EDITEL Journal 2/2015 CZ

editelJOURNAL FIREMNÍ ČASOPIS SKUPINY EDITEL

V Í D E Ň | P R A H A | B R AT I S L AVA | B U D A P E Š Ť | I S TA N B U L

Hledání nových cest

DIGITÁLNÍ FACILITY ­MANAGEMENT Společnost ISS si dělá pořádek: kontrola a zpracování 3 000 faktur měsíčně bude nyní probíhat automaticky.

S

polečnost ISS, která nabízí služby v oblasti facility managementu, usiluje v zájmu svých klientů o neustálé zdokonalování postupů ve všech oblastech svého působení, od správy letišť a cateringu, až po technické služby. ISS v současné době přijímá od jednoho ze svých hlavních dodavatelů cca 3 000 měsíčně v elektronické, namísto papírové podobě. To jí umožňuje EDI (elektronická výměna dat).

Už žádná manuální práce

Harald Denk, vedoucí oddělení IT v ISS, objasňuje: “Nabízíme služby v oblasti facility managementu v mnoha rozdílných odvětvích a oblastech podnikání, máme proto velice složitou strukturu, která zahrnuje i naše pobočky a obchodní partnery. Zpracovávání příchozích faktur od všech těchto partnerů bylo ­časově příliš náročné a docházelo při něm k chybám.

Díky automatizaci již nemusíme nic skenovat,

© Petra Spiola

EDITORIAL

Mag. Peter Franzmair CEO EDITEL Rakousko

Elektronická výměna dat je digitální oporou procesů ­kolem dodávek zboží a tvoří pojítko mezi výrobou a maloobchodem.

Je vždy působivé sledovat, jaký přínos představuje EDI pro mnohé z našich klientů, kteří na tuto technologii každodenně spoléhají při optimalizaci svých dodavatelských procesů.

Přesto má EDI stále velký potenciál, a to i mimo spotřební průmysl. Jedním z nejnovějších příkladů může být začínající maďarská firma nabízející e-business řešení v právní oblasti.

Ve spolupráci se společností EDITEL vyvinula řešení, které umožňuje automatizaci obchodních procesů týkajících se právních dokumentů. Více si o tom můžete přečíst na str. 4.

Kvalita a bezpečnost našich procesů a služeb jsou pro nás klíčové, ať už u stávajících řešení vázaných na naše odvětví nebo u těch zcela nových. V této souvislosti nás velice těší úspěch při prověrce ISAE 3402 typu II provedené nezávislou auditorskou firmou Ernst & Young. Cílem této prověrky bylo ověřit přiměřenost kroků, jimiž zajišťujeme kvalitu všech služeb, které poskytujeme našim klientům (str. 4).

V tomto čísle najdete mimo jiné i článek o počinu v oblasti EDI u několika mezinárodních poboček maloobchodního giganta, společnosti BILLA (str. 3), a příběh o tom, jak ISS, společnost poskytující služby v oblasti facility manage­ mentu, nachází nové cesty k optimalizaci svých fakturačních procesů (str. 1).

Příjemné čtení!

Peter Franzmair

VÝBĚR NEJLEPŠÍCH ČLÁNKŮ fakturace v ISS 1 Elektronická Facility Manager ušetří polovinu týdenní práce díky E-fakturaci ové webové EDI slaví úspěch 2 NWebEDI společnosti EDITEL CZ získalo ocenění IT produkt roku optimalizovala proces nákupu zboží 3 Billa Řešení Business Monitoring zajišťuje v Bille Česká republika transparentní procesy Billa Slovakia implementovala potvrzovací zprávy COMDIS

RYCHLÝ PŘEHLED Jak využíváme elektronickou fakturaci? České firmy za světem pokulhávají http://zpravy.e15.cz/domaci/ekonomika/jak-vyuzivame­elektronickou-fakturaci-ceske-firmy-za-svetempokulhavaji-1243781 Jak skutečně fakturovat elektronicky http://businessworld.cz/temata/aplikace/jakskutecne-fakturovat-elektronicky-12603

Konec papírovým dokladům. Elektronická dokumentace se vyplácí i živnostníkům http://probyznysinfo.ihned.cz/finance-ucetnictvi-a-­ controlling/c1-64584190-konec-papirovym-dokladum­elektronicka-dokumentace-se-vyplaci-i-zivnostnikum

iLex a EDTEL vylepšili legal process management 4 Automatizovaný proces pro zacházení s právními dokumenty EDITEL získal prověrku ISAE 3402 Typu 2 Ernst&Young potvrdil kvalitu interních kontrolních systémů společnosti EDITEL

Start s EDI usnadní nové webové řešení http://computerworld.cz/aktuality/webovereseni-mj-usnadni-start-s-edi-52266 Příjemné čtení EDITEL news!

Sledujte nás na Xing, LinkedIn a Facebook

EDITEL JOURNAL je vydáván jako příloha k časopisu GS1 v nákladu 13 000 kopií v německém, anglickém, českém a maďarském jazyce. Pro naše klienty je on-line verze dostupná na www.editel.cz. Vaše náměty, prosím, posílejte na marketing@editel.cz

2

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

“Objem práce ­spojené s našim účetnictvím se týdně snížil zhruba o polovinu. Už jen ­tento fakt přesvědčil naše zaměstnance o v­ ýhodách tohoto řešení.”

Harald Denk, vedoucí oddělení IT, ISS

VE ZKRATCE DI pro služby v oblasti facility managementu E Implementace elektronického a plně ­automatického zpracování faktur Jediný společný interface pro všechny obchodní partnery Projekt implementován během 3 měsíců Služby poskytované společností EDITEL: EDI komunikace prostřednictvím platformy eXite® EDI integrace jako řízená EDI služba ­(Managed EDI Service) Konzultační služby

­ anuálně kontrolovat ani vkládat do m ERP systému. Objem práce spojené s našim účetnictvím se tak týdně snížil ­zhruba o polovinu. Už jen tento fakt přesvědčil naše zaměstnance o výhodách tohoto řešení.”

Snadná a rychlá implementace

Po technické stránce se ISS spolehla na odbornou podporu ze strany společnosti EDITEL, která je poskytovatelem služeb v oblasti EDI: “Integrovali jsme veškerá fakturační data společnosti ISS a jejích obchodních partnerů do našeho ERP systému, který umožňuje nejen výměnu informací, ale také jejich hladké zpracování. Všechna data se přenášejí prostřednictvím EDI platformy ­eXite®, která zaručuje jejich předání v reálném čase. Je zde také možnost později jednoduše přidat další partnery,” uvádí Björn Neumann, projektový manažer ze společnosti EDITEL. ISS se během příštích měsíců chystá zapojit do systému více obchodních partnerů. Jak shrnuje Harald Denk: “Zpracování faktur je nyní mnohem efektivnější. Naším dalším logickým krokem je teď zapojit tolik obchodních partnerů, kolik jen bude možné.” n

WEBEDI SPOLEČNOSTI EDITEL CZ OCENĚNO V SOUTĚŽI IT PRODUKT ROKU

S

polečnost EDITEL CZ s.r.o. představila v září tohoto roku novou generaci internetového řešení pro výměnu elektronických obchodních dokumentů a elektronickou fakturaci.

Produkt webEDI je vhodným řešením pro společnosti s menším počtem vyměňovaných obchodních dokumentů nebo pro společnosti, které s EDI (Electronic Data Interchange)

teprve začínají. Webové EDI neklade žádné další nároky na hardware, pro plnou funkčnost stačí uživatelům připojení k internetu a je dostupné ve všech standardních prohlížečích. Zavedení služby je velmi rychlé a již den po registraci je možné webové EDI plně využívat. Produkt webEDI společnosti EDITEL CZ získal ocenění za přínos v malém podnikání v soutěži IT Produkt roku vyhlašovanou odborným časopisem Computerworld. n www.editel.cz/reseni/webedi

O SPOLEČNOSTI ISS FACILITY SERVICES ISS nabízí své služby mimo jiné i v Rakouku, kde má 12 poboček a celkem 7 500 zaměstnanců, což z ní činí jednoho z největších rakouských zamětnavatelů. Obrat společnosti zde v roce 2014 dosáhl 211 milionů eur. Celosvětově ISS zaměstnává ve více než 50 zemích světa na 510 000 lidí a její celkový obrat za rok 2014 dosáhl 10 miliard eur.

VÝHODY INTEGRACE ­DESADV S GS1

J

asná identifikace a možnost sledovat logistické jednotky v rámci celého dodavatelského řetězce: to jsou možnosti, které s sebou přináší transportní etiketa GS1. Ve spojení s elektro­ nickým dodacím listem, DESADV, nabízí možnost propojení toku zboží s tokem informací a získaní všech ná­ sledných výhod. Tuto zprávu uvítají zejména maloobchodníci, kteří mohou při příjmu zboží časově ušetřit až 30 minut na paletu. Nedávná studie publikovaná společností GS1 ukazuje i na výrazné zjednodušení kontroly faktur - není už totiž potřeba časově náročná manuální práce. Hlavní autorka studie, Dr. Maria Madlberger, upozorňuje na další méně známý fakt: transportní eti-

kety GS1 a DESADV přinášejí řadu výhod i do zpracovatelského průmy­ slu. Případová studie, která byla součástí publikace, ukázala, že kombinace DESADV s transportními etiketami GS1 může přinést zásadní převrat v procesech zajišťování kvality v rámci jakékoli společnosti. Transportní etikety a elektronickou fakturaci navíc upřednostňují i poskytovatelé logistických služeb. Podle Dr. Madlberger zlepšuje DESADV kvalitu dodávek jak v maloobchodě, tak ve zpracovatelském průmyslu. n www.editel.cz/novinky/aktualne/ novinka/vyhody-integrace-desadvs-gs1

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

3

NÁHLED DO EDI INFRASTRUKTURY SPOLEČNOSTI BILLA BUSINESS MONITORING VE SPOLEČNOSTI BILLA ČESKÁ REPUBLIKA

A

by byla zajištěna široká nabídka produktů, na niž jsou zákazníci zvyklí, projdou českými obchody společnosti BILLA denně tisíce objednávek. Pro udržení ještě lepšího přehledu o všech objednávkových a dodávacích procesech spoléhá

VE ZKRATCE odul Business Monitoring pro M společnost BILLA Česká republika Centralizovaná správa objednávkových procesů na jednotlivých prodejnách Uživatelé mohou během jediného náhledu odhalit nesrovnalosti v objednávkách a dodacích listech

www.billa.cz www.editel.cz

BILLA Česká republika na řešení Business Monitoring poskytované společností EDITEL. Toto řešení umožňuje pražské centrále monitorovat veškeré elektronické objednávky společně s příslušnými dodacími listy pro všechny prodejny zapojené do systému. Pavel Moša, vedoucí IT v BILLE Česká republika, uvádí hlavní výhody Business Monitoring: “Díky tomuto řešení se velmi výrazně zlepšilo zpracovávání objednávek na našich prodejnách.

Mimo jiné máme možnost srovnávat množství uvedená v objednávkách a v dodacích listech. Díky tomu odhalíme jakékoli nesrovnalosti dříve než kdykoli předtím a můžeme se jim napříště vyhnout. V konečném výsledku se tak zlepšila spolupráce mezi námi a našimi dodavateli.”

Analýzy jsou založeny na datech

z eXite®, EDI platformy společnosti EDITEL. Tomáš Adámek, EDI ­specialista ze společnosti EDITEL, vysvětluje: “Tím, že společnost BILLA do své stávající infrastruktury zapojila modul Business Monitoring, posunula transparentnost svých objednávkových a dodávacích

procesů na další úroveň. Není třeba zdůrazňovat, že toto řešení představuje skvělu volbu i pro monitoring elektronické fakturace. Nabízená řešení vždy přizpůsobujeme potřebám našich klientů a současnou infrastrukturu můžeme podle potřeb rozšiřovat.” n

OPTIMALIZACE ELEKTRONICKÉ FAKTURACE S COMDIS V BILLE SLOVAKIA

POTVRZENO!

S

© GS1

naha zjednodušit složité postupy, především to je cílem elektronických obchodních procesů. Pro mezinárodní obchodní společnosti, jako BILLA, je proto pro optimalizaci procesů kolem dodávek zboží ­ne­zbytné neustálé rozšiřování EDI infrastruktury. Slovenské pobočky tohoto maloobchodního obra se letos rozhodly řešit otázku elektronické ­fakturace. Ve spolupráci s poskytovatelem EDI, společností EDITEL,

implementovaly kontrolní zprávy typu COMDIS (obchodní námitka).

Tato zpráva vznikla proto, aby informovala výrobce o vadných dodávkách, např. poškozeném zboží, ­neúplných nebo nedoručených dodávkách atd. Po námitce musí následovat vysvětlení nebo náprava, aby mohla být následně vystavena faktura. Tomáš Urminský, projektový manažer ze společnosti EDITEL SK, proces blíže vysvětluje: “Jde o zprá-

vu o stavu, která poskytuje maloobchodům lepší přehled o dodávkách zboží a umožňuje jim rychleji odhalit chyby nebo nesrovnalosti - a v konečném důsledku zefektivnit proces fakturace.” Zrychlení fakturace je zároveň přínosem i pro dodavatele.

Obě strany mají jistotu v tom, že se všechny faktury i kontrolní zprávy ukládají v EDITELEM poskytovaném archivu, který splňuje standardy společnosti Deloitte. Všechna data jsou tak bezpečně uchována a je možné se k nim kdykoli vrátit.” Ján Pastucha, vedoucí odd. IT v BILLE Slovakia shrnuje: “Tyto potvrzovací a kontrolní procesy nám pomáhají při prověřování našich vnitřních postupů a přinášejí vyšší transparentnost, kontrolu nákladů i zlepšení spolupráce s našimi obchodními partnery. A to jak v krátkodobé, tak v dlouhodobé perspektivě.” n

VE ZKRATCE I mplementace kontrolní zprávy typu COMDIS Optimalizace procesů elektronické fakturace Transparentnost a kontrola nákladů v průběhu celého procesu dodávek zboží

www.billa.sk www.editel.sk

© iStock.com/Dimitrios Stefanidis

STAČÍ JEDINÝ NÁHLED

© Frank Wagner – Fotolia

4

editelJOURNAL Firemní časopis skupiny EDITEL

EDI PRO PRÁVNÍ DOKUMENTY Za své e-business řešení pro právní dokumenty získala společnost iLex cenu IBM Innovation Award za rok 2015. Tato nová maďarská společnost nyní spojila své síly s EDITELEM, aby nabídla služby ­kompatibilní s EDI.

O

rganizace právních dokumentů může být poměrně těžký úkol.

Maďarská společnost iLex se k této výzvě postavila čelem a připravuje e-business řešení pro efektivní řízení toku právních dokumentů přizpůsobené požadavkům klientů. Efektivní správa smluv, odborných posudků, korespondence a dalších právních dokumentů v rámci společnosti a mezi pobočkami si žádá zkušené profesionály. Proto se iLex spolehla na odborníky na oblast EDI ze společnosti EDITEL. Zakladatelka firmy iLex a její výkonná ředitelka, Marianna Ritter, jmenuje některé

ERP

iLex

VE ZKRATCE I ntegrované využití řešení iLex společně se službami EDI společnosti EDITEL EDI komunikace Digitální archivace (podle standardů ­společnosti Deloitte) Automatizovaná, standardizovaná výměna, integrace a archivace právních dokumentů, záznamů, korespondence, atd.

Nejvyšší bezpečnostní standardy při přenosu a archivaci citlivých dat pro klienty iLex www.editel.hu www.ilexsystems.com

z mnoha výhod tohoto rozhodnutí: “Díky spolupráci s EDITELEM může nyní iLex svým klientům nabídnout ještě vyšší úroveň automatizace procesů. To v konečném důsledku znamená, že se všechny dokumenty dostanou elektronickou cestou, bezpečně a v reálném čase k příslušným obchodním partnerům, kteří je tak mohou dále zpracovávat.”

Přenos citlivých dat předpokládá vysokou míru zabezpečení. Komunikační platforma eXite® je tomuto požadavku

jako šitá na míru, a totéž platí i o archivačním řešení, které EDITEL nabízí pro dlouhodobou úschovu dokumentů.

Digitální archiv splňující standardy společnosti Deloitte je přístupný pomocí on-line portálu. Ten zajišťuje stálý přístup k právně relevantním dokumentům a nabízí možnost si je kdykoli stáhnout. Společnosti si tak mohou řídit své interní i externí právně obchodní procesy transparentním a plně automatizovaným způsobem, který zároveň splňuje všechny uvedené požadavky.

Výkonný ředitel společnosti EDITEL Hungary, Tibor Šata, v této spolupráci také vidí velký potenciál: “Spolupráce se společností iLex s cílem podpořit elektronickou výměnu dat v oblasti právních procesů nás velice těší. Tento úspěšný projekt opět poukázal na velký potenciál optimalizace EDI i mimo oblast prodeje zboží.” n

TIRÁŽ VYDÁNÍ 2/2015

EDITEL ÚSPĚŠNĚ PROŠEL PROVĚRKOU DLE NORMY ISAE 3402 TYPU 2

E

DITEL úspěšně prošel prověrkou pro vnitřní kontrolní systémy dle normy ISAE 3402 typu 2. Prověrka zahrnovala kontrolu přiměřenosti činností souvisejících se zajištěním kvality všech služeb poskytovaných klientům, kontrolu bezpečnosti a aplikací, kvality vývoje softwaru (řízení změn) i mezinárodní podpory.

Audit provedla externí nezávislá společnost Ernst & Young zabývající se podnikovými audity.

ISAE (Mezinárodní standard pro ověřovací zakázky) 3402 je mezinárodně uznávaným auditním standardem pro vnitřní kontrolní systémy. Zprávy typu 1 zahrnují ověření postupů v rámci kontrolních systémů. Zprávy typu 2 zahrnují na-

Vlastník a vydavatel: EDITEL Austria GmbH, 1040 Vienna, Brahmsplatz 3; T: +43 (0)1/505 86 02; e-mail: info@editel.at. www.editel.eu EDITEL Austria GmbH je 100% dceřinou společností GS1 Austria GmbH. Cílem společnosti EDITEL Austria GmbH je řízení elektronické výměny dat mezi obchodními partnery, prodej potřebných softwarových produktů a služeb podpory.

Management a zodpovědnost za obsah: Peter Franzmair Redakce: Sylvia M. Gerber Korektura: Dagmar Jenner, www.texterei.com Překlady: Anglická verze: D agmar Jenner, www.texterei.com Česká verze: Zuzana Ciháková Maďarská verze: Katinka Czigány Layout: www.creativedirector.cc

víc i praktické ověření efektivity kontrolních procesů za období delší než 6 měsíců – jde tedy o ještě spolehlivější a přísnější hodnocení.

EDITEL beze zbytku splnil všechny podmínky prověrky ISAE 3402 typu 2. Jak společnost samotná, tak její ­klienti mají nyní jasný důkaz toho, že všechny vnitřní kontrolní systémy

jsou účinné, bezpečné, a že dochází k jejich neustálému prověřování a zlepšování, a to i po ukončení ­auditu. n Máte-li zájem o bližší informace k auditní zprávě, kontaktujte nás prosím na: info@editel.cz

Zveřejnění podle mediálního zákona z 1. března 2009: Newsletter na propagaci a podporu činnosti EDITELu Rakousko.