EDITEL Journal HR 2/2020

editelJOURNAL EDITEL MAGAZIN ZA KORISNIKE

BEČ

|

PRAG

|

B R AT I S L AV A

|

B U D I M P E Š TA

|

ZAGREB

|

KRAKOV

UVODNIK Digitalizacija povjerenje u budućnost

© Blackboard – shutterstock.com

Digitalna rješenja koja omogućavaju rad na daljinu putem alata za komunikaciju i virtualnih sastanaka, Božidar Bajsič razmjenu digitalnih podataka putem EDI-ja ili PDF-a do e-Arhiviranja, dobivaju u ovo doba nova krila jer naš štite pred potencijalnom opasnošću u kontaktu s drugima. U samo nekoliko mjeseci ove godine smo na tom području napravili korake koje prije toga nismo mogli godinama, a ni ne bi vjerovali da je to moguće.

S druge strane, naš socijalni dio poslovanja je takvom digitalizacijom puno izgubio jer u tom virtualnom svijetu ipak fali osobni kontakt, druženje na poslu i s poslovnim partnerima na klasičan način.

Trenutna situacija pokazatelj je i još nekih drugih stvari: velikih nedostataka na području digitalne interoperabilnosti putem EDI-ja i zakonodavstva. Potrebni su standardi i pravila povezivanja informacijskih posrednika, kao i dobro implementirani standardi sigurnosti i raspoloživosti. Kada digitalnim tehnologijama putem EDI-ja automatiziramo poslovanje s partnerima, taj EDI u poslovnim procesima postaje produžetak naših internih informacijskih rješenja koji je za naše poslovanje od krucijalne važnosti.

U novom broju kojeg imate pred sobom možete pročitati i o dobrim praksama naših korisnika, kao i o uvođenju B2G e-Računa za sve one koje posluju na njemačkom tržištu gdje EDITEL može ponuditi svoje usluge.

Uživajte u čitanju, Božidar Bajsič

ELEKTRONIČKO ARHIVIRANJE SA EDITEL E-ARCHIVE A

rhiviranje digitalnih dokumenata je logično rješenje za završetak automatiziranih ­poslovnih procesa. Arhiviranje osigurava ­maksimalno smanjenje količine potrebnog ­prostora i resursa. Također pohranjuje relevantne dokumente koji vam mogu biti potrebni i to na mjesto udaljeno samo nekoliko klikova mišem.

Rješenje za arhiviranje društva EDITEL ­e-ARCHIVE omogućuje automatsko pohranjivanje svih vrsta digitalnih informacija ili datoteka te uključuje mnoštvo funkcionalnosti, posebice ­vezano uz arhiviranje EDI poruka. EDI poruke u EDITEL e-ARCHIVE se pohranjuju tako da se automatski označe sa svim metapodacima koje

UKRATKO EDITEL Adria i Ultra gros u projektu e-poslovanja www.editel.hr/editel-adria-i-ultra-gros-u-projektu-e-­ poslovanja

Kako izbjeći nestanak zaliha? www.editel.hr/kako-izbjeci-nestanak-zaliha

Digitalizacija lanca opskrbe www.editel.hr/digitalizacija-lanca-opskrbe

Rad na daljinu www.editel.hr/rad-na-daljinu

Pratite nas!

TEME U OVOM IZDANJU lektroničko arhiviranje sa EDITEL e-ARCHIVE 1 EArhiviranje digitalnih dokumenata UKRATKO Više novosti iz EDITEL-a arhiviranje sa EDITEL e-ARCHIVE - Dio II 2 Elektroničko Arhiviranje digitalnih dokumenata još jednom prolazi ISAE 3402 Type II reviziju EDITEL Mjerljivi dokaz učinkovitosti i sigurnosti EDITEL-a novim tehnologijama prebroditi krizu?

3 Kako Tvrtki Boso ponuđeno cjelovito rješenje zazovi hrvatske trgovine u B2B automatizaciji INedostatak domaćih standarda uz usluge Editel-a osigurati sigurno radno 4 Kako okruženje za svoje zaposlenike?

Digitalizacija poslovanja u Marikomercu

Rechnung računi X Od opcionalne do obvezne upotrebe

EDITEL JOURNAL se izdaje kao dodatak GS1 Austrija s nakladom od 13.000 primjeraka na njemačkom i engleskom, te na češkom, slovačkom, mađarskom i hrvatskom jeziku za naše kupce izvan Austrije; kao e-novine dostupne na www.editel.hr/editel-journal.

Pišite nam. Vaše c ­ ijenjene prijedloge šaljite na info@editel.hr.

editelJOURNAL EDITEL Magazin za korisnike

su u porukama i po kojima je moguća pretraga i a­ nalitika. EDITEL e-ARCHIVE uz korištenje „state-of-the-art“ tehnologije Hash Chain, ­osigurava najviše standarde sigurnosti i integritete. EDI poruke se mogu vizualizirati u ljudsko č­ itljivom formatu s vizualizacijom u realnom ­vremenu (On The Fly Visualistion).

Nadalje, sigurnosni standardi društva EDITEL jamče da ovo rješenje za ­arhiviranje zadovoljava kriterije ­revizija (pravna usklađenost u skladu s Direktivom EU-a 2010/45/EU, što potvrđuje i revizorska tvrtka EY), što ga čini savršenim odabirom za pohranu osjetljivih podataka za koje je ključan integritet podataka (npr. računi, dokumenti, ugovori itd.). Osim pravne usklađenosti s Direktivom EU-a 2010/45/EU, arhiva je samim time ­usklađena i sa Zakonom o ­elektroničkom izdavanju računa

Kontrola

i pregled životnog ciklusa svakog dokumenta (log monitor) Export za pristup poreznim ­revizorima Skalabilno, fleksibilno razdoblje zadržavanja

© D3Damon – iStockphoto.com

2

u javnoj nabavi. EDITEL-ovo rješenje za arhiviranje dostupno je kao usluga kojom se u­ pravlja izvana (Cloud ­usluga) ili i­ nterno (lokalno rješenje).

Prednosti Dostupno

kao rješenje kojim se k­ oristi izvana (Cloud) ili interno (On Site) Maksimalni sigurnosni standardi Arhiviranje svih formata datoteka i podataka (posebno EDI formata)

Sukladnost s pravnim propisima za arhiviranje elektroničkih računa ­potrebno je osigurati tijekom cijelog razdoblja pohrane, a to uključuje ­sljedeće osnovne zahtjeve:

Sukladnost

s Direktivom EU-a 2010/45/EU Integritet podataka s Hash Chain Integrirano sučelje za EDI platformu eXite® Online pristup putem pretraživača na svim platformama (PC, Tablet, ­Phone) Integrirani pristup iz poslovnih sustava korisnika Prikaz i preuzimanje izvornih ­dokumenata Ispis kopija dokumenata

Autentičnost

izvora elektroničkog računa (osiguranje identiteta ­pružatelja usluga ili izdavatelja računa) Integritet njegova sadržaja (traženi sadržaj nije mijenjan) Čitljivost (sadržaj mora biti jasan i razumljiv ljudima) n editel.hr/rjesenja/ digitalno-arhiviranje/

U SIGURNIM I POUZDANIM RUKAMA Rukovanje podacima sve više postaje pitanje sigurnosti i povjerenja. Kako bi umirili svoje klijente u pogledu odgovornog rukovanja podacima, EDITEL se oslanja na poznate certifikate.

© anyaberkut – iStockphoto.com

Revizija sustava unutarnje kontrole: čisti prolaz!

„P

ovjerenje je dobro, kontrola je bolja.“ Jeste li znali da se ova ­široko korištena izreka pripisuje ­bivšem ruskom revolucionaru ­Lenjinu? Iako je ta izreka možda bila temelj komunističke ideologije u to doba, u novije vrijeme postaje sve ­relevantnija. Lažne vijesti, ­posebno na društvenim mrežama, potkopavaju povjerenje u naše ­društvo i ljudi p­ ostaju sve skeptičniji prema svemu što čitaju, čuju i vide. ­Digitalizacija je posebno osjetljivo područje jer z­ ahtijeva da drugima vjerujemo iz daljine. Uz to, ­digitalizacija ide p­ aralelno s

g­ lobalizacijom, i u dobru i u zlu.

Kao rezultat toga, potrošači sve više zahtijevaju od tvrtki da o­ siguraju transparentnost, točnost i odgovornost, posebno kada je riječ o rukovanju podacima ljudi. Budući da je općepoznato da se sve vrti oko ­podataka, kod EDI davatelja usluga EDITEL, „sigurnost i povjerenje za nas su glavni prioritet“, rekao je Gerd Marlovits, izvršni direktor EDITEL-a. „Napokon, svake godine obrađujemo približno 400 milijuna transakcija od otprilike 20.000 tvrtki putem EDI mreže eXite, i sve ih ­treba zaštititi.“ EDITEL jamči

i­nfrastrukturu koja je u potpunosti otporna na greške, kao i sigurnosne značajke i kontrolne m ­ ehanizme koji se kontinuirano ažuriraju i ­poboljšavaju kako bi u­ dovoljili ­najmodernijim tehnološkim ­standardima. Nakon gore spomenute izreke „Povjerenje je dobro, ­kontrola je bolja“, EDITEL povremeno ­prolazi vanjske revizije kako bi ­dobio službene certifikate za sigurnost ­podataka. Za Gerd Marlovits ovo je važan korak da „pokažemo da smo u potpunosti transparentni, što ­povećava povjerenje naših klijenata u naše usluge“.

EDITEL je još jednom prošao ­reviziju ISAE 3402 Type II, i to uspješno. Ovu je reviziju provela EY, neovisna tvrtka za reviziju i savjetovanje, koja klijentima tvrtke daje sigurnost da ima besprijekorne interne procese. Revizija je ­uključivala provjeru adekvatnosti osiguranja kvalitete za sve usluge koje se pružaju klijentima: sigurnost i operativni rad aplikacija, kvaliteta razvoja softvera (upravljanje ­promjenama), međunarodne usluge podrške i, prvi put ove godine, ­provedba zahtjeva GDPR-a. ­EDITEL je u potpunosti ispunio sve specifikacije revizije ISAE 3402 Type II. EDITEL-u i njegovim klijentima ovo revizijsko izvješće daje mjerljivi dokaz učinkovitosti i sigurnosti ­njegovih procesa te stalni pregled i optimizaciju svih procesa interne kontrole, čak i nakon revizije. ­Prema Gerdu Marlovitsu, „za nas je izuzetno važno da neprestano pregledavamo i optimiziramo te procese. Naše uspješno izvješće o reviziji ISAE 3402 Type II naglašava naše napore da postavimo ljestvicu vrlo visoko kada je u pitanju naše sigurnosno okruženje“. n

editel.hr

3

© anyaberkut – iStockphoto.com

editelJOURNAL EDITEL Magazin za korisnike

KAKO NOVIM TEHNOLOGIJAMA PREBRODITI KRIZU?

EDITEL Adria ponudila je tvrtki BOSO, cjelovito rješenje, koje osim EDI razmjene dokumenata uključuje i DMS koji je integriran u eXite sustav.

DMS je u vlasništvu EDITEL-ovog partnera tvrtke EBA d.o.o.

Kako bi smanjili troškove rada, materijala, te uštedjeli vrijeme i tako lakše prebrodili situaciju uzrokovanu pandemijom, Boso se odlučio koristiti PDF fakturiranje. Podaci iz EDI računa se izvoze i pretvaraju u PDF račun, a nakon toga se pohranjuju u DMS sistemu. Postupak je potpuno automatiziran što ubrzava poslovanje, a potreba za ručnim radom smanjena je na minimum. Na taj način dokumenti su jednostavno dostupni u bilo koje vrijeme 24 sata dnevno svakog dana. Glavne prednosti PDF fakturiranja tako su vrlo dobro iskorištene, a nema potrebe za socijalnim kontaktom, koji je danas najveća prijetnja širenju pandemije. n boso.hr

Tvrtki Boso ponuđeno cjelovito rješenje

B

oso je jedan od vodećih hrvatskih trgovačkih lanaca na području Slavonije s više od 190 trgovina. Pozicionirani su i u ruralnim dijelovima, pa tako omogućuju stanovnicima svakodnevnu opskrbu namirnicama, bez potrebe odlaska u udaljene gradove. Poznati su po povoljnim cijenama, velikom izboru proizvoda, akcijskim ponudama i dodatnim pogodnostima za kupce.

BOSO je dugogodišnji EDITEL-ov korisnik, još iz vremena dok se firma zvala Panteon Plus i bila u vlasništvu EDITEL-ovog partnera, Panteon Group.

Nedavno smo uspješno završili prebacivanje usluga s naslijeđene EDI platforme e-Service, na ­EDITEL-ovu EDI platformu eXite.

Platforma eXite društva EDITEL je sigurna, ­pouzdana i pruža sljedivost. eXite nudi jednu od najvećih međunarodnih EDI mreža za EDI ­komunikaciju. Povezivanje s eXite pokriva sve komunikacijske procese s poslovnim partnerima.

Svi dokumenti prenose se u stvarnom vremenu na siguran i pouzdan način.

Elektronička razmjena podataka (EDI) se koristi u lancima dopune za razmjenu podataka o narudžbama i drugim dokumentima (otpremnice, računi, izvještaji o prodaji, katalozi,…) između trgovaca i dobavljača, a prednosti su automatizirani procesi, siguran kanal prenošenja poruka, nema ručnog unosa, eliminirana je mogućnost ljudske pogreške .

UKRATKO O TVRTKI BOSO D.O.O. Tvrtka Boso osnovana je kao trgovačko društvo 1990. godine kada je započet rad s trgovinom na malo i veliko. Boso d.o.o. u stopostotnom je privatnom vlasništvu sa sjedištem u Vinkovcima.

Danas je Boso jedan od vodećih hrvatskih trgovačkih lanaca na području Slavonije koji zapošljava visoko kvalitetan i obrazovan kadar. Trenutno imaju više od 190 prodajnih mjesta, rasprostranjenih po Slavoniji, te imaju preko 1000 zaposlenih radnika.

Boso d.o.o. osnivač je i član najvećeg udruženja trgovaca u Hrvatskoj, Narodnog trgovačkog lanca (NTL) koje na nacionalnoj razini okuplja tvrtke slične veličine i tržišnog usmjerenja.

NEDOSTATAK DOMAĆIH STANDARDA – IZAZOVI HRVATSKE TRGOVINE U B2B AUTOMATIZACIJI rvatska je u doba ovogodišnjih izazova malo intenzivnije krenula na put automatizacije B2B procesa i bespapirnog poslovanja. Prakse i rješenja već duže vrijeme postoje, ali je obim automatizacije još uvijek nizak.

Tehnološka rješenja kojima raspolažemo u Hrvatskoj su dobra, ali veliki izazov predstavlja standardizacija u čemu Hrvatska zaostaje za drugim zemljama EU. Stanje na području dobrih digitalnih praksi i standarda u drugim zemljama gdje Editel nudi svoja rješenja je bolja jer su posve automatizirani B2B procesi više u funkciji svakodnevne prakse.

Razlozi zaostatka su prvenstveno ekonomski, geodemografski i povijesni s obzirom na oblik zemlje, činjenicu da nemamo jakih domaćih lidera te specifičnu distribuciju.

Hrvatska je kasno krenula na put robotizacije lanca opskrbe i B2B procesa i još uvijek nema udruženje ili tijelo koje bi definiralo standarde

© putilich – iStockphoto.com

H

na tom području i propagiralo strateška rješenja.

Zbog nedostatka standarda, velike strane kompanije nameću nam svoje prakse iz matičnih zemalja. S druge strane, domaći informacijski posrednici nemaju dovoljno iskustva da bi mogli među sobom i s korisnicima definirati međunarodno komplementarne hrvatske standarde.

Pozitivno je što je prošle godine zaživio eRačun za državu, ali on pokriva samo B2G segment, pa i dalje nedostaju standardi za eArhiviranje te

druge vrste procesa i poruka.

Rješenje za prelazak iz takvog stanja je nacionalno tijelo koje bi brinulo za digitalnu budućnost i u suradnji s korisnicima i informacijskim posrednicima identificiralo potrebe te definiralo standarde robotizacije lanca opskrbe i B2B procese u svim branšama.

Dok se takvo tijelo ne oformi, Editel se maksimalno trudi da s našim međunarodnim iskustvima harmoniziramo rješenja koja su najbliža solidna osnova potencijalnim

budućim standardima.

Aktualna pandemija bolesti COVID-19 dovela je do porasta zanimanja za Editelova rješenja, što je i očekivano u vremenu kad je pristup papirnatim dokumentima bio onemogućen ili ograničen.

Istovremeno, zbog krize je smanjena spremnost kompanija na investicije.

Nekada smo govorili o digitalnoj budućnosti, no ona sada postaje čak nužna za preživljavanje. n editel.hr

4

editelJOURNAL EDITEL Magazin za korisnike

KAKO UZ USLUGE EDITEL-A OSIGURATI SIGURNO RADNO OKRUŽENJE ZA SVOJE ZAPOSLENIKE?

O

d pojave prvog slučaja u gradu u prosincu 2019. godine, pandemija bolesti COVID-19 uzrokovane novim koronavirusom SARS-CoV-2 brzo je postala problem.

Radi sprječavanje širenja zaraze poduzete su tako drastične mjere da možemo reći da je „svijet stao“.

Takvo stanje pogodilo je sve grane gospodarstva, a uvelike se strahovalo kako će izgledati turistička sezona o kojoj hrvatsko gospodarstvo uvelike ovisi.

Ne želeći ništa prepustiti slučaju, tvrtka Marikomerc krenula je u digitalizaciju poslovanja, prvenstveno želeći osigurati sigurno radno okruženje za svoje zaposlenike, a zatim i ubrzati poslovni proces.

Jedan od takvih projekata je i elektronička razmjena dokumenata u lancu nabave s Falkensteiner hotelima.

Marikomerc je tvrtka specijalizirana za distribuciju i preradu svježe i smrznute ribe. Osim vlastite

maloprodajne mreže opskrbljuju restorane, hotele, catering kuće, trgovačke lance te ostale maloprodajne subjekte već više od 20 godina.

Tvrtka je uložila u novi proizvodno skladišni objekt u Poslovnoj zoni Grabi u Poličniku veličine 2200 m2 i 6000 m3 hlađenog prostora, te je sada u mogućnosti proširiti asortiman proizvoda i podići kvalitetu usluge na još višu razinu.

© metamorworks – iStockphoto.com

Digitalizacija poslovanja u Marikomercu

EDITEL-ove platforme eXite, a korisnicima putem jedne konekcije su dostupne sve usluge i komunikacija sa svojim partnerima.

Godišnje se putem eXite platforme obavi preko 400 milijuna transakcija.

Zbog gore navedenog, ali i odlične suradnje između EDITEL-a i tvrtke Venio indicium koja pruža ERP usluge tvrtki Marikomerc, odlučili su se digitalizaciju lanca opskrbe povjeriti EDITEL-u.

Falkensteiner hoteli, EDI poslovanje s dobavljačima rade već godinama, a jedni su od rijetkih hotela koji je uveo EDI poruku PRICAT (katalog proizvoda).

Poruka je to koja omogućuje prijenos podataka o cijenama i

Digitalizacija poslovanja, dodatno će tu uslugu unaprijediti

Tvrtka EDITEL Adria, u vlasništvu EDITEL Grupe, jednog od vodećih međunarodnih pružatelja EDI rješenja, svojim iskustvom i znanjem kontinuirano raste na hrvatskom tržištu EDI usluga.

EDITEL-ove usluge u Hrvatskoj koriste renomirani trgovački lanci i proizvođači prehrambenih i neprehrambenih proizvoda, kao i hoteli, restorani, ljekarne i ostale grane industrije.

EDITEL-ove usluge kao što su EDI razmjena, e-Račun, e-Arhiva, BuyIT portal za male kupce, nadzor poslovanja, ..., funkcioniraju putem

pojedinostima kataloga roba i usluga koje je dobavljač ponudio kupcu.

Poruku se također može poslati od kupca do dobavljača da se pošalju posebni zahtjevi kao što su označavanje proizvoda ili pakiranje, ili kao odgovor (prihvaćanje ili odbijanje) na prethodno primljeni katalog.

Ovisno o dogovoru između trgovinskih partnera, poruka bi mogla sadržavati samo opće informacije o proizvodima, važeće za sve kupce.

Navedenu poruku tvrtka Venio indicium uz konzalting EDITEL Adrie, uspješno je implementirala u svoj ERP. n marikomerc.com/hr

IMPRINT

© tampatra – iStockphoto.com

BROJ 2/2020

R

ok je prošao! Od 27. studenoga 2020., svi pružatelji usluga njemačkim vlastima, dužni su dostaviti svoje račune u

KRATKI PREGLED: ­ELEKTRONIČKO ­IZDAVANJE RAČUNA ­NJEMAČKIM VLASTIMA bvezan za pružatelje usluga od 27. studenog O 2020.

Odnosi se na poslove sa tijelima javne vlasti u iznosu od 1000 eura neto i više Podaci sa računa moraju se pretvoriti u XRechnung format Prijenos računa tijelima javne vlasti omogućuje EDITEL

Vlasnik i izdavač: EDITEL Austria GmbH., 1040 Beč, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; e-mail: info@editel.at. www.editel.eu

XRECHNUNG: OD OPCIONALNE DO OBVEZNE UPOTREBE e­ lektroničkom obliku, tj. izdavati tzv. XRechnung račune. To znači da za sve tvrtke koje još nisu prešle na dostavu računa u ­elektroničkom obliku prema njemačkim vlastima, potrebne su hitne mjere. Srećom, prelazak na XRechnung nije toliko kompliciran koliko bi se moglo činiti. EDITEL za svoje klijente ima vrlo jednostavno, sigurno i zakonski usklađeno rješenje: potpuno automatizirani prijenos putem PEPPOL mreže.

Na zahtjev, EDITEL će se također pobrinuti za provjeru računa, pretvoriti ih u XRechnung format i automatski ih dostaviti. „EDITEL već dugi niz godina pomaže mnogim renomiranim tvrtkama

oko e-računa i bio je vrlo dobro pripremljen za uvođenje ­XRechnung-a već u ranoj fazi“, rekao je Gerd Marlovits, izvršni direktor EDITEL-a. n

editel.hr/xrechnung

PREDNOSTI E-FAKTURIRANJA načajna ušteda Z Slanje bez-papirnog elektroničkog računa Automatizirana obrada Brže plaćanje Veća kvaliteta podataka Digitalno arhiviranje

EDITEL Austria GmbH je u potpunom vlasništvu podružnice tvrtke GS1 Austria GmbH. Cilj tvrtke EDITEL Austria GmbH je elektronička razmjena podataka između poslovnih partnera, prodaja potrebnog softvera i usluge podrške.

Upravljanje i odgovornost za sadržaj: Mag. Gerd Marlovits Uredništvo: Daniela Paar, MA, Anja Jung Korektura: Dagmar Jenner, www.texterei.com Prijevodi: Engleski: Dagmar Jenner, www.texterei.com Češki i slovački: Martina Pokornà, Linda Stanislavová Mađarski: Adrienn Horváth, Bettina Hernádi-Szekeres Hrvatski: Marija Lunjek, Nataša Burič Izgled: www.creativedirector.cc Objavljivanje sukladno austrijskom Zakonu o medijima koji je izmijenjen i dopunjen u ožujku 2009: Svrha ovog biltena je promocija i podrška poslovnih aktivnosti tvrtke EDITEL Austria.