Tiga Tingkatan mendengarkan

Tingkat 1 - Internal Listening

Dalam tingkat ini fokus hanya terjadi pada diri dan pikiran Coach sendiri, bukan pada orang / sedang berbicara. Ketika coachee berbicara, Coach menafsirkan apa yang didengarnya. Dalam percakapan sehari-hari ini adalah hal normal di mana secara alami kita sebagai pendengar mengumpulkan informasi dari apa yang kita dengar, mendefinisikannya sesuai persepsi kita, membentuk opini dan akhirnya kita mengambil keputusan Umumnya, coach tidak mendengarkan pada level ini. Karena dalam sesi Coaching titik beratnya adalah tentang coachee dan kebutuhan mereka dan sama sekali bukan tentang coach.

Tingkat 2 - Focused Listening

Pada tingkat ini, Coach berfokus sepenuhnya pada coachee yang sedang berbicara, mendengarkan kata-kata mereka, nada suara dan bahasa tubuh yang ditampilkan dan tidak terganggu oleh pikiran dan perasaan Coach sendiri. Minimum seorang Leader as Coach memiliki kemampuan mendengarkan di level dua ini, dimana tujuan dari pengumpulan informasi adalah semata mata untuk kepentingan coachee. Dengan mendengarkan pada level dua, coach bisa mendapatkan pemahaman mengenai keadaan coachee sesungguhnya, coachee akan merasa dimengerti dan jalan pikiran coach sendiri tidak akan mempengaruhi sesi coaching tadi.

Tingkat 3 : Global Listening

Pada level ini coach fokus pada pembicara dan mendengarkan lebih dari apa yang dikatakan oleh coachee. Dalam sesi coaching, coach akan mendengarkan segala sesuatu yang ditangkap dengan menggunakan intuisi, mengambil emosi dan menangkap sinyal dari bahasa tubuh coachee Coach dapat mengukur energi dan emosi coachee serta menangkap apa yang tidak mereka katakan. Coach akan memahami apa yang mereka pikirkan, rasakan dan percayakan pada indera coach sendiri yang bisa sangat responsif terhadap kebutuhan coachee dan mengetahui apa pertanyaan untuk pembicaraan berikutnya

Teknik M g

Beberapa teknik mendengarkan aktif yang dapat digunakan dalam sesi coaching :

1. Mendengarkan Secara Verbal a. Kata-kata singkat Ya', 'baik', 'OK' 'mm..' dan lainnya menandakan coach mendengar. Bila disampaikan pada saat yang tepat, tidak akan mengganggu konsentrasi berpikir coachee. b. Merefleksikan kata, pemikiran dan perasaan coachee. Proses mendengarkan dengan merefleksikan ini menunjukkan coach mendengarkan coachee secara menyeluruh. Hal-hal yang bisa direfleksikan:

- Emotional State : kegembiraan, kekhawatiran, kemarahan, semangat, dll

- Intensitas dari reaksi yang diberikannya

- Inkonsistensi antara apa yang terlihat dan apa yang dikatakan

- Kecocokan atau ketidakcocokan, antara perilaku, sasaran dan komitmen

- Mengidentifikasi dan menjembatani jarak / gap

Contoh:

“Saya menangkap kegelisahan Anda terhadap kondisi yang sedang terjadi“

“Anda terdengar sangat antusias dan gembira atas kinerja yang didapat”.

“Saya mendengar Anda ingin sekali ambil bagian dalam situasi tersebut, namun belum bisa berkomitmen karena waktu” c. Paraphrasing adalah pengungkapan kembali apa yang disampaikan coachee dengan cara lain, namun tanpa mengubah maknanya Dalam percakapan coaching, paraphrasing dilakukan dengan tetap memakai inti dari konten pembicaraan, hanya diubah cara menyatakannya.

Contoh :

Coachee : “ Saya sepertinya sudah tidak bisa lagi berkomunikasi dengan tim. Mereka kelihatannya menjalankan apa yang saya katakan dengan tidak mau mendengarkan saya. Tapi mereka kelihatannya tidak paham apa yang saya katakan Saya selalu mengucapkannya dengan jelas Tapi mereka selalu menanyakan kembali kepada saya untuk menjelaskan berulang-ulang kali”

Paraphrase : “ Saya mendengar bahwa tim kerja Anda belum mengerti sepenuhnya, walaupun Anda sudah menjelaskan sejelas mungkin yang Anda bisa.

“Jadi, Anda berpikir tim Anda tidak mengerti Anda, karena mereka terus menerus bertanya?”

“Anda merasakan, sedang tidak terkoneksi dengan tim Anda, belakangan ini” d. Reframing ( Membuat frame atau bingkai cerita baru ) :

Reframing dilakukan dengan mengubah makna dari sebuah peristiwa atau pengalaman, dalam cara menempatkan sebuah situasi dalam bingkai situasi yang berbeda, sehingga memberikan perspektif yang berbeda.

Contoh :

"Saya sudah berusaha, tapi hasilnya berantakan semuanya”

“Mereka membuat saya sangat marah, saya kesal karena tidak membalas mereka”

Reframe : “Anda memilih untuk menguasai dan mengendalikan emosi Anda” e. Memberikan pengakuan dan penghargaan

Dalam percakapan coaching, pengakuan / acknowledgement diberikan ketika mendengar sebuah situasi yang perlu diakui dan diapresiasi. Pengakuan dapat memberikan semangat dan dukungan terhadap coachee dan dapat diberikan untuk :

- Value/ nilai diri dari coachee

- Kekuatan dari dalam diri coachee

- Usaha dan jerih payah coachee

- Pencapaian dan keberhasilan coachee

Contoh :

“Saya mendengar Anda adalah seorang yang gigih, yang tidak menyerah pada masalah”

“Saya mengakui kerja keras Anda selama tiga bulan terakhir ini dalam mencapai target dan sekarang Anda mendapatkan hasilnya, Selamat!” f. Bertanya pertanyaan yang sesuai / berkaitan dengan pembicaraan

Pertanyaan dalam sesi coaching, sebaiknya bukan dari pertanyaan yang telah dipersiapkan, sebaliknya, bertanyalah sesuai dengan respon dari coachee g Klarifikasi

Coachee akan mengetahui bahwa coach benar-benar mendengar bila menanyakan pertanyaan yang berhubungan dengan yang mereka katakan.

Pertanyaan klarifikasi adalah salah satu pertanyaan dalam teknik mendengarkan aktif

Contoh :

“Anda sebelumnya mengatakan bahwa keluarga adalah hal yang paling penting dan baru saja Anda katakan bahwa karir adalah hal yang penting juga yang mana prioritas Anda sekarang?” h. Summarising / Menyimpulkan

Dalam beberapa situasi, berikan sebuah kalimat yang menyimpulkan dari apa yang dikatakan, yang mengatakan bahwa coach mendengarkan dan memahami apa yang disampaikan

Contoh :

“Jadi Anda merasakan sebuah situasi yang membuat Anda tidak nyaman..”

2 Mendengarkan secara non verbal a Kontak mata b. Ekspresi wajah positif dan netral

Dalam sesi coaching tatap muka, penggunaan bahasa tubuh yang tepat juga akan menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan coachee akan merasakan ketika coach aktif mendengarkan.

Dengan kontak mata, Anda telah menunjukkan bahwa sedang mendengarkan Jika sambil mencatat pastikan tetap menjaga kontak mata dengan coachee pada seluruh sesi anda.

Sambil tersenyum, tampak empati, dll secara natural akan membuat coachee merasa didengarkan. Hindari ekspresi “cemberut”, “menggoyang-goyangkan kepala atau tangan” dll.

c. Mengangguk

Sebuah anggukan kecil menunjukkan coach telah mendengar dan mengerti coachee d. Postur tubuh condong maju sedikit ke arah coachee, tangan terbuka, hindari melipat tangan, menunjukkan Anda terbuka untuk dan tertarik pada apa yang mereka katakan

C. Bertanya efektif

Manfaat dari bertanya dalam sesi coaching :

1. Mengajak coachee menyadari bahwa ia yang bertanggung jawab atas perubahan yang terjadi dalam hidupnya.

2. Mengajak coachee berpikir secara aktif untuk mencari alternatif pemecahan masalah dan memilih yang terbaik untuknya

3. Mendapatkan ide, insight, kreativitas bahkan solusi yang inovatif

4. Menumbuhkan kepercayaan diri dan sikap positif coachee

5 Memunculkan kesadaran coachee untuk melakukan aksi

6. Meningkatkan performa kerja ketika kesadaran melakukan aksi ini lebih besar

7. Memunculkan keterlibatan dan rasa memiliki terhadap organisasi yang tinggi ( employee engagement )

Beberapa teknik bertanya dan aplikasinya dalam sesi coaching : a. Pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka membantu coachee membuka pikiran, berpikir sendiri dan mengeksplorasi kemungkinan jawaban yang lebih menyeluruh. Kekuatan sesi coaching yang baik terletak pada bagaimana coach membantu coachee melihat kemungkinan baru, mengeksplorasi pikiran mereka sendiri, ide dan perasaan dan datang dengan solusi mereka sendiri untuk bergerak maju.

Pertanyaan terbuka akan membentuk pondasi sesi coaching yang efektif. Pertanyaan terbuka biasanya dimulai dengan 'apa', 'bagaimana', 'dimana', 'kapan', 'siapa' atau pernyataan seperti 'ceritakan tentang ... ' atau 'jelaskan kepada saya lebih banyak tentang ... ’

Contoh :

“Apa yang ingin Anda capai dari sesi ini?”

“Bagaimana Anda bisa mencapai itu?”

“Jelaskan kepada saya tentang...?”

“Kapan Anda merencanakan diri Anda akan mencapai hal tersebut?”

“Siapa yang dapat membantu Anda mencapai hal tersebut?” b. Pertanyaan yang berfokus pada solusi

Pertanyaan ini sangat efektif untuk menggerakan coachee menuju solusi dibanding dengan terus berkutat pada masalah atau penyebab masalah Coachee dapat mencapai solusi dalam waktu yang sangat singkat jika anda mengambil pendekatan ini.

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang membandingkan pertanyaan dengan fokus pada problem dan pertanyaan dengan fokus pada solusi

Fokus pada problem Fokus pada solusi

“Apa masalahnya?”

“Apa yang Anda ingin capai dari sesi ini?”

“Apa penyebab problem Anda?”

“Apa kemajuan yang telah Anda buat sejauh ini?”

“Mengapa hal ini menjadi masalah bagi Anda?” “Apa artinya mencapai keberhasilan bagi anda?” c. Pertanyaan saat ini dan masa depan.

Pertanyaan “saat ini”, diajukan untuk membantu coachee memahami situasi, kondisi, pikiran dan perasaannya saat ini.

Pertanyaan “masa depan”, membantu coachee memikirkan, membayangkan dan merasakan situasi yang diinginkan dimasa mendatang.

Contoh “Pertanyaan Saat ini” :

“Apa situasi/tantangan yang Anda hadapi saat ini?”

“Apa yang Anda rasakan saat ini terkait tantangan/ tujuan Anda?”

Contoh “Pertanyaan masa depan” :

“Dari situasi ini, kemana tujuan Anda selanjutnya”

“Bagaimana Anda melihat diri Anda di ... tahun mendatang ?”

“Apa yang akan Anda rasakan apabila Anda mencapai hal tersebut dimasa mendatang?”

Bentuk pertanyaan yang sebaiknya dihindari

Sebagai coach ada pertanyaan tertentu yang sebaiknya dihindari karena dapat menghambat kemajuan coachee :

a. Pertanyaan tertutup

Pertanyaan tertutup merupakan pertanyaan yang umumnya memberikan jawaban pilihan 'ya' atau 'tidak', atau respon yang diberikan coachee hanya satu kata Dengan berbuat demikian 'menutup' coachee untuk mengeksplorasi pikirannya. Jika coach mengajukan serangkaian pertanyaan tertutup, ia hanya akan memperoleh sedikit informasi dari coachee dan tidak memberikan stimulasi pemikiran mereka sendiri, atau membantu mereka mengeksplorasi pilihan mereka sendiri untuk bergerak maju.

Contoh pertanyaan tertutup :

“Apakah anda mau melakukannya?”

Ganti cara bertanya dengan pertanyaan terbuka :

“Pada skala 1-10 seberapa besar komitmen Anda untuk melakukan ini?” b. Pertanyaan yang mengarahkan

Pertanyaan tersebut akan lebih memberikan stimulasi pada coachee untuk mempertimbangkan jawaban yang lebih mendalam dan lebih terbuka / jujur.

Pertanyaan yang mengarahkan ( leading question ) adalah pertanyaan yang diungkapkan sedemikian rupa sehingga menyiratkan jawaban yang sebetulnya diperlukan / diinginkan coach atas pertanyaan, dengan kata lain coach mengarahkan yang diinginkan, hanya dikemas dalam bentuk pertanyaan.

Contoh :

- “Bukankah anda perlu berbicara pada atasan anda?”

- “Jadi anda setuju untuk memecat bawahan anda?”

- “Mengapa Anda tidak menghubungi klien tersebut dan mengirimkan proposal baru?”

Bentuk pertanyaan di atas dapat Anda ganti menjadi pertanyaan terbuka :

- “Apa yang anda perlu jelaskan kepada atasan anda?

“ Apa yang bisa anda lakukan untuk menghadapi situasi dengan bawahan anda saat ini?

- “Apa yang sudah anda lakukan untuk membuat klien memahami proposal yang baru?” c Pertanyaan berlapis

Pertanyaan berlapis dapat membingungkan coachee. Terjadi ketika Anda mengajukan lebih dari satu pertanyaan sekaligus.

Contoh :

“Jika demikian, kapan anda memutuskan untuk melakukannya, bersama siapa dan bagaimana anda melakukannya?”

Berikan waktu pada coachee untuk mempertimbangkan setiap pertanyaan yang Anda ajukan untuk memungkinkan mereka sepenuhnya mengeksplorasi pikiran atau perasaan mereka. Mengajukan lebih dari selain membingungkan coachee juga akan membuat mereka terburu-buru dan tidak menjawab setiap pertanyaan dengan lengkap, melupakan bagian dari pertanyaan, atau memberikan mereka kesempatan untuk hanya menjawab bagian-bagian yang mereka inginkan d. Pertanyaan “mengapa”

Pertanyaan yang dimulai dengan 'mengapa' adalah bentuk pertanyaan terbuka dan dapat digunakan untuk menantang pikiran, namun teknik ini harus digunakan dengan hati-hati karena pertanyaan 'mengapa' dapat terdengar konfrontatif atau kritis Ungkapan pertanyaan yang sama yang bisa diganti dengan “apa yang membuat …. “

Contoh:

“Mengapa Anda memilih tindakan tersebut? "

Diganti : “Apa yang membuat Anda mengambil tindakan tersebut?”

Bertanya jadi lebih halus namun dapat memberikan dampak signifikan sangat berbeda pada coachee.

Pertanyaan yang bisa kita gunakan dalam sesi coaching : a Klarifikasi dan refleksi

Coach belajar teknik klarifikasi dan refleksi untuk membantu coachee memiliki pemahaman yang jelas tentang situasi mereka sendiri Klarifikasi memastikan coach memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang coachee katakan dan pikirkan.

Contoh pertanyaan mengklarifikasi :

- “Jadi, jika saya memahami Anda dengan benar, apa yang Anda katakan adalah Anda merasa tidak nyaman dengan situasi tersebut. Hal apa yang membuat Anda tidak nyaman?”

Refleksi adalah memantulkan kembali kata-kata, pikiran dan perasaan yang didapatkan dari coachee untuk menunjukkan bahwa selain mendengarkan dan membantu membangun hubungan dengan coachee, coach juga membantu mereka mendengar apa yang mereka miliki melalui kata dan eksplorasi lebih lanjut

Contoh dari sebuah pertanyaan reflektif adalah :

- “Anda merasa tidak siap untuk situasi yang baru ... ceritakan lebih dalam lagi”

- "Anda terlihat bahagia, tapi saya juga merasakan ada sedikit kekhawatiran, bisa ceritakan pada saya ? “ b. Pertanyaan tantangan

Ketika kita mengajukan pertanyaan refleksi tersebut, coachee biasanya merenungkan kembali kebenaran dari apa yang dikatakan, dirasakan, atau dipikirkannya. Terkadang mereka merasa menemukan pencerahan dan menjelaskan apa yang ada di pikiran mereka.

Keterampilan dalam memberikan pertanyaan menantang dalam sesi coaching diperlukan untuk mengajak coachee berpikir dari berbagai sudut pandang, mencari alternatif berbeda, mendalami esensi dan membuat kesadaran lebih dalam lagi. Pertanyaan yang bersifat menantang berupaya menarik pikiran coachee lebih luas, melampaui batas yang mereka buat tanpa disadari. Beberapa contoh pertanyaan yang menantang pikiran:

- "Jika segala sesuatunya mungkin, apa yang anda inginkan?”

- “Tadi Anda menyebutkan bahwa Anda ingin mulai melakukan hal tersebut lagi meskipun di sesi terakhir Anda mengatakan bahwa Anda tidak benar-benar menikmati melakukan hal tadi ... ceritakan apa yang sebenarnya ada di sini?”

- "Anda telah mengatakan bahwa untuk menjadi pemimpin yang baik Anda harus membuat tim Anda puas. Dari mana keyakinan ini berasal?”

Menggunakan teknik skala dalam sesi coaching dapat menjadi cara yang sangat berguna untuk membantu coachee mengukur kemajuan mereka atau kepuasan yang ingin dicapai.

Contoh : Pada skala 1 -10

... sampai sejauh mana Anda telah membuat kemajuan menuju tujuan ini?

- bagaimana keyakinan Anda terhadap hasil yang akan Anda raih?

... seberapa besar komitmen Anda untuk melakukan tindakan ini?

Pertanyaan ini memungkinkan coachee untuk menilai posisi mereka dan memberikan landasan yang jelas untuk bergerak maju.

Contoh pertanyaan skala untuk menilai kemajuan

- "Pada skala 1 - 10 di mana 10 adalah situasi yang sempurna yang mana Anda merasa bisa berkomunikasi sangat baik dengan tim anda, Anda tahu apa yang harus Anda lakukan dan Anda mencapai segala sesuatu yang ingin Anda capai... dan skor 1 adalah dimana Anda merasa sangat tidak bisa berkomunikasi dengan tim anda sehingga

Anda tidak bisa mencapai apapun dalam tujuan organisasi, Anda tidak tahu apa yang bisa Anda capai dan bahkan tidak tahu bagaimana memulai untuk berkomunikasi di mana Anda menempatkan diri anda pada skala ini ?

Dalam skenario ini coachee kemungkinan besar akan dapat mengidentifikasi posisi dia berada saat ini dan coach dapat melanjutkan dengan :

- Anda tadi mengatakan berada di skala 6, apa situasi yang terjadi/apa yang sudah Anda lakukan berbeda di skala 6? ‘

Setelah coachee menetapkan posisi skalanya, coach dapat mengajukan pertanyaan untuk membantu mereka maju :

- Jadi, jika Anda sekarang pada skala 6, anda ingin bergerak ke skala berapa?

Biarkan coachee yang menentukan skala tujuannya.

- Misal coachee menjawab ingin bergerak ke skala 7, lanjutkan dengan pertanyaan : Seperti apa skala 7 yang anda harapkan? Apa yang dapat Anda lakukan sekarang untuk memindahkan diri Anda ke skala 7 ?”

Contoh-contoh pertanyaan yang dapat diajukan dalam Sesi Coaching

A. Pertanyaan untuk menetapkan fokus

● “Apa fokus Anda / yang ingin anda dapatkan dalam sesi coaching ini?”

● “Jika anda harus memilih, mana yang paling anda sukai?”

● “Langkah apa yang dapat anda ambil untuk menciptakan perubahan saat ini?”

● “Apa definisi / ukuran keberhasilan dari tujuan tersebut?”

● “Apa arti tujuan ini untuk Anda?”

B. Pertanyaan mengukur kesadaran / Pemahaman situasi saat ini

Pertanyaan yang mengungkapkan pemahaman individu terhadap realitas saat ini, gap/kesenjangan, tantangan yang terbentang di depan dan kekuatan saat ini.

Contoh :

● “Bisa anda ceritakan situasi anda saat ini berkaitan dengan tujuan ?”

● "Apa tantangan terbesar yang anda lihat saat ini ?”

● "Apa yang anda perlukan untuk mengatasi tantangan tersebut ?"

● "Apa kekuatan dalam diri Anda yang dapat membantu hal tersebut?

C. Pertanyaan klarifikasi

Pertanyaan yang membawa kejelasan kepada situasi saat ini, kebutuhan, tantangan atau tujuan atau yang mengungkapkan perasaan pribadi, kekhawatiran, pertanyaan, atau kecemasan

Contoh :

● "Apa data yang mampu mengungkapkan tentang situasi Anda saat ini?"

● "Apa tren pasar yang menjadi perhatian Anda sekarang?"

● "Apa perasaan yang Anda rasakan tentang hal ini?"

D Pertanyaan untuk menggali ide / peluang / kesempatan

Pertanyaan yang dirancang untuk menggali hal baru, hal yang berbeda dan kesempatan atau peluang baru yang bisa ditemukan coachee

Contoh :

● "Apa hal yang baru atau berbeda yang bisa Anda lakukan?"

● "Apa yang bisa Anda lakukan lebih baik lagi?”

● "Apa lagi peluang yang ada?

● "Apa yang akan terjadi jika Anda menggunakan seluruh sumber daya dan kekuatan

Anda? E Pertanyaan tentang visi dan strategi

Pertanyaan yang menarik perhatian coachee untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar lagi.

Contoh :

● "Apa bagian dari visi Anda yang sesuai dengan organisasi?"

● "Apa saja strategi Anda untuk dapat memenuhi tantangan tersebut?"

● "Apa prioritas Anda dalam strategi tersebut?"

F. Pertanyaan yang mendorong aksi nyata

Pertanyaan yang membuat individu bergerak maju ke dalam tindakan.

Contoh :

● "Langkah-langkah apa yang anda perlukan untuk membuat anda sampai di tujuan?”

● “Cara mana yang paling mudah untuk anda lakukan dalam waktu dekat ?”

● "Apa cara terbaik untuk menjembatani kesenjangan saat ini?"

● "Siapa lagi yang bisa dilibatkan untuk menjamin kesuksesan Anda?"

● "Apa lagi selanjutnya?"

● "Kapan / Bagaimana Anda akan memulainya?"

G. Pertanyaan bersifat dukungan

Pertanyaan yang mendorong coachee untuk berpikir tentang apa yang dapat ia lakukan atau menyebabkan peningkatan kemungkinan keberhasilan.

Contoh :

● "Apa yang bisa membantu untuk memastikan kesuksesan Anda?"

● "Dukungan dari siapa saja yang bisa Anda gunakan sekarang?"

H. Pertanyaan menentukan kesiapan, motivasi dan komitmen

Pertanyaan yang mengungkapkan kondisi saat ini untuk "Aksi" serta hambatan yang masih perlu diatasi Contoh :

● "Bagaimana komitmen Anda dengan tindakan ini?"

● "Bagaimana optimisme Anda tentang hasil yang akan dicapai?"

● "Apa kemungkinan / peluang yang paling membuat Anda bersemangat?"

● "Apa yang menahan Anda mencapai tujuan sekarang?"

● " Bagaimana Anda bisa mengubah itu menjadi suatu kesiapan?"

I. Pertanyaan tentang pengukuran

Pertanyaan yang dirancang untuk memperoleh kesadaran, atau pemahaman yang lebih dalam dan komitmen, standar pribadi dan pengukuran secara profesional.

Contoh :

● "Apa ukuran standar pribadi diri Anda yang berdampak situasi ini?"

● "Apa ukuran kesuksesan anda?"

● "Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mempertahankan nilai-nilai dan standar pribadi diri Anda ?”

● "Apa yang bisa membuat Anda menjatuhkan standar pengukuran Anda?"

J Menghilangkan hambatan

● “Faktor-faktor apa saja yang dapat membuat rencana Anda berjalan sesuai dengan yang Anda harapkan?”

● “Siapa orang yang berpotensi untuk mendukung / menentang rencana tersebut?”

● “Apa sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan?”

● “Apalagi yang akan Anda perlukan untuk membuat ini menjadi mungkin?”

● “Apa yang akan Anda lakukan jika terjadi?”

● “Apa lagi ....?”

Mode

*Model percakapan Coaching FIRA© dikembangkan oleh: Ina Rizqie Amalia, MCC dan M Kurnia Siregar, MCC (Loop Institute of Coaching) - ©2015

Fokus pada tujuan Identifikasi ( GPS ) Rencana aksi Akuntabilitas dan komitmen

Fokus pada Tujuan

Coach fokus pada tujuan pembahasan agenda coaching, hasil dan ukuran yang ingin didapatkan dalam sesi coaching kali ini.

Contoh pertanyaan:

• Apa agenda yang ingin Anda bahas dalam sesi coaching ini?

• Apa fokus tujuan dari Agenda / hasil yang ingin Anda capai pada sesi ini?

• Apa ukuran sukses dari sesi ini?

• Apa definisi ........ (tujuan yang ingin dicapai) ?

• Apa yang membuat tujuan itu penting untuk Anda?

• Apa yang Anda akan rasakan ketika mencapai tujuan tersebut?

Identifikasi GPS

Coach menggali untuk mengidentifikasi Kesenjangan (Gap), Kemungkinan (Possibilities) dan Solusi (Solution) yang berasal kesadaran dan pemahaman dari diri coachee.

Kesenjangan/GAP

• Skala 1 – 10, di mana angka 1 jauh dari sasaran dan 10 sudah sampai sasaran. Di mana situasi Anda sekarang?

• Apa kesenjangan / hambatan dari dalam diri Anda, yang Anda sadari / ketahui saat ini, yang membuat Anda belum mencapai tujuan Anda?

• Apa yang Anda rasakan pada situasi ini?

• Apa yang Anda pelajari dari diri Anda pada situasi / kesenjangan ini?

Kemungkinan / Possibilities

• Apa saja ide / pemikiran/ kemungkinan / peluang yang ada saat ini untuk mendukung Anda mencapai tujuan tersebut?

• Apa pro kontra / dampak / konsekuensi dari masing-masing peluang diatas?

• Apa saja kekuatan yang Anda miliki dari dalam diri untuk mencapai tujuan?

• Apa alternatif lainnya?

• Apa hal berbeda yang bisa Anda pikirkan?

Solusi / Solution

• Dari beberapa peluang yang ada tadi, apa solusi terbaik yang paling memungkinkan saat ini yang Anda pilih?

• Apa yang membuat Anda memilih solusi tersebut?

• Seberapa yakin Anda bahwa pilihan solusi yang diambil tersebut akan memberikan hasil sesuai dengan tujuan Anda?

• Apa yang Anda rasakan ketika Anda mengambil solusi tersebut?

• Apa nilai-nilai diri Anda yang mendukung solusi tersebut?

Rencana Aksi

Coach memberikan ruang dan kesempatan kepada coachee menetapkan rencana aksi untuk implementasi dari solusi yang dipilih.

Contoh pertanyaan:

• Apa rencana aksi/langkah yang akan Anda lakukan dari solusi tersebut untuk mencapai tujuan Anda?

• Bagaimana strategi untuk menjalankannya?

• Bagaimana perencanaan waktu dari rencana aksi Anda?

• Apa ukuran sukses dari rencana aksi yang Anda pilih?

• Bagaimana Anda mengantisipasi hambatan yang mungkin terjadi dari rencana aksi Anda?

• Apa sumber daya/dukungan yang Anda butuhkan untuk mencapai sasaran?

Akuntabilitas dan Komitmen

Komitmen dan tindak lanjut dimana Coach menggali komitmen dan akuntabilitas coachee dalam implementasi rencana aksi dan tindak lanjutnya.

Contoh pertanyaan:

• Apa kesimpulan yang Anda dapatkan dari sesi coaching ini?

• Apa yang Anda dapatkan/pelajari terkait sesi coaching ini dengan tujuan Anda?

• Bagaimana Anda memonitor dan menjaga akuntabilitas rencana aksi Anda?

• Bagaimana komitmen Anda dalam mencapai tujuan?

• Apa tindak lanjut berikutnya?

• Sebelum kita tutup sesinya, ada lagi yang ingin anda sampaikan?

• Penutup : Kita akan akhiri sesinya, Saya apresiasi kemajuan/ keterbukaan / kesadaran / komitmen anda dalam sesi coaching ini. Saya berharap dan berdoa semoga seluruh rencana yang sudah Anda siapkan berjalan sesuai yang direncanakan.

D. Memfasilitasi rencana aksi dan pencapaian coachee

Pada proses ini coach memiliki fungsi mendorong, meninjau, memantau dan memberikan umpan balik pada tindakan-tindakan coachee antar sesi coaching satu dengan sesi coaching berikutnya

Dalam proses ini coach secara efektif akan membantu coachee dalam rencana aksi dan mencapai hasil yang ditujunya.

1. Merancang aksi / tindakan yang akan dilakukan a. Mengajak coachee menentukan tindakan yang paling mudah dan paling segera yang bisa dilakukan b. Mengeksplorasi ide dan solusi alternatif, untuk mengevaluasi pilihan, serta membuat keputusan yang berkaitan dengan tujuan. c. Menantang secara positif asumsi dan perspektif coachee untuk memunculkan ide baru dan menemukan kemungkinan baru untuk tindakan. d Mendorong coachee untuk “Melakukan sekarang” (do it now) dan berikan dukungan secepatnya.

2 Perencanaan dan penentuan sasaran aksi/tindakan a. Kemampuan untuk mengembangkan dan menjaga rencana coaching yang efektif bersama dengan coachee b. Membantu coachee mengenali dan mengakses sumber daya yang berbeda untuk pembelajaran dan pelaksanaan rencana aksinya ( misalnya buku, tenaga ahli, profesional lainnya ) c. Membantu coachee mengidentifikasi dan membuat target keberhasilan awal yang penting bagi coachee. a. Mendorong disiplin pribadi coachee dan membiarkan coachee bertanggung jawab untuk apa yang mereka katakan, yang akan dilakukan, untuk hasil tindakan yang dimaksudkan atau untuk rencana tertentu dengan kerangka waktu terkait. b. Meninjau dan meminta dengan jelas aksi coachee yang akan mendorong coachee menuju sasaran yang dinyatakannya. c. Mendiskusikan komitmen coachee untuk apa yang telah mereka lakukan, belum lakukan, pelajari atau sadari sejak sesi coaching sebelumnya.

3. Mengelola kemajuan dan akuntabilitas coachee.

Ada tiga jenis coaching di tempat kerja :

Remedial Coaching adalah sesi coaching yang ditujukan kepada karyawan yang situasi pencapaiannya yang belum sesuai dengan harapan atau target organisasi. Dalam hal ini karyawan diharapkan memunculkan kesadaran diri yang kuat untuk dapat memperbaiki, mengoreksi hingga meningkatkan area-area yang diperlukan agar mencapai hasil atau target yang sesuai dengan harapan organisasi pada perannya.

Development Coaching ditujukan kepada karyawan yang dirasakan memiliki potensi bertumbuh dan berkembang di organisasi Pada umumnya ada dua bidang fokus dalam proses development coaching, ada hard skill dan soft skill. Hard skill mencakup keterampilan teknis yang diperlukan dan Soft skill lebih mengarah ke perilaku sehari-hari.

Proses coaching ini akan membangun kesadaran diri untuk mengembangkan potensinya sehingga mereka mampu merespon dengan cara yang benar untuk menjadi pemain tim dan meningkatkan kapasitas interpersonal dalam kontribusinya di organisasi

Transitional Coaching ini dilakukan untuk mendukung karyawan yang mengambil peran baru dalam organisasi dan membangkitkan kesadaran diri mereka terkait dengan kebutuhan untuk menyesuaikan diri dengan tantangan baru. Ketika perubahan terjadi setiap orang perlu beradaptasi dengan perubahan pada tingkat yang berbeda.

Coach yang efektif membina karyawan berdasarkan kemampuan dan motivasi karyawan.

Banyak pemimpin hanya memberikan coaching pada karyawan ketika ada masalah atau kinerja yang menurun tetapi filosofi ini tidak memaksimalkan kinerja semua karyawan.

Pemimpin yang serius tentang meningkatkan kinerja karyawan mereka memberikan coaching dengan semua karyawan secara sistematis dan terus menerus. Gambar dibawah ini memperlihatkan kerangka kerja untuk melihat empat peran yang berbeda dari seorang coach yang didorong oleh tingkat kemampuan dan motivasi dari berbagai jenis karyawan yang dihadapi.

Coaching Approach Based on Ability and Motivation

By : Clinton O Longenecker Category

3

HIGH ABILITY

LOW MOTIVATION

Coach as a Motivator

Category 4

LOW ABILITY

LOW MOTIVATION

Coach as a Miracle Worker

Category 1

HIGH ABLITY

HIGH MOTIVATION

Coach as a Nurturer

Category 2

LOW ABILITY

HIGH MOTIVATION

Coach as a Trainer

EMPLOYEE MOTIVATION

Kategori 1 : Coach sebagai nurturer (pemelihara)

Memimpin karyawan impian Karyawan pada kategori ini sangat terampil dan sangat termotivasi dan merupakan aset terbaik seorang manajer untuk mendapatkan hasil. Mereka biasanya melakukan apa yang diharapkan dan terkadang memberikan hasil yang lebih

Mereka memiliki motivasi diri dan sering bersedia untuk mengambil pekerjaan tambahan.

Jenis karyawan ini suka belajar dan menghadapi tantangan baru. Mereka tidak boleh didiamkan atau diabaikan, karena hal itu dapat mendemotivasi mereka dalam situasi seperti ini. Peran coach adalah sebagai pemimpin yang menjaga dan memelihara untuk membantu menjaga kinerja baik mereka dengan :

- Mengidentifikasi tugas pekerjaan baru dan menantang

- Memberikan pujian dan pengakuan secara reguler

- Menawarkan pelatihan dan pengembangan kesempatan tambahan

- Memberikan tanggung jawab tambahan, pemberdayaan dan otoritas

- Membiarkan karyawan tahu, dengan cara yang kreatif dan bermakna, bahwa mereka benar-benar dihormati, dibutuhkan dan dihargai.

Kategori 2 : Coach sebagai trainer

Memimpin karyawan ''up – and – coming ''

Karyawan “up and coming” biasanya mereka termotivasi dan mau bekerja keras dan belajar meskipun mereka saat ini tidak memiliki keterampilan khusus dan bakat yang membantu kinerja mereka secara keseluruhan Mereka bisa saja seorang karyawan baru, transfer , karyawan kontrak , atau karyawan management trainee.

Coach yang efektif dalam kategori ini akan :

- Mengamati dan memantau kinerja karyawan dan mengidentifikasi keterampilan khusus yang perlu dikembangkan untuk perbaikan

- Membantu karyawan mengembangkan rencana pelatihan untuk membantu dirinya memperoleh keterampilan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan.

- Mendukung karyawan dalam upaya mereka untuk memperoleh keterampilan dengan memberikan pelatihan tambahan on-the–job training , pelatihan formal dan peluang cross – training

- Memberikan arahan khusus untuk membantu memperoleh keterampilan dan secara teratur menjawab pertanyaan-pertanyaan karyawan yang muncul dalam proses pengembangan

- Memberikan umpan balik yang berkelanjutan dan spesifik dan penguatan kepada karyawan saat mereka bekerja dalam menerapkan keterampilan yang baru diperoleh pada pekerjaan

Kategori 3 : Coach sebagai motivator

Berurusan dengan karyawan “dibawah pencapaian”

Karyawan “dibawah pencapaian” biasanya memiliki keterampilan, keahlian dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang baik hanya ketika mereka ingin, tetapi motivasi mereka kadang tidak mendukung pencapaiannya. Karyawan dalam kategori ini sering memiliki sikap negatif, etos kerja yang buruk, kurangnya komitmen dan melakukan minimal untuk mendapatkan hasilnya Para karyawan ini bisa menjadi pemain yang kuat pada hari tertentu tetapi mereka tidak tampil dengan level tinggi secara konsisten. Untuk karyawan ini, peran utama coach adalah untuk memotivasi dan meningkatkan rasa kepemilikan kinerja dan akuntabilitas mereka untuk hasil yang diinginkan

Coach dalam kategori ini harus :

- Jelas dalam menetapkan tujuan kinerja dan standar bagi karyawan tersebut dengan batasan yang mewakili nilai tambah kinerja

- Terus menerus memeriksa dan memantau kinerja karyawan untuk menciptakan rasa akuntabilitas kinerja yang kuat

- Membuat umpan balik positif dan penguatan untuk mengenali kinerja yang efektif

- Menggunakan kritik yang konstruktif, teguran dan konsekuensi dalam menanggapi karyawan tersebut untuk menghilangkan perilaku yang tidak diinginkan

Kategori 4 :

Coach sebagai miracle worker :

Berhubungan dengan karyawan ''berubah – atau – pergi''

Orang-orang ini mungkin karyawan yang buruk, yang baru ditransfer, orang-orang yang tidak berubah terhadap organisasi, orang-orang lama yang masih bertahan, atau yang hanya begitu begitu saja. Mereka adalah orang-orang yang untuk alasan apapun, tidak memiliki kemampuan dan kemauan untuk tampil di tingkat yang memuaskan. Dalam hal ini diperlukan penyelesaian masalah secara simultan dari kemampuan dan motivasi yang wajar dengan jangka waktu yang jelas, dengan memberikan arahan dan memberitahukan yang terbaik.

Membina karyawan seperti ini memerlukan manajer untuk :

- Meninjau catatan kerja karyawan dengan organisasi

- Melacak dan menganalisis kontribusi kinerja aktual karyawan sampai saat ini

- Memastikan bahwa karyawan memiliki alat yang tepat dan dukungan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif

- Jelas mendefinisikan perubahan kinerja yang harus dilakukan dalam pekerjaannya untuk melanjutkannya

- Bekerja dengan karyawan tersebut untuk membuat rencana peningkatan kinerja / perbaikan yang serius

- Memantau kinerja karyawan setiap hari, memberikan umpan balik dan mendokumentasikan kontribusi karyawan terhadap organisasi dan pemenuhan rencana perbaikan mereka yang sedang berlangsung.

Pemilihan pendekatan pengembangan berdasarkan situasional di organisasi

Tidak semua situasi dan kondisi di tempat kerja melakukan pendekatan coaching, beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum memulai program coaching adalah kebutuhan dari pengembangan karyawan tersebut. Brien Emmerson dan Anne Loehr, dalam bukunya “ A manager's guide to coaching”, menyebutkan ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam pengembangan karyawan yaitu :

1. Aptitude / Kecakapan

2. Attitude / Sikap

3. Available Resources / Sumber daya yang tersedia

Masing-masing hal diatas memiliki pendekatan yang berbeda dan bisa dikombinasikan untuk memenuhi kebutuhan pengembangan karyawan :

1 Berkaitan dengan aptitude, pendekatan melalui training dan mentoring

2. Berkaitan dengan attitude, pendekatan dengan Coaching

3. Berkaitan dengan Sumber daya yang tersedia, pendekatan bisa dilakukan dengan training, mentoring dan coaching

Pelaksanaan proses coaching dalam organisasi :

1. Persiapan program coaching dan assessment

2. Mengembangkan sesi coaching yang efektif

3. Tindak lanjut sesi coaching

1. Persiapan program coaching dan asesmen

- Penjelasan program, kontrak kerjasama dan kerahasiaan.

- Coach memberikan penjelasan kepada coachee mengenai apa itu coaching dan manfaatnya.

- Objektif dan hasil yang ingin diharapkan dari coachee

- Perjanjian kerahasiaan atas pembicaraan yang akan terjadi dalam sesi coaching. Apabila ada informasi dari hasil pembicaraan sesi coaching yang akan diinformasikan kepada pihak lain, perlu diketahui oleh coachee

Membangun hubungan :

Coach and coachee bisa bertemu langsung atau via telepon untuk saling membangun hubungan satu sama lain, bertukar informasi tentang diri masing-masing dan informasi lain yang perlu diketahui. Memetakan proses coaching dan aktifitas yang akan dilakukan

Assessment & feedback : Sebelum memulai sesi coaching, akan sangat membantu apabila coach dan coachee memiliki informasi dan data terkini dari hal-hal yang perlu dikembangkan coachee Dalam proses ini coach dan coachee dapat sama-sama mengisi atau melakukan assessment atas coachee melalui :

- KPI

- Kompetensi

- Report

- Pengamatan perilaku coachee selama min. 3 bulan terakhir.

Hasil assessment dipakai untuk mengidentifikasi kekuatan dan area yang perlu dikembangkan dari coachee

Rencana pengembangan :

Coach bekerjasama dengan coachee untuk memastikan pengembangan coachee direncanakan dengan baik, ditulis dan fokus pada tiga sampai empat misi penting yang perlu dikembangkan Isu didefinisikan, objektif di identifikasi, strategi dan kerangka waktu dibuat, rintangan atau hambatan dalam pencapaian tujuan didiskusikan. Bila sudah lengkap, rencana pengembangan dibagi kepada atasan atau pihak yang mensponsori dan semua pihak menyetujui perkembangan yang akan diukur. Pastikan coachee setuju atas rencana pengembangan yang disepakati.

2. Mengembangkan sesi coaching yang efektif

Pastikan setiap sesi berlangsung dengan efektif, coach wajib mendemonstrasikan kompetensi dan kode etik yang dimilikinya Menggunakan tools atau alat bantu yang dapat mendorong dan memfasilitasi perkembangan dan pembelajaran coachee. Silakan lihat contoh percakapan coaching FIRA.

Pada setiap pertengahan sesi coaching, selalu cek pencapaian dalam setengah program sesi coaching 'mid-way check', feedback tambahan dan untuk memastikan perkembangan dan penyesuaian perencanaan jika diperlukan.

3. Tindak lanjut sesi coaching

Coach dan coachee menentukan peluang pengembangan lanjutan dan potensi sumber daya yang dibutuhkan. Pertemuan penutupan diadakan bersama coach, coachee dan sponsor untuk review proses dan pengembangan serta peluang pengembangan lain

TERIMAKASIH DAN SELAMAT BERPROSES !

Tools

PenetapanTujuanCoaching

NamaCoach : NamaCoachee :

PeriodeCoaching : JumlahSesiCoaching:

Peningkatan&PengembanganKinerjaYangInginDicapai:

Peningkatan&PengembanganKompetensiYangInginDicapai:

Peningkatan&PengembanganLainnyaPadaPeranDiOrganisasi:

PrioritasPencapaianPadaProgramCoachingIni

PencapaianTujuan1: UkuranKeberhasilanPencapaianTujuan

PencapaianTujuan2: UkuranKeberhasilanPencapaianTujuan

PencapaianTujuan3: UkuranKeberhasilanPencapaianTujuan

RingkasanSesiCoaching

NamaCoachee : NamaCoach : Tanggal/Waktu : TinjauanProsesPerkembanganHasilSesi Coaching Sebelumnya

RencanaHasilYangSudahDicapai

RencanaHasilYangMasihBelumTercapai

…………………………………….

…………………………………….

AgendaPembahasanSesiCoachingSaatIni

RencanaAksiSayaSaatIni

Perubahan/PencapaianYangSayaInginkan

SumberDayadanDukunganYangDibutuhkan

Contoh check list untukmenguatkankomitmencoachee:

STOP (yangakansayahentikan)

MINIMIZE (yangakansayakurangi)

KEEPDOING (yangakansayatetaplakukan)

DOMORE (yangakansayalakukanlebihbanyaklagi)

START (yangakansayamulailakukan)

PanduanPenjadwalan:

Coach akanmembuatkesepakatanwaktusesicoachingdengancoacheesepertidibawahini:

ContohCoachingPlan:

Coaching Plan :Minggu1

Coachee Tanggal Waktu Durasi Sesi# Keterangan

Coaching Plan :Minggu2

Coachee Tanggal Waktu Durasi Sesi# Keterangan

Coaching Plan :Minggu3

Coachee Tanggal Waktu Durasi Sesi# Keterangan

Coaching Plan :Minggu4

Coachee Tanggal Waktu Durasi Sesi# Keterangan

MekanismeCoachingProgram:

Coach memberikan sesi coaching kepada tiga coachee per minggu selama 30 - 45 menit coaching.

PilihJadwalSatuBulan:

Week1 Week2 Week3 Week4

Coachee1 @30-45menit

Tanggal:

Coachee4 @30-45menit

Tanggal:

Coachee7 @30-45menit

Tanggal:

Coachee10 @30-45menit

Tanggal:

Coachee2 @30-45menit

Tanggal:

Coachee5 @30-45menit

Tanggal:

Coachee8 @30-45menit

Tanggal:

Coachee11 @30-45menit

Tanggal:

Coachee3 @30-45menit

Tanggal:

Coachee6 @30-45menit

Tanggal:

Coachee9 @30-45menit

Tanggal:

Coachee12 @30-45menit

Tanggal:

DalamsituasidiorganisasiAnda,padasaatapaatausituasiapaAndamelakukan pendekatan training, coaching, mentoring dan counseling :

Trainingakandilakukanpadasituasi: Coachingakandilakukanpadasituasi:

Mentoringakandilakukanpadasituasi: Konselingakandilakukanpadasituasi:

Bagaimanasayamensosialisasikan definisidanmanfaat coaching pada coachee?

Apapoinpentingdalampenjelasan peran coach danperan coachee yang akansayainformasikankepada coachee?

Jawablahpertanyaandibawahini

Apayangperlusayaperkuatlagidalam membangun Credibility saya?

Apayangperlusayaperkuatlagidalam membangun Reliability saya?

Apayangperlusayaperkuatlagidalam membangun Intimacy saya?

Apayangperlusayaperhatikandalam Self Orientation saya?

Jawablahpertanyaandibawahini

PadasituasiapaAndamemilikikesulitan dalammendengarkanaktif

PadasituasiapaAndadapatmendengarkan denganaktif

Hal-halyangbisamenghambatAnda dalammendengarkanaktif

Hal-halyangbisamendukungAndadalam mendengarkanaktif