Vedtatt av Norges Skytterstyre i sak 24/2023
Kommunikasjonsstrategi Det frivillige Skyttervesen (DFS) 1. INNLEDNING I 2014 ble det utarbeidet en kommunikasjonsstrategi for DFS som har vært gjeldende fram til dags dato. Kommunikasjon er også beskrevet i Langtidsplanen 2021-2024 punkt 7.4, 7.6 og 7.7. Kommunikasjonsstrategien skal være gjeldende i 4-års perioden 2023-2027.
2. KOMMUNIKASJONSSTRATEGIEN SKAL: Legge overordnede rammer for sentralt kommunikasjonsarbeid gjennom å gi føringer for: • intern kommunikasjon • ekstern kommunikasjon
3. FORMÅL OG HENSIKT Kommunikasjonen skal ta utgangspunkt i Det frivillige Skyttervesens formål: Det frivillige Skyttervesens formål er å fremme god våpenkultur og praktiske skyteferdigheter, samt sikre tilgang til en desentralisert skytebanestruktur, til nytte for Forsvaret og samfunnet for øvrig. Kommunikasjonsstrategien skal også ta utgangspunkt i DFS sitt verdigrunnlag gitt gjennom Langtidsplan 2021-2024 - de tre F-er: Forsvarsbygger, Folkesport og Forbilde. Alt kommunikasjonsarbeid skal også foregå i samsvar med DFS etiske retningslinjer. DFS er en viktig frivillig aktør i totalforsvaret, og generelt for landets beredskap. Dette ligger i Stortingets oppdrag til organisasjonen, og er viktig å bevisstgjøre i ekstern kommunikasjon. Et viktig grunnlag for å kunne oppnå markedsinntekter er at DFS blir bedre kjent i den norske befolkningen. Å bli mer enda mer “synlig” vil være et viktig grunnlag for framtidige markedsinntekter. Slik må kommunikasjonsarbeidet gå “hånd i hånd” med markedsstrategien.
4. DEFINISJONER 1) Intern kommunikasjon defineres mellom styret, ansatte tillitsvalgte og medlemsmassen 2) Ekstern kommunikasjon er kommunikasjon til alle som ikke faller inn under definisjonen over – media, sentrale myndigheter (herunder Forsvaret), samarbeidspartnere og befolkningen generelt
5. INTERN KOMMUNIKASJON a) Internett/Hjemmeside Utvikle og oppdatere den sentrale hjemmesiden dfs.no, slik at den til enhver tid inneholder både aktuell og historisk dokumentasjon. Informasjon skal også samkjøres med DFS app. b) Norsk Skyttertidende (NST) Opprettholde NST som et viktig og inspirerende medlemsblad for medlemmene både på papir og nett. Vurdere fortløpende om det også er økonomiske forutsetninger for å produsere en digital versjon av papirutgaven. c) Sosiale medier Økt satsning og bedre bruk av de ulike plattformer for sosiale medier. Prioritere kvalitet foran kvantitet (hyppighet) og bredde (konsentrere seg om noen sosiale plattformer). Det skal prioriteres ensartet informasjon med fokus på Facebook, Instagram og Snapchat. d) Nyhetsbrev Nyhetsbrev til alle medlemmer månedlig som skal vise DFS sin bredde. Ca. 3-4 saker skal prioriteres hver gang. e) Filmer Bruke mer ressurser på informative filmer om aktiviteter i DFS som også kan egne seg for sosiale medier. Benytte Youtube som informasjonskanal for aktuell informasjon. f) E-post og SMS Aktiv bruk av e-post og SMS for å nå de tillitsvalgte og medlemsmassen. Hovedansvar intern kommunikasjon: Generalsekretær, kommunikasjonssjef, redaktør NST og markedssjef. Alle avdelinger på Skytterkontoret har ansvar for å produsere og formidle jevnlig relevant informasjon internt i organisasjonen.
6. EKSTERN KOMMUNIKASJON a) Media Vi skal være en aktiv samarbeidspartner til media. De skal gis aktuelle nyheter om DFS av allmenn interesse til befolkningen generelt. President, generalsekretær og kommunikasjonssjef må jobbe tett med hverandre, og kjenne godt til hverandres ansvarsområder slik at uttalelser til media først er informert om internt, og at rett person uttaler seg om rett sak. Ved alvorlige henvendelser er det særlig viktig at rett person svarer på spørsmål (se punkt 7 angående Risikosituasjoner). Sentralt skal ulike riksmedia prioriteres. Dette gjelder både aviser, radio og TV. Landsskytterstevnene skal ha førsteprioritet for bred og landsomfattende dekning til befolkningen generelt. Regionale og lokale medieplattformer benyttes aktivt gjennom pressemeldinger og informasjon, for å gjøre organisasjonen kjent. Følges opp i samarbeid med tillitsvalgte i den aktuelle region.
Pressemeldinger skal brukes aktivt med enkle sitater til fri bruk for media. Pressemeldinger skal samtidig som de sendes ut til media, ligge tilgjengelig på www.dfs.no. Enkelte saker kan gis eksklusivt til ett medium framfor å sendes ut som en pressemelding. b) Andre informasjonskanaler Hjemmeside og sosiale medier skal også tilpasses informasjon til eksterne aktører. Informasjonsfilmer og streaming av topparrangementene (f.eks. landsskytterstevnene og nasjonal grovfelthelg) skal tilpasses og kan benyttes av media i henhold til inngåtte avtaler. c) Oppfølging Forsvaret/Heimevernet, politikere, departementer og samarbeidspartnere Jevnlige møter og kommunikasjon med Forsvaret/Heimevernet, departementer og politikere skal prioriteres. Sentralt er det viktig med god informasjon og kontakt med stortingspolitikere generelt, samt partigrupper og Utenriks- og forsvarskomiteen spesielt. Oppfølging av ikke kommersielle samarbeidspartnere og organisasjoner. Kommersielle samarbeidspartnere følges opp gjennom markedsstrategien. Kommunikasjon med Forsvaret og spesielt Heimevernet skal prioriteres, og det må føres en tett dialog med spesielt Forsvarsdepartementet. Hovedansvar ekstern kommunikasjon: Kommunikasjonssjef vedrørende a) og b). Generalsekretær og president i c). Norges Skytterstyre har et spesielt ansvar for å formidle ekstern informasjon til egen landsdel.
7. RISIKOSITUASJONER Her legges organisasjonens Krise- og beredskapsplan til grunn. I krise- og beredskapsplanen er det kontaktliste til viktige personer når det oppstår spesielle hendelser. Risikosituasjoner for omdømme: a) Uønskede hendelser med våpen, som f.eks. vådeskudd. b) Miljø og forurensning, som bly og støysaker. c) Dopingsaker. d) Oppførsel som kan skade organisasjonens omdømme. e) For å unngå uheldige situasjoner i media skal vi sørge for god kommunikasjonsflyt og klare rollefordelinger når det gjelder hvem som uttaler seg om hva. Intern misnøye skal tas opp internt, ved nødvendighet med generalsekretær som så involverer styret ved alvorlige saker. Ved kritiske situasjoner uttaler ingen seg til media før de rette parter er informert, og det er bestemt hvordan vi skal håndtere en sak. Hovedansvar:
• President og/eller generalsekretær i saker av politisk karakter eller alvorlige hendelser. • Generalsekretær, ass. generalsekretær/kommunikasjonssjef og juridisk sjef i saker av administrativ og organisasjonsmessig karakter som ikke er politikk. De skal også være rådgivere til skyttere/skytterlag og samlag i vanskelige situasjoner. • Kommunikasjonssjef i sportslige saker.