EDITEL Journal CZ 1/2022

editelJOURNAL FIREMNÍ ČASOPIS SKUPINY EDITEL

VÍDEŇ | PRAHA | BRATISLAVA | BUDAPEŠŤ | ZÁHŘEB | KRAKOV

EDITORIAL EDI má mnoho tváří

© ORLEN Unipetrol

Téměř dvě desetiletí mě profesně provází technologie EDI. Z hlubokého přesvědčení mohu říct, že moje práce dodnes zůstává výzvou a žádný projekt není stejný. To, že Štefan Sádovský Generální ředitel pro má EDI – i přes standardizovaný Českou a Slovenskou základ – mnoho tváří, je dáno přerepubliku devším pestrostí požadavků našich zákazníků. Pro EDITEL je nesmírně důležité, vnímat každého zákazníka a každý jednotlivý projekt individuálně, abychom poskytli vždy to nejlepší možné řešení.

Digitalizace má smysl, pokud na obchodní procesy nahlížíme z komplexního hlediska a pokud implementace probíhá tak, aby byla pro klienta použitelná snadno a v rámci celé firmy. O přínosu digitalizace je náš úvodní článek o společnosti ORLEN Unipetrol.

Obecně EDI přináší zrychlení, zefektivnění obchodních a fakturačních procesů, zkrácení dodacích lhůt v odběratelsko-dodavatelském řetězci. V dalších článcích se dočtete, jak EDI využívá tradiční česká společnost Hollandia nebo jak optimalizace procesů prospívá maďarskému výrobci ledu Ice Cube a chorvatskému řetězci Studenac.

I pro společnost Shawmut, která působí v automotive, bylo nalezeno to nejoptimálnější řešení.

Je nám vždy velkým potěšením pomáhat našim klientům ve všech jejich projektech. A se stejným potěšením se o tyto zkušenosti dělíme s našimi čtenáři.

RYCHLOST DORUČOVÁNÍ NENÍ JEDINOU VÝHODOU

Příjemné čtení!

Váš Štefan Sádovský

Skupina ORLEN Unipetrol s úspěchem používá archivační řešení trustIT poskytovatele EDI služeb EDITEL.

„V

rámci interních procesů jsme se rozhodli pro digitalizaci naší fakturace. Během výběrového řízení jsme oslovili EDITEL s tím, že náš proces by měl zahrnovat zákaznický portál, kde si budou zákazníci moci sami stáhnout všechny potřebné daňové doklady, a kde si zároveň budeme schopni monitorovat příslušný tok dokumentů a jejich doručování zákazníkům,“ uvádí Robert Hejkal, Vedoucí oddělení aplikací velkoobchod a logistika společnosti ORLEN Unipetrol.

Odběratelé produktů společnosti ORLEN Unipetrol dnes mají ke všem dokladům v rámci fakturace přístup pomocí přívětivého uživatelského rozhraní. „Jedná se o důvěryhodný archiv dokladů,

který je umístěn v infrastruktuře společnosti ­ORLEN Unipetrol a je dostupný 24 hodin denně.

Postupně se z něj stal stěžejní produkt používaný v rámci fakturačního procesu a společnost ­EDITEL k němu poskytuje servisní podporu i po prvotní implementaci,“ podotýká Svatopluk Vít, Technical Sales Support Consultant společnosti EDITEL CZ.

PS: Znáte už náš EDI blog? Na www.editel.cz/ category/edi-blog-cs pravidelně najdete novinky a zajímavé informace ze světa EDI.

ČLÁNKY V TOMTO ČÍSLE

1

Rychlé, přehledné a pohodlně dostupné

Stávající řešení je založeno na obousměrné komunikaci mezi uživatelským portálem archivu a firemním ERP systémem SAP, který je hlavní platformou pro správu uživatelských dat. Tato

RLEN UNIPETROL O Používá archivační řešení trustIT Ve zkratce Další novinky ze společnosti EDITEL

2

ORLEN UNIPETROL – 2. část 2 Používá archivační řešení trustIT Společnost HOLLANDIA Dana Vondráčková o využívání EDI

HAWMUT C.R. s.r.o.

3 SNastavení komunikace pomocí protokolu OFTP2

VE ZKRATCE

STUDENAC Chorvatsko Zavedení automatického ověřování faktur

Odette2022 - Building Solutions for Sustainable Supply Chains www.odette.org/conference

EDI – řada výhod pro všechna odvětví www.editel.cz/odvetvi

EDI v automobilovém průmyslu www.editel.cz/odvetvi/automotive

Efektivní archivace je klíčová www.editel.cz/reseni/e-archivace

Sledujte nás!

CE CUBE Hungary 4 IElektronické podepisování faktur PKI

Magazín EDITEL JOURNAL vychází jako doplňková publikace GS1 Information v celkovém­nákladu 13 000 výtisků. Je dostupný v němčině, angličtině, ale také v slovenštině, ­maďarštině a chorvatštině, a je určen našim interním klientům. V elektronické podobě si editelJournal m ­ ůžete stáhnout na stránkách www.editel.cz/editel-journal. Máte-li jakékoli připomínky, ­kontaktujte nás prosím na adrese marketing@editel.cz.

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

O SPOLEČNOSTI: Rafinérská a petrochemická skupina ORLEN Unipetrol je významnou součástí českého průmyslu. V České republice je jediným zpracovatelem ropy, jedním z nejdůležitějších výrobců plastů a vlastníkem největší sítě čerpacích stanic Benzina ORLEN. V oboru rafinérské a petrochemické výroby je významným hráčem i ve střední a východní Evropě. Od roku 2005 je součástí rafinérské a petrochemické skupiny PKN ORLEN.

data jsou v pravidelných intervalech synchronizována s archivem. Veškeré údaje se tak spravují na jednom místě a není třeba zadávat je vícekrát – při prvotním zadání je vše na pozadí synchronizováno. Na opačnou stranu zase proudí informace o zákazníky zobrazených a stažených dokladech, což v procesu nahrazuje oběh papírových dokladů. Lze tak jednoduše prokázat, že příslušný dokument byl doručen a vyzvednut (přečtením či stažením příslušného dokladu). Celý proces má nespornou výhodu v rychlosti

doručení, protože doklad je zákazníkovi k dispozici neprodleně po vystavení v ERP systému. Jde také o velkou finanční úsporu, není už totiž nutné využívat klasické poštovní služby pro doručování papírových dokladů.

Na straně zákazníka společnosti ­ORLEN Unipetrol není nutné cokoli instalovat, stačí mít k dispozici internetový prohlížeč a přihlašovací údaje.

Dostupné doklady ve formátu PDF navíc obsahují i datovou strukturu ve formátu XML pro strojové zpracování a jsou digitálně podepsány. Uživatelský portál prochází pravidelnými bezpečnostními audity, aby byla zajištěna maximální úroveň zabezpečení poskytovaných dat. Uživatelské rozhraní je také dostupné v několika jazykových mutacích, i když primární nastavení je pro český jazyk.

Flexibilní řešení pro ORLEN Unipetrol

Výhodou celého řešení je, že je jednoduše škálovatelné a rozšiřitelné i do dalších dceřiných společností v rámci

© ORLEN Unipetrol

2

skupiny. V zásadě jde jen o propojení používaného ERP systému s důvěryhodným archivem pomocí tzv. webových služeb a předávání povinných metadat k zasílaným dokladům. Nastavením vhodných filtrů dokážeme přesně škálovat koncové uživatele tak, aby měli k dispozici přesně ty dokumenty, které jsou pro ně relevantní. Zároveň umožňujeme zaměstnancům ORLEN Unipetrol zobrazovat jinou sadu metadat potřebnou pro jejich vlastní práci uvnitř společnosti související s jejich pozicí.

Štefan Sádovský, CEO společností ­EDITEL CZ&SK, tomu dodává: ­„ORLEN ­Unipetrol je významným zákazníkem EDITELu. Díky jeho znalosti dokážeme flexibilně reagovat na specifické požadavky a na vyžádání provádět změny, které jsou v souladu s nastavenými interními procesy. Tyto nadstandardní vztahy jsou pro nás velmi důležité, ­neboť obohacují obě strany.“ n

orlenunipetrol.cz

© HOLLANDIA Karlovy Vary, s.r.o.

HOLLANDIA – VŠE ZAČALO RODINNÝM VÝLETEM DO HOLANDSKA.

Někdo si vozí z dovolené mušle jiní nápad.

Krásné Údolí, kde Hollandia sídlí, se nachází na Tepelské náhorní plošině v nadmořské výšce kolem 700 m a sousedí s chráněnou krajinnou oblastí Slavkovský les. Tato oblast je výrazně zemědělská a nachází se v ní mnoho rybníků. Čistotu si zachovává dodnes a stojí za standardně vysokou kvalitou zdejšího mléka.

Hollandia více než 20 let využívá EDI komunikaci, a proto jsme se zeptali paní Dany Vondráčkové, vedoucí logistiky a odbytu na její zkušenosti se zavedením EDI ko­ munikace. Řada dodavatelů kdysi implementovala první EDI komunikaci jako

reakci na požadavky obchodního řetězce Makro, jak to bylo u vás?

V Hollandii to bylo stejné. První EDI komunikaci jsme realizovali v roce 2000 se společností Makro, ale v první fázi se jednalo spíše o inteligentnější fax, protože jsme přijaté objednávky zobrazovali ve formuláři a přepisovali do informačního systému. Hned následně jsme však nechali připravit datové propojení s informačním systémem a hned další rok začali EDI komunikaci rozšiřovat na další partnery.

Významným milníkem pak bylo i zavedení elektronické bezpapírové fakturace. V současnosti si s více než 40 partnery vyměňujeme tisíce dokumentů měsíčně a provoz bez EDI si v podstatě nedokážeme představit.

Společnost Hollandia rovněž následně realizovala řízení logistiky přes EDI? Naším logistickým providerem je společnost HOPI, která má dlouhodobě propracované řízení logis­ tických operací prostřednictvím EDI. Od roku 2017 tak přes EDI řídíme jak naskladňování – přesun našich dodávek z výroby do logistického skladu v HOPI, tak dodávky k zákazníkům bez ohledu na to, zda EDI využívají nebo ne. K řízení dodávek zákazníkům používáme zprávu instrukce k dodávce – ­INSDES. Pro řízení speciálních skladových operací jako je například přebalování zboží dle požadavků zákazníků se pak využívá zpráva HANMOV – instrukce k manipulaci zboží.

V nedávné době jste přecházeli na nový informační systém SAP a důležitým bodem bylo zachování plné EDI komunikace v podstatě tak, aby obchodní partneři téměř nic nepoznali…?

Přechod na nový ERP systém SAP byl náročný proces, asi jako pro každou společnost.

Důležitou součástí byla plná implementace EDI komunikace, která musela být pro produkční systém funkční od samého počátku a možnosti testování s partnery byly velmi omezené.

Zde bych chtěla ocenit proaktivní přístup společnosti EDITEL jak ve fázi samotné základní implementa-

ce EDI zpráv, tak zejména v průběhu testovacího provozu SAP systému, kdy bylo umožněna paralelní komunikace jak se stávajícím systémem tak s nově implementovaným systémem SAP. Veškeré EDI objednávky zákazníků byly zpracovávány para­ lelně a tím mohly být nalezeny veškeré případné nesrovnalosti v kmenových datech a procesech zpracování a díky tomu v podstatě skokový přechod do produkčního provozu sytému SAP proběhl bez problému. Jeden den jsme skončili s produkčním využíváním starého sytému a od druhého dne jsme ­produkčně pracovali se systémem SAP včetně zpracování EDI ­objednávek a následného generování dodacích listů a faktur.

Za plného provozu se pak řešilo již minimum rozdílů. n hollandia.cz

O SPOLEČNOSTI Společnost Hollandia Karlovy Vary byla založena v polovině roku 1991. Tehdy byla z Holandska dovezena první výrobní linka a již více než 30 let vyrábí dnes již ikonický Selský jogurt podle tradiční receptury. Samozřejmě od té doby přibylo několik dalších řad produktů.

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

3

VŠE ZAČALO JEDNODUCHÝM DOTAZEM… Společnost Shawmut C.R. s.r.o. oslovila společnost EDITEL CZ za účelem nastavení komunikace ­pomocí protokolu OFTP2. Důvod požadavku byl zcela zřejmý.

S

polečnost Shawmut má své centrální IT oddělení umístěné v USA, kde s protokolem OFTP2 běžně nepracují. Nejčastěji používaným protokolem v USA je AS2. Téměř „exotický“ byl také zvolený formát přenášených dokumentů. Zatímco v rámci evropského kontinentu jsou používány standardy VDA nebo ­EDIFACT (ODETTE Standards), v USA je to ANSI X.12 (American National Standards Institute) vyvinutý již v roce 1979 dceřinou společností ANSI, Accredited Standards Committee (ASC).

Pohled společnosti Shawmut C.R.:

Jak podotýká Radek Mašek, Jomar ­Administrator společnosti Shawmut ČR: „Kvůli přibývajícímu množství Evropských zákazníků, kteří využívají standartní Evropské protokoly, nastala potřeba najít společnost, která by byla schopná poskytnout EDI připojení mezi systémem s USA standarty a systémem s EU standardy. Ukázalo se, že většina společností v USA nejsou schopni takovou službu poskytnou. Oslovili jsme tedy několik společností v ČR. Nakonec jsme si vybrali EDITEL. Společnost EDITEL je z našeho pohledu profesionální or-

ganizace na světové úrovni. Rozumí problematice EDI, a to i v nestandartních případech, jako to bylo u nás.

Jednání bylo vždy slušné a rychlé.

Byli schopni a ochotni jednat přímo s našimi zákazníky, což nám ušetřilo mnoho času. Pro nás je velkou výhodou spolupracovat s českou pobočkou společnosti EDITEL, a to hlavně kvůli snadné komunikaci (jazyk, časové pásmo).“

Přesné zadání = nejvhodnější řešení

Společnost Shawmut tedy hledala řešení pro nastavení centrální OFTP2 komunikace, které by jí umožňovalo odesílat a přijímat EDI dokumenty prostřednictvím jednoho přístupového bodu. Odesílání dokumentů mělo být směrováno buď přímo na obchodního partnera společnosti Shawmut nebo do jeho sítě VAN za použití protokolu OFTP2.

Díky přesnému zadání ze strany společnosti Shawmut jsme byli schopni navrhnout nejvhodnější řešení. Jako přístupový bod byl zvolen konektor EDIREX, který zajišťuje přenos dokumentů do virtuální schránky klienta poskytované společností EDITEL. Nedílnou součástí tohoto tenkého ­klienta jsou sdílené složky určené

Shawmut

Windows Connector

X12 856

EDIFACT DELFOR

2 OFTP

Trading Partner

OFTP 2

Trading Partner‘s VAN

EDITEL MAILBOX

X12 830

EDIFACT DESADV

Jednoduché schéma aktuálního nastavení:

pro příjem a odesílání zpráv. Konektor EDIREX je nastaven tak, aby dokumenty zpracovával v pravidelných časových intervalech (obvykle každou hodinu), přičemž jeho provoz probíhá zcela bezobslužně. Řešení společnosti EDITEL zahrnuje také datovou konverzi dokumentů.

V současné době probíhá konverze odvolávky VDA4905 do formátu ANSI X.12, typ zprávy 830 společnosti Shawmut. Výměna zpráv mezi spol.

Shawmut a jejími partnery probíhá prostřednictvím zabezpečeného šifrovaného kanálu.

n

Editel_Grafik_Journal_1_22.indd 1

O SPOLEČNOSTI ­SHAWMUT: Společnost Shawmut C.R. s.r.o. se sídlem v Praze, je součástí Shawmut Corporation, předního dodavatele flexibilních vícevrstvých materiálů pro automobilový průmysl, zdravotnictví a další odvětví.

Tato rodinná společnost založená v roce 1916, která působí již po čtyři generace, je největším nezávislým výrobcem laminátů pro technické tkaniny ve Spojených státech a nabízí pokročilá materiálová řešení pro automobilový průmysl, zdravotnictví, vojenské a ochranné účely i laminová řešení na zakázku. Společnost Shawmut má po celém světě více než 700 zaměstnanců, provozuje 10 výrobních závodů a sedm obchodních poboček v Severní Americe, Evropě a Asii.

30.05.22 12:29

shawmutcorporation.com

­­MODERNIZACE A OPTIMALIZACE PODNIKÁNÍ VE STUDENAC - CHORVATSKO

© kzenon – iStockphoto.com

Studenac je dnes jedním z předních maloobchodních řetězců na jadranském pobřeží a na národní úrovni patří mezi lídry s největší prodejní sítí v Chorvatsku. Soustavně pracuje na zavádění nových řešení a zlepšování svých stávajících aktivit a nabídky.

V

zhledem k neustálému nárůstu obchodních aktivit se Studenac pustil do zaváděním EDI zpráv. Díky zprovoznění EDI komunikace je

řízení sortimentu zboží nebo míst dodání jednotlivých obchodních partnerů výrazně jednodušší.

V reakci na nárůst manuálního

zpracovávání faktur zapříčiněného růstem společnosti Studenac a jejími novými akvizicemi, bylo zavedeno automatické ověřování faktur.

Po úspěšných projektech s prodejní sítí Kaufland a SPAR implementovala společnost EDITEL Adria totéž i pro Studenac a přizpůsobila ověřovací procesy jeho potřebám. Výhody automatického ověřování faktur spočívají mimo jiné v tom, že dochází ke snížení tlaku na zaměstnance, čímž se mimo jiné otevírají možnosti zavádění dalších zpráv v Supply Chain Managementu jako je objednávka, dodací list, atd. Šetří se také čas při zavádění nových dodavatelů, kteří byli dříve v klasickém procesu zasílání objednávek (e-mailem, poštou,

telefonicky, atd.) a zpracování faktur (ručním zadávání), do výměny EDI zpráv. Tento postup zajišťuje vyšší efektivitu, snižuje se počet chyb, zjednodušuje a výrazně zrychluje celé procesy.

Díky automatickému ověření na straně společnosti Studenac obdrží dodavatel v reálném čase informaci o případné technické nefunkčnosti zpracování faktury i s popisem chyby. Zkrátí se tak doba potřebná na její opravu a faktura je dříve splatná, což je velkou výhodou pro dodavatele. n

studenac.hr/en

4

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

TENTO SYSTÉM NEZAMRZNE

© Ice Cube Hungary Kft.

Padesát tun ledu denně, tisíce faktur a dodacích listů – tato čísla už nejsou pro společnost Ice Cube Hungary výzvou, ale spíše součástí každodenního života. Díky neustálému vývoji, odhodlanosti a elektronické výměně dat.

50 tun místo 50 kg ledu denně

„Naším cílem bylo přijít se zcela novým typem podnikání, které v Maďarsku nemá obdoby,“ řekl o začátcích působení společnosti její generální ředitel Tamás Ónodi. S nápadem pokusit se rozšířit a zpopularizovat výrobu ledu u nás doma přišli naši příbuzní, kteří žijí ve Spojených státech. Můžeme říci, že jsme to byli my, kdo v zemi ­zavedl kulturu konzumace ledu.“ Původně společnost vyráběla 50 kg ledu denně, nyní dosahuje toto množství 50 tun. Zpočátku mnoho lidí používalo led k venkovnímu

O SPOLEČNOSTI: Maďarská společnost Ice Cube Hungary Kft. byla založena v roce 1991 jako rodinný podnik. Vyrábí a distribuuje jedlé kostky ledu po celé zemi. Má šest továren, výrobní závod o rozloze 12 000 m2 ve městě Vácigres a výrobní halu o rozloze 3 000 m2, odkud se výrobky rozvážejí po celé zemi do dalších továren.

Roční obrat společnosti činil v roce 2020 více než 625 000 000 HUF.

chlazení, dnes se používá spíše v nápojích, ale má i různá další průmyslová využití (masný průmysl, farmaceutický průmysl).

Výroba ledu je ve skutečnosti mnohem složitějším procesem než pouhým zmrazením vody. Je třeba zajistit čistotu produktu a zabránit nežádoucí chuti a zápachu, což vyžaduje vhodnou infrastrukturu a vysoký stupeň hygieny. Aby bylo možné takový produkt prodávat, je navíc nutné zajistit chladicí boxy, a proto poskytla společnost Ice Cube Hungary za tímto účelem 3 000 takových chladicích boxů k instalaci po celé zemi. Jejich výroba se neustále vyvíjí, aby udržela krok s rostoucí poptávkou. Zvýšený obrat znamenal také dramatický nárůst počtu partnerů, zaslaných faktur a dodacích listů.

pro nás úlevu. S tímto systémem bylo snazší oslovit další řetězce supermarketů a další partnery.“ Zavedení elektronicky podepsaných faktur PKI znamenalo pro společnost Ice Cube další nová spojení. Nyní je napojena na všechny významné obchodní řetězce (TESCO, Spar, Auchan, METRO) a čerpací stanice (Shell, MOL, OMV, Lukoil).

Společnost Ice Cube používá systém SAP, který se dobře integruje s EDI řešeními společnosti EDITEL. Po zkušebním období funguje spojení bez problémů. „Zpočátku se kolegové k této novince stavěli opatrně. O smysluplnosti změny je však přesvědčil fakt, že namísto dřívějších obrovských poštovních balíků stačí k odeslání faktur partnerům několik kliknutí na klávesnici,“ dodává Tamás Ónodi.

Elektronická výměna dat (informací) při výrobě ledu

Budoucnost výroby ledu

Společnost je zákazníkem společnosti EDITEL Hungary již řadu let, ale neustále zavádí novinky a aktualizace, z nichž nejnovější je PKI fakturace. V závislosti na sezóně zaměstnává společnost 50-70 lidí.

Tisíce faktur a dodacích listů se dříve vystavovaly a zasílaly partnerům ručně. Při takovém počtu faktur a dodacích listů se někdy stalo, že chyběl jeden nebo dva dokumenty, které bylo třeba nahradit, což práci výrazně ztěžovalo. „Zpočátku to bylo i pro nás neprobádané území, když nám první hypermarket navrhl zavedení EDI spojení,“ řekl nám Tamás Ónodi. Ale jakmile jsme systém zavedli, představoval

Během období zásadních omezení způsobených pandemií COVID19 měla společnost Ice Cube Hungary to štěstí, že měla čas věnovat se vylepšením. Odstávka, která trvala 4-6 měsíců, a dočasné snížení poptávky umožnily společnosti zavést důležitá zlepšení ve výrobě.

Podle jejich vyjádření probíhá od té doby na trhu určitá forma reorganizace – největší poptávka po ledu z čerpacích stanic je na pumpách. A to znamená, že nemůžete odpočívat, musíte neustále hledat příležitosti k rozvoji a inovacím.

Na závěr Tamás Ónodi dodává: „Není jiné cesty. Digitální technolo-

gie jsou budoucností – pokud chcete na trhu uspět, nemůžete je obejít.“ n

icecube.hu

TIRÁŽ VYDÁNÍ 1/2022 Vlastník a vydavatel: EDITEL Austria GmbH, 1040 Vienna, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; e-mail: info@editel.at. www.editel.eu EDITEL Austria GmbH je 100% dceřinou společností GS1 Austria GmbH. Cílem společnosti EDITEL Austria GmbH je řízení elektronické výměny dat mezi obchodními partnery, prodej potřebných softwarových produktů a služeb podpory.

Management a zodpovědnost za obsah: Štefan Sádovský Redakce: Martina Pokorná, Dagmar ­Krajčovičová Korektura: Martina Pokorná, Markéta ­Ernesová, Dagmar Krajčovičová Překlady: Anglická verze: Dagmar Jenner, www.texterei.com Německá verze: Isabella Rath, Anja Jung Česká a slovenská verze: Martina Pokorná, Dagmar Krajčovičová Maďarská verze: Adrienn Horváth, Bettina Hernádi-Szekeres Chorvatská verze: Marija Lunjek Layout: www.creativedirector.cc Zveřejnění podle mediálního zákona z 1. března 2009: Newsletter na propagaci a podporu obchodních aktivit skupiny EDITEL.