Serviços ao Síndico: Assembleia em condomínio: Tendências & Legalidade
Administração: Os benefícios do compliance para uma gestão transparente
Coluna: Qual o impacto da auditoria na gestão do síndico e junto ao conselho?
Seção Tira-Teima: Mais gente em casa aumenta riscos com energia elétrica?
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Terceirização: Reflexos da pandemia sobre a gestão da mão de obra
Fachada: Como organizar uma obra de recuperação e modernização
O período iniciado por volta de 20 de março e que tomou todo mês de abril de 2020 não encontra paralelo na vida recente dos condomínios. Junto com as profundas mudanças de rotina causadas pelo novo Coronavírus (Covid-19), a pandemia trouxe, para a mesa do síndico, a necessidade de monitorar pari passu o pagamento das taxas de rateio. Neste momento, a maior parte dos gestores analisa o movimento de maio e busca mensurar o impacto que a pandemia terá sobre a arrecadação. Disso dependerá manter ou adequar o planejamento de 2020, desde a previsão orçamentária previamente estabelecida sobre despesas de rotina (funcionários, contas de energia e água, manutenção de equipamentos, aquisição de insumos etc.), aos investimentos em obras e melhorias. As expectativas entre os gestores mudam conforme o perfil e tamanho do condomínio, bem como pela condição financeira anterior, mas especialistas recomendam cautela na hora de se fazer a revisão de contratos, para não colocar a segurança nem a qualidade em risco.
Nesta edição de maio, a Direcional Condomínios reprogramou a pauta de capa e traz justamente um balanço da primeira fase da quarentena nos condomínios em São Paulo. São apontadas, por exemplo, as Medidas Provisórias apresentadas pelo Governo Federal para diminuir o impacto da folha dos funcionários ou dos contratos de terceirização sobre o orçamento (elas são analisadas em detalhes por meio de artigos complementares no site da revista). As demais matérias previstas em nossa programação anual foram mantidas, entre elas, a reportagem sobre assembleia (que ganhou relevância pelo momento, através da modalidade virtual) e compliance. Esta última é bastante oportuna porque mostra que essa ferramenta de gestão pode ajudar os síndicos a identificar desperdícios e a formar reservas para investir em melhorias e benfeitorias e passar com mais tranquilidade por um eventual aumento da inadimplência. A confiança é a força motriz da Direcional Condomínios, que acredita no controle em breve da pandemia e na capacidade de os síndicos e fornecedores se reorganizarem com planejamento para preservar a saúde, o interesse coletivo e a sustentabilidade financeira.
Quadrinhos: Rede solidária em ação!
CAPA: Maio decisivo para a reorganização dos condomínios frente à pandemia
Administração: Os benefícios do compliance para uma gestão transparente
Seção Tira-Teima: Mais gente em casa aumenta riscos com energia elétrica?
Coluna: Fachada: Como organizar uma obra de recuperação e modernização
Informe Publicitário: Seciesp
DIRETORES Sônia Inakake e Almir C. Almeida
EDITORA
Rosali Figueiredo MTB 17722/SP rosali.figueiredo@gmail.com
DIRIGIDA A Condomínios residenciais, comerciais, administradoras, construtoras e shoppings
Serviços ao Síndico: Assembleia em condomínio: Tendências & Legalidade
PERIODICIDADE MENSAL
Exceto novembro/dezembro, cuja periodicidade é bimestral
TIRAGEM
20.000 exemplares
(60.000 leitores em média)
PÚBLICO LEITOR DIRIGIDO
Síndicos, zeladores, administradores e construtores
CIRCULAÇÃO
São Paulo e Grande São Paulo
04 06 12 15 19 05 14 16 10
Coluna: Qual o impacto da auditoria na gestão do síndico e junto ao conselho?
CAPA Coronado
ASSINATURAS
Emilly Tabuço faleconosco@grupodirecional.com.br
GERENTE COMERCIAL
Gabriel Youssef gabriel@grupodirecional.com.br
Dica:
Terceirização de Serviços: Reflexos da pandemia sobre a gestão da mão de obra
DEPARTAMENTO COMERCIAL
Ana Oliveira
Júlio Miglioli
Adriana S. dos Santos
ATENDIMENTO AO CLIENTE
Emilly Tabuço
João Marconi
Juliana Jordão Grillo
DIAGRAMAÇÃO
Jonas Coronado
Luís Guilherme
IMPRESSÃO Grass Indústria Gráfica
EQUIPE DISTRIBUIÇÃO
Douglas Barbosa da Silva Evaldo Mendonça
José Ricardo da Silva Pedro Henrique Rodrigues Paiva Roberio Santos
ASSINATURA ANUAL R$ 180,00
Renata Saldanha
Thalita Feuerstein
Os serviços de manutenção e conservação de elevadores não podem parar. São essenciais para manter o bem estar da população e continuam à disposição dos condomínios durante a pandemia do novo coronavírus. Para proteger seus trabalhadores, as empresas forneceram além dos tradicionais EPIs, acessórios adicionais como máscaras e álcool em gel para desinfecção e limpeza.
Para maior eficiência, o Seciesp recomenda aos técnicos a adoção de um check-list mensal para verificar todos os componentes e peças dos equipamentos. A cada 12 meses há a emissão do RIA, relatório de inspeção anual, que deve estar fixado na casa de máquinas, sendo um para cada elevador, exibindo todos os itens de verificação.
O check list obedece às seguintes etapas de verificação:
√ Casa de máquinas
√ Conjunto de tração
√ Regulador de velocidade
√ Portas de pavimento
√ Caixa de corrida
√ Cabine
√ Poço
O técnico também deve colher informações sobre os equipamentos com o responsável no condomínio, testar os elevadores para ter as mesmas percepções dos usuários sobre o equipamento, além de checar botões, indicadores digitais, nivelamento, ruídos, vibrações entre outros.
Em caso de dúvidas sobre a Covid-19 e elevadores ou qualquer outro assunto, consulte o Seciesp.
Síndico Paulo Fontes e algumas das medidas de prevenção à pandemia: Fechamento antecipado de áreas comuns e medição de temperatura dos prestadores de serviços
Os reflexos da pandemia sobre a vida condominial têm obrigado gestores, moradores e prestadores de serviços a uma reinvenção. A quarentena iniciada no final de março no Estado de São Paulo reteve os moradores dentro dos apartamentos, sem possibilidade de usufruir das áreas de recreação, esportivas e sociais. Aumentaram entregas (deliveries de refeições e encomendas), barulho entre unidades, produção de lixo e a higienização dos ambientes de circulação, exigindo mais tolerância, remanejamento dos funcionários, reforço na prevenção, e desencadeando ações solidárias (como músicas nas varandas e janelas, além de compra de alimentos para doação ou pessoas retidas do grupo de risco). Suspendeu-se grande parte das obras (internas e externas), preservando-se a manutenção dos serviços essenciais (portões, elevadores, sistemas de segurança, controle de pragas etc.). E na parte da gestão, veio a urgência de se desenhar planos de contingência para enfrentar eventual aumento da inadimplência devido à paralisação de inúmeras atividades econômicas no País. De acordo com os síndicos, o mês de maio será decisivo para mensurar os impactos da quarentena.
O MÊS de abril de 2020 exigiu um olhar mais atento dos síndicos para os pagamentos da taxa de rateio das despesas de março, diante da expectativa de que o fechamento do comércio e a interrupção de serviços a partir do dia 20/03 em São Paulo, Capital, e 24/3, no Estado, por causa da pandemia do novo Coronavírus (Covid-19), poderia refletir de imediato na renda dos moradores e gerar atrasos. “Já temos até uma planilha do que iremos economizar”, disse o síndico
orgânico Paulo Fontes na metade do mês passado.
O executivo administra o Portal Domínio Marajoara, um condomínio-clube com ares de resort, de 594 unidades de alto padrão, localizado na zona Sul de São Paulo. Há cinco anos sem promover rateio extra nem elevar a taxa condominial, Paulo Fontes resolveu adotar medidas preventivas para preservar a saúde financeira do residencial, ao mesmo tempo em que acompanhava a rotina dos pagamentos. Em um balanço parcial divulgado no dia 15/4, o condomínio registrou um índice de boletos em aberto muito próximo ao verificado em janeiro deste ano: 10,77% contra 10,94%.
“Como os pagamentos efetivos de 10/04 estão dentro do esperado, a projeção da inadimplência é de se manter em torno desse percentual ou pouco superior. Para o boleto de 10/05, com análise em 09/06, ainda é difícil fazer uma projeção.
Acredito que tenhamos inadimplência real, mas que não passará dos 10%, o que está dentro da normalidade em comparação com outros condomínios”, analisou Paulo Fontes. Antes da pandemia do novo Coronavírus, a taxa de inadimplência no Domínio Marajoara era de 2,36%. O síndico considera que, dentro desse cenário, o planejamento de obras do residencial para 2020 será mantido. No entanto, o gestor vem procurando enxugar gastos, ao mesmo tempo em que reforça os cuidados de prevenção. Neste aspecto, no dia 13 de março, quatro dias antes da confirmação da primeira morte por Covid-19 em São Paulo, o Domínio Marajoara já cancelara alguns eventos coletivos, como a festa da Páscoa, a feira-livre e o food-truck semanais. Neste período, a administração iniciou as campanhas junto aos moradores sobre prevenção e, a partir do dia 18/3, começou a interditar sucessivamente as áreas comuns, como academia, quadras, clube, brinquedotecas etc. Paulo Fontes providenciou ainda, desde o dia 17/3, a medição da temperatura de prestadores de serviços, funcionários próprios e terceirizados, recomendando que todos aqueles que estivessem com mais 37,8°C retornassem para casa. Por fim, suspendeu obras nas unidades e áreas comuns (a impermeabilizado do tanque da piscina aquecida, reparos nas piscinas externas e reformas das três portarias). Elas serão retomadas assim que possível.
Houve também remanejamento das equipes de administração, manutenção e limpeza. “Não mudei escala, mas dividi a limpeza e parte da manutenção em dois times, para trabalharem dia sim, dia não. Não mudei segurança, o piscineiro e jardinagem, nem os funcionários da central de correspondência, áreas vitais que não podem parar”, disse. Mas Paulo cancelou serviços que ficaram sem utilidade durante a quarentena, como o salva-vidas e a recepção. “Para evitar desemprego, acordamos 20% de desconto no contrato do salva-vidas e, na recepção, a empresa colocou os funcionários em férias.” Já o custo da assessoria esportiva caiu 35% para o período. “Eles vão pagar 50% do salário, mas não conseguem me dar 50% de desconto.”
Para os funcionários próprios, os pagamentos de abril serão pagos integralmente, mesmo para aqueles que tiveram redução de jornada ou afastamento por serem de grupos de risco. “Se a quarentena continuar, iremos propor ao sindicato da categoria que metade da redução da jornada vá para um banco de horas e, se tivermos aumento significativo da inadimplência, diminuição de 25% dos salários.” Paulo Fontes adotou ainda medidas para economizar energia. “Tudo isso demanda muito do síndico, mas estamos tentando nos antever, preservar a saúde das pessoas, dos colaboradores”, arrematou.
Síndico Demilson Bellezi Guilhem: Condomínio comercial sentiu de imediato o impacto da quarentena
Síndicos profissionais consultados pela Direcional Condomínios ao longo do mês de abril registraram situações diferentes sobre o pagamento dos boletos do mês. Demilson Bellezi Guilhem, que é orgânico no prédio onde mora, mas profissional em grandes empreendimentos residenciais e num comercial, disse que o impacto maior foi justamente neste. “Nos residenciais, os não recebimentos variaram entre 2,5% e 4,5%, somando atrasos com os inadimplentes históricos. Como são prédios de centenas de unidades, não houve um reflexo significativo sobre o orçamento”, observou. Já no comercial, com 848 salas, os atrasos foram, na primeira quinzena do mês, de 17,7% (150 unidades). “O impacto aqui é considerável e tivemos que reduzir equipes de limpeza e postos de controle de acesso, pois caiu muito a circulação no condomínio”, disse. Houve uma redução de 12% no contrato elevadores. mas o síndico tentava renegociar um pouco mais.
Nos residenciais, o que se observou é que os pagamentos em abril variaram conforme o perfil do condomínio. Em prédios de poucas unidades,
como os administrados pelas síndicas
Vanilda de Carvalho e Tania Goldkorn, praticamente não houve mudanças nos recebimentos. Tania destacou, inclusive, que apresentou o boleto de maio junto com o de abril, para que o condômino pudesse se programar. O síndico Mauro Possatto, por sua vez, identificou atrasos de 10% em média em todos os condomínios que administra. E a síndica Fernanda Françozo, de cerca de 15%. O atraso no mês não configura inadimplência, pois pode ser quitado até o último dia útil.
O diretor da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), Omar Anauate, disse que a entidade registrou um aumento de cerca de 10% de atrasos na primeira quinzena de abril, mas que é preciso que os síndicos analisem com cautela as possibilidades de renegociar os pagamentos. “Tivemos condômino pedindo abatimento, abono etc. Mas não podemos fazer um valor diferenciado de um condômino para outro, orientamos um acordo. Por exemplo, renunciar à multa dentro do mês é legal, mas devemos analisar caso a caso, pois se o condomínio fizer isso de forma generalizada, irá arrebentar o seu fluxo de caixa.” Omar Anauate recomendou aos gestores mensurar o efeito real da quarentena antes de “entrar em negociação com fornecedor, cortando visita etc.”. “O fornecedor não consegue simplesmente abaixar custo sem cortar serviço. Estão querendo fazer isso sem ter clareza do que virá”, concluiu. (Por R.F.)
- NO PÓS-PANDEMIA, ATOS DO SÍNDICO PODERÃO SER QUESTIONADOS?
O advogado Cristiano De Souza Oliveira analisa, em artigo, se as decisões tomadas pelos síndicos no contexto da quarentena, relativas à assembleia virtual, prorrogação de mandato, paralisação de obras, controle da inadimplência e reorganização do quadro de funcionários, entre outros, poderão resultar em um futuro questionamento judicial. O advogado avalia que não, “não apenas pelo bom senso, mas também por princípios legais de caso fortuito ou força maior, entre outros instrumentos normativos”.
Por exemplo, a prorrogação do mandato do síndico foi facilitada pela Instrução Normativa 04/2020, do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, “reconhecendo como documento válido para renovação de certificação digital, a última ata de eleição existente no condomínio”. A prorrogação foi contemplada ainda pelo PL 1.179/20, aprovado pelo Senado e associado, na Câmara Federal, ao PL 1.876/20 (ambos não haviam passado pela votação final até a conclusão desta edição).
Em outro artigo, a Profa. Rosely Schwartz analisa as possibilidades de o síndico negociar pagamentos com os condôminos cuja renda tenha sido afetada pela pandemia. A especialista aborda ainda o uso do Fundo de Reserva para o equilíbrio da conta ordinária em caso de inadimplência elevada, entre outros.
Um dos destaques do texto é sua avaliação de duas Medidas Provisórias editadas pelo Governo Federal, que possibilitam aos empregadores renegociarem provisoriamente os contratos de trabalho. “As Medidas Provisórias 927, de 22 de março de 2020, e 936, de 1º de abril de 2020, trouxeram algumas propostas que irão afetar a gestão dos funcionários, as quais devem ser analisadas e implementadas com bastante cautela, em função de haver divergências de opiniões entre os juristas”, defendeu Rosely. A MP 936, por exemplo, possibilita cortar salários com redução da jornada por um prazo de 90 dias, desde que o emprego seja mantido.
Nesse sentido, em entrevista promovida pelo Sindifícios (Sindicato dos Trabalhadores em Edifícios e Condomínios de São Paulo, Capital) em uma rede social, a advogada trabalhista Ana Maria Rocha afirmou que a aplicação da MP 936 pelo condomínio deve ser acompanhada de comprovação de queda de arrecadação, sob pena de o acordo individual ser objeto de posterior “declaração de nulidade” . (Por R.F.)
- Os artigos estão publicados junto da matéria de Capa da revista de maio de 2020 - Ed. 256.
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A síndica profissional Tania Goldkorn já realizava assembleia em plataformas digitais antes da pandemia
AS MEDIDAS contra aglomerações motivadas pela pandemia do novo Coronavírus têm inviabilizado as assembleias presenciais em condomínios desde o final de março. Nesta época do ano acontecem principalmente assembleias de eleição de síndico, de aprovação de contas e previsão orçamentária (Leia mais sobre o assunto na reportagem das págs. 6 a 8). Assembleias de implantação de condomínios também foram prejudicadas. Nesse contexto, emergiu com força a alternativa das assembleias virtuais, realizadas pela internet.
Entre alguns síndicos, o modelo não trouxe surpresas, já que muitos têm experimentado maneiras híbridas ou mistas de promover assembleias, principalmente para itens que demandam votação com quórum qualificado (maioria absoluta ou unanimidade). Quanto à implantação de condomínios, construtoras e administradoras conseguiram viabilizar, rapidamente, encontros virtuais.
Atualmente, destacam-se dois caminhos para viabilizar o formato:
- Através dos módulos ou sistemas de internet das administradoras e condomínios; ou,
- Por meio de aplicativos independentes, acessados em smartphones, que operam um ambiente externo ao condomínio e administradora, para o qual são transferidos dados de cadastro dos condôminos.
A síndica profissional Tania Goldkorn promoveu em setembro do ano passado uma assembleia aberta mista de sorteio de vagas de garagem. A convocação com a pauta foi feita 15 dias antes por meio eletrônico; as discussões ocorreram em ambiente virtual durante um
A impossibilidade de realizar assembleias presenciais foi um dos principais impactos da quarentena sobre a rotina administrativa dos condomínios. O formato virtual ganhou protagonismo, mas está longe de um consenso na área do Direito.
período pré-estabelecido; a votação se deu em reunião on-line, simultânea, pelo aplicativo Zoom; e as assinaturas foram colhidas pessoalmente de cada condômino. Por fim, houve o registro da ata notarial. “Não deixamos aberto para votação, mas sim discussão”, observa Tania. O modelo foi proposto pelos próprios moradores e tornou-se possível porque o residencial tem apenas oito unidades, diz.
Entre os demais condomínios que administra, estão suspensas até o momento as assembleias (em três deles estava programada a eleição do síndico). Mas Tania diz que é “100% favorável à assembleia virtual”. “Ela traz foco para o condomínio, pois participa somente quem está interessado. Pretendo usar as plataformas das administradoras, que têm treinamento para isso, irão nos orientar e deixarão os moradores mais seguros”, completa.
O síndico profissional Luiz Leitão da Cunha foi eleito em AGO (Assembleia Geral Ordinária) promovida por um condomínio residencial no dia 6 de abril, em plena quarentena. As discussões com
todos os candidatos já tinham ocorrido em assembleia anterior e a convocação estava feita. Faltava o ato da votação, que acabou organizado pelo conselho, através da coleta presencial (e individual) do voto de cada condômino (15 no total). As discussões e votação em torno da prestação de contas e previsão orçamentária foram adiadas.
Luiz Leitão considera a possibilidade de promover assembleia virtual. “Testei um aplicativo via celular, independente de plataforma de administradora, a ferramenta funciona, apresenta vários tópicos para votar através do celular, verifica se o usuário é condômino ou não, e tem espaço de discussão. A confirmação do voto é feita por email”, descreve. Ele não teme questionamentos quanto à legalidade do formato, pois a legislação não estabelece o local em que a assembleia deverá ocorrer, argumenta. A exceção fica para os casos em que a Convenção trouxer restrições à assembleia virtual.
Também a síndica profissional Keila Manzini é adepta do modelo. Ela o utilizou no mês de março por causa da quarentena. “Foi uma AGO, realizada através da
plataforma da administradora. Ela estava convocada no presencial, mas soltamos novo edital para o meio virtual. Mantivemos a pauta: Previsão orçamentária e prestação de contas, sem eleição de síndico. A convocação foi por e-mail e a divulgação reforçada através das redes sociais do condomínio, murais etc. No dia, deixamos a assembleia aberta entre 18h e 22h, com discussões, vídeos de apoio, chat para perguntas e respostas e votação.” De acordo com Keila, o evento transcorreu sem problemas e registrou participação de 10% dos 920 condôminos de um residencial localizado em Guarulhos (RMSP).
Um dos pontos controversos em torno das assembleias virtuais está na necessidade ou não de que estas estejam previstas na Convenção do condomínio. O Art. 1.334, Inciso III, do Código Civil, diz que a Convenção deverá determinar a competência, forma de convocação e quórum das deliberações das assembleias.
Com base neste artigo, alguns advogados entendem que a realização da assembleia virtual dependerá de que ela esteja expressa na Convenção do condomínio, caso contrário, poderá ser questionada judicialmente no futuro. A interpretação também é defendida pela Aabic (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), que orientou o adiamento das assembleias durante a quarentena. Entre as preocupações da entidade, destacam-se a ausência da previsão da assembleia virtual em Convenção, a eventual impossibilidade de participação de condôminos por dificuldades técnicas (como de acessar a internet), além da incerteza quanto “à idoneidade dos meios fornecidos para a coleta dos votos”. Outra linha de interpretação entre os especialistas em Direito condominial entende que não há proibição legal para a assembleia virtual, portanto, ela pode ser convocada. No entanto, há um consenso entre todos: É imprescindível que a assembleia virtual cumpra com os mesmos pré-requisitos estabelecidos para a forma presencial, como a convocação antecedente, estabelecendo-se dia, horário (ou período) e local (ou plataforma) de realização; divulgação prévia dos itens da pauta; garantia de participação de todos os condôminos nas discussões e votações; registro da ata (no caso da virtual, tem que ser ata notarial baseada em gravações). Os especialistas recomendam ainda cuidados com a segurança dos dados dos condôminos nos meios eletrônicos, assim como a adoção de mecanismos que assegurem a participação e o voto de quem de fato possui este direito.
Através de artigos disponíveis no site da Direcional Condomínios, advogados da área discutem a pertinência ou não de projetos de lei em trâmite no Congresso Nacional voltados a legalizar o modelo virtual, incluindo as iniciativas de abril passado da Câmara Federal e do Senado (o PL 1876/20, associado ao 1.179/20). Estes propuseram a assembleia virtual como meio de suprir as necessidades dos condomínios em função da pandemia.
Para o advogado Cristiano De Souza Oliveira, em análise também publicada no site da revista, não há riscos para as assembleias virtuais realizadas neste momento. Segundo ele, a situação de calamidade pública vivida pelo País (e reconhecida oficialmente no âmbito federal, nos estaduais e municipais) preserva a sua legalidade, independentemente de prevista ou não em Convenção, ou de legislações em torno do assunto. Para isso, no entanto, é preciso que a sua realização siga os ritos legais citados anteriormente. (Por R.F.)
Síndico Sérgio Fernandes: Homologação de fornecedores e conferência de produtos comprados pelo condomínio
O BENEFÍCIO prático do compliance no condomínio pode ser sentido através de um caixa robusto e da manutenção em dia de suas instalações, mas outro efeito significativo está na relação de confiança que o gestor conquista junto dos moradores e funcionários. Esta é a avaliação que o síndico Sérgio Fernandes, executivo aposentado da área de logística, faz de sua gestão como orgânico no Condomínio Parc Vivre, na Vila Prudente, em São Paulo. Com torre única e 136 unidades, o residencial é administrado há oito anos por Sérgio dentro das regras do compliance. Sérgio atua hoje como síndico profissional em outros cinco empreendimentos.
“O que sempre me preocupou é que surgem diariamente oportunidades para o síndico fazer coisa errada. Incomoda ver as pessoas oferecerem recursos para você fechar negócio. O compliance é uma ferramenta que pode, justamente, nos blindar contra esse tipo de contaminação, nos ajudar a mostrar que é possível fazer um trabalho honesto e transparente”, explica.
De acordo com o síndico, as diretrizes do compliance ajudam a:
1 – Reforçar no síndico as suas responsabilidades legais em cada ato, em cada escolha;
Metodologia oriunda de organizações públicas e privadas, o compliance pode ajudar os síndicos a implantarem critérios éticos de contratação dos prestadores de serviços.
Por Rosali Figueiredo
2 – Tomar decisões sempre compartilhadas com o conselho. Por exemplo, este precisa ser informado sobre o porquê de se fazer uma troca de motor de um portão em lugar do reparo;
3 – Exigir de cada conselheiro a verificação e assinatura mensal das pastas de prestação de contas;
4 – Acompanhar cada pagamento feito pela administradora, de preferência com a participação de duas pessoas (do síndico e/ou de um conselheiro);
5 – Implantar processos para concorrência e análise dos fornecedores.
“O síndico não tem o direito de errar aqui, portanto, precisa sempre conhecer outros condomínios atendidos pelo fornecedor e, dependendo da complexidade da obra, visitar o prédio, conversar com o seu colega etc.” O ideal, observa Sérgio, é que o acompanhamento do prestador de serviços seja compartilhado com o conselho e com alguns condôminos.
“Implantei esse procedimento desde o início. Assumi o condomínio em uma situação muito precária, tínhamos o AVCB vencido, problema de para-raios, de fluxo de caixa, conta d’água muito elevada, estávamos precisando de empréstimo bancário para pagar as despesas. O corpo diretivo começou a se reunir, revisou todos os contratos e contas, promoveu assembleias com os condôminos, reajustou a taxa de rateio, fechou parceria com empresas que achávamos justas no preço e honestas no serviço. Conseguimos salvar o condomínio. Temos hoje um caixa seis vezes superior às despesas ordinárias mensais”, resume o síndico. Entre as pendências resolvidas, está a regularização e posterior renovação do AVCB.
Nas compras, hoje sob responsabilidade do subsíndico, são feitas conferências pontuais. “Como venho de uma empresa que tinha muitos processos, é comum homologarmos fornecedores e fazermos a conferência por amostragem, como conferir a quantidade de sacos de lixo no pacote fechado. Pegamos várias não conformidades”, diz.
A síndica profissional Tania Goldkorn também adota regras de compliance nos processos de compras, contratação de obras, homologação de fornecedores
e gestão de funcionários. Consultora na área, Tania lembra que a metodologia possibilita ainda organizar a documentação e o fluxo de obras. “O compliance dá um norte à gestão dos síndicos e deixa para o futuro uma solução de continuidade. Ou seja, independentemente de quem venha a assumir como síndico, estará tudo lá, cada detalhe de uma obra realizada, como projetos, ART e/ou
RRT, ata de aprovação em assembleia, orçamentos, prazos de garantia, fotos das diferentes fases da execução, termo de conclusão, notas fiscais etc. É um dossiê. O compliance é isso, ele traz transparência”, resume Tania.
A norma ABNT NBR ISO 19.600/2016 traz orientações de implantação, manutenção e melhorias do processo de compliance nas organizações. Já a ABNT NBR ISO 37.001/2017 oferece diretrizes de certificação em práticas antissuborno. Ambos os dispositivos garantem a gestão transparente e ética, pontua a Profa. Rosely Schwartz. “No Brasil, a partir da Lei Anticorrupção 12.846/2013, cujos enfoques principais são a responsabilidade administrativa e o programa de integridade (compliance), as empresas começaram a entender a importância e a premência da adesão a esses princípios”. Também os condomínios devem criar programas específicos, pois “este mercado está cada vez mais exigente, dinâmico e complexo, demandando maior capacitação dos gestores, sobretudo do síndico profissional”, defende. (Por R.F.)
O advogado e administrador Claudio Caivano (foto ao lado), pós-graduado em Direito Tributário e Processual Tributário e especialista em Direito Condominial (todos pela EPD – Escola Paulista de Direito), apresenta nesta página uma síntese dos artigos que disponibiliza no site da Direcional Condomínios sobre “compliance condominial”. Claudio é certificado em Compliance Avançado pela Thomson Reuters.
O termo compliance tem origem no verbo inglês “to comply”, que significa, entre outros, estar em conformidade. É uma metodologia de gestão que fornece parâmetros para o planejamento das compras, habilitação dos fornecedores, guarda de documentos e formação da memória técnica do condomínio, entre outras aplicações. O compliance garante a transparência e a legalidade da gestão do condomínio e das empresas de forma geral.
A metodologia evita a corrupção, o suborno, a má conduta. No condomínio, ela impacta nas relações com prestadores de serviços, os funcionários e, sobretudo, com o empenho da receita da taxa de rateio na operação, benfeitorias e manutenção das edificações. A expressão-chave do compliance, portanto, é a de haver conformidade dos atos e decisões do condomínio com o interesse coletivo.
Além disso, o compliance possibilita ao síndico mapear potenciais riscos nos contratos com a administradora e os prestadores de serviços. Por exemplo, são regras de compliance adotar processos de concorrência para serviços, obras ou aquisição de produtos; fazer uma análise detalhada das empresas, considerando, no caso de obras, qualificações necessárias das equipes, contratação de seguro, certidões negativas
com o Fisco etc.; além de comprovar a sua reputação junto a outros clientes, sua experiência e capacidade para assumir o contrato.
Em comparação, enquanto uma auditoria procura detectar eventuais irregularidades no pagamento de contas e tributos, o compliance indica não conformidades na cultura da gestão do condomínio e reposiciona essas posturas com um elenco de normas a serem seguidas.
Portanto, no contexto do condomínio, com suas especificidades, o “compliance condominial” possibilitará a completa transparência e efetiva legalidade das ações do síndico. O ideal é que este contrate uma empresa com expertise na área para introduzir no condomínio as normas, regras, políticas e controles que irão proteger o patrimônio da coletividade. O sistema poderá, eventualmente, ser mantido e acompanhado pela administradora, mas nunca implantado por esta, pois ela faz parte da chamada yellow flag [bandeira amarela] da análise de risco do compliance. (Edição por R.F.)
UMA DAS atribuições e obrigações do um síndico é controlar regularmente todas as contas do condomínio e garantir o equilíbrio fiscal. Já à administradora cabe processar todo o fluxo de documentos, fazendo os lançamentos, os pagamentos e controlando as receitas e as contas. No final de cada mês ela gera um relatório, em forma de pasta, física ou eletrônica, que será analisada pelos conselheiros. É um material composto de muitas contas, lançamentos, documentos, Notas Fiscais e outras informações que a administradora gera. Em sua maioria, as contas mensais são aprovadas pelos conselheiros e, posteriormente, igualmente aprovadas em assembleia ordinária anual. Assim, aparentemente, isso tudo fica equacionado.
No entanto, essa dinâmica tem sido hoje mais complexa e sujeita a falhas e erros. A legislação ficou mais complexa, a fiscalização de órgãos governamentais mais rigorosa, o volume de documentos é muito maior e as pessoas envolvidas têm menos tempo para controlar e aprovar tudo!
Isto gera uma demanda potencial por melhorias, correções e até economias muito grandes.
Para isso, a contratação de uma auditoria externa faz sentido e pode ajudar muito. Ela não deve ser vista meramente como um instrumento “policial” de controle e punição. Muito menos de “caça às bruxas” (apesar de termos situações onde as bruxas andam soltas mesmo). A auditoria deve ser vista, e assim contratada pelo síndico e/ ou pelo Conselho, como ferramenta de auxílio e orientação para o controle e aprovação de contas, como, por exemplo:
Por Wolfram Werther
- Sugerindo melhorias em processos e procedimentos, tornando os fluxos mais transparentes, ágeis e baratos;
- Rastreando ações, pagamentos e lançamentos para evitar falhas, esquecimentos e atrasos;
- Verificando se todos os documentos fiscais, trabalhistas e de segurança estão atualizados;
- Controlando impostos registrados, cobrados e lançados corretamente. Muitas vezes temos prestadores de serviço de outros municípios, com alíquotas de impostos diferentes. Isso está sendo processado corretamente pela administradora, com conhecimento e todo o cuidado?
- Verificando o lançamento adequado nas respectivas contas contábeis do condomínio. Por exemplo, se uma Nota Fiscal de tinta para impressora foi lançada na conta “diversos” quando deveria ter sido registrada em “Administração”, pois assim foi planejado no começo do ano;
- Auxiliando no planejamento do orçamento anual e no desdobramento mensal disso ao longo do período.
Uma orientação aparentemente banal vinda da auditoria, mas de resultado significativo, está na diferença entre uma compra à vista e parcelada. Vamos supor que um material qualquer custe mil reais e possa ser pago em até 4 vezes sem juros. À vista, além de obter o desconto, o condomínio irá economizar nos fluxos e quantidades de notas fiscais, boletos e documentos de controle. À vista, isso resultará em apenas 3 documentos. Parcelado durante quatro meses, a compra irá gerar nove documentos (1 NF, 4 boletos e 4 pagamentos), diminuindo a chance de erros e a demanda de controle e análise.
A contratação de uma auditoria pode ser pontual, para um determinado período ou assunto. Ela é igualmente recomendada quando um novo síndico, subsíndico e conselho assumem suas funções, não para criticar a gestão anterior, mas para garantir que a nova venha a atuar de forma transparente e profissional. A contratação também pode ser de forma regular, para acompanhamento mensal das contas, por tempo indeterminado. O trabalho da auditoria, além de proporcionar muito mais segurança e tranquilidade para o trabalho dos conselheiros, do síndico e até da administradora, dá mais credibilidade ao corpo diretivo na hora de aprovar as contas anuais em uma assembleia. Deixa a administração do condomínio mais transparente e profissional.
WOLFRAM WERTHER
Síndico profissional e consultor condominial, Wolfram Werther é administrador de empresas. Atua como síndico orgânico no Condomínio Cristall Parque da Aclimação, em São Paulo (SP).
Mais informações: wolfram.werther@gmail.com.
O ENGENHEIRO eletricista Edson Martinho alerta, na entrevista abaixo, que o tempo maior em que mais pessoas têm permanecido dentro de casa, por causa da pandemia do novo Coronavírus (Covid-19), exige redobrar cuidados com as instalações elétricas.
Ao projetarmos adequadamente a capacidade da instalação elétrica, devemos considerar a carga dos equipamentos que serão ligados, a distribuição e tipos de tomadas, a tensão que será usada etc. Calculamos ainda o fator de simultaneidade, que estima quantos equipamentos serão ligados ao mesmo tempo. Portanto, neste período de excepcionalidade, precisamos conferir se: A) O projeto da instalação do prédio e do apartamento prevê várias pessoas utilizando a energia (fornos, micro-ondas, ar condicionado ou aquecedor) ao mesmo tempo; B) Houve revisão dessas instalações nos últimos cinco anos? Caso as respostas sejam não, estaremos em um ambiente de risco, o que exigirá orientações de um profissional da área para evitar sobrecarga e, em consequência, um aquecimento que possa evoluir para um incêndio.
EDSON MARTINHO
Segundo levantamento da Abracopel, a maior parte dos incêndios de 2019 ocorreu em ambientes residenciais, aqui com 25 mortes. Os números subiram em comparação com 2018. Nas unidades, sobrecarga na tomada, fios partidos e uso inadequado de benjamins, TE´s e extensões ou filtros de linhas podem provocar choque elétrico e incêndio. Reitero, assim, a necessidade de que os síndicos (para o prédio) e condôminos (para as unidades) promovam uma revisão imediata desta instalação elétrica. Enquanto isso, eliminem fios soltos ou desencapados, não conectem muitos equipamentos nas tomadas, evitem o uso alongado de aparelhos mais potentes como micro-ondas, chuveiro e torneira elétrica.
(Edição R. F.)
Engenheiro Eletricista, diretor-executivo da Abracopel (Associação Brasileira de Conscientização para os Perigos da Eletricidade). Escreveu e publicou o livro “Distúrbios da Energia Elétrica” (Editora Érica, 2009).
Mais informações: edson@lambdaconsultoria.com.br
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das equipes de trabalho está presente hoje em grande parte dos condomínios e acabou fortemente mobilizada para se adaptar às medidas de prevenção à pandemia do novo Coronavírus (Covid-19). Alguns condomínios remanejaram as equipes de limpeza para os setores de maior necessidade de higienização do prédio no começo do mês passado. Outros escalonaram as jornadas, sem redução, por enquanto, dos salários. Mas já estão em tratativas com as empresas para conseguir descontos nos contratos. Diferente deles, no entanto, a síndica profissional Vanilda de Carvalho não cogitava, em abril passado, rever os valores nem o escopo dos contratos de terceirização.
Vanilda de Carvalho conta com mão de obra terceirizada em cinco dos nove condomínios que administra. Todos (incluindo a equipe própria) foram orientados a trabalhar com luvas e máscaras (laváveis) e tiveram acesso a álcool gel para higienização das mãos. Prestadores de serviços disponibilizaram Equipamentos de Proteção Individual (EPI) para reforçar as medidas preventivas.
“Ainda não sabemos qual impacto a pandemia terá sobre a inadimplência”, ponderou. “Tampouco sabemos se há margem para reduzirmos alguma coisa desses contratos. O quadro do condomínio já é bem enxuto, o que conseguimos foi mudar a jornada de 5X1 por 12x36, para diminuir o uso do transporte público. Não há como reduzir funcionário para manter uma portaria 24hs, além disso, a demanda por limpeza aumentou. Com as áreas comuns em menor circulação, conseguirmos remanejar o trabalho. A nova jornada foi formalizada e, após quarentena, se for do interesse deles, iremos homologar no sindicato”, afirmou a síndica.
Os funcionários idosos, em grupo de risco, tiveram férias antecipadas ou receberam licença, “as terceirizadas deram apoio”. “Elas estão super parceiras, sem dificuldade na reposição de quadros”, disse. Segundo Vanilda, mesmo que haja aumento significativo da inadimplência, os contratos desses prestadores de serviços serão os últimos a entrar em revisão.
O síndico profissional Aldo Busuletti resolveu, no entanto, se antecipar. Em um condomínio no litoral Paulista, em que moram apenas 10% dos condôminos, uma das portarias foi desativada, com a dispensa de sete funcionários e redução de 40% no valor do contrato. Já nos condomínios da Capital, Aldo vinha negociando, ao longo do mês passado, reduções em torno de 20%. Ele reconhece que a tarefa não é fácil. “Estudamos prédio a prédio. Eles já estão muito enxutos, não há, por exemplo, como fazer redução em uma portaria 24hs. Também é difícil cortar a limpeza, porque isso vai afetar a higienização, que precisa ser feita porta a porta em cada elevador, além das maçanetas, pisos etc., de três a quatro vezes por dia”, exemplificou. Segundo Aldo, a busca pela renegociação possui um caráter preventivo.
O Sindicato das Empresas de Asseio e Conservação no Estado de São Paulo (SEAC) lançou um comunicado em princípios de abril alertando os tomadores de serviços para os efeitos negativos de eventual quebra de contrato e corte nos pagamentos. O SEAC representa a terceirização dos segmentos de limpeza, recepção, portaria, controle de acesso, desentupimento e manutenção. De acordo com o presidente Rui Monteiro Marques, houve uma preocupação natural entre os condomínios de que a paralisação de parte das atividades econômicas venha a se refletir em queda de arrecadação. Mas o dirigente ponderou que 85% dos recebimentos dos prestadores de serviços são destinados ao pagamento dos salários dos funcionários e despesas correspondentes. “Nossa margem de lucro é de 5%, não tem como dar desconto se não houver redução do quadro de funcionários”, alertou. Segundo Rui Monteiro, nos contratos relacionados às atividades interrompidas, como shopping centers, as empresas de terceirização conseguiram acordos com as equipes por meio da Medida Provisória 936/2020, que instituiu o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda. Já o presidente da Fenaserhtt e do Sindeprestem (Sindicato das Empresas de Prestação de Serviços a Terceiros do Estado de São Paulo), Vander Morales, disse que “a MP 936/2020 tem sido uma grande aliada das empresas do segmento, que atuam em condomínios”. “A MP tem força de lei, assim possibilita que o prestador reduza a jornada de trabalho versus salários, ou até mesmo suspenda o contrato, de acordo com as necessidades do cliente condomínio.” Segundo Vander, a união entre prestadores e tomadores (condomínios) é “fundamental para o enfretamento da pandemia”. “Juntos, eles estudarão as necessidades do condomínio e encontrarão caminhos legais, sem deixar de lado a segurança e a limpeza”, destacou. Quanto à redução dos valores contratuais, Vander Morales também disse que é inviável fazer isso sem cortar quadros e/ou jornadas, em função de os custos com a mão de obra atingirem 85% do que é pago pelo tomador. (Por R.F.)
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Por Rosali Figueiredo
Vista parcial de condomínio na zona Oeste de São Paulo, antes (à esq.) e depois (abaixo) do retrofit da fachada
A VISÃO de um condomínio de duas torres e 96 unidades, localizado na zona Oeste de São Paulo, na região do metrô Vila Madalena, mudou radicalmente em menos de um ano. A reportagem da Direcional Condomínios visitou o empreendimento em maio do ano passado, quando a síndica Simone Alonso Kishiue preparava o local para promover o retrofit da fachada. Naquele momento, estava sendo instalado guarda-corpo e sistema de ancoragem na cobertura das edificações. Moradora do condomínio, Simone assumira em junho de 2017 com a necessidade de promover recuperação financeira e da manutenção. Hoje, depois de quase três anos, a nova fachada simboliza outra realidade, de equilíbrio orçamentário a investimentos sucessivos na manutenção e modernização das instalações.
Na fachada das torres, abandonada havia anos, então com pontos de infiltração em apartamentos e queda de pastilhas nas áreas comuns, a recuperação foi total, incluindo troca do material cerâmico e mudança das cores. Os trabalhos foram acompanhados pelo consultor da área de riscos Carlos Alberto dos Santos. O especialista destaca que o sucesso de uma obra desta envergadura depende de uma preparação anterior, desde o projeto e concorrência à separação de um ambiente que funcione como “área técnica” do prestador de serviços no condomínio.
Por exemplo, providenciar uma espécie de “canteiro” de obra, com acesso a pontos de energia, lugar para guardar material, para funcionários trocarem de roupa,
se alimentarem e tomarem banho, entre outros. É comum, segundo Carlos Alberto, encontrar condomínios que destinam o barrilete como depósito, lixeira ou até mesmo vestiário dos funcionários, o que pode gerar problemas para a administração, além de riscos para o prédio e a própria equipe de trabalho.
“É importante que o síndico conte com um profissional que o ajude a começar a obra, de forma que os serviços acompanhem o escopo previsto em contrato. Se começar errado vai terminar errado, pois o gestor precisa garantir que haja isolamento do térreo para proteger as pessoas, reorientar a circulação das pessoas conforme a obra avança e que se cumpra o cronograma. É preciso ainda verificar a necessidade ou não de instalação de elevadores externos para o transporte de material; organizar a retirada do entulho; e observar se haverá impacto com a vizinhança.” Neste caso, observa, o engenheiro responsável da empresa é quem deverá atender às demandas por eventuais reparos nas construções vizinhas.
No condomínio administrado pela síndica Simone Kishiue, uma de suas medidas iniciais foi justamente providenciar instalações de segurança no ático das torres, como a ancoragem e o guarda-corpo (citados no começo deste texto). “Fizemos também vistoria de telhado antes e depois para prevenirmos eventuais danos que viessem a
Detalhes dos setores com pastilha e alvenaria do condomínio administrado pela síndica Simone Kishiue, antes (acima) e depois (abaixo) das obras
ser provocados pela empresa, o que acabou não acontecendo. Organizamos um espaço técnico para guardar material (ambiente depois reformado). Já os funcionários da empresa usavam banheiros da sauna, eles não entravam no banheiro nem na copa do funcionário local, tinham um ambiente específico para eles. Demos o start da obra, fizemos o acompanhamento o tempo todo e vistoriamos antes de darmos o termo de conclusão, que ficou condicionado à correção de um problema no muro do vizinho, além de detalhes com a limpeza e finalização de acabamentos em calhas e rufos”, descreve Carlos Alberto dos Santos.
O tipo de contrato assinado pela síndica Simone Kishiue previa cobertura de 100% dos custos, sem aditamentos (ponto importante para evitar o estouro do orçamento durante a execução de uma obra desse porte). E no pós-obra, foram identificados novos pontos de infiltração nas áreas de serviço de algumas unidades, por problemas na calafetação de janelas. Acionado, o prestador de serviços refez todo o setor, comenta a síndica, que se diz satisfeita com os resultados e o atendimento posterior.
Obras em andamento nas fachadas da frente (imagem abaixo) e dos fundos do Condomínio Cervantes. Nas imagens, é possível observar três diferentes estágios dos trabalhos: O antes, durante e depois (à esq. das imagens, percebe-se setor já concluído)
A pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) levou o síndico Helio Gomes Junior a suspender temporariamente as obras de retrofit da fachada do Condomínio Cervantes, no bairro da Consolação, zona central de São Paulo. Os trabalhos seriam finalizados entre os meses de maio e junho deste ano, mas a quarentena reteve boa parte dos moradores dentro das 198 unidades de um dormitório ou quitinetes, muitos deles trabalhando em home office. A continuidade dos serviços os obrigaria a ficar de janelas fechadas, pondera Helio. Por isso, a decisão de somente retomá-los quando as pessoas puderem circular com mais segurança.
O condomínio de torre única, entregue nos anos 70, passa por ampla renovação da fachada, com troca da pastilha original por revestimento cerâmico na parte da frente e recuperação da alvenaria nos fundos. As obras foram iniciadas em abril de 2019, depois de cerca de dois anos de rateio extra. De acordo com a arquiteta Georgia E. Z. Gadea, que acompanha o processo desde a fase de escolha da empresa responsável pelo trabalho, uma obra desse vulto envolve importantes desafios que antecedem sua realização.
Eles se encontram, principalmente, na fase de planejamento da obra, em que é indispensável desenvolver um “projeto para a fachada, com suas diretrizes, para que a empresa que venha executar os serviços possa entendê-las”. Com base neste projeto, é possível ainda organizar uma concorrência equalizada em torno dos mesmos parâmetros, facilitando o processo de escolha da empresa que tenha “a melhor técnica, produto e melhor viabilidade financeira”.
Outro benefício do projeto é possibilitar “respeitar ao máximo a fachada” original. “As soluções devem ser as mais neutras possíveis, que valorizem a estética inicial”, explica. Segundo Geórgia, antes da contratação da obra no Cervantes, foram realizadas inúmeras assembleias com os condôminos para que se expusesse a necessidade da intervenção na fachada, bem como seus benefícios. Tudo foi votado em assembleia: “Tipo de cor, de revestimento, o projeto, a concorrência; todos participaram”. A arquiteta defende que quanto maior a participação e conscientização dos moradores nesta fase, mais “linear se torna a execução” depois.
Em quase doze meses de serviços, poucas foram as reclamações relativas à parte técnica, prontamente atendidas e corrigidas, aponta. “A obra foi muito bem planejada, com previsão dos equipamentos que deveriam ser instalados e cronograma mensal dos setores de janelas que teriam que permanecer fechadas, sem tela de proteção.” Entretanto, o período excessivamente chuvoso do início deste ano e, a partir da segunda quinzena de março, a quarentena, impactaram sobre o cronograma. A arquiteta observa que ajustar o cronograma da obra e informá-lo para o morador é o aspecto mais delicado durante a fase de execução dos serviços. “Às vezes ficamos tão preocupados com a questão técnica e da obra em si que não nos atentamos para o dia a dia do morador. Seu problema imediato não é a estrutura do pilar que está sendo recuperada, mas sim como conviver com a falta da tela quando há crianças e animais de estimação”, exemplifica. (Por R.F.)
Fachada do Condomínio Absolute Moema, na zona Sul de São Paulo, renovada há cerca de um ano e meio
A síndica Elisa Malízia está há cerca de 15 anos na gestão do prédio onde mora, o Absolute Moema, na zona Sul de São Paulo, e considera um de seus maiores desafios as intervenções de recuperação da fachada. “Ela é uma das obras mais importantes de um condomínio porque ajuda a valorizar o imóvel. Temos aqui uma fachada composta por pastilhas e textura (predominante). A textura é muito bonita, mas se na hora de tratar as trincas essas não forem bem feitas, a fachada irá ganhar um aspecto de colcha de retalhos. É preciso encontrar um profissional que saiba refazer a textura no pano todo igual à original”, avalia a síndica. Elisa destaca ainda a necessidade de que todo o lote de tinta seja adquirido em uma única vez, “para que não haja diferença de tonalidade durante a execução do serviço”.
A síndica diz que promove a renovação da fachada a cada cinco anos no prédio de apenas 26 unidades. A intervenção mais recente ocorreu em 2018; algumas trincas reapareceram após a conclusão dos trabalhos, mas foram novamente tratadas pelo prestador de serviços. “É preciso descascar a textura, abrir a trinca, preenchê-la com selante, depois instalar uma tela, passar a massa texturizada por cima e pintar. Existem trincas que aparecem por acomodação de viga, nesses casos sugiro que seja feito o mesmo processo, com o reforço da tela de aço para maior resistência.” Já para superfícies com descolamento de textura, a síndica recomenda que se exija do prestador de serviços “descascar toda região até que se perceba que o restante esteja firme”. “Aí é só refazê-la onde foi tirada e executar a pintura no pano todo.” (Por R.F.)
PRÓXIMA EDIÇÃO: FACHADA – PINTURA, RESTAURAÇÃO, RETROFIT
