DIGITAL STRATEGI
Vi bruger data som råstof
Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling
Vi skaber værdi for mennesker
”Nøglen til, at vi lykkes, er fællesskab. Den fortsatte
digitale udvikling af vores organisation og vores arbejde er en fælles opgave og et fælles ansvar.”
Forord
“Teknologi for mennesker” er overskriften på DTU’s Strategi 2020-2025. Strategien sætter mål om en bæredygtig fremtid, der bygger på værdiskabende teknologi for mennesker. Det mål vil vi i Campus Service bidrage til at indfri.
Digitalisering står centralt i DTU’s Strategi 2020-2025, som ét af tre pejlemærker. DTU vil gå forrest for at anvende digitalisering som drivkraft for innovation og nybrud og være et forbillede for digitalisering af både faciliteter og funktioner.
Med sin Strategi 2020-2025 har DTU sat en ambitiøs overligger for universitetets udvikling. Og fokus på digitalisering og faciliteter giver Campus Service en vigtig rolle i at realisere disse ambitioner.
Heldigvis er vi i Campus Service parate til og motiverede for at påtage os det ansvar. Derfor har vi med denne digitale strategi kridtet vores egen bane op for at kunne bidrage til både DTU’s digitale ambitioner og for at gå forrest i udviklingen af vores fag.
Nøglen til, at vi lykkes, er fællesskab. Den fortsatte digitale udvikling af vores organisation og vores arbejde er en fælles opgave og et fælles ansvar. Det er derfor mit ønske, at Campus Services Digitale Strategi 2020-2025 bliver en fælles løftestang, der skaber værdi for de brugere vi servicerer, for de mennesker vi samarbejder med og for os i CAS.
God læselyst!
Jacob Steen Møller Campusdirektør
Indledning
Digitalisering spiller en stadig større rolle som drivkraft for værdiskabelse inden for ejendomsudvikling og ejendomsdrift.
Digitale værktøjer, modeller og arbejdet med data understøtter nye former for samarbejde og arbejdsprocesser både i byggeprojekter og i den efterfølgende drift, vedligehold og forvaltning.
Samtidig giver digitale løsninger mulighed for nye måder at understøtte bygningernes anvendelse og brugernes adgang til og interaktion med deres fysiske miljø.
Digitale teknologier påvirker også organisationsformerne i ejendomsudvikling og ejendomsdrift (Real Estate & Faciliticies Management - REFM). De giver mulighed for nye måder at lede, samarbejde og organisere sig, ligesom de stiller nye krav til kompetencer på alle niveauer.
Hvor byggeri, bygningsdrift og forvaltning generelt har taget tid til at få hul på den digitale udvikling, har Campus Service over de seneste år taget godt fat. Med afsæt i IKT-bekendtgørelsen har Campus Service arbejdet aktivt med, hvad digital udvikling betyder for organisationen og for DTU’s bygningsmasse. Det har ført til både kortere projekterings- og designfaser i byggeprojekter samt mere smidigt samarbejde på byggepladsen.
Udviklingen og anvendelsen af IKT løsninger har også gjort det nemmere at overvåge driften af bygninger centralt, mens digital adgang til tegninger, tidligere sager og opdaterede skemaer har gjort det nemmere for Campus Services medarbejdere at danne sig overblik i forbindelse
med vedligehold og forvaltning. Gennem anvendelsen af data i DTUfm har forvaltning af DTU’s bygningsmasse og arealer medført nye muligheder for markante effektiviseringer og optimering af arealanvendelse.
Gennem den digitale udvikling går både ejendomsudvikling samt drift og brug af bygninger i disse år mod mere sammenhængende værdikæder, større fokus på værdien for slutbrugere og en stærkere integration af systemer.
I kernen af den digitale udvikling ligger Campus Services arbejde med at gøre digitale informationer tilgængelige og brugbare. Det gælder både for projektledere, der fx skal kunne finde og dele informationer om campus, og for driftsansvarlige, der fx skal kunne identificere installationer for at kunne tage sig af vedligeholdelse. Det gælder ligeledes eksterne interessenter fx brugere af DTU’s bygninger, studerende og forskere, som kan have glæde af vores data. Tilgængelige data udgør derfor kernen af den digitale udvikling.
Det er på denne baggrund, at Campus Service har udarbejdet en digital strategi for organisationen.
Fælles digital strategi 2020-2025
Campus Service Digital Strategi 2020-2025 tager afsæt i DTU’s strategi om, at digitalisering skal være et bærende element i universitetets uddannelser og udvikling.
Den digitale strategi består af en overordnet digital vision, som favner tre centrale pejlemærker for organisationens digitale udvikling. Hvert pejlemærke rummer en række strategiske mål, der er centrale for at forløse Campus Services digitale potentiale, og som organisationen vil arbejde for at opnå i strategiens tidsmæssige sigte.
Strategien er et arbejdsredskab for Campus Services ledelse til at koordinere overordnede initiativer på tværs af organisationen. Den er samtidig en fælles ramme for
dialog om, hvordan organisationen samarbejder om den digitale udvikling på tværs af sektioner.
Som led i at implementere strategien har Campus Service etableret en sektion for digitalisering. Sektionen skal spille en centrale rolle som sparringspartner, dataekspert og kapacitet for digital innovation på tværs af organisationen.
Strategien er udviklet med afsæt i et grundigt kvalitativt forarbejde i form af interviews på tværs af Campus Services organisation samt med centrale eksterne interessenter. En følgegruppe af medarbejdere har samtidig fulgt arbejdet og bidraget med at udvikle og kvalificere strategiens indhold
Strategien består af indhold i tre kategorier:
Vision
En overordnet digital vision, som rammesætter den langsigtede ambition for Campus Services digitale udvikling.
Pejlemærker
Tre strategiske fokusområder, som Campus Service vil arbejde med i den kommende strategiperiode.
Strategiske mål
De overordnede mål for hvert pejlemærke, som Campus Service ønsker at opnå gennem sit arbejde med den digitale udvikling i den kommende strategiperiode.
Digital udvikling består af to hovedelementer:
Digitalisering
Det ene er digitalisering, forstået som den løbende proces med at konvertere og tilgængeliggøre fysiske informationer som digitale informationer.
Digital transformation
Det andet er digital transformation, hvor digitale teknologier bruges til at styrke en organisations forretningsmodel, arbejdsprocesser og værdiskabelse.
Campus Service er ambitiøse og udviklende i at anvende digital teknologi og data til at transformere vores organisation og styrke værdiskabelsen
Campus Service er ambitiøse og udviklende, hvilket betyder, at organisationen er med til at udvikle og afprøve nye digitale teknologier samt skubbe til grænserne for, hvad der kan lade sig gøre.
Campus Service bruger digitale teknologier og data til at transformere sin organisation, hvilket betyder, at digitalisering skal være drivkraft for vores samlede udvikling og mere end bare et redskab i medarbejdernes arbejde.
Campus Service styrker værdiskabelsen, hvilket betyder, at digitalisering først og fremmest handler om at skabe mere værdi af organisationens kerneforretning til gavn for DTU og vores omverden.
Vi bruger data som råstof
Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling
Vi skaber værdi for mennesker
Overblik over strategiske mål
Vi bruger data
som råstof
Campus Service anvender data som råstof, der binder services og processer sammen på tværs studerende, forskere og ansatte samt danner grundlag for smartere løsninger både internt og blandt samarbejdspartnere.
Strategiske mål
1. CAS har en datapolitik, der sikrer, at organisationens prioriterede data har rette kvalitet og anvendelighed
2. CAS arbejder løbende med at gøre det mere brugervenligt at arbejde med data.
3. CAS kommunikerer aktivt om sine data med eksempler på, hvor data bliver brugt og skaber værdi på DTU eller i vores omverden.
Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling
Ansatte og samarbejdspartnere i Campus Service har et digitalt tankesæt og anvender fælles integrerede løsninger, der understøtter en stadigt mere værdiskabende udvikling, drift og brug af campus. Campus Service er desuden en aktiv medspiller i at inspirere omverdenen til at udvikle nye løsninger med afsæt i Campus Services data.
1. CAS’ digitale kultur tager udgangspunkt i fælles ansvar og høje kompetencer inden for digitalisering.
2. Udviklingen af CAS’ digitale infrastruktur forbinder CAS internt og eksternt, der åbner muligheder indadtil såvel som udadtil.
3. CAS er førende inden for digital REFM og en aktiv medspiller for omverdenen ved at aktivere sine data i udviklingen af nye løsninger.
Vi skaber værdi for mennesker
Campus Service anvender og udvikler digitale services, der er værdiskabende for både studerende, forskere og ansatte samt samarbejdspartnere og interessenter i samfundet.
1. CAS har et tydeligt billede af hvilke digitale services, der er værdiskabende, og hvordan de er værdiskabende.
2. CAS stiller integrerede, digitale løsninger til rådighed, som giver adgang til og overblik over DTU’s faciliteter.
3. CAS’ digitale services er kendt af studerende, forskere, ansatte og omverden.
Vi bruger data som råstof
Campus Service anvender data som råstof, der binder services og processer sammen på tværs studerende, forskere og ansatte samt danner grundlag for smartere løsninger både internt og blandt samarbejdspartnere.
Data er kernen af Campus Services digitale arbejde. Det er gennem skabelse, brug og deling af data, at Campus Service kan styrke samarbejdet internt mellem institutter, afdelinger, sektioner, eksterne leverandører og samarbejdspartnere. I fremtiden vil data spille en endnu større rolle, i kraft af de muligheder digitaliseringen giver.
Gennem adgang til informationer af høj kvalitet på rette tid og sted kan medarbejdere i Campus Service løse opgaver hurtigere og med større sikkerhed. Samtidig udgør den samlede datamængde et stadigt større aktiv om byggeri, fysiske miljøer og brug af campus, som DTU’s forskere kan bruge i deres arbejde, eller som virksomheder i omverdenen kan bruge som afsæt for at udvikle nye løsninger.
For at sikre værdien af data, som et råstof i Campus Services arbejde, vil organisationen opnå følgende tre mål:
Strategisk mål 1: CAS har en datapolitik, der sikrer, at organisationens prioriterede data har rette kvalitet og anvendelighed.
For at sikre datas værdi, er det centralt, at data har den nødvendige kvalitet og anvendelighed. Derfor skal Campus Service have klare kriterier for, hvilke data, der høstes, bearbejdes og lagres, så de er tilgængelige for fremtidig brug.
Strategisk mål 2: CAS arbejder løbende med at gøre det mere brugervenligt at arbejde med data.
Adgangen til og brugen af data beror på, at Campus Service arbejder for at gøre medarbejdere mere kompetente i at håndtere data samt har fokus på at gøre processerne for at håndtere data simple og brugervenlige. Det gælder både internt i forhold til medarbejdernes ansvar i forhold til den løbende opdatering af data og eksterne samarbejdspartneres mulighed for at tilgå og anvende data.
Strategiske mål 3: CAS kommunikerer aktivt om sine data med eksempler på, hvor data bliver brugt og skaber værdi på DTU eller i omverdenen.
Som råstof kan Campus Services data blive et særligt værdifuldt aktiv for DTU både i forskning og i samarbejdet med eksterne partnere om innovation. Det kræver, at data er synlige for omverdenen, og at omverdenen tydeligt kan afkode og forstå kvaliteten og værdien af de enkelte data.
Vi er fælles om digitale løsninger og udvikling
Ansatte og samarbejdspartnere i Campus Service har et digitalt tankesæt og anvender fælles integrerede løsninger, der understøtter en stadigt mere værdiskabende udvikling, drift og brug af campus.
Campus Service er desuden en aktiv medspiller i at inspirere omverdenen til at udvikle nye løsninger med afsæt i Campus Services data.
Strategiske mål 1: CAS’ digitale kultur tager udgangspunkt i fælles ansvar og høje kompetencer inden for digitalisering.
Campus Services værdiskabelse er forbundet på tværs af sektioner, som håndterer forskelligartede opgaver. Værdien af digitale informationer kan derfor opstå længe efter, de er blevet høstet, bearbejdet og lagret, fx i kombination med andre datakilder. På tværs af sektioner skal alle bidrage for at forløse potentialet.
Campus Services arbejde med digitalisering beror derfor på, at alle i organisationen har de fornødne kompetencer til at løfte deres eget ansvar og for at kunne indgå i den fælles digitale udvikling. I fremtiden er det målet, at alle i Campus Service er bevidste om, hvordan den data, man høster eller skaber, kan have værdi for andre i og omkring organisationen.
Den digitale kultur kræver stærke digitale kompetencer, et solidt digitalt tankesæt samt en digital nysgerrighed blandt alle medarbejdere. Medarbejdere skal derfor kunne følge den digitale udvikling inden for deres respektive felt og skal have adgang til vejledning samt instruktion.
Strategiske mål 2: Udviklingen af CAS’ digitale infrastruktur forbinder CAS internt og eksternt, der åbner muligheder indadtil såvel som udadtil.
Fremadrettet skal Campus Services digitale systemer og infrastruktur i stigende grad integreres, så organisationen kan understøtte sammenhængende og gensidigt berigende arbejdsprocesser. Samtidig skal systemer og infrastruktur kunne understøtte nye muligheder, fx ved at data er åbent tilgængeligt for eksterne samarbejdspartnere.
Strategiske mål 3: CAS er førende inden for digital REFM og en aktiv medspiller for omverdenen ved at aktivere sine data i udviklingen af nye løsninger.
Campus Services fokus på data gør det i fremtiden muligt at bruge data som afsæt for at identificere nye muligheder for innovation. Her skal det stærke dataarbejde understøtte interne indsatser, der kan fastholde Campus Services styrkeposition som en frontløber inden for digital REFM. Både kort- og langsigtet værdiskabelse skal være synligt i de innovative projekter, Campus Service igangsætter eller indgår i. Herigennem vil Campus Service også blive i stand til at formidle værdien af egne data både internt og eksternt.
Foruden innovative projekter til gavn for Campus Service og DTU vil organisationen understøtte innovation til gavn for omverdenen gennem sine data. Her vil Campus Service stille sine data til rådighed, inspirere til nye muligheder og fungere som en aktiv medspiller for eksterne partnere i innovationsprojekter.
Vi skaber værdi for mennesker
Campus Service anvender og udvikler digitale services, der er værdiskabende for både studerende, forskere og ansatte samt samarbejdspartnere og interessenter i samfundet.
Digitalisering handler om værdiskabelse. For Campus Service gælder det både værdien af at introducere digitale værktøjer og data i arbejdsprocesserne samt at skabe ny værdi for de mennesker, der benytter og interagerer med DTU’s faciliteter.
Digitalisering giver mulighed for at styrke fokus på brugerne og deres oplevelse. Det gælder både interne brugerne, fx studerende, forskere eller ansatte, der anvender systemer og data, og eksterne brugere, fx leverandører, der indgår i byggeprocesser eller drift.
For at kunne realisere værdien af den digitale udvikling vil Campus Service opnå følgende tre mål:
Strategiske mål 1: CAS har et tydeligt billede af hvilke digitale services, der er værdiskabende, og hvordan de er værdiskabende.
Forudsætningen for at kunne skabe værdi er, at Campus Service har et tydeligt billede af, hvilke digitale services, der rent faktisk skaber værdi for brugerne eller for de processer, hvor services indgår. Det involverer, at alle ansatte i Campus Service er bevidste om, hvordan de er med til at skabe denne værdi og ved, hvordan værdien skabes på både kort og lang sigt.
Strategiske mål 2: CAS stiller integrerede, digitale løsninger til rådighed, som giver adgang til og overblik over DTU’s faciliteter.
Adgangen til faciliteter og til information om faciliteter er i fremtiden en central digital opgave for Campus Service. På et stadigt større og mere digitalt understøttet campus, vil behovet for overblik, tilgængelighed og lettere navigation stige. Derfor er det et centralt mål at løfte disse behov bedst muligt i Campus Services arbejde med digitale løsninger.
Strategiske mål 3: CAS’ digitale services er kendt af studerende, forskere, ansatte og omverden.
Teknologi og data er værktøjer til at skabe værdi for mennesker, der understøtter og beriger deres brug af campus. Dette kræver, at der ikke bare eksisterer gode løsninger, men at Campus Service formidler relevante digitale løsninger til de målgrupper, der kan få gavn af dem.