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Stampe non periodiche - DC/DCI/622/99/B - Milano - In caso di mancato recapito inviare all’ufficio di cmp Roserio Milano per la restituzione al mittente che si impegna a corrispondere i diritti postali.

guida ai congressi medico scientifici

2017

come organizzarli I migliori partner e tutto ciò che c’è da sapere per pianificare congressi medici e corsi ECM

dove organizzarli La più ampia selezione di location e destinazioni adatte a ospitare eventi medico-scientifici

Una pubblicazione

In collaborazione con

Con il patrocinio di


INTRODUZIONE

A

nche quest’anno Federcongressi&eventi è lieta di dare il proprio supporto alla Guida ai Congressi Medico-scientifici, una pubblicazione interessante e veramente utile sia ai professionisti del nostro settore sia ai nostri clienti. Il mondo della formazione continua in medicina sta vivendo un momento di trasformazione, con l’affermazione unanime che essa dovrà sempre più misurare la vera ricaduta delle attività formative. A partire già da gennaio 2017 è stata ipotizzata l’introduzione del rivoluzionario dossier formativo, in forza del quale ogni operatore sanitario dovrà individuare le proprie esigenze di formazione e i provider dovranno indirizzare i propri progetti in maniera congruente alle indagini sulle necessità formative che emergeranno dai dossier di ogni singolo professionista. È dunque in atto una vera e propria evoluzione del professionista Pco e provider Ecm, che oggi, da qualificato regista di eventi congressuali e formativi, è divenuto un autentico consulente in grado di proporre e realizzare progetti complessi e integrati. La Guida è uno strumento di facile consultazione, ottimo per orientarsi in un settore in continua trasformazione nel quale, soprattutto per noi provider Ecm, non è consentito sbagliare. Ediman è riuscita a realizzare un prodotto pratico e dinamico, diventato in breve tempo un punto di riferimento per gli operatori e per gli utenti del nostro settore. Colgo quindi l’occasione per ringraziare Ediman e tutti i colleghi che hanno messo ancora una volta a disposizione il loro sapere, per aver realizzato una Guida ancora più aggiornata e precisa nelle informazioni che la arricchiscono.

Mario Buscema Presidente Federcongressi&eventi

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2017

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INTRODUZIONE

I

l settore dei congressi medico-scientifici a livello sia nazionale sia regionale costituisce il cardine della formazione e dell’aggiornamento professionale in sanità, che è da sempre un’attività primaria delle Società scientifiche e delle associazioni mediche, per le quali la formazione degli associati è parte integrante della loro Mission. Per questo motivo, FISM è da sempre impegnata in prima linea per rivalutare il ruolo strategico e preferenziale rivestito dalle Società scientifiche nell’ambito del vigente sistema di Educazione Continua in Medicina e nei rapporti con le tante Istituzioni coinvolte nel governo della sanità. Nell’anno appena trascorso abbiamo incontrato sul nostro cammino numerose grandi sfide, che hanno aperto a FISM solidi orizzonti di collaborazione e confronto. Diverse infatti le collaborazioni con il Ministero della Salute e Agenas, dalla valutazione dei percorsi diagnostico-terapeutici assistenziali (PDTA), ai tavoli dell’innovazione in tema di Health Technology Assessment (HTA), al progetto di revisione del Nomenclatore Tariffario e dei DRG, e alla revisione delle reti cliniche nell’ambito del Gruppo di lavoro del CTS Comitato Tecnico Sanitario e della Commissione Dispositivi Medici. Il problema dell’innovazione tecnologica nel campo sanitario è veramente un tema molto delicato e decisivo, in quanto da un lato non vi sono dubbi che il progresso tecnologico aumenti le possibilità di cura dei malati, le probabilità di guarigione e in ultima analisi la qualità di vita dei pazienti; ma dall’altro, una gestione carente nell’adozione delle nuove tecnologie può minare la sostenibilità dell’intero sistema che di fatto è oggetto di convegni scientifici finalizzati al miglioramento delle conoscenze anche di tipo organizzativo. Riteniamo perciò che la presente Guida ai Congressi Medico-Scientifici possa essere un utile strumento per identificare anche gli eventi in cui si discute delle problematiche messe a fuoco nelle attività che FISM persegue anche in collaborazione con le istituzioni e utile a migliorare la qualità complessiva del Sistema Sanitario nazionale Può essere quindi considerata una bussola e un buon punto di riferimento per conoscere tutti i passaggi necessari all’organizzazione degli eventi e un valido aiuto dove sorgano dubbi sulla loro corretta organizzazione. Franco Vimercati Presidente FISM Federazione Italiana delle Società Medico-scientifiche

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2017


INDIRIZZI UTILI Agenas – Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali

Sede centrale: via Puglie, 23 – 00187 Roma tel. 06 427491 – fax 06 42749488 Seconda sede: via Piemonte, 60 – 00187 Roma tel. 06 55122200 – fax 06 55122211 www.agenas.it info@agenas.it ecm@agenas.it agenas@pec-agenas.it Presidente: Luca Coletto Direttore generale: Francesco Bevere

Sede: via Valadier, 37 – 00193 Roma s#OMITATODI'ARANZIA 4EL s#OMITATO4ECNICODELLE2EGIONI www.agenas.it s#OMMISSIONE.AZIONALEPERLA &ORMAZIONE#ONTINUA s/SSERVATORIO.AZIONALESULLAQUALITĂŒ DELLA&ORMAZIONE#ONTINUAIN3ANITĂŒ s#O'E!03n#ONSORZIO'ESTIONE !NAGRAlCHEDELLE0ROFESSIONI Sanitarie

3EDEPIAZZA#OLADI2IENZO  00192 Roma 4EL www.cogeaps.it info@cogeaps.it

Assobiomedica

Sede Legale: viale Pasteur, 10 - 00144 Roma 4EL Fax: 06 5903969 5FlCIDI-ILANOVIA-AROSTICA  -ILANO 4EL Fax: 02 34592072 www.assobiomedica.it assobiomedica@assobiomedica.it assobiomedica@pec.it

Farmindustria

3EDE,ARGODEL.AZARENO  00187 Roma 4EL Fax: 06 6786494 www.farmindustria.it farmindustria@farmindustria.it

Federcongressi&eventi

3EDEPLE+ONRAD!DENAUER  00144 Roma 4EL www.federcongressi.it federcongressi@federcongressi.it

FISM – Federazione italiana societĂ medico-scientiďŹ che

3EDE6ILLA-ARELLI VIALE:ARA  -ILANO 4EL Fax: 02 54050168 WWWlSMIT SEGRETERIA lSMIT lSMPEC LEGALMAILIT

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2017

Riferimenti regionali online

“Guida ai Congressi Medico ScientiďŹ ciâ€? 2017 è una pubblicazione

Ediman Srl Via Ripamonti 89 - 20141 Milano Telefono 02 57311511 Fax 02 55231486 info@ediman.it www.ediman.it Direttore responsabile: Marco Biamonti Coordinamento editoriale: Matteo Rocca Responsabile traďŹƒco pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola GraďŹ ca: Massimo Bernardi Photo credits: Fotolia – www.fotolia.com Hanno collaborato: Alessandra Boiardi, Simona P.K. Daviddi, Sabrina Piacenza, Francesca Luciana Rebonato, Simona Zin Fotolito e stampa: Prontostampa Srl, Zingonia (BG)

!BRUZZO

WWWASRABRUZZOIT

Basilicata

www.regione.basilicata.it

Calabria

WWWREGIONECALABRIASANITA

Campania

www.regione.campania.it

Questa guida è andata in stampa

Emilia-Romagna

HTTPASSRREGIONEEMILIA ROMAGNAIT

il 28 dicembre 2016

&RIULI 6ENEZIA'IULIA

HTTPECMSANITAFVGIT

,AZIO

WWWREGIONELAZIOITRLSANITA

Liguria

www.arsliguria.it

Lombardia

www.eupolis.regione.lombardia.it

-ARCHE

HTTPECMSANITAMARCHEIT

-OLISE

HTTPECMREGIONEMOLISEIT

Piemonte

www.ecmpiemonte.it

Puglia

HTTPWWWSANITAPUGLIAIT

Sardegna

www.regione.sardegna.it

Sicilia

HTTPPTIREGIONESICILIAIT

4OSCANA

www.regione.toscana.it

Umbria

HTTPWWWREGIONEUMBRIAITSALUTE

6ALLED!OSTA

HTTPECMREGIONEVDAIT

Veneto

HTTPECMREGIONEVENETOIT

0ROVINCIAAUTONOMADI"OLZANO

WWWECMBZIT

0ROVINCIAAUTONOMADI4RENTO

www.ecmtrento.it

I prodotti editoriali Ediman J Meeting & Congressi J Guida Meeting e Congressi J MeetingeCongressi.com J € ”ˆƒ€€ˆÂŽÂ?†‘„’’ˆ„ƒˆ‚Žđ‚ˆ„Â?Â“ÂˆĹź‚ˆ

Gli eventi Ediman J Buy Mice Milano J Buy Mice Roma J Full Contact Discover Italy J Full Contact Incentive Destinations J Full Contact Meeting Planner J Full Contact Pco


INTRODUZIONE

Ringraziamenti

I

congressi medico-scientifici sono oggetti davvero molto complessi, in cui l’esigenza di garantire la massima qualità dei contenuti e della formazione si combina con quella di rispettare molteplici regole e regolamenti di varia natura. A tutto questo si aggiungono le sfide progettuali che caratterizzano l’organizzazione di qualsiasi tipo di evento. Con la seconda edizione di questa Guida ci siamo posti l’obiettivo di fornire alle società e associazioni medico-scientifiche e ai singoli professionisti uno strumento assolutamente pratico e operativo, reso ancora più agile e di più semplice consultazione oltre che aggiornato con le ultime novità del settore. Un ringraziamento speciale a Mauro Zaniboni (MZ Congressi) che ha attivamente contribuito alla nuova edizione e a molti dei suoi contenuti. Rinnoviamo inoltre i ringraziamenti ai numerosi esperti, individuati con l’aiuto di Federcongressi&eventi, che ci hanno fornito tutto il know-how necessario fin dalla prima edizione di questo progetto editoriale: Letizia Bocciardi - OIC Group Anna Rita Bonamici - OIC Group Irene Bortolotti - Planning Congressi Mario Buscema - Planning Congressi Maria Criscuolo - Triumph Group Maria Cristina Dalla Villa - Enic Meetings & Events Giulio Ferratini - Centro Congressi Internazionale Fabio Gilardenghi - consulente su Qualità ed Ecm Massimo Laiolo - Aristea Group Mario Liguori - Ega Congressi Maddalena Milone - Meeting Planner Sabina Minutillo - Triumph Group Susanna Priore - Formedica Rosangela Quieti - AIM Group Francesca Scutari - SEM2000 Patrizia Semprebene Buongiorno - AIM Group Gaia Santoro - AIM Group Viviana Vitali - OIC Group

Gli approfondimenti sulla fiscalità sono stati redatti grazie al fondamentale contributo di Tiziana Ambrosi, Giovanni Battista Goldaniga, Nicoletta Guglielmi, Marco Nava e Cinzia Pinto (Studio Associato Nava & Viganò).

8

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2017


SOMMARIO Introduzione Federcongressi&eventi

3

Introduzione FISM

4

Indirizzi utili

6

Ringraziamenti

8

Indice degli operatori e delle location congressuali

12

PROGETTAZIONE Con quanto anticipo pianificare un evento

14

Come fissare gli obiettivi dell’iniziativa

17

Come si coinvolgono gli sponsor

20

I format possibili

23

Come scegliere la destinazione

26

Come scegliere strutture e centri congressi

30

Di cosa si occupa un provider Ecm

32

Di cosa si occupa un Pco

36

Il ruolo di Federcongressi&eventi

40

Come indire una gara tra più agenzie

42

Le tipologie di contratto dei Pco

45

Come funzionano le candidature

48

Come gestire i ricavi dal punto di vista fiscale

PRIMA DELL’EVENTO Come compilare il budget preliminare

82

Come coinvolgere i relatori

84

Come si contrattualizzano le sponsorizzazioni

87

Come pianificare gli spazi congressuali

90

Come gestire gli abstract scientifici

92

Come utilizzare i social media

94

Come costruire l’evento sociale

96

Materiale stampato o paper-less event?

98

Le professioni degli eventi

101

Come selezionare i servizi tecnici

103

Come utilizzare al meglio le check-list

105

DURANTE L’EVENTO Come gestire inviti e iscrizioni

108

Come organizzare l’area poster

111

Il briefing dello staff

113

Come valutare apprendimento e qualità percepita

115

Come gestire l’area espositiva

117

50

Come funzionano controlli e ispezioni Ecm

119

La norma Efpia sulla trasparenza

57

Come gestire i simposi delle aziende sponsor

121

Cosa prescrivono i codici etici?

58

Come coordinare la comunicazione e i media 123

Come funziona il sistema Ecm

62

Come accreditare un evento Ecm

66

DOPO L’EVENTO

A cosa servono i software congressuali

69

Come valutare la performance di un evento

126

Come costruire il programma scientifico

72

Il report finale e i ringraziamenti

128

Come fare le chiusure contabili

131

Come costruire il piano di comunicazione dell’evento

74

Come pagare relatori e collaboratori

133

Le esigenze di sicurezza di un evento

78

Come archiviare la documentazione

135


SOMMARIO AGENZIE PCO, PROVIDER

E

ALTRI SERVIZI

LE LOCATION REGIONE

SCHEDE TECNICHE

2017

REGIONE

COMPAGNIE ALBERGHIERE

Adria Congrex - Rimini

141

Aim Group International - Milano

140

BeTools - Cagliari

141

Centro Organizzazione Congressi - Taormina (Me) - Roma

142

Chrysalis Communication - Milano

142

Congress Studio Venezia International - Venezia Mestre

144

CWT Meetings & Events (Carlson Wagonlit Italia) Firenze - Milano - Torino - Roma

143

Ega Congresses & Events - Roma - Milano

145

Eventica - Roma

144

Fenicia Eventi - Roma

146

Atahotels

176

Best Western Italia

178

LOMBARDIA AS Hotel Limbiate Fiera - Limbiate (Mb)

182

Crowne Plaza Milan City - Milano

186

Grand Hotel Imperiale - Moltrasio (Co)

190

Palace Hotel - Como

192

PIEMONTE

Gruppo SC Studio Congressi Servizi per la Comunicazione - Roma

147

Kama Eventi e Congressi - Cagliari

147

L.C. Congressi - Padova

148

Lopez Eventi e Congressi - Godo (Ra)

148

Meet and Work - Abano Terme (Pd)

149

MGM Congress - Napoli

151

Net Congress & Education - Milano

150

Promoest - Milano

Centro Congressi Santo Volto - Torino

196

Museo Nazionale dell’Automobile “Avv. Giovanni Agnelli” - Torino

198

VENETO Double Tree by Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv)

202

151

Hotel Airone - Sottomarina (Ve)

204

Riviera Congressi - Rimini

152

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia

206

Studio Exedra - Catania

152

Museo Scuola Grande San Giovanni Evangelista - Venezia

208

Target Motivation - Venezia Mestre

153

Vicenza Convention Centre - Vicenza

211

Teseo - Pisa

153

LIGURIA

APPROFONDIMENTI

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

PER

Hotel Cenobio Dei Dogi - Camogli (Ge)

218

Hotel Vis à Vis - Sestri Levante (Ge)

220

Aim Group International - Milano

154

BeTools - Cagliari

156

CEC Comunicazione Eventi Congressi - Roma

158

CWT Meetings & Events - Firenze - Milano - Torino - Roma

160

EMILIA ROMAGNA

Formedica - Lecce

162

Bologna Congressi - Bologna

227

Meeting Planner - Bari

165

Palacongressi di Rimini - Rimini

231

MP Congressi e Comunicazione - Napoli

166

MZ Congressi - Milano

168

Palazzo dei Congressi di Riccione - Riccione (Rn)

235

Planning Congressi - Bologna

170

Exclusivevent - Roma

171

MARCHE

Studio Visio - Firenze

173

Villa Cattani Stuart - Pesaro (Pu)

238


SOMMARIO UMBRIA Hotel Valle di Assisi - Assisi (Pg)

CAMPANIA 243

TOSCANA FH Hotels - Firenze

246

Hotel Hermitage - Portoferraio (Li)

249

To Florence Hotels - Firenze

251

Firenze Fiera Congress & Exhibition Center - Firenze

254

Palazzo dei Congressi di Pisa - Pisa

258

LAZIO

Comune di Salerno - Salerno

296

Convention Bureau Napoli - Napoli

298

Hotel La Palma di Capri - Capri (Na)

301

Lloyd’s Baia Hotel - Salerno

302

Palazzo Caracciolo MGallery by Sofitel - Napoli

303

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast Castellammare di Stabia (Na)

304

Grand Hotel Vanvitelli - Caserta

305

Città della Scienza - Napoli

307

Marte Mediateca Arte Eventi - Cava de’ Tirreni (Sa)

309

Terminal Napoli Centro Congressi - Napoli

310

Villa Alma Plena - Casagiove (Ce)

311

PUGLIA

Bettoja Hotels - Roma

263

Hotel Caravel - Roma

264

Hotel Cardinal St. Peter Roma - Roma

266

Hotel Roma Aurelia Antica e Hotel Capannelle - Roma

268

Hotel The Building - Roma

270

Kolbe Hotel Rome - Roma

272

Il Piccolo Mondo - Roma

274

Residenza di Ripetta e Hotel Beverly Hills Rome - Roma

277

Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma

278

Worldhotel Ripa Roma - Roma

280

Auditorium Antonianum - Roma

283

Auditorium del Massimo - Roma

285

Casina Valadier - Roma

286

Centro Congressi Villa Malta - Roma

289

Conference Center Roma Sala da Feltre e Sala di Rienzo - Roma

290

L’Antico Casale La Carovana - Roma

291

Roma Meeting Center - Roma

292

Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba)

313

Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba)

315

Grand Hotel Costa Brada - Gallipoli (Le)

317

Greenblu Hotels & Resort - Puglia e Basilicata

318

Grand Hotel Masseria Santa Lucia - Marina di Ostuni (Br)

321

Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br)

323

Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br)

325

The Nicolaus Hotel Bari - Bari

327

UNA Hotel Regina - Noicattaro (Ba)

329

Villa Romanazzi Carducci - Bari

330

Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le)

332

BASILICATA Grand Hotel PianetaMaratea - Maratea (Pz)

334

Hilton Garden Inn Matera - Matera

337

SICILIA Hotel Ai Cavalieri - Palermo

341

Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center Aci Castello (Ct)

343

Hotel Il Gelso Bianco - Misterbianco (Ct)

345

Grand Hotel Piazza Borsa - Palermo

347

SARDEGNA Convento San Giuseppe - Cagliari

350

Hotel Catalunya - Alghero (Ss)

352


Indice degli operatori e delle location congressuali

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2017

Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida. Adria Congrex - Rimini ...................................................................7-141 Aim Group International - Milano .................................................140-154 Aqualux Hotel Spa & Suite Bardolino - Bardolino (Vr) ........................... 207 AS Hotel Limbiate Fiera - Limbiate (Mb)............................................... 182 Astoria Park Hotel - Riva del Garda (Tn) .............................................. 215 Atahotels ........................................................................................ 176 Auditorium Antonianum - Roma ....................................................282-283 Auditorium del Massimo - Roma ...................................................284-285 Auditorium della Tecnica - Roma ........................................................ 275 Auditorium Parco della Musica - Roma................................................ 267 Auditorium Via Veneto - Roma ........................................................... 265 Best Western Italia ........................................................................... 178 Best Western Premier BHR Treviso Hotel - Quinto di Treviso (Tv) ............. 209 BeTools - Cagliari .......................................................................141-156 Bettoja Hotels - Roma..................................................................262-263 Boccanegra - Firenze ........................................................................ 250 Bologna Congressi - Bologna.......................................... IV cop. - 226-227 Carlo Magno Hotel SPA & Resort - Madonna di Campiglio (Tn) ............. 214 Casina Valadier - Roma .................................................................... 286 CEC Comunicazione Eventi Congressi - Roma ..................................... 158 Centro Congressi MalpensaFiere - Busto Arsizio (Va) ........................... 187 Centro Congressi Santo Volto - Torino ................................................. 196 Centro Congressi Verona Fiere - Verona .............................................. 203 Centro Congressi Villa Malta - Roma ............................................288-289 Centro Congressi Ville Ponti - Varese .................................................. 187 Centro Organizzazione Congressi - Taormina (Me) - Roma ................... 142 Chrysalis Communication - Milano ..................................................... 142 Cierredata - Roma ............................................................................ 167 Città della Scienza - Napoli ........................................................306-307 Comune di Salerno - Salerno ............................................................. 296 Conference Center Roma Sala da Feltre e Sala di Rienzo - Roma ........... 290 Congress Studio Venezia International - Venezia Mestre........................ 144 Convention Bureau Napoli - Napoli ................................................... 298 Convento San Giuseppe - Cagliari ..................................................... 350 Courtyard by Marriot Rome Central Park - Roma .................................. 271 Crowne Plaza Milan City - Milano ..................................................... 186 CWT Meetings & Events (Carlson Wagonlit Italia) - Fi - Mi - To - Rm ......143-160 Domina Milano Fiera Hotel & Congress - Fiera Milano - Novate (Mi) .......... 184 Double Tree by Hilton Venice North - Mogliano Veneto (Tv) ................... 202 DoubleTree by Hilton Hotel Olbia - Olbia ........................................... 354 Ega Congresses & Events - Roma - Milano .......................................19-145 Eventica - Roma ............................................................................... 144 Exclusivevent - Roma ........................................................................ 171 F.E.S.T. Italia Servizi Integrati - Torino................................................... 63 Fabbri Hotels - Rimini........................................................................ 224 Fenicia Eventi - Roma........................................................................ 146 FH Hotels - Firenze .....................................................................244-246 Firenze Fiera Congress & Exhibition Center - Firenze ............................ 254 Forma Communications - Napoli ........................................................ 163 Formedica - Lecce ........................................................................35-162 Forte Village - Località Forte Village (Ca) ............................................ 348 Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center - Aci Castello (Ct) ..342-343 Free Beach Club - Costa Rei, Muravera (Ca) ....................................... 351 Genova Palazzo Ducale - Genova ..................................................... 221 Grand Hotel Costa Brada - Gallipoli (Le) .......................................316-317 Grand Hotel Imperiale - Moltrasio (Co) ............................................... 190 Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba).............................. 313 Grand Hotel Masseria Santa Lucia - Marina di Ostuni (Br) ..............320-321 Grand Hotel PianetaMaratea - Maratea (Pz)........................................ 334 Grand Hotel Piazza Borsa - Palermo ............................................346-347 Grand Hotel Vanvitelli - Caserta ......................................................... 305 Grand Hotel Villa Balbi - Sestri Levante (Ge) ........................................ 223 Greenblu Hotels & Resort - Puglia e Basilicata...................................... 318 Gruppo SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione - Roma ..... 147 Hilton Garden Inn Matera - Matera ..............................................336-337 Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici - Roma ................................... 287 Hotel Ai Cavalieri - Palermo ........................................................340-341 Hotel Airone - Sottomarina (Ve) ......................................................... 204 Hotel Astor - Genova Nervi (Ge) ........................................................ 222 Hotel Atlantic - Riccione (Rn) .............................................................. 232 Hotel Caravel - Roma ....................................................................... 264 Hotel Cardinal St. Peter Roma - Roma ................................................. 266 Hotel Catalunya - Alghero (Ss) ........................................................... 352 Hotel Cenobio Dei Dogi - Camogli (Ge) .............................................. 218 Hotel Corte Valier - Lazise (Vr) ........................................................... 213 Hotel Covo dei Saraceni - Polignano a Mare (Ba) ..........................314-315 Hotel Federico II - Jesi (An) ................................................................ 237 Hotel Giò - Perugia Centro Congressi - Perugia .................................... 240 Hotel Hermitage - Portoferraio (Li) ................................................248-249 Hotel Il Gelso Bianco - Misterbianco (Ct) .......................................344-345 Hotel La Palma di Capri - Capri (Na)............................................300-301 Hotel Mediterraneo - Riccione (Rn) ..................................................... 229

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia............................................. 206 Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br) .................................................322-323 Hotel Parchi del Garda - Pacengo di Lazise (Vr) ................................... 200 Hotel Ramada Naples - Napoli .......................................................... 299 Hotel Regina Margherita - Cagliari..................................................... 353 Hotel Roma Aurelia Antica e Hotel Capannelle - Roma ......................... 268 Hotel The Building - Roma ................................................................. 270 Hotel Valle di Assisi - Assisi (Pg) ...................................................242-243 Hotel Vis à Vis - Sestri Levante (Ge) .................................................... 220 Il Piccolo Mondo - Roma ................................................................... 274 Incentive Congressi e Formazione - Brescia ........................................... 37 Iseolago Hotel - Iseo (Bs) ................................................................... 185 Kama Eventi e Congressi - Cagliari .................................................... 147 Kolbe Hotel Rome - Roma .................................................................. 272 L.C. Congressi - Padova .................................................................... 148 L’Antico Casale La Carovana - Roma ..............................................31-291 La Crisalide - Viterbo .......................................................................... 33 LBS Leisure and Business Services - Busto Arsizio (Va) ........................... 155 Le Cheminèe Business Hotel - Napoli .................................................. 294 Lloyd’s Baia Hotel - Salerno ............................................................... 302 Lopez Eventi e Congressi - Godo (Ra) ................................................. 148 Marte Mediateca Arte Eventi - Cava de’ Tirreni (Sa) .......................308-309 Meet and Work - Abano Terme (Pd) ................................................... 149 Meeting Planner - Bari ................................................................164-165 MGM Congress - Napoli ................................................................5-151 MP Congressi e Comunicazione - Napoli ............................................ 166 Museo Nazionale dell’Automobile “Avv. Giovanni Agnelli” - Torino ....... 198 Museo Scuola Grande San Giovanni Evangelista - Venezia................... 208 MZ Congressi - Milano ............................................................ II cop.-168 Net Congress & Education e Alessandro Rosso Healthcare - Milano ....139-150 NYX Milan - Leonardo Hotels - Milano ................................................ 193 Palace Hotel - Como ......................................................................... 192 Palace Hotel Desenzano - Desenzano del Garda (Bs) ........................... 189 Palacongressi di Rimini - Rimini ....................................................230-231 Palazzo Caracciolo MGallery by Sofitel - Napoli ................................. 303 Palazzo de’ Rossi - Sasso Marconi (Bo)............................................... 233 Palazzo dei Congressi di Pisa - Pisa .............................................257-258 Palazzo dei Congressi di Riccione - Riccione (Rn)...........................234-235 Palazzo Mezzanotte - Milano ............................................................ 191 Phonoplast - Merlino (Lo) ..................................................................... 39 Planetaria Hotels - Milano ................................................................. 188 Planning Congressi - Bologna ............................................................ 170 Porto Antico Genova Centro Congressi - Genova ................................. 216 Promoest - Milano ............................................................................ 151 Pv Agency - Milano .......................................................................... 157 Relais Le Jardin - Roma ..................................................................... 293 Residenza di Ripetta e Hotel Beverly Hills Rome - Roma ..................276-277 Riviera Congressi - Rimini .................................................................. 152 Roma Meeting Center - Roma ............................................................ 292 Roscioli Hotels - Roma....................................................................... 260 Savoia Hotels - Bologna .................................................................... 228 SEM2000 - Bologna ........................................................................... 71 Sheraton Roma Hotel & Conference Center - Roma .............................. 278 Studio Exedra - Catania .................................................................... 152 Studio Visio - Firenze ..................................................................172-173 Target Motivation - Venezia Mestre ..................................................... 153 Teatro Comunale Città di Vicenza - Vicenza ........................................ 205 Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel - Mesagne (Br) ................324-325 Terminal Napoli Centro Congressi - Napoli ......................................... 310 Teseo - Pisa...................................................................................... 153 The Nicolaus Hotel Bari - Bari ......................................................326-327 To Florence Hotels - Firenze ............................................................... 251 Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast - Castellammare di Stabia (Na) ..... 304 UNA Hotel Regina - Noicattaro (Ba) .............................................328-329 Uvet American Express GBT - Congress Lab ................................... III COP Vicenza Convention Centre - Vicenza ...........................................210-211 Villa Alma Plena - Casagiove (Ce) ...................................................... 311 Villa Cattani Stuart - Pesaro (Pu) ......................................................... 238 Villa Erba Centro internazionale esposizioni e congressi - Cernobbio (Co) ..... 180 Villa Romanazzi Carducci - Bari......................................................... 330 Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le) ....................................... 332 Winter Garden Hotel Bergamo Airport - Grassobbio (Bg) ..................... 183 Worldhotel Ripa Roma - Roma ........................................................... 280 Zacchera Hotels - Baveno (Vb) ........................................................... 194


GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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PROGETTAZIONE

Tutto ciò che serve sapere per cominciare ESVKERM^^EVIYRIZIRXSQIHMGSWGMIRXMƈGS

Con quanto anticipo pianificare un evento

14

Come fissare gli obiettivi

Come funzionano le candidature

48

Come gestire i ricavi dal punto di vista fiscale

50

dell’iniziativa

17

La norma Efpia sulla trasparenza

57

Come si coinvolgono gli sponsor

20

Cosa prescrivono i codici etici?

58

I format possibili

23

Come funziona il sistema Ecm

62

Come scegliere la destinazione

26

Come accreditare un evento Ecm

66

e centri congressi

30

A cosa servono i software congressuali

69

Di cosa si occupa un provider Ecm

32

Di cosa si occupa un Pco

36

Come costruire il programma scientifico

72

Il ruolo di Federcongressi&eventi

40

Come costruire il piano di comunicazione dell’evento

74

Le esigenze di sicurezza di un evento

78

Come scegliere strutture

Come indire una gara tra più agenzie 42 Le tipologie di contratto dei Pco

45


PROGETTAZIONE

Con quanto anticipo pianificare un evento A seconda di dimensioni e complessità, presenza di aziende sponsor e assegnazione di crediti Ecm, si va da un minimo di 3 mesi - nei casi più semplici - a un anno o più - per i grandi convegni nazionali o internazionali

TEMPI DELL’ORGANIZZAZIONE E TEMPI DELLA COMUNICAZIONE Il primo passo è solitamente la stesura di un brief del progetto, in cui devono risultare chiari alcune variabili fondamentali, come il numero dei partecipanti complessivi e la loro provenienza, le caratteristiche della sede congressuale e una bozza di programma. Ogni scelta ne condiziona altre, per cui è indispensabile partire con le idee il più possibile chiare. Se – per fare un esempio – prevediamo una poster session sarà necessario fornire per tempo le specifiche tecniche dei poster, stabilire delle scadenze, creare un’area online per l’upload e infine scegliere una location dotata di uno spazio espositivo adeguato. È uno dei tanti possibili casi utili a comprendere come comunicazione e logistica debbano sempre viaggiare in parallelo.

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PROGETTAZIONE

STRUMENTI DI PROJECT MANAGEMENT Ci sono due operazioni preliminari che possono rivelarsi piuttosto utili (soprattutto per i progetti più complessi): 1) La stakeholder analysis Si tratta di individuare (ed elencare per iscritto) tutti i soggetti coinvolti a vario titolo nel nostro progetto. Stakeholder significa “portatore di interesse”: i partecipanti, i relatori, le agenzie, i fornitori, gli sponsor, gli hotel e i centri congressi, le compagnie di trasporti, ecc. Questa operazione è utile per definire le azioni da intraprendere per non “perdere pezzi” e far emergere fin da subito eventuali criticità. 2) La creazione di un diagramma di Gantt È uno schema molto semplice del flusso di lavoro: sull’asse orizzontale si riporta il calendario (giorni, settimane, mesi), sull’asse verticale le diverse attività che compongono il progetto (ad esempio voci come “richiedere preventivi alle sedi congressuali”, “prenotare volo relatori”, “spedire inviti”). In questo modo si visualizza la sequenza logica delle operazioni e si crea uno scadenziario preciso.

Tu puoi rimandare, ma il tempo non lo farà Benjamin Franklin

SONO PREVISTI CREDITI ECM? Nel caso in cui il nostro evento assegni crediti Ecm entrano in gioco le particolari scadenze dettate dall’Agenas, ovvero l’Agenzia Nazionale per i Servizi sanitari regionali. I provider - ovvero gli unici soggetti accreditati e riconosciuti per legge a erogare attività formative valide per l’educazione continua in medicina - devono registrare l’evento sul sito Ecm entro e non oltre 30 giorni prima della data di svolgimento. La procedura di iscrizione (che approfondiremo in seguito) richiede comunque di specificare numerosi dettagli (durata in ore dell’evento, codice fiscale di ogni relatore o tutor, numero massimo di partecipanti previsti, responsabile della segreteria organizzativa e responsabile scientifico, ecc.) Tutte queste informazioni dovranno quindi essere in nostro possesso per tempo.

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PROGETTAZIONE

CI SONO DEGLI SPONSOR?

1. È un evento Ecm?

2. È un evento sponsorizzato?

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Un altro aspetto fondamentale, su cui torneremo, è quello delle sponsorizzazioni. Le aziende sponsor sono, nella maggioranza dei casi, la principale fonte di finanziamento per un convegno, insieme alle quote di iscrizione dei partecipanti. Nel caso di un evento multi-sponsor l’attività di fundraising sarà necessariamente più lunga e laboriosa che in un evento mono-sponsor: occorrerà negoziare con ciascuna azienda la disponibilità a sostenere parte delle spese dell’evento in cambio della visibilità del proprio marchio. Se il nostro evenRicapitolando to, come accade sovente, è sponSì Necessaria registrazione su sito Agenas (al più tardi sorizzato da 30 gg prima dell’evento) aziende del settoNo Nessuna azione necessaria re farmaceutico, Sì Tra gli sponsor Sì Necessaria autorizzazione queste saranno ci sono aziende Aifa (al più tardi 60 gg prima tenute a richiededel settore dell’evento) re un’autorizzafarmaceutico? No Non è necessaria zione preliminare autorizzazione Aifa all’Aifa, Agenzia No Nessuna azione necessaria Italiana del Farmaco: tale procedura va effettuata almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista, ed è ovviamente necessario avviare la pratica con un buon margine di tempo per non incorrere in ritardi che rischierebbero di bloccare il tutto. È quindi evidente che, anche nel caso più snello, la pianificazione non potrà mai essere inferiore a tre-quattro mesi d’anticipo rispetto alla data dell’evento.

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PROGETTAZIONE

Come fissare gli obiettivi dell’iniziativa Stabilire fin da subito i risultati minimi da ottenere rende più semplice la progettazione, aggiunge concretezza e permette di misurare meglio l’efficacia

ALCUNE DOMANDE UTILI Quanti partecipanti, quanti interventi, quanti espositori, quanti abstract prevediamo? Quanta visibilità vorremmo ottenere su riviste di settore e social media? Negli ultimi anni, per i congressi di medie e grandi dimensioni, anche il numero di tweet correlati all’evento o gli accessi al sito dell’iniziativa sono divenuti parte integrante dei report conclusivi, su cui basare le strategie di comunicazione per il futuro. Per i congressi a scadenza periodica, è evidente che la pietra di paragone è rappresentata dall’edizione precedente, di cui si tende a voler eguagliare e magari superare i risultati. Nel caso di un’iniziativa una tantum o alla sua prima edizione è comunque possibile stabilire dei parametri attraverso il confronto con altre manifestazioni dello stesso genere, avvalendosi della consulenza di un’agenzia specializzata nell’organizzazione congressuale per ottenere un realistico benchmarking (ovvero un’indagine che confronta tra loro processi e attività simili per stabilire dei criteri oggettivi di misurazione della performance).

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Nessun vento è favorevole per il marinaio che non sa dove dirigersi Seneca

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PROGETTAZIONE

PENSARE “SMART” Negli ultimi anni si è molto diffusa in ambito aziendale la nozione di obiettivi SMART, acronimo inglese che gioca sul significato della parola (“intelligente, arguto”). Secondo questo approccio, gli obiettivi di un’iniziativa devono essere: Specifici

evitate formulazioni troppo generali e concentratevi su singoli aspetti (le iscrizioni, i poster, i contributi scientifici…)

Misurabili

scegliete cose che si possono quantificare con precisione

Accessibili

siate realistici, ponetevi traguardi che potete verosimilmente raggiungere

Rilevanti

per essere motivanti gli obiettivi devono comunque essere significativi per la nostra organizzazione

Temporalmente definiti

per fare confronti tra un anno e l’altro e per darsi delle scadenze precise occorre fissare dei paletti temporali

Una formulazione di questo tipo applicata al nostro caso potrebbe essere “aumentare il numero di partecipanti effettivi del 10% rispetto all’anno precedente”: ecco un obiettivo SMART di cui tenere conto in sede di progettazione, e su cui lavorare con un’adeguata strategia (ridurre il costo delle quote di iscrizione? arricchire il programma scientifico? includere anche altre professioni sanitarie? spostare la sede dell’evento?)

BREAK-EVEN E ASPETTI ECONOMICI L’obiettivo non scritto di ogni convegno è anche quello di farne quadrare i conti. Più complesso è l’evento, maggiori sono i costi, e tanto più elevato risulta il breakeven point, ovvero il punto di pareggio, in cui le entrate eguagliano le uscite e oltre il quale si cominciano a generare gli eventuali utili. Anche se le finalità principali di un convegno sono puramente scientifiche e divulgative, l’aspetto economico non può essere trascurato, pena la mancata sostenibilità dell’intero progetto. Nel capitoletto “Come si gestiscono i ricavi dal punto di vista fiscale?” vedremo che dal punto di vista tributario i congressi medico-scientifici sono considerati a tutti gli effetti delle attività commerciali, in grado di generare valore, e conseguentemente comportano anche un certo margine di rischio imprenditoriale. Pertanto è possibile, e in certi casi anche auspicabile, che il congresso produca un utile, che potrà essere reimpiegato per sovvenzionare altre attività associative o future edizioni della stessa iniziativa. In ogni caso, si tratta di una valutazione che deve essere fatta a monte, e che come vedremo più avanti potrà influenzare notevolmente il tipo di contratto da stipulare con l’eventuale agenzia professionista che curerà l’organizzazione dell’evento.

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PROGETTAZIONE

Come si coinvolgono gli sponsor Occorre sondare in anticipo l’interesse dei potenziali finanziatori e sottoporgli uno schema degli spazi disponibili per le loro attività promozionali, nel rispetto delle regole Ecm

Ci sono un mucchio di cose più importanti del denaro. Ma costano tutte un sacco di soldi Groucho Marx

COS’È UNA SPONSORIZZAZIONE? La sponsorizzazione è un contratto commerciale con cui un soggetto offre spazi promozionali e visibilità al marchio o ai messaggi di un’impresa, dietro il pagamento di un corrispettivo in denaro, beni o servizi. È prassi comune che siano dei soggetti privati, portatori di interessi commerciali, a sostenere i costi della formazione in ambito sanitario: tale rapporto è mediato da un apposito contratto (su Le fonti principali a cui si rimanda, consultabili anche cui torneremo), soggetto a particolaonline - sono le seguenti: ri limitazioni previste dalla normatis Norme statali: D. lgs n. 219/2006, art. 124 va per tutelare l’indipendenza della s Accordo Stato-Regioni del 20/12/2001 formazione e dei programmi scientie del 5/11/2009 fici nell’ambito dell’Educazione cons Le Determine della Commissione Nazionale Ecm tinua in medicina. Gli sponsor non (consultabili sul sito Agenas) hanno quindi voce in capitolo nella s Le Delibere regionali per ciò che pertiene le singole definizione dei contenuti e nella geRegioni stione Ecm.

Riferimenti normativi

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PROGETTAZIONE

CONOSCERE IL MERCATO Occorre documentarsi e sapere quali sono le realtà aziendali operanti nel campo scientifico-sanitario del nostro evento, e fare un’analisi realistica. Ci sono settori e ambiti con una maggiore densità commerciale e altri in cui potrebbe essere più difficile trovare sponsor da coinvolgere, in tal caso buona parte del finanziamento dovrà essere ricavato dalle quote di iscrizione. Soprattutto per un convegno inedito o un’iniziativa una tantum, sarà importante argomentare nel modo più dettagliato possibile il valore dei contenuti che si andranno a proporre e la visibilità ottenibile dagli sponsor; i congressi annuali possono ovviamente far leva sui risultati delle edizioni precedenti per attirare nuovi investitori.

A CHI FARE RIFERIMENTO? La proposta di sponsorizzazione andrà sottoposta agli uffici marketing delle aziende, tipicamente a capi-area o capi zona regionali se l’evento è locale, alla direzione marketing nazionale se l’evento è nazionale. Va tenuto presente che le aziende farmaceutiche più grandi spesso hanno uffici marketing distinti per ogni linea di prodotto, quindi è meglio avere le idee chiare rispetto alle attinenze tra i contenuti dell’evento e l’attività dei potenziali sponsor (sul principio di attinenza si veda poco oltre). L’attività di fundraising necessita quindi di grande attenzione e di un certo impegno da parte del committente scientifico, che si fa garante della qualità e dell’autorevolezza dell’iniziativa I loghi degli sponsor (ma mai dei loro prodotti) possono congressuale agli occhi di chi la pocomparire legittimamente sui seguenti materiali: trebbe sovvenzionare. s programmi, brochure e locandine dell’evento (nello spazio riservato ai ringraziamenti) s cartelloni e segnaletica dell’evento LA SPONSOR PROPOSAL s lettera d’accompagnamento o ringraziamento ai parteSpesso la segreteria organizzativa cipanti di un convegno redige una presens laccetti porta-badge tazione dell’evento, con una bozza s cancelleria, cartellette, segnalibri del programma, indicazioni sulla s cartelli sui tavoli del catering e durante coffee break, location prescelta e sui relatori, e lunch e dinner un prospetto delle opzioni disponis proiezione in sala (all’inizio e alla fine dell’evento, mai bili per gli sponsor con le relative durante) somme, in funzione del grado di vis volume degli atti congressuali sibilità garantito (da un livello base, s sito web dell’evento come può essere ad esempio l’offerta del coffee break, a un livello più elevato con la presenza di stand espositivi). Questo documento può essere indirizzato agli uffici marketing delle aziende potenzialmente interessate a comparire nell’ambito dell’evento e a sostenerlo. Questa fase, nota anche come “call for sponsors”, può essere condotta anche da un professionista specializzato nell’organizzazione congressuale (Pco), che intrattiene rapporti correnti con le aziende interessate a sovvenzionare eventi medico-scientifici. Le agenzie specializzate negli eventi del mondo associativo, farmaceutico e sanitario possono agevolmente indirizzare il committente verso i giusti interlocutori.

Dove esporre i loghi?

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PROGETTAZIONE

IL PRINCIPIO DI ATTINENZA È la stessa legge italiana (art. 124, D.lgs n.219/2006) a stabilire che un’azienda farmaceutica possa sponsorizzare un convegno Ecm, a patto che questo sia comunque attinente a farmaci o prodotti dell’azienda stessa. Non si tratta di un conflitto di interessi legalizzato, ma del riconoscimento della presenza di interessi commerciali trasparenti, in virtù dei quali l’azienda sostiene l’organizzazione del convegno (che tratterà argomenti a lei vicini) seguendo precise regole dettate in questo caso dall’Aifa. La normativa Ecm prevede anche il divieto di nominare durante l’evento farmaci, strumenti o presidi sanitari con il loro nome commerciale (pubblicità occulta). I relatori, i materiali di comunicazione e di autoformazione dovranno riportare i nomi generici dei prodotti, anche se citati a solo titolo Se un soggetto decide di acquistare quote di partecipadi esempio e non correlati con l’argozione al congresso o erogare un finanziamento a sostemento trattato. Solo nel caso limite in gno dell’evento, senza tuttavia richiedere in cambio alcucui si affrontino tecniche o si parli di na pubblicità o altre forme di visibilità, non si può parlare strumenti brevettati da uno sponsor e di sponsorizzazione. Pertanto non è necessaria la stipula considerati a buon diritto unici nel loro del relativo contratto. genere, e il cui nome sia da citare neL’accordo va comunque formalizzato e reso disponibile cessariamente, è possibile farlo senza per gli eventuali controlli da parte della Commissione Nache si configuri per questo una violazionale per la Formazione Continua. zione del regolamento.

Finanziamenti senza sponsorizzazione

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PROGETTAZIONE

I format possibili Gli incontri dal vivo si confermano i più efficaci: interazione diretta e dialogo sono la chiave per stimolare l’apprendimento e offrire un vero valore aggiunto ai partecipanti

LE TRE CATEGORIE FONDAMENTALI DELL’ECM Gli eventi residenziali (Res) sono la tipologia più diffusa: seminari, workshop, simposi, tavole rotonde, sessioni plenarie costituiscono la spina dorsale di ogni convegno. In crescita anche la formazione a distanza (Fad): webinar, podcast, e-learning e corsi in autoformazione. Nella formazione sul campo (Fsc) l’addestramento è legato a circostanze reali, come la discussione intorno al letto del paziente. I progetti formativi possono sempre muoversi attraverso le diverse categorie, ricorrendo al cosiddetto “blended learning”, o apprendimento ibrido.

STRATEGIE FORMATIVE Tutti siamo andati a scuola. Poi però, progressivamente, le nostre modalità di apprendimento cambiano con l’età. Le lezioni frontali di stampo universitario perdono di efficacia man mano che il discente sviluppa una sua personale competenza diretta sui temi affrontati. Per un’aula di professionisti con una conoscenza già strutturata è quindi necessario impiegare soprattutto metodi empirici e operativi per arricchire il loro bagaglio. Ad esempio il role playing, molto usato anche in ambito terapeutico e utile per rappresentare dinamiche cliniche o relazionali attraverso una sorta di recitazione guidata.

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Se ascolto dimentico, se vedo ricordo, se faccio capisco Confucio

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ATTENZIONE AI CREDITI Come vedremo nel dettaglio parlando del sistema Ecm, gli eventi residenziali con un minore numero di partecipanti (max 50) e un rapporto docenti/discenti massimo di 1/25 danno diritto a un maggior numero di crediti formativi. Viceversa, i convegni con più di 200 partecipanti sono considerati “a limitato valore formativo” data l’interazione piuttosto bassa e la difficoltà di coinvolgere attivamente una platea più ampia. Dunque i format e la scaletta delle sessioni dovranno tenere conto anche di questo aspetto per massimizzare la qualità dell’apprendimento nel caso di corsi e seminari. I provider Ecm e le agenzie di orgaDiffusi soprattutto nel mondo anglosassone, i prenizzazione congressuale svolgono congress offrono l’opportunità di indire dei micro-eventi un essenziale ruolo di consulenza propedeutici prima del congresso vero e proprio. Soliper orientarsi tra i vari possibili fortamente la possibilità di iscriversi a tali corsi opzionali è mat e individuare caso per caso le contestuale alla registrazione all’evento. soluzioni migliori, in virtù della loro Gli appuntamenti pre-congress sono ulteriori opportunisolida conoscenza delle regole del tà formative, in cui acquisire o estendere alcune compesistema di Educazione continua in tenze e documentarsi su nuove tecniche e tecnologie. medicina.

Prepararsi al congresso

WORKSHOP O SEMINARIO? Spesso sono usati come sinonimi, ma indicano attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio interattivo finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha un’impostazione frontale e si rivolge a un pubblico specialistico. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con il pubblico, ma il workshop ha una componente pratica in più, dato che in origine designava un laboratorio artigianale rivolto a degli apprendisti che imparavano a costruire materialmente qualcosa sotto la guida di un tutor.

IL SIMPOSIO Nell’ambito congressuale, si tratta di un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico per i partecipanti all’evento, spesso organizzato e tenuto da un gruppo degli stessi delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, ciascuna delle quali deve essere corredata da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando gli eventuali discussant, che avranno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore, sottolineandone le eventuali criticità. Per il suo elevato potenziale formativo, il simposio generalmente viene accreditato per il rilascio di crediti Ecm (a differenza delle sessioni plenarie).

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TAVOLE ROTONDE Come suggerisce il nome, prevedono una sostanziale parità tra i relatori, ciascuno dei quali è chiamato a dare il proprio contributo su uno specifico tema. A differenza di un seminario la tavola rotonda può avere un taglio non specialistico ma divulgativo, ed essere ad esempio aperta alla cittadinanza, o comunque a target più estesi della comunità scientifica standard. I relatori naturalmente possiedono tutti una competenza professionale elevata sul tema trattato, ma possono afferire a realtà differenti; si tratta anzi di un format particolarmente adatto se si vuole dare spazio a più punti di vista complementari, ad esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Non c’è di fatto un limite al numero di relatori che è possibile riunire intorno a una tavola rotonda, ma è opportuno non eccedere per dare a tutti eguali possibilità di parola. Lo scopo del format è anche quello di stimolare un dibattito, e non semplicemente di far susseguire gli interventi uno dopo l’altro. Una tavola rotonda di successo è quella in cui i partecipanti riescono a confrontarsi produttivamente e a far emergere vari aspetti della tematica a beneficio dell’uditorio. Per questo motivo è sempre necessario prevedere la figura di un “primus inter pares”, un moderatore che regga le fila del discorso e i tempi degli interventi.

CHAIRMAN, KEYNOTE SPEAKER, PANELIST s Il chairman è il presidente di una sessione, e si prende la responsabilità di guidarne il flusso verso le conclusioni. s Può coincidere – ma non necessariamente - con il keynote speaker, ossia colui che interviene tipicamente all’inizio del convegno per tracciare il filo conduttore dell’evento (keynote speech o address). s Panelist è l’espressione inglese usata per designare chi fa parte del panel di relatori, quindi semplicemente chi interviene nel corso della giornata per sviluppare il dibattito.

FAD: A DISTANZA, MA NON SOLO La Fad include tutte le forme di apprendimento asincrono, in cui docenti e discenti non devono necessariamente interagire nello stesso momento. È per questo che, ad esempio, una videoconferenza viene considerata un caso particolare di Res e non Fad, perché l’interazione avviene in diretta, anche se mediata da uno strumento digitale. Sono invece Fad i corsi in e-learning, che tipicamente danno al discente la possibilità di fruirne in qualunque momento, ma anche i corsi per corrispondenza o attraverso testi, riviste e dispense, audiolibri, e-book, cd e dvd e simili.

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Come scegliere la destinazione Funzionalità logistica, sostenibilità economica e visibilità dell’evento: la sede congressuale deve garantire l’equilibrio tra tutte queste componenti

EVENTI A CORTO RAGGIO Se l’evento ha una portata locale o regionale la scelta è abbastanza semplice ed è circoscritta alla città in cui ha sede l’organizzatore (società scientifica, Asl, azienda ospedaliera o altro), al capoluogo o al principale centro urbano della zona. Tuttavia anche nei casi più semplici possono sorgere dubbi tra più alternative. Ci sono alcuni criteri utili per orientare il processo di selezione. Il primo è la qualità dei trasporti e la facilità logistica in relazione alla provenienza dei partecipanti: vicinanza a stazioni ferroviarie e mezzi pubblici, facilità di parcheggio o possibilità di organizzare transfer con navette. Chiaramente è da considerare anche l’eventuale presenza di poli universitari e ospedalieri attinenti alla materia del nostro congresso, e lo “storico” della destinazione nella gestione di eventi del medesimo tipo.

GRANDI CONVEGNI Per gli eventi associativi di portata nazionale o internazionale valgono le stesse considerazioni, più ovviamente la comodità di trasferimento da e per gli aeroporti. Se è previsto pernottamento, sarà avvantaggiata la sede che permette di mantenere hotel e location congressuale entro una confortevole walking distance. Scegliere una città con un maggior numero di strutture e spazi per convegni permette di trovare prezzi più competitivi e di individuare la soluzione logistica più conveniente, soprattutto se si tratta di alloggiare un gran numero di partecipanti. Spesso, infatti, l’unica opzione è quella di ripartire i delegati in più strutture alberghiere: rispetto ad altre realtà europee l’Italia si caratterizza per una grande varietà di hotel medio-piccoli, perlopiù indipendenti e a conduzione familiare. La logistica dei grandi eventi congressuali deve perciò confrontarsi con una pluralità di interlocutori, per essere certi di individuare la combinazione migliore e più conveniente. Le agenzie e le destination management company (Dmc) svolgono un ruolo essenziale

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PROGETTAZIONE

nella gestione di questi processi, garantendo anche buona forza contrattuale e un buon potere d’acquisto, in virtù di relazioni consolidate con un gran numero di strutture.

CRITERI STRATEGICI Ogni committente ha i suoi criteri specifici che la guidano nella scelta della sede di un congresso, in cui rientrano ovviamente anche considerazioni di tipo societario: tenere un convegno in una data sede può ser vire ad ampliare la base geografica della propria associazione, e magari incrementare il numero di iscritti; una determinata località può offrire maggiori opportunità di networking o dare una migliore visibilità all’evento - visibilità che a sua volta porterà a un maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori. Il prestigio di una destinazione è spesso una conferma dell’autorevolezza dell’evento che ospita, e non va visto necessariamente come un orpello. Si potrà di volta in volta decidere di privilegiare la sede più conveniente dal punto di vista economico o logistico - optando quindi per quella di più facile raggiungibilità da parte di tutti i partecipanti - o di ricorrere a una meta capace di conferire un maggiore peso istituzionale al congresso.

PROCESSI DECISIONALI Per i grandi congressi periodici, soprattutto internazionali, è previsto per statuto che la scelta della destinazione avvenga per votazione nel corso di una precedente edizione del medesimo evento, solitamente con almeno un paio d’anni d’anticipo. Il board dell’associazione opera la scelta entro una short list di alternative che di norma hanno già superato una prima scrematura. In questi casi, tuttavia, sono le destinazioni stesse ad essersi sottoposte a un processo di candidatura: vedremo più avanti quali sono le tappe principali di questo iter, nel caso in cui ci si trovi a dover affrontare il percorso opposto e si voglia proporre la propria città in lizza per ospitare un evento internazionale.

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I CONVENTION BUREAU I convention bureau sono uffici e consorzi turistici che si rivolgono espressamente al mercato congressuale, con l’obiettivo di promuovere e rappresentare le diverse componenti dell’offerta di un determinato territorio (strutture e agenzie di servizi). Un convention bureau efficiente si pone come interlocutore unico e come facilitatore nei confronti della domanda. In Italia sono presenti numerosi convention bureau, legati a una specifica città o a un ambito territoriale: a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo ricordiamo quelli cittadini di Bari, Bergamo, Bologna, Firenze, Genova, Napoli, Torino, e quelli regionali come Riviera di Rimini, Sicilia, Sardegna, Trentino o Val d’Aosta. Dal 2014 è inoltre operativo il Convention Bureau Italia, un’iniziativa privata con sede a Firenze, che si pone come punto di riferimento per l’organizzazione di eventi e congressi sul territorio italiano, con particolare attenzione alla promozione verso il mercato internazionale.

La presenza di un convention bureau aggiunge valore a una destinazione, rendendola più attrattiva per ospitare congressi ed eventi. I convention bureau, in sinergia con le amministrazioni locali, gli enti e le altre realtà territoriali, possono inoltre predisporre una serie di benefit - come pass e congress card - che permettono ai partecipanti di usufruire di una serie di servizi a tariffe agevolate, dai biglietti del trasporto pubblico agli ingressi museali. Si tratta di aspetti da non sottovalutare, che possono rivelarsi preziosi nel momento in cui si progettano le attività sociali post-congress o l’eventuale programma per gli accompagnatori dei delegati.

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PROGETTAZIONE

Come scegliere strutture e centri congressi Bisogna saper valutare tutte le caratteristiche tecniche e logistiche per comprendere la reale qualità e la convenienza di una location

LEGGERE LE SCHEDE TECNICHE Il primo passo è solitamente quello di farsi mandare o consultare sul sito dell’hotel/ centro congressi la scheda tecnica degli spazi, per valutare capienze e attrezzature disponibili. Una scheda completa dovrebbe recare indicazioni della superficie delle sale, e possibilmente delle singole misure (lunghezza, larghezza e altezza, dettaglio quest’ultimo non trascurabile per farsi un’idea dell’acustica). Seguono informazioni sulla capienza massima effettiva (numero di persone, solitamente abbreviato in “pax”) e solitamente sulle fonti di illuminazione (luce naturale o artificiale). Utile anche sapere se il palco è fisso o eventualmente ricollocabile a piacimento.

Scegliere, quindi escludere Henri Bergson

VERIFICARE LE ATTREZZATURE Il Wi-Fi è gratuito o a pagamento? È supportata la traduzione simultanea? Ci sono proiettori, lavagne a fogli mobili, monitor lcd? È possibile organizzare videoconferenze? Ci sono montacarichi adeguati per trasportare le attrezzature eventualmente previste? Queste sono alcune domande basilari che potrebbe essere utile farsi (e fare alle strutture) per verificarne il corredo tecnico. Altri accorgimenti vanno presi per le aree espositive degli sponsor: assicurarsi che l’area loro dedicata sia sufficientemente ampia, dotata di prese di corrente di voltaggio sufficiente e di sistemi di illuminazione, che ci sia un’adeguata possibilità di carico/scarico merci o di parcheggio nelle vicinanze per consentire l’allestimento degli spazi.

Occhio all’allestimento Di solito le schede tecniche delle sale sono corredate da icone che illustrano la differente capienza dello spazio in base alla disposizione dei posti: qui trovate uno specchietto delle tipologie più comuni.

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Audience

Ferro di cavallo

Classe

Cocktail

Board

Cena di gala

LA SITE INSPECTION I professionisti degli eventi hanno ovviamente un occhio clinico nell’analisi di una location per capire se e in che misura è adeguata a ospitare un certo tipo di evento. Tra gli elementi valutati figurano di solito:  posizione  facilità logistica  accessibilità (per fornitori, diversamente abili, ecc.)  tipologia di spazi e attrezzature disponibili  presenza di staff dedicato per l’assistenza di sala  aree in cui allestire i coffee break

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L’occhio esperto riconosce facilmente alcuni svantaggi che sfuggono ai non addetti ai lavori: pilastri al centro della sala, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea, mancanza di strumenti tecnici, assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo, e simili. La consulenza di un Pco si rivela quindi molto preziosa in questa fase di selezione.

I VINCOLI DEGLI SPONSOR Assobiomedica e Farmindustria – ovvero le due grandi sigle confindustriali del mondo biomedicale e farmaceutico, che comprendono quindi la quasi totalità dei potenziali sponsor dei congressi medicoscientifici – impongono alle aziende loro associate dei precisi vincoli sulle tipologie e le caratteristiche delle strutture in cui è per loro possibile sponsorizzare eventi. L’obiettivo è evidentemente quello di non dare l’impressione di sovvenzionare congressi-vacanza, in cui gli elementi turistici e di svago prevalgono su quelli scientifici e formativi. In linea di massima e salvo deroghe eccezionali, sono normalmente escluse le seguenti strutture:  Hotel di categoria superiore alle 4 stelle  Castelli e dimore storiche  Golf club  Agriturismi  Resort  Ristoranti privi di strutture congressuali  Strutture prevalentemente termali  Località di mare (tra giugno e settembre)  Località di montagna (tra giugno e settembre e tra dicembre e marzo) Conoscere i limiti posti alle sponsorizzazioni consente di pianificare fin da subito il proprio convegno in modo da non rischiare di vedere fortemente penalizzata la principale voce di finanziamento.

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PROGETTAZIONE

Di cosa si occupa un provider Ecm Solo i soggetti accreditati dal Ministero della Salute possono realizzare eventi formativi in campo medico-scientifico nel pieno rispetto dei regolamenti

QUANDO NASCONO I PROVIDER ECM? Nel 2002 viene ufficialmente attivato in Italia – anche se la sperimentazione era già partita – il programma di Educazione continua in medicina, o Ecm, applicato a circa 800.000 operatori della sanità (dipendenti, convenzionati o liberi professionisti). Il provider è la figura certificata e garante della qualità e indipendenza della formazione erogata; deve perciò possedere competenze nelle metodologie e nelle tecniche per la formazione degli operatori sanitari, sui contenuti scientifici oggetto delle attività formative realizzate e anche, eventualmente, sui problemi di bioetica e sugli aspetti giuridici correlati. Dal 2008 i provider sono abilitati a provvedere direttamente all’accreditamento degli eventi di cui sono responsabili, inserendo sul sito dell’Agenas tutti dati relativi al progetto formativo, ai docenti e ai relatori che terranno il corso, e attribuendo i crediti formativi ai partecipanti.

LE MANSIONI DEL PROVIDER Quello di provider Ecm è un mestiere complesso: si tratta del soggetto responsabile della mappatura del fabbisogno formativo in sanità, sulla base del quale, in completa autonomia da ogni interesse di natura commerciale, elabora dei piani di formazione e dei corsi da declinare nelle diverse tipo-

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logie di evento (Res, Fad, Fsc). Il provider deve quindi possedere una struttura organizzativa adeguata che preveda al suo interno la presenza di uno o più responsabili scientifici dotati di elevate competenze sui contenuti trattati. L’Accordo Stato-Regioni del 2009 contiene le linee guida inerenti “Il nuovo sistema di formazione continua in medicina”, che a tutt’oggi costituisce uno dei principali testi di riferimento sull’Ecm e le sue regole. Secondo il testo dell’Accordo, il provider:  È responsabile nel garantire l’effettiva partecipazione degli operatori alle attività Ecm, tramite verifiche della presenza in aula e scheda di valutazione finale dell’apprendimento.  Deve garantire la qualità percepita dai partecipanti, raccogliendo un apposito questionario anonimo per misurare il gradimento dei discenti.  Deve attestare che l’utente ha svolto la specifica attività formativa acquisendo i relativi crediti Ecm.  Al termine di ogni programma, il provider deve comunicare all’Ente accreditante e al CoGeAPS (Consorzio Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie), i crediti attribuiti ai singoli utenti mediante l’uso di una traccia elettronica che riassume tutti i dati dell’evento.

PROFESSIONISTI ACCREDITATI Negli anni la figura del provider si è specializzata notevolmente, di pari passo con il moltiplicarsi di norme e regolamenti sull’Ecm. Per esercitare tale attività è indispensabile aver ricevuto l’accreditamento da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua o di un Ente Regionale o di una Provincia autonoma, sottoponendosi a uno specifico iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard. I provider autorizzati sono inseriti in uno specifico Albo nazionale e regionale, e possono operare per l’appunto a livello nazionale o regionale, a seconda dell’Ente accreditante.

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Secondo l’Accordo Stato-Regioni, inoltre, “II provider può richiedere l’accreditamento limitato a specifiche aree formative (ad es. Società Scientifica che si rivolge al settore o settori disciplinari che rappresenta o che sono affini) o a specifiche professioni sanitarie (ad es. medici, infermieri, fisioterapisti, igienisti dentali etc.) fermo restando il rispetto dei requisiti minimi. L’accreditamento può essere anche limitato a specifiche tipologie/procedure formative”.

QUALI SONO LE CARATTERISTICHE DI UN BUON PROVIDER? Per ottenere l’accreditamento, un provider deve dimostrare alla Commissione nazionale di essere in possesso di tutti i requisiti necessari al corretto espletamento delle sue mansioni, sotto molteplici aspetti. Oltre all’esperienza pregressa nel campo della formazione sanitaria, deve dimostrare di essere:  stabile dal punto di vista finanziario  dotato di tutte le caratteristiche strutturali e organizzative per svolgere le attività previste dallo statuto sociale Deve quindi dichiarare fin da subito quali sono le tipologie formative, le discipline e le professioni a cui si rivolge, e dimostrare di possedere le competenze adeguate a progettare corsi ed eventi in quei campi. Risulta quindi di per sé evidente l’importanza svolta dal comitato scientifico, ovvero quell’organismo composto da almeno 5 persone (incluso il coordinatore) che ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider, e di identificare, per ogni singolo evento, un ulteriore responsabile scientifico a cui affidare il ruolo di garante della qualità dei contenuti erogati, e che a sua volta curerà il reclutamento dei docenti/tutor/ formatori coinvolti nel progetto, assicurandosi che si tratti di soggetti altrettanto qualificati a intervenire sui temi previsti. Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati, per titoli accademici e per curriculum vitae, ed esperti nelle aree sanitarie di riferimento in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider desidera includere nel suo target, tanto più ampia e variegata dovrà essere la composizione del suo board interno di specialisti, dal momento che avrà l’obbligo di documentare alla Commissione di essere in possesso di tutte le competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.

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PROGETTAZIONE

Di cosa si occupa un Pco I professional congress organizer realizzano congressi ed eventi di comunicazione dalla A alla Z, coordinando tutti i servizi e seguendo ogni singola fase del progetto a fianco del committente

BREVE STORIA DI UNA PROFESSIONE In Italia la moderna figura del Pco nasce a cavallo tra gli anni ’60 e ‘70, quando comincia a svilupparsi un nuovo fabbisogno di incontri, relazioni pubbliche e rapporti internazionali, in concomitanza con un più generale processo di maturazione economica. A livello medico-scientifico, questo momento di evoluzione è ben rappresentato dall’XI congresso internazionale di cancerologia, che si tenne a Firenze e in altre località della Toscana dal 20 al 26 ottobre 1974, presieduto da un giovane Umberto Veronesi nel ruolo di segretario generale, che portò in Italia circa 8.000 partecipanti da tutto il mondo, tra scienziati e specialisti: un grande evento che dimostrava l’avvenuta maturazione dell’industria congressuale italiana e dei suoi professionisti, e che contribuì a portare alla ribalta e dare lustro al mestiere dell’organizzatore congressuale, che richiedeva oramai competenze ed esperienze adeguate agli standard internazionali. Non si poteva più correre il rischio di affidarsi a Pco più o meno improvvisati, il mercato degli eventi medico-scientifici aveva i suoi professionisti.

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Incentives

PROGETTAZIONE

ongressi

e Formazione srl

I PCO OGGI Nell’arco di quarant’anni il mondo, la società e la sanità si sono profondamente trasformati, e con essi i congressi medici: di pari passo, i Pco hanno affinato le proprie competenze, arricchendo il proprio ruolo anche attraverso specifici percorsi universitari e l’apporto di numerose scienze affluenti, che ne fanno oggi dei veri e propri esperti di comunicazione, protagonisti di quell’importante segmento del mercato turistico che va sotto l’acronimo Mice, ovvero Meetings, Incentives, Conferences, Events: le quattro grandi aree in cui si articola l’industria del turismo congressuale. Oggi i Pco sono soggetti esperti tanto nella logistica quanto nella gestione degli aspetti comunicativi 2.0, nelle pubbliche relazioni quanto nel project management e nella pianificazione tecnico-economica, tutte componenti necessarie per l’accurata organizzazione di un evento aggregativo in linea con i più moderni standard di settore.

3,Ò', $11, GDO per la cultura del comunicare

Provider Nazionale ECM No. 3874

A LIVELLO INTERNAZIONALE Una delle prime sigle che certificò la nascita della nuova figura professionale è la IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers), fondata nel 1969. In Italia, gli organizzatori di congressi, insieme a strutture alberghiere, enti locali e altre imprese di servizi appartenenti alla filiera congressuale diedero vita negli anni ’70 e ’80 a numerose associazioni di categoria, aventi il comune obiettivo di garantire la qualificazione, l’aggiornamento e il riconoscimento delle specificità dei Pco e delle altre realtà appartenenti alla filiera congressuale. Di pari passo all’evoluzione del marketing, della comunicazione e delle dinamiche internazionali, nel corso dei decenni ’80 e ’90 la figura del Pco si è andata definendo sempre di più, arricchendo il proprio bagaglio di competenze trasversali, in risposta alle esigenze di professionalità e aggiornamento poste da un mercato in piena crescita, in cui gli eventi di ogni tipo, dai congressi propriamente detti alle convention aziendali, dalle conferenze internazionali ai lanci di prodotto, giocavano un ruolo via via più importante. Gli ultimi anni hanno poi visto i Pco estendere le proprie competenze a tutti gli aspetti della comunicazione d’impresa.

PROVIDER E PCO, UN BINOMIO POSSIBILE I provider Ecm - di cui abbiamo parlato qualche pagina fa – e i Pco possono coesistere in seno a una stessa agenzia: esistono cioè società specializzate nell’organizzazione di convegni medico-scientifici che possiedono anche le caratteristiche e l’accreditamento per operare come provider; allo stesso modo ci sono realtà orientate alla formazione medico-scientifica e all’operatività in campo Ecm che hanno sviluppato forti competenze organizzative, logistiche e di segreteria congressuale. Nella stessa agenzia quindi si possono trovare specialisti del ramo meeting e congressi e un comitato scientifico con un responsabile e un coordinatore che sovrintendono l’attività Ecm.

Specialisti in :

Congressi ed Eventi Medico Scientifici

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PROGETTAZIONE

Spesso i committenti medico-scientifici (associazioni, aziende sanitarie, università ecc.) sono già provider Ecm e pertanto autorizzati ad accreditare eventi di formazione, e necessitano solo di un partner a cui affidare la gestione operativa dei loro convegni. A volte si stipulano dei contratti di medio-lungo periodo.

COME SCEGLIERE UN BUON PCO? Ci sono alcune informazioni o documenti che è possibile e anzi auspicabile richiedere a un’agenzia di organizzazione congressuale per poterne valutare l’affidabilità e la caratura professionale:  Curriculum ed esperienza  Esperienza pregressa nell’ambito di eventi della stessa dimensione del congresso in questione  Esperienza pregressa nell’organizzazione di eventi medico-scientifici  Regolarità contributiva e iscrizione alla Camera di Commercio  Solidità finanziaria  Struttura fissa commisurata all’evento in questione  Media del fatturato aziendale dell’ultimo triennio  Appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali (come Federcongressi&eventi)  Dichiarazione del Legale Rappresentante di non essere sottoposto a procedure processuali pendenti  Certificazione di Qualità ISO 9001:2008 La solidità finanziaria e la media del fatturato sono importanti in relazione alla possibilità del Pco di fare anticipi di cassa e gestire la tesoreria dell’evento. L’appartenenza alle associazioni di settore è un indice di garanzia della qualità, dell’aggiornamento professionale e dell’inserimento del Pco in un più ampio network, che in qualche modo ne certifica il valore. Ulteriori elementi - non vincolanti ma utili a qualificare ancora meglio l’agenzia - sono i seguenti:  Qualifica di provider Ecm accreditato in via provvisoria o standard (o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da Agenas)  Esperienza pregressa nell’area specialistica di riferimento del bando  Familiarità con il territorio di svolgimento del congresso  Dotazione tecnologica  Referenze di altri committenti

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PROGETTAZIONE

Il ruolo di Federcongressi&eventi L’Associazione rappresenta la meeting industry italiana in tutte le sue componenti e presso tutte le sedi istituzionali

F

edercongressi&eventi nasce nel 2004 ed è l’Associazione nazionale che rappresenta unitariamente le imprese pubbliche e private e i professionisti che svolgono attività connesse con il settore dei congressi, convegni, seminari ed eventi aggregativi, di formazione continua in medicina, di Dmc, di incentivazione e di comunicazione. La sua missione è di accrescere l’immagine e il prestigio della meeting industry e di valorizzarla opportunamente per promuoverne lo sviluppo quale fatto economico, sociale e culturale.

Il presidente di Federcongresi&eventi Mario Buscema

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LE NOSTRE INIZIATIVE  L’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi, la ricerca promossa da Federcongressi&eventi e realizzata da ASERI, Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore, ha lo scopo di monitorare tutti i tipi di convegni e di eventi che si organizzano in Italia. Le informazioni che si intendono ottenere riguardano il numero di eventi, la tipologia di clienti, la provenienza dei partecipanti, la durata, il ruolo delle agenzie e alcune tendenze di mercato ricavate intervistando le diverse tipologie di sedi del panorama di offerta nazionale.  Il Progetto Provider Ecm by Federcongressi&eventi e Fism raggruppa i soci accreditati come provider di educazione continua in medicina per consentire loro di condividere specifiche esigenze professionali e fruire di servizi ad hoc: srappresentatività presso i soggetti istituzionali di riferimento (Ministero della Salute, Commissione Nazionale Ecm, associazioni di categoria come Farmindustria e Assobiomedica) saccesso a normativa Ecm e faq specializzate sconsulenza specializzata in ambito Ecm spartecipazione a seminari di formazione e aggiornamento shelp desk telefonico soccasioni di incontro, confronto e scambio di informazioni tra provider soci  La PCCO Academy, un percorso formativo rivolto alle imprese Pco, nato con lo scopo di migliorare capacità, conoscenze e professionalità del Pco e di metterlo quindi in grado di innalzare lo standard qualitativo dei servizi forniti.  Food for Good, il progetto promosso da Federcongressi&eventi in collaborazione con Banco Alimentare ed Equoevento Onlus, è finalizzato al recupero e alla redistribuzione degli eccessi alimentari dagli eventi alle mense caritatevoli.

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professionals for your events l’evoluzione della specie PCCO Academy è il programma formativo ideato e realizzato da Federcongressi&eventi per innalzare lo standard qualitativo dei Professional Congress Organizers-PCO facendone dei veri partner e consulenti del cliente: Professional Consultant and Congress Organizers - PCCO Il percorso di aggiornamento compiuto dalle imprese comprende annualmente 7 incontri durante i quali con il contributo di docenti internazionali sono affrontati temi trasversali legati all’attività dei PCO come la comunicazione digitale, il marketing mix, la fiscalità e le modalità più innovative per stimolare l’engagement dei partecipanti e potenziare l’appetibilità dell’evento per gli sponsor. Le 13 imprese iscritte all’anno accademico 2016/2017 sono: AIM Group International, Aristea International, Biomedia, C.C.I. Centro Congressi Internazionale, E.V., MV Congressi, MZ Congressi, OIC, Planning Congressi, PLS Educational, Sistema Congressi, The Meeting Lab, The Office. www.federcongressi.it


PROGETTAZIONE

Come indire una gara tra più agenzie La gara d’appalto è lo strumento più comune e vantaggioso per individuare il consulente più adatto alle proprie esigenze, per un singolo evento o per contratti pluriennali

LE LINEE GUIDA DI FISM E FEDERCONGRESSI Dalla collaborazione tra Federcongressi&eventi e FISM - Federazione Italiana delle Società Medico-scientifiche sono scaturite alcune preziose linee guida sulla composizione dei bandi di gara e sui criteri di selezione dei Pco. L’obiettivo è offrire ai committenti gli strumenti più adeguati per costruire il bando, che Tra le sviste più frequenti nelle scrittura dei bandi posdeve contenere tutte le informaziosiamo ricordare: ni necessarie per raccogliere offersmancanza di dati economici precisi (importo delle te mirate e complete, che andranno quote d’iscrizione, importo delle sponsorizzazioni) a costituire il capitolato dei servizi sambiguità sui servizi richiesti (non dare niente per che l’agenzia vincitrice si impegnescontato, meglio rischiare di essere prolissi che lacurà a sviluppare. nosi) Qui di seguito riportiamo una lista sambiguità sulle modalità di gestione dei costi (cosa molto ampia, pensata per i casi più deve anticipare il Pco, chi gestirà la tesoreria, ecc.) complessi e strutturati; ovviamente, sassenza di voci di spesa necessarie per formulare un se si tratta di un evento piccolo o budget attendibile alla sua prima edizione, il dettasmancanza di uno storico relativo alle ultime edizioni glio delle informazioni da fornire dell’evento – l’ideale sarebbe almeno tre può essere più generico.

Gli errori da evitare

Informazioni generali

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Dettaglio

Finalità

s4ITOLO DATEDISVOLGIMENTO DESTINAZIONE TIPOLOGIA frequenza (se periodico) e struttura dell’evento (con il programma definitivo dell’ultima edizione) s-ODALITÌDIPRESENTAZIONEDELLOFFERTAE MAIL CORRIERE Pony Express, altro) s$ATADISCADENZADIPRESENTAZIONEDELLOFFERTA s.OMEERECAPITIDIALMENOUNAPERSONADIRIFERIMENTO s$EADLINEINTERMEDIEPERLECOMUNICAZIONIDAAMBOLE parti (richiesta di chiarimenti da parte delle agenzie entro e non oltre il…, risposte ai chiarimenti da parte del committente entro e non oltre il…, date degli incontri con i Pco selezionati, data di comunicazione dell’esito della gara, altro) s'LIENTIORGANIZZATORIELEEVENTUALIPARTNERSHIPONLUS società scientifiche, società commerciali, fondazioni, altro)

Queste informazioni servono ai Pco per inquadrare cronologicamente l’evento, e allo stesso tempo permettono al committente di definire tempistiche chiare e precise per la partecipazione alla gara.

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Informazioni economiche Dettaglio

FinalitĂ

s3TORICODELFATTURATODELCONGRESSO s&ORMEECOSTIDELLESPONSORIZZAZIONIDELLE precedenti edizioni s4IPOLOGIADICONTRATTOOFFERTOAPPALTO MANDATO senza rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico: si veda piĂš avanti) s.UMEROEIMPORTOVENDITADEISIMPOSINELLE precedenti edizioni s.UMERODEGLISPAZIESPOSITIVIVENDUTI LIMPORTO al mq e il totale dei mq venduti nelle precedenti edizioni s.UMERODEGLIISCRITTIPREVISTOODESIDERATO LE categorie professionali, l’importo delle quote di iscrizione e la deadline di incasso delle stesse s/GNIALTRAFORMADISPONSORIZZAZIONEO ďŹ nanziamento

Il Pco deve poter presentare un’offerta commisurata alla fattibilità economica dell’evento. Spesso i Pco anticipano diverse spese (per la prenotazione della location, gli hotel, i fornitori‌) quindi è opportuno che conoscano la dimensione economica del congresso per partecipare alla gara con cognizione di causa.

Il paradigma della competizione è la gara: premiando il vincitore incoraggia ognuno a correre piÚ veloce Richard Stallman

Informazioni tecnico-logistiche Dettaglio

FinalitĂ

s/SPITALITĂŒDIRELATORI MODERATORIEINVITATI viaggio (numero dei relatori a cui verrĂ offerto il viaggio e loro provenienza – Italia / Europa / USA) e pernottamenti (numero dei relatori a cui verrĂ  offerta ospitalitĂ  alberghiera e categoria hotel) s.UMEROETIPOLOGIADELLECAMEREALBERGHIERE utilizzate nell’ultima edizione s3EDEDESIDERATASPAZINECESSARI NUMEROGIORNI previsto e numero sale – per ciascuna speciďŹ care capienza e tipologia di allestimento s!REAPOSTERNUMERODIPOSTERPREVISTI s!REAESPOSITIVACONNUMERODISTANDPREVISTI s5FlCINUMERODEGLISPAZIADISPOSIZIONEDELLA segreteria, sale per le riunioni del consiglio direttivo, spazi per l’ufďŹ cio stampa= s!REACATERING s3ERVIZITECNICIDESIDERATITIPOLOGIA!6NELLE varie sale, sistemi interattivi – televoter, app e nuove tecnologie, traduzione simultanea con indicazione delle lingue, ecc.)

Sono tutte informazioni utili al Pco per valutare nei dettagli il tipo di lavoro che la segreteria organizzativa dovrĂ assumersi, i fornitori da contattare, i trasporti da prevedere, ecc.

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Contenuti dell’evento Dettaglio

Finalità

s3TRUTTURADELPROGRAMMASCIENTIlCO s3PECIlCARESEILCOMMITTENTEÒPROVIDER%CM s4IPOLOGIADIACCREDITAMENTO%CM s2ACCOLTAABSTRACTSEACURADEL0COODELLASEGRETERIA scientifica) s#OMUNICAZIONEAGLIAUTORISEACURADEL0COODELLA segreteria scientifica) s.UMERODIABSTRACTACCETTATINELLULTIMAEDIZIONETRA poster e comunicazioni orali) s'ESTIONETESORERIA s'ESTIONEONORARIRELATORI s3ERVIZIRISTORATIVICOLAZIONIDILAVOROAGGIUNGENDOSE incluse nella quota di iscrizione) e coffee break s0ROGRAMMASOCIALECOCKTAILDIINAUGURAZIONE PRANZO del presidente – solo per relatori e ospiti – e cena di gala

Altre informazioni fondamentali per inquadrare i servizi richiesti e le competenze necessarie per partecipare al bando di gara.

Piano di comunicazione Dettaglio

Finalità

s0ROGETTAZIONEGRAlCADEIMATERIALIDICOMUNICAZIONE specificare se è a cura della segreteria organizzativa/ Pco e se è da prevedersi in formato elettronico o cartaceo sh$ESIDERATAvDELLECOMUNICAZIONIEDEIMATERIALI richiesti (primo annuncio, secondo annuncio + call for abstracts + schede registrazione + scheda prenotazione alberghiera, programma preliminare, programma definitivo, locandina di annuncio, locandina con programma, volume degli abstract, volume degli atti, badge, attestato di partecipazione, inviti alle cene del presidente, kit congressuale) s'ESTIONEDELSITOWEBREGISTRAZIONIONLINE INVIOABSTRACT e valutazioni, prenotazioni alberghiere, social media, app per smartphone) s5FlCIOSTAMPAESOCIALMEDIAMANAGEMENTINDICARE i servizi richiesti, il tipo di visibilità che si vorrebbe ottenere, ecc.)

I Pco sono ormai delle vere e proprie agenzie di comunicazione: i servizi grafici ed editoriali, il social media management e le relazioni pubbliche incidono sulla struttura di costo dell’evento e vanno definiti con chiarezza fin dal principio.

I VANTAGGI DI UN BANDO DI GARA DETTAGLIATO L’obiettivo delle linee guida è aiutare le associazioni e i singoli committenti a organizzare i contenuti progettuali dell’evento, e a far sì che le proposte delle agenzie rispecchino fin da subito i propri desideri. Quante più informazioni preliminari un Pco riceve in merito all’evento che è chiamato a organizzare, tanto più facilmente potrà formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista tecnico ed economico. Inoltre, come vedremo in seguito, esiste la possibilità di cedere contrattualmente al Pco i diritti di sfruttamento economico del congresso, con i relativi rischi imprenditoriali: per potersi eventualmente fare carico di tali rischi, d’altra parte, è necessario che il soggetto conosca fin da subito e nella maniera più trasparente tutte le caratteristiche dell’impresa congressuale in oggetto.

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PROGETTAZIONE

Le tipologie di contratto dei Pco Occorre scegliere tra due formule con caratteristiche molto differenti: il contratto di appalto e il contratto di cessione

1. IL CONTRATTO DI APPALTO Nel contratto di appalto il committente conserva un pieno controllo decisionale sull’organizzatore e sui servizi erogati. Il Pco svolge a pieno titolo il ruolo di consulente, impegnandosi a fornire i servizi previsti nel capitolato contenuto nel bando di gara (che come abbiamo visto dovrà essere fin da subito il più completo possibile). L’oggetto dell’appalto è di solito l’intera organizzazione di un congresso: gestione e coordinamento di tutti i fornitori (inclusa la sede congressuale) e gestione della tesoreria (sponsorizzazioni e iscrizioni) dalla fase della contrattualizzazione alla fatturazione e all’incasso delle somme per conto del committente. Al contratto di appalto si allega il budget preliminare dell’evento che rispecchia il capitolato dei servizi richiesti.

Patti chiari, amicizia lunga Proverbio

Appalto con o senza rappresentanza? Il contratto di appalto è redatto ai sensi dell’art. 1655 del Codice Civile. Al suo interno è possibile prevedere una seconda importante distinzione: il committente può dare al Pco un mandato con rappresentanza o senza rappresentanza, utile a definire chi fattura cosa e per conto di chi. s Con il mandato senza rappresentanza, il Pco agisce in nome proprio ma per conto del committente, fatturando le entrate che successivamente il committente dovrà contro-fatturare a sua volta al Pco, per un importo pari al valore delle entrate effettive del congresso. Il Pco infine emetterà una fattura pari all’onorario pattuito. L’incasso delle sponsorizzazioni e iscrizioni risulterà nella contabilità del Pco come “ricavi di terzi”. Questa formula lascia al committente ancora più libertà, riducendo gli obblighi fiscali e amministrativi a lui riservati perché non è direttamente coinvolto negli atti del Pco. s Il mandato con rappresentanza permette al Pco di agire in nome del committente tramite procura, e E se l’evento, per cause di forza maggiore, salta? Il compuò quindi stipulare contratti con mittente può di suo arbitrio sciogliere il contratto in qualsifornitori e compiere gli atti giuridiasi momento e in qualsiasi stadio di esecuzione dell’opera. ci previsti dal capitolato dei servizi, In caso di annullamento, il committente ha quindi il diritto emettendo direttamente le fatture a di recedere unilateralmente dal contratto di appalto (art. nome del committente. Per eventua1671 Codice Civile), ma deve rifondere al Pco le spese già li approfondimenti, tali distinzioni sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. sono definite dagli art. 1703, 1704

Sono previsti gli imprevisti?

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PROGETTAZIONE

e 1705 del Codice Civile. Al termine dell’evento, il committente riceve dal Pco le somme corrispondenti alle entrate del congresso effettivamente incassate in base al rapporto di mandato di cui sopra, al netto dell’importo del corrispettivo del Pco.

2. IL CONTRATTO DI CESSIONE Con l’appalto, il rischio economico rimane interamente in capo al committente. Il contrario avviene con il contratto di cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Questa formula considera l’evento al pari di un marchio, portatore di un certo valore economico, che il Pco potrà utilizzare per organizzare un evento di cui sarà lui stesso l’imprenditore. Il cedente (cioè la società scientifica committente) vende a tutti gli effetti un diritto di cui è titolare a un cessionario (l’agenzia), che le versa un corrispettivo che di solito è pari all’utile del congresso, o a un importo forfettario, eventualmente maggiorato da una percentuale degli utili, o una combinazione di queste differenti opzioni. L’agenzia trattiene tutte le entrate e sostiene tutti i costi in prima persona, ed essendosi assunta il rischio imprenditoriale è libera nella scelta di tutti i fornitori e nella gestione operativa del congresso. Esistono poi anche forme contrattuali “miste” in cui l’associazione committente partecipa al finanziamento dell’evento, e conseguentemente anche a una parte degli utili.

Ricavi e tutele Il contratto di cessione può anche indicare esplicitamente quali attività (con le relative spese) sono da considerarsi prioritarie e vincolanti e quali possono ritenersi opzionali, da sviluppare solo se l’incasso si rivela in grado di coprirne i costi: ad esempio, la cena di gala o le attività sociali post-congress. In questo modo non si prendono rischi eccessivi e le voci di spesa risultano commisurate ai ricavi. È anche una forma di tutela che impegna ambo le parti – Pco e committente – a darsi da fare in egual misura nella raccolta fondi per garantire un’adeguata base economica per l’iniziativa.

Il “minimo garantito” Negli anni pre-crisi, in cui gli sponsor erano più disposti a investire a sostegno della formazione medica, alcune associazioni scientifiche fissavano un minimale – da garantire tramite fideiussione bancaria - che il Pco avrebbe dovuto corrispondere in ogni caso in cambio della cessione dello sfruttamento economico del congresso, a prescindere dall’esito effettivo della manifestazione. La contrazione dei budget post-crisi ha però ridotto drasticamente il fatturato complessivo dei congressi (e i relativi ricavi). Di conseguenza vanno aggiornati al ribasso anche i minimali: se la richiesta di utile minimo garantito non tiene conto delle attuali condizioni di mercato, il

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PROGETTAZIONE

Ricapitolando Tipologia contrattuale

Vantaggi per il committente

Svantaggi per il committente

Appalto SENZA rappresentanza

L’associazione controlla le scelte operative e non è direttamente coinvolta nelle azioni del Pco, che fattura per conto proprio e a nome del committente.

Rischio economico in capo al committente.

Appalto CON rappresentanza

Anche in questo caso il Pco è un puro consulente, che però agisce in nome e per conto del committente tramite procura.

Rischio economico in capo al committente.

Contratto di cessione

Rischio economico L’associazione committente interamente in capo al Pco. non ha voce in capitolo sulle scelte operative del Pco. Il ricavo per l’associazione potrebbe ridursi in caso di richieste di servizi extra o guadagni inferiori alle aspettative.

rischio è che il Pco e il presidente del congresso debbano passare il tempo a tagliare spese piuttosto che a lavorare per un evento di qualità, per essere in grado di garantire il ritorno economico pattuito ed evitare di andare in sofferenza dal punto di vista finanziario. Un buon metodo con cui calcolare il giusto corrispettivo che il Pco dovrà corrispondere al committente/cedente è quello di prevedere una parte fissa, corrispondente a una percentuale delle entrate dell’evento (tra il 10 e il 25%, a seconda delle caratteristiche dell’evento e del rapporto tra costi e ricavi), e una parte variabile legata agli utili effettivi.

IL COMPENSO DEL PCO: ALCUNE REGOLE s Il Pco solitamente richiede un fee di agenzia - che può essere un importo fisso o, più di frequente, una percentuale del fatturato complessivo dell’evento - oltre al rimborso di tutti i costi effettivamente sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel consuntivo. s Il compenso deve naturalmente essere fatturato dal Pco. s Sui pagamenti effettuati in ritardo decorrono automaticamente gli interessi di mora, ai sensi del D. Lgs. 231/2002. s Nel caso di contratto di appalto, se non ci sono ancora sufficienti incassi da iscrizioni o sponsorizzazioni, il Pco può legittimamente chiedere al committente degli acconti sul proprio compenso per sostenere le spese (ad esempio bloccare la sede congressuale o versare a sua volta un acconto a un fornitore). s Se si richiede una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento del Pco (formula del “minimo garantito”) il relativo costo va inserito a carico del budget dell’evento (e non del Pco stesso).

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PROGETTAZIONE

Come funzionano le candidature I Pco e i convention bureau supportano chi voglia proporre una sede italiana per ospitare un congresso internazionale, preparando il dossier per affrontare la selezione

L’ANALISI DI FATTIBILITÀ Tutto comincia con lo studio del bando di gara, che elenca i requisiti necessari per ospitare l’evento. Ogni associazione ha il suo standard, ma in linea di massima ogni bando dovrebbe contenere:  Descrizione e obiettivi dell’associazione  Obiettivi dell’evento, durata, dimensioni, caratteristiche  Informazioni storiche sull’evento  Dati economici dell’evento  Calendario delle varie fasi di candidatura (vedi tabella)  Calendario dello scrutinio delle candidature, criteri, attribuzione di punteggi ecc.  Destinazioni ammesse/escluse (nel caso siano previsti criteri di rotazione obbligatoria)  Indicazioni per la partecipazione al bando  Caratteristiche del “bid booklet” (vedi oltre) L’analisi di fattibilità tiene conto delle dimensioni logistiche ed economiche dell’evento, incrociandole con le destinazioni e le strutture adeguate a soddisfare tali caratteristiche. Di norma si lavora su 2-3 alternative, confrontando preventivi e soluzioni, e infine si individua la proposta migliore. Talvolta è possibile invitare formalmente alcuni membri del comitato internazionale dei decisori a visitare di persona la sede proposta e i dintorni. In ogni caso, la proposta andrà presentata e illustrata attraverso uno o più strumenti di

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PROGETTAZIONE

comunicazione. Per questa fase promozionale è possibile chiedere il supporto dei convention bureau locali, che operano proprio per potenziare l’attrattività congressuale del territorio.

IL BID BOOKLET IN PILLOLE  “Bid” in inglese significa offerta, proposta, tentativo.  Solitamente la partecipazione alla candidatura comprende la creazione e l’invio di un documento (brochure, pdf, presentazione), se possibile arricchito da componenti multimediali (video, ecc.) che racconta la città proposta per il congresso, la struttura, le principali attrazioni storico-culturali e altre informazioni utili. A volte viene creato un sito web a supporto della candidatura.  Di norma i Pco supportano questa fase anticipando per intero i costi di redazione del bid booklet, chiedendone il rimborso solo in caso di vittoria del congresso.  Il bid può contenere una proposta di articolazione del programma dell’evento (es. assegnando già le sessioni a determinati spazi del centro congressi) e una bozza di budget, con una prima ripartizione delle spese e dei rischi imprenditoriali.

LE FASI DELLA SELEZIONE A puro titolo di esempio, ecco un calendario delle possibili tappe di candidatura per ospitare un ipotetico congresso internazionale previsto nel 2020: Step Fase

Descrizione

Scadenza

1

Manifestazione di interesse

La sede invia una lettera agli organizzatori esprimendo la sua volontà di partecipare alla gara

Gennaio 2017

2

Conferma da parte dell’associazione

Gli organizzatori danno il via libera alla redazione del bid booklet

Febbraio 2017

3

Consegna del bid booklet e di tutta la documentazione necessaria

I documenti vengono trasmessi nei modi e nei tempi prescritti. Se previsto, si tiene un incontro di presentazione delle varie candidature

Aprile 2017

4

Revisione e valutazione I decisori esaminano delle proposte da parte le varie proposte dell’associazione e cominciano la votazione

Maggio-Giugno 2017

5

Eventuali site inspection Gli organizzatori si e visite alle sedi recano di persona in lizza nei luoghi candidati a ospitare il congresso

Settembre-Ottobre 2017

6

Selezione finale e annuncio

Gli organizzatori deliberano la sede prescelta e ne danno l’annuncio

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Ottobre 2017

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PROGETTAZIONE

Come gestire i ricavi dal punto di vista fiscale A seconda della formula contrattuale scelta (appalto o cessione) derivano oneri e procedure contabili diverse, da verificare punto per punto con l’aiuto di un commercialista esperto del settore

Il solo paese piacevole è quello in cui nessuno teme gli esattori Teodorico

CONTRATTO DI APPALTO: LA CONTABILIZZAZIONE L’appalto è un contratto nel quale una delle parti assume il compimento di un’opera o di un servizio verso, a proprio rischio, un corrispettivo in denaro con organizzazione dei mezzi di gestione (art. 1655 Codice Civile). Da questa definizione si evince che i costi relativi all’organizzazione dell’evento saranno a carico del Pco e la remunerazione della prestazione sarà data dal compenso stabilito nel contratto. Conto economico Pco

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Costi

Ricavi

Costi propri del Pco per l’organizzazione dell’evento

Compenso del Pco

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PROGETTAZIONE

Particolare attenzione deve essere posta alla contabilizzazione delle iscrizioni e sponsorizzazioni incassate con mandato con/senza rappresentanza, in quanto rappresentano dei debiti nei confronti del committente e pertanto devono essere iscritte nello stato patrimoniale, non nel conto economico, e non concorrono alla determinazione dell’utile del Pco. Al pari delle entrate, anche le uscite dell’evento non sono “costi propri” del Pco e devono essere iscritte tra i crediti dello stato patrimoniale. I costi “propri” del Pco sono esclusivamente gli stipendi del personale dedicato all’organizzazione e gestione dell’evento, le spese telefoniche, le trasferte e le spese generali di struttura in genere. Stato patrimoniale Pco Attivo

Passivo

Crediti verso clienti per iscrizioni e sponsorizzazioni

Debiti verso committente per iscrizioni e sponsorizzazioni

Crediti verso il committente per costi dell’evento

Debiti verso i fornitori per i costi dell’evento

GESTIONE DELL’UTILE, IMPOSTE DIRETTE E DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE Da un punto di vista squisitamente fiscale, come già detto, gli utili derivanti dell’attività congressuale sono qualificati come reddito d’impresa, in quanto trattasi di esercizio di attività commerciale rientrante tra quelle indicate nell’articolo 2195 del Codice Civile (art. 55 TUIR). Questo significa che il reddito sarà determinato come differenza tra i ricavi imponibili e i costi deducibili secondo le disposizioni relative alle società e gli enti commerciali (art. 56 TUIR). La disciplina fiscale non è pertanto diversa rispett o ad altre imprese esercenti attività commerciali, fatta eccezione per la deducibilità delle spese relative all’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione, che nel settore congressuale ricevono un trattamento di favore. Il conto economico è il documento contabile del bilancio Queste infatti sarebbero soggette a una d’esercizio con costi e ricavi, che determinano l’increlimitazione della deducibilità pari al mento o il decremento di un capitale netto aziendale. Lo 75% del costo sostenuto dall’impresa stato patrimoniale definisce la situazione patrimoniale di (art. 109 comma 5 TUIR). Tuttavia, l’amuna società, dividendola in voci attive e voci passive (art. ministrazione finanziaria ha avuto modo 2423 e seguenti del Codice Civile). di chiarire che la norma non si applica nei confronti degli operatori congressuali, in quanto “rivendita di dette prestazioni costituisce l’oggetto dell’attività propria dell’impresa” mentre lo scopo della norma è quello di limitare la deCon questa tipologia di accordo, come abbiamo visto, ducibilità delle prestazioni nei confronti il Pco trattiene tutte le entrate e sostiene tutte le spese in dei fruitori finali per i quali l’inerenza è proprio, ed esse entrano nel bilancio del Pco a comporre dubbia (Risoluzione 47 del 28 maggio rispettivamente i ricavi e i costi, quindi per il committente 2010). Queste spese, sostenute per l’orin questo caso non ci sono incombenze particolari, la ganizzazione dell’evento, sono pertanto contabilizzazione spetta al Pco. integralmente deducibili per il Pco.

Conto economico e stato patrimoniale

Contratto di cessione: la contabilizzazione

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PROGETTAZIONE

IMPOSTE INDIRETTE: IL TRATTAMENTO DELL’IVA Prima di tutto è opportuno chiarire che “l’imposta del valore aggiunto si applica sulle cessione di beni e le prestazioni di servizi effettuate nel territorio dello Stato nell’esercizio d’imprese o nell’esercizio di arti e professioni e sulle importazioni da chiunque effettuate” (art. 1 DPR 633/72). Quindi, affinché un’operazione sia soggetta all’Iva italiana, devono ricorrere tre requisiti essenziali: 1) dev’essere svolta da un soggetto che svolge un’attività commerciale oppure nell’esercizio di arti e professioni (requisito soggettivo) 2) deve avere per oggetto una prestazioni di servizi o una cessione di beni (requisito oggettivo) 3) deve avvenire nel territorio dello Stato (requisito territoriale) Gli eventi e i congressi rispondono evidentemente ai primi due requisiti, quindi occorre prestare particolare attenzione al requisito territoriale, ossia dove la cessione di beni o la prestazioni di servizi deve considerarsi effettuata. Da questo dipende l’applicazione dell’Iva ai sensi della legge italiana oppure di un paese estero. Ecco di seguito le condizioni di territorialità delle principali prestazioni effettuate dai Pco a favore dei committenti, in modo tale che l’operatore possa orientarsi nell’applicazione dell’imposta. 1- Trattamento Iva del compenso del Pco Il compenso ricevuto dal Pco per l’organizzazione del congresso subisce un trattamento Iva differente a seconda dello status del committente. Di seguito il trattamento Iva nel caso in cui il committente sia un soggetto passivo Iva. Come si può vedere dalla tabella, in questo caso il discrimine è dato dalla sede territoriale del committente: se il committente è italiano e il Pco italiano, sul compenso di quest’ultimo si applica l’Iva italiana. Committente soggetto passivo Iva Prestatore

Committente

Territorialità

EXTRAUE PCO ITALIANO

UE ITALIANO

LUOGO DEL COMMITTENTE

IVA applicabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a DPR 633/72) Fattura con esposizione Iva italiana (art. 7-ter lett.a DPR 633/72)

Se il committente non è un soggetto passivo Iva, ovvero è un privato, il discrimine è sempre dato dalla sede in cui si svolge l’evento:

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PROGETTAZIONE

Prestatore

PCO ITALIANO

Committente non soggetto passivo Iva Committente Luogo evento Territorialità LUOGO EXTRAUE ITALIA DELL’EVENTO LUOGO UE ITALIA DELL’EVENTO LUOGO ITALIANO ITALIA DELL’EVENTO LUOGO EXTRAUE UE DELL’EVENTO LUOGO UE UE DELL’EVENTO LUOGO ITALIANO UE DELL’EVENTO LUOGO EXTRAUE EXTRAUE DELL’EVENTO LUOGO UE EXTRAUE DELL’EVENTO LUOGO ITALIANO EXTRAUE DELL’EVENTO

IVA applicabile Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7 quinquies lett.a DPR 633/72)

Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7 quinquies lett.a DPR 633/72)

2- Trattamento Iva delle sponsorizzazioni Le sponsorizzazioni dall’evento sono prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono regolate per quanto riguarda la territorialità dell’imposta dagli articoli 7 – ter e 7 – septies DPR 633/72. Si applica l’Iva italiana del 22% quando tale prestazione è resa a favore di: a) un soggetto passivo con sede nel territorio dello Stato (LUOGO DEL COMMITTENTE) b) un privato, indipendentemente dal fatto che sia residente in Italia (LUOGO DEL PRESTATORE, ovvero del Pco) Si segnala che la regola territoriale del punto b) è derogata dall’articolo 7 septies comma 1 lett. b DPR 633/72 con riguardo alle prestazioni pubblicitarie rese a favore di privati non domiciliati o residenti nella Comunità Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi Iva.

Prestatore

PCO ITALIANO

Committente

Sponsorizzazioni Territorialità

UE (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

UE (privato)

LUOGO PRESTATORE

EXTRAUE (soggetto LUOGO passivo) COMMITTENTE EXTRAUE (privato)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (privato)

LUOGO PRESTATORE

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IVA applicabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione Iva Italiana (art. 7-ter lett.b dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-septies lett.b dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.b dpr 633/72)

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PROGETTAZIONE

3- Trattamento Iva delle quote di iscrizione Le quote di iscrizione al congresso sono qualificate come prestazioni di servizi per l’accesso a manifestazioni culturali, artistiche, sportive, scientifiche o educative, rilevanti territorialmente ai fini dell’Iva nel territorio dello Stato in cui si svolge l’evento ai sensi dell’articolo 7 quinquies lett.b) Dpr 633/72. In altri termini, le quote di iscrizione di un evento svolto nello territorio dello Stato sono soggette a Iva italiana al 22%. Vediamo dunque i possibili casi che si potrebbero incontrare, a seconda della nazionalità del committente e della sede dell’evento (Italia o, a titolo di esempio, Francia). Territorialità quote di iscrizione Luogo Prestatore Committente Territorialità IVA applicabile evento UE (soggetto passivo) ITALIA UE (privato) (FATTURA EXTRAUE ITALIA ITALIA CON (soggetto ESPOSIZIONE passivo) IVA) EXTRAUE (privato) ITALIANO (soggetto passivo) FRANCIA FRANCIA ITALIANO (privato) PCO ITALIANO FRANCESE (privato) FRANCIA FRANCIA FRANCIA FRANCESE (FATTURA (soggetto CON passivo)* ESPOSIZIONE IVA UE (privato) FRANCESE) FRANCIA UE (soggetto FRANCIA passivo) EXTRAUE (privato) FRANCIA FRANCIA EXTRAUE (soggetto passivo)

Nota

Il Pco, al fine di applicare l’Iva estera, dovrà aprire una partita Iva francese.

*Nel caso in cui tutti i partecipanti al congresso estero fossero soggetti passivi Iva francesi, il Pco non sarebbe tenuto all’apertura della partita Iva in Francia, in quanto i committenti sarebbero in grado di applicare l’Iva del proprio paese mediante il cosiddetto meccanismo del reverse charge.

Quando le quote di iscrizione sono esenti da Iva? In materia di quote di iscrizione sono meritevoli di segnalazione due casi particolari: sle somme corrisposte da Enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione, sono esenti da Iva ai sensi dell’art.14, comma 10, Legge 24 dicembre 1993 n.537 sle somme corrisposte per la partecipazione a eventi Ecm, aventi in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario, sono esenti da Iva ai sensi dell’art. 10 n.20) del DPR 633/1972 e successive modifiche (Circolare 22/E del 18 marzo 2008)

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PROGETTAZIONE

TRATTAMENTO IVA DEI SERVIZI DI RISTORAZIONE E PERNOTTAMENTO Nella maggior parte dei casi le spese di vitto e alloggio sono addebitate al fruitore del congresso con la quota di iscrizione. Nel caso in cui si decidesse di procedere a un addebito separato, le prestazioni devono essere considerate come servizi accessori dell’accesso all’evento (articolo 7 quinquies lett. b. DPR 633/72) e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (cfr. la tabella precedente sulla territorialità delle quote di iscrizione). 4 Lo stand congressuale Gli stand nell’ambito dei congressi hanno di regola una finalità pubblicitaria. L’operazione di messa a disposizione dello stand si caratterizza come una prestazione di tipo complesso in quanto non comprende soltanto l’uso degli spazi nudi, ma anche attrezzature, personale dedicato, coffee break ecc. In sostanza, ai fini Iva, il servizio di messa a disposizione dello stand può essere qualificato come una prestazione di servizi generica (connotata da uno scopo eminentemente commerciale/pubblicitario) che ricade nell’ambito di applicazione dell’articolo 7- ter e 7 – septies Dpr 633/72. Stand congressuale: Finalità pubblicitaria Prestatore

PCO ITALIANO

Committente

Territorialità

UE (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

UE (privato)

LUOGO PRESTATORE

EXTRAUE (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

EXTRAUE (privato)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (soggetto passivo)

LUOGO COMMITTENTE

ITALIANO (privato)

LUOGO PRESTATORE

IVA applicabile Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7- ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione Iva italiana (art. 7-ter lett.b dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura senza esposizione dell’Iva (art. 7 septies lett.b dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.a dpr 633/72) Fattura con esposizione dell’Iva (art. 7-ter lett.b dpr 633/72)

LA GESTIONE DEGLI UTILI DEL CONGRESSO 1 Il contratto di appalto sNel contratto di appalto, come si è visto, il committente conserva un pieno controllo decisionale sull’organizzatore e sui servizi erogati. Il Pco svolge il ruolo di consulente, impegnandosi a fornire i servizi previsti nel capitolato, e come tale è compensato. sAlle scadenze convenute pertanto il Pco emette fattura, maggiorata di Iva con aliquota ordinaria, a carico del committente italiano per le attività di organizzazione svolte a favore dello stesso. Il residuo finanziario positivo dell’evento (utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico del Pco un documento di addebito la cui natura (fattura o semplice nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è data.

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PROGETTAZIONE

sSe il committente ha acquisito la partita Iva (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti no profit dalla Legge 398/1991) di regola emette una fattura maggiorata dell’Iva. sSe invece il committente, ente no profit, è privo di partita Iva potrà emettere una semplice nota di debito (senza Iva) a carico del Pco. sSia la fattura sia la nota di debito non sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio del Pco, bensì semplici documenti a supporto del pagamento del credito del committente verso il Pco che ha gestito (di regola in nome proprio e per conto del cliente, con mandato senza rappresentanza) le entrate e le uscite dell’evento. sDa notare che per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare al Pco il totale delle entrate dell’evento e il Pco è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Con tali reciproci addebiti, lordi, viene trasferito al committente l’utile dell’evento (o la perdita, in caso di evento con risultato negativo). 2 Il contratto di cessione s Con questa formula contrattuale il Pco acquisisce la titolarità delle entrate e sostiene l’onere economico (non solo come anticipazione finanziaria) delle uscite dell’evento. s Il committente ha diritto, nella misura fissa o percentuale convenuta, all’utile dell’evento. Esso rappresenta il corrispettivo per la messa a disposizione del Pco del diritto di sfruttamento dell’evento medesimo, e quindi, come descritto in precedenza, il compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) oltre che per tutte le altre prestazioni a carico del committente, tipicamente la cura di tutti gli aspetti di contenuto (scientifico-culturale) del congresso quali l’organizzazione del Comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti, ecc. sL’importo dell’utile spettante al committente è acquisito emettendo a carico del Pco un documento di addebito la cui natura (fattura o semplice nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è data. sSe il committente ha acquisito la partita Iva (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti no profit dalla Legge 398/1991) di regola emette una fattura maggiorata dell’Iva. sSe invece il committente, ente no profit, è privo di partita Iva potrà emettere una semplice nota di debito (senza Iva) a carico del Pco. sIn questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio del Pco.

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PROGETTAZIONE

La norma Efpia sulla trasparenza Un nuovo regolamento europeo impone alle aziende farmaceutiche di tracciare e pubblicare i dettagli delle sponsorizzazioni a organizzazioni sanitarie e singoli operatori

L

a direttiva sulla trasparenza emanata dall’Efpia (la Farmindustria europea) obbliga ogni azienda farmaceutica a documentare e rendere pubblici ogni anno “i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente con gli Operatori Sanitari e con le Organizzazioni Sanitarie”, pubblicandoli sul sito web aziendale. Trasferimenti di valore a beneficio degli operatori

Trasferimenti di valore a beneficio di organizzazioni

a) spese di partecipazione a convegni e congressi con riguardo a quota di iscrizione, viaggio e ospitalità (esclusi pasti e bevande)

a) donazioni e contributi (inclusi i comodati d’uso) sia in denaro che in natura

b) spese per attività di consulenza e prestazioni professionali non rientranti nelle attività di cui alla precedente lettera a), risultanti da uno specifico contratto tra l’azienda e il singolo Operatore da cui risulti la tipologia del servizio prestato

b) finanziamenti diretti o indiretti a eventi congressuali, effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti, inclusa la sponsorizzazione dei medici a convegni e congressi con il pagamento della quota di iscrizione o delle spese di viaggio e ospitalità c) transazioni economiche relative a consulenze e prestazioni professionali risultanti da un contratto scritto tra aziende farmaceutiche e Istituzioni, Organizzazioni o Associazioni che forniscono qualsiasi tipo di servizio non ricompreso nelle precedenti categorie a) e b)

Le aziende farmaceutiche hanno quindi cominciato a pubblicare online l’elenco dei beneficiari delle suddette forme di trasferimento di valore a partire dall’anno solare 2015. Per poter rendere pubblici i nominativi dei singoli operatori sanitari, naturalmente, è richiesto il loro consenso al trattamento dei dati personali: qualora questo venisse negato, i dati vengono pubblicati in forma aggregata.

Aggiornamenti: principio di trasparenza e autonomia dei provider Un recente confronto tra Federcongressi e la Commissione Nazionale per la Formazione Continua ha ribadito che: s i provider Ecm sono legati alle aziende farmaceutiche da un contratto di sponsorizzazione e non prestano loro alcun servizio.

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s il regolamento Ecm prescrive che pagamenti e rimborsi ai relatori debbano essere effettuati dal provider e mai dallo sponsor, per ovvi motivi di autonomia ed eticità. Il trasferimento di valore che sarà pubblicato dall’azienda farmaceutica sarà quindi l’im-

2017

porto della sponsorizzazione versato al provider (al pari di qualsiasi organizzazione sanitaria), ma non potrà comprendere il dettaglio dei compensi e rimborsi versati da questi ai singoli operatori (relatori, docenti ecc.)

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PROGETTAZIONE

Cosa prescrivono i codici etici? La scelta della location congressuale deve accordarsi alle regole delle aziende sponsor, che possono concedere il loro sostegno economico solo a condizione che la sede sia idonea e non troppo lussuosa

COME FUNZIONANO I CODICI DI AUTOREGOLAMENTAZIONE? Farmindustria e Assobiomedica, ovvero le due grandi associazioni che riuniscono la maggior parte delle aziende farmaceutiche e biomedicali, hanno emanato una serie di norme vincolanti per le imprese loro associate, che riguardano anche le manifestazioni congressuali e l’attività promozionale correlata. Ogni singola azienda ha poi i suoi regolamenti, che possono essere anche più restrittivi di quelli generali. Gli aspetti su cui vanno ad applicarsi sono fondamentalmente due: Il codice deontologico di Farmindustria è consultabile 1. Luogo dell’evento, con l’esclusione online sul sito www.farmindustria.it, di alcune tipologie di strutture o loin Home > in primo piano > codice deontologico. calità 2. Stagionalità dell’evento, con l’escluIl codice etico di Assobiomedica è consultabile all’indisione dei periodi di alta stagione rizzo www.assobiomedica.it, turistica nelle località di mare o in Home > chi siamo > codice etico. montagna

Le fonti online

Proponiamo in sintesi una tabella riepilogativa derivata dalla lettura comparata dei due codici etico-deontologici, con le strutture esplicitamente vietate e le eventuali deroghe. Per un’informazione esaustiva rimandiamo tuttavia alla consultazione diretta dei testi.

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PROGETTAZIONE

Farmindustria

Tipologia

Regole

Assobiomedica

Deroghe

Regole

Hotel e strutture congressuali di categoria superiore alle 4 stelle

Vietati

Solo per grandi eventi internazionali (con un numero di iscritti superiore ai 1.500), è possibile ospitare i medici stranieri in strutture oltre le 4 stelle. Per i medici italiani il vincolo rimane.

Vietati

Strutture alberghiere non classificate in base al criterio delle stelle

Possibili purché equiparabili alle strutture a 4 stelle. Sono consentiti a condizione che: · non vi siano caratteristiche di lusso · non possiedano prevalenti finalità destinate al benessere

Nessuna deroga

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Castelli e Dimore storiche

Vietati.

Non è escluso l’utilizzo di castelli e dimore storiche situati nel contesto cittadino.

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Masserie

Vietate.

Alcune strutture hanno ottenuto deroghe, utilizzando per l’ospitalità alberghiera soltanto gli hotel 4 stelle del complesso e dimostrando il possesso di servizi Mice di alto livello.

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Golf club

Vietati.

Una sola struttura ha ottenuto una specifica deroga, in quanto situata in posizione strategica vicina all’aeroporto e del tutto indipendente dalla struttura alberghiera e golfistica.

Consentiti purché vengano esclusi dall’utilizzo i servizi non strettamente connessi alla manifestazione convegnistica (centri benessere, saune, piscine, golf, terme, spiagge e attrezzature sportive varie, ecc..). Tali servizi potranno essere utilizzati dai partecipanti alle manifestazioni con spese a proprio carico.

Navi da crociera

Vietate.

Nessuna deroga

Nessuna indicazione.

Agriturismi

Vietati.

Nessuna deroga

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Resort

Tendenzialmente vietati.

Alcune strutture hanno ottenuto deroghe, utilizzando per l’ospitalità alberghiera soltanto gli hotel 4 stelle del complesso e dimostrando il possesso di servizi Mice di alto livello.

Nessuna indicazione, se non il vincolo al rispetto del principio della sobrietà e che il luogo scelto non diventi l’attrazione principale dell’evento.

Ristoranti privi di strutture congressuali

Vietati.

Nessuna deroga

Nessuna indicazione.

Località di mare

Tassativamente escluso il periodo · 1 giugno – 30 settembre.

Tassativamente escluso il periodo · 15 giugno – 30 settembre.

Località di montagna

Tassativamente esclusi 2 periodi: · 1 dicembre – 31 marzo · 1 luglio – 31 agosto.

Tassativamente esclusi 2 periodi: · 15 dicembre – 30 marzo · 15 giugno – 15 settembre.

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Deroghe Consentiti solo gli alberghi che hanno aderito ai protocolli di intesa firmati da Assobiomedica con: · Aica · Federalberghi · Assohotel che prevedono specifici tetti di spesa.

Per consuetudine evitate.

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PROGETTAZIONE

IL CODICE DEONTOLOGICO DI FARMINDUSTRIA Il capitolo 3 del codice stabilisce che la partecipazione alle manifestazioni congressuali da parte delle aziende “deve comunque essere connessa al ruolo svolto dalle industrie nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e dovrà essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. In tale ambito, le aziende farmaceutiche potranno offrire agli operatori sanitari italiani invitati alle manifestazioni congressuali in Italia e all’estero, esclusivamente viaggi aerei in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle”. Sono quindi automaticamente esclusi gli hotel di categoria superiore. La scelta delle destinazioni è circoscritta all’Italia (“Non è consentita la realizzazione all’estero di convegni, congressi e corsi di aggiornamento organizzati direttamente o indirettamente dall’azienda e a cui partecipino prevalentemente medici italiani”), e deve necessariamente rispondere a motivazioni di ordine scientifico, logistico e organizzativo. “In nessun caso è consentita l’organizzazione di iniziative scientifiche aventi anche finalità di tipo turistico”, di conseguenza “è vietata l’organizzazione o la sponsorizzazione di eventi congressuali che si tengano o che prevedano l’ospitalità dei partecipanti in strutture quali: Resort, Navi, Castelli che si trovino al di fuori del contesto cittadino, Masserie, Agriturismo, Golf Club, Strutture termali o che abbiano come attività prevalente servizi dedicati al Benessere o Spa”. Come abbiamo già visto, sono tassativamente escluse località a carattere turistico nel periodo 1 giugno – 30 settembre per le località di mare e 1 dicembre – 31 marzo e 1 luglio – 31 agosto per le località di montagna.

EVENTUALI DEROGHE Le tipologie alberghiere individuate dal codice deontologico di Farmindustria sono ben definite; occorre tuttavia saper valutare caso per caso. In casi eccezionali infatti il Comitato deontologico può concedere eventuali deroghe. Il divieto per le località di mare, anche se turistiche, può venire meno se si tratta di capoluoghi di Regione o di Provincia, sedi di strutture universitarie e ospedaliere di rilievo, ferma restando la condizione che i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti siano concentrati nel contesto cittadino e con esclusione di strutture che si trovino in prossimità di tratti di mare attrezzati e fruibili per la balneazione.

I VINCOLI PER L’OSPITALITÀ L’ospitalità a carico degli sponsor è subordinata alla tipologia territoriale dell’evento: se si tratta di un convegno Ecm a livello regionale o locale, con partecipanti provenienti da una singola provincia o Regione, le aziende farmaceutiche non possono offrire alcuna forma di alloggio o vitto a eccezione del coffee break. Solo nel caso in cui l’evento sia superiore alle 6 ore con una divisione delle sessioni tra mattina e pomeriggio sarà loro possibile offrire il “light lunch”, fermo restando che le caratteristiche della sede prescelta siano “tali da assicurare dignità scientifica” all’evento e che il valore del pasto non superi i 60 Euro a testa. Gli eventi interregionali (con partecipanti provenienti da almeno 3 Regioni) possono prevedere non più di un pernottamento. L’ospitalità a carico delle aziende

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farmaceutiche “non può eccedere il periodo di tempo compreso tra le dodici ore precedenti l’inizio del Congresso e le dodici ore successive alla conclusione del medesimo”, e potrà in ogni caso riguardare solo “Medici di medicina generale, farmacisti ospedalieri, farmacisti del territorio e, ove applicabile, infermieri solo in relazione ad eventi Ecm che si tengano in Italia”. Esclusa l’ospitalità per gli accompagnatori, “sotto qualsiasi forma”, e le sponsorizzazioni a iniziative di tipo sociale, culturale, turistico e alle cene di gala.

IL CODICE ETICO DI ASSOBIOMEDICA Il capitolo 2.7.2 del codice etico di Assobiomedica afferma chiaramente il principio secondo cui “Il luogo scelto non deve divenire l’attrazione principale dell’evento”, e precisa che gli eventi dovranno essere “scevri da qualsiasi connessione a comfort e fasto, ma orientati piuttosto alla tutela dell’immagine del settore” nei confronti dell’opinione pubblica. Con qualche lieve differenza nella periodicità rispetto a quanto stabilito da Farmindustria, le aziende operanti nel campo dei presidi e dispositivi medici non possono “organizzare, partecipare, sostenere eventi” che si tengano “nei periodi 15 giugno-30 settembre per le località di mare e 15 dicembre-30 marzo nonché 15 giugno-15 settembre per le località di montagna”, senza deroga alcuna. Gli sponsor aderenti ad Assobiomedica possono offrire pasti ai partecipanti, purché “di costo contenuto”, e, ove necessario, il perA partire dal 1 gennaio 2017 è entrato in vigore il nuovo nottamento “di classe non superiore codice etico di MedTech Europe, l’associazione europea a a quattro stelle”. Costi di viaggio cui aderisce anche Assobiomedica: alle aziende aderenti è e alloggio dovranno essere “ragiovietato sponsorizzare manifestazioni in cui siano presenti nevoli” e riguardare solo i profesriferimenti agli eventuali aspetti turistico-ricreativi della sionisti coinvolti nell’evento, e non destinazione, anche solo a scopo informativo. i loro accompagnatori. Vietato, naInoltre, dal 2018, le aziende non potranno più invitare dituralmente, il sostegno a qualsiasi rettamente i medici ai convegni, ma il reclutamento dovrà attività non strettamente formativa, necessariamente essere mediato da una Hco (healthcare come concerti, spettacoli e proorganization). grammi sociali.

Dal 2017 il nuovo codice MedTech Europe

IL PROTOCOLLO D’INTESA CON LE SIGLE ALBERGHIERE Sono “tassativamente esclusi gli eventi e le manifestazioni organizzate nell’ambito di strutture a categoria cinque stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte”. Tuttavia, Assobiomedica ha siglato nel giugno 2014 degli specifici protocolli di intesa con Aica, Federalberghi e Assohotel, associazioni di categoria rappresentative delle strutture alberghiere e congressuali. Tali protocolli superano la distinzione tra hotel a quattro e cinque stelle, e introducono invece degli appositi tetti di spesa per i pernottamenti, i coffee break e gli altri pasti: la sponsorizzazione è quindi ammessa nelle strutture comprese in questi accordi, indipendentemente dal numero di stelle dell’hotel. L’obiettivo è quello di tutelare i principi di libera concorrenza tra le strutture alberghiere, senza venir meno alle esigenze di sobrietà e trasparenza sancite dal codice etico.

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Come funziona il sistema Ecm L’Educazione continua in medicina impone ai professionisti della sanità italiana di colmare un debito formativo (espresso in crediti) attraverso la frequenza di corsi, la partecipazione a convegni e ad altre attività specifiche

AVVERTENZA Nel momento in cui questa Guida va in stampa ci troviamo alla fine del triennio 2014-2016 e all’inizio di quello 2017-2019, che ha confermato il debito formativo di ogni professionista sanitario in 150 crediti. Una recente delibera della Commissione, pubblicata a luglio 2016, ha offerto la possibilità di acquisire i 150 crediti in modo flessibile nel triennio (e non più 50 per anno).

OBBLIGATORIETÀ E SANZIONI: COSA C’È DA SAPERE  A livello legislativo l’obbligo di formazione è stato codificato per la prima volta dalla legge n. 214/2011: ”La violazione dell’obbligo di formazione continua determina un illecito disciplinare e come tale è sanzionato sulla base di quanto stabilito dall’ordinamento professionale che dovrà integrare tale previsione entro 12 mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto”.  Dal 2014 il codice di deontologia medica FNOMCeO si è adeguato, stabilendo (art 19) che “il medico nel corso della sua vita professionale persegue l’aggiornamento costante e la formazione continua per lo sviluppo delle conoscenze e delle competenze professionali tecniche e non tecniche favoren-

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done la diffusione ai discenti ed ai collaboratori. Il medico assolve gli obblighi formativi. L’Ordine certifica agli iscritti ai propri Albi i crediti acquisiti nei percorsi formativi e ne valuta le eventuali indempienze”.  Nel 2015 il Ministero della Salute ha messo in atto la prima vera e propria azione sanzionatoria nei confronti di oltre 3.000 professionisti, medici competenti (cosiddetti medici del lavoro), che non avevano provveduto a trasmettere la certificazione o autocertificazione della loro partecipazione ai programmi formativi 20112013, e che sono quindi incorsi nella cancellazione dall’Albo nazionale.  L’Ecm è infatti obbligatoria per tutti i professionisti sanitari (a parte gli esoneri previsti dalla normativa). L’inadempienza può inoltre penalizzare la carriera di un professionista in sede di concorso, dove tra gli altri elementi viene valutato anche il completamento dell’Ecm prevista, o portare a decurtazioni nella parte variabile dello stipendio.

MODELLI A CONFRONTO  L’Ecm italiana è ispirata al modello della Continuing medical education (Cme) anglosassone, con cui condivide il carattere di obbligatorietà, che non è prevista ovunque nel mondo.  In alcuni paesi scandinavi (Svezia, Finlandia, Danimarca), in Spagna, Francia e Germania, l’aggiornamento avviene su base volontaria; in Norvegia è obbligatorio per i medici di base ma volontario per tutti gli altri professionisti sanitari.  Gli Stati Uniti sono la vera patria della formazione continua e obbligatoria in medicina, realizzata con criteri leggermente diversi da Stato a Stato fin dagli anni ‘70; lo stesso avviene in Canada, mentre in Giappone l’aggiornamento dei medici è volontario.  In alcune nazioni è prevista una ricertificazione obbligatoria e periodica, la cosiddetta revalidation, in genere su base quinquennale, attraverso cui viene rinnovata la licenza del professionista sanitario.

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COME FUNZIONANO I CREDITI? Le modalità di formazione codificate dalla normativa Ecm sono le seguenti: 1. Formazione residenziale (Res) 2. Convegni, congressi, simposi, conferenze (Res) 3. Formazione residenziale interattiva (Res) 4. Training individualizzato (Fsc) 5. Gruppi di miglioramento o di studio, commissioni, comitati (Fsc) 6. Attività di ricerca (Fsc) 7. Audit clinico e/o assistenziale (Fsc) 8. Autoapprendimento senza tutoraggio (Fad) 9. Autoapprendimento con tutoraggio (Fad) 10. Docenza e tutoring + altro Presentiamo qui di seguito uno schema del calcolo dei crediti per le tipologie formative oggetto della presente Guida, ovvero gli eventi residenziali (numero 1-2-3), rimandando per una consultazione più completa ed esaustiva ai “Criteri per l’assegnazione di crediti alle attività Ecm” presenti sul sito Agenas. Tipologie formative

Verifiche necessarie 1. Formazione residenziale (Res)

Attività in cui uno o pochi docenti si rivolgono a molti discenti (comunque inferiore a 200 partecipanti) e il livello di interattività è limitato alla possibilità di fare domande e partecipare alla discussione.

- Presenza in aula - Qualità percepita - Valutazione di apprendimento attestata dal provider

Crediti

1,0 credito per ogni ora di partecipazione effettiva. Da 1 a 20 partecipanti: premio del 25% dei crediti formativi previsti Da 21 a 50 partecipanti: premio del 25% decrescente Da 51 a 100 partecipanti nessun premio Da 101 a 150 partecipanti. riduzione del 25% ora/credito (1 ora = 0.75 c.f.) Da 151 a 200 partecipanti attribuire la riduzione del 50% ora/credito (1 ora = 0.50 c.f.)

2. Convegni, congressi, simposi e conferenze (oltre 200 partecipanti) Attività con limitato valore formativo, da cui potrà essere acquisito un limitato numero di crediti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione sottoscritta dall’utente.

- Presenza documentata ad almeno l’80% della durata della manifestazione - Qualità percepita - Dichiarazione scritta del professionista di aver seguito le attività

0,20 crediti per ora per un massimo complessivo di 5 crediti (indipendentemente dalla durata totale del congresso).

Workshop, seminari, corsi teorici con meno di 100 partecipanti che si svolgono all’interno di congressi e convegni più ampi.

- Presenza in aula - Qualità percepita - Valutazione dell’apprendimento attestata dal provider

1,0 credito per ogni ora di partecipazione effettiva entro e non oltre i 100 partecipanti.

3. Formazione residenziale interattiva (Res) Attività in cui i partecipanti svolgono un ruolo attivo e il livello di interazione tra loro e con i docenti è ampio. Lavori di gruppo, esercitazioni, role playing, simulazioni, ecc. Per garantire un’adeguata interazione è necessario che il numero dei discenti sia limitato (massimo 25 partecipanti per tutor/docente).

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- Presenza in aula - Qualità percepita - Valutazione dell’apprendimento attestata dal provider

1.5 crediti per ogni ora di partecipazione effettiva.

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VERIFICA DI PRESENZA E APPRENDIMENTO Solo per i convegni sopra i 200 partecipanti non è necessaria la verifica dell’apprendimento, sostituita dall’autocertificazione del partecipante, ed è sufficiente la presenza all’80% della manifestazione; per tutti gli altri eventi è richiesta la verifica tassativa di entrambi gli aspetti.  La presenza è certificata tramite il classico foglio firme o attraverso sistemi tecnologici (check-in presso una segreteria informatizzata, badge elettronico, lettore di codici a barre e simili). Se non è certificata la presenza il provider non può in alcun modo attribuire i crediti.  Il test di valutazione dell’apprendimento può avvenire con diversi strumenti, a discrezione del provider: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, esame pratico, produzione di un documento, realizzazione di un progetto.

IL CONTRIBUTO SPESE  Ogni provider Ecm versa un contributo annuale di 2.582,28 euro all’Agenas  In più, per ogni singolo evento, il provider deve versare un ulteriore contributo il cui importo varia in base al numero di crediti assegnati e al tipo di evento: sPer la Fad, si va da un minimo di 258,22 euro a un massimo di 2.582 euro a seconda del numero di crediti erogati e al numero di partecipanti, secondo il seguente schema: sPer le attività Res si va da 258,22 euro a un massimo di 1.498,22 secondo il seguente schema: Residenziale Importo in €

Crediti 1-10

258,22

10,1-50

31 € x ogni credito fino a un massimo di 1.498,22

Anche queste cifre vanno preventivate tra i costi complessivi dell’evento, con previsione della relativa voce di budget.

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Come accreditare un evento Ecm Entro 30 giorni dalla data del convegno è indispensabile completare la procedura sul sito Agenas, inserendo tutte le informazioni e i documenti necessari in una serie di step obbligatori

BREVE GUIDA ALL’ACCREDITAMENTO L’atto di nascita di un evento Ecm è sempre rappresentato dalla sua registrazione sulla piattaforma dell’Agenas, http://ape.agenas.it. Tramite questa applicazione è possibile completare tutte le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento di un evento Ecm, gestire gli eventi già inseriti, effettuare il pagamento dei contributi alle spese e inserire i report obbligatori di fine evento. Il sistema consente di gestire eventi: Fad (formazione a distanza), Fsc (formazione sul campo), Res (eventi resiL’estensione “.p7m” indica un file firmato digitalmente, denziali) o blended (che combina alattraverso un apposito software che può essere scaricameno due dei tre format precedenti). to gratuitamente sul proprio Pc. L’apposizione di una firA seconda della tipologia prescelta, la ma digitale serve a certificare che quel file è stato creato piattaforma richiede di compilare uno da un determinato autore: si tratta di una procedura che specifico set di campi obbligatori, che talvolta viene richiesta dalla pubblica amministrazione. vanno a costituire la “carta di identiNell’ordinamento giuridico italiano alla firma digitale si tà” dell’evento. Alcune di queste inforattribuisce efficacia probatoria, per cui è assolutamente mazioni sono più generiche, altre più equiparabile alla firma autografa. precise e legate alla tipologia di evento prescelta; è inoltre richiesto l’upload di alcuni documenti, come il programma dell’evento e i curricula vitae dei docenti, che sarà necessario essersi procurati per tempo. Per un’analisi dettagliata della procedura passo dopo passo è necessario fare riferimento alle linee guida periodicamente aggiornate e pubblicate direttamente sul sito dell’Agenas. Riassumiamo, nella pagina accanto, le informazioni di base valide per tutti gli eventi.

Cos’è un file .p7m?

IL RUOLO DEL COGEAPS E IL REPORT CONSUNTIVO Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’Ente accreditante (Commissione Nazionale o Ente regionale/Provincia autonoma) e al CoGeAPS (Consorzio Gestione Anagrafica Professioni Sanitarie) un report dei crediti attribuiti ai singoli partecipanti, mediante una traccia elettronica comune. Lo standard per la creazione di questo report è l’Xml, un linguaggio informatico comunemente utilizzato per scambiare grandi quantità di dati complessi. Il report consuntivo di fine evento comprende tutte le informazioni sull’evento che abbiamo già visto (titolo, edizione, tipologia, contenuti formativi, docenti e relatori, professioni coinvolte, crediti assegnati, numero partecipanti, quote di iscrizione versate, sponsorizzazioni, eccetera).

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Informazioni di base

Note

Titolo Periodo di svolgimento

La data di inizio non può essere prima di 30 giorni dalla data di inserimento.

Durata effettiva (ore) dell’attività formativa Obiettivo dell’evento, con riferimento agli obiettivi formativi di rilievo nazionale

Sono divisi in tre categorie (tecnico-professionali, di processo e di sistema), la cui lista è consultabile sul sito Agenas nella sezione “moduli e documenti” dell’area provider).

Programma dell’attività formativa in formato “pdf.p7m”, ovvero un pdf con firma digitale (vedi box nella pagina a fianco)

Deve comprendere sia il programma sia un breve curriculum vitae di ciascun docente, relatore o tutor. Le dimensioni del file non dovranno superare i 4 Mb

Dati di ogni docente, formatore, relatore o tutor che prenderà parte all’evento

Nominativo, codice fiscale e ruolo

Numero di crediti formativi assegnati dall’evento. Numero massimo di partecipanti previsti Dati sulla segreteria organizzativa

Indirizzo e sito internet della sede della segreteria organizzativa

Responsabile della segreteria organizzativa

Nominativo, codice fiscale, telefono e email

Responsabile scientifico (da 1 a 3 persone)

Nominativo, codice fiscale e qualifica. Di ciascun responsabile va inoltre caricato il curriculum vitae con la firma autografa dell’interessato, e la firma digitale del legale rappresentante o suo delegato.

Modalità utilizzata per la verifica dell’apprendimento

Questionario, prova pratica, ecc.

Verifica della qualità percepita

Bisogna rispondere obbligatoriamente sì, o il sistema non permetterà di proseguire. Si dichiara che, in accordo alla normativa, verrà sottoposto un questionario di gradimento finale ai partecipanti su qualità dell’evento, sua appropriatezza ed eventuali segnalazioni.

Quota di partecipazione pagata dai partecipanti Sponsorizzazioni

Vanno indicate tutte le sponsorizzazioni e le altre eventuali forme di finanziamento. I contratti devono essere riuniti in un unico pdf, firmato digitalmente dal legale rappresentante. Se sono presenti altre forme di finanziamento, nel medesimo elenco dei contratti vanno inseriti anche i relativi accordi. Successivamente, è necessario inserire la ragione sociale di ogni sponsor. Se non ci sono sponsor né finanziamenti va comunque prodotto un documento di autocertificazione in cui si dichiara l’assenza di finanziamenti esterni. L’autocertificazione deve essere un documento pdf firmato in maniera autografa e digitale dal legale rappresentante o suo delegato.

Professioni a cui si rivolge l’evento

Indicare “generale” se si tratta di evento rivolto a tutte le professioni; “settoriale” se si vuole indicare nel dettaglio le specialità coinvolte

Dichiarazione di conflitto d’interessi

Caricare le autocertificazioni sugli eventuali conflitti di interesse di relatori, docenti, formatori e tutor

Possesso del consenso scritto

Dichiarare di essere in possesso del consenso scritto al trattamento dei dati personali dei soggetti inseriti durante la registrazione (ad esempio i docenti e i responsabili scientifici), ai sensi del D.lgs. n. 196/2003

Partner

Indicare la ragione sociale degli eventuali partner organizzativi, e inserire un pdf con tutti gli accordi sottoscritti

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Questo file contiene inoltre i dati relativi ai singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, specifica se libero professionista, dipendente o convenzionato. Viene indicato se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti Ecm che gli sono stati assegnati. In questo modo si chiude il cerchio iniziato con l’inserimento dati sul sito Agenas: è pertanto necessario che il tracciato Xml contenga dati coerenti con quanto dichiarato in principio (ad esempio su numero partecipanti, crediti previsti, durata dell’evento, sponsor presenti).

Cos’è un tracciato Xml? L’Xml (eXtensible Markup Language) è un linguaggio informatico usato per definire la tipologia degli elementi contenuti in un documento attraverso dei tag. Ad esempio, nel caso di una scheda anagrafica, l’Xml permette ai computer di identificare ogni singolo elemento: <partecipante> <nome>Aristide</nome> <cognome>Bianchi</cognome> <città>Milano</città> <professione>pediatra</professione> </partecipante> <partecipante> <nome>Ugo</nome> <cognome>Negri</cognome> <città>Pavia</città> <professione>cardiologo</professione> </partecipante> In questo modo il database “riconosce” la tipologia di ogni singola voce, e permette una migliore archiviazione, gestione e verifica dei dati trasmessi.

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PROGETTAZIONE

A cosa servono i software congressuali Gestiscono le iscrizioni online, creano anagrafiche dei partecipanti per le operazioni di segreteria congressuale, semplificano il conteggio dei crediti Ecm nonché il controllo della spesa e delle statistiche finali

STRUMENTI A MISURA DI ECM Uno dei principali vantaggi offerti dai software congressuali è che sono in grado di “parlare la stessa lingua” del portale Agenas: vengono riportate tutte le informazioni relative all’evento - titolo, edizione, crediti assegnati, ore di formazione, massimale di partecipanti, obiettivi e tipologie formative, ente accreditante, sede, data, eccetera - incluso il codice Ecm assegnato dal sistema all’atto della registrazione preliminare. In questo modo, la generazione del tracciato Xml finale richiederà un semplice click, e tutti i dati saranno già allineati con quanto richiesto dal sistema.

PRIMA DELL’EVENTO: I FORM DI ISCRIZIONE I software che gestiscono le procedure Ecm consentono di tenere sotto controllo tutti gli aspetti organizzativi dell’evento, costruendo un database che da un lato agevolerà tutte le mansioni della segreteria organizzativa, dall’altro permetterà ai committenti di ottenere elaborazioni statistiche sui risultati raggiunti. È perciò essenziale che la raccolta dei dati avvenga in maniera chiara ed efficace fin dal principio. I programmi consentono la creazione guidata dei form di iscrizione online, attraverso cui avviene la registrazione all’evento. Ogni singola voce del form, una volta compilata, entrerà a far parte del nostro database, arricchendolo con informazioni quali ruolo, specialità, provenienza del partecipante, permettendo anche la prenotazione di servizi predisposti dalla segreteria organizzativa. Questa fase è molto importante, ed ecco perché solitamente i vari campi da compilare sono resi obbligatori, in modo che il partecipante debba specificare ogni informazione utile per completare la procedura e iscriversi, e la segreteria abbia tutti i dati necessari per la gestione delle procedure Ecm.

Il computer è la bicicletta della nostra mente Steve Jobs

L’IMPORTANZA DEL DATABASE Il database dei partecipanti può essere arricchito importando liste di nominativi e inserimenti di iscrizioni manuali, con la garanzia di creare così un database coerente e sicuro, con cui gestire tutte le attività di back office fino alla fase post evento. Questa lista sarà l’indirizzario per l’invio di tutte le comunicazioni preliminari all’evento, a seconda della sua complessità: call for abstracts, visione del programma scientifico e dei curricula dei relatori, informazioni logistiche di ogni tipo.

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PROGETTAZIONE

Nel caso di congressi in cui è prevista la presentazione di lavori scientifici, i gestionali per eventi integrano anche delle pratiche funzionalità per l’archiviazione e la gestione degli abstract. Una volta ricevuti è infatti possibile assegnargli delle parole chiave e uniformarne la formattazione per renderli tutti graficamente coerenti. Li si può distribuire ai reviewer tenendo conto delle loro categorie e specializzazioni, associarli alla sessione più adatta per la loro presentazione e tenere sotto controllo il workflow delle revisioni per accertarsi che niente vada perduto.

DURANTE L’EVENTO: TRACCIAMENTO PRESENZE E CALCOLO CREDITI Il database può interagire con i sistemi elettronici utilizzati per il tracciamento delle presenze, come ad esempio il badge elettronico: il sistema registrerà ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo così il controllo necessario per il conferimento dei crediti. Al termine dell’evento sarà lo stesso programma a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a crocette) o manualmente. Tutte le attività di back office, dalla promozione al marketing, fino al mailing post evento con l’invio degli attestati di partecipazione, sono informatizzate e integrate. Anche la gestione dei servizi per i partecipanti - sistemazione alberghiera, trasporti, programma sociale - avviene tramite software. Lo stesso strumento consente inoltre l’elaborazione della documentazione per i partecipanti (come la stampa dei badge con barcode per gli accessi registrati e altri documenti utili come il foglio per le firme) e per la segreteria (ivi compreso il budget, fondamentale per il controllo delle spese in corso d’opera, la produzione del consuntivo finale e la fatturazione).

DOPO L’EVENTO: FATTURAZIONI E REPORTISTICA IN UN CLICK I software sono molto utili per fatturare agevolmente e senza errori le quote di iscrizione versate da ogni singolo partecipante, operazione che per gli eventi più grandi potrebbe risultare particolarmente lunga. Al termine dell’evento è possibile produrre documenti e report con estrema semplicità, e di elaborare infine delle statistiche, rappresentabili tramite grafici, sull’andamento del congresso in termini di afflusso e valori economici, costruendo anche delle utili serie storiche. Al termine dell’evento, la gestione elettronica degli abstract consente di creare agilmente il documento degli atti in formato ipertestuale, facile da consultare e distribuire online o in alternativa già pronto per essere mandato in tipografia, nel caso sia prevista la stampa cartacea.

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Come costruire il programma scientifico Razionalità nei tempi, ritmo e interattività delle sessioni permettono di coinvolgere maggiormente la platea e valorizzare i contenuti del convegno

QUALCHE SUGGERIMENTO Esistono alcuni semplici accorgimenti che è possibile seguire per valorizzare al massimo la qualità dell’evento e stendere un programma al tempo stesso agile e interessante. sPartire dalla struttura: il Pco detiene la timetable dell’evento, ovvero la scaletta con gli orari e l’articolazione delle sessioni. È consigliabile selezionare i contenuti e gli interventi sulla base delle tempistiche piuttosto che fare il contrario. sPrivilegiare gli interessi del pubblico: negli eventi formativi la curiosità e le richieste dei partecipanti sono una molla fondamentale, ed è preferibile affidarsi ad essi piuttosto che selezionare a priori determinati contenuti o relatori. sScegliere dei bravi coordinatori: non tutti sono esperti di tutto, e nel caso di eventi multidisciplinari il comitato scientifico può delegare la scelta dei relatori e degli argomenti a dei coordinatori più competenti in una determinata materia. s Chiedere consigli: molte associazioni si avvalgono di advisory board internazionali che hanno il compito di suggerire trend e tematiche attuali su cui concentrarsi nella scelta degli argomenti. sLasciare spazio alle domande: dopo ogni singolo intervento è opportuno prevedere almeno dieci minuti di “question time”. Meglio evitare di raggruppare insieme domande su argomenti diversi o su più sessioni tutte in una volta. s Giocare d’anticipo con le app: le applicazioni mobili per congressi spesso consentono di inviare domande durante gli interventi dei relatori, in questo

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PROGETTAZIONE

modo la scaletta del question time sarà già pronta e il relatore dovrà solo leggere e rispondere ai quesiti (si semplifica così anche la reticenza a prendere la parola in pubblico, che spesso frena i dibattiti). sLargo ai giovani: è sempre più apprezzata la pratica di dare agli autori dei poster migliori la possibilità di esporre oralmente il proprio studio, riservandogli delle brevi sessioni ad hoc. sAppuntamento al poster: fissare un orario in cui gli autori dei poster si rendono disponibili per incontrare il pubblico e conversare sui risultati delle loro ricerche. s Razionalità nelle sessioni: tre sessioni da 30’ o quattro (due da 30’ e due da 15’) garantiscono una buona alternanza nell’arco di 90’. Meglio evitare comunque di superare le 2 ore consecutive per non appesantire il pubblico.

sFavorire l’interattività: oltre alla consueta e classica alternanza tra sessione plenaria (in cui solitamente intervengono gli speaker più importanti) e sessioni parallele (con un panel di relatori più variegato e 1-2 chair o moderatori) ci sono poi vari modi per rendere più interattiva e animata una sessione. Ad esempio il format Meet the expert, in cui un esperto si mette a disposizione di un audience ristretta, 10-20 persone al massimo. Negli USA spesso questi momenti sono utilizzati per rendere interattivi la pausa pranzo o la colazione: il relatore di solito ha già mangiato e dedica una mezz’ora del suo tempo al pubblico, rispondendo alle domande dai tavoli. Oppure le Pro/Con session: un moderatore gestisce il dibattito tra due relatori che presentano punti di vista differenti su una stessa questione, inframmezzando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito. s Rispettare i tempi: può sembrare banale, ma andare troppo “lunghi” con interventi e sessioni può far accumulare ritardi che rendono difficile gestire la scaletta. I chair/moderatori devono essere molto bravi e tenere d’occhio l’orologio per non sforare al di là di un tollerante “quarto d’ora accademico”.

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Come costruire il piano di comunicazione dell’evento Mettete a punto strategie differenziate per il target principale (i partecipanti e gli specialisti) e quelli secondari (i non addetti ai lavori), sfruttando anche le potenzialità di app e social media

COMUNICAZIONE “INTERNA” Definiamo “interna” l’attività di comunicazione indirizzata ai più diretti interessati, ovvero i potenziali partecipanti. s Questione di ritmo: le comunicazioni pre-evento devono attenersi a una scansione precisa, ad esempio (nei casi più articolati): 1. save the date 2. invito con bozza del programma 3. call for abstract 4. eventuale promemoria 5. conferma di avvenuta iscrizione e informazioni utili

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PROGETTAZIONE

A evento concluso, come vedremo, andrebbero fatti seguire messaggi di ringraziamento e altre comunicazioni che facciano da ponte verso eventuali appuntamenti futuri. s Affidarsi ai provider: le società per la formazione in sanità hanno un’esperienza trasversale in fatto di eventi scientifici, e possono fornire consigli utili su come ampliare e “targetizzare” meglio il pubblico di un convegno, attraverso quali canali raggiungerlo, come scandire la comunicazione per renderla più efficace. s Coordinarsi con gli sponsor: anche le aziende spesso danno comunicazione del loro appoggio a un’iniziativa congressuale, tramite i loro profili social, i loro siti web o altro, e questo può facilmente tradursi in una cassa di risonanza per l’evento. Può essere utile verificare con i referenti delle aziende sponsor se sono previste comunicazioni del genere, e attraverso quali canali. s Non escludere a priori la carta: in molti casi gli stampati (poster, brochure, volantini) sono ancora molto apprezzati, specie se si tratta di promuovere con un certo anticipo la futura edizione di un congresso: generalmente è presente uno stand con i materiali informativi sull’evento dell’anno venturo, per fare da ponte tra un’edizione e l’altra e dare la possibilità ai delegati di organizzare per tempo la loro partecipazione. s Pensare per tempo alle app: le applicazioni mobile sono sempre più un “must” irrinunciabile per i congressi. L’ideale sarebbe dotarsi di un’app in grado di durare nel tempo che si arricchisce di volta in volta con i contenuti di ogni nuova edizione, anche se non sempre questo è possibile. I medici comunque trovano ormai più pratico consultare le informazioni sull’evento da tablet o da cellulare. s Ragionare “social”: una delle più prestigiose testate del mondo medico, la britannica “The Lancet”, è attivissima su Twitter e Facebook. Ciò dimostra che anche la divulgazione specialistica e scientifica più autorevole ha ormai innovato i sui stili, e occorre pensare a comunicazioni già a misura di “condivisione” o “ritweet”.

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PROGETTAZIONE

COMUNICAZIONE “ESTERNA” Oltre ai partecipanti tuttavia può essere utile coinvolgere – almeno per certe tipologie di convegno – strati più ampi di opinione pubblica. Si tratta di analizzare i contenuti da più punti di vista, individuando anche delle possibilità alternative per ottenere la massima visibilità. È sufficiente porsi alcune domande: 1. Ci sono contenuti dell’evento che possono essere rilevanti anche per i non addetti ai lavori? 2. Se sì, quali sono i media più utilizzati da tali pubblici per reperire informazioni? 3. In generale, quali sono i media più autorevoli sui temi di riferimento? s Un semplice esempio: se il nostro convegno affronta temi legati all’alimentazione come forma di prevenzione per alcune patologie, potrebbe interessare non solo i media (riviste, pagine dei quotidiani, siti web e trasmissioni radiotelevisive) che parlano di salute, ma anche tutto ciò che riguarda l’alimentazione: quindi la cucina, gli stili di vita. Il nostro evento medico-scientifico potrebbe diventare quindi una “notizia” per un pubblico più ampio e variegato, che includerebbe anche i food blogger, le rubriche gastronomiche dei telegiornali, le riviste e i periodici di cucina, eccetera. s Il ruolo degli uffici stampa: le agenzie di comunicazione hanno l’obiettivo di porsi come un ponte tra il soggetto di cui curano la comunicazione (sia esso un Ente pubblico, un’azienda privata, un singolo evento o un qualsiasi brand) e i mass media. Svolgono inoltre un’utile funzione di filtro in entrata, ponendosi come punto di riferimento per le domande provenienti dai media - richieste di approfondimenti, proposte di interviste a portavoce dell’associazione, eccetera. Insieme a tutte le altre attività di comunicazione, quelle svolte dagli uffici stampa concorrono a formare e consolidare l’immagine pubblica di un’organizzazione e del suo brand. s Le digital PR: le “pubbliche relazioni online” hanno ormai lo stesso peso dei media tradizionali. Accanto alla stampa “ufficiale” sono da conteggiare anche soggetti estranei al giornalismo professionale: blogger e gestori di profili social, in particolare.

IMPOSTARE UNA CAMPAGNA STAMPA Una volta individuati il “cosa” (la notizia) e il “chi” (i pubblici e le testate di riferimento) si tratta di analizzare il “come” e il “quando” della campagna di comunicazione. Occorre capire come ingaggiare l’attenzione dei diversi media, diversificando se necessario le strategie per veicolare le notizie nella loro direzione. s Conferenze stampa: invitare un gruppo selezionato di giornalisti, blogger, influencer di varia natura a presenziare all’evento o a una singola sessione loro dedicata, in cui verranno presentati i contenuti dell’evento. s Teasing: si potrebbe decidere di anticipare alcuni contenuti nelle settimane precedenti il convegno, con una serie di comunicati mirati, per alzare la curiosità e il livello di attenzione sull’argomento: si parla in questo caso di teasing, meccanismo ben noto al marketing e alla pubblicità, che può essere applicato con efficacia anche in altri contesti.

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PROGETTAZIONE

s La rassegna stampa: è la raccolta e archiviazione di tutti gli articoli (online e offline) contenenti parole chiave di nostra scelta: in questo caso potrebbero essere il nome del congresso o dell’evento, della società organizzatrice, ma anche altre parole tematiche legate ai contenuti scientifici trattati (“oncologia”, “rinoplastica”, “Alzheimer”, eccetera). In questo modo è possibile avere una panoramica immediata di tutto ciò che è stato pubblicato sui temi di nostro interesse nell’ultimo periodo, e studiare meglio come inserirsi in questo flusso. Esistono fornitori specializzati, a cui si rivolgono gli stessi uffici stampa, che tramite dei software appositi analizzano in automatico migliaia e migliaia di fonti ogni giorno, alla ricerca delle Con questo termine si denomina una nuova tipologia di parole chiave indicate dagli operatoopinion leader, non strettamente legati a un’autorevolezri, e includono sia i quotidiani appena za accademica o scientifica. Possono essere personaggi andati in stampa sia i contenuti pubpresenti sui social media e specializzati su altri ambiti, blicati sul web. In questo modo il comche però godono di credibilità presso il loro pubblico e mittente di una rassegna può ricevere possono condizionarne gli orientamenti. per mail, già nelle prime ore della matAd esempio: uno studio scientifico sull’alimentazione tinata, un report completo di tutto ciò citato dal blog di un popolare chef può facilmente ragche viene detto su di lui dagli organi giungere e influenzare un pubblico non specializzato. di informazione. s Ragionare bene sulle fonti: la scelta dei media da raggiungere è tutt’altro che banale, e dipende soprattutto dal livello di specializzazione dell’evento e dalla sua estensione territoriale. Se il convegno si svolge a Roma, potrebbe avere poco senso includere nell’analisi le testate locali della Sardegna; ma se sapessimo che il gruppo che presenterà i risultati di uno studio che potrebbe interessare i media è coordinato da un dipartimento universitario di Cagliari, la scelta potrebbe essere diversa.

Chi sono gli influencer?

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PROGETTAZIONE

Le esigenze di sicurezza di un evento Rispetto delle norme antincendio, buon senso negli allestimenti e sorveglianza dei locali non devono mai venire meno

ALCUNE AVVERTENZE La scelta di una struttura/centro congressi di qualità ovviamente semplifica molto l’analisi degli aspetti legati alla sicurezza. Se ci si affida a un Pco, inoltre, sarà sua cura verificare che i piani di evacuazione e gli accorgimenti per la sorveglianza dei locali siano aggiornati ed efficienti. Tuttavia è sempre utile aver ben presente le più elementari norme e i punti d’attenzione per la gestione delle emergenze, specie se quella di organizzare eventi non è la propria occupazione principale.  Verificare la presenza di vie di fuga: ogni sala e spazio comune deve essere facilmente evacuabile, e non devono crearsi strozzature che rendano difficile l’afflusso e il deflusso delle persone. Meglio procurarsi per tempo una planimetria degli spazi utilizzati.  Non occupare inutilmente gli spazi: una location attenta segnalerà dove è possibile collocare uno stand, il tavolo della segreteria o l’area catering, e dove invece no. Nelle aree espositive occorre lasciare un corridoio sufficientemente ampio per il passaggio, tenendo conto che si creeranno anche dei capannelli di persone ferme davanti agli stand o ai poster.

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PROGETTAZIONE

 Accertarsi che le uscite d’emergenza siano aperte e segnalate: meglio essere pignoli e non dare niente per scontato. Una location all’altezza deve curare impeccabilmente questo aspetto, ed è meglio che anche i responsabili dell’evento conoscano in anticipo l’ubicazione di scale antincendio e uscite varie.  Telecamere e sorveglianza: i centri congressi e gli hotel solitamente hanno impianti di sorveglianza a circuito chiuso, e in alcuni casi, specie per gli eventi più grandi, dispongono di un proprio servizio di security.  Monitorare gli accessi: è sempre opportuno fare in modo che nessuno che non sia iscritto all’evento possa accedere senza controllo alle aree comuni, al guardaroba e all’area espositiva. Il desk di accoglienza svolge già un’importante funzione di filtro in entrata; per lo stesso motivo occorre fornire badge, pass, braccialetti o simili a tutti coloro che sono autorizzati a circolare nell’edificio il giorno dell’evento.  Ambulanza obbligatoria: la normativa impone agli organizzatori di eventi con una grossa partecipazione di pubblico di prevedere la presenza di uno o più presidi sanitari fissi, con ambulanza e, a seconda dei casi, anche con la presenza di un medico. L’obbligo e il numero di ambulanze scattano a seconda del coefficiente di rischio dell’evento, calcolato con il cosiddetto “algoritmo di Maurer”. Pco e strutture congressuali possono fornire un’adeguata consulenza in materia.  Sorveglianza antincendio: l’art. 18 del D.lgs 139/2006 regolamenta i servizi di sorveglianza antincendio a cura dei Vigili del Fuoco in occasione di eventi e manifestazioni; in genere il servizio è garantito dai responsabili della struttura.

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PRIMA DELL’EVENTO Le azioni per passare dalla teoria alla pratica

Come compilare il budget preliminare 82

Come utilizzare i social media

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Come coinvolgere i relatori

Come costruire l’evento sociale

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Materiale stampato o paper-less event? 98

Come si contrattualizzano le sponsorizzazioni

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Come pianificare gli spazi congressuali

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Come gestire gli abstract scientifici

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Le professioni degli eventi

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Come selezionare i servizi tecnici

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Come utilizzare al meglio le check-list

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PRIMA DELL’EVENTO

Come compilare il budget preliminare Il budget è un bilancio preventivo di tutte le voci di spesa e ricavo dell’evento: compilarlo con metodo significa mettere fin da subito in relazione obiettivi e risorse disponibili

SAPER RICONOSCERE I COSTI Come prima cosa è utile saper distinguere tra le diverse tipologie di spesa, per avere chiaro quali costi saranno prevedibili, quali forfettari, quali potrebbero aumentare in corso d’opera.  Costi diretti e indiretti sPer costi diretti si intendono quelli direttamente legati al nostro progetto: ad esempio i costi del personale, delle trasferte, del catering, delle strutture, dei servizi e via dicendo, che possiamo quantificare attraverso i preventivi dei vari fornitori sI costi indiretti sono di natura generale e non precisamente prevedibile (elettricità consumata, fotocopie, ecc.) e vanno espressi con un forfait  Costi fissi e variabili sI costi fissi sono tali perché indipendenti dalle dimensioni dell’evento: ad esempio l’affitto del centro congressi o il compenso dei relatori rimarranno invariati sia che i partecipanti siano 180, 200 o 210 sI costi variabili al contrario crescono in proporzione alle dimensioni dell’evento: il catering, tipicamente, costerà di più all’aumentare del numero di iscritti

UN VADEMECUM DELL’INTERO PROGETTO Il budget riassume tutto il lavoro di pianificazione che abbiamo visto fin qui. Le scelte fatte determinano il numero e l’importo delle varie voci di costo, mentre i risultati del fundraising, la vendita di spazi espositivi e pubblicitari le quote di iscrizione andranno a comporre il quadro dei ricavi, che però sarà a sua volta influenzato dalle previsioni di spesa. Ad esempio, per determinare l’importo della quota di iscrizione bisognerà avere già chiaro un costo indicativo del valore dei servizi che si desidera garantire al singolo partecipante.

SCEGLIERE CON ATTENZIONE Tenere i costi di iscrizione molto bassi per favorire una partecipazione numerosa è una decisione legittima, purché non esponga al rischio di dover tagliare sulla qualità dei servizi per non aver preventivamente arrotondato l’importo della quota. Per ovviare al problema si possono stabilire dei costi extra - rispetto alla quota di iscrizione – per i servizi extra, ad esempio per la cena di gala, rendendola quindi opzionale e riservando così un apposito budget per quella singola voce di spesa.

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PRIMA DELL’EVENTO

COME SI PROCEDE Che aspetto ha un documento di budget? Non ci sono regole precise per la sua stesura, anche se il sistema più semplice è utilizzare un programma come Excel e affini, seguendo uno dei molti modelli disponibili. Si tratta di creare una grande tabella, o un insieme di tabelle, ciascuna delle quali si riferisce a una macro-area dell’evento o a una tipologia di spesa, secondo lo schema visto in precedenza.

Una buona norma I Pco più esperti consigliano di cercare di coprire i costi fissi con i ricavi delle sponsorizzazioni, i costi variabili con le quote di iscrizione: in questo modo a entrata certa corrisponderà una spesa certa, e a entrata variabile (in funzione del numero totale degli iscritti) corrisponderanno spese variabili. Così si salvaguarda la sostenibilità economica dell’insieme.

ALCUNI ESEMPI DI VOCI DI SPESA s Sede congressuale e servizi annessi: noleggio degli spazi, allestimenti, servizi tecnici e audio-video, l’eventuale regia, la traduzione simultanea, il televoter. s Staff e collaboratori: hostess, segreteria organizzativa, compensi dei relatori. s Pasti e coffee break: servizio catering, welcome cocktail, colazioni di lavoro, cena del presidente con relatori invitati ed eventuale cena di gala. s Ospitalità: eventuale alloggio offerto ai relatori. s Logistica e trasporti: servizi di viaggio e transfer previsti (biglietteria aerea o ferroviaria dei relatori invitati a proprie spese, trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali).

s Attività di comunicazione e promozione dell’evento: aggiornamento o creazione di un sito web, sviluppo di un’app congressuale, campagna promozionale. s Prodotti editoriali: stampati o impaginati (save the date, pieghevole del programma, locandina dell’evento, cartelloni segnaletici da esporre, volume degli atti congressuali, volume degli abstract) inserendo sia i costi di progettazione grafica e produzione testi, sia quelli di stampa e distribuzione. s Materiali vari e cancelleria: badge, fogli firme, blocchi, quaderni, penne… s Software gestionali: eventuali costi di acquisizione e licenza di un programma ad hoc per monitoraggio iscrizioni, conteggio crediti Ecm ecc. s Kit congressuale: borsa con il logo dell’evento, cancelleria, materiale informativo, piccoli cadeau, targhe regalo per gli ospiti importanti…

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PRIMA DELL’EVENTO

Come coinvolgere i relatori Se è previsto un compenso, i docenti e i tutor che siano dipendenti pubblici devono essere opportunamente autorizzati dal loro ente di appartenenza

DISTINGUERE CASO PER CASO Chi organizza un convegno può liberamente decidere di accordare un compenso per la prestazione del professionista chiamato a partecipare. Non si parla di un semplice rimborso spese, ma di un vero e proprio onorario. Esiste tuttavia una legge, la n. 165 del 2001, che regolamenta la possibilità di erogare compensi ai dipendenti di strutture pubbliche (come ospedali o Asl) e rende necessario richiedere un’apposita autorizzazione preventiva all’ente di appartenenza del professionista. Senza autorizzazione non è possibile procedere. Il testo della legge prevede numerose deroghe, eccezioni e casi di confine in cui non è semplice orientarsi – ma necessario, perché l’inadempienza è soggetta a sanzione amministrativa. La legge in questione distingue diversi casi in base al tipo di evento in In principio fu la cosiddetta legge Cassese, ovvero la n. oggetto (se convegno o corso di for29/1993 sulla riforma della pubblica amministrazione, mazione) e dello status lavorativo del varata all’indomani di Tangentopoli, per rivedere “l’orprofessionista invitato, ossia del suo ganizzazione degli uffici e i rapporti di lavoro e di iminquadramento professionale. La dipiego alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”. sciplina per un dipendente pubblico a La legge n. 165/2001 la modifica e introduce un artempo pieno non è infatti la stessa nel ticolo (il n. 53) dedicato a “Incompatibilità, cumulo di caso di un libero professionista, di un impieghi e incarichi”, in cui si stabilisce che “i dipendipendente pubblico part time o di un denti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti docente universitario. Questa varietà che non siano stati conferiti o previamente autorizzati di casistiche rende estremamente ardall’amministrazione di appartenenza”. Tale autorizzaduo comprendere in quali casi sia efzione “deve essere richiesta all’amministrazione di apfettivamente necessaria l’autorizzaziopartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privane preliminare, in quali no, e in quali ti che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere sia meglio predisporre comunque richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione una comunicazione ufficiale all’ente di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di di competenza, per opportuna conoautorizzazione entro trenta giorni dalla ricezione della scenza (anche se quest’ultima azione richiesta stessa”. non è obbligatoria).

I perché di una legge

SANZIONI E DOPPIA COMUNICAZIONE Il tema del DL 165/2001 è diventato di attualità gli eventi medico-scientifici nel momento in cui la Guardia di Finanza ha cominciato a effettuare controlli sul rispetto della suddetta normativa nell’ambito congressuale e a comminare sanzioni di circa 2.000 euro per ogni inadempienza: cifre che possono impattare significativamente sul budget di un evento, e se i relatori invitati a partecipare

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PRIMA DELL’EVENTO

senza autorizzazione sono più d’uno, il conto finale può essere salato. Il responsabile dell’infrazione è chi materialmente eroga il compenso al relatoredipendente pubblico, ovvero il provider/Pco. La legge non prevede solo la comunicazione preventiva, ma stabilisce anche che chi effettua il pagamento debba darne ulteriore comunicazione all’Ente di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.

SILENZIO-DINIEGO E SANATORIE RETROATTIVE Per il concomitante effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli Enti, non vale la regola del silenzio-assenso, bensì del silenziodiniego: se l’autorizzazione richiesta non arriva entro trenta giorni deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici, è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga accordata, ma arrivi oltre il limite dei trenta giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (che magari nel frattempo hanno già tenuto il convegno e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

LA SOLUZIONE DI FEDERCONGRESSI Per dotare i propri associati di una procedura operativa affidabile nei confronti della normativa sui compensi, Federcongressi ha sviluppato, tramite un apposito consulto legale, una griglia che consente di individuare con certezza il proprio caso e la conseguente azione da intraprendere. Per ogni situazione, poi, è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi (sono stati elaborati fino a 11 modelli differenti, grazie a cui i Pco associati a Federcongressi possono gestire ogni singola situazione).  Se non è previsto un compenso al relatore, il discorso è chiuso in partenza: non occorre nemmeno distinguere in base al tipo di evento o allo status del professionista, non è affatto necessaria alcuna comunicazione all’Ente, né prima né dopo l’ingaggio.  Se è previsto un compenso (a prescindere dall’importo) occorre distinguere il tipo di evento per il quale vorremmo reclutare il relatore. s Se si tratta di un convegno di natura informativa o divulgativa, o di un corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non è necessario richiedere l’autorizzazione preliminare, e solo in questo secondo caso (corso di formazione per la PA) è consigliabile dare una comunicazione all’Ente di appartenenza del relatore. s Se si tratta di un corso di formazione Ecm e non è rivolto esclusivamente a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore.  Se si tratta di un dipendente privato la norma non si applica – dal momento che concerne solo i dipendenti pubblici

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PRIMA DELL’EVENTO

 Se si tratta di un libero professionista, un docente universitario part-time o fulltime, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico la norma non si applica. In tutti questi casi non è necessaria l’autorizzazione preliminare all’ente, ma è comunque ragionevole tutelarsi con una comunicazione informativa all’Ente, per opportuna conoscenza.  Se si tratta di un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività libero-professionale extra moenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dell’Ente di appartenenza, per non infrangere quanto previsto dalla legge 165/2001.

RICAPITOLANDO Per gentile concessione di Federcongressi&eventi riproduciamo una tabella riepilogativa della procedura da seguire per individuare il proprio caso rispetto alla legge 165/2001. Per ogni singola variante, l’associazione mette a disposizione dei Pco membri gli appositi documenti per procedere con le diverse comunicazioni agli Enti di competenza. Tre condizioni da verificare 1. è previsto compenso al relatore? NO

2. quale tipo di evento?

Azione necessaria

3. status lavorativo del dipendente?

richiesta di autorizzazione all’ente (d.lgs 165/2001, art. 53)

qualsiasi

comunicazione informativa all’ente NO

convegno informativodivulgativo corso di formazione diretto solo a dipendenti pubblici

qualsiasi

SÌ (facoltativa)

dipendente di ente privato libero professionista

SÌ (facoltativa) NO

NO

dipendente ente pubblico part-time fino al 50% docente universitario part/full-time

corso di formazione

SÌ (facoltativa)

borsista, volontario non strutturato, co.co.pro. e altri contratti atipici dipendente ente pubblico con possibilità di attività libero professionale (extra-moenia)

SÌ (obbligatoria) NO

dipendente ente pubblico a tempo pieno

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PRIMA DELL’EVENTO

Come si contrattualizzano le sponsorizzazioni La legge prevede che le aziende possano finanziare i congressi medici, purché seguano delle rigide regole per evitare ogni forma di condizionamento dei contenuti e delle scelte dei partecipanti

MODELLO CONTRATTUALE L’Agenas ha messo a disposizione sul suo sito un modello di contratto di sponsorizzazione tra provider e azienda, che è di fatto lo standard utilizzato nella maggior parte dei casi. Come abbiamo visto a proposito dell’accreditamento Ecm, tutti i contratti vanno inseriti durante la procedura di registrazione dell’evento. Ne riportiamo qui di seguito alcuni passaggi (grassetti nostri) che sanciscono l’imparzialità e impermeabilità dei provider rispetto agli interessi commerciali dello sponsor

Un nuovo strumento per monitorare i conflitti di interesse Da aprile 2016 è attivo il sito http://pna-sanita. agenas.it che permette di compilare online la dichiarazione pubblica di interessi per i professionisti di area sanitaria e amministrativa che han-

no, a vario titolo, responsabilità nella gestione delle risorse e nei processi decisionali in materia di farmaci, dispositivi, tecnologie, nonché ricerca, sperimentazione e sponsorizzazione.

s2 .1 Il Provider si impegna ad organizzare l’Evento, adottando le regole di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello Sponsor, e a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi, tenuto conto di quanto stabilito dal “Regolamento”.

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PRIMA DELL’EVENTO

s2.2 Il Provider è responsabile dell’organizzazione dell’Evento e del contenuto formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come dell’integrità etica di tutte le attività educative e formative che verranno svolte in occasione dell’Evento. s2.3 Il Provider dichiara che l’Evento è stato organizzato e sarà condotto dal Responsabile Scientifico in piena autonomia e senza alcuna influenza o interferenza. s2.4 Al fine di consentire una verifica sulla qualità e obiettività scientifica dell’Evento, il Provider dichiara fin d’ora che sottoporrà a docenti e discenti uno specifico questionario in cui questi possano esprimere i propri commenti, indicando, fra l’altro, se hanno percepito un’influenza di conflitto d’interessi nel materiale distribuito o nella gestione stessa dell’Evento. s2.6 L’elenco e gli indirizzi dei partecipanti all’Evento verranno mantenuti riservati s2.10 Il Provider si impegna a conservare una completa ed accurata documentazione relativa ai propri rapporti con lo Sponsor per un periodo di durata non inferiore a cinque anni. s4.1 a) nessun compenso deve essere pagato dallo Sponsor direttamente al Responsabile Scientifico dell’Evento, a singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell’attività sponsorizzata. Tali pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal Provider, sulla base del proprio regolamento interno formalmente approvato dalle Parti; s4.1 b) il Provider si impegna ad acquisire le necessarie dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del Responsabile Scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali, che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative; s4.1 c) la progettazione e l’erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal Provider. Lo Sponsor non deve e non può in alcun modo influenzare la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività educazionale che sponsorizza; s4.1 d) lo Sponsor, nel corso di esecuzione del presente contratto, non può subordinare il pagamento del compenso ovvero l’erogazione del finanziamento concordato a direttive o consigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative al normale svolgimento dell’Evento formativo; s4.1 e) il Provider può autorizzare lo Sponsor a diffondere informazioni relative all’attività Ecm presso la comunità dei professionisti della sanità. Tale eventuale informativa, tuttavia, dovrà essere concordata preventivamente con il Provider e deve evidenziare che l’attività Ecm è espletata dal Provider con il supporto economico non condizionante dello Sponsor; s4.1 f) il Provider, fatta eccezione per le attività che prevedano il reclutamento diretto dei partecipanti da parte dello Sponsor (cfr. punto 2.7 del presente contratto), raccoglierà le richieste di adesione dei partecipanti all’Evento formativo senza interferenze da parte dello Sponsor, garantendo la riservatezza degli elenchi, dei nominativi e degli indirizzi dei partecipanti che non possono essere trasmessi allo Sponsor o utilizzati, comunque, a fini commerciali; s4.1 k) è consentito indicare lo Sponsor all’ultima pagina di depliants, programmi di attività Ecm e materiale informativo, nonché prima dell’inizio e dopo il termine dell’Evento. In nessun caso potrà essere fatto riferimento al nome commerciale dei prodotti di interesse sanitario nel corso dell’Evento e negli spazi dedicati alla formazione.

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PRIMA DELL’EVENTO

GLI ERRORI DA EVITARE A puro titolo esemplificativo e non esaustivo, sono proibiti i seguenti comportamenti che, se accertati, costituirebbero una violazione molto grave del regolamento Ecm sulle sponsorizzazioni.  Inserire pubblicità o consentire attività promozionale nelle sale sede di attività Ecm residenziale e nei materiali durevoli della Fad, nel materiale cartaceo consegnato ai partecipanti (giornali, syllabus, pubblicazioni, ecc.), nelle pagine adiacenti al programma o nei questionari di valutazione.  Presenza di pubblicità e attività promozionali che interferiscano e disturbino l’attività Ecm (compresi pasti e attività sociali).  Pubblicità multimediali all’interno del materiale informatico e audiovisivo Fad (finestre pop-up, videate, spot promozionali).  Utilizzo del nome commerciale di farmaci, strumenti, dispositivi, anche se non correlati con l’argomento trattato.  Non dichiarare il supporto finanziario o di risorse fornite dallo sponsor commerciale.  Indicare lo sponsor al di fuori degli spazi consentiti (prima dell’inizio e dopo il termine del corso, oppure all’ultima pagina di dépliant e programmi di attività Ecm residenziali e Fad e anche all’inizio o alla fine del materiale durevole Fad).  Riportare nome o logo dello sponsor nelle slide e nel materiale durevole Fad.  Non rendere disponibile tutte le convenzioni e i contratti di sponsorizzazione che indicano in modo esplicito le obbligazioni di entrambi i contraenti (provider e sponsor).  Mancata conservazione per 5 anni da parte del provider dei dati relativi alla valutazione e attribuzione dei crediti.  Presenza di influenze commerciali nelle attività di rilievo dei fabbisogni formativi, definizione degli obiettivi e dei contenuti dell’evento, delle tecniche didattiche, nella selezione dei docenti/tutor. L’accorto rispetto di questi e altri elementi di garanzia è un obbligo di legge e contemporaneamente un ingrediente basilare della qualità dell’evento. Per questo è più che mai raccomandabile rivolgersi sempre a provider Ecm esperti e qualificati, dotati delle competenze e delle risorse umane necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi indicati, perché un solo errore, per quanto involontario (l’omissione del contratto con uno sponsor dell’ultimo minuto, il lapsus di uno speaker che menziona un farmaco, una dichiarazione di conflitto d’interessi non registrata o smarrita) può avere ripercussioni molto serie su tutto l’evento.

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PRIMA DELL’EVENTO

Come pianificare gli spazi congressuali Razionalità e funzionalità nelle scelte possono evitare intoppi nella logistica e rendere più fluida e sicura la circolazione delle persone nelle aree comuni

ALCUNE AVVERTENZE

Non si può pensare un’architettura senza pensare alla gente Richard Rogers

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 Scegliere location della dimensione adeguata: sembra una banalità, ma anche i Pco più esperti confermano che non è così semplice. Bisogna saper tener conto dell’intera scaletta del programma, degli orari di arrivo e di massima affluenza, dei percorsi di afflusso e deflusso generali.  Non rinunciare alla site inspection: le schede tecniche e descrittive sono molto utili, ma per rendersi conto della reale capienza e pedonalità di una location nulla può sostituire l’esperienza diretta, meglio se in compagnia di qualcuno che ha esperienza nell’organizzazione di eventi 8e quindi un insostituibile “occhi clinico”).  Considerare gli spazi comuni: ci sono centri congressi che a prima vista sembrano appetibili perché hanno sale plenarie molto ampie, ma foyer e aree espositive insufficienti per prevedere l’allestimento di un catering adeguato. Se prevediamo fino a mille partecipanti, dobbiamo considerare tutti i loro movimenti e non solo la fase in cui sono “spettatori”.  Valorizzare tutti gli spazi: ci saranno sicuramente zone più “sacrificate” di altre – soprattutto nelle aree espositive - perché più distanti dagli ingressi e magari relegate in fondo al foyer o alla sala. Per far sì che i partecipanti circolino in modo omogeneo (e garantire la giusta visibilità a tutti i poster o agli stand degli sponsor) si può collocare lì vicino qualche desk di servizio o un tavolo di coffee

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PRIMA DELL’EVENTO

break. In questo modo si crea passaggio e si evitano eccessive concentrazioni di persone in un solo punto, a vantaggio di tutti.  Riunire area espositiva e area poster: se possibile, ovviamente, ma un buon modo di sfruttare un ampio foyer è quello di creare un unico grande open space continuo, in modo che chi va a consultare i poster transiti di fronte agli stand espositivi e viceversa.  Mettersi nei panni dell’utente: quando scegliete dove sistemare il coffee break, immaginate di essere voi stessi in coda per il ristoro, o di essere uno dei camerieri. È chiara la direzione della fila? Si creeranno assembramenti? Lo staff che serve il rinfresco avrà abbastanza spazio per muoversi e allestire il tutto? Domande di questo tipo aiutano a evitare gli errori più comuni.  Diversificare: a prescindere dal numero di partecipanti, se c’è abbastanza spazio, sfruttatelo. Se potete, prevedete due punti di ristoro anziché uno, tre desk di registrazione, due o più file per il ritiro dei badge, eccetera. In questo modo si eviteranno file, ritardi, complicazioni anche minime ma che alla fine di una giornata di convegno fanno la differenza.  Segnaletica chiara e definita: i centri congressi migliori ovviamente dispongono già di una segnaletica interna, ma tocca a noi predisporre la segnaletica di contenuto, indicare per esempio in quale sala si tiene quale sessione sul tale argomento, e a che ora. Prevedere cartelli fuoriporta, locandine con frecce chiare e prive di ambiguità è un servizio ai partecipanti e un essenziale fattore di fluidità logistica.  Info point subito all’ingresso: la segnaletica però non potrà mai sostituire la cortesia e la chiarezza delle indicazioni date da una hostess o uno steward che indichi fin da subito ai partecipanti la posizione dei vari servizi. Un banco informazioni all’ingresso della struttura, prima ancora del banco della segreteria vera e propria, può fare la differenza ed evitare code o fraintendimenti inutili.  A ognuno il suo: lasciare per quanto possibile alla segreteria il compito di registrare i partecipanti, distribuire i badge e i questionari e in generale espletare tutte le procedure tecniche legate al convegno e alle pratiche Ecm, e prevedere altri spazi per le informazioni generali (come l’info point di cui sopra).  Confrontarsi con gli esperti: dialogare con lo staff del centro congressi, dell’hotel o con il Pco e con gli allestitori, fare domande e porre i propri dubbi è essenziale per trovare soluzioni logistiche che possano soddisfarci in quanto organizzatori. È importante affidarsi alla professionalità di chi ha più esperienza pratica sul campo, ma non per questo bisogna rinunciare a esprimere i propri desiderata.

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Come gestire gli abstract scientifici Mettere a punto delle linee guida chiare su come organizzare i contenuti e utilizzare le piattaforme online semplifica notevolmente il flusso delle revisioni e migliora la qualità dei contributi

NORME REDAZIONALI IN EVIDENZA L’abstract – lo dice la parola stessa – dev’essere sintetico. Sta al responsabile scientifico determinare le caratteristiche che il lavoro deve avere: struttura, ingombri complessivi (solitamente espresso in numero di parole o di battute totali spazi inclusi) e regole da seguire per garantire un minimo di uniformità tra i vari testi. È utile a questo proposito dotarsi di un piccolo prontuario di regole redazionali, facendo riferimento anche a standard internazionali in uso presso i “medical journal editors”. L’ideale è pubblicare tali linee guida sul sito dell’associazione o del congresso stesso, in modo che siano sempre facilmente reperibili.

RISPETTARE I TEMPI E LA FORMA

La vita è breve, l’arte è lunga, l’occasione è fugace, l’esperienza è fallace, il giudizio è difficile Ippocrate

La deadline di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione, eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine. Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle norme redazionali di cui sopra e alle indicazioni sulla struttura generale dell’abstract, magari riassunta attraverso una griglia come la seguente, che corrisponderà ai campi da compilare sulla piattaforma online da cui effettuare l’upload: Campo

Note per la descrizione

Titolo

Indicare un limite massimo di parole

Autori

Indicare le regole con cui inserire i nominativi, ad esempio: Rossi Mario, Bianchi Alberto, Verdi Sergio

Affiliazioni

Strutture di afferenza di ciascun autore

Testo

Indicare il limite massimo di parole/battute

Premesse

Il punto di partenza del lavoro di ricerca. Indicare il limite massimo di parole/battute

Metodologia

Dare indicazioni sul limite massimo o sulla struttura (es. punti elenco)

Risultati conseguiti

Dare indicazioni sul limite massimo o sulla struttura (es. punti elenco)

Conclusioni

Un sintetico riepilogo del lavoro svolto. Indicare il limite massimo di parole/battute

Bibliografia

Fornire indicazioni ed esempi su come inserire le citazioni bibliografiche da articoli, volumi, capitoli ecc.

SPIEGARE I CRITERI DI VALUTAZIONE Fornire un elenco dei parametri che verranno tenuti in considerazione nella valutazione dei lavori (risultati conseguiti, originalità, qualità espositiva, ecc.) e

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dei criteri con i quali saranno accettati come comunicazioni orali (ad esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) o come poster (i restanti). Se sono previsti premi, menzioni speciali, occorre chiarire le categorie per le quali gli abstract saranno in corsa (miglior poster, miglior giovane autore, ecc.), e specificare le tabelle dei punteggi.

TEMPISTICHE DI REVISIONE Bisogna prevedere una finestra temporale chiara in cui i revisori avranno modo di leggere, valutare gli abstract e quindi accettarli, rifiutarli o chiedere modifiche e integrazioni agli autori. Le piattaforme digitali consentono di gestire agevolmente questo flusso, ma è necessario vigilare affinché sia i revisori sia gli autori dei lavori rispettino i tempi indicati – ad esempio, massimo due settimane per sottoporre nuovamente l’abstract al revisore con le opportune correzioni. Da lì in poi in fatti dovranno decorrere i tempi per presentare i poster, per i quali dovrà essere fissata una nuova scadenza e opportune linee guida per il layout e i formati da utilizzare. Ricapitolando, dovranno essere ben chiare fin da subito: s Prima deadline di inserimento abstract s Comunicazione di accettazione/rifiuto/revisione s Seconda deadline di inserimento abstract rivisti s Pubblicazione della “classifica” degli abstract con specifica delle comunicazioni orali e dei poster s Prima deadline di inserimento poster s Comunicazione di eventuali modifiche ai poster s Eventuale seconda deadline di inserimento poster

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Come utilizzare i social media Facebook, LinkedIn, Twitter e YouTube possono amplificare la visibilità del congresso, alimentare aspettativa nei mesi precedenti e tenere alto l’interesse in quelli successivi all’evento

Non costruire link, costruisci relazioni Rand Fishkin

NON IMPROVVISATE Qualsiasi piano di comunicazione 2.0 deve svilupparsi a partire dalle fondamenta di ciò che già esiste. Se l’associazione committente ha già attiva una pagina o un gruppo Facebook, un profilo Twitter o è al centro di una rete di networking su LinkedIn, questi saranno degli ottimi punti di partenza a cui agganciare la comunicazione dell’evento. Il sito-madre dell’associazione o del congresso può essere visto come il punto di riferimento attorno a cui far ruotare tutto il resto. Bisogna tenere presente però che i social sono dei mezzi per estendere la portata di un messaggio, renderlo virale, farlo circolare con maggiore facilità, ma la qualità, l’appropriatezza e la coerenza dei messaggi sono quello che ne determina davvero l’efficacia.

BREVE GUIDA ALL’USO DI TWITTER  Twitter è forse il social più adoperato in ambito congressuale: la logica di brevi messaggi diramati ai follower e rilanciati da un profilo all’altro lo rende adatto per trasmettere i punti salienti di un dibattito, linkare fonti esterne, porre domande ai relatori (anche senza essere presenti in sala).

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 Il simbolo usato per aggregare gli interventi su uno stesso argomento è il famoso hashtag, una parola a cui viene anteposto il cancelletto “#”. L’aggregatore principale per un congresso perciò sarà, con ogni probabilità, nel formato “#nomecongresso2017”, o simili.  Hashtag sì, ma con con #moderazione: la scelta delle altre parole-chiave da “hashtaggare” deve seguire una logica: devono essere semplici, facili da ricordare ed eventualmente già presenti in qualche dibattito online su quell’argomento. Non serve a molto contrassegnare con “#” parole generiche o che difficilmente potrebbero essere usate per fare una ricerca in Rete su quel tema.  Date un’occhiata: esistono già dei database online che raccolgono gli hashtag più usati in ambito medico-sanitario – uno dei più utilizzati è symplur.com – a cui ci si può ispirare per la scelta delle parole chiave.  Spesso gli hashtag ufficiali dell’evento sono elencati sul sito web della manifestazione, per dare modo a tutti di seguire la conversazione sui canali ufficiali.

LE BASI DEL COMMUNITY MANAGEMENT Sempre più congressi internazionali rivolgono crescente attenzione ai virtual attendee, i partecipanti virtuali che possono seguire alcune sessioni online. Nell’ottica di un congresso periodico, inoltre, il “dopo” si sovrappone immediatamente con il “prima” dell’edizione successiva, creando un flusso di notizie, informazioni, aggiornamenti e soprattutto di dialogo bidirezionale con gli utenti. L’essenza dei social media è proprio quella di essere strumenti di conversazione, e da questa caratteristica scaturiscono alcune regole d’oro del community management (ovvero la gestione dell’interazione con e tra gli utenti online).  Presidiare i canali: a ogni domanda va fornita una risposta, a ogni commento va data attenzione, a ogni eventuale critica o lamentela va concessa una replica garbata. Uno degli errori più gravi che si possano fare, una volta inaugurata una strategia di comunicazione digitale, è quello di non presidiarla o di farlo con superficialità: tutti i messaggi sono visibili a tutti gli utenti, e una risposta mancata o inappropriata equivale a rifiutarsi di interloquire con chi ci sta di fronte o rispondere con un’alzata di spalle.  Valorizzare il contributo degli utenti: si parla di “user generated content”, i contenuti prodotti dai partecipanti. Commenti, tweet, interventi, domande, foto e video caricati, ecc., possono essere raccolti e rilanciati per alimentare il dibattito online.  Nuovi spazi per gli sponsor: per le aziende il fatto che un evento da loro sponsorizzato diventi “social” rappresenta un elemento di sicuro interesse. Inoltre, se la virtualizzazione del convegno ne dilata i tempi, gli spazi e il target, questo si traduce automaticamente in una maggiore visibilità per il brand degli sponsor. Questa tendenza va di pari passo con quella di creare degli “stand virtuali” per gli sponsor all’interno delle app congressuali o dei siti web dell’evento. Le aziende possono poi essere coinvolte nell’animazione di ulteriori attività specificamente social – dai corner allestiti per i selfie dei congressisti ad altre iniziative di gamification per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti durante l’evento.

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Come costruire l’evento sociale Nel rispetto della sobrietà, occasioni di svago e attività ricreative servono a contrastare lo stress, migliorare l’atmosfera tra i partecipanti e mantenere alta la capacità di concentrazione durante le sessioni

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n momento ricreativo che permette alle persone di incontrarsi, conversare informalmente ed eventualmente condividere un’esperienza non ordinaria (come un’attività di team building o una visita culturale) serve a compensare sul piano cognitivo lo stress e la concentrazione dei lavori congressuali, oltre a facilitare il networking e il rafforzamento delle relazioni professionali tra i partecipanti. Attraverso l’evento sociale si remunera – anche psicologicamente – l’impegno delle persone, si offre loro un semplice ma concreto ringraziamento per essersi iscritti e aver, a conti fatti, reso possibile l’evento. Le esigenze di massima sobrietà ovviamente rimangono. Il vero valore aggiunto dell’evento sociale è il suo carattere di “esperienza”: non sono perciò necessari grandi investimenti, né allestimenti particolari. La creatività e l’esperienza di un buon Pco o di una Dmc possono rivelarsi particolarmente preziose in questo ambito, per proporre qualcosa di originale in poche semplici mosse.

ALCUNI ACCORGIMENTI UTILI  Pensare a nuovi format: la tradizionale cena di gala, solitamente organizzata l’ultima sera dell’evento, rimane un “classico” nel programma dei congressi più importanti così come delle convention aziendali; tuttavia il progressivo ricambio generazionale sta portando alla ribalta anche nuove tipologie di convivialità, preferite soprattutto dai partecipanti più giovani.

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 Seguire i gusti del pubblico: evitare cose troppo ricercate o di nicchia e puntare su generi di più sicuro apprezzamento; se sono al vaglio più alternative può essere una buona idea far esprimere una preferenza ai partecipanti stessi attraverso un sondaggio al momento dell’iscrizione.  Valorizzare il territorio: la tipicità regionale, il colore locale sono sempre grandemente apprezzati, perché offrono la possibilità di fare un’esperienza autentica e spesso nuova. Che si tratti di un menu “chilometri zero”, di una visita a una bottega storica o a un vecchio stabilimento, di uno spettacolo in dialetto o di una semplice passeggiata guidata, l’importante è offrire ai partecipanti qualcosa di vero.  Puntare sulla location: la funzionalità e la sobrietà nella scelta della destinazione restano i criteri principali nella scelta, ma a monte bisogna aver chiare anche le possibilità che gli immediati dintorni offrono ai congressisti, anche solo per trascorrere proficuamente il proprio tempo libero.  Proposte culturali all’altezza: i medici e gli operatori sanitari sono in larga parte persone di vasta cultura, con un lungo percorso di studi alle spalle e in genere una buona attitudine interdisciplinare. Fornire gli opportuni stimoli culturali è anche un modo per riconoscerne la dignità intellettuale e incoraggiare la formazione continua in ogni ambito (anche extra-professionale).  Accordarsi con gli sponsor: sempre più spesso le aziende farmaceutiche e biomedicali impongono di osservare alcune regole per scindere l’evento scientifico (da loro sostenuto) dai momenti sociali, come ad esempio scorporarli dalla quota di iscrizione (lasciandoli a carico dei partecipanti e rendendoli facoltativi), e prevedendo un congruo intervallo tra la fine delle sessioni di lavoro e l’inizio di altre attività (almeno 30-45 minuti). Lo scopo, ovviamente, è quello di separare la propria immagine da quella dei momenti informali-culturali-ricreativi a margine del convegno.  Calibrare la comunicazione: per il motivo di cui sopra, verificare con gli sponsor le modalità con cui inserire nel programma le informazioni sulle attività extra.  Il valore del team-building: anche se sono soprattutto le aziende a fare ricorso ad attività di gruppo – per migliorare le dinamiche dei gruppi di lavoro – è dimostrato che il team building permette ai partecipanti di interagire con maggiore profitto e di approfondire la reciproca conoscenza. Un congresso associativo può a buon diritto prevedere di inserire attività di socializzazione nel suo programma post-congress.

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Materiale stampato o paper-less event? Sfruttando la diffusione di tablet e smartphone è possibile ridurre drasticamente il consumo di carta, i costi di stampa e distribuzione e l’impatto ecologico dell’evento

UN NUOVO APPROCCIO Da alcuni anni il settore dei congressi ha preso sempre più coscienza della necessità di fare attenzione al grande tema della sostenibilità ambientale degli eventi: dalle scelte oculate in fatto di logistica e catering al calcolo dell’“impronta ecologica” complessiva, dalla selezione di fornitori in possesso di una certificazione “green” al riutilizzo consapevole dei materiali, sono molti i fronti in cui anche un piccolo cambiamento può realmente fare la differenza in termini di emisAlcune case history di successo indicano che, per un sioni, consumo responsabile di risorcongresso da circa 3.500 delegati, l’impiego di app e se e materie prime, lotta agli sprechi. tablet ha permesso di risparmiare la stampa di circa Fino a non molto tempo fa il congressi4.700 chili di carta. Quasi cinque tonnellate di masta tornava a casa carico di materiali: teriale cartaceo è stato reso superfluo grazie a una opuscoli, brochure, atti del convegno progettazione mirata che ha fatto risparmiare costi di e abstract book, pubblicazioni inforproduzione, distribuzione e smaltimento, non solo agli mative degli sponsor, oltre a un numeorganizzatori ma più in generale alla comunità, e allero indefinito di biglietti da visita. viato l’impatto ambientale sull’ecosistema. Le cose stanno rapidamente cambian-

Carta canta

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do: la diffusione di tablet e smartphone sempre più evoluti, l’iper-connettività, l’utilizzo intelligente dei QR Code e delle tecnologie contactless hanno permesso a molti settori di fare a meno in buona parte del cartaceo (si pensi alle banche, che sempre più spesso oggi chiedono ai clienti di depositare una firma digitale che rende superflua la stampa di veri e propri faldoni di contratti da siglare, ricevute, eccetera).

LINEE GUIDA PER CONVEGNI 2.0 Al di là dei fattori economici ed ecologici (le due parole hanno del resto la medesima etimologia), la virtualizzazione dei materiali congressuali permette di avvalersi di ulteriori funzionalità che possono snellire e velocizzare l’esperienza dei partecipanti. È quindi possibile optare per un convegno in formato paperless, in tutto o in parte, seguendo alcune semplici linee guida:  Sviluppare una buona app: l’applicazione diventerà l’hub di riferimento per tutti i materiali e le comunicazioni pre, durante e post evento. Se scegliete di digitalizzare buona parte delle informazioni, non lesinate per quanto vi è possibile e incaricate un bravo sviluppatore di creare un’app che faccia al caso vostro e che possa durare nel tempo.  Tablet per tutti: informate per tempo i vostri partecipanti a portare con sé il proprio tablet o smartphone, fategli scaricare fin da subito l’app (che quindi dovrà essere pronta con largo anticipo) e prevedete la possibilità, per chi non ne è provvisto, di prenotare e ritirare un tablet in comodato d’uso da utilizzare durante l’evento - ci sono ormai molti fornitori che offrono questo servizio a costi sempre più competitivi.  Programma scientifico: elenco completo delle sessioni, link di approfondimento su curriculum dei relatori e abstract degli interventi: il programma può diventare un ipertesto interattivo che raggruppa in modo intelligente tutte le informazioni utili su quello che sta accadendo durante l’evento, dando inoltre la possibilità di buttare un occhio sui lavori di altre sessioni che si stanno tenendo in parallelo.

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 Mappe interattive: una buona segnaletica in loco resta fondamentale, ma non bisogna trascurare l’idea di dotare i singoli partecipanti di una mappa - ovviamente virtuale - dell’area congressuale, per potersi orientare in autonomia e sapere fin da subito dove andare per seguire gli incontri di loro interesse.  Curricula: tutti i relatori, ma a questo punto anche i singoli partecipanti, possono caricare il proprio Cv - abbinandolo magari a un loro profilo social già esistente - e metterlo a disposizione per consultazione, interazione e approfondimenti.  Networking: fare domande con un click, prenotare la partecipazioni a sessioni e prendere appuntamento con i relatori per delle sessioni one-to-one: con la digitalizzazione questi processi risultano notevolmente semplificati, gravano meno sulle segreterie organizzative e fluidificano il lavoro di tutti.  Biglietti da visita addio: la già menzionata condivisione dei profili social tramite l’app e l’utilizzo di codici QR sui badge possono evitare la dispersione rappresentata da qualche dozzina di biglietti da visita scambiati con estrema facilità nel corso della giornata, senza poi la reale possibilità di archiviarli in modo ragionato e utilizzarli per davvero in futuro. Un click, ed ecco comparire sullo schermo le informazioni di contatto della persona con cui avevamo iniziato quella discussione così promettente davanti a un poster o in coda per il coffee-break.  Materiali espositori: la virtualizzazione è assai apprezzata anche dalle aziende sponsor, che possono evitare di appesantirsi con la stampa di migliaia di opuscoli informativi sui loro prodotti. Un’area virtuale dedicata agli stand all’interno dell’applicazione, o ancora dei codici QR sui pannelli degli stand stessi, permettono ai visitatori di scaricare tutte le informazioni di loro interesse - e solo quelle.  Poster: il download tramite codice QR è poi perfetto nel caso dei poster: pochi secondi e il poster in formato originale viene scaricato sul device del congressista, e sarà sempre a sua disposizione (anche se il tablet fosse stato preso in prestito) nel suo profilo personale tramite l’app, accessibile anche in un secondo momento per riflessioni, approfondimenti e condivisioni.

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Le professioni degli eventi Dagli allestitori ai traduttori simultanei, sono numerose le figure professionali che è possibile coinvolgere per migliorare qualità e fruibilità di un convegno

I FORNITORI SPECIALIZZATI Quella della meeting industry è una filiera molto complessa. L’organizzazione di un evento è come la messa in scena di un film: l’abilità del regista e dello sceneggiatore (il Pco e il committente) sta proprio nel coordinare una moltitudine di altre figure professionali, dagli attori ai tecnici di scena, dai cameraman ai costumisti, dagli esperti di effetti speciali ai trovarobe. Proponiamo quindi qui di seguito un compendio di alcune delle competenze e delle professioni che potrebbero essere chiamate in causa nel caso di un evento medico-scientifico.  Allestitori. Esperti nel campo della progettazione - designer, grafici, architetti - e della realizzazione - fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici - di scenari e scenografie, stand per fiere ed esibizioni, palchi e sale congressuali. Curano l’intero progetto dall’idea creativa alla produzione finale, ivi compresa la scelta dei materiali e dell’illuminazione, il montaggio e lo smontaggio degli stand e la loro movimentazione da e verso la sede del congresso.  Registi e tecnici audio-video. Presentazioni interattive, proiezioni, grandi schermi, luci di scena, microfoni: anche eventi e conferenze hanno i loro registi, capaci di coordinare e impiegare al meglio tutte le ultime tecnologie Un’impeccabile regia audiovisiva, e la presenza di uno staff tecnico qualificato per ovviare agli eventuali inconvenienti, sono elementi fondamentali per la riuscita dell’evento.  Hostess e steward. Che si tratti di accogliere e indirizzare i partecipanti, custodire effetti personali, distribuire materiale didattico e informativo, consegnare e ritirare i fogli firme, il personale di sala è una forza lavoro preziosa e indispensabile per gli eventi. Spesso sono gestiti in modo continuativo da agenzie specializzate, o reclutati per l’occasione. Nel caso di eventi internazionali, è indispensabile avere uno staff capace di interagire fluentemente con i delegati in varie lingue straniere.  Catering e camerieri. Non è facile né scontato trasportare e conservare cibi e bevande in location prive di cucine e frigoriferi, o modulare un rinfresco per centinaia di persone tenendo conto del budget messo a disposizione: un coffee break può costare pochi euro a persona o molti di più, a seconda delle inten-

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Il piacere nel lavoro aggiunge perfezione al compito che svolgiamo Aristotele

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zioni e delle risorse previste. I professionisti del catering e i loro chef sono essenziali per la messa a punto di pasti di qualità per gli eventi, tenendo conto delle possibili diverse esigenze dettate da diete particolari o intolleranze alimentari.  Traduttori simultanei. Professionisti “chiave” del mondo dei congressi, gli interpreti devono essere capaci di rendere correttamente il significato di parole provenienti dai gerghi tecnici e scientifici, trasferendone il senso nel modo più accurato possibile. Non a caso oggi l’interpretariato è stato elevato al rango di disciplina universitaria, ed esistono numerose agenzie specializzate che raggruppano professionisti madrelingua competenti in diversi settori.  Specialisti di respeaking. Meno noti ma non meno importanti degli interpreti sono gli operatori di respeakeraggio, una tecnica di trascrizione in tempo reale che si basa sulla dettatura al computer con l’impiego di software di riconoscimento del parlato o ASR (Automatic Speech Recognition). Le applicazioni sono numerose: si va dalla verbalizzazione di sedute ufficiali alla produzione di atti congressuali, dalla stesura di resoconti sintetici alla creazione di sottotitoli in tempo reale per i non udenti.  Community manager. Con l’avvento dei social media è divenuto essenziale gestire, da un punto di vista editoriale e relazionale, le diverse piattaforma di comunicazione digitali. Nel caso di un congresso, il community manager può essere ad esempio incaricato di seguire la diretta Twitter dell’evento a beneficio di migliaia di follower iscritti al profilo ufficiale della manifestazione.  Data analyst. Il web ha affinato anche le competenze degli esperti di statistica o scienze attuariali, che spesso operano come analisti nel campo dei “big data” digitali: il loro pane quotidiano sono le statistiche sull’interazione, sugli accessi, sulle condivisioni, sulla viralità di circolazione delle informazioni, sui comportamenti degli utenti. Per chi comunica online si tratta di informazioni sempre più importanti.

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Come selezionare i servizi tecnici Alcune semplici regole per individuare i fornitori migliori e mettersi al riparo da imprevisti e malfunzionamenti dell’ultimo minuto

ATTENZIONI FONDAMENTALI Nella maggior parte dei casi sono i Pco o gli stessi centri congressuali che preselezionano per noi i fornitori di servizi. È tuttavia sempre utile che l’organizzatore segua alcuni accorgimenti, o che si accerti che il Pco da lui selezionato abbia tutto sotto controllo. Chiavette Usb che improvvisamente non vengono rilevate, presentazioni che non partono, fruscii negli altoparlanti sono inconvenienti più comuni di quanto non si vorrebbe.  Investire sulla qualità: a costo di essere banali, è utile ripetere che la qualità si paga. Spesso i non addetti ai lavori giudicano alto il costo a giornata di un tecnico di sala (che può arrivare a 4-500 euro), o per il noleggio di apparecchiature particolari, monitor, luci e affini. Si tratta però di un investimento, in cambio del quale si ottiene che l’evento fili liscio dal punto di vista tecnologico.  Affidarsi alle strutture: il vantaggio dei fornitori selezionati dalle strutture (hotel e centri congressuali) è che sono sicuramente professionisti collaudati e capaci: nessuna location seria rischierebbe la sua reputazione affidandosi a dei tecnici poco competenti. Il contro di questa soluzione è che non c’è possibilità di contrattare i costi o negoziare i contenuti del servizio.  Conoscere lo staff: se la struttura mette a disposizione uno staff tecnico, investite qualche minuto per presentarvi e conoscere di persona gli addetti alla regia: è da loro che dipende buona parte della riuscita dell’evento, e la vostra intesa professionale può essere ciò che garantirà una tempestiva risoluzione di ogni eventuale intoppo.

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La tecnologia è al suo meglio quando è invisibile Nassim Taleb

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 Collaudare sempre tutto: provare tutte le luci, proiettare tutte le slide almeno una volta, controllare che le chiavette Usb vengano lette correttamente, che la connessione internet funzioni, che il beamer (videoproiettore) non dia problemi, che i microfoni facciano il loro dovere (il classico “1,2,3, prova…”): insomma, fare il check di ogni elemento tecnico qualche ora prima dell’evento, perché l’imprevisto è sempre in agguato.  Garantire un adeguato presidio: fate in modo che ci sia almeno un tecnico disponibile per ogni sala, anche due per le sale plenarie, oltre a quelli già in cabina di regia. Il costo complessivo salirà, ma sono soldi ben spesi perché garantiscono la copertura e il pronto intervento in caso di qualunque imprevisto (un computer che si blocca, un audio che non parte, un proiettore che salta…). Sapere di avere un tecnico pronto a intervenire  Guardare al futuro: il classico videoproiettore per le slide soddisfa ancora le esigenze della maggior parte degli eventi, ma il nuovo è all’orizzonte: in alcuni centri congressi italiani sono già disponibili tecnologie avveniristiche che sfruttano gli ologrammi e il 3D per la telepresenza e le presentazioni a effetto. Informatevi bene su ciò che oggi è realmente possibile fare e su quello che la location vi mette a disposizione.

 Dimmi con chi lavori…: i fornitori migliori sono quelli che alla competenza uniscono una naturale flessibilità e disponibilità, fondamentali per risolvere gli inconvenienti dell’ultimo minuto. Se una società di servizi può vantare una lunga collaborazione con agenzie di eventi piuttosto importanti e grandi centri congressuali – tipicamente molto esigenti sulla qualità – si tratta certamente di un ottimo biglietto da visita.

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Come utilizzare al meglio le check-list Elencare tutte le operazioni da fare e spuntarle in successione è un metodo semplice e insostituibile per governare la complessità e allineare il gruppo di lavoro

IL MIGLIORE ALLEATO DEL MEETING PLANNER Se in fase di progettazione il budget è lo strumento principe, in fase pre-evento questo ruolo spetta alla check-list, metodologia tanto semplice quanto insostituibile per essere sicuri di non tralasciare niente. Se la check-list è completa, ragionata e logica, sarà sufficiente seguirla e spuntare le voci una per una per mettersi al riparo da dimenticanze e contrattempi. Non si può mandare una mail di invito con link a un modulo di registrazione che non è ancora online, non si possono attribuire crediti Ecm se prima non si sono ritirati i questionari di valutazione, non si possono ingaggiare i relatori o gli sponsor senza tenere conto dei necessari tempi di approvazione.

SPUNTI DI RIFLESSIONE  Una lista o più liste? Le check-list sono anche frutto di esperienza, e di estensione variabile a seconda dell’evento: ogni Pco ha le sue. Sono possibili più approcci: compilare un’unica lista omnicomprensiva di tutte le fasi operative, dalla progettazione fino ai controlli post-evento, o più liste, ciascuna dedicata a un aspetto specifico (la logistica, il piano di comunicazione, il programma scientifico, ecc.)  Lavorare in gruppo: bisognerà tenere conto anche della composizione del team di lavoro, se più persone lavorano insieme sugli stessi aspetti, la check-list andrà creata collettivamente integrando gli apporti di ciascuno. In questo modo sarà più semplice accertarsi di non tralasciare nulla.  Condividere la/le check-list: per il motivo di cui sopra, la lista andrà messa a disposizione di tutti, appesa come cartellone in ufficio o condivisa in rete o su piattaforme come Google Docs e affini, in modo che tutti gli interessati possano sapere in ogni momento a che punto si è arrivati.  Prima di iniziare: il punto zero della check-list è ovviamente… fare la check-list. Prendetevi il tempo necessario, organizzate un paio di riunioni interne in cui fare il punto delle cose da verificare. A costo di essere pedanti, meglio abbondare con le spunte anziché saltare qualcosa di importante.  Fate il collaudo: quando la lista è fatta, a mente fredda, ripercorretela un punto dopo l’altro o meglio ancora fatelo fare a qualcun altro – sarà più oggettivo -, e verificate che la sequenza regga.

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La vera arte della memoria è l’attenzione Samuel Johnson

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UN SEMPLICE ESEMPIO Ecco alcuni possibili punti di una check-list in uno stato piuttosto avanzato della progettazione (da 2 mesi a 2 settimane prima dell’evento): R Inviare le lettere d’ingaggio ai relatori R Inviare le eventuali richieste di autorizzazione agli Enti di competenza R Preparare l’elenco dei partecipanti registrati e confermati R Preparare l’elenco delle aziende sponsor confermate R Chiedere preventivi per il catering R Chiedere preventivi per gli eventuali pernottamenti R Chiedere preventivi per gli allestimenti (stand sponsor, area poster, sale) R Confermare catering, hotel e fornitori R Versare eventuali anticipi R Verificare con la location le tempistiche per l’accesso di allestitori e personale R Controllare periodicamente lo stato dei mezzi pubblici (annunci di scioperi, cambi di tragitto, ecc.) R Verificare le dotazioni di sicurezza della location R Verificare gli accessi per i disabili R Realizzare la segnaletica necessaria R Ordinare i badge R Ordinare la cancelleria R Preparare i moduli da compilare (verifica di apprendimento, questionario di valutazione) R Preparare gli eventuali materiali (opuscoli, materiale Fad, ecc.) R Acquisire Cv e dichiarazioni di conflitto di interesse dei relatori R Acquisire Cv e dichiarazioni di conflitto di interesse dei responsabili scientifici R Accreditare l’evento Ecm sul sito Agenas R Verificare le deadline con i fornitori (es. entro quando confermare il menu del catering) R Verificare i servizi tecnici R Monitorare il flusso degli abstract scientifici, eventuale recall R Monitorare il flusso dei poster, eventuale recall R Inviare un promemoria ai partecipanti (tramite mail o social) con richiamo delle indicazioni utili per raggiungere la sede e i contatti per eventuali domande o comunicazioni R Confermare i nominativi di tutti i relatori/tutor, aggiornare eventuali cambiamenti sulla piattaforma Ecm R Verificare con gli allestitori il set-up dell’area espositiva R Verificare lo staff necessario, contattare eventuali agenzie di hostessing R Controllare le previsioni metereologiche per il giorno dell’evento (soprattutto se si utilizzeranno spazi aperti)

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DURANTE L’EVENTO

Gli ultimi ritocchi e i dettagli a cui fare attenzione per una corretta gestione del congresso, nel rispetto HIPPIRSVQEXMZIWYPPEJSVQE^MSRIWGMIRXMƈGE

Come gestire inviti e iscrizioni

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Come funzionano controlli

Come organizzare l’area poster

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e ispezioni Ecm

Il briefing dello staff

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Come gestire i simposi delle aziende sponsor

Come valutare apprendimento e qualità percepita

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Come coordinare la comunicazione

Come gestire l’area espositiva

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e i media

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DURANTE L’EVENTO

Come gestire inviti e iscrizioni Puntare su comunicazioni agili e immediate, cercando di far risparmiare tempo e attenzione ai destinatari e metterli nella condizione di registrarsi al congresso con pochi passaggi

IL SAVE THE DATE La primissima comunicazione prende il nome di save the date: non è un invito vero e proprio, ma contiene già tutti gli elementi essenziali relativi all’evento. La finalità è quella di permettere ai partecipanti di bloccare l’agenda e pianificare per tempo la loro presenza al convegno, quindi non occorre in questa fase fornire ulteriori dettagli. È però raccomandabile aver già attivato un canale di comunicazione per gestire le eventuali richieste di informazioni: il save the date dovrà quindi contenere anche un numero di telefono o una mail, il sito o gli altri canali su cui verranno pubblicati ulteriori aggiornamenti.

CATTURARE L’ATTENZIONE È vero che l’invito a un congresso o a un evento Ecm è di per sé importante e meritevole di attenzione, che i contenuti e la qualità scientifica sono il vero oggetto del convegno e che la curiosità professionale del medico dovrebbe bastare; ma il vostro invito deve comunque farsi strada tra le miriadi di mail e newsletter che tutti quotidianamente riceviamo. Bisogna quindi dedicare un po’ di cura al confezionamento dei messaggi, per essere sicuri di centrare il bersaglio. Come?  Curare la forma: una comunicazione ben fatta risulta memorabile ed efficace. Oltre a fornire informazioni chiare, sintetiche e precise, non guasta la ricerca di un po’ di “effetto wow” con l’aggiunta di immagini e colore.  Attenti agli anti-spam: spesso i principali server di posta (gmail, yahoo e compagnia) tendono a classificare come indesiderati i messaggi con parolechiave simili a spam pubblicitario, e tra questi a volte rientrano anche i prodotti farmaceutici. Può essere utile consultare uno specialista di web marketing per capire come evitare questo rischio.

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DURANTE L’EVENTO

 Pdf o html? Solitamente l’invito è allegato alla mail (in formato pdf) o incorporato nel testo della mail (in html). Vanno bene entrambi, basta tener presente che spesso i sistemi di posta elettronica bloccano preventivamente le immagini incorporate nelle mail, e chiedono all’utente di sbloccarle. Se si sceglie di allegare l’invito in pdf, d’altra parte, bisognerà pensare bene all’oggetto della mail e a un brevissimo testo di accompagnamento che dovrà invitare il destinatario ad aprire l’allegato anziché ignorarlo.  Testare gli invii: per il motivo di cui sopra, se i dati essenziali sul nostro evento (titolo, data, luogo ecc.) sono inscritti in un’immagine che viene bloccata, questo potrebbe indebolire l’efficacia del messaggio. Fate diversi invii di test per capire come verranno davvero visualizzate le mail dai destinatari finali.  Informazioni utili: titolo, luogo, data e orario non devono ovviamente mancare, ma anche tutti i riferimenti per avere maggiori dettagli: coinvolgete i partecipanti fin da subito invitandoli a scaricare l’app del convegno (per avere maggiori informazioni) e visitare il sito o le pagine social dedicate all’evento.  Quote d’iscrizione: meglio pubblicare l’importo della quota d’iscrizione Esiste una precisa nomenclatura inglese per vari stili di subito ma in una pagina apposita sul abbigliamento, che ha l’obiettivo di aiutare i partecipansito, eventualmente già specificando ti a non essere né troppo eleganti né troppo informali cosa comprende e cosa no. rispetto alle circostanze. Proponiamo qui di seguito un  Nessuna ambiguità: a costo di essuccinto glossario delle espressioni più diffuse: sere pedanti, specificate con estrema precisione la data e il luogo - inserens White tie: tassativamente frac per gli uomini e abito do magari un link a Google Maps o da sera per le donne – molto raro, usato solo per grandi simili. cerimonie  Link al form di registrazione: deve s Black tie: smoking per gli uomini (con papillon, mai ovviamente essere in bella evidenza cravatta nera) e abito da sera elegante per le donne – è sul sito, possibilmente nella pagina reuna delle combinazioni più diffuse per le cene di gala lativa alle quote e alle scadenze così s Creative black tie: come sopra, ma è ammesso l’uso di da essere sicuri che il partecipante particolari più leggeri e informali, dal papillon ai gemelli abbia già tutte le informazioni necesper gli uomini, e abiti da sera più creativi per le donne sarie. s Cocktail dress: abbigliamento elegante ma meno for Ulteriori dettagli: Al save the date male del black tie, quindi un normale completo elegante può seguire un invito o un promemoria (blu, nero o grigio) con cravatta per gli uomini e abito da con ulteriori informazioni, il programcocktail per le signore ma aggiornato e qualche elemento in s Business casual: abito elegante ma informale, niente più sull’articolazione dell’evento. Ad cravatta per gli uomini e anche la giacca è opzionale, esempio, se sono previste cene sociali, le donne hanno molta più libertà nella scelta di colori e welcome cocktail ecc., è consigliabile accessori dare in questa sede qualche ragguas CVV: decisamente raro, ma tuttavia previsto dall’etiglio sull’eventuale costo accessorio e chetta, sta per “come volete voi”, e specifica che non ci sul dress code consigliato. Vanno poi sono regole, perché l’obiettivo è proprio quello di creare precisati orari di arrivo e partenza, un mix di stili e combinazioni cromatiche diverse eventuali punti di ritrovo e simili.

Capire il dress code

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DURANTE L’EVENTO

 Carta vs. digitale: In certi casi - magari per eventi ristretti o particolarmente importanti - vengono ancora stampati gli inviti e i programmi dei convegni. Sono possibili anche forme intermedie, inserendo magari un QR code sul retro dello stampato per consentire la registrazione online. Quando si stampa, ricordatevi che loghi e immagini devono essere in alta risoluzione (almeno 300 dpi).

PREISCRIZIONI E ISCRIZIONI, SOCI E NON SOCI  Evitare l’overbooking: per evitare sovraffollamento di simposi o singole sessioni, è utile prevedere una prima fase di pre-iscrizione o di scelta opzionale del partecipante (ad esempio indicando un ordine di preferenza tra le sessioni parallele a cui desidera prendere parte), a cui l’organizzatore si riserva di rispondere. Solo se vi sono ancora posti disponibili si darà la possibilità di completare il processo di registrazione, versando la relativa quota.  Quote differenziate: è piuttosto normale che vi siano quote diversi per soci e non soci, per le diverse categorie professionali invitate, o a seconda del momento in cui si effettua la registrazione (una early registration può dare diritto anche a un 10-20% di sconto rispetto a una late registration). Tutte queste informazioni devono essere chiaramente specificate sul sito, con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica.  Rimborsi e addebiti: se sono previsti addebiti per i cambi di nominativi, vanno indicati tassativamente i tempi e i relativi importi; lo stesso in caso di annullamento, specificando se e in che misura sono previsti rimborsi, ed entro quando tale rimborso verrà erogato. I rimborsi di solito si corrispondono a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento: è un modo per avere agio nella gestione del budget e liquidare il tutto nel momento in cui si ha il quadro dell’effettivo saldo economico della manifestazione.

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DURANTE Lโ€™EVENTO

Come organizzare lโ€™area poster Fornire sempre agli autori indicazioni per la redazione, produzione e montaggio dei loro lavori, ๏ฌssando una precisa agenda delle session con i partecipanti I poster: pro e contro di un format classico Vantaggi

Svantaggi

s3INTESIINFORMATIVA s6ELOCITรŒ s3TIMOLOALLADISCUSSIONE s6ISIBILITรŒALLARICERCA

s3PAZIOCOMUNQUELIMITATO s2ISCHIODIDISPERSIONE s-OLTOLEGATOALLECAPACITรŒGRAlCHE DEGLIAUTORI SPESSOLIMITATE s.ECESSITรŒDIAPPROFONDIMENTO CONGLIAUTORIPERUNACOMPLETA COMPRENSIONE

QUALCHE SUGGERIMENTO Dare sempre delle linee guidaFORNIREAGLIAUTORIUNFAC SIMILE UNOSCHE MAOALCUNEINDICAZIONISTANDARDSUCOMECOSTRUIREILPOSTER QUALISEZIONI PREVEDERE COME ORGANIZZARE I CONTENUTI &ERMA RESTANDO LA LIBERTรŒ DEGLI AUTORI PIรก CAPACI DI PERSONALIZZARNE LASPETTO ร’ MEGLIO DARE UN MODELLO SEMPLICESUCUITUTTIPOSSANOUNIFORMARSI A ognuno il suoQUANDOILPOSTERVIENEACCETTATOLAUTORERICEVECONFER MADELSUONUMERO CHEDOVRรŒIDENTIFICARELOSPAZIOALUIRISERVATO Agevolare gli autoriGLISPAZIDOVEAFFIGGEREIPOSTERDEVONOESSEREBEN VISIBILIENUMERATIMEGLIOINCARICAREUNPAIODIMEMBRIDELLOSTAFFDIPRESI DIARELAREADURANTELEFASIDIALLESTIMENTOERITIRODEIPOSTER COSร–DAPOTER ASSISTEREGLIAUTORIERISOLVEREALVOLOEVENTUALIDUBBI

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DURANTE Lâ&#x20AC;&#x2122;EVENTO

Supporto tecnicoASECONDADELMATERIALEIMPIEGATO ACCERTATEVICHEVI SIAINLOCOUNASCORTADICHIODINI PUNTINE NASTROBIADESIVOECC DANDOPER SCONTATOCHEGLIAUTORIPOSSANOESSERNESPROVVISTI'ARANTIRELAPRESENZADI ALMENOUNTECNICOPEROGNITIPODIINTERVENTO Un formato per tuttiIN)TALIAILFORMATOPIáDIFFUSOPERPOSTERELOCANDINE Ã&#x2019; IL VERTICALE XCM 0ER LA STAMPA VANNO PRECISATE LE CARATTERISTICHE TECNICHEALTARISOLUZIONEDELLEIMMAGINI DIMENSIONIMASSIMEMINIMEDEL CORPOCARATTERE   Stampatori convenzionati Ã&#x2019; BUONA NORMA INDIVIDUARE UN PAIO DI TIPO GRAlEOCENTRISTAMPAMAGARIANCHEINTERNIALCENTROCONGRESSI VERSOCUI INDIRIZZAREGLIAUTORIPERSNELLIREILPROCESSO,IDEALEÃ&#x2019;FARSÃ&#x2013;CHEPOSSANO RICEVEREILLOROPOSTERGIÃ&#x152;PRONTOECONFEZIONATOADOMICILIOOPRESSOLALO CATION COSÃ&#x2013;DADOVERLOSOLORITIRAREEAPPENDERE  Quando e dove? .EL REGOLAMENTO Ã&#x2019; INDISPENSABILE PRECISARE LUOGO E SOPRATTUTTOGLIORARIINCUIGLIAUTORIDEVONORECARSINELLAREAPOSTEREALLE STIRLAPRIMADELLINIZIODEILAVORIERITIRAREIPOSTERALTERMINEDELCONVEGNO Poster o e-poster? 3PESSOSIRICORREALLADIGITALIZZAZIONEDELPOSTER CHE DIVIENE INTERATTIVO GRAZIE ALLIMPIEGO DI MONITOR O TOUCH SCREEN.ELCASOBISOGNAVERIFI CARE INSIEME ALLALLESTITORE E AI SERVIZITECNICICHELAREASIIDO NEA E CABLATA E DARE PER TEM PO AGLI AUTORI LE SPECIFICHE SUI SUPPORTI DA UTILIZZARE PER CARI CAREILLOROMATERIALECHIAVETTA 5SB TIPO DI FILE PESO MASSIMO DEIFILE ECC Download semplificatoGLIE POSTEREIPOSTERTRADIZIONALIOP PORTUNAMENTEDOTATIDI12CODE POSSONO ESSERE SCARICATI IN ORI GINALE DAI VISITATORI INTERESSATI TRAMITETABLETOSMARTPHONE  Interagire tramite lâ&#x20AC;&#x2122;app LE APPLICAZIONICONGRESSUALIIMPLE MENTANOSPESSOLAPOSSIBILITÃ&#x152;DI VOTARE I POSTER MIGLIORI )NCENTI VATE I PARTECIPANTI A VALUTARE I LAVORIESPOSTIEASOTTOPORREDO MANDEERICHIESTEDIAPPROFONDI MENTODIRETTAMENTEAGLIAUTORI  Incontro con gli autori FISSATE FIN DA SUBITO LAGENDA DELLE PO STER SESSION CON GLI AUTORI DIVI DENDOLI MAGARI IN PIá MOMENTI PER EVITARE SOVRAFFOLLAMENTI E DARE A TUTTI LA POSSIBILITÃ&#x152; DI PAR TECIPAREADALMENOUNINCONTRO

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DURANTE L’EVENTO

Il briefing dello staff Accoglienza e puntualità di servizio sono indispensabili per garantire il corretto svolgimento delle varie attività: ecco perché bisogna chiarire fin da subito “chi fa cosa”

CHECK LIST PER L’ACCOGLIENZA Ecco alcuni semplici controlli da effettuare a poche ore dal via: R Verificare la presenza di segnaletica e locandine R Collocare cavalierini, segnaposto e bottiglie o caraffe d’acqua R Predisporre la cancelleria sui tavoli R Allestimento della reception: verificare che ci sia tutto l’occorrente per l’attività di segreteria: lista dei partecipanti, badge da distribuire, fogli firme per la registrazione o strumenti elettronici per rilevare la presenza dai badge, questionari da consegnare e far compilare a fine evento. In funzione del numero dei partecipanti, può essere pratico creare più banchi di registrazione distribuendo i congressisti in base all’iniziale del cognome (es. A-L, M-Z)

I maggiori rischi da evitare s-ANCATOCOORDINAMENTOINFASEDIREGISTRAZIONEEACCOGLIENZADEI partecipanti (tra chi consegna i badge, chi registra le presenze, chi consegna i materiali…) s-ANCATACOPERTURADISALEOAREECOMUNIDURANTEGLIINTERVALLISEQUALCUNO dello staff non avesse chiaro quando sono previsti i coffee break o le poster session) s#ONTRATTEMPINELLADISTRIBUZIONEDEIQUESTIONARIDIVALUTAZIONE%CMEDIQUALITÌ – obbligatori per legge – o nella loro raccolta, il che potrebbe far sorgere controversie s)NCAPACITÌDELLOSTAFFDIORIENTAREIPARTECIPANTIEFORNIRECHIARIMENTI

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DURANTE L’EVENTO

R Documenti di segreteria: è bene avere sottomano copia di tutti i contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento che potrebbe essere necessario in caso di un’ispezione Ecm R Kit congressuale: raccogliere e organizzare tutto il materiale che si prevede di consegnare ai partecipanti e ai relatori, preparando già i sacchetti o le borse da distribuire R Cartella stampa: se è prevista la presenza di giornalisti, il kit con le informazioni e i comunicati va preparato e organizzato prima R Allestimento area espositiva: accertarsi che i servizi previsti siano pres I partecipanti e gli espositori chiederanno informazioni senti e funzionanti (illuminazione, logistiche a qualunque membro dello staff a portata di visibilità del logo aziendale, evenmano: è essenziale che tutte le hostess e gli steward abtuale connessione Wi-Fi, ecc.) biano ricevuto un’adeguata istruzione sugli spazi della R Traduzione simultanea: se prevista, location e possano quindi orientare rapidamente e con fare un giro di controllo nelle posicurezza le persone, o rispondere a semplici domande stazioni dei traduttori e che siano sulla scaletta dell’evento. disponibili s Per le informazioni tecniche, invece, è sempre consiR Aree catering: verificare insieme gliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti agli addetti che ci sia tutto l’occoral banco della segreteria congressuale, che dovrà essere rente per i coffee break o il buffet. chiaramente identificabile come punto di riferimento per R Verifiche tecniche le procedure legate all’Ecm o al programma scientifico. R Controlli di sicurezza

Condividere le informazioni

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DURANTE L’EVENTO

Come valutare apprendimento e qualità percepita I provider Ecm hanno l’obbligo di far eseguire ai partecipanti il test di valutazione e di raccogliere il loro feedback sull’evento per misurarne gradimento ed eventuali criticità

IL TEST DI APPRENDIMENTO Il test di valutazione dell’apprendimento può avvenire con diversi strumenti, a discrezione del provider: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, esame pratico, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. Ci sono alcuni standard da rispettare:  Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato (quindi 15 domande per 5 crediti, 18 per 6 crediti, e così via).  Le domande a risposta multipla devono prevedere obbligatoriamente 4 alternative di cui una sola corretta. Quest’ultima è la modalità adottata nella stragrande maggioranza dei casi, ma non è l’unica possibile.  Per tutte le modalità di verifica, è necessario rispondere correttamente ad almeno il 75% delle domande totali o comunque degli obiettivi formativi dichia-

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DURANTE L’EVENTO

rati. Al di sotto di questa soglia il provider non può in alcun modo attribuire i crediti.  In caso di mancato superamento della prova, le risposte corrette possono essere comunicate solo al termine del corso.  Generalmente il test si esegue al termine dell’evento, ma sono possibili anche altre modalità: ad esempio è consentito somministrare il questionario di verifica online anche al termine di eventi residenziali, con l’obbligo di compilarlo entro tre giorni dalla conclusione del corso e con un solo tentativo a disposizione. Nei giorni successivi all’evento e all’attribuzione dei crediti, il provider ha il compito di consegnare o trasmettere ai partecipanti l’attestato di superamento del corso e comprovante l’acquisizione dei relativi crediti Ecm.

LA QUALITÀ PERCEPITA

 Il provider deve rilevare la qualità percepita dai partecipanti per ogni singolo evento. Lo strumento di base è una scheda anonima che deve includere i seguenti aspetti: o rilevanza del programma rispetto ai bisogni formativi e al ruolo professionale o qualità formativa del programma e dei singoli docenti o efficacia della formazione ricevuta rispetto agli obiettivi formativi o qualità dell’organizzazione e rispetto dei tempi o percezione di interessi commerciali nell’evento o nel programma  Lo scopo dell’analisi sulla qualità percepita è duplice: valutare la qualità del provider e monitorare la presenza di eventuali influenze commerciali (anche per eventi non sponsorizzati).  Il provider deve quindi comunicare a tutti i partecipanti l’indirizzo di posta elettronica ecmfeedback@agenas.it a cui trasmettere direttamente le proprie segnalazioni.  Le schede vengono conservate dal provider, che sulla loro base compila la relazione annuale sulla sua attività formativa sottoposta alla Commissione Ecm.

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DURANTE L’EVENTO

Come gestire l’area espositiva Si tratta di coordinare il lavoro di allestitori, tecnici e rappresentanti aziendali affiancandosi al personale della struttura per individuare le soluzioni migliori

UN COMPITO DELICATO L’area stand di un evento medico-scientifico può arrivare a comprendere decine e talvolta centinaia di postazioni, come una vera e propria fiera, con centinaia di persone coinvolte e migliaia di visitatori. In più vengono spesso presentati macchinari (basti pensare agli apparecchi per la diagnostica) che richiedono la massima cura e attenzione per il trasporto e la sorveglianza. Affidarsi a location qualificate, agenzie capaci e allestitori con una comprovata esperienza significa essere ben oltre metà dell’opera, ma è comunque sempre utile conoscere i diversi compiti che questi preziosi partner seguiranno per noi.

DIECI PUNTI DA VERIFICARE  Diverse possibilità: a seconda della location l’area individuata per gli allestimenti sarà rappresentata da foyer, padiglioni, tensostrutture, eccetera. Non c’è un’opzione migliore di un’altra. L’importante è che siano spazi facilmente accessibili e commisurati non solo al numero di stand che dovranno ospitare, ma all’intero flusso di visitatori, interamente cablati e dotati dei servizi di base.  Valutare l’idoneità: devono essere spazi ampi con facilità di carico/scarico e movimentazione di merci e colli ingombranti come possono essere quelli di stand, impianti di illuminazione, cavi, americane (i tralicci di alluminio usati per montare le coperture di palchi e similari).  Site inspection: la verifica preliminare degli spazi tramite una visita di persona – da parte dell’organizzatore o di un Pco da lui incaricato – è fondamentale per valutare ciò che si può fare e ciò che non si può obiettivamente realizzare in un dato ambiente.

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DURANTE L’EVENTO

 Coordinare gli allestimenti: in genere viene individuato un singolo allestitore incaricato del set-up dei diversi stand; ogni singola azienda però può avere esigenze diverse. La segreteria organizzativa dovrà quindi interfacciarsi con tutti gli espositori e fare da collegamento con il fornitore per specificare quanto necessario.  Standard e personalizzazione: solitamente si individuano 1-2 tipologie di stand, omogenei come aspetto ma diversi per misure e dotazioni, oltre che per costi, e viene data all’espositore la possibilità di scegliere. Ci saranno sempre richieste ad hoc da soddisfare sulla base di ciò che l’azienda deve portare con sé, il numero di persone che invierà, eccetera.  Misure di sicurezza: se verranno esposti macchinari è necessario accertarsi che siano sempre presenti in loco i tecnici addetti per seguirne il trasporto; bisognerà inoltre garantire un’adeguata sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor circa le coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti.  Verificare per tempo l’accessibilità: i tecnici e i fattorini di ogni singola azienda dovranno conoscere orari e accessi per preparare la location prima dell’evento, e per smantellare il tutto dopo. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere anche un paio di giorni di lavoro e spesso gli allestimenti vengono effettuati in notturna per ottimizzare i tempi. Bisogna essere sicuri che ci sia sempre personale disponibile in loco per ogni necessità.  Rispettare e far rispettare le deadline: gli allestitori hanno bisogno di preparare il materiale (totem, cartelloni, fondali, roll-up ecc.) entro una certa data, quindi bisogna far sì che le aziende confermino la loro adesione, il loro esatto nominativo e le loro necessità tecniche entro una scadenza ben precisa, così da poter passare tutti i materiali per tempo. Lasciatevi sempre 1-2 giorni di margine per eventuali imprevisti; i vostri fornitori molto probabilmente faranno lo stesso con voi.  Mappa e segnaletica: fate preparare per tempo una piantina degli stand, proprio come quelle che vengono in genere distribuite alle fiere: sarà preziosa per i visitatori (che la consulteranno come depliant o tramite l’app congressuale) ma anche per gli stessi Maiuscole e minuscole, acronimi, spaziature, trattini: allestitori e per la segreteria organizogni azienda ha giustamente a cuore la sua identità e zativa durante i preparativi. quindi anche il modo in cui viene scritto il proprio nome,  Assistenza durante l’evento: assiche non sempre coincide con la ragione sociale (spesso curatevi che sia la struttura sia l’allepiù “burocratese”). Quando registrate l’adesione di un stitore abbiano almeno una persona espositore, ricordatevi di indicare con precisione il nome presente in loco durante la manifein cui l’azienda desidera comparire sui materiali del constazione, per far fronte alle richieste vegno, onde prevenire ripensamenti tardivi o incomprendegli espositori e agli eventuali imsioni dell’ultim’ora. previsti.

Attenti al nome!

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DURANTE L’EVENTO

Come funzionano controlli e ispezioni Ecm Tutto quello che c’è da sapere per arrivare preparati alle verifiche in sede di evento da parte degli ispettori incaricati di vigilare su conformità, qualità e indipendenza della formazione

DUE ORGANI DI CONTROLLO La Commissione Ecm può disporre dei controlli in sede di evento attraverso due organismi, l’Osservatorio nazionale e il Comitato di garanzia. Le verifiche ispettive dei due diversi controllori, Comitato e Osservatorio, si svolgono in maniera diversa e interessano ambiti differenti anche se complementari.

L’OSSERVATORIO NAZIONALE  Valuta gli aspetti logistici, organizzativi e didattici dell’evento  Le verifiche non sono quasi mai a sorpresa, ma perlopiù concordate con i provider  Vengono inviati almeno due auditor, che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata, o per un’intera giornata nel caso l’evento duri più giorni  Il loro compito è quello di verificare che l’attività della segreteria organizzativa (fogli firme, gestione delle anagrafiche, questionari di vaL’attuale CNFC, o Commissione Ecm, è in carica da fine lutazione, contratti di sponsorizzazio2015, e comprende una trentina di membri. ne) e i contenuti tecnico-scientifici del Presieduta di diritto dal Ministro della Salute, ha due viceprogramma siano conformi alla norpresidenti che sono rispettivamente il Coordinatore della mativa e a quanto dichiarato nella commissione salute e il Presidente della FNOMCeO. Ne procedura online fanno parte di diritto anche il Direttore generale dell’A Hanno il compito di verificare angenas e il Direttore generale delle Risorse umane del che le eventuali ingerenze commerMinistero della Salute, oltre al segretario. Sono rappreciali a livello dei contenuti, anche se sentati inoltre delegati di numerose altre Federazioni e quella è attività prioritaria del ComiAssociazioni professionali del mondo sanitario. tato di garanzia

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua

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DURANTE L’EVENTO

Come operano gli ispettori? Sul sito dell’Agenas sono presenti le check-list adoperata dagli auditor per la valutazione degli standard di qualità. Ne riproduciamo qui di seguito alcune voci, per dare un’idea del tipo di controlli effettuati, e rimandiamo ai documenti originali per una consultazione più esaustiva: R Nel corso residenziale è presente un tutor d’aula con funzioni di facilitazione dell’apprendimento dei partecipanti R La sede di svolgimento e le attrezzature utilizzate sono adeguate rispetto alle tecniche didattiche utilizzate e al numero dei partecipanti R È presente un sistema per la valutazione della qualità della docenza dal punto di vista dei partecipanti R I docenti/relatori (titolari o sostituti) sono quelli indicati R La durata delle sessioni didattiche è pari a quanto previsto nel programma dell’evento R Le presenze sono rilevate con il metodo previsto nella programmazione R La valutazione di apprendimento avviene con la metodologia indicata nel programma R L’evento inizia entro 15 minuti dall’orario previsto R Nel materiale didattico, incluse le slide delle presentazioni, non è indicato alcun riferimento a sponsor e/o nomi commerciali di farmaci, strumenti o presidi sanitari R L’evento si conclude nell’orario previsto o con un anticipo massimo di 30 minuti

IL COMITATO DI GARANZIA Il Comitato di garanzia opera tramite controlli a sorpresa presso la sede del provider o durante l’evento: il suo compito è quello di valutare la presenza di eventuali conflitti di interesse e prevenire l’ingerenza degli sponsor, accertandosi ad esempio che l’attività promozionale, le dichiarazioni di conflitto di interesse di relatori e responsabili scientifici, i contratti di sponsorizzazione e tutti gli altri i documenti allegati alla richiesta di accreditamento siano conformi alla normativa e rispettino i criteri previsti.

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DURANTE L’EVENTO

Come gestire i simposi delle aziende sponsor Ritagliare spazi e tempi adeguati nella scaletta dell’evento senza creare sovrapposizioni con i temi del convegno, che devono restare prioritari

A COSA SERVONO In occasione dei congressi più importanti è piuttosto comune organizzare i cosiddetti simposi-satellite: micro-eventi a numero chiuso, focalizzati su un argomento molto specifico che coinvolge magari un particolare cluster del più ampio pubblico del congresso. I simposi possono essere promossi dallo stesso comitato scientifico (come spinoff del convegno per affrontare temi affluenti) o anche, come spesso accade, dalle aziende sponsor, che possono prenotare uno spazio (sia fisico, ossia una sala del centro congressi, sia temporale, ossia uno “slot” temporale all’interno del programma dell’evento) da destinare a comunicazioni organizzate da loro, legate a studi o ricerche commissionate o – più raramente – alla presentazione di nuovi prodotti.

IL SIMPOSIO AZIENDALE: TRA MARKETING E RICERCA  Dove e quando? Il simposio aziendale è ovviamente periferico rispetto al resto dell’evento, occupa in genere non più di una sala per un tempo limitato (60 o 90 minuti) ed è programmato in modo da non sovrapporsi né intralciare il regolare svolgimento del congresso.  A chi si rivolge? Le aziende promuovono il simposio durante il convegno ma solitamente invitano per tempo un target selezionato tra i partecipanti al congresso (ad esempio gli specialisti in una determinata disciplina o pratica medica).

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DURANTE L’EVENTO

 Chi parla? I relatori del simposio aziendale sono in genere specialisti, opinion leader e ricercatori invitati a comunicare i risultati di studi o a riferire sullo stato dell’arte di un tema clinico o scientifico.  Ecm o non Ecm? Ovviamente i simposi aziendali ricadono al di fuori del perimetro Ecm, sia per quanto riguarda i vincoli sia per le procedure, e non assegnano crediti formativi. Tuttavia gli sponsor tendono a seguire gli stessi criteri di sobrietà e rigore scientifico che caratterizzano l’intero evento.  Loghi bene in evidenza: proprio perché promossi dagli sponsor e slegati dall’Ecm, i simposi-satellite possono (e anzi in un certo senso devono) esporre il marchio dell’azienda che li organizza, come principio di trasparenza.  Un evento nell’evento: le aziende sponsor possono affidarsi allo stesso Pco che segue l’intero convegno, ma anche selezionare un loro organizzatore che si occuperà nello specifico del simposio (inviti, promozione, logistica, catering…) ovviamente coordinandosi con la segreteria organizzativa generale. Di fatto si tratta di un piccolo evento nell’evento.  In coda al programma: nella scaletta dell’evento i simposi-satellite delle aziende vanno messi un po’ in secondo piano rispetto ai contenuti scientifici promossi direttamente dall’organizzatore, quindi nel programma vanno opportunamente distinti anche dal punto di vista grafico.

 Marketing scientifico: le imprese dell’healthcare sono ovviamente portatrici di interessi commerciali, ma al contempo investono molto in ricerca e sviluppo e hanno tutto l’interesse a divulgare i risultati della loro attività nell’ambito di un congresso. È raro che i simposi vengano sfruttati per esplicite comunicazioni di marketing aziendale o lanci di prodotto.  Condivisione del programma: è a libera scelta del comitato scientifico del congresso se richiedere o meno all’azienda una condivisione preventiva dei contenuti del simposio, ferma restando l’esigenza di differenziarlo adeguatamente dal resto della manifestazione.

AVVERTENZE PER L’ORGANIZZATORE La principale incombenza nei confronti dei simposi-satellite sponsorizzati è il coordinamento con le aziende che li promuovono, per intendersi fin da subito su tempi, spazi, numero dei partecipanti coinvolti, attività di reclutamento e contenuti del programma. I simposi arricchiscono il congresso, lo rendono più vario e interessante e fanno emergere temi specifici a beneficio di particolari cluster di partecipanti, e se ben gestiti possono contribuire a una migliore esperienza generale dei congressisti.

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DURANTE L’EVENTO

Come coordinare la comunicazione e i media Preparare per tempo una cartella stampa - meglio ancora se digitale - con informazioni, estratti, recapiti per eventuali approfondimenti e fotografie

L

a presenza di addetti stampa a un congresso è ovviamente prerogativa degli eventi più grandi, ma vi sono numerosi casi in cui la stampa di settore può essere interessata ai lavori di un convegno medico-scientifico. Le stesse testate che si occupano di medicina e le riviste specializzate, ad esempio; senza contare le pagine dedicate alla salute, alla scienza, alla tecnologia all’interno di quotidiani e settimanali. Anche la cronaca locale può aver interesse a raccontare un evento per i suoi risvolti sul territorio. I media sono sempre uno strumento potente, e usarli con accortezza durante un evento può rafforzare l’interesse dell’opinione pubblica verso lo stesso.

Quattro giornali ostili sono più temibili di mille baionette Napoleone Bonaparte

COME GESTIRE LE NOTIZIE DURANTE L’EVENTO  Corsia dedicata ai giornalisti: se sono presenti addetti stampa (giornalisti professionisti o anche blogger), prevedete un’apposita fila per la registrazione e il ritiro di un badge “stampa” con cui potranno legittimamente accedere all’evento.  Pubbliche relazioni: se avete coinvolto un ufficio stampa o un’agenzia di comunicazione, accertatevi che un loro addetto sia a disposizione dei giornalisti per eventuali domande durante l’evento.  Coinvolgere la location: chiedete alla struttura la possibilità di mettere a disposizione uno spazio apposito per l’eventuale conferenza stampa, e in cambio inserite nella cartella stampa sul convegno anche una scheda relativa alla location (hotel o centro congressi).  Less is more: i giornalisti hanno bisogno di ricevere un materiale già selezionato e ragionato. Mettete a loro disposizione un executive summary, un abstract o una scheda riassuntiva dei contenuti più complessi (come uno studio o una ricerca scientifica) per dargli modo di risparmiare tempo ed energie e al tempo stesso poter lavorare su contenuti scientificamente corretti, ancorché semplificati (onde prevenire volgarizzamenti o incomprensioni).  Comunicati a misura di news: il tradizionale comunicato stampa è sempre più a misura di web o di social: un testo breve, corredato da contenuti fotografici o video.

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DURANTE L’EVENTO

 Un kit scaricabile: per i giornalisti è preferibile ricevere dei file piuttosto che uno stampato: cartelle scaricabili o inviate via mail, sezioni dedicate alla stampa all’interno del sito del congresso sono grandemente apprezzate.  Diretta social: la sessione principale del convegno può essere condivisa con un pubblico più ampio di quello presente in sala attraverso le diverse possibilità messa a disposizione da social come Twitter o Facebook.  Streaming video semplificato: la recente introduzione da parte di Facebook della funzione Live per trasmettere video in diretta consente a chiunque di tramutarsi in un inviato in tempo reale col suo cellulare. Questo permette anche di contenere i costi di regia per l’utilizzo di piattaforme di video-streaming, fino a ieri l’unico modo per realizzare una diretta.  Interviste ai relatori: un breve video-commento da parte degli speaker del convegno o un estratto del loro intervento può essere condiviso in rete, a tutto vantaggio del dibattito online e della visibilità complessiva dell’evento (in termini di persone raggiunte, notorietà e “traffico” complessivo).  Foto e video della giornata: accertatevi che qualcuno fotografi o faccia qualche filmato durante l’evento (anche con tablet o smartphone, che ormai garantiscono una buona qualità visiva). Tutto questo materiale sarà molto utile per realizzare brochure, fotogallery, articoli e quant’altro per raccontare l’attività dell’associazione o della società scientifica.

GLI ERRORI DA EVITARE Ci sono alcuni semplici dettagli che possono fare la differenza nel modo in cui un evento può essere percepito all’esterno, e conseguentemente nel modo in cui viene raccontato dai media. 1. Foto in bassa risoluzione: fino a poco tempo fa solo le fotocamere digitali di elevata qualità potevano realizzare fotografie adatte a una buona resa su carta stampata, ma ormai anche i modelli più abbordabili e perfino gli smartphone e i tablet riescono a realizzare immagini ad alta risoluzione (300 dpi, o ppi). Immagini o video scadenti rischiano di penalizzare molto la percezione dell’evento. 2. Eccesso di informazioni: troppi dati sono come nessun dato, mentre i media vanno messi nella condizione di raccontare al meglio i risultati di un convegno. Se volete divulgare dei contenuti scientifici, prevedete una versione già costruita su misura per i vostri interlocutori. 3. La tentazione della censura: soprattutto con i social, nel caso in cui ci si trovi a fronteggiare commenti critici o recensioni negative, bisogna evitare di non rispondere o peggio ancora rimuovere gli interventi incriminati; al contrario occorre cercare sempre di promuovere un dibattito costruttivo, per quanto possibile.

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DOPO L’EVENTO

Reportistica, chiusure amministrative, pagamenti e ringraziamenti: tutto quello GLIGŧªHEWETIVITIVƈREPM^^EVIYRGSRZIKRS

Come valutare la performance di un evento

Come fare le chiusure contabili 126

Il report finale e i ringraziamenti

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Come pagare relatori e collaboratori 133 Come archiviare la documentazione 135


DOPO L’EVENTO

Come valutare la performance di un evento Come si fa a dire che un evento “è andato bene”? Basta verificare i propri obiettivi “smart”, ovvero specifici, misurabili, accessibili, rilevanti e temporalmente strutturati

QUALCHE ESEMPIO Ipotizziamo che uno degli obiettivi fosse di incrementare il numero di partecipanti iscritti del 10% rispetto all’anno precedente.  Se il nostro congresso ha registrato un +12%, l’obiettivo si può considerare raggiunto e addirittura superato con successo.  Se l’incremento atteso dovesse essere inferiore (ipotizziamo un 5%, positivo ma al di sotto delle aspettative), forse l’obiettivo era troppo ambizioso, oppure qualcosa ha frenato le iscrizioni (la sede o il periodo prescelti, la novità dei format o l’importo della quota).

L’IMPORTANZA DEGLI OBIETTIVI Ora si può capire meglio perché gli obiettivi devono essere “accessibili”, cioè realistici: con gli obiettivi formuliamo delle ipotesi di lavoro che vanno verificate sul campo.  Il metro di valutazione del successo di un evento è molto legato alle aspettative, che a loro volta derivano dall’analisi dei risultati del passato, o di altre manifestazioni consimili.  Se gli obiettivi vengono centrati ciò vuol dire non solo che si è lavorato bene, ma sta anche a significare che gli stessi erano stati ben posti fin dall’inizio, in forma realistica e commisurata alle potenzialità e alle risorse a disposizione.  Può essere più vantaggioso stabilire obiettivi prudenti e registrare con soddisfazione anche un aumento moderato.

STABILIRE I KPI DELL’EVENTO Gli indicatori chiave di prestazione - in inglese Key Performance Indicator - sono dei parametri utili a misurare la performance di un processo aziendale. Può trattarsi di indicatori di qualità, di costo, di tempo o di risultato.

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DOPO L’EVENTO

Qualche possibile esempio legato a un congresso medico-scientifico: Tipologia di KPI

Descrizione

KPI di qualità

Il punteggio medio riportato dai partecipanti a un corso Ecm e la valutazione positiva della qualità percepita.

KPI di costo

Raggiungere il pareggio di bilancio ed eventualmente dei ricavi, così da coprire tutte le spese.

KPI di tempo

L’aumento delle giornate congressuali, la velocità con cui si vendono spazi promozionali, il rispetto delle deadline.

KPI di risultato

Il numero di partecipanti, il numero di abstract, poster e comunicazioni orali, il numero di espositori, il traffico sui social.

Ci sono diversi approcci alla misurazione dei KPI, ed è possibile selezionarli e definirli in maniera soggettiva, purché ragionata e meticolosa. La nozione di KPI è in una certa misura sovrapponibile a quella di obiettivi SMART: si potrebbe affermare che i KPI rappresentano il frutto di obiettivi ben posti.

ASPETTI DA VALUTARE  Quantità o qualità? La domanda è retorica: non è possibile scegliere di privilegiare solo i numeri, i dati oggettivi, o la percezione e la soddisfazione dei partecipanti, che rimane uno dei parametri più importanti, anche se non altrettanto “scientifico”.  Richiedere feedback: la valutazione della qualità percepita rappresenta un vero e proprio atto dovuto - nonché un obbligo di legge, nel caso degli eventi Ecm – oltre a essere sempre vantaggiosa. Far segnalare ai partecipanti quali aspetti dell’evento hanno apprezzato e cosa è da correggere consente una migliore pianificazione per il futuro.  Survey di gradimento: che sia il tradizionale modulo da compilare in sede di evento, oppure inviato via mail o online, un questionario dovrebbe sempre includere voci su due ambiti principali: s elementi tecnico-scientifici: temi affrontati, qualità di docenti e relatori, argomenti su cui si sarebbe desiderato un maggiore approfondimento o una minore insistenza, ecc. s elementi logistici e di servizio: la location, la sede congressuale, il catering, la reperibilità delle informazioni, la competenza del personale, ecc.  Sfruttare app e social: la valutazione dell’evento può essere integrata tra le funzionalità dell’applicazione congressuale; e i commenti sui social sono una risorsa preziosa, se ben alimentati e monitorati (anziché temuti o censurati) per captare il “sentiment” del pubblico.

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Se si giudica un pesce dalla sua abilità di arrampicarsi sugli alberi, lui passerà tutta la sua vita a credersi stupido Anonimo, attribuita ad Albert Einstein

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DOPO Lâ&#x20AC;&#x2122;EVENTO

Il report finale e i ringraziamenti Al termine dellâ&#x20AC;&#x2122;evento è bene divulgare i numeri del congresso e condividerli anche nelle comunicazioni ďŹ nali a partecipanti, sponsor, relatori e partner istituzionali

I DATI RILEVANTI Solitamente un buon report di fine evento dovrebbe includere statistiche su: s.UMERODEIPARTECIPANTITOTALI s.UMERODEIPARTECIPANTIPERSINGOLAPROFESSIONESPECIALITĂ&#x152; s.UMERODEIPARTECIPANTIPERTIPOLOGIADIISCRIZIONESOCI NONSOCI s.UMERODEIPARTECIPANTIPERPROVENIENZA0ROVINCIA 2EGIONEO3TATOESTERO s!BSTRACTCOMPLESSIVIPRESENTATI s!BSTRACTACCETTATI s.UMEROPOSTER s.UMEROPRESENTAZIONIORALI s.UMERODEISIMPOSI s3PONSORPRESENTIALLEVENTO s%SPOSITORI s0ARTNERISTITUZIONALI s!RTICOLIDIGIORNALEDEDICATIALLEVENTORASSEGNASTAMPA s3TATISTICHEDIINTERAZIONESUISOCIALMEDIANUMEROTWEET LIKE POSTPUBBLICATI COMMENTI VISUALIZZAZIONI s.UMERODIDOWNLOADDELLAPPCONGRESSUALE s$IBATTITOGENERATOONLINESUITEMIDELCONVEGNORASSEGNASTAMPADIGITALE s3TATISTICHEDELLEVISITEALSITOWEBDELLEVENTOACCESSITOTALI UTENTIUNICI

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DOPO Lโ€™EVENTO

A CHI INTERESSANO QUESTI DATI? Per il board dellโ€™associazione o lโ€™Ente committente INUMERIRAPPRESENTANOLA MISURADELSUCCESSODELLINIZIATIVA ENELCASOSITRATTIDIUNEVENTODESTINATOA RIPETERSIASCADENZElSSE COMEUNCONGRESSONAZIONALEANNUALE IDATISARAN NOFONDAMENTALIPERIMPOSTAREGLIOBIETTIVIELAPROGRAMMAZIONEDELLEEDIZIONI future. Per lโ€™agenzia organizzatrice ILPROVIDER0COEGLIALTRIFORNITORI IRISULTATIELESTA TISTICHEDELLEVENTOSONOALTRETTANTOIMPORTANTI PERCHรSONOINGRADODIRIVELARE LABONTรŒDELLESCELTESTRATEGICHEEFFETTUATE Per gli sponsor INUMERIDELLEVENTOSONOUTILIADETERMINAREILRITORNODELLINVE STIMENTOEFFETTUATOAFRONTEDIUNADATASOMMAVERSATA LAZIENDASPONSORPOTRรŒ MISURAREILVANTAGGIOOTTENUTORAPPORTANDOLOALNUMERODEIPARTECIPANTITOTALI ALLAVISIBILITรŒMEDIATICAEWEBCOMPLESSIVADELLEVENTO AICONTATTIREGISTRATIPRES SOILPROPRIOSTAND EVIADISEGUITO Per la location HOTELOCENTROCONGRESSUALEnร’UTILECONOSCERELIMPATTODIUN EVENTO DA ESSA OSPITATO IN AGGIUNTA A QUELLI CHE LA RIGUARDANO DIRETTAMENTE COMEILNUMERODICAMEREACQUISTATE LESALEMEETINGOCCUPATE ILNUMEROELA TIPOLOGIADEISERVIZIEROGATI ECCETERA  I relatori e gli stessi partecipanti POSSONO TRARRE UN BENElCIO ANCHE SOLO IN TERMINI DI GRATIlCAZIONE PERSONALE DAL VENIRE A CONOSCENZA DEGLI ESITI DELLA MANIFESTAZIONE

La gratitudine non รจ solo la piรน grande virtรน, ma la madre di tutte le altre Cicerone

COME PRESENTARE I DATI? #ISONODIVERSEPOSSIBILITรŒ PIรกOMENOSTRUTTURATEEPIรกOMENOAEFFETTO  Un semplice elenco da diffondere via mail o pubblicare sul sito o sui social: MOLTOSEMPLICEEFUNZIONALE ANCHESEPOCOACCATTIVANTEDALPUNTODIVISTAVI sivo.  SlideLOSTRUMENTOPIรกCLASSICO MADAUSARECONCURA4ROPPOSPESSOSIVE DONOPRESENTAZIONIFATTEMALEECONPOCACURA2ICORDATESEMPRECHEhLESSIS MOREvLAREGOLAAUREADELDESIGNร’LASEMPLICITรŒ  Visual tellingSENEAVETELAPOSSIBILITรŒ CHIEDETEAUNGRAlCODIELABORARE UNINFOGRAlCAOUNALTROTIPODIPRESENTAZIONECHEUNISCAESTETICAEFUNZIONALITรŒ 3ONO SEMPRE MOLTO APPREZZATE DI LETTURA FACILE E IMMEDIATA E AGGIUNGONO valore ai risultati ottenuti.

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DOPO Lâ&#x20AC;&#x2122;EVENTO

 Video e slideshowASECONDADELBUDGETADISPOSIZIONEEDELLIMPORTANZA DELLEVENTO SIPUÃ&#x203A;REALIZZAREUNPRODOTTOVISIVODICHIUSURAnCHEMAGARIFACCIA ANCHEDATEASINGINVISTADELLEDIZIONESUCCESSIVA.ONSERVONOGRANDIEFFETTI SPECIALI UN VIDEO CON UN MONTAGGIO DEI MOMENTI SALIENTI DELLEVENTO O UNA SERIEDIFOTOGRAlEMONTATEINSEQUENZACONINUMERIINSOVRAIMPRESSIONESONO PIUTTOSTOABBORDABILIEINGRADODICATTURARELATTENZIONE

RINGRAZIAMENTI ¶ UN MOMENTO FONDAMENTALE CHE COMBINA CORTESIA ISTITUZIONALE E PUBBLICHE RELAZIONI.ONÃ&#x2019;UNPUROGESTOFORMALEDIBUONAEDUCAZIONERINGRAZIAREGLI SPONSORCHEHANNORESOPOSSIBILELAMANIFESTAZIONE IVARIPARTNERISTITUZIONALI PERILLOROAPPOGGIO IDOCENTIEIRELATORIPERILLOROFONDAMENTALECONTRIBUTO SCIENTIlCO EGLISTESSIPARTECIPANTI Ã&#x2019;UNMODOPERRINFORZARELARELAZIONECON TUTTILOROECOMUNICARE CONDIVIDENDOLA LASODDISFAZIONEPERESSEREARRIVATIIN FONDOALPROGETTOINTRAPRESO  Includere qualche dato SENZA DUPLICARE IL REPORT VERO E PROPRIO QUALCHE NUMERO SULLANDAMENTO DELLA MANIFESTAZIONE Ã&#x2019; UTILE PER DARE FORZA AL RINGRA ZIAMENTOERIBADIRE IMPLICITAMENTE CHELACOLLABORAZIONEÃ&#x2019;STATAFRUTTUOSA E QUINDIRIPETIBILEINFUTURO

 Un tocco personaleIRINGRAZIAMENTIINGENEREVENGONOPORTIANOMEDELLAS SOCIAZIONECOMMITTENTE ElRMATIDALPRESIDENTEDELCONGRESSOODALCOMITATO SCIENTIlCO)LTONOPIáPERSONALEINGENERERISULTAPIáhCALDOvEMENORIGIDAMEN te formale.  Varie possibilità COMEPERGLIINVITI SIPUÃ&#x203A;SCEGLIEREDIRICORREREAUNAMAIL OAUNPIáTRADIZIONALECARTONCINO AUNACOMUNICAZIONESULSITOEAUNPOST SUISOCIAL OANCHEAUNVIDEO RINGRAZIAMENTO OAUNACOMBINAZIONETRAPIá media.  Restiamo in contattoUNITEAIRINGRAZIAMENTINOTIZIESUPROSSIMIAPPUNTAMEN TI CANALIDIAGGIORNAMENTOSULLEATTIVITÃ&#x152;DELLASSOCIAZIONEORGANIZZATRICEETUTTO CIÃ&#x203A;CHEPUÃ&#x203A;SERVIREAPROMUOVERELADESIONE  Grazie e arrivederciNELCASODEICONGRESSIPERIODICI POI ILMOMENTODEL RINGRAZIAMENTOPUÃ&#x203A;COINCIDEREANCHECONUNPRIMOUFlCIALESAVETHEDATEPER LANNO SUCCESSIVO .ON TRALASCIATE MAI NESSUNA OCCASIONE PER hlDELIZZAREv I partecipanti.

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DOPO L’EVENTO

Come fare le chiusure contabili È fondamentale aver lasciato traccia scritta di tutti gli incassi e le spese, comprese le eventuali variazioni dell’ultimo minuto, e procedere a un riconteggio scrupoloso

LE VOCI IN ENTRATA Anche se conosciamo già da tempo gli importi di iscrizioni e sponsorizzazioni, dobbiamo essere sicuri di tirare le somme sull’ultimo rendiconto aggiornato, che tenga conto anche di La fase di chiusura amministrativa di un evento, e deleventuali cambiamenti. le relative procedure di fatturazione, può essere anche  Quote di iscrizione: calcolare il nupiuttosto lunga. Un grande congresso nazionale con mero effettivo, al netto delle eventuali migliaia di partecipanti e centinaia di espositori può rinunce o annullamenti e quindi degli avere una “coda” di chiusure amministrative piuttosto eventuali rimborsi, se previsti, e con importante, nell’ordine di quattro o cinque mesi. Solo l’aggiunta degli eventuali servizi acuna volta determinati con precisione gli effettivi ricavi cessori pagati dal partecipante. e le spese sarà possibile determinare l’eventuale utile  Sponsorizzazioni e finanziamenti: dell’evento e capire come gestirlo dal punto di vista conè vero che di solito gli importi sono tabile e da quello fiscale. concordati con largo anticipo, e che per gli eventi Ecm i contratti devono essere già siglati e caricati in fase di registrazione, ma sono sempre possibili variazioni dell’ultimo secondo, e in ogni caso le cifre devono essere pienamente corrispondenti.

La lunga “coda” dell’evento

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DOPO L’EVENTO

LE VOCI IN USCITA Preventivi e consuntivi possono non coincidere perfettamente, e bisogna essere certi di aver pagato o rimborsato tutti gli aventi diritto effettivi prima di procedere alla chiusura del bilancio.  Fornitori e allestitori: rispetto a quanto pattuito inizialmente potrebbero esserci state ulteriori richieste, variazioni, aggiunte di servizi dettate da una qualsiasi necessità o imprevisto. Magari è stato necessario aggiungere tavoli e schermi in più o modificare qualcosa negli allestimenti o nel catering, e se ci limitiamo a fare copia e incolla del preventivo nel file del consuntivo potremmo omettere qualcosa.  Compensi dei relatori: se le cifre pattuite possono difficilmente essere soggetti a variazioni, non bisogna escludere nemmeno questa eventualità. Considerando ad esempio le possibili complicazioni derivanti dall’applicazione del D. lgs 165/2001 (di cui abbiamo parlato nel capitolo “Come si coinvolgono i relatori?”), che comportano la necessità di ottenere l’autorizzazione preliminare dell’Ente di afferenza di un dipendente pubblico reclutato come docente, non si può escludere che lo stesso decida di rinunciare al compenso e di intervenire a titolo gratuito, magari per prevenire contenziosi con la sua struttura di appartenenza.  Rimborsi spese: gli interessati inviano la nota spese al Pco o alla tesoreria che gestisce economicamente l’evento. Bisognerà aspettare quindi di aver raccolto tutti i moduli per i rimborsi, inclusi quelli degli eventuali ritardatari, che saranno da sollecitare per tempo. Non sono rari i casi di rimborsi richiesti fuori tempo massimo per dimenticanza, col rischio di aver già provveduto nel frattempo a liquidare tutti gli altri e addirittura a chiudere il bilancio per l’anno di competenza di quell’evento.

IL CONTROLLO INCROCIATO Per essere sicuri di non “perdersi i pezzi” nella stesura del consuntivo è consigliabile un controllo incrociato tra il budget e il centro di costo, in quanto: sChi segue operativamente l’evento ha sempre sotto mano il file del budget steso all’avvio del progetto, in cui aggiorna via via le voci di spesa e ricavo, e i relativi importi. sChi si occupa della contabilità registra, in genere tramite un apposito software amministrativo, tutti i contratti, i preventivi e le fatture relative all’evento. Al termine della manifestazione, i due resoconti dovrebbero coincidere - ma è facile che questo non accada: magari una fattura è andata direttamente in amministrazione senza passare dal project manager, o viceversa è stato chiesto un aggiornamento di preventivo a un fornitore, e l’amministrazione non ne è stata ancora informata. Dal controllo incrociato quindi possono emergere eventuali difformità e diventa relativamente semplice risalire alle origini dei mancati aggiornamenti, così da ottenere alla fine un consuntivo preciso e affidabile.

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DOPO L’EVENTO

Come pagare relatori e collaboratori Il “Jobs Act” prevede che lo staff occasionale sia pagato attraverso i voucher Inps, mentre per i relatori restano validi ritenuta d’acconto o partita Iva

GLI SVILUPPI PIÙ RECENTI La riforma del lavoro nota come “Jobs Act”, ovvero il D.lgs 81/2015, ha introdotto alcune novità che riguardano da vicino il mondo dei congressi e degli eventi in generale, in particolare per quanto concerne l’inquadramento e la retribuzione dei lavoratori subordinati occasionali. Il caso tipico è quello delle hostess e degli steward. Il “Jobs Act” ha individuato nel voucher Inps (cartaceo o telematico) lo strumento per la retribuzione di tali forme di lavoro subordinato occasionale. Il voucher è un buono orario attraverso cui è possibile corrispondere un compenso per un determinato ammontare di ore.

COME FUNZIONANO I VOUCHER? In estrema sintesi: 1. Il committente acquista un carnet di buoni orari per via telematica o presso le rivendite autorizzate, e ne informa la Direzione Territoriale del Lavoro 2. A lavoro compiuto – nel nostro caso, al termine dell’evento - il committente consegna al lavoratore un numero di voucher pari alle ore effettive di lavoro pattuite 3. Il lavoratore cambia i voucher in denaro recandosi presso uno sportello autorizzato (sedi Inps o agenzie per il lavoro) 4. L’ente che effettua il cambio trattiene una quota per sé a titolo di rimborso spese, un’altra quota (pari al 13%) destinata alla gestione separata Inps a titolo di contributi previdenziali, e un’ultima quota (7%) all’Inail per la copertura assicurativa

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DOPO L’EVENTO

AVVERTENZE  Come si vede da questa semplice dinamica, i voucher vanno acquistati e attivati prima dell’evento (nel budget va quindi previsto un anticipo di cassa).  Inoltre, lo stesso committente non può pagare in voucher la stessa persona per una somma superiore a 2.000 euro netti e, dal canto suo, il lavoratore occasionale non può superare, anche con più committenti, la soglia di 7.000 euro netti annui (altrimenti il lavoro non è più considerabile come occasionale).  Se si configura un vero e proprio appalto – se cioè il committente specifica dettagliatamente i servizi richiesti a una società che fornisce hostess e steward – si entra di diritto in un’altra tipologia lavorativa, e non è quindi possibile utilizzare i voucher. Altre formule contrattuali – come il co.co.co – portano a un inevitabile aumento della tassazione.  Si tratta di un fronte ancora in divenire, vista l’introduzione piuttosto recente della legge (giugno 2015, quindi con un solo anno fiscale di rodaggio), per cui sarà opportuno verificare con l’aiuto di un consulente preparato in materia le eventuali evoluzioni nell’applicazione della normativa.

E I RELATORI? I relatori e i tutor possono essere considerati anche loro collaboratori occasionali, ma sono lavoratori autonomi – per di più solitamente iscritti a un Albo professionale – e non subordinati. Il lavoro di hostess e steward è invece da considerarsi a tutti gli effetti “accessorio” – subordinato e occasionale, non autonomo o professionista. Per cui per i relatori si può parlare di contratto di prestazione occasionale d’opera: il soggetto, dietro corrispettivo pattuito tra le parti, assume un incarico senza vincolo di subordinazione e senza alcun coordinamento con la struttura organizzativa del committente stesso, emettendo una ricevuta di prestazione occasionale con ritenuta d’acconto al 20% (se non già titolare di partita Iva).

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DOPO L’EVENTO

Come archiviare la documentazione Sempre meno faldoni e sempre più archivi digitali e cloud computing, per conservare tutti i dettagli sull’evento e poterli consultare per ogni evenienza

NON SI BUTTA VIA NIENTE Due sono i criteri-guida da seguire per una corretta archiviazione di file e documenti:  includere tutto il possibile, così da ricreare una sorta di vademecum completo dell’evento, dalla A alla Z  immaginare di farlo a beneficio di un’ipotetica persona che, senza essersi mai occupata di quell’evento e senza quindi conoscerne nulla (sponsor, argomenti trattati, location prescelta) dovrebbe essere in grado di ricostruire, anche a distanza di qualche anno, il workflow e l’aspetto complessivo del convegno

ARCHIVIAZIONE FISICA Compatibilmente con lo spazio a disposizione e con la mole di documenti cartacei prodotta in relazione al congresso, ecco una breve check-list di ciò che potrebbe essere utile tenere da parte per ogni futura evenienza: R Conservare almeno una copia di tutti gli stampati prodotti:

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DOPO L’EVENTO

s segnaletica s brochure s locandine s programma definitivo s inviti s menu s ringraziamenti s altro R Conservare copia dei materiali formativi distribuiti ai partecipanti (dispense, presentazioni, questionari di valutazione e apprendimento Ecm) R Fatture e ricevute cartacee R Note spese cartacee e relativi giustificativi R Copia dell’attestato-tipo rilasciato (per eventi Ecm) R Copia di tutti i contratti siglati con gli sponsor e i finanziatori R Lista completa degli sponsor e degli espositori R Mappa degli stand espositivi R Elenco degli eventi sociali e delle iniziative accessorie R Note sul catering, menu, riferimenti dei ristoranti utilizzati R Elenco completo dei fornitori contattati, degli eventuali bandi di gara, dei preventivi/consuntivi di ciascun fornitore

A futura memoria Nel caso in cui si lavori per la prima volta con un fornitore o una struttura, alcuni Pco suggeriscono di includere nell’archivio una breve nota personale, a cura del project manager, in cui dà una valutazione sull’operato e sul rapporto qualità/prezzo del fornitore.

A distanza di anni potrebbe essere difficile ricordare con precisione come ci si era trovati: recuperando il dossier dall’archivio, una nota anche molto semplice del tipo “ottimo, nessun problema!”, “da richiamare!” o “assolutamente da non ricontattare!” può essere preziosa.

ARCHIVIAZIONE DIGITALE L’archiviazione informatica non ha problemi di spazio, e con i recenti sviluppi non è difficile procurarsi, con un modico investimento, strumenti hardware (hard disk esterni da almeno 1 terabyte di memoria, ovvero 1.000 gigabyte) o software (cloud computing, servizi di archiviazione e condivisione come Dropbox e simili) utili per conservare a lungo: R File pdf e file esecutivi di tutti gli stampati R File pdf e file esecutivi degli allestimenti - questi difficilmente potrebbero essere conservati fisicamente, visti gli ingombri: s pannelli s totem s fondali s cartelloni s scenografie s vetrofanie s personalizzazioni degli stand s altro

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DOPO L’EVENTO

R Presentazioni Power Point del progetto R Rendering degli allestimenti e altri file grafici R File del budget preventivo e consuntivo R Copia di tutte le fatture e ricevute digitali R Moduli dei rimborsi spese digitali R Tutte le mail inviate e ricevute relative all’evento in questione (file con estensione “.pst” e simili)

ARCHIVIARE I DOCUMENTI ECM La normativa Ecm sancisce che «II provider è tenuto ad archiviare e conservare per cinque anni copia di tutte le documentazioni relative all’assegnazione dei crediti (pag. 12/13 dell’accordo Stato-Regioni del 5 novembre 2009) inclusa la copia degli inviti nominativi da parte degli sponsor, con l’impegno di renderli disponibili, a richiesta, per la CNFC e per il Comitato di Garanzia». Questo comporta un’ulteriore esigenza di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di trovarsi soggetti a sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza.

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Usate la mail come un archivio È utile prestare sempre molta attenzione all’oggetto degli invii, evitando descrizioni troppo generiche come “preventivo” o “aggiornamento budget”, ma specificando sempre il nome dell’evento correlato. Creare cartelle e sottocartelle specifiche può sembrare laborioso all’inizio, ma sul lungo termine si rivela sempre una scelta vincente (ad esempio gli scambi di mail con l’hotel andranno in una cartella specifica, a sua volta contenuta in quella generale del congresso, a sua volta contenuta in quella dell’anno solare o fiscale, ecc.)

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SIAMO IMPEGNATI NELLA RICERCA Siamo sempre alla ricerca delle soluzioni ni più in innovative nnova no ova vati tive iv ve e per per aziende azi azi zien end en de farmaceutiche de far armaceutic e biomedicali, società dro Rosso Healthcare Hea eallth lthcar hcare e NET Congress Con scientifiche e università. Siamo Alessandro & Education, le due anime della divisione Healthcare di Alessandro ro Rosso Group che insieme curano l’organizzazione di congressi e convention con l'utilizzo delle più moderne tecnologie, progetti ECM e di formazione a distanza con l’utilizzo di una innovativa piattaforma web e progetti di marketing e comunicazione. Il nostro team di specialisti sfrutta le sinergie con le altre divisioni del Gruppo, che sono sempre alla ricerca delle soluzioni più efficaci e innovative per soddisfare qualunque esigenza dei nostri clienti.

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AGENZIE PCO, PROVIDER E ALTRI SERVIZI SCHEDE TECNICHE Adria Congrex

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Kama Eventi e Congressi

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Aim Group International

140

L.C. Congressi

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BeTools

141

Lopez Eventi e Congressi

148

Centro Organizzazione Congressi

142

Meet and Work

149

Chrysalis Communication

142

MGM Congress

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Net Congress & Education

150

Promoest

151

Riviera Congressi

152

Studio Exedra

152

Target Motivation

153

Teseo

153

Congress Studio Venezia International 144 CWT Meetings & Events

143

Ega Congresses & Events

145

Eventica

144

Fenicia Eventi

146

Gruppo SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione 147

APPROFONDIMENTI Aim Group International

154

BeTools

156

CEC Comunicazione Eventi Congressi 158 CWT Meetings & Events

160

Formedica

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Meeting Planner

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MP Congressi e Comunicazione

166

MZ Congressi

168

Planning Congressi

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Exclusivevent

171

Studio Visio - Firenze

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SCHEDE TECNICHE

Aree e discipline di specializzazione: t$POHSFTTF"TTPDJBUJPONBOBHFNFOU 1$0 ".$

t$PSQPSBUFNFFUJOHTFEFWFOUJTQFDJBMJ t%FTUJOBUJPONBOBHFNFOU %.$

Nome Agenzia: AIM GROUP INTERNATIONAL Indirizzo: Via G. Ripamonti, 129 â&#x20AC;&#x201C; 20141 Milano Telefono: 02/566011 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@aimgroupinternational.com aimgroupinternational.com www.facebook.com/AIMGroupint Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu â&#x20AC;&#x201C; cell. 335/5315684

t1SPHFUUJFEVDB[JPOBMJ &$. NBOBHFNFOUDPOTVMUJOH

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. â&#x20AC;&#x153;Provider Standardâ&#x20AC;? N° 93 del 04/12/2012

CertiďŹ cazioni: t4JTUFNB(FTUJPOF2VBMJUĂ&#x2039; t4(4o*40 tEFUUBHMJBSFFWFOUVBMJBMUSFDFSUJmDB[JPOJ

Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: t&4)&VSPQFBO4PDJFUZPG)ZQFSUFOTJPO t'.4*'FEFSB[JPOF.FEJDP4QPSUJWB*UBMJBOB

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Amburgo, Berlino, Bruxelles, Budapest, Firenze, Lisbona, Madrid, Milano, Monaco, New York, Parigi, Philadelphia, Praga, Roma, SoďŹ a, Vienna

t4*""35*4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ"OFTUFTJB"OBMHFTJB3JBOJNB[JPOFF5FSBQJB*OUFOTJWB t4*34PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ3FVNBUPMPHJB

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: AstraZeneca t.4% t8PSME#BOL t#SJUJTI$PVODJM t6OJDSFEJU t*M4PMF0SF t4*" t"/*" AIM Group International è presente sul mercato dellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi da oltre 50 anni: il nostro impegno da sempre è focalizzato su servizi di alta qualitĂ per costruire un rapporto di vera partnership con il Cliente e per oďŹ&#x20AC;rire soluzioni innovative e personalizzate che fanno la diďŹ&#x20AC;erenza.

t"VUPHSJMM

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: Tipo di servizi forniti tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tBMUSJTFSWJ[JDSFBUJWJUĂ&#x2039;FDPNVOJDB[JPOFNBOBHFNFOUDPOTVMUJOH

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tUI&VSPQFBO.FFUJOHPO)ZQFSUFOTJPOBOE$BSEJPWBTDVMBS1SPUFDUJPOo.JMBO  +VOF t"*11*8PSME$POHSFTTo.JMBO 4FQUFNCFS t&4$$POHSFTTo3PNF "VHVTU

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: ADRIA CONGREX Indirizzo: Via Sassonia, 30 â&#x20AC;&#x201C; 47922 Rimini Telefono: 0541/305811 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@adriacongrex.it www.adriacongrex.it www.facebook.com/adriacongrex/ Referente Agenzia: Daniele Biondi â&#x20AC;&#x201C; d.biondi@adriacongrex.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n.1783 del 10/10/2014 CertiďŹ cazioni: t4JTUFNB(FTUJPOF2VBMJUĂ&#x2039;*40 4JODFSU6OJUFS

t"MUSFDFSUJmDB[JPOJ.&1" "RVJTUJ*O3FUF1"

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Adria Congrex, un gruppo di professionisti con una forte expertise nel settore dei congressi medico scientiďŹ ci e dellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi. MeticolositĂ , unita a DSFBUJWJUĂ&#x2039;FJOOPWB[JPOF TPOPOFM%/"EJ"ESJB$POHSFYDIFTJFTQSJNFBMNFHMJP OFJQSJODJQBMJDPNQBSUJEFM$POHSFTT.BOBHFNFOU &WFOU%FTJHOFOFMMB$PNVOJ cazione Integrata. Pur abbracciando tutti i segmenti merceologici, nella sua pluri EFDFOOBMFFTQFSJFO[B"DYIBUSPWBUPOFMNFSDBUP.FEJDP4DJFOUJmDP FEJORVFMMP MFHBUPBJ5FOEFSEFMM6OJPOF&VSPQFB JMTVPDPSFCVTJOFTT1FDVMJBSJUĂ&#x2039;EFMOPTUSP tratto, quella di mantenere un dialogo continuo con tutti gli stakeholders del siste NB"[JFOEF 4PDJFUĂ&#x2039;4DJFOUJmDIF &OUJ1VCCMJDJ *TUJUV[JPOJ

Nome Agenzia: beTools Indirizzo:7JB(%F(JPBOOJT $BHMJBSJ Telefono: 070/7967765 e-mail, sito web: oďŹ&#x192;ce@betools.it â&#x20AC;&#x201C; www.betools.it Referente Agenzia: dott.ssa Barbara Argiolas â&#x20AC;&#x201C; bargiolas@betools.it â&#x20AC;&#x201C; 347/2456373 Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: CF5PPMT Ă&#x2019; VOB BHFO[JB EJ DPNVOJDB[JPOF JOUFHSBUB  GPDBMJ[[BUB TVHMJ FWFOUJ F TVM destination management. Supporta i suoi clienti nel delineare la migliore strategia generale di marketing e comunicazione, allâ&#x20AC;&#x2122;interno dei quali lâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione dellâ&#x20AC;&#x2122;evento diviene una delle azioni del progetto di comunicazione e quindi misurabile nei risultati. Attenta al dettaglio e focalizzata sul successo degli obiettivi da SBHHJVOHFSF  CF5PPMT DVSB DPO BUUFO[JPOF UVUUF MF GBTJ EJ QSPHFUUB[JPOF F SFBMJ[[B[JPOFEFMMFWFOUP TFNQSFDPOVOPDDIJPBUUFOUPBMCVEHFU0HHJ QJĂĄEJ JFSJ HMJFWFOUJTPOPDPOEJWJTJPOFFJOUFSB[JPOF QFSRVFTUPCF5PPMTTWJMVQQBDPO JQSPQSJQBSUOFSiIZCSJEFWFOUTwDPOMBVTJMJPEJQJBUUBGPSNFEJHJUBMJJOHSBEPEJ garantire eďŹ&#x192;cienti azioni di networking e condivisione di idee e progetti. Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$.tPSHBOJ[[B[JPOFEJ DPOHSFTTJFEFWFOUJtHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIFt*EFB[JPOFFTWJMVQQPEJ

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Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF Aree e discipline di specializzazione: t$POTVMFO[BFPSHBOJ[[B[JPOFDPOHSFTTVBMF t"TTPDJBUJPO.BOBHFNFOU t&VSP1SPHFUUB[JPOF t$PNVOJDB[JPOF*OUFHSBUB Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t%S"OUPOJP3BWJFMF 7FOJDF"SSIZUINJBT7FOF[JB

t%S.JDIFMF.BTTJNP(VMJ[JB .FEJUFSSBOFBO$BSEJPMPHZ.FFUJOH$BUBOJB

t%S-FPOBSEP$BMĂ&#x203A; 1-"$&1MBUGPSN-BCPSBUPSZ"EWBODFE$BSEJPMPHZ&YQFSJFODF 3PNB

t4*(0 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ(JOFDPMPHJBFE0TUFUSJDJB3PNB

t4*' 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ'BSNBDPMPHJB3JNJOJ

t"/.$0 "TTOF/B[JPOBMF.FEJDJ$BSEJPMPHJ0TQFEBMJFSJ3JNJOJ

t4*$ 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ$BODFSPMPHJB7FSPOB

t*$0.$ *OUFSOBUJPOBM$POGFSFODFPO0SHBOPNFUBMMJD$IFNJTUSZ'JSFO[F

t3JNJOJ'JFSB t'30/5&9&VSPQFBO6OJPO"HFODZ Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t'30/5&98PSLJOH.FFUJOHSFHBSEJOHUIFJNQMFNFOUBUJPOPGUIF'VUVSFPG Border Checks Pilot t'3"&VSPQFBO6OJPO"HFODZGPS'VOEBNFOUBM3JHIUTo.FFUJOH8JUI/BUJPOBM 4UBLFIPMEFST 8JFOo 

t$POHSFTTP/B[JPOBMF$BTTBGPSFOTF 3JNJOJo 

QSPHFUUJEJDPNVOJDB[JPOFJOUFHSBUBt#SBOEJOH$PSQPSBUF*EFOUJUZt8FC *OUSBOFUEFWFMPQNFOUt.PCJMF"QQTJ04"OESPJEt.PUJPO(SBQIJDTt$PSQPSBUF &WFOUT%FTJHOBOE4UBHJOHt4PDJBM.FEJBNBSLFUJOH Aree e discipline di specializzazione: 'BSNBDJB0ODPMPHJB$IJSVSHJB.FEJDJOB(FOFSBMF Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: Sifac, SocietĂ Italiana di Farmacia Clinica Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ5SJFTUFt6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ$BHMJBSJt6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ.JMBOPt4PDJFUĂ&#x2039; *UBMJBOBEJ$IJNJDBEFHMJ"MJNFOUJt4JGBD 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ'BSNBDJB$MJOJDBt 1SPWJODJBEJ$BHMJBSJt*TSF *TUJUVUP3FHJPOBMF&UOPHSBmDPo3FHJPOF4BSEFHOBt 0ODPMPHJDB-UEt*OOPWBUJWF.FEJB*OD Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t$POHSFTTP/B[JPOBMFEJ$IJNJDBEFHMJ"MJNFOUJ t$POHSFTTP/B[JPOBMFEFMM"TTPDJB[JPOF*UBMJBOBEFJ$PTUJUV[JPOBMJTUJ t.BTUFST*OUFSOB[JPOBMJ*UBMJB4QBHOB

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SCHEDE TECNICHE

Ciò ha consentito di mantenere la clientela ďŹ delizzata, di godere del know how acquisito in tutti gli anni di attivitĂ , di avere uno standard qualitativo immutato La attivitĂ  di Provider ECM rappresenta il 90% dellâ&#x20AC;&#x2122;attivitĂ  svolta Nel campo della formazione uniamo alla serietĂ  una particolare sensibilitĂ  ad intercettare il fabbisogno formativo. Tutto ciò è molto apprezzato da chi desidera poter avere un momento formativo capace di incidere sulla propria crescita professionale

Nome Agenzia: CENTRO ORGANIZZAZIONE CONGRESSI Indirizzo: sede legale, Via San Pancrazio, 4 - 98039 Taormina (Me) sede operativa, Via Miss Mabel Hill, 9 - 98039 Taormina (Me) sede di rappresentanza, Via Val Maggia, 136 - 00141 Roma Telefono: 0942/24293 e-mail, sito web: info@centrocongressi.biz www.centrocongressi.biz Referente Agenzia: Carola Calandruccio carolacalandruccio@centrocongressi.biz Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 2263 - 24.01.2012 CertiďŹ cazioni: Sistema Gestione QualitĂ : UNI EN ISO 9001:2008, settori 35-37 n° CENT1265Q1501 Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Lo Studio ha una esperienza professionale nel campo degli eventi scientiďŹ ci piĂš che quarantennale ed ha goduto del privilegio di un cambio generazionale interno alla struttura

Nome Agenzia: CHRYSALIS COMMUNICATION Indirizzo: Via Serio, 6 â&#x20AC;&#x201C; 20139 Milano Telefono: 02/58430422 e-mail, sito web: www.chrysalis.it l.ferrari@chrysalisweb.it Referente Agenzia: Lorena Ferrari â&#x20AC;&#x201C; 348/6049899 â&#x20AC;&#x201C; l.ferrari@chrysalisweb.it Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Dove nascono le idee Il gruppo Chrysalis si propone come partner strategico per la comunicazione aziendale e fa dellâ&#x20AC;&#x2122;essere al passo con i tempi una sua prerogativa. Il mondo della comunicazione è in continuo cambiamento ed è per questo che il HSVQQP$ISZTBMJT GPSUFEJRVBTJBOOJEJBUUJWJUĂ&#x2039; TJQSPQPOFDPNFVOBWFSBF propria oďŹ&#x192;cina di idee e di professionisti in grado di proporre un nuovo modello di business al servizio dei clienti. Il gruppo si propone infatti quale partner ideale a cui aďŹ&#x192;dare la propria immagine aziendale e lâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione dei propri eventi, secondo una ďŹ losoďŹ a che pone al centro lâ&#x20AC;&#x2122;attenzione e la cura per i dettagli e che è valsa a Chrysalis il riconoscimento di realtĂ sempre al passo con i tempi, un sinonimo di coerenza e aďŹ&#x192;dabilitĂ .

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Tipo di servizi forniti tprogettazione ed erogazione di attivitĂ formativa ECM torganizzazione di congressi ed eventi tgestione di Segreteria Delegata per Associazioni ScientiďŹ che taltri servizi : gestione della comunicazione, qualsiasi servizio tecnico professionale, logistica, progetti di marketing Aree e discipline di specializzazione: Tutte le discipline mediche e paramediche Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: AIORAO, SEMORI, SIAPAV Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: UniversitĂ  degli Studi di Catania, UniversitĂ  degli Studi di Messina, UniversitĂ  degli Studi di Palermo, Policlinico Universitario di Catania, Policlinico Universitario di Messina, Ospedale di Taormina, Alfa Wassermann, PďŹ zer, Eli Lilly, Bayer Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: tUI*OUFSOBUJPOBM.FFUJOHPO.FUBCPUSPQJD(MVUBNBUF3FDFQUPSTo5BPSNJOB  TFUUFNCSFPUUPCSF t7BTDVMBS&OEPUIFMJBM(SPXUI'BDUPSB5BSHFUGPS*OOPWBUJWF5IFSBQFVUJD *OUFSWFOUJPOo$BUBOJB BQSJMF tUI.FFUJOHPGUIF4PDJFUZGPS/BUVSBM*NNVOJUZo5BPSNJOB PUUPCSF

La qualitĂ del servizio e lâ&#x20AC;&#x2122;etica professionale sono i pilastri su cui Chrysalis fonda la propria identitĂ , costruita passo a passo grazie al coraggio imprenditoriale e il continuo sviluppo della creativitĂ  che caratterizzano il gruppo e permettono allâ&#x20AC;&#x2122;afďŹ atato team di trasformare unâ&#x20AC;&#x2122;idea in una â&#x20AC;&#x153;creaturaâ&#x20AC;? unica. Ă&#x2C6; cosĂŹ che prendono vita eventi di impatto spettacolare, costruiti su misura per ogni singola realtĂ , utilizzando le tecnologie piĂš innovative. 1FSQJDDPMJPHSBOEJDIFTJBOP MPCJFUUJWPSJNBOFMPTUFTTPDSFBSFNPNFOUJJOEJNFOticabili per i clienti. In particolare Chrysalis si occupa di B2B per grandi e piccoli eventi (progettazione, realizzazione, cura della regia dellâ&#x20AC;&#x2122;evento, comunicazione istituzionale); marketing territoriale di promozione del B2C (store activation, guerriglia marketing, temporary shop, roadshow, etc.); produzione e post-produzione video; ideazione e realizzazione dellâ&#x20AC;&#x2122;immagine coordinata; progettazione e sviluppo di soluzioni scenograďŹ che; valorizzazione delle presentazioni aziendali; social media marketing; location e attivitĂ  di logistica; sviluppo di applicazioni web e applicazioni mobile. Tipo di servizi forniti Organizzazione di congressi ed eventi in italia e allâ&#x20AC;&#x2122;estero; Convention e meeting aziendali, lanci di prodotto, open day, family day, road show, conferenze stampa e media events; Logistica assistenza delegazioni viaggi incentive; Realizzazioni graďŹ che e progettazioni sceno-tecniche; Stand e allestimenti; regia Aree e discipline di specializzazione: 'BSNBDFVUJDPoFTUFUJDBoNFEJDBMFoNPEBoEFOUBMF Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: "TUSB[FOFDB #PFISJOHFS*OHFMIFJN $PMPQMBTU %PNQĂ&#x2019; &MJ-JMMZ (JMFBE ,ZPXB ,JSJO .FS["FTUIFUJDT /PWBSUJT Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t7BSJMBODJEJJNQPSUBOUJQSPEPUUJJOBNCJUPQIBSNBFNFEJDBMF t*NQPSUBOUJEFMFHB[JPOJBDPOHSFTTJ TUBOET DPOGFSFO[FTUBNQB GBNJMZEBZ DFOF sociali

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Nome Agenzia: CWT MEETINGS & EVENTS (Carlson Wagonlit Italia) Indirizzi: Firenze - Via Panciatichi, 38/5 - 50127 Milano - Via Vespucci, 2 - 20124 Torino - Corso Orbassano, 336 - 10137 Roma - Via Benigni, 25 â&#x20AC;&#x201C; 00156 Telefono: 055/09491111 (per tutte le sedi) e-mail, sito web, pagina Facebook: eventsitalia@cwt-me.com â&#x20AC;&#x201C; sales_milano@cwt-me.com sales.supportroma@cwt-me.com www.cwt-meetings-events.it CWT Meetings & Events Italia Referente Agenzia: Armando Mastrapasqua, Senior Director CWT Meetings & Events Italia; armando.mastrapasqua@cwt-me.com â&#x20AC;&#x201C; cell. 345 2422441 Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Dalle idee ai risultati. Il nostro compito è aďŹ&#x192;ancare le aziende nella creazione di eventi eďŹ&#x192;caci e coinvolgenti che sappiano garantire il raggiungimento degli obiettivi desiderati. PerchĂŠ la creativitĂ vada di pari passo con il ROI. *MUFBNJUBMJBOPEJPMUSFQSPGFTTJPOJTUJ NPUJWBUJFTQFDJBMJ[[BUJ QVĂ&#x203A;DPOUBSFTVMMB GPS[BEJVOHSVQQPQSFTFOUFJO1BFTJFDIFSFBMJ[[BPHOJBOOPQJĂĄEJFWFOti. Ma ogni progetto, dal piccolo meeting alla convention, al congresso medico, è rigorosamente custom-made. Le attivitĂ  di CWT M&E si focalizzano sullâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione degli eventi a ciclo DPNQMFUPEBMMJEFB[JPOFBMMBQJBOJmDB[JPOF EBMMBDPNVOJDB[JPOFBMMBSFBMJ[[B[JPne operativa. In particolare, CWT M&E supporta le aziende negli aspetti logistici e organizzativi, nella reportistica e nellâ&#x20AC;&#x2122;ottimizzazione dei budget, garantendo al contempo creativitĂ  e innovazione per trasformare idee e obiettivi in una realtĂ  memorabile. Un focus di attenzione speciďŹ co è riservato agli eventi dellâ&#x20AC;&#x2122;ambito Healthcare. La grande professionalitĂ  maturata nel corso degli anni nel mercato medico, biomedicale e farmaceutico e la richiesta di servizi da parte di molte aziende del settore hanno spinto, infatti, CWT M&E a creare un team dedicato. Si tratta di una struttura ďŹ&#x201A;essibile, ed estremamente specializzata, capace di gestire, con lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo di tecnologie allâ&#x20AC;&#x2122;avanguardia, tutti gli eventi delle societĂ  del mondo Healthcare, anche in totale outsourcing, assicurando il rispetto delle procedure e delle linee guida aziendali. La specializzazione nel settore garantisce il costante aggiornamento sulle complesse normative e disposizioni ministeriali e permette di ottimizzare al massimo i processi e le spese delle aziende.

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CertiďŹ cazioni: Sistema Gestione QualitĂ : certiďŹ cazione ISO 9001/2015 rilasciata da TĂ&#x153;V Rheinland Tipo di servizi forniti tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$.JOQBSUOFSTIJQDPOQSPWJEFS accreditati tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF tBMUSJTFSWJ[J(FTUJPOFSFQPSUJTUJDBJOBNCJUPDPNQMJBODF&'1*" Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: #BZFS $PWJEJFO #JPHFO*EFD %JB4PSJO %PNQĂ&#x2019;'BSNBDFVUJDJ (SVQQP.FOBSJOJ  'JEJB'BSNBDFVUJDJ ,FESJPO -JMMZ -JWBOPWB .PMUFOJ'BSNBDFVUJDJ 1m[FS Eventi di particolare rilievo organizzati nellâ&#x20AC;&#x2122;ultimo anno: tBOOJ#VPO$PNQMFBOOP-JMMZ QBSUFDJQBOUJ 4FTUP'JPSFOUJOP  1SFTT $POGFSFODFBOOJEJJNQFHOPQFSNJHMJPSBSFMBWJUBo-JMMZ QBSUFDJQBOUJ  4FTUP'JPSFOUJOP

t1$3-7$POHSFTT&EXBSET-JGFTDJFODFT QBSUFDJQBOUJ -POESB

t)BFNPQIJMJB(MPCBM4VNNJU1m[FS QBSUFDJQBOUJ .BESJE  1&):FBS&OE .FFUJOH1m[FS QBSUFDJQBOUJ #BWFOP

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Nome Agenzia: Congress Studio Venezia International Indirizzo: Via Giordano Bruno, 29 30174 Venezia Mestre Telefono: 041/951112 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@congressvenezia.it www.congressvenezia.it www.facebook.com/congressvenezia Referente Agenzia: Patrizia Pala Cariello â&#x20AC;&#x201C; cell. 348/8124567 â&#x20AC;&#x201C; p.cariello@congressvenezia.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): nr. 1422 del 24/01/2012 CertiďŹ cazioni: t4JTUFNB(FTUJPOF2VBMJUĂ&#x2039;*40 t$.1 $FSUJmFE.FFUJOH1SPGFTTJPOBM $FSUJmDB[JPOFBUUSJCVJUBEBM$POWFOUJPO Industry Council t.&1" "DRVJTU*O3FUF1"

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Congress Studio Venezia International fornisce tutti i servizi necessari per organizzare con successo congressi, meeting e convegni, convention, simposi, programmi sociali e culturali. Le sue risorse umane sono sempre propositive verso le esigenze di tutti i clienti ed oďŹ&#x20AC;rono la collaborazione di un gruppo di professionisti altamente qualiďŹ cati e costantemente orientati alla loro piena soddisfazione, assicurando risposte su misura per ogni tipo di evento, e la capacitĂ di risolvere eventuali problemi con rapiditĂ  e scioltezza. Congress Studio è consapevole della responsabilitĂ  sociale di ogni impresa e si sforza di operare in modo etico,

Nome Agenzia:&7&/5*$" Indirizzo:7JB3VCJDPOF o3PNB Telefono: 391/3202022 e-mail, pagina Facebook: info@eventica.info XXXGBDFCPPLDPN&7&/5*$"43- Referente Agenzia: "OUPOJP(PMPTJP agolosio@eventica.info, tel. 391/3202022 CertiďŹ cazioni: "CJMJUB[JPOFBM.FSDBUPFMFUUSPOJDPQFSMB1VCCMJDB"NNJOJTUSB[JPOF BMMBTF[JPOFi4FSWJ[JQFS&WFOUJFQFSMB$PNVOJDB[JPOFw DPO1SPWWFEJNFOUP OEFM.JOJTUFSPEFMM&DPOPNJBFEFMMF'JOBO[F

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: EventiCA nasce a Roma grazie alla forte expertise piĂš che ventennale del suo staďŹ&#x20AC; nel settore dei congressi medico scientiďŹ ci e nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi. EventiCA apporta Precisione, CreativitĂ ed Innovazione ad ogni progetto, per dare un valore aggiunto ai vostri meeting.

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nel rispetto dellâ&#x20AC;&#x2122;ambiente e delle persone, collaboratori, fornitori, clienti, cui si propone come azienda corretta, semplice e trasparente, concentrata su ciò che è veramente utile. Tipo di servizi forniti tprogettazione e erogazione di attivitĂ formative ECM torganizzazione di congressi ed eventi tgestione associazioni scientiďŹ che torganizzazione programmi sociali e di intrattenimento torganizzazione visite culturali e programmi speciali per delegazioni e partecipanti Aree e discipline di specializzazione: Tutte le aree e discipline delle Professioni Mediche Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: tPhlebosophy: OďŹ&#x20AC;ering instruments to create network in phlebology â&#x20AC;&#x201C; 23-24 Settembre 2016 Venezia (VE) tI° Congresso di chirurgia della mano. Traumi e problemi alle mani: cosa avrei sempre voluto sapere... â&#x20AC;&#x201C; 17 Settembre 2016, Ortiseiâ&#x20AC;&#x201D;St. Ulrich (BZ) t3°CardioVenice. Sindromi miocardiche acute: non solo Aterosclerosi Coronarica. Il caso clinico in cerca di una sua linea guida â&#x20AC;&#x201C; 1 Dicembre 2015 Mestre(VE) tIDBN Foundation Conference. Italian Digital Biomanufacturing Network . Nuove frontiere nellâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo delle stampanti 3D in medicina â&#x20AC;&#x201C; 19 Giugno 2015 Centro Congressi Istituto IOR (BO)

Ci occupiamo della gestione dellâ&#x20AC;&#x2122;evento dalla pianiďŹ cazione allo sviluppo, proponendo sedi congressuali, location prestigiose ed esclusive e sedi storiche per utilizzo congressuale, grazie ad una ďŹ tta rete di convenzioni eďŹ&#x20AC;ettuate in tutto il territorio nazionale. Saremo lieti di suggerire i migliori servizi di catering, per coďŹ&#x20AC;ee break e business lunch, cosĂŹ come le migliori location per la cena grazie ad un percorso di ricerca intrapreso negli anni. OďŹ&#x20AC;riamo il nostro contributo per Hotel accomodati degli ospiti, biglietteria viaggi e gli eventuali transfer da e per le sedi congressuali. EventiCA vi supporterĂ anche nella gestione dei relatori /key opinion leader, brieďŹ ng meeting rehearsal, costruzione dellâ&#x20AC;&#x2122;agenda e preparazione di diapositive.

Tipo di servizi forniti t0SHBOJ[[B[JPOFEFMMBMPHJTUJDBEJTVQQPSUPBHMJFWFOUJGPSNBUJWJ&$.HFTUJUJEB Provider t0SHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ "EWJTPSZ#PBSEF1BOFM&YQFSU t"MMFTUJNFOUPTUBOE t(FTUJPOFBUUJWJUĂ&#x2039;DPOBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF t-BODJEJQSPEPUUPFDPOWFOUJPOB[JFOEBMJ t1PTU.FFUJOH3FQPSUJO*UBMJBOP *OHMFTFF'SBODFTF t6ĂŚDJP4UBNQBF.FEJB 1VCCMJDJUĂ&#x2039;

Aree e discipline di specializzazione: t.VMUJEJTDJQMJOBSF DPOQBSUJDPMBSFGPDVTJO0GUBMNPMPHJB $BSEJPMPHJB .FEJDJna Estetica, Urologia.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: XX IMAGE MEETING Rome 2017

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia:&("o$POHSFTTFT&WFOUT Indirizzo:7JBMF5J[JBOP o3PNB'PSP#VPOBQBSUFo.JMBOP Telefono: 06/32812.1 e-mail, sito web, Twitter, pagina Facebook: gare@ega.it â&#x20AC;&#x201C; www.ega.it @ega_worldwide https://www.facebook.com/egaworldwidecongressesevents Referente Agenzia: $BSMB#VHMJ 4FOJPS"DDPVOU cell. 348/4983304 â&#x20AC;&#x201C; email: bugli@ega.it "SJFMMB/FVTUBEU 4FOJPS1SPKFDU.BOBHFS cell. 366/6766839 â&#x20AC;&#x201C; email: neustadt@ega.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 â&#x20AC;&#x201C; 23 giugno 2013 CertiďŹ cazioni: t4JTUFNB(FTUJPOF2VBMJUĂ&#x2039;6/*&/*40 t$FSUJmDB[JPOF3FTQPOTBCJMJUĂ&#x2039;"NNJOJTUSBUJWBEFMMF*NQSFTF%-HT t*"1$02VBMJUZ1SPHSBNNF"DDSFEJUFE

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Ega dal 1965 organizza eventi e congressi dâ&#x20AC;&#x2122;importanza nazionale ed internazionale. Fondata da Emma Aru, attuale presidente, pioniera della nascita del settore congressuale in Italia è oggi guidata dalla prof.ssa Claudia Golinelli, professore ordinario di Management degli Eventi allâ&#x20AC;&#x2122;UniversitĂ di Roma Tor Vergata, leader di un team di oltre 30 professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi unâ&#x20AC;&#x2122;esperienza memorabile. La formazione continua certiďŹ cata da IAPCO, la dimensione internazionale costituita dalla membership ad INCON presente in 32 paesi e 72 cittĂ  del mondo e la propensione allâ&#x20AC;&#x2122;ascolto e allâ&#x20AC;&#x2122;innovazione continua fanno di Ega non solo un PCO classico, ma un vero e proprio partner dei protagonisti del mondo medico scientiďŹ co per costruire vere e proprie community basate sul knowledge sharing. Oltre al settore medico-scientiďŹ co, Ega vanta best practice nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi governativi ed istituzionali, eventi corporate e concerti aperti al pubblico. Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFEFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$.SFTJEFO[JBMJF'"% tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF t'VOE3BTJOH Aree e discipline di specializzazione: tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare chirurgia generale, gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, ortopedia, trapianti dâ&#x20AC;&#x2122;organo dopo chirurgia generale

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Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: t4*50 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOB5SBQJBOUJE0SHBOP  t4*'0 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ'BSNBDJB0TQFEBMJFSBFEFJTFSWJ[JGBSBNDFVUJDJ delle Aziende Ospedaliere)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t$PNVOFEJ.JMBOP t&YQP4Q" t'FSSPWJFEFMMP4UBUP*UBMJBOF t'POEB[JPOF*UBMJBOB1SPNP[JPOF5SBQJBOUJE0SHBOP t'POEB[JPOF1PMJDMJOJDP(FNFMMJ t-PUUPNBUJDB t.JOJTUFSPEFMMB4BMVUF t1SFTJEFO[BEFM$POTJHMJPEFJ.JOJTUSJ t3FHJPOF-PNCBSEJB t3FHJPOF1VHMJB t4BQJFO[B6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ3PNB t6OJWFSTJUĂ&#x2039;$BUUPMJDBEFM4BDSP$VPSF

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t$POHSFTTP/B[JPOBMF4*'0 

t$POHSFTTP/B[JPOBMFEFMMB4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOB5SBQJBOUJE0SHBOP  2014) t#PDFMMJ;BOFUUJ/JHIU 

t/POB4JOGPOJBEJ#FFUIPWFO$PODFSUPEFMMB'JMBSNPOJDBEFMMB4DBMB 

tUI*OUFSOBUJPOBM.FFUJOHGPS1FBDF5JSBOB 

t8PSME$POHSFTTPO3BJMXBZ3FTFBSDI 

t&YQP.JMBOP 8PNFOT'PSVN /BUJPOBM%BZ FWFOUJ1BEJHMJPOF*UBlia, Convention Nazionale Coldiretti, Cerimonia di Chiusura) t&03/"&VSPQFBO0QFSBUJOH3PPN/VSTFT"TTPDJBUJPO 

t&"0$POHSFTT 

t&630*OGPSNT+PJOU*OUFSOBUJPOBM$POGFSFODF 

t#*38PSME3FDZDMJOH$POWFOUJPO&YIJCJUJPO 

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: FENICIA EVENTI Indirizzo: Via Giuseppe Spataro, 65 â&#x20AC;&#x201C; 00155 Roma Telefono: 06/87756773 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@fenicia-events.eu www.fenicia-events.eu www.facebook.com/feni.ciaevents/ Referente Agenzia: Cristiana Petta cpetta@fenicia.events - cell. 327/6937459

Aree e discipline di specializzazione: tOFGSPMPHJB tFOEPDSJOPMPHJB tOVUSJ[JPOFBSUJmDJBMF tMJDFOTJOHB[JFOEFEFMTFUUPSFGBSNBDFVUJDP

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): SanitĂ in Formazione spa 2506 Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: CertiďŹ cazioni: Sistema Gestione QualitĂ 

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Fenicia Eventi con sede operativa in Roma, è nata nel 2013 da unâ&#x20AC;&#x2122;idea dei suoi attuali Soci, personale qualiďŹ cato da anni di esperienza nel campo dellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione congressuale e delle pubbliche relazioni. Fenicia ha operato una scelta strategica nel settore congressuale sviluppando nuove partnership commerciali per unâ&#x20AC;&#x2122;impresa di organizzazione congressuale giovane e dinamica. Chiarezza nellâ&#x20AC;&#x2122;analisi, tempestivitĂ nelle scelte, visione precisa dellâ&#x20AC;&#x2122;obiettivo. Massima autonomia operativa ed un approccio imprenditoriale: questa la mission che si traduce in una consulenza realmente completa, insieme strategica e operativa, per la soluzione di ogni esigenza di comunicazione.

)-(*UBMZ

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t/VUSJDJB t'SFTFOJVT,BCJ t'SFTFOJVT.FEJDBM$BSF t"LFSO t"CCPUU/VUSJUJPO t#CSBVO"WJUVN

Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFEFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. TJ  tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ TJ  tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF TJ  altri servizi: tHFTUJPOFTPDJBMOFUXPSLFSBTTFHOFTUBNQBQFSTPDJFUĂ&#x2039;TDJFOUJmDIFFDMJOJDIF mediche. t-JOFBHSBmDBFTFSWJ[JFEJUPSJBMJ t4VQQPSUJUFDOPMPHJDJ t*ODFOUJWF$POWFOUJPO7JBHHJDPOHSFTTVBMJ t"HFO[JBEJIPTUFTT 4UFXBSU 5PVS-FBEFS

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t4IJSF t(BEB(SPVQ

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t$BSEJPOFGSPMPHJB t5IF5IJSE*OUFSOBUJPOBM3FOBM.FFUJOHBOE.BZP$MJOJDEBZJO4BSEJOJB t97***$POWFHOPEFM(SVQQPEJ4UVEJPEJ%JBMJTJ1FSJUPOFBMF

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: GRUPPO SC - Studio Congressi Servizi per la Comunicazione Indirizzo: Via Napoleone Colajanni, 4 â&#x20AC;&#x201C; 00191 Roma Telefono: 06/3290250 e-mail, sito web: sc@scstudiocongressi.it www.grupposc.com Referente Agenzia: Stefania Cardarelli â&#x20AC;&#x201C; Loredana Cardarelli Tel. 06/3290250 â&#x20AC;&#x201C; sc@scstudiocongressi.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N. 980 24/11/2014 CertiďŹ cazioni: t4JTUFNB(FTUJPOF2VBMJUĂ&#x2039;*40 t$FSUJmDB[JPOFQFS1SPHFUUB[JPOFFEPSHBOJ[[B[JPOFEJFWFOUJGPSNBUJWJFDPOHSFTTVBMJ t$FSUJmDB[JPOFQFS&SPHB[JPOFTFSWJ[JEJTFHSFUFSJBQFSTPDJFUĂ&#x2039;TDJFOUJmDIF Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: (361104$4SM4UVEJP$POHSFTTJ4FSWJ[JQFSMB$PNVOJDB[JPOFTJBWWBMFEJ QFSTPOBMFTUSVUUVSBUP BMUBNFOUFQSPGFTTJPOBMFFQVĂ&#x203A;GPSOJSFUVUUBMBHBNNBEFJ TFSWJ[JOFDFTTBSJQFSMBSFBMJ[[B[JPOFEJFWFOUJFNBOJGFTUB[JPOJTDJFOUJmDIFFPDVMUVSBMJFPQFSBTJBDPNFDPOTVMFOUFQFSNBOFOUFEJ4PDJFUĂ&#x2039;4DJFOUJmDIF GPSOFOEP i diversiďŹ cati servizi di segreteria gestionale, organizzazione eventi, campagne di DPNVOJDB[JPOF TJBQFS0SHBOJ[[B[JPOJF*NQSFTFQFSMPTWPMHJNFOUPEJJOJ[JBUJWF

Nome Agenzia: KAMA EVENTI E CONGRESSI Indirizzo: Via Bacone, 4 â&#x20AC;&#x201C; 09134 Cagliari Telefono: 070/301352 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@kamaeventi.com www.kamaeventi.com kamaeventi.cagliari Referente Agenzia: Clara Pili Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Siamo convinti che solo una persona appassionata sia in grado di lavorare con le altre. E che solo le persone che sanno collaborare possono dare alla propria azienEBRVFMWBMPSFBHHJVOUPDIFQVĂ&#x203A;GBSFMBEJĂĽFSFO[B ÂľQFSRVFTUPDIFDPOTJEFSJBNPJMOPTUSPTUBĂĽFJOPTUSJDPMMBCPSBUPSJVOBSJTPSTB GPOEBNFOUBMFFVOWBMPSFJOFTUJNBCJMFTJBQFSMBOPTUSBSFBMUĂ&#x2039; DIFQFSJOPTUSJDMJFOUJ %JFUSPPHOJFWFOUPDIFPSHBOJ[[JBNP EJFUSPBJOVNFSJ BJUFNQJ BJDPTUJ DJTPOP TFNQSFMFQFSTPOFDPOEFTJEFSJQJDDPMJFHSBOEJEBSFBMJ[[BSFFEBTPEEJTGBSF 1FSSFOEFSFPHOJFWFOUPVOJDP FNP[JPOBOUFFJOEJNFOUJDBCJMF -B,BNB&WFOUJF$POHSFTTJĂ&#x2019;VOBTPDJFUĂ&#x2039;EJTFSWJ[JDIFPQFSBEBMOFMTFUUPSF EFJDPOHSFTTJ FWFOUJFDPNVOJDB[JPOF*MOPTUSPPCJFUUJWPĂ&#x2019;MBQSPHFUUB[JPOF MPSganizzazione e la realizzazione di eventi congressuali, ďŹ eristici e pubblicitari, corsi, TFNJOBSJFDPOWFOUJPOB[JFOEBMJ-BOPTUSB&RVJQFEJMBWPSPĂ&#x2019;GPSNBUBPMUSFDIFEB SJTPSTFJOUFSOF EBTJOFSHJFDSFBUFDPOQSPGFTTJPOJTUJEBOPJTFMF[JPOBUJFBMUBNFOUF qualiďŹ cati, con i quali si è instaurato negli anni un consolidato rapporto di collaboSB[JPOF4JBNPJOHSBEPEJPĂĽSJSFJMOPTUSPLOPXIPXQFSMPSHBOJ[[B[JPOFEJVOWFOUP

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e azioni mirate nel campo congressuale e della comunicazione con lâ&#x20AC;&#x2122;obiettivo di rispondere alle esigenze della comunitĂ scientiďŹ ca, nonchĂŠ al desiderio di conoscenza dei pazienti e della popolazione. /FMDPSTPEFHMJBOOJMBTPDJFUĂ&#x2039;IBDVSBUPDFOUJOBJBEJDPOWFHOJFEFWFOUJDPOBQQVOtamenti che hanno superato i 6000 partecipanti, oltre a campagne pubblicitarie, DBNQBHOFEJOGPSNB[JPOFQFSJMQVCCMJDP TFSWJ[JEJFEJUPSJBPOMJOF TFSWJ[JEJ6ĂŚDJP TUBNQB BUUJWJUĂ&#x2039;EJGVOESBJTJOH (361104$IBVOTJTUFNBEJHFTUJPOFQFSMBRVBMJUĂ&#x2039;TFDPOEPMBOPSNB6/*&/*40 SFMBUJWBBMMB1SPHFUUB[JPOFFPSHBOJ[[B[JPOFEJFWFOUJGPSNBUJWJFDPOHSFTsuali e allâ&#x20AC;&#x2122;erogazione di servizi di segreteria per societĂ  scientiďŹ che. (361104$Ă&#x2019;1307*%&345"/%"3% DPOJMDPEJDFJEFOUJmDBUJWPOÂĄFGPSOJTDFBMMF"TTPDJB[JPOJ4DJFOUJmDIFFBHMJ0QFSBUPSJEFMTFUUPSFNFEJDPTDJFOUJmDPVO TFSWJ[JPEJGPSNB[JPOFDPNQMFUPJOBVMBFPOMJOFQFSMBQSPHFUUB[JPOFFEFSPHB[JPOF EJTFSWJ[JJOFSFOUJBMMFBUUJWJUĂ&#x2039;EJGPSNB[JPOFDPOUJOVBJONFEJDJOB &$. GPSNB[JPOF 3&4F'4$F'"% IUUQXXXFDNGBETPDJJU  Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF tBMUSJTFSWJ[J$PNVOJDB[JPOF 6ĂŚDJ4UBNQB 1VCCMJDJUĂ&#x2039; &EJUPSJBPOMJOF TVQQPSUP Studi ScientiďŹ ci Aree e discipline di specializzazione: (BTUSPFOUFSPMPHJB &QBUPMPHJB $IJSVSHJB 6SPMPHJB "OESPMPHJB 3BEJPMPHJB  /VUSJ[JPOFF"MJNFOUB[JPOF Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: 'JTNBE "JHP 4JFE 4JHF dalla ideazione alla realizzazione ďŹ nale, con una cura minuziosa di tutti gli aspetti. i'MFTTJCJMJUĂ&#x2039;wĂ&#x2019;MBOPTUSBQBSPMBDIJBWF$FSDIJBNPJOGBUUJEJBEFHVBSFMBOPTUSB esperienza allâ&#x20AC;&#x2122;esigenza del cliente per giungere ad una soluzione ogni volta originale e personalizzata. Riteniamo che la cultura dellâ&#x20AC;&#x2122;accoglienza sia importante per qualsiasi tipo di attiWJUĂ&#x2039; NBQFSMBOPTUSBB[JFOEBĂ&#x2019;GPOEBNFOUBMF$VSJBNPRVJOEJOFJNJOJNJEFUUBHMJ la gestione del cerimoniale e i processi di registrazione dei partecipanti, i servizi linguistici e di supporto. Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF tTFSWJ[JEJDPNVOJDB[JPOF Aree e discipline di specializzazione: Congressi medici, Meeting aziendali, segreteria e gestione associazioni, Eventi istituzionali Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: "*$0 "**50 "*.4 "3$" Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: $POmOEVTUSJB 3"* 7PEBGPOF (SVQQPPSF Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: (MJ4USVNFOUJ'JOBO[JBSJFJMGPOEP4PDJBMF&VSPQFP 997$POHSFTTPOB[JPOBMF .FEJDJOBEFM4POOP #VJMEJOH5SVTUJOUIF*OGPSNBUJPO"HF

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: L.C. CONGRESSI Indirizzo: Via Euganea, 45 â&#x20AC;&#x201C; 35141 Padova Telefono: 049/8719922 e-mail, sito web: lc@lccongressi.it â&#x20AC;&#x201C; www.lccongressi.it Referente Agenzia: Loredana Capuzzo â&#x20AC;&#x201C; 348 2823674 CertiďŹ cazioni: CME CertiďŹ ed Meeting Executive â&#x20AC;&#x201C; Primo Livello Meeting Manager Direttore Tecnico di Agenzia Viaggi Membro MPI (Meeting Professionals International) Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: L.C. Congressi srl â&#x20AC;&#x201C; Studio di organizzazione congressuale, specializzato in campo medico-scientiďŹ co con propria Agenzia viaggi, I Viaggi dellâ&#x20AC;&#x2122;Ambaradan. Congressi ed Eventi personalizzati â&#x20AC;&#x153;taylor madeâ&#x20AC;? e â&#x20AC;&#x153;chiavi in manoâ&#x20AC;?. Segreteria, hostess, interpretariato, gestione amministrativa/iscrizioni/sponsorizzazioni servizi tecnici/graďŹ ci/web, banqueting, allestimenti, biglietteria aerea/ferroviaria/marittima e prenotazioni alberghiere, transfer personalizzati e programmi sociali. Il nostro obiettivo è rendere unico ogni evento attraverso lâ&#x20AC;&#x2122;attenta analisi delle esigenze del cliente, lo studio rigoroso dei servizi in fase propositiva, lâ&#x20AC;&#x2122;assistenza capillare e la supervisione diretta altamente qualiďŹ cata, certiďŹ cata CME (CertiďŹ ed Meeting Executive). La nostra esperienza ventennale al vostro servizio!

Tipo di servizi forniti tPSHBOJ[[B[JPOFDPOHSFTTJFEFWFOUJF"DDSFEJUBNFOUP&$. tBMUSJTFSWJ[JBHFO[JBWJBHHJ TFEJDPOHSFTTVBMJ IPTUFTT JOUFSQSFUBSJBUP TFSWJ[J tecnici/graďŹ ci/web, banqueting, trasferimenti personalizzati e privati (jet/ elicotteri/barche veloci), charterizzazioni treni/navi/aerei per eventi privati, allestimenti, omaggistica, eventi sociali, servizi fotograďŹ ci, riprese video, riprese con droni e produzione DVD personalizzati, eventi musicali. Aree e discipline di specializzazione: area medico-scientiďŹ ca Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t*OUFSOBUJPOBM$POGFSFODFPO-BCPSBUPSZ.FEJDJOFi5PXBSETQFSGPSNBODFTQFDJďŹ cations for the extra-analytical phases of laboratory testingâ&#x20AC;?- Padova, October 27th, 2016 t$POHSFTTPEFMMB4F[JPOF5SJWFOFUBEFMMB4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ"OESPMPHJBi-BQSFWFO[JPOFBOESPMPHJDBJTUSV[JPOJQFSMVTPwo1BEPWB "QSJMF tOE*OUFSOBUJPOBM4ZNQPTJVNPO5FDIOFUJVNBOEPUIFS3BEJPNFUBMTJO$IFNJTUSZ BOE.FEJDJOF 5&3"$)&. o#SFTTBOPOF #[ 4FQUFNCFS  tÂĄ$POHSFTTP/B[JPOBMFTVMMB.FEJDJOBEJ(FOFSFo1BEPWB 0UUPCSF tÂĄ$POHSFTTP"TTPDJB[JPOF*UBMJBOBEFMMB5JSPJEFF99*9(JPSOBUF*UBMJBOFEFMMB 5JSPJEFo1BEPWB %JDFNCSF

Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFTPDJFUĂ&#x2039;TDJFOUJmDIF tQSPHFUUB[JPOFHSBmDBFWFOUJ tTFSWJ[JFEJUPSJBMJFDPNVOJDB[JPOF Aree e discipline di specializzazione: 5VUUFMFEJTDJQMJOFNFEJDIF Nome Agenzia: LOPEZ EVENTI E CONGRESSI Indirizzo: Largo Savini 5, 48026 Godo (RA) Telefono: 347/8541898 Fax: 0544/419050 e-mail, sito web: posta@lopezcongressi.it www.lopezcongressi.it Referente Agenzia: Lina Lopez - Legale rappresentante - lina@lopezcongressi.it Paolo Parmeggiani - Responsabile eventi - paolo@lopezcongressi.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n. 406, Provider ECM dal 01/2011, Provider standard dal 07/2014 Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Lopez Eventi e Congressi, operante sul territorio nazionale dal 2010 ma composta da personale con parecchi anni di esperienza nellâ&#x20AC;&#x2122;ambito dellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione eventi FEFMMBGPSNB[JPOFNFEJDPTDJFOUJmDB IBBMMBUUJWPPMUSFDPOHSFTTJFEFWFOUJ ECM ed è in grado di gestire ogni progetto anche grazie alla consulenza del proQSJP#PBSETDJFOUJmDPNVMUJEJTDJQMJOBSFDPNQPTUPEBNFNCSJBMUBNFOUFRVBMJmDBUJ

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Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t*$4"5 t4*1%JQ t4*&1 t4*1(&4 t4*1 t1PMZFESB t6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ1JTB t6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ1FSVHJB t6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ$IJFUJ t6OJWFSTJUĂ&#x2039;EJ"ODPOB t*3$$4'POEB[JPOF4UFMMB.BSJT Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t1JTBEBZTPG1TJDIJBUSZBOE$MJOJDBM1TZDIPQIBSNBDPMPHZ.BUFSB  t$POHSFTTP/B[JPOBMF4*&1.PEFOB  t*M%JTUVSCP#PSEFSMJOFEJ1FSTPOBMJUĂ&#x2039;$FTFOBUJDP  t(JPSOBUF1TJDIJBUSJDIF"TDPMBOF"TDPMJ1JDFOP  t$POHSFTTP/B[JPOBMF"*%."TDPMJ1JDFOP  t'FTUJWBMEFMMB'PMMJB5FSBNP 

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SCHEDE TECNICHE

Tipo di servizi forniti

Nome Agenzia: MEET AND WORK Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 â&#x20AC;&#x201C; 35031 - Padova - Abano Terme Telefono: 049/8601818

tQSPHFUUB[JPOFFEFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJJO*UBMJBFBMMFTUFSP

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com www.meetandwork.it

tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF

Referente Agenzia: Mario Sbalchiero â&#x20AC;&#x201C; 348/2616100 mario.sbalchiero@meetandwork.com

tconvention aziendali troad-show tviaggi incentive tassistenza delegazioni

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013

Aree e discipline di specializzazione: CertiďŹ cazioni: tSistema Gestione QualitĂ : Azienda con sistema di gestione per la qualitĂ  ISO 9001:2008 nr. Q0303-05

5VUUFMFQSPGFTTJPOJTBOJUBSJF

tAltre certiďŹ cazioni: Associato PCO e Federcongressi

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: .&&5"/%803,OBTDFDPNFBHFO[JBEJJEFB[JPOFFPSHBOJ[[B[JPOFEJFWFOUJ DPOHSFTTVBMJQSFWBMFOUFNFOUFJOBNCJUPNFEJDPTDJFOUJmDPFEJTUJUV[JPOBMF/FHMJ BOOJIBBQQSPGPOEJUPFEJWFSTJmDBUPMBQSPQSJBBUUJWJUĂ&#x2039; HSB[JFBMMBDPMMBCPSB[JPOF DPO"[JFOEF'BSNBDFVUJDIFF4PDJFUĂ&#x2039;.FEJDPTDJFOUJmDIFEJSJMJFWPOB[JPOBMFFE internazionale. Punti di forza sono il personale altamente qualiďŹ cato e la grande attenzione alle evoluzioni nellâ&#x20AC;&#x2122;ambito della formazione. Dalla consulenza professionale nella scelta della location e dei partner coinvolti nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione allâ&#x20AC;&#x2122;elaborazione del progetto, dalla segreteria amministrativa e contabile allâ&#x20AC;&#x2122;ideazione di tutta la linea di comunicazione tradizionale e digitale riguardante lâ&#x20AC;&#x2122;evento, ďŹ no alla ricerca di sponsor e allâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione dei piĂš TPmTUJDBUJTFSWJ[JUFDOJDJ .FFUBOE8PSLTJQSFTFOUBDPNFSJTQPTUBVOJUBSJBBUVUUJJ bisogni ed aspettative del committente. La gamma completa di servizi personalizzati che vengono proposti si può apprezzare dalla piccola riunione al grande congresso internazionale, mirando ogni volta allâ&#x20AC;&#x2122;ottimizzazione del rapporto tra il budget disponibile e gli obiettivi del cliente. ÂľQSPWJEFS&$.OB[JPOBMF"DDSFEJUBNFOUJ6&.4&"$$.&

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tÂĄDPOHSFTTP4*"'o4JFOB  tTU*OUFSOBUJPOBM$POGFSFODF4PMJE4UBUF*POJDT tUI&44%$POHSFTT.JMBO.JMBOP  t050-0(:M0UPMPHJBOFM5FS[P.JMMFOOJPEBMMB4UPSJBFEBMMB3JDFSDBBMMF /VPWF"QQMJDB[JPOJ%JBHOPTUJDIFF$IJSVSHJDIF1BEPWB  t7*1o7BTDVMBS*OUFSOBUJPOBM1BEPWB$POHSFTT1BEPWB  t$PQJOHXJUI/PJTF&/50UPMPHZ)PU5PQJDT7BMFODJB 4QBJO t)&"-)&BSJOH"DSPTTUIF-JGFTQBO$FSOPCCJP  t&VSPQFBO4PDJFUZGPS$BSEJP7BTDVMBS4VSHFSZ8BSTBX 1PMBOE#BSDFMPOB  4QBJOo7FOJDF *UBMZ4BJOU1FUFSTCVSH 3VTTJB

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: NET CONGRESS & EDUCATION Indirizzo: Viale Fulvio Testi, 121 - 20162 Milano Telefono: 02/91434000 e-mail, sito web, pagina Facebook: segreteria@netcongresseducation.com www.netcongresseducation.com www.arossogroup.com Referente Agenzia: Alessandra Dezzutto â&#x20AC;&#x201C; cell. 347/6912589 alessandra.dezzutto@netcongresseducation.com

Tipo di servizi forniti t1SPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. t0SHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ t(FTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF

Aree e discipline di specializzazione: t"MMFSHPMPHJBF*NNVOPMPHJB$MJOJDB t1OFVNPMPHJB

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Cod. n. 110 - del 09/04/2010 (Provider standard dal 17/07/2013)

t0ODPMPHJB

Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: t4*1*34o4*""*$ CertiďŹ cazioni: tSistema Gestione QualitĂ : ISO 9001:2008

t4*425

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t".FOBSJOJ*OEVTUSJF'BSNBDFVUJDIF Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: NeT Congress & Education e la divisione Healthcare di Alessandro Rosso Group mettono a disposizione delle societĂ scientiďŹ che, universitĂ , aziende farmaceutiche e biomedicali, la loro esperienza decennale nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di congressi, eventi formativi in medicina, servizi di logistica e progetti di marketing e comunicazione.

t"TUSB[FOFDB t"MMFSHZ5IFSBQFVUJDT t/PWBSUJT'BSNB t#"9"-5" t$IJFTJ'BSNBDFVUJDJ

NeT Congress & Education, in qualitĂ di Provider nazionale accreditato dal Ministero della Salute e in collaborazione con un qualiďŹ cato board scientiďŹ co composto da key opinion leaders, realizza eventi formativi per medici e advisory board nelle diverse aree terapeutiche. Si avvale anche di una propria piattaforma web per la gestione di formazione a distanza. Ă&#x2C6; anche Professional Congress Organizer (PCO) e organizza eventi a livello nazionale e internazionale in collaborazione con associazioni, comitati e societĂ  scientiďŹ che.

t4*""*$

La divisione Healthcare, grazie alla forte presenza allâ&#x20AC;&#x2122;interno del Gruppo di professionalitĂ nel settore della comunicazione, è in grado di gestire eventi con alti contenuti comunicazionali, dallo studio creativo e graďŹ co al web design, ai progetti per allestimenti scenograďŹ ci e tecnici.

t$POHSFTTP4*.&3o

t4*1*34 t4*425

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

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t$POHSFTTP4*3.o t$POHSFTTP4*""*$o

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: MGM CONGRESS Indirizzo: Traversa Pietravalle, 12 â&#x20AC;&#x201C; 80131 Napoli Telefono: 081/5454285 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@mgmcongress.org www.mgmcongress.org MGM CONGRESS Referente Agenzia: Maurizio Cuzzolin maurizio.cuzzolin@mgmcongress.org 338/2993153 Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N. 1126 del 24/02/2011 CertiďŹ cazioni: tSistema Gestione QualitĂ Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Tutte le componenti necessarie per lâ&#x20AC;&#x2122;accurata pianiďŹ cazione di un evento, in linea con i piĂš moderni standard di settore sono proprie di MGM Congress, esperta tanto nel project management e nella pianiďŹ cazione tecnico-economica, quanto nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione, nella logistica, nella gestione degli aspetti comunicativi e nelle pubbliche relazioni.

Nome Agenzia: PROMOEST Indirizzo: Piazza Piemonte, 2 â&#x20AC;&#x201C; 20145 Milano Telefono: 02/43912468 e-mail, sito web, pagina Facebook: congressi@promoest.com - congressige@promoest.com www.promoest.com PROMOEST Referente Agenzia: Barbara Colonnello â&#x20AC;&#x201C; 348/5107072 b.colonnello@promoest.com CertiďŹ cazioni: Sistema Gestione QualitĂ : certiďŹ cazione qualitĂ  ISO 9001:2008

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Promoest è una societĂ che vanta unâ&#x20AC;&#x2122;esperienza ventennale nellâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi scientiďŹ ci, associativi e medici. Promoest ha uno speciďŹ co settore per lâ&#x20AC;&#x2122;organizzazione di eventi medici con uno staďŹ&#x20AC; EFEJDBUPFTUSVNFOUJFTFSWJ[JBEFHVBUJ*MOPTUSPUFBNĂ&#x2019;JOHSBEPEJDSFBSFRVBMTJBTJ tipo di â&#x20AC;&#x153;Health Care Eventâ&#x20AC;? sia a livello nazionale che internazionale: eventi monosponsor, board meeting e seminari rispondendo alle esigenze formative e informatiWFo&$.JODMVTPEFMQFSTPOBMFTBOJUBSJPFEFMMFB[JFOEFEFMTFUUPSF Con uďŹ&#x192;ci a Milano, Genova, Shanghai forniamo tutti i servizi necessari per lâ&#x20AC;&#x2122;organizza[JPOFEFMMFWFOUPRVBMJTDFMUBEFMMBMPDBUJPO DBUFSJOH IPTUFTT JOUFSQSFUJ TFSWJ[JBVEJP video, prenotazioni alberghiere, raccolta e gestione registrazioni e quote.

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Da anni MGM Congress opera a supporto dei maggiori operatori del settore medico, biomedicale, farmaceutico ed alimentare, un mondo con regole, procedure e caratteristiche, che richiedono capacitĂ speciďŹ che ed un consolidato know-how. Un Team specializzato e professionale, pianiďŹ ca, gestisce e realizza con lâ&#x20AC;&#x2122;utilizzo di tecnologie allâ&#x20AC;&#x2122;avanguardia, gli eventi, assicurando il rispetto delle procedure, garantendo il costante aggiornamento sulle complesse normative e disposizioni ministeriali. MGM Congress dispone inoltre di una propria piattaforma web per la gestione della formazione a distanza. Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF tQSPHFUUJFEJUPSJBMJ DPNVOJDB[JPOF Aree e discipline di specializzazione: pediatria, ginecologia, pneumologia, psichiatria, nefrologia Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: Sip, Sipps, Sieog, Simeup Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Gsk, PďŹ zer, Lundbeck, Nestlè, Danone, Plasmon, Angelini, Valeas, Chiesi, Menarini Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t&VSPQFBO$POTFOTVT$POGFSFODFPG.FMBUPOJOJODIJMESFOo3PNB t$POHSFTTP/B[JPOBMF(BWFDFMUo/BQPMJ t9*7$POHSFTTP/B[JPOBMF4JDPTUo/BQPMJ

Tipo di servizi forniti tprogettazione e erogazione di attivitĂ formative ECM torganizzazione di congressi ed eventi tgestione associazioni scientiďŹ che tgestione della logistica del congresso e dellâ&#x20AC;&#x2122;evento Aree e discipline di specializzazione: ematologia, cardiologia, pediatria, otorinolaringoiatra Partnership con associazioni medico scientiďŹ che: $PMMFHJP*UBMJBOPEFJ$IJSVSHIJ Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t1SPG"OHFMP.JDIFMF$BSFMMB t1SPG1BPMP$PSSBEJOJ t1SPG.BVSP-BCBODB t1SPG'SBODFTDP$IJBSFMMJ t1SPGTTB.BSJB'SJHFSJP t1SPG3PCFSUP%"ODIJTF t1SPG.BUUFP3JDIJDIJ t1SPG"OUPOJP.FNFP t1SPG(JVMJBOP"WBO[JOJ t$PMMFHJP*UBMJBOPEFJ$IJSVSHIJ Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t&VDBTo(FOPWB t/VPWF'SPOUJFSFJO0ODP&NBUPMPHJBo.BHHJP t%JBMPHIJEFMMB$IJSVSHJBo.JMBOP

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: RIVIERA CONGRESSI Indirizzo: Via Flaminia 134N â&#x20AC;&#x201C; 47923 Rimini Telefono: 0541/1830493 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@rivieracongressi.com www.rivieracongressi.com Riviera Congressi Referente Agenzia: Cristina Vizzini â&#x20AC;&#x201C; 346/8868868 â&#x20AC;&#x201C; cvizzini@rivieracongressi.com Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Riviera Congressi oďŹ&#x20AC;re un servizio di consulenza e organizzazione congressuale con unâ&#x20AC;&#x2122;esperienza ventennale sul campo e di attivitĂ assidua nel comparto della Meeting Industry. Organizza congressi, convegni, workshop e corsi di aggiornamento professionale con particolare attenzione al settore medico-scientiďŹ co. Una rete di collaboratori ďŹ dati e la professionalitĂ  dello staďŹ&#x20AC; permette di raggiungere, e spesso superare, gli obiettivi preďŹ ssati. Riviera Congressi vuole essere il punto di riferimento unico per societĂ , enti e medici, garantendo precisione e competenza. I punti di forza sono la ďŹ&#x201A;essibilitĂ  e un approccio personalizzato per ogni tipologia di evento. Consigliare, assistere e implementare le migliori soluzioni per raggiungere i desideri dei suoi clienti, sono i compiti principali di Riviera Congressi. Il rapporto di ďŹ ducia che si instaura è fondamentale e, per tale motivo, vanta congressi consolidati e committenti ďŹ delizzati da oltre 10 anni.

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: t4DVPMBEJ4QFDJBMJ[[B[JPOFJO/FGSPMPHJBo6OJWFSTJUĂ&#x2039;EFHMJ4UVEJi(E"OOVO[JPw Chieti-Pescara t"*40 "TTPDJB[JPOF*OGFSNJFSJEJ4BMB0QFSBUPSJBFE"SFB$IJSVSHJDB

t60$EJ$BSEJPMPHJB 0TQFEBMF$JWJMF .BDFSBUB t60(BTUSPFOUFSPMPHJBFE&OEPTDPQJB%JHFTUJWB 0TQFEBMF*OGFSNJ 3JNJOJ t0.$0ĂĽTIPSF.FEJUFSSBOFBO$POGFSFODF 3BWFOOB

Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ tHFTUJPOFBTTPDJB[JPOJTDJFOUJmDIF tBMUSJTFSWJ[JPSHBOJ[[B[JPOFDPOWFOUJPO TFMF[JPOFIPTUFTTTUFXBSE GVOESBJTJOH  SJDFSDBMPDBUJPO BMMFTUJNFOUJ DBUFSJOHCBORVFUJOH TFSWJDFBVEJPWJEFP  ideazione graďŹ ca, prenotazioni alberghiere, servizi transfer.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t$PSTPEJ"HHJPSOBNFOUP$POUJOVPJO/FGSPMPHJB $IJFUJ t***8PSLTIPQ3JNJOFTFTVMMF.*$* 3JNJOJ tUI.FFUJOH/FX)PSJ[POTJO$BSEJPWBTDVMBS.FEJDJOF"SSIZUINJBT $PSPOBSZ *OUFSWFOUJPOT &DIPDBSEJPHSBQIZBOE(FOFUJDT .BDFSBUB t8PSLTIPQEJ"SJUNPMPHJB'BSNBDPMPHJB$MJOJDB .BDFSBUB

Nome Agenzia: STUDIO EXEDRA Indirizzo: Corso delle Province, 38 â&#x20AC;&#x201C; 95127 Catania Telefono: 095/374729 Fax 095/385021 e-mail, sito web: info@studioexedra.it www.studioexedra.it Referente Agenzia: Liliana Daidone Piccirillo - General Manager 337/880323 â&#x20AC;&#x201C; info@studioexedra.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider Standard): n. 1642 â&#x20AC;&#x201C; 2014 Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: -P4UVEJP&YFESBĂ&#x2019;VOBTPDJFUĂ&#x2039;EJDPOTVMFO[BDIFPQFSBOFMDBNQPEFMMFSFMB[JPOJ QVCCMJDIFFEFMMBDPNVOJDB[JPOFEJNQSFTB Ă&#x2019;TPDJPEJ'FEFSDPOHSFTTJFE&WFOUJ "TTPDJB[JPOF*UBMJBOBEFMMF*NQSFTFEJ0SHBOJ[[B[JPOF$POHSFTTVBMF F1SPWJEFS/B[JPOBMF&$.OEBMPSHBOJ[[BDPOHSFTTJ OB[JPOBMJFEJOUFSOB[JPOBMJ FWFOUJTQFciali, incentives e fornisce assistenza completa dalla progettualitĂ alla realizzazione dellâ&#x20AC;&#x2122;evento. Il suo portfolio clienti è costituito principalmente da societĂ  farmaceutiche, ordini professionali, aziende ospedaliere e sanitarie, dipartimenti universitari, istituti bancari ed enti pubblici ed opera anche in diversi ambiti, con signiďŹ cative collaborazioni con enti e aziende di rilevante importanza. In questi anni ha maturato esperienza, professionalitĂ  e aďŹ&#x192;dabilitĂ  garantendo un ottimo rapporto tra qualitĂ  e costi.

152

Aree e discipline di specializzazione: Medico-ScientiďŹ ca, in particolare Cardiologia, Gastroenterologia, Nefrologia e Associazioni Infermieristiche; Convention e Fiere

Tipo di servizi forniti t4FSWJ[JEJ$POTVMFO[B1SPHFUUVBMF1SPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039; GPSNBUJWF&$.o4UVEJPEJ'BUUJCJMJUĂ&#x2039;o"OBMJTJEFHMJ0CJFUUJWJ$POHSFTTVBMJFEJ $PNVOJDB[JPOFo&MBCPSB[JPOFEFM1SPHFUUPo7BMVUB[JPOFEFMMF3JTPSTF6NBOF t4FSWJ[J0SHBOJ[[BUJWJ4FHSFUFSJB0SHBOJ[[BUJWB 4DJFOUJmDBF$POHSFTTVBMF o$PPSEJOBNFOUPEFM1FSTPOBMF"TTJTUFOUFo$VSBEFJ3BQQPSUJUSB3FMBUPSJ F$PNJUBUJ4DJFOUJmDJo1JBOJmDB[JPOF1SPHSBNNJ-BWPSJF1PTU$POHSFTTo Ideazione GraďŹ ca, Realizzazione TipograďŹ ca e Gestione Programmi t4FSWJ[J5FDOJDP$POHSFTTVBMJ)PTQJUBMJUZ%FTLBHMJ"FSPQPSUJF4UB[JPOJo4FSWJ[JP *OUFSQSFUJF(VJEFo5SBEV[JPOJ4JNVMUBOFFFJO7JEFPDPOGFSFO[Bo"MMFTUJNFOUP 4UBOEF"SFF&TQPTJUJWFo1JBOJmDB[JPOFF(FTUJPOFEFM4FSWJ[JP5SBTQPSUJ t4FSWJ[J"NNJOJTUSBUJWJ#JMBODJ&DPOPNJDJ1SFWJTJPOBMJo3FHJTUSB[JPOJ "NNJOJTUSBUJWFF$POUBCJMJo*ODBTTJF3JTDPTTJPOF2VPUFEJ1BSUFDJQB[JPOFo &MBCPSB[JPOFF4UFTVSBEFJ$POTVOUJWJo(FTUJPOF&OUSBUFEB&TQPTJUPSJF4QPOTPS Aree e discipline di specializzazione: Chirurgia, Ginecologia, Nefrologia, Oncologia, Urologia Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: SocietĂ ScientiďŹ che, Aziende Farmaceutiche, UniversitĂ  degli Studi di Catania, "[JFOEF0TQFEBMJFSFEJ$BUBOJB )VNBOJUBT$FOUSP$BUBOFTFEJ0ODPMPHJB  Policlinico Morgagni Catania, Psicoterapia e Scienza Umane di Modena Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t99$POHSFTTP/B[JPOBMFSIOG 4PDJFUĂ&#x2039;*UBMJBOBEJ0ODPMPHJB(JOFDPMPHJDB o .BHHJP tÂĄ$POHSFTTP/B[JPOBMF"OJTD "TTPDJB[JPOF/B[JPOBMF*UBMJBOB4FOPMPHJ$IJSVSHIJ o0UUPCSF t99**Campionato Italiano Sci Arichitetti Ppc e 99* Campionato Italiano Sci IngeHOFSJo&UOB 'FCCSBJP.BS[P

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SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: Target Motivation Indirizzo: Via Circonvallazione, 28 â&#x20AC;&#x201C; 30171 Mestre (Ve) Telefono: (+39) 041/2392670 Fax: (+39) 041 2392600 e-mail, sito web: congress@targetmotivation.it www.targetmotivationpharma.com â&#x20AC;&#x201C; www.targetmotivation.it Referente Agenzia: CEO Dott. Alessandro Sbrogiò Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM Nazionale n. 1346 â&#x20AC;&#x201C; 15/09/2011 CertiďŹ cazioni: t4JTUFNBJOGPSNBUJDPDPOQSPHSBNNBDFSUJmDBUPEFEJDBUPB$.4$POHSFTT Management System t5BSHFU.PUJWBUJPOĂ&#x2019;VOB[JFOEBDFSUJmDBUB*40 DFSUJmDB[JPOFPUUFOVUB da SGS. t5BSHFU.PUJWBUJPOBEPUUBVOTJTUFNBPSHBOJ[[BUJWPFHFTUJPOBMFJOMJOFBDPOJM %-HTFDPOMBSUEFM%-HT t7BMVUB[JPOFEFJSJTDIJBSUDPNNBE-HT t7BMVUB[JPOFEFMMP4USFTT-BWPSP$PSSFMBUPBSUE-HT t"QQMJDB[JPOF%MHTTVMMBQSPUF[JPOFEFJEBUJQFSTPOBMJ

Nome Agenzia: TESEO Indirizzo: Via Cardinale MaďŹ&#x192;, 36 â&#x20AC;&#x201C; 56126 Pisa Telefono: 050/8312311 e-mail, sito web: teseo@teseoricerche.it â&#x20AC;&#x201C; www.teseoricerche.it Referente Agenzia: Anthony Mancini â&#x20AC;&#x201C; 335/5968926 anthony.mancini@teseoricerche.it Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Teseo srl, Provider Standard Nazionale ID n. 597 1SPWJEFSQFSMFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWB&$.EBM Provider Standard Nazionale dal 21/1/2015 CertiďŹ cazioni: 4JTUFNB(FTUJPOF2VBMJUĂ&#x2039; $FSUJmDB[JPOF4*$*7TFDPOEPMB/PSNBUJWB6/*&/*40QFSMB â&#x20AC;&#x153;Progettazione ed erogazione di eventi formativi dedicati ai Professionisti della 4BOJUĂ&#x2039;OFMMBNCJUPEFMM&EVDB[JPOF$POUJOVBJO.FEJDJOB &$. w

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Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: Target Motivation Pharma si occupa della gestione contatti con i partecipanti e della gestione logistica di congressi nazionali e internazionali. Le attivitĂ vengono coadiuvate dalla segreteria organizzativa, punto di forza della societĂ . Ă&#x2C6; anche 1SPWJEFS&$.OB[JPOBMFOS DPOVOB'BDVMUZDPNQPTUBEBPQJOJPOMFBEFSTEJ GBNBOB[JPOBMFFJOUFSOB[JPOBMF DIFQSPHFUUBOPDPSTJ&$.DPOGPSNBUJOOPWBUJWJ e tecnologie avanzate. Ă&#x2C6; presente un team consolidato di progettisti, creativi e graďŹ ci interni che sono in continuo aggiornamento per accontentare le richieste dei nostri clienti. Lâ&#x20AC;&#x2122;UďŹ&#x192;cio AcRVJTUJTJPDDVQBEFMMBTFMF[JPOFEFJGPSOJUPSJFJM'JOBODJBM%FQBSUNFOUTFHVFmOPBMMB chiusura dellâ&#x20AC;&#x2122;iter i rimborsi, la consuntivazione e la relativa emissione delle fatture. 5BSHFU.PUJWBUJPOIBEBUPWJUBBMMB/&55".&7&/54 VOOFUXPSLEJBĂŚMJBUFQBSUners che permette allâ&#x20AC;&#x2122;azienda di essere presente in tutto il mondo e di seguire le delegazioni che partecipano a congressi internazionali direttamente on site. Tipo di servizi forniti tQSPHFUUB[JPOFFEFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. tPSHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJ FWFOUJFEBUUJWJUĂ&#x2039;FYUSBDPOHSFTTVBMJ tprogettazione e ideazione graďŹ ca tattivitĂ  di comunicazione, allestimenti e realizzazione di stand Aree e discipline di specializzazione: $BSEJPMPHJB 1OFVNPMPHJB 0SUPQFEJB 3FVNBUPMPHJB 6SPMPHJB %JBCFUPMPHJB Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende farmaceutiche italiane ed internazionali. Opinion leader e Medical Manager di fama mondiale. Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: t&$. $BSEJPMPHJB %VCBJ QBY t$POHSFTTP 0SUPQFEJB 7FOF[JB QBY t-BODJP1SPEPUUP 6SPMPHJB 3PNB QBY

Breve proďŹ lo dellâ&#x20AC;&#x2122;agenzia: 5FTFPĂ&#x2019;1SPWJEFS4UBOEBSE/B[JPOBMF&$.3&4 '"%F'4$ - Consulenza e progettazione di Corsi di Formazione. Specializzati in moduli e format basati sullâ&#x20AC;&#x2122;interazione continua nellâ&#x20AC;&#x2122;apprendimento. "UUJWJUĂ&#x2039;EJ4FHSFUFSJB&$.OFMMFGBTJEJ"DDSFEJUBNFOUP&$.EFMM&WFOUP'PSNBUJvo e attribuzione dei Crediti Formatvi, e nei rapporti Interni con il Comitato ScientimDPFE&TUFSOJDPOJ%JTDFOUJ 3FMBUPSJF*TUJUV[JPOJ1VCCMJDIF (FTUJPOF%PDVNFOUB[JPOF&$.1SF$PSTPF1PTUo$PSTP%PDVNFOUB[JPOF%Pcenti, Rilevazione presenze con sistema di lettura barcode e smartcard; Rilevazione gradimento della qualitĂ percepita e dellâ&#x20AC;&#x2122;apprendimento. -PHJTUJDB(FTUJPOFTFEF$PSTP0SHBOJ[[B[JPOF$PĂĽFF#SFBLF-VODI4JTUFNB[JPOFBMCFSHIJFSB4VQQPSUPMPHJTUJDPBJ3FMBUPSJ%PDFOUJF1BSUFDJQBOUJ

Tipo di servizi forniti t1SPHFUUB[JPOFFFSPHB[JPOFEJBUUJWJUĂ&#x2039;GPSNBUJWF&$. t0SHBOJ[[B[JPOFEJDPOHSFTTJFEFWFOUJ t(FTUJPOF"UUJWJUĂ&#x2039;"TTPDJB[JPOJ4DJFOUJmDIF

Aree e discipline di specializzazione: %JBCFUPMPHJBo$BSEJPMPHJBo/FGSPMPHJBo1TJDIJBUSJB

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni: ti'PSNBUUPSFw6TPEJUFDOJDIFUFBUSBMJOFMMBGPSNB[JPOF t.BTUFS4DIPPMEJ4QFDJBMJ[[B[JPOFJO$MJOJDIFEJFDDFMMFO[B t5VUPS#BTFE.FEJDJOF*M#FODINBSLJOHDMJOJDPJO&VSPQB 4QBHOB 5VSDIJB 3VTTJB  4MPWFOJB 'SBODJB

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PROVIDER E PCO

www.aimgroupinternational.com

AIM Group International Uno dei principali Pco a livello europeo, in grado di gestire ogni aspetto dell’organizzazione congressuale e offrire un servizio “chiavi in mano” ad associazioni e committenti del mondo medico-scientifico, in Italia e all’estero

L

a scorsa estate si è tenuto a Roma ESC 2016, il congresso della European Society of Cardiology, che ha richiamato nella capitale 35.000 specialisti provenienti da 140 nazioni, con oltre 500 sessioni e 800 espositori. Un evento grandioso che ha fatto ritorno nel nostro paese dopo 50 anni di assenza, impresa che è stata possibile grazie al ruolo svolto da AIM Group International in qualità di local partner di uno tra i più grandi e prestigiosi eventi medico-scientifici al mondo. Con più di mezzo secolo di esperienza, 14

AIM GROUP INTERNATIONAL Indirizzi: via G. Ripamonti, 129 – 20141 Milano viale Mazzini, 70 – 50132 Firenze via Flaminia, 1068 – 00189 Roma Contatti: tel: 02 566011 – 055 233881 - 06 330531 fax 02 56609059 - 055 2480246 – 06 33053229 info@aimgroupinternational.eu aimgroupinternational.com Persona di riferimento: Flaminia Roberti (global sales director) f.roberti@aimgroup.eu tel. diretto 06 33053219

154

sedi internazionali in Europa e due negli USA, una media di oltre 3000 eventi gestiti ogni anno e un fatturato di oltre 110 milioni di euro, AIM Group International è sicuramente uno dei punti di riferimento per la meeting industry e in particolare proprio per il segmento dei congressi medici: a oggi sono ben 26 le realtà associative nazionali e internazionali che hanno scelto questa agenzia come proprio core Pco, ovvero come consulente preferenziale per i loro eventi. Un gruppo internazionale ben radicato in ogni realtà territoriale in cui è presente, come recita il suo claim, “worldwide know how, local experience”, e con un’anima profondamente italiana: il nucleo della società fu fondato nel 1960 a Roma da Enzo Buongiorno, uno dei pionieri della moderna industria dei congressi, che scelse fin da subito le associazioni medico-scientifiche come suoi principali interlocutori. Da allora AIM Group ha continuato a crescere nei numeri e nella reputazione, fino ad assumere le sue attuali proporzioni, con uno staff globale di quasi 400 professionisti che parlano 26 lingue e sono in grado di gestire qualsiasi progetto ed eventi di ogni tipologia e dimensione. Alla perfetta conoscenza delle norme del mondo farmaceutico, AIM affianca una struttura all’avanguardia dal punto di vista tecnologico, con soluzioni software e digitali sviluppate in proprio, flessibili e adattabili alle esigenze di qualunque congresso, per offrire a ogni cliente le migliori garanzie di affidabilità, qualità, controllo dei costi e di ogni aspetto dell’evento.

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PROVIDER E PCO

Cagliari – www.betools.it

beTools Una realtà dinamica e affidabile, capace di coniugare logistica e creatività e di sviluppare soluzioni innovative per la comunicazione negli eventi medico-scientifici dell’era 2.0

L

a passione per i dettagli e il design fa di beTools un’agenzia di comunicazione integrata, capace di interpretare sempre in modo originale le esigenze dei propri clienti. Focalizzata sugli eventi e sul destination management, beTools progetta soluzioni innovative capaci di valorizzare anche gli eventi più tradizionali attraverso le più moderne e innovative soluzioni tecnologiche. Oggi, più di ieri, gli eventi sono infatti condivisione e interazione: per questo beTools sviluppa “hybrid events” che garantiscono efficienti azioni di networking e condivisione attraverso l’ausilio delle più moderne piattaforme digitali. Il team ha al suo interno un giusto mix tra giovani creativi e coordinatori esperti, che permette di coniugare freschezza e affidabilità. beTools ha sede in Sardegna, territorio straordinario e al contempo culla dell’innovazione digitale in Italia. Consapevole che ogni evento porta in sé l’esigenza di comunicare in modo sempre nuovo e coinvolgente, beTools – facente parte del gruppo Design Brothers – offre le più moderne soluzioni progettuali attraverso la collaborazione sinergica di designer, web developer ed esperti di comunicazione. Tanti i servizi che beTools fornisce insieme al gruppo DBS, seguendo l’approccio del design a 360°: progettazione dell’evento, selezione della location e dei fornitori, gestione della segreteria organizzativa per le associazioni scientifiche, studio di branding e corporate image, realizzazione di portali e piattaforme web-based, progettazione e sviluppo di app mobile iOS e Android, produzione di video e contenuti multimediali, attività di social media marketing. Attenta al dettaglio e focalizzata sul raggiungimento degli obiettivi, beTools cura con attenzione tutte le fasi di progettazione e realizzazione dell’evento, garantendo anche un preciso controllo del budget e un rigoroso follow-up per misurare i risultati effettivamente

conseguiti. I principali settori seguiti sono tutti quelli relativi al mondo medico-scientifico, alla farmaceutica e all’healthcare, sia a livello nazionale sia internazionale.

BETOOLS Indirizzo: via G. De Gioannis, 27 - 09125 Cagliari Contatti: tel. 070 7967765 office@betools.it www.betools.it Persone di riferimento: Barbara Argiolas (amministratore e project manager) bargiolas@betools.it tel. diretto: 3472456373

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CORPORATE

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MEDICAL CONGRESS DELEGATIONS INVESTIGATORâ&#x20AC;&#x2122;S MEETING SEMINARS & CLINICS MONOSPONSOR CONGRESS

ITALY DMC MICE SPORT & GOLF SHOPPING & FASHION TRADE SHOW TRANSFER OPERA SPIRITUAL DESTINATIONS CULTURE & FOOD

V.le Gian Galeazzo, 3 - 20136 Milano - info@pvagency.it - www.pvagency.it

MEDICAL

ITALY DMC


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Roma – www.cecongressi.it

CEC Comunicazione Eventi Congressi Non solo provider Ecm ma agenzia organizzativa e creativa a tutto tondo, specializzata negli update chirurgici e nei congressi associativi in campo medico-scientifico, anche internazionali, secondo una formula di progettazione dell’evento “chiavi in mano”

L

a CEC è una realtà specializzata nell’organizzazione di eventi e congressi, con una grande esperienza e un forte orientamento in ambito medico-scientifico. L’agenzia nasce nel 2005, dall’incontro di un gruppo di professioniste del settore, che nel corso di oltre dieci anni di teamworking hanno ulteriormente affinato le proprie competenze, lavorando con una clientela internazionale e operando su una vasta gamma di progetti, dagli update formativi in chirurgia ai grandi congressi societari del mondo medico-scientifico. CEC opera anche come provider Ecm nazionale e svolge funzioni di segreteria organizzativa per tutti i convegni promossi dall’Accademia Romana di Chirurgia (ARC), dall’Associazione Italiana Tecnici di Neurofisiopatologia (AITN) e dall’IVAS (Italian Vascular Access Society). Il team si occupa

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della preparazione e del coordinamento di corsi di aggiornamento medico-scientifico in Italia e all’estero, operando secondo una logica all-inclusive che coinvolge l’intero progetto, dalla pianificazione (con ricerca della sede più opportuna e delle sistemazioni alberghiere) alla gestione dei servizi tecnici (interpretariato e traduzione simultanea, supporti audio/video, progettazione grafica ed editoriale dei materiali di comunicazione). Grazie a una collaudata rete di fornitori CEC è inoltre in grado di fornire soluzioni per catering, attività postcongressuali ed eventi sociali. Le solide competenze in campo Ecm permettono all’agenzia di garantire ai propri clienti una consulenza a 360° su tutte le procedure per l’accreditamento e la gestione degli eventi di formazione medico-scientifica, nel pieno rispetto di tutte le normative di settore. La CEC eroga corsi di formazione non solo agli operatori sanitari, con l’obiettivo di fornire i contenuti e i metodi più aggiornati al fine di porre sempre in primo piano la salute dei cittadini e garantire la massima qualità dell’aggiornamento professionale; ma anche ai dirigenti delle aziende sanitarie, per una più approfondita conoscenza dei migliori strumenti di finanziamento e di management per ottimizzare l’impiego delle risorse. Vengono inoltre formati anche i venditori

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di aziende farmaceutiche e prodotti bio-medicali, per migliorare la gestione di processi d’acquisto spesso molto complessi. Le competenze trasversali e l’esperienza del team di CEC permettono inoltre all’agenzia di operare anche nel campo degli eventi istituzionali e di quelli promozionali e di incentivazione, realizzando direttamente gadget e business gift brandizzati con cui personalizzare ogni momento di aggregazione professionale.

Eventi “chiavi in mano” Essere i migliori alleati dei committenti, progettando passo dopo passo l’intero evento e offrendo un pacchetto completo di servizi per semplificare la vita e il lavoro delle associazioni medico-scientifiche: questa è la mission di CEC, riassunta dal motto “Sosteniamo gli eventi”, dall’inizio alla fine. Questa filosofia operativa è stata riassunta dall’agenzia stessa con la formula delle “5 P”: s0ROGETTAZIONEDALLIDEAALLAFORMA s0RECISIONEPENSARE CREARE CALCOLARE s0ARTECIPAZIONESEMPREALlANCODELCLIENTE s0ERFEZIONESEILDETTAGLIOÒILlNE LAPERFEZIONEÒLAlNE

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CEC COMUNICAZIONE EVENTI CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: 4589 Indirizzo: via Canton, 101 – 00144 Roma Contatti: tel. 06 65192185 – 06 60210638 fax 06 6551406 info@cecongressi.it www.cecongressi.it Persone di riferimento: Diana Remiddi

s0ROTAGONISTISAPERALLENAREILPROPRIOINTUITO e fidarsene) Oltre dieci anni di attività nel complesso settore degli eventi medico-scientifici costituiscono uno dei migliori biglietti da visita di questa realtà basata a Roma e perfettamente inserita nel mercato, in virtù di solide relazioni con società, aziende sanitarie e istituti.

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Firenze-Milano-Roma-Torino - www.cwt-meetings-events.it

CWT Meetings & Events Da quarant’anni la divisione healthcare di CWT M&E è al fianco di medici e associazioni scientifiche nell’organizzazione di eventi e congressi in tutto il mondo

U

na struttura flessibile e altamente specializzata, capace di gestire tutti gli eventi delle società del mondo healthcare con l’utilizzo di tecnologie e metodologie all’avanguardia; l’affidabilità di un gruppo multinazionale che da oltre quarant’anni organizza convention, company meeting, congressi monosponsor e multisponsor, lanci di prodotto ed eventi Ecm - grazie alla partnership con provider accreditati; la tranquillità data da un team di consulenti esperti delle procedure del settore medico, biomedicale e farmaceutico, in grado di muoversi nel pieno rispetto della normativa e dei codici etici degli sponsor. Sono queste le caratteristiche che fanno di Cwt Meetings & Events un partner affidabile, efficiente e preparato su tutti i fronti, che mette a disposizione del mondo medico-scientifico le sue numerose competenze.

Quale percentuale di saving avete ottenuto nell’ultimo anno grazie allo SMM?

Le sfide del 2017 Cwt conosce bene il mercato globale degli eventi: ogni anno pubblica un report, il Cwt Meetings & Events Forecast, strumento prezioso per reperire informazioni utili a pianificare con successo il budget per gli eventi del nuovo anno. Nel 2017 a livello globale è previsto un rallentamento nella crescita del Pil, che potrà favorire gli organizzatori di eventi

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Fonte: CWT Travel Management Institute

nell’ottenere migliori rapporti qualità-prezzo e ridurre il costo medio per partecipante. L’industria degli eventi è data in crescita, con un aumento nella dimensione dei gruppi. In aumento i prezzi del food & beverage, come conseguenza – tra gli altri fattori – della maggiore attenzione rivolta ai prodotti “a chilometro zero”, biologici e con una più ampia varietà di offerta. L’evoluzione tecnologica continuerà a giocare un ruolo sempre più importante nella trasformazione delle modalità di organizzazione e fruizione degli eventi, con la crescita, in particolare, dei tool di interazione virtuale che consentono di coinvolgere tutti i partecipanti, sia presenti all’evento live sia in remoto (estendendo quindi la portata dell’evento), e di farli interagire secondo una logica “social”, creando maggiore valore per il raggiungimento degli obiettivi e la qualità dell’esperienza formativa. A tutto ciò si affiancherà una maggiore attenzione alla sicurezza

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Il ciclo dello SMM

I benefici di un programma di SMM

dei partecipanti, con nuovi programmi di safety & security, oltre al tradizionale tracking dei viaggi aerei, destinati ad ampliarsi fino a includere tutte le persone coinvolte in un meeting a qualsiasi titolo (dagli speaker allo staff tecnico, al singolo partecipante), così da facilitare i piani d’emergenza.

Un approccio strategico Una risposta alla necessità di gestire le complesse esigenze dell’organizzazione di eventi formativi efficaci e ad alto ROI che si affermerà maggiormente nel 2017 anche in ambito europeo e italiano è l’adozione di programmi di Strategic Meetings Management (Smm). Si tratta di un approccio olistico che investe tutte le fasi dell’attività organizzativa, dalla mappatura degli stakeholder all’identificazione delle aree da ottimizzare, dalla gestione centralizzata degli acquisti al consolidamento dei contratti con i fornitori, per produrre gradualmente una trasformazione positiva del modo di gestire gli eventi. Forte della sua esperienza globale nel settore, Cwt Meetings & Events dedica da tempo grande attenzione al tema dello Smm, sia attraverso il suo sviluppo operativo presso i propri clienti, sia analizzandone fasi e benefici tramite un’attività di ricerca. Uno studio realizzato dal CWT Travel Management Institute, intitolato Driving Success in Strategic Meetings Management, evidenzia che i risultati dei programmi di gestione strategica dei meeting aziendali sono assai significativi e riguardano più ambiti: maggiore visibilità sulla spesa, processi standard e ottimizzati, maggiore potere negoziale con i fornitori, accresciuta compliance a leggi e regolamenti, riduzione delle

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Fonte: CWT Travel Management Institute

spese e dei rischi, meeting più efficaci. In particolare, oltre la metà degli intervistati afferma di aver ottenuto almeno il 10% di risparmi, con un ulteriore 17% che ha raggiunto saving superiori al 15%. A dimostrazione del valore dei programmi SMM, oltre il 70% degli intervistati che ha implementato un programma sta pensando di espanderlo. Il futuro del meeting management, dunque, andrà sempre più in quella direzione. CWT MEETINGS & EVENTS Indirizzi: Firenze - Via Panciatichi, 38/5 – 50127 Milano - Via Vespucci, 2 – 20124 Roma - Via Benigni, 25 – 00156 Torino - Corso Orbassano, 336 – 10137 Contatti: tel. 055 09491111 (per tutte le sedi) eventsitalia@cwt-me.com www.cwt-meetings-events.it Persone di riferimento: Armando Mastrapasqua (senior director) armando.mastrapasqua@cwt-me.com

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Lecce – www.formedica.it

Formedica Azienda impegnata nella realizzazione di progetti formativi ed eventi nell’area sanitaria, provider Ecm e partner di Università, Società scientifiche e Associazioni di pazienti, con una conoscenza ad ampio spettro del panorama medico-scientifico

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ormedica nasce nel 2002 dall’incontro di un gruppo di professionisti con esperienze differenti e che hanno operato per anni nei settori della medicina, del management aziendale e della comunicazione. Strutturata in gruppi di lavoro coordinati da Susanna Priore e Rosario Gagliardi, Formedica è una realtà altamente specializzata nella realizzazione di progetti medico scientifici e nell’organizzazione di eventi medici Ecm in qualità di provider accreditato, collaborando con Università, centri di ricerca, Asl, ospedali e aziende private. L’agenzia si distingue per la sua capacità

FORMEDICA Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: 157 Indirizzo: via Aldo Moro, 71 – 73100 Lecce Contatti: tel. 0832 304994 - 3358116002 fax 0832 304994 ecm@formedica.it www.formedica.it

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di proporre soluzioni innovative - dopo un’attenta analisi del reale fabbisogno - per la formazione dei professionisti della sanità: corsi e-learning e Fad, simulazioni, sessioni interattive, impiego di device digitali, realtà virtuale e robotica al servizio di medici, chirurghi, farmacisti, biologi e molti altri specialisti. La mission di Formedica è quella di promuovere ovunque lo sviluppo professionale e la crescita umana e scientifica delle persone e delle aziende sanitarie, nel rispetto della deontologia e con l’obiettivo di tutelare la salute dei pazienti. A questo scopo e grazie a specifiche competenze sul tema, Formedica ha organizzato il Master di II livello di “Management Socio Sanitario. Innovazione e Sviluppo”, in collaborazione con l’Università del Salento, all’interno di un protocollo d’intesa per lo sviluppo e la ricerca di modelli di formazione in ambito socio sanitario. In tale contesto prende forma un’ulteriore area di servizi e consulenze nell’ambito di progetti relativi alla Clinical Governance, e alla costruzione di percorsi diagnostico-terapeutici e assistenziali (PDTA). Un altro punto di forza di Formedica è rappresentato dall’area della Medicina Comunicazionale, gestita da Rosario Gagliardi, da anni impegnato nello studio delle dinamiche cognitivo-comportamentali tra medico e paziente. Susanna Priore è inoltre coordinatrice del progetto “Provider Ecm” di Federcongressi&Eventi, un’iniziativa di ampio respiro volta a elevare la qualità, la professionalità e l’aggiornamento dei provider operanti in Italia.

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Forma Communications s.r.l.

la comunicazione prende forma

Forma Communications s.r.l. via Chiaia 149/E, Palazzo Cellamare 80121 Napoli Tel. +39 081 7148608 Fax +39 081 7145954

www.formacommunications.com


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Bari - www.meeting-planner.it

Meeting Planner Agenzia attiva su tutti i fronti del congressuale e dell’Ecm, partner consolidato di numerose associazioni medico-scientifiche per tutte le loro esigenze formative e di comunicazione

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on sede a Bari, Meeting Planner è tra le realtà più dinamiche del panorama congressuale non solo del territorio pugliese ma di tutta la Penisola. Sia Pco sia provider Ecm, l’agenzia sviluppa insieme al board scientifico progetti ad hoc per soddisfare il fabbisogno formativo, partecipando attivamente a tutte le fasi di creazione dell’evento. La fondatrice, Maddalena Milone, è un’attenta osservatrice dei trend e delle trasformazioni del settore, e ci racconta direttamente alcune interessanti tendenze nel panorama dell’educazione continua in medicina. Come si stanno evolvendo i congressi medici negli ultimi tempi? «I partecipanti agli eventi e congressi scientifici oggi si aspettano soprattutto un livello di coinvolgimento e di interattività superiore rispetto alle tradizionali aule frontali, ormai obsolete. I professionisti oggi si formano e si informano quotidianamente attraverso strumenti impensabili fino a pochi anni fa. Il “meeting design” e l’impiego della tecnologia sono quindi essenziali per sviluppare format innovativi, e qui emerge l’anima creativa della nostra professione. Ci sono tantissime tecniche a disposizione per far sentire il partecipante attore e non solo spettatore, già prima dell’evento, ad esempio con il supporto dei social media. È questa la nostra sfida quotidiana». Può farci un esempio concreto di innovazione tratto da una vostra esperienza recente? «C’è un nuovo format che viene utilizzato in molte grandi aziende in tutto il mondo per risolvere problemi strategici e coinvolgere attivamente tutti i componenti dei team: il Lego© Serious Play©. Viene spesso usato come strumento di dialogo sociale, per cui mi sono detta: perché non sperimentarlo per favorire il dialogo tra le diverse professioni e discipline in ambito medico scientifico? La proposta è stata subito accolta e sviluppata per un ciclo di eventi formativi rivolti a medici, con rilascio di crediti Ecm. Gli obiettivi sono stati raggiunti con successo: attivare il dialogo per favorire la collaborazione sinergica, puntando sul valore della contribuzione e quindi sul coinvolgimento di ogni singolo partecipante. Il modello di apprendimento è stato molto apprezzato e ha rotto gli schemi classici della formazione continua in ambito sanitario. Attraverso un gioco semplice e coinvolgente, con il supporto di Fabrizio Faraco, facilitatore certificato Lego© Serious Play©, abbiamo progettato un format interattivo ed esperienziale che si basa sul valore del contributo di tutti i partecipanti ed esalta il valore della co-creazione in medicina. Il metodo Lego© Serious Play© infatti produce più partecipazione, con conseguente produzione di più idee e più insight, anche grazie a negoziazioni semplificate che migliorano i processi decisionali. Attraverso

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questa progettazione - la prima nel suo genere in Italia - ho dimostrato che il ruolo dei provider Ecm consiste proprio nel valore aggiunto che possiamo dare alle attività di formazione continua e che nella nostra professione non dobbiamo mai smettere di studiare, fare ricerca e sperimentare». Operate a livello nazionale ma siete anche molto legati al territorio pugliese: quali sono i punti di forza della Puglia come destinazione per gli eventi medico-scientifici? «Abbiamo tutte le carte in regola per ospitare qualsiasi tipologia di evento: collegamenti aerei sempre più potenziati, fortissima vocazione alla destagionalizzazione grazie al clima mite che ci rende attrattivi tutto l’anno, strutture ricettive di altissimo livello e un’identità territoriale molto forte, sempre più conosciuta anche all’estero. Purtroppo però la Puglia è ancora molto penalizzata dalle restrizioni del codice deontologico Farmindustria sulle sponsorizzazioni, che include le masserie - tipiche costruzioni pugliesi - tra le location da evitare, quando invece per la loro collocazione risultano spesso strutture ideali per alcune tipologie di convegni, e molte sono dotate di tutte le caratteristiche necessarie per ospitare congressi scientifici». MEETING PLANNER Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: 2516 Indirizzo: via Alberotanza, 5 – 70125 Bari Contatti: tel. 080 9905360 fax 080 9905359 – 080 2140203 info@meeting-planner.it www.meeting-planner.it Persone di riferimento: Maddalena Milone (amministratore unico) mada@meeting-planner.it

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Napoli - www.mpcongress.it

MP Congressi e Comunicazione Provider Ecm, Pco e Dmc riuniti in un unico partner, che mette a disposizione del mondo medico-scientifico il suo capitale di esperienza, passione e conoscenza del territorio per organizzare eventi in grado di coniugare efficacia e sostenibilità

L’

agenzia, guidata da Bianca Maria D’Angelo, opera da 20 anni con passione ed entusiasmo nel settore congressuale. Cura la gestione e il coordinamento di convegni soprattutto nell’ambito medico-scientifico e ha al suo attivo l’organizzazione di fiere, corsi, convention aziendali e incentive. Nel corso degli anni ha curato centinaia di convegni superando, per alcuni, il numero di 5.000 partecipanti, occupandosi anche delle relative campagne di marketing, ufficio stampa e fundraising. Organizza eventi sociali e tour turistico-culturali

MP CONGRESSI & COMUNICAZIONE Provider Ecm Numero di iscrizione albo nazionale provider: 1263 Indirizzo: via Posillipo, 66/5 – 80132 Napoli Contatti: tel. 081 5753432 – 081 2466459 fax 081 5750145 mpnapoli@tin.it www.mpcongress.it Persone di riferimento: Bianca Maria D’Angelo (general manager) mpcongressi@gmail.com

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per organismi pubblici e privati, società nazionali e internazionali riuscendo a essere competitiva sul mercato e creativa nei programmi. MP Congressi è inoltre iscritta all’albo dell’Agenas come provider Ecm nazionale e fornisce un servizio completo e di qualità per la progettazione ed erogazione di formazione accreditata. Nel 2007 ha ricevuto la certificazione di qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2008, garantendo in questo modo un’elevata professionalità costruita sul campo. MP Congressi è anche una valida Dmc, ovvero una “destination management company” in grado di valorizzare al meglio le possibilità del territorio, grazie a una perfetta conoscenza della Campania e della sua offerta congressuale, con una visione precisa sulle migliori opportunità per il turismo d’affari e culturale, con cui rendere unico un evento, un congresso, un viaggio di lavoro a Napoli e dintorni. Tre sono i punti di forza che esprimono la filosofia di MP Congressi: s Professionalità: l’équipe di lavoro è formata da uno staff esperto e orientato agli obiettivi, a cui si aggiunge una rete di partner e fornitori altamente qualificati. s Flessibilità: MP Congressi cura l’organizzazione completa dell’evento, dall’ideazione alla realizzazione finale, tenendo conto di tutte le esigenze del committente. s Personalizzazione: servizio “chiavi in mano” e su misura. Nulla è lasciato al caso, la cura di ogni singolo dettaglio garantisce soluzioni originali e personalizzate per la piena soddisfazione di organizzatori e partecipanti.

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Milano - www.mzcongressi.com

MZ Congressi Uno dei Pco e provider Ecm di riferimento per il settore dei congressi medici in Italia e in Europa, che quest’anno festeggia trent’anni di attività, trascorsi sempre al fianco delle associazioni scientifiche nazionali e internazionali

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Z Congressi, fondata e diretta da Mauro Zaniboni, e attualmente guidata in stretta collaborazione con Stefano Montalbetti e Monica Sellari, amministratori delegati, è specializzata nell’organizzazione di congressi, convegni, e corsi di formazione Ecm per il mondo medicoscientifico, di eventi corporate e convention, e inoltre nell’association management e nel supporto alle candidature per i congressi internazionali. Forte di una solida reputazione costruita nel corso di trent’anni grazie a trasparenza e professionalità, MZ Congressi è un valido alleato per il mondo associativo e per tutti coloro che sono interessati a tradurre in realtà un progetto congressuale in Italia o all’estero. Ottima conoscenza del mercato, dei regolamenti e delle migliori location per eventi, rapporti consolidati con fornitori e solidità finanziaria consentono all’agenzia di operare con efficacia e credibilità in qualunque sede in Italia e in Europa. Da un punto di vista imprenditoriale, MZ Congressi è disponibile a seguire l’intera progettazione dell’evento e ad assumersi i rischi economici dell’organizzazione, ivi compresi i processi di candidatura internazionali, dallo studio del bando all’analisi di fattibilità, passando per la gestione dei contatti con tutti gli interlocutori, gli stakeholder e le istituzioni coinvolte nel progetto. In questo modo i committenti vengono

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sollevati da ogni onere e possono contare sul supporto costante di un team multilingue di oltre trenta professionisti esperti di ogni ramo del settore. L’agenzia, con sede a Milano, si occupa quindi per intero di qualsiasi tipologia di evento di comunicazione scientifica e culturale, offrendo inoltre servizi qualificati di association management: gli uffici del gruppo MZ sono a oggi la casa di ben quattordici associazioni scientifiche, che hanno qui i propri recapiti postali e il proprio centro di contatto con gli iscritti, le aziende, i fornitori. Gli stessi spazi – moderni, funzionali e dotati di tutte le ultime tecnologie – sono inoltre a disposizione delle associazioni come sede di rappresentanza per i meeting e le riunioni dei consigli direttivi.

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Consulenza e competenza Uno degli aspetti più complessi dell’organizzazione congressuale in campo medico-scientifico è quella dei rapporti con gli sponsor da una parte e con le istituzioni di riferimento dell’Ecm dall’altra. L’evoluzione della normativa e la necessità continua di mediare tra i codici etici di Farmindustria e Assobiomedica e il regolamento Ecm rappresentano una delle sfide principali per chi si accosta da neofita a questo settore. MZ Congressi parla da trent’anni lo stesso linguaggio delle associazioni medico-scientifiche e al tempo stesso dispone di un filo diretto con tutti i potenziali sponsor, il che agevola notevolmente il lavoro di fundraising. La perfetta conoscenza dei diversi regolamenti, nonché degli aspetti fiscali e tributari legati alla gestione della tesoreria di un congresso, permettono alla Società di porsi come un consulente a 360° su tutti i fronti, come dimostra anche il ruolo attivo svolto da Mauro Zaniboni, presso l’associazione nazionale di categoria Federcongressi&eventi, e in numerose occasioni di formazione e aggiornamento professionale per la categoria dei Pco.

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Ai servizi specifici per il mondo medico-scientifico, il gruppo MZ affianca inoltre competenze nel campo dell’incentivazione, dell’organizzazione di eventi sociali e della gestione di viaggi e trasferimenti di gruppi e delegazioni internazionali. Una media di oltre cento eventi all’anno e l’ottima reputazione presso numerose realtà medico-scientifiche italiane e straniere costituiscono del resto il migliore biglietto da visita di MZ Congressi. MZ CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 966 Indirizzo: via Carlo Farini, 81 – 20159 Milano Contatti: tel. 02 66802323 fax 02 6686699 info@mzcongressi.com www.mzcongressi.com Persone di riferimento: Mauro Zaniboni (fondatore e presidente) mauro.zaniboni@mzcongressi.com Monica Sellari (amministratore delegato) monica.sellari@mzcongressi.com Stefano Montalbetti (amministratore delegato) stefano.montalbetti@mzcongressi.com

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Bologna - www.planning.it

Planning Congressi Una realtà altamente specializzata nell’organizzazione e nella consulenza strategica per ogni tipo di evento medico-scientifico, dai congressi associativi ai corsi Ecm, che progetta ed eroga in qualità di provider accreditato

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uasi trent’anni di esperienza e una varietà di risorse dedicate all’ideazione di convegni medico-scientifici ed eventi Ecm fanno di Planning Congressi uno dei principali Pco e provider nazionali, in grado di occuparsi dell’intero workflow di un congresso, dalla definizione degli obiettivi iniziali alla gestione della segreteria, dalle procedure di accreditamento all’analisi dei risultati ottenuti. Planning Congressi nasce nel 1988 e ha sede a Bologna, centro di eccellenza in campo medico sia a livello accademico sia ospedaliero. Già punto di riferimento per l’organizzazione congressuale, all’inizio degli anni Duemila, con

PLANNING CONGRESSI Provider Ecm Numero di iscrizione albo provider: 38 Indirizzo: via Guelfa, 9 – 40138 Bologna Contatti: tel. 051 300100 fax 051 309477 info@planning.it www.planning.it Persone di riferimento: Michele Galantino (president) m.galantino@planning.it Mario Buscema (vice president) m.buscema@planning.it Irene Bortolotti (managing director) i.bortolotti@planning.it Roberta Giacomini (managing director) r.giacominiplanning.it

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l’attivazione in Italia del sistema Ecm, Planning Congressi si specializza anche in quest’ambito, erogando formazione accreditata. Nel 2010 diventa provider Ecm provvisorio, mentre nel 2013 si qualifica provider standard. L’agenzia è in possesso della certificazione UNI EN ISO 9001 - 2008 che garantisce la qualità nelle procedure di progettazione e realizzazione di eventi formativi, e organizza molteplici iniziative di aggiornamento professionale. Oggi più che mai il compito di un Pco non è circoscritto all’organizzazione: l’avvento dei social media e i nuovi paradigmi della comunicazione hanno trasformato anche il mondo dei congressi e portato alla nascita di una nuova generazione di Pco, capaci di agire come consulenti a 360° e di occuparsi di ogni tipologia di manifestazione ed evento societario o aziendale, individuando per ciascuno soluzioni altamente personalizzate. Planning Congressi definisce progetti formativi ad ampio raggio, in collaborazione con il proprio board didattico; sviluppa partnership con le università per la realizzazione di master e corsi di alta formazione, nonché con opinion leader e società scientifiche; realizza format in cui, grazie a software interattivi, migliora l’esperienza di apprendimento e lo scambio di conoscenze. Le competenze di Planning inoltre non si limitano al mondo medico-scientifico ma comprendono anche altre categorie professionali come ad esempio gli Ingegneri, in qualità di provider autorizzato dal Ministero della Giustizia.

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ALTRI SERVIZI

Roma - www.exclusivevent.it

Exclusivevent Un direttore d’orchestra di banqueting e di catering di alto livello e in una miscellanea di location, le più belle di Roma. È Exclusivevent, che delinea e realizza le migliori coordinate del gusto nei momenti conviviali della meeting industry

A

ffidarsi a Exclusivevent significa poter contare su location, catering e allestimenti perfetti per dare il giusto sapore all’evento e al suo obiettivo. L’allestimento, infatti, è il mezzo per enfatizzare un messaggio: un lunch o una cena di gala possono essere spettacolari anche nella loro sobrietà. Lo sa bene e lo realizza al meglio Exclusivevent, che nasce come realtà di banqueting e ora è anche un catering di riferimento della capitale. In particolare, il banqueting è un servizio volto a soddisfare le esigenze di comunicazione e di immagine del cliente il quale può avvalersi di un unico interlocutore per la location e la ristorazione, il tutto concertato da un’appropriata atmosfera che cambia a seconda della tipologia di evento. E a proposito di location, nel menù di Exclusivevent spicca, in esclusiva assoluta, il Roof Garden dell’Hotel Boscolo Exedra. La qualità, infatti, è al centro di tutta l’attività di Exclusivevent, protago-

nista di percorsi del gusto nel contesto di meeting, conferenze, seminari, inaugurazioni, convegni, incontri formativi, celebrazioni aziendali e team building. La meeting industry può contare sulla sapiente regia di Exclusivevent che dall’iniziale site inspection di una location confeziona l’evento su misura in ambienti esclusivi e raffinati. Tutto parte dall’ascolto attento e approfondito dei desideri dei clienti, che consente di soddisfare pienamente le aspettative con un servizio chiavi in mano e che accompagna non solo il momento conviviale vero e proprio ma anche le fasi della logistica e della personalizzazione degli spazi. Cocktail e catering – con hostess e personale specializzato – vengono preparati con le migliori materie prime dai più esperti ed eclettici chef che miscelano la professionale attenzione ai minimi dettagli con una straordinaria fantasia. EXCLUSIVEVENT Indirizzo: via Tullio Ascarelli 18, 00166 Roma Contatti: tel. 06 66183281 info@exclusivevent.it www.exclusivevent.it Persona di riferimento: Gianni Saldutti g.saldutti@exclusivevent.it Cell. 392 3718778

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Studiovisio è il partner tecnico ideale per accendere il successo di un congresso o di un evento. Partendo dalla consulenza e dalla progettazione tecnica, per arrivare alle forniture dei migliori hardware e di software esclusivi per ottimizzare la gestione del tuo evento, i professionisti di Studiovisio garantiscono sempre soluzioni in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza. La toolbox di Studiovisio poi, è un sistema integrato di strumenti informatici studiati per rendere ogni congresso un sicuro successo ed è al momento composta da 6 prodotti perfettamente integrati tra loro attraverso il software SHOW-IT: SLIDE-IT, è la piattaforma informatica che consente una “gestione globale” delle slide in ogni fase dell’evento, dall’acquisizione fino alla proiezione; REC-IT permette la registrazione e sincronizzazione dell’audio con la proiezione delle slide in tempo reale; ASK-IT massimizza l’interazione tra relatori e partecipanti mediante l’utilizzo della messaggistica istantanea; APP-IT è la soluzione per dare a tutti i partecipanti la possibilità di avere sempre sul proprio tablet, computer o smartphone tutti gli atti del congresso; DISPLAY-IT rappresenta il tool multimediale di segnaletica tramite totem visivi interattivi che garantisce anche a chi non è in sala di seguire il congresso; CHECK-IT è infine il “centro regia” che permette all’Event Manager di avere tutte le informazioni importanti sull’evento in tempo reale e quindi di poter dirigere l’andamento dei lavori nel migliore dei modi.

Largo M.Liverani, 12/1 - 50141 Firenze Tel. +39 055 0334455 - Fax +39 055 0334459

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ALTRI SERVIZI

Firenze - www.studiovisio.it

Studio Visio Studio Visio già al suo terzo anno di attività potenzia la propria presenza nella meeting industry grazie a tecnologie innovative, ricco know-how e servizi d’eccellenza, ingredienti di successo che hanno contribuito a far diventare la giovane azienda fiorentina un vero e proprio punto di riferimento nel settore degli eventi

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na presenza forte nata nel 2013 da un’idea di quattro professionisti del settore che hanno voluto condividere una nuova “visione” del modo di dare supporto tecnico e consulenza nella realizzazione di congressi ed eventi: Studio Visio è un’impresa innovativa e lungimirante che ha avuto fin da subito l’obiettivo di diventare un vero e proprio consulente tecnologico per i Pco, i centri congressi e le associazioni medico-scientifiche nella realizzazione dei loro eventi. Lorenzo Vanni insieme a Iacopo Tagliabue sono l’anima commerciale di questa giovane impresa che nell’arco del 2016 ha riscosso numerosi successi, confermati dall’alto numero di eventi realizzati, tutti curati nel minimo dettaglio e con un altissimo risultato in termini di efficienza e qualità. Questa attività ha permesso in questi tre anni, di collaborare con i maggiori Pco a livello nazionale, curare i congressi annuali di alcune tra le maggiori società scientifiche italiane come AIOM, SIME, SIN, SIDO, SIE, SIC, SIMI, SIMLII, e internazionali come IMW, EUGA ed EUGMS, e nel contempo di sviluppare collaborazioni con alcuni tra i maggiori poli congressuali/fieristici presenti sul territorio nazionale. Insieme a Vanni e Tagliabue fa parte del team Stefano Cupertino, il responsabile dello sviluppo e della creazione di tutti i software proprietari realizzati ad hoc per razionalizzare il processo produttivo, semplificare ed aiutare i Pco nella gestione degli eventi. Grazie alla sua esperienza ventennale ha reso possibile ideare, progettare e mettere a punto alcuni

STUDIO VISIO Indirizzo: largo Liverani, 12/1 – 50141 Firenze Contatti: tel. 055 0334455 info@studiovisio.it www.studiovisio.it Persone di riferimento: Lorenzo Maria Vanni vanni@studiovisio.it

prodotti che hanno segnato il cambiamento della comunicazione congressuale. Il quarto componente è il responsabile tecnico Massimiliano Miniati che, grazie alle sue competenze logistiche e all’esperienza su grandi eventi, supporta i clienti ottimizzando tempi e risorse, e nel contempo gestisce anche la logistica dei materiali oltre a coordinare le numerose squadre di collaboratori sparse in tutto il territorio nazionale. Accanto ai quattro soci, Studio Visio si avvale di un numero sempre crescente di collaboratori interni ed esterni aumentando così la capacità di gestire eventi sempre più complessi.

Un anno di successi Conoscenza del mercato, degli aspetti tecnici e dei bisogni dei clienti, reattività nel trovare soluzioni adeguate alle richieste più diverse, innovazione nella ricerca e nella realizzazione di nuove tecnologie: sono questi i cardini attorno ai quali si articola tutta l’attività di Studio Visio che nel 2016 ha rafforzato la propria posizione quale punto di riferimento nel panorama dei servizi tecnici, sia per quanto riguarda la realizzazione di grandi eventi sia per la cura di piccoli eventi ad alto contenuto tecnologico. La tool-box software, vero e proprio motore

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ALTRI SERVIZI

di questa crescita, implementata nelle sue funzionalità, è modulabile a seconda delle necessità del cliente e si compone di vari prodotti che interagiscono per semplificare, agevolare e velocizzare ogni singolo step a supporto dell’evento. A partire da SHOW-IT, il fulcro che acquisisce le informazioni da un potente database e restituisce una serie di funzionalità che integrate ad altri software permettono l’ottimizzazione e la spettacolarizzazione dell’evento. Per proseguire con SLIDE-IT, il tool che gestisce la consegna, l’organizzazione e la proiezione (con l’innovativo sistema di schermo di controllo per il tecnico in sala che permette una più semplice gestione delle informazioni che provengono dal centro slide) di migliaia di presentazioni suddivise in molteplici sale. Passando per REC-IT, grazie al quale è possibile sincronizzare in tempo reale l’audio del relatore con la sua sequenza di slide e quindi creare senza tempi di attesa gli atti congressuali multimediali. DISPLAY-IT è invece il servizio di monitor interattivi multimediali grazie ai quali si possono avere tutte le informazioni relative al congresso in corso e inoltre è possibile seguire le presentazioni anche senza essere in sala, mentre ASK-IT è il moderno sistema di messaggistica istantanea che permette al relatore di ricevere e rispondere immediatamente alle domande dei partecipanti utilizzando semplicemente un tablet. Infine CHECK-IT, uno strumento ormai indispensabile per una visione globale dell’evento, che permette alla segreteria organizzativa di monitorare in tempo reale lo stato delle consegna delle presentazioni al centro slide, la gestione delle liberatorie, la tempistica di pause e coffee break. Questi software, accanto a una preparazione tecnica e a un’ottima gestione dei materiali audiovisivi, hanno permesso di gestire nel 2016 oltre 250 eventi.

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Il punto più alto di questo anno ricco di successi è stato sicuramente il 5° Congresso della World Union of Wound Healing Societies che si è svolto a settembre a Firenze presso il Centro Congressi della Fortezza da Basso. Questo evento, realizzato in collaborazione con Firenze Fiera e con il Pco Centro Congressi Internazionale di Torino, ha visto la partecipazione di oltre 4.000 delegati da tutto il mondo divisi in 10 sale congressuali con una plenaria realizzata nel padiglione Cavaniglia di oltre 2.000 persone. Studio Visio ha progettato, realizzato e gestito tutta l’infrastruttura tecnica relativa all’amplificazione, ai sistemi di proiezione, alle luci e agli impianti di votazione e di traduzione simultanea con oltre 1.200 apparecchi ricevitori. Il plusvalore è stato dato sicuramente dai software utilizzati come il centro slide per la gestione di oltre 900 relazioni congressuali, i display che riepilogavano in tempo reale le informazioni relative alle sessioni in corso e al programma della giornata.

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COMPAGNIE ALBERGHIERE

Atahotels

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Best Western Italia

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www.atahotels.it

Atahotels Convention centre flessibili e dotazioni tecnologiche all’avanguardia, ampi spazi e posizioni strategiche caratterizzano l’offerta congressuale degli alberghi firmati da Atahotels, un partner del tutto affidabile per gli organizzatori

COMPAGNIE ALBERGHIERE

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irca cento sale per congressi che arrivano fino a 1.200 persone: con questi numeri Atahotels affianca gli organizzatori di congressi medici essendo un partner affidabile sia in termini di strutture sia per quanto riguarda i servizi. In particolare Atahotels mette a disposizione la professionalità del proprio staff dalla fase di prenotazione all’assistenza in loco, proponendosi come interlocutore unico per quanto riguarda la scelta della struttura congressuale. I suoi hotel sono ubicati nelle maggiori città italiane, logisticamente strategici e forniti di postazioni di lavoro efficienti e confortevoli, con spazi all’avanguardia e modulari e dotazioni tecnologiche in grado di soddisfare i convegni di alto livello.

Tecnologia e accoglienza È un hotel di ultima generazione Atahotel Expo Fiera, che punta sulla modernità anche per quanto riguarda il suo centro congressi, tecnologicamente avanzato e molto flessibile. Direttamente nelle vicinanze del polo fieristico di Rho, questo quattro stelle si caratterizza anche per le dimensioni dei suoi spazi, grazie a due sale plenarie rispettivamente da 1.200 e 1.100 metri quadrati, completamente modulabili, e un’area espositiva per ben tremila persone. Tutto il centro congressi è coperto da collegamento internet Wi-fi così come le aree comuni e le camere, 527 in tutto. Altro hotel della catena in Lombardia è Atahotel Varese, con il suo stile moderno e accogliente, che propone al congressuale una sala plenaria da 800 posti, una sala riunioni da 180 posti e sei sale meeting fino a 35 posti ciascuna. L’hotel ha la particolarità di essere affacciato direttamente sull’ippodromo e sulle colline circostanti.

Congressi preziosi ATAHOTELS S.P.A. Via Murat, 17 - 20159 Milano Tel. 02 69826982 events@atahotels.it www.atahotels.it

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Architetture di valore e decori preziosi tratteggiano l’Atahotel Principe di Piemonte, un vero e proprio patrimonio per la città di Torino, che ben conserva mosaici del Venini e colorati vetri di Murano. In questo importante contesto i congressi trovano posto in un’ampia sala per oltre duecento persone e in altre meeting room, mentre le camere, particolarmente eleganti, sono 99. Il tutto in una posizione centralissima, a breve distanza dalla stazione principale cittadina

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Avanguardia ed efficienza Altro hotel, altro stile con Atahotel Bologna, una struttura moderna di design che fa parte del progetto avveniristico della Torre Unipol e propone tre sale modulabili e trasformabili in sette spazi distinti, tutte con luce naturale, per un totale di 270 posti, a cui si aggiunge un’area dove organizzare banchetti in occasione di un incontro di lavoro. Il centro congressi occupa il primo piano, che accoglie anche uno spazio polifunzionale e il business centre dell’hotel. Dal secondo all’ottavo piano si trovano invece le camere, 144 in tutto, e 12 appartamenti. L’hotel è facilmente raggiungibile, anche con i mezzi pubblici, dal centro città e dalla Fiera, che dista appena dieci minuti di auto. Anche l’aeroporto è accessibile con i mezzi.

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Eleganza in Sicilia Sono due le strutture siciliane firmate Atahotels per i congressi: Atahotel Capotaormina e Atahotel Naxos Beach. Il primo si trova in una posizione suggestiva a picco sulla scogliera e propone al congressuale sette meeting room e una sala plenaria da 450 posti a teatro dotata di luce naturale. Non mancano nel quattro stelle spazi meno informali votati a momenti diversi, come le terrazze panoramiche e la sala banchetti dove viene proposta un’interpretazione personalizzata dei piatti più apprezzati della cucina italiana e in particolare siciliana. Completano l’offerta 190 camere, tutte con vista. Atahotel Naxos Beach è invece immerso in un grande parco e propone un’ampia sala plenaria da 780 posti e diverse aree per eventi. Nel dettaglio l’offerta del quattro stelle di Taormina si articola (oltre alla sala plenaria) in 14 meeting room da dieci a 270 posti e in una sala banchetti per mille persone e – per quanto riguarda l’accoglienza – in ben 642 stanze.

Nel cuore della Toscana Non dista molto da Siena Atahotel Petriolo Resort Spa, che ha la peculiarità di essere immerso nella rigogliosa natura toscana e di essere dotato di facility congressuali per grandi numeri. Il suo centro congressi comprende una sala plenaria da cento posti e altre sette sale meeting. Particolarmente raffinate sono anche le 77 camere impreziosite con arredi in stile, caldi tessuti e marmi pregiati.

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COMPAGNIE ALBERGHIERE

Porta Nuova, che consente all’hotel di essere comodo da raggiungere non soltanto in treno ma anche in aereo, grazie agli efficienti collegamenti ferroviari.


www.bestwestern.it/meeting

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Best Western Italia Staff e business unit dedicati, un motore di ricerca intuitivo ed efficace e una rete capillare di alberghi in tutta Italia fanno di Best Western un partner irrinunciabile. Qui tutte le informazioni e una selezione di hotel ideali per i convegni medici

COMPAGNIE ALBERGHIERE

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n unico referente nella scelta dell’hotel ideale per il convegno medico che si deve pianificare: è questa la risposta di Best Western agli organizzatori in cerca di una location, semplice come quella che solo chi vanta una lunga esperienza nel settore può dare, efficace perché mette sul piatto una vastissima rete alberghiera tra cui scegliere la struttura che più si avvicina alle proprie esigenze. Mice with us è il claim che Best Western dedica al settore congressuale, un invito molto chiaro ad affidarsi alla loro professionalità per organizzare eventi senza preoccupazioni. Sotto il cappello del claim si articola infatti una proposta dettagliata ed efficiente, che vede protagonista l’Ufficio Meeting di Best Western Italia, una business

UFFICIO MEETING BEST WESTERN ITALIA Tel: 02 83108507 meeting@bestwestern.it www.bestwestern.it/meeting

unit dedicata al settore Mice che assiste e convoglia l’organizzazione dei convegni presso le strutture Best Western dislocate su tutto il territorio italiano. E per chi si sentisse più a suo agio con i tool online, Best Western Italia propone i suoi servizi anche online, con un motore di ricerca che permette di inserire in poche mosse i dati corrispondenti al convegno che si deve organizzare, dalla destinazione al numero dei partecipanti, per ottenere una cernita delle strutture più indicate e la possibilità di richiedere preventivi mirati in base agli specifici bisogni accedendo a tariffe agevolate. Nel testo e nella galleria fotografica, una selezione di strutture a vocazione Mice: l’elenco completo è online su www.bestwestern.it/meeting

Congressi nella Repubblica di San Marino In una terra ricca di storia e di cultura come è la Repubblica di San Marino, i congressi medici possono trovare posto al Best Western Palace Hotel, un quattro stelle perfetto per chi arriva sul Titano per incontri di lavoro anche a livello internazionale. Centrale nella proposta della struttura è il centro congressi, ampio e funzionale, che permette di organizzare incontri fino a 800 posti nella sala Cesare, un unico ampio spazio senza colonne, a cui si aggiunge la Sala Cleopatra, per un massimo di 150 persone a platea e altre due sale ideali per sessioni parallele di lavoro e spazi per segreteria. Per chi viaggia in auto è disponibile un ampio parcheggio coperto. Sono anche i servizi a rendere l’hotel a misura di convegno: non ultimo il generoso senso di ospitalità dello staff.

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1 - Best Western Premier BHR Treviso Hotel 2 - Best Western Hotel Langhe Cherasco a Cherasco – Cuneo 3 - Best Western Plus Tower Hotel Bologna 4 - Best Western Grand Hotel Guinigi a Lucca 5 - Best Western Plus Leone di Messapia Hotel & Conference a Lecce

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Per chi è alla ricerca di una soluzione strategica e facile da raggiungere Best Western Hotel Quattrotorri Perugia di Perugia è un’ottima risposta. Il quattro stelle sorge alle porte della città, collocato strategicamente nell’area commerciale, non lontano dal raccordo autostradale Qui, in un contesto confortevole e ospitale, i congressi medici sono accolti nel convention centre in ben 16 sale di diverse dimensioni, per una capacità flessibile da dieci a 800 posti. Peculiarità della struttura è anche la sua estrema modernità, grazie al collegamento in fibra ottica e web e alla possibilità di live streaming. Grande valore aggiunto è la vicinanza con la struttura ospedaliera e con il centro congressuale Ellisse, nuova sede della facoltà di Medicina e Chirurgia.

L’offerta meeting a Napoli Comfort e dinamicità sono i tratti distintivi del Best Western Suites & Residence Hotel a Napoli, Pozzuoli. L’albergo si trova in posizione

COMPAGNIE ALBERGHIERE

Strategicamente Perugia

strategica e consente di raggiungere velocemente la Mostra d’Oltremare, la base Nato, la Città della Scienza, la sede Rai di Napoli grazie alla localizzazione alle porte del capoluogo partenopeo. L’hotel è un quattro stelle e articola la proposta congressuale in dieci sale meeting funzionali e moderne capaci di accogliere eventi e congressi medici fino a 400 partecipanti. Per gli ospiti che viaggiano in automobile è disponibile un comodo parcheggio. In tutta la struttura è disponibile, per clienti e partecipanti agli incontri, la connessione Wi-fi ad alta velocità. In ambito ristorativo, le proposte coniugano i sapori della tradizione locale con le suggestioni della cucina internazionale.

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Tecnologia alle porte di Milano Nei pressi delle principali arterie autostradali milanesi, Best Western Premier Hotel Monza e Brianza Palace a Cinisello Balsamo è la location ideale per muoversi agilmente nei dintorni o raggiungere facilmente il centro di Milano. Il centro congressi è composto da sette sale, che hanno il vantaggio di essere tutte illuminate da luce naturale. Le meeting room hanno inoltre diverse metrature e in generale possono accogliere da 10 a 170 persone. Due sono le plenarie: la Sala Lombardia e la Sala Brianza, entrambe dotate di tecnologia innovativa, con la possibilità di essere collegate con audio e videoconferenza, ampliando in questo modo la capacità fino a 250 persone. Grazie al ristorante interno è assicurata una ristorazione curata. Le camere sono ideali per chi viaggia per lavoro.

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UN MODERNO CENTRO CONGRESSI

IMMERSO NEL GRANDE PARCO

DI UNA VILLA ANTICA

SULLE RIVE DEL LAGO PIÙ BELLO DEL MONDO Solo a Villa Erba è possibile trovare tutto questo. Polivalenza della struttura e funzionalità degli spazi permettono di organizzare eventi di qualunque tipo, in una singola area o contemporaneamente in tutto lo spazio a disposizione. Per consentire la massima personalizzazione e la massima libertà nell’accoglienza dei propri ospiti, gli ambienti non

prevedono allestimenti standard, lasciando campo libero all’immaginazione e alla creatività. Un’oasi di sostenibilità: grazie alla realizzazione di un impianto di condizionamento ad energie rinnovabili con impiego di acqua di lago che riduce del 95% le immissioni di CO2 e di calore nell’atmosfera, Villa Erba è protagonista anche nel campo dell’ecosostenibilità.

POSSIBILE USO AUTONOMO DEL CENTRO CONGRESSI CON ACCESSO INDIPENDENTE

Cernobbio - Largo Luchino Visconti 4 - Lago di Como - Italy - Ph +39 031 3491 - info@villaerba.it - www.villaerba.it


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LOMBARDIA

Centro Congressi MalpensaFiere

Villa Erba Centro internazionale esposizioni e congressi

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& Ville Ponti

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AS Hotel Limbiate Fiera

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Planetaria Hotels

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Winter Garden Hotel Bergamo Airport

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Palace Hotel Desenzano

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Domina Milano Fiera Hotel & Congress

Grand Hotel Imperiale

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Palazzo Mezzanotte

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Iseolago Hotel

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Palace Hotel

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Crowne Plaza Milan City

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NYX Milan - Leonardo Hotels

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LOMBARDIA

Limbiate (Mb) - www.ashotelimbiatefiera.it – www.ashotels.it

AS Hotel Limbiate Fiera Una struttura di design a nord di Milano, ben collegata con il centro città, dotata di parcheggio gratuito e senza tassa di soggiorno. Una location del gruppo AS Hotels Milano - Monza & Brianza, 4 hotel a 4 stelle con 600 camere distribuite a compasso nell’area nord di Milano

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HOTEL

Hotel Limbiate Fiera si trova a soli 15 chilometri da Milano e dal polo fieristico di Rho-Pero ed è facilmente raggiungibile con il servizio navetta gratuito messo a disposizione dall’hotel. Una posizione strategica all’interno dell’area metropolitana milanese, quella di AS Hotel Limbiate Fiera, agevolmente collegato con il centro città, i principali snodi stradali, le stazioni dei treni e gli aeroporti. La struttura appartiene al gruppo AS Hotels Milano - Monza & Brianza che comprende anche le strutture di Cambiago, Dei Giovi a Cesano Maderno e di Monza, tutti hotel a quattro stelle con ristorazione interna e spazi meeting per-

AS HOTEL LIMBIATE FIERA Brand di appartenenza: AS Hotels Numero di camere: 183 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 220 Aeroporto più vicino: Milano-Linate (25 km) Indirizzo: Corso Como, 52 – 20812 Limbiate (Mb) Contatti: tel. 02 9967641 fax: 02 9967644 limbiate@ashotels.it www.ashotelimbiatefiera.it Persone di riferimento: Roberto Fele (operation manager) meetinglimbiate@ashotels.it tel. diretto 02 9967641

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fetti per ogni evento. Location eleganti recentemente rinnovate nelle camere e negli spazi comuni, in grado di ospitare convegni, seminari, riunioni aziendali, corsi di formazione, convention e attività di team building all’interno di ambienti e spazi congressuali modulari. AS Hotel Limbiate Fiera, dall’ottimo rapporto qualità-prezzo, dispone di un centro congressi all’avanguardia con sale modulabili - tutte poste sullo stesso piano - in grado di ospitare dalle piccole riunioni ai grandi meeting aziendali sino a quattrocento ospiti. Il centro congressi è dotato di un ingresso riservato con welcome desk dedicato e tecnologie all’avanguardia; la hall, spaziosa e moderna, è perfetta per allestimenti ed esposizioni, mentre un dehor esterno climatizzato è ideale per happy hour, aperitivi e qualsiasi ricorrenza. L’AS Hotel Limbiate, a pochi minuti dall’autodromo di Monza, è la riposta ideale a qualsiasi esigenza della meeting industry che nella location trova uno staff sempre disponibile per preventivi studiati ad hoc in funzione di richieste e tipologia di evento. La location vanta una gustosa ristorazione con proposte e menu “su misura” da apprezzare nel ristorante dell’hotel “Corso Como 52 Restaurant”, aperto anche alla clientela esterna, così come il “Ristorante Mediterraneo” e la “Taverna dei sapori”, rispettivamente nell’AS Hotel Dei Giovi e nell’AS Hotel Monza. I ristoranti, ideali per pranzi, cene di lavoro, di gala e aziendali o per business lunch con piatti sfiziosi e veloci, sono perfetti anche per cerimonie, feste private, compleanni e ricorrenze di stile. A disposizione degli ospiti dell’AS Hotel Limbiate, infine, c’è un parcheggio gratuito - anche al coperto - con 170 posti auto.

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66 camere - rooms 56 standard 8 Junior Suites 2 Master Suites

Appartamenti Meeting & Congressi 3 sale congressi capienza totale 200 persone

Ristorante L’Alzavola La cucina più raffinata, votata alla tradizione locale.

Bar L’Alzavola Le Ninfe del lago Grande parco di 80.000 mq. con piscine esterne Via Colombera 2 - 25049 Iseo (Brescia) - Tel. +39.030.98891 - Fax: + 39.030.9889299 iseolagohotel.it - info@iseolagohotel.it


LOMBARDIA

Milano – www.crowneplazamilan.com

Crowne Plaza Milan City Massima accessibilità, servizi d’eccellenza, ambienti accoglienti e dotazione tecnologica all’altezza: il Crowne Plaza Milan City ospita un moderno centro congressi in uno dei nuovi poli della Milano contemporanea

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HOTEL

entonove camere insonorizzate, luminose e arredate con gusto, un ristorante internazionale oltre al Metropolitan Lounge Bar, un fitness&wellness Center collocato all’ultimo piano ma soprattutto un centro congressi costituito da quattro sale meeting estremamente versatili: il Crowne Plaza Milan City è un hotel 4 stelle situato a pochi minuti dalla Stazione Centrale di Milano, nelle vicinanze del nuovo quartiere di Porta Nuova che ha cambiato il volto del capoluogo lombardo, una posizione

CROWNE PLAZA MILAN CITY Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 65 (platea) Superficie meeting room principale (mq): 73 Numero di camere: 109 Brand di appartenenza: IHG - Intercontinental Hotels Group Indirizzo: via Melchiorre Gioia, 73 – 20124 Milano Contatti: tel. 02 6671 7715 fax 02 6670 3483 info@crowneplazamilan.com www.crowneplazamilan.com Persone di riferimento: Carmen Stagno (event manager)

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privilegiata a pochi passi anche dalla metropolitana e non lontano dal centro cittadino. L’hotel, caratterizzato da una facciata principale curva e continua realizzata in rame e vetro, è contraddistinto da un design moderno e raffinato, da materiali di qualità come il marmo, sia per quanto riguarda le stanze sia per gli spazi comuni, e mette a disposizione dei propri ospiti la connessione wi-fi in tutti gli ambienti, oltre alle più moderne tecnologie, protagoniste in particolare nelle sale meeting super accessoriate. La sala Emme 1 è la più ampia tra le sale conferenze individuali, adattabile ad essere trasformata per ospitare un evento con un maggior numero di partecipanti, può ospitare da 25 persone disposte a ferro di cavallo fino a sessanta persone in una configurazione ad anfiteatro. La Emme 2 è la più intima tra le stanze riunioni, ideale per 18 persone sedute in configurazione teatrale ed è perfetta per piccoli meeting topclass per un massimo di otto partecipanti. La Emme 3 offre quattro diversi allestimenti, 18 persone disposte a ferro di cavallo, 24 su scrivanie singole, 16 in disposizione scolastica e 42 ad anfiteatro. La flessibilità degli ambienti permette alle sale Emme 2 e Emme 3 di essere unite all’occorrenza in un unico ambiente di 73 metri quadrati, in grado di accomodare 36 persone disposte a ferro di cavallo, 38 su scrivanie singole, 32 in disposizione scolastica e sessanta ad anfiteatro. Infine, la sala Emme 4, appositamente progettata per ospitare dieci persone in un ambiente esclusivo e di alta classe, la soluzione migliore per riunioni importanti o piccoli meeting che richiedono privacy e riservatezza.

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Centro Congressi Ville Ponti Varese | piazza Litta, 2 +39 0332 293130 villeponti@va.camcom.it | www.villeponti.it

Centro Congressi ed Esposizioni MalpensaFiere Busto Arsizio (VA) | Via XI settembre, 16 +39 0332 295429 malpensafiere@va.camcom.it | www.malpensafiere.it


Experience the world of Planetaria Hotels A MILANO Business, arte, cultura e divertimento: gli alberghi firmati Planetaria Hotels sono vicini a tutto ciò che conta!

Milan Suite Hotel

Stadio di San Siro

Residenza delle Città Enterprise Hotel Château Monfort

IN ITALIA

Château Monfort ***** Enterprise Hotel **** Milan Suite Hotel **** Residenza delle Città ***

TREZZO S/A MILANO

Grand Hotel Savoia ***** Hotel Continental ****

GENOVA FIRENZE

Ville sull’Arno ***** Hotel Pulitzer ****

www.planetariahotels.com

BW Villa Appiani ****

ROMA




86 camere Centro congressi 300 persone (fino a 6 sale meeting) Centro benessere e piscine esterne Garage e city bike Wi fi free

PALACE HOTEL DESENZANO

3DODFH+RWHO'HVHQ]DQR Viale F. Agello, 114A - 25015 Desenzano del Garda (BS) -tel. 030 9902262 www.palacehoteldesenzano.it


LOMBARDIA

Moltrasio (Co) - www.hotelimperialecomo.it

Grand Hotel Imperiale Il prestigioso hotel di Moltrasio, di recente ristrutturato in molte sue parti, accoglie la clientela Mice nei suoi spazi attrezzati e in linea con le normative del settore dei congressi medici, in un contesto suggestivo con magnifica vista sul lago

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HOTEL

estinazione d’eccellenza sul lago di Como, in grado di ospitare al meglio anche congressi e corsi di formazione del settore medico, il Grand Hotel Imperiale di Moltrasio è una location di grande fascino che sorge a due passi da Cernobbio - Villa D’Este, dal centro storico di Como e dalla Svizzera. Uno dei plus della struttura è quello di essere facilmente raggiungibile in meno di quaranta minuti d’au-

GRAND HOTEL IMPERIALE RESORT & SPA Numero di camere: 121 Numero max meeting room: 10 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 250 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Milano-Malpensa Indirizzo: via Regina Vecchia, 24-26 - 22010 Moltrasio (Co) Contatti: tel. 031 346111 fax: 031 346120 meeting@imperialemoltrasio.it www.hotelimperialecomo.it Persona di riferimento: Silvestro De Bolfo (Direttore) debolfo@imperialemoltrasio.it tel. diretto 031 346623

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to da Milano e dall’aeroporto Internazionale Malpensa. L’hotel è ideale per gli eventi di ogni tipo e team building grazie ai suoi giardini e a un moderno centro convegni con due plenarie polifunzionali: la Sala Bassanini, che accoglie fino a trecento persone ed è divisibile in due sale da cento posti ciascuna (Lario 2 e Lario 1), e la sala Bellagio, fino a duecento posti, oltre a otto salette da dieci a cinquanta posti. Al fascino dello stile Liberty la struttura affianca l’esclusiva Villa Imperiale e il ristorante gourmet “Imperialino” in riva al lago con le nuove prestigiose sala Volta (150 posti) e sala Manzoni (settanta posti) entrambe con terrazzo sul lago: il locale si propone come location sia per la ristorazione à la carte sia per l’organizzazione di eventi che sono gestiti con l’estro e la professionalità dello chef Sebastiano Adobati e la discreta cortesia del maître Franco Di Gilio. L’accoglienza è personalizzata ed elegante anche nelle camere, tra le quali sono incluse la Suite Imperiale, la nuova Penthouse Suite, dieci camere “deluxe” in Villa, e trenta nuove camere “deluxe spa”. Tra gli altri plus del Grand Hotel Imperiale, la piscina panoramica a lago con attracco privato per motoscafi e battelli, il ristorante “La Cascata” con giardino per pranzi e cene fino a trecento persone, il Bar della Regina, il Salone delle Feste completamente insonorizzato per cene e spettacoli, il tennis e il campo pratica golf. Completa l’offerta della struttura il moderno centro benessere I-SPA.

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LOMBARDIA

Palace Hotel

HOTEL

Il Lago di Como come quinta d’eccezione e il lusso raffinato negli ambienti: il Palace Hotel è ideale per congressi di rilievo e manifestazioni di respiro internazionale

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l fascino del Lago di Como non ha bisogno certo di presentazioni, bastano i “testimonial” che si sono innamorati dei suoi scorci romantici nei secoli, da Foscolo, Goethe e Shelley al mondano George Clooney. Il Palace Hotel si compone di due strutture: lo storico Palazzo Plinius, uno degli edifici più antichi della città, opera eclettica di fine Ottocento firmata Federico Frigerio (artefice anche del celebre Tempio Voltiano), e l’ancora più antica Ala Pianella. La tranquillità al Palace Hotel è di casa nelle

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PALACE HOTEL Brand di appartenenza: Villa d’Este Hotels Numero di camere: 94 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 170 Superficie meeting room principale (mq): 100 Superficie area espositiva (mq): 350 Aeroporto più vicino: Milano-Malpensa (50 km) Indirizzo: Lungo Lario Trieste, 16 – 22100 Como Contatti: tel. 031 23391 fax 031 303170 info@palacehotel.it www.palacehotel.it Persone di riferimento: Loredana Bosetti (responsabile meeting&eventi) loredana.bosetti@palacehotel.it tel. diretto 031 23391

camere al primo e secondo piano, che abbracciano, con la loro vista dall’alto, il lago o il centro storico di Como (il Duomo è davvero a due passi). L’hotel è decisamente business-oriented, grazie alle quattro sale congressi di ultima generazione adatte a ogni tipo di manifestazione: dai piccoli meeting alle riunioni di più ampie dimensioni, fino ai consigli di amministrazione, agli eventi e alle presentazioni. Luminose e confortevoli, le 94 stanze di recente ristrutturazione si dividono oggi tra classic, vista lago, superior, executive e junior suite. La Sala Magna, antico salone delle feste, regala ogni mattina una ricca colazione tra specchi antichi e l’immancabile panorama del lago. Situato sull’originale darsena dell’Ala Pianella e collegato internamente all’albergo, il Ristorante Antica Darsena offre un’ampia scelta di specialità tipiche lariane e una carta dei vini quasi interamente lombarda, e il Garden Bar Ceccato – famoso chiosco in stile Liberty, totalmente immerso nel verde del giardino, con terrazza privata che si affaccia sull’antica darsena e sulla passeggiata lungolago – è perfetto anche per un cocktail al tramonto. A pochi passi dalla struttura ci sono le vie centrali della città, ricche di vetrine e negozi famosi per le loro sete, ma anche i monumenti antichi e moderni più celebri della città; non solo: ad appena un centinaio di metri, si trova l’elegante Hotel Barchetta Excelsior con le sue 84 camere, sulle quali contare per eventi dai numeri un po’ più impegnativi.

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Como – www.palacehotel.it - www.hotelbarchetta.it


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PIEMONTE

Zacchera Hotels

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Centro Congressi Santo Volto

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Museo Nazionale dell’Automobile “Avv. Giovanni Agnelli”

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PIEMONTE

Torino - www.congressisantovolto.com

Centro congressi Santo Volto Funzionale e articolato in più spazi concepiti per accogliere eventi di differenti tipologie, il Santo Volto di Torino apre i battenti alla meeting industry in un contesto di sobria eleganza, design e tecnologia all’avanguardia

CENTRO CONGRESSI

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leganza, professionalità, efficienza: tre caratteristiche che sottolineano la valenza del centro congressi Santo Volto, location rivolta a eventi di carattere nazionale e internazionale coordinati da personale di elevata professionalità che gestisce i meeting e i congressi in tutte le fasi della loro realizzazione, da quella progettuale sino al post-evento.

Il volto degli eventi Il centro congressi Santo Volto, progettato dall’architetto elvetico Mario Botta, ha nella sua mission l’obiettivo di diventare il fulcro catalizzatore delle tematiche tecnico-scientifiche, culturale, sociale e di attualità di maggior interesse. Ampia la sua offerta di spazi, articolata in 8 sale equipaggiate con le più moderne CENTRO CONGRESSI SANTO VOLTO Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 720 Area espositiva: hall e foyer Aeroporto più vicino: Torino-Caselle (16 km) Indirizzo: via Borgaro, 1 – 10149 Torino Contatti: tel. 339 4290588 informazioni@congressisantovolto.com www.congressisantovolto.com

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attrezzature: la principale prevede una capacità complessiva di settecento persone, la sala Perazzo è congeniale a eventi fino a 99 persone mentre per incontri più raccolti vi sono 4 salette da cinquanta persone ciascuna, ideali per meeting di alto livello. L’ampio e accogliente foyer del centro congressi si rivela quinta di mostre ed esposizioni e non mancano luminosi spazi ideali per desk di accredito e di segreteria. Creato nel rispetto degli attuali standard di sicurezza e delle funzionalità strutturali, il centro congressi Santo Volto è stato realizzato per consentire un ottimale accesso anche ai disabili e ai portatori di handicap. Il tutto sotto la sapiente regia di uno staff tecnico – presenza di hostess inclusa - in grado di supportare qualsiasi esigenza e logistica. Non da ultimo, il centro congressi offre ai suoi clienti un servizio di catering di alto livello. La location, come già avvenuto in passato, si presta anche a ospitare concerti musicali e rappresentazioni teatrali, integrati con eventi congressuali per una grande offerta culturale. L’aeroporto a breve distanza dal centro della città – e quindi anche dal centro congressi Santo Volto, situato nei pressi del centro cittadino – è facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici o in automobile.

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Torino – www.museoauto.it

Museo Nazionale dell’Automobile “Avv. Giovanni Agnelli” Una location moderna per la capacità di trasformarsi da luogo espositivo in sede privilegiata per meeting, congressi o eventi per i quali garantisce spazi capienti e atmosfere di gran fascino sospesi tra design, motori e creatività

CENTRO CONGRESSI

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no spazio da condividere, un laboratorio di idee, una realtà museale all’avanguardia, creativa, partecipativa, didattica e interattiva, ma anche una location perfetta per la meeting industry: Mauto, Museo Nazionale dell’Automobile di Torino intitolato all’Avv. Giovanni Agnelli, è tutto questo e molto altro ancora. Fondato nel 1932, è stato oggetto di un’importante ristrutturazione architettonica che si è conclusa nel 2011 e che ne ha trasformato spazi, fruibilità e dotazione tecnologica dando vita a uno spazio espositivo contemporaneo e avveniristico. Oggi è una delle strutture di carattere tecnico-scientifico d’eccellenza del nostro paese e attrae un target di visitatori sempre più ampio e diversificato che possono perdersi tra gli oltre 10mila metri quadrati di spazio espositivo. Il Museo è

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suddiviso in trenta sezioni tematiche e cronologiche e vi trovano posto sia una collezione costituita da oltre duecento vetture di novanta marche provenienti da tutto il mondo, sia le principali novità in fatto di design, concept e green car, oltre a un Centro di Restauro per auto d’epoca appena inaugurato. Un percorso espositivo interattivo, ora legato a doppio filo alla tecnologia. Grazie a una app dedicata il Mauto mette a disposizione dei visitatori un patrimonio di dati, approfondimenti storici, immagini d’archivio e schede tecniche sulle vetture e sui carrozzieri che saranno consultabili, durante la visita, attraverso smartphone personali e totem multimediali. Tecnologie che valorizzano un allestimento moderno e spettacolare, spazi nei quali approfondire i temi propri del museo, contestualizzandoli in una sequenza storica che permette una comprensione a più ampio raggio del processo creativo. Allo spazio espositivo si aggiungono un’area dedicata a mostre temporanee, un centro di documentazione, spazi per eventi, il centro congressi, il bookshop e la caffetteria-ristorante, tutto quanto serve per essere perfettamente in linea con gli standard dei musei contemporanei internazionali.

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Un museo business-oriented Il Mauto 2.0 è oggi molto più di un museo e si propone con forza come polo di attrazione della città dell’automobile per eccellenza. Aumentare le potenzialità di utilizzo dello spazio, incrementare l’interattività e sviluppare la comunicazione multimediale senza dimenticare gli approfondimenti tematici o snaturare l’identità culturale e tecnica del museo, sono gli obiettivi del presente e del prossimo futuro per rafforzare in particolar modo la vocazione della struttura anche come location insolita, ma ideale, per congressi ed eventi in generale di qualsiasi tipologia. Il progetto di riqualificazione consente oggi una fruizione degli ambienti più articolata e differenziata che permette una commistione di utilizzi, anche contemporaneamente e per target diversi,

pur nel rispetto delle specificità di ogni attività che vi si svolge all’interno. Il nuovo centro congressi è situato al primo piano, con due sale dotate di tecnologie standard e implementabili su richiesta del cliente: l’Auditorium da quattrocento posti, e la Sala 150, dal numero delle persone che può ospitare. Accanto a questi spazi si trova un’elegante area di circa 800 metri quadrati suddivisi tra il Foyer e la Galleria Nord, ideale sia per aree espositive sia per coffee break, cene o lunch, collegata alla panoramica Sala Vetrata con la Terrazza (lunga circa 120 metri). Lo spazio più spettacolare però è senza dubbio La Piazza, una corte interna coperta di mille metri quadrati, cuore del museo e circondata da spazi espositivi che, attraverso allestimenti originali e di grande respiro, la rendono perfetta per ospitare eventi importanti come cene di gala, lanci di prodotto, concerti, esposizioni o sfilate. Decisamente un luogo da vivere a 360 gradi nel quale ogni evento si può trasformare in una vera esperienza grazie ad ambienti spaziosi e luminosi, a tecnologie all’avanguardia e a un servizio di qualità che affianca il cliente in ogni fase dell’evento. MUSEO NAZIONALE DELL’AUTOMOBILE “AVV. GIOVANNI AGNELLI” Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 342 Superficie area espositiva (mq): 500 Hotel convenzionati: Continental, NH Lingotto, AC Torino Hotel, Gran Mogol Aeroporto più vicino: Torino-Caselle (20 km) Indirizzo: corso Unità d’Italia, 40 – 10126 Torino Contatti: tel. 011 677666/7 fax 011 6647148 congressi@museoauto.it www.museoauto.it Persone di riferimento: Marzia Tholozan (responsabile) Francesca Pulvirenti (collaboratrice) congressi@museoauto.it tel. diretto 011 677666/7

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CENTRO CONGRESSI

PIEMONTE


Splendida location sul Lago di Garda

Cene di gala fino a 600 ospiti

9 Sale meeting e 2 Foyer per expo

Sala Benacus: 800 posti

Spazi e ristorazione dâ&#x20AC;&#x2122;eccellenza

Ufficio Eventi

233 Camere

Hotel Parchi del Garda ALL IN ONE

MILANO HPG

Hotel Parchi del Garda Congress Centre Lago di Garda Lazise, Verona â&#x20AC;˘ Italy Tel. +39 045 6499640 congress@hpdg.it www.hotelparchidelgarda.it


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Hotel Parchi del Garda

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Aqualux Hotel Spa & Suite Bardolino

Double Tree by Hilton Venice North

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Museo Scuola Grande

Centro Congressi Verona Fiere

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Hotel Airone

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Treviso Hotel

Teatro Comunale Città di Vicenza

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Vicenza Convention Centre

Hotel Monaco & Grand Canal

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Hotel Corte Valier

San Giovanni Evangelista

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Best Western Premier BHR 209 210-211 213

TRENTINO ALTO ADIGE

Carlo Magno Hotel SPA & Resort Astoria Park Hotel

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VENETO

Mogliano Veneto (Tv) – www.venicenorth.doubletree.com

Double Tree by Hilton Venice North Un hotel raffinato, parte del portfolio di Hilton Worldwide, situato a pochi minuti dalla splendida Venezia, offre una gamma di servizi e spazi ideali per la meeting industry

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HOTEL

a struttura gode di una posizione estremamente favorevole, a dieci minuti dall’aeroporto Marco Polo di Venezia e dalla città lagunare, a soli due minuti d’auto dall’uscita autostradale di Casale sul Sile e dal Golf Club Villa Condulmer, oltre a Treviso, Padova, le colline del Prosecco, le ville Palladiane, la Gipsoteca di Possagno di Antonio Canova e la Riviera del Brenta. A disposizione degli ospiti anche un servizio navetta che offre collegamenti giornalieri continui con Venezia (Piazzale Roma) e transfer per l’aeroporto Marco Polo, l’aeroporto Antonio Canova di Treviso e la stazione ferroviaria di Venezia Mestre. Disposto su un unico piano, il Centro Congressi è dotato di accesso indipendente, permettendo così comodamente le operazioni di scarico e carico da parte degli allestitori. Elemento distintivo è la luce naturale che consente facilmente di personalizzare gli

DOUBLETREE BY HILTON VENICE NORTH

spazi: dal tunnel che collega la hall dell’hotel al centro congressi, fino al foyer antistante le sale. Tutte le sale sono dotate di tecnologia avanzata e offrono la possibilità di modulare le ampiezze: altezze fino a 5 metri rendono la struttura adatta a ospitare grandi eventi, conferenze, lanci di prodotto, esposizioni di veicoli, ma anche piccoli meeting formativi. Oltre agli spazi interni è possibile usufruire anche di ampi spazi esterni, personalizzabili e adatti a cene di gala, spettacoli musicali, lanci di prodotto. Il nuovo ARCO Garden, situato tra l’area congressuale e quella ristorativa, è lo scenario ideale per ogni genere di evento. Il centro congressi è dotato di 10 sale modulabili, la più grande è la Sala Scarpa che può ospitare fino a 550 persone in configurazione teatro e 470 a banchetto, alta oltre cinque metri, accessibile da automezzi, frazionabile in quattro sale più piccole e automatizzata con i più avanzati sistemi multimediali, un vero esempio di flessibilità e comfort. Completano l’offerta la sala Tancredi, che può ospitare fino a 180 persone a teatro ed è divisibile in tre spazi più piccoli, la sala Santomaso, che affaccia sulla corte interna e ha una capacità fino a cinquanta persone, la sala Guidi, e il maestoso foyer di 540 metri quadrati, posto nel cuore del centro congressi, che è accessibile sia dall’albergo sia direttamente dal parcheggio e può disporre di vetrine per l’esposizione dei prodotti e di pareti personalizzabili. L’hotel offre inoltre una varietà di sistemazioni notevole: 203 camere spaziose e attrezzate che rispondono perfettamente alle esigenze di ogni tipo di viaggiatore

Brand di appartenenza: DoubleTree by Hilton Numero max meeting room: 10 Dimensioni meeting room principale (persone): 500 (a teatro) Superficie meeting room principale (mq): 413 mq (26x15,9x5) Superficie area espositiva (mq): 508 Numero di camere: 203 Aeroporto più vicino: Venezia-Marco Polo (8 km) Indirizzo: via Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (Tv) Contatti: tel. 041 59 77 001 fax 041 59 77 400 venicenorth.info@hilton.com www.venicenorth.doubletree.com Persone di riferimento: Andrea Righetto (direttore commerciale) andrea.righetto@hilton.com

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A Verona ogni incontro è un evento. Se pensate di fare un convegno, un congresso scientifico, culturale, professionale, un meeting legato al business, al commercio o alle nuove professioni, fatelo a Verona. Perché il Centrocongressi di Veronafiere è il luogo ideale per fare di ogni incontro un grande evento. Palaexpo 1200 posti e 7000 mq. Auditorium 600 posti e 900 mq. Sale Polifunzionali 300 posti e 1500 mq. Sale Convegni 500 posti e 1400 mq. Sale Riunioni da 30 a 80 persone.

Centro Congressi Veronafiere: tanti spazi, città unica.

www.veronacongressi.it


VENETO

Sottomarina (Ve) - www.aironesottomarina.com

Hotel Airone Nella provincia di Venezia, vicinissimo al mare, un hotel quattro stelle con uno spazioso centro congressuale è il luogo ideale per arricchire una trasferta professionale con numerose iniziative culturali, sportive e ambientali

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HOTEL

ituato nel centro di Sottomarina di Chioggia, a pochi chilometri dall’autostrada e dalle principali città d’arte come Padova, Verona, Vicenza, Ravenna o Venezia, e raggiungibile anche via mare: Hotel Airone è un punto di riferimento per i molti congressisti che qui trovano una location che oltre a godere di una posizione privilegiata, fronte mare, possiede 97 camere suddivise tra singole, doppie e triple, un attrezzato centro congressuale e un ampio giardino con piscina. Il Business Centre dell’Hotel Airone è organizzato per rispondere a qualsiasi esigenza nell’organizzazione di congressi, meeting o eventi. Le sue sale sono modulabili e possono ospitare eventi da 10 a 500 persone,

HOTEL AIRONE EXPERIENCE

con possibilità di allestire la sala secondo gli schemi più tradizionali o secondo esigenze più specifiche. Il centro ha il vantaggio di avere anche un’entrata dall’esterno direttamente alle sale, con una segreteria di appoggio dove gestire il welcome dei proprio clienti. Le sale possono essere attrezzate con tutta la tecnologia che oggi richiede l’organizzazione di un evento: schermi al plasma, videoproiettori, impianto di amplificazione, lettore DVD, podio, connessione internet wireless. Fiore all’occhiello dell’hotel è il “Ristorante Oltremare” che si distingue per la qualità dei prodotti e l’efficienza del servizio: ogni giorno una proposta gastronomica diversificata capace di soddisfare i gusti più svariati dedicando un’attenzione particolare a chi soffre di allergie o intolleranze alimentari. Il parcheggio dell’hotel ha una capacità di 40 posti auto a disposizione esclusiva degli ospiti, in caso di necessità è possibile usufruire anche di un parcheggio convenzionato a 150 metri con una capacità di 400 posti auto coperti. Il parcheggio di pullman o bus è invece a 200 metri dall’hotel. A richiesta vengono organizzati transfer dall’aeroporto Marco Polo di Venezia che dista meno di un’ora dalla struttura.

Numero di camere: 97 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Aeroporto più vicino: Venezia-Marco Polo Indirizzo: viale Lungomare Adriatico, 50 30015 - Chioggia (Ve) Contatti: tel. 041 492266 reservation@airone.boscolo.com www.aironesottomarina.com Persone di riferimento: Michela Boscolo (owner) manager@aironesottomarina.com tel. diretto: 3483424924

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Venezia – www.hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal La struttura si trova in uno degli angoli più suggestivi di Venezia e garantisce ottimi collegamenti nella città lagunare con diversi mezzi di trasporto

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ncastonato in una delle cornici più affascinanti e suggestive di Venezia, a un passo da Piazza San Marco e affacciato là dove il Canal Grande incontra le acque del Bacino di San Marco: qui si trova l’Hotel Monaco & Grand Canal. La sua collocazione, unita a un servizio attento e molto discreto, fa dell’hotel veneziano il luogo perfetto per congressi medici, eventi, meeting e incentive. L’elegante struttura si raggiunge facilmente e con diversi mezzi di trasporto: la fermata del vaporetto è proprio davanti all’albergo, mentre l’attracco privato per i taxi, dal quale si entra direttamente nel cuore dell’hotel, è a disposizione degli ospiti. E ancora: l’Hotel Monaco & Grand Canal è raggiungibile anche con le gondole, che hanno il loro stazio proprio davanti alla terrazza-ristorante.

Atmosfera d’altri tempi I congressi e gli eventi vengono ospitati nelle eleganti Sale del Ridotto: una sala polifunzionale da 270 posti, attorniata da altre sette sale, ampie e di gran suggestione storica e artistica, dotate di luce naturale e di tutte le più moderne tecnologie. In questi ambienti si respira il fascino del passato, quando vi si svolgeva la vita di quello che era un casinò celebre in tutto il mondo, frequentato anche da Giacomo Casanova. Lo staff dell’ufficio manifestazioni è in grado di trasformare il congresso o l’evento in un progetto concreto e unico, assistendo i planner in tutti gli aspetti organizzativi e in linea con le normative che regolano, in particolare, l’organizzazione di eventi del settore medico. L’offerta di questo gioiello di ospitalità comprende 126 camere, insieme a quelle di Palazzo Selvadego, che si trova nella vicinissima Bocca di Piazza, e una terrazza-ristorante che si affaccia sul Canal Grande e dalla quale si dominano il Bacino di San Marco, le Isole di San Giorgio e della Giudecca, la Punta della Dogana e la Basilica della Salute.

HOTEL MONACO & GRAND CANAL Numero di camere: 92 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 270 Superficie meeting room principale (mq): 213 Superficie area espositiva (mq): 300 Aeroporto più vicino: Venezia-Marco Polo (17 km) Indirizzo: San Marco, 1332 – 30124 Venezia Contatti: tel. 041 5200211 fax 041 5200501 mailbox@hotelmonaco.it events@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it Persone di riferimento: Marco Mulargia (resposabile ufficio eventi) events@hotelmonaco.it

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ConferenceCentre

MEETING & EVENTI AREA 12OO MQ 125 ROOMS & SUITE - 2 RISTORANTI

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Venezia - www.scuolasangiovanni.it

Museo Scuola Grande San Giovanni Evangelista Un edificio storico nel cuore della città lagunare, dove incontrarsi avvolti da arte e cultura: che si tratti di un congresso, un simposio o una cena di gala, la Scuola Grande dispone di spazi unici per gli eventi medico-scientifici e associativi

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a posizione strategica, ad appena dieci minuti dalla stazione ferroviaria e dal terminal automobilistico, già da sola varrebbe la scelta del Museo Scuola Grande San Giovanni Evangelista come location congressuale, ma la bellezza degli interni e la possibilità di ospitare congressi di ogni genere ed eventi esclusivi abbinati a post congress ispirati all’arte e alla musica ne fanno una venue d’eccezione, incastonata nel fascino senza tempo di Venezia.

A convegno con la Storia Sede di un’antica confraternita fin dal 1261, la Scuola Grande San Giovanni Evangelista accoglie i delegati con un maestoso scalone rinascimentale, che li conduce MUSEO SCUOLA GRANDE SAN GIOVANNI EVANGELISTA DI VENEZIA Numero max meeting room: 5 Dimensioni meeting room principale (persone): 300 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (se presente): 400 Aeroporto più vicino Venezia-Marco Polo (14 km) Indirizzo: Sestiere San Polo, 2454 - 30125 Venezia Contatti: tel. 041 718234 fax 041 5244022 info@scuolasangiovanni.it www.scuolasangiovanni.it Persone di riferimento: Cristina Scarpa (direttore eventi) info@scuolasangiovanni.it

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in sale impreziosite dalle tele di Tiepolo, Tintoretto e Palma il Giovane, solo per citare alcuni tra i più noti. Tra gli spazi della struttura, degni di particolare nota sono lo scenografico Salone San Giovanni, di impianto quattrocentesco ma rimaneggiato nel Settecento con marmi policromi e splendidi teleri sul soffitto e alle pareti, in grado di ospitare fino a trecento persone a teatro o allestito per una cena di gala, e la più severa sala delle Colonne, di impianto medievale, ideale per colazioni di lavoro o cocktail. Di uguale fascino anche le sale più piccole, ognuna con caratteristiche uniche – una per tutte: la sala dell’Albergo, riccamente decorata – e assolutamente versatili, alle quali si aggiunge il giardino, perfetto nella bella stagione per coffee break e rinfreschi. Non solo. La location veneziana, data la sua specificità storico-artistica, offre a planner e Pco la possibilità di un approfondimento culturale della sede stessa, per esempio organizzando una visita guidata condotta da personale specializzato. Tra le altre opportunità, la realizzazione di una serata di gala a conclusione dell’evento congressuale, da articolarsi a misura del cliente.

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BEST WESTERN PREMIER BHR TREVISO HOTEL ti offre più di un motivo per organizzare il tuo congresso a Treviso

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BHR TREVISO HOTEL: un hotel su misura

una moderna struttura 4 stelle Superior alle porte la città, a soli 2 km dall’Aeroporto Canova di Treviso e a 20 minuti dal Marco Polo di Venezia. Con le sue 133 camere e 13 sale modulabili, in grado di ospitare oltre 1300 persone, è diventato oggi il punto di riferimento dei grandi eventi congressuali dell’entroterra veneziano e fra le più prestigiose location del Nordest.

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TREVISO: il giardino di Venezia a e polo dell’attività congressuale

BEST WESTERN PREMIER BHR TREVISO HOTEL grazie alla posizione strategica rispetto alle province di Venezia, Padova e Vicenza, vanta ottimi rapporti con le Aziende Sanitarie Locali e il Presidio Ospedaliero collegato all’Università di Padova. Presto anche a Treviso sarà operativa la nuova Cittadella della Salute, un’altra eccellenza che si aggiunge al polo veneto della ricerca medico-scientifica.

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Chi sceglie il BHR TREVISO HOTEL Ch

Grazie ai requisiti che soddisfano appieno i codici deontologici di settore, fra gli eventi ECM di maggior prestigio ospitati presso il centro congressi si segnalano il 54esimo Congresso Nazionale ADOI – Associazione Dermatologi Ospedalieri Italiani, il sesto Congresso Nazionale SICCR oltre a numerosi convegni di medicina sportiva, farmaceutica e odontoiatrica.

BEST WESTERN PREMIER BHR Treviso Hotel Via Postumia Castellana, 2 | Quinto di Treviso (TV) Tel +39 0422 3730 | email events@bassohotels.it www.bhrtrevisohotel.com


Entrare nel nuovo Convention Centre di Fiera di Vicenza signiďŹ ca guardare al futuro, senza limiti. Situato nel cuore del Veneto, una delle regioni piĂš dinamiche e affascinanti del Nord Italia, il nuovo Quartiere Fieristico ne riďŹ&#x201A;ette audacia, vivacitĂ e spirito imprenditoriale. PianiďŹ care un Evento al nuovo Convention Centre vicentino è la strategia ideale per far crescere il proprio business e ricevere massima attenzione da parte dei consumatori, operatori, leader del mercato mondiale e media internazionali.

www.vicenzaconventioncentre.it www.iegexpo.it

Entering the new Convention Centre of Fiera di Vicenza means looking into the future with limitless possibilities. Located at the heart of the Veneto, one of the most vibrant and fascinating regions of Northern Italy, the new international business hub UHÂľHFWVLWVDXGDFLW\YLWDOLW\ and entrepreneurial spirit. Planning an Event at the new Convention Centre of Vicenza is the winning strategy to grow your business and gain maximum attention from buyers, industry leaders and outlets around the world.


VENETO

Vicenza – www.vicenzaconventioncentre.it

Vicenza Convention Centre Vivere un’esperienza, alimentare il proprio business, organizzare un evento: tre obiettivi complementari facilmente raggiungibili con un partner di qualità come Vicenza Convention Centre

tagli. Dalla promozione alle strategie di marketing, da tutti gli aspetti organizzativi alle soluzioni personalizzate che vanno al di là del momento specifico. Questo è possibile soprattutto grazie a una struttura multifunzionale innovativa, organizzata a padiglioni collocati in posizione strategica, a un’architettura e una disposizione degli spazi flessibile e in grado di plasmarsi attorno alle esigenze degli organizzatori. Gli spazi disponibili sono ampi, le strutture tecnologicamente avanzate sono in grado di ospitare convegni e business meeting ma anche grandi eventi internazionali. Il livello di eccellenza di VCC si esprime sotto ogni aspetto, ristorazione compresa. L’eccellente ristorante e le due vip lounge offrono una proposta diversificata sia per quando riguarda il menù, sia per la tipologia di offerta, dai pranzi veloci a soluzioni più elaborate. A questo si aggiunge un servizio catering in grado di proporre servizi a buffet personalizzati.

VICENZA CONVENTION CENTRE Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 709 Superficie meeting room principale (mq): 364 Superficie area espositiva (mq): 45.000 Hotel convenzionati: 10 Aeroporti più vicini: Venezia e Verona Indirizzo: via dell’Oreficeria, 16 - 36100 Vicenza Contatti: tel. 0444 969111 fax 0444 969000 conventioncentre@iegexpo.it www.vicenzaconventioncentre.it Persone di riferimento: Massimiliano Malgioglio (convention centre manager) massimiliano.malgioglio@iegexpo.it tel. diretto 0444 969935

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n nuovo quartiere fieristico dinamico, funzionale e moderno, un servizio qualificato in grado di supportare qualsiasi tipo di manifestazione o evento, ulteriormente valorizzato dalla costituzione di Italian Exhibition Group, nuova società fieristica frutto dell’integrazione tra Rimini Fiera e Fiera di Vicenza. Nasce Vicenza Convention Centre, una struttura versatile e multifunzionale creata per ospitare qualunque tipo di progetto, da corporate meeting a convegni educativi, da concerti e competizioni sportive a lanci di prodotti e servizi. Una location immersa in un territorio produttivo senza eguali, un dinamismo economico che si alimenta anche attraverso il rapporto con la storia, con l’arte, con la qualità del tessuto, con una città dichiarata Patrimonio dell’Umanità dall’Unesco che è oggi una meta culturale d’avanguardia, non solo per le presenze palladiane o rinascimentali. Ogni evento che si svolge al Vicenza Convention Centre viene pianificato nei minimi det-


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CENTRO CONGRESSI

Spazi per tutte le esigenze Le strutture e i padiglioni del Vicenza Convention Centre sono integrate al resto del quartiere fieristico per garantire un’infinita varietà di soluzioni, ma possono anche essere utilizzate autonomamente. Il Palladio Theatre, lo splendido auditorium dai dettagli sofisticati ed eleganti, è in grado di ospitare 700 persone ed è dotato di sistemi di amplificazione microfonica e diffusione audio all’avanguardia. Il nuovo padiglione 7 è una struttura monoplanare di 15.000 metri quadrati dotata di ottima acustica, location ideale per grandi eventi come concerti, manifestazioni sportive o spettacoli.

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Infine le sale multifunzionali, tra cui la Tiziano, la Giotto e la Canova sono le più capienti, capaci di accogliere un numero differente di persone e di essere organizzate in modo flessibile in base alle esigenze del convegno. Senza dimenticare i foyer: quello del piano terra dedicato a Reception&Welcome Area e l’altro situato al primo piano per Lounge&Events Area. Il nuovo parcheggio multipiano, il Car Park Fiera, garantisce la massima funzionalità negli spostamenti del pubblico ospite, riducendo i tempi di accesso alla Fiera e snellendo il traffico in prossimità del quartiere fieristico. Collocata in posizione strategica, nel cuore della Regione Veneto, Vicenza e il polo fieristico sono facilmente raggiungibile dagli aeroporti “Marco Polo” di Venezia e dal “Valerio Catullo” di Verona, mentre la stazione ferroviaria della città, sulla linea Venezia-Milano, offre collegamenti comodi - con treni ogni ora - per le principali città italiane.

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Centro congressi con 4 sale polifunzionali, con personale dedicato, per eventi da 10 a 190 persone, WiFi, garage.


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Porto Antico Genova Centro Congressi Hotel Cenobio Dei Dogi Hotel Vis à Vis

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Genova Palazzo Ducale

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Hotel Astor

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Grand Hotel Villa Balbi

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Camogli (Ge) – www.cenobio.it

Hotel Cenobio Dei Dogi All’Hotel Cenobio Dei Dogi si respira ancora l’atmosfera di un lontano passato, ma vi si possono ambientare congressi medici ed eventi aziendali di alto livello grazie ai moderni spazi a disposizione e al servizio eccellente

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HOTEL

congressi medici in Liguria trovano nell’Hotel Cenobio dei Dogi un’ambientazione unica, con servizi personalizzati per il segmento business. La struttura di Camogli è immersa in un magnifico parco secolare di pini, anch’essi testimoni dell’affascinante passato della location, oggi moderna sede congressuale e un tempo luogo conviviale scelto dai Dogi. Qui aleggia una magica sensazione che oggi attira visitatori da tutto il mondo e che nel XVI secolo indusse gli aristocratici genovesi a costruire in questo luogo il loro punto di ritrovo dove ritirarsi dai problemi quotidiani per ritemprare corpo e spirito. Altro plus dell’hotel è la sua ubicazione particolarmente vantaggiosa: si trova a sole due ore di guida da Milano e a mezz’ora da Genova. Insieme all’invidiabile clima della Riviera, anche la collocazione contribuisce a rendere il Cenobio dei Dogi una sede ideale per incontri e convegni importanti. Le aree polifunzionali presenti nella struttura, a geometria variabile e attrezzate secondo i

dettami delle più moderne tecnologie, sono adatte a qualsiasi tipologia di evento: meeting, incentive di alto livello e team-building. Il risultato è un’estetica fruibile in ogni spazio, momento o stagione. Prendono forma ambienti e allestimenti su misura, sempre caratterizzati da una magistrale attenzione per il dettaglio. A supportare l’attività degli organizzatori di congressi uno staff di preparati professionisti, che permette all’hotel di porsi come partner altamente qualificato, oltre che come consulente ideale per la scelta dei fornitori per ogni aspetto dell’evento.

CENOBIO DEI DOGI Numero max meeting room: 7 Dimensioni meeting room principale (persone): 200 con allestimento a platea Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): varie possibilità Numero di camere: 100 Aeroporto più vicino: Cristoforo Colombo – Genova (35 Km) Brand di appartenenza: proprietà Famiglie De Ferrari – De Gregori Indirizzo: Via Niccolò Cuneo, 34 – 16032 Camogli (Ge) Contatti: Paola Pastine – Vice Direttore e Responsabile Eventi Tel: 0185 7241 Email: dogi@cenobio.it Sito web: www.cenobio.it Persone di riferimento: Paola Pastine – Vice Direttore e Responsabile Eventi – dogi@cenobio.it

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Un territorio da scoprire Caratterizzato da ambientazioni particolari, ispirate a una cultura dal sapore marinaro, l’Hotel Cenobio dei Dogi si distingue per la ricercatezza dei particolari in tutti i suoi spazi: la planimetria diffusa, nata quasi dalla necessità di ancorarsi e assecondare un movimento del terreno, si compone di cento camere luminose, arredate ciascuna in modo differente. Nella zona della reception le cromie pastello si fondono con i toni caldi delle pareti, nella lounge i divani grigio azzurri, di gusto raffinato, si coniugano agli arredi di gusto classico. Questo mix di materiali e di stili è presente anche nel bar, parte integrante del living, ideale per un incontro d’affari informale. Il giardino, anch’esso utilizzabile nell’ambito di un evento, conserva un impianto naturalistico con piante autoctone scandito da una pavimentazione in cotto terra di Siena a ordinare e bilanciare gli spazi esterni in cui si inserisce anche una piscina. La struttura ligure è stata oggetto di recente di un restyling che ha coinvolto mol-

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teplici aree, passando da angoli intimi come le camere a pièces votate alla socialità nelle parti comuni. Attraverso le ampie vetrate che corrono lungo la sala del Ristorante Il Doge, che ospita sino a duecento coperti, si vede il frangersi delle onde lungo la passeggiata: tutto rassicurante in una specie di moto perpetuo e in una luce che cambia a ogni istante. Il Ristorante La Playa è a disposizione per incontri di lavoro e lunch, fino ad arrivare a una capienza di novanta persone. Per eventi, serate di gala e cocktail party gli spazi si moltiplicano, si diffondono; gli ambienti prendono forme diverse con allestimenti su misura a seconda delle esigenze, ma sempre contraddistinti da una magistrale attenzione per il dettaglio. Momenti di grande suggestione caratterizzano coffee break e welcome cocktail se serviti sul panoramico Bar-Terrazza del Doge. La location si trova inserita in uno scenario naturale e paesaggistico di grande bellezza, all’interno del quale si irradiano interessanti itinerari verso alcune delle mete turistiche più note della Liguria, dall’esclusiva Portofino alla mondana Santa Margherita, dalla baia di San Fruttuoso alle romantiche Cinque Terre fino a Genova. Pagaiare in kayak alla ricerca di insenature nascoste, munirsi di maschera e nuotare tra gli scogli, o esplorare il mondo sommerso dell’area marina protetta con immersioni subacquee organizzate dalla B&B Diving Camogli sono solo alcune delle attività sportive che è possibile praticare in questa esclusiva oasi di ospitalità.

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HOTEL

LIGURIA


LIGURIA

Sestri Levante (Ge) - www.hotelvisavis.com

Hotel Vis à Vis Servizi top per il settore collocazione strategica e trattamenti personalizzati fanno dell’Hotel Vis a Vis una struttura di successo anche nel campo dei congressi medici e scientifici

A

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HOTEL

nche quest’anno è stata una stagione molto soddisfacente per l’Hotel Vis à Vis di Sestri Levante: la location ha ospitato diversi corsi di formazione, congressi medici e scientifici. La struttura vanta tra i suoi plus la collocazione, a pochi minuti di auto dall’uscita dell’autostrada, vicina alla stazione e a quaranta minuti dall’aeroporto di Genova e di Pisa, con un sevizio shuttle a disposizio-

HOTEL VIS À VIS Brand di appartenenza: Charme et Relax Numero di camere: 46 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 280 Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): 180 Aeroporto più vicino: Cristoforo Colombo - Genova (50 km) Indirizzo: Via della Chiusa, 28 16039 Sestri Levante (Ge) Contatti: tel. 0185 42661 fax: 0185 480853 visavis@hotelvisavis.com www.hotelvisavis.com Persone di riferimento: Paola Pittaluga paola@hotelvisavis.com tel. diretto 340 8545107

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ne. A questo si aggiungono le bellissime sale del centro congressi, inaugurato nel 1992, che rappresenta un punto di riferimento nella zona: facilmente accessibile sia con un ascensore esterno sia da un passaggio interno, è costituito da tre sale versatili e polifunzionali, utilizzabili anche con luce naturale grazie alle ampie vetrate con vista sul parco. Gli altri ampi e variegati spazi dell’hotel si prestano all’organizzazione di eventi di vario genere: la sala esposizioni, di 150 metri quadrati, è perfetta per l’allestimento di mostre, mentre le sale e gli spazi interni ed esterni, come i ponti, la piscina e il rigoglioso giardino, si adattano perfettamente all’organizzazione di cocktail, buffet e rinfreschi. Per l’hotel ligure è famosa la definizione di “Nave sulla terraferma”, per i suoi ponti, la piscina e le terrazze panoramiche che affacciano a picco sulla Riviera: così ama definirlo la proprietà, ora rappresentata dalla terza generazione, in particolare da Nicolò e Simona Mori e da Paola Pittaluga. Uno staff giovane, sempre presente per seguire da vicino ogni attività ed evento ambientato nell’hotel e per soddisfare qualsiasi esigenza della clientela. Una lode a parte meritano i ristoranti dell’Hotel Vis à Vis, menzionati dalla guida Michelin come i primi due migliori a Sestri Levante: il Portobello, proprio sulla baia del Silenzio, e l’Olimpo con vetrate panoramiche su tutto il Golfo del Tigullio. Altro “biglietto da visita” della struttura, che comprende anche il nuovissimo Centro Benessere Giunone, il premio internazionale “Camera con miglior vista al mondo” ricevuto a Londra al WTM - World Travel Market, a conferma del suo prestigio e del suo servizio personalizzato.

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Palazzo Ducale, luogo di potere della Repubblica e di residenza dei Dogi, dopo un lungo lavoro di restauro strutturale, si propone non solo come ediďŹ cio storico, ma anche centro di iniziative culturali - quali grandi mostre, eventi e festival e congressuali. Le sale principali destinate a queste attivitĂ sono:

 Sala del Maggior Consiglio 420 posti a platea  Sala del Minor Consiglio 160 posti a platea  Sala Camino 80 posti a platea  Munizioniere 120 posti a platea  Sala Liguria 50 posti a platea Per informazioni: www.palazzoducale.genova.it/sale-attrezzate tel. 010 8171667 / tel. 010 8171614 / fax 010 8171601

n. 13006/05/S-01/06/2005


Viale delle Palme, 16 16167 Genova Nervi (GE) Tel: +39 010 329011 Email: astor@astorhotel.it

PARCHEGGIO PRIVATO PARCHEGGIO PRIVATO Hotel Astor, immerso nella splendida cornice del quartiere di Hotel immerso nella splendida quartiere Nervi, Astor, dista pochi chilometri dal centrocornice storicodel di Genova eddiè il Nervi, dista pochi chilometri dal centro storico di Genova ed è il luogo ideale per poter organizzare meeting ed incontri all’insegna luogo ideale per poter organizzare meeting ed incontri all’insegna della tranquillità e riservatezza. della tranquillità e riservatezza. La struttura dispone di 3 sale riunioni ed offre una vasta gamma La struttura di 3 saleper riunioni ed eoffre una vasta gamma di servizi: dadispone sale attrezzate riunioni meeting a spazi di servizi: da sale attrezzate per riunioni e meeting a spazi espositivi fino ad un massimo di 100 partecipanti. espositivi fino ad un massimo di 100 partecipanti. In abbinamento alla sala riunioni, Hotel Astor organizza su In abbinamento alla salalight riunioni, Hotel Astor su richiesta coffee breaks, e business lunch organizza che vengono richiesta coffee breaks, light e business lunch che vengono realizzati secondo le vostre esigenze. realizzati secondo le vostre esigenze.

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GRAND HOTEL VILLA BALBI

Villa Balbi Antica ed aristocratica villa del 600 Si trova sul lido di Sestri Levante, a pochi metri dal bellissimo mare del Golfo del Tigullio. Gli interni di grande eleganza e ricchezza che conservano ancor oggi tutto il loro fascino, un servizio attento e professionale ed un elevato comfort, fanno del Grand Hotel Villa Balbi, il luogo ideale per incontri di lavoro a contatto con la storia e la suggestiva natura ligure. Sono a disposizione diverse sale meetings, tutte ottimamente equipaggiate e dotate di aria condizionata, salone ricevimenti, aree espositive ed eccellente assistenza tecnica.

GRAND HOTEL VILLA BALBI

Viale Rimembranza, 1 - 16039 Sestri Levante (GE) Tel. 0185.42941 - Fax 0185.482459 e-mail: villabalbi@villabalbi.it - www.villabalbi.it


,(( ei \a []fljg [gf_j]kka \aj]llYe]fl] kmd eYj] œ **- hgkla œ - kYd] œ 0(( ei \a kYdY ]khgkalanY *ZYjœ)jaklgjYfl]\Y+((hgkla Reggio Emilia Via Danubio 7 | 42100 Reggio Emilia (RE) Tel +39 0522 517917 | Fax +39 0522 517922 | remilia@fabbrihotels.com

Remilia hotel

Hgkaragf] kljYl]_a[Y YddÌmk[alY \]dd 9) œ Y hg[`a hYkka \Yd Hgdg >a]jakla[g œ K]jnarag :mkaf]kk - kYd] e]]laf_ eg\mdYZada ] l][fgdg_a[Ye]fl] Yllj]rrYl] œ lYngda ] k]\ml] ]j_gfgea[`]


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EMILIA ROMAGNA

Fabbri Hotels Bologna Congressi

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Palacongressi di Rimini

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Hotel Atlantic

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Savoia Hotels

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Palazzo deâ&#x20AC;&#x2122; Rossi

Hotel Mediterraneo

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Palazzo dei Congressi di Riccione 234-235


EMILIA ROMAGNA

Bologna – www.bolognacongressi.it

Bologna Congressi

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na consulenza a 360° per ogni fase dell’evento, dalla progettazione alla realizzazione e una proposta diversificata di sedi dotate di spazi ampi e flessibili fanno di Bologna Congressi l’interlocutore ideale con cui sviluppare ogni tipo di soluzione per gli eventi. L’offerta di Bologna Congressi non si limita solo all’evento in sé, ma interessa anche i diversi servizi correlati quali accoglienza (trasporti e ospitalità alberghiera), ristorazione, allestimenti, cartellonistica, personale in assistenza, audio/visivi, ecc. Un vero e proprio incubatore di idee per la meeting industry che si avvale di tre sedi principali e diverse location cittadine ideali per congressi, convention, meeting aziendali, presentazione di prodotti ed eventi di ogni carattere e dimensione. Il Palazzo della Cultura e dei Congressi, la Sala Maggiore e il Padiglione 19-20 della Fiera di Bologna, costituiscono un polo congressuale ben integrato all’interno del quartiere fieristico cittadino che occupa una posizione strategica in quanto vicino sia alla Stazione Centrale che all’aeroporto internazionale Guglielmo Marconi. Parliamo di un complesso di respiro internazionale che può accogliere fino a 11.000 persone sedute, suddivise tra quattro sale congressi che possono contenere da 300 a 6000 persone e 9 sale meeting da 20 a 200 persone a cui si affiancano 14.000 metri quadrati di superficie espositiva. All’interno del Palazzo della Cultura e dei Congressi, tra sale di varie dimensioni e foyer, l’Europauditorium rappresenta una plenaria con una capienza massima di 1.350 posti, caratterizzata da un palcoscenico tecnologicamente attrezzato e da un’acustica perfetta, adat-

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ta a ospitare anche spettacoli ed eventi musicali. La Sala Maggiore sorge nell’edificio che ha ospitato la Galleria d’Arte Moderna e può accogliere fino a mille persone in un ambiente contemporaneo nel quale convivono 5 sale meeting e spazi espositivi. Infine, il Padiglione 19-20 è un ambiente su due livelli che può essere plasmato a piacere e risulta adatto per eventi di grandi dimensioni grazie alla sala plenaria che può ospitare fino a 6.000 persone. POLO CONGRESSUALE BOLOGNA Numero max meeting room: 14 Capienza meeting room principale (pax): 6.000 Superficie meeting room principale (mq): 10.000 Superficie area espositiva (mq): 13.000 Hotel convenzionati: Tutte le strutture alberghiere del bacino bolognese Aeroporto più vicino: Bologna (7 km /15 min) Indirizzo: Piazza della Costituzione, 4/a 40128 Bologna Contatti: tel. 051 6375111 fax 051 6375170 info@bolognacongressi.it www.bolognacongressi.it Persone di riferimento: Mila Rossi (area sales) mrossi@bolognacongressi.it tel. diretto 051 6375153

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CENTRO CONGRESSI

Grazie a un team di esperti con un’esperienza pluridecennale nella meeting industry Bologna Congressi è in grado di offrire una gamma completa di servizi per l’organizzazione e la gestione di eventi congressuali e non solo


La Regale Arte dell’Accoglienza Bolognese 122 camere di varie tipologie 4 suite esclusive 20 sale meeting modulabili da 2 a 900 persone Ampio foyer per accrediti Spazi per sponsor e poster Accesso diretto per carico / scarico 400 posti auto gratuiti Wi-fi gratuito Ristorante e pasticceria interni fino a 1.000 persone Assistenza pre-post congressuale Piscina estiva scoperta con solarium Circondati da 2 ettari di parco con circuito vita

www.savoia.eu

Illusion is the first of all pleasures Oscar Wilde SAVOIA HOTEL REGENCY * * * * Via del Pilastro, 2 40127 Bologna Italy Tel. 051 3767777 regency@savoia.eu

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SAVOIA HOTEL COUNTRY HOUSE * * * * Via San Donato, 159/161 40127 Bologna Italy Tel. 051 3764811 countryhouse@savoia.eu


RICCIONE

il piacere di fare business Hotel Mediterraneo di Riccione, il 4 stelle situato sul fronte mare di Viale Ceccarini, si presenta quale location ideale per l’organizzazione di congressi ed eventi aziendali di sicuro successo · Il Centro Congressi dotato di 8 sale meeting modulabili a luce naturale raggiunge la capienza totale di 600 posti e dispone delle tecnologie più all’avanguardia. · Due ristoranti e un’area lounge bar sono espressamente dedicati alla mise en place di co΍ee break, colazioni di lavoro e cene di gala garanzia di un’ottimale riuscita. · 108 camere di varia tipologia, dalla standard alla Suite · Nel cuore di Viale Ceccarini, la via più elegante ed esclusiva della Riviera Adriatica, a 400 metri dal Palazzo dei Congressi e dalla stazione ferroviaria

Sale modulabili da 30 a 320 posti

Personalizza il menù dal Co΍e Break al Lunch

Piazzale Roma, 3 – Riccione (RN) - Tel. 0541 605656 – Fax 0541 691262 prenotazioni@mediterraneoriccione.com - www.mediterraneoriccione.com


www.editarimini.com

Lasciati sedurre. Il Palacongressi di Rimini interpreta immediatamente le tue esigenze, mette a tua disposizione il meglio della tecnologia e sa adattare i suoi spazi al tuo evento. Immerso in un parco cittadino, ti offre, a pochi passi, un centro storico e un territorio generosi di cultura, benessere e buon vivere. Palacongressi di Rimini - Via della Fiera 23 - Rimini Tel. 0541 711500 - info@riminipalacongressi.it

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EMILIA ROMAGNA

Rimini – www.riminipalacongressi.it

Palacongressi di Rimini Sempre più tecnologico grazie alle nuove strumentazioni d’avanguardia e più scientifico per la capacità di ospitare congressi dall’alto valore professionale. Il Palacongressi di Rimini si rinnova continuamente per aggiornare un’offerta di livello assoluto

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CENTRO CONGRESSI

È

una location ormai consolidata nel panorama congressuale italiano e internazionale. Con le sue 39 sale modulari e gli 11.000 metri quadrati di area espositiva permette una totale libertà nella progettazione delle sessioni di lavoro, nell’organizzazione di simposi o piccoli meeting paralleli da alternare alle sedute plenarie che possono essere ospitate nell’Anfiteatro da 1.600 posti o nella Sala della Piazza da 4.700 posti. Una struttura avveniristica immersa in un parco, il Palacongressi di Rimini ha un vocazione in costante ascesa per ospitare congressi medici e convegni dall’alto valore scientifico. In virtù di questo ha ampliato la connettività e le dotazioni tecnologiche necessarie per soddisfare le esigenze di questo segmento. L’aspetto tecnologico, infatti, è spesso centrale nella scelta della location e in occasione di un congresso scientifico è spesso indispensabile disporre di una piattaforma IT in grado di gestire un grande flusso di dati e, soprattutto, hardware e software di proiezione, trasmissione e registrazione. In questo contesto il Convention Bureau della Riviera di Rimini di Italian Exhibition Group SPA, la nuova società nata dall’integrazione di Rimini Fiera e Fiera di Vicenza, ha appena terminato un percorso di acquisizione di strumenti di proiezione full HD di ultimissima generazione, gestiti da uno staff tecnico interno che ha consolidato un know-how d’eccellenza durante i grandi eventi ospitati in questi anni. Dal 26° Congresso Nazionale SID - Società Italiana di Diabetologia al 47° Congresso Nazionale ANMCO - Associazione Nazionale dei Medici Cardiologi Ospedalieri fino al 56° Simposio Nazionale AFI - Associazione Farmaceutici Industria, incontri per i quali è stato necessario utilizzare megaschermi lineari o curvi, con multiproiezioni contemporanee live e differenti contributi video e immagini di altissima qualità e definizione, come nel caso del XX Congresso nazionale SITRAC - Società Italiana Trapianto della Cornea tenutosi lo scorso febbraio. Sempre in merito a questo segmento nel corso del 2016 il Palacongressi ha ospitato la EMC 2016 (2nd European Mineralogical Conference), il massimo evento continentale sulle scienza della terra, il XXVI Congresso Nazionale AIRO (Associazione Italiana Radiologia Oncologica), il XIV Congresso Nazionale della Società Italiana di Ematologia Sperimentale, il 45° Congresso Nazionale dell’Associazione Microbiologi Clinici e la 53° Assise Generale della Società Italiana di Reumatologia.

PALACONGRESSI DI RIMINI Numero max meeting room: 39 (da 20 a 4.700 posti) Dimensioni meeting room principale (persone): 4.700 Superficie meeting room principale (mq): 4.700 Dimensioni Anfiteatro (persone): 1.600 Superficie area espositiva (mq): 11.000 Hotel convenzionati: Consorzio Aia Palas Rimini Palacongressi Hospitality (www.aiapalas.it) Aeroporto più vicino: Rimini (5 km) Bologna (100 km) Indirizzo: via della Fiera, 23 - 47923 Rimini Contatti: tel. 0541 711500 fax 0541 711505 info@riminipalacongressi.it www.riminipalacongressi.it Persone di riferimento: Marilena Ferraroni (sales account) ferraroni@riminiconvention.it Gestione: Convention Bureau della Riviera di Rimini - Italian Exhibition Group Spa

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Palazzo de’ Rossi

Bartolomeo de’ Rossi, un ricco mercante, verso la fine del XV secolo, scelse con cura dove far sorgere la sua sontuosa dimora, alle porte di Bologna, sulle rive del fiume Reno, circondata da una ricca tenuta agricola. Il Castello ed il Borgo erano autonomi. Le case - botteghe si affacciano oggi come allora sulla piazza del Borgo dominata dalla dimora padronale e dalla Torre Colombaia. Le corti, le sale, i loggiati e le grandi finestre aperte sulla campagna circostante e sul meraviglioso giardino all’italiana asimmetrico, ci portano lontano nel tempo, e ci offrono una stupenda scenografia di spazi ampi ed eleganti che si inseguono disegnando scorci suggestivi su questa atmosfera magica. Personaggi famosi che vi hanno soggiornato: Giovanni II Bentivoglio, il Pontefice Giulio II, Leone X, Paolo III Farnese Pontefice, Torquato T Tasso, Luigi Ferdinando Marsili, Guglielmo Marconi, e poi Francois Mitterrand, Hethel Kennedy, Zucchero, Ornella Vanoni, Tony Blair, Romano Prodi, Giulio Andreotti, Elettra Marconi.

La struttura imponente di Palazzo de’ Rossi con i suoi giardini rappresenta un set ideale per galà prestigiosi capace di rendere l’atmosfera magica ed incantata di una corte del ‘500.

SALE

MATRIMONI

Organizzeremo per Voi un evento indimenticabile, una gioia per Voi da condividere con i vostri ospiti, il piacere per Noi di creare un evento perfetto in ogni dettaglio.

CONVEGNI & MEETING

Conferenze, meeting, corsi di formazione, workshop, brainstorming, anniversari, inaugurazioni o lancio di nuovi prodotti, assemblee societarie, concerti, vernissage, mostre, fiere personalizzate, team-building creativi, attività di gruppo, orienteering, set per photo shooting e film.

PRANZI DI GALA

Un ambiente prestigioso ed accogliente, facilmente raggiungibile e particolarmente solenne e suggestivo per pranzi di gala, convegni, ricevimenti e Meeting. Tutti i servizi di organizzazione, allestimento, ristorazione, assistenza pre e post meeting, transfer e parcheggio con custodia, sono assicurati dalla sede organizzativa.

NOVITÀ GIUGNO 2017: HOTELLERIE CON 16 CAMERE E 12 APPARTAMENTI

Palazzo de’ Rossi Ippogrifo S.R.L. Tel. 051/260653 Via d’Azeglio, 31 - 40123 BOLOGNA BO info@palazzoderossi.it - www.palazzoderossi.it/com


EMILIA ROMAGNA

Riccione (Rn) – www.palariccione.com

Palazzo dei Congressi di Riccione

“Q

ui organizzare è semplice e partecipare estremamente piacevole”: questo il claim che riassume i principali plus del Palazzo dei Congressi di Riccione, cuore di un sistema congressuale davvero a misura d’uomo, dove tutto – dagli hotel allo shopping, dalla stazione ferroviaria al mare – è letteralmente “a portata di mano”.

È questo il motivo, assieme all’estrema flessibilità delle sale del Palazzo dei Congressi - in grado di adattarsi alla perfezione sia ai grandi congressi dalla logistica complessa sia alle riunioni e ai meeting più raccolti – che porta al Palazzo dei Congressi di Riccione circa sessanta eventi ogni anno, per la cui realizzazione si mobilita tutto il tessuto urbano: dai negozi che modificano l’orario di apertura per andare incontro alle esigenze dei congressisti alle vetrine che si prestano per esposizioni e scenografie, dallo spettacolare lungomare ai moderni impianti sportivi per gli eventi collaterali. Qui l’intero “sistema Riccione” supporta il Palazzo dei Congressi. E se tutto questo ancora non bastasse, il proverbiale bien vivre romagnolo, il relax che il mare regala in ogni stagione e il fascino dell’entroterra – connubio incantevole tra storia e natura – “collaborano” per la realizzazione di post-congress e pre-tour indimenticabili.

Una città a disposizione La modernissima struttura, dai luminosi spazi interni e dalle dotazioni tecnologiche all’avanguardia, sorge proprio nel cuore del “salotto buono” della Riviera Romagnola, a due passi dal centrale viale Ceccarini, dagli ottimi ristoranti gourmet e dalle principali realtà ricettive della città (con numeri di tutto rispetto: ottocento camere a quattro e cinque stelle nel raggio di appena cinquecento metri, esattamente il doppio nel raggio di un chilometro).

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PALAZZO DEI CONGRESSI DI RICCIONE Numero max meeting room: 10 Dimensioni meeting room principale (persone): 1.393 Superficie meeting room principale (mq): 1.800 Superficie area espositiva: 1° livello 350 mq 3° livello 1800 mq 4° livello 1100 mq 5° livello 585 mq Hotel convenzionati: sì Aeroporti più vicini: F. Fellini, Rimini (10 min.) R. Sanzio, Ancona (45 min.) G. Marconi, Bologna (1 ora) Indirizzo: via Virgilio 17, 47838, Riccione (Rn) Contatti: tel. 0541 474200 fax 0541 607482 info@palariccione.com www.palariccione.com Persona di riferimento: Laura Colonna (Responsabile Commerciale)

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CENTRO CONGRESSI

Una struttura avveniristica in vetro e acciaio, nel cuore di una città che ha saputo coniugare la sua anima trendy con la professionalità e la vocazione turistica, per congressi “walking distance”, anche di taglia maxi, ed emozioni assicurate


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MARCHE

Hotel Federico II

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Villa Cattani Stuart

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• NUOVO RISTORANTE CON SPECIALITÀ REGIONALI • SALE BANCHETTI da 10,100,150,300,400 persone • AMERICAN BAR • PISCINA COPERTA riscaldata • PISCINA ALL’APERTO • MODERNISSIMO CENTRO BENESSERE • PARCO GIARDINO • PARCHEGGIO PRIVATO • ELIPORTO • SALE CONGRESSI e CONVEGNI da 10 a 500 persone per oltre 1000 posti complessivi • 130 CAMERE con 21 SUITES • NUOVE CAMERE SUPERIOR • SALA MULTIFUNZIONALE di 600 mq modulabile in 2/3 sale e foyer. CASA COLONICA • Appartamenti con angolo cottura • ingresso indipendente • parcheggio privato


MARCHE

Pesaro (PU) – www.villacattani.it

Villa Cattani Stuart Una dimora d’epoca di fine Seicento sulle colline pesaresi, con parco e piscina, ospita un esclusivo quattro stelle con un centro congressi perfetto per convegni scientifici e retreat

C

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HOTEL

ircondata da un grande parco con piante secolari, splendidi giardini all’italiana con fontane e statue, un uliveto e del terreno coltivato per circa dieci ettari, Villa Cattani Stuart domina un’intera valle circondata dalle colline che si affaccia sulla Riviera Adriatica di Pesaro ad appena un paio di chilometri dal mare.

VILLA CATTANI STUART Numero di camere: 35 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 525 Aeroporto più vicino: Rimini-Federico Fellini (35 km) Indirizzo: via Trebbiantico, 67 - 61122 Pesaro Contatti: tel. 0721 55782 fax 0721 399477 info@villacattani.it www.villacattani.it Persone di riferimento: Federico Tomassini

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La bellezza del paesaggio riecheggia negli interni affrescati e sontuosi, senza rinunciare a facility moderne pensate proprio per la clientela Mice, dall’eliporto privato – uno dei pochi nelle Marche – all’insonorizzazione delle sale, al rispetto delle normative antisismiche. Tre le tipologie in cui si dividono le 35 camere, business, executive e junior suite, tutte spaziose e luminose, con wi-fi e aria condizionata e con una splendida vista sui riposanti dintorni. Per congressi, meeting e convegni – ma anche per cene di gala a latere di un evento –, Villa Cattani Stuart offre ampi spazi sia all’aperto sia al chiuso, oltre al supporto di uno staff dedicato, in grado di prendere in carico qualsiasi esigenza organizzativa e di seguire un evento dal briefing iniziale al feedback finale, e al servizio di catering interno, per l’estrema personalizzazione anche dei momenti conviviali e di “get together”. Le otto sale – alcune delle quali meravigliosamente affrescate e arredate con preziosi mobili d’epoca, altre all’insegna del design più moderno, come la plenaria – possono ospitare da venti a cinquecento delegati e sono tutte estremamente versatili e polifunzionali, con impianti audio e video di ultima generazione. «Possiamo offrire molteplici soluzioni e abbiamo una clientela esigente proveniente sia dall’Italia sia dall’estero», puntualizzano i fratelli Alessandro e Federico Tomassini, attuali proprietari della Villa, che proseguono: «Abbiamo ospitato brand internazionali e clienti provenienti da

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tutto il mondo: Bulgari Gioielli, Piaggio, Mediolanum, Unicredit, Vodafone, Allianz Bank, La Prairie, Pershing Yacht, Novartis, Johnson Diversey, Mitsubishi sono solo alcuni dei nomi che hanno organizzato da noi i loro eventi. Oltre a ciò siamo ormai specializzati da circa 15 anni nel “wedding in Italy” e abbiamo ospitato coppie da New York, Londra, Libano, Svizzera, Francia e persino Dubai». Per i momenti di relax, l’ampia piscina con idromassaggio immersa nel verde è situata su una terrazza panoramica che domina tutta la valle fino al mare ed è circondata da ulivi e giardini all’italiana; la completano un’area solarium in pietra naturale con comodi prendisole e, a circa duecento metri di distanza, un piccolo lago per passeggiate sportive, sempre immersi in un silenzio d’altri tempi. E a proposito di altri tempi, la Villa e i suoi giardini all’italiana risalgono a un periodo compreso tra il 1630 e il 1680, quando la ricca famiglia di mercanti, i Cattani, provenienti dal

Lago di Como, la fece costruire; ben presto la Villa divenne il centro della vita politica e culturale della regione e, tra i vari personaggi illustri che vi soggiornarono, figura addirittura Giacomo III Stuart, quarto figlio di Giacomo II – il re d’Inghilterra cattolico cacciato dal protestante Guglielmo d’Orange – che si presentò a Pesaro con una corte di ottanta persone.

Ogni evento e unico... 2017

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HOTEL

MARCHE


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UMBRIA

Hotel Giò - Perugia Centro Congressi 240

Hotel Valle di Assisi

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UMBRIA

Assisi (Pg) - www.vallediassisi.com

Hotel Valle di Assisi In un territorio ricchissimo e ancora autentico sorge un quattro stelle che, attraverso le sue variegate facility, ha il grande pregio di saper soddisfare pienamente un turismo business oriented

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organizzare qualsiasi evento, che si tratti di un seminario scientifico, un congresso, un team building o altra tipologia di manifestazione. All’interno della proprietà è possibile usufruire anche di un’ampia piscina, un laghetto per la pesca sportiva, un campo da calcio, uno di bocce, un golf club e un servizio noleggio bici durante le pause tra un convegno e l’altro. HOTEL VALLE DI ASSISI Brand di appartenenza: BW Premier Collection Numero di camere: 84 Numero max meeting room: 10 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 284,70 Superficie area espositiva (mq): 850 Aeroporto più vicino: Perugia-Sant’Egidio Indirizzo: via San Bernardino, 116 - 06081, S. M. degli Angeli, Assisi (Pg) Contatti: tel. 075 8044580 fax 075 8044709 info@vallediassisi.com www.vallediassisi.com Persone di riferimento: Valeria Bernabei (sales executive) sales@vallediassisi.com tel. diretto: 075 8044580

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HOTEL

ono ormai due generazioni che con grande cura ed estrema attenzione a ogni dettaglio la famiglia Bianconi gestisce l’Hotel Valle di Assisi, una struttura ricettiva immersa in oltre settanta ettari di terra generosa caratterizzata da viti, ulivi, piante di fichi e alberi da frutto che si allunga fino nella valle ai piedi della mistica città di Assisi. I dintorni sono pervasi da un silenzio rigenerante per il cuore e la mente, uno spazio in cui immergersi e farsi inebriare dal profumo del vino buono conservato in cantina e da quello della lavanda che dai campi arriva direttamente alla spa. Il Valle di Assisi è un hotel 4 stelle che rappresenta la perfetta sintesi di tutto quello che l’Umbria sa e ha da offrire, una regione senza filtri, autentica così com’è, fatta di grandi cieli srotolati sulla campagna, di piccoli borghi antichi e di atmosfere originali. La struttura è in grado di coniugare turismo leisure e business, grazie soprattutto al particolare contesto in cui sorge, dove l’atmosfera facilita il relax e la concentrazione. Diverse le tipologie di sistemazione: oltre alle 57 camere di cui 37 classic, 12 deluxe e 8 suite, sono disponibili anche 22 comodi appartamenti divisi in 14 bilocali, 4 trilocali e 4 trilocali deluxe oltre a diversi originali casolari. Il Centro Congressi presente nell’Hotel Valle di Assisi è uno dei più capienti di tutta la regione, grazie alle sue 10 sale meeting a luce naturale capaci di accogliere da un minimo di 60 persone fino agli 800 posti della Sala San Francescuccio; il ristorante, i diversificati servizi e lo staff multilingue lo rendono una location perfetta per

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S


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ristrutturato nel 2014, 331 camere, garage, VDOHPHHWLQJZL´FRQ0%%* RISTORANTI.

53 camere, affacci sul Duomo o su monumenti unici, nel cuore della città .

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32 camere, immerso nel verde, parcheggio, terrazza panoramica su Firenze.

200 camere, 10 sale meeting, Posizionato tra la Stazione Roma Termini e il Colosseo Free WI FI, Pacchetto SKY

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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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TOSCANA

FH Hotels

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Hotel Hermitage

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Boccanegra

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To Florence Hotels

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Firenze Fiera Congress & Exhibition Center Palazzo dei Congressi di Pisa

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TOSCANA

Firenze – www.fhhotelgroup.it

FH Hotels Con strutture nel centro storico di Roma e Firenze, FH Hotels ha nel dna la vocazione per la meeting industry grazie a location eleganti in cui l’eccellenza del servizio è pari alla qualità degli ambienti

HOTEL

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ono un punto di riferimento per l’ospitalità nella capitale e nel capoluogo toscano dal 1955, contemplano strutture capaci di soddisfare le esigenze del mondo Mice mettendo a disposizione dei propri clienti e ospiti location perfette per eventi, incentive, meeting anche con caratteristiche molto differenti. Nella città eterna e precisamente tra il Colosseo e la stazione ferroviaria di Roma Termini sorge una delle strutture del gruppo: il Grand Hotel Palatino, un quattro stelle che con le sue 200 camere è completato da un comodo Centro Congressi in grado di accogliere sino a 200 persone. Firenze ospita invece tre strutture appartenenti al gruppo e dislocate in aree strategiche della città, a pochi passi dai grandi capolavori rinascimentali. A Fiesole si trova l’Hotel Villa Fiesole, una struttura del XIX secolo prettamente orientata a piccoli meeting e incentive per 25 persone, mentre nel cuore di Firenze è collocato l’Hotel Calzaiuoli, con le sue 53 camere che affacciano sui monumenti della città, a due passi dal Duomo e adiacente a Palazzo Vecchio, anch’esso ideale per piccoli incentive. Infine, il Grand Hotel Mediterraneo, in zona Santa Croce, ad oggi è la struttura con la più elevata ricettività di camere in tutta la Toscana ed è completato da un organizzato Centro Congressi, “Il Globo”.

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Grand Hotel Mediterraneo La posizione è decisiva grazie alla vicinanza al centro cittadino e alla facilità di accesso dall’uscita autostradale di Firenze Sud, dotato di un garage privato ma anche di un divertente servizio di noleggio biciclette sia tradizionali sia elettriche, una nuova hall perfetta per ospitare cocktail fino a 350 persone oltre a tre sale ristorante di cui una taverna, tutti ambienti piacevolmente illuminati da luce naturale nei quali scoprire i piatti tipici del territorio. Le camere a disposizione dei congressisti sono 331, arredate e progettate nei minimi dettagli per garantire agli ospiti il massimo comfort. Il Grand Hotel Mediterraneo è composto da due edifici, il Main Building e il South Wing,

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TOSCANA

GRAND HOTEL MEDITERRANEO Brand di appartenenza: FH Hotels Numero di camere: 331 Numero max meeting room: 18 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 320 Superficie area espositiva (mq): 350 Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 Firenze Contatti: tel. 055 660241 fax 055 679560 info@hotelmediterraneo.com www.hotelmediterraneo.com/ Persone di riferimento: Adele Varrecchione (event coordinator meeting & congress dept.) mice@hotelmediterraneo.com tel. diretto 055 660241 int. 3 Ilaria Tarchi (event coordinator meeting & congress dept.) events@hotelmediterraneo.com tel. diretto 055 660241 int. 3

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HOTEL

La struttura è dotata oggi di tutte le tecnologie di nuova generazione, come il sistema di bilanciamento di banda internet che distribuisce la fibra ottica fino a 100 Mbps, bilanciati sul numero di utenti contemporanei che sono collegati (l’intera copertura del sistema Wi-Fi consente il collegamento fino a 500 utenti complessivi e 300 contemporanei) e di nuovi video proiettori digitali. Una struttura decisamente perfetta per la meeting industry anche per l’ampia gamma di servizi ristorativi a supporto dell’evento che possono essere personalizzati dall’eccellente staff dell’hotel: dalle pause caffè alle colazioni di lavoro, dai ricevimenti agli aperitivi.

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ognuno dei quali è caratterizzato da un piano con camere eleganti e suggestive: Executive Top Floor nel Main Building e Primo Piano Contemporary Superior nel South Wing. All’interno del Grand Hotel Mediterraneo troviamo il Centro Congressi “Il Globo”, recentemente ristrutturato, disposto su due livelli con 18 sale meeting con luce naturale diretta, spazi flessibili e ampiamente modulabili che possono ospitare da 2 a 300 persone. Le tre sale principali sono collegabili fra loro attraverso un sistema di videoconferenza a circuito chiuso e/o aperto. Il Salone dei Continenti, con i suoi 314 metri quadrati, e il Salone degli Oceani, ampio 220 metri quadrati, possono essere entrambi divisi in tre sale di sottocommissione e possono ospitare, insieme a tutte le altre sale, banchetti, ricevimenti, conferenze, gruppi di lavoro, start up, convegni, concerti, workshop, fiere e riunioni in genere. L’intero Centro Congressi consente di creare sessioni di breakout e gruppi di lavoro e offre una capienza massima di 600 persone che viene raggiunta tramite sistema di videoconferenza fra i saloni.


TOSCANA

Portoferraio (Li) - www.hotelhermitage.it

Hotel Hermitage Il fascino incontaminato dell’Isola d’Elba, l’ospitalità a quattro stelle, ma soprattutto un’attenzione e un servizio qualificato e completo per la meeting industry che ama le location in cui business e benessere si fondono

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L’Hotel Hermitage e il suo personale affiancano gli organizzatori in tutti i momenti dell’evento, anche nella selezione delle attività ludiche per incentive e team building. Uno speciale servizio accoglienza permette inoltre ai partecipanti di raggiungere facilmente l’hotel dall’aeroporto di Pisa o dell’Elba, ma anche di essere accompagnati dal personale sin dal porto di Piombino. CENTRO CONGRESSI BIODOLA/HERMITAGE Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 4 sale meeting interne e disponibilità di 2 ulteriori sale all’Hotel del Golfo Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 322 Aeroporto più vicino: Elba-Marina di Campo (14 km) Indirizzo: La Biodola - 57037 Portoferraio, Isola d’Elba (Li) Contatti: tel. 0565 9740 fax 0565 969984 direzione@hotelhermitage.it www.hotelhermitage.it/meeting-congressi Persone di riferimento: Raffaella De Ferrari direzione@hotelhermitage.it tel. diretto 0565 9740

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HOTEL

ra natura, relax e pace, una struttura caratterizzata da un’ospitalità di altissimo livello che possiede un valore aggiunto di cui pochi possono fregiarsi, lo splendido paesaggio dell’isola. Si perché l’Hotel Hermitage sorge sull’isola d’Elba, in un contesto di straordinaria bellezza nel quale la macchia mediterranea avvolge ogni parte comprese le camere e le suite che godono della vista sulla meravigliosa Baia di Biodola. La spiaggia privata, le tre piscine d’acqua salata, i tre ristoranti e bar, il centro benessere con palestra, i campi da tennis e un campo da golf facilmente raggiungibile completano la ricca dotazione dell’hotel assicurando accoglienza al top capace di soddisfare davvero ogni esigenza. All’interno della proprietà il complesso Hermitage-Biodola è il centro congressi 4 stelle più prestigioso dell’isola e ospita 4 sale meeting interne dotate di illuminazione naturale alle quali è possibile aggiungere 2 ulteriori sale nel vicino Hotel del Golfo. Le sale sono in grado di ospitare oltre 400 partecipanti e sono dotate di Wi-Fi e attrezzature di nuovissima generazione per meeting, congressi e seminari. La Sala Bonaparte, che si affaccia sulla magica Baia della Biodola, è situata al primo piano e dispone di un servizio segreteria, area lounge per coffee break e può essere integrata con la Sala Elba per costituire uno spazio espositivo più ampio fino a raggiungere i 200 metri quadrati. La Sala Elena si avvale invece del collegamento con la Sala Plenaria Maria Luisa per trasformarsi in aula per videoconferenza da 550 persone. All’occorrenza può anche diventare area espositiva o area coffee break della Sala Plenaria.

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TOSCANA

Firenze – www.toflorencehotels.com

To Florence Hotels La ricerca dell’eccellenza, sotto ogni aspetto, una regia unica fatta di qualità, passione e conoscenza, tre location diverse per identità e stile, tutte in grado di soddisfare qualsiasi esigenza in termini di accoglienza e di spazi adatti per la meeting industry

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n’offerta completa che integra ospitalità, ristorazione e organizzazione di eventi d’alto livello, tre hotel quattro Stelle Superior, tre ristoranti e ora anche uno spazio funzionale perché ciascuno possa trovare la combinazione giusta per il proprio evento. To Florence Hotels gestisce brillantemente diverse strutture, tutte nel capoluogo toscano: l’Hotel Mulino di Firenze, Villa Olmi Firenze e Plaza Hotel Lucchesi, oltre ai ristoranti Il Cavaliere, Il Grano d’Oro e l’Empireo che propongono i piatti tipici della cucina tradizionale regionale accompagnati ovviamente dai migliori vini del ricco territorio. Alberghi e ristoranti ai quali si aggiunge anche uno spazio multifunzionale ricavato dalle vasche di contenimento di un antico mulino posto sulle rive dell’Arno, che sorge all’interno del complesso storico dell’Hotel Mulino di Firenze, a pochi minuti dal centro città. La versatilità e la flessibilità di “Officine Condotte” - questo il nome della location - permette di soddisfare qualsiasi esigenza e accogliere diverse tipologie di eventi: convegni, meeting, seminari, ricevimenti o presentazioni di prodotto. L’anfiteatro esterno e la spaziosa sala interna consentono una combinazione interessante tra spazi indoor e outdoor, una molteplice varietà di allestimenti e una perfetta diversificazione degli ambiti e dei momenti nei quali può essere articolato un evento. Alla particolarità di questi ambienti To Florence Hotels affianca la competenza e la professionalità di uno staff qualificato che può supportare organizzatori e clienti in qualsiasi fase dell’evento. Un luogo davvero di grande fascino, immerso nella campagna fiorentina, uno spazio che associa tradizione e modernità, conservando, anzi proiettando nel futuro il fascino e l’ingegno dell’architettura proto-industriale sapientemente restaurata.

L’atmosfera minimal chic che è stata ricreata fa da filo conduttore al racconto che sta dietro ogni evento, da quello più mondano all’incontro di lavoro più formale, tutti all’insegna della personalizzazione perché ciascuna occasione diventi davvero unica.

Hotel Mulino di Firenze Una struttura incantevole che permette un’immersione totalizzante nella storia e nella natura del luogo, nella sua essenza, nella sua identità più profonda. Il complesso originale è un vecchio mulino risalente al 1330 e riportato all’antico splendore grazie a un articolato progetto di recupero che ha ridato nuova vita a uno tra i più rinomati hotel del meraviglioso capoluogo toscano. L’Hotel Mulino di Firenze è un angolo di tranquillità e relax posto a una manciata di minuti dal centro città e immerso nel borgo molitorio sulle rive dell’Arno.

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HOTEL

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Sapientemente arredato con gusto nel tradizionale stile fiorentino, ospita 39 camere dotate di tutti i comfort, una bellissima piscina esterna con solarium, un’area benessere interna, oltre a “Officine Condotte”, lo spazio polifunzionale con capacità variabile per ospitare meeting, presentazioni di prodotto, conferenze stampa o qualsiasi altro evento.

Plaza Hotel Lucchesi Sin dal lontano 1860 uno dei punti di riferimento dell’ospitalità fiorentina. Recentemente rinnovato negli arredi e nei servizi, lo storico Plaza Hotel Lucchesi, collocato sui lungarni, oggi si presenta con un nuovissimo ed esclusivo roof affacciato sui tetti del capoluogo toscano, con bar e piscina, oltre a un’originale area di co-working in un moderno e accogliente spazio multifunzionale. Proprio lo spazio “Empireo - (Co)Working Space” si ispira all’innovativa formula che ha preso piede nella grandi città europee con le quali l’albergo assolve la richiesta di chi cerca uno spazio di lavoro transitorio e multifunzionale per lavorare tranquillamente sul proprio Pc o semplicemente darsi appuntamento per incontri b2b con clienti, colleghi e collaboratori.

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Nella cosmopolita cornice del Plaza Hotel Lucchesi “Empireo (Co)Working Space” mette a disposizione dei suoi ospiti - oltre a un’efficiente e comodo servizio bar - numerose postazioni di lavoro versatili e riservate, dotate di sedute, tavoli individuali o collettivi, connessione internet Wi-Fi e tutte le attrezzature e le tecnologie necessarie per incontri d’affari e di lavoro. E per unire il tempo dedicato al business con il meritato relax è nato “Empireo - RoofTop View, American Bar & Pool”, una terrazza equipaggiata con piscina dalla quale si può godere un panorama che s’innalza a 360 gradi sul Duomo, Santa Croce e le splendide colline che circondano Firenze.

Villa Olmi Firenze Un gioiello architettonico del Settecento, un’antica prestigiosa tenuta di campagna, un hotel inserito in una preziosa area verde a pochi chilometri dal centro storico della città toscana. Il complesso di Villa Olmi Firenze, perfettamente restaurato grazie a un intervento attento e puntuale che ha riportato alla luce stucchi e affreschi, è composto da la Villa, la Fattoria e la Colonica, tutti spazi finemente arredati e incastonati in un magnifico parco con giardino all’italiana. L’albergo è dotato di stanze con i più moderni comfort, una piscina esterna, un centro fitness, il ristorante “Il Cavaliere”, il bar “La Veranda”

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PLAZA HOTEL LUCCHESI Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero di camere: 93 Numero max meeting room: 1 (Sala Co-Working) Capienza meeting room principale (pax): 60 Superficie meeting room principale (mq): 78 Superficie area espositiva (mq): 78 Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci (10 km) Indirizzo: Lungarno della Zecca Vecchia, 38 50122 - Firenze Contatti: tel. 055 26236 fax 055 2480921 lucchesi@toflorence.it www.hotelplazalucchesi.it

VILLA OLMI FIRENZE Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero di camere: 62 Numero max meeting room: 3 (Salone delle Feste, Sala Le Volte, Sala Le Ghirlande) Capienza meeting room principale (pax): 70 (Sala Le Volte) Superficie meeting room principale (mq): 115 (Sala Le Volte) Superficie area espositiva (mq): 115 (Sala Le Volte) Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci (20 km) Indirizzo: Via del Crocifisso del Lume, 18 50126 - Firenze via degli Olmi, 4-6 – 50012 Bagno a Ripoli (Fi) Contatti: tel. 055 637710 fax 055 63771600 villaolmi@toflorence.it

Persone di riferimento: Laura Squarciotta (events manager) events@toflorence.it tel. diretto: 055 2623562

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HOTEL

e un apprezzato centro convegni. Sono tre in particolare le sale dedicate alla meeting industry: il Salone delle Feste, un ambiente ampio e sontuoso in grado di ospitare fino a 100 persone, la sala Le Volte con 70 posti nella configurazione a teatro e la sala più piccola, Le Ghirlande, ideale per incontri più ristretti da massimo 30 partecipanti. Tutte le sale sono dotate delle più moderne tecnologie audio-video. Inoltre, grazie all’esperienza e alla competenza dello staff, è possibile organizzare numerose attività per il Mice, tra cui lezioni pratiche di cucina, degustazioni di vino e prodotti tipici, spettacoli di falconeria, giri in Ferrari d’epoca, in elicottero o addirittura in mongolfiera per ammirare un territorio leggendario.

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Brand di appartenenza: To Florence Hotels Numero di camere: 39 Numero max meeting room: 3 (Officine Condotte divisibile in 3 sottosale) Capienza meeting room principale (pax): 320 in plenaria (Officine Condotte) Superficie meeting room principale (mq): 236 Superficie area espositiva (mq): 236 Aeroporto più vicino: Firenze-Amerigo Vespucci (20 km) Indirizzo: via di Villamagna, 119 - 50126 Firenze Contatti: tel. 055 6530279 fax 055 6531486 mulino@toflorence.it www.mulinodifirenze.com

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MULINO DI FIRENZE

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TOSCANA


TOSCANA

Firenze - www.firenzefiera.it

Firenze Fiera Congress & Exhibition Center Una cittadella congressuale nel cuore della capitale del Rinascimento italiano, tre location all’avanguardia nel combinare bellezza, funzionalità e alta tecnologia: ecco perché il polo fiorentino è fra le sedi preferite dai congressi internazionali

CENTRO CONGRESSI

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iù di 100 mila metri quadrati di eleganza e versatilità a disposizione di chi organizza grandi eventi e congressi, tre strutture spettacolari – la Fortezza da Basso, il Palazzo dei Congressi (già Villa Vittoria) e il Palazzo degli Affari nel centro di una delle capitali mondiali della cultura, capaci di accogliere congiuntamente fino a 20.000 partecipanti. È questa l’offerta irresistibile di Firenze Fiera, a soli 5 km dall’aeroporto Amerigo Vespucci, a due passi dalla stazione centrale di Santa Maria Novella e a 5 minuti a piedi dal centro storico di Firenze. Un quartiere d’eccellenza dove la clientela congressuale può abbinare sessioni di lavoro con momenti di svago e relax fra cultura, shopping ed eccellenze enogastronomiche. Questo è lo straordinario patrimonio gestito da Firenze Fiera Congress &Exhibition Center, uno dei principali poli congressuali italiani per numeri, standard di servizio, attrezzature e capacità di accoglienza.

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Tre sedi molto diverse fra loro: una fortezza ‘medicea’ cinquecentesca, una villa ottocentesca e un palazzo degli anni Settanta, tra cui scegliere e trovare la soluzione più adatta per il proprio evento e da combinare in modo sinergico per declinare tutte le tappe del congresso approfittando della straordinaria flessibilità degli spazi. La Fortezza da Basso è la sede ideale per i grandi eventi, grazie alla possibilità di allestire sale plenarie fino a 3.500 posti, e a una superficie complessiva di oltre 80.000 metri quadrati (di cui 55.000 coperti), che la rendono la location perfetta per grandi manifestazioni come la storica Fiera dell’Artigianato di Firenze; il Palazzo dei Congressi (dove è nato nel 1965 il primo Centro Internazionale dei Congressi di Firenze), ospitato nella

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TOSCANA

FORTEZZA DA BASSO

PALAZZO DEI CONGRESSI Numero max meeting room: 21 Dimensioni meeting room principale (persone): 1.000 (Auditorium) Superficie meeting room principale (mq): 1.500 Superficie area espositiva (mq): 920 Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 – 50123 Firenze Contatti: tel. 055 49721 fax 055 4973237 info@firenzefiera.it www.firenzefiera.it

PALAZZO DEGLI AFFARI Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1.800 Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: piazza Adua, 1 - 50123 Firenze Contatti: tel. 055 49721 fax 055 4973237 info@firenzefiera.it www.firenzefiera.it Persone di riferimento: Marina Sablich (responsabile ufficio commerciale/sales manager) sablich@firenzefiera.it tel. diretto: 055 4972365

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CENTRO CONGRESSI

ottocentesca Villa Vittoria, affianca al fascino antico un design moderno e funzionale, mettendo a disposizione degli organizzatori di eventi un Anfiteatro e un Auditorium per 1.000 persone, a cui si aggiungono quasi 1.000 ulteriori metri quadrati di spazi espositivi, perfetti per stand multisponsor e poster session; il Palazzo degli Affari, attiguo al Palacongressi, propone sale polivalenti distribuite su ben quattro piani con una capacità complessiva di 1.800 persone e un attico panoramico per meeting, workshop, sfilate, corsi di formazione di ogni tipo. L’innovativo sistema “information display network” permette di trasmettere in tempo reale le sessioni in corso tra una sala e l’altra, il che rende possibile una notevole fantasia nella progettazione delle sessioni di lavoro.

Numero max meeting room: modulabili (su richiesta del cliente) Dimensioni meeting room principale (persone): 3.500 Superficie meeting room principale (mq): 8.000 Superficie area espositiva (mq): 80.000 (55.000 coperti) Hotel convenzionati: www.florencecongressbooking.com/index/en.shtml Aeroporto più vicino: Firenze – Amerigo Vespucci (4 km) Indirizzo: viale Filippo Strozzi, 1 - 50129 Firenze Contatti: tel. 055 49721 fax 055 4973237 info@firenzefiera.it www.firenzefiera.it


TOSCANA

CENTRO CONGRESSI

Location storiche all’avanguardia tecnologica Il fascino indiscutibile e la varietà di sale e padiglioni interamente cablati e attrezzati con tecnologie di ultima generazione - in grado di ospitare qualsiasi tipo di evento come congressi, convegni, convention, workshop, seminari, corsi di formazione, mostre, concerti - sono alla base delle ottime performance del quartiere fiorentino, con un calendario 2017 ricco di importanti appuntamenti del settore Mice a livello mondiale. Ad esempio il Congresso Internazionale della Society For Research on Nicotine and Tabacco (SRNT), dal 7 all’11 marzo; il Congresso Internazionale sulla ricerca clinica per l’osteoporosi e le malattie muscoloscheletriche (WCO-IOF-ESCEO) dal 24 al 26 marzo alla Fortezza da Basso, e il Congresso della Associazione Europea di Psichiatria (EPA) in programma dal 1 al 4 aprile. Un polo, quello fiorentino, sempre più friendly e solidale, che prosegue nel percorso di sostenibilità e responsabilità sociale già avviato con la raccolta differenziata in atto nell’area della Fortezza da Basso per fiere e congressi e con l’adesione, a fianco di Gerist Ricevimenti e dei Pco degli eventi, a Food for Good, il progetto di recupero delle eccedenze alimentari a vantaggio di strutture caritatevoli promosso da Federcongressi in collaborazione con Banco Alimentare Onlus. Firenze Fiera mette inoltre a disposizione uno

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staff altamente qualificato con esperienza pluriennale in grado di supportare il cliente fin dalla prima fase della candidatura (grazie all’attività di partnership con Convention & Visitor Bureau di Firenze) alla progettazione e realizzazione dell’evento, fornendo assistenza, allestimenti personalizzati, servizi di ristorazione, audiovisivi, logistica, ufficio stampa e servizi tecnologici d’avanguardia come il Wi-Fi di 4a generazione che offre ai partecipanti – su richiesta – una connettività sicura, ad alta densità e con una gamma completa di servizi personalizzati. Il gioco di squadra fra Firenze Fiera, Firenze Convention & Visitors Bureau, Pco e le principali istituzioni fiorentine è risultato lo strumento vincente per l’acquisizione, in fase di candidatura, di prestigiosi eventi scientifici come il 13° ECAMP (European Conference on Atoms, Molecules and Photons) dall’8 al 12 aprile 2019, l’11° International Symposium on Digital Earth al Palazzo dei Congressi dal 23 al 27 settembre 2019, per la prima volta in Italia con oltre 1.000 delegati, e il Congresso mondiale di Cartografia (ICC 20121) con oltre 1.500 ricercatori da tutto il mondo.

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TOSCANA

Pisa - www.palazzodeicongressi.pisa.it

Palazzo dei Congressi di Pisa Un’eccellente struttura congressuale inserita nel tessuto urbano della città di Pisa, a pochi metri dall’Arno e non distante dalla famosa Piazza dei Miracoli, nuovo polo di attrazione per la meeting industry grazie a uno spazio moderno, flessibile e dallo spirito green

CENTRO CONGRESSI

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n edificio dalla caratteristica forma semicircolare, realizzato a gradinate con giardini, tre piani collegati da un’ampia vetrata che illumina le gallerie superiori, numerose sale di diversa capienza, ampi spazi espositivi, servizi d’eccellenza e una posizione invidiabile, tutto quanto concorre a definire una location privilegiata per eventi, congressi e meeting: il Centro Congressi di Pisa è una struttura moderna e versatile, ideale per eventi con target differenti, una proposta articolata in grado di definire il giusto connubio tra risultato ottimale e costo contenuto. Situato a 10 chilometri dal mare e a 2 dal Parco Naturale di San Rossore, il Centro Congressi è facilmente raggiungibile dall’aeroporto internazionale Galileo Galilei di Pisa che, grazie alle partnership concluse negli ultimi dieci anni con diverse compagnie aeree low cost, è diventato la principale porta di ingresso in Toscana. Una posizione davvero strategica se si considera anche la facilità d’accesso dalla Stazione Ferroviaria e dalle infrastrutture stradali. La struttura è molto funzionale e articolata. Al piano terra trovano posto la Sala Plenaria da mille posti a sedere e i principali servizi, tra cui la reception e il bar. La sala è divisibile in tre settori perfettamente autosufficienti: Auditorium500, Pacinotti250 e Fermi250. Lo spazio

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ha una forma semicircolare e culmina nel tavolo di presidenza con dieci postazioni. L’ambiente, dotato di pareti mobili insonorizzate e di un sofisticato impianto di amplificazione, ha un’acustica perfetta. L’ingresso del Palazzo dei Congressi conduce direttamente nell’ampia galleria del piano terra, che con i suoi mille metri quadrati di superficie è particolarmente adatta per allestimenti espositivi e ristorativi. Lo spazio che si sviluppa oltre la reception e la zona bar è in grado di accogliere fino a 35 stand espositivi. La reception, posta all’ingresso della struttura, comprende un bancone di lavoro lungo 16 metri alle cui spalle è allestita una parete a moduli contenitori per la raccolta di documenti o materiale congressuale. Al primo piano sono invece situate le cabine di regia e di traduzione, mentre al secondo livello hanno sede varie sale minori particolarmente adatte per le piccole riunioni. Al piano terra, in un’ala parallela alle gallerie, si trovano tre sale da novanta posti e quattro sale da trenta posti, oltre ad altri spazi espositivi così flessibili da soddisfare qualsiasi tipologia di esigenza.

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CENTRO CONGRESSI

TOSCANA

Un centro congressi sostenibile Immerso in un polmone verde, il Palazzo dei Congressi asseconda quello spirito green che nasce come impostazione generale del vivere contemporaneo e si traduce nello specifico in uno stile di vita che predilige, ad esempio, l’impiego di mezzi di locomozione puliti. Il Palazzo dei Congressi è infatti uno dei principali punti di riferimento del bike sharing e di ricarica per le auto elettriche, nonché il crocevia del trasporto pubblico verde, ma è anche il punto di partenza per piacevoli passeggiate fino in centro città. Ad affiancare l’attività congressuale e la vocazione business non manca l’ospitalità di alto livello del territorio circostante, in grado di proporre anche un’offerta gastronomica ai massimi livelli e propria della tradizione toscana. Inoltre, all’interno di un raggio di pochi chilometri,

PALAZZO DEI CONGRESSI DI PISA Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 1000 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 1500 Aeroporto più vicino: Pisa-Galileo Galilei Indirizzo: via Matteotti, 1 – 56124 Pisa Contatti: tel. 050 598212 – 050 598213 info@palazzodeicongressi.pisa.it www.palazzodeicongressi.pisa.it Persone di riferimento: Stefania Simi (resp. commerciale) stefaniasimi@palazzodeicongressi.pisa.it tel. diretto: 050 598213

è possibile trovare mille camere in diversi hotel a 4 stelle. Tutto questo senza dimenticare l’aspetto economico: l’offerta del Palazzo dei Congressi di Pisa incontra infatti le esigenze di molti interlocutori grazie alla capacità di combinare qualità e risparmio, mettendo a disposizione spazi confortevoli, flessibili e attrezzati con le più moderne tecnologie congressuali. Caratteristiche uniche che hanno permesso in questi anni una crescita costante del polo congressuale pisano, che oggi si afferma come uno dei più importanti in Italia.

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LAZIO

Roscioli Hotels

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Residenza di Ripetta e Hotel Beverly Hills Rome

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Bettoja Hotels

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Hotel Caravel

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Sheraton Roma Hotel & Conference Center

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Auditorium Via Veneto

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Worldhotel Ripa Roma

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Hotel Cardinal St. Peter Roma

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Auditorium Antonianum

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Auditorium Parco della Musica

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Auditorium del Massimo

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Hotel Roma Aurelia Antica e Hotel Capannelle

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Hotel The Building

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Casina Valadier

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Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici

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Centro Congressi Villa Malta

Courtyard by Marriot Rome

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Conference Center Roma Sala da Feltre e Sala di Rienzo

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Lâ&#x20AC;&#x2122;Antico Casale La Carovana

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Roma Meeting Center

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Relais Le Jardin

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Central Park

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Kolbe Hotel Rome

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Il Piccolo Mondo Auditorium della Tecnica


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Roma – www.bettojahotels.it

Bettoja Hotels

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

2017

Brand di appartenenza: Aziende Alberghiere Bettoja Numero di camere: 245 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 80 Superficie meeting room principale (mq): 92 Superficie area espositiva (mq): disponibile su richiesta Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (35 km) Indirizzo: Via Cavour, 15 – 00184 Roma Contatti: tel. 06 4884051 fax 06 4744105 mediterraneo@bettojahotels.it www.romehotelmediterraneo.it

BETTOJA MASSIMO D’AZEGLIO Brand di appartenenza: Aziende Alberghiere Bettoja Numero di camere: 185 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 165 Superficie area espositiva (mq): disponibile su richiesta Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (35 km) Indirizzo: via Cavour, 18 – 00184 Roma Contatti: tel. 06 4870270 fax 06 4827386 dazeglio@bettojahotels.it www.romehoteldazeglio.it

BETTOJA HOTEL ATLANTICO Brand di appartenenza: Aziende Alberghiere Bettoja Numero di camere: 65 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 40 Superficie meeting room principale (mq): 47 Superficie area espositiva (mq): disponibile su richiesta Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (35 km) Indirizzo: via Cavour, 23 – 00184 Roma Contatti: tel. 06 485951 fax 06 4827492 atlantico@bettojahotels.it www.romehotelatlantico.it Persona di riferimento: Matilde Spreafico (dir. commerciale) matildes@bettojahotels.it tel. diretto 06 46205642

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HOTEL

BETTOJA HOTEL MEDITERRANEO

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entocinquant’anni di storia che ruotano attorno a tre straordinari hotel collocati nella storica via Cavour, a una manciata di passi dalla Stazione Termini: il Mediterraneo, il Massimo d’Azeglio e l’Atlantico, tutti 4 stelle, sono gli alberghi del Gruppo Bettoja, la famiglia di origine piemontese che dal 1875 è protagonista indiscussa dell’ospitalità capitolina. Strutture che si inseriscono nell’ampia e diversificata offerta della città, affiancando al segmento leisure e a una clientela internazionale un interesse sempre maggiore per il business e per il turismo business oriented. Oggi il Polo Congressuale Bettoja conta 495 camere e 12 Sale Meeting&Eventi, completati da 2 ristoranti, un Roof Garden e una Cantina Storica. Uno spazio esclusivo e all’avanguardia, un servizio d’alto livello con una flessibilità strutturale che diventa valore aggiunto. Quattro sale si trovano all’Hotel Mediterraneo (massima capienza per la Sala Mediterraneo con 80 posti), tre al Massimo d’Azeglio con il Salone Risorgimento in grado di ospitare 180 persone, tre all’Hotel Atlantico, la Sala Cavour e la Sala Atlantico con capienza 40 posti, la Sala Gialla da 32 posti. Ambienti classici ed eleganti nei quali non mancano le tecnologie più avanzate. Tutte le sale dispongono di un collegamento Wi-Fi con linea in fibra ottica dedicata, “download” e “upload”, amplificazione Hi-Fi, microfoni, lavagna luminosa, lavagna a fogli mobili, proiettore per diapositive, video proiettore, schermo e telefono. Su richiesta possiamo fornite fax, videobeam con connessione VHS Tristandard, computer, stampanti, traduzione simultanea, interpreti e segreteria. Una dotazione che insieme al taglio differente di ogni spazio permette di selezionare il luogo migliore per ciascuna esigenza specifica: dalla conferenza stampa alla riunione privata, dal grande convegno al workshop, dall’evento mondano al meeting formativo. A supporto dell’intensa attività convegnistica, colazioni o pranzi di lavoro possono essere organizzati su richiesta presso il Roof Garden e il Ristorante 21 dell’Hotel Mediterraneo, al Ristorante Massimo d’Azeglio e alla Cantina Storica dello stesso hotel. Un aspetto, quello della proposta gastronomica da affiancare all’offerta Mice, sul quale Bettoja Hotels punta molto per consolidare e rinnovare la tradizione di famiglia che prese avvio proprio con il Ristorante Massimo d’Azeglio.

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Tre strutture vicinissime nel cuore di Roma ma un unico interlocutore: Bettoja Hotels è un punto di riferimento per il segmento business della capitale dove meeting & incentive diventano protagonisti


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Roma – www.hotelcaravel.it

Hotel Caravel Design contemporaneo per una location immersa nella storia, una struttura elegante e funzionale nel cuore di Roma, l’Hotel Caravel accoglie turisti e congressisti all’interno di ambienti di grande stile

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n albergo storico collocato a soli dieci minuti dal centro di Roma e altrettanti dall’Eur, il quartiere capitolino a vocazione business, ma anche dal PalaLottomatica, sede di concerti e di eventi sportivi, dal nascente nuovo “Mediterraneum Acquario”, dal complesso sportivo delle Tre Fontane e dal nuovo centro congressi La Nuvola, del noto architetto Fuksas, inaugurata in ottobre 2016. Raggiungibile facilmente dall’aeroporto internazionale di Fiumicino e dalla Stazione Termini, l’Hotel Caravel è dotato di tutte le più moderne tecnologie e associa a una elevata

HOTEL CARAVEL Numero max meeting room: 3 Dimensioni meeting room principale (persone): 150 Superficie meeting room principale (mq): 190 Numero di camere: 118 Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino e Roma Ciampino (25 Km) Indirizzo: Via Cristoforo Colombo, 124 - 00147 Roma Contatti: tel. 06 5180789 fax 06 51 600600 info@hotelcaravel.it www.hotelcaravel.com Persone di riferimento: Sergio Sampieri (General Manager)

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qualità dei servizi una grande attenzione e cura del comfort dei propri ospiti, ma anche grande sensibilità per l’ambiente, sottolineata da virtuose scelte a sostegno del risparmio energetico. Complessivamente la struttura mette a disposizione 118 stanze, distribuite su nove piani, tutte dotate di aria condizionata, tv satellitare, cassetta di sicurezza e bagno con asciugacapelli. Il ristorante offre un’atmosfera molto rilassante, calda ed esclusiva per chi vuole iniziare e concludere la giornata nel migliore dei modi con un’ottima colazione o con una cena elegante e ricercata. Tra i servizi offerti anche un’apprezzabile salone uomo donna, sinonimo di benessere, relax e privacy. Ideale per organizzare qualsiasi tipo di evento, l’Hotel Caravel dispone di tre sale meeting da 10 a 150 posti, intitolate alle famose caravelle di Cristoforo Colombo e ospitate nel moderno centro congressi posto all’interno dell’albergo. La Sala Pinta e la Sala Niña, le più piccole, e la Sala Santa Maria, la più ampia, sono tutte dotate di attrezzature tecnologicamente avanzate tra cui sistema di amplificazione, impianto wireless, podio microfonato, videoproiezione, cabine regia per traduzione simultanea, connessione Wi-Fi in fibra ad altissima velocità e servizio catering interno. Tutte le sale presentano un’illuminazione naturale e possono essere personalizzate per essere location perfette per ospitare incontri di lavoro, corsi di formazione, meeting aziendali, presentazioni prodotti, workshop, colloqui o altre tipologie di eventi business.

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2017


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Roma – www.cardinalhotelrome.com

Hotel Cardinal St. Peter Roma Relax e business nel cuore della capitale: l’Hotel Cardinal St. Peter assicura ai propri ospiti un trattamento esclusivo, impreziosito oggi da una spiccata attitudine green

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HOTEL

ollocato proprio dietro il Vaticano, la cui vicinanza è testimoniata dalla splendida vista sulla cupola di San Pietro, il Cardinal Hotel St Peter è un albergo a quattro stelle che si inserisce ai margini di Villa Pamphili che assicura pace, benessere e relax ai fortunati ospiti. Una struttura, inaugurata nel 2008, che recentemente è stata oggetto di un intervento che ne ha ridefinito modalità d’accesso e percorsi. Oggi ospita 140 camere di gran-

CARDINAL HOTEL ST PETER ROMA Brand di appartenenza: Sunflower Hotels Numero di camere: 140 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 150 Superficie meeting room principale (mq): 152,75 Superficie area espositiva (mq): 300 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (20 km) Indirizzo: via Leone Dehon, 71 - 00165 Roma Contatti: tel. 06 632252 fax 06 631602 info@cardinalhotelrome.com www.cardinalhotelrome.com Persone di riferimento: Ferruccio Cruciani (director of sales & marketing) f.cruciani@cardinalhotelrome.com tel. diretto 06 632252

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de comfort e un ampio Centro Congressi con sei sale meeting. La più grande, la sala Pamphili, è in grado di ospitare fino a 150 persone a platea e può essere allestita in varie disposizioni che soddisfano qualsiasi tipologia di evento. Dotata di tutte le più moderne tecnologie e wi-fi gratuito è una location ideale per convegni, conferenze stampa, riunioni ma anche eventi leisure grazie ai suoi accessi multipli. Le sale, inoltre, offrono una pratica opzione di riservabilità - anche per gli esterni - nella formula half day per un massimo di quattro ore, o nell’opzione full day fino a otto ore. Massima attenzione a tutti gli aspetti del servizio, compresa la ristorazione, nella quale l’hotel ha recentemente introdotto alcuni cambiamenti attraverso gli “healthy” menu dedicati specificatamente al segmento Mice e più in generale con l’ampliamento dell’offerta gastronomica attraverso prodotti d’eccellenza, biologici e a chilometri zero. Un aspetto che si inserisce nel più complessivo orientamento “green” che sta progressivamente trasformando il Cardinal Hotel St Peter in un albergo eco-sostenibile. A partire dalle piccole cose, quelle che però fanno la differenza, pensate proprio in ambito congressuale: il risparmio di carta sia in fase di contrattazione dell’evento, sia durante lo svolgimento dello stesso, la presenza di cestini per la raccolta differenziata anche all’interno delle sale meeting, le indicazioni disponibili su schermi LCD invece che su carta. Un occhio di riguardo e di estremo rispetto per l’ambiente e per il benessere delle persone, una struttura moderna e accogliente in grado di interpretare egregiamente le esigenze e le diverse anime dell’ospitalità della meeting industry contemporanea.

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2017


© Fotografia Moreno Maggi

Ogni Convegno è uno spettacolo.

13 SALE DA 30 A 2.800 POSTI 4.000 MQ DI AREA ESPOSITIVA CATERING FINO A 3.000 PERSONE SOFISTICATE ATTREZZATURE AUDIO/VIDEO PARCHEGGI

L’Auditorium Parco della Musica è una struttura moderna a pochi passi dal centro di Roma in grado di ospitare ogni anno 150 tra convegni di alto profilo e congressi internazionali. I suoi spazi multifunzionali e suggestivi, nati dal geniale estro dell’archietto Renzo Piano, accolgono migliaia di visitatori ogni anno, concerti di ogni genere musicale, serate di jazz, anteprime cinematografiche, sfilate di moda, teatro, danza, letteratura e convention. Tutto questo è Auditorium Parco della Musica, lo spazio che dà ai vostri piccoli e grandi eventi l’unicità che meritano.

Viale Pietro de Coubertin, 00196 Roma Tel 06 80 24 11 Fax 06 80 24 12 84 commerciale@auditorium.com www.auditorium.com


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Roma – www.romaureliantica.com www.hotelcapannelle.com

Hotel Roma Aurelia Antica e Hotel Capannelle Due alberghi per eventi di classe sotto l’egida di Reginal Hotels, abile alchimia di tecnologia, spazi e facilities, con staff dedicato e attento ai minimi dettagli per garantire il massimo comfort e soluzioni personalizzate per ogni convegno

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HOTEL

ono due strutture in sinergia fra loro e appartenenti al brand Reginal Hotels, garanzia di eventi concertati con maestria e all’insegna di una confortevole accoglienza. I delegati e gli ospiti dei congressi medico-scientifici al Roma Aurelia Antica trovano un’atmosfera rilassante, tecnologia, efficienza e personalizzazione: questi alcuni fra i plus della struttura, inaugurata nel Duemila e già in pole position nell’elenco delle strutture preferite dagli organizzatori di congressi, meeting e convention. L’albergo, incastonato nel verde di una sughereta, è situato a 5 minuti di macchina dal Grande Raccordo

HOTEL ROMA AURELIA ANTICA Brand di appartenenza: Reginal Hotels Numero di camere: 270 Numero max meeting room: 16 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 532 Superficie area espositiva (mq): 800 mq per servizi espositivi e coffee break Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino Indirizzo: Via degli Aldobrandeschi, 223 - 00163 Roma Contatti: tel. 06 665441 flavia.ravignani@romaureliantica.com www.romaureliantica.com Persona di riferimento: Flavia Ravignani (Congress Manager) tel. diretto 06 66544710

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Anulare – uscita Aurelia – e a una ventina di minuti dalla Città del Vaticano, raggiungibili comodamente con la navetta o con un taxi. Grandi numeri e grandi eventi sono all’ordine del giorno, al Roma Aurelia Antica, il cui centro congressi con ingresso indipendente è disposto su una superficie di 2.500 metri quadrati, vanta ottocento metri quadrati di foyer fruibile come area ristorazione o espositiva – quindi perfetto per eventi medici e con area di registrazione dedicata – e un’ampia area di accoglienza per la registrazione degli ospiti. Sono 16 le sale meeting e la maggiore è la sala Picasso, modulabile, concepita per un massimo di settecento persone, mentre diverse salette di sottocommissione sono disponibili per incontri di lavoro raccolti oppure utilizzabili come uffici. Il passaggio diretto alla sala e la possibilità di utilizzare un montacarichi per materiali ingombranti e pesanti rendono possibile qualsiasi tipologia di allestimento e di evento, anche l’esposizione di dispositivi farmaceutici

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Binomio vincente Un servizio di altissimo livello contraddistingue anche l’Hotel Capannelle, situato nello storico quartiere romano chiamato “Statuario”, a un chilometro dall’ippodromo Capannelle e a 3 dalle fermate Cinecittà e Colli Albani della linea metropolitana A, la stessa che conduce al centro storico e al Vaticano. La direzione della struttura, attenta a ogni dettaglio che assicuri il massimo comfort agli ospiti, mette a disposizione un servizio navetta per raggiungere agevolmente queste fermate. La vicinanza all’aeroporto di Ciampino, inoltre, distante solo 5 chilometri, rende l’Hotel Capannelle meta prescelta per congressi medico-scientifici di livello internazionale. Il centro congressi dell’Hotel Capannelle è articolato in 10 sale meeting, alcune modulari, tutte provviste di tecnologia all’avanguardia che permettono di soddisfare le esigenze di piccole riunioni di affari e anche di convention fino a 450 persone. Come l’hotel Roma Aurelia Antica,

HOTEL CAPANNELLE Brand di appartenenza: Reginal Hotels Numero di camere: 252 Numero max meeting room: 10 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 350 Superficie area espositiva (mq): 1000 Aeroporto più vicino: Roma-Ciampino Indirizzo: Via Siderno, 37 – 00178 Roma Contatti: tel. 06 710600 Fax 06 71060640 congress@hotelcapannelle.it www.hotelcapannelle.it Persone di riferimento: Nicola Tamburrino (Congress Executive) congress@hotelcapannelle.it tel. diretto 06 71060500

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HOTEL

anche il centro congressi dell’Hotel Capannelle dispone di desk di accoglienza dedicato, di sale più piccole utilizzabili per molteplici attività business, di personale dedicato e di assistenza tecnica. All’Hotel Capannelle è possibile realizzare qualsiasi tipologia di allestimento, anche l’esposizione di dispositivi farmaceutici e di apparecchiature medicali e particolarmente gradita dai delegati è l’area che attornia la piscina esterna, riferimento per eventi open air. Dalle terrazze dell’albergo lo sguardo può spaziare sul parco degli Acquedotti e sul parco dell’Appia Antica, a cui appartiene la storica villa dei Quintili, che può diventare punto di partenza ideale per post congress alla scoperta della Roma imperiale. Nel contesto dei team building, invece, i riflettori sono puntati sulle ampie cucine dell’albergo, da affittare anche per show cooking. L’albergo vanta 252 fra camere e suite di differenti tipologie – 14 stanze con accesso per i disabili –, 2 ristoranti - con specialità internazionali e romane – e un ampio parcheggio con ben duecento posti auto al coperto.

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e di attrezzature medicali. E ora spazio alle altre attrattive dell’hotel, dal design moderno e accogliente, ricco di luce naturale nelle zone comuni: 270 fra camere e suite, 3 ristoranti con specialità gastronomiche internazionali tipiche romane – gli incentive con team building che prevedono cooking contest sono all’insegna del successo -, un pool bar, una piscina outdoor che diventa cornice esclusiva di eventi nella bella stagione, servizio di shuttle service per il centro città e per l’aeroporto di Fiumicino, palestra con terrazza e galleria di negozi.


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Roma - www.thebuildinghotelrome.com

Hotel The Building Hotel The Building: quattro stelle che brillano nel centro di Roma, spazi per eventi con tecnologia all’avanguardia in un contesto storico e in binomio con echi moderni. Il tutto incastonato in un design classico

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HOTEL

tile, classe, eleganza. Sono i tratti distintivi dell’Hotel The Building, fra i punti di riferimento della capitale nel contesto degli eventi. Una struttura di spessore storico che sulla scia di nomen omen - ovvero il destino è nel nome – apre i battenti alla meeting industry del suo “edificio” con una serie di spazi diversificati e una pluralità di coreografie. E di novità: nel novembre 2016, infatti, sono state inaugurate la spa dell’hotel -

HOTEL THE BUILDING Numero di camere: 108 Numero max meeting room: 2 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 300 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (25 km) Indirizzo: Via Montebello, 126 – 00185 Roma Contatti: tel. 06 99340300 e-mail: info@thebuildinghotelrome.com sito web: www.thebuildinghotelrome.com Persone di riferimento: Antonio Galati (direttore commerciale)

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quattrocento metri quadrati per rigenerare mente e corpo – e un’area fitness con macchinari Technogym.

Codice Building Strategicamente posizionato vicino alla stazione Termini e adiacente alla fermata della metropolitana Castro Pretorio, l’Hotel The Building è contraddistinto dalla conservazione di decorazioni e tratti architettonici originari che lo rendono particolarmente idoneo agli eventi della meeting industry più esigente. La location, infatti, è un’armoniosa alchimia tra echi storici e ambienti all’avanguardia nei quali spiccano arredi moderni. Un’accattivante scenografia perseguibile in tutto l’albergo a iniziare dalla lobby con piano-bar nella quale i break fra le varie sessioni di lavoro diventano un relax irrinunciabile, così come aperitivi, cocktail e brunch o ancora la piacevolezza di assaggi di biscotteria e pasticceria. Una sobria eleganza e la più innovativa tecnologia contraddistinguono, invece, la sala meeting concepita per 200 persone a platea e supportata dal “Gourmand’s” – il ristorante dell’hotel – adatto anche per riunioni e attività business. Il ristorante è allestito su un caratteristico matroneo la cui balconata si affaccia sulla lobby dell’hotel mentre la sala vanta un ampio terrazzo con spettacolare vista sulle mura aureliane, cornice ideale per cene di gala di atmosfera. Uno sguardo, infine, all’accomodation: l’Hotel The Building vanta 108 tra camere e suite provviste di ogni comfort e con wi-fi gratuito.

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Roma - www.kolbehotelrome.com

Kolbe Hotel Rome Una location di riferimento per gli eventi, i meeting e i congressi internazionali. Il Kolbe Hotel Rome, in posizione strategica nel cuore di Roma, accoglie la meeting industry in un intreccio di tradizione e innovazione, storia e raffinata eleganza

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eeting con vista sulla storia. Uno scenario d’eccellenza perseguibile al Kolbe Hotel Rome, vincitore del World Luxury Hotel Award 2016 così come del Best Hotel & Conference Center 2015. Due anni consecutivi sul podio rappresentano un evento eccezionale che sottolinea il prestigio e la valenza di questa struttura: un perfetto amalgama di fascino antico con tecnologia di ultima generazione, di lusso raffinato con soluzioni all’avanguardia. Una storia che parte da lontano, quella del Kolbe Hotel Rome, che affonda le sue radici nel Seicento quando l’edificio che ospita l’albergo era un monastero francescano divenuto successivamente dimora di San Massimiliano Maria Kolbe, cui l’albergo è dedicato. Interessato da un totale intervento di restyling che nel biennio 2006-2007 ha sapientemente unito al pregio storico i plus delle più moderne tecnologie, il Kolbe Hotel Rome è oggi un prestigioso e contemporaneo hotel capace di tessere un dialogo tra le sue evidenti tracce storiche e una moderna interpretazione dell’accoglienza. Il tutto in una posizione strategica, a pochi passi dal fulcro della Roma antica: i Fori Imperiali, il Circo Massimo, il Colosseo e poi ancora, nei pressi di piazza Venezia – ai piedi del Campidoglio -, dalla chiesa di S. Giorgio in Velabro e dall’arco degli Argentari, scenari ideali per passeggiare nella storia tra un incontro di lavoro e l’altro.

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Incontri da storia Il Kolbe Hotel Rome è un punto di riferimento internazionale per la meeting industry grazie a Carlo Izzo, managing director della struttura, che ha concertato il passaggio da struttura leisure a location business oriented. Oggi, sotto la sua direzione, l’albergo vanta un centro congressi all’avanguardia nel quale la parola d’ordine è “modularità” con 19 sale meeting in grado di rispondere perfettamente a qualsiasi esigenza della committenza e di accogliere sino a un massimo

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KOLBE HOTEL ROME Numero di camere: 72 Numero max meeting room: 19 Capienza meeting room principale (pax): 120 Dimensioni meeting room principale (m): L25 x W5 x H6 Superficie area espositiva (mq): 80 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (30 km) Indirizzo: via di San Teodoro, 48 - 00186 Roma Contatti: tel. 06 6798866 Fax 06 6794975 info@kolbehotelrome.com www.kolbehotelrome.com Persone di riferimento: Carlo Izzo (Manager) izzo@kolbehotelrome.com tel. diretto 06 6798866

dei Fori Imperiali e con affaccio sul colle Palatino, è lo scenario ideale per colazioni o cene di lavoro di alto livello. Il Kolbe Hotel Rome, immerso in un giardino con ulivi secolari, è un hotel di charme che anche nel contesto dell’accomodation, 72 fra camere e suite, riserva piacevolezze e sorprese. Un esempio su tutti: alcune camere con vista spettacolare sui Fori Imperiali.

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di 150 persone nella sala principale. Le sale, ottenute dalla conversione di alcune suite in meeting room, si rivelano perfette per incontri di alto profilo. La direzione del Kolbe Hotel Rome ha formulato una serie di proposte-pacchetti per la meeting industry con tariffe agevolate e facility per le nuove richieste che perverranno alla direzione nei mesi di gennaio e febbraio del 2017. Punta di diamante del centro congressi è la biblioteca Kolbe, situata al secondo piano dell’edificio seicentesco: sala meeting che accoglie sino a 150 persone a platea. Un’allure di storia per eventi di grande impatto e in una cornice con soffitto alto circa sette metri, impreziosito da volte a crociera. Ancora storia con i mattoni originari del Seicento che costituiscono il soffitto della sala Colosseo, quinta ideale di

lunch o dinner meeting così come di presentazioni e di cocktail. Il Kolbe Hotel Rome dispone anche di un modernissimo “Smart Corner” che permette di utilizzare due postazioni iMac e due postazioni iPad collegate a una stampante e a due maxi “touch screen” da 58 pollici ciascuno. Il Wi-fi è gratuito in terrazza o in giardino - oltre che nelle stanze e nelle aree comuni – e la connessione internet è ora ancor più veloce in quanto è stata recentemente potenziata la rete. E il sito dell’albergo, oggetto di un accurato restyling, è stato implementato nella sezione dedicata al Mice per facilitare la supervisione delle sale e la loro disposizione. Lusso moderno e tranquillità idonea alla concentrazione sono all’ordine del giorno, al Kolbe Hotel Rome, soprattutto nel chiostro interno e con vista mozzafiato sui monumenti di Roma. Anche la lobby e il bar si rivelano preziosi rifugi per i momenti di relax a fine giornata mentre gli ambienti dedicati alla ristorazione sono un must per apprezzare specialità gourmet. Il Garden Restaurant “Al Palatino”, incastonato fra le antiche rovine


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Roma - www.ristorantepiccolomondo.it

Il Piccolo Mondo Nella centralissima zona di via Veneto, in posizione riservata e con specialità della tradizione romana, il patron Stefano Ajelli accoglie i meeting di associazioni e professionisti

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HOTEL

a capacità dei “grandi” è quella di seguire la linea della valenza con elegante discrezione. E il ristorante Il Piccolo Mondo già nel suo nome racchiude una serie di promesse: qualità, professionalità, prestigio. È così dal lontano 1954, una storia di eccellenza nel contesto della ristorazione, un importante punto di riferimento nella capitale e per la meeting industry. Congressi, convention, meeting ed eventi medico-scientifici trovano in questa storica location prelibatezze per colazioni di lavoro, light lunch o cene di gala in un’ideale coreografia. Raffinato ed elegante, il ristorante Il Piccolo Mondo incentra la sua filosofia sul binomio tradizione e innovazione che consente di dare vita a proposte create

accuratamente dallo chef triestino Kristjan Kocjan con menu stagionali all’insegna di freschezza e qualità. Il trionfo della cucina romana e dell’“home made” come la pasta, il pane e i dolci, accostati a etichette di pregio con una scelta fra un centinaio di vini superbi. Massima attenzione è rivolta alla scelta delle materie prime e alle lavorazioni così come, garanzia per qualsiasi tipologia di richiesta, ai menù con caratteristiche precise per eventuali intolleranze alimentari. È il caso dei menù “gluten free”, così come dei menù vegani, con portate gustose, equilibrate e di qualità. Il ristorante accoglie oltre 160 ospiti – inclusa la suggestiva area esterna – e prevede la possibilità di separare le diverse sale dal resto del ristorante per la privacy dei momenti conviviali degli eventi business. La connessione Wi-Fi gratuita e il sistema audiovideo interno sono alcuni dei servizi offerti agli ospiti. Per il 2017, infine, è prevista l’inaugurazione di cinque piccole suite, ubicate proprio sopra il ristorante: il massimo del comfort e dell’esclusività per il relax e il rinnovo psicofisico della meeting industry.

PICCOLO MONDO LUXURY SUITE Brand di appartenenza: Piccolo Mondo Roma Numero di camere: 5 Numero max meeting room: 1 Capienza meeting room principale (pax): 20 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino Indirizzo: via Aurora, 39 - 00187 Roma Contatti: tel. 334 3965326 info@ristorantepiccolomondo.it www.ristorantepiccolomondo.it Persone di riferimento: Stefano Ajelli tel. diretto 334 3965326

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Il rinnovato Centro Congressi di Confindustria è composto dall’Auditorium della Tecnica, dalle aree espositive e dalle sale riunioni, modulabili in funzione delle necessità del cliente, provvisto delle più moderne tecnologie è in grado di ospitare convegni, convention aziendali e meeting. Il complesso è situato nel moderno e vivace quartiere dell’EUR, dotato di quattro fermate di metropolitana, di un ampio bacino ricettivo e alberghiero, facilmente raggiungibile dai due principali aeroporti di Fiumicino e Ciampino e dalle stazioni ferroviarie di Termini e Tiburtina.

SALA ANDREA PININFARINA

AUDITORIUM DA 800 POSTI

DA 150 POSTI

TRADUZIONE SIMULTANEA DIGITALE CON DIFFUSIONE A RAGGI INFRAROSSI

20 SALE RIUNIONI DA 20 A 300 POSTI

3 SCHERMI FULL HD

1500 MQ DI SPAZI POLIVALENTI

MAPPING SULLE PARETI PERIMETRALI

SALA STAMPA

SISTEMA ILLUMINOTECNICO A LED

www.centrocongressi.confindustria.it Viale Tupini, 65

E SALA CONFERENZA STAMPA

centrocongressi@confindustria.it

Viale dell’Astronomia, 30

Tel. +39 06 5903379

00144 Roma


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Roma – www.residenzadiripetta.com – www.hotelbeverlyhillsrome.com

Residenza di Ripetta e Hotel Beverly Hills Rome Due location con due differenti stili e contesti, in perfetto equilibrio tra loro e dedicati agli eventi: la suggestione del passato e della storia, la cronaca del presente

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ue icone di Roma per la meeting industry: la Residenza di Ripetta, un antico convento secentesco incastonato in pieno centro storico - tra piazza del Popolo e piazza di Spagna – e il moderno Hotel Beverly Hills Rome nel quartiere Parioli, nei pressi di Villa Borghese, entrambi a quattro stelle.

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RESIDENZA DI RIPETTA Numero di camere: 67 Numero max meeting room: 560 Capienza meeting room principale (pax): 220 Superficie meeting room principale (mq): 175 Superficie area espositiva (mq): Foyer Bernini 75 mq Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (30 km) Indirizzo: Via di Ripetta, 231 – 0186 Roma Contatti: tel. 06 3231144 fax 06 3203959 events@residenzadiripetta.com www.residenzadiripetta.com Persone di riferimento: Alessandra Giuliani (sales manager) alessandra.giuliani@residenzadiripetta.com tel. diretto: 348 9400574

HOTEL BEVERLY HILLS ROME Numero di camere: 183 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 196 Superficie area espositiva (mq): 256 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (30 km) Indirizzo: largo Benedetto Marcello, 220 - 00198 Roma Contatti: tel. 06 8542141 fax 06 85350037 events@hotelbeverlyhillsrome.com www.hotelbeverlyhillsrome.com Persone di riferimento: Marina Vacca (sales manager) marina.vacca@hotelbeverlyhillsrome.com tel. diretto: 06 8542141

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Tratti sobri ed essenziali, arte e storia che incedono nel presente e incorniciano eventi di prestigio: ecco la Residenza di Ripetta con le sue 6 sale meeting, il trionfo di stile, luce naturale e per complessive 560 persone. La sala principale è il salone Bernini - originariamente l’oratorio del convento -, uno spazio di 175 metri quadrati, mentre il più intimo è la biblioteca, con la luce che irrompe dalle originarie finestre ovali. Spettacolare è anche il panorama dal roof garden di trecento metri quadrati, con vista sulla Città Eterna. Il successo di ogni evento è garantito da uno staff esperto - che crea allestimenti curati nei minimi dettagli -, da tecnologia all’avanguardia e anche da specialità gastronomiche a cura dello chef Rodolfo Chieroni: squisitezze mediterranee con interpretazioni che assecondano stagioni e occasioni. Spaziose ed eclettiche, infine, sono le 67 tra camere e suite, la sintesi tra l’eleganza dell’ex convento e caratteri classici. Location contemporanea e maestosa, invece, quella dell’Hotel Beverly Hills Rome, proprio nel cuore del quartiere Parioli; in pochi minuti è possibile raggiungere l’Auditorium Parco della Musica e la Galleria Nazionale d’Arte Moderna. 5 sale meeting, adatte a ospitare ogni tipo di evento, offrono tutte un’illuminazione naturale e la più avanzata tecnologia multimediale, che ne fanno una location prescelta ogni anno da numerose aziende e istituzioni. Le 183 camere e suite dell’hotel sono dotate di ampie vetrate luminose e offrono un ottimo comfort grazie alle dotazioni e agli accessori dedicati al viaggiatore moderno.

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A ciascuno il suo


LAZIO

Roma – www.sheratonrome.com

Sheraton Roma Hotel & Conference Center Un urban business retreat con spazi congressuali articolati in cinquemila metri quadrati di superficie e in ben trenta sale meeting. È lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center, immerso nel verde dell’Eur, cuore del quartiere finanziario di Roma e a pochi minuti dal centro storico della capitale

HOTEL

È

stato il primo hotel del brand Sheraton in Italia ed è strategicamente all’Eur, distretto dinamico che oltre alla nuova sede della fiera di Roma vanta ora anche l’imponente polo congressuale griffato Fuksas. Soprattutto, lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center dispone del maggior numero di camere e di spazi congressuali più vicini al centro storico, solo una quindicina di minuti dal Colosseo. La struttura, che si è affermata sin dall’inizio nel panorama delle sedi congressuali d’eccellenza, è un punto di riferimento per congressi nazionali e internazionali contraddistinto dall’essere in continua evoluzione e quindi perennemente propositivo. Diversificato nei suoi spazi e nelle proposte, lo Sheraton Roma Hotel & Conference Center dispone di un team creativo che progetta senza sosta eventi di qualsiasi tipologia e dimensione.

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Spazio alle idee Una location e, al contempo, un interlocutore di grande esperienza. Un binomio perfetto per la meeting industry che può comodamente arrivare dall’aeroporto di Fiumicino allo Sheraton Roma Hotel & Conference Center con un servizio navetta messo a disposizione degli ospiti dalla struttura. La flessibilità e l’accessibilità sono fra i tratti distintivi del centro congressi che attende la meeting industry: cinquemila metri quadrati di nuovi ambienti multifunzionali e terrazze con giardino - ideali per esposizioni e set con catering – reinventati con uno stile contemporaneo nel quale le evidenze cromatiche si stemperano nei caldi colori della terra, dal marrone chiaro al verde scuro passando per gamme color sabbia. Tutte le sale meeting sono situate sullo stesso piano, incluso il Gran Salone delle Signorie, ballroom di 1.350 metri quadrati versatile e divisibile in numerose sotto sezioni. A completare l’offerta vi sono 23 sale meeting in grado di accogliere complessiva-

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LAZIO

SHERATON ROMA HOTEL & CONFERENCE CENTER Brand di appartenenza: Starwood Hotels & Resorts Worldwide Inc. Numero di camere: 640 Numero max meeting room: 30 Capienza meeting room principale (pax): 2000 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino Indirizzo: Viale del Pattinaggio, 100 – 00144 Roma Contatti: tel. 06 54531 Fax 06 5940555 res497.sheraton.roma@sheraton.com www.sheratonrome.com Persona di riferimento: Franca Faccini (Director of group sales) sales.sheratonrome@sheraton.com tel. diretto 06 54537382

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HOTEL

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mente sino a seicento delegati. Grandi numeri e grandi spazi: oltre agli spazi indoor, infatti, allo Sheraton Roma Hotel & Conference Center vi sono anche i numerosi spazi outdoor come la terrazza a bordo piscina e la Piazzetta, ambienti circondati dal verde di un grande giardino e che si addicono a qualsiasi tipologia di evento. La sinergia tra spazi, break e catering consente di realizzare coreografie sempre nuove e tutte con una logistica eccezionale all’insegna della praticità e dell’accessibilità. Non solo: il team dedicato alla meeting industry è a disposizione degli organizzatori di eventi per delineare proposte on demand e con tariffe in perfetta linea con gli attuali budget del segmento. Eccellenza anche nel contesto della ristorazione, elemento importante e centrale nel progetto di restyling dell’hotel, avvenuto nel 2012 e che ha consentito di creare il nuovo AQVI Eur pool restaurant and bar. Non il solito ristorante bensì uno spazio-salotto che si protende verso l’esterno lungo la piscina e il giardino, un ambiente accogliente e dinamico, con orari di apertura perfetti per la meeting industry internazionale che arriva in albergo a qualsiasi orario: il ristorante, infatti, è aperto dalle 6.30 di mattina sino all’1.30 e consente di apprezzare specialità della tradizione italiana e romana secondo un’accurata selezione di ingredienti e materie prime reperite in una costante ricerca di quanto di meglio possa offrire il panorama locale. Un’attenzione particolare è rivolta alle produzioni di origine biologica e protetta, un piacevole nonché ulteriore segno dell’ec-

cellenza dello Sheraton Roma Hotel & Conference Center. Nel contesto dell’accomodation la struttura dispone di 640 fra camere e suite, recentemente ristrutturate e contemplate in diverse tipologie fra suite, camere Club e camere Superior: tutte provviste del massimo comfort, sono equipaggiate con connessione internet ad alta velocità e Wi-fi gratuito. Le suite e le camere Club, situate ai piani più alti, offrono servizi esclusivi, particolarmente graditi dalla clientela più esigente. Agli ospiti Club, infatti, è riservato l’accesso all’esclusivo Club Lounge, ovvero check-in e check-out dedicati, prima colazione continentale, snack e bevande a piacere. Il Lounge dispone di una terrazza con solarium e con vista panoramica sul verde che caratterizza l’area in cui è incastonato l’albergo.


LAZIO

Roma - www.worldhotelriparoma.com

Worldhotel Ripa Roma Nel cuore di uno dei quartieri più vivaci della capitale, una struttura innovativa e in continua evoluzione, un hotel dal design contemporaneo che ospita uno spazio polifunzionale perfetto per eventi e incontri di lavoro

HOTEL

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n hotel moderno e innovativo, situato nel cuore di Trastevere, tra monumenti storici e nuovi riti della vita capitolina, tra storia, cultura e divertimento: il Worldhotel Ripa Roma è una struttura in continua evoluzione, sempre pronta a intercettare i trend del momento in materia di ospitalità, intrattenimento e business. Arte e innovazione convivono in un’unica location nella quale la continua ricerca e sperimentazione permettono di fondere in modo irripetibile design, tradizione e funzionalità. Con le sue 199 camere, ampie e spaziose, riconferma un design che non sa rinunciare al comfort e alla necessità di spazi. Un progetto fuori dagli schemi nel quale la novità è all’ordine del giorno e che ha visto nel 2016 la realizzazione di una nuova suite, firmata Maurizio Papiri, che ha reso omaggio alla Roma barocca e al suo genio incontrastato Francesco Borromini. Una provocazione, ma anche l’espressione della capacità di me-

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scolare con sapienza artistica il design del Seicento con lo stile contemporaneo più avanzato. Il dinamismo, la continua personalizzazione e la voglia di sorprendere i propri ospiti si esprimono, da parte del Worldhotel Ripa Roma, anche con un’ulteriore e importante novità. Si tratta della nuova sinergia tra il Worldhotel Ripa Roma e il Conference Center Ecomap di Roma Sala da Feltre, uno spazio congressi con 5 sale e 2 spazi espositivi dotati di tecnologie di ultima generazione. Una collaborazione che crea nuove opportunità per eventi, meeting e mostre d’arte al centro della grande Urbe, conservando il fascino della sua storia e la vitalità delle sue tradizioni nella pittoresca Trastevere. Una struttura quattro stelle a tutto tondo, il Worldhotel Ripa Roma, capace di soddisfare la clientela internazionale che raggiunge la capitale per turismo o per affari e alla quale far conoscere una Trastevere inedita. Dall’alba al tramonto la struttura accoglie i suoi ospiti sorprendendoli con un fascino senza tempo, come nel Ripa Place, il ristorante friendly e informale ospitato all’interno dell’hotel. Aperto a tutti, offre una cucina internazionale e tradizionale dagli inconfondibili sapori dell’arte culinaria romana, spazio ideale per un break lavorativo, dal coffee bar all’happy hour, dal pranzo alla cena: il Ripa Place sa rendere ogni occasione unica grazie alla capacità di mutare aspetto durante i momenti salienti della giornata.

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del businessman contemporaneo, attraverso la tecnologia e una curata regia illuminotecnica. Il centro meeting ed eventi del Worldhotel Ripa Roma è un insieme di efficienza e armonia che si adatta alle diverse esigenze grazie proprio ad ambienti flessibili e all’utilizzo di tecnologie innovative. Una struttura modulare nella quale le Sale Marinetti e Chagall, in grado di ospitare rispettivamente 150 e 60 ospiti nella versione a platea, si possono unire dando vita alla capiente Sala Klimt da duecento posti con una superficie di 250 metri quadrati. Poi troviamo la Sala Modigliani con i suoi sessanta posti, perfetta per meeting e convegni e la già menzionata Sala Sironi, più piccola, capace di ospitare 35 persone. A completare l’offerta di spazi meeting le Breakout Room, quattro sale da 15 posti e cinquanta metri quadrati, tutte dotate di una preziosa luce naturale perfette per riunioni di lavoro o appuntamenti business. WORLDHOTEL RIPA ROMA Brand di appartenenza: Worldhotel Numero di camere: 199 Numero max meeting room: 8 Capienza meeting room principale (pax): 200 Superficie meeting room principale (mq): 250 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (26 km) Indirizzo: via degli Orti di Trastevere, 3 00153 - Roma Contatti: tel. 06 58611 fax 06 5814550 talberati@worldhotelriparoma.com www.worldotelriparoma.com Persone di riferimento: Tiziana Alberati (director of sales&marketing) talberati@worldhotelriparoma.com tel. diretto 06 5861849

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HOTEL

Immerso nella cornice esclusiva del Worldhotel Ripa Roma, il White Space è una location dal design contemporaneo che con la sua apertura all’esterno si conferma quale spazio polifunzionale capace di ospitare feste, meeting, congressi, conferenze o lanci di prodotto. Un luogo creato per ospitare eventi di alto livello in un ambiente raffinato e accogliente con una direzione artistica dell’avvenimento pensata su misura per le molteplici esigenze del cliente. L’ambiente è illuminato dal sole e dalla luna di Roma che attraversano con naturalezza le vetrate e le aperture della sala, uno spazio che si inserisce alla perfezione nel mood morbido e fluido della struttura e degli ambienti. Il grigio e il bianco degli arredi, delle pareti e della pavimentazione dei nuovi spazi contribuiscono a dare vita a un’atmosfera molto delicata e caratterizzata da forme essenziali e raffinate. Fluidità, giochi di luce e di riflessi che si sovrappongono e l’incontroscontro tra passato, presente e futuro sono i tratti che contraddistinguono anche la Sala Sironi, nell’area meeting dell’hotel. Sfuggendo agli ordinari canoni estetici, lo spazio risponde alle molteplici esigenze funzionali

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Uno spazio bianco e puro per i congressisti


LAZIO

Roma – www.auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum

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n luogo denso di storia che esprime al massimo l’arte di saper ospitare, oggi convertito in struttura moderna altamente tecnologica nella quale programmare congressi ed eventi totalmente intorno al cliente, sia dal punto di vista degli spazi e del loro allestimento, sia nella messa a punto di sevizi dedicati in modo specifico. Meeting, convention, congressi o attività promozionali, ogni attività culturale, professionale o di divulgazione può essere organizzata nella sala principale, l’Auditorium, la più ampia della struttura perchè capace di accogliere 572 persone sedute. Uno spazio dotato di un’eccezionale acustica e interamente rivestito di doghe ondulate microforate in legno di castagno con scanni in noce, il tutto lavorato dagli stessi frati francescani, grandi esperti in falegnameria. A supporto delle attività che si svolgono nell’Auditorium, che possono essere dirette da una sala regia di altissimo livello, sono disponibili due ampi foyer speculari, camerini per i relatori e un salottino retropalco, oltre alla praticissima e utile sala stampa. Estremamente silenziosa e molto luminosa la sala San Francesco che può accogliere fino a cento persone che possono usufruire delle comodissime poltrone in pelle che la rendono particolarmente accogliente e polivalente; una soluzione ideale per conferenze, mostre ed esposizioni, corsi, presentazioni e convegni aziendali.

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Infine le sale Jacopone da Todi e la San Bernardino da Siena, identiche e speculari e di medie dimensioni, capaci di accogliere fino a sessanta persone ciascuna. La dotazione tecnica è molto ricca e di nuovissima generazione, diversi e articolati anche i servizi opzionali di supporto come il servizio tecnico di appoggio, i servizi di videoconferenza, l’implementazione e personalizzazione dei sistemi audio, video e luci, live video streaming, i collegamenti audio e video da e verso tutte le sale, la diffusione contenuti audio e video da regia verso tutti i monitor posizionati nei foyer, corridoi, retropalco, sala stampa e ristobar. AUDITORIUM ANTONIANUM Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 572 Superficie meeting room principale (mq): 800 Superficie area espositiva (mq): 500 Hotel convenzionati: Hotel Milton Roma Mercure Roma Centro Colosseo Eurostars Saint John Leonardi Hotels (Bled, Daniela, Edera) Hotel Tempio di Pallade B&B Color House Domus Laurae Luxury Room Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (20 km) Indirizzo: viale Manzoni, 1 - 00185 Roma Contatti: tel. 06 45582593 fax 06 45582593 segreteria@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it

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CENTRO CONGRESSI

Uno spazio immerso nel cuore della capitale dedicato specificatamente a meeting e congressi: l’Auditorium Antonianum affianca ad ambienti e location di grande qualità, la massima professionalità di uno staff dedicato e servizi ad hoc


3.000 MQ.

WI-FI IN BANDA LARGA

CABLAGGIO AUDIO E VIDEO TRADUZIONI SIMULTANEE

SEGRETERIA ORGANIZZATIVA ACCOGLIENZA

VIDEOPROIEZIONE

PROGETTAZIONE E PRODUZIONE ARCHITETTONICA / GRAFICA

LA R RISPOSTA STA A ESCLUSIVA ESCLUS SIVA A AI A VOSTRI EVENTI Via Massimiliano Massimo, 1 - 00144 Roma V 546 t +39 06 54602857 / 45422578 - f +39 06 87154720 auditorium.it iinfo@auditoriumdelmassimo.it


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Roma – www.auditorium.it

Auditorium del Massimo

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razie agli oltre venti anni di esperienza nel mondo dell’organizzazione congressuale e di spettacoli, la grande flessibilità degli spazi, la puntuale consulenza dell’intero management nella realizzazione di un evento chiavi in mano, il nuovo apparato infrastrutturale/ tecnologico/Wi-Fi e la collaborazione con partner leader nel settore, l’Auditorium del Massimo è la cornice ideale per realizzare ogni tipo di evento e offrire una gamma di servizi, attività di consulenza e soluzioni tempestive sempre più performanti. Il Global Service, affidato alla Think Up, con staff altamente qualificato, propone ai propri clienti oltre alla locazione degli spazi anche la consulenza completa nella progettazione e realizzazione di un evento, passando per tutte le fasi che lo compongono. Recentemente ristrutturato, il Centro Congressi Auditorium del Massimo, si presenta oggi con un nuovo look, moderno e sobrio. Collocato nel moder-

no ed elegante quartiere dell’Eur, espressione imprenditoriale di un territorio a vocazione fortemente congressuale, è facilmente raggiungibile da ogni punto della città grazie alla comoda vicinanza con le principali reti di trasporto. In un’area complessiva di 3.000 metri quadrati, l’Auditorium del Massimo dispone di spaziose ed eleganti sale congressi, sale meeting e sale workshop, che complessivamente possono accogliere oltre 1500 partecipanti. Completano il tutto il personale altamente specializzato e perfettamente capace di offrire servizi di segreteria organizzativa, accoglienza, interpretariato, progettazione e produzione scenografica, architettonica e grafica, organizzazione di attività post-congressuali, serate con cene di gala e spettacoli. AUDITORIUM DEL MASSIMO Numero max meeting room: 6 Dimensioni meeting room principale (persone): 874 Superficie meeting room principale (mq): 1000 Superficie area espositiva: 800 Hotel convenzionati: Ibis Styles, Novotel Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (5 km) Metropolitana Linea B fermata EUR Palasport (1 km) Indirizzo: via Massimiliano Massimo, 1 00144 - Roma Contatti: tel. 06 45422578 – 06 54602857 fax 06 87154720 info@auditoriumdelmassimo.it commerciale@auditoriumdelmassimo.it amministrazione@auditoriumdelmassimo.it www.auditorium.it Persone di riferimento: Barbara Pescatori (direzione) b.pescatori@auditoriumdelmassimo.it Umberto Napoli (direzione) u.napoli@auditoriumdelmassimo.it Giuseppe Modaffari (amministrazione) g.modaffari@auditoriumdelmassimo.it Elisabetta Spinelli (commerciale) e.spinelli@auditoriumdelmassimo.it Paolo Roberto Paifelmann (commerciale) p.paifelmann@auditoriumdelmassimo.it Michela Fini (commerciale) m.fini@auditoriumdelmassimo.it

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CENTRO CONGRESSI

Una sede polifunzionale con un forte appeal per il mondo congressuale grazie alla sua innata versatilità che ne consente l’utilizzo anche per altri tipi di manifestazioni come concerti, mostre, concorsi e tutto ciò che ruota intorno al mondo dei grandi eventi


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Roma – www.casinavaladier.com

Casina Valadier Una città unica al mondo e un edificio neoclassico di rara bellezza: a Casina Valadier, grazie a un’offerta Mice variegata e di grande livello, ogni meeting diventa indimenticabile

CENTRO CONGRESSI

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n un contesto unico al mondo, Casina Valadier è la location ideale per ospitare eventi aziendali e privati, business meeting e congressi, lanci di prodotto e esposizioni, cene di gala e matrimoni. Un gioiello architettonico neoclassico che sorge nel cuore di Villa Borghese sul punto più alto del Pincio con un panorama unico ed esclusivo della città di Roma. Realizzata ad inizio ‘800 da Giuseppe Valadier che rielaborò in stile neoclassico il seicentesco Casino della Rota, costruito a sua volta sui resti di un’antica cisterna romana e, da sempre domina il belvedere della città capitolina dal colle del Pincio. La struttura, considerata oggi una delle più suggestive ed esclusive location della città, è stata recentemente interessata da un restyling che ha riportato all’originale splendore alcuni

CASINA VALADIER Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 120 Superficie area espositiva (mq): 2.500 Hotel convenzionati: Diversi Indirizzo: Piazza Bucarest, s.n.c. - 00187 Roma Contatti: tel. 06 69922090 fax: 06 6791280 info@casinavaladier.it www.casinavaladier.com Persone di riferimento: Ufficio eventi info@casinavaladier.it tel. diretto 06 69922090

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ambienti decorati da affreschi e volte preziose, le terrazze panoramiche e i giardini circostanti. Un luogo in grado di offrire ambienti e spazi di diversa grandezza, ideali per ospitare eventi di ogni tipo, dalla cena di gala al meeting aziendale, dal pranzo di lavoro al matrimonio chic. All’interno di Casina Valadier troviamo alcuni ambienti straordinari come la Sala degli Specchi, spazio polivalente ideale per eventi di gala fino a 150 ospiti seduti, cocktail fino a 180 persone e meeting fino a 130 persone a platea. E ancora una sala panoramica impreziosita dai muri dell’antica cisterna Romana e perfetta per incontri fino a sessanta partecipanti, tre salette private da utilizzare come breakout rooms per meeting e riunioni ed un piano executive panoramico. Le terrazze dell’Aurora, del Belvedere e del Tramonto sono situate al primo piano della Casina Valadier e offrono una vista unica e straordinaria su tutta la città di Roma. Ogni terrazza ha una capienza di 50 persone sedute e di circa 80 persone in piedi per un totale di 160 persone sedute per pranzi e cene e di 240 in piedi con formula di aperitivo/cocktail. Inoltre, tutt’intorno a Casina Valadier, troviamo il parco privato con gli splendidi giardini di 2.500 metri quadrati da utilizzare anche come area espositiva e dove è possibile allestire manifestazioni fino a oltre 2000 persone. Ma non solo: altri spazi aperti al pubblico caratterizzano oggi Casina Valadier dove, oltre al noto e raffinato ristorante Vista all’executive floor - che propone una cucina tradizionale e mediterranea reinterpretata con ingredienti contemporanei e tecniche di cottura innovative - trova posto anche il nuovo Chill Bar, un angolo sofisticato ideale per un aperitivo o un dopocena. Al piano terra troviamo poi il Caffè del Pincio, strategicamente posizionato tra Piazza di Spagna e Villa Borghese, luogo dove potersi concedere una piacevole sosta per rigenerarsi con una pausa tè o caffè, un delizioso light lunch o tonificarsi con una fresca centrifuga.

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Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici Viale Castello della Magliana, 65 00148 Roma - Italia Tel 06.65581- Fax 06.6557005 E-mail: info@holidayinn-eur.it Web: www.holidayinn.com/rome-parcoi Facebook: www.facebook.com/holidayinnparcodeimedici Meeting & Congressi 06.65581.820 - conference@holidayinn-eur.it ®2013 IHG. Tutti i diritti riservati. La maggior parte degli hotel è di proprietà e a Gestione indipendente.


Area dedicata ai convegni, esposizioni e attività collaterali. 5 sale con differenti possibili allestimenti. La Sala Curci, da 170 posti, è inconfondibile per configurazione e architettura di pregio. Sale di varia capienza, spazi catering ed aree espositive interne ed esterne. Tutte le sale sono dotate di strumentazione audio e video avanzata, coniugando il fascino dell’antica struttura con soluzioni tecnologiche all’avanguardia. La posizione centralissima è un’opportunità di valore inestimabile.

Villa Malta Via di Porta Pinciana, 1• Roma www.villamalta.it • villamalta@geacongress.it +39 06.50652508 • +39 333.4057691

www.letre.it

Centro Congressi Villa Malta


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Roma – www.villamalta.it

Centro Congressi Villa Malta

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illa Malta: la quinta ideale per eventi di alto livello in binomio con un appeal storico, tratto distintivo di tutta la location, fra i maggiori punti di riferimento del congressuale capitolino. Ed è cronaca, invece, l’inaugurazione di nuovi spazi per eventi prevista per la primavera 2017, volta ad arricchire la già straordinaria offerta della location: ulteriori sale – ubicate allo stesso piano delle preesistenti -, dalle differenti capacità e tipologie, ambienti ideali per la meeting industry più esigente.

Storia in movimento Lo charme accompagna da secoli Villa Malta, sovente specchio della storia di Roma. Oggi la location è al centro degli eventi del Mice che la predilige anche per la sua posizione strategica che la vede incastonata tra le suggestive Mura Aureliane e via Veneto, ai margini degli antichi Horti Luculliani e a pochi passi da piazza di Spagna. Elegante e attorniata da un parco in cui emergono le geometrie di un notevole giardino all’italiana perfetto per coffee break open air, Villa Malta vanta numerose eccellenze e un fiore all’occhiello, la Sala Curci: concepita per accogliere sino a 160 persone, il suo moderno sistema di illuminazione evidenzia il pregiato fregio della scuola del Veronese, i ricchi soffitti

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lignei, il grande camino veneziano e la statua marmorea di Cristoforo Colombo. Più raccolta è la Sala Musica, che ospita fino a 55 persone, dispone delle più innovative tecnologie ed è impreziosita dalla boiserie originale d’epoca e dal soffitto a cassettoni, il tutto nel verde degli alberi secolari del parco Le Sale Archivio, invece, sono luminosi ambienti polifunzionali, con una platea per circa 60 persone ciascuna: speculari e collegate fra loro, sono ideali per pranzi di lavoro, cocktail e coffee break. Una chicca, infine, della location: la sua spettacolare terrazza, con vista mozzafiato su Roma. CENTRO CONGRESSI VILLA MALTA Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 160 Superficie meeting room principale (mq): 160 Superficie area espositiva (mq): 200 Hotel convenzionati: sì Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (25 km) Indirizzo: via di Porta Pinciana, 1 – 00187 Roma Contatti: tel. 06 5060338 Fax: 06 50652508 villamalta@geacongress.it www.villamalta.it Persone di riferimento: Gloria Calabresi (Direttore) g.calabresi@geacongress.it tel. diretto +39 3334057691

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CENTRO CONGRESSI

La quintessenza di storia, prestigio, arte e cultura. È il poker d’assi di eccellenza di Villa Malta, che dedica alla meeting industry i suoi spazi provvisti di tecnologia all’avanguardia in equilibrio tra comfort ed eleganza


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Roma – www.saladafeltre.it www.saladirienzo.it

Conference Center Roma Sala da Feltre e Sala di Rienzo Sala da Feltre e Sala di Rienzo, sotto l’egida di Conference Center Roma: un’unica realtà in due aree strategiche nonché centrali della capitale. Un servizio integrato e completo con sinergie nell’accomodation e nuovi, straordinari spazi per il Mice

CENTRO CONGRESSI

L’

unione fa la forza, recita un adagio, magistralmente attuato da Conference Center Roma con i suoi due centri congressi - situati in differenti, prestigiose zone di Roma -, entrambi con sinergie nell’accomodation nelle loro immediate vicinanze. Sono il Conference Center SaladaFeltre e il Conference Center SaladiRienzo, articolati – ciascuno - in sala plenaria, sala riunioni, centro business e area cocktail fruibile anche per coffee break, lunch o gala dinner. Dal 2016, inoltre, il Conference Center SaladaFeltre ha arricchito ulteriormente la sua offerta e accoglie il Mice nel suo nuovo, luminoso spazio “Open Art”, location dedicata all’arte contemporanea, adatta a ogni genere di evento artistico e culturale.

CONFERENCE CENTER ROMA Brand di appartenenza: Conference Center Ecomap Roma Persone di riferimento: Sabrina Consolini (Organizzazione Eventi) e-mail: s.consolini@saleconvegniroma.it tel. diretto: 06 585205251

SALA DA FELTRE

Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 100 Superficie meeting room principale (mq): 200 Superficie area espositiva (mq): 120 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (20 km) Indirizzo: via Benedetto Musolino, 7 – 00154 Roma Contatti: tel. 06 3222771- 06 585205274-251 info@saladafeltre.it www.saladafeltre.it

Binomio vincente Ambienti moderni ed eleganti, creati per ospitare qualsiasi tipologia di evento. Questo, molto in sintesi, il Conference Center SaladaFeltre, ubicato a Trastevere, che si presenta oggi completamento rinnovato, ampliato e con il suo nuovo Open Space, location con illuminazione naturale concepita per accogliere sino a 60 persone sedute, per cocktail fino a 80 persone e per ospitare eventi espositivi grazie ai binari a parete e all’illuminazione diffusa e a faretti. La Sala da Feltre accoglie il Mice in 5 sale e 5 spazi espositivi dotati di tecnologie all’avanguardia e vanta una sinergia con il Worldhotel Ripa Roma e il Lungotevere Suite. Il primo è un hotel di design, il secondo è un moderno residence-hotel, perfetto per soggiorni lunghi o per manager che desiderano sentirsi ”a casa” con tutti i servizi di un hotel e di una palestra Technogym. Nell’elegante quartiere Prati, invece, si trova il raffinato Conference Center SaladiRienzo, provvisto di tecnologie all’avanguardia e dettagli preziosi. La sua Sala Baronci, per esempio, con capacità per cinquanta persone, è realizzata in boiserie di ciliegio e dettagli di eccellenza si riscontrano anche nell’accomodation grazie alle convenzioni con i quattro stelle Hotel Twentyone e Hotel Cicerone.

SALA DI RIENZO

Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 50 Superficie meeting room principale (mq): 80 Superficie area espositiva (mq): 30 Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino (20 km) Indirizzo: piazza Cola di Rienzo, 80/a – 00192 Roma Contatti: tel. 06 3222771 info@saladirienzo.it www.saladirienzo.it

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Roma – www.ristorantelacarovana.it

L’Antico Casale La Carovana

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unch o gala dinner, team building, cooking contest. Momenti strategici che necessitano di spazi e coreografie adeguate, di ristorazione di alto livello e di massima attenzione ai dettagli. Una location dove trovare tutto questo è l’Antico Casale La Carovana, un antico casale settecentesco nel cuore di Roma e in un’oasi di tranquillità. Un quadro d’autore nel quale è protagonista il casale così come il suo giardino con ulivi secolari, i terrazzamenti di macchia mediterranea - disegnata da corsi d’acqua in cascata fra i diversi livelli -, un laghetto e una necropoli romana. L’Antico Casale La Carovana, acquisito dalla famiglia Zaccardi, ha aperto i battenti nel Duemila dopo due anni di restyling, necessari per proporre la location come cornice ideale di eventi aziendali, meeting, colazioni di lavoro e cene di gala. Incontri raccolti e ricchi di atmosfera così come eventi dai grandi numeri trovano la loro piena espressione all’Antico Casale La Carovana, in grado di accogliere sino a mille persone nelle sue sale indoor cui se ne aggiungono altre mille negli spazi outdoor. La location invita nei suoi ambienti la meeting industry che qui può organizzare anche lanci di prodotto, riprese cinematografiche per set o post produzioni, sfilate di moda ed eventi a tema personalizzati, per esempio dinner

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with tenors. E anche avvincenti team building in cucina, dove lo spirito di squadra si rafforza mentre si apprendono tutti i segreti dello chef durante corsi e veri e propri e divertenti contest. La ristorazione, infatti, è la punta di diamante di questo luogo ricco di storia con le sapienti ricette che la famiglia Zaccardi si tramanda da ormai tre generazioni. Prelibatezze della tradizione mediterranea trionfano quotidianamente nelle quattro sale interne, in grado di accogliere fino a 950 ospiti. L’ANTICO CASALE LA CAROVANA Numero max meeting room: 800 Capienzameeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 350 Superficie area espositiva (mq): 1000 + esterno Hotel convenzionati: Zaccardi Hotels Aeroporto più vicino: Roma-Fiumicino Indirizzo: viale di Vigna Pia, 33 – 00149 Roma Contatti: tel. 06 55 777 58 cell. 339 46 90 636 – 339 20 80 109 alfredo@lacarovana.info www.ristorantelacarovana.it Persone di riferimento: Alfredo e Fabio Zaccardi (titolari)

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CENTRO CONGRESSI

Una location di grande impatto nel centro di Roma che accoglie eventi in tutte le stagioni, con il giusto mix di tradizione, innovazione, comfort e tecnologia di ultima generazione


LAZIO

Roma – www.romameetingcenter.com

Roma Meeting Center Un punto di riferimento e di aggregazione oltre che una location perfetta per organizzare convegni, meeting ed eventi: etica e rispetto per l’ambiente sono lo slogan di Roma Meeting Center per un business sostenibile

CENTRO CONGRESSI

C

hi ha detto che business, etica e sostenibilità non possono conciliarsi? Perché non ci può essere un modello virtuoso e comune che produca reddito nel rispetto dell’uomo e dell’ambiente? La risposta è nell’attività del Roma Meeting Center e nel suo modo di “fare impresa”, promuovendo un business sostenibile attraverso un’organizzazione capace di conciliare tempi di vita e di lavoro, oltre che esigenze personali di dipendenti e clienti. Quello che un tempo era un antico convento, luogo simbolico, storico e affettivo del quartiere, oggi è una location perfetta per organizzare convegni, meeting ed eventi più in

ROMA MEETING CENTER Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 280 Superficie meeting room principale (mq): 270 Aeroporto più vicino: Roma-Ciampino (21 km) Indirizzo: Largo dello Scautismo, 1 – 00162 Roma Contatti: tel. 06 44231355 fax 06 44117744 info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.com Persone di riferimento: Massimo Galimi (direttore) direttore@romascoutcenter.com tel. diretto 06 44231355

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generale, punto di incontro e di aggregazione per l’associazionismo italiano, il cosidetto Terzo Settore, che comprende realtà come Unicef, Save the Children, Agesci e Croce Rossa Italiana. Inserito nel tessuto di un quartiere residenziale, vicino alla zona universitaria de La Sapienza e al Policlinico Umberto I, con accesso riservato, parcheggio interno e possibilità di pernottamento, lo spazio congressi Roma Meeting Center è a disposizione per qualunque tipo di attività di formazione o convegnistica. La modularità e la flessibilità degli spazi sono solo alcune delle caratteristiche del Centro, che ospita sale per convegni da 20 a 300 posti (quest’ultima suddivisibile in tre sale da 90), dotate di attrezzature all’avanguardia tra le quali video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, traduzione simultanea, diretta streaming. Ambienti moderni e funzionali perfetti per ospitare incontri di lavoro, congressi, concerti, focus-group, workshop o presentazioni. L’esperienza dello staff qualificato consente di supportare gli organizzatori in tutti gli aspetti operativi e strategici che interessano l’evento, dall’accoglienza alla realizzazione vera e propria, mettendo a punto servizi personalizzati. Nel rispetto della propria filosofia green la struttura ha negli ultimi anni promosso investimenti importanti per la riduzione del consumo energetico mediante l’utilizzo di sistemi a energia sostenibile.

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Gusto e tradizione, arte e bellezza per rendere unico ogni evento

00197 Roma â&#x20AC;&#x201C; via G. De Notaris, 5 tel. +39 06 32654631 fax +39 06 32651440 info@relaislejardin.com - www.relaislejardin.com


Location Eventi a Napoli

Tutto il divertimento di fare bene è nelle nostre mani Via della Stadera, 91 - 80143 Napoli Tel. 081 5846651 - Fax 081 5844681 info@lecheminee.com commerciale@lecheminee.com www.lecheminee.it


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CAMPANIA

Le Cheminèe Business Hotel

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Comune di Salerno

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Convention Bureau Napoli

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Hotel Ramada Naples

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Hotel La Palma di Capri

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Lloyd’s Baia Hotel

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Palazzo Caracciolo MGallery by Sofitel

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Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast 304 Grand Hotel Vanvitelli

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Città della Scienza

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Marte Mediateca Arte Eventi

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Terminal Napoli Centro Congressi

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Villa Alma Plena

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CAMPANIA

Salerno – www.comune.salerno.it

Comune di Salerno Raffinata e dall’intensa vita culturale, Salerno è una città da scoprire in occasione di un congresso in ogni stagione, anche grazie a un ricco calendario di manifestazioni, che culminano nell’invernale Luci d’Artista

ENTE

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ncastonata tra il mare azzurro e le montagne, Salerno è la porta d’accesso alle meraviglie della Costiera Amalfitana ma è essa stessa uno scrigno ricco di gioielli preziosi. A iniziare dal centro storico medievale – uno dei meglio conservati d’Italia –, un affascinante dedalo di stretti vicoli, viette e stradine sulle quali si affacciano palazzi nobiliari, case che hanno il sapore della tradizione e chiese antichissime, testimoni del passaggio di longobardi e normanni. Su tutto domina la cattedrale di Santa Maria degli Angeli, un mix di stili architettonici e di epoche: se la facciata, infatti, è barocca, il bellissimo campanile è arabonormanno, mentre il quadriportico del chiostro è romanico e gli interni – che conservano le reliquie di uno dei quattro evangelisti, San Matteo – hanno mosaici e decori bizantini. Uno scrigno, dunque, dal quale la meeting industry può attingere a piene mani, trovando location inedite e dal fascino antico, sapientemente

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restaurate e adattate a nuovo uso, come il complesso di Santa Sofia, monastero e chiesa originari del X secolo ma rimaneggiati in stile neoclassico, oggi trasformati in venue per mostre e meeting; o come l’antichissimo ex complesso di San Nicola della Palma, nella parte alta della città, riqualificato e divenuto di recente sede dell’Ebris, l’ istituto europeo di ricerche biomediche di Salerno nonché location per convegni, o ancora come l’attiguo palazzo storico, che presto riaprirà i battenti con un auditorium da 350 posti. E se queste sono le venue dove si respira la storia, a Salerno non mancano gli hotel a vocazione congressuale – uno per tutti, anzi due: il Grand Hotel Salerno, elegante quattro stelle con 22 sale meeting, la principale in grado di far accomodare fino a seicento delegati, e il Lloyd’s Baia, altro quattro stelle in posizione incantevole a Vietri sul Mare – e i “canonici” contenitori Mice, polo fieristico agroalimentare incluso. Ma anche la meeting industry amante delle atmosfere medievali non resterà delusa: a circa trecento metri di altitudine, il castello di Arechi sovrasta la città regalando una vista mozzafiato su Salerno, sul suo golfo e sulla Costiera. Se la già la vista merita la salita, il castello, risalente all’VIII secolo e alla dominazione longobarda, ospita inoltre un interessante museo medievale e, soprattutto, dispone di una sala convegni con cento posti (situata nell’antico fortino) e di altri spazi per mostre ed eventi, come la Corte delle Armi e il Salone dei Convivi, per indimenticabili banchetti en plein air.

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Non solo location: Salerno è pervasa tutto l’anno da una vivace vita culturale e creativa, che scandisce ogni stagione con eventi di risonanza internazionale. Il must dell’inverno è rappresentato sicuramente dalla manifestazione Luci d’Artista, che ogni anno richiama nella città campana centinaia di migliaia di visitatori (nel 2015 si sono contate due milioni di presenze nei due mesi di durata dell’evento) e che nel 2016 è giunta alla sua 11esima edizione. Da inizio novembre a fine gennaio la città si accende di vere opere d’arte create con la luce attorno a un tema particolare, che per il 2016 è stato quello de Le Mille e una Notte, celebrate con un richiamo alla grande moschea di Abu Dhabi nella centrale piazza Flavio Gioia e con un tributo alla favola di Aladdin nel parco della villa comunale, nota anche come “villa delle favole”per le installazioni già presenti, legate a Cenerentola (fotografatissimo è il cocchio a forma di zucca), Peter Pan, Pinocchio e Alice nel Paese delle Meraviglie.

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ENTE

Luci d’artista: un must invernale

UFFICIO DEL TURISMO DI SALERNO Indirizzo: via Roma – Salerno Contatti: tel. 089 667204 Info Point turistico 089 662951/52 www.lucidartista.comune.salerno.it www.comune.salerno.it

2016 all’insegna delle novità A corredo di Luci d’Artista, la città ha calato nel 2016 nuovi, irresistibili assi, come la ruota panoramica sul mare, da dove lasciarsi ammaliare dalla vista sulla città e sulla Costiera, come la mostra dei presepi di sabbia, allestita sul lungomare, presso la spiaggia di Santa Teresa – prima opera postuma di Zaha Adid, inaugurata poco dopo la sua morte – o come gli spettacoli di videomapping sulla facciata di Santa Sofia. Non solo. Sempre nel 2016 è stata lanciata anche una comodissima card che, con soli cinque euro, consente di avere sconti e agevolazioni su parcheggi, ristoranti, monumenti, sia in città sia nella sua provincia. E a proposito di provincia, un convegno organizzato a Salerno può contare su postcongress di raro fascino, dalle perle della Costiera come Amalfi, Positano, Ravello, a tesori archeologici come Paestum.

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CAMPANIA

Napoli - www.cbnapoli.it

Convention Bureau Napoli Start-up dinamica in grado di catalizzare il settore congressuale, il Convention Bureau Napoli crea sinergie e coordina un’offerta sempre più strutturata per i grandi congressi medici

ENTE

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apoli come destinazione congressuale dai grandi numeri. Questa una delle mission del Convention Bureau Napoli, giovane start-up di operatori privati che in poco più di un anno ha visto crescere dalle fondamenta una struttura dinamica e in costante dialogo con il territorio che, tra l’altro, ha permesso al capoluogo partenopeo di registrare un aumento dei congressi Ecm. Diversi protocolli d’intesa sono stati già sottoscritti dal Convention Bureau con alcune tra le più importanti sedi congressuali partenopee come la Mostra d’Oltremare e la Città della Scienza, in grado di accogliere congressi con

CONVENTION BUREAU NAPOLI Indirizzo: Palazzina Pegaso Viale F. R. di Calabria - 80144 Napoli Contatti: tel. 081 78961335 info@cbnapoli.it www.cbnapoli.it

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una portata importante. Distribuiti idealmente in quattro zone della città, gli hotel 4 e 5 stelle associati al Convention Bureau Napoli mettono a disposizione sale con svariate capacità: la zona del centro storico dispone di 790 posti suddivisi in tre strutture; la zona del Polo Congressi/Fiera conta 515 posti in tre strutture, la zona del Lungomare offre 1.350 posti su quattro strutture, mentre nell’area intorno alla stazione sono a disposizione 580 posti in tre strutture. E crescono in città le richieste per sedi congressuali “unconventional”, dove organizzare anche cocktail o cene esclusive a conclusione dei lavori. Ad esempio le Catacombe di San Gennaro e San Gaudioso oppure il Museo Cartastorie a Palazzo Ricca, sede dell’Archivio storico bancario più grande del mondo, sono realtà poliedriche in grado di declinare anche in chiave congressuale le loro proposte culturali. Afferma Giovanna Lucherini, direttore del Convention Bureau Napoli: «Ci sono grandi aspettative e chiari segnali di fiducia legati alla nostra start-up». Ne è una riprova l’interesse crescente di domande di adesione per nuove affiliazioni. Fra i nuovi e futuri partner del Convention Bureau Napoli figurano tra gli altri il Museo Nazionale Ferroviario di Pietrarsa, il Museo Diocesano, le sedi rappresentate dagli Amici di Capodimonte (Museo di Capodimonte, Museo e Certosa di San Martino, Castel Sant’Elmo, Museo Duca di Martina Villa Floridiana, Villa Pignatelli) nonché uno sponsor, McArthurGlen La Reggia Designer Outlet.

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Radiografia di un

convegno perfetto

The American style in the heart of Naples scegli la calorosa ospitalitĂ napoletana e la garanzia di un brand internazionale per il tuo evento di successo

156 camere e suite Centro congressi modulare con 14 sale Sala plenaria sino a 1000 posti Area espositiva di oltre 700mq Catering interno Impianti audio video di ultima generazione Garage privato per 400 auto Posizione strategica a ridosso delle maggiori arterie di trasporto Via Galileo Ferraris, 40 - 80142 Napoli Tel +39.081.3602111 pbx Operator Tel +39.081.3602829 Meeting Fax +39.081.200758 meetings@ramadanaples.com - www.ramadanaples.com


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Capri (Na) - www.lapalma-capri.com

Hotel La Palma di Capri Nella bella cornice dell’isola di Capri l’hotel accoglie un ampio centro congressi in un contesto unico, a partire dalla sua storia di antica dimora di lusso

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HOTEL LA PALMA CAPRI Numero di camere: 70 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 150 Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): 200 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino Indirizzo: Via V. Emanuele, 39 - 80073 Capri (Na) Contatti: tel. 081 8370133 congressi@lapalma-capri.com www.lapalma-capri.com Persone di riferimento: Maria Cristina Rizzo (responsabile meeting & eventi) congressi@lapalma-capri.com tel. diretto 081 8370133

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HOTEL

le pareti, lasciavano in ricordo poesie e regalavano momenti di arte, musica e ballo in quello che non per nulla venne ribattezzato l’albergo “degli artisti”. Un’eredità importante, un lascito che l’hotel ha saputo raccogliere sublimemente perpetrando lo stesso entusiasmante spirito di accoglienza, senza cedere mai alla tentazione di chiudersi in un passato seppur altisonante. Completano la sua offerta 70 luminose camere e un apprezzato ristorante, il Relais La Palma.

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i sceglie Capri perché è una meta raffinata, per la sua fama internazionale che richiama importanti congressi. E qui gli organizzatori di eventi trovano un partner ideale in un hotel che ha fatto dell’accoglienza congressuale il suo fiore all’occhiello grazie a un centro congressi efficiente e ambienti perfetti per i momenti di networking. Si tratta dell’Hotel La Palma di Capri, una struttura dinamica e moderna che si accinge a festeggiare il proprio bicentenario con una costante attenzione alle esigenze più attuali del segmento convegnistico. L’hotel, inaugurato nel 1822, è tra i più antichi di Napoli e un punto di riferimento sull’isola per i meeting e i congressi aziendali e medici ai quali sono dedicati servizi e infrastrutture all’avanguardia. Gli spazi meeting comprendono la Sala Pagano, la più capiente con i suoi 170 metri quadrati, in grado di ospitare fino a 150 persone, circondata da ampie vetrate che regalano un’illuminazione naturale, e altre cinque meeting room, tra cui la Sala Relais di 120 metri quadrati e 80 posti a platea, due suite rispettivamente di 35 e 30 metri quadrati e due nuove sale rispettivamente da 49 e 30 posti. E se si sale fino al quarto piano, cene di gala e coktail avranno come ingrediente principale il panorama mozzafiato su tutta l’isola, un “regalo” del Roof Garden che con i suoi 350 metri quadrati è perfetto per l’ambientazione di suggestivi eventi che vogliano stupire i partecipanti. Un tempo l’albergo fu la dimora di lusso del notaio Giuseppe Pagano. Egli vi ospitava gli intellettuali e gli artisti dell’epoca in una maniera così straordinaria che la tradizione vuole che gli stessi, per ringraziarlo, decoravano


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Salerno – www.lloydsbaiahotel.it

Lloyd’s Baia Hotel Tradizione dell’ospitalità, qualità elevatissima del servizio, pluralità di spazi nei quali rilassarsi e lavorare: il panorama unico della costiera amalfitana fa da sfondo al Lloyd’s Baia Hotel, meta consolidata per meeting d’eccellenza

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HOTEL

al 1955 il Lloyd’s Baia Hotel è arroccato sulla roccia che domina il Golfo di Salerno e offre ai propri ospiti un soggiorno all’insegna della cultura e del relax, ma è anche un luogo perfetto per il business, un ambiente ideale per organizzare incontri, convegni, dibattiti o presentazioni di qualsiasi tipo. Recentemente ristrutturato, può contare oggi su 132 camere, tre ristoranti (di cui uno stellato), sale cerimonia, sette sale congressi, wifi gratuito, bar, palestra, area wellness, due ampi parcheggi per automobili e autobus e

LLOYD’S BAIA HOTEL Numero di camere: 132 (8 junior suite, 6 suite, 1 suite spa, 3 suite belvedere) Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 221 Superficie area espositiva (mq): 96 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (50 km) Indirizzo: via Benedetto Croce, snc 84121, Salerno Contatti: tel. 089 76 33 111 fax 089 76 33 633 info@lloydsbaiahotel.it www.lloydsbaiahotel.it Persone di riferimento: Maria Teresa Ventura meeting@lloydsbaiahotel.it tel. diretto 089 76 33 677

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ascensori panoramici che collegano le camere direttamente con la spiaggia privata. Gli interni propongono uno stile classico impreziosito dai comfort di un hotel contemporaneo, dall’immagine elegante, sia per le stanze sia per gli ambienti comuni, un mix equilibrato di tecnologia, qualità dei materiali e degli arredi, dettagli raffinati e particolari sofisticati. Il Centro Congressi presente nella struttura ospita sette sale di dimensioni diverse, facilmente modulabili e ampiamente attrezzate, capaci di accogliere fino a 300 persone e perfette per soddisfare le richieste di personalizzazione di ogni evento, sia dal punto di vista dello spazio, sia per quanto riguarda le tecnologie d’avanguardia disponibili. Una dotazione di spazi, sia interni che esterni, che permettono di combinare charme e business, per lavorare e allo stesso tempo sentirsi in vacanza. Oltre alle classiche sale, infatti, l’albergo mette a disposizione anche le ampie terrazze, ideali per allestire piacevoli coffee break o invitanti light lunch, da cui poter godere di un panorama superbo. Il team qualificato di esperti in business meeting dell’hotel affianca gli organizzatori sin dalle fasi preliminari, occupandosi di ogni singolo aspetto dell’evento. Per completare l’offerta dedicata al Mice, il Lloyd’s Baia offre l’opportunità irripetibile di visitare luoghi indimenticabili grazie a escursioni personalizzate e tour guidati organizzati direttamente dallo staff dell’hotel: dalle bellezze archeologiche di Paestum, Pompei, Ercolano a quelle più architettoniche di Napoli e Caserta, ma soprattutto gli splendidi panorami e le località da sogno della costiera amalfitana con Amalfi, Ravello, Positano, Furore e Vietri sul Mare.

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Napoli – www.palazzocaracciolo.com

Palazzo Caracciolo MGallery by Sofitel Uno scrigno prezioso nel cuore di Napoli, una location straordinaria per qualsiasi evento, un luogo sorprendente capace di proporre un “viaggio nel tempo” di grande suggestione

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PALAZZO CARACCIOLO MGALLERY BY SOFITEL Numero max meeting room: 8 Dimensioni meeting room principale (persone): 350 Superficie meeting room principale (mq): 375 Superficie area espositiva (se presente): 300 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (5 km) Indirizzo: Via Carbonara, 111/112 - 80139 Napoli Contatti: tel. 081 0160560 – 081 0160705 h5565-sl@accor.com www.palazzocaracciolo.com Persone di riferimento: Marco Zuppetta (responsabile commerciale) h5565-sl@accor.com

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HOTEL

sito da profumate piante di aranci e ulivi secolari. L’hotel dispone di una reception meeting dedicata per il congresso, di parcheggio con servizio navetta o car valet su richiesta. Completano l’offerta un meraviglioso centro wellness&fitness, una zona solarium e una proposta gastronomica di alto livello e attenta alle esigenze specifiche.

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È

uno dei più interessanti edifici storici custoditi nel centro storico della città partenopea, a soli 800 metri dalla Stazione Centrale e a meno di cinque chilometri dall’aeroporto di Capodichino. Palazzo Caracciolo è una struttura di immenso fascino, risalente al XIII secolo e recentemente ristrutturato con il preciso obiettivo di ridare prestigio al bene originario preservandone finiture e decori autentici. Le camere disponibili sono 146, suddivise tra Superior, Deluxe, Junior Suite e Suite, nelle quali viene proposto un mix equilibrato di identità storica e moderna ospitalità. Solenne e imponente il Palazzo ospita da sempre numerosi convegni ed eventi di diversa tipologia. Il confronto tra business e storia è uno dei plus dell’offerta e ben si esprime nell’eccellenza dei servizi di un modernissimo hotel quattro stelle, ma anche nella possibilità di organizzare un convegno all’interno di un chiostro cinquecentesco, perfetto anche per un lunch o un coffee break, che può ospitare fino a 350 persone. In totale l’hotel dispone attualmente di 8 sale meeting modulabili con una capacità massima di 100 persone, una nuova sala da 200 persone verrà completata nel 2017. Tutte le sale sono dotate delle più moderne tecnologie ed equipaggiate con la massima cura del dettaglio: lavagna a fogli mobili, attrezzature audio/ video, luce naturale, aria condizionata, internet e connessione wi-fi. Alcune sale affacciano direttamente sul giardino imprezio-


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Castellammare di Stabia (Na) - www.towershotelsorrento.com

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast In una posizione logisticamente invidiabile lungo la costa sorrentina la vocazione congressuale dell’hotel si traduce in spazi attrezzati e moderni servizi progettati su misura per le esigenze di aziende e associazioni scientifiche

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HOTEL

i trova in una posizione invidiabile il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast, situato lungo la strada statale che collega Castellammare di Stabia con la penisola sorrentina. Una situazione che se da un lato è ammirevole per le bellezze dei luoghi, è importante anche dal punto di vista logistico, permettendo all’albergo di essere raggiunto dai principali hub autostradali, ferroviari e aeroportuali che sono concentrati in pochi chilometri.

TOWERS HOTEL STABIAE SORRENTO COAST Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 275 Superficie area espositiva (mq): 200 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (40 Km ) Indirizzo: S.S. Sorrentina, 145 - Km. 12.400 80053 - Castellammare di Stabia (Na) Contatti: tel. 081 3946700 fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com Persone di riferimento: Antonino Russo (direttore commerciale) a.russo@sorrentocoasthotel.com tel. diretto 081 3946700

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La struttura è in perfetta regola con i codici deontologici di Farmindustria e di Assobiomedica e mette a disposizione un centro congressi con ben cinque sale modulari, ognuna delle quali dotata di tecnologie all’avanguardia che permettono di ospitare anche quegli eventi che necessitano di accorgimenti tecnici particolari. Il ristorante Gouache è il luogo privilegiato di ardite contaminazioni tra l’enogastronomia campana di qualità e la grande tradizione culinaria internazionale, dove una cena di gala può trasformarsi in una vera e propria “esperienza”. Centocinquanta sono le camere e le suite disponibili direttamente in albergo – un numero importante che permette di accogliere i partecipanti di un congresso di ampie dimensioni – tutte arredate all’insegna dei canoni più all’avanguardia dell’architettura d’interni e secondo uno stile che coniuga tradizione e modernità. La sobrietà che distingue tutto l’hotel fin nei suoi più piccoli dettagli lo rende una location ideale per quelle tipologie di meeting o di convegni che necessitano di una struttura elegante e allo stesso tempo discreta. I criteri di sobrietà a cui è improntata la struttura si ritrovano anche nelle sue facilty, che lo rendono particolarmente adatto a ospitare convegni medici e meeting di aggiornamento professionale. Tra esse, un’efficientissima connessione wi-fi, completamente gratuita, con fibra ottica a cento megabyte, ideale, ad esempio, per collegamenti in streaming per videoconferenze.

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Caserta - www.grandhotelvanvitelli.it

Grand Hotel Vanvitelli

HOTEL

Ampi spazi e atmosfere settecentesche rendono il Grand Hotel Vanvitelli di Caserta un indirizzo di forte appeal per il comparto congressuale, anche grazie alla sua posizione strategica

l Grand Hotel Vanvitelli è un albergo congressuale raffinato che vanta un invidiabile posizione, a pochi passi dalla Monumentale Reggia di Caserta sul Viale Carlo III, ideale per chi vi giunge anche in occasione di un congresso medico. Questo grazie alla vicinanza con l’uscita autostradale (che dista soltanto un chilometro) e all’aeroporto internazionale di Napoli-Capodichino, a un quarto d’ora di auto. Tutto ciò è ancora più prezioso se si prende in considerazione il contesto unico proposto da questo quattro stelle superior intitolato al grande architetto che firmò il progetto della Reggia di Caserta: splendide atmosfere settecentesche in grado di dare un tocco inconfondibile di eleganza a ogni congresso. Di particolare interesse è anche l’eccellente capacità ricettiva dell’albergo, che si articola in ben 240 camere tra classic, superior, junior suite e suite. I congressi possono essere organizzati in un ampio convention centre composto da 16 sale meeting e sei spazi business moderni e tecnologicamente all’avanguardia. Le sale con i loro nomi ben rappresentano la grande storia di Napoli alla quale l’hotel è indissolubilmente legato: Carlo III, Gioacchino Murat, Cimarosa, Ferdinando IV, Maria Carolina, Francesco I, Caracciolo, Vico, Filangieri, Galiani, Genovesi, Fonseca, Eleonora Farnese, Filippo V. La proposta gastronomica dell’hotel

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è impeccabile anche in occasione di pranzi e cene di lavoro e fa del chilometro zero una premessa indispensabile dei menu proposti, che siano di mare o di terra, un vero omaggio alla dieta mediterranea. Nello specifico, in occasione di un congresso, sono cinque le sale ristorante a disposizione che possono ospitare banchetti e cocktail. Molto stimolanti sono infine i dintorni dell’hotel, dalla Reggia di Caserta stessa alla caratteristica Caserta Vecchia e al Real Borgo di San Leucio, Patrimonio Unesco, dove si trovavano le antiche seterie borboniche. GRAND HOTEL VANVITELLI Numero di camere: 240 Numero max meeting room: 17 Capienza meeting room principale (pax): 500 Superficie meeting room principale (mq): 360 Superficie area espositiva (mq): 1.700 Aeroporto più vicino: Napoli - Capodichino (20 km) Indirizzo: Viale Carlo III – 81100 Caserta Contatti: tel: 0823 217111 fax 0823 421330 sales@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it Persone di riferimento: M. Cristina Santaniello cristina.santaniello@grandhotelvanvitelli.it tel. diretto 0823 325222

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Napoli - www.cittadellascienza.it

Città della Scienza

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randi numeri e nomi prestigiosi sono accolti nel Centro Congressi di Città della Scienza, una location ospitata in un luogo d’eccellenza a Napoli, in una cornice ottocentesca ristrutturata per un utilizzo all’avanguardia. Il complesso multifunzione si articola in un insieme di spazi dedicati a Pco, società medicoscientifiche, associazioni di specialisti, gruppi professionali, agenzie di eventi e meeting planner, per l’organizzazione di qualsiasi tipo di evento legato alla divulgazione, alla formazione e all’incentivazione. In più di dieci anni di attività il Centro Congressi – che è stato fondato nel 2003 – ha infatti ospitato circa 1.200 eventi, annoverando grandi nomi del panorama nazionale e internazionale in quello che è uno tra i principali centri congressi partenopei, con 14 sale in totale (tra cui la sala Newton può ospitare fino a 800 persone) ampie aree espositive, meravigliosi spazi esterni, un anfiteatro all’aperto

da oltre 1.200 posti a sedere, terrazze panoramiche ideali per cene di gala ed eventi più informali. «Proprio in questo periodo – spiega Daniela Giampaolo, responsabile commerciale di Spazio Eventi – è imminente l’inaugurazione del più grande Planetario d’Italia e un nuovo Science Centre, il primo museo interattivo in Italia e in Europa interamente dedicato al tema della salute e del corpo umano». Entrambe le due nuove realtà integreranno l’offerta al mondo congressuale. Il Planetario conterà 120 posti e permetterà di organizzare proiezioni immersive in 2D e in 3D. Il museo, Corporea, sarà di grande rilevanza per i congressi medici, ma non solo. Concepito come una location di particolare suggestione, conterà oltre cinquemila metri quadrati distribuiti su cinque piani, e sarà possibile organizzare – in orario di chiusura del museo al pubblico – visite esclusive ed eventi sociali. E non poteva certo mancare la tecnologia a suggellare la forte connotazione di modernità di questa eccezionale struttura, ancora più interessante se si fa riferimento alla sua storia e alla sua origine di ex realtà industriale. L’elevato contenuto tecnologico degli spazi si articola in dotazioni audio e video di ultimissima generazione, cablatura totale e un sistema di wi-fi ad alta velocità. CENTRO CONGRESSI CITTÀ DELLA SCIENZA Numero max meeting room: 14 Capienza meeting room principale (pax): 821 Superficie meeting room principale (mq): 43,90x32,94 (6,75 mt altezza) Superficie area espositiva (mq): 2000 Hotel convenzionati: Sì Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (16 km) Indirizzo: via Coroglio, 57 – 80124 Napoli (Na) Contatti: tel. 081 7352466 – 081 7352541 fax 081 7352469 spazioeventi@cittadellascienza.it www.cittadellascienza.it Persone di riferimento: Salvatore Cerbone (direttore) cerbone@cittadellascienza.it tel. diretto: 081 7352500 Daniela Giampaolo (responsabile commerciale) giampaolo@cittadellascienza.it tel. diretto: 081 7352614 Antonio Saviano (coordinatore eventi) saviano@cittadellascienza.it tel. diretto: 081 7352466

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CENTRO CONGRESSI

Città della Scienza ospita un centro convegni dagli ampi spazi che si prepara a nuovi grandi progetti per accogliere congressi di alto livello


a soli 500 metri dalla stazione ferroviaria e a 3 km dallo svincolo autostradale.

EVENTI / CONGRESSI / MEETING ESPOSIZIONI / WORKSHOP / CENE DI GALA MARTE S.r.l. C.so Umberto I, 137 84013 - Cava de Tirreni (SA)

Per info e contatti: Tel. 089.9481133 info@marteonline.com

www.marteonline.com


CAMPANIA

Cava de’ Tirreni (Sa) – www.marteonline.com

Marte Mediateca Arte Eventi Un palazzo d’epoca in un borgo medievale a due passi dalla Costiera Amalfitana trasformato in una location polifunzionale modernissima, dove organizzare convegni ma anche rinfreschi all’insegna della versatilità: è il Marte

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odello esemplare di recupero e riconversione in chiave contemporanea di un sito storico votato alla multidisciplinarietà, il Marte Mediateca Arte Eventi sorge nel borgo medievale di Cava de’ Tirreni a otto chilometri da Salerno e ad appena cinque dalla Costiera Amalfitana. Il borgo originario, nucleo della città di Cava, è caratterizzato dai portici che si snodano lungo tutto il corso, accompagnando lo shopping cittadino e la vita notturna e ritmandoli con una successione di eleganti residenze quattrocentesche e settecentesche, di architettura barocca, durazzesca e tardocatalana. In una di queste sorge oggi il Marte che, con i suoi spazi polifunzionali, organizza e ospita mostre, presentazioni, rassegne culturali, seminari, meeting, rappresentazioni sceniche e incontri del gusto.

L’edificio, interamente climatizzato, si sviluppa su quattro piani e 2.500 metri quadrati di superficie. Al piano terra ci sono il Marte Caffè, un elegante punto di ristoro, e il bookshopInfopoint. Al piano ammezzato il Gallery Caffè, uno spazio ideale anche per piccoli eventi o mostre, e la Mediazone – un’area studio – con la Mediateca Comunale. Al primo piano si incontrano invece due confortevoli sale conferenza, Space 1.0 e Space 2.0, rispettivamente da 116 e 72 posti a sedere, dotate di impianto audio e video, fruibili anche come un’unica sala dalla capienza di 150 persone. Il Marte dispone al primo piano di due ulteriori spazi: lo Space 3.0, luminoso e adatto a ogni esigenza, dalla formazione al team building, e il Marte Gallery First Floor – principalmente destinato a esposizioni – ampio e versatile. Il secondo piano ospita gli uffici dello staff Marte, sempre pronto al supporto, e offre una sala riunioni da 12 posti con tavolo in vetro e poltrone in pelle. Al terzo piano, due aule formazione e un’ampia sala dalle molteplici destinazioni d’uso si affacciano su una splendida terrazza di circa duecento metri quadrati, con vista sui Monti Lattari. MARTE S.R.L. Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 116 Superficie meeting room principale (mq): 133 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino Indirizzo: Corso Umberto I, 137 84013 Cava de Tirreni (Sa) Contatti: tel. 0899481133 info@marteonline.com www.marteonline.com Persona di riferimento: Giovanna Trezza (Ufficio programmazione ed eventi) g.trezza@marteonline.com tel. diretto 3294443476

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CENTRO CONGRESSI

Storia moderna


CAMPANIA

Napoli - www.terminalnapoli.it

Terminal Napoli Centro Congressi All’interno della Stazione Marittima di Napoli un moderno convention center accoglie congressi medici fino a 1.200 persone in uno dei punti più strategici della città

CENTRO CONGRESSI

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a monumentale Stazione Marittima di Napoli come location d’eccellenza per l’organizzazione di congressi medici: è possibile grazie al Centro Congressi, struttura polifunzionale ospitata all’interno della stazione stessa e che si affianca al terminal crocieristico del porto di Napoli dove oggi, al posto dei grandi transatlantici di linea di un tempo, attraccano le più grandi e moderne navi da crociera del mondo, un unicum reso possibile

CENTRO CONGRESSI STAZIONE MARITTIMA Numero max meeting room: 1.200 Capienza meeting room principale (pax): 600 Superficie meeting room principale (mq): 955 Superficie area espositiva (mq): 3300 Hotel convenzionati: su richiesta Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (5 km) Indirizzo: Stazione Marittima Molo Angioino 80133 - Napoli Contatti: tel. 081 5514448 fax 081 5519588 info@terminalnapoli.it expo@terminalnapoli.it www.terminalnapoli.it Persone di riferimento: Vincenzo Cocozza v.cocozza@terminalnapoli.it

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dalla società di gestione Terminal Napoli S.p.A. che si è fatta promotrice di un nuovo modo di concepire e vivere una stazione marittima.

Il Centro Congressi Il Centro Congressi della Stazione Marittima, è una location particolarmente apprezzata anche per la sua posizione, così prossima ai terminal traghetti e aliscafi per isole e costiera. Ma soprattutto, la centralità del Centro Congressi permette ai delegati di avere tutto a portata di mano, dai migliori hotel cittadini ai ristoranti, dalle vie dello shopping ai luoghi di cultura quali musei e teatri. Dal punto di vista logistico i vantaggi riguardano anche la vicinanza della struttura all’aeroporto di Capodichino – che si trova a soli cinque chilometri – e alla stazione ferroviaria, a circa due chilometri e mezzo ed è possibile muoversi agilmente anche con i mezzi pubblici raggiungendo in pochissimi minuti metropolitana e funicolare. La polifunzionalità degli spazi è il vero fiore all’occhiello del Centro Congressi, che con 3.300 metri quadrati di superficie e una capienza che va da 50 a 1.200 persone può accogliere convention ed eventi dai grandi numeri e di elevati standard. Oltre alla flessibilità degli spazi è infatti la tecnologia ad andare incontri agli organizzatori, che possono contare su dotazioni di ultima generazione, che per esempio permettono collegamenti in diretta via satellite tra diverse sale e in sedi diverse.

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CAMPANIA

Casagiove (Ce) - www.villaalmaplena.com

Villa Alma Plena

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congressi medici trovano un contesto storico di particolare suggestione a Villa Alma Plena, che si scorge tra lunghi filari di ulivi, vigneti e agrumeti percorrendo l’ampio parco che la circonda. La Villa, che si trova a Casagiove, in provincia di Caserta, è una location molto particolare, legata in maniera indissolubile alle sue origini ottocentesche, quando apparteneva al marchese Antonio Letizia, nobile napoletano, il cui figlio generale don Giuseppe Letizia fu emissario di Francesco II di Borbone e firmò il primo giugno 1860 l’armistizio con Garibaldi nel Palazzo del Pretorio in Sicilia. Oggi sapientemente restaurata dalla famiglia Buiano, la dimora conserva intatto il fascino e le atmosfere della reggia, riserva di caccia del re di un tempo, proponendo al settore congressuale spazi efficienti e uno staff attento, pronto a soddisfare ogni esigenza della clientela con l’obiettivo di raggiungere la “perfezione” di ogni incontro di lavoro. La Villa offre inoltre il prezioso vantaggio di essere facilmente raggiungibile sia da Napoli sia da Roma, in una posizione incantevole, volgendo le spalle alla catena dei monti Tifatini, al lato guardando la Torre Medievale di Caserta Vecchia e La Reggia borbonica di Caserta. Sul fronte, grazie alla posizione paesaggistica della location,

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lo sguardo può arrivare fino al panorama di Napoli, toccando le punte delle isole di Capri e Ischia. I congressi sono ospitati in ampi spazi e trovano il loro culmine in un ampio salone interno ricavato dal frantoio della casa originaria, circondato da maestose vetrate. Lo stesso parco della villa si propone come location en plein air per momenti meno formali e conviviali, che potranno essere anche un’occasione per assaggiare le proposte culinarie della location, pietanze ricercate e raffinate la cui preparazione prevede l’utilizzo di ingredienti biologici provenienti dal territorio. VILLA ALMA PLENA Dimensioni meeting room principale (persone): 300 Superficie meeting room principale (mq): 300 Superficie area espositiva: 30 Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (30 km) Indirizzo: via San Prisco, loc. Mazzocca 81022 Casagiove (Ce) Contatti: tel. 3929515069 info@villaalmaplena.com www.villaalmaplena.com Persone di riferimento: Gemma Buiano buiano.gemma@libero.it tel. diretto 3929518175

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CENTRO CONGRESSI

L’antica dimora ottocentesca accoglie oggi congressi medici che si possono immergere in atmosfere storiche senza rinunciare a tutti i più moderni servizi


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PUGLIA

Grand Hotel La Chiusa di Chietri

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Hotel Covo dei Saraceni

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Grand Hotel Costa Brada

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Greenblu Hotels & Resort

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Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel

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The Nicolaus Hotel Bari

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UNA Hotel Regina

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Grand Hotel Masseria Santa Lucia

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Villa Romanazzi Carducci

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Hotel Monte Sarago

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Vivosa Apulia Resort

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BASILICATA

Grand Hotel PianetaMaratea Hilton Garden Inn Matera

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Alberobello (Ba) - www.lachiusadichietri.it

Grand Hotel La Chiusa di Chietri Alle porte di Alberobello, capitale dei Trulli e Patrimonio dell’Umanità, posto in un meraviglioso scenario di dune collinari, un hotel quattro stelle accoglie i congressisti in un grande e articolato centro congressi

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Per i ricercati momenti di relax, tra un congresso e l’altro, esistono anche diverse opportunità di svago, tra sport e benessere. All’interno della struttura infatti troviamo il centro benessere Aura Sylva Spa, un contenitore di emozioni nel quale è stato ricreato un percorso antico contestualizzato nella splendida terra dei Trulli. GRAND HOTEL LA CHIUSA DI CHIETRI Numero di camere: 150 Numero max meeting room: 16 Capienza meeting room principale (pax): 1.000 Superficie meeting room principale (mq): 819 Aeroporto più vicino: Bari-Palese (55 km) Indirizzo: S.S. 172 dei Trulli Km 29.800 70011 - Alberobello (Ba) Contatti: tel. 080 4325481 fax 080 4323558 info@lachiusadichietri.it www.lachiusadichietri.it Persone di riferimento: Domenico Pugliese (responsabile congressi e meeting) congressi@lachiusadichietri.it tel. diretto: 080 4325481

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HOTEL

el cuore di una Puglia pulsante di tradizioni, nei dintorni delle più rinomate località turistiche e degli aeroporti di Bari e Brindisi, splendidamente immerso negli ulivi secolari e nei profumati mandorli e ciliegi che si confrontano con boschi di lecci tipici della Valle d’Itria, sorge Grand Hotel La Chiusa di Chietri, una elegante struttura ricettiva costituita da 150 unità abitative, di cui 12 trulli del Seicento arredati secondo l’antica tradizione contadina, 8 suite e un totale di 130 stanze dotate di ogni comfort, perfette per soggiorni targati business. La professionalità e l’efficienza sono i tratti distintivi di questa originale location che è arricchita anche di un corposo e tecnologico centro congressi con 16 sale meeting modulabili adatte a ospitare diverse tipologie di eventi: dagli appuntamenti aziendali ai seminari, dalle più semplici riunioni o corsi di formazione fino ai più articolati workshop e convention. Le sale congressi, grazie alla flessibilità dei suoi spazi e alla professionalità del suo staff tecnico, possono accogliere fino a mille persone che possono disporre di tecnologie e attrezzature all’avanguardia, necessarie per rendere ogni evento perfetto. L’unicità della location è garantita anche dall’elevata qualità del ristorante Nobis, comodamente posto all’interno della struttura. Un ristorante dal sapore genuino che rispetta la migliore tradizione mediterranea, tra memoria e scoperta, dove è possibile gustare tutte le prelibatezze del territorio in un unico percorso di sapori.

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La cornice da sogno per i tuoi eventi

Via Conversano, l/A -70044 - Polignano a Mare (Ba) Telefono: +39 080 4241177 - +39 080 4240696 www.covodeisaraceni.com-info@covodeisaraceni.com


PUGLIA

Polignano a Mare (Ba) - www.covodeisaraceni.com

Hotel Covo dei Saraceni La struttura di Polignano a Mare si distingue nel panorama Mice anche per la sua conformità ai codici deontologici previsti per gli eventi del settore medico e per gli accorgimenti strutturali per chi ha difficoltà motorie negli spazi comuni e nelle camere

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HOTEL

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48 camere, finemente arredate in stile tipico mediterraneo e dotate di ogni comfort, suddivise tra il corpo centrale e le due dependance, Dimora del Saraceno e Dimora Bianca. COVO DEI SARACENI Numero di camere: 48 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 250 Aeroporto più vicino: Bari Indirizzo: via Conversano, 1/A - 70044 Polignano a Mare (Ba) Contatti: tel. 080 4241177 - 080 4241991 fax 080 4247010 info@covodeisaraceni.com www.covodeisaraceni.com Persone di riferimento: Angelo Cassano (sales & marketing manager) info@covodeisaraceni.com tel. diretto 080 4241177

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uno scenario paesaggistico straordinario quello che caratterizza l’Hotel Covo dei Saraceni, struttura dinamica e attenta a ogni dettaglio nell’accoglienza, che si affaccia sul mare blu cobalto di Polignano a Mare. La location si trova nel centro della cittadina e si caratterizza per la sua architettura tipicamente mediterranea: offre ai propri clienti ambienti e servizi di alto livello sia per soggiorni turistici ma anche e soprattutto per il settore dei congressi medici, non solo per i suoi spazi attrezzati ma anche per il suo essere in linea con i codici deontologici di Farmindustria e Assobiomedica. La struttura pugliese, perfettamente attrezzata anche per chi ha problemi di disabilità, è ideale per ospitare eventi e meeting anche grazie anche alla sua posizione unica, a pochi chilometri dalle mete più conosciute del territorio, come i trulli di Alberobello, le grotte di Castellana o lo splendido barocco di Lecce. Sono tre le sue eleganti sale meeting, equipaggiate con le tecnologie più moderne e con una capienza complessiva di trecento posti, per congressi, meeting o eventi. Spazio anche al relax nel Centro Benessere, che nasce dal desiderio di offrire agli ospiti un luogo esclusivo, rigenerante, dedicato unicamente alla serenità sensoriale. Qui sono racchiuse competenze tecniche, estetiche e cosmetiche avanzate, per rituali, trattamenti benessere e percorsi personalizzati. La buona cucina tipica del territorio si può gustare, invece, nel prestigioso ristorante “Il Bastione” per buffet, colazioni e cene di lavoro di alto livello. Altro plus, la terrazza panoramica, suggestiva ambientazione per eventi o momenti di relax nell’ambito di un congresso. Eleganza e armonia regnano anche nelle


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Gallipoli (Le) - www.grandhotelcostabrada.it

Grand Hotel Costa Brada A pochi passi dal mare, una location perfetta per la meeting industry in cerca di atmosfere accoglienti e spazi ampiamente funzionali capaci di impreziosire qualsiasi congresso

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HOTEL

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L’eccellenza e l’accuratezza dei servizi, l’impeccabile ospitalità, la meravigliosa cornice di Gallipoli rendono questo luogo una meta ideale per un congressista che desidera godere anche di rigeneranti momenti di relax e svago. GRAND HOTEL COSTA BRADA Numero di camere: 76 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 210 Superficie meeting room principale (mq): 205 Superficie area espositiva (mq): 600 Aeroporto più vicino: Aeroporto del Salento – Brindisi Indirizzo: Lit. Gallipoli – S.M. di Leuca 73014 - Gallipoli (Le) Contatti: tel. 0833 202551 fax 0833 202555 direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it Persone di riferimento: Eugenio Maccagnano (direttore) direzione@grandhotelcostabrada.it tel. diretto 0833 202551

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opo una totale ristrutturazione, durata tre anni, il Grand Hotel Costa Brada si presenta ai suoi ospiti con una nuova allure grazie a spazi comuni rinnovati e 76 nuove camere suddivise in cinque tipologie differenti (Comfort Plus, De Luxe, De Luxe White, Junior Suite e Suite) immerse in un’ampia pineta e affacciate sul trasparente mare salentino. L’hotel, che sorge sulla litoranea ionica a pochi chilometri dal centro storico della bella Gallipoli, è facilmente raggiungibile dagli aeroporti di Brindisi e Bari e dista una quarantina di chilometri dalla barocca Lecce, Otranto e Santa Maria di Leuca. Tra i numerosi servizi offerti, il Gran Hotel Costa Brada assicura una reception aperta 24 ore su 24, un’efficiente supporto del personale altamente qualificato, connessione internet wi-fi gratuita, sia nelle camere che nelle aree comuni, servizio in camera, lavanderia, due ampi parcheggi privati, una piscina scoperta semi-olimpionica - 25 metri di lunghezza per 12,5 metri di larghezza - attiva da maggio a ottobre, un’area benessere che dispone di una beauty farm con centro estetico, cabine massaggi e un centro fitness fornito di macchinari professionali. Il Grand Hotel Costa Brada è ben attrezzato per l’organizzazione di piccoli e grandi meeting, dispone infatti di un centro congressi attrezzato dotato di tecnologia audio-video di nuova generazione, cabina di regia, traduzione simultanea, maxi schermo 4 per 3 metri, registrazione audio-video e una capacità ad accogliere fino a 210 ospiti. Ulteriori 2 salette al piano interrato, illuminate con luce artificiale, sono in grado di accogliere fino a 40 persone ognuna. Alle sale congressi si affiancano anche ampi spazi espositivi, ideali per allestire catering, coffee break o altri momenti più conviviali. Senza dimenticare le due sale ristorante che completano un centro congressi moderno e molto flessibile.


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Puglia e Basilicata – www.greenblu.it

Greenblu Hotels & Resort Tante strutture per esplorare un territorio ricchissimo, location straordinarie per relax e business: diverse le sfumature che si percepiscono negli hotel Greenblu, tutti in grado di coniugare alla perfezione Mice e leisure, negli angoli più belli di Puglia e Basilicata

HOTEL

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ongressi, meeting, ricevimenti e convegni, ma anche sport, tempo libero e cultura: Greenblu è tutto questo, è una società giovane ma con le idee chiare e una forte esperienza nella gestione di complessi turistici d’alto livello. Un interlocutore ideale per qualsiasi richiesta, un partner affidabile e creativo che oggi è diventato un punto di riferimento per i grandi eventi Mice. Proprio l’organizzazione aziendale, le capacità professionali, le prestazioni degli ottimi servizi sono il tratto distintivo di tutte le location gestite da Greenblu, che affiancano all’ampia varietà di sale meeting un’offerta infinita di spazi per il postevent indoor e outdoor. Le location sono tutte situate in posizione invidiabile e si prestano all’organizzazione di team building su misura, ma anche all’ideazione di percorsi benessere ed enogastronomici o tour culturali per apprezzare le meraviglie del territorio. Greenblu Hotels & Resort può oggi annoverare nel suo portfolio, oltre alla gestione dell’ormai classico Nova Yardinia Resort e del Ticho’s Hotel di Castellaneta Marina, sulla costa jonico-salentina della Puglia, anche l’Hotel Marinagri di Policoro in provincia di Matera, il Borgobianco Resort & Spa di Polignano a Mare, vicino a Bari e, di prossima apertura, Torre Cintola, a due passi da Monopoli.

no da duecento posti e Mirto da cento posti sono spazi conviviali dotati delle più moderne tecnologie, perfetti per qualsiasi tipologia di evento. Natura, relax e capacità di dar vita a un ambiente ideale anche per lavorare sono caratteristiche che contraddistinguono il Marinagri Hotel&Spa, un resort da 350 ettari tra lusso e natura incontaminata, un’oasi privata nella quale spazi, comfort ed eventi sono mescolati in un mix equilibrato. Situato a pochi chilometri da Policoro, all’interno di un resort con isole e canali navigabili, è una location ideale per eventi raffinati, grazie alla presenza di quattro sale (classificate come quattro stelle) con capienza diversa: la Sala Mediterranea da trecento posti, la Marina che può ospitare cento persone e le più piccole Darsena e Approdo. Il Marinagri offre anche un invidiabile spazio rilassante per tutti i congressisti con un percorso benessere, oltre a una varietà di trattamenti e massaggi nella sua incantevole spa.

Nova Yardinia Resort La struttura più riconosciuta per il Mice resta comunque il Nova Yardinia Resort, tra i più grandi Convention & Spa in Italia, affacciato sul mar Jonio e articolato in quattro strutture ricettive capaci di garantire un soggiorno all’insegna del comfort, del benessere e del contatto con la natura. Kalidria, Alborea, Calanè e Il Valentino formano una “flotta” di location davvero uniche, un panorama articolato di spazi

Sempre più Mice Il Borgobianco Resort & Spa è una masseria immersa tra ulivi e vigneti con vista sul mar Adriatico e sulla magnifica Polignano a Mare. Circondato da una natura incontaminata, Borgobianco è il luogo ideale per associare benessere e lavoro. Da una parte l’esclusivo Centro Benessere Unica, dall’altra le eleganti sale che creano l’ambiente di lavoro ideale per incontri business. Le sale meeting Gelsomi-

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Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort Numero di camere: 790 in 4 hotel Numero max meeting room: 30 Capienza meeting room principale (pax): 600 (possibile utilizzo di tensostruttura da 1.500 posti) Superficie meeting room principale (mq): 250 (800 in tensostruttura) Superficie area espositiva (mq): 600 Aeroporto più vicino: Bari/Brindisi (110 km) Indirizzo: SS 106 km 466 74010 - Castellaneta Marina (Ta)

HOTEL MARINAGRI

Cooming soon Torre Cintola è un hotel village affacciato sulla scogliera di Capitolo di Monopoli, a quaranta chilometri da Bari. La straordinarietà del villaggio deriva anche dalla sua ubicazione, direttamente sul mare, in un tratto di costa molto conosciuto per le sue acque dai colori inconsueti e i fondali ricchi di flora e fauna. Greenblu si è assunta il compito di ristrutturare integralmente questa struttura, con riapertura al pubblico entro la primavera del 2018. A progetto completato, Torre Cintola avrà 290 camere e circa settecento posti letto, ristorante, campi sportivi, piscina, area animazione ed entertainment e un’area commerciale. Sarà inoltre realizzato un centro congressi da quattrocento posti. Torre Cintola è ideale per soggiorni pri-

TORRE CINTOLA Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort Numero di camere: 290 Numero max meeting room: 3 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 500 Aeroporto più vicino: Bari/Brindisi (40 km) Indirizzo: Loc. Capitolo - 70043 Monopoli (Ba)

MGALLERY BY SOFITEL BORGOBIANCO RESORT & SPA Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort e affiliazione MGallery By Sofitel Numero di camere: 48 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 290 Superficie area espositiva (mq): 100 Aeroporto più vicino: Bari (45 km) e Brindisi (80 km) Indirizzo: Contrada Casello Cavuzzi 70044 - Polignano a Mare (Ba) Contatti in Greenblu Hotels & Resort: tel. 080 2229998 congress@greenblu.it www.greenblu.it

maverili e autunnali all’insegna del relax e della scoperta del territorio, e per eventi congressuali e incentive fuori dai consueti schemi e integrati in un panorama da cartolina.

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dedicati e sale convegni alla quale Greenblu può affiancare una tensostruttura da 1.500 posti e il Teatro dei Colori, una macchina scenica per eventi, ma anche un anfiteatro a gradinate in grado di ospitare fino a ottocento persone.

Brand di appartenenza: Greenblu Hotels & Resort Numero di camere: 95 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 300 Superficie meeting room principale (mq): 300 Superficie area espositiva (mq): 200 Aeroporto più vicino: Bari/Brindisi (150 km) Indirizzo: via S. Giusto, Loc. Torre Mozza 75025 - Policoro (Mt)

HOTEL

(KALIDRIA HOTEL & SPA, ALBOREA ECO LODGE, CALANÈ HOTEL VILLAGE, IL VALENTINO GRAN VILLAGE)

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NOVA YARDINIA RESORT

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Marina di Ostuni (Br) - www.masseriasantalucia.it

Grand Hotel Masseria Santa Lucia Spazi in linea con le normative del settore e servizi personalizzati anche per i congressi medici: al Grand Hotel Masseria Santa Lucia ogni evento trova la sua giusta collocazione

Nella location pugliese gli organizzatori di congressi medici possono fruire di piacevoli sale e spazi esterni, coperti, confortevoli e accoglienti: la struttura dispone di un centro congressi con una capacità che va da dieci a 1.200 posti ed è corredato di tutti i moderni equipaggiamenti tecnologici e di aree espositive all’interno e all’esterno. Su richiesta anche la navetta per trasferimenti da aeroporto e stazione ferroviaria, interprete e traduzione simultanea, servizio di reception con hostess e fotografo. Lo staff dell’hotel salentino si occupa anche dell’organizzazione di programmi post-congress ricchi e diversificati, mentre nel ristorante si possono gustare specialità della cucina pugliese e di quella internazionale, con una particolare attenzione alle preparazioni regionali e alla

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Numero max meeting room: 12 Dimensioni meeting room principale: 60x20x5h Superficie meeting room principale (mq): 1.200 Superficie area espositiva (se presente): 600 Numero di camere: 130 Aeroporto più vicino: Brindisi (25 Km) Indirizzo: s.s. 379 costa merlata 72017 Ostuni (Br) Contatti: tel. 0831 356111 fax 0831 304090 info@masseriasantalucia.it www.masseriasantalucia.it Persone di riferimento: Bartolo D’Amico (G.M.) 3358147235 - direzione@masseriasantalucia.it

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tradizione, nonché alla qualità delle materie prime. A fine lavori si può approfittare di diversi itinerari che partono dall’hotel per andare alla scoperta non solo della bianca Ostuni, ma anche dei centri della costa e dell’entroterra. GRAND HOTEL MASSERIA SANTA LUCIA

Tradizione e modernità

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congressi medici in Salento trovano nel Grand Hotel Masseria Santa Lucia una location attrezzata e con servizi ad hoc: la struttura sorge a 25 chilometri da Brindisi, proprio sotto la splendida Ostuni, e a cento chilometri da Bari. La location è circondata dal verde e si trova a pochi metri dal Mar Adriatico: nata dal progetto di riproporre in un ambiente tipicamente mediterraneo un luogo dove i congressi acquistano valore anche per la funzionalità e la contemporaneità degli spazi proposti, sorge in un contesto sempre autentico. Accanto a un nucleo più antico si dipanano le strutture moderne, ovvero le nuove ali che accolgono le 132 camere, la cui architettura replica in modo discreto le forme della struttura originaria, con una particolare attenzione alla scenografia, al fascino della quale contribuisce la posizione di fronte al mare.


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Ostuni (Br) - www.hotelmontesarago.it

Hotel Monte Sarago La struttura pugliese si presta ad accogliere qualsiasi tipo di congresso, compresi quelli del segmento medico-scientifico, per il quale è perfettamente attrezzata sia come spazi sia come servizi

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HOTEL MONTE SARAGO Numero di camere: 40 + 10 villas Numero max meeting room: 210 Capienza meeting room principale (pax): 210 Superficie meeting room principale (mq): 195 Superficie area espositiva (mq): 60 Aeroporto più vicino: Brindisi (30 km) Indirizzo: corso Mazzini, 233 - 72017 Ostuni (Br) Contatti: tel. 0831 334470 fax: 0831 306493 info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it Persona di riferimento: Nicoletta Grassi (capo ricevimento) commerciale@hotelmontesarago.it tel. diretto 0831 334470

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Hotel Monte Sarago è una location “giovane” nel panorama Mice ma ha mostrato fin da subito la sua forte vocazione congressuale, che la pone tra le migliori in Puglia anche per il settore dei congressi medici. A disposizione degli organizzatori tutta una serie di spazi flessibili e adattabili alle diverse esigenze: tra questi, un’ampia sala meeting capace di accogliere fino a 230 persone, a cui si aggiungono un’altra sala riunioni per incontri di lavoro fino a quaranta persone e due recenti ulteriori sale rispettivamente da cinquanta e da dieci posti a sedere. L’area congressuale si sviluppa su settecento metri quadrati, con impianti audiovisivi e attrezzature di altissimo livello tecnologico. Il personale dell’hotel, esperto e qualificato, è sempre a disposizione per supportare il cliente in tutte le fasi dell’evento, dalle scelte tecniche a quelle organizzative, nonché nella pianificazione di eventuali attività post-congress. Tra i plus della struttura pugliese anche i piatti serviti nel ristorante “L’Opificio” nel quale vengono proposti prodotti locali, da quelli dell’orto ai più sapidi del mare, per gustare il meglio della cucina mediterranea abbinata a una selezione di ottimi vini italiani e, naturalmente, rossi e rosati pugliesi

Doc. Anche il contesto paesaggistico dell’hotel è dei più suggestivi: si trova a pochi minuti da Ostuni, chiamata la “città bianca” per il colore abbagliante delle sue case, e può essere un ottimo punto di partenza per andare a scoprire tutte le altre bellezze della Puglia. L’hotel ha già avuto modo di rinnovare la sua capacità ricettiva che è stata ampliata con dieci nuove unità in una bella posizione panoramica, che vanno ad aggiungersi a quaranta camere e tre suite.


Il tuo evento nel cuore della Puglia

Uno splendido complesso architettonico costruito attorno ad una Masseria del 1700 in cui si inserisce una struttura ricettiva elegantemente restaurata e in grado di offrire il massimo comfort. Immersa nella tranquillità della campagna del Salento, a pochi chilometri da Lecce e Brindisi e dalle bellissime spiaggie del Mar Ionio, Tenuta Moreno Viverde Hotel è posta al centro di un ampio parco, con lecci, ulivi secolari e un laghetto botanico.

Lâ&#x20AC;&#x2122;Hotel garantisce unâ&#x20AC;&#x2122;ospitalitĂ di alto livello, con le sue 86 camere elegantemente arredate e dotate di tutti i comforts, le due ampie piscine, di cui una scavata nella roccia, campi da tennis, percorso vita, mountain bikes, campo da bocce ed un nuovissimo centro benessere: luogo privilegiato per chi desidera rigenerare i sensi e distendere la mente in unâ&#x20AC;&#x2122;oasi di assoluto relax. Inoltre la struttura, dotata di un attrezzato centro congressi con 5 sale da 20 a 450 posti, è in grado di ospitare

qualsiasi tipo di evento. Nei nostri ristoranti, Aranceto e Sallentia, gusterete una cucina SDUWLFRODUPHQWHUDIĂ&#x20AC;QDWDFRQLSLDWWLH i vini tipici del territorio e una cantina fornita di vini selezionati regionali e nazionali. Tutto ciò rende Tenuta Moreno Viverde Hotel un posto da sogno, la location ideale tanto per godersi una pausa di piena vacanza quanto per partecipare a incontri professionali, convention aziendali e congressi.

SPAZI PER EVENTI - CENTRO CONGRESSI - CENTRO BENESSERE C.da Moreno - S.S. 7 uscita Latiano est - 72023 Mesagne (Br) tel. 0831 774960 - fax 0831 721487 - info@tenutamoreno.it

tenutamoreno.it


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Mesagne (Br) - www.tenutamoreno.it

Tenuta Moreno Centro Congressi & Hotel Nella campagna pugliese tra Brindisi, Taranto e Lecce sorge Tenuta Moreno, un albergo di charme dove i luoghi raccontano una storia millenaria. Il suo punto di forza è il centro congressi, unico nel suo genere, capace di accogliere gli ospiti in un’oasi verde nel rispetto dell’ambiente

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TENUTA MORENO Numero di camere: 86 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 500 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Brindisi (20 km) Indirizzo: Contrada Moreno S.S. 7 72023 - Mesagne (Br) Contatti: tel. 0831 774960 fax 0831 721487 booking@tenutamoreno.it www.tenutamoreno.it Persone di riferimento: Pierangelo Argentieri (general manager) info@tenutamoreno.it tel. diretto 0831 774960

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landese, bagno turco, bagno alle erbe, raxul thalasso, table hammam, vasca nuvola e piscina idromassaggio. Altissima anche la qualità dell’offerta culinaria nei ristoranti dell’hotel, Aranceto e Sallentia, dove viene proposta una cucina “consapevole”, ricercata e genuina, con piatti e vini tipici del territorio e una cantina fornita di vini selezionati sia regionali sia nazionali.

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n complesso ricettivo costruito attorno a una masseria del Settecento, poco lontano dalla città di Brindisi: Tenuta Moreno è un hotel quattro stelle situato nella caratteristica campagna salentina, tra profumati alberi da frutta - fichi in particolare, di cui dispone una collezione di 40 varietà - e maestosi ulivi secolari. Tenuta Moreno ospita un Centro Congressi, Agorà, composto da cinque sale molto flessibili adatte a ospitare diverse tipologie di eventi, dalle colazioni di lavoro alle esposizioni, dai meeting alle presentazioni più esclusive. Ciò è reso possibile grazie ad ambienti funzionali ed eleganti, ma soprattutto grazie all’esperienza ultradecennale e alla professionalità di uno staff qualificato e alla continua ricerca dei dettagli che fanno la differenza e rendono speciale ogni evento. Il salone multifunzionale ha una capienza massima di 450 persone. Le altre sale, con una capienza variabile da 60 a 250 posti a sedere, tra cui quelle Executive, sono perfette per corsi di formazione e master, conferenze stampa o presentazioni di prodotto. La struttura è in grado di garantire un’ospitalità di altissimo livello, grazie a camere elegantemente arredate e dotate di tutti i comfort, inserite in uno spazio verde che si dipana in una sequenza di spazi dalla connotazione precisa. Dalla corte del fagiano al laghetto botanico, dalla piscina immersa nel rigoglioso giardino fiancheggiato da un ampio parco di lecci e ulivi secolari, alla seconda piscina più scenografica scavata nella roccia. Luoghi unici nei quali trascorrere piacevoli momenti di relax open air. Senza dimenticare il Centro Benessere che ospita sauna fin-


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Bari – www.thenicolaushotel.com

The Nicolaus Hotel Bari È davvero un hotel a misura di evento, il Nicolaus di Bari, in continua evoluzione per restare sempre al passo con le esigenze di congressisti e delegati

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l’hotel rappresenta indubbiamente il punto di partenza ideale per la scoperta dei luoghi più belli della Puglia e della vicina Matera, prossima capitale europea della cultura. THE NICOLAUS HOTEL BARI Brand di appartenenza: HO Hotels Collection Numero di camere: 174 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 1.000 Superficie meeting room principale (mq): 1.000 Superficie area espositiva (mq): 500 Aeroporto più vicino: Bari-Palese (15 km) Indirizzo: via Cardinale Agostino Ciasca, 27 70124 - Bari Contatti: tel. 080 5682111 fax: 080 5042058 info@nicolaushotel.com www.thenicolaushotel.com Persone di riferimento: Simona Sebastiani (conference & events manager) simona.sebastiani@nicolaushotel.com tel. diretto 080 5682028

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i respira un’aria sempre nuova al The Nicolaus Hotel di Bari. Il nuovo management team di questa icona dell’hotellerie pugliese e della congressistica continua a guidare un importante processo di rinnovamento dell’offerta per soddisfare e cercare di anticipare le nuove esigenze del mercato, soprattutto quello dei grandi convegni. I nuovi maxi schermi e la ristrutturazione completa del centro congressi da oltre mille posti in programmazione per il 2017 rappresentano sicuramente alcuni dei segnali inconfondibili di un prodotto e di un servizio sempre al passo con i tempi e in continua evoluzione. In abbinamento a una struttura sempre all’avanguardia, il The Nicolaus Hotel offre un servizio tailormade, grazie a uno staff interno esclusivamente dedicato agli eventi, garantendo la massima professionalità e tempestività d’intervento. Anche la proposta ristorativa si rinnova con le stagioni, riproponendo i classici della cucina pugliese rivisitati con stile e modernità, senza rinunciare però alla genuinità e alla qualità dei prodotti tipici e locali. E sono proprio i prodotti a chilometro 0 il vero must della prima colazione continentale, rinomata per essere tra le migliori in città. In tutta la struttura gli standard qualitativi dei servizi offerti rimangono eccellenti e sicuramente di livello internazionale, confermando la validità e la qualità di un’offerta perfezionatasi negli anni. Ma il The Nicolaus Hotel non è solo business ai massimi livelli con le sue 15 sale meeting modulabili, un’area expo di oltre 350 metri quadrati, 174 camere panoramiche e quattro location per banqueting. Infatti, per coloro che vogliono coniugare un evento di successo con un momento di piacere, il The Nicolaus offre una wellness area con piscina coperta, palestra, sauna e bagno turco e grazie alla sua location strategica


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Bari - www.unahotelreginabari.it

UNA Hotel Regina Un city resort che non rinuncia al gusto della tradizione, in un connubio perfetto tra ospitalità pugliese doc e i più alti standard di servizio

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stellato dai suggestivi paesi che si incontrano lungo la costa e da quelli dell’entroterra, ricchi di testimonianze storiche. Fra ondulate colline e attraverso Gioia del Colle dall’antico castello e Massafra ricca di grotte, si è nel cuore della civilissima Martina Franca. Poi troviamo il regno sotterraneo di Castellana Grotte, il Castello Svevo, la cattedrale di Ruvo, Castel del Monte, la Cattedrale di Trani sul mare, le scogliere e il centro storico di Polignano, la Valle d’Itria e i suoi trulli, e molto altro ancora. UNA HOTEL REGINA Brand di appartenenza: UNA Hotels & Resorts Numero di camere: 100 Numero max meeting room: 12 Capienza meeting room principale (pax): 1400 Superficie meeting room principale (mq): 700 Superficie area espositiva (mq): 700 Aeroporto più vicino: Bari (31 km) Indirizzo: S.P. 57, Torre a Mare/Noicattaro 70016 - Bari Contatti: tel. 080 5430907 fax 080 5431662 una.regina@unahotels.it www.unahotelreginabari.it Persone di riferimento: Rita Mastrolonardo (congress manager) r.mastrolonardo@unahotels.it

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egame con il territorio e spirito contemporaneo sono le due caratteristiche che meglio tratteggiano l’essenza dell’UNA Hotel Regina, una struttura ad altissima vocazione congressuale alle porte di Bari. Si tratta di un city resort che non rinuncia alle tradizioni, concretizzando questa sua ispirazione in una struttura che è stata realizzata riprendendo le caratteristiche architetture dei borghi pugliesi applicate a un concept innovativo che mette a disposizione degli organizzatori congressuali moderne facility e servizi curati nei dettagli. Il centro congressi è composto da 12 sale meeting da cinque a settecento posti a sedere. Tutte le sale sono dotate di ingresso indipendente, controllo autonomo del suono e dell’illuminazione, aria condizionata, schermo, videoproiettore, set completo di cancelleria e connessione a internet ad alta velocità e alcune possono anche contare su un’illuminazione naturale. Comodi foyer consentono di organizzare in contemporanea rinfreschi e coffee break e di ospitare tutti i servizi di accoglienza e segreteria. Attività outdoor possono essere organizzati negli ampi spazi esterni dove trovano posto attività di team building, ma anche cocktail ed esposizioni. Uno staff di professionisti esperti operatori del settore eventi è a completa disposizione per trovare le soluzioni migliori a ogni singola esigenza, fornendo il supporto necessario in ogni fase dell’organizzazione. L’hotel è dotato di un ampio parcheggio interno gratuito che può ospitare fino a 250 autovetture e 4 autocarri. La struttura propone inoltre una spa di 500 metri quadri di area umida tutta realizzata in pietra e parzialmente sviluppata all’interno di tre tradizionali trulli. E per le attività post-congress non c’è che l’imbarazzo della scelta andando alla scoperta del territorio che si estende a sud di Bari, co-

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Bari – www.villaromanazzi.com

Villa Romanazzi Carducci La posizione baricentrica, il parco elegante e rigoglioso, il centro congressi disposto su 1.500 metri quadrati fanno di Villa Romanazzi Carducci la location perfetta per retreat e convegni all’insegna della quiete e della concentrazione

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Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci è una location originale, in alcuni aspetti unica, per meeting, eventi aziendali e sociali, congressi e conferenze nazionali e internazionali. La struttura custodisce con grande rispetto la memoria di una nobile residenza del 1885, inserita in un parco lussureggiante caratterizzato dalla varietà di essenze arboree ed eleganti elementi di arredo che gli ospiti possono scoprire percorrendo i suoi numerosi sentieri: roccaglie, balaustre, statue e fontanelle tipiche dei romantici giardini di stile anglosassone costituiscono oggi il binomio perfetto e affascinante dell’antico e del moderno. La proprietà si estende su 35mila metri quadrati di superficie con ampio parcheggio interno, e la sua posizione – a pochi passi dal centro murattiano e dalla stazione centrale – la rende facilmente raggiungibile dall’aeroporto sia in treno sia in auto (solo venti minuti), dall’auto-

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strada A14 (in appena dieci minuti), e dagli altri quartieri della città, oltre che dalle principali strade extraurbane. Con 1.500 metri quadrati di spazio al coperto distribuiti in venti sale meeting – gran parte delle quali risalenti alla fine del 1800 – l’organizzazione offre innumerevoli soluzioni per gruppi di ogni dimensione e tipologia. Il centro congressi, immerso in uno dei parchi più grandi della città di Bari, incarna alla perfezione il mix tra il prestigio tramandato dalla nobile storia della proprietà e il comfort prodotto da design e tecnologia all’avanguardia.

Comfort moderno, prestigio storico A supporto di questa affascinante location, vi è un lungo menu di servizi e di attrezzature, redatto da un team di professionisti, il cui impegno garantisce la perfetta riuscita di ogni evento, dall’apertura ai saluti finali tra i partecipanti. Lo staff dell’ufficio congressi, infatti, fornisce assistenza diretta negli allestimenti degli spazi, nell’utilizzo ottimale delle più moderne attrezzature audiovisive e nell’esecuzione di ogni tipo di servizio connesso all’evento, prima, durante e al termine del suo svolgimento. Dalla segnaletica al pacchetto audiovideo, dagli allestimenti floreali alla connessione internet in fibra diretta fino a 300Mb/s di velocità, dal servizio hostess all’assistenza tecnica, dai transfer al parcheggio.

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cena il maître e il personale di sala accompagnano gli ospiti attraverso un percorso del gusto autentico e personalizzato, descrivendo loro ogni portata dall’entrée al dessert, e suggerendo loro l’abbinamento ideale con i vini locali, nazionali e internazionali della carta. A dare un twist indimenticabile ci pensano i fantastici chef, coordinati dal maestro Felice La Forgia (capo-partita della Nazionale Italiana Cuochi), che regaleranno agli ospiti meravigliose performance dal banco della cucina a vista. I menu sono aggiornati periodicamente allo scopo di sorprendere persino i clienti abituali dell’hotel con ingredienti locali, stagionali e di eccellente qualità. La creatività, la fragranza e il sapore delle portate, combinati all’atmosfera confortevole e conviviale della sala principale, del privé e della terrazza all’aperto, regalano agli ospiti un’esperienza davvero da raccontare. MERCURE VILLA ROMANAZZI CARDUCCI Brand di appartenenza: Mercure Numero di camere: 127 Numero max meeting room: 20 Capienza meeting room principale (pax): 450 Superficie meeting room principale (mq): 330 Superficie area espositiva (mq): 430 Aeroporto più vicino: Bari (12 km) Indirizzo: via Capruzzi, 326 - 70124, Bari Contatti: tel. 080 5427400 fax 080 5560297 mercure@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com Persone di riferimento: Claudia Nardone (meeting coordinator) congressi@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184712 Carmen Fiocchi (meeting coordinator) congressi@villaromanazzi.com tel. diretto: 080 9184721

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Il coffee break con la pasticceria variegata e deliziosa preparata dal maestro Valerio Chiapperini, possibilmente in una delle aree del parco secolare. Il lunch presso il rinomato Ristorante Carducci, aperto per l’occasione a qualsiasi orario. Il cocktail in una delle sale ottocentesche, dove la nobile famiglia Romanazzi Carducci amava banchettare con i propri ospiti, discutendo di affari, politica o semplicemente ritornando da lunghe passeggiate a cavallo. La cena di gala sotto le stelle a bordo piscina. Non è mai un semplice ristoro prima, durante o dopo i lavori: è un incantesimo in grado di imprimere a lungo l’intero evento nella memoria dei partecipanti, i quali possono anche soggiornare nelle accoglienti sistemazioni, scegliendo tra le 117 camere, quattro junior suite, due suite e quattro dépendance appartate nel parco. Anche il risveglio è memorabile, nella pace di un luogo in cui il tempo sembra essersi fermato, accolti da una colazione all’insegna della raffinatezza e della prelibatezza – sia locale sia continentale – della cucina del Ristorante Carducci, dove a

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Il lavoro mai senza il piacere


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Marina di Ugento (Le) – www.vivosaresort.com

Vivosa Apulia Resort Dal 1 Gennaio 2017 Iberotel Apulia diventa Vivosa Apulia Resort, location d’eccellenza per meeting e congressi scientifici in grado di coniugare professionalità e benessere mantenendo la qualità di sempre

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orge nel parco naturale di Ugento, direttamente sul mare, il Vivosa Apulia Resort, circondato da una riposante pineta che termina con una lunga spiaggia privata di sabbia bianchissima e un mare cristallino dalle gradazioni sorprendenti: il luogo perfetto per lavorare concentrandosi nel relax e nella tranquillità. Per congressi e meeting l’elegante quattro stelle mette a disposizione quattro sale moderne, polifunzionali e versatili, con la plenaria – divisibile in due spazi attrezzati – in grado di ospitare fino a 320 delegati a platea, oltre a un foyer di cento metri quadrati con bar annesso – perfetto per raffinati coffee break o sfiziosi aperitivi – e a una serie di spazi espositivi per eventi collaterali. Ma non è tutto: anche l’Anfiteatro (quattrocento metri quadrati all’aperto, in grado di ospitare fino a 350 persone), il Ristorante e il Lounge Bar si trasformano in altrettante location per cene di gala, banchetti, presentazioni, spettacoli e lanci di prodotto. Le camere, invece, tutte arredate con gusto e tonalità rilassanti, sono 333, tra le quali quattro splendide suite, tutte affacciate sul rigoglioso giardino. Di rilievo anche la gastronomia, che si declina sia nel ristorante ‘A Puteca e nel principale, Via Appia, ed è all’insegna della genuinità dei prodotti – molti dei quali a chilometro

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zero – con proposte che uniscono al gusto armonico ed equilibrato il benessere dell’ospite (il resort nel 2016 ha ottenuto il premio per l’offerta antistress healthy food, grazie alle creazioni dell’executive chef Mario Romano e della nutritional cooking consultant Paola Di Giambattista). Per pranzi veloci, snack e momenti più informali, al Lounge Bar Damiano’s (che di sera sfodera la propria anima più glamour) si affianca il Beach Bar Scirocco sulla spiaggia e il Pool Bar Dolce Vita bordo piscina.

Tra relax e sport … Wellness for corporate! Durante un congresso, una convention o un viaggio incentive, l’obiettivo è quello di stimolare, in vari modi, i partecipanti, favorire gli scambi di opinioni e di informazioni fra loro, invitarli a fare gruppo e infondere loro valori e messaggi sui quali desidera far convergere l’attenzione. Però, proprio per mantenere viva l’attenzione dei partecipanti, è necessario sorprenderli con location, attività e situazioni che vadano oltre la loro routine: massimo comfort, posti insoliti, spettacoli, attività adrenaliniche e non convenzionali. Infatti si tratta di contesti nei quali la riduzione di impegni puramente professionali e la presenza di attività ludiche e ricreative, oltre a un ambiente circostante diverso dal solito, agiscono

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VIVOSA APULIA RESORT Numero di camere: 333 Numero max meeting room: 6 Capienza meeting room principale (pax): 320 (sale addizionali da 20/40/50 pax) Aeroporto più vicino: Brindisi Indirizzo: via Vicinale Fontanelle, Casella postale 106 73059 - Ugento (Le) Contatti: tel. 0833 931002 fax: 0833 933646 mice@vivosaresort.com www.vivosaresort.com Persone di riferimento: Ines Ferilli (Sales executive, Mice department Vivosa Apulia Resort) mice@vivosaresort.com tel. diretto: 340 7811693

In un contesto simile, ovviamente, non può mancare l’area wellness con biosauna, sauna, hammam, docce emozionali, area relax con camino, piscina esterna riscaldata con idromassaggio e la possibilità di affidarsi alle mani di esperti per massaggi e trattamenti di bellezza. Proprio per questa offerta così vasta, la struttura ha di recente aggiunto al proprio nome la dicitura “Antistress Resort”. Infine, per quanti desiderassero proprio uscire dall’ecoresort, a brevissima distanza si trovano alcuni dei gioielli più splendenti del firmamento salentino, dalla barocca Lecce alla vivace Gallipoli, dalla splendida Otranto a Santa Maria di Leuca, dove Ionio e Adriatico si incontrano.

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sensibilmente sul corpo e sulla mente dei partecipanti, contribuendo a farli rilassare e di conseguenza a eliminare lo stress. Per questo motivo la proposta post evento di una struttura è altrettanto importante quanto la dotazione di sale congressi e di attrezzature high-tech. Nello splendido ecoresort all inclusive di Marina di Ugento non c’è che l’imbarazzo della scelta e si più spaziare tra 33 attività diverse, tra team building & mind activity (qualche esempio? Il parco avventura sugli alberi, dragon boat, la golf academy, l’adventure golf, attività mind oriented quali lifting gym, yoga, mindfulness e oriental arts), tutte perfette per stimolare il benessere del gruppo e dell’azienda. A disposizione degli ospiti anche una serie di piscine su quattro livelli (collegate fra loro da cascate e dotate di postazioni idromassaggio), due campi da tennis e uno da beach volley, la possibilità di noleggiare biciclette o pedalò e ancora di prendere lezioni golf grazie alla scuola interna.

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Maratea (Pz) - www.grandhotelmaratea.it

Grand Hotel PianetaMaratea A Maratea, immerso nel mar Tirreno e nella natura incontaminata della Basilicata, una struttura incastonata tra cielo e mare permette di conciliare lavoro, tranquillità e relax grazie a un servizio impeccabile

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a posizione è davvero unica, il contesto irripetibile, il servizio e gli spazi privati o comuni raggiungono gli stessi standard d’eccellenza: il Grand Hotel PianetaMaratea occupa un sito suggestivo e panoramico, a pochi minuti dal centro storico dell’incantevole Maratea, lungo la collina della famosa Statua del Cristo Redentore. Un “pianeta” a 4 stelle che sorge a 450 metri sopra il livello del mare e a ridosso di un colle che sovrasta il Golfo di Policastro, in grado di assicurare una perfetta ospitalità per qualsiasi tipologia di cliente, in particolare per i congressisti impegnati nei meeting di aggiornamento. L’hotel dispone di 155 camere suddivise tra Economy, Standard, Superior, Junior e Suite, la maggior parte delle quali sono state finemente ristrutturate, il restante verrà completato entro la fine del 2016. Le camere sono luminose, ampie e tutte con vista sul golfo e dotate di arredi funzionali, oltre a tutti i comfort per assicurare un soggiorno perfetto.

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La qualità degli spazi si diffonde anche negli ambienti comuni: dalla piscina semi-olimpionica a quella per i bambini, dal ristorante ai due bar, dai campi sportivi (tennis, calcio, basket) al percorso verde, dalla sala fitness al centro benessere dotato di sauna, bagno turco e cabine per massaggi ed estetica, dal parco giochi all’ampio parcheggio privato. Natura, cultura e tradizione si fondono in questa struttura nella quale si viene accolti da uno staff qualificato in grado di soddisfare qualsiasi richiesta per personalizzare ogni tipologia di soggiorno o momento di lavoro.

Il Centro Congressi Grand Hotel PianetaMaratea è una location estremamente adatta per l’organizzazione di eventi business, convegni, seminari, conferenze, workshop, meeting, incentive o appuntamenti culturali, un luogo esclusivo e riservato che garantisce la massima concentrazione e al contempo offre distensione e relax. L’albergo dispone di un ottimo Centro Congressi composto da sei sale modulabili (Meridiani, Paralleli, Globo, Satellite, Le Nuvole, Le Stelle) per oltre mille metri quadrati complessivi, tutte dotate di tecnologie avanzate perfettamente idonee a ospitare qualsiasi tipo di congresso. Le sale possono accogliere da un minimo di 10 a un massimo di 500 persone.

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te poco frequentate - o terra - visitando ad esempio la Certosa di Padula e il Massiccio del Pollino, o ancora scegliere attività sportive, non competitive, da svolgere all’aria aperta come mountain-bike, canoa, rafting, trekking o parapendio. Il Grand Hotel è dotato di navette private per eventuali spostamenti di gruppo e sia l’aeroporto di Lamezia Terme sia quello di Capodichino sono raggiungibili in 2 ore e mezza. Matera, Potenza, Salerno, Palinuro e il Pollino sono mete facilmente raggiungibili con macchina privata. GRAND HOTEL PIANETAMARATEA Numero di camere: 155 Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 450 /500 (a 400 metri si trova Il Planetario da 800pax) Superficie meeting room principale (mq): 590 Sala Le Nuvole (Planetario 790) Superficie area espositiva (mq): 810 Aeroporto più vicino: Lamezia Terme (155 km) Napoli-Capodichino (208 km) Indirizzo: C.da Santa Caterina, 50 85046 - Maratea (Pz) Contatti: tel. 0973 871966 fax 0973 871948 info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it www.grandhotelpianetamaratea.it Persone di riferimento: Gian Marco Russo (general manager) direttore@grandhotelpianetamaratea.it tel. diretto: 3337637945

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Alle sale dedicate specificatamente alla business industry si aggiungono 700 metri quadrati di ambienti espositivi coperti e 3000 metri quadrati di spazi attrezzati per il relax. L’ampia ed elegante hall, che si apre magicamente verso il golfo di Policastro attraverso grandi vetrate, permette l’allestimento di stand o set espositivi oltre che l’organizzazione di coffee break. Se questi ambienti non bastassero a 400 metri dall’hotel c’è anche la possibilità di usufruire di un’ulteriore sala, il Planetario, che può accogliere fino a 800 congressisti. Il Grand Hotel PianetaMaratea garantisce un’atmosfera particolare e originale anche per tutto il segmento Mice, uno spazio distensivo e accogliente dove godere del piacere di organizzare delle interessanti escursioni a scelta tra mare - alla scoperta di grotte e spiagget-


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Matera

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Matera - www.matera.hgi.com

Hilton Garden Inn Matera Una location nell’internazionale “città dei Sassi”, annoverata nel patrimonio dell’Unesco e capitale europea della cultura nel 2019. È l’Hilton Garden Inn Matera, indirizzo esclusivo tra storia e avanguardia per eventi d’atmosfera, carattere e stile

Essere sempre al top nel design e nei servizi: questa la mission della struttura che per il 2017 prevede una rinnovata spa, foriera di percorsi di rigenerazione e di relax per i delegati e i congressisti. Moderno ed elegante, l’Hilton Garden Inn Matera è congeniale a meeting, congressi e convegni così come a eventi aziendali, mostre e incentive, complice un territorio affascinante ed eterogeneo nelle sue proposte. Agli eventi la location dedica un centro congressi con cinque sale modulabili, illuminate con luce naturale, provviste di tecnologia di ultima generazione e con superfici variabili dai quaranta ai quattrocento metri quadrati. Alle sale meeting - dotate di accessi diretti - si affiancano cinque sale banchetti, una terrazza scenografica, una piscina per eventi a filo d’acqua nella bella stagione e un elegante foyer con ampio spazio espositivo. Spiccano, inoltre, aree dedicate a coffee break e colazioni di lavoro così come il ristorante dell’hotel: i suoi percorsi del gusto sono incentrati sulle specialità lucane rivisitate con maestria e fantasia. Uno sguardo,

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infine, all’accomodation, improntata al massimo comfort e attenzione ai dettagli: la struttura dispone di 125 camere di varie tipologie di cui 60 con patio o balcone e tre junior suite. Il tutto a una sessantina di chilometri dall’aeroporto internazionale di Bari-Palese. HILTON GARDEN INN MATERA Brand di appartenenza: Hilton Garden Inn Numero di camere: 125 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 400 Superficie meeting room principale (mq): 400 Superficie area espositiva (mq): 200 Aeroporto più vicino: Bari-Palese Indirizzo: via Germania s.n.c. – 75100 Matera Contatti: tel. 0835 215111 fax 0835 259025 eventi.matera@hilton.com www.matera.hgi.com Persone di riferimento: Petrino Nadia (conference & events) eventi.matera@hilton.com tel. diretto: 0835 215509

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Location da set

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i stagliano all’improvviso, quando si giunge a Matera: sono i suoi celebri “Sassi”, un ricamo di pietra e cave di tufo scintillanti al sole, grotte, palazzi e chiese anch’esse spesso scavate nella roccia così come i loro elementi di rilievo. Un capolavoro confermato dall’Unesco come patrimonio dell’umanità, a soli quattro chilometri dall’Hilton Garden Inn Matera, incastonato in un parco di cinque ettari sulle colline lucane. Una location che nel suo dna porta il gene del continuo rinnovo e che consente alla meeting industry la certezza della valenza e il gusto della scoperta.


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GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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SICILIA

Hotel Ai Cavalieri

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Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center 342-343

Hotel Il Gelso Bianco

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Grand Hotel Piazza Borsa

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SICILIA

Palermo – www.aicavalierihotel.it

Hotel Ai Cavalieri La spiccata vocazione congressuale e l’attenzione a ogni dettaglio rendono il raffinato Hotel Ai Cavalieri l’indirizzo perfetto per convegni e congressi nel cuore di Palermo

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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HOTEL

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compagnati da dolci meravigliosi e da un’eccellente selezione di vini. Stessa cura è riservata, la mattina, al buffet della prima colazione: lo chef in persona sceglie i migliori prodotti biologici e segue l’allestimento in modo che la tavola rispecchi la più alta tradizione culinaria. AI CAVALIERI HOTEL Brand di appartenenza: Best Western Numero di camere: 45 Numero max meeting room: 4 Capienza meeting room principale (pax): 120 Superficie meeting room principale (mq): 140 Superficie area espositiva (mq): 80 Aeroporto più vicino: Palermo “Falcone-Borsellino” – (40 km) Indirizzo: via S. Oliva, 8- 90141 Palermo Contatti: tel. 091 583282 fax 091 6126589 info@aicavalierihotel.it www.aicavalierihotel.it Persone di riferimento: Girolamo Liga (direttore) direzione@aicavalierihotel.it tel. diretto 091 583282 - 3382526179

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na città il cui testamento è scritto per le strade, nei palazzi, nella sua immensa ricchezza culturale e nella sua identità di grande centro del Mediterraneo: Palermo si presenta così, un capoluogo sempre più in equilibrio tra modernità e tradizione, sempre più vivibile e sicuro, un luogo da esplorare anche in occasione di un congresso o di un convegno scientifico. L’indirizzo giusto per farlo è l’Hotel Ai Cavalieri, elegante struttura quattro stelle superior affiliata al gruppo Best Western e ospitata in un palazzo dei primi anni del Novecento sapientemente ristrutturato. L’hotel – situato nel pieno centro della città, a due passi dalla celebre piazza Politeama – può vantare la disponibilità di quattro sale meeting, modulari, versatili e dotate delle più moderne tecnologie, capaci di garantire la perfetta riuscita di qualsiasi incontro professionale; l’albergo, inoltre, si è recentemente arricchito di un nuovo spazio da ottanta posti, la sala Gold, costruita ex novo e dotata di arredi di design unici nel loro genere. Il nuovo spazio congressuale si è aggiunto così alla sala Principe con i suoi 130 posti a platea (anch’essa completamente rinnovata), all’esclusiva sala Ai Cavalieri da 35 posti, alla più piccola sala Harem da 15 posti e all’executive lounge per riunioni dirigenziali riservate a un massimo di dieci partecipanti. Le aree per incontri e riunioni sono anche supportate dalla consulenza tecnica del personale qualificato e dalla possibilità di organizzare originali post-congress, approfittando magari del ricco calendario di eventi di carattere culturale, enogastronomico e artistico che Palermo offre. L’offerta dell’hotel è completata da 45 confortevoli camere e suite, un nuovissimo wine bar, il Graal Club, e dal Giardino d’Inverno, perfetto per aperitivi e cocktail raffinati e per l’allestimento di pranzi, coffee break e cene di gala fino a 130 persone. Le proposte gastronomiche spaziano dalla nouvelle cuisine ai più genuini piatti siciliani, sempre ac-


SICILIA

Aci Castello (Ct) - www.fourpointscatania.com

Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center Lo storico albergo catanese Sheraton Catania ha completato il suo restyling e oggi è ancora più adatto a ospitare congressi di ogni tipo, compresi quelli medici, grazie anche alla migliorata logistica e accessibilità degli spazi e ai servizi studiati ad hoc per chi viaggia per lavoro ma non rinuncia al comfort

Il nuovo mood “honest, uncomplicated comfort” La location si distingue per ospitare uno dei più ampi e flessibili centri congressi della Sicilia orientale, con 19 combinazioni di sale su un’area espositiva totale di 1000 metri quadrati. L’ampiezza e la versatilità di ogni sala, oltre alla possibilità di accesso dall’esterno per il carico/scarico di qualsiasi materiale, consentono l’allestimento in contemporanea dell’area espositiva del centro congressi. Per piccoli meeting e incontri sono a disposizione anche le rinnovate suite Presidenziale e Diplomatica, con magnifica vista sul mare. Naturale estensione del centro congressi è la Piazzetta, che permette di allestire coffee break all’aperto dal gusto sicilianissimo con granite di mandorla e spremute d’arancia. Una cornice più suggestiva è sicuramente la piattaforma a mare sugli scogli lavici, per memorabili welcome cocktail al tramonto. Tra gli altri plus, Il Timo Restaurant e i suoi ambienti eleganti e flessibili, adatti a cocktail sulla terrazza panoramica fino a seicento partecipanti e a colazioni di lavoro ed eleganti gala dinner fino a trecento coperti. La Ballroom al piano terra, in grado di accogliere fino a cinquecento coperti. E ancora: il centro benessere Arantia Rubra, nella quale gli ospiti possono concedersi momenti di sano relax. A tutto questo si aggiunge l’accoglienza personalizzata riservata alla clientela e lo staff a disposizione degli organizzatori di congressi che sono come sempre seguiti dall’inizio alla

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FOUR POINTS BY SHERATON CATANIA HOTEL & CONFERENCE CENTER Brand di appartenenza: Marriott Numero di camere: 168 Numero max meeting room: 15 Capienza meeting room principale (pax): 700 Superficie meeting room principale (mq): 724 Superficie area espositiva (mq): 1200 Aeroporto più vicino: Catania-Fontanarossa Indirizzo: Via Antonello da Messina, 45 95021 Aci Castello (Ct) Contatti: tel. 095 7114111 fax 095 271380 info@fourpointscatania.com www.fourpointscatania.com Persone di riferimento: Santo Baudo (Direttore Commerciale) s.baudo@fourpointscatania.com

HOTEL

fine nell’ambito di un evento. Al Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference i clienti hanno esattamente i servizi e la professionalità che si aspettano al prezzo che si aspettano, con piccole attenzioni che fanno la differenza.

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hotel, oggi Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center, rappresenta un brand fresco e contemporaneo appartenente alla stessa famiglia Starwood acquisita recentemente da Marriott, che oggi rappresenta la più grande catena di alberghi al mondo. La struttura, collocata lungo la Riviera dei Ciclopi, a soli sei chilometri da Catania, mette a disposizione dei congressi medici uno spazio espositivo che si estende su un’area di mille metri quadrati, con strumentazioni avanzate e uno staff qualificato con oltre trent’anni di esperienza. Tante novità nella struttura, oggi ancora più adatta all’ambientazione di eventi di ogni tipo: al nuovo Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center gli eventi medici trovano spazi più comodi e accessibili. Tra gli ambienti che sono stati rinnovati, anche il bar e il ristorante dove, nel post-congress, ci si può rilassare in un ambiente confortevole e informale con una fresca birra alla spina e un hamburger oppure con una cena gourmet preparata dallo chef Saverio Piazza al ristorante Il Timo.

Incontro con il Presidente del Consiglio Matteo Renzi e l’Ordine dei Medici Chirurghi di Catania

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Un hotel in posizione ideale per ospitare eventi: a pochi minuti dall’aeroporto di Catania, all’inizio dell’autostrada CataniaPalermo, a 500 metri dallo svincolo con la Tangenziale Ovest. Dispone di 91 camere, recentemente ristrutturate, arredate con eleganza e dotate di pay Tv e TV satellitare, telefono, aria condizionata a controllo individuale e frigobar.

Il centro congressi, all’avanguardia per soddisfare qualsiasi esigenza, ha cinque sale, in grado di accogliere da 10 a 250 persone. Il ristorante è sempre a disposizione per colazioni di lavoro o buffet personalizzati. In inverno si trasforma nella Sala Banchetti per cene di gala o altre cerimonie. La struttura dispone, inoltre, di piscina, due campi da tennis, un campo di calcio in erba, due campi di bocce e palestra.

Autostrada A19 Ct/Pa km 3 - 95100 Catania Tel. 095.71.81.159 - Fax 095.71.81.270 - E-mail: info@gelsobianco.it - Internet: www.gelsobianco.it


SICILIA

Misterbianco (Ct) – www.gelsobianco.it

Hotel Il Gelso Bianco La posizione invidiabile che permette di raggiungere comodamente l’ingresso dell’autostrada Catania-Palermo e l’aeroporto Fontanarossa, oltre a spazi meeting all’avanguardia, sono le chiavi di successo di questa struttura ricettiva siciliana

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HOTEL IL GELSO BIANCO Numero max meeting room: 4 Dimensioni meeting room principale (persone): 200 Superficie meeting room principale (mq): 238 Numero di camere: 86 Aeroporto più vicino: Catania-Fontanarossa (3 km) Indirizzo: Autostrada A 19 ct/pa km.3 95045 - Misterbianco - Catania (Ct) Contatti: tel. 095 7181159 fax 095 7181270 info@gelsobianco.it www.gelsobianco.it Persone di riferimento: Alfio Virgillito (direttore operativo)

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HOTEL

po da calcetto in erba, mentre per un tour nelle straordinarie località sparse nel territorio circostante sono previsti post-congress all’insegna dell’archeologia, della natura e di Etnaland, tra i più grandi parchi a tema del sud Italia, da scoprire anche nel corso di avventurosi team building.

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ollocato a una manciata di minuti dal meraviglioso centro storico di Catania, l’Hotel Il Gelso Bianco è un tre stelle ideale per ambientare ogni tipologia di congressi o eventi grazie a spazi e servizi perfettamente capaci di soddisfare ogni esigenza. Completamente immerso in un’oasi di verde e tranquillità, tra i suoi plus anche la collocazione strategica che rende estremamente facile raggiungere la struttura poiché si trova in prossimità dell’ingresso dell’autostrada A19, al chilometro tre, e a pochi minuti di macchina dall’Aeroporto Fontanarossa di Catania. Dotato di un attrezzato centro congressi composto da sette sale equipaggiate con tecnologia all’avanguardia in grado di accogliere sino a duecento persone, le diverse dimensioni degli spazi garantiscono la massima modularità e flessibilità rendendo il Gelso Bianco una location adatta ad ospitare non solo congressi ed eventi, ma anche presentazioni, mostre e showroom. Oltre al centro congressi per la meeting industry l’hotel rende disponibili anche apprezzati spazi all’aperto per i ricercati momenti di relax: per esempio, è possibile organizzare informali pranzi di lavoro, originali cocktail o rilassanti coffee break anche a bordo piscina, assaporando le gustose prelibatezze della gastronomia siciliana oltre al meglio dei piatti della cucina italiana. Per il tempo libero, invece, la struttura propone programmi all’insegna dello sport, grazie ai suoi due campi da tennis e a un cam-


Ulivi Hotels Perle di Sicilia, eventi indimenticabili

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Costa degli Grand Hotel

Piazza Borsa In centro a Palermo, percorso benessere, 3 sale riunioni da 40 a 220 persone

www.piazzaborsa.it

Splendid Hotel

La Torre www.latorrehotel.it

A Palermo, Lido di Mondello, direttamente sul mare, 14 sale riunioni da 10 a 350 persone

Hotel Torre

Normanna e dei Congressi Ad Altavilla Milicia (PA) Club Hotel, negozi, ascensori per il mare, 15 sale riunioni da 10 a 700 persone

www.torrenormanna.it

Eolian Hotel A Vulcano, Isole Eolie, 3 sale riunioni da 10 a 100 persone

www.eolianhotel.it

www.costadegliulivihotels.it - Numero verde 800236118


SICILIA

Palermo - www.piazzaborsa.it

Grand Hotel Piazza Borsa Nel centro storico di Palermo una struttura articolata in tre palazzi contigui diventa una location straordinaria per la business industry dove è possibile respirare un’atmosfera davvero unica, carica di storia, fascino e magia

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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capienza variabile da 40 a 250 persone oltre al roof garden, permettono di soddisfare qualunque tipo di esigenza. Vero oggetto di grande suggestione e pregio assoluto è il grande chiostro “dei Mercedari” dove il grande colonnato, fulcro dell’hotel, giunto intatto dall’epoca monastica. Il chiostro ospita a ogni angolo interno diversi salottini mentre la struttura retrattile collocata a un’altezza di quindici metri ne permette l’impiego per eventi e feste anche in caso di cattive condizioni atmosferiche. GRAND HOTEL PIAZZA BORSA Brand di appartenenza: Costa degli Ulivi Numero di camere: 127 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 210 Superficie meeting room principale (mq): 300 Superficie area espositiva (mq): 100 Aeroporto più vicino: Palermo “Falcone e Borsellino” (18 km) Indirizzo: via dei Cartari, 18 – 90133 Palermo Contatti: tel. 091 320075 fax 091 6116700 piazzaborsa@piazzaborsa.com Persone di riferimento: Mario Monforte (direttore) mariomonforte@piazzaborsa.com tel. diretto: 091 320075

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HOTEL

l chiostro seicentesco con gli arditi verticalismi del portico e la porta del vecchio convento è li a testimoniare il lascito dei Padri Mercedari; lo scalone monumentale, più volte oggetto di interventi di recupero, è invece la prova del radicamento nel territorio, espressa anche dall’originale marmo rosso della vicina Piana degli Albanesi. Il Grande Hotel Piazza Borsa è tutto questo, è un complesso dall’allure monumentale che può essere la cornice ideale per qualsiasi evento: dal congresso alla cena di gala, dalla conferenza stampa all’aperitivo più chic. Gli ambienti perfettamente restaurati si sovrappongono e si snodano in una serie di sequenze armoniose, anche se all’apparenza prive di una logica collocazione ma in realtà frutto della stratificazione di cinque secoli di storia siciliana. Piccolo e inatteso gioiello è la sala “Giardino d’Inverno”, un ambiente che evoca le atmosfere dell’Ottocento siciliano, interamente affrescato da artisti palermitani con paesaggi tratti dalle più belle coste della Sicilia. Tra i plus dell’hotel anche il centro benessere “Aloe”, armoniosamente diviso fra centro fitness, sale massaggi e percorso acqua. Eleganza, comodità ed efficienza: sono questi i tre cardini sui quali si fonda l’offerta convegnistica del Grande Hotel Piazza Borsa, le linee guida alle quali aggiungere un servizio d’eccellenza e una ristorazione di altissimo livello per rendere unico ogni momento. Una proposta “sartoriale”, un percorso completo cucito addosso a ciascun cliente, a partire dalle tecnologie utilizzate nelle sale congressi e negli spazi comuni, capaci di inserirsi con discrezione e puntualità in un contesto storico così importante e delicato. Sono tre i livelli che ospitano le sale, utilizzabili indifferentemente dai clienti dell’albergo oppure indipendentemente. Cinque sale, per una

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SARDEGNA

Forte Village

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Hotel Catalunya

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Convento San Giuseppe

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Hotel Regina Margherita

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Free Beach Club

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DoubleTree by Hilton Hotel Olbia

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SARDEGNA

Cagliari - www.conventosangiuseppe.com

Convento San Giuseppe A Cagliari un luogo nel quale il tempo sembra essersi fermato, un complesso di interesse storico-artistico totalmente immerso nel verde divenuto oggi location per eventi esclusivi che respirano un’atmosfera ovattata e lontana dal tempo reale

CENTRO CONGRESSI

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ella Sardegna più autentica il Convento San Giuseppe rappresenta un luogo immutato, un museo a cielo aperto le cui antiche mura custodiscono, ancora oggi, la vita bucolica tra vigne e orti naturali e sinergici, un complesso architettonico rimasto pressoché intatto per diversi secoli fino a un recente intervento di restauro che lo ha trasformato in un’incantevole struttura di accoglienza, perfetta per eventi di qualsiasi tipologia. Una struttura di grande pregio, tra le poche nel territorio capaci di ospitare eventi fino a 1200 persone, dai meeting alle cene di gala aziendali, dalle feste private agli eventi culturali ed enogastronomici, dalle cerimonie ai congressi professionali. Momenti unici impreziositi da una location storica costituita da diversi locali e cortili, anche coperti, che traggono le loro

CONVENTO SAN GIUSEPPE Numero max meeting room: 7 Capienza meeting room principale (pax): 180 Superficie meeting room principale (mq): 180 Superficie area espositiva (mq): 400 Aeroporto più vicino: Cagliari-Elmas (10 km) Indirizzo: via Paracelso s.n.c. – 09134 Cagliari Contatti: tel. 070 503343 eventi@conventosangiuseppe.com www.conventosangiuseppe.com Persone di riferimento: Luisa Carcangiu Bayre (direttore) tel. diretto: 070 503343

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origini dall’antico convento del ’600. Le sale originali sono conservate splendidamente e oggi valorizzano pienamente ogni situazione grazie a una cornice molto suggestiva. Oltre alla storia più antica al Convento San Giuseppe si può trovare un clima familiare, attento a tutte le esigenze, dove la discrezione e la cura del servizio lo hanno trasformato in un punto di riferimento per gli event manager che qui possono disporre di una copiosa varietà di ambienti oltre a una dotazione tecnologica delle sale che permettono di ospitare più incontri contemporaneamente, offrendo così a ciascun organizzatore lo spazio più adatto per dimensioni e atmosfera. La sala dei Cavalli, del Grano, degli Attrezzi, degli Archi e dell’Uva sono solo alcuni degli ambienti disponibili per gli eventi legati alla meeting industry; inoltre l’esperienza dello staff permette di coniugare una programmazione accuratissima con flessibilità e professionalità assoluta. Il Convento San Giuseppe gode anche di una posizione privilegiata e strategica, ottima per esplorare le bellezze della regione: dalle spiagge meravigliose ai tesori di archeologia e di natura di una delle isole più intense e spettacolari del Mediterraneo.

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI

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CENTRO CONGRESSI

Il Free Beach Club è situato a Costa Rei, una delle zone più suggestive della costa sud orientale della Sardegna, su una spiaggia di sabbia dorata lambita da un mare cristallino. Il Free Beach Club, con le sue bellissime sale congressi e con la sua tradizione alberghiera, costituisce la cornice ideale per meeting o incontri aziendali. Il Centro Congressi, offre numerose sale tra cui: • SALA A: n° 320 posti • SALA B: n° 85 posti • SALA EXECUTIVE :n° 10 posti Sono disponibili altre salette per gruppi di lavoro. Dispone di: • Segreteria • Guardaroba • Foyer • Area Coffe Break Il Centro congressuale è dotato di un moderno sistema di audio-video a controllo digitale che permette la massima flessibilità nell’utilizzo di qualsiasi periferica tipo TV Sat-DVD-Pc-Internet.

Gestitur S.r.l. via del Tritone, 102 - 00187, Roma - Tel. +39 06 42012820 - Fax +39 06 42010836 info@gestitur.it - www.freebeachclub.com


SARDEGNA

Alghero (Ss) - www.hotelcatalunya.it

Hotel Catalunya Nel cuore di Alghero, il quattro stelle mette a disposizione un curato centro congressi e uno spazio unico e flessibile al nono piano. Il panorama è assicurato

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HOTEL

radizione e innovazione sono un connubio perfetto per congressi che non rinunciano a una destinazione emozionante ma soprattutto a una location efficiente, come è l’Hotel Catalunya, che sorge nel cuore di Alghero. Il quattro stelle, di recente rinnovato, si trova a pochi passi dalla città antica e si affaccia sulla baia e sul porto turistico. Per i congressi mette

HOTEL CATALUNYA Numero di camere: 128 Numero max meeting room: 5 Capienza meeting room principale (pax): 250 Superficie meeting room principale (mq): 220 Superficie area espositiva (mq): 200 Aeroporto più vicino: Alghero-Fertilia (10 km) Indirizzo: via Catalogna, 22 - 07041 Alghero Contatti: tel. 079 953172 Fax 079 953177 info@hotelcatalunya.it www.hotelcatalunya.it Persone di riferimento: Massimo Sequenza direzione@hotelcatalunya.it tel. diretto 079 953172

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a disposizione cinque sale meeting, di cui la principale può ospitare 250 persone, per un totale di circa quattrocento posti. Lo spazio espositivo antistante le sale convegni è l’ideale per ospitare coffee break che però trovano le atmosfere migliori nell’apprezzato Blau Skybar & Events, uno spazio panoramico posizionato al nono piano della struttura, articolato in bar, terrazza coperta e ristorante per 120 persone: una location perfetta non solo per colazioni di lavoro ma anche e soprattutto per cene di gala d’atmosfera. L’hotel è stato di recente rinnovato anche nelle camere, 128 in tutto, e in altri spazi che gli organizzatori possono utilizzare per momenti più informali o per cene che tengano conto di proposte gastronomiche di altissima qualità. Il ristorante Maqù per esempio, affascinante nelle sue cromie chiare e boiserie di tendenza, propone apprezzate specialità della cucina locale e i migliori piatti internazionali, con particolare attenzione alle particolari esigenze degli invitati (è possibile dedicare per esempio menu ad hoc a persone intolleranti). La connessione wi-fi è presente praticamente in tutta la struttura, compresi il centro convegni, le camere, il Blau e la hall, e l’hotel presta una particolare attenzione all’ecosostenibilità, con scelte coerenti a una struttura improntata al green. Qualche esempio? Tutti i rubinetti sono dotati di aeratori che limitano la portata del getto e i dispenser dei prodotti cosmetici sono ricaricabili, l’utilizzo di prodotti alimentari confezionati è ridotto al minimo, gli elettrodomestici sono tutti di ultima generazione.

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Hotel Regina Margherita Conference & Leisure

Un salotto nel cuore di Cagliari, dove il design si sposa con la storia.

Situato in una posizione centrale invidiabile, Hotel Regina Margherita è la location ideale sia per una vacanza che per un soggiorno di lavoro. 100 camere, studiate per accogliere ogni tipologia di viaggiatore, garantendo assoluto relax.

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Guida ai Congressi Medico Scientifici 2017  

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