49231 S&R Basisdeel Thema 5

op yr

C

m

tB oo

ig h be ro e

ps on d

er w ijs

THEMA 5 VOORRAADBEHEER

INHOUD Voorraadbeheer .......................................................................................................................... 3

er w ijs

Introductie ................................................................................................................................... 3 Wat-is-voorraadbeheer? ........................................................................................................... 8 Wat-is-voorraadbeheer? .............................................................................................................. 8 Zicht-hebben-op-je-voorraad .................................................................................................... 11 Voorraadkosten:-de-drie-R-en .................................................................................................. 16

ps on d

Optimale-voorraad .................................................................................................................. 18 Optimale-voorraad .................................................................................................................... 18 Randvoorwaarden-voorraad ..................................................................................................... 19 Omloopsnelheid ......................................................................................................................... 20 Service-en-kwaliteit ................................................................................................................... 24 Veiligheidsvoorraad ................................................................................................................... 25

be ro e

Stappenplan-voorraadbeheer ................................................................................................ 26 Stappenplan-voorraadbeheer ................................................................................................... 26 Voorraadbeheermethode .......................................................................................................... 29 Zorg-voor-snelle,-betrouwbare-toeleveranciers ...................................................................... 30 Maak-geregeld-de-balans-op-(inventariseren) ........................................................................ 31

tB oo

m

Inkopen-en-ontvangen-van-goederen .................................................................................. 35 Inkopen-en-ontvangen-van-goederen ...................................................................................... 35 Wie-is-verantwoordelijk? ........................................................................................................... 38 Ontvangen-van-goederen .......................................................................................................... 39 De-goederenontvangst-afronden ............................................................................................. 43 Emballage ................................................................................................................................... 44 Uitgeven-en-innemen-van-goederen .................................................................................... 46 Uitgeven-en-innemen-van-goederen ........................................................................................ 46 Administratie .............................................................................................................................. 48

ig h

Afsluiting ................................................................................................................................... 50

op yr

Vaktaal ......................................................................................................................................... ?

C

Project-Thema-5-Inventarisatieplan .................................................................................... 53 Voorbereiden .............................................................................................................................. 54 Uitvoeren .................................................................................................................................... 55 Terugkijken ................................................................................................................................. 55

2

Voorraadbeheer

er w ijs

INTRODUCTIE Stel je voor: het sport- en recreatiebedrijf is een lichaam. De voorraad is het bloed van het lichaam. De voorraadbeheerder is dan het hart van het lichaam. Je zorgt ervoor dat het bloed (de voorraad) door het lichaam (het sport- en recreatiebedrijf) blijft stromen. Daarnaast zorgt je ervoor dat het bloed (de voorraad) uit de juiste bestanddelen blijft bestaan.

ps on d

De medewerker sport en recreatie zorgt ervoor dat het lichaam gezond blijft. Dit kan alleen als je kennis hebt van het lichaam en wat daarin gebeurt. Als voorraadbeheerder moet je kennis hebben van het systeem van voorraadbeheer. Je brengt de voorraad in kaart en signaleert tekorten of te veel voorraad. Je controleert en registreert. Dan weet je ook wanneer er zaken niet kloppen. Ook breng je je leidinggevende op de hoogte van de voorraad.

be ro e

Ben je de voorraadbeheerder van de organisatie, dan heb je een verantwoordelijke functie. Te veel voorraad is niet wenselijk. Te weinig voorraad ook niet. Dit leidt namelijk tot te hoge kosten voor opslag of tot verlies van gasten als je de artikelen niet beschikbaar hebt. Dit kost geld.

Voorraadbeheer is dus een belangrijk deel van het bedrijf. Vaak is voorraadbeheer een ondergeschoven kindje. Er is nog veel te leren op dit gebied.

Leerdoelen

m

De werkzaamheden van de voorraadbeheerder zijn veelomvattend. Je moet heel veel weten en bijhouden. Doe jij je werk niet goed, dan draait het sport- en recreatiebedrijf minder goed.

Je kunt de voorraad (aanwezigheid, aantal, houdbaarheid) nauwgezet controleren.

2.

Je kunt de voorraad op de juiste wijze aanvullen en de goederen/producten op de juiste wijze opslaan.

3.

Je kunt (dreigende) tekorten signaleren en bespreken met je leidinggevende.

4.

Je kunt bestellingen in ontvangst nemen en controleren.

5.

Je kunt gegevens over de voorraad registreren (in een systeem) en rapporteren.

6.

Je kunt de richtlijnen en het protocol van de organisatie nauwgezet volgen.

7.

Je kunt over de uitgevoerde werkzaamheden rapporteren aan je leidinggevende.

C

op yr

ig h

tB oo

1.

Opdracht 1 Voorbereiden

Bekijk de leerdoelen hiervoor. Je ziet wat je moet kunnen en kennen om de voorraad te beheren.

En je ziet waarop je beoordeeld wordt tijdens de theorie- en praktijktoets. a. Welk leerdoel lijkt jou uitdagend? Waarom?

3

Voorraadbeheer

b. Waar zie je tegenop? Leg uit waarom.

er w ijs

c. Welke ervaring heb je al met deze leerdoelen?

be ro e

Opdracht 2 Praktijkvoorbeeld

ps on d

d. Geef een voorbeeld van een situatie waarin je deze leerdoelen tegenkomt in je werk als medewerker sport en recreatie.

C

op yr

ig h

tB oo

m

Medewerker sport en recreatie (m/v)

4

Outdoorcentrum Kilimanjaro is per direct op zoek naar een medewerker sport en recreatie voor 38 uur in de week. Jouw werkplek is in het hart van de organisatie, namelijk in het centrale magazijn. Hier worden alle outdoormaterialen en ook de voorraad voor de horeca opgeslagen.

Heb je affiniteit met logistiek? Dan is deze baan wellicht iets voor jou!

Introductie

er w ijs

Functie-inhoud: • verwerken van binnengekomen goederen • verwerken van retouren • communiceren met leveranciers • beheren en controleren van voorraad • centrale magazijn up-to-date houden.

ps on d

Het profiel: • Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau.

• Je hebt uitstekende typevaardigheden.

• Je kunt goed omgaan met computersystemen.

• Je kunt uitstekend omgaan met Word, Excel en Outlook.

• Je beschikt over rijbewijs B. • Je bent communicatief sterk en je bent een teamplayer met veel enthousiasme.

Spreekt deze functie jou aan?

be ro e

Wij bieden je: • een uitdagende, afwisselende functie in een leuke (sportieve) en informele werkomgeving • marktconform salaris • aantrekkelijke personeelskorting • prettige werksfeer.

Stuur jouw sollicitatiebrief met cv en (pas)foto naar: rowena@kilimanjaro.nl

tB oo

m

Of per post naar: Outdoorcentrum Kilimanjaro Postbus 14, 1234 AB Sliedrecht

ig h

a. Bespreek de woorden die je niet begrijpt of zoek ze op.

C

op yr

b. Waarom denk je dat dit praktijkvoorbeeld bij dit thema gekozen is?

5

Voorraadbeheer

er w ijs

c. Vragen over het praktijkvoorbeeld: Werk samen met een groep van drie klasgenoten. Samen bereiden jullie de sollicitatie naar deze functie voor.

• Bespreek deze vacature.

• Maak met je klasgenoten een lijst met vaardigheden die je moet beheersen om deze functie uit te kunnen voeren.

• Maak met je klasgenoten een lijst van de benodigde kennis om deze functie uit te kunnen voeren.

• Maak voor jezelf een overzicht van de vaardigheden en kennis die je goed en minder goed beheerst.

be ro e

d. Wat leer je van dit praktijkvoorbeeld?

ps on d

Bespreek het profiel.

• Geef aan welke onderdelen van het profiel je beheerst en welke je minder goed beheerst.

• Geef aan hoe je aan kunt tonen dat je bepaalde onderdelen goed beheerst.

• Welke onderdelen beheers je minder goed? Welke passen bij dit thema?

tB oo

m

e. Wat wil je van het thema ‘Ruimtes gebruiksklaar maken’ leren?

Opdracht 3 Het Sportcentrum

ig h

Bekijk het filmpje van sportcentrum Optisport (scroll naar beneden).

Filmpje sportcentrum Optisport

C

op yr

a. Noteer uit welke bedrijfsonderdelen Optisport bestaat.

6

Introductie

be ro e

ps on d

c. Bij welk bedrijfsonderdeel zal voorraadbeheer een grote rol spelen?

Zet de bedrijfsonderdelen in volgorde.

er w ijs

b. Noteer bij elk bedrijfsonderdeel drie goederen die er op voorraad gehouden zullen worden.

tB oo

m

d. Waarom heb je voor deze volgorde gekozen?

C

op yr

ig h

e. Welk bedrijfsonderdeel zal het meest met bestellen en ontvangen van goederen te maken hebben?

Verklaar je antwoord.

Opdracht 4 Nulmeting Overleg met je docent of je de nulmeting gaat maken en wanneer.

Nulmeting - Thema 5

7

WAT IS VOORRAADBEHEER? Wat is voorraadbeheer?

ps on d

Redenen om een voorraad aan te houden Er zijn verschillende redenen om een voorraad aan te houden: • om te zorgen dat je extra vraag kunt opvangen • om levertijden te overbruggen • om te zorgen dat het werk door kan gaan (continuïteit).

er w ijs

Met voorraadbeheer heb je de verantwoording over de voorraden. Je moet voorraden op een bepaald niveau houden. Hiervoor moet je goed plannen en organiseren, zodat de voorraden naar de organisatie komen en vervolgens naar de plek gaan waar ze nodig zijn. Dit noemen we de goederenstroom. Je doet dus meer dan alleen tellen hoeveel goederen in het magazijn liggen en hoeveel goederen er weer uitgaan. Voorraadbeheer is het beheren, plannen en organiseren van voorraden en het bewaken van de hele goederenstroom binnen de organisatie.

be ro e

Extra vraag Bij de grootte van de voorraad kun je rekening houden met mogelijke extra vraag, bijvoorbeeld vanwege feestdagen, mooi weer of extra aandacht voor een product. Zeker bij artikelen met een lange levertijd kun je zorgen dat er extra voorraad is. Als je te maken hebt met gasten kan een te lage voorraad ervoor zorgen dat je nee moet verkopen. Dat is niet prettig en niet klantvriendelijk.

tB oo

m

Levertijd De tijd tussen het moment van bestellen en de levering van de goederen heet de levertijd. Deze levertijd kan verschillen per leverancier. De ene leverancier zal binnen een paar dagen kunnen leveren, de andere heeft misschien drie weken nodig.

C

op yr

ig h

Continuïteit In een organisatie vinden veel processen plaats die door moeten kunnen gaan. Dit noem je continuïteit: het werk gaat continu door. Je kunt het werk vaak niet even stilleggen omdat een product op is. Daarom hebben bedrijven voorraden. Dan kan het werk altijd doorgaan, ook als een product een keer te lang onderweg is.

8

Wat is voorraadbeheer?

Opdracht 1 Op tijd bestellen Schrijf bij iedere situatie op wat je doet en waarom je het doet. Schrijf ook op welke van de drie redenen om een voorraad aan te houden een rol spelen.

er w ijs

Situatie 1 Je helpt in de keuken bij een bedrijf voor outdooractiviteiten. Morgen is er een buitenactiviteit gepland voor twintig gasten. Er moeten twintig lunchpakketjes gemaakt worden. Je ziet dat de doos met plastic zakjes voor het brood leeg is.

be ro e

Situatie 2

ps on d

a.

Je werkt bij de horeca-afdeling van een groot sport- en recreatiecentrum en je ziet dat in de keukenkastjes bijna geen kruiden meer staan.

tB oo

m

b.

Situatie 3

op yr

ig h

Je haalt toiletpapier uit het magazijn van het zwembad. Je ziet dat een aantal schappen waar je vaak een product uit moet halen leeg zijn. In de computer zie je dat er geen voorraad is en dat er niets in bestelling staat.

C

c.

9

Voorraadbeheer

Situatie 4 Je bereidt een open dag voor het fitnesscentrum voor. Volgende week komen er veel mensen waarvan jullie hopen dat ze klant worden. Je ontdekt dat de welkomstpakketjes bijna op zijn.

ps on d

Opdracht 2 Voorraadproblemen

er w ijs

d.

Bij de volgende situaties is de continuïteit van activiteiten een probleem.

tB oo

m

be ro e

Situatie 1 Naim zorgt ervoor dat de voorraden in de kantine in orde zijn. Hij is verantwoordelijk voor alle artikelen die gebruikt worden in de kantine. Hij controleert de voorraad drank en etenswaren, het bestek, het servies en de glazen. Als hij dat gecontroleerd heeft, geeft hij dit door aan zijn leidinggevende. Hij heeft niet gezien dat er onvoldoende glazen zijn. Daardoor kunnen veel minder gasten te drinken nemen. Dit kost de organisatie dus geld. Er wordt minder frisdrank verkocht. a. Hoe ga je voorkomen dat dit probleem zich opnieuw voordoet? Ga in je antwoord in op ‘extra vraag’ en ‘levertijd’.

C

op yr

ig h

Situatie 2 Denceney heeft voor een groep kinderen een activiteit met ballen en stokken voorbereid. Zijn gasten hebben daar vorige week om gevraagd. Denceney komt bij het materiaalhok, maar vindt geen ballen en stokken. Daar baalt hij van. Zijn voorbereiding valt hierdoor in het water.

Zijn gasten vinden dit ook jammer. Ze hadden zich er erg op verheugd. Zijn gasten hadden meer professionaliteit verwacht van deze organisatie. b. Hoe ga je voorkomen dat dit probleem zich opnieuw voordoet? Ga in je antwoord in op ‘extra vraag’ en ‘levertijd’.

10

Wat is voorraadbeheer?

Opdracht 3 Vervelende situatie

er w ijs

a. Welke soort artikelen moet jij bestellen op je werk of je stageplek? Als je geen werkplek of stageplek hebt, bedenk je welke spullen er besteld moeten worden op je school.

ps on d

b. Bedenk van één artikel welke vervelende situatie er ontstaat als het niet op tijd besteld is en op is. Schrijf dat op een briefje.

be ro e

c. Verdeel de klas in twee groepen.

Groep 1 gaat in een cirkel staan met het gezicht naar de buitenkant van de cirkel. Deze groep is de binnenste cirkel.

Groep 2 gaat met het gezicht naar de binnenste cirkel om de binnenste cirkel heen staan.

Deze groep is de buitenste cirkel.

Je staat nu tegenover een klasgenoot. Vertel de ander over de situatie die je op je briefje hebt geschreven. Als de een klaar is, vertelt de ander over de situatie op zijn briefje.

Daarna draait de binnenste cirkel één persoon verder met de klok mee. De buitenste cirkel draait één persoon verder tegen de klok in. Vertel de persoon die nu tegenover je staat over de situatie op je briefje. Herhaal dit tien keer.

ig h

tB oo

m

d. Bedenk daarna welke situatie van een ander je het meest bijzonder vond en waarom. Vertel elkaar daarover.

Zicht hebben op je voorraad

C

op yr

De opdrachten maken duidelijk dat je voorraad moet hebben. Hoeveel voorraad je in ieder geval moet hebben, is niet precies te zeggen. Dit is per organisatie verschillend. Een goede stelregel is: het werk moet altijd door kunnen gaan. Dus genoeg glazen in de kantine, voldoende sport- en recreatiemateriaal in het materiaalhok en ga zo maar door. Je moet precies weten hoeveel goederen je hebt ingekocht en hoeveel goederen je verkoopt, verhuurt of nodig hebt voor de activiteiten. Weet je dat, dan weet je precies wat je op voorraad hebt.

De voorraad moet je op een minimum peil houden. De minimale voorraad is de voorraad die nodig is om het werk door te kunnen laten gaan. Zakt het aantal eronder, dan moet je nieuwe goederen bestellen. Te weinig voorraad betekent dat je de activiteiten niet kunt uitvoeren en geen producten kunt verkopen of verhuren. Dit brengt geen geld op en leidt tot ontevreden

11

Voorraadbeheer

be ro e

ps on d

er w ijs

gasten. Er is ook een maximum peil aan je voorraad. De maximale voorraad is de voorraad die bij acceptabele kosten maximaal aanwezig kan zijn. Te veel voorraad brengt namelijk extra kosten met zich mee.

Lees meer in Verdiepingsstof - Voorraadsoorten.

Verdiepingsstof - Voorraadsoorten

tB oo

m

Zicht op de voorraad: • tellen • schriftelijke administratie • computeradministratie.

ig h

Goed zicht houden op je voorraad kan op meerdere manieren. Het tellen van de voorraad is het meest eenvoudige. Tenminste, als de voorraad niet te groot is. Is de voorraad wat groter, dan houd je de voorraad in een schriftelijke administratie bij. Bij grotere magazijnen wordt een voorraadsysteem ingericht en houdt de computer de voorraad bij.

C

op yr

Een goed voorbeeld is de streepjescode (‘barcode’) die supermarkten en winkels gebruiken. Op moment van verkoop weet je precies welk product de deur uitgaat. Dit wordt opgeslagen in de computer. Je hebt direct een overzicht van je goederen. Er zijn ook speciale computerprogramma’s om zicht op de voorraad te krijgen.

Scannen van een barcode.

12

Wat is voorraadbeheer?

er w ijs

Wat zijn de voordelen van zicht hebben op je voorraad?

• Je bestelt zelden te veel goederen.

• Door het stellen van de juiste prioriteiten zijn de belangrijkste goederen altijd op voorraad.

Je weet wat je in voorraad hebt, je grijpt bijna nooit mis.

• Een completer aanbod op voorraad betekent minder ontevreden gasten.

Opdracht 4 Voorraadgrootte

ps on d

Drie tips voor voorraadbeheer: 1. Weet welke voorraad binnenkomt.

2. Weet wat je voorraad is. Wat verkoop of verhuur je?

3. Weet welke voorraad je snel, langzaam of helemaal niet verkoopt of verhuurt. Stel je voorraad bij aan deze behoefte.

be ro e

a. Wat gebeurt er als er te weinig producten op voorraad zijn? Leg dit uit met een voorbeeld.

m

b. Wat is het nadeel als er te veel producten op voorraad zijn? Leg uit met een voorbeeld.

tB oo

Opdracht 5 Aantallen

Je loopt stage als medewerker sport en recreatie. Op het kantoor van het sport- en recreatiecentrum werken twaalf mensen. Er is een voorraadkast met kantoorartikelen. a. Maak een schatting van de hoeveelheid producten die volgens jou op voorraad zouden moeten liggen.

Aantal

ig h

Artikel

Schrijfblokken Pennen

C

op yr

Rollen wc-papier Doosje pleister (rol 1 meter) Nietmachines Dozen printerpapier Hoofdtelefoons

13

Voorraadbeheer

b. Licht de aantallen toe.

er w ijs

Opdracht 6 Goede stelregel

be ro e

b. Hoe houd je thuis zicht op de voorraad?

ps on d

a. Een goede stelregel is: het werk moet altijd door kunnen gaan. Wat wordt hiermee bedoeld?

c. Er moet altijd een bepaalde voorraad zijn. Is er thuis altijd genoeg voorraad?

tB oo

m

d. Is er op school altijd genoeg voorraad?

op yr

ig h

e. Wat vinden jullie een voldoende werkvoorraad voor jullie school? Kortom, wat moet er op school altijd aanwezig zijn om het werk door kunnen laten gaan?

C

f. Geef een voorbeeld (thuis of op school) van een situatie waarin er niet genoeg voorraad was. Wat ging er mis?

14

Wat is voorraadbeheer?

g. Hoe kun je dat voorkomen?

er w ijs

h. Bespreek je antwoorden met een klasgenoot. i. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Geef bij de uitwerking aan welke bijdrage jij aan het resultaat van deze opdracht hebt geleverd.

Bekijk het filmpje bij deze opdracht.

Voorraadbeheer in de horeca

ps on d

Opdracht 7 In de horeca

be ro e

a. Wat is het belang van het hebben van een goede voorraad?

m

b. Hoe kun je in de horeca berekenen of je voorraad op orde is?

C

op yr

ig h

tB oo

c. Waar moet je aan denken om je voorraadbeheer op orde te brengen?

15

Voorraadbeheer

Voorraadkosten: de drie R-en

ps on d

er w ijs

Het hebben van een te grote voorraad kost geld. Dat is niet slim. Dat geld kun je ook voor iets anders gebruiken. Je moet dus niet te veel voorraad hebben. De kosten voor het hebben van voorraad worden beïnvloed door de drie R-en: Risico, Ruimte en Rente.

be ro e

Voorraadkosten.

m

Risico Als je voorraad hebt, kan dit ook een risico betekenen, bijvoorbeeld: • De kwaliteit van goederen kan achteruitgaan als je goederen lang in voorraad hebt.

• De verkoopprijs kan dalen. De goederen brengen dan minder op.

• Je gasten willen de goederen niet meer hebben. Dan brengen de goederen helemaal niets meer op.

• Bij een calamiteit (zoals brand) kan je voorraad brand- en of waterschade oplopen.

C

op yr

ig h

tB oo

Ruimte Een voorraad kost soms veel ruimte. Je moet je voorraad in een opslagruimte of magazijn opslaan.

Dit kost geld: • Het magazijn voor je voorraad kost geld.

• De huur van de opslagruimte kost geld.

• Het onderhouden van het magazijn, de voorraadkasten, de materiaalhokken kost geld.

• De opslagruimte verwarmen en verlichten kost geld.

• De medewerkers die de ruimte moeten onderhouden kosten geld.

• Een heftruck om goederen te verplaatsten kost geld.

• Als je geen magazijn hebt, nemen de goederen andere ruimte in. Bijvoorbeeld ruimte in de winkel.

Met deze ruimte had je wat anders kunnen doen. Je had goederen kunnen neerzetten die je vervolgens misschien had verkocht.

• Veel voorraad van één artikel neemt ruimte in van een ander artikel. Daarmee is er minder keus en kun je minder verkopen.

16

Wat is voorraadbeheer?

Rente Een organisatie moet vaak geld lenen om voorraad te kopen. Als je geld leent, betaal je daar rente over. Zolang je de voorraad niet verkoopt, verlies je eigenlijk geld. Ook het geld dat je aan rente betaalt, verlies je dan. Tegenover de kosten van de lening staan dan geen inkomsten.

ps on d

Opdracht 8 Voorraadkosten

er w ijs

Ook als je de goederen contant betaalt, is er renteverlies. Voor je geld heb je namelijk voorraad gekocht. Zet je je geld op de bank, dan krijg je daar rente over. Ook al is dat tegenwoordig niet meer zo veel. Of je kunt je geld beleggen of investeringen doen die geld opleveren. Als je geld in je voorraad zit, levert het niks op. Dat is eigenlijk ook verlies, want je had ook geld kunnen verdienen.

be ro e

Het hebben van een te grote voorraad kost geld. Dat is niet slim. Dat geld kun je ook voor iets anders gebruiken. Je moet dus niet te veel voorraad hebben. De kosten voor het hebben van voorraad bestaat uit de drie R-en van Risico, Ruimte en Rente. a. • Geef van iedere R een voorbeeld waaruit blijkt dat ook bij jou thuis de voorraadkosten toenemen.

• Bespreek je voorbeelden met twee klasgenoten.

• Geef samen met twee klasgenoten voor iedere R een voorbeeld voor een sport- en recreatiebedrijf.

Risico

Rente

tB oo

Ruimte

Voorraadkosten S&R-bedrijf

m

Voorraadkosten thuis

C

op yr

ig h

b. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Geef bij de uitwerking aan welke bijdrage jij aan het resultaat van deze opdracht hebt geleverd.

17

OPTIMALE VOORRAAD Optimale voorraad

Opdracht 1 Tekort in de voorraad

ps on d

er w ijs

Naast de minimale en maximale voorraad is er ook een optimale voorraad. De optimale voorraad is de voorraad die tegen de meest gunstige kosten aanwezig is en waarbij het werk gewoon door kan gaan. Dit is het spanningsveld waar je mee te maken hebt als je een voorraad hebt.

be ro e

Bedenk drie oorzaken waardoor er een tekort kan ontstaan in de voorraad.

1.

2.

C

op yr

ig h

tB oo

m

3.

18

Optimale voorraad

Randvoorwaarden voorraad Om af te wegen of je een optimale voorraad hebt, moet je een aantal vragen beantwoorden.

Deze vragen - of randvoorwaarden - spelen een rol bij het besparen van voorraadkosten: Vragen

er w ijs

Randvoorwaarden

Hoelang kan ik mijn goederen bewaren?

2. Omloopsnelheid

Hoe snel verhuur of verkoop ik mijn producten?

3. Hoeveelheid

Kan ik veel goederen in een keer bestellen? Een grotere hoeveelheid bestellen is vaak goedkoper.

4. Samenwerking

Kan ik samen met anderen bestellen? Dit kan ook goedkoper zijn.

5. Inkoopprijs

Wat is de prijs van de goederen bij het inkopen?

6. Verkoopprijs

Wat is de prijs van de goederen bij het verkopen?

7. Levertijd

Wat is de levertijd van de goederen? De levertijd zegt iets over hoelang het duurt voordat jij de goederen in je magazijn hebt.

8. Kwaliteit en service

Wat is de kwaliteit van de goederen? Welke kwaliteit en service wil ik mijn gasten bieden?

be ro e

ps on d

1. Bewaartermijn of houdbaarheid

m

Houdbaarheid Je weet als voorraadbeheerder wat de houdbaarheid van je producten is. Hoelang kan een product in voorraad blijven? Dit is vooral van belang als je met etenswaren werkt. Veel etenswaren kun je maar kort bewaren, anders bederven ze. Dit moet je goed in de gaten hebben en houden. Als er veel etenswaren bederven, kost dit de organisatie veel geld.

C

op yr

ig h

tB oo

Daarnaast heb je goederen in de organisatie waarbij je weinig te maken hebt met houdbaarheid.

Veel sport- en recreatiematerialen gaan erg lang mee. Als je deze spullen maar goed opslaat en op een goede manier beheert.

Lang en kort bewaren.

Ook moet je kijken naar de bestelgrootte. Veel goederen zijn goedkoper als je deze in een wat grotere hoeveelheid tegelijk bestelt. In een kantine gebeurt dit bijvoorbeeld met dranken.

Ook bij het bestellen van sport- en recreatiemateriaal krijg je korting als je meer tegelijk bestelt.

Bestel niet vijf ballen, maar liever meteen de ballenwagen vol.

19

Voorraadbeheer

Opdracht 2 Houdbaarheidsdatum

be ro e

ps on d

er w ijs

Stel je voor dat je een inventarisatie uitvoert op 12 april 2021.

Kijk naar de afbeelding en vul de inventarisatielijst correct in.

Zet een kruisje in de kolom ‘verlopen’ als het product niet meer geschikt is voor de verkoop.

Aantal

Houdbaarheidsdatum

Verlopen

tB oo

m

Artikel

Omloopsnelheid

C

op yr

ig h

Een optimaal voorraadbeheer is moeilijk te realiseren. Een voorraad is pas optimaal als je genoeg verkoopt of verhuurt. Je maakt dan winst. Dus welke goederen verkopen of verhuren het best of het snelst? Welke goederen verkopen of verhuren helemaal niet of minder? We noemen dat de 'omloopsnelheid'. Hoelang ligt een product op voorraad? Je moet alle goederen die je in je voorraad hebt, afstemmen op de omloopsnelheid.

Afhankelijk van de houdbaarheid en de omloopsnelheid van je goederen zul je vaak of minder vaak goederen bestellen. Dat noem je de bestelfrequentie. Bestellen kun je op afgesproken tijden doen. Bijvoorbeeld aan het einde van de week. Daarnaast kun je ook iets bestellen als je ziet dat het op is. Dit heet ‘ad hoc’ bestellen. De tijd die ligt tussen twee bestellingen van bepaalde goederen noemen we de bestelfrequentie.

De goederen die je goed verhuurt of verkoopt, hebben niet zo veel aandacht nodig. Je hebt goed zicht op de houdbaarheid, de omloopsnelheid en de bestelfrequentie. Meer aandacht moet je besteden aan de goederen die je minder goed verhuurt of verkoopt.

20

Optimale voorraad

Opdracht 3 Omloopsnelheid horeca De organisatie waar je werkt heeft een kleine kantine. De voorraad staat gedeeltelijk in een koeling. Schat in wat de omloopsnelheid is van de producten.

Product

Omloopsnelheid

er w ijs

Bekertje melk 0,33 L Stroopwafel, verpakt Houten roerstaafje (voor koffie of thee) Pak suikerklontjes Zakje mayonaise 0,2 L

ps on d

Afwasborstel

Opdracht 4 Omloopsnelheid outdoorcentrum

a. ‘De goederen die je al goed verhuurt of verkoopt, hebben vaak niet zo veel aandacht nodig.

Meer aandacht moet je besteden aan de goederen die minder goed verhuren of verkopen.’

be ro e

Wat heeft deze zin met ‘omloopsnelheid’ te maken?

b. Geef tien voorbeelden van producten die vaak goed lopen in een outdoorcentrum.

3.

4.

6.

7.

8.

9.

10.

ig h

5.

tB oo

2.

m

1.

c. Geef vijf voorbeelden van goederen of producten die vaak minder goed lopen in een outdoorcentrum.

C

op yr

1.

2.

3.

4.

5.

21

Voorraadbeheer

d. Wat kunnen redenen zijn dat deze goederen of producten minder goed lopen?

1.

2.

3.

er w ijs

4.

5.

tB oo

m

be ro e

Opdracht 5 Houdbaarheid

ps on d

e. Bespreek je antwoorden met twee klasgenoten. f. Wat zouden jullie kunnen doen om ervoor te zorgen dat de goederen of producten wel goed lopen?

ig h

a. • Zet de nummers van de foto’s in volgorde van houdbaarheid.

• Geef bij iedere foto een schatting van de houdbaarheid.

op yr

Volgorde

1.

2.

C

3.

4.

5.

6.

7.

22

Houdbaarheid

Optimale voorraad

c. Wat is de relatie tussen houdbaarheid en omloopsnelheid?

ps on d

d. Wat is de relatie tussen houdbaarheid en bestelfrequentie?

er w ijs

b. Leg je antwoorden uit.

be ro e

e. Wat is de relatie tussen houdbaarheid en optimale voorraad?

C

op yr

ig h

tB oo

m

f. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

23

Voorraadbeheer

Service en kwaliteit

er w ijs

Bij een optimale voorraad sta je voor de uitdaging om de goede balans te vinden tussen de voorraadkosten en de service en kwaliteit die je wilt bieden. Als de voorraad te klein is, groeit de kans dat je gasten ‘nee’ moet verkopen. Dit is niet klantvriendelijk. Als dit vaak gebeurt, kunnen gasten bij je weggaan. Zeker bij goederen met een lange(re) levertijd is het verstandig om te zorgen dat er extra voorraad is.

ps on d

Bij de grootte van de voorraad moet je rekening houden met mogelijke extra vraag. Dit is bij sport- en recreatiebedrijven vaak het geval. Bijvoorbeeld als het ineens een aantal dagen heel mooi weer is. De vraag naar kano’s kan dan veel groter zijn en in de horeca worden meer ijsjes verkocht. Of tijdens de feestdagen. Veel mensen zijn dan vrij en willen wat sportiefs doen. In een klimcentrum moet je tijdens deze dagen meer klimgordels op voorraad hebben.

De laatste jaren speelt duurzaamheid een belangrijke rol in de samenleving. Dus ook bij je gasten. Duurzaamheid heeft te maken met de belasting van het milieu. Veel ondernemers houden hiermee rekening bij het aanschaffen van voorraden. Zelfs als een duurzaam product duurder is dan een minder duurzaam product.

be ro e

Bij een goede service moet je aan de vraag van je gasten kunnen voldoen. Ook moet de kwaliteit van de goederen of diensten goed zijn. Van de goederen heb je voldoende voorraad. Dat wil zeggen: je kunt de goederen meteen meegeven of heel snel voor de gasten binnen hebben. En als iets eventueel niet naar tevredenheid is, kunnen de gasten dit terugbrengen of krijgen ze een deel van hun geld terug. Zo bied je gasten kwaliteit en een goede service en blijven ze bij jou komen.

m

Opdracht 6 Service en kwaliteit

ig h

tB oo

Bij deze opdracht werk je samen met twee klasgenoten. a. Geef een eigen omschrijving van het begrip kwaliteit.

op yr

b. Geef een eigen omschrijving van het begrip klantvriendelijkheid.

C

c. Beschrijf drie voorbeelden van een situatie waarin je goede service kreeg.

24

Optimale voorraad

er w ijs

d. Beschrijf minimaal twee manieren waarop jullie service kunnen verlenen als je in een sporten recreatiebedrijf werkt.

Veiligheidsvoorraad

ps on d

Om steeds een goede voorraad te hebben, moet je ongeveer weten wat je in een bepaalde tijd gebruikt. Als er bijvoorbeeld gemiddeld tien fietsen per week verhuurd worden en je hebt halverwege de week nog maar één fiets op voorraad, dan is de kans groot dat je tekort gaat komen.

Gelukkig bestaat er een veiligheidsvoorraad, ook wel ‘ijzeren voorraad’ genoemd. In plaats van maar tien fietsen op voorraad te hebben, worden er acht extra op voorraad gehouden voor het geval er die week veel fietsen nodig zijn. Die extra fietsen noem je de veiligheidsvoorraad.

be ro e

Het voorspellen van de hoeveelheid die waarschijnlijk per artikel gebruikt gaat worden (en dus uit de voorraad gaat), wordt vaak gedaan op basis van het verleden: er wordt gekeken hoeveel er in het verleden van dat artikel gebruikt werd. Die voorspelling heet een vraagvoorspelling. Voor sommige artikelen is dat gemakkelijk, bijvoorbeeld voor artikelen die veel gebruikt worden. Voor artikelen die maar af en toe gebruikt worden, is dat lastiger.

Opdracht 7 Veiligheidsvoorraad

tB oo

m

a. Per week gaan er op je stageadres vier ballen kapot. Een keer per week bestelt de magazijnbeheerder nieuwe ballen. Deze keer bestelt hij er zes. Waarom zou hij dat doen?

C

op yr

ig h

b. Per week worden in een kantine gemiddeld dertig flesjes sinaasappelsap verkocht en 25 flesjes appelsap. De kantinebeheerder wil dat er van beide flesjes altijd veertig op voorraad zijn. Waarom zou hij dat doen?

25

STAPPENPLAN VOORRAADBEHEER Stappenplan voorraadbeheer

er w ijs

Je voorraad wordt door allerlei gebeurtenissen beïnvloed. Vaak kijk je aan het eind van een dag wat er is verkocht of wat er is verhuurd. Welke goederen moet je bestellen om je voorraad weer optimaal te maken? Het is lastig te bepalen wat de optimale voorraad is. Dit is per organisatie verschillend en ook vaak anders per seizoen. In het zomerseizoen verkoop of verhuur je vaak andere producten dan in het winterseizoen.

be ro e

ps on d

Als medewerker sport en recreatie moet je overzicht hebben op je voorraad. Hierbij kan dit stappenplan helpen: 1. Breng (en houd) structuur in je voorraad.

2. Stel prioriteiten.

3. Voorraadbeheermethode.

4. Zorg voor snelle, betrouwbare toeleveranciers.

5. Zorg voor een goede administratie.

6. Maak geregeld de balans op (inventariseren).

op yr

ig h

tB oo

m

Breng (en houd) structuur in je voorraad

C

Overzicht in je voorraad.

26

Je moet weten wat je in je magazijn of opslagruimte aan voorraad hebt. Om een goed overzicht te hebben en te houden over je voorraad moet er een logische structuur zijn. De voorraad komt op een afgesproken plek binnen en ook worden goederen uitgegeven op een vaste plek. Je voorraad is logisch opgeborgen en gemakkelijk te vinden. Hierdoor kun je snel tekorten signaleren en voorkomen. Ook kun je de gasten snel helpen. Dit scheelt tijd en ruimte en uiteindelijk dus geld.

Stappenplan voorraadbeheer

Lees meer in Verdiepingsstof - Logisch opbergen.

Verdiepingsstof - Logisch opbergen

er w ijs

Stel prioriteiten Om je voorraad optimaal te houden, heb je een voorraad nodig die afgestemd is op de periode van het jaar. In een bepaalde periode heb je dan meer voorraad nodig van het ene product en minder van het andere. Je stelt dan prioriteiten in je voorraad. Van het ene product heb je minder en van het andere product meer op voorraad.

tB oo

m

be ro e

ps on d

Vaak is wel te voorspellen welke goederen heel snel gaan. Welke goederen wat minder snel gaan, is minder goed te voorspellen. Je kijkt hierbij vaak naar het verleden en probeert zo de vraag naar bepaalde producten te voorspellen. Deze voorspelling noemen we de vraagvoorspelling. Soms is er veel twijfel over de voorspelling. Voor de veiligheid houd je dan wat extra’s op voorraad. Wanneer er onverwacht meer gasten voor de kanoverhuur komen, is het heel handig dat je toch voldoende kano’s hebt.

Lees meer in Verdiepingsstof - Vraagvoorspelling.

C

op yr

ig h

Verdiepingsstof - Vraagvoorspelling

27

Voorraadbeheer

Opdracht 1 Allround

Zomer

Herfst

Winter

Squashen Mountainbiken Zwemmen (binnen)

Lente

ps on d

Schaatsen

er w ijs

Mirjam merkt dat het winter is. Bij sport- en recreatiecentrum Allround komen de gasten andere activiteiten doen. De squashbanen worden nu ook in de ochtenduren verhuurd en de verhuur van de mountainbikes is veel minder. Ook in het restaurant is het verschil te merken. a. Voorspel de vraag van de volgende activiteiten in zomer, herfst, winter en lente. Gebruik de termen: heel veel – veel – gemiddeld - weinig – heel weinig.

Fitnessen Bootcamp Bowlen

be ro e

Darten

m

b. Vul de vorige tabel aan met een sportieve of recreatieve activiteit die heel veel gedaan wordt in de zomer en een activiteit die heel veel gedaan wordt in de winter. c. Voorspel de vraag van de volgende activiteiten in zomer, herfst, winter en lente. Gebruik de termen: heel veel – veel – gemiddeld - weinig – heel weinig.

Zomer

Winter

Lente

tB oo

Snacks

Herfst

Lunches IJsjes Koffie

ig h

Erwtensoep

Frisse salade

op yr

Glühwein

C

Witbier

28

d. Vul de vorige tabel aan met etenswaren die heel veel besteld worden in de zomer en etenswaren die heel veel besteld worden in de winter.

Stappenplan voorraadbeheer

Voorraadbeheermethode Een voorraadbeheermethode helpt om je voorraadbeheer efficiënt te houden. Het moet wel voor iedereen binnen het sport- en recreatiebedrijf duidelijk zijn welke manier je gebruikt.

Veelgebruikte manieren zijn: ‘first in, first out’ (fifo), ‘last in, first out’ (lifo) en ‘just in time’ (jit).

er w ijs

First in, first out (fifo) De fifo-methode wordt veel bij etenswaren toegepast. De producten die het eerst binnenkomen, worden als eerst weer verkocht. Met deze methode houd je rekening met de houdbaarheid van producten en voorkom je dat er producten in je voorraad blijven staan die over datum zijn.

ps on d

Last in, first out (lifo) Bij de lifo-methode verkoop of verhuur je de producten die het laatst zijn binnengekomen het eerst. Deze methode wordt veel gebruikt bij bedrijven met een hoge omloopsnelheid. Goederen zijn hierbij maar kort in voorraad. Dit werkt alleen bij goederen die geen of een lange houdbaarheidsdatum hebben. Deze goederen kunnen wat langer in het magazijn blijven. Ze bederven niet.

m

be ro e

Just in time (jit) Just in time is een in Japan ontwikkelde methode voor voorraadbeheer. ‘Just in time’ kun je vertalen als ‘net op tijd’ of ‘zo laat mogelijk’. Het idee achter deze methode is dat je ervoor zorgt dat de verkoop en de levering precies op elkaar afgestemd zijn. De methode kan de voorraadkosten flink verlagen. Je bestelt pas nieuwe voorraad op het moment dat er nog precies genoeg tijd is om te leveren. Je laatste product is verkocht op het moment dat de nieuwe producten binnenkomen. Je hebt de producten heel kort op voorraad, waardoor de voorraadkosten erg laag zijn. Maar er is ook een risico. Als de bestelling niet op tijd is, kun je niet leveren en kun je gasten kwijtraken.

tB oo

Opdracht 2 Voorraadbeheermethode Bij deze opdracht werk je samen met een klasgenoot. a. Noem twee goederen of producten waarbij je de ‘first in, first out’-methode (Fifo) gebruikt.

1.

ig h

2.

b. Noem twee goederen of producten waarbij je de ‘last in, first out’-methode (Lifo) gebruikt.

C

op yr

1.

2.

c. Noem twee goederen of producten waarbij je de ‘just in time’-methode (Jit) gebruikt.

1.

2.

29

Voorraadbeheer

d. Leg uit waarom jullie deze keuzes hebben gemaakt.

ps on d

Zorg voor snelle, betrouwbare toeleveranciers

er w ijs

e. Bespreek jullie antwoorden met een ander groepje. f. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Geef bij de uitwerking aan welke bijdrage jij aan het resultaat van deze opdracht hebt geleverd.

be ro e

Om je voorraden op peil te houden, is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op je toeleveranciers.

Wees kritisch bij het vinden van leveranciers en houd ze aan de gemaakte afspraken. Leveren ze op tijd? Leveren ze een goede kwaliteit? Doe navraag bij andere sport- en recreatiebedrijven.

Waar bestellen zij hun goederen? Ken je de leveranciers al? Welke informatie is op internet te vinden over de leveranciers? Hebben de leveranciers keurmerken? Staan ze ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Kortom: doe onderzoek naar de leveranciers, voordat je met ze in zee gaat.

m

Zorg voor een goede administratie Om je inkoop en je verkoop of verhuur goed af te stemmen, is het van belang dat je precies weet wat je voorraad is. Zorg ervoor dat je de administratie op orde hebt, zodat je niet te veel of te weinig bestelt. Hoe breng je de administratie op orde? Hoe controleer je alles wat binnenkomt en eruit gaat? Een Warehouse Management System (WMS) kan daarbij helpen.

op yr

ig h

tB oo

Dit WMS kan een softwaresysteem zijn, daarin kun je alles digitaal invoeren. Het WMS kan ook een map zijn waarin je alle informatie doet. Het WMS is dan nog een papieren systeem. In een WMS is dus alles na te lezen.

Pagina uit het WMS van een pizzabakker.

C

Lees meer in Verdiepingsstof - Warehouse Managementsysteem.

30

Verdiepingsstof - Warehouse managementsysteem (WMS)

Stappenplan voorraadbeheer

Opdracht 3 Telefoonleverancier

er w ijs

Je wilt een nieuwe mobiele telefoon kopen. Je gaat eerst kijken welke telefoon je wilt hebben.

Wat moet hij allemaal kunnen? Hoeveel kost het abonnement? Neem je een prepaid? Daarna kijk je bij welke leverancier je de telefoon koopt.

Je hebt je keuze voor een telefoon gemaakt. Wat speelt er allemaal een rol als je de leverancier kiest waar je je telefoon gaat kopen?

ps on d

Opdracht 4 Foutjes

Kleine vergissingen leiden ertoe dat er verschil ontstaat tussen wat er in het administratieve systeem staat en wat de werkelijke voorraad is. Het kan ook zijn dat er gestolen wordt. a. Bedenk drie situaties waardoor er verschil zou kunnen ontstaan tussen wat er in het systeem staat en de werkelijke voorraad.

1.

be ro e

2.

3.

tB oo

m

b. Wat zou jij doen als je denkt dat een collega of een gast steelt? Hoe zou je dit bespreken en met wie? Overleg dit samen met een klasgenoot.

Maak geregeld de balans op (inventariseren)

ig h

Zorg ervoor dat je voorraad overeenkomt met wat er volgens de administratie aanwezig is.

Controleer dit regelmatig. Je spreekt in de organisatie af hoe vaak je dit doet. Bij de verhuur gebeurt dit bij de uitgifte en het terugbrengen van de materialen. In de horeca maak je misschien een keer in de week de balans op.

C

op yr

Het inventariseren van de hele voorraad noem je een complete inventarisatie. Maar daar is niet altijd tijd voor. Steekproefsgewijs inventariseren is een manier om hiermee om te gaan.

Bij steekproefsgewijs inventariseren wordt telkens maar een gedeelte van de voorraad geïnventariseerd. Bijvoorbeeld tien gekozen artikelen worden geïnventariseerd en vergeleken met de voorraad zoals die in het computersysteem staat. Bij sommige bedrijven wordt het steekproefsgewijs inventariseren zo uitgekiend dat aan het eind van het jaar de hele voorraad is geïnventariseerd.

Vaak tel je de voorraad samen met een collega. Je inventariseert dan samen met een andere medewerker sport en recreatie de voorraad. Je werkt dan met een tellijst of inventarisatielijst.

Daarmee voorkom je vergissingen.

31

Voorraadbeheer

Aantal volgens systeem

00002

Pritt stift

2

00012

Pennen

43

00014

Markeerstiften

12

00100

Printerpapier

14

00102

Post-its

54

00121

Notitieblokken groot

21

00200

Notitieblokken klein

12

00202

Inschuifhoezen

11

00301

Ordners

14

Aantal geteld

Verschil

ps on d

er w ijs

Artikelnummer Omschrijving

be ro e

Grotere bedrijven gebruiken bij de inventarisatie een artikelscanner. Deze scanner leest de barcode die op de goederen staat. Deze gegevens worden doorgegeven aan het Warehouse Management System (WMS).

Het tellen van de voorraad is ook nodig om te achterhalen of er sprake is van ‘derving’. Derving is het verlies van goederen. Bijvoorbeeld doordat goederen gestolen worden, bederven, beschadigd raken of kapotgaan. Is er sprake van derving, dan is je voorraad niet meer optimaal en moet je nieuwe goederen bestellen.

tB oo

Verdiepingsstof - Derving

m

Lees meer in Verdiepingsstof - Derving.

Opdracht 5 Inventariseren sport- en recreatiecentrum

op yr

ig h

Inventariseren gebeurt in een sport- en recreatiecentrum veelal op twee manieren. We hebben artikelen die een houdbaarheidsdatum hebben, die inventariseren we elke maand. We kunnen namelijk geen producten die over de datum zijn aan gasten verkopen. De artikelen die geen houdbaarheidsdatum hebben, doen we maar een keer per jaar.

C

Is hier sprake van steekproefsgewijs inventariseren? Leg je antwoord uit.

32

Stappenplan voorraadbeheer

Opdracht 6 Inventarisatie

ps on d

er w ijs

Ga op bedrijfsbezoek bij een van de bedrijven die als stageplaats in aanmerking komen voor jouw school. a. Maak in overleg met een medewerker van het bedrijf een inventarisatie van een gedeelte van de voorraad. Schrijf tussen de twintig en dertig artikelen op.

be ro e

Als je in een duo kunt werken, doe dat dan. Anders maak je de opdracht alleen. Maak in ieder geval een tellijst. Is een bedrijfsbezoek niet mogelijk, voer de opdracht dan op school uit. b. Is er sprake van derving? Hoe weet je dat? Leg je antwoord uit.

m

Opdracht 7 Voorraadgrootte

tB oo

Bij deze opdracht werk je samen met drie klasgenoten.

Bekijk de website bij deze opdracht.

Stappenplan voorraadbeheer

C

op yr

ig h

In het artikel op de website wordt het stappenplan nogmaals beschreven. Neem met je groepje een aantal flip-overpapieren. a. Zet de stappen voor voorraadbeheer op een flip-overvel.

33

Voorraadbeheer

er w ijs

b. Beschrijf elke stap uit het stappenplan met jullie eigen woorden.

C

op yr

ig h

tB oo

m

be ro e

ps on d

c. Geef bij elke stap een voorbeeld uit de praktijk van een sport- en recreatiebedrijf. Je mag zelf een sport- en recreatiebedrijf in gedachten nemen. d. Elke groep hangt nu zijn flip-overvel op een wand.

Iedere groep legt zijn stappenplan en de voorbeelden uit.

Vergelijk alle stappenplannen en kijk of er grote verschillen zijn.

Bespreek eventueel de verschillen. e. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Geef bij de uitwerking aan welke bijdrage jij aan het resultaat van deze opdracht hebt geleverd.

34

INKOPEN EN ONTVANGEN VAN GOEDEREN Inkopen en ontvangen van goederen

er w ijs

Goed voorraadbeheer begint al bij de inkoop. Ook de ontvangst en controle van inkomende goederen en voorraden zijn belangrijk voor een goed voorraadbeheer. Voorraad bestel je of koop je in. Het inkoopproces verloopt volgens een aantal fasen.

ps on d

Fasen van het inkoopproces • Je hebt een tekort aan voorraad gesignaleerd.

• Je weet welke goederen je wilt kopen.

• Je kijkt welke leveranciers er zijn.

• Je vraagt offertes aan en kijkt welke voor jou de beste is.

• Je kiest een leverancier.

• Je zet de voorwaarden op papier.

• Je bestelt de goederen.

• Je houdt de levering goed in de gaten tot de goederen bij jou in het magazijn zijn.

be ro e

Het inkoopproces begint bij een tekort in je voorraad. Misschien is er opeens vraag naar goederen die je tot nu toe niet verkocht of verhuurd hebt. Het kan ook gebeuren dat de leverancier een nieuw artikel aanbiedt.

m

Op het moment dat je precies weet wat je nodig hebt, ga je op zoek naar geschikte leveranciers.

Daar kun je offertes aanvragen. Als de offerte voor jou goed genoeg is, starten de onderhandelingen over de prijs, de kwaliteit en de leveringsvoorwaarden van de goederen.

Deze leg je vast in een contract.

tB oo

Is alles duidelijk, dan kun je bestellen. Vanaf nu houd je de levering goed in de gaten. Als de levering binnenkomt, controleer je of deze klopt met je bestelling. Is alles op tijd? Is er niets beschadigd? Is alles geleverd? Denk bij de bestelling goed na over de wijze waarop de goederen verpakt zijn. Vaak zijn goederen per twee of meer verpakt. Denk bijvoorbeeld aan een sixpack.

De verpakkingseenheid noemen we ‘collo’ (meervoud: ‘colli’). Als je twaalf blikjes wilt bestellen, bestel je twee colli.

C

op yr

ig h

Er zijn verschillende manieren waarop je kunt bestellen: • via internet (de website van de leverancier) • via de mail • telefonisch • via de vertegenwoordiger • in een groothandel of winkel.

De bestelde goederen worden geleverd.

35

Voorraadbeheer

Opdracht 1 Vooruitdenken

er w ijs

Nu ik al wat langer in kantine werk, heb ik ook meer verantwoordelijkheden gekregen. Het bijhouden van de voorraad is daar een van. In de kantine bestaat de voorraad uit etenswaren en drank. Met drank bedoel ik dan frisdrank en sappen. Ik heb gemerkt dat beheren ook een beetje vooruitzien is. Als je weet dat het mooi weer gaat worden moet je andere dingen op voorraad hebben dan wanneer het 's winters koud gaat worden. Op een gegeven moment heb je dat door en kun je slimmer bestellen. a. Bedenk twee producten die je in de zomer meer op voorraad kunt hebben.

1.

2.

1.

2.

Opdracht 2 Wekelijkse bestelling

ps on d

b. Bedenk twee producten die je in de winter meer op voorraad kunt hebben.

be ro e

Iedereen op de afdeling houdt voortdurend in de gaten of er een dreigend tekort is aan belangrijke dingen. Je komt soms best in de problemen als er iets niet is wat je wel nodig hebt op dat moment. Ik noem maar iets simpels als pleisters. Dat soort dingen wil je gewoon voldoende hebben liggen én op hun plek. Dus die hebben we altijd extra. Voor de rest mail ik één keer in de week de bestelling door aan de inkoper en die zorgt ervoor dat het de maandag daarna geleverd wordt.

tB oo

m

Onderzoek welke artikelen er op jouw school, stage of werkplek wekelijks besteld moeten worden. Maak een bericht aan de inkoper waarin je vraagt deze artikelen te bestellen en waarin je aangeeft hoeveel er nodig is. Als je het kunt vinden, zet je deze extra informatie er ook bij: • het artikelnummer • het aantal dat nog op voorraad ligt • bijzonderheden (bijvoorbeeld: dat het artikel met spoed nodig is of dat je denkt dat er sprake is van diefstal).

C

op yr

ig h

Bespreek met je docent of je deze extra informatie kunt vinden en moet toevoegen of niet.

36

Inkopen en ontvangen van goederen

Opdracht 3 Inkoop

Sportwinkel

Café

1.

1.

1.

2.

2.

2.

3.

3.

4.

4.

5.

5.

ps on d

Outdoor

er w ijs

Bij outdoorcentrum Kilimanjaro kun je klimmen, ATB’en, kajakken, boogschieten, een parcours lopen en vlotten bouwen. Kilimanjaro heeft voor deze activiteiten zelf de outdoormaterialen op voorraad en je kunt deze materialen huren. Ook is er een sportwinkel met outdoormaterialen, kleding en schoenen en er is een eenvoudig café met terras. a. Maak voor jezelf een overzicht van maximaal vijf artikelen die er in de verschillende bedrijfsonderdelen voorradig moeten zijn.

3.

4.

be ro e

5.

tB oo

m

b. Het inkoopproces verloopt volgens een aantal fasen. Zet de fasen onder elkaar.

C

op yr

ig h

c. Werk een voorbeeld van het inkoopproces van outdoorcentrum Kilimanjaro uit, waarbij alle fasen aan bod komen.

d. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

37

Voorraadbeheer

Wie is verantwoordelijk?

Iedereen die in de organisatie werkt, moet weten wie verantwoordelijk is voor de voorraad.

Wie weet alles over de voorraad? Wie regelt de voorraad? Wie bestelt nieuwe voorraad? Wie houdt de voorraadadministratie bij?

er w ijs

Als jij de verantwoordelijke bent, ben jij degene die voorraad inkoopt, bestelt en ontvangt. Jij bent tenslotte op de hoogte van de voorraad. Je weet waar alles staat. Je weet hoe alles weggezet moet worden. Daarnaast houd je de voorraad secuur bij in het Warehouse Management System (WMS). Je registreert alles, zodat je als verantwoordelijke op elk moment het beheer van de voorraad aan je leidinggevende kunt laten zien.

ps on d

Is je leidinggevende verantwoordelijk voor de inkoop, dan moet jij de tekorten aan hem doorgeven. Je rapporteert tekorten en hij geeft toestemming als er iets moet worden besteld.

Hij zet dan bijvoorbeeld een handtekening onder de bestelling. Jij houdt dan wel de voorraad bij en bent dan medeverantwoordelijk voor de voorraad. Is de leidinggevende verantwoordelijk voor de voorraad, dan zal alles via hem verlopen. Jij rapporteert de tekorten. Hij zal de bestelling doorgeven. Jij bent dan wel de voorraadbeheerder, maar niet de verantwoordelijke.

tB oo

m

be ro e

Het is belangrijk dat je voor jezelf weet wie je op welk moment en op welke manier moet informeren. Kortom, met wie bespreek je een tekort? En op welke manier rapporteer je dat?

Dit kan op een aantal manieren: • mondeling Je geeft aan je leidinggevende door dat er goederen niet op voorraad zijn. Dit kan informeel (tussendoor) of formeel (bijvoorbeeld tijdens een vergadering). Je kunt dit uiteraard ook telefonisch doen.

• schriftelijk Je overhandigt je leidinggevende een formulier of een lijstje met informatie, zodat hij weet wat er besteld moet worden.

• digitaal.

Je stuurt je leidinggevende bijvoorbeeld een e-mail met alle informatie. Je vult een digitaal formulier in dat in jouw sport- en recreatiebedrijf wordt gebruikt bij de bestelling. Hier staan alle gegevens op die nodig zijn om te kunnen bestellen.

ig h

Opdracht 4 Verantwoordelijk voor de voorraad

C

op yr

Organisaties leggen de verantwoordelijkheid voor de voorraad bij een medewerker neer. Dit kan een medewerker sport en recreatie zijn of een leidinggevende. In een grote organisatie wordt het beheer van de voorraden verdeeld over meerdere personen of er wordt een specialist aangesteld. a. Neem een organisatie uit de sport- en recreatiebranche in gedachten en beschrijf kort uit welke bedrijfsonderdelen deze organisatie bestaat. Geef ook aan hoeveel medewerkers er ongeveer in dienst zijn.

38

Inkopen en ontvangen van goederen

er w ijs

b. Geef aan wie er volgens jou verantwoordelijk voor de voorraad zou moeten zijn. Dit kunnen dus ook meerdere personen zijn.

e. Zijn jullie het eens?

be ro e

d. Bespreek je antwoorden met een klasgenoot.

ps on d

c. Waarom vind je dat?

m

Ontvangen van goederen

tB oo

Je hebt nieuwe voorraad besteld. In het contract staat wanneer de goederen worden geleverd.

Je zorgt ervoor dat je de goederen kunt ontvangen. Dit doe je stapsgewijs:

C

op yr

ig h

Stap 1: Je ontvangt de levering.

Je neemt de goederen aan van de leverancier. Hierbij krijg je altijd de pakbon: een lijst van de geleverde goederen. Bewaar deze pakbon goed. De pakbon wordt meestal in het Warehouse Management System (WMS) ingevoerd. Je kunt deze ook in een administratiemap doen.

39

Voorraadbeheer

ps on d

er w ijs

Stap 2: Je controleert de bestelling.

Je controleert de bestelling met behulp van de pakbon. Heb je de juiste goederen gekregen?

Het juiste aantal? Dit is de kwantitatieve controle. Daarnaast controleer je op beschadigingen en de houdbaarheidsdatum. Dit is de kwalitatieve controle. Vaak moet je een handtekening zetten dat je de goederen hebt aangenomen.

Als de levering niet in orde is, geef je dat direct door aan de leverancier of aan je leidinggevende.

Met de leverancier worden afspraken gemaakt over de gebreken: • Er komt nog een (spoed)nalevering.

• De leverancier vervangt de goederen die kapot of niet goed zijn.

• Je krijgt een deel van je geld terug.

• Je vraagt een compleet nieuwe levering.

• Je vraagt een vervangend product, als iets bijvoorbeeld niet meer wordt geleverd.

Opdracht 5 Aantallen controleren

C

op yr

ig h

tB oo

m

be ro e

Bekijk de afbeelding. Controleer de aantallen die vermeld staan op de pakbon. Het is voor het eerste product al voorgedaan. +2 betekent: er zijn 2 colli meer aangetroffen dan op de pakbon staat. (-3 zou betekenen: er zijn 3 colli minder aangetroffen.) Als het aantal klopt, zet je een vinkje.

40

Artikelnummer

Product

Colli

Controle

00012

Intel laptop

2

+2

00232

Tray cola 4 stuks

6

00002

Printerkabel

3

00121

Muis

5

Inkopen en ontvangen van goederen

Opdracht 6 Levering controleren

C

op yr

ig h

tB oo

m

be ro e

ps on d

er w ijs

Controleer de levering. Bekijk de pakbon en de levering. Noteer afwijkingen op de pakbon.

41

Voorraadbeheer

Opdracht 7 Klopt het?

er w ijs

Je controleert een levering. Wat doe je? a. Situatie 1 Op school zijn nieuwe bureaustoelen besteld. Op het formulier staat dat de armsteunen in een aparte verpakking meegeleverd worden. Deze zie je niet in de levering zitten.

ps on d

b. Situatie 2 Er komt een levering sportschoenen binnen. De leverancier zegt dat de schoenen van de levering dezelfde maat hebben als op de bestelbon, maar jij denkt dat de maatvoering van sportschoenen per land kan verschillen en dat de geleverde sportschoenen te klein zijn.

tB oo

m

be ro e

c. Situatie 3 Op het zwembad komt een bestelling EHBO-goederen van de internetapotheek binnen. Je leidinggevende heeft je gezegd dat de levering van de apotheek waarschijnlijk in een speciale verpakking zit, maar die zie jij niet.

Opdracht 8 Ervaringen

Stappenplan Interview voorbereiden en houden

op yr

ig h

Bedenk hoe jij op school, op stage of op je werkplek goederen bij ontvangst controleert. Beschrijf drie situaties. Vertel: • wat er werd geleverd • hoe je de levering hebt gecontroleerd • welke afwijkingen je hebt gezien en opgeschreven • of je hulp hebt ingeroepen • of je bij onregelmatigheden met de leverancier hebt overlegd en hoe dat ging.

C

Als je zelf geen ervaring hebt opgedaan met deze situaties, interview dan een collega of medewerker op school, op de stage of je werkplek.

42

Gebruik stappenplan Interview voorbereiden en houden.

Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

Inkopen en ontvangen van goederen

De goederenontvangst afronden

er w ijs

Nadat de bestelling is geleverd (stap 1) en gecontroleerd (stap 2) volgen er nog drie stappen: • Stap 3. Je zet de goederen in het Warehouse Management System (WMS).

• Stap 4. De goederen uit de bestelling worden toegevoegd aan de bestaande voorraad.

• Stap 5. Je voert het verpakkingsmateriaal af.

be ro e

ps on d

Stap 3. Je zet de goederen in het Warehouse Management System (WMS).

Je voert de nieuwe voorraad in het Warehouse Management System (WMS). Meestal moet je de volgende informatie invoeren: • ontvangstdatum • magazijn, waar worden de goederen in het magazijn gezet?

• artikelnummer • aantal: het aantal goederen dat geleverd is • eventuele opmerkingen.

tB oo

m

Stap 4. De goederen uit de bestelling worden toegevoegd aan de bestaande voorraad.

Je zet de nieuwe voorraad in het magazijn. Je doet dit direct op de vaste plek. Iedereen kan de goederen dan vinden.

ig h

Stap 5. Je voert het verpakkingsmateriaal af.

Het laatst kijk je wat je met het verpakkingsmateriaal doet. Veel bedrijven scheiden hun afval, zodat ze dit kunnen hergebruiken. Plastic, hout, papier/karton, metaal en groenafval worden gescheiden verzameld. Het gescheiden inleveren van verpakkingsmateriaal kan zelfs (statie)geld opleveren. Daarnaast kun je als medewerker sport en recreatie kijken wat je met je materiaal kunt doen. Van pallets kun je bijvoorbeeld een boomhut maken.

C

op yr

Opdracht 9 Afvalscheiding Maak foto’s van de manier waarop bij jou op school of op je stageplaats afval gescheiden wordt.

Schrijf bij elke foto een korte toelichting.

Schrijf er ook één tip (iets wat beter kan) en één top (iets wat heel goed is) bij.

Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

43

Voorraadbeheer

Emballage

er w ijs

Materiaal dat je gebruikt om de goederen te vervoeren, bij elkaar te houden of te verpakken, gooi je niet altijd weg. Sommige materialen kun je meerdere keren gebruiken. Vaak zit daar statiegeld op. Deze speciale omverpakking die niet direct wordt weggegooid en meerdere keren kan worden gebruikt heet emballage.

ps on d

Rolcontainers zijn een goed voorbeeld van emballagemateriaal, net als pallets. Als je niet beter weet, zou je een pallet misschien bij het afvalhout gooien. Maar als je de pallet weer inlevert bij de leverancier, krijg je daar € 12,- tot soms wel € 50,- voor terug (afhankelijk van de leverancier). Een rolcontainer laat je misschien staan met goederen erin, maar ook daar krijgt het bedrijf vaak statiegeld voor terug.

Opdracht 10 Emballage

be ro e

Op de plek waar je stage loopt heb je misschien ook te maken met emballage. Noteer welke dat zijn. Is dat niet het geval, noteer dan de emballage van je school.

Opdracht 11 Emballage en afval

tB oo

m

Wat is in de volgende situaties emballage en wat is afval? Hoe moet je dit afval scheiden? a. Situatie 1 Wij hebben niet veel verpakkingsmateriaal, alleen een soort speciale kunststof dozen waarin de EHBO-bestellingen van de internetapotheek worden aangeleverd. Die moeten altijd terug naar het centrale magazijn. Ze worden eens per week opgehaald. Voor de rest zit er veel in kartonnen dozen. En afval wordt bij ons nauwkeurig gescheiden.

C

op yr

ig h

b. Situatie 2 Wij hebben aardig wat afvalmateriaal te verwerken na het ontvangen van een levering. Veel sportspullen zitten in dozen en verpakt in plastic. Ik zou alles in de container voor restafval kunnen gooien, dan ben ik het snelst klaar. Maar ja, je wilt toch ook bijdragen aan een beter milieu? En als je dat simpel kunt doen door afval te scheiden, dan doe je dat toch? Het is een kleine moeite.

44

Inkopen en ontvangen van goederen

Opdracht 12 Ontvangen van goederen

ps on d

er w ijs

a. Zoals je hebt geleerd kan bij het ontvangen van goederen een stappenplan helpen. Zet de verschillende stappen onder elkaar.

be ro e

b. Neem een organisatie uit de sport- en recreatiebranche in gedachten en beschrijf kort uit welke bedrijfsonderdelen deze organisatie bestaat.

tB oo

m

c. Beschrijf aan de hand van het stappenplan hoe de ontvangst van goederen in deze organisatie verloopt.

C

op yr

ig h

d. Bespreek je beschrijving met een klasgenoot. e. Herkent je klasgenoot de verschillende stappen? Mist hij nog iets?

45

UITGEVEN EN INNEMEN VAN GOEDEREN Uitgeven en innemen van goederen

er w ijs

Afhankelijk van het type organisatie of de aard van het organisatieonderdeel is de manier van uitgifte van goederen of materialen verschillend. In een kantine zal de uitgifte anders zijn dan bij de uitgiftebalie van sport- en recreatiematerialen. In een groothandel verloopt het anders dan in een kleine winkel.

tB oo

m

be ro e

ps on d

Klantvriendelijkheid speelt een grote rol bij de uitgifte en inname van goederen. Bij de barman die lachend je drankjes inschenkt en daar wat nootjes bijgeeft, zul je eerder nog eens bestellen.

Dit geldt ook bij de uitgifte van bijvoorbeeld een kano. Behandel je iemand echt als gast, dan komt hij graag nog eens terug. Jouw manier van uitgifte is zeer bepalend voor de tevredenheid van je gasten!

ig h

Uitgiftebalie.

C

op yr

Bij het uitgeven en innemen van goederen of materialen volg je steeds dezelfde stappen. Ook bij verhuur volg je deze stappen: 1. afspraken maken met de gebruiker of huurder 2. goederen of materialen reserveren 3. goederen of materialen uitgeven 4. goederen of materialen innemen 5. goederen of materialen controleren op gebreken en eventueel herstellen 6. goederen of materialen op de juiste plek terugzetten.

46

Uitgeven en innemen van goederen

Opdracht 1 Werksituaties

er w ijs

De kantine en de uitgiftebalie zijn twee voorbeelden van situaties waar sprake is van uitgifte van goederen. Bedenk zelf nog twee andere situaties waarbij je als medewerker sport en recreatie te maken hebt met uitgifte van goederen.

Opdracht 2 Terugbrengen

ps on d

Voorraad? Jazeker. Hier op camping De Weerde hebben we verschillende magazijnen. Het magazijn waar ik over ga, is vooral gevuld met spullen die voor uitleen bestemd zijn: tennisrackets, voetballen, een volleybalnet, steppen en noem maar op. Gasten willen graag snel weer weg als ik hun materiaal uit het magazijn heb gehaald, maar ik geef niets mee dat niet eerst geregistreerd is. Ik ben daar heel precies in. Ik weet wie er op zijn kop krijgt als er spullen verdwijnen: ik. Maar het gaat eigenlijk best goed.

be ro e

Wat kun je doen als mensen de spullen niet terugbrengen?

Opdracht 3 Uitgifte en inname

ig h

tB oo

m

Bij deze opdracht werk je samen met drie klasgenoten. a. Uitgifte en inname van goederen verloopt stapsgewijs. Zet de stappen onder elkaar.

C

op yr

b. Neem een fototoestel (of je mobiel) en maak op school foto’s van de uitgifte en inname van goederen. Maak van elke stap minimaal één foto. c. Zet de foto’s in een presentatie. d. Presenteer je fotopresentatie aan een andere groep en beschrijf iedere stap. e. Ook de andere groep presenteert zijn fotopresentatie. f. Herkennen jullie de stappen? Zijn jullie het met elkaars beschrijving eens?

47

Voorraadbeheer

g. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Geef bij de uitwerking aan welke bijdrage jij aan het resultaat van deze opdracht hebt geleverd.

Administratie

ps on d

er w ijs

Afhankelijk van de goederen die je uitgeeft, is ook de administratie op elke plek anders. Het colaatje dat je in de kantine aan gasten geeft, wordt direct in de kassa opgeslagen. Aan het einde van de dag kun je dan een bon van alle bestellingen uitdraaien. Is er een voorraadsysteem, dan worden de gegevens direct in het computerprogramma opgenomen. Een dergelijke administratie zie je vooral in commerciële bedrijven. Zij verdienen geld aan het verhuren of verkopen van goederen.

Daarnaast zijn er niet-commerciële organisaties. Zij verdienen niet direct geld aan het uitgeven van goederen; denk bijvoorbeeld aan de scouting. Ook hier moet de voorraad worden beheerd.

Gebeurt dit niet, dan is niemand op de hoogte van de voorraadtekorten die de scouting op enig moment heeft. Ook bij de scouting is sprake van uitgifte van materialen, inname van materialen, controleren van materialen en weer terugzetten van de uitgegeven materialen.

Voor de administratie gebruiken ze daar dan geen computersysteem.

be ro e

Bij specifieke handelingen worden vaak ook aparte formulieren gebruikt. Bijvoorbeeld bij het retourneren van goederen.

m

Bij steeds meer bedrijven kun je als gast ook vooraf een ‘bestellijstje’ inleveren. Bijvoorbeeld via de site van het bedrijf. Het bedrijf zoekt de goederen bij elkaar en zet de goederen klaar.

Je hoeft soms niet eens meer je auto uit en rekent zelfs in de auto af. Het lijkt een beetje op de McDrive, alleen bestel je van tevoren online.

C

op yr

ig h

tB oo

Natuurlijk is er wel iemand die de bestellingen voor de gasten verzamelt. Dat verzamelen heet ‘rapen’ of ‘orderpicken’. Met een lijst van de goederen die verzameld moeten worden loopt de orderpicker de meest logische route door het magazijn om de goederen te verzamelen. Het verzamelen van alle materialen voor de outdoorgroep van Gerard is ook een voorbeeld van ‘orderpicken’. De lijst van goederen die verzameld moeten worden, heet de picklist.

Orderpicken met een picklist.

48

Uitgeven en innemen van goederen

Opdracht 4 Orderpicken Bekijk het filmpje over orderpicken.

C

op yr

ig h

tB oo

m

be ro e

ps on d

In de film zie je het orderpicken.

Wat doet de medewerker verkeerd? En waarom is dat verkeerd?

er w ijs

Orderpicken

49

AFSLUITING Opdracht 1 Project Voorraadbeheer

er w ijs

Project - Thema 5

ps on d

Bij dit project werk je samen met drie klasgenoten.

In het project ‘Inventarisatieplan’ maak je een inventarisatieplan voor het beheer van de voorraad. Dit maak je voor je stagebedrijf of voor je school.

Je krijgt het project van je docent. De uitwerking van deze opdracht kun je in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

Opdracht 2 Praktijktoets Voorraadbeheer Praktijktoets - Thema 5

be ro e

Met voorraadbeheer heb je de verantwoording over de voorraden. Je moet voorraden op een bepaald niveau houden. Hiervoor moet je goed plannen en organiseren, zodat de voorraden naar de organisatie komen en vervolgens naar de plek gaan waar ze nodig zijn.

Beoordeel jezelf

m

Wat is de opdracht?

In deze praktijktoets laat je zien dat je de voorraad kunt beheren. Deze praktijktoets kun je uitvoeren op school, op je stage of op je werkplek. Overleg met je docent waar en wanneer je de praktijktoets doet. Je krijgt de praktijktoets van je docent. De uitwerking van deze opdracht kun je in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

tB oo

a. Een duimpje omhoog betekent dat je dit leerdoel volledig beheerst, een duimpje omlaag betekent dat je het leerdoel nog nauwelijks beheerst.

Leerdoelen

Je kunt alleen en/of samen met gasten en/of collega’s de werk-, activiteiten-, verblijfsruimte of accommodatie inrichten.

2.

Je kunt voor de aankleding van een representatieve ruimte zorgen.

3.

Je kunt na afloop de ruimte of accommodatie weer in orde maken.

4.

Je kunt zorgvuldig en op de juiste wijze omgaan met de voorgeschreven (hulp)middelen, materialen, toestellen, apparatuur en meubilair.

5.

Je bereidt werkzaamheden voor en verzamelt middelen, materialen, toestellen, apparatuur en meubilair.

6.

Je kunt volgens de voorschriften van de organisatie werken en de aanwijzingen van je leidinggevende of collega’s opvolgen.

7.

Je signaleert problemen, overlegt met je leidinggevende of collega’s en lost eenvoudige praktische problemen volgens afspraak op.

C

op yr

ig h

1.

50

Afsluiting

b. Noem twee dingen waarover je tevreden bent.

1.

2.

1.

2.

Opmerkingen van de docent of praktijkbegeleider die beoordeelt

be ro e

ps on d

d. TOP

er w ijs

c. Noem twee dingen die je de volgende keer anders zou willen doen.

C

op yr

ig h

tB oo

m

e. TIP

f. Bespreek de beoordeling van deze praktijktoets met je docent en/of praktijkbegeleider. Als jullie het samen eens zijn, tekenen jullie beiden voor akkoord. Als jullie het niet eens zijn, teken je voor gezien.

Naam docent en/of praktijkopleider: Handtekening: Akkoord of gezien?

Datum:

51

Voorraadbeheer

Naam student: Handtekening: Akkoord of gezien?

er w ijs

Datum:

Opdracht 3 Eindtoets Voorraadbeheer Eindtoets - Thema 5

ps on d

Met deze eindtoets test je je kennis nadat je het thema afgerond hebt. Overleg met je docent op welk moment je de eindtoets gaat maken.

Opdracht 4 Terugkijken

• Heb je alle opdrachten die je moest doen uitgevoerd?

• Heb je je portfolio-opdrachten ingeleverd en zijn ze goedgekeurd?

• Heb je je praktijktoets en eindtoets gedaan?

be ro e

Door het maken van de opdrachten bij de leerdoelen, het praktijkvoorbeeld en de nulmeting (opdracht 1 tot en met 4) ben je erachter gekomen wat je van dit thema al allemaal wist voordat je eraan begon.

Wat heb je van dit thema geleerd?

tB oo

m

Kennis:

Vaardigheden:

op yr

ig h

Andere leerpunten:

C

Je kunt aan het volgende thema beginnen. Overleg met je docent.

52

PROJECT THEMA 5 INVENTARISATIEPLAN

er w ijs

Bij dit project werk je samen met drie klasgenoten.

In dit project maak je een inventarisatieplan voor het beheer van de voorraad. Dit maak je voor je stagebedrijf of voor je school.

In dit project word je beoordeeld op het product dat je oplevert en op de samenwerking tijdens het project.

ps on d

Opdrachtgever Er zijn twee mogelijkheden: • Loop je al stage of heb je werk? Dan is het bedrijf waar je stage loopt of werkt de opdrachtgever.

• Loop je nog geen stage of heb je geen werk? Dan is je school de opdrachtgever.

Waarschijnlijk heeft het bedrijf of de school al een plan om de voorraad (of een van de voorraden) te inventariseren, maar je gaat er van uit dat dit nog niet het geval is. Jij gaat namelijk dit plan maken.

m

be ro e

De opdracht Maak een plan om de voorraad van het bedrijf of de school te inventariseren. Dit mag een plan zijn om de hele voorraad in één keer te inventariseren of een plan dat zich uitstrekt over een periode, met meerdere momenten waarop geïnventariseerd wordt. Geef in het plan wel aan waarom je deze keuze maakt. Het plan moet de vorm hebben van een draaiboek. Als je het plan hebt gelezen, dan weet je: • precies wat er moet gebeuren • waarom dit moet gebeuren • wie het gaat uitvoeren • hoelang het ongeveer gaat duren om het uit te voeren.

C

op yr

ig h

tB oo

Producteisen • Je hebt een lijst van alle artikelen in de voorraad (met een maximum van 150 verschillende producten).

• Je hebt een juist aantal personen aangegeven dat nodig is om de inventarisatie te volbrengen.

• Je hebt alle stappen beschreven die nodig zijn om tot een volledige inventarisatie van de voorraad te komen.

• Je hebt aan elke stap een of meerdere personen gekoppeld die de werkzaamheden gaan uitvoeren.

• De stappen hebben een logische volgorde en zijn zo verdeeld over de personen dat er sprake is van een efficiënte werkwijze.

Aanleveren Je levert twee dingen aan: 1. Het plan voor de inventarisatie met daarin alle gevraagde informatie (draaiboek).

2. Een verslag waarin je beschrijft hoe je te werk bent gegaan.

53

Voorraadbeheer

Voorbereiden Opdracht 1 Voorbereiden: de opdracht

ps on d

b. Waarom heeft de opdrachtgever jullie deze opdracht gegeven?

er w ijs

a. Wat is precies de opdracht?

be ro e

c. Wat wil de opdrachtgever precies?

tB oo

m

d. Wie werken er allemaal mee aan het project?

Opdracht 2 Afspraken maken en voorbereiden Voor een project moet er veel gebeuren. Zorg dat je de taken goed verdeelt.

Maak samen met je klasgenoten een actielijst en verwerk die in je verslag.

C

op yr

ig h

Voorbereidende Wie? actie

54

Wat heb je nodig?

Wanneer klaar? Check

Project Thema 5 Inventarisatieplan

Doe eerst een onderzoek: • Welke producten zijn er te vinden in het magazijn? Maak hiervan een lijst in Excel.

• Ga je een plan maken voor een volledige inventarisatie in een keer of ga je verschillende steekproefsgewijze inventarisaties doen? Leg uit waarom.

er w ijs

Als je niet weet welke van de twee mogelijkheden je moet kiezen, plan dan een overleg met je docent/stagebegeleider.

• Hoeveel personen zijn er nodig voor de inventarisatie?

• Welke stappen zijn er nodig om ervoor te zorgen dat de hele voorraad wordt geïnventariseerd?

• Hoe ga je controleren of alle artikelen zijn geïnventariseerd?

ps on d

Opdracht 3 Ontwerp

Maak een Excel-werkblad. Zorg ervoor dat je de juiste kolommen hebt gemaakt (denk aan: artikelnummer, omschrijving, aantal, opmerkingen).

Maak een schema waarin je per persoon de taken aangeeft die die persoon heeft.

Opdracht 4 Uitvoeren

be ro e

Uitvoeren

tB oo

Terugkijken

m

Maak het Excel-werkblad compleet (door de artikelen alvast in te vullen).

Zorg voor een afdruk waar de werknemers de inventarisatie goed op kunnen invullen.

Zorg voor een goed stappenplan aan de hand waarvan alle artikelen worden geïnventariseerd.

Lever je werk op aan de docent. Bereid je goed voor op de oplevering. Zorg ervoor dat je de keuzes die je gemaakt hebt goed kunt verantwoorden (uitleggen).

Opdracht 5 Terugkijken

a. Evalueer het project aan de hand van de volgende vragen. Zet een kruisje in de tabel. 1 is onvoldoende en 5 is goed. Geef per score een korte toelichting VRAAG

1

2

3

4

5

TOELICHTING

ig h

Hoe verliep de samenwerking?

C

op yr

Wat vind je van het eindresultaat?

Wat vind je van je eigen bijdrage?

Hoe goed hebben jullie je kunnen houden aan de planning?

55

Voorraadbeheer

b. Geef voor de vragen waarbij je een 1 of een 2 hebt ingevuld aan waardoor dit komt en hoe je dit een volgende keer anders zou aanpakken.

Opdracht 6 Beoordeling Project Thema 5

In het plan is opgenomen: • een lijst van alle artikelen in de voorraad (met een maximum van 150 verschillende producten).

• een juist aantal personen aangegeven dat nodig is om de inventarisatie te volbrengen.

• alle stappen die nodig zijn om tot een volledige inventarisatie van de voorraad te komen.

• aan elke stap zijn een of meerdere personen gekoppeld die de werkzaamheden gaan uitvoeren.

ps on d

a. 1

er w ijs

Beoordelingscriteria

In het verslag staat hoe ik te werk ben gegaan

3

Samenwerken: Ik doe mee aan werkbesprekingen

4

Samenwerken: We luisteren naar elkaar

5

Samenwerken: Ik luister naar de mening van een ander

6

Samenwerken: Ik deel mijn kennis en ideeën met anderen

7

Samenwerken: Ik draag bij aan een goede sfeer in de groep

8

Samenwerken: We verdelen samen de taken

9

Samenwerken: Ik houd me aan mijn afspraken

m

be ro e

2

tB oo

10 Plannen/organiseren: Ik heb alle spullen die ik nodig heb bij me 11 Plannen/organiseren: Ik kan mijn werk plannen en organiseren 12 Plannen/organiseren: Ik kan prioriteiten stellen 13 Plannen/organiseren: Ik zorg ervoor dat ik op tijd aanwezig ben

ig h

14 Plannen/organiseren: Ik doe de dingen op de afgesproken tijden

op yr

Beoordeel jezelf

b. Noem twee dingen waarover je tevreden bent.

1.

C

2.

c. Noem twee dingen die je de volgende keer anders zou willen doen.

1.

2.

56

Project Thema 5 Inventarisatieplan

Opmerkingen van de docent of praktijkbegeleider die beoordeelt d. TIP

er w ijs

e. TOP

Naam docent en/of praktijkopleider: Handtekening: Akkoord of gezien?

Naam student: Handtekening: Akkoord of gezien?

C

op yr

ig h

tB oo

m

Datum:

be ro e

Datum:

ps on d

f. Bespreek de beoordeling van dit project met je docent en/of praktijkbegeleider. Als jullie het samen eens zijn, tekenen jullie beiden voor akkoord.

57