eGovernment 11/2026 by vit

www.egovernment.de

25. Jahrgang

ISSN 2941-2870 (Print) | ISSN 2944-3598 (Online)

Ausgabe 11/2026

26. Oktober 2026

Bund

ZenDiS

Wo hakt es noch, wo nicht? Antworten liefert das BMDS im Bericht zur Staatsmodernisierung.

Skalierung, Struktur, Strategie: Pamela Krosta-Hartl spricht über die Rolle des ZenDiS.

SPEZIAL

Im Spezial dieser Ausgabe geht es um die Themen E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement.

Gemeinsame Ziele

Die kommunalen IT-Dienstleister bündeln ihre Kräfte und richten ihre Zusammenarbeit neu aus. Doch wenn die Digitalisierung bei Bürgerinnen und Bürgern ankommen soll, muss das Bündnis noch breiter werden. Dazu braucht es alle Kräfte und Akteure. Verwaltungsdigitalisierung ist dann erfolgreich, wenn sie bei Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen ankommt. Für die kommunalen ITDienstleister ergibt sich daraus eine große Verantwortung. Bei Vitako, der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V., ist man sich dessen bewusst. Die Modernisierung des deutschen Staates entscheide sich nicht in Berlin, sondern in den Kommunen, schreibt die Vitako in einem aktuellen Positionspapier. Kommunale IT-Dienstleister betrieben im Auftrag von Städten, Kreisen und Gemeinden Verwaltungsdigitalisierung nicht als singuläres Projekt, sondern als Daueraufgabe. Sie „bündeln zunehmend ihre Kräfte, kooperieren intensiver denn je, legen ganze Abteilungen zusammen und gehen weitreichende Fusionen ein“,

heißt es im Papier. Es gehe darum, die Services für die Verwaltung gemeinschaftlich zu erbringen, erläutert Lars Hoppmann, geschäftsführender Vorstand der Vitako, in unserem Podcast „Unbürokratisch“. Er beschreibt hier die Pläne, konkrete Kooperationen und das Mindset, das der Veränderung zugrunde liegt: „Keiner schafft es allein“. Das Positionspapier spannt den Bogen weiter – zum staatlich legitimierten, abgestimmten Ordnungsrahmen (gemeinsam etabliert von IT-Planungsrat, DMK und MPK), auf dem die entstehende Plattformlandschaft der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland (mit Deutschland-Architektur und DeutschlandStack) basiere. Architekturhoheit, Plattformkern und Governance seien klar als gesamtstaatliche Aufgaben im föderalen Zusammenwir-

ken definiert und es werde „ein gemeinsames digitales VerwaltungsÖkosystem geschaffen, das durch seine verbindliche Ausrichtung und staatliche Finanzierung Maßstäbe setzt“. Kritik richtet sich an der Stelle aber gegen einen anderen Akteur: Die „neuen und vor allem redundanten Lösungsangebote von GovTech Kommunal“ konterkarierten die Ziele dieser interföderalen IT-Strukturen im staatlichen Ordnungsrahmen. In einem Antwortschreiben haben GovTech Deutschland und GovTech Kommunal dazu Stellung genommen. Darin begründen sie, warum sie ergänzend auch neue Wege für notwendig erachten. Zudem haben sie gemeinsame Gespräche vorgeschlagen. Dieser Austausch ist sicherlich zu begrüßen. Die Fragen, die das Positionspapier aufwirft, gehen aber im

Bild: Vitako

Mit aller Kraft: Vertrauen wiedergewinnen

Lars Hoppmann ist geschäftsführender Vorstand von VITAKO.

Grunde über den konkreten Fall hinaus. Die Aufgabe, den Staat zu modernisieren und das Vertrauen wieder zu gewinnen, ist so groß, dass es dafür alle verfügbaren Kräfte und Ressourcen brauchen wird. Die Beschlüsse des IT-Planungsrats zum D-Stack und die Verpflichtung der Länder sind ein großer Schritt nach vorn. Einzelne Leuchtturmprojekte schaffen keine flächendeckende Digitalisierung. Aber wie lassen sich die Ergebnisse und Erfahrungen aus solchen Projekten nutzen – etwa aus dem Vorhaben „Modellprojekte Smart Cities“? Erst kürzlich haben fünf Verbände in einem gemeinsamen Positionspapier gefordert, die Modellvorhaben zu verstetigen und die Lösungen auch an den D-Stack anzubinden. Angesichts der geopolitischen Lage stellt sich zudem die Frage nach der

nötigen Redundanz von Strukturen – gemeinsame Standards und Wechselfähigkeit vorausgesetzt –, um gegen Krisen und Angriffe gewappnet zu sein. In Bezug auf GovTech Deutschland: Bei allen berechtigten Forderungen nach mehr Transparenz, etwa zu Vergaben, sollte nicht vergessen werden: Auch hier stehen Menschen dahinter, die sich mit ihrem Wissen und Können für das gemeinsame Ziel einsetzen: für spürbare Verbesserungen, die bei Bürgern und Unternehmen ankommen. nh

wachsende Gemeinschaft den Assistenten länderübergreifend weiterentwickelt. Transformation: KoliBri des ITZBund: Die Lösung stellt geprüfte Bausteine wie Schaltflächen, Formulare und Menüs für barrierefreie Websites und Online-Dienste bereit. Künstliche Intelligenz: BaKIM der Stadt Bamberg. Mit Hilfe von KI wertet die Stadt Drohnenfotos von Bäumen aus, um geschwächte Bäume früh zu erkennen. Mit dem Sonderpreis für Strategie & Leadership wurde in diesem Jahr BMDS-Staatssekretär Dr. Markus Richter geehrt. Die Jury würdigte damit die schnelle und konsequente Veränderung

der Rahmenbedingungen für Open Source, etwa durch die überarbeiteten EVB-IT, den Deutschland-Stack, mit dem der IT-Planungsrat offene, interoperable Standards für Bund, Länder und Kommunen verbindlich macht, oder durch die Bereitstellung der KI-Module aus dem SPARK-Projekt als Open Source. Zudem wurde auch wieder der Community Award vergeben. Gewonnen hat ihn in diesem Jahr die Stadt Halle (Saale) mit ihrem Projekt HAL-Plan, das 349 von über 6.000 abgegebenen Stimmen auf sich vereinigte. Der CommunityPreis wurde bereits am 13. Oktober im Open Source Park der OSBA verliehen. nh

Weitere Informationen Hintergründe zum Thema finden Sie auf unserer Website:

[ voge.ly/Unbürokratisch ] [ voge.ly/Positionen ] [ voge.ly/SmartCities ]

Kurz gemeldet Open Source Wettbewerb 2026: Gewinner gekürt Der Open Source Wettbewerb für Behörden und öffentliche Institutionen fand in diesem Jahr zum zweiten Mal statt und stieß auf gewachsene Resonanz: 65 Projektteams aus Bund, Ländern und Kommunen waren dem Aufruf der Open Source Business Alliance – Bundesverband für digitale Souveränität e.V. (OSBA) gefolgt. Zur Wahl standen vier Kategorien: Fachverfahren, Interne Verwaltungsanwendungen, Transformation und – neu in diesem Jahr – Künstliche Intelligenz. Die Fachjury wählte aus den Einreichungen zunächst zwölf Projekte für die Finalrunde aus. Am dritten Tag der Smart

Country Convention wurde es spannend: Die Finalisten durften ihre Projekte in Live-Pitches vorstellen – dann fielen die Entscheidungen der Jury.

Die Gewinner-Projekte Fachverfahren: XMAS des

Landesbetriebs Geoinformation und Vermessung Hamburg. Mit dem frei verfügbaren Werkzeug können auch kleinere Kommunen Bebauungspläne erfassen und prüfen. Interne Verwaltungsanwendungen: F13 des InnoLab_bw des Staatsministeriums Baden-Württemberg. Die Jury würdigte besonders, dass eine

Seite 2

Politik & Verwaltung

eGovernment | 11/2026

Praxis & Innovation

3 | Mit verbindlicher IT-Gover-

Liebe Leserin, lieber Leser,

nance, zentralen Plattformen und digitaltauglichem Recht will der Bund die Staatsmodernisierung vorantreiben.

4 | Im Interview beleuchtet

Dr. Dirk Woywod, wie sich das Law-as-Code-Prinzip mittels Rulemapping umsetzen lässt.

5 | Drei Bundesländer bauen

gemeinsam eine verteilte KIInfrastruktur für Hochschulen auf, wobei ohnehin bestehende Kapazitäten genutzt werden.

6 | In der KI-Kolumne gehen Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves und Ibrahim Köran darauf ein, wie Agentic AI den Markt für KI-Lösungen über kurz oder lang umkrempeln könnte.

11 | In den knapp drei Jahren

seines Bestehens hat das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) selbst schon so einige Änderungen mitgemacht, aber auch selbst vorangetrieben. Im Interview spricht Geschäftsführerin Pamela Krosta-Hartl über den Status quo und die jüngsten Entwicklungen.

12| CIOs, CDOs und weitere

IT-Entscheidende aus dem Gesundheitswesen begegnen sich am 4. und 5. November auf dem eHealth Summit 2026 in Frankfurt am Main. Dort diskutieren sie im geschützten Rahmen über aktuelle Herausforderungen der HealthcareDigitalisierung und wie man diesen begegnen kann.

7 | Inwiefern kann die E-Akte

von integrierter KI profitieren? Diese Frage stand im Oktober auf dem Fabasoft eGov-Day im Mittelpunkt.

10 | Theresa Amberger vom

NExT e. V. lädt Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung dazu ein, ihre Digitalerfahrungen im Verwaltungsmonitor zu teilen.

Editorial

Der Jahreskreis der Verwaltungsdigitalisierung schließt für uns – Jahr für Jahr – mit der Smart Country Convention in Berlin. Schließlich hat man zu wenigen anderen Zeitpunkten derart viel geballte Expertise an einem Ort versammelt; und für uns als Journalisten bietet es sich geradezu an, dort die Ohren aufzusperren und wie menschliche Stimmungsbarometer die Szene als Ganzes zu beobachten. Wenig überraschend war das Thema KI omnipräsent; die wahren Stars waren aber an anderer Stelle vorzufinden. In den leisen Tönen, im Bewusstsein, dass man sich an einer technologischen Schwelle befindet, die frischen Wind in die Digitalisierung des Standorts Deutschland bringen kann. Die Rede ist natürlich von der bevorstehenden EUDI-Wallet und der deutschen Variante „d-you“. Das diesjährige Partnerland der SCCON – Portugal – hat bereits seit 2019 eine zentrale Wallet für Verwaltungsdienstleistungen im Port-

dem Fachkräftemangel mit KI begegnen können, eruierte Prof. Dr. Manfred Hauswirth vom Fraunhofer FOKUS auf der Smart Country Convention.

Johannes Kapfer Redaktion eGovernment

Stuttgarter das Thema Verwaltungsdigitalisierung an. Ihr Vorgehen, nirgendwo die Nummer eins aber überall in den Top-Ten zu sein, hatte ihnen schlussendlich die Pole Position im diesjährigen Smart City Ranking des Bitkom eingebracht. Bei der Siegerehrung hatte CIO Thomas Bönig durchblicken lassen, dass er sich mehr Unterstützung organisatorischer wie finanzieller Natur vonseiten des Bundes für Kommunen wünschen würde. Vielleicht hat er dabei auch nach Portugal geblickt, das in den vergangenen Jahren bewiesen hat, dass Vertrauen oftmals in Nahbarkeit begründet liegt. Ich wünsche viel Spaß bei der Lektüre

eGovernment jederzeit & überall: Hintergründe und News rund um die Digitalisierung der öﬀentlichen Verwaltung online lesen.

13| Die Deutsche Verwaltungscloud (DVC) sucht sogenannte „Friendly User“, die ihre eigens entwickelten Lösungen auf einer der Betriebsplattformen testen möchten und ebendiese Erprobung auch längerfristig begleiten möchten.

15| Auf unserer Termineseite: 10 | Wie öffentliche Stellen

folio. Während hierzulande an der rechtzeitigen Fertig- und Bereitstellung der Wallet gefeilt wird, haben die Portugiesen völlig andere Sorgen. Ihre App ist nämlich nicht vollständig kompatibel mit den europäischen Anforderungen an eine EUDI-Wallet. Ob grenzüberschreitende Interoperabilität oder kryptographische Infrastruktur; die Portugiesen müssen bis zum Fristende an Heiligabend noch ziemlich dicke Bretter bohren. Anstatt jedoch aufgrund der bevorstehenden Mammutaufgabe – und nichts anderes steht dem portugiesischen Pendant des BMDS ARTE bevor – in Panik zu verfallen, demonstrierten die Iberer an ihrem Messestand mit einer geradezu einladenden Gelassenheit bereitwillig den Leistungsumfang der eigenen App. Meiner Meinung nach war es sehr erfrischend zu sehen, was möglich ist, wenn man einfach macht und sich erst im Nachgang um die geforderte Regulatorik aus Brüssel kümmert. Mit einer ähnlichen Gelassenheit gehen auch die

Die Messe Düsseldorf stellt die Medica neu auf, neben neuen Formaten und Konferenzen ist mehr Raum für den Austausch geplant. Ende November lädt die NRW Sicherheitskonferenz interessierte Security-Experten nach Mönchengladbach ein.

Bereits freitags vor der Print-Ausgabe online verfügbar: eGovernment.de /digitale_ausgaben

IMPRESSUM Mediaberatung

Kampagnenmanagement

EBV: Carin Böhm

Fragen zur Produktsicherheit produktsicherheit@vogel.de

Anzeigendisposition eGovernment

Mihaela Mikolic (-204)

Vogel IT-Medien GmbH Max-Josef-Metzger-Straße 21, 86157 Augsburg Tel. 0821/2177-0, Fax 0821/2177-150 redaktion.egov@vogel.de Handelsregister Augsburg HRB 11943

Grafik & Layout: Vogel Medienservice

Redaktionsleitung

eGovernment.de/hilfe oder eMail an: vertrieb@vogel.de mit Betreff „eGovernment“. Gerne mit Angabe Ihrer Kundennummer vom Adressetikett *CS-1234567*

Susanne Ehneß / su (-180), Stephan Augsten / aus (CvD, -145 ViSdP für redaktionelle Inhalte)

Redaktion

Nicola Hauptmann / nh, Johannes Kapfer / jk (-181), Serina Sonsalla / se (-184)

Co-Publisher

Harald Czelnai (verantwortlich für den Anzeigenteil, -212), harald.czelnai@vogel.de Fax 0821/2177-152

Druck

Vogel Druck und Medienservice GmbH, Leibnizstr. 5, 97204 Höchberg Gedruckt auf Steinbeis silk Recyclingpapier, ausgezeichnet mit dem Blauen Engel und dem EU Ecolabel. Mehr Infos unter: www.stp.de

Sandra Schüller (-182), Heike Kubitza (-213)

Ursula Gebauer (-217), Julia Föst (-133)

Anzeigen-Layout: Alexander Preböck Leserservice:

Geschäftsführer

Tobias Teske, Matthias Bauer

Erscheinungsweise: 12 Ausgaben jährlich

Abonnement

Preis des Jahresabonnements: 99,- € zzgl. 7% MwSt., inkl. Versand

Haftung

Für den Fall, dass Beiträge oder Informationen unzutreffend oder fehlerhaft sind, haftet der Verlag nur beim Nachweis grober Fahrlässigkeit. Für Beiträge, die namentlich gekennzeichnet sind, ist der jeweilige Autor verantwortlich. Redaktionelle Beiträge, die zur Veröffentlichung in eGovernment bestimmt sind, können auch auf allen Websites der Vogel Communications Group verwendet werden. Für unverlangt eingesandte Manuskripte wird keine Haftung übernommen. Sie können nur zurückgesandt werden, wenn Rückporto beiliegt.

Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, digitale Verwendung jeder Art, Vervielfältigung nur mit schriftlicher Genehmigung der Redaktion. Fotokopieren veröffentlichter Beiträge ist gestattet zu innerbetrieblichen Zwecken, wenn auf jedes Blatt eine Wertmarke der Verwertungsgesellschaft Wort, Abt. Wissenschaft, in 80336 München, Goethestraße 49, nach dem jeweils geltenden Tarif aufgeklebt wird.

Nachdruck und elektronische Nutzung

Wenn Sie Beiträge dieser Zeitschrift für eigene Veröffentlichung wie Sonderdrucke, Websites, sonstige elektronische Medien oder Kundenzeitschriften nutzen möchten, erhalten Sie Information sowie die erforderlichen Rechte über: www.mycontentfactory.de Tel. 0931/418-2786. Die Artikel dieser Publikation sind in elektronischer Form über das Datenbankangebot der GBI zu beziehen: www.gbi.de eGovernment ist die Zeitung für die Digita-

lisierung der Verwaltung und Öffentliche Sicherheit. Sie informiert IT-Entscheider in Bund, Land, Kommune und in den Öffentlichen Einrichtungen über alle fachlich relevanten Bereiche der digitalen Informationsverarbeitung im Public Sector. Das Onlineportal www.eGovernment.de stellt maßgeschneiderte Services für IT-Entscheider der Öffentlichen Hand dar und bietet ein umfangreiches, exklusives Webangebot mit hohem Nutzwert. Das Stammhaus Vogel IT-Medien, Augsburg, ist eine 100prozentige Tochtergesellschaft der Vogel Communications Group. Der führende deutsche Fachinformationsanbieter mit rund 100 Fachzeitschriften und 60 Webseiten sowie zahlreichen internationalen Aktivitäten hat seinen Hauptsitz in Würzburg.

Mitgliedschaft

eGovernment ist IVW-zertifiziert. Die wichtigsten Angebote des Verlages sind IT-BUSINESS, eGovernment, Healthcare Digital, BigData-Insider, CloudComputingInsider, DataCenter-Insider, IP-Insider, Security-Insider, Storage-Insider.

eGovernment | 11/2026

Seite 3

Politik & Verwaltung

4 Im Interview erklärt Dr. Dirk Woywod, wie Rulemapping eingesetzt wird.

6 Inwiefern verändert Agentic AI die Kräfteverhältnisse im Markt für KI?

Bericht zur Staatsmodernisierung

Der Staat braucht mehr als neue Portale Rund 12.000 Vorgänge bearbeitet das Bundesverwaltungsamt jedes Jahr im EU-Meldedienst für Schusswaffen- und Munitionsverbringungen. Bislang erforderte das bis zu elf Arbeitsschritte und die parallele Datenerfassung in einer AccessDatenbank sowie im BinnenmarktInformationssystem der EU-Kommission. Seit Januar 2026 läuft eine Low-Code-Anwendung im Probebetrieb. Sie verarbeitet Anzeigen aus dem Bundesportal weitgehend automatisiert und soll Doppelerfassungen vermeiden. Hier wird klar, wo Verwaltungsdigitalisierung ansetzen muss: Im Backbone, hinter der digitalen Eingangstür. Der am 7. Oktober 2026 im Kabinett beschlossene und vorgestellte Bericht beschreibt den notwendigen Umbau: Rechtsetzung, Organisation, Infrastruktur und Metriken sollen künftig zusammenwirken. Die Modernisierungsagenda umfasst 23 prioritäre Hebelprojekte und 80 weitere Maßnahmen. Zwölf dieser 103 Vorhaben sind laut dem Bericht abgeschlossen, 80 in Umsetzung, elf noch nicht gestartet. Der Projektstatus allein belegt jedoch keine Veränderung im Verwaltungsalltag. Bundesdigitalminister Dr. Karsten Wildberger betonte bei der Vorstellung, auch laufende Vorhaben hätten bereits wichtige Meilensteine erreicht. Zugleich benannte er das Problem, zentrale Lösungen auch in die Fläche zu bringen: „[Die] Schwierigkeit ist: Wie schnell kommen wir in 11.000 Kommunen?“ Die gewachsene, fragmentierte IT-Architektur erschwere die Verbreitung. Plattformen müssen sich deshalb auch anbinden und nachnutzen lassen.

Gemeinsam steuern statt doppelt beschaffen Neue Doppelstrukturen auf Bundesebene soll der Zustimmungsvorbehalt für wesentliche IT-Ausgaben verhindern. Er greift in der unmittelbaren Bundesverwaltung ab 500.000 Euro pro Jahr oder drei Millionen Euro insgesamt – und bei Vorhaben mit strategischer Relevanz und Tragweite, etwa zu KI. Rund 4.000 IT-Vorhaben wurden dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) bislang gemeldet. Bei Projekten mit einem Gesamtvolumen von etwa 800 Millionen Euro griff das Haus durch Ablehnungen, Auflagen oder Hinweise ein. Das Instrument konzentriert sich auf das ressortübergreifende Portfolio. Ähnliche Funktionen sollen

Bild: DigitalService des Bundes

Im Bericht zur Staatsmodernisierung zeigt der Bund, wie er die digitale Verwaltung umorganisieren will: Mit verbindlicher IT-Steuerung, gemeinsamen Plattformen und digitaltauglichem Recht. Die ersten Pilotanwendungen laufen zwar, doch es bleibt weiterhin viel zu tun.

Der im Auftrag des Bundes erstellte Bericht zur Staatsmodernisierung des BMDS zeigt, wie weit die Verwaltungsdigitalisierung gediehen ist und welche Aufgaben noch vor Deutschland liegen. zusammengeführt oder auf gemeinsamen Plattformen umgesetzt werden. Auch die Eintragung von KI-Systemen in den Marktplatz der KI-Möglichkeiten wird darüber durchgesetzt. Nachnutzung gehört damit frühzeitig in die Projektplanung. Das Vorgehen beim Zustimmungsvorbehalt soll 2028 evaluiert werden. Das Programm zur Ende-zu-EndeDigitalisierung wiederum soll wesentliche Bundesleistungen von der Antragstellung bis zum Abschluss durchgängig digitalisieren. Der EU-Meldedienst erprobt dafür eine zentrale Low-Code-Plattform beim ITZBund. Seit Mitte Mai 2026 nutzt auch die Bundesdruckerei eine Low-Code-Erweiterung. Als erstes Projekt setzt das Wirtschaftsministerium dort den Datenraum Wärmeplanung um. Insgesamt nennt der Annex zehn initiierte Projekte mit rund 30 Leistungen des Leistungskatalogs LeiKa. Ziel ist die Digitalisierung aller wesentlichen Bundesleistungen bis 2029.

Portale verlangen nach einfacheren Verfahren Wie eng Organisationsreform und Technik zusammenhängen, zeigt sich am Förderwesen. Die Förderzentrale Deutschland bündelt seit September 2025 den Zugang zu Förderangeboten. Anbieter können Antragsstrecken im Self-Service konfigurieren, die Anbindung ans Nationale Once-Only-TechnicalSystem (NOOTS) befindet sich in der Umsetzung. Bis Ende 2027 wollen Bund und Länder ihre Portale dort zusammenführen. Für die Kulturförderung entsteht daneben eine Low-Code-Plattform, die den

Prozess vom Antrag bis zur Verwendungsnachweisprüfung abbilden hilft. Gemeinsamer Zugang und durchgängige Bearbeitung gehen allerdings nicht automatisch Hand in Hand. Ein Portal beseitigt keine abweichenden Nachweispflichten im Hintergrund. Ein ressortübergreifender Gestaltungsrahmen soll deshalb vereinheitlichte Begriffe, maschinenlesbare Entscheidungslogiken und einfacheres Zuwendungsrecht voranbringen. Völlig konsistent ist das Fördermanagement damit aber noch nicht. Einen Deut früher kommt die neue Rechtsetzung ins Spiel. In ihrer Frühphase sollen Betroffenenperspektiven, Vollzug und digitale Umsetzbarkeit vor dem eigentlichen Gesetzestext berücksichtigt werden. Acht Ressorts haben Teile des Konzepts bereits erprobt. Die Verankerung für alle Ressorts in der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien ist für Januar 2027 vorgesehen, hat laut Annex aber noch nicht begonnen. Über 3.000 Seiten Arbeitshilfen, Leitfäden und Gesetzes-Checks sollen gebündelt werden. Das Law-as-Code-Prinzip gewinnt dabei an Bedeutung. Die Rulemapping-Methode (siehe Seite 4 dieser Ausgabe) modelliert Regelungslogik als Entscheidungsbäume, welche Menschen nachvollziehen und Maschinen als Code verarbeiten können. Während Pilotvorhaben gestartet sind oder vorbereitet werden, läuft schon die Ausschreibung über einen ressortübergreifenden Rahmenvertrag für GesetzeseditorSoftware. Der Zuschlag steht laut dem Bericht aber noch bevor. Das Föderale Informationsmanagement (FIM) unterstützt die Prozessmodellierung in der Frühphase. Verortung und Ressourcenausstattung der zentralen FIM-Bundesredaktion sind jedoch noch offen.

KI zwischen Assistenz und Automatisierung Das zentrale KI-Portal KIPITZ steht laut Bericht für rund 70.000 Nutzende in einem Teil der Bundesbehörden auf einer VS-NfD-fähigen Umgebung des ITZBund bereit. Für Länder und Kommunen sieht der Bericht ab Oktober 2026 eine Pilotierung über die souveräne KICloud vor. Eine DevOps-Plattform des Auswärtigen Amts nutzen bereits 26 Behörden von Bund und Ländern; die Rahmenbedingungen zur Verarbeitung von Verschlusssachen sind noch in Arbeit.

Bundesdigitalminister Karsten Wildberger stellt die berechtigte Frage, wie schnell zentrale Lösungen 11.000 Kommunen erreichen können. Fachanwendungen zeigen, dass KI weit mehr sein soll als eine bloße Schreibhilfe. SPARK unterstützt Planungs- und Genehmigungsbehörden beim Strukturieren von Unterlagen, bei der Vollständigkeitsprüfung und bei Bescheidentwürfen. Die Module stehen quelloffen auf openCode bereit. Pilotiert werden sie etwa in Hamburg beim Wasserstoffkernnetz und in Nordrhein-Westfalen bei immissionsschutzrechtlichen Verfahren. Die Entscheidungshoheit bleibt bei den Sachbearbeitenden. Das Umweltministerium nutzt überdies KIRAS mit agentischen Funktionen; die Datenbestände nachgeordneter Behörden sollen perspektivisch über Schnittstellen einfließen. Das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) soll parallel um eine allgemeine Befugnis zur KI-Nutzung einschließlich vollständig automatisierter Verwaltungsakte erweitert werden. § 35a VwVfG verlangt für solche Verwaltungsakte bisher eine Zulassung durch Rechtsvorschrift. Der geplante Rahmen muss insbesondere Artikel 22 der Datenschutz-Grundverordnung berücksichtigen und Schutzvorkehrungen schaffen. Ein Kabinettsbeschluss ist für Ende dieses Jahres angestrebt. KI-Assistenz und vollständig automatisierte Verwaltungsakte bleiben rechtlich und organisatorisch unterschiedliche Fälle.

Wirkung statt bloßer Projektfortschritte Erfolg lässt sich aber nicht allein an bereitgestellter Software ablesen, wie Wildberger betonte: „Wir schauen nicht nur, das haben wir jetzt einfach umgesetzt, machen einen Haken dran“. Entscheidend sei, wie Maßnahmen ankämen und wo nachgeschärft werden müsse. Der Bericht räumt ein, dass lange Zeit vor allem die Verfügbarkeit digitaler Anwendungen gezählt habe, nicht deren Qualität. Nun sollen sogenannte Sludge Audits unnötige Hürden in analogen wie digitalen Leistungen aufdecken. Die Anpassung an die deutsche Verwaltungslandschaft läuft bereits. Bis Mitte 2027 soll eine Geschäftsstelle Servicequalität entstehen, die Daten bündelt und Verbesserungsbedarf identifiziert. Die Bündelung des First-Level-Supports und dessen Einbettung in die Behördennummer 115 haben laut Annex hingegen

noch nicht begonnen. Auch die Entlastungszahlen verlangen eine genaue Einordnung. Der Bericht weist für Regelungsvorhaben vom 6. Mai 2025 bis zum 30. Juni 2026 eine jährliche Nettoentlastung beim Erfüllungsaufwand von mehr als zehn Milliarden Euro aus, inklusive der Umsetzung von EU-Recht. Rund 1,9 Milliarden Euro entfallen auf die Verwaltung. Das sind weder automatisch verfügbare Haushaltsmittel noch ein Beleg für bessere Onlinedienste. Umgekehrt bildet die verwendete Methodik nicht jeden Nutzen ab: Beschleunigte Genehmigungen könnten Investitionen früher wirksam werden lassen, wie Dr. Karsten Wildberger erläuterte. Zeit übersetze sich dabei nicht unbedingt in Einsparungen in Euro. Für die Umsetzung bleibt zudem die Ressourcenfrage. Zusätzliche finanzielle und personelle Bedarfe sollen die Ressorts innerhalb geltender Haushaltsansätze und Stellenpläne decken. Gleichzeitig soll die Effizienzinitiative bis 2029 jährlich drei Milliarden Euro Entlastung erreichen. Wie anspruchsvoll die Priorisierung ist, zeigte Wildbergers Antwort zum Mechanismus der Direktauszahlung, dessen Basisversion laut Bericht fertiggestellt ist. Der Minister verwies auf die stärkere Konzentration der Ressourcen auf die Sozialstaatsreform und deren Digitalisierung: „Also aufgeschoben ist nicht aufgehoben, aber wir müssen auch priorisieren, weil wir so viel gerade anschieben.“ Der Bericht präsentiert zwar keine abgeschlossene Erfolgsgeschichte, zeigt aber einzelne Bausteine des Umbaus: gemeinsame Plattformen, wiederverwendbare Komponenten und digital umsetzbare Regeln. Der Maßstab für die nächsten Bilanzen muss sein, ob Fachverfahren kürzer werden, Doppelerfassungen verschwinden und Beschäftigte wie Antragstellende die Entlastung im Regelbetrieb erfahren. aus Weitere Informationen Der vollständige Bundesbericht zur Staatsmodernisierung findet sich auf der Webseite des BMDS.

[ voge.ly/bericht-staatsmod-2026 ]

Seite 4

eGovernment | 11/2026

Gesetze & Richtlinien Law as Code

„Rulemaps entstehen im Dialog“ Dr. Dirk Woywod, Geschäftsführer der Rulemapping Solutions GmbH, erläutert im Interview, wie Rulemapping in Genehmigungsverfahren eingesetzt wird, welche Rolle KI dabei spielt und wie die Ergebnisse in die EfA-Lösung einfließen.

Wie ist denn die Situation ohne Automatisierung, etwa bei Windkraftgenehmigungsverfahren oder Baugenehmigungen? Woywod: Die Genehmigungsverfahren für Windanlagen und Bauvorhaben unterscheiden sich: Bei Windenergieanlagengenehmigungen ist das Verfahren sehr komplex bereits in der Antragstellung. So ein Antrag umfasst meist über zweitausend PDF-Seiten, mit Gutachten, Einschätzungen und Berechnungen, die alle einzeln geprüft werden müssen, teils auch von Fachabteilungen oder externen Gutachtern. Das kann sich über zwei bis vier Jahre hinziehen. Baugenehmigungen dagegen können je nach Umfang von wenigen Stunden bis hin zu Monaten dauern, es gibt hier aber mehrere Verfahrensarten – von genehmigungsfrei über das vereinfachte Verfahren bis hin zum normalen Verfahren – und allein die Prüfung, welches Verfahren zur Anwendung kommt, setzt Expertise voraus und verursacht Aufwand. Aber es gibt auch Gemeinsamkeiten, die im Grunde alle Genehmi-

Woywod: Ja, in der vorgelagerten Datenextraktion. Zum Beispiel der Abstand zum Nachbargrundstück, der ja dann bei der Prüfung mit dem vorgeschriebenen Mindestabstand abgeglichen werden muss. Hier haben wir die Erfahrung gemacht, dass es nicht funktioniert, wenn wir die KI einfach die gesamte Akte durchsuchen lassen, weil sie dann zum Teil auch andere Abstandsangaben nimmt. Stattdessen prompten wir sehr genau und geben vor, in welchen Dokumenten, an welcher Stelle die gesuchten Angaben zu finden sind und womit sie nicht zu verwechseln sind. Das können die Sachbearbeiter auch selbst noch verfeinern. An jedem Knoten ist ein kleiner Prompt hinterlegt, da kann man dann auch direkt gleich reinschreiben.

Sachbearbeitende ist ein gutes Stichwort: In den Pilotbehörden fand der erste Schritt, die automatisierte Vollständigkeitsprüfung, schon große Zustimmung, wie Thüringens CIO Milen Starke berichtete. Wie arbeiten Sie denn mit den Anwendern zusammen und welche Erfahrungen haben Sie gemacht?

Bild: Rulemapping

Mit Law as Code, also dem Prinzip, Rechtsnormen gleichzeitig als ausführbaren Code wie auch als juristischen Text zu fassen, eröffnet sich eine neue Dimension in der Digitalisierung von Justiz und Verwaltung. Denn damit ist die jeweilige Norm unmittelbar für den digitalen Vollzug bereit; die juristischen Texte müssen nicht erst – redundant – für einzelne Softwareanwendungen jeweils in Programmiercode übersetzt werden. Rulemapping ist eine Methode zur Umsetzung dieses Prinzips: Dabei werden Gesetzesvorgaben und Regelwerke in einzelne, fortlaufende Entscheidungen (z.B. Voraussetzungen und Tatbestandsmerkmale) aufgegliedert und verzweigt. Jeder Knoten visualisiert dabei eine Entscheidung. Die so entstehenden Entscheidungsbäume sind sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Das Verfahren kann auch für bereits bestehende Gesetze oder Regelungen eingesetzt werden. Es wurde bzw. wird in mehreren Projekten bereits erfolgreich angewandt, zum Beispiel bei der Genehmigung von Windkraftanlagen oder im laufenden Projekt zur regelbasierten, KIgestützten Entscheidungsunterstützung im Baugenehmigungsverfahren mit zwei unteren Baubehörden in Thüringen. Hier ist die Rulemapping Group als Lösungspartner beauftragt und wir haben nachgefragt bei Dr. Dirk Woywod, Mitbegründer von Rulemapping und Geschäftsführer der Rulemapping Solutions GmbH.

Sie nutzen aber KI, um diese Daten zunächst zu finden – im Antrags-PDF?

Dr. Dirk Woywod, Geschäftsführer der Rulemapping Solutions GmbH. gungsverfahren betreffen: Die Daten liegen zumeist nicht in strukturierter Form vor, sondern als PDF oder in dezentralen Datenbeständen – z.B. Geoinformationsdaten. Sachbearbeitende müssen also alle benötigten Angaben zunächst manuell übertragen. Zweitens sind die meisten Anträge nicht vollständig. Die Akte ist also noch gar nicht entscheidungsreif, es müssen noch Unterlagen oder Angaben erst nachgefordert werden. Das heißt, noch bevor wir Rulemaps für den eigentlichen Genehmigungsprozess entwickeln können, brauchen wir Lösungen für die Datenextraktion und Unterstützung bei der Vollständigkeitsprüfung. Aber auch in diesen Fällen kann man Rulemapping sehr gut einsetzen, und das machen wir auch.

Im Pilotprojekt mit den unteren Baubehörden in Thüringen konnte damit die Bearbeitungszeit für die Vollständigkeitsprüfung praktisch halbiert werden, aber warum ist eine Vollständigkeitsprüfung denn so aufwendig? Woywod: Bei der Windanlagengenehmigung sparen wir damit sogar noch mehr ein, im Schnitt 70 Prozent. „Vollständigkeitsprüfung“ klingt zunächst einfach – nach Checkliste abhaken und Seiten zählen, aber tatsächlich ist es eine materielle Prüfung. Zum Beispiel muss der Lageplan nicht nur vorhanden sein, sondern auch im vorgeschriebenen Maßstab vorliegen und die wichtigsten Punkte müssen eingezeichnet sein. Um

das Vorgehen zu automatisieren, nutzen wir für die Datenextraktion KI und haben für die Vollständigkeitsprüfung entsprechende Rulemaps erstellt.

Woywod: Die Mitarbeitenden sind tatsächlich froh über die Arbeitserleichterung. Wir haben alle vorbereitenden Schritte (Zuständigkeits-, Verfahrens- und Vollständigkeitsprüfung) im Prüfmodul 1 zusammengefasst. Das ist bereits fertig erprobt. Die Sachbearbeitenden müssen nun nicht mehr Daten aus PDFs heraussuchen. Sie öffnen die Akte – und alles ist schon da, mit Vermerken, was noch fehlt oder nicht extrahiert werden konnte und welches Verfahren empfohlen wird. Sie

Hintergrund Zum Projekt ReBasE Im Projekt ReBasE (Regelbasierte und KI-gestützte Entscheidungsunterstützung im Baugenehmigungsverfahren) arbeitet das Thüringer Ministerium für Digitales und Infrastruktur (TMDI) in enger Kooperation mit Mecklenburg-Vorpommern, mit den beiden Pilotkommunen, dem Landkreis Greiz und dem Landkreis SaalfeldRudolstadt, der Rulemapping Group, der Hochschule Schmalkalden und der Technischen Universität München.

Wie genau setzen Sie dabei KI ein? Mir ist aus ihrem Vortrag beim diesjährigen Zukunftskongress besonders im Gedächtnis geblieben, dass Sie KI heraushalten und an möglichst wenigen Entscheidungsknoten einsetzen wollen. Woywod: Ja, wir versuchen immer, die KI so weit wie möglich herauszudrängen, weil sie halluzinieren und auch falsch liegen kann, und stattdessen Datenpunkte für die einzelnen Entscheidungsknoten zu nutzen. Bei qualitativen Entscheidungen kann KI helfen, die Voraussetzungen zu prüfen, hier ist dann aber der „Human in the loop“ zwingend. Bei Baugenehmigungen haben wir aber die meisten Datenpunkte für die über 200 Einzelentscheidungen vorliegen. Hier haben wir die Entscheidungen mit KI auf etwa drei Prozent reduziert.

sehen in einer Tabelle, welche Anforderungen erfüllt sind und welche Dokumente oder Auskünfte sie noch anfordern sollten. Die Entscheidung bleibt aber immer beim Sachbearbeitenden. Aktuell testen wir das Prüfmodell 2, hier kommen wir dann tatsächlich in die eigentliche bauordnungsrechtliche Prüfung. Dabei zeigt sich auch: Jede Behörde hat ihr eigenes Vorgehen, teilweise eigene Leitfäden und Prüfroutinen. Ein übergreifender Prüfkatalog in Form einer Rulemap würde die Arbeit erleichtern, hier könnte die obere Baubehörde eine Governance-Rolle übernehmen, dazu sind wir auch im Austausch. Aber Rulemaps, die auch praktisch anwendbar sind, lassen sich nicht einfach aus den Gesetzesvorgaben ableiten, denn ein Baugesetz oder eine Landesbauordnung ist nicht so tief und detailgetreu. Da braucht

es unbedingt die Erfahrung der Sachbearbeitenden. Rulemaps entstehen im Dialog. Wir entwickeln iterativ, also in mehreren Schleifen, testen, setzen die Verbesserungen um, testen erneut. Schon beim ersten Prüfmodul haben wir das Feedback in mehreren, ausführlichen Workshops eingeholt, das machen wir auch jetzt beim zweiten Modul.

Also fließt bereits sehr viel Fachexpertise in die Pilotversion ein. Davon sollen ja alle Bundesländer profitieren können, die Ergebnisse sollen in die EfA-Lösung für den digitalen Bauantrag übernommen werden, die Mecklenburg-Vorpommern federführend entwickelt. Wie wird das denn umgesetzt? Woywod: Thüringen arbeitet in dem Projekt ja sehr eng mit der Geschäftsstelle „digitale Baugenehmigung“ in Mecklenburg-Vorpommern zusammen. Unsere Lösung wird direkt in das EfA-Verfahren integriert, und zwar im sogenannten Vorgangsraum. Das ist der Bereich, in dem alle Beteiligten wie Antragsteller, untere Bauaufsicht oder Fachbehörden, miteinander kommunizieren; hier werden dann auch die Nachforderungen an die Antragsteller übermittelt. Auch das zweite Prüfmodul soll nach der Erprobung 2027 im Vorgangsraum innerhalb des EfAVerfahrens bereitstehen. Aktuell nutzen die unteren Bauaufsichtsbehörden für den Genehmigungsprozess ihre jeweiligen Fachverfahren, die zum Teil auch schon im Prüfprozess unterstützen. Aber diese Softwareprogramme sind häufig schon älter und arbeiten ohne KI und juristische Entscheidungsunterstützung. Der Ansatz ist nun, dass Sachbearbeitende nach der Vollständigkeitsprüfung innerhalb des EfA-Verfahrens optional noch weitere, nachgelagerte Prüfungen nutzen können. Der Vorgangsraum wird somit erweitert und das EfA-Verfahren ausgebaut. Wir installieren unsere Software also nicht hier bei den unteren Bauaufsichtsbehörden, sondern in den Rechenzentren in Schwerin. Thüringen bezieht dann diese EfA-Leistung, und beim Rollout ist das Prüfmodul 1 bereits enthalten. Wir begrüßen es sehr, dass Mecklenburg-Vorpommern sich entschieden hat, dieses Prüfmodul für ganz Deutschland einzukaufen. Thüringen, das auch diese EfA-Lösung nutzt, wird in Deutschland das erste Bundesland mit diesem KI-unterstützten Prüfmodul im Wirkbetrieb sein. Zudem stellt Thüringen diese Rulemaps, die wir in Abstimmung auch mit der Hochschule Schmalkalden und der TU München erarbeitet haben, den anderen Ländern zur Nachnutzung zur Verfügung. Das finde ich großartig, es ist vergleichbar mit Open Source Software, eine andere Art von Code, aber eben auch Public Code. Die EfA-Lösung mit dem ersten Prüfmodul soll im November flächendeckend eingeführt werden. Dann werden wir sehen, wie die Menschen in den Behörden damit arbeiten, darauf freue ich mich sehr. Das Interview führte Nicola Hauptmann

eGovernment | 11/2026

Seite 5

Land

Bayern, Baden-Württemberg, NRW

COSAI: KI-Infrastruktur für Hochschulen Mit dem Projekt COSAI bauen Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen eine verteilte, gemeinsame KI-Infrastruktur für Hochschulen auf. Forschende und Lehrende sollen auf diese Weise unabhängig von kommerziellen Angeboten mit KI arbeiten können. Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen starten das Projekt „COSAI – Collaboration on Sovereign and Efficient AI-Infrastructure“, um Hochschulen einen souveränen Zugang zu künstlicher Intelligenz zu ermöglichen. Die Länder arbeiten an einer gemeinsamen Architektur, die es Forschenden und Lehrenden erlaubt, KI-Dienste gemeinsam zu nutzen und eigene Angebote bereitzustellen. Das Vorhaben wird, zu etwa gleichen Teilen von den drei Bundesländern getragen, über drei Jahre hinweg mit insgesamt knapp drei Millionen Euro gefördert. Aus Baden-Württemberg beteiligen sich das Karlsruhe Institut für Technologie (KIT) und die Universität Tübingen an dem Projekt. Bayern wird durch das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) der Bayerischen Akademie der Wissenschaften und das „Zentrum für Nationales Hochleistungsrechnen Erlangen“ vertreten, das im Regionalen Rechenzentrum der Universität Erlangen-Nürnberg (RRZE) angesiedelt ist. NordrheinWestfalen wird von RWTH Aachen, der Universität zu Köln und der Universität Münster repräsentiert. Das Projekt nutzt vorhandene Infrastruktur, wie Ina Brandes, Ministerin für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen, betont: „Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg und Bayern verfügen bereits über starke Rechenressourcen.“ So hatten RRZE und LRZ – vom bayerischen Staatsminister für Wissenschaft und Kunst, Markus Blume, auch als „bayerische KI-Powerhouses“ bezeichnet – im Frühjahr 2026 die BayernKI-Plattform in Betrieb genommen, um Hochschulen im Freistaat eigene Rechenkapazitäten zu liefern. Mit COSAI werden diese bestehenden Möglichkeiten nun miteinander vernetzt.

Intelligentes Routing und föderiertes System Im Sinne einer Lastverteilung leitet COSAI eingehende KI-Anfragen der Hochschulen automatisch an den jeweils optimalen Standort weiter. In Sekundenbruchteilen prüft das System, welches KI-Modell die Aufgabe am besten lösen kann, wo Rechenkapazitäten verfügbar und wie die Daten klassifiziert sind. Letzteres ist vor allem dahingehend relevant, dass sensible Forschungsdaten nur mit geeigneten Modellen und mit entsprechender Hardware sicher und rechtlich zulässig verarbeitet werden sollen. Ein nicht unwesentlicher Baustein ist ein „Bring Your Own Model“-

Portal (BYOM). Darüber können Hochschulen eigene KI-Modelle auf der gemeinsamen Infrastruktur bereitstellen und betreiben, ohne

eigens Investitionen tätigen zu müssen. Forschende und Lehrende sollen „einfach, sicher und souverän auf KI-Modelle und Rechen-

leistung zugreifen können – auch ohne eigene leistungsfähige KIHardware“. Dies dürfte vor allem kleinere Hochschulen entlasten.

Autonom und souverän COSAI ist explizit als Projekt „aus der Wissenschaft für die Wissenschaft“ konzipiert und Teil einer größeren strategischen Initiative. Diese fußt auf einer Empfehlung des Wissenschaftsrats, die im Juli in der Stellungnahme „Intellektuelle Souveränität: Empfehlungen für die Hochschulbildung in Zeiten von generativer KI“ ausgesprochen wurde. Darin betonte der Wissenschaftsrat die wichtige Bedeutung leistungsfähiger und souveräner Infrastrukturen über Hochschul-

und Ländergrenzen hinweg. Für Brandes ist COSAI nicht weniger als „eine strategische Investitionsoffensive zum Infrastrukturaufbau für künstliche Intelligenz und Digitalisierung an nordrhein-westfälischen Hochschulen“. Petra Olschowski, Wissenschaftsministerin Baden-Württemberg, sagt zur Bedeutung des Projekts: „Die digitale Souveränität ist ein entscheidender Faktor für die Unabhängigkeit und Selbstbestimmung unserer Wissenschaft.“ Brandes wird diesbezüglich noch konkreter: Ihre Landesregierung treibe „konsequent die wichtigen Zukunftstechnologien voran – auch um unabhängiger von Staaten zu werden, die unsere Werte nicht teilen“. aus

Seite 6

eGovernment | 11/2026

Verwaltungswissenschaften

Kolumne

Fachverfahrenshersteller besitzen die Prozesse, GovTechs die Innovationen und Hyperscaler die Plattformen. Doch Agentic AI könnte dieses Kräfteverhältnis grundlegend neu ordnen. Björn Niehaves und Ibrahim Köran vermessen einen Markt, in dem nicht jeder Platzhirsch und nicht jeder Hoffnungsträger von heute auch zu den Gewinnern von morgen gehören wird. Agentic AI ante portas. Ob Messestände, Keynotes, Strategiepapiere oder Whitepaper für den „Agentic State“: Agenten stehen inzwischen zuverlässig überall dort herum, wo eben noch generative KI war. Wer heute über KI spricht, ohne spätestens einen Halbsatz später das Wort „agentic“ fallen zu lassen, versprüht schnell den Charme der Neunziger. Selbst Chatbots und Copiloten wirken plötzlich wie Technologien aus einer einfacheren Zeit. Ob das mehr ist als der nächste Aufguss im KIHype-Cycle, hängt allerdings davon ab, was „agentisch“ wirklich wertvoll macht. Agentische KI produziert nicht nur Inhalte, sondern verfolgt ein vorgegebenes Ziel über mehrere Handlungsschritte hinweg. Sie zerlegt einen Auftrag in Teilaufgaben, ruft Informationen ab, nutzt Werkzeuge und kann über Schnittstellen Aktionen in anderen Systemen auslösen. Der eigentliche Sprung liegt damit nicht vom schlechten zum besseren Chatbot, sondern vom System, das etwas formuliert, zum System, das etwas in Bewegung setzt.

Prozess statt Feature Und diese Verschiebung verändert Marktpositionen. Was gestern noch als eigenständiges KI-Produkt verkauft wurde, etwa Zusammenfassungen, Übersetzungen, Textvereinfachung oder Dokumentenanalyse, wird heute zunehmend zur Standardfunktion größerer Anwendungen. Mit Agentic AI setzt sich diese Entwicklung weiter fort: Wertvoll ist nicht mehr das einzelne KIFeature, sondern die Fähigkeit, einen vollständigen Arbeitsprozess auszuführen. Entscheidend wird

deshalb, wer über den notwendigen Zugang zu Daten, Fachlogik, Berechtigungen und operativen Systemen verfügt. Oft liegen die Hebel nämlich im Backoffice, also dort, wo die Fachverfahren laufen. Selten scheitern Initiativen in dem Bereich allein an der Technik. Und genau hier starten Fachverfahrenshersteller, GovTech Start-ups (kurz: GovTechs) und Hyperscaler aus sehr unterschiedlichen Positionen.

Fachverfahrenshersteller Fachverfahrenshersteller spielen in der KI-Diskussion der öffentlichen Verwaltung bislang eine erstaunlich kleine Rolle. Gelegentlich drängt sich sogar der Verdacht einer gewissen Schnarchnasigkeit auf. Lesende ausgenommen. Ihr wichtigstes Asset weiterhin: In ihren Systemen liegen Fachlogik, Daten, Berechtigungen und rechtswirksame Transaktionen. Wer Agenten in Verwaltungsprozessen handeln lassen will, muss genau dort hinein. Aus Investorensicht liegt der eigentliche Burggraben weniger in der Fachlogik (die zu großen Teilen im Gesetz steht und sich mit KI-gestützter Entwicklung auch zunehmend günstiger abbilden lässt) als in den Legacy-Systemen, also der installierten Basis, mit ihren Datenbeständen und mitunter hohen Wechselkosten. Integrieren die Hersteller agentische Funktionen nicht selbst, bleiben ihre Systeme zunächst zwar unverzichtbar, könnten aber unterhalb einer neuen Agentenebene ins unsichtbare Backend verschoben werden. Sonnig ist es dort langfristig jedoch nicht, denn die kundennahe Ebene kontrolliert den Zugang.

GovTech Start-ups GovTech Start-ups haben sich dagegen zuletzt erfolgreich als Gegenmodell positioniert: jung, beweglich, technologisch avanciert und mit reichlich politischem Goodwill und Rückenwind ausgestattet. Als Umkrempler und Kulturwandler der Verwaltung liefern sie dringend benötigte Impulse, die sich unter dem Etikett „Fachverfahrenshersteller“ marketingseitig nur schwer glaubhaft verkaufen lassen. Doch so cosy der politische Rückenwind sein mag: Goodwill ist noch kein Auftrag, und die fetten Jahre scheinen vorbei. Horizontale KI-Funktionen werden zu Standardleistungen großer Plattformen (z. B. Übersetzungen), fachspezifische Funktionen wandern in die bestehenden Fach- und Basisverfahren (z. B. DMS-Recherche). Wer als GovTech weder einen privilegierten Prozesszugang noch eigene Fachlogik oder eine ausführbare Transaktion kontrolliert, riskiert zwischen beiden Ebenen eingeklemmt und vom eigenständigen Produktanbieter zur austauschbaren Convenience im Agentenökosystem anderer zu werden. Das muss jedoch nicht das Ende eigenständiger GovTech-Lösungen sein. Agenten dürfen rechtswirksame Verwaltungsentscheidungen ohnehin nur dort vollautomatisiert treffen, wo dies gesetzlich zugelassen ist und kein Ermessen besteht. Ein Großteil der Arbeit liegt davor: Unterlagen prüfen und nachfordern, Dokumente analysieren, Entscheidungsvorschläge erstellen. Die Pilotprojekte des Agentic AI Hub zeigten hier in einzelnen Fällen um mehr als 90 Prozent verkürzte

Bild: Gemini / KI-generiert

Wer profitiert vom „agentischen Staat“? Neues Kräfteverhältnis durch agentische KI?

Durchlaufzeiten, aber auch die entscheidende Grenze: Ohne Lesezugriff auf Fachverfahren und einen festen Platz im Arbeitsablauf bleibt die Lösung ein Pilot. Aus Investorensicht werden deshalb Start-ups interessant, die nicht nur ein Feature liefern, sondern einen ganzen Vorgang verantworten, etwa indem ihre Agenten Beschaffungsbedarfe bündeln und Vergabeunterlagen vorbereiten.

Hyperscaler Und dann sind da noch die Hyperscaler. Sie kennen vielleicht nicht bzw. aktuell noch nicht die Feinheiten des deutschen Wohngeld- oder Baugenehmigungsverfahrens, kontrollieren aber Cloud, Basismodelle, Identitäten, Arbeitsplatzsoftware, Agentenlaufzeiten und Konnektoren. Sie müssen deshalb zunächst keine eigenen Fachverfahren bauen; es genügt, die KIAgentenebene darüber zu besetzen. Wenn Verwaltungsmitarbeitende ihre Aufträge künftig einem zentralen Agenten erteilen, kontrolliert dessen Anbieter die Kundenschnittstelle und orchestriert den Zugriff auf Fachverfahren, Register und spezialisierte GovTech-Lösungen. Hier entscheidet sich, welcher Agent auf welche Systeme zugreifen und dort handeln darf, und das ist Macht.

Offene Fragen trotz Weichenstellung Agentic AI wirft damit mehr Fragen auf, als der gegenwärtige Hype beantwortet: Werden Fachverfahrenshersteller selbst zu agentischen Orches-

Weiteres zum Thema

Einladung zur Veranstaltung Wer profitiert von agentischer KI?

Wann? Montag, 16. November 2026, 10.30 bis 12 Uhr Wo? Virtuelle Veranstaltung (den Link erhalten Sie nach Anmeldung) Bild: © Reda - stock.adobe.com

Agentic AI verschiebt die Kräfteverhältnisse im Markt für Verwaltungstechnologie: Fachverfahrenshersteller verfügen über Prozesse und Daten, GovTechs über neue Lösungen, Hyperscaler über die Plattformen. Doch wer kontrolliert künftig die entscheidende Agentenebene, und wie gelangen erfolgreiche Piloten in den kommunalen Regelbetrieb? Darüber diskutieren Arne Baltissen (CEO, Prosoz), Ruth Bosse (CEO & Founder, Ark Climate) und Ibrahim Köran (Head of GovTech & DefenceTech, Heliad), moderiert von Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves (Universität Bremen).

Anmeldung unter: https://28labs.de/agentic-ai/

tratoren oder zu unsichtbaren Backends? Können GovTechs eine eigenständige Marktposition behaupten, wenn sie für tragfähige Geschäftsmodelle immer tiefer in Fachlogik und Verwaltungsprozesse hineinmüssen? Werden Hyperscaler zum Betriebssystem der digitalen Verwaltung, und welche Rolle bleibt öffentlichen IT-Dienstleistern? Im Kern geht es um die Marktordnung: Gestaltet der Staat sie aktiv durch Standards, Schnittstellen, Beschaffung und öffentliche Infrastruktur, oder entsteht sie nebenbei aus den Geschäftsmodellen der Anbieter? Einige Weichen sind mittlerweile gestellt. Der IT-Planungsrat hat offene Protokolle, über die Agenten auf Systeme und aufeinander zugreifen, als verbindliche Grundlage der Lösungen des DeutschlandStacks festgelegt. Außerdem darf der Bund seit Juli Start-ups in den ersten vier Jahren nach Gründung Direktaufträge bis 100.000 Euro erteilen – wobei dies nicht automatisch für Kommunen gilt. Wie aus erfolgreichen Piloten ein Regelbetrieb in den Kommunen wird, nannte der Bundesdigitalminister im Juni „die Milliarden-Dollar-Frage“. Auch daran wird sich entscheiden, wer letztlich vom agentischen Staat profitiert. Genug offene Punkte also, um die Zukunft des GovTech-Marktes gemeinsam neu zu vermessen. Wir laden Sie herzlich ein, diese Fragen am 16. November 2026 mit Ruth Bosse (Ark Climate), Arne Baltissen (Prosoz) und uns zu diskutieren (Einladung siehe Infobox).

Die Autoren Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves ist Informatikprofessor und Politikwissenschaftler, leitet die Arbeitsgruppe „Digitale Transformation öffentlicher Dienste“ an der Universität Bremen und berichtet in der wissenschaftlichen Kolumne über aktuelle Forschungsergebnisse zur digitalen Verwaltung.

[ linkedin.com/in/niehaves ] Ibrahim Köran leitet das Berliner Büro des Wagniskapitalgebers Heliad, wo er als Head of GovTech & DefenceTech eine dedizierte GovTech-Investmentstrategie verantwortet. Zuvor baute er bei PwC den GovTech-Bereich auf und beriet bei PwC und KPMG auf EU- und Bundesebene zu Digitalstrategien und Organisationsaufbau, insbesondere im Kontext digitaler Souveränität.

[ linkedin.com/in/ibrahimkoeran ]

eGovernment | 11/2026

Seite 7

Veranstaltungsrückblick

Nachbericht zum Fabasoft eGov-Day 2026

Wenn KI die Arbeit mit der E-Akte vereinfacht „Government with Trusted Intelligence“, unter diesem Motto hatte Fabasoft für den 6. Oktober zum eGov-Day 2026 ins Humboldt Carré nach Berlin eingeladen. Mehr als 200 Vertreterinnen und Vertreter von Bund, Ländern und Kommunen waren der Einladung gefolgt, um sich genauer darüber zu informieren, wie sich KI in bestehende Verwaltungsprozesse einbinden lässt. Entscheidend ist dabei laut Fabasoft, dass die KI nicht nur einzelne Dokumente analysiert, sondern den gesamten Kontext eines Vorgangs erfasst. Genauer umriss Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied bei Fabasoft, das Unternehmensziel in seiner Keynote: „Wir wollen die Leistungsfähigkeit der Verwaltung mit KI stärken und dabei das Vertrauen

Bild: © Fabasoft

Auf dem eGov-Day 2026 in Berlin veranschaulichte Fabasoft, wie künstliche Intelligenz die elektronische Aktenführung bereichern kann. Vertrauenswürdige KI-Assistenten innerhalb der fachlichen Prozesse sollen dabei die Antwort sein.

In seiner Keynote ging Fabasoft-Vorstandsmitglied Matthias Wodniok auf das Thema Wahlfreiheit der öffentlichen Hand ein. bewahren, das staatliches Handeln braucht.“ Next Generation Government sei für Fabasoft der nächste Entwicklungsschritt der Verwaltung. Digitale Akten, Prozesse und KI sollen enger zusammenarbeiten, die Verantwortung für die ge-

troffenen Entscheidungen verbleibe beim Menschen. Die Grundlage bildet die E-Akte, die Dokumente mit Vorgang, Bearbeitungsstand und Zuständigkeiten verknüpft. Darauf aufbauend soll KI bestehende Inhalte verdichten,

Fragen beantworten und Arbeitsschritte vorbereiten. Fabasoft spricht vom Prinzip „Move the AI, not the Data“: Die KI-Unterstützung wird direkt in die Arbeit mit der EAkte eingebunden. Als praxisnahes Beispiel diente die Plausibilitätsprüfung aus dem SPARK-Projekt des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung.

Fabi im Fachprozess Wie das im Alltag aussieht, verdeutlichte Stefan Arnold, Head of Fabasoft eGov-Suite, am KI-Assistenten Fabi. Er beantwortet Fragen zu laufenden Vorgängen, prüft Dokumente auf widersprüchliche Angaben, fasst Inhalte zusammen und erstellt Antwortvorschläge. Auch Informationen für Vorlagen trägt er zusammen. Nach Angaben von Fabasoft entfällt dadurch ein Teil der manuellen Recherche. Fabi arbeitet im jeweiligen fachlichen Kontext und berücksichtigt Zugriffsrechte; die Beschäftigten prüfen die Ergebnisse und entscheiden. Arnold warnte vor Beliebigkeit: „Eine Technologie, die fast alles ein wenig kann, verführt dazu, sie überall ein bisschen einzusetzen. Und dann haben Sie am Ende: viel KI und wenig Wirkung.“ KI solle gezielt dort eingesetzt werden, wo sie einen konkreten Arbeitsschritt erleichtert.

Betriebsmodell frei wählbar Technische Basis ist laut Fabasoft der Fabasphere AI Core aus Fabasoft Cloud und Mindbreeze AI. Dank Cloud-nativer Architektur lässt sich die Fabasphere in der Government Cloud, einer Private Cloud oder bei einem Hyperscaler betreiben. Behörden können das Modell so an ITStrategie und Sicherheitsanforderungen anpassen. Offene Standards sollen die Anbindung bestehender Systeme erleichtern. Wodniok verknüpfte eben diesen Anspruch mit der Forderung nach digitaler Souveränität: „Die öffentliche Hand muss selbst entscheiden können, welche Technologien sie einsetzt und wo ihre Daten verarbeitet werden.“ Als europäischer Hersteller wolle Fabasoft ermöglichen, dass Behörden diese Entscheidungen mit europäischen Technologien treffen. Das Veranstaltungsmotto „Government with Trusted Intelligence“ steht demnach für zwei Anliegen: KI unterstützt bei der täglichen Arbeit, Verantwortung und Datenkontrolle bleiben bei der Verwaltung. Weitere Informationen Zusätzliche Eindrücke und Inhalte vom Fabasoft eGov-Day 2026 finden sich auf der entsprechenden Landingpage.

[ voge.ly/egov-day-2026 ]

Seite 10

eGovernment | 11/2026

Verwaltungswissenschaften

Studie

Die Verwaltung von innen

Digitalisierung? Fragen wir die, die sie gestalten!

Jetzt ist die Perspektive der Beschäftigten gefragt Der Verwaltungsmonitor 2026 ist gestartet. Teilnehmen können Beschäftigte bei Bund, Ländern, Kommunen und Sozialversicherungsträgern. Die Befragung dauert etwa 15 bis 20 Minuten und läuft bis zum 31. Oktober 2026. Wer in der Verwaltung arbeitet, kann mit der eigenen Erfahrung zu einem genaueren Bild der digitalen Transformation beitragen: Was funktioniert im Arbeitsalltag? Wo hakt es? Was braucht es, damit Veränderung tatsächlich ankommt? Auch beim Weitertragen der Befragung ist Unterstützung willkommen: Wer den Verwaltungsmonitor im eigenen Haus bekannt machen möchte, kann beim Projektteam ein Infokit mit fertigen Textbausteinen und einem Sharepic anfordern. Fragen beantwortet das Team unter verwaltungsmonitor@next-netz.de.

Über die Digitalisierung der Verwaltung wird viel gesprochen und geforscht. Doch wie erleben die Beschäftigten selbst den Wandel? Der Verwaltungsmonitor setzt genau dort an – und soll ihre Perspektive dauerhaft in die Debatte bringen. rung, die Transformation der eigenen Organisation, Erfolgsfaktoren der Verwaltungstransformation, die Zusammenarbeit zwischen Organisationen sowie generative KI in der Verwaltung. Dabei geht es nicht um ein weiteres Digitalisierungsranking, sondern um die Frage: Was kommt von der Transformation im Arbeitsalltag tatsächlich an? Die Befragung soll jährlich wiederholt werden. So lässt sich mit der Zeit nachvollziehen, wo Beschäftigte Fortschritte wahrnehmen und wo Herausforderungen bestehen bleiben.

Die Innenperspektive macht einen Unterschied Wie wichtig dieser Blick ist, zeigen frühere Forschungsarbeiten von NExT. Besonders aufschlussreich sind dabei die Stellen, an denen Anspruch und erlebte Wirklichkeit auseinandergehen. In der Studie zur Vernetzung in der öffentlichen Verwaltung geben 83 Prozent der befragten Führungs-

Die Befragung ist bis 31. Oktober geöffnet.

Bild: NExT e. V.

Wie steht es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung? An Studien, Indizes und Bestandsaufnahmen mangelt es nicht. Wir wissen einiges darüber, welche Verwaltungsleistungen digital verfügbar sind, wie Bürger:innen digitale Angebote bewerten oder wo Deutschland im internationalen Vergleich steht. Weniger systematisch erfasst ist bislang die Perspektive der Menschen, die jeden Tag in der Verwaltung arbeiten. Dabei erleben gerade sie, ob ein neuer digitaler Prozess die Arbeit tatsächlich erleichtert. Sie merken, wo Medienbrüche weiter Zeit kosten, wo die Zusammenarbeit zwischen Organisationen funktioniert – und wo nicht. Und sie erleben, welche Rolle neue Technologien wie generative KI inzwischen im Arbeitsalltag spielen. Genau hier setzt der Verwaltungsmonitor 2026 an. Er richtet den Blick auf die Erfahrungen der Beschäftigten und untersucht ihre persönliche Perspektive auf Digitalisie-

kräfte an, ihre Mitarbeitenden aktiv zum Netzwerken zu ermutigen. Unter den Beschäftigten ohne Führungsrolle erleben das aber nur 36 Prozent so. Was gewollt und gefördert wird, kommt im Arbeitsalltag also nicht zwangsläufig genauso an. Ein ähnliches Bild zeigt die Studie „Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung“. Wenn eine Verwaltung bereits eine gute Lösung für ein Problem entwickelt hat, liegt es nahe, dass andere darauf aufbauen, statt selbst wieder bei null anzufangen. In der Praxis hängt das jedoch von vielen Faktoren ab: von Governance und Standards über Finanzierung und Kultur bis zur operativen Umsetzbarkeit. Auch hier zeigt sich eine deutliche Lücke: 95 Prozent der Befragten halten eine Arbeitskultur, in der Wissen und Praktiken offen geteilt werden, für wichtig, damit Nachnutzung gelingt. Nur 11 Prozent sehen diesen Punkt bereits als umgesetzt an. Beide Beispiele zeigen, warum die Perspektive der Beschäftigten wichtig ist. Zwischen dem, was vorgesehen, gewollt oder für wichtig gehalten wird, und dem, was im Arbeitsalltag ankommt, kann eine erhebliche Lücke liegen. Wer verstehen will, wie Transformation tatsächlich vorankommt, muss auch diese Lücke kennen.

Mit dem Verwaltungsmonitor wird die Perspektive der Beschäftigten nun umfassender betrachtet. Die geplante jährliche Wiederholung zeigt zudem, was sich über die Zeit verändert, wo Fortschritte spürbar werden und welche Hürden bleiben. Durchgeführt wird der Verwaltungsmonitor gemeinsam von NExT e. V. und dem Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT) am Fraunhofer FOKUS. ÖFIT bringt wissenschaftliche und methodische Expertise zur Digitalisierung des öffentlichen Sektors ein, NExT die Erfahrungen aus der eigenen Forschungsarbeit und die Nähe zu Beschäftigten und Netzwerken innerhalb der Verwaltung. Gefördert wird der Verwaltungsmonitor vom ITPlanungsrat/der FITKO und dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS). Die Ergebnisse sollen Anfang 2027 vorgestellt und anschließend als Bericht und interaktives Dashboard veröffentlicht werden. Doch sichtbar zu machen, wie Beschäftigte die Transformation erleben, ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist auch, dass ihre Erfahrungen dort ankommen, wo über die Rahmenbedingungen von Verwaltung entschieden wird.

Vom Einzelthema zum Gesamtbild

Die Praxis in die politische Debatte bringen

Die bisherigen Studien von NExT haben einzelne Aspekte der Verwaltungstransformation untersucht.

Mit der Veröffentlichung der Ergebnisse ist die Arbeit nicht abgeschlossen. Beschäftigte wissen aus

ihrem Arbeitsalltag, wo Strukturen Veränderung erschweren, welche Lösungen funktionieren und was es braucht, damit Reformen in der Praxis greifen. NExT will dieses Wissen sichtbar machen und in den Austausch mit Politik und Verwaltung bringen. Der Verwaltungsmonitor liefert dafür eine wichtige Grundlage. Im Advocacy-Bereich von NExT werden die Ergebnisse aufgegriffen und dort eingebracht, wo über die Rahmenbedingungen der Verwaltung entschieden wird. Denn wer Verwaltung modernisieren will, sollte nicht nur über die Praxis sprechen, sondern auf diejenigen hören, die sie jeden Tag gestalten. Die Autorin Theresa Amberger ist Head of Research bei NExT e. V. und verantwortet dort die Forschungsaktivitäten rund um die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung.

Weitere Informationen Mehr Infos zum Verwaltungsmonitor gibt es hier:

[ verwaltungsmonitor.de ] Hier kommen Sie direkt zur Befragung:

[ voge.ly/Verwaltungsmonitor2026 ]

Fachkräftemangel mit KI begegnen

Viele Beschäftigte verlassen bald den öffentlichen Dienst. KI kann Behörden helfen, ihr Wissen zu sichern. Dafür braucht es laut Prof. Dr. Manfred Hauswirth, Leiter des Fraunhofer FOKUS, zwei Dinge: modernisierte Register und volle digitale Souveränität. „Ist KI nützlich in der öffentlichen Verwaltung? Auf jeden Fall. Löst KI alle Probleme? Auf keinen Fall.“ Mit dieser Botschaft begann Hauswirth seinen Vortrag auf der diesjährigen SCCON. Der Druck sei groß: 1,5 Millionen Beschäftigte scheiden aus dem öffentlichen Dienst aus. Die Personallücke könnte auf 840.000 Menschen wachsen. Mit den Menschen gehe auch der Zugriff auf deren Wissen verloren. Dieses Wis-

sen stecke in E-Akten, Fachverfahren, Netzlaufwerken und ExcelTabellen.

Digitaler Zwilling der Behörde Hauswirth schlägt ein „Virtual Organizational Memory“ vor. Dabei entsteht Schritt für Schritt ein Wissensgraf, der die Daten und Abläufe einer Behörde abbildet. Er

erfasst auch Wissen, das nirgends aufgeschrieben ist, wie etwa eingespielte Workarounds. Für Prozesse braucht es keine Modellierungssprachen wie BPMN mehr. Beschäftigte beschreiben sie stattdessen in einfacher Sprache als „Skill-Dateien“. Darauf bauen KI-Agenten auf. Sie planen Recherchen, verbessern Suchanfragen und prüfen selbst, wie gut ihre Antworten sind. Der Prototyp von Fraunhofer FOKUS

Bild: Messe Berlin

Wissen geht in Rente Prof. Dr. Manfred Hauswirt ist seit 2014 Geschäftsführender Institutsleiter des Fraunhofer FOKUS.

nutzt Sprachmodelle, die vor Ort laufen, etwa das europäische Modell Soofi.

Souveränität ohne Grauzone Mit Blick auf Souveränität macht Hauswirth keine Kompromisse. Behörden dürften ihre Daten „niemals“ nach außen geben. Ein solches Modell zeige schließlich, wer mit wem auf Grundlage welcher Daten arbeitet. Versprechen

von Herstellern traut er nicht: Über eine geänderte Lizenz lasse sich „ein Schalter umlegen“. Grundlage bleibt die Registermodernisierung. Hauswirth nennt sie die „Mutter aller Digitalisierungsprojekte“. Ohne zugängliche Daten nütze auch das beste Sprachmodell nichts. Hauswirth zufolge hänge die Frage, ob agentische KI die Personallücke kleiner machen könne, vor allem davon ab, wie schnell und nachhaltig die Register modernisiert werden können. jk

eGovernment | 11/2026

Seite 11

12 Unter dem Leitmotiv

Praxis & Innovation Digitale Souveränität

ZenDiS: Skalierung, Struktur, Strategie Knapp drei Jahre ZenDiS, zwei Jahre openDesk, ein Jahr Geschäftsführerin: Wir haben mit Pamela Krosta-Hartl über die Entwicklung und Angebote des ZenDiS gesprochen.

Verwaltungscloud werden weiterhin Testpartner gesucht.

nicht vorhanden. Zudem muss nachweislich Know-how bezüglich openDesk vorhanden sein – auch das ist eines der Kriterien. Mittlerweile sind die ersten drei Approved-Partner an Bord: STACKIT, B1 Systems und DACHS IT. „Das Interesse ist sehr groß, aber das Zulassungsverfahren ist anspruchsvoll“, erklärt Krosta-Hartl. Auch langfristig soll der Kreis der ausgewählten Partner klein bleiben. „Wir haben die Einstiegshürden bewusst hoch gelegt und wollen gar keine 150 Approved-Partner “, betont sie. Man ziele eher auf „eine kleine Gruppe ausgewählter Unterneh-

ränität in der öffentlichen Verwaltung zu stärken“, sagt Krosta-Hartl im Gespräch mit eGovernment. Sie sei „sehr optimistisch“, dass das ZenDiS in den kommenden Monaten und Jahren echte Wirkung in der Fläche entfalten könne.

Austausch mit dem BMDS Dazu wurden kürzlich die künftigen Aufgaben und die Rolle des ZenDiS in einem Strategieprozess mit dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) geschärft. „Wir sind dabei ganz an den Anfang zurückgekehrt, zum ursprünglichen Auftrag des ZenDiS, und haben diesen mit der aktuellen Lage abgeglichen“, erklärt Krosta-Hartl. Dabei habe sich zum Beispiel herausgestellt, dass man bei der Skalierung der souveränen Arbeitsplatzlösung openDesk „an natürliche Grenzen gestoßen“ sei. Eine Nachjustierung war also nötig und wurde auch so vereinbart. Die Lösung openDesk basiert auf den Open-Source-Komponenten verschiedener Hersteller und wurde vor zwei Jahren auf der Smart Country Convention offiziell vorgestellt. Was als kleines Angebot begann, erfuhr durch die geopolitischen Veränderungen enormen Aufwind – auf allen föderalen Ebenen. Mittlerweile wurden rund 100.000 Arbeitsplätze auf openDesk migriert, in nahezu allen Bundesländern laufen Test- oder Pilotprojekte, in einigen hat der Rollout be-

Partner Official Distributor: Vom ZenDiS autorisierte Value-Add-Distributoren, die privatwirtschaftliche Cloud-Anbieter und IT-Dienstleister mit openDesk-Subskriptionen versorgen und die künftige openDesk-Reseller-Landschaft betreuen. Die Distributoren müssen über nachgewiesene Erfahrung in der Vermarktung von Open-SourceLösungen verfügen. Approved Sovereign Service Provider: Cloud-Service-Provider (CSPs), die openDesk als hochwertiges Software-as-a-Service-Angebot (SaaS) bereitstellen. Für die Partner gelten strikte Anforderungen an Sicherheit und Souveränität, beispielsweise ein BSI C5-Typ2-Testat sowie SEAL-Level 3 des European Cloud Sovereignty Frameworks. Approved System Integrator: Diese Kategorie adressiert Full-Service-IT-Dienstleister mit nachgewiesener Open-Source- und Kubernetes-Expertise sowie Erfahrung im Aufbau und Betrieb von openDesk (On-Premises, Managed Service). Approved-Partner und Distributoren werden direkt vom ZenDiS betreut. Die Teilnahme am Zulassungsverfahren ist bis Ende Januar 2027 möglich. Weitere Partner-Kategorien sind in Planung, darunter Approved Consulting Partner, die Beratungsleistungen rund um openDesk anbieten.

Bild: ZenDiS GmbH

Das Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, kurz: ZenDiS, hat eigentlich eine erst kurze Historie. Es wurde im Dezember 2022 gegründet – unter anderem infolge einer Marktanalyse des Bundesinnenministeriums, die kritische Abhängigkeiten von einzelnen Technologieanbietern aufzeigte –, operativ ist das ZenDiS im Januar 2024 an den Start gegangen. Seither soll es die digitale Souveränität von Bund, Ländern und Kommunen voranbringen. Diesen Auftrag erfüllt das ZenDiS zielstrebig, wenn auch unter wechselnder Führung. Während zur Gründung noch Andreas ReckertLodde interimsweise die Geschäfte alleine führte, kam 2023 Ralf Kleindiek hinzu. Ab Oktober 2024 übernahm Jutta Horstmann von Reckert-Lodde, Anfang 2025 Alexander Pockrandt von Kleindiek. Horstmann wurde im April 2025 abberufen. Bis Oktober 2025 führte Pockrandt das ZenDiS allein, dann wurde Pamela Krosta-Hartl im November 2025 mit in die Geschäftsführung berufen. Im April 2026 kam Leonhard Kugler für Pockrandt und leitet seither das ZenDiS gemeinsam mit Krosta-Hartl als Doppelspitze. Krosta-Hartl blickt positiv auf ihr erstes Jahr als Geschäftsführerin und ist überzeugt, dass in die personellen Angelegenheiten nun Ruhe einkehrt. „Damit sich das ZenDiS auf das konzentrieren kann, wofür es da ist, nämlich die Souve-

13 Für die Deutsche

„Von Daten zu Taten“ steht der diesjährige eHealth Summit.

Pamela Krosta-Hartl, Geschäftsführerin des ZenDiS. gonnen. „Wir sind als ZenDiS sehr schnell in die Situation gekommen, dass wir nicht nur openDesk als Produkt liefern, sondern wie ein Dienstleister auch Betrieb und Support bereitstellen. Zwar mit Partnern, aber alle Projekte mussten durch das ZenDiS geschleust werden“, erklärt Krosta-Hartl. „Zu Beginn waren wir die einzige Stelle, wo man openDesk wirklich kaufen konnte.“ In Anbetracht der starken und weiter wachsenden Nachfrage sei schnell klar gewesen: „Das funktioniert nicht.“

Neue Bezugswege Um openDesk schnell und effizient in die Breite zu bekommen, wurde nun ein Partnerprogramm aufgesetzt. Damit können neben öffentlichen IT-Dienstleistern erstmals auch privatwirtschaftliche CloudService-Provider und IT-Dienstleister eigene openDesk-EnterpriseAngebote aufbauen, wenn sie entsprechende Kriterien erfüllen. „Wir haben das gesamte Geschäftsmodell auf links gedreht, ziehen uns als ZenDiS vollständig aus dem Betrieb zurück und setzen künftig konsequent auf ein Partnerökosystem“, sagt Krosta-Hartl, die selbst auf viele Jahre Erfahrung in der Privatwirtschaft und damit auch auf Partnerprogramme zurückgreifen kann. „Für ein öffentliches Unternehmen ist das wegen der rechtlichen Rahmenbedingungen aber ungleich anspruchsvoller“, betont sie. Ein präzise ausgearbeiteter Kriterienkatalog macht die Ansprüche im Vorfeld für alle interessierten Unternehmen deutlich. Im Unterschied zur Privatwirtschaft, in der sich die Partnerlandschaft häufig zwischen Platin-, Gold- und Silberpartnerschaft vor allem am Umsatz entscheidet, legt das ZenDiS andere Kriterien an. „Bei uns geht es ausschließlich um Qualität und Souveränität“, sagt die Geschäftsführerin. Die Vorgaben an Testaten, Zertifikaten und Nachweisen seien hoch, ein Ermessensspielraum

men“, die dem Markt ein hochwertiges Angebot machen könnten. Noch bis Ende Januar sei eine Anmeldung beim ZenDiS möglich. Anbieter, die die hohen Auflagen nicht erfüllen, können ohne offiziellen Partnerstatus über zugelassene Distributoren als Reseller openDesk beziehen und entsprechend vertreiben. Auch mit den öffentlichen ITDienstleistern intensiviert das ZenDiS die Zusammenarbeit, Gespräche mit Landes- und kommunalen Dienstleistern laufen bereits. Gemeinsam mit der Genossenschaft govdigital wird es ganz aktuell ein openDesk-SaaS-Angebot geben, das über den Marktplatz Deutschland Digital und den gd.Cloud-Broker bereitgestellt wird. Damit können govdigital-Mitglieder und deren Träger openDesk künftig als SaaSLeistung über bestehende Beschaffungs- und Abrufstrukturen nutzen. Den Auftakt machen Pilotpakete, die zur diesjährigen SCCON starteten – auch als On-Prem-Variante – und für die nutzenden Organisationen einen soften Einstieg in die openDesk-Welt darstellen. Ab Januar 2027 soll „openDesk SaaS“ dann als Produktivlösung über den Marktplatz buchbar sein – ein laut ZenDiS „niedrigschwelliger und rechtssicherer Bezugsweg“. Der Einkauf der On-Premise-Variante über diesen Weg ist bereits seit 2024 möglich. „Wir haben aktuell in allen Bundesländern Pilotierungen laufen“, sagt Krosta-Hartl. „Sollten daraus Produktivumgebungen werden, dann sprechen wir perspektivisch von einem Volumen von mehreren hunderttausend Arbeitsplätzen.“ Die nächste große Welle an produktiven openDesk-Nutzern kündigt sich damit bis Mitte 2027 an.

Portfolio In den strategischen Gesprächen mit dem BMDS war nicht nur openDesk ein Thema, sondern das gesamte Portfolio des ZenDiS. „Wir

haben drei Portfolio-Bereiche vereinbart“, erklärt Krosta-Hartl. Neben dem Produktbereich sind das die Plattform openCode und das Souveränitätsmanagement. Mit openCode erfüllt das ZenDiS den Auftrag des Bundes, für die gesamte Verwaltung Open-SourceSoftware zur Weiternutzung und -entwicklung auf einer Plattform zur Verfügung zu stellen. Aktuell sind rund 14.000 Nutzerinnen und Nutzer aktiv, es gibt 2.600 Gruppen und rund 9.000 Projekte. Pro Monat kamen 2026 im Schnitt etwa 420 neue Projekte hinzu. „In kurzer Zeit hat sich openCode vom SoftwareKatalog zur Basis-Infrastruktur für eine sichere Software-Lieferkette der Verwaltung entwickelt“, betont Krosta-Hartl. Ein Badge-Programm sorge für Sichtbarkeit darüber, wie oft eine Software aktualisiert oder nachgenutzt werde, 200 solcher Badges seien bisher vergeben worden. „Wir sind außerdem mit dem BSI im Austausch, wie man Anforderungen aus dem Cyber Resilience Act über openCode abbilden kann“, ergänzt sie. Die Plattform openCode werde also weiter ausgebaut und entwickelt. Im Produktbereich sticht openDesk leuchtturmartig hervor, doch das Grundkonzept und die Erfahrungen von openDesk lassen sich auch auf andere Themenfelder überführen, beispielsweise eine souveräne Low-Code-Plattform. „Wir haben eine Methodik entwickelt, die wir auf andere Technologien übertragen können“, sagt Krosta-Hartl. Die dritte Portfolio-Säule ist das Souveränitätsmanagement. „Wir haben hier wichtige Vorarbeit geleistet“, sagt Krosta-Hartl, „aber es war nie institutionalisiert.“ Hieran wolle man nun anknüpfen und sich systematisch mit der Suche nach kritischen Abhängigkeiten beschäftigen. Ein zentrales Element seien die bereits entwickelten Souveränitätskriterien und der daraus entstehende Souveränitätscheck. Perspektivisch lasse sich daraus ein Lagebild der Souveränität in der deutschen Verwaltung erstellen, „einschließlich der Hotspots der Unsouveränität“. Das Souveränitätsmanagement soll ab Januar 2027 als eigenständiger Portfoliobereich konsequent aufgebaut werden. Krosta-Hartl betont aber das Zusammenspiel der drei Portfoliobereiche: „Souveränitätsmanagement, openDesk und openCode spielen perfekt zusammen und bauen aufeinander auf.“ Der Ansatz des ZenDiS sei stets die Eignung für die breite Flächennutzung. „Wir werden keine Lösungen entwickeln, die nur für einen einzelnen Anwendungsfall geeignet sind“, macht KrostaHartl klar. Der Maßstab sei stets die Frage, wie das jeweilige Angebot die Verwaltung in der Fläche souveräner machen könne. „Mit unseren drei Bausteinen zahlen wir genau darauf ein“, betont sie. Auf ihr zweites Jahr als Geschäftsführerin blickt sie positiv und optimistisch. Auch die Außenwirkung stimme hoffnungsvoll: „Die Dynamik ist groß“, sagt sie. Die Nachfrage sei ebenso da wie der Rückhalt durch das BMDS. Gute Voraussetzungen also für eine stabile Weichenstellung Richtung digitaler Souveränität. su

Seite 12

eGovernment | 11/2026

Healthcare

eHealth Summit 2026

Die KHZG-Mittel laufen aus, die Folgekosten steigen, KI hält Einzug in den Klinikalltag. Der eHealth Summit der Vogel IT-Akademie zeigt am 4. und 5. November 2026 in Frankfurt am Main, wie aus digitalisierten Häusern vollständig transformierte werden. Nach dem letztjährigen Gastspiel in Heidelberg macht der eHealth Summit heuer im Scandic Hafenpark in Frankfurt am Main Station. Geladen sind persönlich ausgewählte CIOs, CDOs und weitere Führungskräfte aus dem Gesundheitswesen. Zwischen Vorträgen, Roundtables und NetworkingPausen entsteht ein geschützter Raum für den persönlichen Austausch. Wer nicht vor Ort dabei sein kann, findet mit der eHealth Digital Conference am 2. Dezember 2026 eine virtuelle Gelegenheit, in die Diskussionen einzusteigen.

Strategie statt Einzelprojekte

Impulsvorträge, Keynotes, Panel-Diskussionen und weitere, mitunter experimentelle und spielerische Formate prägen den eHealth Summit.

Sektoren benötigt werden, um digitale Mehrwerte zu schaffen.

unterbrechung führt und warum klinische Prozesse zur neuen Angriffsfläche werden. Vorher bringen zwei Partner ihren Standpunkt ein. Severin Oosterveld, Senior Sales Engineer bei Rubrik, spricht unter dem Arbeitstitel „Identitätsdienste als kritische Infrastruktur“ über Cyberresilienz und Versorgungssicherheit. Im Zentrum steht die Frage, was der Ausfall von Identitätsdiensten für klinische und administrative Abläufe bedeutet, und wie ein Wiederanlauf planbar wird. Karl Hausdorf, Head of AI, und Maximiliano Suster, AI Solutions Architect, beide beim FujitsuUnternehmen Fsas Technologies, stellen unter dem Titel „Von Einzellösungen zum Hospital AI Blueprint: 3 Szenarien, 5 Best Practices“ einen gemeinsamen KI-Entwurf vor. Ihr Argument: Künftig sollten Krankenhäuser AI Services sicher, wirtschaftlich und resilient bereitstellen, ohne für jeden Use Case neue Silos aufzubauen. Dr. Simon Mayer, Leiter der Stabsstelle Strategisches Medizincontrolling am Universitätsklinikum Ulm, rundet den Block mit einem Impuls-Beitrag zur Krisensicherheit ab.

Finanzierung als Prüfstein Den zweiten Schwerpunkt bildet der Komplex, wie Kliniken dauerhaft Digitalisierung finanzieren. Georg Woditsch von Alexianer IT spricht in seinem Impuls-Vortrag über Energie, Hardware-Infrastruktur und Förderlandschaft als unterschätzte Stellschrauben. Im Mittelpunkt steht, wie Kliniken aktuelle Förderprogramme mit Blick auf die Regulatorik gezielt nutzen können. Die anschließende Diskussion mit Gruppenarbeit wird konkreter. Sie trägt den Titel „‚Keine Kohle für nix‘ – was passiert 2027?“ Schließlich laufen Förderungen aus und die Kosten steigen. Wie also sichern Kliniken digitale Investitionen danach ab? Weitere Fragen betreffen den Wettbewerb unter Häusern, der im Alltag oft noch vor Kooperation steht, sowie die Frage, wer künftig das Leistungsangebot steuert, wenn Leistungsgruppen zunehmend vorgegeben werden. Auch Lizenz- und Energiekosten stehen auf der Agenda: Wer zahlt das eigentlich noch?

Partnerbeiträge und Krisenfestigkeit Krisenresilienz zieht sich als Thema durch den ersten Tag. Den Abschluss bildet Prof. Dr. Anabel Ternès von Hattburg mit der Closing-Keynote „Healthcare under Pressure: Resilienz, Sicherheit und Krisenfähigkeit im Krankenhaus der Zukunft“. Sie zeigt auf, wie ein Cyberangriff zur Versorgungs-

KI zwischen Souveränität und Budget

Bild: Manuel Emme

Technik allein genügt nicht. Dieses Leitmotiv zieht sich durch das gesamte Programm. Nach der Begrüßung durch Eva Kanzler von der Vogel IT-Akademie eröffnet Dr. med. Michael von Wagner, CMIO am Universitätsklinikum Frankfurt am Main, den ersten Tag mit der Frage, welchen Weg die Digitalisierung an seinem Haus geht, um aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Seine Stichworte lauten „Konzepte statt Projekte“ und „Netzwerke ermöglichen“. Steffen Ott, Bereichsleiter Medizin& Informationstechnologie bei den DRK Kliniken Berlin, knüpft mit seiner Impuls-Keynote „Digitalisiert, aber nicht transformiert“ an. Er erläutert, nach welchen Kriterien Kliniken knappe Ressourcen auf die richtigen Vorhaben lenken und welche sie bewusst stoppen. Nicht zuletzt beleuchtet Ott, welches Steuerungsmodell IT, Geschäfts-

führung, Medizin und Pflege braucht, damit aus Technologie echte Veränderung wird. Diese Linie setzt sich im Roundtable „Patientenportale: Das ungeliebte Kind der Kliniken“ fort. Till Moysies, Leiter Gesundheitswesen bei moysies & partner, geht darauf ein, dass Nutzung und Nutzen von Patientenportalen weit hinter den Erwartungen zurückliegen. Seine Leitthese: Das Patientenportal sollte als Strategieprojekt verstanden werden, nicht als IT-Projekt. Ebenfalls aus der Perspektive der Verstetigung berichtet Dr. Sarah Krieg vom Universitätsklinikum Ulm über MEDI:CUS. Ihr Update trägt den Titel „Vom Fördertopf zum Verein: Nachhaltige Verankerung von MEDI:CUS“. Erst im September 2026 wurde der Verein MEDI:CUS e. V. gegründet, um die Plattform in eine eigenständige, gemeinschaftlich getragene Struktur zu überführen. Krieg will außerdem zeigen, wie sich Silos dauerhaft aufbrechen lassen und wie Interoperabilität zum Standard werden kann. Den Blick auf Daten erweitert Prof. Dr. Martin Sedlmayr, Professor of Medical Informatics sowie CDO und CDIO an der TU Dresden. Digitale Transformation und Clinical Data Warehouses sollen den Klinikbetrieb verbessern, während für die Forschung parallel Dateninfrastrukturen entstehen, häufig mit getrennten Zuständigkeiten. Seine Leitfrage lautet: „Welche Chancen eröffnen sich, wenn wir beides zusammen denken?“ Anschließend diskutieren die Teilnehmenden über den Zweck von Daten und darüber, welche Reformen in den

Bild: Manuel Emme

Nach der Finanzierung beginnt die Arbeit

CIOs, CDOs und andere Entscheiderinnen sowie Entscheider aus dem Gesundheitswesen diskutieren auf dem eHealth Summit über die Fortschritte und Bedarfe rund um die Healthcare-Digitalisierung.

Am zweiten Tag dreht sich das Programm um Künstliche Intelligenz (KI). Es beginnt Bart de Witte, CEO von Isaree, mit seiner OpeningKeynote „Souveräne KI im Gesundheitswesen: Warum eigene Infrastruktur über Versorgung und Compliance entscheidet“. Im Zuge dessen stellt er ein ArchitekturFramework für sensible Patientendaten vor, das On-Premises- und Sovereign-Cloud-Modelle unter Einhaltung von DSGVO, Patientengeheimnis sowie IT-Sicherheit bewertet. Wie KI im Alltag ankommt, zeigen später Ira Stoll von myscribe und Dr. Klaus-Uwe Höffgen, CDO am Rheinland Klinikum Neuss, in der Impuls-Keynote „KI-Arztbriefschreibung mit ‚Best of Breed Ansatz‘“. Die Session behandelt den Ausbruch aus der KIS-Wagenburg, die Umsetzung in einer Pilotklinik und eine kurze Live-Demo. Unter dem Motto „KI im Krankenhaus zwischen Anspruch und Budget – wo stehen wir wirklich?“ wird Höffgen mit den Teilnehmenden außerdem die divergierenden Anforderungen von Ärzten und Verwaltung, den Umgang mit

Schatten-KI sowie die Rolle von KI-Governance zwischen Spielverderber und Enablement erörtern. Einer der zentralen Punkte dabei: Wer zahlt die Party und was bringt es dem Krankenhaus? Parallel dazu widmet sich Prof. Dr. Annegret Kuhn, CEO und Geschäftsführende Gesellschafterin des SALBULATORIUM, dem Thema „Krankenhaus der Zukunft: Warum Digitalisierung allein nicht genügt“. Ihr Ansatz lautet: „Die Zukunft des Gesundheitswesens entscheidet sich nicht allein durch technologische Innovationen, sondern dadurch, wie wir Organisationen führen, Verantwortung teilen und Menschlichkeit bewahren.“

Ein Zukunftsbild mit offenen Fragen Den Themenblock „Prävention & Gesundheitsversorgung der Zukunft“ schließt Dr. André T. Nemat, Gründer und Managing Partner des Institute for Digital Transformation in Healthcare an der Universität Witten/Herdecke, mit seiner Keynote „Der letzte Patient“ ab. Nach seiner Einschätzung besitzt jeder Mensch künftig einen digitalen Zwilling. Der Redebeitrag soll beleuchten, ob sich Krankheiten dadurch in Zukunft verhindern lassen bevor sie entstehen, und welche ethischen Fragen sich daraus ergeben. Durch die beiden Summit-Tage führt einmal mehr Nicole Dufft als Moderatorin, zudem sind jeweils Recaps der Roundtables geplant. Der Programmplan liefert schon vor dem eigentlichen Summit eine klare Erkenntnis: Digitalisierung gelingt nicht als Summe einzelner Projekte, sondern als gemeinsame Aufgabe von Geschäftsführung, IT, Medizin und Pflege. Oder anders umrissen, wie es auf der Webseite zum Summit heißt: Es geht nicht mehr primär um das „Ob“ der Digitalisierung, sondern um das „Wie“ der Implementierung. aus Weitere Informationen CIOs sowie IT-Entscheider aus dem Gesundheitswesen können sich noch für den eHealth Summit 2026 anmelden. Hierfür können sie über eva.kanzler@vogel.de Kontakt mit Frau Kanzler aufnehmen.

[ ehealth-summit.de ]

eGovernment | 11/2026

Seite 13

Technik & Dienstleistung

Deutsche Verwaltungscloud

DVC sucht Partner für Betriebsplattform-Tests Die Deutsche Verwaltungscloud ruft Softwarebetreiber, öffentliche IT-Dienstleister und weitere Partner dazu auf, ihre Anwendungen als „Friendly User“ auf den geplanten Betriebsplattformen zu erproben. Die Sandbox soll nach derzeitiger Planung im Januar 2027 starten. Die Deutsche Verwaltungscloud (DVC) will ihre Betriebsplattformen Public Cloud in der Praxis prüfen und sucht dafür Mitstreiter. Gefragt sind „Friendly User“, die ihre eigenen Lösungen integrieren können und die Erprobung begleiten. Nach derzeitiger Planung soll ab Januar 2027 eine erste nutzbare SandboxUmgebung für teilnehmende Organisationen bereitstehen.

Wozu dient der Praxistest und wer darf mitmachen? Aufgerufen sind Softwarebetreiber, öffentliche IT-Dienstleister und weitere Partner. Welche Anwendungen sich für den Test eignen, wollen die Beteiligten vor dem Start gemeinsam bestimmen. Danach

sollen Integration und Betrieb begleitet und die Erfahrungen zur praktischen Nutzung ausgewertet werden. Die Erprobung soll darlegen, was zum Start der Sandbox bereits funktioniert und wo Anpassungen nötig sind. Zudem wird geprüft, welche Dienste, Betriebsprozesse und Integrationskomponenten für eine DVC-konforme Bereitstellung benötigt werden. So sollen sich Anforderungen schärfen, Betriebsprozesse erproben und die PublicCloud-Betriebsplattformen schrittweise am Bedarf der öffentlichen Verwaltung ausrichten lassen. Anschließend ist geplant, die Testergebnisse in den weiteren technischen Ausbau der besagten Plattformen einfließen zu lassen.

Zwei Betriebsplattformen Public Cloud im Aufbau Die DVC baut die Betriebsplattformen gemeinsam mit öffentlichen IT-Dienstleistern und souveränen Cloud-Anbietern als Public-CloudLösung auf. Die Plattformen ergänzen damit die bestehenden Angebote der öffentlichen ITDienstleister und sollen standardisierte sowie skalierbare Laufzeitumgebungen für Cloud-Services auf Basis von IaaS-Strukturen bereitstellen. Im Fokus stehen containerisierte Anwendungen, wiederverwendbare Plattformkomponenten und klar definierte Betriebsverantwortlichkeiten. Aktuell entstehen zwei Lösungen: Das Management der Plattform auf

Die DVC-Betriebsplattformen werden Softwarebetreibern eine gemanagte Laufzeitumgebung bieten, ohne eigenes Plattform-Betriebsteam. Basis der IONOS Cloud liegt bei Dataport, das der Plattform auf Basis von STACKIT bei IT.NRW. Von den öffentlichen IT-Dienstleistern erhofft man sich, dass sie Erfahrungen mit Verwaltungsprozessen, den Betriebsanforderungen und föderalen IT-Strukturen einbringen.

Rahmen und Beteiligte Die Deutsche Verwaltungscloud ist ein Produkt des IT-Planungsrats. Im Auftrag der FITKO (Föderale ITKooperation) ist govdigital für den Betrieb verantwortlich. Das Angebot richtet sich an Bund, Länder, Kommunen, öffentliche IT-Dienstleister und geeignete private Anbieter. Definiert wird die DVC durch das DVC-Rahmenwerk, ein Reife-

gradmodell, vereinheitlichte Vertragsgrundlagen und standardisierte Rollen- und Betriebsmodelle. DVC-konforme Cloud-Services lassen sich über den Marktplatz Deutschland Digital (MDD) - ebenso ein Produkt des IT-Planungsrats – beziehen. aus Weitere Informationen Um sich als „Friendly User“ zu bewerben, können Interessierte das Formular auf der DVC-Webseite nutzen.

[ voge.ly/DVC-Test ]

02. Dezember 2026 | Digital Conference Mit visionären Keynotes, Technologie-Sessions und Erfahrungsberichten aus erster Hand richtet sich die eHealth Digital Conference an alle, die IT im Gesundheitswesen mitgestalten – und wissen wollen, was heute schon funktioniert und was sie verpassen, wenn sie jetzt nicht mitreden!

KEYNOTE

Bart de Witte CEO, Isaree

» Souveräne KI im Gesundheitswesen: Warum eigene Infrastruktur über Versorgung und Compliance entscheidet «

BEST PRACTICE » KI versus NI – was ist im klinischen Alltag entscheidend?«

Dr. Monika Walter IT-Leitung, Klinikum Bielefeld

INTERVIEW » KHZG, Gematik & Co.: Woran die Digitalisierung deutscher Krankenhäuser wirklich scheitert «

Mehr zur Agenda der eHealth Digital Conference

www.ehealth-summit.de/digital

Prof. Dr. Christoph Thümmler Erzgebirgsklinikum

EINE VERANSTALTUNG DER

eGovernment | 11/2026

Seite 15

Veranstaltungen

30. November 2026

NRW Sicherheitskonferenz

Die NRW Sicherheitskonferenz bringt im Borussia-Park Mönchengladbach all jene zusammen, die Sicherheit planen, verantworten und umsetzen: Dazu gehören Kommunen und öffentliche Einrichtungen ebenso wie Veranstalter und die Sicherheitswirtschaft. Im Mittelpunkt steht der Austausch zu Themen wie KRITIS, Cybersicherheit, NIS2, Krisenmanagement und Veranstaltungssicherheit, sowie die Vernetzung von KRITIS-Betreibern mit Digitalanbietern und Fach- und Überblick NRW Sicherheitskonferenz 30. November 2026 Borussia-Park Hennes Weisweiler Allee 1 41179 Mönchengladbach

Öffnungszeiten: 9 bis 17 Uhr

Veranstalter:

Studieninstitut für Kommunikation GmbH

Eintrittspreise:

595 Euro Behörden, Kommunen und öffentlichen Einrichtungen: 79 Euro Weitere Tarife online

[ nrw-sicherheitskonferenz.de ]

Bild: Gemini / KI-generiert

Im Borussia-Park Mönchengladbach bringt die Konferenz zur ITSicherheit zentrale Akteure zusammen, um aktuelle Risiken, praxisnahe Lösungen und neue Bedrohungsszenarien zu diskutieren. Im Fokus stehen die Themen Cybersecurity, NIS2, Krisenkommunikation und Veranstaltungssicherheit.

Cyberangriffe, KRITIS-Schutz und Krisenmanagement stellen öffentliche Verwaltungen vor wachsende Herausforderungen. Führungskräften aus Cybersecurity, Krisenkommunikation und Notfallplanung. Das Grußwort hat Mönchengladbachs Oberbürgermeister Felix Heinrichs. Danach schafft Dr. HansWalter Borries, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Bundesverbands für den Schutz kritischer Infrastrukturen (BSKI) e.V., einen Überblick über die aktuelle Bedrohungslage. Zu den Highlights zählt am Nachmittag das Panel „Security ist Teamsport: Warum Awareness und Kultur entscheidend sind“ mit Michael Hasselbusch, Geschäftsführer der jaeger+haeckerhase GmbH. Außerdem erklärt Miriam Schnürer, ebenfalls vom BSKI,

16. bis 19. November 2026

Medica 2026 Die Medizin-Messe stellt sich neu auf: Statt einzelner Produkte rücken integrierte Systeme und reale klinische Abläufe in den Fokus. Hinzukommen mehr Bühnen, mehr Formate und ein neues „Hospital of the Future“. Die Messe Düsseldorf kündigte für die viertägige Veranstaltung eine neue Ticketstruktur mit einem Premium-Ticket sowie eine inhaltliche Neuausrichtung an: Die Medica zeigt vom 16. bis 19. November neue Formate und Konferenzen sowie mehr Raum für Bühnen-Gespräche und Austausch. „Die Relevanz zählt, nicht die Größe. Im Mittelpunkt stehen Dialog, Wissenstransfer und Networking auf höchster, internationaler Entscheiderebene“, erklärte Carmen Berger, Verantwortliche der Messe Düsseldorf. Die Umstrukturierung soll den Fokus von der Produktpräsentation auf integrierte Systeme im Gesundheitswesen verlagern und sich stärker an realen klinischen Anwendungsszenarien orientieren. „Wir zeigen, wie Innovationen im Versorgungsalltag zusammenwirken und echten Mehrwert schaffen.“ Die Parallel-

veranstaltung Compamed bündelt die technologischen Grundlagen und Innovationen der Medizintechnik. Die Main Stage wird erstmals zum zentralen Ankerpunkt der Medica: Vertreterinnen und Vertreter aus Medizin, Wissenschaft, Industrie und Politik diskutieren in Keynotes und Panel-Diskussionen über die Zukunft der Gesundheitswirtschaft, Herausforderungen moderner Gesundheitssysteme sowie deren Umsetzung in der Praxis. Zu Highlights zählen ein Panel zu resilienten Gesundheitssystemen mit Prof. Dr. Leif Erik Sander (Charité), Dr. Shachar Shapira (Sheba Medical Center) und Dr. Thomas Frandsen (Copenhagen University Hospital) sowie eine Diskussion mit Prof. Uwe Nixdorff (European Prevention Center) und Prof. Mathias Goyen (GE Healthcare) zur Zukunft der Präzisionsmedizin. In Halle 11

weshalb die Schnittstelle zwischen vermeintlich abgesicherten Systemen eine besondere Schwachstelle darstellt. Im Vortrag „Der Angriff ist technisch, die Krise ist kommunikativ: Was Entscheider im Ernstfall wissen müssen“ beleuchtet Steffen Fritzsche, Managing Partner der Sieber Advisors GmbH, die entscheidenden ersten Stunden einer Krise. Hasselbusch und Schnürer diskutieren im letzten Programmpunkt über die Chancen und Risiken von KI. Dabei beleuchten sie neue Bedrohungsszenarien und künftige Herausforderungen für KRITIS-Betreiber. Die Veranstalter bieten zum Abschluss eine Stadionführung an – mit Fokus auf die Sicherheit. se

fokussiert sich die „1st German Health Resilience Conference“ auf die Widerstandsfähigkeit der Versorgungsstrukturen. Zentrale Akteure aus Versorgung, Politik, Industrie sowie Katastrophen- und Zivilschutz tauschen sich sektorenübergreifend über strategische und operative Resilienzfragen im Gesundheitswesen aus. Ebenfalls neu im Programm ist die „Wearables Technologies Conference Europe“ in Halle 12. Dort wird auch der Showcase „Hospital of the Future“ neu ausgerichtet: Er folgt nun der klinischen Patient Journey. se Überblick Medica 16. bis 19. November 2026 Messe Düsseldorf Stockumer Kirchstraße 61 40474 Düsseldorf

Öffnungszeiten:

Montag bis Mittwoch: 10 bis 18 Uhr Donnerstag: 10 bis 16 Uhr

Veranstalter:

Messe Düsseldorf GmbH

Eintrittspreise:

Premium Ticket (Zugang zu Messe und Konferenzen an allen Tagen): 799 Euro Dauerkarte Messe: 150 Euro Details für einzelne Kongresse und Konferenzen sowie weitere Tarife online.

[ medica.de ]

Lösungspartner www.egovernment.de/anbieter CLOUD SOLUTIONS

ECM, DMS & INTELLIGENTE PROZESSE

SysEleven by Secunet Ansprechpartner: Unter secunet cloud bündelt secunet SysEleven GmbH sichere und souveräne Cloud-Lösungen Boxhagener Str. 80 von der public cloud bis zur classified 10245 Berlin cloud. Das Portfolio reicht von Managed Tel.: +0 30/233 201-20 Kubernetes mit MetaKube über Private info@syseleven.de Cloud AI bis zu SINA Cloud für Ver- www.secunet.cloud schlusssachen bis GEHEIM, on-premises oder als Service bis VS-NfD, betrieben in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

CUSTOMER JOURNEY MANAGEMENT

Mit den Lösungen der SMART CJM GmbH steuern Kommunen ihren Bürgerkontakt durchgängig: Online-Terminvergabe, Warteschlangenmanagement, Self-ServiceKioske und Reporting in einer Plattform. Das steigert Servicequalität und Effizienz und entlastet Mitarbeitende – mit Smart NexCX auch KI-gestützt.

Ansprechpartnerin: Anne Sprechert-Bode Haarbergstraße 73 99097 Erfurt Tel. 0361/4407-100 info@pdv.de www.pdv.de

Hansastraße 12-16, 80686 München Tel. 089/5903-1533 Fax 089/5903-1845 presse@akdb.de www.akdb.de

Die modulare ECM-Plattform VIS-Suite der PDV GmbH unterstützt Bund, Länder und große Organisationen von der Antragsbearbeitung bis zur Archivierung. NoCode Prozessautomation und KI gestützte Assistenten erweitern die Plattform als mögliche Add-ons um moderne Effizienzfunktionen. Die VIS-Suite ist bei über 250.000 Nutzenden im Einsatz und erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz, Interoperabilität und digitale Souveränität.

Ansprechpartnerin: Magdalene Rottstegge Heyenbaumstraße 139–141 47802 Krefeld Tel.: 02151/447 47 01 magdalene.rottstegge @smart-cjm.com www.smart-cjm.com

Ansprechpartnerin: Katja Benkenstein Heerstraße 111 71332 Waiblingen Tel. 07151/96528-200 info@regisafe.de www.regisafe.de

Ansprechpartner: Felix Adami Königsallee 178 a 44799 Bochum Tel.: +49 152 04932509 Felix.Adami@gdata.de www.gdata.de

Die G DATA CyberDefense AG ist ein führendes deutsches IT-Sicherheitsunternehmen. Das Portfolio der Bochumer Firma reicht von Managed Extended Detection and Response (MXDR) über Security Awareness Trainings bis hin zu Penetration Tests und Incident Response.

DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT

Die regisafe GmbH bietet mit ihrem Dokumentenmanagementsystem regisafe, den ergänzenden Fachverfahren und OnlinePortalen sowie den Funktionen von adKOMM in Verwaltung, Finanzen, Bau und Bürgerservice integrierte Lösungen speziell für die öffentliche Kommunalverwaltung. KI-gestützte Funktionen und automatisierte Prozesse treiben die Lösungen weiter voran und steigern die Effizienz.

Ansprechpartner: Carsten Blaha Europaallee 11-13, 67657 Kaiserslautern Tel: +49 631 520846-50 info@veenion.de www.veenion.de

veenion ist einer der führenden Anbieter digitaler Beschaffungslösungen für den öffentlichen Sektor. Mit über 25 Jahren Erfahrung und Projekten in Bund, Ländern, Städten und Universitäten bietet die Plattform eine transparente, steuerbare und vergabekonforme Abwicklung von Direktaufträgen und Rahmenverträgen.

Ansprechpartner: Bünyamin Colak Konrad-Zuse-Platz 1 71034 Böblingen Tel. 0157 / 58834890 info@tqg.de www.tqg.de

Ansprechpartnerin: Monika Schmidt Eisenbahnstraße 10 79541 Lörrach www.tek-service.de Tel: +49.7621.914040 zentrale@tek-service.de

Omnidocs ist ein 2004 gegründetes, internationales Software-Unternehmen mit Hauptsitz in Kopenhagen. Omnidocs unterstutzt Organisationen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizienter, rechtssicherer und markenkonformer zu gestalten. Gerade in Deutschland, wo Bürokratie, DIN-Normen, Datenschutz, gesetzlich verpflichtende Barrierefreiheit und komplexe Compliance-Vorgaben den Arbeitsalltag prägen, schaffen wir Lösungen, die echte Entlastung bringen.

ECM & DMS OPTIMAL

SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover Ansprechpartner: Björn Wittneben Vahrenwalder Str. 269 30179 Hannover Tel: +49 511 123 315-0 hannover@optimalsystems.de www.optimalsystems.de/hannover

ECM, DMS & INTELLIGETE PROZESSE

TEK-SERVICE digitalisiert seit 2000 den Einkauf öffentlicher Verwaltungen und KMU. Wir verstehen uns als „das Kaufhaus für alle“, das eProcurement-Prozesse automatisiert, Besteller mit Katalogen und Lieferanten verknüpft und die Abrechnung gleich mitdenkt. Das Ergebnis? Ordnung, Überblick und deutliche Arbeitsentlastung im Einkaufsalltag!

ELEKTRONISCHE VERWALTUNGSARBEIT

Die CC e-gov GmbH bietet mit CC ECM (DMS), ALLRIS (RIS), workflowbasierten Vorgangslösungen sowie Schnittstellen zu Fachverfahren und KI-gestützten Funktionen die digitale Abbildung von Verwaltungsprozessen. Cloud-Services, Hosting sowie gezielte Beratung und Angebote der Akademie sichern eine reibungslose Einführung und dauerhafte Nutzung.

Ansprechpartner: Stefan Rauner Hochschulring 4 28359 Bremen Tel. 0421/20495-0 Fax 0421/20495-11 kontakt@governikus.de www.governikus.de

Die Governikus KG ist ein führender Anbieter von IT-Lösungen für den gesamten Zyklus elektronischer Kommunikation von der Authentisierung über den sicheren Datentransport bis hin zur Beweissicherung elektronischer Daten. Gesetzeskonformität, Sicherheit und Innovation stehen für das in Deutschland und EU agierende Unternehmen im Vordergrund.

PROSOZ Herten GmbH

Ewaldstraße 261 45699 Herten Tel. 02366/188-0 info@prosoz.de www.prosoz.de

Mit innovativen Lösungen, praxisorientierter Qualifizierung und hoher Beratungskompetenz hat sich Prosoz in den zurückliegenden 35 Jahren vom Softwarehersteller für Kommunen zum Komplettlösungsanbieter in den Bereichen Soziales, Jugend sowie Bauen und Umwelt entwickelt. Als Vordenker für die Digitalisierung in den Kommunen stehen wir Ihnen als strategischer Partner zur Seite.

saascom GmbH Ansprechpartnerin: Martina Diederich Heidelberger Straße 6 64283 Damstadt Tel. 06151/3600808 vertrieb@saascom.de www.saascom.de www.civento.de

Digitalisierungspartner für öffentliche Verwaltungen saascom versteht die Anforderungen der Verwaltung und gestaltet ihre digitale Transformation. Mit civento®, unserer zukunftssicheren Low-Code-Digitalisierungsplattform und meiqas®, unserer sicheren KI-Plattform, verbinden wir durchgängige Prozessdigitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz mit passgenauen Lösungen.

MICROSOFT LIZENZIERUNG & MEHR VENDOSOFT GmbH

Fabasoft

Ansprechpartner: Björn Orth Rudolf-Diesel-Ring 10 D-82266 Inning am Ammersee www.vendosoft.de Tel: 49.8143.57196978 info@vendosoft.de

Deutschland GmbH

Fabasoft ist österreichischer IT-Innovations- und Marktführer im Bereich elektronischer Akten im DACH-Raum und sorgt für effizientes Dokumenten- und Prozessmanagement. Die Fabasoft eGov-Suite ist Teil der Fabasphere und macht dank KI elektronische zu „intelligenten Akten“ für moderne Verwaltungsarbeit.

THE SQUAIRE 13, Am Flughafen 60549 Frankfurt/Main Tel: +49 69 6435515-0 Fax: +49 69 6435515-99 egov@fabasoft.com www.fabasoft.com

FÖRDERMITTEL-LÖSUNGEN

VENDOSOFT ist auf die rechtskonforme Microsoft-Lizenzierung spezialisiert. Die Experten unterstützen Behörden und Unternehmen dabei, ihre IT zukunftssicher auszurichten – von gebrauchten Volumenlizenzen über Cloud bis zu hybriden Modellen und kostengünstigen Alternativen. Das Ziel: technisch passende Lösungen, Lizenzkosten senken, Datenhoheit sicherstellen.

VIDEOKOMMUNIKATION

IBYKUS AG

Voigtmann GmbH

Ansprechpartner: Philip Astermann Hermann-HollerithStraße 1 99099 Erfurt Tel. 0361/4410-0 sales@ibykus.de www.ibykus.de

Ansprechpartner: Jens Bornschein Tel.: 0911 47776542 hallo@voigtmann.de meinvideotermin.de Kieslingstr. 76 90491 Nürnberg

Fördermittel digital verwalten – mit Lösungen von IBYKUS. Als Experte für Fördermittelmanagement begleiten wir die öffentliche Verwaltung mit leistungsstarken Lösungen – von der Beratung, über die digitale Umsetzung bis hin zur Übernahme kompletter Projektträgerschaften. Mit KI-Features, IT-Security, moderner Infrastruktur und eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentren sorgen wir für sichere und zukunftsfähige Verwaltungsprozesse.

CC e-gov GmbH Ansprechpartnerin: Seher Soylu Gotenstraße 10 20097 Hamburg Tel. 040/227199-0 info@cc-egov.de www.cc-egov.de

Governikus KG

veenion

TEK-SERVICE AG

Ansprechpartner: Manfred Brink Landersumer Weg 40 48431 Rheine Deutschland 0049-211 24 83 93 05 info@omnidocs.com

Der Marktführer für kommunale Software: Die AKDB bietet Entwicklung, Pflege und Vertrieb qualifizierter Lösungen für alle Bereiche der Kommunalverwaltung. Zur Angebotspalette gehören im BSI-zertifizierten Rechenzentrum gehostete Fachverfahren für das Finanz-, Personal-, Verkehrs-, Sozialund Grundstückswesen. Das Bürgerservice-Portal ist die bundesweit modernste und reichweitenstärkste E-Government-Plattform für Online-Verwaltungsdienste.

ELEKTRONISCHE BESCHAFFUNG

TQG The Quality Group GmbH

Omnidocs GmbH

OPTIMAL SYSTEMS Hannover ist seit 1997 die treibende Kraft für ein optimales Enterprise Content Management System in Öffentlichen Verwaltungen. In dem ECM enaio® werden Dokumente digital erfasst, ausgewertet, verwaltungsweit für alle berechtigten Mitarbeiter*innen bereitgestellt und rechtssicher archiviert. Dank der ausgeprägten Schnittstellenvielfalt zu kommunalen Fachverfahren ist ein reibungsloser Datentransfer möglich.

AKDB

regisafe GmbH

G DATA CyberDefense AG

TQG – Die souveräne digitale KIgestützte Vertragsmanagementlösung (LCM) für Bund, Länder und Kommunen. Unser Mehrwert für die Verwaltung: KI-Vertragsmanagementsoftware – Elektronische Aktenführung – eSignatur – Bürgerportal – Automatisierte Verwaltung von EVB-IT.

PDV GmbH

SMART CJM GmbH

DIGITAL SECURITY

KOMPLETT-DIENSTLEISTER

Die Mein Videotermin-Suite ermöglicht sichere und niederschwellige Videoberatung für Bürgerinnen und Bürger sowie Mitarbeitende der Verwaltung. Sie stärkt digitale Souveränität, erhöht Servicequalität und Effizienz und gewährleistet höchste Datenschutzstandards. Durch intuitive Bedienung und stabile Technologie wird moderne Behördenkommunikation zuverlässig und zukunftssicher gestaltet.

SICHERE KOMMUNIKATION Tutao GmbH

Interessiert? Lassen Sie sich unter 0821/2177-212 als Lösungspartner eintragen

• Souveränität • 100% in DE • Quantensicher

• Nachhaltig • Open Source • DSGVO-konform

> 10.000 Geschäftskunden seit 15 Jahren

Ansprechpartner: Jörg Datkewitz Deisterstraße 17a 30449 Hannover sales@tutao.de +49 511 202 801-15 www.tuta.com/ kommunen

SPEZIAL – VERLAGSSONDERVERÖFFENTLICHUNG

E-AKTE, DOKUMENTEN& OUTPUTMANAGEMENT

User Experience

KI-gestützte Verarbeitung

Data Governance

Medienbruchfreiheit

Souveräne Cloud

Standards & Schnittstellen

Langzeitarchivierung

Interoperabilität

Audit Trail

Change Management

Seite 18

eGovernment | 11/2026

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement

Vom Handy in die Akte Der Bundestag hat Mitte Oktober das DIdG beschlossen und damit den Weg für die staatliche Wallet „d-you“ freigemacht. Für die Verwaltung entscheidet sich der Erfolg aber an anderer Stelle. In der Verwertbarkeit der Nutzerinteraktionen und den jeweiligen Folgeprozessen. Der Antrag ist online gestellt, die Identität digital nachgewiesen. Und dann? In vielen Behörden endet der digitale Weg weiterhin am Schreibtisch. Dort werden Unterlagen heruntergeladen, Angaben ins Fachverfahren abgetippt und PDFs in der Akte abgelegt. Ein digitaler Zugang macht eben noch keinen digitalen Prozess.

Was der Bundestag beschlossen hat Das Digitale-Identitäten-Gesetz (DIdG) setzt beim Zugang an. Es ergänzt die europäische eIDAS-Verordnung um nationale Regeln und schafft die Rechtsgrundlage für die deutsche EUDI-Wallet. Den Entwurf hatte das Bundeskabinett am 20. Mai beschlossen. Der Digitalausschuss nahm ihn am 14. Oktober in geänderter Fassung an, einen Tag später folgte das Plenum. Abgeschlossen ist das Verfahren damit noch nicht: Der zweite Durchgang im Bundesrat ist für den 20. November angesetzt. Nach Angaben des Bundesdigitalministeriums soll „d-you“ am 2. Januar 2027 starten. Die Nutzung ist freiwillig und kostenlos. Grundlage der digitalen Identität ist der Personalausweis. Zum Start sollen sich Nutzer online identifizieren, ihr Alter nachweisen sowie Verträge abschließen und Konten eröffnen können. Der Führerschein und

weitere Nachweise sollen iterativ folgen. Die Daten liegen verschlüsselt auf dem Smartphone, und die Nutzer entscheiden selbst, welche Angaben sie wann, wo und für welche Zwecke frei- und weitergeben möchten. Für die Verwaltung ist das keine Kür. Artikel 5f der novellierten eIDAS-Verordnung verpflichtet öffentliche Stellen, die Wallet zu akzeptieren, sofern sie für einen Online-Dienst eine elektronische Identifizierung verlangen. Einen eigenen Stichtag für Behörden nennt die Verordnung nicht. Die Pflicht greift, sobald die Wallet verfügbar ist. Bereitstellen müssen die Mitgliedstaaten sie bis spätestens Ende 2026, so die Verordnung.

Geprüfte Identität heißt nicht automatisch gute Daten Die Wallet beantwortet zunächst die Frage, wer hinter dem Antrag steht. Das ist viel, aber nicht alles. Eine geprüfte Identität macht nicht jede Angabe im Antrag richtig. Auch ein echter Nachweis kann veraltet, lückenhaft oder für das konkrete Verfahren ungeeignet sein. An dieser Stelle kommt das Dokumentenmanagement ins Spiel. Das DMS steuert Dokumente, Bearbeitung und Ablage; die E-Akte bildet den Vorgang ab und hält rechtssicher fest, wer wann was entschie-

den hat. Die Wallet ersetzt also weder Akte noch Fachverfahren. Sie ist auch nicht Teil der Registermodernisierung, die den Datenaustausch zwischen Behörden neu regeln soll. Sie öffnet vielmehr einen neuen, frischen und zeitgemäßen Kanal für überprüfbare Daten. Was daraus entsteht, entscheidet sich hinter dem Portal, welches hierzulande als „d-you“ firmieren wird. Eine zusätzliche Anmeldeoption allein reicht deshalb nicht. Behörden müssen intern klären, wie sie Nachweise entgegennehmen, prüfen und dem richtigen Vorgang zuordnen. Die Schnittstellen müssen die Daten dergestalt übergeben, dass Fachverfahren direkt damit weiterarbeiten können. Landet der strukturierte Nachweis am Ende als PDF in der Akte, ist der Vorteil dahin. Dann wird wieder abgetippt oder per Texterkennung erfasst, und hinter dem modernen Eingangsweg läuft alles wie bisher weiter. Dabei zählen nicht nur die Inhalte, auch die Metadaten sind von immenser Bedeutung. Herkunft, Eingangszeit, Dokumententyp, Vorgangsbezug und das Ergebnis einer Signaturprüfung machen einen Nachweis später nachvollziehbar und einordbar. Was davon gespeichert werden muss und was gespeichert werden darf, hängt vom jeweiligen Verfahren ab. Pauschal alles aufzuheben ist daher gleicher-

maßen falsch wie vorschnell alles zu verwerfen. Die Anbindung der Wallet wird damit zum Organisationsprojekt. Fachbereiche, Datenschutz, ITSicherheit und Aktenführung müssen an einen Tisch. Gleichzeitig stehen die Anbieter von DMS und Fachverfahren in der Pflicht, interoperable Schnittstellen zu liefern. Besonders deutlich wird das beim Einsatz künstlicher Intelligenz. KI kann Posteingänge sortieren, Angaben extrahieren und umfangreiche Akten für die Sachbearbeitung erschließen. Fehlen jedoch Dokumente, sind Zuordnungen falsch oder kursieren widersprüchliche Fassungen, arbeitet die KI mit falschen Voraussetzungen.

ordnen. Aktenpflege, Qualitätssicherung und klare Verantwortlichkeiten ersetzen sie nicht.

Datensparsamkeit endet nicht an der Wallet Je leichter Nachweise verfügbar sind, desto wichtiger wird die Frage, was eine Behörde tatsächlich braucht. Oft genügt eine einzelne Eigenschaft, etwa die Volljährigkeit, statt des kompletten Datensatzes. Genau hier setzte die Kritik bei der Anhörung im Digitalausschuss am 6. Oktober an. Die Sachverständigen begrüßten die Wallet grundsätzlich, bemängelten aber die Umsetzung. Andreas Hartl, Stellvertreter des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, nannte es aus Datenschutzsicht misslich, dass die Wallet zunächst nicht pseudonym nutzbar sei. Die Potsdamer Sicherheitsforscherin Jiska Classen forderte in einem Interview eine pseudonyme Nutzung von Anfang an. Bis dahin sollten Identifikationsdaten nur dort zum Einsatz kommen, wo das Gesetz eine Identifizierung vorschreibt. Zudem stand in der Kritik, dass die Sicherheitsarchitektur noch nicht vollständig öffentlich einsehbar ist. Diese Fragen enden nicht an der Wallet. Sie setzen sich in den Behördensystemen fort: Welche Angaben übernimmt die Behörde, wer greift darauf zu, wie lange bleiben sie gespeichert? Ein datensparsamer Nachweis nützt wenig, wenn nachgelagerte Prozesse wieder Zusatzdaten verlangen. Für KI-Anwendungen gilt zudem, dass Daten, die für einen bestimmten Zweck erhoben wurden, nicht für beliebige Auswertungen bereitstehen. Technische Machbarkeit schafft eben keine Rechtsgrundlage.

KI braucht saubere Akten Der Satz, KI sei nur so gut wie ihre Daten, stimmt, greift aber vielfach zu kurz. Auch mit sauberen Daten liegen Modelle mitunter erheblich daneben. Der jeweilige Anwendungsfall, ein feingranularer Zugriffsschutz sowie eine umfassende fachliche Kontrolle bleiben entscheidend für den Erfolg sämtlicher Digitalisierungsbemühungen. „Gute“ Daten sind die Voraussetzung, aber längst keine Garantie. Dabei lohnt eine Unterscheidung: Eine KI-Assistenz muss nicht mit Behördenakten trainiert werden, um sie nutzbar zu machen. Sie kann im laufenden Betrieb passende Dokumente für berechtigte Nutzer heraussuchen und darauf gestützt antworten. Dafür muss das DMS aber verlässlich beantworten, welche Fassung gilt, aus welchem Dokument eine Aussage stammt und ob die anfragende Person das Dokument überhaupt sehen darf. Digitale Identitäten verbessern genau einen Baustein dieser Kette: Eingehende Informationen lassen sich überprüfbar einer Person zu-

Wenn Daten nach der digitalen Bearbeitung aufgrund mangelhafter Prozesse einem Medienbruch unterliegen, schwindet die Effizienz des gesamten Verwaltungsapparats.

Die eigentliche Arbeit beginnt hinter der Tür

Bild: Gemini / KI-generiert

DIdG – die Grundlage für die EUDI-Wallet

Bis zum geplanten Start bleiben gut zehn Wochen. Behörden sollten diese Zeit nicht nur für den technischen Anschluss nutzen. Wichtiger ist, die Verfahren zu identifizieren, in denen geprüfte Nachweise tatsächlich Abtippen und Nachkontrollen ersparen. Dafür braucht es klare Zuständigkeiten, abgestimmte Datenmodelle und durchgängige Schnittstellen vom Eingang über das Fachverfahren bis zur Akte. Und was auch nicht vergessen werden darf: Es gibt ein Bug-BountyProgramm, bei welchem „d-you“ auf Herz und Nieren getestet werden soll. Die Ergebnisse des Programms werden maßgeblich mitentscheiden, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Funktionsumfang die deutsche EUDI-Wallet tatsächlich den Markt betreten wird. jk

Die nächste Ausgabe der eGovernment erscheint am Montag, 23. November 2026. Das SPEZIAL dieser Ausgabe widmet sich dem Thema Cloud & Infrastruktur. Anzeigenschluss ist der 09. November 2026. Anzeigenhotline: 0821/2177-212

eGovernment | 11/2026

Seite 19

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Auf einen Blick

Mit den Lösungen von Governikus auf dem richtigen Weg

Die eAkte als Fundament einer modernen Verwaltung

Governikus DATA Aeonia Rechtssichere Langzeitar-

chivierung elektronischer Dokumente und Daten Beweiswerterhaltung zum Schutz vor unbemerkter Manipulation Prüfbarkeit elektronischer Signaturen und Siegel auch langfristig BSI-rezertifiziert für den TR-ESOR-konformen Betrieb Hardwareunabhängige Archivierung für langfristige Zukunftssicherheit Einfache Integration in bestehende IT-Systeme dank offener Standards Medienbruchfreies Arbeiten ohne Ausdrucke und Papierakten Anpassung an neue kryptografische Anforderungen und technische Entwicklungen

Die Digitalisierung verändert die öffentliche Verwaltung grundlegend und stellt Behörden vor die Aufgabe, Arbeitsabläufe effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten. Eine zentrale Rolle spielt dabei die elektronische Aktenführung, die weit mehr ermöglicht als die bloße Ablösung von Papier und den Weg zu einer durchgängig digitalen Verwaltung ebnet.

Zentraler Baustein moderner Bürokratie Die eAkte wird damit zunehmend zu einem zentralen Baustein einer modernen und zukunftsfähigen Verwaltung. Dabei geht es längst nicht nur darum, Papier durch digitale Dokumente zu ersetzen. Entscheidend ist vielmehr, Informationen strukturiert verfügbar zu machen, Vorgänge nachvollziehbar abzubilden und Mitarbeitenden einen schnellen und sicheren Zugriff auf relevante Unterlagen zu ermöglichen – unabhängig davon, wo gearbeitet wird. Der Arbeitsalltag sollte nicht davon abhängig gemacht werden, ob im Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird. Gleichzeitig müssen Anforderungen an Daten-

schutz, Informationssicherheit, rechtssichere Aufbewahrung und die Integration in bestehende Fachverfahren berücksichtigt werden. Für Behörden und öffentliche Einrichtungen stellt sich daher die Frage, wie sich die eAkte sinnvoll in bestehende Strukturen integrieren und ihr Potenzial für die Verwaltungsmodernisierung ausschöpfen lässt. Welche Lösungen dabei unterstützen können und worauf es bei ihrer Auswahl ankommt, zeigt der Blick auf aktuelle Ansätze für eine digitale Aktenführung.

Rechtssichere Signaturen und Siegel sowie Langzeitaufbewahrung für digitale Akten Elektronische Signaturen und Siegel sind ein wichtiger Baustein di-

in ein bestehendes Fachsystem oder über die intuitive Benutzeroberfläche: DATA Sign lässt sich flexibel in vorhandene Strukturen einbinden. So werden Signatur- und Siegelprozesse durchgängig digital, kollaborativ und ohne Medienbrüche integriert. Mit Governikus DATA Aeonia lassen sich eAkten und Dokumente beweiswerterhaltend und rechtssicher langfristig archivieren. Das hardwareunabhängige Archivierungssystem nach TR-ESOR-Standards sichert die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit elektronischer Dokumente und erhält die Prüfbarkeit digitaler Signaturen und Siegel. Durch offene Standards lässt sich die Lösung zudem flexibel in bestehende Systemlandschaften integrieren – für medienbruchfreie Prozesse und langfristige Investitionssicherheit.

gitaler Verwaltungsprozesse. Mit DATA Sign lassen sich sämtliche Schritte rund um das elektronische Signieren und Siegeln in einer zentralen Plattform abbilden: von der Initiierung über die Einbindung weiterer Beteiligter bis zur Prüfung von Echtheit und Gültigkeit. Auch mehrstufige oder organisationsübergreifende Signaturprozesse können damit effizient umgesetzt werden. Mitarbeitende sowie externe Personen lassen sich gezielt in einen Vorgang einbinden. Die Plattform berücksichtigt dabei die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und geltenden europäischen Spezifikationen und schafft so eine verlässliche Grundlage für rechtskonforme digitale Prozesse. Ob direkt aus einer Fachanwendung wie einer Personalakte, integriert

Kommunikation: Alle Wege an einem zentralen Punkt

Verwaltung findet längst nicht mehr ausschließlich am Schreibtisch mit Aktenordner und Papierstapel statt. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis, dass digitale Dokumente allein noch keine digitalen Prozesse schaffen. Erst wenn Informationen strukturiert erfasst, zentral verfügbar gemacht und sicher verarbeitet werden können, entsteht daraus ein echter Mehrwert für Behörden und ihre Mitarbeitenden. Die eAkte bildet hierfür eine wichtige Grundlage – und eröffnet neue Wege, Verwaltungsabläufe effizienter, nachvollziehbarer und durchgängig digital zu gestalten.

Die Kommunikation von Behörden mit Bürger:innen, Unternehmen und anderen Institutionen wird zunehmend vielfältiger. Damit daraus keine komplexe Insellandschaft entsteht, sollten die unterschiedlichen Zustell- und Empfangskanäle nicht einzeln an Fachverfahren oder eAkten angebunden werden. Eine zentrale elektronische Poststelle schafft hier die notwendige

Schnittstelle: Hier kommt der Governikus MultiMessenger ins Spiel. Er nimmt unterschiedliche Nachrichtenformate entgegen, übernimmt automatisiert Identitäts- und Sicherheitsprüfungen und leitet die Nachricht an das jeweils zuständige Zielsystem weiter. Originalnachrichten können dabei direkt an eine beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung übergeben werden. So lassen sich eingehende Nachrichten zentral verwalten und zugleich die Voraussetzungen für eine durchgängig digitale Kommunikation schaffen. Auch die Zugangseröffnung von Bürger:innen und Unternehmen kann zentral dokumentiert werden. Damit wird aus vielen einzelnen Kommunikationswegen ein strukturierter Prozess – vom Eingang über die Verarbeitung bis zur rechtskonformen Aufbewahrung und digitalen Antwort. Die eAkte ist also weit mehr als der digitale Ersatz für den klassischen Aktenordner. Ihr Potenzial entfaltet sie vor allem dann, wenn sie mit weiteren Bausteinen einer modernen Verwaltungsinfrastruktur zusammenspielt: von rechtssicheren Signatur- und Siegelprozessen über die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung bis hin zur zentralen digitalen Kommunikation. Damit wird die eAkte zum Ausgangspunkt für durchgängige digitale Prozesse – und zu einem wichtigen Baustein auf dem Weg zu einer Verwaltung, die effizient, rechtssicher und zukunftsfähig aufgestellt ist. Weitere Informationen Wenn Sie eine Beratung zum Thema eAkte wünschen oder sich grundsätzlich über rechtssichere Kommunikationsmöglichkeiten, Beweiserhaltung oder Signatur- und Siegelprozesse interessieren, melden Sie sich bei:

[ vertrieb@governikus.de ]

Seite 20

eGovernment | 11/2026

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Platin-Award für beste E-Akte 2026

Ganz oben abgelegt: regisafe hat die beste E-Akte 2026

bleibt beim Menschen. Die KI macht Vorschläge, bereitet vor, Mitarbeitende prüfen und entscheiden. Hier liegt die Spitze der regisafe Reifegrad-Pyramide.

Kommunen wachsen mit der E-Akte

Die Leserinnen und Leser von eGovernment haben abgestimmt und regisafe in der Kategorie E-Akte im zweiten Jahr in Folge an die Spitze gewählt. Der Titel bestätigt einen überaus erfolgreichen Weg, der beim digitalen Aktenschrank beginnt und bei künstlicher Intelligenz noch lange nicht endet. sich kaum einhalten, mit einer EAkte schon. Erst wenn die Verwaltung ihre Vorgänge in der E-Akte führt, arbeitet sie auch digital ordnungsgemäß. Die Anbindung der Fachverfahren macht die Akte vollständig. Für zentrale Aufgaben bringt regisafe die Fachverfahren gleich mit: Die Produkte von adKOMM (adkomm.de) decken unter anderem das Finanzwesen, das Einwohnermeldewesen, das Gewerbewesen sowie Steuern und Abgaben ab. Bescheide aus dem Meldewesen und Rechnungen aus dem Finanzwesen landen so automatisch im richtigen Vorgang. Der Nutzen zeigt sich im Alltag. Informationen liegen nach wenigen Klicks vor, ohne Gang ins Archiv und ohne Rückfrage im Nachbarbüro. Mitarbeitende erfassen Daten nur einmal, das senkt die Fehlerquote. Und wer ein Dokument nach Jahren sucht, findet es auch. Ein Aktenordner hingegen kennt keine Volltextsuche. Auch der rechtliche Rahmen weist in diese Richtung: Die E-Government-Gesetze von Bund und Ländern setzen auf die elektronische Aktenführung. Die E-Akte bildet das Fundament. Auf ihm bauen alle weiteren Stufen auf.

Von der Akte zur E-Akte

Die E-Akte kommt in Bewegung

Von der E-Akte bis zum KI-Agenten: Jede Stufe nimmt den Mitarbeitenden Arbeit ab und baut auf der vorherigen auf. So wächst die digitale Verwaltung im eigenen Tempo. Spürbar wird der Zeitgewinn vor allem im Durchlauf. Fallen Kollegen wegen Urlaub oder Krankheit aus, bleibt die Rechnung nicht liegen. Der Workflow leitet sie direkt an die Vertretung weiter. Keine Wartezeit und keine verpasste Skontofrist. Grundlage ist die Prozessmodellierung im Workflow mit regisafe. Fachbereiche machen ihre Abläufe zunächst sichtbar und automatisieren sie anschließend. Oft zeigt schon die Modellierung mit regisafe, wo ein Ablauf unnötige Schleifen dreht, und macht Prozesse digital schlanker. Für die Mitarbeitenden bedeutet das weniger Weiterleiten und Nachfragen. Und mehr Zeit für die eigentliche Sachbearbeitung. Wenn die Routine läuft, zählen Expertise und Fachwissen. Die E-Akte bleibt dabei das Gedächtnis jedes Vorgangs, denn jeder Bearbeitungsschritt landet nachvollziehbar in der Akte.

Eine vollständige Akte beantwortet die Frage, wo ein Dokument liegt. Die nächsten Fragen lauten: Wer bearbeitet es, und was ist zu tun? Wer die Antworten darauf automatisiert, spart bei jedem einzelnen Vorgang Zeit. Mit dem Workflow bildet regisafe Verwaltungsprozesse digital ab und steuert sie automatisch. Ein Beispiel ist der Rechnungs-Workflow. Statt per Hauspost von Schreibtisch zu Schreibtisch zu wandern, durchläuft die Rechnung digital die sachliche und rechnerische Prüfung bis zur Freigabe. Jede Station sieht sofort, was zu tun ist. Fristen überwacht das System selbst.

Die E-Akte denkt mit

Bild: Vogel IT-Medien

Wer heute noch Akten in Mappen über den Schreibtisch schiebt, verliert Zeit, die anderswo fehlt. Das klingt banal, beschreibt aber immer noch den Alltag in Rathäusern. Schon allein der Wechsel zur digitalen Ablage entlastet eine Verwaltung spürbar. Doch ein Laufwerk mit PDFs ist noch keine Akte. Auch elektronisch gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung: ein einheitliches Ordnungssystem – in Kommunen in der Regel der Aktenplan – mit eindeutigen Aktenzeichen, vollständige Vorgänge, nachvollziehbare Bearbeitungsschritte und feste Aufbewahrungsfristen. Mit Netzlaufwerken und E-Mail-Postfächern lassen sie

Hinter der E-Akte: eine starke Gruppe

Künstliche Intelligenz ist in vielen Verwaltungen das Thema der Stunde. Oft fehlt ihr aber genau das, was sie braucht: geordnete und vollständige Daten. Die liefert die regisafe E-Akte mit dem Update 4.20 in Perfektion. Denn letztlich ist eine KI nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreift. Bei regisafe ist KI drin, wo GenAI draufsteht. Sie arbeitet direkt in der E-Akte. Der GenAI Dokumentenas-

sistent erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt, erfasst die Metadaten und fasst umfangreiche Unterlagen zusammen. Im Chat beantwortet GenAI Fragen zum Inhalt. Wer einen Vorgang übernimmt, ist so in Minuten im Bild. Beim Digitalen Posteingang zahlt sich das doppelt aus: Der Assistent liest die Daten aus und schlägt die passende Zuordnung vor, den Rest übernimmt der Workflow. GenAI Niederschrift ist die KI für die Gremienarbeit. Sie erstellt strukturierte Protokolle und erkennt Sprecher namentlich. Auch die Tagesordnungspunkte erkennt sie aus dem Kontext und anhand der Sitzungsvorlage und protokolliert selbstständig. Für den Sitzungsdienst gehört diese Arbeit zu den zeitintensivsten überhaupt. regisafe setzt darüber hinaus auf die semantische Suche und den Chat mit KI über alle Dokumente. Die Suche findet Dokumente nach ihrer Bedeutung, auch wenn der gesuchte Begriff darin gar nicht vorkommt. Der Chat beantwortet Fragen über den gesamten Aktenbestand hinweg. Dabei sieht die KI ausschließlich Inhalte, auf die die jeweilige Person ohnehin Zugriff hat. Und die Entwicklung geht weiter. Als nächste Stufe zeichnen sich in naher Zukunft KI-Agenten ab, die mehrere Arbeitsschritte selbstständig vorbereiten, etwa einen Vorgang erkennen und den passenden Workflow anstoßen. Die Entscheidung

Bild: regisafe

Herstellerversprechen gibt es in der Softwarebranche viele. Ein Votum der Anwender wiegt dagegen erheblich schwerer. Beim eGovernment Readers’ Choice Award haben die Leserinnen und Leser des Fachmagazins, also Fachkräfte und Entscheider aus Behörden und Kommunen, entschieden. Nach zweimal Gold und im letzten Jahr Platin setzten sie auch in diesem Jahr regisafe in der Kategorie E-Akte auf Platz 1. Hinter dem Ergebnis steht eine breite Basis. Mehr als 40.000 Anwender in über 1.400 Kommunen arbeiten täglich mit regisafe. Die Lösung zählt damit zu den beliebtesten und am häufigsten eingesetzten E-Akten im kommunalen Umfeld. Die regisafe GmbH aus Waiblingen entwickelt seit 1990 Software für die öffentliche Verwaltung. Mehr als drei Jahrzehnte, in denen sich Technik, Gesetze und Erwartungen grundlegend verändert haben. Eines blieb stets: der Fokus auf die Kommunen. Viele Mitarbeitende kommen selbst aus dem kommunalen Umfeld oder haben früher in einer Verwaltung gearbeitet. Sie wissen, wie ein Bauamt arbeitet und was der Sitzungsdienst vor der Ratssitzung braucht.

Software allein verändert keine Verwaltung. Die Transformation erfolgt erst durch die Mitarbeitenden, die mit der Software arbeiten. Deshalb begleitet die regisafe Akademie Führungskräfte, Administratoren und Sachbearbeitende in Kommunen über alle Stufen hinweg, von der Einführung der E-Akte über den Workflow bis zu GenAI. Im Fokus steht derzeit das Thema KI. Seit Februar 2025 verpflichtet die europäische KI-Verordnung alle Organisationen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu sorgen. Die Akademie vermittelt dieses Wissen praxisnah: was GenAI im Verwaltungsalltag leisten kann und wie Mitarbeitende KI-Ergebnisse sicher prüfen. Denn die Entscheidung bleibt beim Menschen, und dafür braucht er das nötige Rüstzeug. So wächst das Wissen in der Verwaltung mit jeder Stufe mit.

Seit 2021 gehört das Unternehmen zur PDV.group. Sie besteht aus der PDV GmbH, die mit ihrem Produkt VIS vor allem Bundes- und Landesverwaltungen betreut, und den Unternehmen von PDV.blue, die sich auf kommunale Verwaltungen und Organisationen konzentrieren. Neben der regisafe GmbH gehört zu PDV.blue die CC e-gov GmbH mit den Produkten CC ECM und ALLRIS. Was die Unternehmen verbindet, ist ein klarer Auftrag: die Digitalisierung des öffentlichen Sektors. Ihre Produkte und Services verbessern und automatisieren Verwaltungsprozesse, der Schwerpunkt liegt auf E-Government. Verwaltungen setzen damit die digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung zügig und mit kalkulierbarem Aufwand um. Die Gruppe entwickelt KI und Software-Services gemeinsam für alle Produkte. Davon profitiert jede einzelne Lösung, bei der Innovation ebenso wie bei der Sicherheit. Für Kommunen heißt das: Beratung, Einführung, Schulung und Support kommen aus einer Hand. Und hinter dieser Hand steht eine starke Gruppe.

Weitere Informationen Mehr über die E-Akte-Lösung und das weitere Produktportfolio von regisafe erfahren Interessierte auf der Webseite des Platin-Award-Preisträgers .

[ regisafe.de ]

eGovernment | 11/2026

Seite 21

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement n-komm E-Akte für ELO ECM

KI-Automatisierung und souveräner Cloudbetrieb Mit der n-komm E-Akte für ELO ECM stellt die n-komm GmbH die Weiterentwicklung der ELO E-Akte bereit. Die Lösung verbindet strukturierte digitale Aktenführung mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung und automatisierten Verwaltungsabläufen. Gemeinsam mit der Continum AG aus Freiburg bietet n-komm zudem ein Cloudangebot für Verwaltungen unterschiedlicher Größe. Grundlage bleibt die ELO ECM Suite. Darauf aufbauend organisiert die n-komm E-Akte Dokumente, Akten und Vorgänge nach einem verbindlichen Aktenplan. Fachbezogene Arbeitsbereiche und rollenbasierte Zugriffe unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Ämtern. Informationen stehen im jeweiligen Sachzusammenhang bereit, statt über Papierakten, E-Mail-Postfächer und einzelne Ablagen verteilt zu sein. Die digitale Akte wird damit zur Arbeitsgrundlage für durchgängige Verwaltungsprozesse.

ren, relevante Inhalte auslesen und passenden Vorgängen zuordnen. Darauf aufbauend können Workflows die weitere Bearbeitung an-

stoßen – vom Dokumenteneingang über die Weiterleitung an zuständige Stellen bis zu Freigabeprozessen. Definierte Routineaufgaben

lassen sich so vollständig automatisieren. Erforderliche Prüfungen und Entscheidungen werden gemäß den Vorgaben der Verwaltung eingebunden. Die intelligente Datenaufbereitung macht Informationen schneller nutzbar und reduziert manuelle Übertragungen. Mit der Low-CodeTechnologie von ELO lassen sich Abläufe an organisatorische Anforderungen anpassen. Beim KI-Einsatz bleibt die Wahl des Sprachmodells offen. Verwaltungen können Standard-LLMs, also große Sprachmodelle, oder eigene, intern betriebene Modelle einbinden. Maßgeblich sind der Anwendungsfall und die Sensibilität der Daten. Für vertrauliche Inhalte kann die Verarbeitung innerhalb einer kontrollierten Umgebung erfolgen, ohne diese an externe KI-Dienste zu übertragen.

Cloudkooperation mit Continum

Ein Schwerpunkt der Weiterentwicklung ist die Verbindung von künstlicher Intelligenz und ELO Flows. Eingehende Dokumente lassen sich automatisch klassifizie-

Bild: n-komm GmbH

KI für Routineaufgaben

Mit der Continum AG ergänzt n-komm die Software um ein Cloudangebot für öffentliche Verwaltungen. Es richtet sich an Kommunen und Behörden, die ihre digitale Aktenführung ohne eigene Serverinfrastruktur für die E-Akte betreiben möchten. Preislich attraktive Konditionen ermöglichen dabei auch kleineren Gemeinden einen wirtschaftlichen Einstieg. Der Cloudbetrieb reduziert den technischen Betreuungsaufwand vor Ort und lässt sich schrittweise um weitere Fachbereiche und Prozesse erweitern. Die Kooperation verbindet die Verwaltungserfahrung von n-komm mit der Cloud- und Betriebskompetenz von Continum. Die Einführung kann sich an den jeweiligen organisatorischen Voraussetzungen orientieren, ohne sämtliche Verwaltungsprozesse gleichzeitig umstellen zu müssen. Das gemeinsame Cloudangebot ist auf einen digital souveränen Betrieb ausgerichtet. Mit n-komm, ELO und Continum sind Softwareanbieter, Umsetzungspartner und Cloudbetreiber deutsche Unternehmen; die Datenhaltung erfolgt in Deutschland. In Verbindung mit entsprechend intern betriebenen KIModellen können auch sensible Inhalte innerhalb der vorgesehenen Betriebsumgebung verarbeitet werden. Die Verwaltung entscheidet selbst, wie und wo KI ihre Arbeit unterstützt.

Seite 22

eGovernment | 11/2026

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Warum Governance als Organisationsaufgabe über Daten hinausgeht

Ein behördenübergreifender Austausch, etwa im Rahmen der Registermodernisierung, verlangt einheitliche Begriffe, dokumentierte Schnittstellen und klare Zuständigkeiten auf beiden Seiten. Hinzu kommt der KI-Einsatz: Die EU-KI-Verordnung (EU) 2024/1689 stellt in Artikel 10 Anforderungen an Daten und Daten-Governance für Hochrisiko-Systeme. Herkunft und Qualität der verwendeten Daten müssen sich belegen lassen.

Was Behörden ändern müssen Fehlerhafte Auswertungen führen in Behörden oft zur Suche nach dem passenden Werkzeug. Nach Einschätzung von virtual7 greift das zu kurz. Die Ursachen liegen meist in Erfassung, Prozessen und unklaren Zuständigkeiten. Wer sie beheben will, braucht ein verbindliches Governance-Modell.

Bild: virtual7 / KI-generiert

Der Einstieg: klein beginnen

Wenn eine Führungskraft einem Bericht nicht mehr vertraut oder in einer Auswertung oder einem Prozess fragwürdige Ergebnisse entstehen, ist der Datenfehler meist schon lange entstanden. Ein typisches Muster: Dieselbe Person oder Organisation wird in mehreren Fachverfahren mit unterschiedlichen Kennungen geführt. Auswertungen zählen sie dann mehrfach, und Ergebnisse stimmen nicht mehr. Die übliche Reaktion ist, in der Auswertung nachzubessern oder Werkzeuge für Datenkataloge und Qualitätsprüfungen einzuführen. Solche Werkzeuge machen Fehler sichtbar, beseitigen sie aber nicht. Ein Formular, das Buchstaben in einem Telefonnummernfeld zulässt, erzeugt weiterhin Fehler, auch wenn nachgelagerte Prüfungen existieren. Je länger ein fehlerhafter Prozess läuft, desto teurer wird seine Korrektur. Der Grundsatz von virtual7 lautet deshalb: Der Prozess muss behoben werden, nicht nur die fehlerhaften Daten. Und genauso wie die Daten gesteuert werden müssen, gilt das auch für KIAnwendungen, denn das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die Arbeit der Behörden ist essenziell.

Fünf Ursachen, fünf Maßnahmen Datenprobleme haben selten nur eine Ursache. virtual7 unterscheidet fünf Klassen: Erfassung: Uneinheitliche Eingaben. Hilfreich sind Validierung, Pflichtfelder und Referenzlisten im Quellsystem.

Transformation: Fehlerhafte

Datenflüsse, etwa falsche Verknüpfungen. Hier helfen dokumentierte, getestete Strecken und nachvollziehbare Datenherkunft. Semantik: Fachbereiche verstehen ein und denselben Begriff unterschiedlich. Nötig ist ein gemeinsames Glossar mit fachlicher Verantwortung. Drift: Ein System-Update verändert Felder oder Werte. Ein Änderungsprozess muss die Folgen für Daten und Berichte prüfen. Konsum: Der Bericht beantwortet nicht die gestellte Frage. Der Informationsbedarf muss zwischen Fachbereich und Business Intelligence geklärt werden. Korrekturen in der Auswertung lassen einzelne Anwendungen plausibel aussehen, skalieren diese aber nicht. Wirksam ist ein Ansatz, der Daten als organisationsweites Gut behandelt: Quellen korrigieren, Bedeutungen dokumentieren, Verantwortlichkeiten benennen.

Metadaten als Grundlage Governance arbeitet mit Metadaten, also Daten über Daten und Prozesse. Sie beschreiben Bedeutung, Herkunft, Schutzbedarf und Qualität von Daten und deren Verwendung in den Prozessen sowie das Funktionieren automatischer Prozesse. Das Referenzmodell DAMA-DMBOK ordnet die Data Governance zehn Wissensgebieten zu, von Architektur und Sicherheit über Integration und Stammdaten bis zur Datenqualität. Data Governance ist dabei kein eigener Baustein, sondern das organisatorische Ergebnis, wenn

diese Gebiete integriert gepflegt werden.

Drei Frameworks, drei Rollen Das Governance-Modell von virtual7 besteht aus drei Frameworks: Prozesse, Organisationsstrukturen sowie Regeln, Gesetze und Normen, zum Beispiel die DSGVO. Dabei ist zunächst nicht wichtig, ob wir die Verwendung von Daten oder von KI steuern wollen, denn beide folgen denselben Regeln. Getragen wird die Data Governance von drei Rollen: Data Owner definieren Daten fachlich, legen Qualitätskriterien fest und tragen die fachliche Verantwortung. Data Stewards setzen im Tagesgeschäft um und übersetzen zwischen Fachlichkeit und Technik. Data Custodians betreiben die Datenhaltung und verantworten die Datensicherheit. Im KI-Bereich reicht ein schlankes Rollenmodell: Der KI-Owner trägt die strategische Verantwortung für Zweck, Business-Nutzen und Risikotoleranz einer KI-Anwendung. Er entscheidet über Einsatz, Freigabe und Budget, legt Erfolgs- und Compliance-Kriterien fest (KPIs, erlaubte Fehlerraten, Audit-Anforderungen) und eskaliert zentrale Risiken an die Leitungsebene. Der KI-Steward übernimmt die operative Governance-Verantwortung: er sorgt dafür, dass Richtlinien zu Fairness, Transparenz, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit befolgt werden, pflegt Model Cards, Datasheets und Risiko-Assessments

und koordiniert Bias-, Robustheitsund Explainability-Tests sowie die Dokumentation der Datenherkunft. Als Bindeglied zwischen Fachbereichen, Recht/Datenschutz und Technik stellt der Steward sicher, dass fachliche Anforderungen in überprüfbare Governance-Artefakte überführt werden. Der KI-Custodian verantwortet den technischen Betrieb der Modelle und Datenpipelines: Deployment, Versionierung, Monitoring (Performance, Drift, Datenqualität), Logging sowie Rollout/RollbackProzesse. Er stellt die sichere Infrastruktur, Zugriffskontrollen, Backup/Retention und SecretsManagement bereit und implementiert automatisierte GovernanceChecks (Pre-Deploy-Tests, Retraining-Trigger, Audit-Logs). In kleinen Organisationen können Personen mehrere dieser Rollen übernehmen; entscheidend ist die klare Trennung von strategischer Entscheidung (Owner), GovernanceVerbindlichkeit (Steward) und technischem Betrieb (Custodian). Darüber steht ein Data Governance Board. Es setzt die Vorgaben der Leitungsebene, etwa von CDO oder CIO, in gemeinsame Initiativen um. So entsteht eine Verantwortungskette von der Leitung bis hin zur Administration. Für viele Rolleninhaber ändert sich dabei weniger als befürchtet: Sie nehmen die Aufgaben oft längst wahr, aber ohne klares Mandat.

Warum es den öffentlichen Sektor besonders betrifft Behörden arbeiten mit sensiblen Daten und gesetzlichen Pflichten.

virtual7 rät zu einem begrenzten Start statt zu einem Großprojekt. Im Datenbereich bedeutet das: Einen kritischen Prozess wählen und seine Datenquellen sowie wiederkehrende Fehlerursachen erfassen. Fünf bis zehn zentrale Begriffe verbindlich definieren, Verantwortliche und einen Data Steward benennen. Zwei Kennzahlen über sechs Monate messen, etwa den Anteil regelkonformer Datensätze und die Zahl gemeldeter Datenvorfälle. Im KI-Bereich entsprechend: Eine kritische KI-Anwendung auswählen, Kennzahlen definieren und Qualität des Prozesses analysieren Fünf bis zehn zentrale Begriffe verbindlich definieren, Verantwortliche und einen KI-Steward benennen Zwei Kennzahlen zur Arbeit des Modells über sechs Monate messen, etwa Kennzahlen zur Stabilität der Ergebnisse oder zu den verwendeten Daten. Danach lassen sich Rollen und Board schrittweise auf weitere Datenbereiche und Prozesse ausweiten. Realistisch ist es, Kernprozesse innerhalb von ein bis zwei Jahren zu dokumentieren und zu integrieren. Hindernisse wie Altlasten und unklare Zuständigkeiten bleiben dabei bestehen. Data Governance ist ein dauerhafter Prozess und kein einmaliges Projekt.

Fazit Governance ist keine Werkzeugfrage, sondern eine Organisationsaufgabe. Wer Ursachen an der Quelle behebt, Metadaten pflegt und Verantwortung durchgängig regelt, schafft die Grundlage für verlässliche Berichte, rechtssichere Prozesse und KI-Anwendungen. virtual7 begleitet Auftraggeber im öffentlichen Sektor dabei von der Ursachenanalyse über Rollen- und Gremienmodell bis zur technischen Umsetzung in Fachverfahren und Datenplattformen. Über virtual7 Die virtual7 GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist ein IT-Beratungs- und Softwareentwicklungsunternehmen mit Fokus auf die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung. Das 1996 gegründete, inhabergeführte Unternehmen mit über 210 Mitarbeiter:innen unterstützt Auftraggeber von der Fachverfahrensentwicklung über Prozessoptimierung bis zu Betrieb und Support.

eGovernment | 11/2026

Seite 23

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Von der digitalen Akte zur intelligenten Arbeitsumgebung

Next Generation Government: Die Akte denkt mit Die digitale Verwaltung steht an einem Wendepunkt. Über Jahre lag ein Schwerpunkt darauf, Verwaltungsleistungen digital zugänglich zu machen und papierbasierte Akten und Abläufe in elektronische Verfahren zu überführen. Jetzt beginnt die nächste Etappe: Akten, Prozesse und künstliche Intelligenz wachsen zu einem gemeinsamen Arbeitsraum zusammen, in dem Wissen gezielt für die jeweilige Aufgabe bereitgestellt wird. Für Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied bei Fabasoft, steckt darin mehr, als nur Technik nachzurüsten: „Wir stärken die Leistungsfähigkeit der Verwaltung mit KI. Und wir bewahren dabei das Vertrauen, das staatliches Handeln braucht.“ Das ist der Kern von Next Generation Government: Digitale Anwendungen stehen nicht länger nebeneinander. Sie liefern Informationen dort, wo die nächste Aufgabe wartet.

Berechtigungen. Für Behörden heißt das ganz konkret: „Es muss klar sein, wer welche Informationen einsehen darf, wie ein Ergebnis zustande kommt und wer dafür verantwortlich ist“, so Wodniok. Datenschutz und der Umgang mit möglichen Fehlern gehören von Beginn an in die Gestaltung jeder KI-Anwendung.

Menschen durch einen Prozess führen und Angebote wie Aufgaben verständlich machen, für Beschäftigte genauso wie für Bürger:innen und Unternehmen.“

der reinen Navigation, hin zu Interaktion und intelligenter Unterstützung“, so Wodniok weiter.

Vom Formular zum durchgängigen Vorgang

Offene Standards, freie Wahl beim Betrieb

Dasselbe Prinzip verändert den Kontakt zwischen Verwaltung und Öffentlichkeit. Ein durchgängiger

Eine moderne E-Akte archiviert nicht nur: Sie erzählt den Zusammenhang eines Vorgangs. Dokumente, Bearbeitungsschritte, Zuständigkeiten, Berechtigungen: All das bildet den Kontext, der KI erst zu einer echten Unterstützung macht. Ohne diesen Kontext bleibt sie ein kluges Werkzeug ohne Orientierung. Mit ihm wird sie zur verlässlichen Mitdenkerin im Arbeitsalltag. Mindbreeze AI fasst Dokumente zusammen, findet Informationen und verknüpft Inhalte aus unterschiedlichen Unterlagen. Die KI bereitet vor, die fachliche Bewertung bleibt weiterhin beim Menschen. „Der Mitarbeitende prüft die Unterlagen und trifft die fachliche Entscheidung. Wir wollen die Informationssuche abnehmen und den Beschäftigten somit mehr Raum für die eigentliche Fachaufgabe geben“, sagt Wodniok.

Human in the Loop als Kompass Damit wird der Ansatz „Human in the Loop“ zum zentralen Prinzip: KI bereitet vor, der Mensch prüft und entscheidet. Gerade in der Verwaltung zählt diese klare Rollenteilung. Vertrauen entsteht dabei nicht von selbst, es muss sich jeden Tag aufs Neue bewähren. „Trusted Intelligence heißt für uns: Menschen nutzen diese Unterstützung verantwortungsvoll. Sie erkennen, auf welcher Grundlage sie arbeiten, was die KI beitragen darf und wo ihre eigene Prüfung gefragt ist. Die Verantwortung bleibt beim Menschen“, so Wodniok. Für ihn gehört dieser Anspruch zur Unternehmens-DNA von Fabasoft: „Ambition, Exzellenz, Innovation und Verantwortung – das prägt unseren Anspruch und die Art, wie wir Technologie entwickeln.“ Nach diesem Ansatz arbeitet KI im Kontext des Vorgangs und berücksichtigt bestehende Rollen und

Bild: Fabasoft

Die E-Akte wird zum Denkraum

Matthias Wodniok, Vorstandsmitglied bei Fabasoft

Fabi: KI zieht dorthin, wo die Arbeit passiert Wie das in der Praxis aussieht, zeigt Fabi, kurz für Friendly Artificial Business Intelligence. Der agentische KI-Assistent von Fabasoft nutzt den vorhandenen Arbeitskontext und übernimmt definierte Aufgaben selbstständig. Mit Fabi können Beschäftigte direkt in ihrer Arbeitsumgebung Fragen zu einer Akte stellen und sich bei konkreten Aufgaben unterstützen lassen. Dabei geht Fabi über die reine Informationsbereitstellung hinaus: Er kann Informationen analysieren und Bearbeitungsschritte unterstützen, etwa indem er einen Antwortentwurf erstellt oder eine Vorlage mit relevanten Informationen befüllt. Der Unterschied zu einem klassischen Chatbot liegt im Kontext: Fabi beantwortet nicht nur eine Frage. Er kennt die Aufgabe. „Mit Fabi öffnen wir Menschen einen einfachen Zugang zu KI-Fähigkeiten in ihrer Arbeitsumgebung. Sie erhalten Unterstützung genau dort, wo sie gerade arbeiten“, erklärt Wodniok. Dabei geht es ihm um mehr als reine Effizienz: „Fabi soll die menschliche Expertise ergänzen. Damit verändert sich auch die Arbeit mit Verwaltungssoftware: Weg von

Online-Service endet nicht mit dem Absenden eines Formulars. Entscheidend ist, was danach mit den Informationen geschieht. Welche Unterlagen liegen schon vor? Was fehlt noch? Wie geht der Vorgang weiter? Verbinden sich Online-Services, E-Akte und Fachverfahren, fließen diese Informationen durchgängig weiter. Bürger:innen und Unternehmen erhalten einen digitalen Zugang zu ihrem Anliegen. Die zuständigen Stellen arbeiten mit Informationen, die bereits vorliegen, statt sie erneut abzufragen. Auch hier kann KI vorbereitende Aufgaben übernehmen, etwa eingehende Unterlagen registrieren, klassifizieren und auf formale Kriterien prüfen. Über Inhalt und Ausgang entscheidet im beschriebenen Ansatz am Ende weiterhin ein Mensch. Perspektivisch entsteht daraus ein digitaler Begleiter, der von der Lebenssituation der Bürger:innen ausgeht statt von Zuständigkeiten. Sie müssten dann nicht mehr wissen, welcher Service passt. Der Begleiter würde zum nächsten sinnvollen Schritt führen und die passenden Informationen bereitstellen. Für Wodniok ist das der eigentliche Maßstab: „Digitale Services sollen

Next Generation Government braucht ein technologisches Fundament, das Anwendungen verbindet statt sie zu isolieren. Die Fabasphere ist das cloudbasierte, europäische Zuhause für Dokumente und Prozesse. Hier verbinden sich Menschen, Informationen und Prozesse zu einem Cloud-nativen Ökosystem. Die Fabasoft eGov-Suite bildet darin die Grundlage für elektronische Aktenführung und digitale Geschäftsprozesse. Ein wichtiger Baustein für diese Vernetzung sind offene Standards. „Die Fabasoft eGov-Suite lässt sich in bestehende IT-Landschaften integrieren und mit unterschiedlichen Drittprodukten verbinden“, sagt Wodniok. Auch beim Betriebsmodell haben Organisationen die freie Wahl: Sie können ihre Umgebung in einer eigenen Cloud, bei einem Hyperscaler oder in der Government Cloud von Fabasoft betreiben. Genau darin sieht Wodniok den Kern digitaler Souveränität: „Digitale Souveränität bedeutet für mich vor allem eines: Behörden bleiben handlungsfähig und entscheiden bewusst, wie sie ihre Anwendungen betreiben und welche Technologien sie einsetzen. Die öffentliche Hand muss selbst entscheiden können, wo ihre Daten verarbeitet werden.“ Als europäischer Softwarehersteller sieht sich Fabasoft dabei in der Verantwortung, genau diese Wahlfreiheit zu sichern. Für öffentliche Organisationen zählt nicht allein der Betrieb in der Cloud. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technologie, Betrieb und Erfahrung mit den Anforderungen der Verwaltung. Migration, Betrieb und Weiterentwicklung laufen auf einer gemeinsamen technologischen Basis.

KI braucht den richtigen Rahmen Wie sich KI mit gewachsener Verwaltungsarbeit verbindet, zeigt das Projekt „KI im ELAK“, das künstliche Intelligenz in den elektronischen Akt (ELAK) der österreichischen Bundesverwaltung integriert. Fabasoft hat es als Teil der Public-AI-Initiative des Bundes gemeinsam mit dem österreichi-

schen Bundeskanzleramt (BKA) umgesetzt. Die Initiative wurde beim 25. eGovernment-Wettbewerb in Berlin mit dem ersten Platz in der Kategorie „Digitalisierungsschub durch KI und moderne Infrastruktur“ ausgezeichnet. „Wir sehen eine deutliche Bewegung von der Diskussion in die Umsetzung“, sagt Wodniok. „Mit dem Projekt KI im ELAK haben wir künstliche Intelligenz dort in die Verwaltung gebracht, wo Informationen und zentrale Arbeitsprozesse der Bundesverwaltung zusammenkommen. Der elektronische Akt kennt die Zusammenhänge und macht Informationen damit intelligent nutzbar.“ Die elektronische Akte bildet den geschützten Rahmen für Informationen, Dokumente und Berechtigungen. KI unterstützt bei der Informationsaufnahme und Vorbereitung, die fachliche Entscheidung bleibt bei den Mitarbeitenden. Das Projekt zeigt, worauf es ankommt: Der Nutzen entsteht nicht durch einzelne KI-Funktionen, sondern dort, wo Technologie auf einen konkreten Prozess trifft.

Der Blick nach vorn Wohin führt diese Entwicklung? „Die entscheidende Frage wird sein, wie wir KI verantwortungsvoll in die tägliche Verwaltungsarbeit bringen. Dafür brauchen wir gute Technologien, klare Regeln und Menschen, die diese Technologien sinnvoll einsetzen. Europa kann dabei eine eigene Stärke entwickeln“, so Wodniok. Innovation und Vertrauen stehen für ihn dabei nicht im Widerspruch: Beides müsse zusammen gedacht werden. Aus technischen Möglichkeiten muss verlässliche Unterstützung im Verwaltungsalltag werden. Das bleibt der Maßstab, an dem sich jede neue Anwendung messen lassen muss.

Der Mensch bleibt Teil des Systems Next Generation Government heißt nicht mehr Automatisierung um ihrer selbst willen. Es geht darum, digitale Arbeit neu zu ordnen. Die E-Akte liefert den Kontext. Fachverfahren bilden die fachlichen Prozesse ab. Online-Services verbinden Verwaltung und Öffentlichkeit. KI erschließt Informationen und bereitet Aufgaben vor. Fabi macht diese Unterstützung direkt in der Arbeitsumgebung nutzbar. Der gemeinsame Nenner heißt Human in the Loop: KI erschließt Wissen und bereitet Aufgaben vor. Die Entscheidung bleibt beim Menschen. „Digitalisierung ist kein abgeschlossenes Projekt. Sie entwickelt sich stetig weiter und der nächste Schritt liegt vor uns“, sagt Wodniok. Dieser Schritt führt von der digitalen Akte zu einem Arbeitsumfeld, in dem Informationen nicht nur gespeichert, sondern genutzt werden. Von einzelnen Anwendungen zu verbundenen Prozessen. Von KI als Werkzeug zu künstlicher Intelligenz als verlässlicher Begleiterin im Arbeitsalltag und von einer Verwaltung, die reagiert, zur öffentlichen Hand, die vorausdenkt. Next Generation Government bedeutet vor allem eines: Technologie arbeitet mit dem Menschen, nicht an seiner Stelle.

Seite 24

eGovernment | 11/2026

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Erfolg als Altlast

Portugals Weg zur EUDI Wallet Portugal hat seine Bürger früh digitalisiert. Ausweis und Führerschein stecken längst in der staatlichen gov.pt-App. Dieser Vorsprung wird jetzt zum Problem: Die App muss auf die Standards der europäischen EUDI Wallet umgestellt werden. In Deutschland ist es andersherum. Der Rechtsrahmen steht und eine Wallet ohne Altlasten ist angekündigt. Doch die Nutzerbasis ist bei Erscheinen erstmal nicht vorhanden.

Gültig bis zur Grenze Die Dokumente in gov.pt sind in Portugal gleichwertig mit den Originalen. Sie lassen sich bis zu sieben Tage offline vorzeigen, allerdings ohne QR-Prüfung. Die Regierung schränkt aber selbst ein, dass die Gleichwertigkeit nur im Inland gegeben ist. Wer verreist, muss den physischen Ausweis mitnehmen. Genau an dieser Stelle setzt die EUDI Wallet an, denn sie soll innerhalb der gesamten EU funktionieren. Die eIDAS-Verordnung (VO 2024/

1183) verpflichtet jeden Mitgliedstaat, bis Heiligabend 2026 mindestens eine interoperable Wallet bereitzustellen.

Mehr als ein Update Die Herausforderung für Portugal ist dabei, dass gov.pt im weitesten Sinne Dokumente anzeigt. Die EUDI Wallet muss dagegen kryptografisch signierte Nachweise ausgeben, die Maschinen lesen und prüfen können. Das technische Regelwerk der EU, das Architecture and Reference Framework (ARF), schreibt dafür feste Formate vor, etwa ISO/IEC 18013-5 oder SD-JWT, und fordert Übertragungsprotokolle

will, soll nur dieses eine Merkmal teilen, nicht den ganzen Ausweis. Die CMD arbeitet nach einer anderen Logik. Sie läuft über Handynummer, PIN und Einmalcode. Die qualifizierte Signatur entsteht nachgelagert auf einem zentralen Server. Das ARF will die Schlüssel dagegen in der Wallet auf dem Gerät haben. Beide Welten zeitnah zusammenzubringen, ohne fünf Millionen Menschen auszusperren, ist der eigentliche Kraftakt, der den Portugiesen in den nächsten Wochen bevorsteht. Hinzu kommt die Doppelrolle der App. Gov.pt ist Dokumentenablage und Serviceportal zugleich. Die eIDASVerordnung untersagt Wallet-

unterster Ebene neu strukturiert und gegebenfalls frisch programmiert werden.

Deutschland baut neu Hierzulande starten wir ohne Altsystem. Wie beim Häuslebau ist auch bei der digitalen Wallet ein Neubau sicherlich attraktiver als eine umfassende Renovierungsmaßnahme. Digitalminister Karsten Wildberger stellte die „dyou“ Anfang September vor. Am 2. Januar 2027 soll die Wallet in den flächendeckenden Rollout gehen. Entwickelt wird sie von der Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND) gemeinsam mit BSI,

Nutzer gegen Architektur

Bild: Gemini / KI-generiert

Auf der Smart Country Convention die vom 13. bis 15. Oktober 2026 in der Messe Berlin stattfand, hieß das Partnerland Portugal. Im Mittelpunkt des portugiesischen Messeauftritts stand die gov.pt-App. Diese bündelt seit bald sieben Jahren digitale Identität, amtliche Dokumente und Behördenleistungen portugiesischer Staatsbürger. Die technische Basis wird durch die Chave Móvel Digital (CMD), Portugals mobile Lösung für Login und Signatur, bereitgestellt. Laut der staatlichen Digitalagentur ARTE hatte diese im Juli 2026 mehr als fünf Millionen aktive Nutzer. Fast 1,5 Millionen davon kamen im ersten Halbjahr 2026 dazu. Bei rund 11,4 Millionen Einwohnern sind das etwa 44 Prozent aller Portugiesinnen und Portugiesen. Deutschland kommt an diese Zahlen nicht annähernd heran: Laut eGovernment MONITOR 2025 nutze nur jede und jeder Vierte die Online-Ausweisfunktion, obwohl 42 Prozent aller Bundesbürger sie – zumindest auf dem Papier – freigeschaltet hätten. Bei ARTE handelt es sich um die frühere portugiesische Agentur für Verwaltungsmodernisierung AMA. Durch ein Gesetzesdekret vom August 2025 wurde sie umbenannt und mit mehr Aufgaben versehen. Im Januar 2026 legte sie mit der „Carteira Digital da Empresa“ nach, einer digitalen Brieftasche für Unternehmen. Nach Regierungsangaben ist Portugal damit das erste EU-Land mit einem derartigen Angebot.

Deutsche Post und die Bundesagentur für Arbeit. Das kürzlich verabschiedete GIdG regelt unter anderem qualifizierte Signaturen und Siegel. Darüber hinaus wird das Mindestalter für die Online-Ausweisfunktion auf 13 Jahre gesenkt. Den Quellcode legt das Projekt schrittweise offen. Für Sicherheitsexperten sind diverse Apps und das Backend des Ökosystems bereits zugänglich. Die Sicherheitskomponente (RASP, Runtime Application Self-Protection) bleibt dagegen aus Lizenz- und Sicherheitsgründen geschlossen. Es gibt allerdings auch kritische Stimmen zur EUDI-Wallet. In der Anhörung des Digitalausschusses am 6. Oktober 2026 warnte Jiska Classen, Professorin an der Universität Potsdam und am Hasso-Plattner-Institut, dass Teile der Sicherheitsarchitektur weder öffentlich noch unabhängig geprüft seien. Smartphones ohne aktuelle Updates stellten ein erhebliches Risiko dar. Der Verbraucherzentrale Bundesverband bemängelte, dass d-you zum Start keine pseudonyme Nutzung bietet. Und das BMDS konnte in selbiger Sitzung nicht final sagen, wann die Wallet als EUkonform gemeldet wird.

Portugals digitale Brieftasche steht vor weitreichenden Umbaumaßnahmen, um den geforderten europäischen Standards Genüge zu tragen. wie OpenID4VP. Dass gov.pt diese Standards heute erfüllt, belegen die öffentlichen Quellen nicht. Dokumentiert sind nur die Anzeige von Dokumenten in der App sowie die Ausgabe von QR-Codes. Dazu kommt die selektive Offenlegung. Wer seine Volljährigkeit nachweisen

Anbietern allerdings, mehr Nutzungsdaten zu sammeln als für den Betrieb notwendig sind. Diese Trennung muss tief in der Architektur verankert werden; eine neue Oberfläche oder ein simples UX-Update reichen nicht. Vielmehr muss das gesamte CMD-Ökosystem auf

Bundesdruckerei und Fraunhofer AISEC. Den Vertrauensanker bildet der Chip des Personalausweises. Die Identitätsdaten gelangen über die Online-Ausweisfunktion in die Wallet. Zum Start sind rund 40 Anwendungs-Partner angekündigt, darunter Vodafone, Rossmann, die

Im direkten Ländervergleich stehen sich zwei Ausgangslagen gegenüber. Deutschland hat die augenscheinlich sauberere Architektur und einen sicheren, aber bisher wenig genutzten Vertrauensanker. Portugal hat die Nutzer, aber eine Technik, die nur teilweise zu den EU-Vorgaben passt. Bei der Transparenz liegt Berlin vorn, trotz der geschlossenen RASP-Komponente. Zu gov.pt ist kaum technische Dokumentation öffentlich. Mit den Verzögerungen sind beide Länder nicht allein. Laut Euronews werden 24 der 27 Mitgliedstaaten die Frist verpassen. Bis Mitte September hatten nur Italien, Frankreich und Finnland eine Wallet auf dem Markt. Portugal war nicht darunter, und d-you startet neun Tage nach Fristende. Ein früher Erfolg im eigenen Land macht den Weg nach Europa also nicht leichter. Wer Millionen Menschen an ein System gewöhnt hat, kann es nicht abschalten, sondern muss es im laufenden Betrieb umbauen. Bis zum Ende des Aptitude-Piloten im September 2027 muss Portugal zeigen, dass das ohne Brüche gelingt. Für d-you lautet die Frage ab Januar: Laden die Menschen eine technisch saubere Wallet herunter, wenn sie anfangs wenig leisten kann? jk

Was ist ein Single Digital Gateway? Oder wissen Sie mit LoRaWAN oder ZITIS oder CRISP etwas anzufangen? Diese und viele andere Fragen können Sie auf eGovernment nachschlagen. Eine Vielzahl an Fachbegriﬀen erklärt Ihnen unser Glossar auf eGovernment.de. www.eGovernment.de/specials/deﬁnitionen

eGovernment | 11/2026

Seite 25

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Omnidocs hilft das Vorlagen-Chaos zuverlässig zu lösen

gearbeitet wird. Alles andere ist eine Bitte, keine Regel. Für Compliance gilt dasselbe, nur mit härteren Konsequenzen. Automatisiertes Template-Management macht nachvollziehbar, welche Klausel in welcher Version wann freigegeben war, wer sie geändert hat und in welchen Dokumenten sie verwendet wurde. Rollen, Freigabestufen und Protokollierung ersetzen Vertrauen durch Nachweis. In einer Prüfungssituation ist genau das der Unterschied. Omnidocs ist dafür ISO 27001:2022-zertifiziert und ISAE-3000-geprüft; der Betrieb erfolgt in der Cloud, hybrid oder im eigenen Rechenzentrum, je nach regulatorischer Ausgangslage.

Brand und Compliance beginnen in der Vorlage Jedes Angebot, jeder Vertrag, jede Präsentation trägt Brand und Compliance nach außen. Wer Vorlagen dem Zufall überlässt, riskiert beides und merkt es zu spät. Ein Plädoyer für automatisierte Dokumenterstellung.

Wochen dauern kann und selten vollständig ist. Mit dem Onlinezugangsgesetz wächst zugleich der Anteil digital zugestellter Bescheide und damit der Anspruch an Struktur und Lesbarkeit. Im ersten Schritt werden die Vorlagen konsolidiert. Aus mehreren hundert Varianten wird ein überschaubarer Satz freigegebener Vorlagen mit zentral gepflegten Textbausteinen. Die Rechtsbehelfsbelehrung existiert danach genau einmal, mit Version, Freigabedatum und verantwortlicher Stelle. Sachbearbeitende wählen in Word die passende Vorlage, Absenderangaben und Zuständigkeiten werden automatisch gesetzt, und es stehen nur geprüfte Textbausteine zur Auswahl. Im zweiten Schritt wird die Massenkorrespondenz angebunden. Das Fachverfahren übergibt die Falldaten, Omnidocs Create erzeugt daraus den Bescheid als barrierefreies PDF/UA-Dokument und übergibt ihn zur Ablage an die E-Akte und zur Zustellung an das Bürgerpostfach oder den Druckdienstleister. Ein Office-Arbeitsplatz ist dafür nicht nötig, ein manueller Zwischenschritt ebenso wenig. Das Ergebnis: Eine geänderte Rechtsbehelfsbelehrung wird einmal freigegeben und gilt ab dem nächsten Dokument überall, in der Massenproduktion ebenso wie im individuellen Schreiben. Bürgerinnen und Bürger erhalten Schreiben, die einheitlich aussehen, klar gegliedert sind und sich mit Screenreadern lesen lassen. Und bei der nächsten Prüfung lässt sich lückenlos belegen, welcher Text wann in welchem Bescheid stand.

In jedem Unternehmen entstehen täglich Dokumente: Angebote, Verträge, Berichte, Präsentationen, Korrespondenz. Und fast immer beginnt das mit derselben Frage: Wo finde ich die richtige Vorlage? Die Antwort liegt in der Praxis meist im Ordner eines Kollegen. Also wird das Angebot vom Vorjahr kopiert, überschrieben und verschickt – mit altem Logo, überholter Haftungsklausel und einer Fußzeile, die auf eine Firmenanschrift verweist, die es so längst nicht mehr gibt. Was im Einzelfall harmlos wirkt, ist in der Summe ein doppeltes Risiko. Erstens verliert das Brand ihre Kontur: Kunden erhalten Dokumente, die kaum als Teil derselben Organisation erkennbar sind. Zweitens verlässt rechtlich verbindlicher Inhalt das Haus, ohne dass ihn jemand freigegeben hat. Dokumente sind damit jenes Unternehmens-Asset, das am häufigsten produziert und am seltensten gesteuert wird. Website, Kampagnen und Verpackung durchlaufen selbstverständlich Freigabeprozesse. Die täglichen Word-, PDFund PowerPoint-Dateien nicht.

Was wir unter Dokumenterstellung verstehen Bei Omnidocs betrachten wir Dokumenterstellung deshalb nicht als Formatierungsaufgabe, sondern als Prozess von A bis Z: von den Daten in den Fachsystemen über die Vorlage und die Freigabe bis hin zur Erzeugung, Ablage und Verteilung. Dieser Prozess hat zwei Hälften. In vielen Organisationen werden sie getrennt eingekauft und scheitern genau daran. Die eine ist Prozessund Dokumentenautomatisierung: Wie entsteht ein Dokument aus Daten? Die andere ist Brand- und Template-Management: Welche

Vorlagen, Texte und Designvorgaben sind überhaupt gültig? Erst zusammen ergeben sie eine belastbare Dokumenten-Governance. Für die erste Hälfte steht Omnidocs Create. Die Plattform erzeugt regelbasiert Dokumente aus vorhandenen Daten, etwa aus CRM- und ERPSystemen wie Salesforce oder SAP, aus Fachanwendungen oder aus historisch gewachsenen Eigenentwicklungen. Entscheidend dabei: Create ist nicht an Microsoft 365 gebunden. Die Erzeugung läuft in der Plattform selbst, angestoßen aus dem Fachsystem, einem Kundenportal oder einem Workflow. Das funktioniert auch dort, wo Microsoft 365 im Prozess keine Rolle spielt. Ausgegeben wird in Word, PowerPoint, Excel oder als PDF, auf Wunsch als PDF/UA-Datei für Screenreader.

Vorlagen: dort verfügbar, wo sie gebraucht werden. Seit Ende 2025 Teil der OmnidocsGruppe, deckt officeatwork die zweite Hälfte ab. Es setzt genau dort an, wo Create es bewusst nicht tut: direkt in Microsoft 365. Zentral verwaltete Vorlagen erscheinen in Word, PowerPoint, Outlook und Teams, dort also, wo Mitarbeitende arbeiten. Über den Template Chooser wird die freigegebene Vorlage gewählt, über den Content Chooser gelangen geprüfte Texte, Bilder und Rechtshinweise ins Dokument. Der Formatter setzt Schriften, Farben und Layout korrekt. Und aus einer einzigen Vorlage entstehen tausende aktuelle E-Mail-Signaturen. Oxford University Innovation, Migros und Linde steuern ihre Kommunikation so. Damit ist Dokumentenautomatisierung beides: innerhalb von Microsoft 365 möglich, wo Menschen

selbst schreiben und gestalten, und unabhängig davon, wo Systeme im Hintergrund produzieren. Massenkorrespondenz, datengetriebene Berichte, Bescheide und Policen entstehen ohne manuellen Eingriff und ohne Office-Arbeitsplatz. Das persönliche Anschreiben, das Pitch Deck, das Gutachten bleiben in menschlicher Hand, aber innerhalb geprüfter Leitplanken. Beide Wege greifen auf dieselbe verwaltete Quelle für Vorlagen, Inhalte und Designvorgaben zu. Es gibt damit nicht zwei Wahrheiten, sondern eine.

Konsistenz ist kein Designthema, sondern Vertrauen Markenkonsistenz wird häufig als Anliegen des Marketings abgetan. Tatsächlich ist sie eine Vertrauensfrage: Empfänger schließen aus der Form auf die Sorgfalt des Absenders. Ein Vertrag mit drei unterschiedlichen Schriftarten wirkt nicht kreativ, sondern nachlässig. Und wer bei der Fußzeile nicht genau ist, weckt Zweifel an der Genauigkeit der Zahlen darüber. Corporate-Design-Handbücher lösen das Problem nicht, denn ein PDF im Intranet setzt nichts durch. Wirksam wird eine Vorgabe erst dort, wo sie technisch in dem Werkzeug verankert ist, mit dem täglich

Zusätzlichen Druck erzeugt die digitale Barrierefreiheit. Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet das BFSG (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz) Anbieter bestimmter Produkte und Dienstleistungen im Verbrauchergeschäft zur Barrierefreiheit, darunter E-Commerce und Bankdienstleistungen. In der öffentlichen Verwaltung gilt über die BITV 2.0 seit Jahren Vergleichbares, dort ausdrücklich auch für Dokumente. Die Richtung ist damit vorgegeben: Was Kunden und Bürger erreicht, muss für alle nutzbar sein, Schreiben, Bescheide und Berichte eingeschlossen. Konkret erfordert das eine maschinenlesbare Struktur: korrekte Überschriftenebenen, Alternativtexte für Bilder, eine definierte Lesereihenfolge und ausgezeichnete Sprache, bei PDF-Ausgaben nach dem Standard PDF/UA. Wer das nachträglich in jedem einzelnen Dokument herstellen will, hat bei fünfstelligen Mengen keine Chance. Einmal in der Vorlage hinterlegt und automatisiert erzeugt, ist Barrierefreiheit dagegen eine Einstellung und kein Projekt.

Vom Vorlagen-Chaos zur belastbaren Struktur Der Einstieg beginnt nicht mit Software, sondern mit einer Inventur: Welche Dokumenttypen entstehen im Haus, in welcher Menge, mit welchem Risiko und mit welchem manuellen Aufwand? Wer diese Liste nach Volumen und Verbindlichkeit sortiert, erkennt in der Regel schnell, dass einige wenige Dokumenttypen den größten Teil von Aufwand und Risiko verursachen. Genau dort beginnt Automatisierung, messbar an Durchlaufzeit, Fehlerquote und Freigabeaufwand. Alles Weitere folgt schrittweise: zuerst die Vorlagen unter Kontrolle bringen, dann die datengetriebene Erzeugung anschließen, dann die Ränder des Prozesses. Am Ende steht, was wir unter Dokumenterstellung von A bis Z verstehen: nicht schönere Dateien, sondern ein Prozess, in dem Brand und Compliance nicht länger von der Sorgfalt einzelner Mitarbeitender abhängen, sondern zuverlässig mitgeliefert werden.

Ein Beispiel aus der Verwaltung Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein typisches Szenario aus einer mittelgroßen Kommune. Jedes Jahr verlassen mehrere zehntausend Bescheide und Schreiben das Haus: Gebührenbescheide, Elternbeitragsbescheide für die Kita, Genehmigungen und Ablehnungen aus dem Bauamt, dazu Anschreiben an Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und andere Behörden. Die Daten stammen aus unterschiedlichen Fachverfahren, die Vorlagen liegen verstreut in Abteilungsordnern. Ändert sich eine Rechtsbehelfsbelehrung, ein Gebührensatz oder das Erscheinungsbild der Verwaltung, beginnt eine Suche, die

Weitere Informationen

Bild: Xential / Omnidocs

Barrierefreiheit ist keine Kür mehr

Omnidocs ist ein europäischer Spezialist für Dokumentenautomatisierung innerhalb von Microsoft 365 und unabhängig davon. Die Gruppe verbindet plattformunabhängige Prozess- und Dokumentenautomatisierung (Omnidocs Create) mit Brand- und TemplateManagement in Microsoft 365 (officeatwork). Kunden kommen aus Finanzwesen, Recht, öffentlicher Verwaltung und Industrie.

[ omnidocs.de ]

Seite 26

eGovernment | 11/2026

E-Akte, Dokumenten- und Outputmanagement Justizvollzug

Thüringen digitalisiert als erstes Bundesland die Gefangenenpersonalakten Thüringen hat die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen: Am 30. September führte das Bundesland als erstes die elektronische Gefangenenpersonalakte (eGPA) ein. Statt Informationen mühsam in verschiedenen Aktenbestandteilen zusammenzutragen, stehen diese dort nun gebündelt und digital zur Verfügung. realistischen Bedingungen erprobt werden soll.

Thüringens Eigenentwicklung

Bild: @ TMJMV

Unterlagen zugreifen. Dazu zählen unter anderem Vollzugs- und Eingliederungspläne, Entscheidungen über Vollzugslockerungen sowie Dokumente des Sozialen und Psychologischen Dienstes. Auch die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und der spätere Abruf von Dokumenten lassen sich innerhalb des Systems digital abbilden.

Für Thüringen ist die Einführung der Anwendung ein wichtiger Meilenstein bei der Digitalisierung des Justizvollzugs. „Dass Thüringen diese Anwendung als erstes Bundesland produktiv einführt, ist ein Erfolg, auf den wir stolz sein können“, betont der Staatssekretär. „Besonders wichtig ist mir dabei, dass die elektronische Gefangenenpersonalakte mit eigenem Fachwissen entwickelt wurde – von der Konzeption über die Programmierung und Pilotierung bis hin zur Einführung.“ Der Erfolg beruht auf dem Wissen und dem Engagement der Beschäftigten. „Die Anwendung wurde nicht am Schreibtisch an der Praxis vorbei entwickelt. In ihr steckt die Erfahrung derjenigen, die täglich mit den Abläufen und Anforderungen des Vollzugs befasst sind.“

Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie soll nicht nur die Arbeitsabläufe für die Beschäftigten vereinfachen, sondern auch die Informationsgrundlage für Entscheidungen im Vollzugsalltag verbessern. „Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Justizvollzugs“, teilt Klein mit. Schnell verfügbare und vollständig dokumentierte Informationen erleichterten die zügige und fundierte Vorbereitung von Entscheidungen. Zugleich würden Medienbrüche reduziert, Arbeitsprozesse

Nach den bisherigen Erfahrungen des Ministeriums konnten Entwicklung und Betrieb deutlich kostengünstiger gestaltet werden als bei marktüblichen Lösungen. Doch dafür sei der Einführung ebenfalls eine intensive Konzeptions- und Pilotierungsphase vorausgegangen, heißt es vonseiten des Ministeriums. Das fachliche und technische Know-how verbleibe im Freistaat. Auch Anpassungen könnten unmittelbar an den tatsächlichen Bedürfnissen der Einrichtung ausgerichtet werden. Die eGPA bündelt Informationen, die bislang in verschiedenen Aktenbestandteilen abgelegt waren, in einem digitalen System. Berechtigte Bedienstete können direkt auf die, für ihre Aufgaben relevanten,

nachvollziehbarer gestaltet und der Papierverbrauch verringert. Der dadurch entstehende Zeitgewinn schafft zugleich mehr Freiräume für die eigentliche Vollzugsarbeit. „Digitalisierung muss sich daran messen lassen, ob sie die Beschäftigten im Alltag tatsächlich unterstützt.“ Mit der Eigenentwicklung hat Thüringen die eGPA schnell eingeführt. Offen bleibt nun noch die Frage, wie sich die Anwendung langfristig in das länderübergreifende Vorhaben einfügt. Es gilt also zu klären, wie sich landesspezifische Anforderungen und schnelle, eigenständige Entwicklungen mit dem Anspruch einer gemeinsamen digitalen Infrastruktur vereinbaren lassen. se

Effizienz und länderübergreifende Zusammenarbeit

Die Digitalisierung des Strafvollzugs Die Digitalisierung des Strafvollzugs erstreckt sich über den gesamten Haftverlauf – von der Aufnahme einer inhaftierten Person über die Behandlungsuntersuchung und Vollzugsplanung bis hin zur Umsetzung der vorgesehenen Maßnahmen und schließlich zur Entlassung oder Übergabe an die Bewährungshilfe. Die elektronische Gefangenenpersonalakte (eGPA) bildet diesen Prozess digital ab. Sie bündelt wesentliche Informationen zu den persönlichen Merkmalen der Inhaftierten, den Abläufen des Vollzugs und dem individuellen Haftverlauf. Ziel ist es, relevante Informationen durchgängig verfügbar zu machen, den Informationsaustausch zu verbessern sowie Verwaltungs-

prozesse nachhaltig effizienter zu gestalten. Die Grundlage für die länderübergreifende Entwicklung der eGPA wurde bereits 2018 durch einen Beschluss der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz (BLK) und ihrer Arbeitsgruppe „Sachkommission für Informationstechnik im Justizvollzug“ gelegt. Darin wurde Nordrhein-Westfalen mit der Einrichtung des Themenkreises „eGPA“ beauftragt. In den darauffolgenden Jahren trieben Nordrhein-Westfalen und Hamburg die Projektumsetzung gemeinsam voran. Im Mittelpunkt steht dabei nicht allein die Anbindung der Fachverfahren des Justizvollzugs an die unterschiedlichen elektronischen Aktensysteme der Justiz. Vielmehr soll eine länderübergreifende elektronische Gefangenenpersonalakte entwickelt und eingeführt werden, die auf einer abgestimmten Systemarchitektur, klar definierten Schnittstellen und einer ganzheitlichen Koordination basiert. Damit sollen die technischen Voraussetzungen für einen einheitlichen und medienbrucharmen Informationsaustausch zwischen den beteiligten Systemen und Ländern geschaffen werden. Nach Angaben des Bundesjustizministeriums sollte die Entwicklung frühestens 2027 abgeschlossen sein. Im Anschluss ist ein Pilotbetrieb vorgesehen, in dem die eGPA unter

Christian Klein, Staatssekretär im Thüringer Ministerium für Justiz, Migration und Verbraucherschutz.

Die Kommunikation zwischen Behörden ist häufig aufwendig und insbesondere im Justizvollzug mit Herausforderungen verbunden. Große Papiermengen und rechtliche Vorgaben erschweren die Aktenverwaltung und die Suche nach relevanten Informationen. Elektronische Gefangenenpersonalakten (eGPA) sollen Abhilfe schaffen: Sie ermöglichen den zentralen Zugriff auf Informationen von verschiedenen Standorten aus und sollen länderübergreifend die Zusammenarbeit zwischen Justizvollzugsanstalten erleichtern. Informationen über Gefangene können dadurch zwischen Gefängnissen, Gerichten und anderen Institutionen ausgetauscht werden. Nach Angaben des Ministeriums für Justiz, Migration und Verbraucherschutz in Thüringen hat es der Freistaat nun als erstes Bundesland geschafft, eine selbst entwickelte elektronische Gefangenenpersonalakte produktiv in Betrieb zu nehmen, welche seit dem 30. September 2026 zur Verfügung steht. Christian Klein, Staatssekretär in Thüringen, sagt: „Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie muss den Bediensteten die tägliche Arbeit erleichtern, Abläufe beschleunigen und dafür sorgen, dass die notwendigen Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.“ An der Entwicklung waren die ITLeitstelle des Thüringer Justizvollzugs, die Justizvollzugsanstalten und das Thüringer Ministerium für Justiz, Migration und Verbraucherschutz beteiligt. „Das Projekt zeigt, dass im Thüringer Justizvollzug nicht nur fachliche Erfahrung, sondern auch erhebliche technische Kompetenz vorhanden ist“, betont Klein. Seit 1995 entwickelt die IT-Leitstelle des Thüringer Justizvollzugs eigene Fachverfahren, die gezielt auf die Anforderungen des Justizvollzugs ausgerichtet sind. In mehr als drei Jahrzehnten ist daraus eine umfassende digitale Anwendungslandschaft mit insgesamt 29 Einzelmodulen entstanden.

MARKTÜBERSICHT

Anbieter & Bezugsquellen