E-bog om The Modern Workplace by edgemo

MODERN WORKPLACE

®

SIDE INTRO TIL DEN MODERNE ARBEJDSPLADS

3

TRANSFORMATIONEN ER I GANG

6

HOLD FAST I DINE MEDARBEJDERE

8

CASE: EN MODERNE ARBEJDSPLADS BLIVER TIL

12

SAFETY FIRST – SAFETY ALWAYS

18

VEJE TIL OPTIMAL SIKKERHED

23

Q&A: VÆRKTØJER, SOM ALLE SKAL KENDE

32

CASE: NÅR ØGET FORTJENESTE BLIVER BÆREDYGTIG

34

MED EDGEMO MOD DEN MODERNE ARBEJDSPLADS

38

INDHOLD edgemo / Modern Workplace

INTRO TIL DEN MODERNE ARBEJDSPLADS The Modern Workplace. Et fænomen – en tendens? Ja, men også en ny virkelighed.

For enhver virksomhedsejer og -leder er det både en betingelse for at drive forretning og et hav af helt nye muligheder. Muligheder, som det ikke kræver en it-baggrund at få øje på. Men alligevel giver det mening at bryde tingene ned for at kunne begribe, hvilke it-relaterede processer og systemer der skal danne fundamentet for netop disse mange, nye muligheder. Muligheder for at øge produktiviteten, for at øge indtjeningen, men også for at øge sikkerheden.

Et arbejdsliv i udvikling Hvis det handlede om teknik for teknikkens skyld, så var tendensen blevet bremset for længst og var gået i glemmebogen sammen med mange andre kuldsejlede forudsigelser. Modern Workplace handler om, at vi ikke er stationære mere.

Vores arbejdsliv er omskifteligt, flere og flere opgaver og rutiner opdeles i aktiviteter, og med både globalisering og digitalisering er kravet om et mere agilt og mobilt arbejdsliv en realitet. Og netop mobilitet er centralt i denne udvikling.

Vi skal sikkert, nemt og effektivt kunne arbejde hvor som helst – og fra enhver enhed. Kort fortalt.

Følg dine medarbejdere Behovet for at kunne arbejde mobilt og agilt stiller et krav om, at virksomhedens it-infrastruktur understøtter det. Du kan ikke bare stikke en iPad i hænderne på din produktionschef og bede vedkommende være ”lidt mere mobil”. De næste lag i tendensen er de rette enheder – de rette værktøjer. Har vi systemerne og applikationerne, så vores folk

3

kan yde deres absolut bedste uden at bruge tid, som reelt er spild? Eller sidder de stadig ved en gammel stationær, som it-afdelingen hver dag skal give førstehjælp og supportere i timevis? Jeres it skal følge brugerne og brugernes opgaver og behov. Ikke omvendt.

Nede i maskinrummet er der styr på tingene Der er, som nævnt herover, en direkte brugervendt side af en moderne arbejdsplads med værktøjer, systemer og enheder. Men under det hele er der et usynligt lag, som ingen bruger ser eller oplever. En række værktøjer, som ikke bare gør den moderne arbejdsplads mulig, men som også øger brugernes produktivitet. Det handler om værktøjer til at udrulle, distribuere og vedligeholde jeres enheder. Det handler om systemer, som giver jeres brugere adgang til deres arbejde – deres data. Som du kan læse i historien med Vestas på side 34 i denne publikation, så kan en effektiv håndtering af enheder fundamentalt løfte produktiviteten i en virksomhed.

Den store trussel En trist overskrift? Ja, men et vilkår, som alle deler i dag. Truslen fra cyberangreb stiger dag for dag, og man går i dag ud fra, at de fleste virksomheder i større eller mindre grad vil blive ramt. Men meget kan gøres for at bremse og begrænse – og faktisk har dén udvikling fået en positiv indvirkning på både produktivitet og besparelser. Sikkerhedstiltag var i mange år forbundet med store omkostninger og benspænd i arbejdet. Men i dag smelter tingene sammen, og sikkerhedsfunktioner gør det nemmere for medarbejderne at få adgang til systemer og data. Når sikkerheden i samme klik øges til det maksimale, er det en gevinst.

4

Besparelser Det lyder dyrt at sætte alle disse ting i værk, tænker du måske? Der er uden tvivl en initial investering, men som det er med sådanne, så bliver den hentet hjem igen.

Se på kalkulen: hvis dine medarbejderes produktivitet og engagement stiger, så er du allerede et stykke af vejen. Hvis dine it-ansatte sparer ikke blot få, men mange timer, på drift, support og håndtering, så er du længere endnu. Og hvis du kan spare betragteligt på dit grønne regnskab, som både handler om økonomi og miljø, så er der også et flueben at sætte ved CSR. Sagen er, at hvis du muliggør hjemmearbejde og sørger for, at flere og flere møder afvikles digitalt – også dem, hvor afstanden er stor – så kan du spare store summer på den helt store økonomiske og miljømæssige slyngel, nemlig transport.

Togbilletter, hoteller, spildt tid under kørsel osv. koster hvert år milliarder af kroner – og det belaster miljøet. Med en velanlagt Modern Workplace-strategi kan du godt finde papir og pen frem og begynde at sætte flueben – og lægge tjente kroner sammen.

Læs mere om, hvor håndgribeligt det bliver i vores to cases i denne publikation, hvor Vestas og Haderslev Kommune deler ud af deres erfaringer.

Velkommen til.

De bedste hilsner Kenneth Knude Jensen, CTO

5

En bevægelse kan være så markant, at man skal tilpasse sig for at være med i morgen. Der er vi med Modern Workplace. Og de, som troede, at det hele var en tendens, drengene i it-afdelingen havde fundet på for at få lidt opmærksomhed, de tog fejl.

Det handler om en transformation af den måde, vi alle arbejder på.

TRANSFORMATIONEN ER I GANG 6

Idéen om, at medarbejderne skal sidde ved det samme skrivebord i det samme kontorlandskab fra 9 til 5 hver dag, er nu lige så relevant som en fax-maskine er på en arbejdsplads anno 2020. Kilde: International Workplace Group, 2020

edgemo / Modern Workplace

Over

65%

Så mange virksomheder siger, at en flexible workspace-strategi har bidraget til at nedbringe driftsomkostninger og vedligeholdelse af anlægsaktiver (Capex/Opex).

50%

Sig farvel til 9-5 eller sig farvel til dine medarbejdere.

Et globalt gennemsnit på

75%

af alle ansatte, globalt, arbejder mindst 2,5 dage om ugen udenfor virksomheden.

mener at flexible working er “det nye normal”.

Få fat i de bedste!

85%

af alle virksomhedsledere bekræfter, at indførelsen af større fleksibilitet har medført øget produktivitet.

77%

4 ud af 5 kandidater vil vælge en arbejdsplads med fleksible arbejdsvilkår frem for en mere klassisk 9-5 konstellation.

- Så mange virksomheder bruger nu aktivt deres strategi for en fleksibel arbejdsplads til at tiltrække top-talenter - de dygtigste medarbejdere

70%

Kilde: International Workplace Group, 2020

Og hele af alle kandidater har det som et kriterie for valg af arbejdsplads.

edgemo / Modern Workplace

7

HOLD FAST I DINE MEDARBEJDERE 8

edgemo / Modern Workplace

Hold fast i dine medarbejdere Effekterne af en Modern Workplace tager ikke kun sit afsæt i rå effektivitet, produktivitet, besparelser og øget indtjening. De muligheder, teknologierne giver, skaber også en mere mobil og dynamisk arbejdsplads, og det har en stor effekt på enhver virksomheds råmateriale - medarbejderne. Systemer og enheder – og disses brugervenlighed – spiller aktivt ind på dine medarbejderes tilfredshed og trivsel. Med andre ord handler Modern Workplace også om kultur og om fastholdelse af medarbejdere.

”Du ryger over i måske-bunken” Vi ser en helt ny type kandidater komme på arbejdsmarkedet. Mennesker, som er født ind i en Modern Workplacetankegang. Digitalt indfødte og med hidsige krav til udstyr og processer. Sagt på godt dansk: De gider ikke noget ***.

Når hele 75% af globale organisationer planlægger at øge brugen af værktøjer, som fremmer produktiviteten, så er det IKKE kun fordi, der skal penge i kassen. Det er i meget høj grad også fordi, disse værktøjer imødekommer ønsker – og i stigende grad også krav – fra de ansatte. Eksisterende som nye.

Overskriften - ”Du ryger over i måske-bunken” - stammer fra en ung ansøger. En it-direktør modtog den selvsikre meddelelse fra en ung, højt kvalificerede kandidat. Udsagnet marker dermed, at det var kandidaten, som brugte jobsamtalen til at evaluere virksomheden – og ikke omvendt, som vi normalt ser det. Spørgsmålene fra den nye generation markerer et skifte: Hvilke enheder bruger I? Hvilke cloud-værktøjer bruger I? Kan jeg arbejde hjemmefra på en sikker linje, som I segmenterer og installerer? Må jeg bruge min egen iPhone og holde fri hver onsdag? Som virksomhed skal man kunne svare hurtigt på de to første og JA til de to sidste – ellers ryger man ud af bunken.

edgemo / Modern Workplace

9

Det handler om engagement Med fare for at falde i den helt store suppe med moderne management-terminologier og buzz words, så lad os slå fast, at en engageret medarbejder må være et mål for alle med personer ansat til at udføre en opgave. Og når virkeligheden blæser afsted udenfor, og man er ansat i en virksomhed med mange sikkerhedsprocesser og systemer, som hæmmer snarere end fremmer – og med corporate enheder, som er låst for enhver brugervenlighed, så kan man ikke fortænke de ansatte i at se længselsfuldt ud ad vinduet.

57%

Engagerede medarbejdere lægger 57% mere effektivitet i arbejdet.

87%

Engagerede og tilfredse medarbejdere har 87% mindre risiko for at sige op.

75%

af globale organisationer planlægger at øge brugen af værktøjer, som fremmer produktiviteten.

Kilde: PWC 2014

10

edgemo / Modern Workplace

Generationer kommer og går Med blikket rettet mod kandidatens måske-bunke, kan vi gøre os selv klogere ved at se på, hvem vi har med at gøre. I dag udgør de såkaldte Millenials (født 1981-1996), 50% af den globale arbejdsstyrke. Og i 2026 udgør de hele 75%.

Det betyder, at de yngste i dén målgruppe, er opvokset med internettet. De har aldrig kendt til andet.

Men oveni det kommer endnu en generation stormende, som ikke bare er opvokset i internettets tidsalder, men i smartphonens og app-teknologiens tidsalder. Generation Zde såkaldte Zoomers. De er født i perioden midt-90’erne og frem til start 10’erne. De tjekker deres mobiltelefoner cirka 3 gange i minuttet. Det er ikke svært at gætte deres respons, hvis de bliver mødt med en arbejdsplads, hvor maskinen er et sort, gammelt hakkebræt, og man hverken kan bruge sin egen telefon – eller arbejde hjemmefra?

De første 3-5% i dén generation har ramt arbejdsmarkedet - resten giver sig selv.

Kilde: Polly

edgemo / Modern Workplace

11

EN MODERNE ARBEJDSPLADS BLIVER TIL 12

edgemo / Modern Workplace

Case – Haderslev Kommune

En Moderne Arbejdsplads bliver til Fordommene står i kø, når snakken falder på it-administration i offentlige organisationer. Det går langsomt. Det er komplekst, trægt, uddateret. Men forudindtagelser er til for at blive gjort til skamme. Heldigvis. Et eksempel, som på alle tænkelige parametre bekræfter dette, er Haderslev Kommunes transformation via en udtømmende og vellykket Modern Workplace-strategi. De har skabt en moderne it-organisation, som de færreste private aktører end ikke tør drømme om. Og de er kun lige begyndt.

Disclaimer: Historien om Haderslev Kommune sætter flueben i så mange bokse, at man uden at ryste på hænderne kan tillade sig at kalde det for en rejse mod den moderne arbejdsplads. Læs den som en ”sådan-gør-du”-historie.

Strategien og forarbejdet er på plads – det samme gælder ansvaret. Enheder og værktøjer er nøje udvalgt og afstemt med arbejdsprocesser og roller. Systemer til håndtering af selv samme er - som et usynligt net under organisationen - spændt ud, og sørger for minimal støj og maksimal effektivitet. Sikkerheden er state-of-the-art og på højeste niveau. Og i stedet for at hvile på laurbærrene, så tager man fortsat løbende nye værktøjer op af Microsofts 365-kasse for at fremtidssikre drift og organisation.

Placér ansvaret – og gør organisationen klar En Modern Workplace-strategi starter ikke nødvendigvis hos ledelsen, men den skal udgå derfra – forankres.

I Haderslev Kommunes tilfælde var netop forankring af ansvaret og modning af organisationen selve epicenteret for deres udvikling. Hvem har ansvaret for en digitaliseringsproces, og den omstilling, der følger – it-afdelingen?

Medarbejderne? Ledelsen? Som anført tidligere i denne publikation er det vigtigt, at ansvaret og bevidstheden forankres hos ledelsen. Vi startede med essensen i omstillingen – det var tydeligt, at organisationen skulle modnes digitalt. Før i tiden havde man bredt standardløsninger ud, men som udviklingen er gået, har arbejdsformer og vilkår ændret sig meget på kort tid.

edgemo / Modern Workplace

13

Men før, vi bare kunne tage fat på den store omstilling, så skulle organisationen modnes. Det er lykkedes at få placeret ansvaret i vores direktion, så ansvaret er gået fra it-afdeling til direktion.

Det er en stor styrke for processen. Og før vi rullede nye tiltag og værktøjer ud, så skulle vi se på, hvordan vi grundlæggende skulle organisere it-området”, fortæller Henrik Holm, IT-leder Haderslev Kommune.

Brugernes behov er nøglen til succes ”Rejsen startede blandt andet med at opstille en række personaer. Vores system skulle kunne meget mere end før – for oven i det hele skulle vi flytte til et helt nyopført rådhus. Det var en kæmpe operation, men det betød også, at vi kunne udvikle strategien helt fra bunden”, understreger han. ”Vi skulle etablere nyt netværk til at understøtte måden, vi arbejder på. Der er store, åbne lokaler, og vi arbejder med free seating og med aktivitetsbaserede arbejdsgange. Det betyder, at der kommer til at sidde mange forskellige mennesker ved de samme borde. Det skal understøttes it-mæssigt. Der er et hav af enheder og standarder i spil, så det er en spændende opgave”. Men en moderne arbejdsplads er ikke længere én arbejdsplads, hvor man sidder hver dag fra 8 til 16. ”Vi skal kunne arbejde mange steder fra. Og her vidste vi, at vores gamle system ville blive udfordret, hvis vi skulle kunne være agile og flytbare og fx arbejde hjemmefra. Men med vores Microsoft-licenser og værktøjer har vi kunnet åbne op for rigtig mange ting”, fortæller Henrik Holm.

Stil skarpt på den enkelte Hvordan udfører en medarbejder sine opgaver bedst muligt? Haderslev Kommune har i deres Modern Workplace-strategi bevæget sig langt væk fra én-for-alle-princippet. ”Tag nu fx en plejehjemsmedarbejder.

Hvordan skal hun registrere sit arbejde? Skal hun skrive det ned på armen, eller skal hun have en iPad med en applikation på? Før Corona havde vi godt 2000 PC’er og 1500 iPads ude, men det er løftet betragteligt.

14

edgemo / Modern Workplace

”Man skal ikke gå ned (på det forkerte) udstyr” edgemo / Modern Workplace

15

En pandemi kan ikke vælte en moderne arbejdsplads ”Den dag Mette Frederiksen lukkede Danmark ned, bestilte vi 200 nye PC’er og uddelte dem til hjemmearbejde, og aktiverede vores Teams-licenser, og så var vi klar. Selv vores byrådsmøder blev afviklet på Teams helt fra start og endda med live stream”, fortæller Henrik Holm og uddyber: ”Modsat mange andre havde vi ikke udfordringer med at etablere VPN-forbindelser. Vi sikrede, at vores brugere havde de rigtige it-enheder, og så klarede Citrix og Office 365 hverdagen. Sharepoint og OneDrive havde vi allerede på plads, så det gik rigtig godt. Naturligvis kørte vi Teams før Corona, men vi kunne se på vores statistikker, at grafen fra dag ét gik lodret op. Det var en kæmpe succes, at vi allerede var i gang med Teams”.

Man skal ikke gå ned (på det forkerte) udstyr Det grundige forarbejde med at identificere typer af brugere og brugs-scenarier dannede også data til udvælgelse af enheder. ”Når folk bare køber PC’er blindt, så ender det galt. Vi skal sikre os, at vi har de rette enheder. Derfor arbejdede vi også med vores personaer her og sikrede dermed de rette modeller og udstyr. Især med free seating skal ting være kompatible. Og lige nu er vi ved at køre strategien ud i vores indretning.

Vores mødelokaler er fx udstyret, så alle kan afvikle Teams”.

Alle skal kunne arbejde – nemt, sikkert, effektivt Essensen i enhver Modern Workplace-strategi vil være noget lig overskriften her. Enkelt opdelt, men med en væsentlig kompleksitet under overfladen. Henrik Holm og hans kolleger spurgte sig selv: Hvordan ser fremtidens arbejdsplads ud? Hvordan sikrer vi, at alle kan arbejde? It er verdenskendt for at forstyrre – og forstyrrelser er produktivitetens fjende nummer et. Derfor er de systemer, som gør enheder og værktøjer brugbare og tilgængelige, kritiske på en arbejdsplads. ”På et tidspunkt skal alting forbindes, og tingene skal rulles ud klar til brug med de værktøjer, som den pågældende medarbejder skal bruge. Der skal lægges software-pakker ind osv.

Hvis vi har 25 programmer og 300 Citrix-apps, så skal det virke”. Håndteringen af enheder er ikke et brugervendt system, men en meget central del af en Modern Workplace-strategi - en forudsætning for kontinuerlig produktivitet.

16

edgemo / Modern Workplace

Zero Trust – Maximum Productivity På den moderne arbejdsplads er sikkerhed og produktivitet hinandens forudsætninger. ”Vi tester lige nu en såkaldt App Proxy. En Azure Active Directory Application Proxy. Én ting er, at den er en del af vores Zero Trust-strategi, noget andet er, at den øger effektiviteten og styrker brugeroplevelsen”, konstaterer Henrik Holm. ”Proxy’en sikrer, at vi kun logger ind i én app, og så er man på det hele. Vi kan logge på hvor som helst og fra enhver enhed”.

Udnyt eksisterende licenser Det første, mange tænker på, når man taler om sikkerhedslicenser, er omkostninger. Men i mange tilfælde har man allerede licenserne til at kunne komme rigtig langt. ”Vi satte os ned og sagde, når vi bruger så mange penge på Office 365, som vi gør, hvad ER der så faktisk i kassen? Vores ambition er at få fuldt udbytte af alt det, vi betaler for. Vi vil tage hele paletten i brug – det er vores filosofi. Og som det er i dag, så ser vi på alle funktioner i Office 365 og tager det i brug, der giver mening”.

Den ultimative sikkerhed Et Modern Workplace-projekt starter og slutter med sikkerhed. Det er det underliggende fundament for at bygge noget op. ”Vi har også sat ekstra CEO fraud-beskyttelse op. Så vi passer på brugerne, og fordi phishing ofte tager sig ud for at være fra ledelsen, så sikrer vi direktionen yderligere”, slutter Henrik Holm. ”Siden historien blev skrevet, har Henrik Holm skiftet jobfunktion. Det ændrer dog ikke historiens aktualitet eller Haderslev Kommunes tilgang til opgaven/projektet.”

edgemo / Modern Workplace

17

SAFETY FIRST SAFETY ALWAYS 18

edgemo / Modern Workplace

Safety first – safety always.

Et Modern Workplace-projekt starter og slutter med sikkerhed.

Det er det underliggende fundament for at bygge noget op.

edgemo / Modern Workplace

19

Safety first – safety always Fremtidens virksomhed er en sikker virksomhed. Engang førte alle veje til Rom – i dag fører de fleste veje mod skyen – cloud’en. Kun få ting i verden er ikke til diskussion. Men at majoriteten af virksomheders it-infrastruktur helt eller delvist vil være baseret på cloud-løsninger er én af undtagelserne. Det samme gælder, at alle cloud-transformationer starter og slutter med sikkerhed. Uden undtagelse. Men sikkerhed er gået fra at være dyrt bøvl til at være en driver for effektivitet.

Dyrk sikkerheden – høst produktiviteten For virksomhedsledere og it-ansvarlige i alverdens virksomheder gælder det, at man ikke kan tale om den moderne arbejdsplads uden at tale om sikkerhed. Produktiviteten, effektiviteten og udbyttet starter med sikkerhed. Og den kan også meget let stoppe ved sikkerhed. Men det handler om balance, for man kan ikke tale it-sikkerhed uden at have brugeroplevelsen med i snakken. Hvor sikker kan man gøre arbejdspladsen, UDEN at det besværliggør arbejdssituationen for de ansatte? Faktisk er det meget let at gøre en moderne digital arbejdsplads sikker. For eksempel med Microsofts 365-platform, som er den altoverskyggende markedsleder på hele Modern Workplace-udviklingen. Her kan man ikke alene undgå praktiske forstyrrelser som følge af sikkerhedstiltag – man kan i mange tilfælde også bidrage til øget produktivitet igennem sikkerheden – øget effektivitet. Øget arbejdsglæde. Øget indtjening.

Vand finder vej… …men det har de glemt at slukke for nede i it. Lad os forklare: Skrækscenariet for alle virksomhedsledere i dag er at blive udsat for angreb – uanset hvilken type cyberangreb, det måtte være. Begrebet continuity dækker over en virksomheds evne til af afvikle sin produktion, uanset om der er nedbrud eller ej. Herunder også angreb.

20

edgemo / Modern Workplace

Hvis du i din virksomhed er stødt på scenarier som disse, som alle er fra den ganske virkelige verden, så ved du, at du skal læse videre – og derefter ringe til it: Hørt på hjemmearbejdspladsen: ”Skat, jeg kan ikke printe. Må jeg sende en mail til dig, som du lige printer for mig?”

Hørt på hjemmearbejdspladsen – eller på landevejen: ”Jeg kan ikke printe hjemmefra, når jeg er på VPN, men hvis jeg logger ud og hurtigt trykker på ”print”, så kan jeg nå det før, systemet lukker igen. Om vores printer i huset er sikker? Det ved jeg ikke, men det virker”.

”Jeg har fundet ud af, at jeg kan åbne mail og filer på min telefon uden om VPN – det gør det hele lidt lettere, når jeg skal printe eller dele ting, når jeg arbejder hjemmefra, eller når jeg er hos kunder”.

”Vi må ikke få OneDrive eller andre cloudløsninger. Så mange af os gemmer ting i Dropbox – som vi åbner på private telefoner. Vi opretter også firmagrupper derinde”.

edgemo / Modern Workplace

21

Hvorfor er flere af disse eksempler møntet på en remote adgang?

Fordi hele Modern Workplace-tankegangen i sin essens drejer sig om, at arbejdspladsen, som vi kender den, har forandret sig. Vi arbejder ALLE steder nu. Vi skal kunne udføre vores arbejde hvor-som-helst, når-som-helst og fra enhver enhed. Og sikkerhedsværktøjerne i Microsoft Azure og Microsoft 365-platformen får dig et langt stykke i dén retning, eller – hvis alt passer – hele vejen.

22

V O S edgemo / Modern Workplace

VEJE TIL OPTIMAL SIKKERHED

(som en CEO skal kende)

23

“Providing secure remote access to resources, apps, and data is the #1 challenge reported by security leaders”.

Microsoft, august 2020.

24

edgemo / Modern Workplace

Veje til optimal sikkerhed

(som en CEO skal kende)

Det kan lyde paradoksalt i en publikation om Modern Workplace, men i edgemo kommer vi aldrig til at sige, at man ubetinget skal satse 100% på cloud. Til gengæld kommer vi, igen og igen, til at gå forrest med budskabet om den hybride virksomhed, hvor dele af infrastrukturen står på jorden, og dele er i skyen – for her hører langt de fleste virksomheder hjemme. MEN, det fordrer jo stadig, at de elementer, du sender i skyen, kommer rigtigt og sikkert derop. Skulle du imidlertid stå i et scenarie, hvor det bedste for din virksomheds forretning faktisk er en ren cloud-løsning, ja, så er det bare afsted.

Men hvorfor er det relevant? Ingen forventer, at man som virksomhedsleder har indblik i kompleks it-infrastruktur.

Men vi står nu i et så markant paradigmeskifte i vores måde at arbejde på, at man ikke længere kan skille tingene ad.

Og dén bevidsthed skal forankres i den øverste ledelse. Hvis du taler om sikkerhed til dine brugere og din virksomhed, så kommer du ikke uden om at tale om cloud. Det samme gælder, når du taler om produktivitet.

To år på to måneder med COVID-19 Mere mobilitet, mere fleksibilitet og store forandringer i, hvordan it skal understøtte en ny og mere aktivitetsbaseret måde at arbejde på? Mere af den såkaldte agilitet, som har været det store buzz word op mod 2020. Tendensen blev katapulteret af COVID-19-pandemien i en sådan grad, at det kan være svært at sætte ord på. Og anvendte man ikke Modern Workplace-værktøjer før, så gjorde man det med 99% sikkerhed både under og efter COVID-19.

edgemo / Modern Workplace

25

41%

af erhvervsledere udvider sikkerheden på apps til remote-arbejde permanent på grund af COVID-19.

26

edgemo / Modern Workplace

”We have seen two years’ worth of digital transformation in just two months.”

– Satya Nadella, President & CEO, Microsoft

edgemo / Modern Workplace

27

Stol ikke på nogen Vi vil kunne arbejde fleksibelt og produktivt. Hvor-somhelst og fra enhver enhed. Da pandemien satte ind, blev det tydeligt for mange, hvor lidt parate vi faktisk var til at understøtte fleksibiliteten. Medarbejderne blev sendt hjem, men kunne ikke arbejde. Og de, der kunne, måtte ofte kompromittere sikkerheden. Så langt så godt. Og under den lidet flatterende overskrift her gemmer sig den vigtigste - og sjovt nok - mest positive tendens inden for moderne cybersikkerhed. Velkommen til din virksomheds Zero Trust-rejse. Udgangspunktet er, at alle (!) enheder udgør en potentiel trussel. Det er dit mindset nu. Som virksomhed skal man gå ud fra, at enhver enhed, som er koblet på jeres netværk, potentielt kan skabe et brud på sikkerheden. Lyder det paranoidt? Det er det ikke - det er tørre realiteter. Men den gode nyhed kommer nu.

51%

af virksomhedsledere speeder processen med etablering af en Zero Trust-arkitektur op under COVID-19.

28

Mobil sikkerhed – også på distancen I en Modern Workplace-kontekst er der en værktøjskasse fuld af midler til netop at håndtere den fuldendte mistillid til samtlige telefoner, tablets, computere, printere, rullegardiner og andet IoT-isenkram, koblet på virksomhedens netværk. Og det er lige her, snakken skifter fra kun at handle om sikkerhed til også at handle om produktivitet. Zero Trust betyder, at fordi alt er under mistanke, skal ALT sikres. Og hvordan gør man så det - der er jo mange faktorer, der spiller ind? Lige netop.

Multifaktorgodkendelse er ubetinget det mest centrale – og indledningsvist mest effektive – værn mod angreb, når det handler om virksomhedens egne (tidligere betroede) laptops og om medarbejdernes egne medbragte iPhones og tablets. Ja, selv jeres gæsters enheder.

MEN HVAD ER MULTIFAKTORGODKENDELSE? Det er en teknologi som skaber sikker, remote adgang til ressourcer, apps og selv de mest kritiske data. Det sker via to eller flere godkendelsesprocesser som fx passwords eller biometri. Og fordi det griber om sig på så bredt et niveau, så anslår man, at...

...over 90% af alle virksomheder under COVID-19 er i gang med at implementere Zero Trust-strategier af forskellig karakter.

Kilde: Microsoft, 2020

edgemo / Modern Workplace

29

30

edgemo / Modern Workplace

Det handler om at kunne blive ved Begrebet continuity handler om at kunne fortsætte med at gøre det, man gør. Og det er hér, overgangen fra at tale om sikkerhed til at tale om produktivitet i en moderne virksomhed spiller ind. Idag er din forudsætning for høj og værdiskabende produktivitet nemlig ikke kun, at du har verdens bedste brugere med verdens bedste værktøjer – for hvad hjælper det, hvis de ikke kan arbejde? Continuity er det element i jeres Zero Trust-strategi, som gør, at I kan arbejde, når lynet slår ned. Når strømmen går. Når angrebet sker.

Hvis medarbejderne har redskaberne til at udføre deres arbejde – og disse redskaber lever op til de regler, I sætter i jeres ZeroTrust-politikker - så kan I arbejde. Altid.

Ting spreder sig i netværket GRUNDEN til at du i morgen tager fat på opgaven med jeres it-afdeling og udarbejder de Zero Trust-politikker, som præcist i har brug for er bl.a. fænomenet Lateral Movement. Det er en ondsindet strategi, som den angribende part bruger til at sprede sig fra én enhed og videre til andre enheder på samme netværk. En brutal og ødelæggende strategi, som kører kæmpekoncerner midt over på få øjeblikke. Derfor skal I sætte nogle kriterier – nogle politikker – som gør det sværere for hackeren at komme ind i første omgang.

edgemo / Modern Workplace

31

Q&A: Værktøjer, som alle skal kende Azure AD – ikke bare luft Hvad er det? En service i Micosoft’s cloud-løsning, hvor du kan skubbe dine brugeres identiteter og metadata fra jeres enheders brugerinformation op. Et vitalt værktøj for Zero Trust. Det umuliggør Lateral Movement. Så hvis dit datacenter i kælderen bliver ødelagt i et angreb, så kan du stadig opretholde adgang til mails og systemer og forblive produktiv.

Q: Jamen det er jo cloud? Vi bruger jo MANGE penge på at holde vores On Premises datacenter sikkert.

A: Fint, men hvor mange penge bruger Microsoft på at holde deres cloud sikker? Vi sætter pengene på, at de er bedre end jer.

(Det er de).

Multifaktor Authentication - MFA Du kender det: Når du skal logge ind et sted, så modtager du en sms eller en mail med et ekstra kodeord. Dette simple værktøj kan afværge op mod 99% af alle angreb. Vi kender alle beskeden fra it: ”Den 1. december skal alle have nye passwords på mindst 18 tegn”.

Det er såmænd ret sikkert – men helt sikkert en dårlig oplevelse for brugerne.

Q: Men hvor tit skal man godkende via MFA i løbet af en dag? Det lyder bøvlet.

A: Så få gange som muligt - og dét kan en moderne arbejdsplads klare. Faktisk er passwords snart på vej ud. Brugernavn, biometri og MFA er på vej til at gøre alt lettere. Vi snakker single sign-on. Én adgang til alt, du skal bruge.

32

edgemo / Modern Workplace

Q&A edgemo / Modern Workplace

33

NÅR ØGET FORTJENESTE BLIVER BÆREDYGTIG 34

Case - Vestas

Når øget fortjeneste bliver bæredygtig Vestas. Et dansk og globalt fyrtårn inden for bæredygtighed, miljø og grøn teknologi. Men Vestas er også en virksomhed med en produktion, en drift og rigtig mange ansatte, som skal udføre et stykke arbejde hver dag. På dén måde adskiller de sig ikke fra jer eller os. Det samme gælder interessen i at drive en effektiv og indbringende forretning. Som global, moderne arbejdsplads har Vestas nu taget et stort hop ind i fremtiden ved at tage nogle centrale Modern Workplace-værktøjer i brug. Effekten? Et mere grønt fodaftryk – og markante besparelser.

Store besparelser – grønne besparelser Casen er en gennemgribende, effektiv mobility-rejse, som Vestas startede tilbage i 2017. Ved at tænke brugeroplevelsen ind i alle tænkelige aspekter af den store koncerns håndtering af enheder har Vestas – alene ved at levere pc’er, iPads og anden it til de ansatte – sparet over 400.000 mandetimer. En besparelse, som løber op i millioner af dollars årligt. Dette er blot nogle af effekterne, skabt af den digitale transformation, som Vestas satte i gang med overgangen til en ny platform til mobile enheder. Derudover bidrog projektet til at nedbringe virksomhedens carbon footprint, da alle udskiftede enheder nu returneres og genanvendes. En service, som vi i edgemo tilbyder fra vores warehouse i Hinnerup. ”Da vi kommer ind i billedet omkring håndtering af mobile enheder, er Vestas allerede startet på rejsen. Selvfølgelig er de det, fristes man til at sige. Deres mobility-rejse startede ude på deres sites. De distribuerede iPads til deres teknikere med en site planner-app. Effekten var så markant, at det blev dét, der katapulterede det ultimative mobility-projekt. Der er mig bekendt ingen, som har skabt lignende resultater - alene ved at lade de rette enheder, den rette håndtering og den urørligt bedste slutbrugeroplevelse være essensen”.

Ole Bülow, Commercial Manager i edgemo. ”Vi anslår, at vi med iPad kan spare en dags kranleje per projekt. Og med 300 projekter eller mere hvert år bliver det en besparelse på millioner af dollars”. Troels Fleckenstein, VP i Vestas Global IT.

edgemo / Modern Workplace

35

Lad brugerne gøre deres arbejde Et eksempel på en Modern Workplace-løsning. Alle Vestas’ enheder udgår fra edgemo’s danske warehouse, hvor de bliver udrullet til den enkelte, unikke bruger med det rette udstyr. De leveres i en returkasse, så brugeren – hvis denne ikke er nyansat – kan returnere den gamle Apple-enhed. Herefter bliver den genanvendt. Brugerens eneste opgave er at åbne kassen og indtaste sit bruger-id - alle systemer, apps og data er øjeblikkeligt tilgængelige. En løsning som denne kaldes LifeCycle Management. Det letter belastningen på miljøet markant – og det sparer mange mandetimer. Alene på enhedshåndtering kunne Vestas spare flere fuldtidsressourcer. ”Slutbrugerperspektivet skal gennemsyres i alt, vi laver. Et minimum af it-forstyrrelser for slutbrugerne er essentielt, når man arbejder i så dynamisk et miljø, som Vestas kan tilbyde. Når det er sagt, stod vi med en udfordring, hvor vi skulle introducere lifecycle, logistikoptimering, it-sikkerhed og introduktion af én platform in one go. Det har været en kompleks opgave, men missionen er lykkedes”.

Kenneth Kallestrup, Director for User Productivity & Collaboration i Vestas Global IT.

De usynlige systemer Hvad end du står med en Microsoft, en Apple, en Android eller en helt fjerde platform, så gælder det, at du kan spare tid, penge og klimabelastning ved at håndtere værktøjerne til dine ansattes enheder mest hensigtsmæssigt. Som nævnt tidligere i denne publikation, så er mobilitet og mobile enheder en direkte forudsætning for at lykkes – og for at fastholde medarbejdere.

42%

Allerede i 2019 anså 42% af alle enterprise-virksomheder sig selv som værende mobile first. Det vil sige, at al anden it er sekundært til mobile enheder,

og derfor formes systemer og infrastruktur efter dem.

(Kilde: Enterprise Mobility Exchange)

36

Farvel til den edgemo / Modern Workplace

store motorvej Vestas’ tilfælde er ikke unikt – men det er exceptionelt veludført og derfor effektivt. Men alle kan være med, og der er heldigvis mange, som dyrker samme spor. Under Corona-nedlukningen gik den danske virksomhed Danfoss ud offentligt og fortalte, at de nu sparede 30 mio. på at indføre en udtalt strategi for online-møder - om måneden. Det er svimlende tal. Men mindre mødetrafik på den store motorvej sparer også miljøet for enorme mængder CO2. Vi ser nu, at COVID-19 katapulterede en allerede eksisterende tendens, som ikke engang var ny, til at blive en massiv driver for både finansielle og grønne besparelser. Og når det så samtidigt understøtter arbejdsgangene på den moderne arbejdsplads, så er vi nået rigtig langt. Og med de rette værktøjer kan det lade sig gøre.

Nemt. Enkelt.

edgemo / Modern Workplace

37

MED EDGEMO MOD DEN MODERNE ARBEJDSPLADS 38

Vejen til den moderne arbejdsplads – kom godt i gang At tage en tendens til sig som virksomhed kan virke uoverskueligt. Hvordan starter man?

Hvilke veje har vi til målet? Har vi et mål? I edgemo har vi valgt at bryde tingene helt ned, så man som leder af en virksomhed – sammen med it-afdelingen – kan være med.

SERVICE

Det væsentlige er, at uanset hvor mange små bestanddele de forskellige delprocesser ender med at bestå af, så kan de helt overordnet arrangere i tre grundlæggende discipliner:

APPLIKATIONER

IDENTITET

Onboarding, sikkerhed og migrering Resultatet af en færdig proces ser du i illustrationen her.

Din bruger er i centrum, og alle tænkelige aspekter af at kunne arbejde i jeres organisation er kædet sammen

DATA

ENHEDER

rundt om brugeren.

BRUGER

TEAMWORK

SIKKERHED

edgemo / Modern Workplace

39

Med edgemo mod den moderne arbejdsplads Foranalyse

Core services

Identiteter

Enheder

Data

Test

Vi gennemgår jeres eksisterende it-miljø både On-Premises og i skyen - og skaber det fulde overblik.

Med overblikket i hus udvælges de systemer, services og værktøjer, der skal understøtte jeres miljø og den strategi, I har lagt.

Nu skal jeres brugere have adgang til systemerne.

Arbejdet med identiteter handler om at identificere, hvor brugerne logger på fra, hvilke services, de skal have adgang til, og ikke mindst: Hvordan skal de have adgang?

Endelig når vi frem til udvælgelsen af enheder.

Mange vælger fejlagtigt at starte her, men det ender ofte i uoverensstemmelser med det bagvedliggende miljø og services, hvilket er dyrt og usikkert.

Men med forarbejdet på plads kan I komme i gang.

Vi ser også på adgange, administration og sikkerhed.

Først når vi har styr over, hvordan jeres brugere skal kunne tilgå specifikke systemer fra nøje udvalgte enheder, så flytter vi jeres data, hvorfra de skal kunne tilgås.

Det kan være Exchange, OnDrive, SharePoint mv.

Sammen med jer gennemfører vi grundige test af alle elementer jeres nye platform – alt virker, når vi er færdige.

Analyse

Onboarding

Brugere

Enheder

Data

Test POC

2

3

4

5

6

1

Onboarding 40

Sikkerhed

Migrering

edgemo / Modern Workplace

41

®

info@edgemo.com +45 69 89 88 00 edgemo.com