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Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Comité Técnico de Autoevaluación Bogotá, D. C. Septiembre de 2011

1


PRIMERA EDICIÓN: Octubre, 2011 Fundación Universitaria Los Libertadores LOS LIBERTADORES, FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Bogotá D.C., Colombia Cra 16 No. 63 A - 68 / Tel. 2 54 47 50

www.ulibertadores.edu.co Hernán Linares Ángel PRESIDENTE DEL CLAUSTRO Néstor Cristancho Quintero RECTOR Isabel Cristina Rincón Rodríguez VICERRECTORA ACADÉMICA Carlos Alberto Correa Gregory VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Fabián Patiño Barragán VICERRECTOR EDUCACIÓN VITUAL Y A DISTANCIA


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

CONTENIDO pág. Presentación 4 Cuadro de registro documental por factor Cuadro siglas y códigos dependencias de la institución Tabla de clasificación de la serie, subserie y tipo de documento

5

34 39

5


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

PRESENTACIÓN El presente documento pretende constituirse en una fuente de información básica que permita efectuar consultas sobre los diferentes documentos que reposan en la Biblioteca, y a su vez sugiere pautas del archivo y codificación de los documentos institucionales y los propios de calidad académicas y administrativas, resultado del esfuerzo realizado por la Dirección de esta unidad, responsable de liderar el manejo y clasificación de la misma, con el apoyo de la Asesora de Rectoría y el Centro de Evaluación y Estadística. El boletín recoge la información necesaria para identificar los documentos institucionales relacionados con los factores o aspectos que se examinan en los procesos de autoevaluación con miras al Registro Calificado o a la Acreditación. Este boletín contiene: 1. Cuadro registro documental por factor. Para la codificación de las dependencias o unidades se tomaron las establecidas por el Oficina de Planeación de la Institución, y para la clasificación documental se adoptaron las definidas por el Archivo Central Institucional. 2. Cuadro de siglas y códigos por dependencias de la Institución. 3. Tabla de clasificación de la serie, subserie y tipo de documento. Es importante señalar que lo contenido en el registro documental por factor es la información básica que los programas académicos deben utilizar como soporte o evidencia al referirse a las condiciones de calidad, tanto en el informe con destino a CONACES (Documento Maestro), como al CNA (Informe Final). Así mismo se constituye en un aporte para los procesos de consulta y utilización de la información por parte de diferentes usuarios.

6


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 1

Misión y Proyecto Institucional

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

 

16,1

Certificado de existencia y Representación Legal.

2010

Ministerio de Educación Nacional

 

Estatutos Fundación Universitaria Los Libertadores.

2007

Asamblea General

DASG

10

25.3

Proyecto Educativo Institucional Libertador PEIL 2008.

2008

Rectoría

DREC

30

28.6

Planeación Institucional 2010 - 2014.

2010

Rectoría

DREC

30

28.1

Estudio de mercadeo de programas. Última versión.

2009

Programas

 

 

33.1

7


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 2

Estudiantes

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

Reglamento Estudiantil en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo No. 001 de diciembre del año 2008.

2008

Consejo Superior

DCS

10.1

25.1

Reglamentación de la elección y participación de los representantes de la comunidad estudiantil en los cuerpos colegiados de la Institución. Resolución de Rectoría 050, del 11 de julio del año 2007 por el cual se modifica la Resolución 041, agosto 30 de 2005.

2007

Rectoría

DREC

30

30.9

Escuela de monitores.

2010

Vicerrectoría Académica

PVAC

40

 

Refuerzos en competencias básicas.

2011

Vicerrectoría Académica

PVAC

40

32,1

Formato de acompañamiento a estudiantes repitentes.

2009

Dirección Académica

PDA

40.5

55.1

8


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 2

Estudiantes

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Calendario Académico. Última versión (2011 -I- II).

2011

Vicerrectoría Académica

PVAC

40

 

Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009.

2009

Rectoría Consejo Académico

 DREC

30 

25.5

Becas y descuentos para estudiantes otorgados por la Fundación Universitaria Los Libertadores. Resolución 021, septiembre 16 de 2003, Por la cual se modifica la resolución No. 016 del 2001 por la cual se reglamentan las. Incentivos a los estudiantes (Becas).

2003

Rectoría

DREC

30

30.9

Opciones de grado para los programas de formación técnico profesional, tecnólogo, profesional universitario y especialista. Resolución Rectoría 027 del 7 mayo de 2010.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

9


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 2

Estudiantes

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Reglamentación de tutorías y consejerías académicas. Resolución 061 julio 29 de 2008.

2008

Rectoría

DREC

30

25.2

Estímulos para estudiantes que obtengan las mejores pruebas ECAES. Resolución 006 de Septiembre 22 de 2005 del presidente del claustro, por la cual se modifica la resolución No. 004 Noviembre de 2004 relacionada.

2005

Presidente del Claustro

DPRC

20

25.2

Aprobación de la planeación académica. correspondiente a la vigencia 2010, Resolución de Rectoría No. 113 del 2 de octubre de 2009.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

Aprobación y adopta el programa de Escuela de Monitores. Resolución de Rectoría No. 055 del 16 de septiembre de 2010.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

10


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 2

Asunto

  Formato Entrevista personal de Admisión por programa académico.

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

2010

Programas

 

 

39.5

Perfil de Ingreso del Estudiante, última versión.

2011

Programas

 

 

39.5

Instructivo Mesa de Ayuda estudiantes.

2010

Dirección Académica de Aducación a Distancia

PDA

50.1

30.6

Procedimiento programación académica.

2010

Unidad de Gestión Administrativa y Financiera

PAF

50.4

30.6

Procedimiento admisiones y matrículas.

2010

Unidad de Gestión Administrativa y Financiera

PAF

50.4

30.6

Estudiantes

11


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 2

Estudiantes

Asunto

 

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

Procedimiento de grados.

2010

Unidad de Gestión Administrativa y Financiera

PAF

50.4

30.3

Formato programación tutorías versión 02.

2010

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.1

30.6

Formato Plan de Estudios Programación SIPA.

2010

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.1

30.6

Formato programación Semáforos.

2010

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.1

30,5

12


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 3

Profesores

Asunto

 

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

Estatuto Profesoral en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo 002 del 12 de diciembre de 2008 por el cual se expide el (Procesos de selección, vinculación y contratación docente (Estatuto Profesoral, Procedimiento de selección y Contratación).

2008

Consejo Superior

DCS

10.1

25.1

Estímulo y reconocimiento a la producción académica, investigativa y de proyección social.

2010

Dirección Académica

PDA

40.5

13

Régimen de Personal Docente. Acuerdo 12A del 20 de junio de 2000, (Clasificación y reclasificación catedráticos).

2000

Consejo Superior

DCS

10.1

17.1

Procesos de selección, vinculación y contratación docente (Estatuto Profesoral, Procedimiento de selección de personal y de Contratación de Personal) Digital (DH-= 02).

2009

División Promoción y Desarrollo Humano

ADH

60.1

52

13


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 3

Profesores

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

Plan de Perfeccionamiento docente.

2008

Dirección Académica

PDA

40.5

28

Programa de cualificación docente. Última versión.

2011

Vicerrectoría Académica

PVAC

40

28

Incentivos a la producción académica, investigativa, a la extensión y a la proyección social de personal académico y administrativo de la Institución. Resolución 010, 26 de noviembre de 2009.

2009

Presidente del Claustro

DPRC

20

25.2

Plan y seguimiento al trabajo académico del profesor formato.

2009

Vicerrectoría Académica

PVAC

40

16.14

Reglamentación la actividades de fomento al perfeccionamiento y cualificación permanente del personal académico, administrativo, estudiante y egresados. Resolución 0124 de 26 de noviembre de 2009.

2009

Rectoría

DREC

30

25.7

14


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 3

Profesores

Asunto

 

Versión

 

Procedimiento para la categorización de profesores de tiempo completo dentro del escalafón docente. Resolución de Rectoría No. 003 de 20 de enero de 2010 .

2010

Perfil de los Profesores vinculados a la Institución, última versión.

2010

Procedimiento selección de profesores Educación Virtual y a Distancia.

2010

Procedimiento contratación de profesores y de personal por prestación de servicios Educación virtual y a Distancia.

2010

Procedimiento capacitación a docentes en ambientes virtuales de aprendizaje.

2010

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre Rectoría Centro de Evaluación y Estadística Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Dirección de Educación Virtual

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

DREC

30

25.7

DEE

30.6

52

PAF

50.4

21.1

PAF

50.4

21.1

PEV

50.1

21.1

15


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 4

Asunto

  Lineamientos para una dinámica curricular innovadora en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Implementación de la Reforma Curricular en la Fundación Universitaria Los Libertadores: Guía No. 1 Flexibilidad.

Versión

  2010 2010

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre Rectoría-Consejo Académico

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

 DREC

30 

28.6

Vicerrectoría Académica

PVAC

40.5

28

Programas

 

30.6

 

Procesos Académicos

Proyecto Educativo del Programa, PEP.

Docencia

Políticas y Criterios Académicos y Administrativos para la implementación del sistemas de créditos de los programas de pregrado. Resolución Rectoral de Nº 095 del 14 de dic./2007.

2007

Rectoría

DREC

30

25.7

Propuesta del modelo pedagógico para la educación a distancia modalidad virtual.

2010

Vicerrectoría de Educación Virtual

PEVD

50

32.2

 

16


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 4

Procesos Académicos

Docencia

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Formatos Planes analíticos.

2009

Vicerrectoría Académica

PVAC

40.5

30.6

Formatos Syllabus.

2009

Programas

 

40.5

30.6

Formato Guías de cátedra.

2009

Dirección Académica

PDA

40.5

30.6

Reglamento de Prácticas Profesionales por programa.

2010

Todos los programas

 

40.5

25

Reglamento de Laboratorios por programa.

2010

Programas

 

40.5

25

Reglamentación de opciones de grado para los programas de formación técnico profesional, tecnólogo profesional universitario y especialista. Resolución 027, 7 de mayo de 2010.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

17


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 4

Asunto

 

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

PAF

50.4

21.1

Procesos Académicos

Manuales de procesos de educación virtual y a distancia.

2010

Unidad de Gestión Administrativa y Financiera

Docencia

Manuales de funciones de educación virtual y a distancia.

2010

Unidad de Gestión Administrativa y Financiera

PAF

50.4

21.2

Creación y reglamentación del sistema general de investigaciones de la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo 005 de enero 26 de 2009.

2009

Consejo Superior

DCS

10.1

25.1

Documentos específicos sobre investigación (líneas y proyectos).

 

Programas

 

 

48

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.1

56

Procesos Académicos

Investigación

Formatos relacionados con investigación (Proceso en Educación Virtual y a Distancia).

2010

18


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 4

Procesos Académicos

Proyección Social

Asunto

 

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

Código Tipo Documento

 Nombre

 Sigla

 

 

Política y reglamento de la función de extensión y proyección social. Acuerdo 02 del 27 de enero de 2009.

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010 Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Internacionalización).

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

Actualización política institucional de extensión y proyección social en la Fundación Universitaria Los Libertadores y reglamentación de su organización. Acuerdo 001 enero 18 2011.

2011

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

19


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 4

Procesos Académicos

Recursos de Apoyo

Asunto

 

Versión

 Nombre

 

DEE

30.6

52

Biblioteca

PBI

40.7

50

2010

Rectoría Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

Procedimiento producción y vitalización de contenidos.

2010

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.1

21.1

Formato Guía Tutorial.

2010

Unidad de Gestión Administrativa y Financiera

PAF

50.4

16.9

2007

Centro de Evaluación y Estadística

Lineamientos y estrategias de selección, adquisición y descarte del material bibliográfico.

2010

Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010 Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Biblioteca y recursos de apoyo a los procesos de enseñanza y aprendizaje).

 Sigla

Código Tipo Documento

 

Uso de las tecnologías multimediales en la pedagogía universitaria.

 

Código Dependencia

Fuente emisora

20


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 5

Bienestar institucional

Asunto

 

Código Dependencia

Fuente emisora

Versión

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

30

25.7

Reestructuración el Centro de Bienestar Universitario. Resolución Nº 017 del 10 de mayo de 2006. (deroga Resolución 023, septiembre 2002).

2006

Rectoría

DREC

Reglamento para un Bienestar Integral en la Institución. (en construcción).

2011

 

 

 

25.8

Políticas un Bienestar Integral en la Institución en construcción.

2011

 

 

 

 

21


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 6

 

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Procedimientos y tarifas para gastos de viaje para quienes presten servicios a programas académicos bajo la modalidad virtual y a distancia. Resolución de Rectoría 012 de febrero 12 de 2010.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

Protocolo para la aprobación de gastos de viaje y se establecen sus tarifas. Resolución de Rectoría No. 013 de febrero 17 de 2010.

2009

Rectoría

DREC

30

25.7

Se nombra Vicerrector de Educación Virtual y a Distancia en la Institución. Resolución de Presidencia No. 009 de septiembre 19 de 2009.

2009

Presidente del Caustro

DPRC

20

25.2

Comité asesor de virtualidad CAV. Resolución de Rectoría No. 117 de octubre 21 de 2009 por la cual se crea.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

22


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 6

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Procedimiento para el desarrollo de proyectos de Educación Virtual y contenidos virtuales y se reestructura el Comité Técnico Académicos de Expertos COTAE. Resolución de Rectoría No. 116 de octubre 21 de 2009, por la cual se define.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

Lineamientos administrativos y sobre los recursos financieros.

2010

Dirección Financiera

DDF

20.3

 

Aprobación nueva estructura orgánica de la Fundación Universitaria Los Libertadores. Resolución de Presidencia Nº008 de Septiembre de 2009.

2009

Presidencia del Claustro

DPRC

20

25.2

Se establecen los criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Promoción y divulgación de los programas y servicios ofrecidos).

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25.1

23


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 6

Asunto

 

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Certificado SC 5677-1 ISO 9001:2008.

2008

Icontec

 

 

16.1

Formato Informe de Gestión Académica y Administrativa en Región (elaborado por los Tutores en el momento del encuentro presencial).

2010

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.2

16.3

Procedimiento Creación Aulas Virtuales.

2007

Dirección Académica de Educación a Distancia

PDA

50.2

21.1

Reglamento Interno de Trabajo.

2006

División Promoción y Desarrollo Humano

ADH

60.1

25,8

Manual de Calidad.

2009

Gestión de Calidad

DCG

30,5

21.2

24


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 7

Asunto

  Política de egresados de la Fundación Universitaria Los Libertadores Acuerdo 004 del 25 de febrero/2009. Política y se reglamenta la función de extensión y proyección

Egresados e social. Acuerdo 02 del 27 de enero de 2009, por el cual se define. impacto sobre el medio Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Seguimiento a egresados). Estudio de Impacto con Empleadores, última versión.

Versión

 

Código Dependencia

Fuente emisora

Código Tipo Documento

 Nombre

 Sigla

 

 

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

2010

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

2010

Oficina de Egresados

DOE

30,9

39.9

25


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 8

Recursos Físicos y Financieros

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

Informe de presupuesto de proyectos aprobados. Última versión.

2010

Oficina de Planeación

 DOP

30.2 

36.4

Protocolo para la aprobación de gastos de viaje y se establecen sus tarifas. Resolución No. 26 de Rectoría de 09 de mayo de 2011.

2011

Rectoría

DREC

30

25.7

Se adiciona la resolución No.15 de marzo 07 de 2011 por la cual se fijan los valores por concepto de prestación de servicios profesionales de tutoría educación a distancia. Sede Cartagena para la vigencia del 2011. Resolución No. 37 de Rectoría junio 02 del 2011.

2011

Rectoría

DREC

30

25.7

Valores por concepto de prestación de servicios profesionales de tutoría de educación a distancia en la sede Cartagena para la vigencia 2010. Resolución de Rectoría No. 018 del 04 de marzo del 2010.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

26


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Asunto

Versión

Factor número 8

  Valores para contratación de algunos servicios o labores académicas no contempladas ni asignadas expresamente dentro del plan de trabajo de los contratos docentes. Resolución de Rectoría No. 050 de septiembre de 2006, deroga las resolución 045 del 08 de noviembre de 2005. Valores por concepto de prestación de servicios profesionales académicos para la vigencia 2011. Resolución No.11 del 05 de marzo 2011. Fijan los valores por concepto de prestación de servicios profesionales como investigadores para la vigencia 2011. Resolución No.12 del 05 de marzo del 2011. Fijan los valores honorarios por concepto de servicios profesionales para orientación de módulos de seminarios de grado. Resolución No. 055 del 20 de septiembre del 2010.

 

Recursos Físicos y Financieros

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

2006

Rectoría

DREC

30

25.7

2011

Rectoría

DREC

30

25.7

2011

Rectoría

DREC

30

25.7

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

27


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Asunto

Versión

Factor número 8

  Valores por las labores de cátedra para vigencia 2011. Resolución de Rectoría No. 14 del 07 de marzo del 2011. Se adiciona el acuerdo 002 de 2010 mediante el cual se establecen los valores correspondientes a los derechos pecuniarios para la vigencia 2011 en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo No. 001 de enero 28 del año 2011. Valores correspondientes a los derechos pecuniarios para los programas académicos que durante la vigencia 2011 fueron objeto de resolución de registro calificado por parte del Ministerio de Educación Nacional. Acuerdo 03 del 26 de mayo 2011.

 

Recursos Físicos y Financieros

Protocolo de gastos de viaje y tarifas. Resolución de Rectoría No. 013 de febrero 17 de 2010.

Código Dependencia

Fuente emisora

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

2011

Rectoría

DREC

30

25.7

2011

Consejo Superior

DCS

10.1

25.1

2011

Consejo Superior

DCS

10.1

25.1

2010

Rectoría

DREC

30

25.1

28


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 8

Recursos Físicos y Financieros

Asunto

  Valores por concepto de prestación de servicios profesionales, académicos por la vigencia 2010 en la Modalidad Virtual y a Distancia. Resolución de Rectoría No. 016 de marzo 4 de 2010, última versión. Valores por labor de cátedra para la vigencia 2010 en la Modalidad Virtual y a distancia. Resolución de Rectoría no. 017 de marzo 4 de 2010, última versión. Presupuesto de ingresos y gastos o inversiones por programa, última versión. Proyecto de crecimiento institucional - construcciones - PRM, última versión. Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010 Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Infraestructura física).

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

2010

Rectoría

DREC

30

25.1

2010

Rectoría

DREC

30 

25.1

2010

Dirección Financiera

DDF

20.3

36.4

2010

Oficina de Planeación

DOP

30.2

 

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

29


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 8

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

Código Tipo Documento

 Nombre

 Sigla

 

 

Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Estrategias financieras).

2009

Rectoría-Consejo Académico

 DREC

30 

25,1

Lineamientos de uso de planta física.

2010

Oficina de Planeación

  DOP

30.2 

25

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

2006

Rectoría

DREC

30

25.7

Valor correspondiente a los derechos pecuniarios. Resolución

Recursos Físico 025, abril 30 de 2010. y Financieros

Valores para contratación de algunos servicios o labores académicas no contempladas ni asignadas expresamente dentro del plan de trabajo de los contratos docentes. Resolución de Rectoría No. 050 de septiembre de 2006, deroga las resolución 045 del 08 de noviembre de 2005.

30


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 8

Recursos Físicos y Financieros

Asunto

 

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

Código Tipo Documento

 Sigla

 

 

Valores por concepto de prestación de servicios profesionales como investigadores para vigencia 2010. Resolución de Rectoría No. 011 de febrero 10 de 2010 .

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

Valores para prestación de servicios profesionales académicos para la vigencia 2010. Resolución de Rectoría No. 028 del 19 de mayo de 2010 modificatoria de la Resolución No. 016 del 04 de marzo de 2010.

2010

Presidente del Claustro

DPRC

20

25.2

Valores de honorarios por servicios profesionales para orientación de módulos de seminarios de grado. Resolución de Rectoría No. 055 del 20 de septiembre de 2010.

2010

Rectoría

DREC

30

25.7

Lineamientos administrativos y sobre recursos financieros.

2010

Vicerrectoría Administrativa

AVAD

60

25

31


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Factor número 9

Asunto

 

Código Dependencia

Fuente emisora

 

 Nombre

 Sigla

Código Tipo Documento

 

 

2010

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17

2008

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

2009

Rectoría

DREC

30

25.7

Los procesos de evaluación institucional como fundamento de la acreditación: Soporte condiciones de calidad.

2009

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

Informe de resultados percepción del cliente externo con respecto a los servicios prestados por los procesos de dirección y apoyo Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.

2010

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

Modelo Institucional de Autoevaluación.

Autoevaluación

Versión

La Universidad en cifras: Seguimiento estadístico a componentes del desarrollo institucional, última versión. Reglamenta la estructura de participación para el desarrollo del proceso de autoevaluación. Resolución Rectoral Nº 0102 de 2009.

32


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Autoevaluación

Código Dependencia

Fuente emisora

Código Tipo Documento

Asunto

Versión

Informe de resultados percepción del cliente interno con respecto a los servicios prestados por los procesos de dirección y apoyo Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.

2009

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

Factores que inciden en la deserción y mortalidad de los estudiantes universitarios, última versión.

2005

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

2007

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

2010

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

2011

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

2010

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.2

Los egresados graduados universitarios en 43 promociones: Seguimiento estadístico desde 1985, última versión. Percepción evaluativa sobre algunos componentes del desarrollo institucional desde los estudiantes como soporte para la cualificación universitaria, última versión. Evaluación del desempeño de los profesores en el intermedio del semestre, última versión. Evaluación del desempeño de los profesores al final del semestre, última versión.

33


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Documentos

Asunto

Las encuestas como estrategia de indagación en los procesos de certificación de calidad de los programas académicos en la Fundación Universitaria Los Libertadores.

Autoevaluación

Análisis de la encuesta adelantada para el seguimiento de egresados a través de la Red Seis sobre factores salariales en el año 2011. Informe Maestro para Registro Calificado. Informe Final para Acreditación de Programas. Plan de Mejoramiento según Registro Calificado. Plan de Mejoramiento según Acreditación. Informe respuesta auto. Última. Cualidades Sensibles. Ideales Realistas. Ponderación de Características y Justificación.

Versión

Código Dependencia

Fuente emisora

Código Tipo Documento

2010

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17.11

2011

Centro de Evaluación y Estadística

DEE

30.6

17,11

2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010

Programas Programas Programas Programas Programas  CTA  CDA Programas

               

               

18.3 18.3 28.4 28.4 18.3      

34


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Recomendaciones para el manejo de la documentación: •

Todo documento que se describe dentro de los factores, debe reposar copia en físico y en formato electrónico en la Biblioteca de la Institución con su correspondiente clasificación.

Cada vez que la documentación se actualice o sustituya por una nueva versión, previo filtro del Centro de Evaluación y Estadística se debe enviar a la biblioteca copia en medio físico y medio magnético.

35


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cuadro Siglas y Códigos Dependencias de la Institución En las siglas se antepuso la identificación propia de la unidad D. Unidad de dirección P. Unidad Académico Pedagógica A. Unidad Administrativa Sigla DASG DCS DRF DPRC DAP DCO DDF DTE DREC DSG DRC DOP

Código 10 10,1 10,2 20 20,1 20,2 20,3 20.3.1 30 30,1 30.1.1 30,2

Nombre de Dependencia Unidades de dirección Asamblea General Consejo Superior Revisoría Fiscal Presidencia del Claustro Asesoría Presidencia Contraloría Dirección Financiera Tesorería Rectoría Secretaria General Centro de Registro y Control Académico Oficina de Planeación

36


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Sigla DBU DSD DSC DSS DOA DGC DEE DAA DPI DPR DRI DGU DOM DCA DOE DEP

Código 30,3 30.3.1 30.3.2 30.3.3 30,4 30,5 30,6 30,7 30,8 30.8.1 30.8.2 30.8.3 30.8.4 30.8.5 30,9 30,10

Nombre de Dependencia Centro de Cultura y Bienestar Universitario Subdirección de Recreación y Deporte Subdirección de Cultura y Promoción Socioeconómica Subdirección de Salud Integral y Desarrollo Humano Oficina de Acreditación y Registro Calificado Sistema de Gestión de Calidad Centro de Evaluación y Estadística Auditoría Académica Gerencia de Promoción Institucional Oficina de Prensa y Relaciones Públicas Oficina de Relaciones Interinstitucionales Centro de Gestión Universitaria Oficina de Mercadeo Centro de Admisiones y Promoción Oficina de Egresados Escuela de Postgrados

37


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Sigla PVAC PFH PCB PID PEM PDA PDI PBI PEU PFCE PEC PCP PFCC PCS PPM PDG

Código 40 40,1 40,2 40,3 40,4 40,5 40,6 40,7 40,8 40,9 40.9.1 40.9.2 40,10 40.10.1 40.10.2 40.10.3

Nombre de Dependencia UNIDADES PEDAGÓGICAS (VAC) Vicerrectoría Académica Departamento de Formación Humana Y Social Departamento de Ciencias Básicas Departamento de Idiomas Departamento de Desarrollo Empresarial Dirección Académica Dirección de Investigaciones Biblioteca Centro de Extensión Universitaria Facultad de Ciencias Económicas y Contables Economía y Comercio Exterior Contaduría Publica Facultad de Ciencias dela Comunicación Comunicación Social y Periodismo Publicidad y Mercadeo Diseño Gráfico

38


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Sigla PFCE PEE PEP PPI PFCA PAE PGC PAT PFPS PPS PFIN PII PIS PIE PIM PIA PFDE

Código 40,11 40.11.1 40.11.2 40.11.2 40,12 40.12.1 40.12.2 40.12.3 40,13 40.13.1 40,14 40.14.1 40.14.2 40.14.3 40.14.4 40.14.5 40,15

Nombre de Dependencia Facultad de Ciencias de la Educación Educación Especial Educación Preescolar Licenciatura en Pedagogía Infantil Facultad de Ciencias Administrativas Administración de Empresas Tecnología en Gestión Comercial y Financiera Administración Turística y Hotelera Facultad de Psicología Psicología Facultad de Ingeniería Ingeniería Industrial Ingeniería de Sistemas Ingeniería Electrónica Ingeniería Mecánica Ingeniería Aeronáutica Facultad de Derecho

39


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Sigla PDE

Código 40.15.1

PEVD PEV PDA PDP PAF

50 50,1 50,2 50,3 50,4

AVAD ADH ALM AIT APE AMA AGS ABC ABA ABF

60 60,1 60,2 60,3 60,4 60,5 60,6 60,7 60,8 60,9

ESCA

70

Nombre de Dependencia Derecho UNIDADES PEDAGÓGICAS (VEVD) Vicerrectoría de Educación Virtual y a Distancia Dirección de Educación Virtual Dirección Académica de Educación a Distancia Dirección de Promoción de Educación Virtual y a Distancia Unidad de Gestión Administrativa y Financiera UNIDADES ADMINISTRATIVAS (VAD) Vicerrectoría Administrativa División de Promoción y Desarrollo Humano División de Logística y Mantenimiento Centro de Informática y Tecnología Centro de Producción Editorial Centro de Medios Audiovisuales Unidad de Gestión de Seguridad Unidad de Gestión y Adquisición de Bienes y Servicios-Compras Unidad de Gestión y Adquisición de Bienes y Servicios-Almacén Unidad de Gestión y Adquisición de Bienes y Servicios-Activos Fijos UNIDADES EXTERNAS Sede Cartagena

Fuente: Oficina de Planeación

40


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Tabla de clasificación de la serie, subserie y tipo de documento Cod. Serie

Serie

16

Informes

 

 

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie 16.3

Tipología

Informe General de Gestión

* Informe

 

 

* Soportes

 

 

*Anexos

Clasificación Docente

*Formato Clasificación Docente

 

 

17

Instrumentos de Evaluación

 

 

 

 

*Formación y Experiencia Laboral

 

 

 

 

*Clasificación por Programa

 

 

17.2

Estadísticas/Indicadores de Gestión

*Estudio

 

 

 

 

*Informe

 

 

17.3

Datos Poblacionales

*Snies

 

 

 

 

*Reporte de Población

 

 

 

 

*Información por Área Institucional

 

 

 

 

*Población Demográfica

17.1

41


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

 

 

*Derechos Pecuniarios

 

 

 

 

*Balance General

 

 

 

 

*Estado de Pérdidas y Ganancias

 

 

 

 

*Comunicaciones

 

 

17.7

Evaluación Individual de Docente

*Evaluación Histórica del desempeño del Docente

 

 

 

 

*Formato Evaluación

 

 

17.8

Evaluación Institucional

*Evaluación

 

 

17.9

Evaluación Seminario

*Formato de Evaluación Individual por Estudiante

 

 

 

 

*Informe

 

 

 

 

*Cuadros Estadísticos

 

 

17.10

Instrumento de Evaluación

*Formato de Evolución

 

 

17.11

Matrices de Autoevaluación

 

18

Instrumentos de Control

18.1

Planillas de Control

*Planilla Asistencia Docentes

 

 

 

*Planilla Control Empalme de Turnos

 

42


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

 

 

 

 

*Planilla Asistencia Clases

 

 

 

 

*Formatos

 

 

18.2

Registro Calificado

*Soportes

 

 

18.3

Acreditación

*Soportes

21

Manuales

21.1

Procedimientos

 

 

 

21.2

Funciones

 

 

 

21.3

Usuarios

 

 

 

 

 

*Planilla Seguridad Social

25

Normatividad Institucional

25.1

Acuerdos

*Acuerdo

 

 

25.2

Resoluciones

*Resolución

 

 

25.3

Asamblea General

*Actas

 

 

 

 

*Acuerdos

 

 

 

 

*Resoluciones

 

 

25.4

Consejo Superior

*Actas

Tipología

43


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

 

 

   

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie  

 

*Acuerdos

 

 

 

*Resoluciones

 

25.5

Consejo Académico

*Actas

 

 

 

 

*Acuerdos

 

 

 

 

*Resoluciones

 

 

25.6

Presidencia del Claustro

*Resoluciones

Tipología

 

 

25.7

Rectoría

*Resoluciones

28

Planes

28.1

Plan de Desarrollo

*Documentos Soporte

 

 

28.2

Planes de Estudio

*Folletos

 

 

28.3

Plan de Medios

*Acta Plan de Medios

 

 

28.4

Plan de Mejoramiento

*SNIES

 

 

 

 

*Información por Área Institucional

 

 

 

 

*Población Demográfica

 

 

 

 

*Formatos

44


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

 

 

*Reportes

 

 

 

 

*Derechos Pecuniarios

 

 

 

 

*Balance General

 

 

 

 

*Estado de Pérdidas y Ganancias

 

 

 

 

*Comunicaciones

 

 

28.5

Plan de Trabajo

*Plan de Trabajo

 

 

 

 

*Horario

 

 

 

 

*Memorandos

 

 

28.6

Plan Educativo Institucional

*Política Institucional

 

 

 

 

 

 

 

28.7

Plan de Trabajo Docentes

*Informes

 

 

 

 

*Informe de Horarios

 

 

28.8

Plan de Trabajo Facultades

*Programas Académicos

 

 

 

 

*Proceso Seguimiento Aulas

45


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

 

 

*Políticas

 

 

 

 

*Proyectos

 

 

 

 

*Mallas Curriculares

 

 

28.9

Plan de Trabajo Departamentos

*Políticas

 

 

 

 

*Procesos

 

 

 

 

*Proyectos

29

Presupuesto

29.1

Presupuesto Académico

*Comunicaciones

30

Procesos Académicos

30.1

Tutorías

*Programación

 

 

30.3

Grados

*Programación Grados y Posgrados

 

 

 

 

*Consolidados Grados

 

 

 

 

*Protocolos Grados

 

 

 

 

*Paz y Salvo Estudiantes

 

 

30.4

Horarios

*Formato Horario por Aulas

 

 

 

 

*Formato Disponibilidad Docentes

46


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

 

 

 

 

 

30.5

 

 

 

 

 

30.6

 

 

 

 

       

Tipología

 

 

Programación Académica

*Formato de Programación Aulas

 

*Guía Catedrática

Currículo

*Documentos de Sustentación

 

 

*Planes de Estudio o Pénsum

 

 

*Programas de Asignaturas o Planes Analíticos

 

 

 

*Guías de Cátedra

 

 

 

*Syllabus

 

 

 

*Contenido Programático

 

30.9

Descuento Mejor Promedio

*Listado General Registro y Control

 

 

 

 

*Listado por Programa

 

 

 

 

*Historia Académica Postulados

 

 

30.10

Planeación y Calendario Académico

*Inscripciones Asignaturas Estudiantes

 

 

 

 

*Información Centros de Apoyo

47


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

 

 

 

32

Programas Académicos

 

 

 

 

 

 

 

32.3

 

 

 

33

Promoción e Imagen Institucional

 

 

Tipología

 

*Planeación Académica por Facultades

32.1

Cursos Libres

 

32.2

Cursos de Extensión y/o Diplomados

*Propuesta

 

*Comunicaciones

Educación a Distancia

 

 

 

33.1

Estudios de Mercado

*Propuesta

 

 

*Contrato

 

 

*Publicidad

Proyectos Administrativos

*Proyectos Vicerrectoría

 

 

36

Proyectos

 

 

 

 

*Estudios Reportes

 

 

 

 

*Avances e Informes

 

 

 

 

*Ofertas

 

 

 

 

*Planos (si es necesario)

36.1

48


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

 

 

   

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

*Actas de Comité

 

 

 

*Informes Mensuales y Semanales

 

36.4

Proyectos de Investigación Financiados

*Proyecto

 

 

 

 

*Hoja de Vida Investigadores

 

 

 

 

*Actas de Trabajo

 

 

 

 

*Producto Investigación

 

 

 

 

*Informe Avance

 

 

 

 

*Informe Final

 

 

36.5

Proyectos de Investigación Docentes

*Proyecto

 

 

 

 

*Hoja de Vida Investigadores

 

 

 

 

*Actas de Trabajo

 

 

 

 

*Producto Investigación

 

 

 

 

*Informe Avance

 

 

 

 

*Informe Final

49


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

39.5

Entrevistas Estudiantes

*Formatos Entrevista Estudiantes

 

 

39.6

Certificaciones

*Formato Solicitud Certificado de Notas

 

 

 

 

 

 

 

39.9

Egresados

*Formatos

56

Programas Investigación

56.1

Semillero de Investigación

*Actas de Constitución e Integrantes

 

 

 

 

*Informe de Tutores

 

 

 

 

*Diseño y Programa Módulos de Formación

 

 

 

 

*Hojas de Vida Tutores y Conferencista

 

 

 

 

*Soportes Difusión y Convocatoria

 

 

 

 

*Encuentro Institucional

 

 

 

 

*Encuentros Interinstitucionales

 

 

 

 

*Redcolsi

 

 

 

 

*Proyectos Semilleros

 

 

56.2

Curso Intersemestral

*Convocatoria

50


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

 

 

*Cronograma

 

 

 

 

*Protocolo

 

 

 

 

*Hojas de Conferencistas y Talleristas

 

 

 

 

*Listados de Asistencia Diaria

 

 

 

 

*Relación Elaboración Diplomas

 

 

56.3

Jóvenes Investigadores

*Hoja de Vida

 

 

 

 

*Hoja Académica

 

 

 

 

*Rut

 

 

 

 

*Ensayo del Proyecto

 

 

 

 

*Informe Mensual

 

 

 

 

*Copia Contrato

 

 

56.4

Grupos de Investigación

*Información General de Grupo CVLAC

 

 

 

 

*Información General de Grupo GRUPLAC

 

 

 

 

*Acta Institucional

51


Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional

Cod. Serie

Serie

CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie

Tipología

 

 

 

 

*Línea de Investigación

 

 

 

 

*Actas de Reunión

 

 

 

 

*Reporte de Producción por Investigadores

 

 

 

 

*Producto

 

 

56.5

Pasantes de Investigación

*Convocatoria

 

 

 

 

*Acta de Selección

 

 

 

 

*Proyecto de Investigación y Plan de Trabajo

 

 

 

 

*Informe de Avances

 

 

 

 

*Informe Final

 

 

 

 

*Producto

 

 

 

 

*Acta de Evaluación

52


Gu铆a de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluaci贸n Institucional

56


AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL