Vergaderopstellingen

Bij het gebruiksklaar maken van de vergader- of congresruimte heb je de keuze uit verschillende opstellingen. De keuze voor een bepaalde opstelling is onder andere afhankelijk van de voorkeur van de klant, het aantal deelnemers aan de vergadering en de aard van de vergadering.

Er zijn verschillende manieren om een ruimte in te richten voor een vergadering. De meest voorkomende vergaderopstellingen zijn:

U-vorm

De tafels staan in een U-vorm met aan het open einde een losse tafel. Iedereen kan de spreker en elkaar goed zien. De deelnemers hebben veel schrijfruimte. Deze opstelling kom je tegen bij vergaderingen of bij een presentatie.

Cabaretopstelling

De tafels staan los van elkaar met twee stoelen achter en één links en één rechts van de tafel. De stoelen zijn gericht naar de spreker en/of het scherm. Deze opstelling is bijvoorbeeld erg geschikt als je tijdens een presentatie met een groepje aan de slag moet. Ook kun je deze gebruiken als er een gezellige avond is, voor een grotere groep. Er is ruimte om te bewegen.

Theateropstelling

De stoelen staan in rijen achter elkaar met zicht naar de spreker en/of het scherm. Er zijn geen tafels. Deze opstelling wordt gebruikt als er veel mensen aanwezig zijn, bijvoorbeeld bij een presentatie of filmavond.

Blokopstelling

De tafels staan in een gesloten vierkant. De deelnemers hebben een goed zicht op elkaar en hebben veel ruimte om te schrijven. Deze opstelling is geschikt als er geen gebruik wordt gemaakt van een scherm. Bij vergaderingen is dit mogelijk, of bij een gezamenlijke activiteit.

Klasopstelling

De tafels staan los van elkaar met twee stoelen per tafel. De stoelen zijn gericht naar de spreker. De deelnemers hebben veel ruimte en de spreker heeft een goed overzicht.

Na afloop controleer je samen met de klant de zaal. Is alles nog in orde? Zijn er geen gebreken ontstaan of dingen stukgegaan? Dat is belangrijk voor een eventuele klachten achteraf. Je ruimt alles op, nadat je gecontroleerd hebt of er geen mankementen zijn en je zorgt dat de zaal schoon genoeg is voor de volgende activiteit. Tekorten of gebreken die je zelf niet kunt oplossen, meld je aan je leidinggevende.

Lees meer in Verdiepingsstof - Opstellingen diverse activiteiten.

Verdiepingsstof - Opstellingen diverse activiteiten

Opdracht 9 Vergaderopstellingen

a. Zoek in je school, op je stage of op je werkplek naar zo veel mogelijk verschillende opstellingen voor een vergadering. b. Maak er foto’s van. Zet bij elke foto hoe de opstelling heet. Schrijf er ook bij waarom voor deze opstelling is gekozen. Als je het niet weet, vraag je het bijvoorbeeld aan een klasgenoot, een collega of aan je leidinggevende. c. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

Opdracht 10 Presentatieapparatuur klaarzetten

Werk bij deze opdracht samen met een klasgenoot. Zet een PowerPoint- of Prezi-presentatie klaar.

Voorbereiden

a. Vraag aan je docent in welke ruimte je een PowerPoint- of Prezi-presentatie moet klaarzetten.

Verzamel alle presentatiematerialen en maak alles klaar voor gebruik.

Uitvoeren

b. Persoon 1 zet de presentatie klaar. Persoon 2 observeert en geeft feedback. Wissel daarna van rol.

Terugkijken

c. Vul na afloop voor jezelf de tabel in.

Feedback

Ik zorg ervoor dat de laptop waarmee de presentatie wordt gegeven klaarstaat en werkt. Ik let op kabels en stopcontacten. Ik zorg ervoor dat de laptop internet heeft. Ik zorg ervoor dat het wachtwoord bekend is waarmee je toegang krijgt tot de laptop. Ik open de presentatie en controleer of die op het scherm verschijnt. Bij problemen waarschuw ik mijn leidinggevende of de organisatie van de vergadering.

Tops:

Tips:

Opdracht 11 GGD

De GGD komt een voorlichting geven over hygiëne op de werkvloer. Hiervoor moet de aula ingericht worden. Er worden ongeveer 150 personen verwacht. a. Welke materialen/middelen denk je allemaal nodig te hebben?

b. Welke vergaderopstelling kies je en waarom?