EDITEL Journal CZ 1/2020 by EDITEL Group

editelJOURNAL FIREMNÍ ČASOPIS SKUPINY EDITEL

VÍDEŇ | PRAHA | BRATISLAVA | BUDAPEŠŤ | ZÁHŘEB

EDITORIAL Doba bezpapírová Slovo „bezpapírové“ nebylo nikdy předtím tak důležité jako v posledních měsících. Lidé byli zvyklí na přístup k relevantním dokumentům a na jejich tisk. Přechod k práci z Štefan Sádovský Generální ředitel pro domova, kde možná byla k dispoziČeskou a Slovenskou ci tiskárna, ale s nízkým výkonem republiku nebo dokonce nebyla vůbec žádná, se zvýšila potřeba „bezpapírové práce“. To platí zejména pro práci přímo vázanou na zajištění likvidity, např. fakturace. Přečtěte si náš článek na straně 3, kde se dozvíte o příležitostech spojených s EDI.

Kromě toho jsou řešení EDI ideální jak pro začínající společnosti s menším počtem dokumentů, které jsou prvními uživateli. Následně i pro malé a střední podniky, které „vyrostly“ ze svého řešení webEDI a přešly na plně automatizovaná řešení od EDITELu (strana 1).

WEBEDI JAKO STARTOVNÍ ČÁRA PRO OBCHODNÍ RŮST FIREM Webové EDI není jen startovním řešením EDI komunikace. Může představovat i pomyslnou startovní čáru pro rozvoj firmy z hlediska spolupráce s novými i stávajícími obchodními partnery a také pro rozvoj vlastního technického zázemí.

velkou radostí sledujeme, jak naši klienti – i díky službám společnosti EDITEL – úspěšně rozvíjejí své obchodní aktivity a rostou. Nabízené služby i podporu přizpůsobujeme jejich měnícím se potřebám a novým požadavkům. Z šesti set fi-

rem působících v řadě odvětví, které používají webEDI, jich jen v posledních několika letech desítky přešly na plně automatizované řešení EDI. Služba webEDI představuje ideální volbu pro malé a středně velké firmy, které s výměnou elektro

VE ZKRATCE Nejnovější zprávy ze světa EDI www.editel.cz/novinky

Jak implementovat EDI www.editel.cz/co-je-edi/predstaveni-edi-prvni-kroky/

EASTLOG Konference www.eastlog.cz/aktuality/

Efektivní archivace je klíčová www.editel.cz/reseni/e-archivace/

Sledujte nás!

EDI je také velkým přínosem a pomocníkem, pokud se jedná o společnosti ve strojírenství a slévárenství. Na straně 4 si přečtěte, jak MOTOR Jikov využívá výhody EDI. Více se také dočtete o novém systému XRechnung – elektronická faktura – vytvořen jako jediný formát e-fakturace so státní správou v Německu (strana 2). Hledání možností, jak použit menší množství papíru je patrné ve všech průmyslových odvětvích a sektorech, a i zde můžeme vidět pokrok dříve, než se očekávalo. Příjemné čtení Štefan Sádovský

ČLÁNKY V TOMTO ČÍSLE jako startovací čára 1 wproebEDI obchodní růst firem VeDalšístručnosti novinky ze společnosti EDITEL jako startovací čára 2 wproebEDI obchodní růst firem - 2.část XRECHNUNG: Konečný termín projekt Nový OSA MONITOR ráce na dálku 3 Pmalé a střední podniky se loučí s nadbytečným papírováním ve světě strojírenství EDI a slévárenství EDI 4 Cv entralizace třílístku je trendy EDI ve výrobě nápojů komunikace napříč EDI uskupením EMOS

Magazín EDITEL JOURNAL vychází jako doplňková publikace GS1 Information v celkovém nákladu 13 000 výtisků. Je dostupný v němčině, angličtině, ale také v slovenštině, m aďarštině a chorvatštině, a je určen našim interním klientům. V elektronické podobě si Journal m ůžete stáhnout na stránkách www.editel.cz/editel-journal. Máte-li jakékoli připomínky, kontaktujte nás prosím na adrese marketing@editel.cz.

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

nických obchodních dokumentů začínají nebo ji realizují v menším rozsahu. S nárůstem počtu obchodních aktivit, partnerů a typů vyměňovaných dokumentů či změnou ERP ovšem řada uživatelů webEDI „přeroste“. Potom přichází na řadu další, většinou již plně automatizované EDI řešení, šité na míru novým potřebám firmy. Nej častěji pak společnosti volí formu outsourcované služby submIT (SaaS), populární ovšem zůstává i využití lokálního SW řešení edisuITe implementovaného do vlastní IT-infrastruktury. Mezi klienty společnosti EDITEL, kteří z původní webového řešení EDI plynule upgradovali na automatizovanou službu patří např.: • Malewo Havířov, společnost s dlouholetou tradicí v distribuci koje neckých potřeb na českém trhu.

slepičích vajec, nebo • TOP LIGHT, přední výrobce a dovoz ce interiérových a exteriérových svítidel na evropském trhu, pro nějž byly impulzem ke změně vedle nárůstu komunikace také nové technické požadavky zahraničního obchodního partnera. © Thomas-Soellner – iStockphoto.com

• Společnost AGORA DMT poskytující široké služby výrobcům a dodavatelům z oblastí spotřební elektroniky, mobilní techniky, inteligentní

domácnosti atd. • OVUS-podnik živočišné výroby, spol. s r. o., česká farma se čtyřicetiletou tradicí ve výrobě kvalitních

Mezi společnosti, které v určité fázi svého působení používaly naše webové EDI, patří i dnes již mezinárodní skupina EMOS, působící v oboru elektro. Její příběh si můžete přečíst na straně 4. EDITEL je hrdý na to, že může svým dílem přispívat k úspěšnému rozvoji firem, a že zákazníci oceňují variabilitu, kvalitu a dostupnost našich služeb. n editel.cz/reseni/webove-edi

XRECHNUNG: KONEČNÝ TERMÍN PRO ELEKTRONICKOU FAKTURACI ZŮSTÁVÁ PRO NĚMECKÉ VEŘEJNÉ ORGÁNY NEZMĚNĚN*

. listopad 2020* je pro smluv ní partnery německé vlády (dodavatelé a vystavovatelé faktur) nejdůležitějším termínem pro zavedení elektronické fakturace. Následně bude jediným právně akceptovaným formátem faktury XRechnung, který již obsahuje pouze data ve strukturované podobě. Nejjedno-

STRUČNÝ PŘEHLED: ELEKTRONICKÁ FAKTURACE NĚMECKÝM VLÁDNÍM ORGÁNŮM ovinné pro poskytovatele služeb od 27. P listopadu 2020, dřívější zavedení dobrovolné* Vztahuje se na práce pro vládní agentury ve výši 1000 EUR netto nebo více Fakturační údaje musí být převedeny do formátu XRechnung EDITEL – poskytovatelem řešení pro doručení XRechnung faktur

dušším, nejrychlejším a nejbezpečněj ším způsobem, zejména pokud jsou objemy transakcí vysoké, je plně automatizovaný přenos prostřednictvím sítě PEPPOL, která bude podporována všemi veřejnými orgány v Němec ku. EDITEL nabízí svým klientům přístup k německým orgánům prostřednictvím PEPPOL. V případě záj mu také nabízíme kontrolu faktur, převod do formátu XRechnung, včetně zabezpečení jejich automatického přenosu. „Všechny společnosti by si měly včas zajistit technický přístup k novému elektronickému systému XRechnung, jinak nebude Německá spolková republika po 27. listopadu 2020* akceptovat jejich faktury,“ řekl Gerd Marlovits, generální ředitel společnosti EDITEL. n * Podle aktuálně dostupných informací

editel.cz/reseni/e-fakturace/ xrechnung

NOVÝ PROJEKT OSA MONITOR

o úspěšné realizaci měření dostupnosti zboží na prodejních regálech (tzv. projekt OSA Barometr) pracovní skupina ECR Benchmarking a OSA připravila ve spolupráci se společností EDITEL CZ a REPORTING.CZ pilotní projekt ECR OSA Monitor. Jejich cílem bylo najít způsob analýzy dat s využitím EDI zprávy INVRPT (Inventory report – přehled zásob). Skupina měla za úkol určit jednoduché ukazatele, které by se daly použít pro logistiku, obchod, marketing i finance. Zkrátka převést „tuny“ dat na určité jednoduché grafy nebo alerty, které by upozorňovaly na speciální stavy v dodávkách nebo prodeji. Elektronická zpráva Inventory report informuje o stavu zboží na skladě, prodejích, příjmech na sklad a případně o dalších pohybech zboží. Zpráva INVRPT obsahuje data o všech položkách sortimentu obchodníka s využitím standardní identifikace po-

mocí GTIN a o všech prodejnách a skladech. Tato data se v rámci společného řešení EDITEL CZ a REPORTING. CZ každý den konvertují z EDI a převádí do datového skladu. Nad datovým skladem byl spuštěn systém Business Intelligence (dále BI). Systém BI umožňuje data zobrazovat z různých pohledů. Lze definovat časové řady po dnech, týdnech, dnech v týdnu, prodejny, položky zboží v nejrůznějších kombinacích a srovnáních. Pro každý pohled se dají definovat ukazatele jako prodej zboží, příjem zboží, skutečný stav na skladě a třeba out of stock. To vše lze zobrazovat i ve formě grafů. Příslušné nástroje jsou již k dispozici i dalším společnostem mimo pilotní projekt pracovní skupiny ECR. n reporting.cz

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

portály (tzv. webové EDI), které poskytují zejména malým a středním podnikům možnost přístupu k objednávkám, fakturám a umožňují jejich zasílání přímo klientům. To zase napomáhá vyhnout se opožděným platbám, zvyšuje likviditu na straně dodavatele a v konečném důsledku též zajišťuje fungování dodavatelského řetězce.

Integrace EDI umožňuje strukturovanou výměnu dat

PRÁCE NA DÁLKU: MALÉ A STŘEDNÍ PODNIKY SE LOUČÍ S NADBYTEČNÝM PAPÍROVÁNÍM Používání papírových dokumentů je stále běžnou praxí, zejména pro malé a střední podniky. V době, kdy je potřeba pracovat na dálku, to představuje obrovskou výzvu, mimo jiné i proto, že korespondence je zasílána na adresu sídla firmy. „Řada firem v současnosti přehodnocuje procesy založené na papírových dokumentech, na něž dlouhá léta spoléhaly. Tím, co hledají, je především jednoduché řešení digitalizace faktur,“ uvádí Štefan Sádovský, generální ředitel společnosti EDITEL CZ a SK, která je předním poskytovatelem EDI služeb. Automaticky generované faktury v PDF formátu a on-line fakturační portály bývají často prvním krokem do světa elektronické výměny dat (EDI).

okud spolu obchodují dvě velké společnosti, je fakturace poměrně jednoduchá, protože obě strany spoléhají na elektronickou výměnu dat (EDI) pomocí mezinárodní komunikační platformy eXite. „Elektronické dokumenty jsou například automatic ky přenášeny do účetního systému, kde je mohou zaměstnanci dále zpracovávat. Tento proces obvykle není vázaný na konkrétní místo a může být prováděn na home office, protože řada firem má k vlastním systémům zřízen přístup pomocí VPN,“ uvádí Štefan Sádovský. Jiné je to ve firmách, v nichž mají procesy stále závislé na papírových dokumentech. „Ke zpracování fyzických obchodních dokumentů přirozeně musí člověk být fyzicky přítomen,“ dodává pan Sádovský.

Automatizovaná fakturace

V posledních několika týdnech se v důsledku koronavirové krize dostala do centra pozornosti digitalizace coby nezbytný předpoklad pro práci na dálku. Pokud zaměstnanci nejsou v kanceláři, mohou se obchodní procesy zastavit, nemusí dojít k vyřízení objednávek ani k odeslání faktur. „Není proto nijak překvapivé, že se firmy v současné době snaží ze situace vytěžit maximum a co nejrychleji a nej efektivněji digitalizovat procesy založené na papírových dokladech, aby bylo možné se k dokumentům dostat odkudkoli. Příjemci faktur musí nyní mnohem více než kdy dříve spoléhat na faktury v PDF formátu namísto tištěných dokladů,“ uvádí pan Sádovský. Jako alternativu lze využít on-line

EDI VE SVĚTĚ STROJÍRENSTVÍ A SLÉVÁRENSTVÍ

edle rozvoje a strojního vybavení investuje MOTOR JIKOV Group a.s. také do rozvoje IT technologií včetně EDI (Elektronické výměny dat), pro jehož implementaci si vybrala zkušeného profesionála, společnost EDITEL. Zásadním úkolem bylo odstranění manuálního zpracování odvolávek od zákazníků a přechod na plně automatizovanou výměnu EDI dokumentů s možností importu odvolávek do ERP systému a exportu a odeslání dodacích listů

nebo faktur zpět zákazníkům. „Pro nás jako dodavatele do automobilového průmyslu byla implementace EDI nevyhnutelným krokem. Dnes by výrobní procesy v automotive bez elektronické výměny dat v podstatě nemohly fungovat. Na správně fungujícím EDI jsou velice závislé dodávky typu just-in-time nebo just-in-sequence, které jsou odběrateli velice chtěné z hlediska zásob na vlastních skladech,“ zdůraznil generální ředitel MOTORU JIKOV Group a.s. Miroslav Dvořák.

„Zasílání faktur v PDF formátu e-mailem namísto zasílání papírových faktur je rozhodně skvělým prvním krokem k procesu elektronické fakturace. K dispozici jsou i chytrá řešení, která uživatelům umožňují sledovat celý přenos, a která umějí řadu dalších věcí,“ uvádí pan Sádovský. Nicméně jako další krok má smysl výměna strukturovaných dat, tj. dat ve formátech EDI, díky které lze těžit z dalších výhod spojených s plnou integrací. „Ta, zjednodušeně řečeno, zahrnuje příjem, akceptaci a schvalování faktur, stejně jako jejich archivaci v souladu s legislativními požadavky. Můžeme stavět na existujících rozhraních s ERP a spravovat tok elektronické fakturace podle přání klienta,“ dodává pan Sádovský.

Vše záleží na správné kombinaci

Rozhodnutí, zda k fakturaci použít on-line portál, zasílat PDF prostřednictvím e-mailu nebo zvolit plně integrované řešení EDI, závisí na individuálních podmínkách a potřebách každého klienta. „Jedno je jisté, abychom sladili všechny obchodní partnery na stejnou digitální vlnu, je potřeba využívat více různých přístupů,“ zdůrazňuje pan Sádovský. Dodavatelská struktura jakékoli maloobchodní společnosti nabízí sama o sobě širokou škálu možností. Podobná je situace u velkých výrobců, kteří dodávají klientům z různých průmyslových odvětví. „Kadeřník bude mít jiné potřeby než drogis tický řetězec. Vše záleží na správné kombinaci. Všechny přístupy se nakonec vzájemně doplňují a tvoří ucelený koncept,“ shrnuje Štefan Sádovský na závěr. Ať už jde o důsledek současné krize či obecný trend směrem k digitalizaci: bezpapírová kancelář, třebaže nejspíš nikdy nebude zcela bezpapírová, se pomalu stává realitou. EDI coby „základní technologie“ bude hrát stále důležitější roli, a to nejen v časech, kdy pracujeme na dálku. n

EDI přineslo společnostem holdingu MOTOR JIKOV GROUP nejen elektronické zpracování odvolávek zákazníků, jejich potvrzení a následnou fakturaci, ale také expediční štítky, které jsou klíčové pro označení dodávaného zboží a lepší orientaci zákazníka. „Expediční štítky jsou vytvářeny na základě informací z příchozích odvolávek, tudíž zboží je označeno přesně podle potřeb odběratele. Velké pozitivum je také z hlediska logistických reklamací, kdy už ve své podstatě není místo pro chybu,“ zdůraznil ředitel pro strategický obchod MOTORU JIKOV Group a.s. Jiří Slíva. Snadná a bezproblémová se ukázala implementace EDI se společností

editel.cz

EDITEL CZ. Technici, kteří implementaci provádí jsou vstřícní a reakce a řešení je okamžité. Největším „oříškem“ bylo implementování prvního odběratele, kterým byla automobilová společnost Scania, na které se musely všechny detaily komunikace odladit. I dnes, v případě, že se ukáže nějaký problém, nebo je požadavek na změnu od odběratele, je schopen MOTOR JIKOV ihned zareagovat úpravou systému, nebo popř. EDITEL změnou mapování komunikačních zpráv. Přidání dalších odběratelů byla posléze velice snadná věc. n motorjikov.com/

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

CENTRALIZACE EDI V TŘÍLÍSTKU

EDI JE TRENDY (I VE VÝROBĚ NÁPOJŮ) ...

ECOM GROUP s.r.o. vznikla v roce 2008 sloučením významných maso zpracujících společností na Slovensku, v Maďarsku a České republice. Postupně se stala jedním z největších, nejrychleji se rozvíjejících masokombinátů v EU. Spolupráce s EDITEL SK začala v roce 2007 během slučování společností PM Zbrojníky a Hrádok. Maďarská pobočka se zapojila krátce nato a dnešní Schneider Food nasadila paralelně řešení od EDITEL CZ. V březnu 2020 bylo pro všechny 3 země implementované centralizované řešení EDI založené na osvědčených produktech edisuIT a trustIT, které zajistí výměnu 80 tisíc zpráv se 40 partnery. Došlo ke sjed-

nocení systémů a procesů v rámci celé skupiny, což znamená jednodušší zapojování partnerů, vyšší míru automatizace i elektronizace obchodní korespondence. „EDITEL je našim dlouholetým strategickým partnerem, díky kterému se nám daří rychleji expandovat do zahraničí. Tým jejich konzultantů pomáhá našemu IT vyřizovat požadavky i našich zahraničních partnerů a nemusíme tak řešit implementaci EDI v každé zemi zvlášť. Vzhledem k bezproblémové spolupráci počítáme s EDITELom i při další expanzi.“ Říká Maroš Habušta, vedoucí oddělení IT Mecom Group. n mecom.sk/sk/

polupráce mezi našimi společnostmi se datuje již od roku 2006, odkdy McCarter využívá řešení XMLPACK. Když přišel čas na expanzi do zahraničí, vedení se rozhodlo oslovit EDITEL ohledně vhodného řešení EDI i pro českou dceřinou společnost McCarter. Na osobním setkání bylo prezentováno nejnovější řešení, služba submIT. Ta v sobě spojuje aktuální trendy EDI, je cloudová, přihlášení je možné odkudkoliv, zajišťuje konverzi zpráv, jejichž přenos probíhá na naší komunikační síti eXite. Nástroj BMR zajišťuje monitoring a kontrolu podnikových procesů. Samozřejmostí je zajištění elektronického podpisu i digitální archivace faktur, která splňuje legislativní požadavky ČR i EU. Služba submIT, která v sobě zahrnuje i helpdesk a konzultace, zaujala mateřskou společnost McCarter natolik, že i ona uvažuje o upgrade současného řešení. „Odborníci v EDITELu nám ukázaly, že dlouholeté zkušenosti v oblasti EDI komunikace a jejich individuální přístup je pro nás velkou výhodou při řešení našich

emos.cz/

O EMOS CZ GROUP A.S. uživatelských reportů nebo tzv. autorizovaný export dat s prohlížením pro potřeby orgánů státní správy. „Naše obchodní uskupení EMOS obchoduje v mnoha zemích s významnými nadnárodními obchodními řetězci. Díky EDI řešení od EDITELu umíme s nimi elektronickou cestou rychle, přesně a bezpečně komunikovat, přenášet data do našeho informačního systému a

O McCarter McCarter je slovenská společnost působící na slovenském a českém trhu již více než dvacet let. Je výrobcem inovativních, funkčních a moderních nápojů značky Body & Future, za studena lisovaných 100% ovocných a zeleninových šťáv RIO COLD PRESS. Do jejich portfolia patří značky Rio, V12 a Zeus. Své produkty úspěšně exportují i do zemí jako Maďarsko, Slovinsko či Rumunsko. Kromě toho, je distributorem značek Naked a Tropicana, ledové kávy Starbucks, minerálních vod Jana, cukrovinek Kraš, ledových čajů Arizona a čajů Teekanne.

VYDÁNÍ 1/2020

automatizovat tyto procesy,“ uvedl Ing. Jiří Střípek, vedoucí oddělení IT. n

DITEL dnes jako poskytovatel pokrývá pro skupinu EMOS celou řadu služeb. EDI komunikaci zajišťuje platforma eXite®. edisuITe pak plní funkci univerzálního konvertoru doplněného o bezpečnostní modul zajišťující digitální podpis. Archivační řešení trustIT BMR umožňuje přehledně sledovat EDI procesy na uživatelské úrovni. Dovoluje porovnávání dokumentů až na úrovni položek, generovaní

mccarter.sk/

TIRÁŽ

EFEKTIVNÍ EDI KOMUNIKACE NAPŘÍČ USKUPENÍM EMOS

speciálních požadavků.“ Shrnul spolupráci Mgr. Martin Tašký, ředitel logistiky společnosti McCarter. n

EMOS CZ group a.s. - Příběh české společnosti EMOS začal v roce 1991 v Přerově. Dnes je jednou z největších obchodních firem v oboru elektro v ČR. Její hlavní obchodní činností je import, export, velkoobchodní, maloobchodní prodej, služby a montáže slaboproudých zařízení. V průběhu let firma dorostla do podoby koncernu. V roce 2017 vzniká holding EMOS CZ Group a.s. vlastnící 100% podíly dceřiných firem na Slovensku, v Polsku, Maďarsku a Slovinsku.

Vlastník a vydavatel: EDITEL Austria GmbH, 1040 Vienna, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; e-mail: info@editel.at. www.editel.eu EDITEL Austria GmbH je 100% dceřinou společností GS1 Austria GmbH. Cílem společnosti EDITEL Austria GmbH je řízení elektronické výměny dat mezi obchodními partnery, prodej potřebných softwarových produktů a služeb podpory. Management a zodpovědnost za obsah: Mag. Gerd Marlovits Redakce: Daniela Paar, MA, Anja Jung Korektura: Dagmar Jenner, www.texterei.com Překlady: Markéta Ernesová, Linda Stanislavová Anglická verze: D agmar Jenner, www.texterei.com Česká a slovenská verze: Martina Pokornà, Linda Stanislavová Maďarská verze: Adrienn Horváth, Bettina Hernádi-Szekeres Chorvatská verze: Nataša Burič, Marija Lunjek Layout: www.creativedirector.cc Zveřejnění podle mediálního zákona z 1. března 2009: Newsletter na propagaci a podporu činnosti EDITELu Rakousko.