eGovernment 8/2026

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25. Jahrgang

ISSN 2941-2870 (Print) | ISSN 2944-3598 (Online)

Ausgabe 08/2026

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20. Juli 2026

Gutes teilen

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EPSA-Finale

Hessens CIO Louisa Solonar-Unterasinger berichtet über eine länderübergreifende Kooperation zu KI.

Für den European Public Sector Award nominiert: Das EIPATeam besucht das CityLAB Berlin.

SPEZIAL

Aktuelle Strategien, Entwicklungen und IT-Lösungen im Bereich „KI & Automatisierung“.

25. eGovernment-Wettbewerb

Nach der Jury ist nun die Öffentlichkeit gefragt Die Jury hat ihre Schuldigkeit getan, steht nur noch das Publikumsvoting aus: Zum Silberjubiläum haben es viele spannende Projekte in die Finalrunde des eGovernment-Wettbewerbs geschafft, die zeigen, wie weit die digitale Transformation im Public Sector gediehen ist. ist besetzt mit Fachleuten aus Verwaltungsinformatik, Gesellschaftsentwicklung und Medien, darunter auch die eGovernment-Redaktion.

Um die Jury zu entlasten, wurden von den insgesamt 56 Einreichungen in vier Kategorien die 15 vielversprechendsten vorausgewählt: jeweils vier in den Kategorien „KI und moderne Infrastruktur“, „EndezuEnde-Prozesse“ (E2E) sowie „Staatsmodernisierung und Verwaltungstransformation“, drei im Bereich „Digitale Souveränität und Sicherheit“. Der Vorbericht verwies im Übrigen darauf, dass „in allen vier Kategorien KI zum Einsatz“ kommt – Zeugnis dafür, in welcher Breite die junge Technologie bereits in der öffentlichen Verwaltung Anklang und Anwendung findet.

Vier Kategorien, 15 Projekte Im Bereich „Digitalisierungsschub durch KI und moderne Infrastruktur“ treten der Landesbetrieb Information und Technik NordrheinWestfalen mit NRW.Genius, der Tourismus NRW e. V. mit einer DataIntelligence-Initiative, das Ministerium für Wirtschaft, Handwerk und Tourismus Baden-Württemberg mit dem BW-Empfangsclient und Österreichs Bundeskanzleramt und Bundesrechenzentrum mit ihren KI-Strategien an. Bei den E2E-Prozessen stehen das digitale Lizenzantrags- und Prüfungswesen der Schweizer Zivilluftfahrt, das Digitale Jobcenter des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, die Ein-Klick-Steuererklärung

des Bayerischen Landesamts für Steuern und das Serviceportal Migration Deutschland vom Bundesministerium des Innern zur Wahl.

Im Feld „Staatsmodernisierung & Verwaltungstransformation“ sind die Wiener Kompetenzstelle gegen Cybergewalt an Frauen, die digitale Einsatzdokumentation INSITU von Berliner Polizei und BKA, das sächsische Aufgabenkritik-Tool sax.improve und das Personalabrechnungsprogramm des Bundesverwaltungsamts als Finalisten gesetzt. In der Kategorie „Digitale Souveränität und Sicherheit“ zählen die Open-Source-Strategie des Landes Berlin, das Tool zur Lieferketten-Absicherung LISSA des ITZBund und das dezentrale Dokumentenmanagement-Tool TruSpace der KfW zu den berücksichtigten Einreichungen.

Jon Abele, COO Central East und Geschäftsführer der BearingPoint GmbH, konstatiert: „Die Finalisten des eGovernment-Wettbewerbs stehen für den Mut, die Ideen und die Tatkraft, die wir brauchen, um einen Umbruch in der digitalen Verwaltung zu erreichen.“ Gleichsam ruft Martin Obholzer, Managing Director Öffentliche Hand bei Cisco Deutschland, dazu auf, die Potenziale „konsequent zu nutzen und in skalierbare Lösungen zu überführen“. Wer den Ministerialkongress und die Preisverleihungen am 2. und 3. September 2026 besuchen möchte, kann sich aktuell noch dafür registrieren. aus Weitere Informationen Hier geht es zur öffentlichen Abstimmung:

[ voge.ly/eGovWett26-voting ]

Kurz gemeldet LLMoin ab sofort im Marktplatz Deutschland Digital gelistet Was im Norden als KI-Projekt begann, steht nun bundesweit ohne Ausschreibungsaufwand zur Verfügung: Der KI-Assistent LLMoin, von Dataport und der Freien und Hansestadt Hamburg entwickelt, ist seit dem 14. Juli 2026 über den von govdigital und FITKO betriebenen Marktplatz Deutschland Digital (MDD) verfügbar. Damit erhielten Kommunen und Behörden einen „einfachen und schnellen Zugang zu moderner KI-Unterstützung“, konstatiert Torsten Koß, Vorstand Digitalisierung von Dataport. „Das ist ein wichtiger Schritt für mehr Effizienz, Bürgernähe und Digitalisierung in der öffentlichen

Verwaltung.“ Die Bereitstellung erfolgt laut Dataport binnen zwei Wochen, abgerechnet wird quartalsweise im Nachhinein.

Technisch deckt LLMoin für generative KI übliche Kernfunktionen wie Zusammenfassung, Textgenerierung, Recherche und freies Prompten, aber auch eine Prompt-Bibliothek ab. Die Listung im MDD-Shop ist der jüngste Schritt einer bereits fortgeschrittenen Entwicklung: Seit Ende 2024 läuft LLMoin produktiv in allen großen Behörden und Landesbetrieben in Hamburg, binnen eines Jahres wuchs die Zahl der Nutzenden auf rund 40.000. Weil das Tool von Beginn an auf Nachnutzung

ausgelegt war, setzen seit 2025 auch Bremen, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz und SachsenAnhalt auf LLMoin, so dass die KI gegen Ende des Jahres über 60.000 Angestellten in der öffentlichen Verwaltung assistierte. Für dieses Jahr rechnet Dataport mit einem Anstieg auf mehr als 80.000 Nutzende, getrieben wohl auch durch die Aufnahme in den MDD. Der Marktplatz selbst fungiert als zentrale Beschaffungsplattform für digitale Verwaltungsprodukte und bietet seit seiner Live-Schaltung im März 2026 einen standardisierten, rechtssicheren und transparenten Bestellweg. Davon sollen insbesondere kleinere Kommunen

Bild: govdigital eG

Der 25. eGovernment-Wettbewerb von BearingPoint und Cisco geht in die heiße Phase: Seit dem 8. Juli können Bürgerinnen und Bürger online über ihr favorisiertes Projekt abstimmen. Die öffentliche Abstimmung läuft bis zum 20. August.

Das Projekt-Team mit den meisten Stimmen erhält den Publikumspreis, der auf dem Ministerialkongress am 2. September in der Alten Münze in Berlin verliehen wird. Die von der Jury gewählten Siegerprojekte werden tags darauf prämiert.

Vorausgegangen waren zwei Finalistentage, in deren Rahmen die Verantwortlichen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ihre auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene angesiedelten Projekte der Jury vorstellen durften. Diese

Alle Bürgerinnen und Bürger können jetzt online am Publikumsvoting zum 25. eGovernment-Wettbewerb teilnehmen.

ohne eigene IT-Beschaffungsabteilung profitieren. Klare Produktbeschreibungen und Anbieter-Unterstützung sollen zudem die Integration in bestehende Arbeitsabläufe erleichtern.

Vorerst sind Bestellungen über den MDD auf DVC-konforme Cloud-Services beschränkt. Auffinden lassen zwar auch EfALeistungen, diese werden aber weiterhin über den Marktplatz für EfA-Leistungen bereitgestellt; parallel bleibt auch MaKI, der Marktplatz der KI-Möglichkeiten bestehen. aus voge.ly/mdd-shop

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eGovernment | 08/2026

Inhalt

Politik & Verwaltung

Praxis & Innovation

3 | Landes-CIO Louisa Solonar-

9 | Der Berliner KI-Assistent BärGPT ist bei den European Public Sector Awards in der Finalrunde. CityLAB-Direktor Dr. Benjamin Seibel reflektiert im Interview die Anfänge und Herausforderungen des Projekts.

Unterasinger beleuchtet im Interview Hessens Cloud- und KI-Strategie sowie den flächendeckenden Rollout in den Kommunen.

4 | In ihrer Kolumne schreibt Carola Heilemann-Jeschke, CIO der Freien Hansestadt Bremen, über Vorbilder, Macht und den Preis des Schweigens im politischen Deutschland.

5 | Souveräne Cloud: Wie

gelingt die Transformation?

Das aktuelle Policy Paper von NExT e. V. und DigitalService beleuchtet Hürden und erfolgversprechende Ansätze.

6 | Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves und Dr. Marc Wyszynski von der Universität Bremen blicken in ihrer Kolumne auf den „Gender AI Gap“ und laden zur Diskussion ein.

7 | Wie zufrieden sind die

Bürgerinnen und Bürger mit den digitalen Diensten in ihren Städten und Gemeinden? Der Nutzerklima-Test 2026 gibt einen Aufschluss über die User Experience.

7 | Um die Fortschritte bei der

10| Wie gut die Sozialstaats-

reform digital umgesetzt wird, entscheidet sich einmal mehr in den Kommunen. Seine Gedanken zur praktischen Umsetzung teilt Frank Jüttner von Prosoz im Gastbeitrag.

11| Kommendes Jahr sollen gesetzliche Krankenversicherungen zweistellige Milliardenbeträge einsparen. Bei den Leistungserbringern und Verbänden wird bereits Kritik laut.

12| In der Vergabepraxis wer-

den immer häufiger rechtliche Lücken genutzt – zum Unmut der freien Wirtschaft.

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser, der Sommer 2026 präsentiert sich als Sommer der Reformen. Einige der von der Bundesregierung auf den Weg gebrachten Maßnahmen sind dabei mindestens diskutabel, so unter anderem das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz, das Bund, Kliniken, Pharmaindustrie und gesetzlich Krankenversicherte gleichermaßen zur Kasse bittet (Seite 11); oder auch die Sozialstaatsreform, der unser Gastautor Frank Jüttner auf Seite 10 nachgeht.

Aus dem Blickwinkel der Verwaltungsdigitalisierung gibt es da schon Erfreulicheres zu berichten.

So trat am 1. Juli trat das Vergabebeschleunigungsgesetz in Kraft.

Ebenfalls erfreulich ist, dass das Bundesministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung (BMDS) die mit den Föderalen Modernisierungsagenden für Bund und Länder erreichten Erfolge künftig messbar machen will. Hierfür fördert es das Forschungsprojekt „Plattform #Staatsmodernisierung“ der Hertie School.

Reformbedarf sieht im Übrigen auch unsere Kolumnistin Carola Heilemann-Jeschke, allerdings an einer anderen Stelle. Bremens CIO seziert die „Konsenshybris“ der deutschen Politik (Seite 4).

Wie Modernisierung im Kleinen gelingt, zeigt derweil Hessens CIO Louisa Solonar-Unterasinger im Interview auf Seite 3. Beim länderübergreifenden Aufbau einer KIPlattformarchitektur mit BadenWürttemberg und Nordrhein-Westfalen gilt für sie: „Wir wollen nicht alles neu erfinden.“ Auch bei der Cloud-Souveränität mahnt man Veränderung an: Das Policy Paper von NExT e. V. und DigitalService (Seite 5) fordert einen Kulturwandel in der Verwaltung. NExT-Geschäftsführerin Ann Cathrin Riedel beispielsweise warnt: „Wer künftig neue strategische Abhängigkeiten eingeht, muss dieses Risiko zwingend und transparent rechtfertigen.“ Klar sollte sein, dass alle Reformen und Veränderungen alle Menschen mitdenken müssen, wie Prof. Nie-

Stephan Augsten Redaktionsleitung eGovernment

haves und Dr. Wyszynski in ihrer Kolumne anmahnen (Seite 6). Und der Berliner KI-Assistent BärGPT zeigt auf Seite 9, dass Innovation Ausdauer verlangt.

Mut zur Veränderung ist auch bei der Personalgewinnung gefragt, wie die TALENTpro Öffentlicher Dienst in München zeigte (Seite 14): Selbst der Bundesnachrichtendienst präsentierte sich dort der Öffentlichkeit und wirbt offensiv um Fachkräfte. Und wer sich nach dem Hochsommer für das weitere Jahr rüsten will: Von der Smart Country Convention bis zum KGStForum halten wir für Sie die wichtigsten Termine auf Seite 15 bereit.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Lektüre dieser Ausgabe

14| Auf der TalentPRO ÖD

konnten HR-Verantwortliche sich über die Fachkräftegewinnung im Public Sector austauschen und informieren.

eGovernment jederzeit & überall: Hintergründe und News rund um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung online lesen.

15| Mit der Smart Country

Convention und dem KGSt-Forum finden sich zwei große Veranstaltungen auf unserer Terminseite. ITOF 2026, Zi-Congress und IOP-Summit klingen aber nicht weniger einladend.

Staatsmodernisierung entlang der Modernisierungsagenden besser evaluieren zu können, holt das BMDS die Hertie School mit ins Boot.

Bereits freitags vor der Print-Ausgabe online verfügbar:

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lisierung der Verwaltung und Öffentliche Sicherheit. Sie informiert IT-Entscheider in Bund, Land, Kommune und in den Öffentlichen Einrichtungen über alle fachlich relevanten Bereiche der digitalen Informationsverarbeitung im Public Sector. Das Onlineportal www.eGovernment.de stellt maßgeschneiderte Services für IT-Entscheider der Öffentlichen Hand dar und bietet ein umfangreiches, exklusives Webangebot mit hohem Nutzwert. Das Stammhaus Vogel IT-Medien, Augsburg, ist eine 100prozentige Tochtergesellschaft der Vogel Communications Group. Der führende deutsche Fachinformationsanbieter mit rund 100 Fachzeitschriften und 60 Webseiten sowie zahlreichen internationalen Aktivitäten hat seinen Hauptsitz in Würzburg.

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eGovernment | 08/2026

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Politik & Verwaltung

4 Bremens CIO Carola

Hessen: Cloud, KI und Kommunen

Rückenwind für gemeinsame Lösungen Wechselfähig und souverän sein, nicht alles neu erfinden, sondern gute Lösungen teilen: Hessens CIO Louisa Solonar-Unterasinger spricht über die Cloud- und KI-Strategie des Bundeslandes und die Erfahrungen beim flächendeckenden Rollout in den Kommunen.

Solonar-Unterasinger: Im Bundesministerium für Finanzen bin ich damals früh in meiner Verwaltungskarriere mit Verwaltungsdigitalisierung in Berührung gekommen, habe auch große Projekte im Bund mit begleitet und dabei viel gelernt.

Das kann ich jetzt sehr gut einbringen. Was ist anders? Mein Eindruck ist: In Österreich haben wir uns oft von Pragmatismus leiten lassen, die Arbeit war ohne Digitalisierung einfach nicht mehr zu bewältigen.

Und natürlich spielen auch politische Weichenstellungen eine Rolle, wie die Entscheidung für die antragslose Familienbeihilfe, das ist das Pendant zum deutschen Kindergeld. Oder eben der ELAK, der elektronische Akt im Bund. Als ich 2015 im Finanzministerium angefangen habe, gab es die elektronische Aktenführung schon lange, ich habe also von Anfang an die digitalen Abläufe erlernt und kannte es gar nicht anders.

Auch in der hessischen Verwaltung läuft mit der Einführung des neuen Dokumentenmanagement-Systems DMS 4.0 ein großes Digitalisierungsprojekt, wie ist der Stand und wie sind die Erfahrungen?

Solonar-Unterasinger: Unser DMSProjekt ist ein echtes IT-Großprojekt. Der erste Go-live war Anfang 2024. Inzwischen ist das neue System bereits in 138 Dienststellen mit rund 19.000 Arbeitsplätzen ausgerollt, in diesem Zug wurden 35 Millionen Dokumente aus dem Vorgängersystem migriert, das jetzt praktisch schon vollständig abgelöst ist. Wir planen, bis Ende 2026 fertig zu sein und liegen „in time, in budget“. Dafür sehe ich zwei wesentliche Erfolgsfaktoren: Zum einen ist das Projekt so aufgesetzt, wie man das sonst nur aus der Privatwirtschaft, aus großen Konzernen, kennt. Das hat mich sehr gefreut, als ich ins Ministerium gekommen bin und dieses Projekt vorgefunden habe, das so professionell durchgeplant ist. Zweitens haben wir hier ein wirkliches Change- und Akzeptanzmanagement integriert.

Denn die Einführung von neuen ITSystemen ist eigentlich selten eine Technikfrage, es geht immer um die Akzeptanz und darum, den Beschäftigten den Mehrwert zu vermitteln. Und da haben wir eine sehr umfangreiche Kommunikations-

Bild: © HMD

Wie können Sie Ihre Erfahrung aus der österreichischen Bundesverwaltung in Ihre Arbeit als Landes-CIO einbringen, welche Unterschiede sehen Sie?

Louisa Solonar-Unterasinger ist Chief Information Officer (CIO) und Bevollmächtigte für E-Government und Informationstechnologie des Landes Hessen. kampagne aufgesetzt, mit Schulungen und Multiplikatoren, Broschüren und weiteren Informationsmaterialien.

Sie selbst waren an digitale Prozesse bereits gewöhnt, aber wie kam das neue System bei den Mitarbeitenden an, wie verändert sich dadurch die Arbeit?

Solonar-Unterasinger: Natürlich ist es eine Umstellung, wenn man an eine bestimmte Ordnung, auch bei der Ablage, gewöhnt ist. Aber das DMS 4.0 bietet einfach klare Vorteile: keine Medienbrüche mehr, mobiles Arbeiten, alles ist viel transparenter und vor allem schneller zu finden.

Für das DMS 4.0 wurde ein bestehendes Produkt von Fabasoft an die Bedarfe der Verwaltung angepasst, wie ist die Weiterentwicklung gesichert?

Solonar-Unterasinger: Wir bekommen alle Updates und profitieren also von allen Weiterentwicklungen der Software.

Großes Thema in Hessen – mit seiner hohen Rechenzentrumsdichte – ist die Cloud-Strategie, was ist hier geplant und in welchem Zeitrahmen?

Solonar-Unterasinger: Ein Gedanke zu Beginn: Cloud wird oft einfach als virtuelles Rechenzentrum gesehen, es ist aber mehr als das.

Mit der Cloudnutzung ändert sich auch grundlegend die Softwareentwicklung selbst, die Zusammensetzung und Arbeitsweise der Teams.

Es braucht eine Umstellung auf Produkt- und Plattformdenken – die Entwickler müssen die Software nicht nur erstellen, sondern sich auch um deren Betreuung kümmern – you build it, you run it. Hinzu kommt die finanzielle Optimierung der Cloud-Nutzung durch FinOps.

Um auf die Cloudstrategie zurückzukommen, die Grundidee ist, dass wir auf eine Mischung setzen und die Anbieter je nach Bedarf auswählen. Es gibt sehr sensible Daten, für deren Verarbeitung nur europäische souveräne Lösungen in Frage kommen, aber wahrscheinlich auch solche, die bei Hyperscalern gehostet werden können. Wir sind mit verschiedenen Anbietern im Austausch, so haben wir zum Beispiel in der Rhöncloud einen Partner gefunden. Wir werden die Delos-Cloud testen, sind auch mit Stackit schon in guten Gesprächen.

Sensible Daten sind das eine, was aber ist mit dem „Kill Switch“, der Gefahr, dass IT-Systeme abgeschaltet werden?

Solonar-Unterasinger: Das ist eine Gefahr, richtig. Deswegen ist uns wichtig, unsere Anwendungen so zu betreiben, dass wir wechselfähig sind. Das ist unser Ziel, nicht von einem Anbieter abhängig zu sein, sondern notfalls wechseln zu können.

Im Zusammenhang mit digitaler Souveränität: Wie ist Ihre Sicht auf Open-Source-Lösungen?

Solonar-Unterasinger: Ich sehe das differenziert. Open Source ist eine gute Möglichkeit, Abhängigkeiten aufzulösen. Wir prüfen auch immer: Gibt es eine Open-Source-Lösung, die grundsätzlich einsetzbar wäre?

Es muss aber auch immer zu unseren bestehenden Systemen passen.

Eine weitere Besonderheit von Open Source ist, dass man sich auch um die Weiterentwicklung, Sicherheitsupdates, extra kümmern muss. Also wenn eine Open-Source-Lösung zu unserem Bedarf gut passt, setzen wir sie gern ein, um eben Abhängigkeiten aufzulösen, wechselfähig zu sein und unsere Souveränität zu stärken.

Heilemann-Jeschke beklagt die KonsensHybris in der Politik.

Sie haben auch einen Souveränitätscheck angekündigt …

Solonar-Unterasinger: Ja, daran arbeiten wir derzeit. Die Idee ist, Anwendungen auf einer Skala zu bewerten. Das schließt auch die Bewertung von Cloud-Leistungen ein.

Wir wollen uns auch daran orientieren, was es in anderen Bundesländern bereits gibt, zum Beispiel in der Stadt München.

Ein anderes Kernthema, nicht nur für Hessen, ist der Umgang mit KI. Welche Aufgaben sehen Sie hier?

Solonar-Unterasinger: Wir haben unsere KI-Strategie anhand von drei Wirkungsfeldern aufgesetzt: KIKompetenz der Beschäftigten, KI-Technologie und Governance.

Die größte Herausforderung sehe ich beim Thema KI-Kompetenz, darin, die Menschen bei diesem Mindset Change zu begleiten – dass man also KI tatsächlich verwenden darf, dass die Arbeit dadurch effizienter wird.

Das ist für uns inhaltlich der „größte Brocken“, das Thema Technologie ist lösbar. Den höchsten Arbeitsanfall aber verzeichnen wir derzeit bei den Governance-Themen, bei rechtlichen Fragen: Unter welchen Bedingungen darf ich was einsetzen? Das ist das, was uns gerade am meisten beschäftigt, dabei würde ich mich gern viel mehr auf den Kompetenzaufbau konzentrieren.

Hessen hat kürzlich mit BadenWürttemberg und NordrheinWestfalen eine gemeinsame Absichtserklärung unterzeichnet – zur Zusammenarbeit beim Aufbau einer länderübergreifenden Plattformarchitektur für KI in der öffentlichen Verwaltung.

Wie kam es dazu und welche Ziele verfolgen Sie? Solonar-Unterasinger: Das war eine Initiative von Frau Ministerin Scharrenbach aus NRW und Frau Ministerin Sinemus, der sich auch Baden-Württemberg angeschlossen hat – worüber wir sehr froh sind.

Es geht uns bei dieser Kooperation darum, unsere Lösungen interoperabel weiterzuentwickeln, also Module, die im jeweiligen Land besonders gut sind, so zu entwickeln, dass sie auch die beiden anderen Länder in ihren Systemen verwenden können. Das heißt: Niemand muss etwas aufgeben, aber wir teilen das, was unsere Lösungen besonders gut können.

Das ist nämlich tatsächlich unterschiedlich ausgeprägt und wir erhoffen uns hier ein gutes gemeinsames Vorankommen.

Es gibt dazu auch schon intensive Arbeiten, wir treffen uns regelmäßig mit den Kooperationspartnern, um die Komponentenentwicklung aufzuteilen.

Ziehen Sie auch weitere Lösungen in Betracht, etwa die des BMDS wie SPARK? Solonar-Unterasinger: Ja, wir sind mit dem BMDS im engen Kontakt.

Ich schaue mir auch KIPITZ sehr genau an – das allerdings noch nicht so weit ist, dass wir etwas beziehen könnten. Aber wir wollen nicht alles neu erfinden.

6 Die Kolumne von

Prof. Niehaves befasst sich mit dem Gender AI Gap.

Das ist auch ein gutes Stichwort, wenn es um die Kommunen geht.

Hessen und Bayern wurden als Pilotländer für das Projekt mit dem BMDS zum flächendeckenden Roll-out von Online-Diensten in den Kommunen ausgewählt. Wie ist hier das Vorgehen, und was wurde bereits erreicht?

Solonar-Unterasinger: Ziel ist die landesweite Bereitstellung von fünf relevanten Bürger- und Unternehmensleistungen bis Ende 2026: elektronische Wohnsitzanmeldung, vier Führerscheinleistungen (Erstantrag, Begleitetes Fahren mit 17, Führerscheinerweiterung, Führerscheinumtausch), Aufenthaltstitel, Unterhaltsvorschuss und immissionsschutzrechtliche Genehmigungen.

Unser Fokus liegt erst mal auf der Anbindung der Kommunen an den Dienst elektronische Wohnsitzanmeldung. Wir haben in sechs Wellen gearbeitet und dazu Kommunen aus mehreren Landkreisen zusammengefasst. In jeder Welle haben wir vor Ort Workshops organisiert und Informationsveranstaltungen mit Themeninseln, an denen Expertinnen und Experten aus unserem Ministerium, der eKom21 und der KKV, der Kompetenzstelle Kommunale Verwaltungsdigitalisierung, Fragen beantworten und helfen, zum Beispiel beim Ausfüllen des Anbindungsbogens.

Wir haben das Feedback erhalten, dass es wirklich hilft, wenn Ministerium und die Behörden in den Kommunen und Landkreisen direkt miteinander reden, dass da mehr Verständnis und Vertrauen entsteht. Die gefühlte Distanz war wohl größer als gedacht, und so konnten Fehleinschätzungen korrigiert und durch klare Kommunikation und finanzielle Unterstützung auch die Akzeptanz gestärkt werden. Also persönliche Einladung, direkte Kontakte und kontinuierliches Nachfassen haben sich als Erfolgsfaktoren herausgestellt.

Abschließend: Was treibt Sie am meisten an?

Solonar-Unterasinger: Ich hoffe, dass wir mit dem guten Rückenwind, den das BMDS uns auch gibt, föderal gut weiterkommen, um gemeinsame Lösungen wie den D-Stack auf die Straße zu bringen.

Denn das eine ist natürlich, was wir innerhalb unserer Länder machen, aber ich glaube, das große, wichtige und länderübergreifende Thema ist, was wir gemeinsam als Länder und Bund schaffen, um Verwaltung zu entlasten, Bürger und schließlich auch Unternehmen durch digitale Verwaltung zu entlasten. Das ist das, was mich antreibt – dass spürbar wird, was wir tun.

Das Interview führte Nicola Hauptmann Weitere Informationen Die Absichtserklärung von BadenWürttemberg, Hessen und NordrheinWestfalen „Ein Zukunftsbund für Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung“ finden Sie hier:

[ voge.ly/KI_LOI ]

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eGovernment | 08/2026

Kulturwandel

Über Vorbilder, Macht und den Preis des Schweigens im politischen Deutschland

Wer in der heutigen Zeit politische Vorbilder sucht, die Haltung nicht nur postulieren, sondern vorleben, wird selten fündig. Stattdessen offenbart sich ein System, das Anpassung belohnt und Schweigen zur stillschweigenden Norm erhoben hat.

Wir haben keine Vorbilder mehr.

Das ist kein nostalgisches Klagen.

Es ist eine nüchterne Beobachtung.

Wer heute in die Politik schaut und nach Figuren sucht, die Haltung verkörpern (Haltung nicht als Rhetorik, sondern als gelebte Praxis), der sucht lange.

Was er oder sie stattdessen findet, ist reichhaltig dokumentiert: Politiker, die ihre Ämter mit geschäftlichen Interessen verschränken, Eventformate mit exklusivem Zugang zu Spitzenpolitikern gegen Geld organisieren und erst unter öffentlichem Druck bereit sind, diese Verflechtungen zu lockern. Abgeordnete, die neben ihrem Mandat Millionen Euro an Nebeneinkünften anhäufen, legal, offengelegt und eben deshalb besonders bezeichnend: Es schämt sich niemand. Eine Fraktion, der vorgeworfen wird, Fördergelder nach parteipolitischem Interesse verteilt zu haben.

Das Bemerkenswerte an all dem ist nicht die Ausnahme. Es ist die Normalität, mit der es geschieht. Nicht Scham. Nicht Rücktritt. Sondern Erklärungen, Relativierungen, juristisches Kleingedrucktes. Als hätte das politische Personal verlernt, was der Unterschied zwischen dem ist, was erlaubt ist und dem, was angemessen wäre.

Die Machtkrankheit

Die Konsenshybris

Carola Heilemann-Jeschke, CIO der Freien Hansestadt Bremen und Abteilungsleiterin beim Senator für Finanzen.

Deutschland hat nach 1945 ein politisches Modell gebaut, das historisch Großartiges geleistet hat: Konsens als Prinzip, Ausgleich als Kultur, Stabilität als Staatsräson.

Aber aus dem Konsens als Prozess ist über die Jahrzehnte der Konsens als Zustand geworden, etwas, das es zu verwalten gilt, nicht herzustellen.

Das Ergebnis: Bürgerinnen und Bürger erleben Ergebnisse ohne Prozess. (Oder, mindestens ebenso bedenklich: Prozesse ohne Ergebnis.) Transparenz gilt nicht mehr als demokratische Pflicht, sondern als taktische Variable, dosierbar, verhandelbar, manchmal schlicht unbequem.

Genau hier beginnt etwas Gefährliches. Nicht mit einer Entscheidung. Nicht mit einer Absprache.

Sondern mit einem Schweigen, das sich einschleicht, leise, schrittweise, fast unmerklich. Es ist das Schweigen derer, die eigentlich fragen müssten. Die sehen, dass etwas nicht stimmt. Die wissen, dass Transparenz herzustellen wäre. Die es dennoch lassen aus Angst, jemanden zu düpieren.

Dieser Mechanismus ist keine individuelle Schwäche. Er ist das rationale Ergebnis einer Belohnungsstruktur, die Loyalität höher bewertet als Wahrheit. Wer in institutionellen Netzwerken agiert, hat investiert: in Vertrauen, in Zugehörigkeit, in Einfluss. Eine unbequeme Frage riskiert nicht nur

eine Antwort. Sie riskiert alles davon. Also schweigt man. Und nennt es strategische Klugheit.

Hinzu kommt: Die Sanktion, die man fürchtet, existiert oft gar nicht explizit. Sie wird antizipiert, aus dem Tonfall in Räumen, aus beobachteten Reaktionen, aus der stillschweigenden Übereinkunft, dass bestimmte Fragen nicht gestellt werden. Diese implizite Machtausübung ist die wirksamste Form institutioneller Kontrolle, weil sie ohne Akteur auskommt. Sie braucht keine Drohung. Sie braucht nur eine Kultur, die Rücksichtnahme mit Schweigen verwechselt.

Aber es gibt noch eine tiefere Schicht: die Angst vor dem Verlust der Insignien der Macht. Nicht der Macht selbst, sondern ihrer Zeichen. Der Zugang zu den richtigen Runden. Die Einladung zu den entscheidenden Gesprächen. Das Gefühl, dazuzugehören, wenn Dinge entschieden werden. Diese Insignien sind keine Eitelkeiten. Sie sind das soziale Kapital, von dem Karrieren, Einfluss und institutionelle Wirksamkeit abhängen. Und so wird die Angst vor dem symbolischen Ausschluss zur stärksten Triebkraft des Schweigens. Man stellt die Frage nicht; nicht weil man die Antwort fürchtet, sondern weil man fürchtet, danach nicht mehr gefragt zu werden.

Und so fällt er irgendwann ganz offen, dieser Satz: „Wir können xy nicht düpieren.“ Was wie Höflichkeit klingt, ist in Wahrheit das laut ausgesprochene Ende eines langen Erosionsprozesses. Es ist das Eingeständnis einer umgekehrten Hierarchie: Nicht Bürgerinnen und Bürger, nicht Parlament, nicht Öffentlichkeit stehen im Zentrum, sondern die antizipierten Befindlichkeiten mächtiger Akteure hinter geschlossenen Türen.

Wer Transparenz als Zumutung empfindet, hat die Richtung seiner Verantwortung längst gedreht. Das ist institutionelle Hybris in ihrer reinsten Form: nicht laut, nicht böse, sondern selbstverständlich.

Bild: Gemini / Firefly / KI-generiert

Es gibt dafür einen Namen. Der britische Außenminister und Neurologe Lord David Owen hat ihn im

August 2008 im „Clinical Medicine“Magazin geprägt: das Hybris-Syndrom (engl.: Hubris Syndrome).

Es ist keine Metapher, sondern eine klinische Beschreibung. Owen definiert es als ein Muster von Verhaltensveränderungen, das bei Menschen auftritt, die lange und unkontrolliert Macht ausüben: Selbstkritik verschwindet. Widerspruch im Umfeld wird systematisch ausgeschaltet. Die eigene Person wird mit dem Amt, das Amt mit dem Staat, der Staat mit dem Richtigen gleichgesetzt. Das Syndrom, so Owen, tritt umso wahrscheinlicher auf, je länger jemand Macht ausübt und je größer diese Macht ist. Und es verschwindet in der Regel, sobald die Macht endet.

Das ist der eigentliche Befund: Es ist keine Frage des Charakters. Es ist eine Frage der Struktur. Macht verändert Menschen – neurologisch, psychologisch, sozial. Wer lange im Machtsystem lebt, verliert schrittweise die Fähigkeit, sich selbst von außen zu sehen. Der Kontakt zur Realität der Betroffenen erodiert. Die Rückkopplungsschleifen, die in normalen sozialen Umgebungen Korrekturen erzwingen, fallen weg. Das Umfeld passt sich an, nicht weil es zustimmt, sondern weil es gelernt hat, dass Widerspruch sich nicht lohnt. Bodenhaftung ist kein Persönlichkeitsmerkmal. Sie ist das Ergebnis von Strukturen, die Bodenhaftung erzwingen.

Fehlen diese Strukturen, verliert sie sich, leise, unmerklich, selbstverständlich.

Bild: © Freie Hansestadt Bremen

Hybris und Nemesis: Erschütterung von innen

Die moderne Nemesis ist für Carola Heilemann-Jeschke weder Strafgericht noch unabwendbares Schicksal, sie „trifft Institutionen, die die Chance zur Selbstkorrektur nicht genutzt haben“.

Drei Felder, eine Logik Diese Hybris ist abstrakt? Keineswegs. Sie hat Adressen.

Digitalisierung: Deutschland hat mit dem Onlinezugangsgesetz einen Anspruch formuliert, der in der Realität seit Jahren beschämt. Nicht weil es an Konzepten mangelt, sondern weil das föderale Geflecht aus

Zuständigkeiten und Besitzstandsdenken sehr oft jeden Reformimpuls in Koordinationsrunden ertränkt hat. Die digitale Gesellschaft wartet nicht. Sie wählt Alternativen.

Bund und Länder: Das föderale Prinzip ist eine Errungenschaft des Grundgesetzes. Aber es wird zunehmend zur Schutzbehauptung. „Ländersache“ ist oft kein verfassungsrechtliches Argument mehr, sondern ein Fluchtreflex vor gemeinsamer Verantwortung. Wenn sechzehn Länder sechzehn Lösungen für ein und dasselbe Problem entwickeln, ist das keine Vielfalt, das ist organisierte Ineffizienz auf Kosten der Allgemeinheit. Wir wissen das.

Kommunaler Kollaps: Kommunen sind die Ebene, auf der Staat und Bürger sich täglich begegnen. Und genau diese Ebene ist finanziell ausgeblutet. Aufgaben wurden zugewiesen ohne Mittel, Defizite verwaltet ohne Lösung, Hilferufe dokumentiert ohne Konsequenzen.

Wer das noch als Randproblem behandelt, hat entschieden, dass die Nemesis die anderen trifft.

Die Rechnung kommt – und die Reform auch Nemesis ist kein Strafgericht. Sie ist Mechanismus. Institutionen, die aufgehört haben, sich zu hinterfragen, verlieren nicht sofort ihre Macht, aber sie verlieren ihre Wirkkraft. Sie werden formell respektiert und substanziell ignoriert. Die moderne Nemesis ist kein Sturm.

Sie ist Erosion.

Wer hier jedoch abbricht, hat nur die halbe Wahrheit gesehen. Nemesis ist kein Trost. Erosion heilt nichts. Systeme korrigieren sich nicht aus eigener Einsicht und Macht schon gar nicht. Macht korrigiert sich nie – bis jemand Haltung zeigt.

Institutionen sind träge, aber nicht starr. Sie widerstehen Veränderung lange – bis sie es plötzlich nicht mehr tun. Der unbequeme Vermerk, die offene Frage in der Sitzung, die ehrliche Presseantwort, der Widerspruch gegen eine offenkundig falsche Schonung: Nichts davon verändert das System sofort. Aber irgendwann kippt etwas, weil viele kleine Abweichungen sich zu einem neuen Muster summieren.

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Kulturwandel

Hintergrund

Policy Paper zur Cloud-Souveränität

Handlungsfähigkeit der Verwaltung stärken In ihrem aktuellen Policy Paper beschäftigen sich DigitalService und NExT e. V. mit der riskanten Abhängigkeit der Verwaltung von außereuropäischen Cloud-Anbietern. Sie mahnen ein Umdenken an und formulieren Handlungsempfehlungen.

„Unsicherheit lähmt Handlungsfähigkeit“ unter dieser Überschrift beschreibt das aktuelle Policy Paper von NExT e. V. und DigitalService die Ausgangslage in Bezug auf die souveräne Cloudnutzung in der öffentlichen Verwaltung. Die Politik habe die Bedeutung der digitalen Souveränität erkannt; das im April vorgestellte C3A-Framework (Criteria enabling Cloud Computing Autonomy) des BSI ermögliche auch

erstmals „die strategische, rechtliche und technologische Prüfung von Cloud-Souveränität in sechs Dimensionen“. Doch wie das BSI selbst konstatiert, dienen die C3A als „richtungsweisender Handlungsrahmen, schaffen Transparenz, sind von sich aus jedoch nicht verbindlich.“ Die Last der Risikoabwägung verbleibe auf der Mitarbeiterebene, heißt es im Papier. Angst vor Fehl-

entscheidungen konserviere den Status quo. Hinzu kommen als weitere Hürden: die häufig noch fehlende technologische Reife und der höhere Aufwand bei der Integration souveräner europäischer Lösungen, eine Zersplitterung der CloudInfrastruktur mit mehreren parallelen Lösungen wie DVC-konformen Cloudservices oder Angeboten, die über Brokerportale, etwa von govdigital, beschafft werden können und die Unschärfe bei der Auslegung von digitaler Souveränität, eigene Auslegungen und „Souveränitäts-Washing“ durch globale Hyperscaler, nachdem eine „operationalisierbare Definition von digitaler Souveränität bis zur Einführung der C3A-Kriterien fehlte“. Das Papier macht demgegenüber die Bedrohungen

Über das GovImpact Policy Paper Das Policy Paper „Souveräne Cloud: Handlungsfähigkeit der Verwaltung stärken” ist Teil der Reihe GovImpact, einer Kollaboration von NExT e. V. und DigitalService, gefördert durch die Stiftung Mercator. Basis sind neben den angeführten Quellen vor allem Workshops, Umfragen und Interviews. Autorin ist Anke Obendiek, PhD, als Mitwirkende sind Erik Dörnenburg, Melike Geyik, Joshua Pacheco, Ann Cathrin Riedel und Magdalena Zadara genannt.

Cathrin Riedel, Geschäftsführerin von NExT e. V. Die Cloud-Transformation dürfe nicht an einer defensiven Entscheidungskultur scheitern, die das strategische Risiko auf die Mitarbeitenden verlagere. Der Aufbau eines souveränen Ökosystems müsse zum Standard werden. „Wer künftig neue strategische Abhängigkeiten eingeht, muss dieses Risiko zwingend und transparent rechtfertigen.”

Die Cloud sei das Fundament für moderne Verwaltungsleistungen, aber nur eine souveräne Cloud sichere die langfristige Unabhängigkeit des Staates. „Digitale Souveränität gelingt in der Praxis erst, wenn wir die Rahmenbedingungen verändern“, mahnt Anke Obendiek, Research Manager beim DigitalService, – hier setze man mit den Empfehlungen an. nh

deutlich – wie das Risiko von „Kill Switches“ und unbefugten Datenzugriffen oder Preissteigerungen bei fehlender Wechselfähigkeit.

Vor diesem Hintergrund wurden Lösungsansätze auf vier Ebenen entwickelt: Transparenz und Messung: Während die funktionale Tiefe der USAnbieter unmittelbar sichtbar sei, blieben die Risiken fehlender Souveränität abstrakt. Vorgeschlagen werden u. a. ein ressortübergreifendes Lagebild zur Erfassung von Abhängigkeiten und ein Risiko-Stufenmodell nach Reichweite und Schutzbedarf.

Finanzierung und Unterstützung: durch einen Souveränitätsfonds und interdisziplinäre Rollin-Teams, die lokale Behörden bei der Umsetzung entlasten.

Marktsteuerung: der Staat als Ankerkunde für souveräne Anbieter, Bündelung von Expertise aus Vergabe- und Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaft und IT in den Vergabestellen und verbindliche Exit-Strategien bei Hyperscaler-Vergaben.

Kulturwandel: Übertragung der Verantwortung auf die Leitungsebene und Umkehr der Begründungspflicht. „Digitale Souveränität ist Führungsaufgabe“ verdeutlicht Ann

Weitere Informationen Das Papier „Souveräne Cloud:Handlungsfähigkeit der Verwaltung stärken“ ist auf den Webseiten von NExT e. V. und DigitalService veröffentlicht:

[ voge.ly/Souveräne_Cloud ]

Der entscheidende Unterschied zwischen Institutionen, die sich erneuern, und solchen, die nur noch ihre eigene Fassade verwalten, ist selten der große Wurf. Es ist Beharrlichkeit unter Widerstand, die Bereitschaft, den zehnten Versuch genauso ernst zu nehmen wie den ersten, obwohl alle im Raum sagen, es bringe „doch ohnehin nichts“.

Und wenn aus diesen ersten Brüchen im Schweigen die ersten zarten Pflänzchen der Veränderung wachsen, geschieht noch etwas anderes: Diejenigen, die daran mitwirken, spüren ihre eigene Wirksamkeit. Genau darin liegt eine enorme Kraft. Wer erlebt, dass Widerspruch nicht nur kostet, sondern etwas verändert, gewinnt nicht bloß Mut, sondern Motivation. Aus vereinzelter Haltung kann so ein neues kollektives Selbstvertrauen entstehen.

Hybris verschwindet nicht von allein. Aber sie verliert an Macht, sobald Menschen anfangen, sich zu bewegen – nicht weg, sondern hin zur Verantwortung, die sie längst tragen.

Haltung gerade dann, wenn Widerstand wartet Was folgt daraus? Keine Elitenschelte, die ist wohlfeil. Gefragt ist

Haltung, als innere Positur und als öffentliches Bekenntnis. Aber Haltung ist kein Schönwetterkonzept.

Sie bewährt sich nicht darin, das Richtige zu sagen, wenn alle nicken.

Sie bewährt sich dort, wo Widerstand wartet: in der Sitzung, in der die Mehrheit schweigt; im Koalitionsausschuss, in dem Wahrheit gegen Koalitionsfrieden abgewogen wird; in der Pressekonferenz, auf der eine ehrliche Antwort teurer ist als eine geschickte. Haltung, die nur dort gilt, wo sie auf Konsens stößt, ist keine Haltung. Sie ist Komfort.

Das deutsche Politikmodell prämiert Anpassung durch Einbindung, durch Beförderung, durch das warme Gefühl, dazuzugehören. Wer nicht widerspricht, gilt als kooperativ. Wer auf Risiken hinweist, als Bremser. Diese Logik ist nicht böse. Sie ist gefährlich. Warum? Weil sie funktioniert.

Dagegen braucht es keine Revolution. Es braucht eine andere Praxis.

Scheitern benennen, bevor andere es tun. Legitimität verdienen, nicht verwalten. Die Frage stellen, auch wenn sie unbequem ist, und den Satz „Wir können xy nicht düpieren“ nicht mehr unwidersprochen stehen lassen. Und: Haltung gerade dann zeigen, wenn Widerstand

Bild: © Laura - stock.adobe.com / KI-generiert

 Fortsetzung von Seite 4

Die eine Person, die Haltung zeigt, die richtigen Fragen stellt und andere mitnimmt, kann in der Staatsmodernisierung viel bewegen. zu erwarten ist, denn das ist der einzige Moment, in dem sie zählt.

Was jetzt zu tun ist Kolumnen, die anklagen, gibt es viele. Diese will mehr. Wer institutionelle Hybris erkennt und benennt, hat noch nichts verändert. Wer sie benennt und trotzdem am nächsten Tag in die Sitzung geht, die Frage stellt, den unbequemen Satz sagt, der hat angefangen.

Veränderung in komplexen Systemen beginnt selten mit großen Gesten. Sie beginnt mit kleinen Brüchen im Schweigen. Mit dem einen Menschen im Raum, der nicht nickt, obwohl alle nicken; der sich zu fragen traut, obwohl die Frage kostet;

der Transparenz einfordert, obwohl der Satz „Wir können xy nicht düpieren“ bereits in der Luft liegt.

Das klingt bescheiden oder gar banal? Es ist es nicht. Denn diese Brüche sind ansteckend. Wer einmal erlebt, dass eine unbequeme Frage den Raum nicht zerstört, sondern öffnet, der stellt sie wieder. Wer einmal sieht, dass Haltung nicht Karriere kostet, sondern Respekt schafft, der zeigt sie wieder. Institutionen verändern sich nicht durch Beschlüsse. Sie verändern sich durch wiederholtes konstruktiv abweichendes Verhalten, das irgendwann zur neuen Norm wird.

Dafür braucht es keine Mehrheit.

Es braucht eine kritische und empathische Minderheit mit hoher

Frustrationstoleranz und extremer Geduld.

Konkret bedeutet das: In der eigenen Institution anfangen. Wartet nicht, bis die Reform von oben kommt. Sie kommt nicht. Sie entsteht dort, wo jemand aufhört zu warten.

Das Schweigen benennen. Beschreibt, was Ihr wahrnehmt, aber moralisiert es nicht. „Ich habe das Gefühl, wir sprechen gerade nicht über das Eigentliche“ ist kein Angriff. Es ist ein Angebot.

Schützt und unterstützt die, die fragen. Die wirksamste Kulturveränderung ist nicht der mutige Einzelne. Es ist das Netzwerk derer, die sich gegenseitig den Rücken freihalten.

Macht Erfolge sichtbar. Hybris lebt von der Unsichtbarkeit ihrer Kosten. Transparenz lebt von der Sichtbarkeit ihrer Gewinne. Wer zeigt, dass offene Fragen zu besseren Entscheidungen führen, verändert die Belohnungsstruktur.

Die Nemesis ist kein Schicksal. Aber sie ist auch keine leere Drohung.

Sie trifft Institutionen, die die Chance zur Selbstkorrektur nicht genutzt haben, nicht weil niemand es wusste, sondern weil niemand es zuerst ausgesprochen hat.

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Verwaltungswissenschaften

Teilhabe an der KI-Transformation

Anteile an den gültigen Antworten

Der „Gender AI Gap“

+5,6 Prozentpunkte bei Frauen 49,3%

50%

43,8% 40%

unterschieden bei der KI-Nutzung (beide Initiative D21) wichtige Einblicke für die Gesamtbevölkerung und den allgemeinen Arbeitsmarkt liefern, wissen wir jedoch speziell über die öffentliche Verwaltung bislang erstaunlich wenig.

Der Gap ist real Mit unserer umfangreichen Befragung von rund 15.000 Verwaltungsmitarbeitenden schließen wir genau diese Lücke und können zeigen: Der „Gender AI Gap“ in der Verwaltung ist sehr real!

Der Gender AI Gap beschreibt dabei geschlechtsspezifische Unterschiede bei der Teilhabe an der KI-

34,0%

20%

16,6%

21,6%

Bild: Prof. Niehaves

10% 0%

Power-User:innen „wöchentlich“ oder „täglich“

Gelegenheits-Nutzer:innen „wenige Male“ oder „monatlich“

Berufliche KI-Nutzung unterscheidet sich nach Geschlecht.

Transformation. Für den vorliegenden Artikel haben wir zunächst die Unterschiede zwischen Frauen und Männern in den Blick genommen.

Hier wird deutlich, dass 21,6 Prozent der Männer, aber nur 16,6 Prozent der Frauen bei der Arbeit in der Verwaltung häufig und regelmäßig künstliche Intelligenz verwenden (sog. Viel-Nutzer:innen bzw. Power-User:innen). Gleichzeitig ist der Anteil der NichtNutzer:innen unter Frauen (49,3 %) signifikant größer, als bei ihren männlichen Kollegen (43,8 %). Auch die Bereitschaft, KI in der Zukunft für die Arbeit nutzen wollen, ist bei

Weiteres zum Thema

Einladung zur Studienvorstellung Der Gender AI Gap in der öffentlichen Verwaltung

Wann?

26. August 2026, 14.00 bis 15.30 Uhr

Bild: © Reda - stock.adobe.com

Nicht-Nutzer:innen „noch nie“

Quelle: eigene Befragung unter 14.996 Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, Rundungsdifferenzen möglich.

Geschlechtsspezifische Unterschiede bei der Teilhabe an der KI-Transformation sind wissenschaftlich belegt.

Im Rahmen der Veranstaltung werden erstmals die Ergebnisse der wissenschaftlichen Studie zum „Gender AI Gap in der öffentlichen Verwaltung“ vorgestellt. Die Untersuchung basiert auf einer Befragung von rund 15.000 Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und gibt Einblicke in geschlechtsspezifische Unterschiede bei der Nutzung und Wahrnehmung von künstlicher Intelligenz.

Im Anschluss an die Studienvorstellung diskutieren Lena-Sophie Müller (CEO der Initiative D21 e.V.), Laura Dornheim (Chief Digital Officer der Landeshauptstadt München) und Björn Niehaves (Uni Bremen) die Ergebnisse und ihre Bedeutung für die erfolgreiche KI-Transformation der öffentlichen Verwaltung. Die Moderation übernimmt eGovernment-Redaktionsleiterin Susanne Ehneß.

34,7%

30%

Bild: Canva / KI-generiert

rung Frauen. In der Belegschaft der öffentlichen Verwaltung steigt der Anteil auf rund 60 Prozent, in Kommunalverwaltungen liegt er sogar bei 63,5 Prozent (Destatis 2024). Und betrachtet man die klassischen Verwaltungsberufe, sind Frauen mit mehr als 75 Prozent der Beschäftigten sogar deutlich in der Mehrheit.

Mit anderen Worten: Wer über die KI-Transformation der öffentlichen Verwaltung spricht, kommt seriös nicht an dem Thema vorbei. Manche versuchen es trotzdem.

Das mag auch daran liegen, dass belastbare Erkenntnisse bislang weitgehend fehlten. Während Studien wie der Digital-Index oder aktuelle Untersuchungen zu Geschlechter-

Männer

+5,0 Prozentpunkte bei Männern

Wer über KI in der öffentlichen Verwaltung spricht, denkt an Datenschutz, Recht oder neue Technologien aber nur selten an Geschlechtergerechtigkeit. Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves und Dr. Marc Wyszynski zeigen anhand einer der bislang größten Befragungen von Verwaltungsmitarbeitenden, warum genau dies ein Fehler ist.

Was braucht es alles für eine erfolgreiche KI-Transformation? Klar: einschlägige Use Cases, solide rechtliche Grundlagen, guten Datenschutz, innovative Prozesse, eine förderliche Organisationskultur, ein verlässliches Commitment der Leitungsebene, eine tragfähige KIStrategie samt Umsetzungs-Roadmap und Geschlechtergerechtigkeit.

Wait, what?! Wir möchten wetten, dass Ihnen einer der aufgezählten Punkte außergewöhnlich vorkam.

Und vermutlich war es nicht der Datenschutz.

Aber schauen wir uns die Zahlen einmal genauer an: In Deutschland sind rund 51 Prozent der Bevölke-

Frauen

Wo? Virtuelle Veranstaltung (den Link erhalten Sie nach Anmeldung) Anmeldung unter: https://28labs.de/genderaigap/

Männern (86,6 %) höher als bei Frauen (85,7%).

Aber woran liegt das? Auch hier sind die Daten äußerst aufschlussreich. Schaut man unter die Oberfläche des reinen Nutzungsverhaltens, bestehen klare Unterschiede in der Stärke konkreter Unsicherheiten und Risikowahrnehmungen.

Bei Frauen sind Sorgen vor einem falschen Einsatz, möglichen Folgeproblemen oder einem Kontrollverlust über KI-Systeme stärker ausgeprägt (40,6 %) als bei Männern (36,3 %). Zugleich zeigen mit 63,8 Prozent mehr Frauen Vorbehalte gegenüber KI-erzeugten Inhalten (Algorithmus-Aversion) als Männer (57,9 %), und sie haben eine stärker ausgeprägte Befürchtung, den Umgang mit KI nicht ausreichend erlernen zu können (Frauen: 15,1 %; Männer: 10,4 %). Diese Unterschiede können den Einstieg und die regelmäßige Nutzung erschweren, wodurch die Schere des Gender AI Gap weiter wachsen könnte.

Natürlich bieten diese Daten zunächst nur eine Annäherung ans Thema und beantworten längst nicht alle entscheidenden Fragen.

Warum entsteht der Gender AI Gap? Welche Maßnahmen helfen tatsächlich und welche gut gemeinten Interventionen bleiben wirkungslos? Fest steht lediglich: Wer die KI-Transformation der öffentlichen Verwaltung erfolgreich gestalten will, muss den Gender AI Gap als eine der ganz zentralen Herausforderungen betrachten.

Genau darüber möchten wir mit Lena-Sophie Müller (CEO, Initiative D21), Dr. Laura Dornheim (CDO, Landeshauptstadt München) sowie mit Ihnen diskutieren und laden Sie herzlich zu unserer OnlineVeranstaltung am 26. August 2026 ein (siehe Info-Box). Seien Sie gern dabei und diskutieren Sie mit!

Die Autoren Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves ist Informatikprofessor und Politikwissenschaftler, leitet die Arbeitsgruppe „Digitale Transformation öffentlicher Dienste“ an der Universität Bremen und berichtet in der wissenschaftlichen Kolumne über aktuelle Forschungsergebnisse zur digitalen Verwaltung.

[ linkedin.com/in/niehaves ] Dr. Marc Wyszynski ist Wissenschaftler an der Universität Bremen und Mitglied der AG „Digitale Transformation öffentlicher Dienste“.

Als Wirtschaftsinformatiker und Psychologe erforscht er das Zusammenspiel und die wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen innovativen Technologien und menschlichen, sozialen sowie organisationalen Faktoren.

[ linkedin.com/in/

dr-marc-wyszynski-56a2b6ba ]

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Verwaltungswissenschaften

Hintergrund

Bundesweite Befragung zur Nutzerfreundlichkeit digitaler Services

Nutzerklima-Test 2026

Zur Methodik Der Nutzerklima-Test kombiniert Ansätze der Wirtschaftsinformatik, wie das Technology Acceptance Model, der Usability-Forschung und der eGovernment-Forschung. Die jeweiligen Konzepte sind in der Übersicht zu den fünf Dimensionen hinterlegt, die Berechnungen im Methodik-Anhang beschrieben.

Der Erhebungszeitraum war vom 1. November 2025 bis 30. April 2026.

Die Ergebnisse werden als nicht repräsentativ im statistischen Sinne beschrieben, da digital affine Personen vermutlich stärker vertreten sind. Beim Städteranking ist zudem zu beachten, dass Augsburg mit 777 Antworten den größten Anteil der Ranking-Basis stellt.

In der aktuellen Diskussion zur Verwaltungsdigitalisierung liegt der Fokus darauf, digitale Leistungen in die Fläche zu bringen, also überhaupt verfügbar zu machen. Das ist die Grundlage, doch die nächste Frage ist: Wie werden die Leistungen angenommen? Wie zufrieden sind Bürgerinnen und Bürger mit dem Angebot? Ein Lagebild, auch mit Bewertungen einzelner Leistungen, bietet bekanntlich der jährliche eGovernment Monitor von Initiative D21 e.V. und TUM. Im Juni wurde nun eine neue Untersuchung veröffentlicht: Der Nutzerklima-Test 2026 untersucht die wahrgenommene Nutzerfreundlichkeit digitaler Services in deutschen Städten und Gemeinden.

Durchgeführt wurde er vom UIG e. V., in einer Forschungspartnerschaft mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik des KIT (Karlsruher Institut für Technologie).

UIG stand ursprünglich für Usability in Germany, das umfasste die Ansprache aller Organisationen über alle Branchen. Ein sehr großer Scope, wie UIG-Geschäftsführerin Janina Kouvaris erläutert, der Verein wollte sich fokussieren: „Wir haben uns gefragt, welche Services beeinflussen das alltägliche Leben der Menschen? Das kumuliert im städtischen Umfeld – die klassischen Verwaltungsleistungen, aber auch Bildung und Soziales, Verkehrsbetriebe und Stadtwerke.“ Inspiriert auch vom Fahrradklima-

Test entstand die Idee, einen Nutzerklima-Test zu entwickeln – als ein „standardisiertes Befragungsinstrument“ und um Kommunen einen objektiven Maßstab an die Hand zu geben, „der über bloße Nutzungszahlen oder technische Kenngrößen hinausgeht“, wie es im Bericht zum ersten Nutzerklima-Test 2026 heißt.

Für die Erhebung wurden verschiedene wissenschaftliche Ansätze und Modelle kombiniert; die Zusammenarbeit mit dem Institut für Wirtschaftsinformatik des KIT lag hier inhaltlich nahe, zudem ist UIG-Vorstandsmitglied Alexander Mädche auch Professor am KIT. Im Ergebnis konnte, erstens, ein Nutzerklima-Index entwickelt werden. Dieser umfasst fünf Dimensionen mit jeweils vier Unterkategorien (Items): Nutzbarkeit: Wie leicht sind die Services aufzufinden, zu verstehen und zu bedienen?

Nutzerzufriedenheit: Werden die Erwartungen erfüllt?

Nützlichkeit – wie Zeitersparnis und Effizienz Nutzererlebnis: mit Kriterien wie angenehm, modern, motivierend Technische Zuverlässigkeit, z. B. Ladezeit und mobile Nutzbarkeit.

Die einzelnen Items waren auf einer Skala von 1 (sehr schlecht) bis 5 (sehr gut) zu bewerten, der bundesweite Nutzerklima-Index, der Durchschnitt über alle 20 Items, liegt bei 3,39. Aufschlussreich ist vor allem der Vergleich einzelner

Items und Dimensionen, den der Bericht auch bietet. Hier zeigt sich: Die Leistungen sind insgesamt recht gut auffindbar und erfüllen auch ihren Zweck, indem sie etwa Behördengänge sparen – die Nützlichkeit wird mit 3,64 am höchsten bewertet. Doch bei der Nutzerzufriedenheit (3,22) und dem Nutzererlebnis (3,19) ist deutlich Luft nach oben.

In einem zweiten Teil der Befragung konnten die Teilnehmenden zudem einen selbst gewählten Dienst nach dem SUS Score, dem System Usability Scale (Brooke 1996) bewerten.

Hier reicht die Skala von 0-100. Mit einem Ergebnis von 69.8 liegt der SUS Score laut Bericht knapp über dem internationalen Referenzwert von 68.

Drittens enthält der Bericht auch ein Städteranking. Um eine statistisch belastbare Basis sicherzustellen, wurden dabei Mindestteilnehmerzahlen je nach Einwohnergröße festgelegt. Diesen Schwellenwert erreichten 12 Städte, die dann nach ihrem jeweiligen Nutzerklima-Index gerankt wurden. Auf dem ersten Platz liegt hier Rastatt mit einem Index von 4,17.

Insgesamt konnten für die Erhebung Daten von 1.972 Bürgerinnen und Bürger aus 251 Städten ausgewertet werden. Mit der Beteiligung an diesem ersten Durchgang ist Geschäftsführerin Kouvaris sehr zufrieden.

Aber das ist erst der Anfang. Die Wirkung eines solchen Instruments entfalte sich erst im Zeitverlauf. Für

„Ein moderner Staat hat den Mut, sich in die Karten schauen zu lassen“

Eine Plattform für die Staatsmodernisierung

Bild: Hertie School / © Sebastian Pfütze

Mit rund 3 Millionen Euro fördert das Bundesdigitalministerium das Forschungsprojekt „Plattform #Staatsmodernisierung“ der Hertie School, das die Umsetzung der Modernisierungsagenden von Bund und Ländern begleitet.

Bundesdigitalminister Dr. Karsten Wildberger (Mitte) hat am 6. Juli den Förderbescheid an die Hertie School übergeben. Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid (l.) ist der wissenschaftliche Direktor, Martin Klingst der Geschäftsführer der Plattform #Staatsmodernisierung.

Die Hertie School wird mit einem Forschungsprojekt über drei Jahre hinweg die Umsetzung der Modernisierungsagenda Bund sowie der föderalen Modernisierungsagenda wissenschaftlich begleiten und evaluieren. Dabei geht es vor allem um die Forschung zu Erfolgsfaktoren und Best Practices sowie darum, die Sichtweisen relevanter Stakeholder zu erheben und einzubringen. Díe Hochschule will hier auch auf ihr breites Netzwerk zurückgreifen, zu dem Forschende, wissenschaftliche Institutionen, Thinktanks und NGOs ebenso gehören wie Länder und Kommunen.

Bild: © Manuel Schönfeld – stock.adobe.com

Wie nehmen Bürgerinnen und Bürger die digitalen Services in ihren Kommunen wahr, wie zufrieden sind sie? Der Nutzerklima-Test 2026 hat diese Frage detailliert untersucht. Wir geben Einblicke zu den Ergebnissen und zu den weiteren Plänen.

Als Redaktion mit Sitz in Augsburg war für uns umso spannender, warum die Stadt so stark vertreten war. „Augsburg hatte tatsächlich die Umfrage auf seiner Website anstelle des eigenen Feedbackformulars eingebettet“, verriet Janina Kouvaris. Eine Best Practice, die man gern auf andere Städte übertragen wolle. die nächste Untersuchung 2027 soll die Teilnehmerbasis – und als Grundlage dafür – das Netzwerk erweitert werden. Man sei bereits mit dem NEGZ in Kontakt und habe auch beim Deutschen Städtetag angefragt, „wir freuen uns über jede weitere Zusammenarbeit, die in den nächsten Monaten zustande kommt“, sagt Janina Kouvaris.

Es soll auch weniger um Rangfolgen, vielmehr um Austausch und Lernen gehen. So enthält der Bericht auch mehrere Handlungsempfehlungen für Kommunen. Zudem ist

aus diesem ersten Nutzerklimatest auch die Idee für eine neue Veranstaltungsreihe entstanden: DNS – Digitale Nutzerfreundliche Stadt, ein Matchmaking-Format für Kommunen und Anbieter. Ziel ist es auch, eine Best-Practice-Sammlung mit den teilnehmenden Kommunen aufzubauen. nh

Finanziert wird das Projekt mit Fördermitteln des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) in Höhe von rund 3 Millionen Euro. Für die Umsetzung des Vorhabens hat die Hertie School die Plattform #Staatsmodernisierung gegründet.

Hier sollen das erarbeitete Wissen und wichtige Kontakte gebündelt werden, sodass alle Akteure der Staatsmodernisierung die Erkenntnisse und Forschungsergebnisse unmittelbar nutzen können.

Schwerpunktthemen bei diesem Vorhaben sind: Studien, Kurzgutachten, Evaluationen und Stellungnahmen; Befragungen, Workshops und Events zu Kernfragen der beiden Modernisierungsagenden; der Fokus auf die Wirkungsorientierung von Reformen (Effizienz, Performance, Implementierungsgeschwindigkeit, Skalierung und Bürgernutzen); Aufbau und Pflege eines umfassenden Netzwerks aller an der Staatsmodernisierung Beteiligten: Bund, Länder, Kommunen, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft, um „Gesprächsräume zu schaffen, in denen

Handlungsblockaden identifiziert und ausgeräumt werden können“; Best Practices sichtbar zu machen und ein Austausch- und Lernnetzwerk zu schaffen; Öffentlichkeit und Transparenz über Fortschritte und Herausforderungen der Staatsmodernisierung herzustellen, etwa durch Newsletter, Podcasts, Workshops und Veranstaltungen. „Ein moderner Staat hat den Mut, sich in die Karten schauen zu lassen“, erklärte Dr. Karsten Wildberger, Bundesminister für Digitales und Staatsmodernisierung. „Die Plattform Staatsmodernisierung der Hertie School ist unser wissenschaftlicher Begleiter: Sie macht transparent, was funktioniert und wo wir nachbessern müssen.“ Erste Ergebnisse und Empfehlungen aus dem Forschungsprojekt werden im Laufe eines Jahres erwartet, der Abschlussbericht soll dann im Sommer 2029 vorgelegt werden. nh

Weitere Informationen Den vollständigen Bericht, Grafiken und weitere Materialien finden Sie unter:

[ voge.ly/nutzerklima2026 ]

Weitere Informationen Bis Anfang 2027 soll die Plattform #Staatsmodernisierung aufgebaut sein, eine erste Version ist schon jetzt verfügbar:

[ voge.ly/Plattform ]

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10 Welche Faktoren

Praxis & Innovation

BärGPT bringt Berlin ins EPSA-Finale BärGPT hat es unter die Finalisten des European Public Sector Awards geschafft: Mitte Juni machte sich die Jury im CityLAB Berlin persönlich ein Bild von dem Projekt. CityLAB-Direktor Dr. Benjamin Seibel blickt auf die Entstehung des KI-Assistenten und damit verbundene Herausforderungen zurück. „Das Dilemma bei einer Verwaltungssoftware ist häufig, dass man so vielen Vorgaben und Vorschriften versucht zu genügen, dass am Ende zwar etwas Rechtskonformes entsteht, aber kaum etwas Nutzbares.“ Dieser umständliche Prozess führt laut Seibel vielmehr zu Ablehnungen und der heimlichen Nutzung von ChatGPT. „Unser Anspruch war es von Anfang an, ein nutzerorientiertes Produkt zu entwickeln, das sich im Vergleich zu bestehenden Alternativen sehr gut in den Arbeitsalltag der Verwaltung einfügt, sodass es gerne und freiwillig genutzt wird“, verdeutlicht Seibel. „Insofern überrascht mich die Nominierung nicht. Ich denke, das ist uns gelungen, und ich freue mich sehr, dass auch die Europäische Kommission dies anerkennt.“

tenhauses. Dieses Tool wurde schnell beliebt und auch in der Berliner Verwaltung intensiv genutzt“, merkt Seibel an. Daraufhin erfolgte die Einbindung des CityLABs in die Taskforce. Dort äußerte man den Wunsch nach einem KI-Assistenten für die Verwaltung. Die Idee: ein System, das ähnlich wie ChatGPT funktioniert, dabei jedoch datenschutzkonform und gezielt auf die Anforderungen der Berliner Verwaltung zugeschnitten ist. „Wir waren dabei zunächst zurückhaltend, da es bereits mehrere vergleichbare Vorhaben gab, etwa Projekte wie F13 aus Baden-Württemberg, LLMoin aus Hamburg – von Dataport – sowie verschiedene privatwirtschaftliche Anbieter mit entsprechenden Lösungen.“

Ein aufwendiges Testverfahren

Nachdem ChatGPT und andere generative KI-Anwendungen eine breite KI-Welle ausgelöst hatten, reagierte auch die Berliner Senatskanzlei. Sie rief zunächst eine ressortübergreifende Taskforce ins Leben, um die Auswirkungen der neuen Technologie zu bewerten, konkrete Maßnahmen abzuleiten und gemeinsam mit den Senatsverwaltungen, den Bezirken sowie weiteren Beteiligten wie dem CityLAB Berlin den bestehenden Handlungsund Unterstützungsbedarf zu ermitteln. „Wir hatten zuvor bereits ein anderes KI-Projekt umgesetzt, das weiterhin unter dem Namen Parla läuft – eine Suchmaschine für die Daten des Berliner Abgeordne-

Die Testgruppe bestand aus rund 50 Mitarbeitenden aus der Berliner Verwaltung. Das Team fragte bei verschiedenen Herstellern und Bundesländern Testzugänge zu bereits bestehenden KI-Assistenten an. Anschließend testete es die verfügbaren Lösungen gemeinsam mit der Senatskanzlei über einen Zeitraum von rund sechs Monaten umfassend, um herauszufinden, ob sich eine davon für die Anforderungen der Berliner Verwaltung eignet. „Die Ergebnisse dieser Tests waren relativ eindeutig“, so Seibel. „Einige KI-Assistenten wurden als qualitativ nicht gut genug bewertet. Bei anderen haben die Rahmenbedingungen nicht gepasst.“

Bild: © CityLAB Berlin

Die KI-Welle

Benjamin Seibel (v. l. ), Marco Lopriore, Lucrezia Tombelli und Ingo Hinterding bei der Vorstellung von BärGPT im CityLAB Berlin. Lopriore und Tombelli aus dem EIPA-Team erhalten bei ihrem Besuch Einblicke in die Entstehung und Entwicklung des KI-Assistenten.

Zu diesen Rahmenbedingungen zählte unter anderem, dass einige Hersteller die erforderlichen Nutzungskontingente für rund 10.000 Anwenderinnen und Anwender nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens bereitstellen konnten. „Wir haben uns dann dazu entschieden, einen eigenen KI-Assistenten zu entwickeln“, sagt Seibel.

In der zweiten Jahreshälfte im vergangenen Jahr habe man sich schließlich auf den Weg gemacht: „Und das Gute war: Mithilfe der Testgruppe wussten wir schließlich, wie die Bedarfe und Wünsche unserer User an einen KI-Assistenten aussehen. So konnten wir nutzerzentriert vorgehen.“ Ergänzt wurde die LLM-Funktion durch umfangreiches Verwaltungswissen. Dafür nutzte das CityLAB Berlin unter anderem Verwaltungsdokumente, Rechtsvorschriften, Gesetzesgrundlagen, Geschäftsordnungen und weitere relevante Informationen aus der Berliner Verwaltung. „In den allerersten Usertests haben wir festgestellt, dass es einige wenige User gab, die dieses System zweckentfremdet haben, um ein anderes Problem zu lösen; nämlich, dass es in der Berliner Verwaltung keine Cloud-Speichermöglichkeiten gab.“ Einige Mitarbeitende aus der Berliner Verwaltung luden deshalb zahlreiche Daten aus ihrer Festplatte in die KI hoch. „Tausende Dokumente – offenbar in der Annahme, sie könnten anschließend auch von zu Hause darauf zugreifen, quasi wie ein SharePoint“, erinnert sich Seibel. Es folgten Systemüberlastungen und eine Limitierung seitens der Verwaltung auf zunächst 20 und später auf 50 hochladbare Dokumente. Im Dialog mit den Verwaltungsmitarbeitenden wurde nämlich schnell deutlich, dass selbst 20 Dokumente für viele Anwendungsfälle nicht ausreichten.

Der Assistent entstand in enger Zusammenarbeit mit seinen Nutzerinnen und Nutzern. BärGPT ist so iterativ weiterentwickelt und verbessert worden. Gleichzeitig musste das Projekt zahlreiche bürokratische Hürden meistern: „Wenn man in der Berliner Verwaltung ein IT-Verfahren an den Start bringen will, dann ist das ein überaus bürokratischer Prozess“, erläutert der CityLAB-Direktor. „Das war für uns das erste Mal, dass wir ein Verfahren tief implementiert hatten und über viele Hürden klettern mussten, angefangen bei der IT-Sicherheit, dem Datenschutz bis hin zur Barrierefreiheit. Ohne tatkräftige Unterstützung aus der Senatskanzlei hätten wir das nicht geschafft.“ Ist der Umsetzungsprozess erst einmal bewältigt, folgen die zeitintensiven Abstimmungs- und Dokumentationspflichten. „Der komplette Prüfungs- und Freigabe-Prozess ist relativ altmodisch“, schildert Seibel. „Die Anwendung und die Infrastruktur müssen bis ins Detail beschrieben werden. Hinzu kommen Datenschutz-, Sicherheits- und Betriebskonzepte. Am Ende entsteht ein ziemlich großer Stapel Papier.“ Im Fall von BärGPT dauerte der Prüfungsprozess aber nicht

Der Staat hat kaum Geld und greift tief in die Trickkiste.

Bild: © Florian Reimann

Europäische Auszeichnung

Mitte Juni nahm die Jury des European Public Sector Award (EPSA) den Berliner KI-Assistenten BärGPT im CityLAB Berlin genauer unter die Lupe. Gemeinsam mit der Senatskanzlei stellte das Innovationslabor den beiden Vertretenden des EIPA-Teams die VerwaltungsKI vor und gewährte Einblicke in die Entstehung und Entwicklung von BärGPT. Wenige Wochen zuvor kündigte der Direktor des CityLAB Berlin, Dr. Benjamin Seibel, auf der Sommerkonferenz 2026 die Nominierung von BärGPT für die Kategorie „Delivering User-Centric Services at Subnational Level“ an. Damit zählt der KI-Assistent zu den drei Finalisten des vom European Institute of Public Administration (EIPA) vergebenen Awards für innovative Verwaltungsprojekte und Reformen im öffentlichen Sektor.

Mit der Nominierung hatte Seibel nicht gerechnet. Auch eine Begründung für die Auswahl ihrer KI blieb aus. Weniger überraschend ist aber, dass BärGPT ein innovatives Produkt ist: Es zeigt, wie performant und nutzerfreundlich KI-Anwendungen im öffentlichen Sektor sind. „BärGPT ist eine Eigenentwicklung von uns, die komplett auf Open Source basiert“, erklärt Seibel. „Wir hatten eine sehr schnelle Adaptionsrate: In den ersten 34 Monaten haben wir bereits 10.000 Nutzerinnen und Nutzer in der Verwaltung erreicht.“ Inzwischen sei die Zahl sogar auf 15.000 gestiegen – ein rasanter Zuwachs im Vergleich zu anderen KI-Assistenten in der öffentlichen Verwaltung.

12 Vergaben sind teuer.

entscheiden über die Umsetzbarkeit der Sozialstaatsreform?

CityLAB-Direktor Dr. Benjamin Seibel auf der Sommerkonferenz 2026. sehr lange. Seibel hatte den Eindruck, dass auch die zuständigen Prüfinstanzen vom Projekt überzeugt waren – vermutlich, weil auch sie den Mehrwert des Vorhabens erkannten und ihm entsprechend Priorität einräumten.

BärGPT ist jedoch auch ein niedrigschwelliges Angebot für die Berliner Verwaltung. Der einfache Zugang trug maßgeblich dazu bei, dass die Zahl der Nutzerinnen und Nutzer schnell wuchs und das Feedback von Beginn an überwiegend positiv ausfiel.

Seither wurden mehrere große Updates gemacht, um sich dem Nutzerfeedback anzupassen. „Das ist bis heute so. Das Produkt wird stets weiterentwickelt; da ist auch noch einiges in der Pipeline.“

Innovation braucht Ausdauer Aktuell arbeitet die Berliner Verwaltung daran, eine Websuche in die KI-Assistenz zu integrieren, sodass BärGPT künftig auch nach aktuellen Informationen im Internet suchen, recherchieren und diese für belastbare, aktuelle Auskünfte nutzen kann. „Die Anerkennung der Europäischen Kommission ist für unsere Innovationsteams auch deshalb wichtig, weil wir mit vielen Widerständen zu kämpfen haben.“ Denn ob neue Software, neue Prozesse oder einst das Telefon: Die ersten, die eine Veränderung kritisch hinterfragen, sind selten weit entfernt. „Es gibt immer Leute, die sagen, das sei alles Quatsch, wir seien auf dem völlig falschen Weg und KI führe uns in den Untergang“, stellt Seibel fest. Insbesondere bei einer hohen Nutzerzahl sei mit verstärkter Skepsis und größeren Vorbehalten zu rechnen. „Aber es werden weniger“, betont er. Unter diesen schwierigen Bedingungen ist es für die Berliner Verwaltung umso motivierender, ihre Arbeit fortzusetzen. Unabhängig vom Ausgang der Preisverleihung zeigt das Projekt bereits, was möglich ist, wenn Verwaltung neue Wege geht. Ob es dafür auch die Anerkennung der Jury gibt, entscheidet sich im September. se Weitere Informationen Die komplette Nominiertenliste des European Public Sector Award (EPSA) 2025/26 finden Sie unter:

[ eipa.eu/epsa-2025-26 ]

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Technik & Dienstleistung

IT-Ökosystem der Sozialen Sicherung

Sozialstaatsreform: Warum Umsetzung zur eigentlichen Reformfrage wird

Die Kommission zur Sozialstaatsreform veröffentlichte Anfang des Jahres ihren Abschlussbericht und übergab ihn an Bundessozialministerin Bärbel Bas. Herausforderungen: Sie bilden bereits seit vielen Jahren unterschiedliche Rechtskreise ab, müssen komplexe Anspruchslogiken verarbeiten und gleichzeitig benutzerfreundlich und effizient sein wie auch den unterschiedlichen Betriebsbedingungen (SaaS, On-Premises) tagtäglich gerecht werden.

Fachverfahren übernahmen und übernehmen dabei eine zentrale Rolle. Ihre Qualität entscheidet nicht erst seit heute maßgeblich darüber, ob Integration gelingt und Komplexität reduziert wird.

Damit verbunden sind neue Erwartungen an die Umgestaltung bzw.

Transformation solcher Systeme.

Es reicht nicht aus, bestehende Prozesse 1:1 digital nachzubilden. Gefordert sind moderne Lösungen, die Prozesse in den Verwaltungen aktiv strukturieren, Daten konsistent verfügbar machen und Entscheidungslogiken transparent unterstützen. Gleichzeitig müssen sie

anschlussfähig sein – sowohl an übergeordnete Infrastrukturkomponenten als auch an bestehende unmittelbar umgebende Landschaften.

Dabei wird auch deutlich, dass Standardisierung und Flexibilität kein Widerspruch sein dürfen. Einheitliche Datenmodelle, wiederverwendbare Komponenten und etablierte Schnittstellen sind Voraussetzungen für Skalierbarkeit und Effizienz. Zugleich müssen die Systeme ausreichend Spielraum bieten, um unterschiedliche organisatorische Rahmenbedingungen und landesspezifische Ausprägungen berücksichtigen zu können. Diese Balance ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzbarkeit von Reformen.

Nicht zuletzt rücken nun damit die Fragen der Anschlussfähigkeit und Integration stärker in den Fokus.

Sozialrecht soll digitaltauglich gemacht, die Komplexität der Leis-

tungsgewährung deutlich reduziert, und Verwaltungsprozesse sollen systematisch verbessert werden.

Interne Verfahrensoptimierung und die Nutzung neuer digitaler Möglichkeiten müssen dabei Hand in Hand gehen.

Dabei kommt der kommunalen Ebene eine Schlüsselrolle zu. Staatsmodernisierung wird vor Ort konkret. Hier zeigt sich, ob Prozesse tragfähig sind, ob Mitarbeitende entlastet werden und ob Bürgerinnen und Bürger wie vor allem auch die Wirtschaft tatsächlich von Vereinfachungen profitieren. Kommunen dürfen dabei nicht auf eine ausführende Rolle reduziert werden, sondern müssen Mitgestalter sein, denn ihre Erfahrungen sind zentral für die Entwicklung funktionierender Lösungen.

Für die zuständigen Gremien bedeutet das, die Umsetzung bereits von Beginn mitzudenken, die maßgeblichen Akteure für die

Modernisierung des Sozialstaates frühzeitig einzubeziehen und entsprechend dafür zu sorgen, dass wirksame Netzwerke für die Umsetzung entstehen.

Tragfähige Lösungen bestehen bereits – die Vergangenheit hat gezeigt, dass im Schulterschluss zwischen Aufgabenträgern, den ausführenden Kommunen wie auch deren Dienstleistern eine solche Reform gelingen kann. Ohne negative Auswirkungen für die Handlungsbeteiligten während der Transformationsphase. Statt isolierter Einzelmaßnahmen braucht es ein gemeinsames Zielbild, eine Vereinbarung aller maßgeblichen, für die erfolgreiche Umsetzung relevanten Akteure.

Die zentrale Chance liegt nicht allein in politischen Entscheidungen, sondern in der konsequenten Weiterentwicklung tragfähiger Umsetzungsstrukturen. Ziel ist es, bestehende IT-Systeme schrittweise zu einem gemeinsamen IT-Ökosystem der Sozialen Sicherung zu verbinden und so die Grundlage für einen einfacheren, digitaleren und leistungsfähigen Sozialstaat zu schaffen.

Ein moderner Sozialstaat entsteht dort, wo strategische Zielbilder, digitale Infrastruktur und administrative Praxis eng verzahnt sind und gemeinsam weiterentwickelt werden.

Der Autor Frank Jüttner, Produktmanager SGB II bei der PROSOZ Herten GmbH

Bild: © hkama – stock.adobe.com

Die Diskussion um die Weiterentwicklung des Sozialstaats ist in Deutschland traditionell stark von inhaltlichen und finanziellen Fragen geprägt. Mit den aktuellen Impulsen zur Staatsmodernisierung und den Vorschlägen der Kommission zur Sozialstaatsreform rückt jedoch ein anderer Aspekt zunehmend in den Vordergrund: die Umsetzbarkeit. Denn die formulierten Ziele – weniger Komplexität, ein gemeinsames Leistungsrecht mit stärker pauschalierten Leistungen und durchgängig digitale Prozesse – sind weniger eine Frage des „Ob“ als des „Wie“.

Genau hier entscheidet sich, ob Reformen wie adressiert auch die gewünschte nachhaltige Wirkung entfalten und die Reformziele in der angestrebten Zeit erreicht werden.

Reform ist nicht gleich Wirkung: Recht und Gesetz setzen den Rahmen, doch erst funktionierende Prozesse auf kommunaler Ebene sorgen dafür, dass alle Akteure wirksam zusammenarbeiten können.

Die Erfahrungen der vergangenen Jahre im Kontext von OZG-Umsetzungen, Portalsystemen und Registermodernisierung unterstreichen, dass fehlende Durchgängigkeit, Medienbrüche, schlecht oder nicht aufeinander abgestimmte IT-Komponenten und unklare Zuständigkeiten bzw. auch Verantwortlichkeiten die Wirkung selbst gut angelegter Reformen begrenzen oder gar in Teilen negieren.

Die Vorschläge der Kommission zur Sozialstaatsreform beschreiben im Kern ein einheitliches Leistungsrecht für die Existenzsicherung, das in seinen Strukturen einfacher, besser mit anderen korrespondierenden Rechtsgrundlagen verzahnt und vollständig digitalisiert ist.

Doch dieses Zielbild trifft heute auf eine Realität, die durch komplexe Lebenslagen der Betroffenen und unterschiedliche Ausgangslagen in Ländern und Kommunen geprägt ist. Gerade in dem Spannungsfeld zwischen zentralem Gestaltungsanspruch und den örtlich notwendigen Gestaltungsspielräumen für eine passgenaue, nachhaltige, wirtschaftliche Organisation der Leistungserbringung liegt eine der größten Herausforderungen.

Gleichzeitig zeigen die Diskussionen um Plattformansätze, Standards und gemeinsame Architekturen: Vollständige Zentralisierung ist weder realistisch noch zielführend für die Organisation der Aufgabenerledigung in der Sozialen Sicherung.

Gefragt sind vielmehr IT-Lösungen, die unter Beachtung von Standards eine hochautomatisierte Erbringung der Leistungen durch eine vernetzte Systemlandschaft (= Ökosysteme) ermöglichen.

Kommunale IT-Systeme standen und stehen vor einer Vielzahl an

Bild: © BMAS

Das Sozialrecht soll digitaltauglich gemacht werden, der kommunalen Ebene kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

Im Schulterschluss zwischen Aufgabenträgern, ausführenden Kommunen und deren Dienstleistern kann die Sozialstaatsreform gelingen.

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Healthcare

GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz

Eine Reform bisher noch unbekannten Ausmaßes Gesetzliche Krankenversicherungen sollen 2027 Einsparungen in zweistelliger Milliardenhöhe realisieren. Das Stabilisierungsgesetz verteilt die Last auf Bund, Leistungserbringer, Pharmaindustrie und Versicherte, die im Krankheitsfall mehr zur Kasse gebeten werden.

Mit einem Konvolut an Reformen will die Koalition die Finanzlücken der GKVen nachhaltig schließen und gleichzeitig die Versicherungsbeiträge stabil halten.

Bild: Gemini / KI-generiert

Der Bundestag hat am 10. Juli 2026 das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz mit den Stimmen von CDU/CSU und SPD beschlossen.

Die Grünen, die Linke und die AfD lehnten es ab. Der Abstimmung waren laute Proteste von Oppositionsfraktionen, Berufsverbänden, Gewerkschaften, Krankenhäusern, Krankenkassen sowie weiteren Organisationen des Gesundheitswesens vorausgegangen.

Nach Berechnungen der Bundesregierung droht 2027 eine Finanzierungslücke von 15,3 Milliarden Euro. Bis 2030 könnte diese Lücke auf rund 40 Milliarden Euro wachsen. Das vereinbarte Maßnahmenpaket soll 2027 ein Volumen von knapp 19 Milliarden Euro erreichen und den durchschnittlichen Zusatzbeitrag der Versicherten stabilisieren. Kliniken, Pharmaindustrie und psychotherapeutische Versorgung müssen erhebliche Beiträge leisten.

Nach dem Kabinettsbeschluss hatte der Bundestag das Maßnahmenpaket im parlamentarischen Verfahren erweitert. Hintergrund ist nach Angaben des Bundesgesundheitsministeriums eine inzwischen gestiegene Finanzierungslücke in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV).

Die Bundesgesundheitsministerin Nina Warken sieht darin einen entscheidenden Schritt zur Stabilisierung der Kassenfinanzen. Nach Jahren steigender Beiträge habe die Bundesregierung „die Grundlage für stabile Finanzen in der gesetzlichen Krankenversicherung geschaffen“. Das Gesetz verlange allen Beteiligten etwas ab, begrenze aber nicht die Versorgungsausgaben insgesamt. Vielmehr sollen deren künftige Steigerungen stärker an die Entwicklung der Einnahmen gekoppelt werden.

Der Bund erhöht in diesem Zusammenhang seinen Beitrag zur Gesundheitsversorgung von Grundsicherungsempfängern. Für 2027 sind eine Milliarde Euro vorgesehen, danach soll die Summe jedes Jahr iterativ steigen. Ab 2031 soll der jährliche Finanzierungsbeitrag schließlich ein Niveau von 2,75 Milliarden Euro erreichen. Zugleich wird die zunächst geplante Absenkung des Bundeszuschusses geringer ausfallen. Für 2027 sinkt sie von zwei Milliarden auf 1,35 Milliarden Euro, ab 2028 auf 1,55 Milliarden Euro.

Für Krankenhäuser gilt von 2027 bis 2029 eine Obergrenze für den Kostenanstieg. Maßgeblich wird die Grundlohnrate abzüglich eines Prozentpunkts herangezogen. Ab 2030 soll – je nachdem, welcher Wert

dann niedriger ausfällt – entweder der Orientierungswert oder die Grundlohnrate gelten.

Neue Personalregeln für Krankenhäuser Das Gesetz verzichtet weiterhin auf eine verpflichtende Anwendung der bisherigen Personalbemessungsinstrumente für Pflegekräfte sowie den ärztlichen Bereich. Stattdessen verpflichtet eine Generalnorm die Krankenhäuser, in allen Bereichen ausreichend Personal für eine qualitativ angemessene Versorgung vorzuhalten. Die Pflegepersonaluntergrenzen bleiben indes bestehen. Die Finanzierung pflegeentlastender Maßnahmen über das Pflegebudget wird entgegen früherer Planungen nicht vollständig gestrichen. Allerdings erhalten Krankenhäuser 2027 und 2028 geringere Mittel als bislang angenommen. Zudem soll der Gemeinsame Bundesausschuss ab 2028 jährlich zwei planbare, mengenanfällige Eingriffe für ein obligatorisches Zweitmeinungsverfahren bestimmen. Als mögliche Eingriffe nennt das Ministerium etwa den Hüftgelenkersatz oder Operationen an der Wirbelsäule.

Auch die Pharmaindustrie beteiligt sich an der Ausgabendämpfung.

Der statische Herstellerabschlag steigt auf 15,5 Prozent. Für patentierte Impfstoffe erhöht sich der zusätzliche Abschlag auf neun Prozent. Zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2030 soll für diese Impfstoffe außerdem ein Preismoratorium gelten.

In der psychotherapeutischen Versorgung fließt ein großer Teil der bislang extrabudgetären Vergütung zurück in die morbiditätsbedingte Gesamtvergütung. Bereits begonnene Behandlungen sollen jedoch bis zu ihrem Abschluss ohne Abzug vergütet werden.

Zudem entfällt die Angemessenheitsprüfung für psychotherapeutische Leistungen nach Paragraf 87 Absatz 2c Satz 8 SGB V. Sie sollte gewährleisten, dass zeitgebundene psychotherapeutische Leistungen je Behandlungsstunde angemessen vergütet werden.

Die Bundespsychotherapeutenkammer, die Deutsche Psychotherapeuten-Vereinigung und das Deutsche Psychotherapeuten Netzwerk (DPNW) kritisieren besagte Streichung mit Nachdruck. Sie verweisen darauf, dass Psychotherapeuten ihre Leistungsmenge wegen der festen Behandlungsdauer nicht beliebig erhöhen könnten.

Der DPNW-Vorsitzende Dieter Adler warnt vor einer Verlagerung hin zu Privatversicherten und Selbstzahlern: „Wenn die Vergütung für gesetzlich Versicherte nicht mehr sicher ist, werden viele Praxen gezwungen sein, ihren Anteil an Privatpatienten zu erhöhen.“ Nach Angaben des Verbands könnten auch angestellte Psychotherapeuten und die Finanzierung von Weiterbildungsstellen betroffen sein.

Diese Folgen sind bislang jedoch Prognosen der Berufsvertretung.

Sparen um jeden Preis Versicherte müssen sich ebenfalls auf höhere Belastungen einstellen.

Die Zuzahlungsbeträge für Medikamente sowie die generellen Zuzahlungsgrenzen steigen einmalig um 50 Prozent. Eine ursprünglich erwogene anschließende Dynamisierung entfällt ersatzlos.

Ob das Reformpaket den gewünschten Effekt erzielen sowie die Zusatzbeiträge der Versicherten dauerhaft stabilisieren kann, hängt wohl auch von der tatsächlichen Entwicklung der GKV-Einnahmen und den gegenübergestellten Leistungsausgaben ab. Da die Einsparungen mehrere Versorgungsbereiche gleichzeitig treffen, wird man sich in den kommenden Monaten auf weitere Debatten über Personalschlüssel, Vergütungsmodelle und die allgemeine Versorgungsqualität einstellen dürfen. Einzelne Verbände sowie betroffene Berufsgruppen haben derweil angekündigt, signifikante politische und rechtliche Schritte gegen einzelne Regelungen zu prüfen. Für den Zeitraum nach der Sommerpause hat das BMG eine weitere Reformrunde in Aussicht gestellt, bei der unter anderem die Psychotherapie neu behandelt werden soll. jk

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eGovernment | 08/2026

Vergaberecht

Beschaffungspraxis in der öffentlichen Verwaltung

Nachprüfungsverfahren der VgV. Somit kann eine „verdeckte Vergabe“ im Binnenverhältnis der Verbandsstrukturen entstehen.

Bei Ausschreibungen greift der Staat gerne auf Verbände zurück

Notwehr einer chronisch überlasteten Verwaltung?

Dass Ministerien, Behörden und Beschaffungsämter diesen riskanten Pfad wählen, entspringt selten einem bösen Willen oder gezielter Klientelpolitik. Vielmehr ist es Ausdruck schierer administrativer Notwehr.

Das reguläre Vergaberecht gilt unter Verwaltungsbeamten als bürokratisches Monster. Ein sauberes, rechtssicheres Verfahren nach der Vergabeverordnung VgV für ein komplexes IT-Projekt oder ein sicherheitskritisches Infrastrukturvorhaben dauert in Deutschland im Durchschnitt über ein halbes Jahr.

Jeder formale Fehler in der Leistungsbeschreibung – die bei innovativen Technologieprojekten oft kaum wasserdicht zu formulieren ist – öffnet unterlegenen Konkurrenten Tür und Tor für juristische Attacken. Kommt es zu einer Rüge und landet der Fall vor der Vergabekammer, ruht das Projekt. Dabei liegen Verzögerungen von sechs bis zwölf Monaten durchaus im Bereich des Möglichen.

Hinzu kommt massiver Personalmangel. Es fehlt in beinahe jeder Verwaltung – von der Kommune bis zum Bundesministerium – an juristischem und technischem Fachpersonal, das in der Lage ist, hochkomplexe Markterkundungen und Ausschreibungen durchzuführen. Der politische Druck spielt der gesamten Systematik auch nicht unbedingt in die Karten.

Das Onlinezugangsgesetz, die Registermodernisierung oder sicherheitspolitische „Zeitenwenden“ fordern rasante Umsetzungsgeschwindigkeiten. Einen Tod muss man schließlich sterben.

In dieser Zwickmühle wirkt die Übertragung des Budgets und der Projektverantwortung an einen Verband oder ein fachspezifisches Konsortium wie ein Befreiungsschlag.

Die Behörde verlagert das Umsetzungs- und Vergaberisiko schlichtweg nach außen. Sie „erkauft“ sich durch die Verbands-Konstruktion Geschwindigkeit und Rechtsfrieden. Denn wo es keine formelle Ausschreibung gibt, gibt es in der Regel auch keine klageberechtigten unterlegenen Bieter.

Kurz vor der Sommerpause 2026 gibt der Haushaltsausschuss des Bundestages eine halbe Milliarde Euro für ein Laser-Waffensystem frei – ohne offene Ausschreibung und trotz preiswerterer Alternativen. Der Fall sorgt politisch für Stirnrunzeln, ist strukturell jedoch kein Einzelfall. In der öffentlichen Verwaltung sind Inhouse-Vergaben und Rahmenverträge ständiger Begleiter von Vergabeverfahren. Auch das Auslagern von Vergaben an Verbände und Konsortien zählt zum Repertoire.

Eigentlich schien die Sache erledigt. Der Haushaltsausschuss des Bundestags hatte Anfang 2026 noch vehement auf die Bremse getreten, als es um die geplante Anschaffung eines neuen Laserkanonen-Systems zur Drohnenabwehr für die Bundeswehr ging. Zu teuer, zu viele ungelöste technische Fragen und vor allem kein offener Wettbewerb, lautete das harte Urteil der Parlamentarier.

Doch im Juli, unmittelbar vor der parlamentarischen Sommerpause, ist aus dem anfänglichen Abwarten eine Entscheidung erwachsen.

Knapp eine halbe Milliarde Euro darf das Verteidigungsministerium nun ausgeben, um die Waffe zu bestellen. Den Zuschlag erhält ein in diesem Jahr eigens für diesen Zweck gegründetes Konsortium, bestehend aus dem Düsseldorfer Rüstungskonzern Rheinmetall und dem bayerischen Ableger des Unternehmens MBDA. Dass das Waffensystem noch gar nicht fertig entwickelt ist und eine internationale, offene Ausschreibung, in der sich verschiedene Anbieter hätten messen können, schlichtweg nicht stattfand – geschenkt.

Der Verzicht auf ein formales Vergabeverfahren ist deswegen interessant, da der Markt durchaus Alternativen hergegeben hätte. Jedoch wurden preiswertere und bereits funktionstüchtige Optio-

nen wie die des australischen Rüstungskonzerns EOS entweder frühzeitig verworfen oder gar nicht erst berücksichtigt. Der Kostenpunkt der EOS-Lösung würde laut Insidern bei rund 38 Millionen Euro – und damit bei weniger als einem Zehntel des Preises der deutschen Eigenentwicklung liegen. Zudem gilt das australische System als handlicher und lässt sich auch bei Landoperationen, etwa zum Schutz kritischer Infrastruktur, einsetzen.

Dass der Auftrag dennoch direkt an das „deutsch-bayerische“ Konsortium geht, wird juristisch durch weitreichende Ausnahmeregelungen im europäischen Vergaberecht legitimiert. Dieses erlaubt Direktvergaben, wenn „wesentliche Sicherheitsinteressen“ des Staates betroffen sind oder eine „besondere Dringlichkeit“ vorliegt. Das sind per se dehnbare Begriffe, die im Verteidigungssektor regelmäßig als eine Art Freifahrtschein für die heimische Industrie verstanden werden. Wer allerdings denkt, dass es sich hierbei um Ausnahmen bei Rüstungsausgaben handelt, irrt.

Auch im „zivilen“ Alltag von Bund, Ländern und Kommunen, hat sich eine Praxis etabliert, die das europäische Vergaberecht systematisch an seine Grenzen führt.

Ob es um die Digitalisierung der Verwaltung, die Schaffung föderaler IT-Infrastrukturen, die Registermodernisierung oder um Ge-

sundheitsdatenplattformen geht: Anstatt Leistungen klassisch und transparent auszuschreiben, suchen Behörden vielfach nach legalen Abkürzungen.

Der populärste Weg führt dabei nicht direkt zum ausführenden ITDienstleister oder Industrieunternehmen, sondern über einen Zwischenschritt; die Vergabe an Verbände, eigens dafür gegründete Zweckverbände, kommunale Spitzenorganisationen sowie halbstaatliche Trägervereine.

Die Mechanik funktioniert in der Regel zweistufig. Zunächst überträgt die öffentliche Hand – etwa ein Ministerium – einem Verband oder Konsortium ein millionenschweres Budget mitsamt der dazugehörigen Projektverantwortung. Diese intermediäre Organisation übernimmt fortan die operative Steuerung des gesamten Projekts. Im zweiten Schritt verteilt sie die Gelder, Unteraufträge und Entwicklungsbudgets intern weiter – oft an eigene Mitglieder, angeschlossene Unternehmen oder historisch gewachsene Partnernetzwerke.

Das Ergebnis dieses „Closed Shop“Prinzips ist, dass der eigentliche Wettbewerb, der mittelständischen Unternehmen den Zugang zu staatlichen Aufträgen sichern und dem Steuerzahler das wirtschaftlichste Angebot garantieren soll, faktisch neutralisiert wird.

Das europäische Vergaberecht – in Deutschland vor allem geregelt in Teil vier des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), sowie der Vergabeverordnung (VgV) – schreibt beim Überschreiten bestimmter Schwellenwerte europaweite, transparente Wettbewerbe vor. Um diesen auszuweichen, nutzt die Verwaltung primär drei juristische Werkzeuge.

Das Inhouse-Privileg (§ 108 Abs. 1 GWB): Aufträge an rechtlich selbstständige Organisationen sind vergabefrei, wenn die Behörde über diese Organisation eine Kontrolle ausübt „wie über ihre eigene Dienststelle“ und die Organisation zu mehr als 80 Prozent für den Auftraggeber tätig wird.

Die interkommunale Kooperation (§ 108 Abs. 6 GWB): Verträge zwischen zwei oder mehr öffentlichen Auftraggebern sind vergabefrei, wenn sie eine Zusammenarbeit begründen, die der Erreichung gemeinsamer Ziele im öffentlichen Interesse dient.

Das Zuwendungsrecht: Verleiht der Staat finanzielle Mittel nicht als Gegenleistung für eine direkte Lieferung, sondern als „Förderung“ eines im öffentlichen Interesse liegenden Zwecks, greift das Vergaberecht des Bundes nicht unmittelbar. Der geförderte Verband muss sich zwar an Sparsamkeitsregeln halten, unterliegt aber nicht den strengen Rüge- und

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Kollateralschaden Mittelstand

DAS schwarze Brett für Ausschreibungen im Public Sektor gibt es so per se nicht. Insbesondere kleinere Marktteilnehmer erfahren schwierige Einstiegshürden, wenn sie an Ausschreibungen teilnehmen möchten.

Was aus Sicht der Verwaltung maximale Effizienz und Risikominimierung bedeutet, ist volkswirtschaftlich und industriepolitisch streitbar. In der Vergangenheit etwa wurden Rahmenverträge mit Hyperscalern wie etwa Microsoft geschlossen, welche ein um das andere Mal – ohne erneute Prüfung hinsichtlich valider Alternativen – verlängert worden sind.

Der Leidtragende dieser Praxis ist der oft zitierte deutsche Mittelstand. Insbesondere innovative GovTech-Start-ups, agile SoftwareSchmieden oder hochspezialisierte mittelständische Unternehmen haben vielfach das Nachsehen. Sie

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Vergaberecht

verfügen zumeist weder über die personellen Ressourcen für jahrelangen politischen Lobbyismus noch über die nötigen Netzwerke, um in die inneren Zirkel der beauftragten Konsortien und Dachverbände vorzudringen.

Wenn Aufträge in geschlossenen Runden verteilt werden, bleiben disruptive Ideen sowie kostengünstigere Ansätze außen vor. Das europäische Vergaberecht, welches einst geschaffen wurde, um Diskriminierung zu verhindern, den Binnenmarkt zu öffnen und Innovationen zu fördern, läuft so ins Leere.

Kontrollinstanzen schlagen Alarm Dass dieses System auf Dauer nicht nachhaltig sein könnte, vermuten zunehmend auch die institutionellen Wächter des Staatssäckels. Der Bundesrechnungshof sowie die Rechnungshöfe der Bundesländer kritisieren in ihren Jahresberichten regelmäßig die ausufernde Praxis der Direktvergaben und unsauberer Inhouse-Geschäfte.

Immer öfter bemängeln die Rechnungsprüfer darüber hinaus, dass Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen – wenn sie denn stattfinden – nur pro forma durchgeführt werden, um eine bereits getroffene politische Entscheidung im Nachhinein zu legitimieren. Die Dokumentation von Vergabeentscheidungen im Bereich der Ausnahmetatbestände sei zudem häufig mangelhaft.

Auch die Vergabesenate der Oberlandesgerichte – allen voran das OLG Düsseldorf, das als eine der wichtigsten Instanzen im deutschen Vergaberecht gilt – blicken mittlerweile deutlich kritischer auf die Konstruktionen der öffentlichen Hand. Versucht eine Behörde, einen klaren Beschaffungsvorgang künstlich als „Zuwendung“ zu maskieren, droht vor Gericht die Enttarnung als „Schein-Zuwendung“.

Fliegt eine derartige Konstruktion auf, sind die Folgen für alle Beteiligten nuklear. Die geschlossenen Verträge sind dann als nichtig zu betrachten und bereits gezahlte Gelder müssen als „europarechtlich illegale Beihilfen“ zurückgezahlt werden. Inklusive Zinsen.

Nicht zuletzt aus diesen Gründen sollte der Gesetzgeber tätig werden.

Solange das Vergaberecht nicht signifikant entschlackt und digitalisiert wird, zwingt das System die Verwaltungen förmlich in die rechtliche Grauzone.

Sollten jedoch der Europäische Gerichtshof oder der Bundesgerichtshof die Grenzen für Inhouse-Vergaben und Zuwendungen in den kommenden Jahren von sich aus enger ziehen, droht zahlreichen laufenden Großprojekten der öffentlichen Verwaltung das Aus.

Ober- und Unterschwellenbereich Wer diese Strategien der öffentlichen Hand im Detail verstehen will, muss zunächst die Architektur des Systems begreifen, das umgangen wird. Das deutsche Vergaberecht ist nämlich weit davon entfernt, ein einheitliches Gesetzesbuch zu sein.

Vielmehr handelt es sich dabei um ein vielschichtiges Kaskaden-

system aus europäischen Richtlinien, Bundesgesetzen und Verordnungen. Im Zentrum der Gesetzgebung steht ein simpler und doch rechtlich bindender Geldbetrag: der EU-Schwellenwert.

Ob ein öffentlicher Auftrag europaweit ausgeschrieben werden muss, hängt maßgeblich von seinem geschätzten Nettoauftragswert ab.

Die EU legt diese Schwellenwerte alle zwei Jahre neu fest. Für den Zeitraum 2026 und 2027 gelten klare Grenzen, oberhalb derer das strenge Kartellvergaberecht des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zum Tragen kommt.

Die aktuellen Schwellenwerte liegen bei: 140.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen oberster Bundesbehörden.

216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen der Länder und Kommunen.

5.404.000 Euro für allgemeine Bauleistungen.

432.000 Euro im Sektorenbereich (Energie, Wasser, Verkehr) sowie im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich. Überschreitet ein Auftrag diese Werte, ist eine EU-weite Bekanntmachung im europäischen Amtsblatt (TED) grundsätzlich zwingend. Es gelten die detaillierten Regeln der Vergabeverordnung (VgV) und ihrer Schwestern für Sektoren (SektVO), Konzessionen (KonzVgV) und Verteidigung (VSVgV).

Unterhalb der Schwellenwerte wird es unübersichtlicher. Hier greift kein einheitliches EU-Recht, sondern nationales Haushaltsrecht, die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und ein Flickenteppich landesrechtlicher Regelungen. Zwar gelten auch hier die Grundsätze von Wettbewerb, Transparenz und Gleichbehandlung. Der scharfe, gerichtsförmige Rechtsschutz für unterlegene Bieter jedoch fehlt weitestgehend. Einem übergangenen Unternehmen bleibt im Unterschwellenbereich meist nur der zivilrechtliche Weg – mit deutlich geringeren Erfolgsaussichten. Diese Zweiteilung könnte eine Erklärung liefern, warum die Höhe des geschätzten Auftragswerts in der Praxis eine vielbeachtete Stellschraube ist: Wer knapp unter der Schwelle bleibt, entgeht dem strengen Reglement.

Die vier Verfahrensarten Oberhalb der Schwelle stehen den Behörden verschiedene Verfahrensarten zur Verfügung, die sich hauptsächlich im Grad des Wettbewerbs unterscheiden.

Der Regelfall ist das offene Verfahren. Eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Es gilt als transparenteste, aber auch starrste Variante. Beim nicht offenen Verfahren schaltet die Behörde zunächst einen Teilnahmewettbewerb vor und lädt dann nur ausgewählte Bewerber zur Angebotsabgabe ein.

Flexibler, aber rechtlich anspruchsvoller sind das Verhandlungsverfahren und der wettbewerbliche Dialog. Sie erlauben Gespräche mit den Bietern und kommen vor allem bei komplexen, innovativen Projek-

ten zum Einsatz – etwa bei IT-Großvorhaben, deren Lösung sich nicht vorab exakt beschreiben lässt.

Genau hier beginnt jedoch die Grauzone. Je mehr Verhandlungsspielraum, desto größer die theoretische Anfälligkeit für intransparente Entscheidungen. Das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb – faktisch eine Direktvergabe – ist dabei an besonders enge Voraussetzungen geknüpft.

Es kommt nur dann in Betracht, wenn etwa aus technischen Gründen nur ein einziges Unternehmen infrage kommt oder eine extreme, unvorhersehbare Dringlichkeit vorliegt.

Rahmenverträge als Standard-Weg Für die Entscheiderinnen und Entscheider der Verwaltungsdigitalisierung haben sich in den vergangenen Jahren Rahmenverträge mit Branchengrößen wie etwa Microsoft als probates Mittel bewährt, Lösungen schnell „in die Fläche“ zu bekommen. Doch auch Rahmenverträge bieten den ein oder anderen Fallstrick. Spätestens seit der Entscheidung des EuGH im Juni 2021 (Simonsen & Weel) sollten in diesen Verträgen sowohl Schätz-, als auch Höchstmengen der Abnahme angegeben sein. Sollten diese Volumina erreicht werden, verliert der Rahmenvertrag seine Gültigkeit. Unabhängig davon, wie lange die Restlaufzeit beträgt. Wird im Nachgang dennoch ein Auftrag – gemäß den rahmenvertraglichen Bedingungen – abgerufen, ist dieser anfechtbar. Ein weiterer Punkt, der vom Bundesrechnungshof ein um das andere Mal angemahnt wird, ist die Tatsache, dass Rahmenverträge eigentlich nur eine Maximallaufzeit von vier Jahren haben dürfen. Dies ist in § 21 Abs. 6 VgV unmissverständlich definiert. Es sei denn, es liegt ein begründeter Sonderfall vor. Damit sollen unter anderem Dauerbeschaffungen vermieden werden. Strukturell anders gelagert ist hingegen die Nachnutzung von EfA-Leistungen aus der OZG-Umsetzung. Hier entwickelt ein Land einen Onlinedienst beziehungsweise ein Fachverfahren, andere Länder und Kommunen übernehmen, eigenständige Ausschreibungen finden nicht immer statt.

Der entgeltliche Leistungsaustausch zwischen Verwaltungsträgern unterliegt nach § 103 GWB trotz alledem dem Vergaberecht. Über den „Marktplatz für EfA-Leistungen“, in welchen der frühere FITStore der FITKO inzwischen überführt wurde, können die EfA-Leistungen von Berechtigten bezogen werden. Da Kommunen per definitionem keine FITKO-Träger sein können und deshalb über keinen direkten Inhouse-Kanal verfügen, müssen sie einen Umweg einschlagen. Dieser führt in der Regel über eine sogenannte „Bündelnde Organisation“. Darunter fallen beispielsweise landeseigene IT-Dienstleister wie die hessische ekom21 oder die Komm.ONE aus Baden-Württemberg. Neben der klassischen Inhouse-Vergabe kennt § 108 GWB nämlich auch die horizontale Kooperation zwischen öffentlichen Stellen. Demnach sind auch Verträ-

ge zwischen zwei oder mehr Auftraggebern vergabefrei, wenn sie eine echte Zusammenarbeit zur Erreichung gemeinsamer Ziele begründen und dabei nur begrenzt am freien Markt tätig werden. Auch dieses Vehikel wird in der Praxis genutzt, um Leistungen zwischen Behörden und deren Tochtergesellschaften auszutauschen, ohne den Markt zu öffnen. Bei der EfANachnutzung wird in diesem Kontext kritisiert, dass oft ein bloßes Nutzungsverhältnis besteht und die vom Europäischen Gerichtshof geforderte echte öffentlich-öffentliche Zusammenarbeit in den Hintergrund rückt.

Der EuGH hat die Anforderungen zuletzt sogar verschärft. Vor diesem Hintergrund hat beispielsweise Rheinland-Pfalz eine Bereichsausnahme vom landeseigenen Haushaltsvergaberecht geschaffen, die sich unterhalb der EU-Schwellenwerte befindet und auf die reine Nachnutzung, Betrieb und Anbindung von Leistungen begrenzt ist.

Komplette Neuentwicklungen sind jedoch auch in RLP ausschreibungspflichtig.

Schreckgespenster Rüge und Nachprüfung Was macht das Vergaberecht nun so schwer einschätzbar für die ausschreibenden Organe? Die Antwort liegt im strengen Primärrechtsschutz, den das GWB unterlegenen Bietern oberhalb der Schwellenwerte gewährt. Er ist in den §§ 155 ff.

GWB geregelt und läuft in zwei Stufen ab.

Am Anfang steht die Rügeobliegenheit nach § 160 GWB. Ein Bieter, der einen Vergaberechtsverstoß bemerkt, muss diesen unverzüglich – spätestens binnen zehn Kalendertagen – gegenüber der Behörde rügen. Verstöße, die bereits aus den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen sogar vor Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Versäumt der Bieter diese Frist, ist sein späterer Nachprüfungsantrag unzulässig. Sollte die ausschreibende Behörde die Rüge nicht anerkennen, kann der Bieter einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Mit der Zustellung dieses Antrags tritt ein gesetzliches Zuschlagsverbot ein. Die Behörde darf den Auftrag nicht mehr erteilen, bis die Vergabekammer entschieden hat. Und das kann für alle Beteiligten teuer werden.

Die Vergabekammer prüft den Fall, holt Stellungnahmen der Beteiligten ein und führt in der Regel eine mündliche Verhandlung durch. Sie kann die Behörde zur Behebung des Fehlers verpflichten, die Vergabeentscheidung aufheben oder den Antrag zurückweisen.

Doch selbst nach diesem Prozess ist der Weg nicht zu Ende. Gegen die Entscheidung der Vergabekammer ist die sofortige Beschwerde beim zuständigen Oberlandesgericht möglich. Diese Beschwerde hat wiederum aufschiebende Wirkung; der Zuschlag bleibt weiterhin gesperrt. Als eine der wichtigsten Instanzen gilt der Vergabesenat des OLG Düsseldorf, dessen Entscheidungen bundesweit Beachtung finden. In der Praxis bedeutet das, dass ein einziger unterlegener

Bieter ein Millionenprojekt über Monate blockieren kann. Diese beiden Schreckgespenster – Rüge und Nachprüfung – treiben viele Behörden in die Arme der ausschreibungsfreien Konstruktionen. Denn wie schon zuvor erwähnt; wo es keine Ausschreibung gibt, gibt es keine unterlegenen Bieter und damit auch keine Rüge, keinen Nachprüfungsantrag und kein Zuschlagsverbot. Sollte der Zuschlag erst einmal wirksam erteilt worden sein, bleibt einem übergangenen Unternehmen ohnehin nur noch der Weg über Schadensersatz vor den Zivilgerichten. Das Projekt selbst lässt sich dann nicht mehr stoppen.

Vergabebeschleunigungsgesetz seit Juli 2026 Das Vergabebeschleunigungsgesetz, welches der Bundestag im April 2026 beschloss und das zum 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist, soll das Verfahren „einfacher, flexibler, schneller und digitaler“ machen.

Zu den zentralen Neuerungen zählen unter anderem: Die dauerhafte Anhebung der Wertgrenze für Direktaufträge des Bundes auf 50.000 Euro netto.

Leistungen bis zu diesem Betrag können ohne förmliches Verfahren beschafft werden.

Eine signifikante Reduzierung von Nachweis- und Dokumentationspflichten.

Eine stärkere Digitalisierung der Verfahren. Änderungen beim Rechtsschutz, die die Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern beschleunigen sollen.

Auch die Regeln für die InhouseVergabe und öffentlich-öffentliche Kooperationen wurden im Zuge der Reform präzisiert. Das Gesetz gilt für alle europaweiten Vergabeverfahren, die ab dem Stichtag begonnen wurden.

Nebenwirkungen der Reform Ob das grundlegende Problem der gelegentlich undurchsichtigen Vergabestrategien dadurch gelöst wird, ist unter Experten umstritten. Die höheren Wertgrenzen für Direktaufträge und die reduzierten Dokumentationspflichten senken zwar den Aufwand für die Verwaltung – sie schwächen aber zugleich die Transparenz.Kritiker warnen, dass eine Anhebung der Direktauftragsgrenze den Wettbewerb im unteren Bereich weiter einschränke.

Das Vergabebeschleunigungsgesetz ist darüber hinaus nur ein Baustein.

Parallel arbeitet das Bundeswirtschaftsministerium am weitergehenden Vergaberechtstransformationsgesetz, das bislang jedoch nur als Referentenentwurf vorliegt. Ein Abschluss dieses größeren Reformvorhabens ist noch nicht absehbar.

Wie es nun mit der Verwaltungsdigitalisierung und den notwendigen Investitionen in digitale Infrastruktur weitergeht, steht in den Sternen.

Aus Sicht der Unternehmen ist die Mitgliedschaft in einem Verband oder Konsortium der wohl leichteste Weg, an Großaufträge zu kommen. Aber das muss man erstens wollen und sich zweitens leisten können. jk

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Veranstaltungsrückblick

TALENTpro Öffentlicher Dienst 2026

Einige suchen Talente, andere Terroristen Wie rekrutiert ein Geheimdienst sein Personal? Und warum ist der Dezember der schlechteste Monat für Stellenanzeigen? Auf der TALENTpro Öffentlicher Dienst im Münchner Zenith standen Strategien zur Personalgewinnung fest auf dem Programm.

Wer im heutigen Wettbewerb um Fachkräfte bestehen will, muss seine Zielgruppe kennen – und ihr mitunter auch etwas zumuten. Dies ist eine zentrale Erkenntnis von der TALENTpro Öffentlicher Dienst, die am 17. Juni im Münchener Kulturzentrum Zenith gastierte. Eröffnet wurde die Veranstaltung durch den Münchener Oberbürgermeister Dominik Krause, im für den Öffentlichen Dienst reservierten Bereich stand kurze Zeit später eine Institution im Rampenlicht, die man ebenda nicht unbedingt erwartet – schließlich lässt sich der Bundesnachrichtendienst selten öffentlich in die Karten schauen.

Die Black Box öffnet sich Umso ungewöhnlicher wirkte der Auftritt von Martin Heinemann, Leiter Kommunikation und Pressesprecher des BND. Er zeigte, wie sein Haus seit 2024 unter dem Claim „Komm dahinter“ eine Arbeitgebermarke aufgebaut hat – mit eigenem Farbschema, neuem Logo und, das war ein Augenöffner des Vormittags, mit Kampagnenmotiven ganz ohne Fotos.

Ein fast schon legendäres Plakat sorgte dabei in der Öffentlichkeit für besondere Resonanz: „Wir suchen Terroristen, m/w/d – finde sie mit uns.“ Als dieses Motiv am Zaun der BND-Zentrale montiert wurde, filmte es zufällig Georg Heil, heute Chefredakteur des rbb, und postete es auf X – binnen 24 Stunden 250.000 Aufrufe. Wenig später kürte der frühere Jung-von-Matt-Vorstand Oliver Voss das Motiv zur „Top-Werbung“; das Reel kommt inzwischen auf rund drei Millionen

Views. Am Ende gewann der BND mit diesem Sujet Deutschlands größten Plakatwettbewerb, dotiert mit 2,5 Millionen Euro Werbefläche – was bundesweit insgesamt über 6.000 zusätzliche Plakatierungen erlaubte.

Auf die Aufmerksamkeitskampagne folgte eine zweite Stufe: digitale Recruiting-Kommunikation mit, so Heinemann, „trotz aller sicherheitlichen Herausforderungen“ authentischen Bildern echter Arbeitsplätze, ergänzt um den Podcast „Job Secret“, einen Merchandise-Shop und Auftritte auf der Gamescom.

Gewirkt hat es nach seinen Angaben unmittelbar: In den ersten vier Wochen nach Kampagnenstart erhielt der BND 4.000 Initiativbewerbungen, nach fünf Wochen knapp 5.500 – „und wer sich schon mal mit dem Arbeitgeber BND auseinandergesetzt hat, da bewirbt man sich nicht mal so einfach“, betonte er mit Blick auf die aufwendige Sicherheitsüberprüfung.

Auf die Publikumsfrage hin, ob die Kampagne auch die richtigen Bewerbenden anspreche, räumte Heinemann Grenzen ein: Der BND brauche sowohl Personen, die sich mit der Landes- und Bündnisverteidigung „ein wenig identifizieren, jedenfalls mit dem Thema nicht allzu sehr fremdeln“, als auch klassisches Verwaltungspersonal – „die Herausforderung wird genau sein, diesen Spagat, die einen wie die anderen zu erreichen, immer wieder auch auszuhalten.“ Und auf die Frage, wie er den BND-Präsidenten von alldem überzeugt habe, hatte er eine schlichte Formel parat: „Das Einzige, was zählt, ist Zielgruppe, Zielgruppe, Zielgruppe.“ Wie solche

Zielgruppen aussehen, zeigte im Anschluss Jan Kirchner, Geschäftsführer der Wollmilchsau GmbH.

weise, das haben wir nicht lösen können.“ Datengestützt ging es weiter mit Andreas Bogen, Geschäftsführer von Jobs-beim-Staat.de. Er wertete knapp 33 Millionen Jobsuchen im öffentlichen Sektor binnen zwölf Monaten aus – „praktisch jede Sekunde wird bei uns eine Jobsuche im öffentlichen Dienst durchgeführt“, nämlich alle 0,97 Sekunden.

Bernd sucht Pünktlichkeit, nicht den großen Sinn Kirchner brachte Bernd mit – eine Persona, entwickelt aus zahlreichen Interviews mit Lkw-Fahrern.

Bernd mag große Maschinen, ist hilfsbereit, will pünktlich bezahlt werden und lieber Tagestouren als Spanien-Fahrten übernehmen, weil er zwei Kinder hat. Kirchners Argumentation: Nur wer die Lebensrealität seiner Zielgruppe kennt, weiß auch, wo sie sich aufhält – an „digitalen Wasserlöchern“ wie Facebook, YouTube oder Spotify.

Wer sich aufwendige Persona-Interviews nicht leisten kann, dem empfahl Kirchner den Value Proposition Canvas, umgangssprachlich „Pains and Gains“: die Anforderungen des Jobs über die Bedürfnisse der Zielgruppe legen und die Lücken identifizieren. Als Fundgrube empfahl er ausgerechnet Reddit: „Bei Reddit gibt’s für jeden Mist ein Forum“ – in Foren wie r/Pflege lasse sich der ungefilterte Alltag der Beschäftigten nachlesen, authentischer als in jedem Interview.

Deutlich wurde Kirchner bei der Ausschreibungspraxis der öffentlichen Hand: „Es gibt in wenigen Branchen so viele schlechte Jobtitel wie im öffentlichen Dienst.“ Dass selbst gute Zielgruppenarbeit an Grenzen stößt, räumte er im Gespräch mit Moderator Raoul Fischer ein – am Beispiel eines gesuchten Neurochirurgen für eine Stelle in Rostock, bei der weder Geld noch das nahe Meer lockten: „Ehrlicher-

Der Dezember-Mythos Bogen räumte dabei mit hartnäckigen Mythen auf: Der Dezember, oft als letzter Termin vor Weihnachten favorisiert, ist laut seinen Zahlen der schlechteste Monat für Stellenanzeigen (-26 %), der Januar mit Abstand der beste (+19 %). Auch beim Wochentag irrt die Praxis: Nicht der Samstag, der Dienstag bringt die meiste Reichweite.

Ein zusätzlicher Mythos betrifft die Suchbegriffe selbst: Nur 35 Prozent der Klicks auf Jobs-beim-Staat.de stammten aus Anfragen mit direktem Bezug zum öffentlichen Dienst – der Rest kam über allgemeine Jobsuchen oder den Begriff „Quereinstieg öffentlicher Dienst“, einen der meistgesuchten Begriffe überhaupt. Auch dass Geld im öffentlichen Dienst zweitrangig sei, widerlegte Bogen: Tarif- und Gehaltsseiten zählen zu den meistgeklickten Inhalten seiner Plattform.

Geteilt werden interessante Stellenanzeigen inzwischen zu 56 Prozent über Messenger-Dienste, die E-Mail kommt nur noch auf 16 Prozent. Gesucht wird mobil: Knapp drei Viertel der Zugriffe erfolgen übers Smartphone. Wer an defekten Bewerbungslinks scheitert, verschenkt laut Bogen bares Geld. Sein Fazit blieb bei aller Datenfülle ein menschliches: „Daten sind das Mittel, nicht das Ziel […]. Menschen und Arbeitgeber zusammenführen, darum geht es am Ende.“

Bild: Raoul Fischer, TALENTpro-Magazin

Vom Aktenordner in die Cloud

Anja Tischer (v. r.), Stefan Neuss und Anita Schönweiß auf dem Podium, gemeinsam mit Diskussions- und eGovernment-Redaktionsleiter Stephan Augsten.

Wie sich Bewerbermanagement im öffentlichen Dienst rechtssicher digitalisieren lässt, zeigte Ana Fernandez-Mühl, Geschäftsführerin von beesite Recruiting. Ihr Ausgangsbefund: 75 Prozent der Behörden glauben laut einer von ihr zitierten d.velop-Studie nicht daran, dass eine umfassende Digitalisierung bis 2030 zu schaffen ist. Immerhin hätten nur 46 Prozent die E-Akte eingeführt – während bis 2030 rund 1,5 Millionen Beschäftigte in den Ruhestand gingen. Ihr Leitsatz: „Die Technologie muss dem Menschen dienen und nicht umgekehrt.“

Fernandez-Mühl zeigte, wie sich nahezu der gesamte RecruitingProzess – von der Anforderungsanalyse über automatisierte Vorprüfungen bis zu strukturierten Interviews und revisionssicheren Bewerberlisten – digital und dennoch regelkonform abbilden lässt, z. B. bei einer Landespolizeibehörde, die mit ihrem Unternehmen zusammenarbeitet. Anhand einer eigenen Studie mit der Hochschule RheinMain verwies sie zudem auf eine Stärke des öffentlichen Sektors: Bei der Barrierefreiheit von Karriereseiten erreichten öffentliche Arbeitgeber im Schnitt 79,8 Prozent, private nur 60,5 Prozent – äußerst relevant, weil mehr als 18 Millionen Menschen in Deutschland auf barrierefreie Websites angewiesen sind. Beim Thema Cloud-Sicherheit riet sie, zwischen BSI-Testaten des Typs 1 (Konzept vorhanden) und des Typs 2 (Konzept nachweislich gelebt) zu unterscheiden.

Wer bringt der Verwaltung das Digitale bei?

Am Nachmittag rückte denn auch die Aus- und Weiterbildung in den Fokus. Unter dem Titel „Benötigte Soft- und Hard-Skills in der Verwaltungsdigitalisierung“ diskutierten Anita Schönweiß, Leiterin Zentralbereich an der Bayerischen Verwaltungsschule, Stefan Neuss, Datenschutzbeauftragter und Hochschullehrer im Fachbereich AIV der HfÖD Bayern, sowie Anja Tischer, ITStrategin im IT-Referat der Landeshauptstadt München, unter der Moderation von eGovernmentRedaktionsleiter Stephan Augsten.

Ausgangspunkt war dabei eine Prognose, wonach der öffentlichen Verwaltung bis 2030 bis zu 140.000 digitale Fachkräfte fehlen könnten; eine Lücke, die sich dem Tenor der Runde folgend nicht allein mit neuen Studiengängen, sondern auch mit einer offeneren Weiterbildungskultur und mehr IT-Kompetenz in den Führungsetagen bewältigen lasse.

Damit schloss sich der Kreis zu den übrigen Vorträgen: Ob Jobbörse, Polizeibehörde oder Geheimdienst: Wer im öffentlichen Dienst Fachkräfte gewinnen will, kommt an zwei Dingen nicht vorbei – einer tiefen Kenntnis der eigenen Zielgruppe und dem Mut, auch unkonventionelle Wege zu gehen. aus Weitere Informationen Die nächste TALENTpro Public Sector ist für den 9. und 10 Juni 2027 in der MTC World of Fashion geplant.

[ voge.ly/talentpro-ps-2027 ]

eGovernment | 08/2026

Seite 15

Veranstaltungen

13. bis 15. Oktober 2026

Termine kompakt

Smart Country Convention

ITOF 2026 Sachsen veranstaltet das IT- und Organisationsforum (ITOF) im Dresdner Flughafen. Das Event zur Verwaltungsdigitalisierung und Staatsmodernisierung bietet Behörden sowie Fachleuten aus Wissenschaft und Wirtschaft Best Practices, Lösungen und Einblicke in zentrale Handlungsfelder wie KI, IT-Sicherheit und -Infrastruktur, Digitale Souveränität und Smarte Kommunen. Veranstalter ist die Sächsische Staatskanzlei.

Weniger als 90 Tage bis zur nächsten Smart Country Convention (SCCON): Die Plattform für die Digitalisierung des öffentlichen Sektors rechnet dieses Jahr wieder mit mehr als 23.000 Teilnehmenden.

Smart Country Convention 13. bis 15. Oktober 2026 Messe Berlin / Eingang: hub27 Jafféstraße 2, Tor 25 14055 Berlin

Öffnungszeiten:

1. Tag: 9 bis 22 Uhr 2. Tag: 9 bis 18.30 Uhr 3. Tag: 9 bis 16.30 Uhr

Veranstalter:

Bitkom und Messe Berlin

Eintrittspreise:

kostenfrei Tickets sind ausschließlich online erhältlich.

[ smartcountry.berlin/de ]

übernimmt 2026 erneut die Schirmherrschaft der SCCON. Bundesdigitalminister Dr. Karsten Wildberger eröffnet die Veranstaltung gemeinsam mit dem portugiesischen Minister für Staatsreform und öffentliche Verwaltung, Gonçalo Matias, um 10 Uhr auf der Plaza Stage der Messe Berlin.

Neben Wildberger nehmen zwei weitere Bundesminister teil: Bundeslandwirtschaftsminister Alois Rainer und Bundesverkehrsminister Patrick Schnieder. Auf Landesebene werden Kai Wegner, Regierender Bürgermeister von Berlin, Prof. Dr. Kristina Sinemus, Hessische Ministerin für Digitalisierung

16. bis 18. September 2026

KGSt-Forum Das Leipziger Forum ist Treffpunkt für Mitarbeiter der Stadtverwaltung, bietet Austausch zu aktuellen Herausforderungen und Impulse für die kommunale Zukunft.

An drei Tagen werden mehr als 5.000 Teilnehmende aus über 750 Kommunen auf dem Leipziger Messegelände und dem dort angesiedelten Congress Center erwartet.

Neben Fachvorträgen, Impulsen und Panels werden der Ko-PionierPreis, das Bewährt-vor-Ort-Siegel und der Innovation:Award verliehen. Zu den Neuheiten des Events zählt das „Innovation:Quartier“ mit bis zu 23 Start-ups sowie die Wissenschaftsfläche für das KGSt-Wissenschaftsnetzwerk. Das kommunale Netzwerktreffen vereint Themen aus der Praxis, Wissenschaft und Politik.

Die sechs Themenwelten: Führung und Organisationskultur gestalten Personal binden und entwickeln Haushaltsstabilisierung und -steuerung Zukunftsfähige Prozesse und Strukturen Innovation und KI Strategie und Steuerung

Als Gastgeberstadt bringt sich Leipzig mit regionalen Perspektiven und kommunalen Innovationen innerhalb eines begleitenden Rahmenprogramms in den fachlichen Diskurs des KGSt-Forums ein. Die Stadt lädt darüber hinaus zu einem verlängerten Aufenthalt ein, um das Kulturangebot näher kennenzulernen, etwa durch kostenfreie Museumseintritte, Touren durch den Stadthafen, Rathaus- und Stadtarchiv-Führungen und Einblicke in Stadtentwicklungsprojekte.

Am Ende des ersten Kongresstages findet der Leipzig-Abend in der Glashalle auf dem Messegelände statt. Dieser wird durch den Leipziger Bürgermeister Ulrich Hörning eröffnet. Einer der ältesten Knabenchöre Deutschlands, der Thomanerchor, begleitet den Ausklang musikalisch neben Speis und Trank.

Die Anmeldung zum Abend-Event erfolgt aufgrund des aufgebrauchten Ticketkontingents allerdings nur noch über die Warteliste.

22. bis 23. September 2026 Flughafen Dresden Wilhelmine-Reichard-Ring 1 01109 Dresden

und Innovation, und Petra Berg, saarländische Ministerin für Umwelt, Klima, Mobilität, Agrar und Verbraucherschutz, erwartet.

Auf sieben Bühnen treffen weitere namhafte Speaker und Experten aus Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft aufeinander. Die Themen reichen von digitaler Verwaltung über KI, Cloud und IT-Sicherheit bis hin zu Smart Cities and Regions, Mobilität, Nachhaltigkeit, digitaler Bildung sowie internationalen Best Practices.

Ab 18 Uhr startet die Networking Night auf der Plaza Stage – eine gute Gelegenheit zum Kennenlernen und Austauschen. se

Dagegen steht Interessierten noch ein anderes Angebot offen: Der traditionelle KGSt-Abend bietet am 17.

September ab 18 Uhr einen offenen Gastronomiebereich im Innenhof der Universität Leipzig. Dort wird der Innovation:Award verliehen.

Ab 20 Uhr öffnet die Moritzbastei mit Musik, Kulturangeboten und Netzwerkmöglichkeiten bis 2 Uhr. Tickets sind aktuell verfügbar, aber nur solange der Vorrat reicht und bei einer zusätzlichen Teilnahmegebühr von 49 Euro. se Überblick KGSt-Forum 16. bis 18. September 2026 Leipziger Messe Messe-Allee 1 04356 Leipzig (auch im Congress Center Leipzig)

Öffnungszeiten:

1. Tag: 10 bis 17.45 Uhr 2. Tag: 8.30 bis 17 Uhr 3. Tag: 8.30 bis 13 Uhr

Veranstalter:

Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt)

Eintrittspreise:

Preise: Bundes- und Landesbehörden: 99 Euro, 69 Euro (Tagesticket) Sächsische Behörden: kostenlos

itof.sachsen.de

Zi-Congress Versorgungsforschung Mitte September startet der Zi-Congress gemeinsam mit Experten aus Wissenschaft, Praxis und Selbstverwaltung zu aktuellen Herausforderungen und Zukunftsperspektiven in der digital ambulanten Versorgung. Die zweitägige Veranstaltung findet in Berlin statt und beleuchtet die Schwerpunktthemen: Telemedizin, KI und Krisenresilienz. Die komplette Agenda mit Referenten aus dem Zi, Fraunhofer FOKUS, der Bundesärztekammer, KBV und der OECD ist online verfügbar. Veranstalter ist das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung in der Bundesrepublik Deutschland (Zi).

Bild: © Zi / Lopata

Überblick

„Unbürokratisch“ – der Podcast unseres Redaktionsteams – wird auch dieses Jahr wieder live in der Podcast Area aufgezeichnet. Zuhörerinnen und Zuhörer sind herzlich eingeladen.

Im Bild (v. l. ): Nicola Hauptmann, Susanne Ehneß und Interviewgast Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves auf der SCCON 2025.

Bild: © Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves

Drei Tage, rund 23.000 Besucherinnen und Besucher, mehr als 800 Speaker und über 1.000 Sessions: In Berlin bereiten sich die Messeveranstalter auf die Smart Country Convention vor. Vom 13. bis 15. Oktober wird das Gelände zur Plattform für den digitalen Staat.

Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung

15. bis 16. September 2026 Villa Elisabeth Invalidenstraße 3 10115 Berlin

Preise: kostenlos (Online-Anmeldung: bis 8. September erforderlich)

voge.ly/zi-congress

4. IOP-Summit Panels, Praxisimpulse und interaktive Workshops zu aktuellen IOP-Themen erwarten die Besucherinnen und Besucher in der Kulturbrauerei Berlin. Neben Keynotes und Diskussionsrunden mit Gematik-Geschäftsführer Dr. Florian Fuhrmann, Thomas Renner, Leiter der Unterabteilung „Digitalisierung und Innovation“ im Bundesgesundheitsministerium, sowie weiteren Experten, unter anderem aus dem Bereich der Notfallversorgung, stehen auch ein Networking-Lunch und ein Get-together auf dem Programm.

Veranstalter ist das Kompetenzzentrum für Interoperabilität im Gesundheitswesen (KIG) der Gematik.

24. September 2026 Kulturbrauerei Berlin Schönhauser Allee 36 10435 Berlin

Preise: kostenlos Anmeldung: begrenzte Plätze (first come, first served)

voge.ly/iop-summit26

2.529 Euro KGSt-Mitglieder zahlen einmalig für beliebig viele Mitarbeitende.

Online finden Sie eine aktuelle Übersicht über wichtige Veranstaltungen unter: [ forum.kgst.de ]

www.egovernment.de/szene

Lösungspartner www.egovernment.de/anbieter DIGITAL SECURITY

ECM, DMS & INTELLIGENTE PROZESSE

KOMPLETT-DIENSTLEISTER

CC e-gov GmbH

AKDB

Ansprechpartnerin: Seher Soylu Gotenstraße 10 20097 Hamburg Tel. 040/227199-0 info@cc-egov.de www.cc-egov.de

Hansastraße 12-16, 80686 München Tel. 089/5903-1533 Fax 089/5903-1845 presse@akdb.de www.akdb.de

G DATA CyberDefense AG Ansprechpartner: Felix Adami Königsallee 178 a 44799 Bochum Tel.: +49 152 04932509 Felix.Adami@gdata.de www.gdata.de

Die G DATA CyberDefense AG ist ein führendes deutsches IT-Sicherheitsunternehmen. Das Portfolio der Bochumer Firma reicht von Managed Extended Detection and Response (MXDR) über Security Awareness Trainings bis hin zu Penetration Tests und Incident Response.

Die CC e-gov GmbH bietet mit CC ECM (DMS), ALLRIS (RIS), workflowbasierten Vorgangslösungen sowie Schnittstellen zu Fachverfahren und KI-gestützten Funktionen die digitale Abbildung von Verwaltungsprozessen. Cloud-Services, Hosting sowie gezielte Beratung und Angebote der Akademie sichern eine reibungslose Einführung und dauerhafte Nutzung.

DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT TQG The Quality Group GmbH TQG – Die souveräne digitale KIgestützte Vertragsmanagementlösung (LCM) für Bund, Länder und Kommunen. Unser Mehrwert für die Verwaltung: KI-Vertragsmanagementsoftware – Elektronische Aktenführung – eSignatur – Bürgerportal – Automatisierte Verwaltung von EVB-IT.

Ansprechpartner: Bünyamin Colak Konrad-Zuse-Platz 1 71034 Böblingen Tel. 0157 / 58834890 info@tqg.de www.tqg.de

Omnidocs GmbH Ansprechpartner: Manfred Brink Landersumer Weg 40 48431 Rheine Deutschland 0049-211 24 83 93 05 info@omnidocs.com

Omnidocs ist ein 2004 gegründetes, internationales Software-Unternehmen mit Hauptsitz in Kopenhagen. Omnidocs unterstutzt Organisationen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizienter, rechtssicherer und markenkonformer zu gestalten. Gerade in Deutschland, wo Bürokratie, DIN-Normen, Datenschutz, gesetzlich verpflichtende Barrierefreiheit und komplexe Compliance-Vorgaben den Arbeitsalltag prägen, schaffen wir Lösungen, die echte Entlastung bringen.

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Seite 18

eGovernment | 08/2026

KI & Automatisierung IFG & KI

Global Right to Information Rating

Wenn der Staat automatisiert schwärzt

In regelmäßigen Abständen ermittelt die UNESCO anhand von 61 Indikatoren die Stärke des Rechtsrahmens für das Recht auf Zugang zu Informationen, die von öffentlichen Stellen verwaltet werden.

Anhand der ermittelten Werte wird das Global-RTI-Rating mit bis zu 150 Punkten gebildet, das sich als Metrik für die Informationsfreiheit und Transparenz eines Staates heranziehen lässt.

Die Bundesregierung will das Informationsfreiheitsgesetz einschränken und künftig mehr Behördenunterlagen schwärzen.

Zugleich drängen KI-Werkzeuge auf den Markt, die genau diese Schwärzung in Sekunden erledigen. Doch Datenschutzaufsicht und Zivilgesellschaft warnen, dass zwischen Effizienzgewinn und Grundrechtseingriff ein schmaler Grat verläuft.

Platz 1: Afghanistan, 139 Punkte

Das RTI-Rating 2024 in Auszügen Platz 2: Mexiko, 136 Punkte Platz 3: Serbien, 135 Punkte Platz 4: Sri Lanka, 131 Punkte Platz 5: Gambia, 128 Punkte Platz 6: Slowenien, ebenfalls 128 Punkte Platz 7: Albanien, 127 Punkte Platz 8: Kroatien, 126 Punkte Platz 9: Indien, ebenfalls 126 Punkte Platz 10: Liberia, 123 Punkte

In diesem Sommer treffen zwei Entwicklungen aufeinander. Am 2. Juli 2026 beschloss der Koalitionsausschuss von Union und SPD, das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) des Bundes zu novellieren – allerdings nicht in Richtung mehr Transparenz, sondern deutlich restriktiver. Zeitgleich sind KI-gestützte Werkzeuge zur automatisierten Aktenschwärzung marktreif und werden gezielt für den Behördeneinsatz beworben. Beide Trends verstärken sich – mit weitreichenden Folgen für die Informationsfreiheit.

Restriktion statt Transparenz

KI übernimmt den Rotstift Während die Politik noch über das Ausmaß der Schwärzung streitet, ist die technische Umsetzung längst gelöst. Auf dem Markt finden sich mehrere spezialisierte Lösungen – teils „Made in Germany“ –, die auf IFG-Anfragen, Gerichts- und Verwaltungsakten sowie Forschungsdaten zugeschnitten sind.

Die Systeme können neben Namen, Adressen, Sozialversicherungs- und Bankdaten auch E-Mail-Adressen, Unterschriften und Gesichter erkennen. Sie durchsuchen Dokumente nach individuell definierten Regeln und schwärzen Fundstellen automatisch – technisch korrekt, inklusive Textebene und Metadaten. Anders als bei manuell gesetzten schwarzen Balken lassen sich die Inhalte nicht durch Kopieren oder Nachbearbeitung wiederherstellen. Ein Anbieter wirbt gar

damit, große Aktenbestände „in Sekunden statt Stunden“ zu verarbeiten.

Wo Sachbearbeiter bislang Seite für Seite prüften, verspricht die Automatisierung konsistente Kriterien und deutlich kürzere Bearbeitungszeiten. Gerade bei umfangreichen Aktenauskünften – oder künftig bei einer flächendeckenden Namensschwärzung – wäre händische Arbeit kaum noch leistbar.

Platz 11: Sierra Leone, 122 Punkte Platz 12: Süd Sudan, 121 Punkte Platz 31: Finnland, 106 Punkte Platz 41: Schweden, 101 Punkte Platz 78: USA, 82 Punkte Platz 87: Schweiz, 77 Punkte Platz 93: Türkei, 74 Punkte Platz 127: Deutschland, 55 Punkte Platz 130: Saudi Arabien, 53 Punkte

Fall bei der Behörde – kein Tool könne ihr die Endkontrolle abnehmen.

Diese Warnung wiegt doppelt schwer, wenn die geplante Reform künftig das Schwärzungsvolumen signifikant erhöhen sollte. Mehr zu schwärzende Dokumente bei knappem Personal – das steigert den Druck, auf Automatik umzusteigen immens. Und damit wächst das Risiko, dass die menschliche Sichtkontrolle zum bloßen Überfliegen und Abnicken verkommt.

Datenschutzaufsicht warnt vor Scheinsicherheit Genau hier liegt das Problem. In ihrer Kurz-Information 66 „Dokumente erfolgreich schwärzen“ formuliert die bayerische Datenschutzaufsicht eine klare Bedingung: KI-Schwärzung lohne sich nur, wenn sie messbar zuverlässiger arbeite als ein sorgfältiger Mensch. Schon geringe Fehlerquoten könnten dazu führen, dass sensible Angaben übersehen würden und in der herausgegebenen Fassung sichtbar blieben.

Besonders halbautomatische Werkzeuge würden ein Risiko bergen.

Sie könnten eine Art „Scheingefühl“ von Sicherheit erzeugen und dadurch die eigentlich gebotene und uneigentlich vorgeschriebene inhaltliche Prüfung verwässern.

Vollautomatische Verfahren kämen nach Auffassung der Aufsicht nur in Betracht, wenn die Qualität belastbar evaluiert sei, Fehlerfälle beherrscht würden und ein Verfahren zur laufenden Kontrolle existiere. Die datenschutzrechtliche Verantwortung verbleibe in jedem

AI-Act vs. Verantwortung

Bild: Gemini / KI-generiert

Der Koalitionsbeschluss sieht mehrere Einschnitte vor. Künftig sollen nur noch natürliche Personen mit einem „berechtigten Interesse“ Auskunft verlangen können – jede Anfrage müsste also begründet werden. Was genau als berechtigtes Interesse gilt, lässt der Beschluss hingegen offen.

Geprüft wird zudem, den Kreis der Berechtigten auf in Deutschland lebende Deutsche und Unionsbürger zu beschränken. NGOs, Medienorganisationen und andere juristische Personen wären grundsätzlich ausgeschlossen. Auch die bisherige Gebührenobergrenze von 500 Euro soll fallen; Antragsteller könnten künftig sämtliche Bearbeitungskosten tragen müssen.

Auch darin sehen Kritiker eine faktische Zugangshürde.

Klarnamen von Behördenbeschäftigten sollen in herausgegebenen Dokumenten grundsätzlich ge-

schwärzt werden. Als Begründung wurde der Schutz vor Anfeindungen und Drohungen ins Felde geführt.

Als direktes Resultat ist weniger Sichtbarkeit individueller Verantwortlichkeit in der Verwaltung zu erwarten.

An dieser Stelle muss darauf hingewiesen werden, dass der Beschluss – Stand jetzt – ein politischer Rahmen und kein fertiges Gesetz ist. Ein Referentenentwurf muss erst erarbeitet und ins parlamentarische Verfahren eingebracht werden. Teile der SPD-Fraktion haben bereits signalisiert, einer Absenkung des Transparenzniveaus nicht zuzustimmen.

Das Schwärzen von Dokumenten ist zeitraubend und hinterlässt oftmals ein „Geschmäckle“.

Regulatorisch bewegt sich der KIEinsatz in einem engen – um nicht zu sagen garadezu winzigen – Korridor. Verarbeitet ein System personenbezogene Daten, ist regelmäßig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO zu prüfen. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) hat für die Bundesverwaltung eine entsprechende Handreichung veröffentlicht.

Entscheidend ist schlussendlich die Einstufung gemäß KI-Verordnung. Wird ein Schwärzungssystem als reines Hilfsmittel genutzt, bleiben die Anforderungen überschaubar.

Lässt die Behörde jedoch vollautomatisch ausführen und der Mensch nickt nur noch formal ab, rückt Artikel 22 DSGVO – die automatisierte Entscheidung im Einzelfall – in den Blick, gegebenenfalls samt Hochrisiko-Einstufung und Grundrechts-Folgenabschätzung nach Artikel 27 KI-VO. Ursprünglich sollten zentrale Pflichten für Hochrisiko-Systeme zum 2. August 2026 greifen. Mit dem sogenannten Digital-Omnibus schlug die EU-Kommission im November 2025 jedoch vor, diese Frist für eigenständige Hochrisiko-Anwendungen auf den 2. Dezember 2027 zu verschieben.

Rechtskräftig ist die Verschiebung bislang nicht – bis zum Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens bleibt der ursprüngliche Stichtag im August formal verbindlich.

Behörden, die auf die Verschiebung spekulieren, riskieren zum „alten Termin“ die Nicht-Konformität.

Massive Kritik im Anflug Der politische Widerstand gegen die IFG-Reform ist erheblich. Mehr als 100 zivilgesellschaftliche Organisationen, Medien und Verbände fordern, die geplanten Änderungen zu stoppen. Eine Petition sammelte binnen weniger Tage mehr als 400.000 Unterschriften. Human Rights Watch spricht von einer „Aushöhlung“ des Informationsfreiheitsrechts, Verfassungsrechtler von einem „massiven Rückschritt in Sachen Transparenz“. Und dabei waren wir laut RTI-Report 2024 von allen Ländern der Erde bislang auf Rang 127 gelandet. Afghanistan hat gemäß dieses Rankings das weltweit stärkste Pendant zum deutschen IFG und damit die höchste gemessene Transparenz staatlichen Handelns.

Der Koalitionsvertrag verspricht eine Reform „mit Mehrwert für Bürgerinnen und Bürger und Verwaltung“. Kritiker sehen vielmehr das genaue Gegenteil auf die Bevölkerung zukommen und sprechen von mehr Hürden, weniger Einsicht sowie weniger Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns.

Wenngleich die IFG-Reform im parlamentarischen Verfahren deutlich an Schärfe verlieren dürfte, wird sich für die Verwaltungspraxis die Frage jedoch unabhängig vom Gesetzestext stellen. Die KISchwärzung setzt sich unter anderem deswegen durch, weil sie Personal entlastet und den Aufwand drastisch senkt. Behörden benötigen künftig belastbare Qualitätsnachweise, eine echte menschliche Endkontrolle und dokumentierte Verfahren – sonst verdrängt der Effizienzdruck die Sorgfalt.

Und damit verschiebt sich der eigentliche Konflikt. Nicht die Technik entscheidet über die Zukunft der Informationsfreiheit, sondern die Sorgfalt beim Einsatz.

Ein automatisierter Balken schützt entweder Persönlichkeitsrechte oder verdeckt, was die Öffentlichkeit erfahren müsste. Für die Künstliche Intelligenz ist der Unterschied vollkommen bedeutungslos. Aber ist er es für uns? jk

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KI & Automatisierung Verantwortung schafft Vertrauen

Anpassbarkeit macht KI praxistauglich.

KI macht die Verwaltung entscheidungsreif

Welche Aufgaben in der täglichen Verwaltungsarbeit eignen sich besonders für den Einsatz von KI – und wo sehen Sie bereits spürbare Entlastung für Mitarbeitende?

Die öffentliche Hand braucht digitale Werkzeuge, die Arbeit erleichtern und gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Souveränität erfüllen. Genau hier setzt künstliche Intelligenz an: Sie fasst Inhalte zusammen, strukturiert Informationen und unterstützt bei wiederkehrenden Aufgaben. Dr. Tobias Abthoff, Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland, erklärt im Interview, wie KI direkt in der E-Akte Mehrwert schafft und warum die Verantwortung dennoch bei den Beschäftigten bleibt.

Herr Abthoff, Sie sind seit wenigen Monaten Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland und beschäftigen sich seit Jahren intensiv mit dem Thema KI. Was hat Sie an dieser Aufgabe besonders begeistert?

KI ist derzeit das dominierende Technologiethema. Wo erleben Sie aktuell den größten Unterschied zwischen Hype und tatsächlichem Nutzen?

Der Hype entsteht dort, wo KI als Alleskönner präsentiert wird. Beeindruckende Demos, allgemeine Chats und große Versprechen. Das erzeugt Aufmerksamkeit, aber noch keinen belastbaren Mehrwert für alle Beteiligten.

Der tatsächliche Nutzen zeigt sich erst dort, wo künstliche Intelligenz eine klar abgegrenzte Aufgabenstellung löst. Etwa bei wiederkehrenden, dokumentenintensiven Aufgaben: Akten zusammenfassen, Eingänge klassifizieren, fehlende Unterlagen erkennen oder Fristen extrahieren. Hier kann KI sehr schnell und spürbar entlasten.

Deshalb glaube ich nicht an den großen Big Bang. Der richtige Einstieg ist meist ein kleiner, gut messbarer Prozess. Zum Beispiel ein Vorgang, in dem Beschäftigte immer wieder lesen, suchen und prüfen müssen. So wird aus einem Technologiethema ein echter Verwaltungsnutzen.

Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich dadurch konkret für Beschäftigte in Behörden?

Bild: Fabasoft

Mich reizt vor allem der Moment, in dem wir uns gerade befinden. KI ist nicht mehr nur ein Thema für Forschung oder einzelne Innovationsprojekte. Sie kommt jetzt dort an, wo Menschen täglich arbeiten: in Dokumenten, Vorgängen und Akten.

Gerade die öffentliche Verwaltung steht vor einer großen Aufgabe. Sie muss schneller und digitaler werden, aber zugleich verlässlich, nachvollziehbar und souverän bleiben.

Genau an dieser Schnittstelle kann Fabasoft viel bewegen. Wir bringen KI nicht als losgelösten Chatbot in Organisationen, sondern direkt in die E-Akte und damit in den Arbeitskontext der Beschäftigten.

Das ist für mich der entscheidende Punkt: Technologie wird erst dann wertvoll, wenn sie die konkrete Arbeit erleichtert. Sie bereitet Vorgänge vor, macht relevante Informationen schneller zugänglich und dokumentiert Entscheidungen nachvollziehbar.

Diese Verbindung aus Innovation, Verantwortung und konkretem Nutzen hat mich an der Aufgabe besonders fasziniert.

Aus einer allgemeinen Auskunft wird eine konkrete Arbeitsunterstützung. Die KI hilft nicht irgendwo im System, sondern direkt im aktuellen Arbeitsfluss.

Dr. Tobias Abthoff, Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland

Viele Behörden beschäftigen sich derzeit mit KI. Gleichzeitig gibt es hohe Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und digitale Souveränität.

Was braucht es aus Ihrer Sicht, damit KI in der öffentlichen Verwaltung als vertrauenswürdig gilt?

Vertrauen entsteht nicht durch ein einzelnes KI-Versprechen. Es entsteht durch Architektur, Transparenz und klare Verantwortung. Für die Verwaltung heißt das konkret: Daten bleiben geschützt, Berechtigungen greifen und – das ist maßgeblich – alle Ergebnisse sind durch die Angabe der von der KI genutzten Quellen jederzeit nachvollziehbar. Dabei setzt Fabasoft auf den „Human in the Loop“-Ansatz: Wir sehen KI nicht als Ersatz für Sachbearbeitung oder Fachverfahren.

Sie bereitet vor, fasst zusammen, gibt Hinweise und strukturiert. Die fachliche Bewertung und die finale Entscheidung liegen weiterhin bei den zuständigen Beschäftigten.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist das ein wesentlicher Faktor.

Denn hier geht es nicht nur um Effizienz, sondern um Rechtssicherheit, Verantwortung und Vertrauen in staatliches Handeln. KI macht Verwaltung nicht autonom, sondern entscheidungsreif.

Viele Behörden haben bereits erste KI-Projekte gestartet – etwa mit allgemeinen Chat- oder Assistenzsystemen. Wie kann daraus produktiver Nutzen in der E-Akte werden?

Viele Organisationen starten nicht bei null – erste Piloten laufen und chatbasierte Systeme sind im Einsatz. Das ist wertvoll, weil es Akzeptanz schafft und zeigt, welche Fragestellungen in der Praxis Priorität

haben. Der entscheidende nächste Schritt ist die Überführung in den Arbeitskontext. Ein allgemeiner KIChat kann Wissen bereitstellen. In der E-Akte wird daraus konkrete Unterstützung für einen Vorgang.

Die KI arbeitet dann mit den Dokumenten, Rollen, Berechtigungen und Prozessschritten, die für die Sachbearbeitung tatsächlich relevant sind.

Genau hier liegt der Mehrwert: Niemand muss bestehende KI-Erfahrungen über Bord werfen. Sie lassen sich fachlich schärfen, sicher einbetten und in produktive Behördenarbeit überführen. Der Pilot ist somit kein isoliertes Experiment, sondern ein tragfähiger Baustein für die digitale Verwaltung.

Hierfür gehen wir einen strukturierten Weg: Use Cases priorisieren, mit echten Akten prüfen, Erfolgskriterien festlegen und die tragfähigsten Fälle in den Roll-out bringen. Nicht jede Überlegung muss sofort in die Umsetzung gehen. Ein PoC (Proof of Concept) dient als Filter oder Machbarkeitsnachweis für eine Idee – fachlich, technisch und natürlich wirtschaftlich.

Fabasoft bringt KI direkt in die tägliche Verwaltungsarbeit – also in die E-Akte und in konkrete Prozesse. Warum liegt genau dort der entscheidende Hebel?

Weil die E-Akte der Ort ist, in dem die Verwaltung täglich arbeitet – mit Dokumenten, Vorgängen, Fristen und Entscheidungen. Eine isolierte KI beantwortet Fragen. Wenn sie direkt in der E-Akte agiert, versteht sie den Kontext. Sie weiß, welche Dokumente zu einem Vorgang gehören, wer Zugriff hat und welche Informationen für den nächsten Schritt relevant sind. Das verändert die Wirkung grundlegend.

Beschäftigte gewinnen vor allem zwei Dinge: Orientierung und Zeit.

Die KI übernimmt die aufwendige Vorarbeit – Bedienstete steigen direkt in die Detailprüfung ein. Sie fasst zentrale Inhalte zusammen, hebt relevante Passagen hervor und beantwortet Fragen zum Vorgang.

Sie klassifiziert eingehende Unterlagen, erkennt fehlende Nachweise und schlägt Folgeschritte vor.

Das Ergebnis: Die Sachbearbeitung startet schneller und konzentriert sich auf ihre fachliche Expertise.

Gerade bei komplexen Vorgängen macht das den großen Unterschied.

Die KI nimmt nicht die Verantwortung ab, sondern reduziert den Suchaufwand, vermeidet Medienbrüche und übernimmt wiederkehrende Vorbereitungsschritte. LowCode-/No-Code-Funktionen greifen die erkannten Informationen direkt auf und steuern sie in den passenden Prozess. So entstehen durchgängige Abläufe ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand. Und das Wichtigste: Die Verantwortung bleibt bei den Beschäftigten.

Ein zentrales Thema bei Fabasoft ist die Verbindung von KI mit Low-Code-/No-Code-Funktionen. Warum ist genau diese Kombination so spannend?

Weil Verwaltungsarbeit sehr vielfältig ist. Jede Organisation hat eigene Verfahren, Rollen, Dokumenttypen und Prüflogiken. Gleichzeitig darf daraus nicht für jeden Anwendungsfall ein eigenes KISonderprojekt entstehen.

Mit Low-Code-/No-Code-Anwendungen schaffen wir den nötigen Ausgleich. Fachbereiche passen Workflows und Arbeitslogiken eigenständig an, ohne jedes Mal tief in die Softwareentwicklung einzusteigen. KI ist dadurch nicht beliebig, sondern gezielt einsetzbar.

Der große Vorteil liegt in der Skalierung. Wer mit wiederverwendbaren Use Cases startet – etwa mit Zusammenfassung, Klassifizierung oder Vollständigkeitsprüfung – kann diese für unterschiedliche Fachbereiche anpassen. So entstehen keine KI-Unikate, sondern tragfähige Bausteine für viele Verfahren. Genau diese Verbindung aus Standardisierung und fachlicher

Besonders hilfreich ist KI dort, wo viele Dokumente, klare Regeln und wiederkehrende Prüfschritte zusammenkommen. Das beginnt bei umfangreichen Akten, die sie zusammenfasst, oder Fragen zu internen Regelwerken, die sie direkt beantwortet. Es geht weiter mit der Klassifizierung eingehender Post, dem Erkennen fehlender Unterlagen oder dem Extrahieren von Fristen. Auch bei Förderanträgen, Bürgeranfragen sowie standardisierten Massenverfahren entlastet KI die Sachbearbeitung spürbar.

Die stärksten Effekte entfalten sich dabei nicht unbedingt bei den spektakulärsten Fällen. Sie entstehen dort, wo Beschäftigte jeden Tag viel Zeit mit Suchen, Lesen und Vorbereiten verbringen, also mit dem Einholen und Verarbeiten benötigter Informationen. Genau hier schafft KI Freiraum – für fachliche Bewertung, Kommunikation und echte Entscheidungen.

Was verändert sich, wenn KIInformationen direkt in die Prozesse der E-Akte einfließen?

Dann wird aus einer reinen Information eine wirkliche Handlung.

Wer nur eine Antwort bekommt, muss die nächsten Schritte selbst erledigen: Aufgabe anlegen, Frist setzen, Vorgang weiterleiten. Wer KI direkt im Prozesskontext einsetzt, überspringt genau diese Zwischenschritte. Ein Beispiel: Die KI erkennt, dass in einem Antrag ein Nachweis fehlt. Es bleibt nicht bei einem Hinweis. Sie entwirft den Nachforderungstext, leitet den Vorgang direkt an den zuständigen Mitarbeitenden weiter, markiert ihn entsprechend und dokumentiert die Grundlage. Die Sachbearbeitung prüft, entscheidet und gibt frei.

Das ist der Unterschied zwischen Chat und prozessintegrierter KI. Sie liefert nicht nur Wissen, sie macht Arbeitsschritte schneller, konsistenter und besser nachvollziehbar.

Was raten Sie Behörden, die jetzt mit KI in der E-Akte starten möchten?

Ich würde mit einer einfachen Frage beginnen: Wo entsteht aus Akteninhalten regelmäßig manueller Aufwand? Wer die Stellen kennt, an denen Beschäftigte täglich suchen und prüfen, findet auch den besten Einstieg. Genau dort entlastet KI am schnellsten.

Ein guter Startpunkt ist ein klar abgegrenzter Prozess – etwa eine Zusammenfassung, eine Vollständigkeitsprüfung oder eine Eingangsklassifizierung. Was zählt, sind ein messbarer Nutzen, fachliche Validierung und ein realistischer Blick auf die Grenzen.

Wir empfehlen keinen Big Bang, sondern einen strukturierten Weg: erst die relevanten Use Cases identifizieren, dann fachlich prüfen, anschließend produktiv skalieren. So wird KI kein Experiment neben der Verwaltung – sondern ein echtes Arbeitsmittel in ihr.

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eGovernment | 08/2026

KI & Automatisierung Zwischen Pilotprojekten und produktivem Einsatz

Souveräne KI in der Verwaltung o c k.

– st te

Pe

ten, die Erstellung von Entwürfen mit KI oder automatisierte Unterstützung in der Antragsbearbeitung an. Bei diesen Anwendungen wird der Nutzen schnell sichtbar und damit wächst die Akzeptanz für weitere Einsatzszenarien.

Mit dem Einsatz im Arbeitsalltag steigen jedoch auch die Anforderungen. Datenschutz, Informationssicherheit, Datenqualität und Governance müssen von Beginn an berücksichtigt werden. Es kommt darauf an, dass KI-Anwendungen verlässlich funktionieren. Sie müssen organisatorisch verankert und in bestehende Fachprozesse integriert werden.

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folgen: Recherchen, die Erstellung von Schriftstücken, die Zusammenfassung von Dokumenten oder die Protokollierung von Besprechungen. KI bietet an dieser Stelle die Möglichkeit, Freiräume zu schaffen und Mitarbeitende dabei zu unterstützen, sich stärker auf fachliche Bewertungen, Bürgeranliegen und komplexe Vorgänge zu konzentrieren.

Damit daraus ein Mehrwert entsteht, braucht es einen klaren Weg vom ersten Anwendungsfall in den stabilen Regelbetrieb. Sinnvoll ist, direkt bei den jeweiligen fachlichen Bedarfen anzusetzen. In der Praxis bieten sich z. B. Wissensassisten-

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d:

Die Frage, ob Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wird, ist vielerorts bereits beantwortet. Die entscheidende Herausforderung lautet inzwischen: Wie gelingt der produktive Einsatz unter den hohen Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und digitaler Souveränität? Denn der wahre Mehrwert von KI entsteht nicht in Pilotprojekten oder Demonstratoren, sondern dort, wo sie Beschäftigte im Verwaltungsalltag messbar entlastet und Prozesse nachhaltig unterstützt. Dies betrifft vor allem Aufgaben, die viel Zeit binden und häufig wiederkehrenden Mustern

a d ob e.c o m

Wie gelingt ein produktiver, datenschutzkonformer und souveräner Einsatz Künstlicher Intelligenz?

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Die GISA AI Family verbindet den praktischen Nutzen von KI mit den Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Datensouveränität. Sie hilft Organisationen mit Wissensassistenten, Transkriptions- und Protokollierungsdiensten sowie KIAgenten zur Unterstützung und Automatisierung von Prozessen.

Das Fundament bildet eine KI-Plattform, betrieben im BSI-zertifizier-

Effizienz steigern, Fachkräfte entlasten

No-Code-Automatisierung und KI Anliegen schneller bearbeiten: Mit VIS-NoCode lassen sich Verwaltungsprozesse einfach automatisieren, VIS-GenAI unterstützt zusätzlich bei Recherche und Wissensmanagement.

Im Zusammenspiel entsteht so echter Mehrwert, die Prozesse werden effizienter.

Bild: PDV / KI-generiert

Eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Bürgeranliegen ist das Ziel einer bürgernahen Verwaltung. In der Praxis scheitert das oft daran, dass die benötigten Informa-

tionen über zahlreiche Akten und Vorgänge verstreut sind. Die Recherche bindet Fachkräfte und verzögert die Bearbeitung. Genau hier setzt das Zusammenspiel von E-Akte, No-Code-Automatisierung und KI an: Eingehende Anliegen können automatisiert verarbeitet, relevante Informationen aus der E-Akte bereitgestellt und Antwortentwürfe auf Basis vorhandener Daten erstellt werden. Mitarbeitende prüfen die Vorschläge fachlich und behalten jederzeit die Kontrolle über den Vorgang. Das entlastet Fachkräfte und beschleunigt die Bearbeitung merklich.

Prozesse automatisieren Mit VIS-NoCode lassen sich Verwaltungsprozesse flexibel digitalisieren und automatisieren. Vorkonfigurierte Anbindungen über Plugins für Standards wie FIT-Connect, beBPo oder xRechnung ermöglichen einen schnellen Einstieg.

Individuelle Abläufe können Fachbereiche per Drag-and-Drop selbst modellieren und anpassen.

Als integrierte Datendrehscheibe sorgt die VIS-NoCode-Automatisierung für einen sicheren Informationsaustausch zwischen Systemen.

Offene Schnittstellen, Funktions-

bausteine und Vorlagen unterstützen die nachhaltige Digitalisierung von Verwaltungsabläufen.

KI in der E-Akte sicher nutzen VIS-GenAI erweitert die ECM-Plattform VIS-Suite um KI-gestützte Funktionen für Suche, Recherche und Wissensmanagement. Die Lösung erstellt Zusammenfassungen, erschließt Informationen schneller und stellt Antworten auf Basis der vorhandenen Inhalte kontextbezogen bereit. Dabei bleibt die digitale Souveränität gewahrt: die KI-

ten Rechenzentrum in Deutschland, für den datenschutzkonformen Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei voller Datensouveränität. Damit ist auch die Flexibilität gegeben, weitere KI-Anwendungsfälle schrittweise zu integrieren und auszubauen.

Die öffentliche Verwaltung steht heute an einem Wendepunkt. Entscheidend wird sein, wie schnell aus ersten Pilotprojekten produktive und vertrauenswürdige Anwendungen werden, um die beschriebenen Potenziale ausschöpfen zu können.

Weitere Informationen Welche Voraussetzungen dafür notwendig sind und welche Praxisbeispiele bereits heute Mehrwert schaffen, zeigt GISA auf der Smart Country Convention 2026 in Berlin.

[ gisa.de/sccon ] Außerdem enthält das Whitepaper „Generative KI im öffentlichen Sektor“ einen Überblick über Chancen, Herausforderungen und Lösungswege für Verwaltungen.

[ gisa.de/ki ]

Lösung berücksichtigt Berechtigungskonzepte, arbeitet DSGVOkonform und kann vollständig in der eigenen Infrastruktur betrieben werden.

Der Mehrwert entsteht durch das nahtlose Zusammenspiel von VISNoCode und VIS-GenAI innerhalb der VIS-Suite. Während VIS-NoCode Prozesse automatisiert, bringt VIS-GenAI intelligente KI-Unterstützung direkt in die bestehenden Arbeitsabläufe. Dokumente werden automatisiert verarbeitet, Informationen schneller bereitgestellt und Mitarbeitende bei komplexen Vorgängen entlastet – sicher, integriert und auf Basis der vorhandenen Daten und Berechtigungen.

Das Ergebnis sind effizientere Verwaltungsprozesse, weniger Routinetätigkeiten und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Weitere Informationen Hier finden Sie weitere Informationen:

[ https://www.pdv.de/loesungen/ ]

Die nächste Ausgabe der eGovernment erscheint am Montag, dem 31. August 2026.

Das SPEZIAL dieser Ausgabe widmet sich dem Thema Smart City / Smart Country.

Anzeigenschluss ist der 17. August 2026.

Anzeigenhotline: 0821/2177-212

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KI & Automatisierung KI im Prozessmanagement

Wie Verwaltungen Entlastung schaffen Verwaltungen stehen unter Druck. KI im Prozessmanagement bietet großes Potenzial – wenn sie sinnvoll in ein System mit Standards, Rollen und Freigabeprozessen eingebunden wird.

Bild: PICTURE GmbH

Werkzeug, um Abläufe zu klären, Arbeit zu vereinfachen und vorhandene Kapazitäten gezielter einzusetzen.

Die größte Herausforderung liegt dabei oft nicht im fehlenden Fachwissen. Vielmehr ist es aufwendig, dieses Wissen aus Gesprächen, Dokumenten oder bestehenden Beschreibungen in strukturierte Prozessmodelle zu übertragen und daraus konkrete Verbesserungen abzuleiten. Genau an dieser Stelle kann Künstliche Intelligenz Verwaltungen unterstützen.

Öffentliche Verwaltungen müssen immer mehr Aufgaben mit immer knapperen Ressourcen bewältigen.

Gleichzeitig steigen Anforderungen

an Digitalisierung, Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Bürgernähe. Prozessmanagement wird damit zu einem entscheidenden

Wo KI im Prozessmanagement hilft Besonders relevant sind dabei zwei Einsatzbereiche: die Erstellung von Prozessmodellen und die Analyse bestehender Abläufe. Bei der Modellierung kann KI aus Texten, Dokumenten oder frei formulierten Beschreibungen erste Prozessentwürfe erzeugen. Das spart Zeit

und senkt die Einstiegshürde, weil Fachbereiche nicht mehr vor einem leeren Modell stehen.

Bei der Prozessoptimierung kann KI bestehende Prozessmodelle auswerten und Hinweise auf mögliche Schwachstellen geben. Dazu zählen zum Beispiel unklare Zuständigkeiten, Medienbrüche, unnötige Schleifen oder komplizierte Abstimmungen. Die KI entscheidet dabei nicht selbst, sondern liefert Anhaltspunkte, die fachlich geprüft und bewertet werden müssen.

KI-Assistenten in der PICTURE-Prozessplattform Die PICTURE-Prozessplattform greift diese Potenziale direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung auf.

Die integrierten KI-Assistenten unterstützen dort, wo in Prozessmanagement-Projekten häufig viel manuelle Vorarbeit entsteht.

Der Assistent „Text zu Modell“ erstellt aus natürlichsprachlichen Beschreibungen oder vorhandenen Dokumenten einen ersten Prozessmodell-Entwurf. Dieser kann anschließend überprüft und weiterentwickelt werden. So eignet sich der Assistent beispielsweise für die Vorbereitung von Prozessinterviews, die Aufnahme von Abläufen in Workshops oder die Überführung bestehender Dokumentationen in ein strukturiertes Modell.

Der Assistent „Optimierungspotenziale entdecken“ analysiert vorhandene Prozessmodelle und macht mögliche Verbesserungsansätze sichtbar. Dadurch werden Prozess-

modelle nicht nur dokumentiert, sondern aktiv für die Weiterentwicklung der Verwaltung genutzt.

KI braucht klare Verantwortung Damit KI im Prozessmanagement einen echten Nutzen stiftet, muss sie in klare Standards, Rollen und Freigabeprozesse eingebettet sein.

Gerade im öffentlichen Sektor müssen Ergebnisse nachvollziehbar, fachlich belastbar und verantwortet sein. Wichtig bleibt: KI ersetzt keine Rechtsprüfung, keine organisatorische Entscheidung und keine Erfahrung. Sie kann Routinearbeit reduzieren, Entwürfe beschleunigen und Hinweise liefern. Die Bewertung und Verantwortung bleiben beim Menschen.

Fazit: Prozessmanagement wird zugänglicher Richtig eingesetzt macht KI Prozessmanagement einfacher, schneller und anschlussfähiger. Sie hilft Verwaltungen, vorhandenes Wissen strukturiert nutzbar zu machen und Verbesserungspotenziale früher zu erkennen. Die KI-Assistenten in der PICTURE-Prozessplattform zeigen, wie diese Unterstützung praktisch aussehen kann: als Werkzeug, das Fleißarbeit reduziert und mehr Raum für fachliche Arbeit schafft.

Der Autor Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer, PICTURE GmbH

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KI & Automatisierung Papierdokumente verfügbar machen

Gedruckte Daten – ein Rohstoff für das IDP Bund, Länder und Kommunen wollen den Einsatz künstlicher Intelligenz vorantreiben. Doch KI-Anwendungen wie Intelligent Document Processing nützen nur wenig, solange relevante Informationen in archivierten Papierakten gebunden bleiben.

Bild: Gemini / Firefly / KI-generiert

Verwaltungen verfügen über umfangreiche Datenbestände, ein Großteil davon liegt jedoch weiterhin nur auf Papier vor. Register, Bauakten, Personalakten und Archive enthalten große Mengen nicht digitalisierter Informationen. Solange diese auf Papier verbleiben, sind sie für Automationslösungen wie Intelligent Document Processing (IDP) unsichtbar.

Dokumentenscanner als KI-Türöffner Indem es Dokumente klassifiziert, Inhalte bündelt, Informationen extrahiert und Fachverfahren beschleunigt, verspricht IDP zwar spürbare Effizienzgewinne beim Dokumentenmanagement. Doch bei aller Euphorie wird oft übersehen: Jede KI ist nur so gut wie die Daten, die sie erhält.

Wer KI-Potenziale heben will, muss deshalb zunächst einen weniger

Automatisierte Datenverarbeitung wie im Zuge von IDP funktioniert nur, wenn Papierdokumente einwandfrei gescannt werden. „hippen“, grundlegenden Schritt gehen: Papier will gescannt werden.

Ein Dokumentenscanner liefert somit den Rohstoff für IDP-Systeme.

Eine Grundvoraussetzung dabei ist, dass konstant hochwertige Images erzeugt werden. Sind diese hingegen unscharf, verzogen oder unvoll-

ständig, entstehen Nacharbeit und Fehlklassifikationen.

Theoretische Scan-Geschwindigkeiten helfen bei der Scanner-Auswahl nur bedingt. In Behörden zählt nur der reale Durchsatz: Wie viele Dokumente laufen ohne Stau, Doppeleinzug oder Sonderbehandlung durch? Wie sicher bewältigt der Scanner Mischstapel aus dünnem Papier, gefalteten Bescheiden, dicken Urkunden und überlangen Formularen? Wie stabil arbeitet er über Jahre hinweg? Entscheidend sind vier Gütedimensionen: Verlässlichkeit, Anwenderfreundlichkeit, Flexibilität und Effizienz.

Hinsichtlich seiner Mechanik, Verschleiß- und Ersatzteile sowie beim Support ist ein professioneller Dokumentenscanner auf Dauerbetrieb ausgelegt. Papierschonender Einzug und Bandtransport, konfigurierbare Ultraschallsensoren und zuverlässige Heftklammererkennung verhindern Fehleinzüge und Staus. Kratzfeste Glasführungen und integrierte Bildoptimierung sichern reproduzierbare Qualität. Die Verlässlichkeit sollte damit ebenfalls nur in den seltensten Fällen ein wirklich ernsthaftes Problem darstellen.

Bei der Flexibilität kann das schon anders aussehen, schließlich scannt der öffentliche Sektor in den seltensten Fällen nur Normware, also standardisierte Formate. Ein professionelles System verarbeitet und sortiert unterschiedliche Formate und Papierqualitäten – von empfindlichen Altakten bis zu kartonverstärkten Kuverts. Variable

Einzugskräfte, anpassbare ScanGeschwindigkeiten, ein gerader Papierweg, eventbasierte Sortierung und offene Schnittstellen zu DMS-, E-Akte- und IDP-Lösungen erweitern den Einsatzbereich.

Befasst man sich im Detail mit der Anwenderfreundlichkeit, sind eine intuitive, ergonomische Bedienung, verständliche Klartextmeldungen und gut zugängliche Papierwege gefragt. Derweil erleichtern hinterlegte Scanprofile und projektbezogene Geschwindigkeiten wiederkehrende Aufgaben im Sinne der Effizienz. Prozesse, die sich an der Technischen Richtlinie TR-03138 „Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN) des BSI orientieren, schaffen zudem die Grundlage für nachvollziehbare, rechtssichere digitale Dokumente.

Entscheidungsgrundlage schaffen Beschaffung und KI-Strategie dürfen nicht beim Algorithmus enden.

Wer in IDP und automatisierte Fachverfahren investiert, sollte die vorgelagerte Digitalisierung mitdenken – von der Dokumentenvorbereitung über die Scanqualität bis hin zu Metadaten und Qualitätssicherung. Besonders aussagekräftig sind verifizierte Anwenderberichte vergleichbarer Behörden sowie Teststellungen mit eigenem Beleggut und realen Abläufen.

Der Autor Steffen Unmuth ist Chief Commercial Officer der DATAWIN GmbH / InoTec SCAMAX.

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KI & Automatisierung Materna-Gruppe unterstützt Verwaltungen bei Beschleunigung von Genehmigungsverfahren

tungsfähigkeit von SPARK Workflow nun in die Praxis zu bringen.

Wir unterstützen Behörden dabei, SPARK sicher, skalierbar und fachlich präzise in ihre bestehenden Prozesse zu integrieren“, so Hagedorn weiter.

Die Materna-Gruppe begleitet Behörden von der Analyse der bestehenden Prozesse über die technische Integration bis zum Rollout und Change-Management. Zentral ist dabei die Integration der jeweils relevanten Fachverfahren und behördenspezifischen Rechtsnormen in bestehende Systeme. So entsteht eine auf den jeweiligen Verwaltungsbereich zugeschnittene Plattform.

Die technische Architektur von SPARK Workflow ist modular angelegt. Einzelne Komponenten können in vorhandene Workflows eingebunden oder als eigenständige Verfahrensunterstützung genutzt werden. Dazu zählen unter anderem KI-gestützte Dokumentenanalyse, Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen, die Aufbereitung rechtlicher Grundlagen sowie Funktionen zur strukturierten Verfahrensübersicht.

SPARK Workflow ist als prozessorientierte KI-Plattform konzipiert, die reale Planfeststellungs- und Genehmigungsverfahren fachlich abbildet und eine Skalierung auf weitere Domänen ermöglicht.

Behörden-KI SPARK Mit der Freischaltung von SPARK Workflow steht der öffentlichen Verwaltung ein zentrales KI-gestütztes Werkzeug zur Verfügung, um Planungs- und Genehmigungsverfahren schneller zu bearbeiten. Als Mitglied des verantwortlichen Konsortiums unterstützt die Materna-Gruppe Behörden dabei, SPARK Workflow in ihre Fachverfahren und bestehenden IT-Landschaften zu integrieren. tung und Entscheidungen weiterhin bei den Sachbearbeitenden liegen.

Bundesdigitalminister Dr. Karsten Wildberger ordnet die Bedeutung des Projekts entsprechend ein: „Mit dem Projekt SPARK zeigen wir, wie moderne Verwaltung funktioniert: schnell, transparent und nutzerzentriert. Heute stellen wir den Quellcode der KI-Lösung SPARK Workflow bereit und geben ihr damit einen festen Platz im DeutschlandStack. Dies ist ein bedeutender Fortschritt und wichtiger Beitrag zur Staatsmodernisierung.“ Für Behörden liegt der Mehrwert vor allem in der Entlastung bei komplexen, dokumentenintensiven Verfahren.

Wo Sachbearbeitende bislang Hunderte Seiten manuell prüfen, fehlende Unterlagen identifizieren, Widersprüche erkennen und Bild: Mat erna

Das Projekt SPARK steht für „Schnellere Planung und Realisierung durch KI“ und adressiert einen der größten Engpässe der Verwaltung: die aufwendige Prüfung umfangreicher Antragsunterlagen.

SPARK Workflow setzt dort an, wo Verfahren bislang besonders viel Zeit binden: bei der Sichtung, Strukturierung und fachlichen Vorprüfung eingereichter Unterlagen.

Dafür greift das System über Schnittstellen auf aktuelle Gesetzesdatenbanken zu und zerlegt relevante Vorschriften in einzelne Prüfschritte. Im Hintergrund verbindet ein Datenmodell diese Prüfschritte mit den Angaben aus dem Antrag und den zugehörigen Dokumenten.

So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die KIgestützte Bewertung: SPARK Workflow kann Hinweise geben, Abweichungen markieren Johannes Rosenboom ist SVP Sales, und Prüfergebnisse begründen, Marketing, Business Development für während die fachliche BewerPublic Sector und KRITIS bei Materna.

Rechtsgrundlagen nachschlagen müssen, unterstützt SPARK Workflow durch strukturierte KIAgenten. Gerade vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel, anstehenden Pensionierungen und Vertretungssituationen kann SPARK dazu beitragen, wertvolles Fachwissen besser nutzbar zu machen und Verfahren stabiler zu organisieren.

Investitionen schneller möglich machen „SPARK Workflow zeigt sehr konkret, welchen praktischen Nutzen Künstliche Intelligenz für Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und Verwaltungen entfalten kann. Beschleunigte Genehmigungsverfahren entscheiden mit darüber, ob Investitionen schneller möglich werden, ob Projekte vorankommen und ob Menschen erleben, dass der Staat handlungsfähig ist“, sagt Michael Hagedorn, CEO der Materna-Gruppe. „Unsere Aufgabe ist es, die Leis-

Der Autor Johannes Rosenboom ist SVP Sales, Marketing, Business Development für Public Sector und KRITIS bei Materna.

Infoma Online automatisiert Prozesse intelligent Mit den neuen Infoma Online KI-Agenten bringt Axians Infoma hochspezialisierte digitale Mitarbeitende in die kommunale Sachbearbeitung.

Die KI-gestützten Agenten sind direkt in Infoma Online integriert und übernehmen klar definierte Fachprozesse selbstständig. Sie lesen eingehende Dokumente aus, prüfen diese strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und bereiten die Datensätze in Infoma Online vor. Kritische Prozessschritte wie Buchungen oder Stammdatenänderungen erfolgen dabei erst nach Freigabe durch die zuständigen Mitarbeitenden – konsequent nach dem Prinzip „keep the human in the loop“. Den Auftakt machen drei Agenten für besonders häufige Vorgänge: das Anlegen bzw. Ändern von Bankverbindungen und SEPA-Mandaten, Stundungen sowie Amtshilfeersuchen. Mit der Einführung der neuen Agenten setzt Axians Infoma seine bisherige KIStrategie fort, dort auf Automatisierung zu setzen, wo sie wirklich sinnvoll ist, und dabei Transparenz, Datenschutz und fachliche Verantwortung zu wahren. „Mit den Infoma KI-Agenten bringen wir Künstliche Intelligenz dorthin, wo

sie unseren Kunden den größten Mehrwert bietet: in die alltäglichen Prozesse. Unsere Agenten arbeiten regelbasiert, transparent und nachvollziehbar. Dabei behalten die Mitarbeitenden immer das letzte Wort über fachliche Entscheidungen. So leisten wir einen konkreten Beitrag, um die aktuellen und kommenden Herausforderungen im öffentlichen Dienst zu bewältigen“, so Holger Schmelzeisen, Geschäftsführer von Axians Infoma.

KI-Agent Bankverbindungen & SEPA-Mandate Der Agent unterstützt die Verwaltung bei der fachlich korrekten Anlage und Änderung von Bankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandaten auf Basis eingehender E-Mails oder gescannter PDFDokumente. Auch handschriftliche Eintragungen werden dabei zuverlässig verarbeitet. Der Agent prüft die ausgelesenen Angaben strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und führt die Anwenderin-

nen und Anwender sicher durch den Prozess. Neue Bankverbindungen werden ausschließlich an bereits bestehenden Adressen angelegt – diese fachlichen Rahmenbedingungen sind fest im Agenten verankert. Vor der finalen Übernahme fordert der Agent zudem eine Benutzerfreigabe an. Erst danach werden bestehende Posten aktualisiert und der Absender per E-Mail benachrichtigt.

KI-Agent Stundungen Eingehende Stundungsanträge werden durch den KI-Agenten Stundungen vollständig vorbereitet – von der fachlichen Prüfung bis zur buchungsreifen Stundung. Der Agent erkennt relevante Anträge, prüft deren fachliche Eignung, liest Beträge, Zahlungsrhythmen und betroffene Forderungen aus und erzeugt die erforderlichen Stundungszeilen in Infoma Online. Dabei werden alle Datums- und Zinslogiken sowie die notwendigen Stammdaten berücksichtigt. Vor der Buchung

fordert der Agent zwingend eine Benutzerprüfung und Genehmigung an, ohne diese Freigabe wird der Prozess nicht fortgesetzt. Im Anschluss erzeugt der Agent den entsprechenden Bescheid und stellt diesen digital bereit.

KI-Agent Amtshilfeersuchen Der Agent unterstützt die strukturierte Verarbeitung eingehender Amtshilfeersuchen. Er liest Beträge für Haupt- und Nebenforderungen aus den Dokumenten aus, ermittelt die zuständigen Schuldner- und Gläubigerinformationen und bereitet die erforderlichen Vollstreckungszeilen regelkonform in Infoma Online vor. Forderungsarten, Buchungskreise und Beträge werden dabei einheitlich und konsistent erzeugt. Auch hier gilt: keine automatische Buchung ohne Freigabe. Die Sachbearbeitung prüft die erstellten Datensätze und gibt den Vorgang anschließend explizit frei.

Bild: © ART STOCK CREATIVE - stock.adobe.com

Digitale Verwaltung mit KI

Datenschutz und -souveränität Für Infoma-Online-Kunden gilt bei all dem ein klares Grundprinzip: Die fachlichen Daten verbleiben vollständig in Infoma Online und damit in Deutschland. Dieses Prinzip bleibt auch beim Einsatz moderner KI-Funktionen konsequent bestehen. Auch die Verarbeitung von KI-Inhalten ist strikt geregelt und unterliegt der DSGVO. Texteingaben, fachliche Kontextinformationen sowie KI-Antworten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und die KI greift ausschließlich auf jene Daten zu, auf die der jeweilige Benutzer auch ohne KI-Unterstützung Zugriff hätte. Rollen, Berechtigungen und bestehende Sicherheitskonzepte bleiben vollständig wirksam.

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KI & Automatisierung Weiterführende Informationen

KI ist in den Kommunen angekommen – aber was hat sich verändert?

Die Investitionen steigen, der Fortschritt nicht

Die befragten Bürgermeister:innen sind nicht technikpessimistisch.

Sie wissen genau, unter welchen Bedingungen sie arbeiten.

Eine große Mehrheit nennt regulatorische Hürden als größte Bremse der Digitalisierung. Viele bezweifeln, dass die aktuelle Bundesregierung geeignete Rahmenbedingungen für Fortschritt im öffentlichen Sektor geschaffen hat. Ein erheblicher Teil bezeichnet den Fachkräftemangel als kritische operative Herausforderung. Das ist keine abstrakte Zukunftssorge, sondern realer Druck, der jede Personal-

KI im Einsatz, aber wer trägt die Verantwortung?

Das Tempo der KI-Einführung gehört zu den überraschenden Befunden der diesjährigen Umfrage.

Weniger überraschend, aber besorgniserregender: Verbindliche Leitlinien für den KI-Einsatz bleiben die Ausnahme. Die meisten Verwaltungen, die KI einsetzen, tun dies ohne formale Regeln dafür, wie sie genutzt wird, wer für ihre Ergebnisse verantwortlich ist und was passiert, wenn etwas schiefgeht.

Die Bürgermeister:innen kennen diese Angriffsfläche. Nach den größten Risiken der KI-Einführung gefragt, nennen sie am häufigsten die Abhängigkeit von externen Anbietern, knapp vor dem Datenschutz. Diese Rangfolge ist aufschlussreich. Sie zeigt, dass die Verantwortlichen über die bloße Frage hinausgehen, ob KI Risiken birgt.

Sie stellen eine konkretere, operative Frage: Auf wessen Infrastruktur verlassen wir uns und welche

Zur Methodik der Studie und Download Im Auftrag von MeisterTask befragte forsa 1.296 Bürgermeister:innen aus Kommunen mit mindestens 1.000 Einwohner:innen per OnlineBefragung zwischen Mai und Juni 2026. Statistische Fehlertoleranz ±3 Prozentpunkte. Dies ist die zweite jährliche Befragung; die erste fand im Februar/März 2025 statt.

Handhabe haben wir? Jedes KIWerkzeug in der öffentlichen Verwaltung muss darauf eine klare Antwort geben: jenseits von Marketingsprache, in vergabetauglichen Details. Die Frage lautet nicht mehr nur, ob ein Tool leistungsfähig ist, sondern auch, ob es in der eigenen Verwaltung verantwortungsvoll eingesetzt werden kann.

Jetzt den vollständigen Bericht „Digitalisierung in Deutschlands Kommunen“ herunterladen: voge.ly/meister-2026

Für Verwaltungen, in denen die Abhängigkeitsfrage das wichtigste KI-Risiko darstellt, zählt diese Richtung ebenso viel wie die Funktionen selbst. Denn Vertrauen in KI entsteht nicht durch Funktionsumfang, sondern durch Transparenz darüber, wo Daten liegen und wer darauf Zugriff hat.

Wer hostet Ihre Daten?

Knapp 9 von 10 Befragten sagen, es sei ihnen wichtig oder sehr wichtig, dass Softwareanbieter und Server in Deutschland oder der EU ansässig sind. Das ist keine weiche Präferenz. Es ist die Bedingung, unter der Vertrauen in digitale – und erst recht in KI-gestützte – Werkzeuge im öffentlichen Sektor entstehen kann.

Meister ist ein deutsches Unternehmen. MeisterTask wird auf Servern in Deutschland gehostet, ist nach ISO 27001, C5 und SOC 2 zertifiziert und vollständig DSGVO-konform.

Diese Compliance ist kein Beiwerk: Sie ist die Grundlage, auf der mehr als 2.000 Organisationen des öffentlichen Sektors ihre tägliche Arbeit aufbauen.

Die KI-Funktionen von MeisterTask basieren auf demselben Fundament. Meister AI in MeisterTask hilft bereits heute dabei, Dokumente zu entwerfen, Aufgabenverläufe zusammenzufassen und die eigene Wissensbasis zu durchsuchen.

Das reduziert den administrativen Aufwand rund um die eigentliche Arbeit. Mit der Weiterentwicklung des Produkts soll die KI-Inferenz schrittweise näher an die europäische Infrastruktur heranrücken, die Verwaltungen ohnehin voraussetzen, damit Werkzeuge, die den Alltag verbessern, auch die Vergabeprüfung bestehen.

Überzeugt, aber nicht umgesetzt

Bild: Meister

Neue Tools lösen keine strukturellen Probleme

entscheidung prägt und die Frage aufwirft, wie ein kleineres Team mehr leisten kann.

Das sind strukturelle Zwänge. Sie verschwinden nicht mit einer neuen Softwarelizenz oder einem KI-Piloten. Aber sie verändern den Maßstab dafür, was KI leisten muss: Verwaltungsaufwand unmittelbar und messbar reduzieren, statt eine weitere Komplexitätsebene zu schaffen, die noch zu betreuen ist.

Die Verwaltungen, die mit KI Tritt fassen, haben die Technologie genau darauf ausgerichtet: gezielte Automatisierung, die Zeit zurückgibt, nicht Transformation um ihrer selbst willen. Der Unterschied liegt nicht im Tool, sondern darin, wie klar das Problem definiert ist, das es lösen soll.

Meister entwickelt MeisterTask (Projekt- und Aufgabenmanagement) und MindMeister (Mindmapping) für Teams in der öffentlichen Verwaltung, in Unternehmen und in regulierten Branchen.

Gehostet in Deutschland. ISO-27001-zertifiziert. Vollständig DSGVOkonform.

Demo buchen oder kostenlos testen: meistertask.com

Eine neue forsa-Befragung unter 1.296 Bürgermeister:innen zeigt: Zwischen KI-Einsatz und echtem Fortschritt besteht eine Lücke. Was es braucht, um sie zu schließen.

Jahrelang drehte sich die Debatte um KI in der öffentlichen Verwaltung um die Frage, ob sie überhaupt ankommt. Diese Debatte ist beendet. Eine Mehrheit der deutschen Kommunen nutzt KI bereits oder erprobt sie. Neue Software wird eingeführt, Budgets steigen. Die Werkzeuge sind da.

Die zweite jährliche forsa-Befragung im Auftrag von MeisterTask unter 1.296 Bürgermeister:innen zeigt jedoch: Ankommen ist nicht dasselbe wie Vorankommen. Trotz gestiegener Investitionen, neuer Technologien und wachsender KIAktivität hat sich der selbst eingeschätzte Digitalisierungsgrad binnen eines Jahres nicht verändert.

Die Rathäuser tun mehr denn je und fühlen sich trotzdem keinen Schritt weiter.

Warum diese Lücke existiert und wie KI helfen kann, sie zu schließen, statt sie zu vergrößern: Genau diese Frage werfen die diesjährigen Ergebnisse auf.

Der vollständige Bericht steht zum Download bereit. Was folgt, ist das Argument, das er entfaltet.

Über Meister

Einer der handlungsrelevantesten Befunde 2026 betrifft nicht KI, sondern digitale Werkzeuge insgesamt: die Distanz zwischen dem, was Kommunen für möglich halten, und dem, was sie tun.

Die Daten zeigen eine auffällige Lücke: Eine große Mehrheit der Bürgermeister:innen hält digitale Aufgaben- und Projektmanagement-Tools für geeignet, um die Effizienz der eigenen Verwaltung zu steigern. Deutlich weniger setzen sie tatsächlich ein. Die Überzeugung ist da. Die Nutzung nicht.

Das liegt selten am fehlenden Willen, meistens am fehlenden Einstiegspunkt.

In genau dieser Lücke arbeitet MeisterTask. Genau hier lässt sich am schnellsten zeigen, was Digitalisierung wirklich bringt.

Verwaltungsarbeit besteht zu großen Teilen aus wiederkehrenden, nachverfolgbaren Aufgaben: Freigaben, die durch Abteilungen wandern; Entscheidungen, die dokumentiert werden müssen; Prozesse, die von Kontinuität statt von Einzelwissen abhängen. In den meisten Rathäusern lebt diese Arbeit noch in E-Mail-Verläufen, geteilten Tabellen und im Kopf derjenigen, die das System einst aufgesetzt haben. Geht diese Person, geht der Prozess oft mit.

MeisterTask ersetzt das durch strukturierte Aufgabenboards, die Zuständigkeiten, Fristen und Status für alle Beteiligten sichtbar machen, ohne technisches Spezialwissen oder aufwendiges Onboarding. Automatisierungen übernehmen die Routine: Wiederkehrende Checklisten erscheinen nach Plan, Erinnerungen gehen raus, bevor Fristen reißen, Aufgaben wandern ohne Handarbeit von Phase zu Phase. Meister AI entwirft Dokumentation, holt relevante Informationen aus der Wissensbasis und unterstützt bei der RoutineSchreibarbeit, die Stunden kostet, ohne Urteilsvermögen zu verlangen.

Den Fachkräftemangel löst keine Software. Aber die Stunden, die wöchentlich durch Koordinationsaufwand, Doppelarbeit und Postfachprozesse verloren gehen? Die sind sofort zurückzugewinnen. Und wenn Mitarbeitende in den Ruhestand gehen, bleibt ihr Prozesswissen im System: durchsuchbar und strukturiert, statt dass die nächste Person von vorn anfangen muss.

So sieht es in der Praxis aus Die Stadt Gütersloh koordiniert mit MeisterTask stadtweite Initiativen über Abteilungsgrenzen hinweg. „Gerade für die Verwaltungsinitiative setzen wir besonders auf MeisterTask. Wir werden die Digitalisierung der Verwaltungsbehörden schrittweise durchführen und die Projektplanung und -steuerung soll weitestgehend in MeisterTask stattfinden“, berichtet die Stadt.

Die Bezirksregierung Arnsberg, eine Landesbehörde in Nordrhein-Westfalen, entschied sich aufgrund der DSGVO-Konformität und des deutschen Datenhostings für MeisterTask. Die Plattform koordiniert dort abteilungsübergreifende Projekte, hält den Aufgabenstatus transparent und löst papierbasierte Prozesse ab, die die Arbeit einst verlangsamten.

Mehr als 2.000 Organisationen des öffentlichen Sektors arbeiten heute mit MeisterTask zusammen. Die Plattform ist im Einsatz, konform und auf die Bedingungen ausgerichtet, unter denen die öffentliche Verwaltung tatsächlich arbeitet.

Was jetzt zählt Mehr Investitionen, kein sichtbarer Fortschritt: Das ist kein Urteil über die Menschen in Deutschlands Rathäusern. Es ist ein Urteil über die Bedingungen, unter denen sie arbeiten, und über die Distanz zwischen dem Potenzial verfügbarer Werkzeuge und der Realität ihrer Nutzung.

KI allein wird das nicht ändern.

Echte Fortschritte erzielen jene Verwaltungen, die KI-gestützte Automatisierung mit Governance-Strukturen, konformer Infrastruktur und praxistauglichen Abläufen verbinden. So liefert die Technologie, statt die Komplexität zu vergrößern, sie zu reduzieren. Der Einstieg muss nicht groß sein, er muss nur an der richtigen Stelle beginnen: dort, wo Arbeit heute noch unsichtbar ist.

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