Plananticorrupccion11

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

1

Créditos Plan Anticorrupcción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013 DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA

COLABORACIÓN

Contralmirante Ernesto Durán González Director General Marítimo

Juan Camilo Monsalve Rentería Asesor Sector Defensa

Capitán de Navío Mauricio Hernando Moreno Achury Coordinador General

Carlos Eduardo Rueda Carvajal Asesor Jurídico-Subafin

CONTENIDOS Capitán de Fragata Juan Carlos Gómez López Coordinador Grupo de Planeación Dimar-Gplad

Hernán Alonso Romero Salazar Control Grucog

Teniente de Fragata Lina María Quiroga Nova Responsable Área de Mejoramiento Continuo-Gplad Xiomara Sáenz Pulido Profesional de Defensa-Gplad Carlos Alberto Polanco Bejarano Profesional de Defensa-Gplad

2

Daniel Esteban González Murcia Auditor de Gestión Camilo Enrique Cárdenas Lombana Jefe Financiero-Subafin Diana del Pilar Parra Roncancio Auditora de Gestión-Grucoi

COORDINACIÓN EDITORIAL Adriana Alarcón Torres Angélica María Castrillón Gálvez Responsable Área de Servicio y Participación Ciudadana Editora Publicacoines Dimar Diego Hernando Tovar Torres CONCEPTO GRÁFICO Y DIAGRAMACIÓN Administrador Sistema Único de Información y Trámites Paula Andrea Rodríguez Campos Publicista Dimar Daniel Esteban González Murcia Auditor de Gestión Editorial Dimar

ISSN en línea xxx

Citar esta publicación como: Dimar 2013. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013. Ed. Dimar. Bogotá, D.C., 49 pp.

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El ‘Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar’ es editado por la Dirección General Marítima en formato digital bajo el ISSN xxx, en idioma Español. Es un producto editorial protegido por el Copyright © y cuenta con una política de acceso abierto para su consulta, sus condiciones de uso y distribución está definidas por el licenciamiento Creative Commons (CC).

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Contenido Presentación 5 I. Componente Anticorrupción 7 1. Mapa de riesgos de corrupción 9 2. Medidas para mitigar los riesgos de corrupción 28 II. Componente Antitrámites 29 1. Estrategia Antitrámites 31 i. Democratización y control social de la Administración Pública 31 III. Componente Rendición de Cuentas 33 IV. Componente Atención al Ciudadano 43 1. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano 45 i. Democratización y control social de la Administración Pública 45

3 Bibliografía

48

Índice de Tablas Tabla I. Indentificación de controles por procesos del componente Anticorrupción. 10 Tabla II. Mapa de Riesgos Anticorrupción de Dimar.

12 Tabla III. Estrategia Antitrámites de la Dirección General Marítima.

32 Tabla IV. Conclusiones generales del diagnóstico en rendición de cuentas de Dimar. 35 Tabla V. Estrategia de Rendición de Cuentas de Dimar 2013.

36 Tabla VI. Plan de Atención al Ciudadano Dimar 2013.

46

Listado de Abreviaturas

4

Acoes: Área de Comunicaciones Estratégicas.

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.

Dimar: Dirección General Marítima.

GEL: Gobierno en Línea.

Glemar: Grupo Legal Marítimo.

Gplad: Grupo de Planeación.

Grucog: Grupo de Coordinación General.

Grudhu: Grupo de Desarrollo Humano.

Gruinco: Grupo de Informática y Comunicaciones.

N/A: No Aplica.

PED: Plan Estratégico de Desarrollo.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

Subafin: Subdirección Administrativa y Financiera.

Subdemar: Subdirección de Desarrollo Marítimo.

Submerc: Subdirección de Marina Mercante.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Presentación

L

a Dirección General Marítima (Dimar) en cumplimiento de su Plan Estratégico de Desarrollo 2011-2019, que evidencia como uno de sus principales pilares “...la procura constante por la excelencia y continuo afianzamiento del servicio de participación y atención al ciudadano”, continúa durante el 2013 comprometida con la implementación de un servicio oportuno, participativo y eficiente que convierta a cada uno de los ciudadanos en parte activa “de las gestiones que se realizan para la mejora en el desarrollo de su actividad”.

Es por esto que para el diseño del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013 se generó un espacio que promoviera la participación de la ciudadanía, a través de un foro en el Portal Marítimo Colombiano (www.dimar. mil.co), donde se trataron temáticas tales como:

- Mecanismos para facilitar la atención al ciudadano.

- Canales electrónicos de atención para el ciudadano.

- Protocolos de atención en los canales electrónicos.

La convocatoria se realizó a través de medios electrónicos y el foro tuvo una duración de cuatro días, donde se recibieron aportes que se tuvieron en cuenta en la construcción del Plan de Atención al Ciudadano.

Lo anterior, como muestra no solo del compromiso sino de las acciones que está tomando Dimar para acercar a la ciudadanía a su labor diaria, siendo partícipes no solo de sus trámites y servicios, sino de la construcción de pilares que conlleven a la consolidación de Colombia como “país marítimo”.

De igual manera, se pone en conocimiento el Plan Anticorrupción Dimar 2013, que pretende construir confianza de los ciudadanos hacia la administración pública, en especial hacia el ejercicio transparente de la Autoridad Marítima colombiana.

5

6

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

7

8

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

1. Mapa de riesgos de corrupción

En atención a la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, y La ley 1474 de 2011, mediante la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la gestión pública, y demás normas que en materia de corrupción expide el Ministerio de Defensa Nacional, la Dirección General Marítima, en desarrollo del artículo 73 de La ley 1474 de 2011, define el Mapa de Riesgos de Corrupción, de acuerdo con los siguientes parámetros: a. Identificación de los objetivos estratégicos y generales que permiten fortalecer la gestión y ejecución de los procesos. b. La entidad desarrolla sus actividades dentro del marco de la Ley 872 de 2003, mediante la implementación y ejecución del Sistema de Gestión de la Calidad, en donde se tienen identificados y controlados los riesgos en cada uno de los procesos con sus respectivos indicadores de gestión.

La Tabla I presenta la identificación de los controles existentes en cada uno de los procesos del componente Anticorrupción:

9

I. Componente Anticorrupción

Tabla I. Identificación de controles por procesos del componente Anticorrupción.

Riesgo Causas que propician los riesgos

10

Controles existentes o medidas implementadas

Acción, extralimitación de funciones.

- Falta de desarrollo normativo.

- Carencia de procedimientos y/o no aplicación de los existentes.

- Auditorías internas de control.

- Auditorías a los procesos por el SGC. - Asesoría jurídica.

- Auditorías entes externos.

- Seguimiento a procesos desde Sede Central a unidades.

Errores en el proceso de toma de decisiones.

- Falta de conocimiento y disponibilidad de información.

- Deficiencia en la aplicación de las herramientas de gestión y control.

- Carencia de procedimientos y/o actualización de los mismos.

- Puntos de control dentro de cada trámite.

- Revisión técnica y jurídica de los temas.

- Empleo de estadísticas oficiales.

- Conformación de comités temáticos y juntas de adquisiciones.

- Sistema de quejas, reclamos y sugerencias.

- Reunión de seguimiento de la Alta Dirección.

- Rendición de informes en los sistemas electrónicos integrales del Estado.

- Políticas de seguridad informática.

- Actas de reuniones.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Riesgo Causas que propician los riesgos

Plan Anticorrupcción

- Deficiencias jurídicas: retraso en los fallos a las investigaciones. Sanciones demoradas.

- Limitaciones éticas: poca receptividad de las campañas de principios, valores y código de ética.

- Limitaciones culturales: limitada participación ciudadana, insuficiente autocontrol.

- Deficiencias operativas: carencia de procedimientos, falta de actualización y aplicación de los mismos.

Reproceso y procesos complicados y lentos.

- Debilidad en los mecanismos de seguimiento y control.

Controles existentes o medidas implementadas - Auditorías internas por control interno y SGC. - Auditorías por entes externos.

- Línea anticurrupcción.

- Aplicabilidad de la Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcción.

- Programas de re-inducción.

- Firma de compromisos éticos con los contratistas.

- Aplicación del Código Único Disciplinario.

- Expedición de tarjetas de manejo de información clasificada.

- Confidencialidad y restricción del acceso y uso de los sistemas de información.

- Seguimiento proceso contractual SIRECI. - Participación de control interno en las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.

- Seguimiento Directiva Ministerial 011 de 2011.

Desarticulación en el desarrollo de las actividades marítimas.

- Deficiencia en el seguimiento de los temas por la permanente rotación de personal.

- Fallas en la comunicación y limitaciones en la preparación del personal.

- Limitado conocimiento funciones Dimar.

- Comités interinstitucionales para el manejo de los bienes de uso público.

- Reportes periódicos de seguimiento a los procesos.

- Sistema integrado de información.

- Política de seguridad informática.

Acuerdos internacionales contrarios a los intereses marítimos

- Falta de participación en las decisiones tomadas en organismos internacionales.

- Fallas en el flujo de información necesaria para conformar una posición nacional.

- Debilidades en la administración de personal relacionado con la agenda.

- Limitaciones presupuestales.

- Control de conceptos.

- Seguimiento Grupo de Asuntos Internacionales.

- Informes de comisión.

- Seguimiento objetivos relacionados agenda internacional dentro del Plan de Acción.

* Fuente: Mapa de Riesgos Estratégicos Dimar.

11

Tabla II. Mapa de Riesgos Anticorrupción de Dimar.

Mapa de Riesgos

Entidad: Dirección General Marítima.

Misión: Autoridad Marítima que ejecuta la política del gobierno en materia marítima y tiene por objeto la dirección, coordinación y para su cumplimiento, la promoción y estímulo del desarrollo marítimo del país.

Riesgo Causas No. 1

Exceso de poder

Medidas de mitigación Valorización

Administración del riesgo

Preventiva

Reducir

Revisar y actu de Funciones la Entidad.

Revisar y com procedimient evaluación de asociado a las generan corru

Definir mecan internas y su t

Fortalecer el D Valores.

Asignación de cargo inadecuado.

Correctiva (Plan de Contingencia)

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar meca y su tratamien (investigación

Incluir el tem corrupción en inducción y r

No tener definidos 2 los requisitos o necesidades de la entidad.

Preventiva

Reducir

Extralimitación de funciones No contar con los procedimeintos para cada servicio.

Definir y soci procedimient Posible

Direccionamiento Estratégico (Alta Dirección)

12

Acc

Tipo de control

Posible

Concentración de la información.

Descripcción

Análisis Posibilidad de materialización

Proceso y Objetivo

Identificación

Correctiva (Plan de Contingencia)

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el me denuncia y su definido (inve sanciones).

I. Componente Anticorrupción

s de Corrupción

y control de las actividades marítimas en los términos que señala el Decreto Ley 2324 de 1984 y los reglamentos que se expiden

ializar requisitos y tos.

ecanismo de u tratamiento estigación/

Programa de inducción y re-inducción ajustado.

Procedimientos ajustados/ actualizados.

Registros del procedimiento.

Glemar y Grudhu

Grudhu

Submerc Subdemar

Término 31/ 07/ 2013

31/ 12/ 2013

Inicio

31/ 12/ 2013 31/ 07/ 2013

Procedimiento documentado o actualizado / procedimiento pendiente de documentar/actualizar (01).

Mecanismo documentado y socializado.

Campaña implementada.

N/A

ma de riesgos de n el programa de re-inducción.

Registros del procedimiento.

Grudhu

No. de cargos de Dimar con funciones definidas/ No. de cargos de Dimar.

No. de denuncias indagadas / No. de denuncias presentadas.

31/ 09/ 2013

anismos de denuncia nto definido n/sanciones).

Campaña de fortalecimiento de valores.

Grucog

Indicador

Programa de inducción y re-inducción ajustado.

31/ 09/ 2013

Decálogo de

Mecanismo documentado.

Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.

Glemar y Grudhu

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

N/A

nismo de denuncias tratamiento.

Grudhu

01/ 05/ 2013

Procedimiento documentado.

15/ 05/ 2013

mpletar to para la e competencias s causas que upción.

Grudhu

15/ 05/ 2013 15/ 05/ 2013

Manual de Funciones Dimar.

N/A

ualizar el Manual s para los cargos de

Responsable

01/ 05/ 2013

Entregable

01/ 05/ 2013

ciones

Seguimiento

N/A

13

Causas No.

14

3

Manipulación de la información.

Medidas de mitigación

Valorización

Administración del riesgo

Preventivo

Reducir.

Definir campos modificación d los usuarios de los sistemas de de la Entidad (p del control los de facturación impresión docu seguridad segun sistemas mision

Emitir tarjetas d de información personal de la E

Falta de controles en la asignación de roles en los sistemas de información.

Socializar a los sobre las medid implementadas informática y v aplicación.

Debilidades en la seguridad de la información.

No tener definidos los procedimientos 4 y controles.

Accio

Tipo de control

Posible

Direccionamiento Estratégico (Alta Dirección)

Concentración de la información.

Descripcción

Posibilidad de materialización

Riesgo

Análisis

Clientelismo

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Posible

Proceso y Objetivo

Identificación

Correctiva

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el meca denuncia y su t definido (invest sanciones).

Preventiva

Reducir.

Documentar pr la entidad.

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el meca denuncia y su t definido (invest sanciones).

Correctivo

I. Componente Anticorrupción

anismo de tratamiento tigación /

Glemar y Grudhu

Procedimientos documentados.

Todos los procesos

Registros del procedimiento.

Glemar y Grudhu

Término 30/ 07/ 2013 30/ 09/ 2013 30/ 07/ 2013

Informe de verificación medidas de seguridad implementadas / informes de verificación programados.

N/A

rocedimientos de

Registros del procedimiento.

Gruinco

Funcionarios con tarjeta de seguridad / funcionarios de Dimar.

31/ 09/ 2013

Informe de verificación de la aplicación de las medidas de seguridad implementadas (bimensual).

02/ 05/ 2013

s funcionarios das s de seguridad verificar su

GrucogSeguridad

Modificaciones evidenciadas / No. de verificaciones realizadas.

02/ 05/ 2013

Funcionarios con tarjeta de documentación.

Indicador

02/ 05/ 2013

de manejo n para todo el Entidad.

Gruinco Responsables de sistemas de información de cada proceso.

N/A

Informe de la verificación de roles definidos de las modificaciones.

01/ 05/ 2013

s sensibles de de los roles de cada uno de información primera etapa sistemas en general, umentos, nda fase II nales).

anismo de tratamiento tigación/

Responsable Inicio

Entregable

Roles ajustados / novedades evidenciadas.

No. de denuncias indagadas / No. de denuncias presentadas.

Procedimientos documentados o actualizados / procedimientos pendientes de documentar / actualizar.

No. de denuncias indagadas / No. de denuncias presentadas.

N/A

ones

Seguimiento

N/A

15

Causas No.

De Contratación

Soportes para pagos incompletos.

Valorización

Administración del riesgo

Preventiva

Reducir

Revisar y comp procedimiento evaluación de asociado a las generan corrup 1

Preventiva Estudio de documentos previos o de factibilidad, encaminados al favorecimiento de un contratista.

Reducir

Revisar e ident procedimiento pendientes de

Correctiva (Plan de Contingencia).

Concentración de la información.

Falta de parámetros para la designación de supervisores.

Revisar e ident procedimiento pendientes de

Capacitación y en SIIF, SAP y/o aplicable.

Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).

Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).

Ac

Tipo de control

Posible

Desconocimiento del procedimiento.

Ausencia de procedimientos, controles y seguimiento.

Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).

Interés particular.

16

1

Medidas de mitigación

Posible

Financiero

Intereses particulares.

Descripcción

Posibilidad de materialización

Riesgo

Análisis

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

2

Supervisores que no cuentan con conocimientos suficientes para desempeñar la función.

Falta de personal.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Preventiva

Reducir

Reestructurar y estudio previo.

Capacitar al pe que se debe de como supervis responsabilida que ésta implic unidades).

Definir y socia para la designa supervisores e responsabilida

Posible

Proceso y Objetivo

Identificación

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Reasignar la su contratos.

Funcionarios capacitados.

Subafin

pletar o para la competencias causas que pción.

Procedimiento documentado.

Grudhu

tificar os y controles documentar.

Procedimientos documentados/ actualizados.

y corregir el .

Estudios previos reestructurados.

Funcionarios capacitados en el período /funcionarios programados para ser capacitados en el período.

Procedimiento documentado o actualizado / procedimiento pendiente de documentar/actualizar.

Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.

Subafin y Grudhu

31/ 12/ 2013

Funcionarios capacitados en el período /funcionarios programados para ser capacitados en el período.

alizar parámetros ación de incluir ades.

Documento definición de parámetros designación de supervisores.

Subafin

Documento emitido y socializado.

upervisión de

Supervisores reasignados.

Subafin

Supervisores reasignados/supervisores con novedades.

N/A

Funcionarios capacitados.

31/ 07/ 2013

Estudios previos reestructurados/ estudios previos con novedades.

N/A

N/A

Procedimientos documentados o actualizados / procedimientos pendientes de documentar/actualizar.

01/ 05/ 2013

N/A

Subafin

Indicador

01/ 05/ 2013

ersonal esempeñar sor sobre las ades y funciones ca. (sede central y

Subafin y Gplad

Término

y actualización o normatividad

01/ 12/ 2013 30/ 07/ 2013

Subafin

31/ 07/ 2013

Procedimientos documentados/ actualizados.

31/ 07/ 2013

tificar os y controles documentar.

Inicio

Responsable

01/ 05/ 2013 01/ 05/ 2013

Entregable

15/ 05/ 2013

cciones

Seguimiento

01/ 05/ 2013

I. Componente Anticorrupción

17

Causas No. Descripcción Falta de controles para el acceso/modificación de la información.

1

Manipulación / adulteración de la información / sistemas de información de determinadas actividades o procesos, para beneficios personales.

Posibilidad de materialización

Riesgo

Análisis

Medidas de mitigación

Valorización

Administración del riesgo

Preventiva

Reducir

Emitir tarjetas de manejo para todo el personal de

Concentración de la información.

Ausencia de canales de comunicación.

No contar con procedimientos.

Ocultar a la ciudadanía la información considerada pública.

2

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el mecanismo d su tratamiento definido sanciones).

Preventiva

Reducir

Documentar procedimie publicación de informac para la ciudadanía.

Posible

De Información y Documentación

Definir campos sensible modificación de los role usuarios de cada uno de de información de la En etapa del control los sist en general, impresión d segunda fase II sistemas

Socializar a los funciona medidas implementadas informática y verificar su

1

18

Acciones

Tipo de control

Posible

Proceso y Objetivo

Identificación

Actualización del Portal

No adopción de políticas para la publicación de información.

Falta de capacitación a funcionarios públicos de la Entidad.

3 Preventiva Deficiencias en el manejo documental y de archivo.

Personal sin competencias.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Posible

Falta de implementación Sistema de Gestión Documental.

Reducir

Adquirir y parametrizar seleccionada para admi de Gestión Documental

Capacitar a los funciona Sistema de Gestión Doc

Revisar y completar pro la evaluación de compe a las causas que generan

I. Componente Anticorrupción

Grucog Seguridad

de denuncia y (investigación/

Registros del procedimiento.

Glemar y Grudhu

entos para la ción de interés

Procedimientos documentados/actualizados.

Grucog Aimac

l institucional.

Portal Marítimo actualizado.

Grucog Aimac

la herramienta inistrar el Sistema l.

Software adquirido y parametrizado.

Grucog - Área de Gestión Documental

arios en el cumental.

Funcionarios capacitados en Sistema de Gestión Documental.

Grucog - Área de Gestión Documental

ocedimiento para etencias asociado n corrupción.

Procedimiento documentado.

Grudhu

Inicio

Término 30/ 07/ 2013 30/ 09/ 2013 30/ 07/ 2013

Funcionarios con tarjeta de documentación.

N/A

o de información e la Entidad.

Gruinco

31/ 12/ 2013 30/ 06/ 2013

Informe de verificación de la aplicación de las medidas de seguridad implementadas (bimensual).

31/ 07/ 2013 31/ 12/ 2013 31/ 12/ 2013

arios sobre las s de seguridad u aplicación.

Indicador

Modificaciones evidenciadas/No. de verificaciones realizadas.

02/ 05/ 2013

Gruinco Responsables de sistemas de información de cada proceso

02/ 05/ 2013 02/ 05/ 2013

Informe de la verificación de roles definidos de las modificaciones.

Responsable

N/A

es de es de los e los sistemas ntidad. (Primera temas facturación de documentos, s misionales).

Entregable

02/ 05/ 2013 02/ 05/ 2013

s

Seguimiento

15/ 05/ 2013 10/ 06/ 2013 10/ 06/ 2013

Roles ajustados/novedades evidenciadas.

Informe de verificación medidas de seguridad implementadas/informes de verificación programados.

Funcionarios con tarjeta de seguridad/ funcionarios de Dimar.

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

Procedimiento documentado o actualizado/procedimiento pendiente de documentar/actualizar.

Actualizaciones realizadas/ actualizaciones planeadas.

Software adquirido y parametrizado.

No. de funcionarios capacitados en el período/No. funcionarios programados para ser capacitados en el período.

Procedimiento documentado o actualizado/procedimiento pendiente de documentar/actualizar.

19

Causas No. Descripcción Intereses particulares.

1

Búsqueda de la caducidad facultad sancionatoria.

Dilatación e interpretaciones subjetivas en trámites ante Dimar y en investigaciones administrativas o jurisdiccionales, para beneficios particulares.

Posibilidad de materialización

Riesgo

Análisis

Administración del riesgo

Tipo de control

Reducir

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).

Proceso de selección de funcionarios inadecuado (ser saber).

Realizar capa funcionarios d sobre la norm

Verificar avan investigacione mensuales de puerto.

Revocar actos no ajustados a vigente o dem la jurisdicción administrativo

Proferir fallos o en consulta

2

Soborno (cohecho).

Intereses particulares.

Preventiva

Realizar capa funcionarios d sobre la norm

Aplicar la nor relacionada c (Disciplinaria Correctiva (Plan de Contingencia).

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Reducir

Posible

Jurídico

Valorización

Preventiva

Desconocimiento de la normatividad vigente y posición institucional.

20

Medidas de mitigación

Posible

Proceso y Objetivo

Identificación

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

I. Componente Anticorrupción

Fallos en segunda instancia o en consulta.

Glemar

acitación de del proceso jurídico matividad vigente.

Certificados o registros de asistencia a capacitaciones.

Glemar

rmatividad vigente con el riesgo. a y penalmente).

Escrito de queja o denuncia.

Glemar

Término

s en segunda instancia a ajustados a la ley.

31/ 12/ 2013

Glemar

31/ 12/ 2013

Procedimiento de revocatoria o presentación de demanda.

N/A

s administrativos a la normatividad manda del acto ante n de lo contencioso o.

N/A

Glemar

31/ 12/ 2013

Correos electrónicos y documentos con instrucciones a las capitanías de puerto.

N/A

nce de las es acuerdo informes e las capitanías de

Inicio

Glemar

01/ 01/ 2013

Certificados o registros de asistencia a capacitaciones.

N/A

acitación de del proceso jurídico matividad vigente.

N/A

Responsable

01/ 01/ 2013

Entregable

Acciones

01/ 01/ 2013

Seguimiento

N/A

Indicador

No. de funcionarios capacitados en el período/No. funcionarios programados para ser capacitados en el período.

No. de verificaciones realizadas/No. verificaciones programadas (12).

No. de actos administrativos revocados por no ajustarse a la normatividad vigente/No. actos administrativos no ajustados a la normatividad vigente.

No. de fallos proferidos en segunda instancia ajustados a la ley/No. de fallos en primera instancia no ajustados a la ley.

Funcionarios capacitados en el período /funcionarios programados para ser capacitados en el período.

Denuncias o quejas presentadas/casos conocidos de soborno en la Entidad.

21

Riesgo Causas No. Descripcción Proceso de selección de funcionarios inadecuado ( ser saber).

1

Análisis Posibilidad de materialización

Proceso y Objetivo

Identificación

Decisiones ajustadas a intereses particulares, tráfico de influencias y/o soborno.

Medidas de mitigación

Valorización

Administración del riesgo

Tipo de control

Preventiva

Reducir

Debilidades en la asignación de responsables de las actividades regulatorias.

Debilidades en controles.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Revisar y actua Funciones para Entidad.

Revisar y comp para la evaluac asociado a las corrupción.

Posible

De Actividades Regulatorias

Intereses perticulares.

22

Accio

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el mec denuncia y su (investigación/

I. Componente Anticorrupci贸n

pletar procedimiento ci贸n de competencias causas que generan

Procedimiento documentado.

Grudhu

T茅rmino

Inicio

Indicador

No. de cargos de Dimar con funciones definidas/No. de cargos de Dimar.

Procedimiento documentado o actualizado/procedimiento pendiente de documentar/actualizar

23 Registros del procedimiento.

Glemar y Grudhu

N/A

canismo de tratamiento definido / sanciones).

Grudhu

31/ 12/ 2013

Manual de Funciones de Dimar.

31/ 07/ 2013

alizar el Manual de a los cargos de la

Responsable

01/ 05/ 2013

Entregable

N/A

ones

Seguimiento

15/ 05/ 2013

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

Causas Descripcción

1

Cobro por realización del trámite (Concusión).

Medidas de Mitigación

Valorización

Administración del riesgo

Tipo de control Preventiva

Reducir

Diseñar al Clien

Deficiencia en los controles.

Baja remuneración.

No definición de requisitos.

Docum procedi control de trám

Definir que inte realizac estudio de vuln

Intereses particulares.

Posible

De reconocimiento de un derecho, como la expedición de licencias y/o permisos.

No.

Análisis Posibilidad de materialización

Riesgo

Proceso de selección de funcionarios inadecuado (sersaber).

24

2

Imposibilitar el otorgamiento de un trámite-servicio.

Deficiencia en los controles de los procedimientos y flujos de información.

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar denunc definido /sancio

Preventiva

Reducir

Docum procedi control de trám

Definir otorgam servicio

Posible

Proceso y Objetivo

Identificación

No existen criterios claros para su otorgamiento.

Posible

3

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar denunc definido /sancio

Preventiva

Reducir

Realiza posterio (tiempo

I. Componente Anticorrupción

Grucog - Atención al Ciudadano

r el mecanismo de cia y su tratamiento o (investigación ones).

Registros del procedimiento.

mentar e implementar imientos y puntos de l de recepción y gestión mites.

Procedimientos documentados.

Submerc

r el mecanismo de cia y su tratamiento o (investigación ones).

Registros del procedimiento.

Glemar y Grudhu

ar evaluaciones ores al otorgamiento os de respuesta).

N/A

15/ 05/ 2013

15/ 05/ 2013 Criterios definidos.

Definir tipos de evaluación.

Submerc

Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.

Pruebas de vulnerabilidad aplicadas a funcionarios/Total de funcionarios que intervienen en trámites.

Modelo de Atención al Cliente.

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendiente de documentar/actualizar.

Criterios para otorgamiento de trámites y servicios.

Termino

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

N/A

criterios para el miento de cada trámite / o.

15/ 05/ 2013

Submerc y Gplad

15/ 05/ 2013

Glemar y Grudhu

31/ 08/ 2013

Modelo de Atención al Cliente.

31/ 08/ 2013

r un Modelo de Atención nte.

31/ 12/ 2013

Submerc

N/A

Resultados de pruebas.

31/ 08/ 2013

funcionarios (cargos) ervienen en la ción del trámite y aplicar os de seguridad y pruebas nerabilidad aleatorias.

Submerc y Gplad

31/ 08/ 2013

Procedimientos documentados.

Indicador

N/A

mentar e implementar imientos y puntos de l de recepción y gestión mites.

31/ 08/ 2013

Responsable

Inicio

Entregable

15/ 05/ 2013

Acciones

Seguimiento

15/ 05/ 2013

Tiempo promedio de duración del trámite/tiempo planeado para la duración del trámite.

25

No.

Intereses particulares.

Ofrecer beneficios econรณmicos para acelerar la expediciรณn de un trรกmiteservicio o para su obtenciรณn sin el cumplimiento de todos los requisitos legales.

Valorizaciรณn

Administraciรณn del riesgo

Preventiva

Reducir

Deficiencia en los controles.

Intereses particulares.

Preventiva

4

Deficiencia en los controles.

Trรกfico de influencias, (amiguismo, persona influyente).

Falta de canales de comunicaciรณn.

5

Falta de informaciรณn sobre el estado del proceso del trรกmite al interior de la Entidad.

Plan Anticorrupciรณn y de Atenciรณn al Ciudadano Dimar 2013

Reducir

Documenta procedimie control de trรกmites.

Implement de cultura de servicio

Sistemas de informaciรณn con deficiencia de datos.

Sistemas de informaciรณn con deficiencia de datos.

Realizar ev al otorgam respuesta).

Aplicar el m denuncia y (investigaci /sanciones)

No definiciรณn de requisitos.

Proceso de selecciรณn de funcionarios inadecuado (ser-saber).

Accio

Tipo de control

Posible

De reconocimiento de un derecho, como la expediciรณn de licencias y/o permisos.

3

Descripcciรณn

Posibilidad de materializaciรณn

Causas

Medidas de mitigaciรณn

Posible

Riesgo

Proceso de selecciรณn de funcionarios inadecuado (ser - saber).

26

Anรกlisis

Diseรฑar un cliente.

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el m denuncia y (investigaci /sanciones)

Preventiva

Reducir

Diseรฑar un cliente.

Correctiva (Plan de Contingencia).

Busca eliminar causas que lo generan en caso de materializarse.

Aplicar el m denuncia y (investigaci /sanciones)

Posible

Proceso y Objetivo

Identificaciรณn

I. Componente Anticorrupción

Formular y ejecutar el Programa de Cultura Organizacional (I fase).

n modelo de atención al

Modelo de Atención al Cliente.

mecanismo de y su tratamiento definido ión ).

Registros del procedimiento.

n modelo de atención al

Modelo de Atención al Cliente.

mecanismo de y su tratamiento definido ión ).

Registros del procedimiento.

Grudhu

Grucog Atención al Ciudadano Glemar y Grudhu

Grucog Atención al Ciudadano

Glemar y Grudhu

Inicio

Término 31/ 08/ 2013

tar programa de cambio organizacional (cultura o).

Submerc y Gplad

N/A

Procedimientos documentados.

31/ 12/ 2013 31/ 12/ 2013 31/ 12/ 2013

ar e implementar entos y puntos de recepción y gestión de

N/A

Glemar y Grudhu

31/ 12/ 2013

Registros del procedimiento.

Indicador

Tiempo promedio de duración del trámite/tiempo planeado para la duración del trámite.

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

Procedimientos documentados o actualizados/procedimientos pendientes de documentar/actualizar.

Avance de implementación de la fase I del Programa de Cultura Organizacional.

Modelo de Atención al Cliente.

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

Modelo de Atención al Cliente.

No. de denuncias indagadas/No. de denuncias presentadas.

N/A

mecanismo de y su tratamiento definido ión ).

15/ 05/ 2013

Submerc

N/A

Definir tipos de evaluación.

valuaciones posteriores miento (tiempos de

15/ 05/ 2013 15/ 05/ 2013 15/ 05/ 2013

Responsable

N/A

Entregable

15/ 05/ 2013

ones

Seguimiento

N/A

27

2. Medidas para mitigar los riegos de corrupción

La Dirección General Marítima, a través de su Sistema de Gestión de la Calidad, tiene implementada la Matriz Integrada de Gestión y Control, cuyo objetivo es incrementar la efectividad de los procesos, mantener controlados los riesgos estratégicos y realizar seguimiento permanente a los puntos de control establecidos en cada proceso de la Entidad.

28

La Entidad como punto de control a los riesgos de corrupción, mantiene el acompañamiento por parte de Control Interno en el seguimiento y evaluación de los procesos.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

29

30

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

II. Componente Antitrámites

C

on fundamento en su direccionamiento estratégico, la Dirección General Marítima Dimar, guía sus esfuerzos hacia la política antitrámites, facilitando el acceso del ciudadano a la Administración Pública. La Entidad continúa demostrando su compromiso en el tema, materializando esfuerzos hacia la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de los trámites.

Para cumplir este objetivo, Dimar adelanta tareas unificadas en cuatro fases a saber: identificación, priorización, racionalización (de trámites) e interoperabilidad; donde en las tres primeras fases hay un avance significativo; en la cuarta fase se trabaja en las herramientas más apropiadas para interactuar con otras entidades, agilizando los procedimientos y los tiempos de respuesta a los ciudadanos.

1. Estrategia Antitrámites

i. Democratización y control social de la Administración Pública

31

La Política de Servicio al Ciudadano en el Sector Defensa, en sus estrategias y líneas de acción, cita la “racionalización de trámites como herramienta de transparencia en la gestión y de reducción de los factores de riesgo de corrupción en el sector”, definiendo las siguientes acciones antitrámites:

- Documentación y sistematización de los trámites y servicios del sector, evaluación de su racionalidad y de las mejoras y mecanismos de control que puedan implementarse a efectos de reducir los riesgos que atenten contra la eficiencia, la celeridad y la transparencia en la atención y respuesta a la ciudadanía.

- Cumplimiento oportuno al Plan de Simplificación, Racionalización y Estandarización de Trámites presentado por cada una de las fuerzas y entidades del sector al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

De este modo, Dimar sigue los lineamientos emanados por el Sector Defensa y trabaja de manera constante en su Plan de Simplificación, Racionalización y Estandarización de Trámites, siendo parte activa del Decreto 0019 de 2012, Ley Antitrámites.

Así mismo, hace parte de la segunda etapa de la Cruzada Antitrámites, de acuerdo con los lineamientos emitidos por el DAFP. A continuación se ilustra la Estrategia Antitrámites de la Institución:

II. Componente Antitrámites

Inventario

Grucog

Estrategia Antitrámites

Priorización de trámites a intervenir.

Revisión y selección de los trámites a intervenir.

Listado de trámites a ser intervenidos.

Grucog

Estrategia Antitrámites

Racionalización de trámites.

Intervenir los trámites a ser simplificados, estandarizados, eliminados, optimizados y/o automatizados.

Trámites optimizados.

Grucog

Estrategia Antitrámites

Interoperabilidad. Identificar las entidades Listado de con las cuales se entidades. necesita intercambio de información.

32

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Grucog

Fecha término 24/ 05/ 2013

Elaborar el inventario de trámites.

No. de trámites.

21/ 06/ 2013

Identificación de trámites.

Indicador

No. de trámites a ser intervenidos/No. total de trámites.

31/ 07/ 2013

Estrategia Antitrámites

No. de trámites racionalizados/ No. de trámites a ser intervenidos.

31/ 12/ 2013

Responsable

27/ 05/ 2013 02/ 05/ 2013

Entregable/ Meta

24/ 06/ 2013

Acciones

Categoría

02/ 05/ 2013

Nombre del Proyecto/ Componente/ Plan

Fecha inicio

Tabla III. Estrategia Antitrámites de la Dirección General Marítima.

No. de entidades.

33

34

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

III. Componente Rendición de Cuentas

L

a estrategia para la Rendición de Cuentas de la Dirección General Marítima se orienta hacia la aplicación de herramientas que faciliten el encuentro y reflexión sobre los resultados y la gestión del período, enfocándose en su público objetivo. A continuación se presentan las conclusiones generales del diagnóstico de la Entidad en la rendición de cuentas: Tabla IV. Conclusiones generales del diagnóstico en rendición de cuentas de Dimar.

Información

Diálogo

Se evidencia que a pesar de que se emplea el Portal Marítimo Colombiano y algunos medios de comunicación institucionales, no se da un alcance integral al público.

La Entidad actualmente tiene debilidades en la generación de espacios de diálogo.

Se encuentran publicados los documentos requeridos por la ley en el Portal Marítimo Colombiano.

La Entidad tiene establecido el punto de servicio de atención al ciudadano.

En los casos en que ocurren situaciones Se cuenta con un correo institucional particulares, Dimar emplea los medios y herramientas de interacción con los de comunicación masivos para dar ciudadanos. respuesta oportuna y declarar su posición.

Se tienen definidos los procedimientos y filtros que permiten respaldar la calidad de la información publicada.

La información se difunde mediante el Portal Marítimo Colombiano y a través de generadores de opinión y contenido en las unidades regionales.

Incentivos

Existen debilidades en herramientas de incentivos internos y externos.

35

Con base en las oportunidades y las debilidades identificadas en la Entidad respecto al proceso de rendición de cuentas, se establecen unas actividades de corto y mediano plazo, de las cuales se han elegido estratégicamente aquellas que se realizarán en 2013. Algunos aspectos de la formulación de esta estrategia consisten en decidir qué componentes de la Rendición de Cuentas (información, diálogo o Tabla V. Estrategia de Rendición de Cuentas de Dimar 2013.

Mecanismo Actividad

36

Medio Indicador/Meta de difusión

Fecha límite finalización

Informe de gestión

Publicar el Plan de Acción y GEL 2013 de la Entidad en la web de Dimar.

Sitio web de Dimar.

Cumplimiento fechas publicación Plan de Acción.

30/04/2013

Audiencia pública

Diseñar y ejecutar la estrategia de comunicación de la Entidad que incluya actividades de rendición de cuentas.

Intranet, medios impresos, videoconferencias presencial.

Ejecución estrategia de divulgación sobre rendición de cuentas.

01/12/2013

Audiencia pública

Realizar difusión de la audiencia pública.

Sitio web, medios impresos, cuñas radiales, redes sociales, carteleras, conmutador, mensajes de texto.

No. de personas que recibieron la información/No. de invitados proyectados.

Un mes antes de la fecha de la audiencia pública de Dimar.

Participación en medios electrónicos

Actualizar y reestructurar la consulta Sitio web de de normatividad de la web de Dimar.

Dimar.

Medio de consulta normativa actualizado.

01/06/2013

Crear la metodología y los manuales Facebook, Twitter de uso de la Entidad para redes y Youtube - Sitio sociales (Facebook, Twitter y web.

Youtube, entre otros).

No. de canales de comunicación activados /No. de canales de comunicación propuestos.

01/11/2013

Audiencia pública

II Fase caracterización de los ciudadanos/caracterización de los intereses de los ciudadanos y sus necesidades de información.

N/A

Documento donde se definen los mensajes que le interesan al público específico de cada audiencia.

01/11/2013

Chat

Implementar el nuevo aplicativo para chat institucional para comunicación con el ciudadano.

Sitio web de Dimar.

Aplicativo implementado.

01/06/2013

Participación en medios electrónicos

Realizar foros virtuales con periodicidad trimestral.

Sitio web de Dimar.

Foros realizados/foros programados.

31/12/2013

General

Consolidar la base de datos con información discriminada de grupos Intranet. de interés relacionados con la misión de la Entidad

Base de datos publicada.

01/12/2013

Dimar en redes sociales

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

III. Componente Rendición de Cuentas incentivos) serán desarrollados en 2013 con el fin de dar cumplimiento a los objetivos del CONPES 3654 de 2010, de acuerdo con los recursos y plazos. La Tabla V presenta la Estrategia de Rendición de Cuentas desarrollada por la Dirección General Marítima para la vigencia en curso:

Responsable Recursos (detallados) (01 funcionario) Humanos Financieros Logísticos Aimac

Aimac

Aimac

Aimac

Aimac

Atención al Ciudadano.

Atención al Ciudadano.

Atención al Ciudadano.

Atención al Ciudadano.

2 funcionarios

3 funcionarios

6 funcionarios

N/A

N/A

N/A

3 funcionarios (Glemar, Gruinco, Aimac)

N/A

2 funcionarios

N/A

4 funcionarios

9 funcionarios

1 funcionario

1 funcionario

N/A

N/A

N/A

N/A

Sitio web de Dimar.

Envío de material físico a las unidades.

Información 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Envío de material físico (afiches), coordinaciones con las emisoras de la ARC.

1 2 3 4 5

Sitio web de Dimar.

1 2 3 4 5

Sitio web de Dimar.

Teléfono, internet, correo postal.

N/A

Sitio web de Dimar.

Intranet, teléfono y correo electrónico.

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Diálogo X

Incentivos X

X X X X

X X X

X

X

X X

X

X

X X X

X X

X

X X

X X

X

X

37

Mecanismo Actividad

38

General

Realizar socialización de GEL con los servidores públicos de la sede central, que ingresaron nuevos a la Entidad.

Participación en medios electrónicos

Medio Indicador/Meta de difusión

No. de funcionarios participantes/No. de funcionarios invitados.

01/06/2013

Realizar apertura de datos primarios Sitio web de a la ciudadanía (inventario de datosDimar. priorización y plan apertura de datos -documentar y estructurar datos-publicar promocionar datos abiertos).

Desarrollo de apertura de datos.

31/12/2013

General

Realizar capacitaciones virtuales al Intranet, correos personal (sede central) con el programa electrónicos y/o “Prepárese” de Gobierno en Línea, a reuniones. través del Ministerio de las Tecnologías y Comunicaciones.

No. de funcionarios participantes/No. de funcionarios invitados.

01/12/2013

Audiencia pública

Consolidar los registros de las Correo elecrónico. actividades de rendición de cuentas realizadas por las unidades, consideradas como “Audiencias del Mar” 2013: espacio de información, diálogo e incentivos entre la Entidad y la ciudadanía, a través del sistema para la gestión de actividades e informes (foros, mesas sectoriales, reuniones temáticas/ zonales, chats, mensajes de texto, redes sociales).

Consolidación de actividades realizadas.

01/11/2013

Informe de gestión

Publicar el Informe de Gestión de la vigencia de Dimar.

Sitio web de Dimar.

Informe de Gestión publicado.

31/12/2013

Audiencia pública

Solicitar información a las organizaciones sociales y a los ciudadanos sobre temas que requieren ser tratados durante la audiencia (intereses y preocupaciones).

Correo electrónico.

No. de solicitudes de temas a organizaciones sociales (mínimo tres).

Dos meses antes de la fecha de la Audiencia Pública de Dimar.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

Intranet, correos electrónicos y/o reuniones.

Fecha límite finalización

III. Componente Rendición de Cuentas

Responsable (01 funcionario) Humanos Responsable GEL.

Responsable GEL.

Responsable GEL.

Grucog

11 funcionarios

1 funcionario

1 funcionario

10 funcionarios

Recursos (detallados) Financieros Logísticos N/A

N/A

N/A

N/A

Sito web de Dimar y Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Sito web de Dimar.

Sito web de Dimar y Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Información

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Gplad

2 funcionarios

1 funcionario

N/A

N/A

Incentivos

X X X

X

X

X

X X X

Sistema para la gestión de actividades e informes.

39 1 2 3 4 5

Gplad

Diálogo

Sito web de Dimar.

Correo electrónico de Dimar.

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

X X

X

X

X

X X X X

Mecanismo

Actividad

Medio Indicador/Meta de difusión

Fecha límite finalización

Audiencia pública

Coordinación y alistamiento de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

Correo electrónico.

Instrucciones y ejecución de las mismas.

Fecha de audiencia pública de Rendición de Cuentas de Dimar

Audiencia pública

Divulgar y publicar en la web el informe de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, incluyendo la evaluación del proceso de Rendición de Cuentas y sus resultados.

Sitio web de Dimar.

Informe de resultados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

Quince días posterior a la fecha de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Dimar

Participación en medios electrónicos

Publicar avance trimetral de los indicadores del Plan Estratégico de Desarrollo, posterior a la RAE respectiva.

Sitio web de Dimar.

Publicaciones realizadas /publicaciones programadas (3).

31/12/2013

Participación en medios electrónicos

Publicar proyectos de inversión 2013.

Sitio web de Dimar.

Documento publicado.

15/05/2013

General

Definir y/o actualizar el SIMEC-Software de procedimiento y formatos Calidad de Dimar. relacionados con la Rendición de Cuentas de la Entidad, basados en el CONPES 3654 de 2010.

Nueva versión de los documentos.

31/12/2013

Participación en medios electrónicos

Publicar Plan de Mejoramiento Institucional 2013.

Sitio web de Dimar.

Documento publicado.

15/05/2013

Procedimiento de inducción

Incluir en la inducción del personal los temas de rendición de cuentas y vocación de servicio como servidores públicos.

Presencial, herramienta de inducción.

Presentación de generalidades de rendición de cuentas.

31/12/2013

40

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

III. Componente Rendición de Cuentas

Responsable (01 funcionario) Humanos Gplad

Gplad

Gplad

Gplad

5 funcionarios

5 funcionarios

1 funcionario

Recursos (detallados) Financieros Logísticos N/A

N/A

N/A

2 funcionarios N/A

Gplad

Grucoi

Grudhu

2 funcionarios (Grucog -Gplad)

N/A

1 funcionario

N/A

1 funcionario

Adquisición herramienta de inducción

Cámara de video, video beam, refrigerio, computador, micrófono, auditorio, papelería. sitio web de Dimar.

sitio web de Dimar.

sitio web de Dimar.

Intranet.

sitio web de Dimar.

Intranet.

Información

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Diálogo

Incentivos

X X X

X X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

41

42

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

43

44

Plan Anticorrupci贸n y de Atenci贸n al Ciudadano Dimar 2013

IV. Componente Atención al Ciudadano

1. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano i. Democratización y control social de la Administración Pública

Para dar cumplimiento a la normatividad vigente referente al Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, la Autoridad Marítima Nacional ha trazado un plan de acción de implementación de la Política de Servicio de Atención al Ciudadano-Dimar, que tiene por objeto optimizar los canales de atención y generar un acercamiento con la comunidad marítima.

De esta forma, en 2011 Dimar emitió la Directiva Permanente 00015 Servicio de Atención al Ciudadano-Cliente, que tiene por objeto “impartir lineamientos para la coordinación y articulación del Servicio de Atención al Ciudadano-Cliente en la Dirección General Marítima, con el fin de garantizar la adecuada prestación del servicio a los requerimientos que solicita la comunidad marítima en general”.

Los siguientes son los canales de atención al servicio de la ciudadanía, con el fin de generar un mayor acercamiento y mejorar la atención con el usuario:

- Atención telefónica a través del conmutador de la sede central en Bogotá (+5) (1) 220 04 90 o en cada una de sus unidades regionales.

- Atención presencial en su sede central en Bogotá (Carrera 54 # 26-50 CAN) o en cada una de sus unidades regionales.

- Línea Anticorrupción gratuita nacional 01-8000-911670.

- Sitio web: Portal Marítimo Colombiano (www.dimar.mil.co). Actualización permanente.

- Correo electrónico (dimar@dimar.mil.co – contactenos@dimar.mil.co).

- Buzón de sugerencias (con ubicación en todas las unidades regionales).

- Correo postal, oficina de registro y correspondencia en la sede central en Bogotá (Carrera 54 # 26-50 CAN) o en cada una de sus unidades regionales.

- Audiencias públicas y ejercicios de rendición de cuentas.

- Mensajes de texto a móviles.

Dimar ha designado en cada una de sus unidades regionales un ‘Gestor de Servicio’, que tiene como fin generar un lazo de cercanía con la comunidad marítima, permitiendo así recoger de manera nacional las nociones que tiene la ciudadanía en relación al servicio prestado por la Entidad, generando oportunidades de mejora que permitan en un corto plazo fortalecer el Sistema de Servicio de Atención al Ciudadano.

45

Tabla VI. Plan de Atención al Ciudadano Dimar 2013.

Nombre del Proyecto Componente / Plan

46

Categoría

Acciones

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano.

Caracterización, análisis y priorización de los trámites y servicios de la Entidad.

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano.

Gestionar promoción y divulgación de la Entidad conforme a las necesidades de la misma para comunicar al ciudadano, en materia de trámites y servicios.

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano.

Gestionar con la divulgación y promoción de los datos abiertos publicados en el Portal Marítimo Colombiano para los ciudadanos (zona de consultas y descargas).

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.

Gestionar la creación del programa de capacitación y sensibilización acerca de la cultura del servicio al interior de la Entidad.

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Fortalecimiento de los canales de atención.

Actualizar los protocolos de atención, la Política de la Entidad de Servicio al Ciudadano y la Directiva Permanente No. 00015 de 2011, Servicio de Atención al Ciudadano, de acuerdo con las herramientas del nuevo Portal Marítimo Colombiano y conforme a las nuevas tendencias del Estado en la materia.

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Fortalecimiento de los canales de atención.

Gestionar divulgación y promoción de los canales de atención de la Entidad.

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Fortalecimiento de los canales de atención.

Elaborar la estrategia de participación por medios electrónicos (consulta para la solución de problemas).

Plan de Atención al Ciudadano vigencia 2013-Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Fortalecimiento de los canales de atención.

Definir el esquema de atención por múltiples canales (trámites y servicios en línea).

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

IV. Componente Atención al Ciudadano

Entregable / Meta

Responsable

Fecha inicio

Fecha finalización

Indicador

Trámites caracterizados.

Grucog

03/03/2013

31/10/2013

No. trámites caracterizados/No. trámites identificados.

Informe campañas de promoción y divulgación.

Grucog

01/02/2013

13/12/2013

No. informes entregados/No. informes programados.

Informe campañas de promoción y divulgación.

Grucog

01/02/2013

13/12/2013

No. informes estregados/No. informes programados.

Programa de capacitación y sensibilización acerca de la cultura del servicio al interior de la Entidad.

Grucog

01/10/2013

13/12/2013

Programa presentado.

Protocolos de atención actualizados.

Grucog

01/02/2013

30/04/2013

No. documentos actualizados /No. documentos programados para actualización.

Informe campañas de promoción y divulgación.

Grucog

01/02/2013

13/12/2013

No. informes entregados/No. informes programados.

Estrategia de participación.

Grucog

03/03/2013

15/07/2013

Estrategia formulada.

Esquema de atención múltiple.

Grucog

04/06/2013

31/10/2013

Estrategia formulada.

47

Bibliografía COLOMBIA. Presidencia de la República. Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. 24 pp.

COLOMBIA. Congreso de la República. Ley 1450 de 2011. 16 de junio de 2011. Ley de Expedición del Plan Nacional de Desarrollo 2011–2014. Diario Oficial No. 48.102. Bogotá D.C. 16 de junio de 2011.

COLOMBIA. Congreso de la República. Ley 1474 de 2011. 12 de julio de 2011. Ley por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Diario Oficial No. 48.128. Bogotá D.C. 12 de julio de 2011.

COLOMBIA. Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública a la Ciudadanía. Bogotá D.C. 2005. ISBN: 958-8125-46-4. 20 pp.

48

COLOMBIA. Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la Racionalización de Trámites. ISBN: 978-958-8125-58-9. 35 pp.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Dimar 2013

49