wie doet wat wanneer? Je geeft in een logische volgorde (van eerst naar later) aan wat er gedaan moet worden. Het voorbereidend draaiboek geeft dus schematisch weer welke COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) werkzaamheden (wat) door wie en wanneer voorbereid moeten zijn. Ook is er ruimte voor opmerkingen en controle.
Bij het verdelen van de werkzaamheden over het team en/of vrijwilligers is het handig om rekening te houden met de verschillende kwaliteiten en interesses van mensen. Kijk ook welke taken verband met elkaar houden en dus het beste door dezelfde mensen gedaan kunnen worden. Zo kunnen de personen die zich bezighouden met de inhoud van de activiteiten het beste de materiaallijst opstellen. Een checklist voor het globale beeld van een evenement is goed bruikbaar om alle werkzaamheden in kaart te brengen en goed te verdelen. Checklist voor het globale beeld van een evenement Met een checklist wordt de kans dat je zaken over het hoofd ziet kleiner. Niet alle onderdelen in dit voorbeeld zijn bij elk sportief evenement van belang. 1. aard van de activiteit – prestatief, recreatief – individueel, teamverband – soort activiteit(en) – noodzaak alternatief (slechtweer)programma. 2. organisatievorm – winnaar/competitie of niet? – zeskamp, spelenkermis, toernooi, instuif, poulesysteem. 3. datum en tijdstip – tijdsduur – aanvang en einde – tijd van het jaar – concurrentie van andere activiteiten, activiteitenkalender. 4. accommodatie en materialen – beschikbaarheid – geschiktheid – veiligheid – capaciteit – horeca – sanitaire voorzieningen – bereikbaarheid – toegankelijkheid. 5. budget – financiële middelen COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) – sponsoring
– entreegelden. 6. medewerkers, vrijwilligers – aantal – kwaliteiten, vaardigheden – beschikbaarheid – werving. 7. wet- en regelgeving, en verzekering – noodzakelijke vergunningen (geluidsinstallatie, catering, kampvuur) – mogelijke toestemming (rolstoelen in de sporthal, gebruik van deel van openbare weg) – mogelijke verzekeringen. 8. publiciteit – bekendheid van het evenement – publiciteitsmiddelen (krant, poster, flyer) – publieksgroepen (deelnemers, sponsors, toeschouwers). 9. EHBO – noodzaak – aantal, positionering. De exacte invulling van een voorbereidend draaiboek verschilt per evenement. Een voorbereidend draaiboek kan de volgende onderdelen bevatten: • het programma (uitwerking van de activiteiten, opening en slot) • deelnemers (werving, inschrijving, uitnodiging) • organisatie (organisatievorm, wedstrijdschema, programmaboekje) • medewerkers, vrijwilligers (werven, selecteren, informeren) • accommodatie en materialen (inventariseren, reserveren, aanschaffen) • financiën, budget (begroting) • public relations, publiciteit • vergunningen, verzekeringen, regelgeving • veiligheid, EHBO. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Schema voorbereidend draaiboek
OpmerkingenControleWanneerWieWerkzaamheden 1 oktoberSuzanne en Ajith Brainstorm en keuze activiteiten 10 oktober Suzanne en Ajith Bepalen en uitwerken organisatievorm 1 oktoberStevenAccommodatie vastleggen 10 oktober StevenIdeevorming opening en slot 15 oktober SuzanneMateriaallijst opstellen 1 oktoberStevenOpstellen begroting 10 oktober AichaWervingsplan vrijwilligers 15 oktober AichaBenaderen juryleden 25 oktober AichaRegelen vergunningen 25 oktober AichaAfsluiten verzekering 15 oktober StevenOpstellen publiciteitsplan 25 oktober AjithEHBO regelen 25 oktober StevenCatering benaderen Sluitingsdatum opgave 20-11 1 november AichaUitnodiging naar deelnemers en inschrijving COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Werkzaamheden Wie Wanneer Controle
Opmerkingen
25 november StevenRegelen catering 25 november Suzanne en Ajith Speelschema vaststellen 1 december Suzanne en Ajtih Opstellen programmaboekje https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=150514456&page=1&pos=20&title=Kleine-jongen-tilt-voetbal-bij-voetbalspullen Zorg dat je alle materialen op tijd verzameld hebt. Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding? Stel dat het evenement in de laatste week van mei plaats moet vinden. Wanneer moet je dan beginnen met de voorbereiding? Dit is erg afhankelijk van de aard van het evenement. De voorbereidingstijd is vooral afhankelijk van de volgende factoren: • de omvang van het evenement COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • het al dan niet moeten werven van deelnemers en/of vrijwilligers
• financiële middelen: het al dan niet moeten werven van sponsors en/of aanvragen van subsidie • het al dan niet moeten opstellen van een (omvangrijk) publiciteitsplan • de beschikbaarheid van de accommodatie en materiaal (materiaalhuur) • de noodzaak van het inschakelen van EHBO’ers • de noodzaak van catering • de noodzaak van vergunningen of toestemming. Sommige populaire accommodaties en materialen moet je wel een halfjaar van tevoren vastleggen. Ook het werven van deelnemers en vrijwilligers, het benaderen van sponsoren en het aanvragen van subsidie kost tijd. Officiële EHBO’ers moet je soms wel drie maanden van tevoren benaderen. Organiseer je een evenement voor de eigen organisatie dan plan je en maak je de afspraken zoals dat in de organisatie gebruikelijk is. Maar ook in de eigen organisatie heb je te maken met een begroting, met de bezetting van de accommodatie en het rooster van het personeel. Bij het opstellen van het voorbereidend draaiboek, waarin je de werkzaamheden plant, moet je rekening houden met deze voorbereidingstijd. Haalbaarheid Het vaststellen van de haalbaarheid van een evenement is meestal niet aan de orde. In het merendeel van de gevallen loop je bij het organiseren van een evenement tijdens je opleiding geen financiële risico’s. Toch kan het voorkomen dat je de haalbaarheid van je evenement moet onderzoeken. Belangrijke vragen hierbij zijn: • Is er voldoende belangstelling? • Is het toernooi of evenement financieel haalbaar? • Kan ik voldoende ondersteuning krijgen? • Is het haalbaar in de tijd? • Is er een geschikte locatie beschikbaar? • Zijn er vergunningen nodig en zijn die nog aan te vragen binnen de gestelde termijn? Verdiepingsstof - Vergunning en evenementen COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Dagdraaiboek (stap 5B)
Bij stap 5A heb je een voorbereidend draaiboek opgesteld. Je hebt hierin alle werkzaamheden opgenomen en het is duidelijk wie wat wanneer doet om te garanderen dat je het evenement op de geplande datum kunt uitvoeren. De belangrijkste werkzaamheden tijdens tijdens deze stap zijn: • uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek • opstellen dagdraaiboek. Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek Het is belangrijk dat een van de leden van de projectgroep controleert of de medewerkers hun werkzaamheden op tijd uitvoeren en of iedereen zich aan de afspraken houdt. Waarschijnlijk is dit de taak van de sport- en bewegingsleider. Als alles op rolletjes loopt, heb je geen problemen. Heeft een medewerker het werk niet gedaan zoals afgesproken of is hij niet op tijd klaar met het werk, dan moet iemand dit met hem bespreken; mogelijk ben jij dat. Het controleren van de voortgang is een belangrijke taak. Het is raadzaam om voor het verstrijken van de deadline te vragen wat de stand van zaken is. Dit voorkomt dat je voor onaangename verrassingen komt te staan. In sommige gevallen kun je dan bijspringen en de betreffende medewerker ondersteunen. Als je de coördinatie hebt over een klein evenement, wil dit niet zeggen dat je ook alles moet weten en kunnen. Maak gebruik van de kwaliteiten van de medewerkers en vraag het aan ze als je iets niet weet. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=420461353&page=1&pos=27&title=Illustratief-videobellen-op-kantoor Het draaiboek wordt tijdens een online-overleg besproken. Het voorbereidend draaiboek is een werkdocument dat steeds kan veranderen door onverwachte situaties of voortschrijdend inzicht. Houd het draaiboek up-to-date. Draaiboek In het draaiboek staat voor vanavond een werkoverleg gepland met Leo. Leo had de taak het dagdraaiboek uit te werken en vanavond bespreken jullie dat. Op basis van dit dagdraaiboek benader jij komende week de vrijwilligers die willen assisteren bij de spelonderdelen. Nu belt de vrouw van Leo op met de mededeling dat Leo al twee weken ziek is en het dagdraaiboek niet af heeft. Hij is wat aan het opknappen en hoopt volgende week aan het dagdraaiboek te kunnen werken. Hij stelt voor om over twee weken bij elkaar te komen. Je ziet dat je het voorbereidend draaiboek moet bijstellen. Dat kan op twee COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
manieren. Of je schuift alles wat met het dagdraaiboek te maken heeft twee weken op, of jij of een andere medewerker neemt de taak van Leo over om zo hopelijk het tijdverlies te beperken. Je ziet door dit voorbeeld dat het voorbereidend draaiboek een dynamisch en actueel werkdocument is waarmee alle betrokkenen moeten werken en waaraan iedereen houvast heeft. Opstellen dagdraaiboek Het dagdraaiboek bevat in juiste volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden. Ook nu geef je aan door wie wat moet gebeuren op welk moment. Eventueel kun je een kolom ‘controle en opmerkingen’ opnemen. Zo kun je de voortgang van het evenement op de dag zelf bewaken en tijdig inspelen op veranderingen. Onderdelen van het dagdraaiboek • het programma Wie regelt en is verantwoordelijk voor welke activiteiten, de opening en het slot? • Wie stelt het programmaboekje op ? • deelnemers Wie regelt en is verantwoordelijk voor de ontvangst en de begeleiding van de deelnemers? • organisatie Wie regelt en is verantwoordelijk voor het uitdelen programmaboekjes, ophalen uitslagenbriefjes, wedstrijdsecretariaat en ingrijpen bij onverwachte omstandigheden? • accommodatie en materialen Wie regelt en is verantwoordelijk voor het tijdig ophalen van de materialen, de toebedeling van kleedlokalen, aankleding en inrichting (opbouw) van de accommodatie, het opruimen en terugbrengen van de materialen? • medewerkers, vrijwilligers Wie regelt en is verantwoordelijk voor de ontvangst van de vrijwilligers, het informeren en begeleiden van de vrijwilligers, het evalueren met hen en het bedanken? COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
• EHBO Wie regelt en is verantwoordelijk voor de EHBO, het ontvangen van de EHBO’ers en het bedanken van hen? https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=57796673&page=3&pos=86 EHBO’ers zijn heel belangrijk bij een sportevenement, zoals de vierdaagse. Schema dagdraaiboek OpmerkingenControleTijdstipWieWerkzaamheden Rode hesjes niet aanwezig 16.00 uur vrijdag Suzanne en Ajith Ophalen materialen Denk aan vrijhouden nooduitgang 7.00 uurAllemaalOpbouw accommodatie en klaarzetten materialen 8.15 uurAjithOntvangst EHBO’er COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Werkzaamheden Wie Tijdstip Controle
Opmerkingen
Twee vrijwilligers niet aanwezig 8.15 uurAichaVoorbespreking vrijwilligers Team uit Waalre komt halfuur later Vanaf 8.30 uur Suzanne en Ajith Ontvangst deelnemers 9.00 uurStevenOpening evenement 9.30 uurAichaStart eerste onderdelen AichaAlgemene coördinatie StevenCatering 16.00 uurSuzanneAfronding evenement (slotactiviteit) 16.30 uurAichaAfronding, dankwoord 16.30 uurAllenOpruimen materialen en accommodatie 17.00 uurAichaEvaluatie vrijwilligers 17.30 uurSuzanne en Ajith Terugbrengen materialen Het is handig om een concept van het dagdraaiboek tijdig af te hebben. In de laatste weken kan het concept nog veranderen, bijvoorbeeld door een tegenvallend of meevallend aantal deelnemers. De organisatie rekende op COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) tien teams en nu heb je er maar zeven. Dit betekent dat je oorspronkelijke speelschema niet meer voldoet en je een aanpassing moet doen. Op een
gegeven moment moet je het dagdraaiboek definitief maken. Ook dit moment is afhankelijk van de grootte van het evenement, maar twee weken voor de aanvang moet het wel klaar zijn.
Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek
Bij een groot evenement kan het onderdeel ‘Programma’ uit het dagdraaiboek weer onderverdeeld worden in een aantal deelactiviteiten. Elk onderdeel van het programma heeft zijn eigen planning. Hierin staat het volgende vermeld: • wie de betrokkenen zijn en wat hun taken zijn (taakverdeling) • planning in de tijd. Wie doet wat wanneer (actielijst, voortgangscontrole)? • eventueel waar (locatie) de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
Als voorbeeld zie je hier het programma van het 100-jarig bestaan van zeilvereniging Nautilus. Het evenement begint op vrijdagavond en eindigt zondagmiddag.
Nautilus programma 100-jarig bestaan Vrijdag 18.00 uur: aankomst leden en genodigden 19.00 uur: receptie 19.15 uur: toespraken en officiële opening 20.00 uur: demonstratie van de kinderen van de zeiltraining in hun optimisten 21.30 uur: einde receptie 22.00 uur: nachtpuzzeltocht met boten op het water 23.30 uur: prijsuitreiking in het clubhuis 01.00 uur: sluiting clubhuis Zaterdag 08.00 uur: ochtendwandeling door de bossen 09.00 uur: gezamenlijk ontbijt 10.30 uur: viswedstrijd en spelletjes voor de kleintjes 11.30 uur: prijsuitreiking viswedstrijd en spelletjes 13.00 uur: teamwedstrijden met eenmansboten 16.00 uur: prijsuitreiking teamwedstrijden 17.00 uur: borrelen COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
18.00 uur: zeilersmaaltijd 20.00 uur: groot feest in het clubhuis 01.00 uur: sluiting clubhuis Zondag 10.00 uur: versieren van de optimisten door de jeugd 10.45 uur: admiraalzeilen met alle boten en versierde optimisten 12.00 uur: terugvaart naar de haven 14.00 uur: nautisch spektakel op het water 16.00 uur: sluiting https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=424486711&page=1&pos=7 Voorbeeld van een deelactiviteit Planning 100-jarig bestaan Nautilus, teamwedstrijden met eenmansboten Jan JansenCoördinator: Piet van den Brom en Liza WillemsenOrganisatoren: COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Opzet:
Twee teams (drie boten per team) varen wedstrijden tegen elkaar. Het gaat erom als team een zo goed mogelijke prestatie neer te zetten. Op het water, voor het clubhuis, zodat de toeschouwers de wedstrijden kunnen volgen. Er wordt gevaren in een driehoeksbaan. Hoofdlocatie: Halve competitie: A-B A-C A-D C-D B-D B-C Wedstrijdschema: Jan: wedstrijdschema en de algemene zaken Piet: alles op het water Liza: de start en finish Taken tijdens de wedstrijden: AantekeningenActieLocatieActiviteitTijd Zelf teams indelenJanClubhuisInschrijven deelnemers 10:00 Eerste rak in de windPietWaterBoeien uitleggen11:00 15 minuten per wedstrijdLizaStarttoren1e start13:00 Vier prijzenJanClubhuisPrijsuitreiking16:00 JanClubhuisOpruimen16:30 LizaStarttoren Boeien in de loodsPietWater Toelichting onderdelen dagdraaiboek Het merendeel van de werkzaamheden in de voorbereidingsfase spreekt voor zich. Dit zijn de belangrijkste onderdelen van het dagdraaiboek, die bepalend zijn voor het slagen van een sportief evenement: • het programmaboekje • de ontvangst en afronding • het wedstrijdsecretariaat • de materiaallijst COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • EHBO.
Verdiepingsstof - Websites draaiboek
Het programmaboekje
Het programmaboekje moet voor deelnemers, bezoekers en sponsors heldere informatie geven. Het is een soort spoorboekje met het traject in tijd van ontvangst tot en met de afsluiting. In een van de volgende thema’s komt het programmaboekje kort aan de orde als een van de pr-middelen.
In de eerste plaats moet je bepalen of je wel een programmaboekje moet maken. Je zult de kosten en baten tegen elkaar af moeten wegen. Bij een kleinschalig evenement zou je het programma ook op kunnen hangen. Het programmaboekje bestaat meestal uit de volgende onderdelen: • woord van welkom • algemene informatie • informatie over de accommodatie, velden, kleedlokalen, kantine, EHBO, wedstrijdsecretariaat • deelnemerslijsten, deelnemende teams, poule-indeling, uitslagenlijsten • volledig schema met alle activiteiten, waaronder de opening, het speel- of wedstrijdschema en de afsluiting (prijsuitreiking) • spelregels. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=378036382&page=5&pos=243&title= Onderdeel G-korfbal. Beste deelnemers, Dit is het programmaboekje van het BB korfbaltoernooi 2022. Ook dit jaar vindt het toernooi weer plaats bij KV Volharding. De afgelopen jaren was het een groot succes, en dat zal ook dit jaar weer zo zijn. Als u na het lezen van boekje nog vragen hebt, horen wij dat graag. Wij wensen alle teams alvast heel veel plezier en succes. Namens het organisatiecomité, Wies van Dongen Lennard Kleinscholten COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Speelschema Aanvang Einde Poule A Poule B Poule C Poule D
Veld 4Veld 3Veld 2Veld 1 13-149-105-61-210.2010.00 15-1611-127-83-410.4510.25 13-159-115-71-311.1010.50 14-161-126-82-411.3511.15 16-1312-98-54-112.0011.40 14-1510-116-72-312.2512.05 Pauze Nr. 4 poule A –Nr. 3 poule A –Nr. 2 poule A –Nr. 1 poule A –13.2013.00 Nr. 4 poule B Nr. 3 poule B Nr. 2 poule B Nr. 1 poule B Nr. 4 poule C –Nr. 3 poule C –Nr. 2 poule C –Nr. 1 poule C –13.4513.25 Nr. 4 poule D Nr. 3 poule D Nr. 2 poule D Nr. 1 poule D Algemene informatie Vooraf Sportiviteit staat voorop. De organisatoren zijn te herkennen aan het roze T-shirt. Omkleden De kleedkamers worden gedeeld met meerdere teams. Houd hier rekening mee. De kleedkamers gaan niet op slot. Laat dus geen waardevolle spullen achter COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) in het kleedlokaal. Houd het kleedlokaal netjes
Roken/alcohol Roken is op en rond de velden niet toegestaan. Er wordt ook gespeeld op kunstgras en roken kan schade toebrengen aan deze velden. EHBO/blessures Op het complex bevindt zich een EHBO-post (zie plattegrond). Er zijn twee EHBO’ers aanwezig die herkenbaar zijn aan een geel hesje. De toernooiorganisatie is niet aansprakelijk in het geval van blessures. Deelname is geheel op eigen risico. Wangedrag Wanneer een speler een ernstige overtreding begaat, mag de scheidsrechter een tijdstraf van 5 of 10 minuten geven. Bij ernstig wangedrag kan de toernooileiding besluiten de betreffende speler voor de rest van het toernooi te schorsen. Ontvangst en afronding De eerste klap is een daalder waard, dus de start moet vlot en prettig verlopen. Het goed ontvangen van de deelnemers en overige betrokkenen is dan ook van groot belang. Er moet iemand verantwoordelijk zijn voor het hartelijk welkom heten van de deelnemers en die duidelijk maakt wat van hen wordt verwacht: • Waar moeten ze verzamelen? • Waar kunnen ze zich omkleden en waar kunnen ze eventueel waardevolle spullen kwijt? • Hoe laat worden ze waar verwacht voor een algemene opening en de start van de activiteiten? Deze informatie kan in het programmaboekje staan. Overweeg te beginnen met een welkomstwoord. In een welkomstwoord heet je de gasten welkom en stel je ze op hun gemak. Daarnaast kun je aandacht vragen voor bijzonderheden en de gastvrijheid van de organiserende instantie en/of accommodatie. De toon moet in elk geval vriendelijk, respectvol en COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) motiverend zijn.
Na een geslaagde dag is het belangrijk dat de deelnemers en bezoekers met een goed gevoel naar huis gaan. Daarom verdient de prijsuitreiking en de afronding in de vorm van bijvoorbeeld een slotwoord een gedegen voorbereiding. Een lijstje met mensen (gastheer, sponsors, vrijwilligers, deelnemers) die je wilt bedanken hoort daarbij. Wedstrijdsecretariaat Het wedstrijdsecretariaat draagt zorg voor het snel en goed verwerken van de resultaten en het zichtbaar maken van het verloop van het toernooi of evenement. Het verwerken van de resultaten is afhankelijk van de gekozen organisatievorm. Bij een aantal recreatieve organisatievormen is dit niet aan de orde; hier geldt: meedoen is winnen. Elke organisatievorm kent zijn eigen aanpak. Bij een instuif of spelenkermis kun je kiezen voor een strippen- of stempelkaart die de deelnemers af laten tekenen na het volbrengen van een bepaalde activiteit. Na afloop leveren zij een volle strippenkaart in bij het (wedstrijd)secretariaat. Dit kan een aandenken of presentje opleveren. Bij de roulatiesystemen, zoals het klokopschuifsysteem, kun je het beste aan elke deelnemer (individuele activiteiten) of aan elk team (groepsactiviteiten) een scorekaart meegeven. De begeleiders van de betreffende activiteiten vullen na elke ronde hierop het resultaat in en na afloop leveren de deelnemers de kaart in bij het secretariaat. Desgewenst kan er voor elke afzonderlijke activiteit een winnaar aangewezen worden en/of een overallwinnaar. Scorekaarten bij golf en midgetgolf zijn hier een voorbeeld van. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
https://www.anpfoto.nl/search.pp?pictureid=413142279&page=2&pos=37&title= Scorekaart bij midgetgolf. Bij de wedstrijdgerichte vormen kan het beste gewerkt worden met scorebriefjes. Na afloop van een wedstrijd wordt het resultaat genoteerd op een scorebriefje. Het wedstrijdsecretariaat verwerkt de resultaten aan de hand van de ingeleverde briefjes. Materiaallijst Bij een wat groter evenement of toernooi is het niet alleen belangrijk om een goede materiaallijst per activiteit te hebben, maar heb je ook een totaaloverzicht nodig. Hiervoor moet iedereen wel op dezelfde manier en tijdig de eigen deellijst compleet hebben. Met een totaallijst heb je een beter overzicht, wat ook handig is voor het bestellen of huren van materiaal. Een materiaallijst is een overzicht van al het materiaal dat je nodig hebt met daarbij vermeld wie dit regelt. Voor de deelactiviteit van Nautilus kan de volgende materiaallijst gemaakt worden. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Materiaallijst deelactiviteit Nautilus
Wat hebben we nodig Aantal Wie regelt dit
Deelnemerslijsten 1 Liza Boten 6 Jan Rescue 1 Piet Boeien Piet Startvlaggen 4 Liza Toeter 1 Liza Megafoon 1 Jan Stopwatch 2 Liza Prijzen 4 Jan Microfoon 1 Jan
EHBO
Tijdens het evenement kunnen er ongelukken gebeuren. Het is niet te hopen, maar wees er wel op voorbereid. Waar moet je aan denken? • een complete EHBO-kist • een of meer gediplomeerde EHBO’ers, afhankelijk van de grootte van het evenement • het alarmnummer 112 • het telefoonnummer en adres van de dichtstbijzijnde huisarts • het adres van het dichtstbijzijnde ziekenhuis, voor als je iemand naar het ziekenhuis moet brengen. Verdiepingsstof - Richtlijnen EHBO bij evenementen Opdracht 5 Aanleiding (theorieopdracht) Bron - Voorbereiding
a. In de eerste stap van de voorbereiding probeer je achter de aanleiding te komen en/of de aanleiding te omschrijven. Geef een aantal mogelijke aanleidingen voor een evenement. b. Wat is het voordeel van een duidelijke aanleiding voor een evenement? c. Waarom heeft een bepaalde aanleiding invloed op de inhoud van een evenement? Opdracht 6 Projectgroep (theorieopdracht) Bron - Voorbereiding a. Wat versta je onder een projectgroep? b. Wat zijn de voor- en nadelen van het werken met een projectgroep? c. Wat zijn de belangrijkste werkzaamheden van een projectgroep? Opdracht 7 Doel formuleren (theorieopdracht) Bron - voorbereiding Bekijk de voorbeelden van evenementen hierna. Omschrijf bij elk evenement een passend en concreet doel. a. Sportkennismakingsproject voor kinderen uit het speciaal onderwijs b. Open dag bij fitnesscentrum Sportlife c. Kind-oudertoernooi bij korfbalvereniging Swift ’68 d. Zeskamp op camping de Wielewaal e. Sportdag op basisschool de Krul Opdracht 8 Voorbereidend draaiboek (theorieopdracht) Bron - Voorbereiding a. Wat versta je onder een voorbereidend draaiboek? b. Wat zijn de onderdelen van een voorbereidend draaiboek? c. De sportvereniging waar je lid van bent (of ooit lid van bent geweest) vraagt jou om voor de kinderen van 6 tot en met 10 jaar een kind-oudertoernooi COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) te organiseren. Geef een globaal beeld van dit toernooi.
d. Vul voor dit toernooi globaal de onderdelen van het voorbereidend draaiboek in.
Opdracht 9 Dagdraaiboek (theorieopdracht) Bron - Voorbereiding Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingsfase is het opstellen van een dagdraaiboek. a. Waarom is het handig om een dagdraaiboek op te stellen? Wat zijn de voordelen van het werken met een dagdraaiboek? b. Beschrijf de verschillende onderdelen van een dagdraaiboek. Opdracht 10 Dagdraaiboek opstellen (theorieopdracht) Bron - Voorbereiding De sportvereniging waar je lid van bent (of ooit lid van bent geweest) vraagt jou om voor de kinderen van 6 tot en met 10 jaar een kind-oudertoernooi te organiseren. a. Stel voor het kind-oudertoernooi een globaal dagdraaiboek op. b. Hoe zou je de ontvangst regelen? c. Werk je in dit voorbeeld met een wedstrijdsecretariaat of niet? Leg je antwoord uit. d. Hoe ziet je materiaallijst eruit? e. Zou je voor dit toernooi EHBO regelen? Waarom wel/niet? f. Hoe zou je de afronding organiseren? Opdracht 11 Beoordelen dagdraaiboek (theorieopdracht) Bron - Voorbereiding COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) Zoek op internet een dagdraaiboek van een toernooi of evenement.
