Canllaw 12 Cam Syml - Sefydlu Cyfrif Banc Prosiect yng Nghymru

Fforwm ADEILADWAITH Cymru

CANLLAW Â 12 CAM SYML

SEFYDLU

CYFRIF BANC PROSIECT YNG NGHYMRU

Rhagair Gweinidogol Sefydlwyd Fforwm Adeiladwaith Cymru ym mis Mehefin 2020, ar ôl cyflwyno mesurau cloi Covid19, i roi cyfle i’r sector cyhoeddus a’r sector preifat drafod materion perthnasol iddynt yn y sectorau adeiladu a seilwaith yng Nghymru a mynd i’r afael â’r materion hynny.

Aeth partneriaid yn y diwydiant ati i bennu meysydd blaenoriaeth yr oedd angen mynd i’r afael â nhw er mwyn creu amgylchedd mwy cynaliadwy i fusnesau ffynnu ynddo ac i’w helpu i sicrhau’r seilwaith, yr adeiladau a’r tai yr oedd angen amdanynt yng Nghymru. Un o’r meysydd blaenoriaeth hyn oedd yr angen am daliadau teg, prydlon a diogel i gadwyni cyflenwi.

Llif arian yw anadl einioes unrhyw fusnes, a bu’n bolisi gan Lywodraeth Cymru bod ei hadrannau’n defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) ar gyfer pob prosiect a ariennir gan y Llywodraeth dros drothwy o £2 filiwn er mwyn diogelu taliadau os nad oes “rhesymau cryf” dros beidio â gwneud hynny. Mae hyn yn ategu ein hymrwymiad i gynyddu hyder busnesau, i gryfhau ein heconomi sylfaenol ac i gefnogi twf busnesau bach a chanolig yng Nghymru.

Rwy’n falch bod ymdrechion y Fforwm ar y cyd wedi arwain yn gyflym at ddatblygu’r Canllaw syml hwn i helpu i roi’r CBPau ar waith ar draws y sector ac i ategu polisïau ac arweiniad presennol Llywodraeth Cymru. Mae hwn yn gam pwysig ymlaen i wella’r amgylchedd busnes ar gyfer darparu prosiectau adeiladu a seilwaith ledled Cymru ac rwy’n annog partneriaid yn y sector cyhoeddus a’r sector preifat i ddilyn y Canllaw ar bob prosiect perthnasol.

Lee Waters AS, Dirprwy Weinidog Newid Hinsawdd

Diben y Canllaw hwn Paratowyd y Canllaw hwn gan aelodau Fforwm Adeiladwaith Cymru i helpu i roi Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) ar waith ar bob prosiect adeiladu a seilwaith perthnasol yng Nghymru.

Nod y Canllaw yw cynnig 12 cam syml i gleientiaid ac aelodau’r gadwyn gyflenwi ar brosiectau adeiladu a seilwaith er mwyn sicrhau y gellir sefydlu CBPau mor gyflym ac mor hwylus ag y bo modd i ddiogelu taliadau yn ystod prosiect.

MAE’R CANLLAW’N ATEGU’R CANLLAWIAU MANWL PRESENNOL A LUNIWYD GAN LYWODRAETH CYMRU AC Y GELLIR EU GWELD YMA Er bod nifer o aelodau’r Fforwm wedi cyfrannu at ddatblygu’r Canllaw, dylid cyfeirio’n benodol at Michelle Morgan-Loughman a’r Athro Rudi Klein of Actuate UK (Wales) a ddrafftiodd y ddogfen.

2

Cam 1

Cam 2

Cam 3

Pam CBPau?

Pwy fydd yn sefydlu’r CBP?

Y gwahoddiad i dendro

Cam 4

Cam 5

Cam 6

Ymddiriedolwyr CBP

Buddiolwyr CBP

Penderfynu pa gontract i’w ddefnyddio

Cam 7

Cam 8

Cam 9

Penderfynu sut i weithredu’r CBP

Cyfrif ar y Cyd neu Gyfrif Sengl

Sicrhau bod y cleient yn gallu gweld y taliadau

Cam 10

Cam 11

Cam 12

Sicrhau cydsyniad diamod

Sicrhau darpariaethau ar gyfer CBPau mewn is-gontractau

Cadarnhau bod camau 1-11 wedi’u cymryd 3

12 CAM SYML I SEFYDLU CYFRIF BANC PROSIECT

(CBP)

Cam 1 Pam CBPau? Mae tri rheswm dros gyflwyno CBPau: sicrhau bod taliadau i’r gadwyn gyflenwi yn fwy rheolaidd ac yn gyflymach;¹ lleihau’r effaith ar y gadwyn gyflenwi os aiff rhywun yn uwch i fyny’r gadwyn yn fethdalwr; annog cydweithio.

Mae’r manteision yn cynnwys:

h wyluso cydymffurfio â gofynion taliadau teg (e.e. Code of Practice: Ethical employment in the supply chain: “Ensure that our suppliers are paid on time – within 30 days of valid receipt of invoice”, para 5.2) l lai o risg bod cwmnïau yn y gadwyn gyflenwi yn methu a hynny’n tarfu ar brosiectau;

l lai o gostau i gyflenwyr na phe bai biliau heb eu talu neu’n hwyr yn cael eu talu (e.e. cost benthyca am fod taliadau’n hwyr); l lai o fiwrocratiaeth, costau ac anghydfodau yn codi am fod sawl haen o systemau talu ar brosiectau; m ae amseriad a symiau yr holl daliadau a wneir i’r gadwyn gyflenwi trwy’r broses fancio electronig yn gallu cael eu gweld a’u harchwilio’n awtomatig gan y cleient.

¹ Trwy ddefnyddio CBPau mae Highways England wedi gallu sicrhau bod yr holl is-gontractwyr (yn cynnwys is-is-gontractwyr) yn cael eu talu o fewn 19 diwrnod i’r dyddiadau asesu o dan gontractau haen 1.

Cam 2 Pwy fydd yn sefydlu’r CBP? Bydd rhaid penderfynu pwy sy’n sefydlu’r CBP – y cleient neu’r contractwr haen 1. Os bu gan y cleient gytundeb bancio ers amser, mae’n debygol o fod yn haws ac yn gyflymach nodi mai banc y cleient fydd yn darparu’r CBP. Hefyd, os oes gan gleient raglen waith ar y pryd sy’n defnyddio CBPau, bydd yn haws iddyn nhw os mai nhw fydd yn dewis banc y CBP fel y gallan nhw safoni’r broses sefydlu a gweithredu. Gan ei bod yn cymryd tipyn o amser i sefydlu CBPau (gallai gymryd rhai wythnosau) gorau i gyd po gyntaf y gwneir hynny. Ewch i Gam 8 am gyngor a ddylai’r cyfrif fod yn enwau’r cleient a’r contractwr haen 1 ar y cyd neu ddim ond yn enw’r contractwr.

4

Mae opsiwn y CBP yn NEC 4 [opsiwn Y(UK)1] yn mynnu mai’r contractwr haen 1 sy’n sefydlu’r CBP ond bod rhaid i’r cleient gymeradwyo’r trefniadau bancio. Dylid ymchwilio ymlaen llaw i’r banciau sy’n cynnig cyfleusterau CBP.

Cam 3 Y gwahoddiad i dendro Dylid nodi’r pwyntiau isod yn glir yn y Gwahoddiad i Dendro (ITT) caiff yr holl daliadau a ardystir neu a awdurdodir gan y cleient eu rhoi mewn CBP;

c aiff asedau’r CBP (h.y. y symiau y bydd y cleient yn eu rhoi yn y cyfrif) yn cael eu dal mewn ymddiriedolaeth er budd cyfranogwyr y prosiect (y buddiolwyr) a restrir yn y Gwahoddiad i Dendro²; g wneir taliadau o’r CBP i’r buddiolwyr a restrir yn y Gwahoddiad i Dendro; (os nad yw’r buddiolwyr yn hysbys, gellir eu canfod trwy ddulliau eraill – gweler Cam 5)

o s mai’r tendrwr llwyddiannus sydd i sefydlu’r CBP, dylid gwneud hyn cyn pen pedair wythnos, fan bellaf, o ddyddiad dyfarnu’r contract.3 ² Y rheswm dros roi statws ymddiriedolaeth i arian y CBP yw ei fod yn cael ei warchod (h.y. ei glustnodi) os aiff y contractwr haen 1 yn fethdalwr.

3

s bydd yn ofynnol i gontractwr haen 1 sy’n bidio sefydlu CBP, bydd angen iddo gasglu’r O holl ddogfennau bancio angenrheidiol yn barod rhag ofn mai ef a gaiff y contract.

Cam 4 Ymddiriedolwyr CBP Dylai’r Gwahoddiad i Dendro nodi y bydd y cleient, ynghyd â’r contractwr haen 1, yn ymddiriredolwr ar y CBP.4 Argymhellir bod cleientiaid yn mabwysiadu un math o weithred ymddiriedolaeth ar gyfer eu holl brosiectau ac yn cynnwys copi yn y Gwahoddiad i Dendro. Rhaid i’r cleient a’r contractwr haen 1 lofnodi’r weithred ymddiriedolaeth ochr yn ochr â’r contract. Unig ddiben y weithred hon yw cadarnhau enwau’r ymddiriedolwyr a’r buddiolwyr (os ydynt yn hysbys pan lofnodir y weithred), a chadarnhau bod arian y CBP yn cael ei ddal gan yr ymddiriedolwyr mewn ymddiriedolaeth ar gyfer y buddiolwyr (gweler cam 6). Mae gweithred ymddiriedolaeth enghreifftiol i’w gweld yn Atodiad 6 o’r Canllawiau ar ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru (WPPN 04/21).

POLISI CYFRIFON BANC PROSIECTAU LLYWODRAETH CYMRU 4

hwythau’n ymddiriedolwyr arian mewn CBP, mae’n rhaid i’r cleient a’r contractwr haen 1 sicrhau bod A y buddiolwyr (h.y. y contractwr haen 1 a’r is-gontractwyr) yn cael y taliadau sy’n ddyledus iddynt o’r CBP.

Cam 5 Buddiolwyr CBP Dylai’r Gwahoddiad i Dendro restru buddiolwyr y CBP Bydd y rhain yn cynnwys y contractwr haen 1 a’r is-gontractwyr. Gan ei bod yn annhebygol y bydd enwau cwmnïau’r gadwyn gyflenwi yn hysbys, gallai’r Gwahoddiad i Dendro restru’r buddiolwyr trwy gyfeirio at eu crefftau yn unig (e.e. cladin, dur, mecanyddol, trydanol a phlymio, plastro/leinio sych, dwythellwaith ac ati). Fel arall, gallai’r Gwahoddiad i Dendro nodi’n unig mai isgontractwyr sy’n debygol o gyflawni o leiaf 1% o’r hyn yw gwerth y contract haen 1 pan gaiff ei ddyfarnu fydd y buddiolwyr. Gall cwmnïau sy’n rhan o’r gadwyn gyflenwi ac a ddewisir ar

5

ôl i’r contractwr haen 1 lofnodi’r weithred ymddiriedolaeth gael eu hychwanegu at y weithred ymddiriedolaeth fel buddiolwyr trwy ddefnyddio gweithred ymuno. Mae’r weithred ymuno yn cadarnhau bod yr is-gontractwr yn un o fuddiolwyr yr arian yn y CBP a ddelir mewn ymddiriedolaeth gan yr ymddiriedolwyr a enwir. Gellir gweld sampl o weithred ymuno yn y Canllawiau y cyfeirir atynt o dan Gam 4 (lle cyfeirir ati hefyd fel gweithred ymlynu).

Cam 6 Penderfynu pa gontract i’w ddefnyddio Mae gan y ddau brif fath o gontract safonol opsiwn neu atodiad CBP. Mae gan opsiwn CBP NEC weithred ymddiriedolaeth ond nid oes gweithred ymddiriedolaeth yn atodiad y JCT. Fodd bynnag, mae’r atodiad yn nodi’n glir bod y partïon wedi cytuno y bydd asedau’r CBP yn cael eu dal mewn ymddiriedolaeth.

Nid oes raid i gleient ddefnyddio math safonol o weithred ymddiriedolaeth. Argymhellir bod eu cynghorydd cyfreithiol yn datblygu’r math o weithred sy’n gweddu orau i’w gofynion; mae hyn yn arbennig o berthnasol os oes gan gleientiaid raglen waith barhaus gan ei fod yn helpu i safoni proses y CBP.

Cam 7 Penderfynu sut i weithredu’r CBP Mandad y banc (y cytundeb gyda’r banc) yw’r ddogfen allweddol. Hwn fydd yn nodi pwy yw deiliad/deiliaid y cyfrif a phwy sydd â’r awdurdod i sbarduno taliadau. Os mai’r contractwr haen 1 yw unig ddeiliad y cyfrif, dylai’r cleient gymeradwyo’r trefniadau bancio a chael yr hawl i weld y cyfrif er mwyn monitro taliadau.

Dylai cleientiaid sydd â rhaglen waith ar fynd ystyried penodi gweinyddwr mewnol ac enwi’r person hwnnw ar fandad y banc.5 Bydd hyn yn golygu y bydd yn symlach o lawer iddynt sefydlu CBP yn y dyfodol gan y bydd y banc eisoes wedi clirio’r gweinyddwr.

Dyma’r dogfennau allweddol y mae’n debygol y bydd y banciau’n gofyn amdanynt: y ddogfen ymddiriedolaeth; ff urflen agor cyfrif;

ff urflenni mandad (mae sampl i’w gweld yn Atodiad 6 yn y Canllawiau y cyfeirir atynt o dan Gam 4); Bydd angen i’r cleient a’r contractwr haen 1 lenwi’r dogfennau hyn. Gall fod angen ffurflenni eraill fel Entity Classification Form i gadarnhau man preswylio at ddibenion treth. Byddai’n fuddiol pe bai cleientiaid o’r sector cyhoeddus yn agor deialog gyda banciau er mwyn sicrhau bod dogfennau’r banciau’n ateb anghenion y sector cyhoeddus.

5

6

Bydd hyn yn berthnasol hefyd i gontractwyr haen 1 sy’n sefydlu CBP.

Cam 8 Cyfrif ar y Cyd neu Gyfrif Sengl IYn ddelfrydol, dylai’ch Gwahoddiad i Dendro nodi mai’r cleient a’r contractwr haen 1 fydd deilaid y CBP Ar y mater hwn, mae gwahanol opsiynau ar gyfer CBPau ar wahanol gontractau safonol. Mae opsiwn NEC, Y(UK)1, yn rhoi’r cyfrifoldeb ar y contractwr haen 1 i agor y cyfrif fel yr unig lofnodwr. Os yw’r cleient yn dymuno dal cyfrif ar y cyd, gall fod angen addasu hyn gan ddefnyddio cymal Z. Mae opsiwn y JCT yn caniatáu i’r cleient a’r contractwr haen 1 ddal cyfrif ar y cyd.

Os yw’r cleient a’r contractwr haen 1 yn dal cyfrif ar y cyd dylid pwysleisio mai’r contractwr sy’n dal yn gyfrifol am reoli taliadau i’r gadwyn gyflenwi.

Mae’r Canllawiau y sonnir amdanynt o dan Gam 4 yn nodi bod y ddau opsiwn yn cynnig yr un faint o ddiogelwch ond bod manteision ac anfanteision i’r cleient o ddefnyddio’r naill neu’r llall. Er enghraifft, mae opsiwn y cyfrif sengl yn golygu bod rhaid dibynnu ar y contractwr i gyflymu’r broses o agor y cyfrif. Ar y llaw arall, gall fod cyfyngiadau mewnol sy’n gwahardd cael cyfrifon ar y cyd â chyflenwyr.

Cam 9 Sicrhau bod y cleient yn cael gweld y taliadau Os mai’r contractwr haen 1 yw unig ddeiliad y cyfrif dylai’r contract sicrhau bod y cleient yn cael gweld y cyfarwyddiadau i’r banc ynghylch y taliadau y bwriedir eu gwneud.

Gyda Chontractau NEC4, mae’n ofynnol bod y contractwr haen 1 yn sefydlu’r CBP cyn pen tair wythnos o ddyddiad y contract. Rhaid i reolwr y prosiect gymeradwyo’r trefniadau bancio a’r cyfarwyddiadau (awdurdodiad) i’r banc i wneud y taliadau sy’n ofynnol i’r buddiolwyr.

Mae hon yn amserlen dynn ac, unwaith eto, cynghorir y contractwr haen 1 yn gryf i gael sgwrs gyda’i fanc i ddatrys materion sy’n weddill er mwyn gwneud hyn mewn pryd. Mae perygl y gallai contractwr haen 1 fynd yn fethdalwr ar ddechrau prosiect pan fydd arno swm sylweddol o arian i’w gadwyn gyflenwi ac y gellid colli hwnnw oherwydd nad yw’r CBP yn ei le.

Byddai’n fuddiol pe bai’r cleient yn cael hawliau “camu i mewn” ym mandad y banc. Mae hawliau o’r fath yn galluogi’r cleient i gamu i mewn os nad yw’r contractwr haen 1, am ba reswm bynnag, yn rhoi cyfarwyddyd angenrheidiol i’r banc.

Cam 10 Sicrhau cydsyniad diamod Pan ddaw’r tendrau yn ôl, dylid gwirio’r taliadau y bwriedir ei wneud er mwyn sicrhau bod cydsyniad diamod i ofynion y CBP. Bwriad hyn yw rhagweld ac atal unrhyw ymgais i leihau’r gofynion ar ôl i’r dyfarniad gael ei wneud.

7

darpariaethau ar Cam 11 Sicrhau gyfer CBPau mewn is-gontractau Dylai cleientiaid sicrhau bod y contractwyr haen 1 yn cynnwys y darpariaethau isod ar gyfer y CBP ym mhob is-gontract gyda buddiolwr. eu bod yn enwi banc y CBP; eu bod yn enwi’r ymddiriedolwyr; eu bod yn cadarnhau bod yr is-gontractwr yn fuddiolwr o dan ymddiriedolaeth y CBP; eu bod yn ei gwneud yn ofynnol i’r is-gontractwr lofnodi’r weithred ymuno; e u bod yn ei gwneud yn ofynnol hysbysu’r is-gontractwr o’r symiau sydd i’w talu i mewn i’r CBP ar gyfer ei waith a/neu ei wasanaethau, a bod y cylchoedd talu’n cyfateb i’r rhai sydd yn y contract haen 1.6 6

all fod gan rai buddiolwyr hawl gontractiol i gael eu talu’n gynnar (e.e. pan gaiff y gwaith ei gyflawni G neu o fewn cyfnod o 7 diwrnod ar ôl cyflawni / cwblhau’r gwaith). Efallai y bydd angen i’r contractwr haen 1 wneud trefniadau priodol gyda’r cleient i sicrhau bod yr arian angenrheidiol yn cael ei dalu i’r CBP er mwyn hwyluso unrhyw daliadau cynnar.

Cam 12 Cadarnhau bod camau 1-11 wedi’u cymryd Cyn llofnodi contractau, dylech gadarnhau bod yr holl faterion a nodir yng nghamau 2 i 11 wedi cael sylw ym mhecyn y contract a bod y camau wedi’u cymryd.

ANGEN RHAGOR O HELP? BETH YW GOFYNION SYLFAENOL CBP? SUT MAE PROSES DALIADAU’R CBP YN GWEITHIO? CAMAU I’W CYMRYD YNGHYLCH Y CBP YN YSTOD CYFNODAU CAFFAEL A RHEOLI’R CONTRACT ASTUDIAETH ACHOS – DEFNYDDIO CBP MEWN AWDURDOD LLEOL E-DDYSGU LLYWODRAETH CYMRU WPPN 04 / 21 CANLLAWIAU AR DDEFNYDDIO POLISI CYFRIFON BANC PROSIECTAU LLYWODRAETH CYMRU

8

Beth yw gofynion sylfaenol CBP?* 1.

Mae angen i’r cyfrif fod yn gysylltiedig â gweithred ymddiriedolaeth fel bod yr arian yn cael ei glustnodi ac mai dim ond gyda chytundeb y partïon y gall y cyfrif weithredu.

2.

Ni ddylai’r gwasanaeth bancio wneud newid sylweddol i weithrediad y weithred ymddiriedolaeth na’r CBP.

3.

Rhaid defnyddio gweithred ymuno (neu weithred ymlynu) i ychwanegu buddiolwyr at y weithred ymddiriedolaeth.

4.

Mae angen cytundeb y ddwy ochr cyn y gellir gwneud taliad.

5.

Mae’n rhaid hysbysu’r banc am fodolaeth gweithred ymddiriedolaeth a rhaid i’r banc gydnabod ei bodolaeth ac y bydd y broses daliadau’n cael ei llywodraethu gan y weithred hon.

6.

Mae’n rhaid i gleientiaid allu gweld trafodion ar adroddiad y banc o fewn diwrnod, fan bellaf, ar ôl i’r taliadau gael eu gwneud.

7.

Dylai’r holl fuddiolwyr gael eu talu ar yr un pryd.

8.

Dim ond i’r contractwr a chyflenwyr eraill a enwir fel buddiolwyr y dylai fod modd gwneud taliadau o’r CBP.

9.

Nid oes cyfleusterau ar gyfer sieciau.

10. Nid oes cyfleusterau ar gyfer gorddrafft.

11.

Mae’n rhaid i fanc y CBP gadarnhau bod yr arian yn cael ei ddal mewn ymddiriedolaeth ac na ellir ei ddefnyddio i dalu unrhyw ddyledion eraill i gontractwyr/y gadwyn gyflenwi.

12. Mae’n rhaid i’r contractwr haen 1 hysbysu’r cleient, cwmnïau perthnasol

yn y gadwyn gyflenwi a’r ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau i unrhyw delerau ac awdurdod i wneud taliadau sydd yn y CBP.

*Crynodeb yw hwn o’r gofynion sylfaenol a restrir yn ‘A Guide to the Implementation of Project Bank Accounts (PBAs) in construction for government clients’ a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Cabinet, 3 Gorffennaf 2012 ac a atgynhyrchwyd yn Atodiad 1 yn y Canllawiau ar ddefnyddio Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru, Fersiwn 2.2 a gyhoeddwyd ym mis Mai 2021 gyda’r cyfeirnod WPPN 04/21

9

Sut mae proses daliadau’r CBP yn gweithio?

Y contractwr haen 1 yn llunio cyfarwyddiadau talu (a gymeradwyir gan y cleient) yn dweud wrth y banc am wneud y taliadau sy’n ddyledus i bob buddiolwr.

Y cleient yn rhoi arian yn y CBP ar ôl i gais y contractwr haen 1 am daliad gael ei gymeradwyo*

Cais am daliad (mewn contractau NEC4, mae’n rhaid i’r cais ddangos y symiau sy’n ddyledus i bob buddiolwr neu gyflenwr a enwir)

CBP

Telir y buddiolwyr – y contractwr haen 1 a’r is-gontractwyr – ar yr un pryd

10

*Bydd angen i’r cleient a’r contractwr haen 1 benderfynu pwy sydd â’r hawl i’r llog a enillir tra bydd yr arian yn y cyfrif.

Mae cymal Y1.3 yn Opsiwn Y (UK) 1 NEC4 yn dweud: “Unless otherwise stated in the Contract Data, the Contractor pays any charges made and is paid any interest paid by the project bank. The charges and interest by the project bank are not included in Defined Cost”

Camau i’w cymryd ynghylch y CBP yn ystod y cyfnodau caffael a rheoli’r contract CYFNOD Sicrhau bod y cyflenwyr yn ymwybodol o’r polisi ar CBPau Yr Achos Busnes

Gwahoddiad i Dendro (ITT)

Dychwelyd y Tendrau

Dyfarnu’r Contract

Rheoli’r Contract

Diwedd y Prosiect

CAMAU I’W CYMRYD

[gweler https://llyw.cymru/caffael-yn-y-sector-cyhoeddus] Cyhoeddi manylion ar wefan y cleient

Ydi’r prosiect neu’r fframwaith yn addas ar gyfer CBP? Os nad yw, cofnodi’r “rhesymau cryf” dros beidio â defnyddio CBP

Rhoi gwybod i dendrwyr bod angen CBP [h.y. yn unol â’r gofynion sylfaenol (fel y nodir yn Atodiad 1) a Pholisi Cyfrifon Banc Prosiectau Llywodraeth Cymru] Cynnwys y weithred ymddiriedolaeth Darparu telerau ac amodau’r CBP Darparu’r manylion bancio, os ydynt yn hysbys (h.y. cais i’r banc i agor CBP a mandad banc) Nodi pwy yw’r buddiolwyr

Cadarnhau bod cydsyniad diamod i ofynion y CBP

Rhaid cwblhau’r weithred ymddiriedolaeth cyn gynted ag y bo modd, a dim mwy na 14 diwrnod ar ôl y dyfarniad Dylai trefniadau bancio’r CBP fod yn eu lle cyn pen pedair wythnos ar ôl y dyfarniad Sicrhau bod contractau’r gadwyn gyflenwi yn cynnwys y manylion a nodir yng Ngham 11 Penodi “Arweinydd CBP” i oruchwylio’r gwaith o gynnal y CBP Cael ymateb y gadwyn gyflenwi i’r ffordd y mae’r taliadau’n gweithio Cau’r CBP Mynd i’r afael ag unrhyw broblemau a godir wrth i’r gadwyn gyflenwi ymateb

11

Y Rhaglen Ysgolion ar gyfer yr 21ain Ganrif Treialu Cyfrif Banc Prosiectau – Ysgol Uwchradd Whitmore Y Cefndir Mae’r Rhaglen Ysgolion ar gyfer yr 21ain Ganrif yn fuddsoddiad strategol hirdymor mewn safleoedd addysgol ledled Cymru. Mae’n gynllun unigryw sy’n golygu bod Llywodraeth Cymru, Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC), awdurdodau lleol, colegau ac awdurdodau esgobaethol yn cydweithio. Mae’r Rhaglen Ysgolion ar gyfer yr 21ain Ganrif sydd gan Gyngor Bro Morgannwg yn un uchelgeisiol sy’n golygu buddsoddi dros £135m mewn adeiladau ysgolion ledled y Fro rhwng Ebrill 2019 a Mawrth 2024. Mae rhagor o wybodaeth ar wefan y Cyngor.

Cadarnhaodd Llywodraeth Cymru y byddai’n rhaid i brosiectau gwerth dros £2 filiwn ddefnyddio cyfrifon banc prosiectau (CBPau) er mwyn cael eu hariannu. Penderfynodd y Cyngor dreialu CBP fel rhan o’r Rhaglen Ysgolion ar gyfer yr 21ain Ganrif er mwyn cychwyn proses ar gyfer cynlluniau yn y dyfodol. Penderfynwyd treialu CBP ar gynllun gwerth £30.5m i adeiladu ysgol newydd, Ysgol Uwchradd Whitmore, yn y Barri. Penodwyd Morgan Sindall i gyflawni’r cynllun.

Cyfrifon Banc Prosiectau Cyfrifon banc â’r arian wedi’i glustnodi yw Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau). Mae ganddynt statws ymddiriedolaeth a’u hunig bwrpas yw dal arian sy’n cael ei drosglwyddo oddi wrth y cleient i’r prif gontractwr a’r gadwyn gyflenwi. Mae agor a gweithredu CBP yn fater syml a chost-effeithiol i bob parti ac mae’n diogelu’r arian a dalwyd i’r cyfrif os aiff rhywun yn uwch i fyny’r gadwyn gyflenwi’n fethdalwr.

Dyma brif fanteision CBPau: Mae taliadau’n symud yn gynt trwy’r gadwyn gyflenwi; Mae llif gwario a thalu y gadwyn gyflenwi yn dryloyw ac yn cynnig dull o fesur amserlenni talu i lawr y gadwyn gyflenwi; Y cleient, yn hytrach na chontractwyr yn uwch i fyny’r y gadwyn gyflenwi, sy’n penderfynu ar delerau talu ar hyd y gadwyn gyflenwi; Gan fod y taliadau’n cael eu gwneud yn gynt, mae llai o risgiau a chostau’n gysylltiedig â thaliadau hwyr; Mae llai o risg o fethiant yn y gadwyn gyflenwi gan fod y llif arian yn well; Mae’r gadwyn gyflenwi ar ei hennill o ganlyniad i daliadau buan a sicr; ac Mae’r holl arian sy’n cael ei dalu i’r cyfrif yn ddiogel.

12

Y dull gweithredu Defnyddiodd y Cyngor y cyfle hwn i gynnal adolygiad llawn o’r prosesau talu cyfredol ar gyfer cynlluniau adeiladu er mwyn cael y manteision mwyaf o’r CBP. Defnyddiwyd dull ‘cyngor cyfan’, gan ddwyn ynghyd gydweithwyr o’r adrannau cyfrifeg, caffael, cyfrifon taladwy, TGCh a chyfreithiol.

Lansiwyd prosiect i sefydlu proses newydd ar gyfer taliadau CBPau ac i sicrhau bod y Cyngor yn barod i sefydlu’r CBP cyntaf.

Roedd hyn yn cynnwys: Mapio’r broses dalu gyfan, gan gynnwys pennu dyddiadau misol ar gyfer prisiadau, cyflwyno anfonebau, talu anfonebau a thaliadau o’r CBP; Pennu’r gofynion sylfaenol ar gyfer y CBP; Adrodd i Bwyllgor Archwilio’r Cyngor; Drafftio’r dogfennau perthnasol, gan gynnwys y weithred ymddiriedolaeth a gweithredoedd ymuno/ymlynu; a Pennu dangosyddion perfformiad allweddol (KPIs) a threfniadau monitro.

Y Canlyniad Sefydlwyd y CBP cyntaf yn llwyddiannus ar gyfer cynllun Ysgol Uwchradd Whitmore. Talwyd holl anfonebau’r contractwyr i’r CBP ers dechrau’r prosiect. Mae’r Cyngor wedi symleiddio’r broses dalu gydag anfonebau’n cael eu talu i’r CBP cyn pen 5 diwrnod ar ôl eu cyflwyno i’r Cyngor. Mae hyn yn golygu bod taliadau’n cyrraedd y gadwyn gyflenwi gryn dipyn yn gynt ac mae wedi arwain at berthynas dda rhwng y Cyngor, y contractwr a’r cyflenwyr. Mae’r trefniadau archwilio wedi’u symleiddio hefyd gan fod y Cyngor yn gallu olrhain taliadau i’r gadwyn gyflenwi gyfan trwy’r CBP. O fewn 12 mis cyntaf y CBP, talwyd dros £6 miliwn yn uniongyrchol i gyflenwyr trwy’r CBP.

Y Gwersi a Ddysgwyd Ar ôl sefydlu’r CBP, cynhaliodd y Cyngor ‘adolygiad o’r gwersi a ddysgwyd’ ar gyfer prosiectau sydd i ddod. Amlinellir y pwyntiau allweddol isod.

Gofalu trafod yn ddigon buan gyda’r contractwr er mwyn cytuno ar y dogfennau cyn sefydlu’r CBP. Sefydlu proses ar gyfer cwblhau’r gweithredoedd ymlynu er mwyn sicrhau y gellir gweithredu’r rhain yn sydyn. Sicrhau hefyd eich bod yn cael yr awdurdod dirprwyedig perthnasol ymlaen llaw.

Model y ‘Cyfrif Sengl’, lle mae’r CBP yn enw’r contractwr yn unig, sydd orau gan y Cyngor. Mae hyn yn golygu nad oes angen i’r Cyngor sbarduno’r taliadau o’r CBP bob mis gan greu mwy o waith gweinyddol.

Gofalu trafod yn ddigon buan gyda’r gadwyn gyflenwi i sicrhau eu bod yn ymwybodol o fanteision CBPau ac yn deall sut maent yn gweithio.

13

Gwaith o hyn Ymlaen Ers sefydlu’r CBP ar gyfer cynllun Ysgol Uwchradd Whitmore, mae’r Cyngor wedi sefydlu tri CBP arall gyda gwahanol gontractwyr. Mae pob un o’r CBPau hyn wedi defnyddio’r dogfennau a’r broses dalu y mae’r Cyngor wedi cytuno arnynt. Mae sefydlu CBPau yn broses syml sy’n golygu ychydig iawn o waith ychwanegol.

Mae’r prif gontractwyr a chyflenwyr wedi bod yn hollol gefnogol i CBPau ac maent hwythau wedi sôn am y manteision niferus. Erbyn hyn, mae’r Cyngor yn awyddus i fynd â CBPau gam ymhellach er mwyn sicrhau’r manteision mwyaf posibl ar hyd y gadwyn gyflenwi. Mae hyn yn cynnwys edrych ar symiau dargadw (retentions) a chynyddu nifer y cyflenwyr yn y CBP. Mae canllawiau Llywodraeth Cymru yn nodi ei bod yn rhaid defnyddio CBPau ar gyfer prosiectau gwerth dros £2 filiwn. Fodd bynnag, nawr bod y Cyngor wedi sefydlu’r broses, byddai modd defnyddio CBPau ar gyfer prosiectau islaw’r trothwy hwn yn y dyfodol, yn dibynnu ar hyd y cynllun a chyfansoddiad y gadwyn gyflenwi.

14