Base legal 1-1

(8) Sello de autenticación del comando (figura Nº 9 del anexo “C”) Será de aplicación en toda la documentación que emitan los comandos de las unidades o dependencias, para lo cual deberá observarse lo siguiente:

(a) Características

Será de forma circular de DIECIOCHO (18) mm de diámetro, dentro del cual figurará el gran sello del estado, tal como se ha descrito con anterioridad. En el semicírculo superior irá el nombre de la unidad o dependencia en letra century gothic mayúscula en proporción a la extensión de la leyenda; en el semicírculo inferior la abreviatura de la unidad o dependencia en letras mayúsculas proporcionales a la extensión de la leyenda.

(b) Uso

Se estampará en las páginas en donde no se encuentre la firma manuscrita del promotor, siempre y cuando se trate de una documentación que cuente con DOS (2) o más páginas, el cual irá estampado en el ángulo inferior derecho de cada página. También se estampará en los anexos.

Asimismo, se estampará en todo los anexos de los planes y directivas.

(c) Firma

Dentro del sello indicado irá la rúbrica (firma abreviada) del promotor, con el fin que sirva de autenticación a éste y permita identificar al organismo que ha intervenido en su formulación.

(9) Sello de vía (figura Nº 10 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma rectangular de CINCUENTA (50) mm de altura por TREINTA (30) mm de ancho en letra century gothic mayúscula y contendrá lo siguiente:

1 En la parte superior y central: nombre de la unidad o dependencia.

2 A continuación sobre el margen izquierdo: “RECIBIDO”, registrándose la fecha de recepción.

3 Seguidamente: “TRAMITADO”, registrándose la fecha de tramitación y finalmente la antefirma y firma del comando que eleva.

(b) Uso

1 Será usado por los comandos de las unidades o dependencias para la tramitación de la documentación que requiera ser elevada a un comando superior. 4 - 6

2 Se estampará al lado izquierdo del sello oficial, si hubiera más de una vía el sello se estampará debajo de la firma del comando y así sucesivamente dejando el espacio necesario para estampar otro sello de vía, en caso se requiera, conservando la estética del documento.

(10) Sello de prioridad (figura Nº 11 del anexo “C”)

(a) Características

Será usado por los comandos de las unidades o dependencias para que la documentación llegue a su destino a la brevedad posible o se requiera acción inmediata, en letra century gothic mayúscula con una dimensión de OCHO (8) mm de altura por CINCO (5) mm de ancho el área que cubre cada una de sus letras. Los sellos a utilizarse serán: “URGENTE” y “MUY URGENTE”, sin recuadros ni bordes.

(b) Uso

1 Se estampará en los documentos en la parte superior derecha de la primera página, a continuación del nombre del año en tinta de color rojo.

2 En los sobres en la parte superior derecha, a continuación del renglón que detalla su contenido, dejando un espacio para la colocación del sello personal si lo hubiere.

(11) Sello indicador de destinatario (figura Nº 12 del anexo “C”)

(a) Características

Será en forma de un vector con una dimensión de VEINTITRES (23) mm de largo por NUEVE (9) mm de alto en la parte delantera y 4 mm en la parte posterior.

(b) Uso

Se colocará en forma horizontal a continuación del destinatario de acción si son más de DOS (2) y en la lista de distribución, incluyendo el archivo del documento, tanto interno como externo en tinta de color rojo.

(12) Sello de archivo (figura Nº 13 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma rectangular de CINCUENTA (50) mm de alto por TREINTA (30) mm de ancho en letra century gothic mayúscula y contendrá lo siguiente:

1 En la parte superior: Nombre de la unidad o dependencia.

2 A continuación en la parte central tamaño ONCE (11): “ARCHIVO”.

3 En la parte inferior: Grado, nombre, apellidos y firma de la persona que lo archiva, el número de folio irá al lado derecho del sello.

(b) Uso

Será utilizado obligatoriamente por todas las unidades o dependencias, en la parte inferior izquierdo de la documentación enviada y recibida a ser archivada, consignando la antefirma y firma de la persona que lo archiva.

(13) Sello personal (figura Nº 14 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma rectangular en letra century gothic mayúscula con una dimensión de OCHO (8) mm de alto por CINCO (5) mm de ancho el área que cubre cada una de sus letras, sin recuadros ni bordes.

(b) Uso

1 Será utilizado cuando el promotor necesita que el destinatario abra personalmente el sobre y sea el primero en enterarse de la comunicación.

2 Sólo en los sobres en la parte superior derecha, en tinta de color rojo.

(14) Sello de certificación de documentos por el fedatario (figura Nº 15 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma rectangular en letra century gothic con una dimensión de CIENTO TREINTA Y CINCO (135) mm de largo por CUARENTA Y CINCO (45) mm de ancho.

(b) Uso

Será estampado en la fotocopia del documento original que se certifique.

(15) Sello de autenticación de firmas por el fedatario (figura Nº 16 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma rectangular en letra century gothic con una dimensión de CIENTO TREINTA Y CINCO (135) mm de largo por CUARENTA Y CINCO (45) mm de ancho.

(b) Uso

Será estampado en el documento que se autentique la firma del solicitante.

(16) Sello de fedación (figura Nº 17 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma circular de TREINTA (30) mm de diámetro de circunferencia exterior. Centrada a ésta irá otra circunferencia interior de VEINTE (20) mm de diámetro, dentro de la cual figurará el gran sello del estado de DIEZ (10) mm de alto hacia la parte superior. La inscripción semicircular “REPÚBLICA DEL PERÚ” en la parte superior del escudo será en letra century gothic de DOS (2) mm de altura. La leyenda que llevará el sello de fedatario, entre la primera y segunda circunferencia, será la siguiente:

1 En el semicírculo superior exterior figurará la inscripción “MARINA DE GUERRA DEL PERÚ” será en letra century gothic mayúscula de dimensiones proporcionales de 2,5 mm de altura a la extensión de la leyenda.

2 En el semicírculo inferior exterior figurará el nombre de la unidad o dependencia, para el caso del primero “B.A.P. ALMIRANTE GRAU” que deberá figurar su nombre en letras mayúsculas y entre comillas; y para el caso del segundo en letra century gothic minúscula excepto las primeras letras que deberán ser mayúsculas, ambas con dimensiones proporcionales de 2,5 mm de altura a la extensión de la leyenda.

3 En el semicírculo inferior interior figurará la frase “FEDATARIO” en letra century gothic y en mayúscula, de dimensiones proporcionales (3 mm de altura) a la extensión de la leyenda.

(b) Uso

Será estampado obligatoriamente en las fotocopias del documento original que se certifique o en el que se autentique la firma, debiendo ser colocado al lado izquierdo del sello antefirma del fedatario.

(17) Sello del fedatario (figura Nº 18 del anexo “C”)

(a) Características

Cubrirá un área rectangular de SESENTA Y CINCO (65) mm de largo por VEINTE (20) mm de ancho; tendrá las siguientes descripciones en letra century gothic: (Grado, cargo y nombre de la unidad o dependencia, nombre, apellidos y CIP).

(b) Uso

Será estampado obligatoriamente en las fotocopias del documento que se autentique o en el que se certifique la firma.

(18) Sello “ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL” para el jefe de la secretaría (figura Nº 19 del anexo “C”)

(a) Características

Será en una sola línea, en letra century gothic 11 negrita y en mayúsculas, con la siguiente frase “ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL”.

(b) Uso

1 Este sello se estampará en un lugar apropiado del documento clasificado y no clasificado que contenga texto, sin comprometerlo, siempre y cuando la unidad o dependencia mantenga en su archivo el original del mismo.

2 Para el caso de las resoluciones supremas, resoluciones ministeriales, resoluciones o disposiciones de la Comandancia General de la Marina, resoluciones directorales, resoluciones jefaturales; las cuales solamente podrán ser autenticadas por el jefe de la secretaría de la unidad o dependencia que haya promovido el documento.

(19) Sello “ES COPIA FIEL” para el jefe de la secretaría (figura Nº 20 del anexo “C”)

(a) Características

Será en una sola línea, en letra century gothic 11 negrita y en mayúsculas, con la siguiente frase “ES COPIA FIEL”.

(b) Uso

Este sello se estampará en un lugar apropiado del documento clasificado y no clasificado que contenga texto, cuyas copias obran en los archivos de la unidad o dependencia al cual se le solicite dicho requerimiento. 4 - 10

(20) Sello antefirma del jefe de la secretaría (figura Nº 21 del anexo “C”)

(a) Características

Cubrirá un área rectangular de SESENTA Y CINCO (65) mm de largo por VEINTE (20) mm de ancho; tendrá las siguientes descripciones en letra century gothic: Grado, cargo y nombre de la unidad o dependencia, nombre, apellidos y CIP.

(b) Uso

1 Es aquel que será estampado en las fotocopias del documento clasificado y no clasificado, para su firma.

2 Será estampado seguidamente y debajo del sello ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL o ES COPIA FIEL, según sea el caso.

(21) Sello “página en blanco” (figura Nº 22 del anexo “C”)

(a) Características

Será de forma rectangular en letras century gothic en mayúsculas, y una dimensión de OCHO (8) mm por CINCO (5) mm el área que cubre cada una de sus letras.

(b) Uso

Será estampado en forma diagonal cuando el reverso de las fotocopias a ser certificadas se encuentre en blanco.

(22) Sello copia oficial (figura Nº 23 y 23A del anexo “C”)

Es aquel sello que será estampado en el anverso o reverso de las fotostáticas de los documentos oficiales no clasificados (Fig.23) y clasificados (Fig. 23ª) que son autenticados o certificados para ser presentados en entidades extra institucionales.

(a) Características

Será en forma triangular en letra century gothic y con una dimensión de NUEVE (9) cm de altura por QUINCE (13) cm de base.

(b) Uso

Se usará sólo con tinta de color rojo y será estampado en la parte central del documento autenticado o certificado y deberá especificarse el nombre de la autoridad que solicitó el documento.

(23) Sello espacio en blanco (figura Nº 24 del anexo “C”)

Es aquel sello que será estampado en los espacios en blanco y los márgenes del anverso o reverso de las copias fotostáticas de los documentos que son autenticados o certificados.

(a) Características Será en forma rectangular en letra century gothic mayúsculas y con una dimensión de DIEZ (10) cm de largo por UN (1) cm de ancho.

(b) Uso

Será estampado en forma diagonal en los espacios en blanco del documento autenticado o certificado.

(24) Sello de tramitación electrónica transmitido (figura Nº 25 del anexo “C”)

(a) Características Será un sello en el que se indique el documento que se ha tramitado por correo electrónico, con dimensiones de SIETE (7) cm de largo por DOS (2) cm de ancho.

(b) Uso

Se estampará en la parte superior derecha de la primera página del documento, en un lugar que no afecte el texto del mismo.

(25) Sello de tramitación electrónica recibido (figura Nº 26 del anexo “C”)

(a) Características

Será un sello en el que se indique el documento recibido por correo electrónico, con dimensiones de SIETE (7) cm de largo por DOS (2) cm de ancho.

(b) Uso Se estampará en la parte superior derecha de la primera página del documento, en un lugar que no afecte el texto del mismo.

(26) Sello de documento reclasificado (figura Nº 27 del anexo “C”)

(a) Características

Será un sello en el que se indique el documento reclasificado, con dimensiones de DIEZ (10) cm de largo por TRES (3) cm de ancho.

(b) Uso Se estampará en la parte central del margen izquierdo del documento, en un lugar que no afecte el texto del mismo.

(27) Sello del Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) (figura Nº 28 del anexo “C”)

(a) Características

Cubrirá un área rectangular de SESENTA Y CINCO (65) mm de largo por VEINTE (20) mm de ancho; tendrá las siguientes descripciones en letra century gothic: (Grado, cargo y nombre de la unidad o dependencia, nombre, apellidos y CIP).

(b) Uso

Será estampado obligatoriamente en toda la documentación recibida y enviada a través del Servicio de Tramitación Electrónica de Documentos (PGP), debajo del sello de tramitación electrónica trasmitido y recibido.

d. De las tarjetas de prioridad y plazos de respuesta

Sin perjuicio de los plazos establecidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General, se podrán emplear tarjetas de prioridad y plazo cuando se requiera que los documentos lleguen a su destino a la brevedad y la acción sea inmediata, las mismas que irán adheridas a la primera página del documento. La precedencia y el color serán como se indica a continuación:

(1) Muy urgente (figura Nº 29 del anexo “C”)

(a) Será una tarjeta de color rojo confeccionada en cartulina duplex con las siguientes dimensiones: CIENTO CINCO (105) mm de largo por SESENTA Y CINCO (65) mm de ancho, en la parte superior central llevará la insignia del Comando de acuerdo al grado que ostenta y debajo la frase “MUY URGENTE” en letra century gothic mayúscula con una dimensión de NUEVE (9) mm por OCHO (8) mm el área que cubre cada una de sus letras.

(b) El plazo de respuesta que tendrá el documento al cual se encuentra adherido no será mayor a TRES (3) días útiles.

(2) Urgente (figura Nº 30 del anexo “C”)

(a) Será una tarjeta de color azul confeccionada en cartulina duplex con las siguientes dimensiones: CIENTO CINCO (105) mm de largo por SESENTA Y CINCO (65) mm de ancho, en la parte superior central llevará la Insignia del comando de acuerdo al grado que ostenta y debajo la frase “URGENTE” en letra century gothic mayúscula con una dimensión de NUEVE (9) mm por OCHO (8) mm el área que cubre cada una de sus letras.

(b) El plazo de respuesta que tendrá el documento al cual se encuentra adherido no será mayor a SIETE (7) días útiles.

(3) Atención especial (figura Nº 31 del anexo “C”)

(a) Será una tarjeta de color amarillo confeccionada en cartulina duplex con las siguientes dimensiones: CIENTO CINCO (105) mm de largo por SESENTA Y CINCO (65) mm de ancho, en la parte superior central llevará la Insignia del comando de acuerdo al grado que ostenta y debajo la frase “ATENCIÓN ESPECIAL” en letra century gothic mayúscula con una dimensión de NUEVE (9) mm por OCHO (8) mm el área que cubre cada una de sus letras.

(b) El plazo de respuesta que tendrá el documento al cual se encuentra adherido no será mayor a DIEZ (10) días calendario.

(c) Su empleo es solamente para casos especiales entre el Congreso de la República y la Comandancia General de la Marina, según el artículo 96 de la Constitución Política del Perú y el artículo 8 del Texto Único Ordenado del Reglamento del Congreso de la República.

e. De las unidades y medidas

Las unidades y medidas que se utilizan en la formulación y redacción de documentos serán las indicadas en las normativas de Ley del Sistema Legal de Unidades de Medidas del Perú indicada en el artículo 103, inciso (g).

CAPÍTULO V DE LA TRAMITACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO

SECCIÓN I TRAMITACIÓN

501. CONSIDERACIONES PARA LA TRAMITACIÓN

a. Para la correcta tramitación de la documentación oficial se requiere considerar los siguientes aspectos apropiadamente:

(1) A quién debe dirigirse.

(2) Conducto regular que debe seguir.

(3) Forma de elevar la documentación recibida en trámite.

b. La documentación se dirige a la autoridad competente, es decir a quién tenga atribuciones para resolverla o a quién corresponda conocerla y dando cumplimiento a las siguientes normas:

(1) Suprimir como destinatario de información a aquellos organismos que no intervendrán en la gestión del asunto tratado y que de no recibir el documento no se altera el curso de las acciones.

(2) Interpretar que la respuesta a un documento no debe incluir necesariamente a todos los destinatarios de acción o información, contenidas en el documento inicial, de no ser que el texto de la respuesta dependa la posterior intervención de los demás destinatarios.

c. Con respecto a la gestión de la documentación interna y externa se deberá observar los plazos establecidos en la Ley del Procedimiento Administrativo General, así como las tarjetas de prioridad establecidas en el artículo 401, inciso (d). En caso de requerirse de un tiempo mayor, se deberá sustentar la ampliación del plazo a fin que el organismo superior adopte las medidas necesarias, dando cumplimiento a lo siguiente:

(1) Al recepcionar documentación directamente de los organismos extrainstitucionales, ésta será devuelta al remitente indicándole que deberá dirigirse a la Comandancia General de la Marina o a la Dirección de Información de la Marina según corresponda la acción, con excepción de los organismos del Sector Defensa.

(2) Los proyectos de las resoluciones supremas y ministeriales por misión diplomática, comisión del servicio y/o misión de estudios en el extranjero del personal de la Institución, serán presentados al Despacho Ministerial (División de Dispositivos Legales) en los plazos que determine el Ministro de Defensa o la Comandancia General de la Marina.

d. La Comandancia General de la Marina usará el oficio especial para dirigirse a cualquier autoridad pública y, aquellas autoridades políticas involucradas en el trámite de la documentación por el Despacho Ministerial.

Igualmente podrá dirigirse directamente a cualquier comando subordinado, debiendo remitir copia de la documentación originada a los comandos superiores que corresponda.

502. CONDUCTO REGULAR

Se denomina conducto regular a la vía que sigue la documentación a través de un orden jerárquico administrativo establecido en la Institución, antes de llegar al destinatario final, considerado solo para temas relevantes que impliquen misionamiento de la unidad o dependencia, así como el trámite de la solicitud.

a. El conducto regular, representado por los comandos que actúan como vías, efectuará lo siguiente:

(1) Cuando no tenga ninguna recomendación ni observación que formular a la documentación que eleve, se limitará a colocar su sello vía, con fecha e iniciales dándole inmediato curso, previa separación de la copia que corresponda para su archivo. Los sellos vía se estamparán ordenadamente en las sucesivas tramitaciones, al término del texto del documento, de izquierda a derecha.

(2) Cuando el documento no se ajuste a las reglamentaciones vigentes, devolverá al subordinado con oficio con las anotaciones del caso, el documento recibido para trámite observando el tema en cuestión.

(3) Cuando un comando de la vía del conducto regular se ausente del área, la vía de este comando se seguirá de acuerdo a lo establecido en el artículo 304, inciso (c).

(4) En la solicitud, el comando que eleva expresará su conclusión definida para aprobación o desaprobación. Este proceso se denomina tramitación y se escribe a continuación de la solicitud formando un solo documento que adopta las formalidades del oficio.

b. El conducto regular de la solicitud será la siguiente:

(1) A continuación de la solicitud, en el centro se escribirá con letras mayúsculas “PRIMERA TRAMITACIÓN”.

(2) Si la solicitud que se recibe ya tiene una primera tramitación, corresponderá incluir una segunda tramitación la que se escribirá en letras mayúsculas.

(3) Para el encabezamiento, texto, firma y distribución se empleará las disposiciones establecidas para el oficio.

(4) Cuando la solicitud presentada sea a título personal del comando de la unidad o dependencia hacia uno de menor jerarquía, se indicará en el documento “Remito a Ud.”.

(5) Cuando la solicitud presentada sea relacionada a su personal, se indicará en el documento “Elevo a Ud.”.

503. TRAMITACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE RUTINA

Es aquella documentación de carácter permanente que las comandancias generales y direcciones generales requieren para cumplir sus actividades administrativas y que los comandos de unidades o dependencias están obligados a tramitar con una periodicidad preestablecida.

La documentación de rutina por destinatarios se encuentra listada en el anexo “J”, indicándose en el mismo los siguientes campos:

a. Fecha de remisión (día, semana, mes, trimestral, semestral, anual).

b. El promotor.

c. El asunto.

d. Forma de remisión.

e. Copia (destinatarios que deben tomar conocimiento).

f. Referencias.

Para un adecuado manejo de las actividades internas de las unidades o dependencias deben establecer mediante orden interna su propia documentación de rutina siguiendo el modelo del anexo “J”.

SECCIÓN II DISTRIBUCIÓN

504. DISTRIBUCIÓN EXTERNA

a. El proceso de distribución externa de la documentación clasificada o no clasificada de las unidades o dependencias, cuyos anexos sean físicos tales como discos compactos, publicaciones u otro material, se efectuará a través de las oficinas postales y/o carteros oficiales.

b. Para la documentación clasificada o no clasificada cuyos anexos puedan ser digitalizados se tramitará a través de los elementos criptográficos y el servicio de tramitación electrónica de documentos de la Institución.

c. Las unidades o dependencias designarán dentro de su personal de dotación, a un tripulante para desempeñar la función de cartero, a fin de distribuir la documentación que promuevan dentro y fuera del área de su jurisdicción.

d. Las unidades o dependencias pondrán a disposición de sus carteros, los vehículos oficiales para la distribución de su documentación, asignándoles un maletín de cuero negro, de modelo reglamentario y de uso obligatorio, que será solicitado a la Dirección de Abastecimiento Naval.

e. La documentación será entregada o recibida mediante cargos firmados por separado, en los que se deberá consignar lo siguiente:

(1) Título de la oficina postal, unidad o dependencia que entrega y recibe.

(2) Relación detallada de los documentos o materiales que se entregan o reciben.

(3) Lugar, fecha y hora de entrega o recepción.

(4) Antefirma y firma de la persona que entrega, así como de la que recibe, verificando con la tarjeta de identidad naval, tarjeta de identidad personal o credencial de cartero, según corresponda.

(5) Sello de la oficina postal, unidad o dependencia receptora.

f. Las secretarías de las unidades o dependencias ejercerán control físico de la documentación externa por medio del cuaderno de cargo.

g. La documentación procedente de las unidades o dependencias será depositada por los carteros en las oficinas postales correspondientes, diariamente en horas laborables; excepto los días sábados, domingos y feriados en concordancia con lo establecido en el artículo 138 de la Ley del Procedimiento Administrativo General. Asimismo, recogerán la documentación que les corresponda.

h. Los planes con clasificación de seguridad secreto no pasarán por las oficinas postales y es responsabilidad del organismo emisor efectuar su distribución a través de sus carteros.

i. La documentación recibida por error, será devuelta a la oficina postal o remitida a su destinatario a la brevedad.

j. La documentación que deba remitirse a su destino, utilizando los servicios postales privados, será entregada con el cargo respectivo. Cuando se reciba el comprobante de entrega, se anexará al cuaderno de cargo en el lugar correspondiente.

k. Las oficinas de trámite documentario serán las únicas autorizadas para recepcionar solicitudes de personas naturales o jurídicas de acceso a información no clasificada que posea o produzca la Marina de Guerra del Perú, de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Marina de Guerra del Perú (TUPAM-15001).

a. Es el proceso de la distribución de la documentación dentro de la organización de las unidades o dependencias, siendo de responsabilidad del jefe de la secretaría y las secretarías, para lo cual tendrán en consideración las siguientes normas:

(1) Acción inmediata:

(a) La documentación recibida en horas laborables debe ser abierta inmediatamente en la secretaría.

(b) El jefe de servicio, oficial de guardia o secretario administrativo de guardia, fuera de horas laborables está autorizado para abrir la documentación con precedencia “Muy urgente” y “Urgente”, a fin de tomar las acciones pertinentes teniendo en consideración las disposiciones establecidas para la documentación clasificada.

(2) Oportunidad de respuesta:

Toda comunicación será contestada con la prioridad del caso, evitando dilataciones y demoras innecesarias.

(3) Diseminación de la documentación:

Se dará la necesaria y oportuna diseminación interna a los asuntos de la documentación, de tal manera que sean de conocimiento solo del personal que le corresponda.

(4) Documentación pendiente:

(a) Se pondrá especial atención sobre la documentación recibida y emitida que se encuentre pendiente de acción, debiendo llevarse un registro que permita ejercer su control fácilmente.

(b) No deberá ser archivada hasta que el asunto esté definitivamente resuelto y que por lo tanto lleve la firma del jefe de la secretaría y encargado del archivo.

(5) Documentación en trámite:

Para el seguimiento de la acción indicada y evitar pérdidas de la documentación que entregue la secretaría, se deberá controlar ésta a través del sello de acción, guía de destino o cuaderno de cargo y del sistema de trámite documentario.

(6) Documentación rutinaria:

Se dará estricto cumplimiento a lo especificado en el anexo "J".

(7) Seguridad de la información:

Se dará cumplimiento a las normas de seguridad establecidas en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408).

b. Ciclo de la documentación en las uunidades o dependencias:

(1) Documentación recibida

(a) La documentación recibida será entregada a la secretaría, en donde una vez abierta se constatará el contenido con el cargo, luego se estampará el sello de recepción con la fecha y hora respectiva; así como el sello de acción, procediendo al registro correspondiente en el aplicativo o sistema de trámite documentario que disponga la unidad o dependencia, el cual debe considerar como mínimo los siguientes campos, fecha de recepción, codificación del documento, clasificación de seguridad, fecha del documento, promotor, destinatario, asunto, estado del documento pendiente o la acción tomada.

(b) Una vez leída toda la documentación por el jefe de la secretaría, se adjuntará las referencias si el caso lo amerita y se presentará al comando, quien dispondrá la acción pertinente y la diseminación en el sello de acción o guía de destino, según corresponda.

(c) El comando podrá delegar mediante una orden interna al jefe de la secretaría y/o el técnico de cargo de la secretaría general, el procedimiento para decretar las acciones pertinentes de la documentación recibida, cuando se trate de asuntos de rutina y no reviste trascendencia.

(d) Cuando se haya dado cumplimiento al asunto de la documentación, se efectuará las anotaciones en forma ordenada de la(s) acción(es) tomada(s), en el aplicativo o sistema de control documentario de la dependencia. El jefe de la secretaría o técnico de cargo pondrán sus iniciales y dispondrán su archivo.

(e) La documentación que es distribuida dentro de la organización de las unidades o dependencias, deberán ser devueltas a la secretaría general al término de la acción o conocimiento de las mismas, para su control físico.

(2) Documentación emitida

Las oficinas de secretaría dentro de la organización en las unidades o dependencias formularán y prepararán la documentación de su competencia, considerando las iniciales y visto bueno del promotor en la copia de archivo y la presentarán a la secretaría general para su verificación y revisión previa al despacho.

De acuerdo a las disposiciones vigentes del Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Marina de Guerra del Perú (TUPAM-15001), las oficinas de trámite documentario deben recibir solicitudes de personas naturales o jurídicas para acceder a información pública que posea o produzca la Marina de Guerra del Perú, estando sujeta a su otorgamiento a las restricciones de ley correspondientes.

Para tal efecto, se nombrará mediante orden interna al jefe de la oficina de trámite documentario, recayendo esta responsabilidad en el jefe de la secretaría de la dependencia involucrada; tendrá las siguientes responsabilidades:

a. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la oficina de trámite documentario.

b. Establecer los mecanismos necesarios para la administración adecuada y rápida atención de las solicitudes recepcionadas.

c. Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad, así como los plazos establecidos para la distribución de las solicitudes dispuestos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Marina de Guerra del Perú (TUPAM-15001).

d. Llevar el control sobre el personal asignado en la recepción, administración y distribución de la documentación.

e. Instruir al personal para no recibir requerimientos de información que no corresponda al área de su responsabilidad.

f. Otras responsabilidades asignadas por el comando superior.

SECCIÓN III DISPOSICIONES PARA LAS OFICINAS POSTALES

507. GENERALIDADES

a. Las oficinas postales centralizarán la documentación de las unidades y dependencias cuyo organismo de acción se encuentre fuera de su jurisdicción. Recepcionará documentos provenientes de organismos públicos y privados para unidades y dependencias dentro de su jurisdicción.

Las oficinas postales se indican en el anexo “K”.

b. Las oficinas postales efectuarán la distribución de la documentación para las unidades y dependencias fuera del área de Lima y Callao a través de la Oficina Postal de la Base Aeronaval del Callao y para las unidades o dependencias fuera del territorio nacional a través de la Dirección de Inteligencia de la Marina, por intermedio de la valija oficial.

c. La cantidad y magnitud de las oficinas postales, requeridas para la normal afluencia de la documentación naval, están determinadas, para el área de Lima y Callao cuya organización estructural y funciones se encuentran en los respectivos reglamentos orgánicos.

d. Para las dependencias fuera del área de Lima y Callao serán establecidas por los comandos de la zona naval respectivos.

e. La Dirección de Telemática de la Marina, ejercerá el control sobre las oficinas postales en el aspecto normativo y la Dirección de Inteligencia de la Marina en el aspecto de seguridad.

f. Las oficinas postales dependerán orgánica y militarmente del comando superior de área en que se encuentran ubicadas.

g. Para efectos de la seguridad en la recepción y distribución de la documentación se sujetarán a las disposiciones establecidas en la presente publicación y en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA13408).

h. En provincia el sistema de distribución de la documentación naval contará con las siguientes oficinas postales:

(1) Oficina Postal de la Base Naval de Chimbote.

(2) Oficina Postal de la Primera Zona Naval.

(3) Oficina Postal de la Tercera Zona Naval.

(4) Oficina Postal de la Cuarta Zona Naval.

(5) Oficina Postal de la Quinta Zona Naval.

508. UBICACIÓN DE LAS OFICINAS POSTALES

CÓDIGO:

a. Oficina Postal de la Estación Naval de la Comandancia General de la Marina – La Perla (OP-1)

b. Oficina Postal de la Comandancia de la Base Naval del Callao (OP-2)

c. Oficina Postal de la Dirección de la Escuela Naval del Perú (OP-3)

d. Oficina Postal de la Dirección de Hidrografía y Navegación (OP-4)

e. Oficina Postal del Centro Médico Naval “CMST” (OP-5)

f. Oficina Postal de la Comandancia de la Base Aeronaval del (OP-6) Callao

g. Oficina Postal de la Dirección General de Capitanías y (OP-7) Guardacostas

Toda documentación se entregará bajo cargo firmado, para lo cual cada oficina postal llevará los cuadernos de cargo correspondientes, anotándose en ellos lo siguiente:

a. Título de la oficina postal, unidad o dependencia que entrega y recibe.

b. Relación detallada de los documentos o materiales que se entregan o reciben.

c. Lugar, fecha y hora de entrega o recepción.

d. Antefirma y firma de la persona que entrega, así como de la que recibe, verificada con la tarjeta de identidad naval, tarjeta de identidad personal o credencial de cartero, según corresponda.

e. Sello de la oficina postal, unidad o dependencia receptora.

510. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LAS OFICINAS POSTALES

a. Envío de carteros extraordinarios

Cuando no haya disponible un cartero oficial y se necesite recoger documentación urgente, éste debe portar una autorización escrita de su comando.

b. Documentación enviada por valija dentro del territorio nacional

La documentación que recepciona las oficinas postales para ser remitida por valija fuera del área de Lima y Callao, será remitida a la Oficina Postal de la Estación Naval de la Comandancia General de la Marina - La Perla, la que estará sujeta a la programación aprobada del itinerario.

c. Documentación enviada por valija fuera del territorio nacional

La documentación que recepcionan las oficinas postales para ser remitida por valija fuera del territorio nacional será enviada a la Dirección de Inteligencia de la Marina, quien procederá a distribuirla y remitirla a los países correspondientes de acuerdo a la programación que para el caso tenga establecida, la misma que estará aprobada por la Comandancia General de la Marina.

d. Documentación recepcionada del extranjero para el personal naval en situación de actividad.

La documentación que llegue del extranjero a la Dirección de Inteligencia de la Marina para el personal naval en situación de actividad, será distribuida por ésta a la Dirección de Administración del Personal de la Marina, para la confirmación de la unidad o dependencia donde se encuentra asignado, la cual se remitirá a la oficina postal correspondiente para su distribución.

e. Documentación recepcionada del extranjero para el personal en situación de retiro y/o familiares.

La documentación que llegue del extranjero a la Dirección de Inteligencia de la Marina para el personal en situación en retiro y/o familiares, será remitida a la Oficina Postal de la Estación Naval de la Comandancia General de la Marina - La Perla para su distribución.

f. Horario e itinerario de la documentación que se distribuye dentro y fuera del territorio nacional.

La Dirección de Inteligencia de la Marina y la Oficina Postal de la Estación Naval de la Comandancia General de la Marina - La Perla harán de conocimiento de las unidades o dependencias, el horario e itinerario de distribución de la documentación fuera y dentro del territorio nacional.

g. Maletín para el transporte de la documentación

Para el transporte de la documentación, la Dirección de Abastecimiento Naval proporcionará a las oficinas postales autorizadas, maletines de cuero negro de 40 cm de largo por 35 cm de ancho con fuelle de extensión de 15 cm chapa, llave y correa para usarse a la bandolera.

El maletín será numerado por la misma oficina postal de acuerdo a su registro de numeración y llevará en letras doradas la siguiente inscripción:

MARINA DE GUERRADEL PERÚ CORREO NAVAL Nº ….

h. Prohibiciones

Ninguna oficina postal está autorizada a tramitar encomiendas con especies de valor, ni sobres conteniendo dinero en efectivo.

511. ENRUTAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

Las secretarías de parte de cada unidad y dependencia colocarán en la esquina inferior derecha de los sobres de la documentación originada, el código de la oficina postal al que pertenece el comando destinatario, de acuerdo a la ubicación establecida en el artículo 508.

SECCIÓN IV REGISTRO

512. REGISTRO DE LA DOCUMENTACIÓN

La secretaría general es el órgano de apoyo administrativo al comando de las unidades o dependencias encargada de la formulación, redacción y tramitación de la documentación enviada y recibida, la misma que, para su ordenamiento interno y control, deberá contar con el sistema de registro o sistema de control de trámite documentario naval y cuadernos de control de documentación principales y auxiliares:

a. Sistema de Registro - Sistema de Trámite Documentario Electrónico Naval (SISTRADEN):

(1) Es un aplicativo o sistema informático institucional utilizado como medio principal para el control del trámite de la documentación, el cual debe considerar como mínimo los siguientes campos, fecha de recepción, codificación de archivo, clasificación de seguridad, fecha del documento, promotor, destinatario, asunto, estado del documento pendiente o la acción tomada, tanto de la documentación enviada como recibida.

(2) El personal de secretarios administrativos de la secretaría general y secretarías de departamento, imprimirán un reporte de la documentación enviada y recibida que se ha recepcionado y/o promovido durante el día, el mismo que será entregado al jefe de la secretaría para su firma y posterior archivo en un legajo de historial para su control respectivo.

(3) La Dirección de Telemática de la Marina, dispondrá la instalación del Sistema de Trámite de Documentación Electrónica Naval (SISTRADEN) que permita a las unidades o dependencias llevar un adecuado control del registro y digitalización de documentos recibidos y enviados a través de sus secretarías, su derivación para el seguimiento y control de las oficinas responsables hasta su archivo correspondiente, y su posterior búsqueda o consulta por los usuarios autorizados del sistema.

b. Cuadernos alternos de registro de correspondencia:

Son DOS (2) y su uso se describe a continuación:

(1) Cuaderno de documentos enviados

Es un medio alterno para el registro de los documentos enviados por las unidades o dependencias que no cuenten con el aplicativo o sistema informático de control de documentos, llevará la numeración correlativa de TRES (3) o CUATRO (4) dígitos (dependiendo de la magnitud de documentos) iniciando cronológicamente desde la fecha 1 de enero del año en curso, en forma correlativa, no se deberá consignar el asunto cuando se trate de documentos de clasificación del nivel de seguridad secreto, se adecuará al modelo que se detalla en el apéndice I del anexo “L”.

(2) Cuaderno de documentos recibidos

Es un medio alterno para el registro los documentos recibidos clasificados y no clasificados en las unidades o dependencias que no cuenten con el aplicativo o sistema informático de control de documentos, llevará la numeración correlativa de TRES (3) ó CUATRO (4) dígitos (dependiendo de la magnitud de la documentación iniciando numéricamente desde la fecha 1 de enero del año en curso.

El registro se efectuará al momento de la recepción del documento. Al inicio de cada día se colocará el sello fechador para indicar la separación del registro diario, se adecuará al modelo que se detalla en el apéndice II del anexo “L”.

c. Cuaderno de dispositivos legales

Se utilizará para el registro de las normativas legales que se emitan, considerando fecha, número, folio, clasificación del nivel de seguridad, asunto y promotor.

d. Cuadernos auxiliares de registro

(1) Cuaderno de control para planes de guerra

Cuaderno de control exclusivamente para planes de guerra, los mismos que se encontrarán bajo la custodia directa del comando, y se guardará en la caja de seguridad asignada al comando, en el se consignarán las personas que por funciones de cargo, han tomado conocimiento de los mencionados planes, deberá estar de acuerdo al modelo que se detalla en el apéndice III del anexo “L”.

(2) Cuaderno de control de documentación tramitada a oficinas postales

Cuaderno de cargo para control de la documentación tramitada a través de las oficinas postales, deberá estar de acuerdo al modelo que se detalla en el apéndice IV del anexo “L”.

(3) Cuaderno de control de documentación por departamentos y divisiones

Cuaderno de cargo para el control de la distribución interna de la documentación clasificada y no clasificada dentro de la misma unidad o dependencia, deberá estar de acuerdo al modelo que se detalla en el apéndice V del anexo “L”.

(4) Cuaderno de control interno de préstamo de documentación clasificada y no clasificada

Cuaderno para el control interno de préstamo de documentación clasificada y no clasificada, que por razones estrictamente del servicio, tengan que ser prestadas al personal que por funciones del cargo debidamente autorizados por el comando, requieren tener conocimiento de dicha información, deberá estar de acuerdo al modelo que se detalla en el apéndice VI del anexo “L”.

(5) Cuaderno de control de apertura y cerrado de la caja de seguridad

Cuaderno de control de apertura y cerrado de la caja de seguridad asignada a la secretaría, se registrará el motivo por el cual se aperturó dicha caja, deberá estar de acuerdo al modelo que se indica en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA13408).

(6) Cuaderno de control de trabajos al personal de guardia

Cuaderno de trabajos, en el cual se consignará los trabajos que debe efectuar el personal que se encuentra de guardia, deberá estar de acuerdo al modelo que se detalla en el apéndice VII del anexo “L”.

(7) Cuaderno de control de documentación del fedatario

El fedatario deberá llevar un cuaderno de registro detallado de los documentos originales cuyas copias autentique y firmas que certifique en el ejercicio de sus funciones, deberá estar de acuerdo al modelo que se detalla en el apéndice VIII del anexo “L”.

(8) Cuaderno de control de documentación enviada y recibida por sistema PGP

El encargado de tramitación electrónica deberá llevar un cuaderno de control detallado de los documentos que se envían y reciben utilizando el sistema PGP, deberá contener los campos del modelo que se detalla en el apéndice IX del anexo “L”.

513. PROCEDIMIENTOS ADICIONALES DE CONTROL

a. Registrar y digitalizar la documentación en el sistema de control de trámite documentario, aprobado por la Dirección de Telemática de la Marina, como un medio de apoyo para el control de la documentación, evitando la reproducción innecesaria de copias de archivo y solo se debe conservar UNA (1) copia física en el archivo de la unidad o dependencia.

b. Llevar un reporte diario o mensual (dependiendo de la magnitud de la documentación), que se archivará en un legajo de historial para el control respectivo.

c. De la misma forma, el respaldo de la información deberá ser guardada por medios magnéticos en la caja de seguridad asignada a la unidad o dependencia.

d. Este programa deberá ser llevado por todas las unidades o dependencias, solicitando la instalación del mencionado software a la Dirección de Telemática de la Marina.

SECCIÓN V PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE INVENTARIOS DE DIRECTIVAS Y PLANES POR CAMBIO DE COMANDO

514. GENERALIDADES

a. Las unidades o dependencias emisoras de directivas actuarán como organismos de origen y distribución del citado documento debiendo llevar el control de los ejemplares asignados a las unidades o dependencias consideradas en la lista de distribución.

b. Los comandos de unidades o dependencias poseedoras de directivas y planes emitirán una orden interna para el cumplimiento de las precauciones de seguridad y custodia establecidas en la presente sección.

515. ELABORACIÓN

a. El personal superior y personal subalterno que intervenga en la elaboración, distribución, control y custodia de las directivas y planes clasificados deberá contar con la autorización de la Dirección de Inteligencia de la Marina para ocupar cargo de alta responsabilidad.

b. Está prohibido que la información referente a directivas y planes clasificados permanezca grabada en el disco duro de los ordenadores. Tal información se grabará en un medio magnético a los que se les asignará la clasificación de seguridad correspondiente; debiendo ser rotulados, inventariados, guardados en caja de seguridad y considerados en el acta de entrega de cargo del encargado de su custodia.

c. La impresión de las directivas y planes debe ser realizada en la unidad o dependencia bajo la supervisión permanente y directa de un oficial, no debiendo emplear para dicho propósito servicios externos.

516. TRANSPORTE Y EMBALAJE

a. El transporte de estos documentos se efectuará bajo la responsabilidad de un oficial. Los oficiales comisionados para el traslado de los planes de guerra y directivas de planeamiento estratégico firmarán un cargo de recepción para efectos de traslado, el cual permanecerá en el organismo emisor, por ningún motivo se alterará su ruta.

b. Cuando su remisión se realiza a las zonas navales el traslado se realizará en una unidad aeronaval, quedando el documento en custodia del comandante de la aeronave, posteriormente el organismo emisor comunicará por mensaje naval al destinatario el envío del mencionado documento, a fin que ésta designe a un oficial para la recepción del documento.

c. En caso de no presentarse el oficial designado por el organismo destinatario para la recepción del documento, el comandante de la aeronave retornará con la documentación comunicando al organismo emisor tal situación para su posterior devolución, asumiendo el comando la responsabilidad del caso.

517. CUSTODIA

a. Todas las directivas y planes clasificados se encontrarán bajo la custodia del jefe de la secretaría o por el técnico de cargo de la secretaría designado por el comando, debiendo dar cumplimiento a las medidas de seguridad física indicadas en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408).

b. Los planes de guerra y directivas de planeamiento estratégico, se guardarán en bóvedas o cajas de seguridad, permaneciendo las claves y las llaves bajo la custodia del comando.

518. REGISTRO

a. Está prohibida la reproducción total o parcial de una directiva o plan clasificado.

b. Las directivas o planes clasificados no serán empleadas por ningún motivo para fines de instrucción.

c. Los organismos poseedores de directivas o planes clasificados antepondrán a la primera página de éstas, el formato registro de conocimiento cuyo modelo se indica en el subapéndice 4 al apéndice I del anexo “H, donde se consignará; fecha, grado, nombre y apellidos, motivo y firma del personal que ha tomado conocimiento de los citados documentos.

d. El jefe de la secretaría al entregar y/o asumir el cargo deberá realizar la verificación de las páginas efectivas de los planes de guerra, directivas iniciales de planeamiento y directivas asignadas al Comando, debiendo consignar su conformidad en el formato existente en cada ejemplar, de existir novedades deberá informar al organismo de origen.

e. El Oficial responsable de los planes de guerra, directivas iniciales de planeamiento y directivas, efectuará la verificación comparando las páginas de éstas con la lista de páginas efectivas existentes en cada ejemplar, en las siguientes circunstancias:

(1) Al término de su impresión, por el organismo de distribución.

(2) Al recibir la directiva en la unidad o dependencia.

(3) Al controlar los inventarios de las directivas.

(4) Por el oficial que recibe la directiva en calidad de préstamo.

(5) Al recibir una directiva entregada por él, en calidad de préstamo.

(6) Por cambio de comando y/o cambio del oficial encargado de las directivas.

f. En caso se detecte la pérdida, sustracción total o parcial de alguna directiva o plan, se procederá de manera similar a lo estipulado en las Instrucciones del Sistema de Publicaciones de la Marina (ISP-13301) y en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408).

g. Para efectos de inventario, éste será de DOS (2) clases:

(1) Rutina: Los organismos emisores de planes de guerra y directivas de planeamiento estratégico remitirán la primera semana del mes de noviembre de cada año a las unidades o dependencias y organismos extra-institucionales cuando corresponda consideradas en la lista de distribución, DOS (2) listados de las directivas asignadas. Luego, la primera semana del mes de diciembre, los poseedores de los planes de guerra y directivas devolverán UNA (1) de las listas a los organismos emisores, indicando las novedades que hubiera observado. Dichos listados deberán solicitarse también cuando se produzca cambio de comando o cambio del oficial encargado.

(2) Eventual: Al producirse el cambio de comando o cambio de oficial encargado, solicitarán a los organismos emisores la remisión de los listados de los planes de guerra y directivas de planeamiento estratégico que deben tener en su inventario, a fin de verificarlos y comunicar las novedades que fueran observadas.

h. Los organismos emisores de directivas clasificadas, adicionalmente incluirán los siguientes formatos en un ejemplar de archivo para el control respectivo; control de acuse de recibo, control de cambios y correcciones y control de actas de incineración. Dichos formatos incluirán Nº de orden, unidad o dependencia, Nº de ejemplar, Nº de acuse de recibo o acta de incineración y fecha.

i. El Oficial de Contrainteligencia u otro Oficial designado por el Comando, deberá pasar inspecciones inopinadas a las directivas clasificadas, debiendo sumar un mínimo de TRES (3) verificaciones al año, como medida pasiva de contrainformación y contrainfiltración, confirmando la existencia y contenido en su totalidad; dejando constancia de esto en UN (1) cuaderno de registro que deberá abrirse para dicho propósito y que estará en poder del Oficial encargado de las directivas clasificadas.

k. El listado nominal de todas las directivas deberá estar incluido en la entrega de cargo por cambio de comando o cambio del oficial encargado de su custodia. Dicho listado debe incluir el Nº de ejemplar asignado a la unidad o dependencia.

SECCIÓN VI PUBLICACIÓN DE LISTADO Y CARGADO DIGITAL DE DIRECTIVAS Y OFICIOS CIRCULARES VIGENTES A TRAVÉS DE LA INTRANET NAVAL

519. DEFINICIÓN

Es la aplicación web ubicada en la Intranet Naval, implementada para proveer información a las unidades o dependencias, sobre directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales, directivas y oficios circulares vigentes asignadas, por los organismos emisores de éstos.

520. ORGANISMOS RESPONSABLES

a. La Dirección de Telemática de la Marina, brindará el soporte informático para el funcionamiento, empleo y optimización de la aplicación web en la Intranet Naval.

Asimismo, asignará a las unidades y dependencias los usuarios y password para el acceso al listado y cargado digital de las directivas y oficios circulares vigentes a través de la Intranet Naval, de acuerdo a lo indicado en el artículo 521.

b. La lnspectoría General de la Marina, verificará durante las visitas de inspección programadas, que las unidades o dependencias promotoras de directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales, directivas y oficios circulares, mantengan actualizado sus respectivos listados a través de la Intranet Naval, así como su publicación en formato PDF de todas las directivas y oficios circulares no clasificados que hayan promovido y se encuentren vigentes.

De igual forma, efectuará inspecciones inopinadas vía Intranet Naval, sobre la actualización permanente de los listados y el cargado del archivo digital en formato PDF de las directivas y oficios circulares no clasificados.

c. Con la finalidad que la aplicación pueda brindar información en tiempo real, los comandos de las unidades o dependencias serán los responsables de digitalizar sus directivas y oficios circulares vigentes, manteniendo actualizados los listados de sus áreas de competencia; para lo cual designarán mediante orden interna al personal encargado.

a. La aplicación web, proveerá información a cada usuario, permitiendo el acceso a los listados de directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales, directivas vigentes y oficios circulares asignadas a éstos, así como al listado de todas las directivas vigentes hasta el nivel de seguridad reservado los de clasificación del nivel de seguridad secreto, sólo se podrá visualizar el número de éstos, así como datos útiles para los usuarios del servicio.

El listado de directivas vigentes y oficios circulares sólo permitirá visualizar el contenido de las directivas y oficios circulares no clasificados asignados a las unidades o dependencias con la opción de lectura e impresión.

b. Los usuarios para el acceso a la aplicación web a través de la Intranet Naval, serán asignados al jefe de la secretaría y personal autorizado por las unidades o dependencias, considerando los siguientes niveles:

(1) Nivel I:

Personal autorizado de las unidades o dependencias con atributos sólo para visualizar el listado de directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales y directivas vigentes en general, así como el digital de las directivas y oficios circulares vigentes ordinarios.

(2) Nivel ll:

Jefe de la secretaría de las unidades o dependencias, con atributos para descargar listados de directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales, directivas y oficios circulares vigentes asignados; en adición a los atributos del nivel l.

(3) Nivel Ill:

Unidades o dependencias emisoras de directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales, directivas y oficios circulares con atributos para digitalizar, cargar y actualizar el listado directivas de planeamiento estratégico, directivas operacionales, directivas y oficios circulares; en adición a los atributos del nivel ll.

(4) Nivel Administrador:

Podrá gestionar la creación y modificación de usuarios para las unidades y dependencias.

CAPÍTULO VI JEFE DE LA SECRETARÍA, FEDATARIO Y SECRETARÍA

601. DEL JEFE DE LA SECRETARÍA

a. Sus funciones administrativas se encuentran comprendidas en los libros de organización y reglamentos orgánicos de las unidades o dependencias.

b. Será designado por el comandante de la unidad o dependencia mediante orden interna, y tendrá las siguientes funciones:

(1) Elaborar y mantener actualizado el plan de evacuación y destrucción de emergencia y los roles correspondientes, mediante una orden interna, en lo concerniente a los documentos y equipamiento de la secretaría y entrenamiento del personal involucrado.

(2) Autenticar las copias de documentos en el ejercicio de sus funciones, tales como oficios, fax, directivas, formas de uso oficial, memorándums, informes, mensajes navales, solicitudes, guías de destino, etc., utilizando los sellos respectivos y atendiendo a las normas de seguridad establecidas en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408).

(3) Autenticar los documentos oficiales clasificados y no clasificados que son requeridos por las fiscalías y juzgados para ser agregados a los respectivos expedientes judiciales o para el inicio de un proceso judicial en el que se encuentra involucrado el personal naval. Para la entrega de esta información y/o documentación clasificada correspondiente se deberá dar cumplimiento a las directivas de detalle que emita la Comandancia General de la Marina.

(4) Autenticar las copias de distribución de las resoluciones directorales y jefaturales promovidas por la unidad o dependencia en el ejercicio de sus funciones, con excepción de las disposiciones y resoluciones de la Comandancia General de la Marina, resoluciones ministeriales o resoluciones supremas que serán autenticadas por el Jefe de la Secretaría del Secretario del Comandante General de la Marina.

602. DEL FEDATARIO

a. Es el funcionario que ejerce el cargo de jefe de la secretaría designado por el comando de la unidad o dependencia, quien sin exclusión de sus labores ordinarias, brindará gratuitamente sus servicios al personal de la Institución, para lo cual será nombrado mediante resolución directoral de la Dirección de Administración del Personal de la Marina.

b. Personalmente deberá comprobar y certificar, previo cotejo entre el original que exhibe el usuario y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos de la Institución, cuando en la actuación administrativa se exija la presentación de documentos o el interesado desee presentarlos como prueba instrumental.

c. La secretaría general, en caso de complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los documentos a autenticar, consultará al usuario la posibilidad de retener los originales, para lo cual se le expedirá una constancia de retención de los documentos, por el término de DOS (2) días hábiles, para certificar las correspondientes reproducciones. Cumplido éste, devolverá los originales al usuario.

d. La Institución puede requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibición del original presentado para la autenticación por el fedatario.

e. La facultad de autenticar atribuidas a los fedatarios no afecta la potestad administrativa de las autoridades para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos hayan emitido.

f. En caso de duda sobre la autenticidad de la firma del usuario o falta de claridad sobre los extremos de su petición, como primera actuación, el comando puede notificarlo para que dentro de un plazo prudencial ratifique la firma o aclare el contenido del escrito, sin perjuicio de la continuación del procedimiento.

g. La ratificación puede hacerla el usuario por escrito o apersonándose a la unidad o dependencia, que es agregada al expediente.

h. Las funciones que norman las actividades del fedatario, se señalan a continuación:

(1) Deberá llevar DOS (2) registros detallados de los documentos originales cuyas copias autentiquen y de las firmas que certifiquen en el ejercicio de sus funciones, los mismos que se denominarán “Registro de Documentos Autenticados por Fedatario” y “Registro de Firmas Certificadas por Fedatario”, respectivamente y consistirán en DOS (2) cuadernos de actas de CUATROCIENTOS (400) folios cada uno, en el que se consignará con letra clara y legible, los siguientes datos:

(a) Al inicio de cada gestión deberá consignarse el número de la resolución directoral de nombramiento emitida por la Dirección de Administración de Personal de la Marina, el nombre del fedatario, las fechas de inicio y término de las citadas funciones, a partir de éste se iniciará el control mediante numeración correlativa hasta el término de sus funciones.

(b) Número de ingreso.

(c) Fecha de recepción del documento. 6-2

(d) Grado y nombre del solicitante, incluyendo el documento de identidad.

(e) Tipo de documento presentado para autenticar o firma para certificar.

(f) Cantidad de copias que se autentican (solo para autenticación de documentos).

(g) Motivo de la certificación de la firma (solo para el caso de certificación de firmas).

(h) Unidades o dependencias en las que será presentado el documento autenticado o firma certificada.

(i) Firma del solicitante.

(j) Observaciones, las que se considere necesarias.

(2) Al recepcionarse un documento original para ser autenticado o certificado sus firmas, deberá seguirse el siguiente procedimiento:

(a) Autenticación de documentos:

1 Previa identificación, el solicitante deberá presentar el documento original y adicionalmente fotocopia del mismo, los cuales no deberán presentar enmendaduras o borrones de cualquier naturaleza.

2 Podrá autenticar: diplomas, certificados, actas registrales, documentos de identidad, títulos de estudios, constancias, boleta de liquidaciones, que no contengan documentación oficial de la Institución.

3 La fotocopia deberá ser nítida y reproducción exacta del documento original.

4 No deberá recepcionarse fotocopias de documentos que anteriormente hayan sido legalizados o autenticados por notario público o fedatario.

(b) Certificación de firmas:

1 El fedatario verificará previamente la identidad del solicitante y tener conocimiento del motivo por el que se efectúa la certificación de firmas, que le permita determinar si es competente para ejercer dicha función, caso contrario se abstendrá de continuar con el procedimiento.

2 El solicitante deberá firmar en presencia del fedatario tal como consta en su documento nacional de identidad (DNI). 6-3

(3) No está facultado para autenticar fotocopia de los siguientes documentos:

(a) Resoluciones judiciales tales como decretos, autos o sentencias expedidas por las autoridades judiciales del Fuero Común o Fuero Privativo Militar, así como resoluciones expedidas por los juzgados de tránsito u otra autoridad judicial, fiscal o policial.

(b) Resoluciones jefaturales y directorales, disposiciones y resoluciones de la Comandancia General de la Marina, resoluciones ministeriales o resoluciones supremas, las cuales solo podrán ser autenticadas cuando el interesado presente el original, en caso contrario deberá solicitar dicha acción al organismo emisor o por el jefe de la secretaría de la unidad o dependencia que haya promovido el documento.

(c) Páginas web, correos electrónicos y voucher, dado que éstos pueden ser alterados fácilmente y continuamente sufren cambios, así como por constituir los correos electrónicos comunicación de carácter personal y privado, y la difusión sin autorización vulneraría el principio de privacidad de las comunicaciones. En el caso de los vouchers, generalmente para su impresión se utiliza el papel tipo telefax y que por la naturaleza del papel el texto tiende a borrarse en el tiempo y en caso de requerirse el original ya no estaría legible. Este tipo de documento debe solicitarse a la entidad que lo expidió.

(d) Documentos que anteriormente hayan sido legalizados por notario público o fedatario.

(e) Documentos que no tengan relación con el trámite administrativo a seguir en las unidades o dependencias.

(f) Documentación o certificación de firmas para ser presentados ante entidades extrainstitucionales del país o del extranjero.

603. DE LA SECRETARÍA

a. La secretaría es el órgano de apoyo al comando de la unidad o dependencia, que estará a cargo de la recepción, tramitación y distribución de la documentación, promovida por el comando o aquella formulada por los jefes de departamento, división u oficinas dentro de la organización en las unidades o dependencias.

b. Las secretarías de departamento, división u oficinas, formularán la documentación de su competencia, con el visto bueno del oficial promotor, y entregada a la secretaría para su verificación previa a la firma del comando.

c. El técnico de cargo de la secretaría será un personal de la especialidad de secretario administrativo o administrativo:

(1) Tendrá la responsabilidad de dar cumplimiento a las acciones dispuestas en el sello de acción por el comando.

(2) Mantendrá lista la documentación para el jefe de la secretaría.

(3) Revisará la documentación promovida por las secretarías de los departamentos, divisiones u oficinas, verificando que se encuentren bajo los parámetros establecidos para cada documento, de acuerdo a las reglas ortográficas vigentes en la Real Academia Española.

604. ANULACIÓN DE LA DOCUMENTACION OFICIAL

Los comandos de unidades y dependencias, comunicarán la anulación de un documento oficial al destinatario y a los organismos considerados en la distribución, mediante mensaje naval dentro de las VEINTICUATRO (24) horas, debiendo formular un nuevo documento.

605. CORRECCIÓN DE LA DOCUMENTACION OFICIAL

Los comandos de unidades y dependencias, comunicarán la corrección de un documento oficial a los destinatarios y a los organismos considerados en la distribución, mediante mensaje naval dentro de las VEINTICUATRO (24) horas indicando la corrección a efectuarse en forma manuscrita, la misma que no deberá alterar su contenido, ni el sentido de la decisión, caso contrario se deberá emitir un nuevo documento.

CAPÍTULO VII SERVICIO DE TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (PGP)

SECCIÓN I DEFINICIÓN Y ALCANCE

701. GENERALIDADES

a. La Marina de Guerra del Perú ha realizado un proceso de reestructuración organizacional, con la finalidad de alcanzar un mejor rendimiento mediante la modernización de los procesos y procedimientos.

b. La política de racionalización de la Institución, conlleva a tomar medidas apropiadas para implementar en un corto plazo alternativas que permitan modernizar y simplificar los procesos administrativos para la transferencia de documentación mediante el empleo de los medios y recursos tecnológicos disponibles.

c. La tramitación de correspondencia naval presenta características propias del tratamiento por medios manuales, tales como, el empleo de carteros y unidades móviles que generan costos y retrasos en los procesos administrativos, agudizándose esta situación para el trámite de correspondencia fuera del área de Lima y Callao, en consecuencia es conveniente que todas las unidades y dependencias sean usuarios de este servicio.

d. El servicio de tramitación electrónica de documentos utiliza la infraestructura de la Wan Naval, el correo electrónico institucional Outlook y el programa

PGP para el intercambio de información en tiempo real entre las unidades y dependencias.

e. El servicio de tramitación electrónica de documentos con las agregadurías navales se realizará únicamente a través del Centro de Telemática Callao.

f. El servicio de tramitación electrónica de documentos tiene como ente control a la Dirección de Telemática de la Marina, quien se encargará de generar, distribuir y controlar las llaves PGP.

702. CONCEPTO

El servicio de tramitación electrónica de documentos, permite a los usuarios autorizados enviar y recibir documentos encriptados con el programa PGP a través de una cuenta de correo interno institucional establecida.

703. ENCARGADO DE TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (ENTREDOC)

a. El jefe de la secretaría de cada unidad o dependencia será nombrado como encargado de tramitación electrónica de documentos (titular), debiéndose designar un alterno para ejercer el cargo en ausencia del titular, los mismos que deben ser nombrados mediante orden interna, debiendo usar el sello de la figura Nº 28 del anexo “C”.

b. Excepcionalmente, los comandos que estimen conveniente y bajo su responsabilidad podrán nombrar al técnico de cargo de la secretaría general como encargado de tramitación electrónica de documentos. c. Es el encargado de impartir academias y verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para este servicio y cumplirá las siguientes funciones:

(1) Supervisará la tramitación de documentos mediante este servicio.

(2) Validará los documentos clasificados y no clasificados enviados y recibidos, efectuando la comparación del documento físico con el documento digitalizado guardado en el USB (documentos para cifrar y descifrar); y otorgará la autenticidad de su contenido con su firma en el sello de tramitación colocado en un lugar visible que no afecte el texto del documento.

(3) Verificará que no se efectúe el cifrado de documentos con el programa

PGP desde estaciones no autorizadas.

(4) Supervisará diariamente la existencia de documentos en la bandeja de entrada del correo asignado a la secretaría general de la dependencia, y el envío del correo de acuse de recibo de los documentos recibidos el día anterior por este medio.

(5) Es el responsable directo de la custodia del disco compacto (CD) que contiene el programa PGP y los llaveros asignados para este servicio.

En caso de presentarse alguna novedad que afecte la seguridad del mismo, deberá informar a su comando y dará cumplimiento a las disposiciones para material clasificado del Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408).

(6) Antes de retirarse de su compartimento, deberá realizar el procedimiento de borrado de historial de PGP.

d. El día 30 de enero o cada vez que se efectúe el cambio de colocación del

Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC), las unidades y dependencias comunicarán mediante mensaje naval llano dirigido al Director de Telemática de la Marina el nombre del Encargado de

Tramitación Electrónica de Documentos titular y su alterno para fines de control.

704. COMPARTIMENTO

a. El único compartimento autorizado para cifrar y descifrar documentos es la secretaría general de las unidades o dependencias.

b. Por ningún motivo se instalará el software PGP en una estación de trabajo que no sea la secretaría general.

c. Los comandos de las unidades y dependencias dispondrán, que la secretaría general asignada a su cargo, cuente con el hardware necesario para el cumplimiento de sus funciones.

SECCIÓN II TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS

705. SITUACIONES ESPECIALES QUE AFECTAN EL ENRUTAMIENTO DE CORREOS ELECTRÓNICOS CON DOCUMENTOS ADJUNTOS

a. Inoperatividad del software PGP

(1) Cuando se presenten problemas en el software PGP, el Encargado de

Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC), entregará al

Técnico de Cargo de la Secretaría el CD asignado para que sea reinstalado.

(2) En caso el problema presentado no pueda ser solucionado dentro de las VEINTICUATRO (24) horas la estación afectada comunicará por mensaje naval dirigido al Director de Telemática de la Marina el motivo y la fecha, con la finalidad de comunicar a los usuarios la condición de “FUERA DE SERVICIO TEMPORALMENTE”, para evitar el envío de documentación electrónica a dicha unidad o dependencia; asimismo, al solucionar el problema debe informar para anular esta condición y restituir el servicio.

b. Los buques que se encuentren amarrados a los muelles de la Base Naval del

Callao y otras unidades a flote que no tengan acceso a la Wan Naval, solicitarán el apoyo correspondiente a la unidad o dependencia más cercana para acceder a su correo interno en forma independiente, comunicando la citada condición por mensaje naval al Director de

Telemática de la Marina.

c. Las unidades submarinas podrán acceder desde las secretarías de sus unidades y/o sus secretarías en tierra.

d. Los buques que conforman una organización de tarea, buques en operaciones en la mar y buques en operaciones comerciales, “NO” tendrán tráfico de documentos electrónicos, por tal motivo el comando operacional incluirá en la orden de operaciones un párrafo que considere la “SUSPENSIÓN

DEL TRÁFICO DE DOCUMENTOS” para dicha(s) unidad(es), indicando el inicio y término del ejercicio u operativo, con la finalidad que la Dirección de

Telemática de la Marina promueva un mensaje naval a todas las unidades y dependencias comunicando la “SUSPENSIÓN TEMPORAL” del servicio para la(s) unidad(es) involucrada(s).

e. Para los buques en puertos del litoral peruano que no sea el Callao, solicitarán las facilidades necesarias a las dependencias del puerto donde arriben para acceder a su buzón de correo interno en forma independiente, comunicando esta condición por mensaje naval al Director de Telemática de la Marina.

f. Para los buques en puertos extranjeros o navegando en aguas internacionales, podrán acceder a su buzón de correo en forma independiente, siempre y cuando tengan acceso a la Wan Naval.

SECCIÓN III PROCEDIMIENTOS PARA EL ENVÍO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

706. GENERALIDADES

a. El empleo del programa para el servicio de tramitación electrónica de documentos, se realizará única y exclusivamente con las cuentas asignadas a las secretarías generales de las unidades y dependencias, cuya dirección de correo electrónico tendrá la denominación @tramedoc.local, las cuales contarán con acceso restringido solo al personal autorizado para la operación de este servicio.

b. La tramitación electrónica de documentos con las agregadurías navales se realizará únicamente a través de la casilla de correo electrónico agredefsec@tramedoc.local, la cual será administrada por el Centro de Telemática

Callao.

c. Las unidades y dependencias que cuenten con el servicio de tramitación electrónica de documentos y que tengan cuentas de correo electrónico asignadas a las secretarías generales, son los únicos autorizados para tramitar documentos “no clasificados”, cifrados con el programa PGP.

d. Las unidades y dependencias podrán tramitar documentos “clasificados” muy urgentes cuya acción se debe ejecutar antes de las CUARENTA Y OCHO (48) horas previamente encriptados de acuerdo con los procedimientos y con los elementos criptográficos que correspondan; su distribución será de acuerdo a la cadena de responsabilidad establecida en las publicaciones criptográficas vigentes.

e. Los documentos que no puedan ser tramitados electrónicamente serán tramitados empleando los formatos y los medios de distribución manual dispuestos para cada caso.

f. Las unidades y/o dependencias que no se encuentren en la libreta de direcciones de la cuenta de correo electrónico asignado a las secretarías de las unidades y dependencias, no recibirán documentación, por lo tanto, no deben ser considerados como destinatarios de los correos que adjuntan documentos.

g. El texto del correo electrónico será redactado de acuerdo a lo siguiente:

N° de secuencia de correos enviados durante el día.

Contiene:

1. (abreviatura naval del promotor real, Nº y clasificación del documento, fecha).

Grado y especialidad Nombre y apellidos N° de CIP

Por ningún motivo los usuarios deben incluir información adicional como disponer acuse de recibo, dar conformidad a la brevedad, indicar recepción, entregar copia a…, etc.

h. Un correo electrónico que contiene uno o varios documentos adjuntos, solo podrá ser anulado por el comando que lo origina, únicamente mediante mensaje naval debiendo especificar el numero y codificación y la fecha del documento afectado, seguido de la palabra ANULADO, quedando prohibido utilizar el correo electrónico para dejar sin efecto un documento.

i. Los comandos de las unidades y dependencias dispondrán de DOS (2) dispositivos de almacenamiento USB, los cuales deben ser registrados en la Dirección de Telemática de la Marina para su correspondiente habilitación en el sistema de seguridad punto final; y serán rotulados de la siguiente forma:

PRIMER USB-1: “DOCUMENTOS PARA CIFRAR Y DESCIFRAR”

Este dispositivo de almacenamiento (USB) debe permanecer en poder de la secretaría y servirá para:

(1) Guardar los documentos en lenguaje llano que la secretaría entregará al Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC).

(2) Guardar los documentos que el Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) cifrará con el programa PGP, y entregará al personal que cubre guardia en la secretaría general de las unidades y dependencias, con la finalidad de tramitar la citada documentación a través del correo electrónico asignado a la secretaría general.

(3) Guardar los documentos que el Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) descifrará y entregará a la secretaría para su impresión.

SEGUNDO USB-2: “DOCUMENTOS PARA CIFRAR Y DESCIFRAR”

(1) Este dispositivo de almacenamiento (USB) debe permanecer en la caja fuerte de la secretaría general, y será utilizado en caso de inoperatividad del primero.

(2) Los dispositivos de almacenamiento USB asignados para este servicio serán de uso exclusivo para este fin.

707. ENVÍO DE DOCUMENTOS

a. Encargado de tramitación electrónica de documentos

(1) Verificará que la información que se consigna en los campos del

“Reporte de documentos enviados”, sea la correcta y colocará la prioridad de envío del documento.

(2) Cifrará la información mediante la opción “cifrar y firmar” del programa cifrador PGP para el (los) destinatario(s) del documento, considerando como acción a quien(es) va dirigido el documento y como información a los destinatarios considerados en la distribución, incluido el promotor del documento; y deberá desencriptarlo antes de ser enviado para verificar el correcto encriptado del documento.

(3) Guardará los documentos cifrados en el USB “Documentos para cifrar y descifrar” y lo entregará al personal de la secretaría general para el envío correspondiente desde la estación de trabajo asignada para este servicio.

(4) En el documento original firmado por el comando, llenará los campos del sello “Documento Transmitido por Correo Electrónico”, lo firmará, y luego lo devolverá a la secretaría general para su archivo correspondiente.

(5) Verificará que diariamente a 1005 horas se transmita el acuse de recibo correspondiente a los documentos recibidos el día anterior por el correo asignado a la secretaría general.

b. Secretaría general

(1) Verificará que el USB “Documentos para cifrar y descifrar” se encuentre libre de virus, utilizando el antivirus institucional.

(2) Los archivos digitales de los documentos serán guardados en el USB

“Documentos para cifrar y descifrar” y se colocará como nombre la abreviatura naval del promotor seguido de la codificación del documento.

Ejemplo: DIRECOMAR OFICIO Nº 425 / 62 Llenará el “Reporte de Documentos Enviados” y lo entregará al Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) con los documentos originales en formato físico y el USB que contiene los archivos digitalizados de los documentos que se indican en el reporte.

(3) Colocará el sello “Documento Transmitido por Correo Electrónico” en la parte superior derecha de la primera hoja del documento original firmado por el comando y lo entregará al Encargado de Tramitación

Electrónica de Documentos (ENTREDOC) para su verificación.

(4) Verificará en forma permanente la bandeja de entrada del correo asignado a la secretaría general, con la finalidad de descargar y entregar oportunamente los documentos recibidos al Encargado de

Tramitación Electrónica de Documentos para que sea descifrado.

(5) Antes de enviar el correo verificará su correcta edición, comprobando que los destinatarios de la dirección electrónica sean los mismos destinatarios considerados en el documento físico (acción y distribución), así como el documento adjunto.

(6) Llenado de la dirección electrónica del correo electrónico:

(a) En el campo “Para…” seleccionará de la libreta de direcciones del correo electrónico, las cuentas de correo asignadas a las secretarías de las unidades y dependencias destinatarios de acción del documento.

(b) En el campo “CC.…” seleccionará de la libreta de direcciones del correo electrónico, las cuentas de correo asignadas a las secretarías generales de las unidades y dependencias destinatarios de información consideradas en la “Distribución del documento”.

(c) En el campo “Asunto…” digitará el orden correlativo del documento seguido de la palabra CONTIENE y la cantidad de documentos que se adjuntan. Ejemplo:

NRO.01 CONTIENE 1 DOCUMENTO NRO.02 CONTIENE 2 DOCUMENTOS…etc.

La numeración corresponde a la cantidad de correos que envíe diariamente el promotor del documento, y la siguiente información corresponde al número de documentos que se adjuntan.

(7) Llenado del cuerpo del correo electrónico:

(a) Digitará la palabra “CONTIENE:” seguido de los párrafos que correspondan y en cada párrafo se digitará el promotor real del documento, la codificación del documento, la fecha, los destinatarios de acción e información del documento y finalmente se digitará el grado especialidad y nombres completos del personal que envíe el documento. Ejemplo:

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA

Para: disamar.sec@tramedoc.local Asunto: NRO.01 CONTIENE 02 DOCUMENTOS

CUERPO DEL CORREO

Contiene:

1. DIRESUVAL OFICIO Nº 780 / 52 FECHA 04 JUNIO 2019 2. DIRESUVAL OFICIO Nº 781 / 52 FECHA 05 JUNIO 2019

Grado y especialidad Nombre y apellidos N° de CIP

(b) Una vez redactado el correo, debe adjuntar desde el USB

“Documentos para cifrar y descifrar” el archivo descrito en el texto utilizando el ícono “Adjuntar archivo” del formato electrónico; y verificará que el nombre del(los) archivo(s) adjunto(s) corresponda(n) al(los) indicado(s) en el texto del formato electrónico.

(c) Por ningún motivo intentará abrir el archivo, únicamente lo adjuntará, verificando que el título del archivo adjunto corresponda al indicado en el texto del formato electrónico.

(d) Llenará los campos identificadores del día y la hora de envío del documento e iniciales del “Reporte de documentos enviados”, lo firmará y con el USB “Documentos para cifrar y descifrar”, lo entregará al Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) quién devolverá el USB y dispondrá el archivo del mencionado reporte en la secretaría.

(8) Envío del correo electrónico

(a) El promotor es el responsable de estructurar correctamente y verificar los destinatarios de acción e información del correo, considerando la correcta información de los promotores del documento que incluye los cargos principales y cargos colaterales, lo que permitirá garantizar la recepción del (los) documento(s) a los destinatarios oportunamente.

(b) Todos los documentos antes de ser enviados deben ser escaneados y guardados en formato PDF para conservar la firma del promotor.

(c) Es responsabilidad del promotor verificar que el documento a enviar se encuentre debidamente numerado, sellado, completo y legible.

(d) En un correo electrónico se pueden adjuntar uno o varios archivos cifrados con el software PGP, el peso máximo de la suma de los archivos adjuntos será de VEINTICINCO (25) MB; y solo cuando se adjunten varios documentos serán descritos en cada párrafo del correo electrónico.

(e) Cuando los documentos que se adjuntan, contienen anexos en un mismo y/o diversos formatos, los archivos de cada documento deben ser guardados independientemente en una carpeta que tenga por nombre la abreviatura naval de la unidad o dependencia seguido de la codificación del documento del documento. Luego, esta carpeta será comprimida con el software WINZIP y/o WINRAR y cifrada con el software PGP; la suma de los archivos que se adjuntan debe tener como peso máximo VEINTICINCO (25) MB.

(f) Los usuarios de este servicio deben tener en consideración que cuando requieran enviar documentos que contengan anexos que no puedan ser editados en formatos electrónicos, tales como: libretas, facturas, guías, planos, etc., deben enviar estos documentos empleando el formato y los medios de distribución manual dispuestos en la presente publicación.

(g) Para garantizar que todos los destinatarios puedan abrir los documentos oportunamente y evitar demoras en la toma de conocimiento de la información, todos los documentos también deben ser cifrados para el promotor quién debe verificar abriendo el documento antes de enviarlo.

(h) Cuando se modifiquen las abreviaturas navales de las unidades y/o dependencias, los usuarios continuarán empleando las que se encuentren contenidas en las llaves vigentes hasta su regularización con la creación y/o anulación, así como la asignación de llaves actualizadas.

(i) Los comandos que requieran enviar formatos electrónicos de documentos oficiales tales como diplomas, certificados, formatos de actas de incineración, acuse de recibo, altas y bajas, etc.; estos deben ser escaneados y guardados en formato PDF para conservar la(s) firma(s) y luego guardados en una carpeta que tenga por nombre la clasificación de archivo del documento, esta carpeta será comprimida con el software disponible, luego cifrada con el software

PGP la misma que debe tener como peso máximo VEINTICINCO (25)

MB.

708. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

a. Secretaría general

(1) El personal que efectúa labores en la secretaría general de las unidades y dependencias, al recibir un correo que contenga un archivo adjunto cifrado con software PGP, guardará el archivo adjunto en el USB de

“Documentos para descifrar”, y llenará el reporte de documentos recibidos.

(2) Imprimirá y registrará el documento. Asimismo, en la parte superior derecha de la primera hoja colocará el sello “Documento recibido por correo electrónico” y lo entregará al Encargado de Tramitación

Electrónica de Documentos (ENTREDOC) para su verificación.

b. Encargado de tramitación electrónica de documentos

(1) Al recibir el USB “Documentos para cifrar y descifrar”, verificará que contenga los documentos registrados en el reporte de documentos recibidos entregado por el personal que efectúa labores en la secretaría general de las unidades y dependencias.

(2) Cortará el documento guardado en el USB “Documentos para cifrar y descifrar”, lo pegará en el disco duro de su PC y firmará el reporte de documentos recibidos en el campo correspondiente.

(3) Descifrará el archivo, lo guardará en el USB “Documentos para cifrar y descifrar”, y lo entregará al secretario administrativo para su impresión y registro correspondiente.

(4) Al recibir el documento impreso llenará los campos del sello “Documento recibido por correo electrónico”, escribiendo su antefirma y su firma.

(5) Cuando reciba un correo con un documento indescifrable, ilegible, y/o incompleto inmediatamente se debe contestar al comando remitente utilizando el icono “Responder” de la barra de menú del formato electrónico.

709. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

a. El correo electrónico del servicio de tramitación electrónica de documentos, será almacenado en el buzón del usuario por un periodo no mayor a

NOVENTA (90) días.

b. Está terminantemente prohibido guardar como parte del archivo la documentación electrónica en las computadoras que no se encuentren ubicadas en la secretaría general.

c. Las unidades y dependencias usuarios tendrán presente que el servicio de tramitación electrónica de documentos es solo el medio de distribución de los documentos en tiempo real, por tal motivo deben mantener el archivo físico de los documentos de acuerdo al Manual de Archivos de la Marina de

Guerra del Perú (MARCHI-15002).

710. CERTIFICACIÓN DE RECEPCIÓN Y ACUSE DE RECIBO DE DOCUMENTOS

a. Con la finalidad de garantizar la recepción y descifrado de los documentos por parte de los usuarios, los comandos destinatarios de acción e información, acusarán recibo de los documentos recibidos por el sistema, diariamente a 1005 horas, incluyendo aquellos recibidos para los cargos colaterales.

b. Los promotores son los únicos responsables de verificar mediante el correo de acuse de recibo de documentos, que los documentos adjuntos a los correos enviados han llegado a su destino y han sido descifrados correctamente.

c. Los correos de acuse de recibo de los documentos pueden contener tantos párrafos como documentos hubieran sido recibidos por cada unidad o dependencia.

711. SELLOS

a. El sello de tramitación electrónica transmitido, se empleará de acuerdo a la figura Nº 25 del anexo “C”.

b. El sello de tramitación electrónica recibido, se empleará de acuerdo a la figura Nº 26 del anexo “C”.

SECCIÓN IV PROGRAMA CIFRADOR (PGP)

712. EL PROGRAMA CIFRADOR PRETTY GOOD PRIVACY (PGP)

El programa PGP empleado en la Marina de Guerra del Perú para el servicio de tramitación electrónica de documentos, tiene como finalidad proteger la documentación electrónica mediante el uso de criptografía de clave pública, así como facilitar la autenticación de los documentos gracias a firmas digitales; esto nos permite intercambiar documentos con privacidad, autenticidad y conveniencia.

a. Privacidad

Solamente pueden leerlo aquellos usuarios para los cuales se cifra el documento.

b. Autenticidad

El documento que parece ser de un usuario en particular, solo puede haber sido originado por ese usuario.

c. Conveniencia

La privacidad y la autenticidad es dada sin la necesidad del manejo de llaves asociadas con programas convencionales de cifrado.

713. TIPOS DE LLAVES

a. Este programa emplea DOS (2) tipos de llaves denominadas llaves públicas y llaves privadas, las mismas que son generadas, distribuidas y administradas por la Dirección de Telemática de la Marina para garantizar que solo el promotor y los destinatarios del documento puedan leer los archivos cifrados.

(1) Llave pública

Es la que se distribuye a todos los usuarios del servicio y sirve para que puedan enviar los documentos cifrados solo a los usuarios de este servicio.

(2) Llave privada

Es aquella con la que solo él usuario propietario puede descifrar los documentos recibidos, asimismo al integrarse con un software de correo electrónico permite firmar un mensaje incluyendo parte de su llave privada en una firma electrónica (cifrada), y el usuario que recibe el mensaje comprueba el texto y la firma comparándola con la llave pública que tiene del promotor.

b. Con la finalidad de efectuar el cambio periódico de estas llaves se asignará

UN (1) CD que contiene CUATRO (4) llaveros y cada llavero contiene la llave privada del usuario, las llaves públicas de todos los usuarios y un archivo que contiene la “clave/frase” de acceso (Contraseña), estos llaveros se pondrán en vigencia por mensaje naval con orden del Director de Telemática de la

Marina haciendo referencia al presente inciso.

c. El disco compacto (CD) que contiene el software y los llaveros del programa cifrador PGP, tiene la clasificación de seguridad “Secreto” por lo que debe mantenerse en caja de seguridad bajo custodia del Encargado de

Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) según lo dispuesto en el

Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408).

d. Cada llavero contiene la llave privada de un usuario y las llaves públicas de todos los usuarios, así como las llaves disponibles designadas como ZULÚ para ser asignadas a las unidades y/o dependencias que no se encuentren considerados en los mencionados llaveros. Estos usuarios disponibles (ZULÚ) se emplearán para cifrar y descifrar los documentos de y para quienes se les asigne.

e. En caso de pérdida o deterioro del CD que contiene las llaves y el software PGP, los usuarios deben informar esta novedad a la brevedad mediante mensaje naval secreto u oficio explicativo dirigido al Director de Telemática con información a la Dirección de Inteligencia de la Marina, en cumplimiento a lo dispuesto en el Reglamento de Seguridad Naval (RESENA-13408). 714. LINEAMIENTOS PARA LA TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

a. El servicio de tramitación electrónica de documentos se efectuará empleando la plataforma de correo electrónico outlook y de acuerdo a los procedimientos establecidos en la presente publicación.

b. Los comandos de las unidades y dependencias bajo responsabilidad deben tener instalado el software antivirus institucional en las estaciones de trabajo que cuenten con el programa PGP, según lo dispuesto por la Dirección de

Telemática de la Marina.

c. Las unidades y dependencias que se encuentren habilitadas para el servicio de tramitación electrónica de documentos, contarán con un usuario y contraseña, con la finalidad de efectuar la transferencia de documentos “no clasificados” directamente entre secretarías generales.

d. El servicio de tramitación electrónica de documentos, no se empleará para aquellos documentos tramitados fuera de la Institución, tales como oficios especiales y otros de índole administrativo dirigidos a organismos públicos y privados.

e. Cualquier situación que afecte la seguridad e integridad de este servicio debe ser informada a la brevedad al Director de Telemática de la Marina, con la finalidad de tomar las acciones que correspondan.

f. Está terminantemente prohibido cifrar y/o descifrar documentos en estaciones de trabajo que no correspondan a su unidad o dependencia.

g. Cualquier alteración en el texto de los documentos enviados por medios electrónicos implica la falsificación de un documento oficial, constituyendo delito contra la fe pública tipificado conforme a la Ley Orgánica de Justicia

Militar y Código de Justicia Militar Policial.

h. La relación de unidades y dependencias habilitadas para utilizar el servicio de tramitación electrónica de documentos se encuentran en la libreta de direcciones de la cuenta del correo institucional privado asignado a las secretarías generales.

Ejemplo: secogral.sec@tramedoc.local

i. Dirección de Telemática de la Marina

(1) Brindará el soporte a las unidades y dependencias que cuenten con el servicio de tramitación electrónica de documentos.

(2) Brindará la capacitación necesaria a las unidades y dependencias, que lo soliciten con la finalidad de explotar al máximo las bondades del correo electrónico para el servicio de tramitación electrónica de documentos.

(3) Evaluará los requerimientos de las unidades y dependencias que requieran contar con el servicio de tramitación electrónica de documentos, asignándoles para este fin un disco compacto (CD) con el software y las llaves PGP.

(4) Realizará inspecciones físicas a los equipos de cómputo de las secretarías generales que cuenten con el servicio de tramitación electrónica de documentos.

(5) Remitirá mediante documentación oficial a los usuarios correspondientes, los procedimientos sobre configuración e instalación del software PGP, asimismo los procedimientos para el cifrado y descifrado de documentos.

j. Unidades y dependencias

(1) Los usuarios para utilizar el servicio de tramitación electrónica de documentos, gestionarán ante la Dirección de Telemática de la Marina la asignación del disco compacto (CD) que contiene los llaveros y el software PGP.

(2) Dispondrán la custodia del disco compacto (CD) que contienen las llaves públicas y privadas del programa cifrador PGP, debiendo ser tratado como material clasificado.

(3) Evaluarán los documentos de carácter operacional y/o técnicoadministrativo según corresponda, que requieran ser transformados a formatos electrónicos preestablecidos.

REGISTRO DE CONOCIMIENTO PARA LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA SECRETA

DOCUMENTO: Oficio N° C/S (S) FECHA: PROMOTOR: Jefe del Estado Mayor General de la Marina Asunto: Plantas Orgánicas del Personal de la Marina de Guerra del Perú

FECHA GRADO NOMBRE Y APELLIDOS FIRMA

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

ACTA Nº ………………… DE ……………… (1)

En las instalaciones de ………….de la ciudad de………………..región/zonas/departamento de…………….a los……..días del mes de………del 20…..; se reunieron los miembros de la……….(2), nombrados con….………..(3), quienes luego de la revisión y evaluación, concluyen que el(los) siguiente(s) documento(s), debe(n) ser …………(4)en razón de

……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………....(5), recomendando a……………………………………………….(6), la tramitación(_) o emisión (_) de la correspondiente resolución autoritativa o remisión (_) al Archivo General:

Nº DOCUMENTO ASUNTO ÁREA FECHA INICIO FECHA TÉRMINO

Siendo las………………..horas, se firma la presente acta.

--------------------------Miembro --------------------------------Miembro

------------------------------Presidente

(1), (2) y (4): Indicar si corresponde la clasificación, reclasificación, desclasificación o conservación de la información.

(3): (5): (6): Señalar el documento de nombramiento. Señalar las razones en que se sustenta la recomendación. Señalar al responsable del acceso a la información o titular de la entidad. Marcar con X según corresponda.

MODELO: FORMATO DE ACTA DE CLASIFICACIÓN, DESCLASIFICACIÓN, RECLASIFICACIÓN O CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. MEMBRETE: (figura Nº 1)

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

Nombre de la unidad o dependencia

Campo Nº 1: Gran Sello del Estado (convertido en escala de grises). Campo Nº 2: Color cuadro negro 100 %, color texto blanco, fuente Calibri, tamaño de fuente 12. Campo Nº 3: Color cuadro negro 80 %, color de texto blanco, fuente Calibri, tamaño de fuente 11. Campo Nº 4: Color cuadro negro 50 %, color de texto blanco, fuente Calibri, tamaño de fuente 11. Campo Nº 5: Color cuadro negro 30 %, color de texto negro, fuente Calibri, tamaño de fuente 9.

2. SELLOS:

a. Sello de los sobres (figura Nº 2)

MINISTERIO DE DEFENSA MARINA DE GUERA DEL PERÚ ESTADO MAYOR GENERAL DE LA MARINA

b. Sello oficial (figura N° 3)

c. Sello fechador (figura N° 4)

14 ABR. 2019

d. Sello numerador (figura N° 5)

0780

e. Sello de clasificación de seguridad (figura N° 6)

SECRETO

RESERVADO

CONFIDENCIAL

f. Sello de recepción (figura N° 7)

MINISTERIO DE DEFENSA MARINA DE GUERA DEL PERÚ UU/DD, OFICINA POSTAL Y/O TRÁMITE DOCUMENTARIO RECIBIDO

FECHA: HORA: FIRMA:

GRADO/APE.NOM.:

g. Sello de acción (figura N° 8)

FECHA: NOMBRE DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA

SISTRADEN N°:

ACCIÓN PARA:  SUBDIRECTOR  JEFE DPTO. EJECUCIÓN  JEFE DPTO. PLANEAMIENTO  JEFE DPTO. SUPERVISIÓN  JEFE DPTO. ASCENSOS  OFICIAL DE CONVENIOS  JEFE OFICINA P.P.P.  OFICINA DE ANTEC. ACADEMIC. Y DISTINTIVOS  JEFE OFICINA TELEMÁTICA  JEFE OFICINA ADMINISTRACIÓN  OFICIAL DE INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA  OFICINA DE PERSONAL  OFICIAL DE TELEMÁTICA  OFICIAL SECRETARIO  SECRETARIA GENERAL ...............................................  Aprobado  Su acción  Su estudio  Su opinión  Su recomendación  Su consideración  Su coordinación  Su conocimiento  Su evaluación  Su explotación  Su tramitación  Su seguimiento  Su Devolución  Preparar respuesta  Preparar directiva  Otros

 Aprobado  Denegado Plazo:

_______________________ FIRMA DIRECTOR OBSERVACIONES: _____________ SUBDIRECTOR

i. Sello de vía (figura N° 10)

NOMBRE UNIDAD O DEPENDENCIA

RECIBIDO:

TRAMITADO:

FIRMA:

j. Sello de prioridad (figura N° 11)

MUY URGENTE

URGENTE

k. Sello indicador de destinatario (figura N° 12)

l. Sello de archivo (figura N° 13)

NOMBRE DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA

ARCHIVO

............................................... GRADO/NOM./APELL/ FIRMA Folio Nº .................

m. Sello personal (figura N° 14)

P E R S O N A L

VÁLIDO EXCLUSIVAMENTE PARA TRÁMITES EN LA MARINA DE GUERRA DEL PERÚ

CERTIFICO: Que el documento que antecede corresponde al (Grado/Nombre y Apellidos), identificado con CIP. ___________.

Lugar y fecha,.......................................

o. Sello de autenticación de firmas por el fedatario (figura N° 16)

VALIDO EXCLUSIVAMENTE PARA TRÁMITES EN LA MARINA DE GUERA DEL PERÚ

CERTIFICO: Que la presente firma es copia fiel del documento original que he tenido a la vista.

Lugar y fecha, .....................................

p. Sello de fedación (figura N° 17)

q. Sello del fedatario (figura N° 18)

Capitán de Corbeta Fedatario de la Dirección de Telemática de la Marina Arnold HERRERA Campos 01017111

r. Sello “ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL” para el jefe de la secretaría (figura N° 19)

ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL

s. Sello “ES COPIA FIEL” para el jefe de la secretaría (figura N° 20)

ES COPIA FIEL

Capitán de Corbeta Jefe de la Secretaría de la Dirección de Telemática de la Marina Arnold HERRERA Campos 01017111

u. Sello “PÁGINA EN BLANCO” (figura Nº 22)

v. Sello “COPIA OFICIAL”

(Figura Nº 23)

Nombre de la Entidad Extra Institucional

m . c 9

13 cm.

Este triángulo y su texto deberán ir en la parte central de la hoja y de color rojo

COPIA

OFICIAL

ENTREGADA A:

Nombre de la Entidad Extra Institucional

m . c 9

CLASIFICACIÓN

Se estampará el sello correspondiente

13 cm. EL sello triángulo y su texto será estampado en la parte central de la página en color rojo.

Este documento contiene Información clasificada que por razones de seguridad nacional, su conocimiento es restringido; de conformidad a lo establecido en los artículos 15°, 16° y 17° del T.U.O de la Ley N° 27806. El funcionario público que lo tenga en su poder tiene la obligación de su custodia bajo responsabilidad de ser denunciado de acuerdo a lo dispuesto en el Código Penal, si su contenido es divulgado, revelado, copiado, fotocopiado, extraídos o reproducidos.

15 cm.

El sello rectángulo y su texto será estampado en la parte inferior de la página en color rojo.

m . c 2

w. Sello “ESPACIO EN BLANCO” (figura Nº 24)

DOCUMENTO TRANSMITIDO POR CORREO ELECTRÓNICO

FECHA _______________________ HORA _______________

ANTEFIRMA ___________________ FIRMA ________________

y. Sello de tramitación electrónica recibido (figura Nº 26)

DOCUMENTO RECIBIDO POR CORREO ELECTRÓNICO

FECHA _______________________ HORA ________________

ANTEFIRMA ___________________ FIRMA ________________

z. Sello de documento reclasificado (figura Nº 27)

aa. Sello del Encargado de Tramitación Electrónica de Documentos (ENTREDOC) (figura N° 28)

RECLASIFICADO A: …… ……… ……. ( nueva clasificación) … ………………………………….. AUTORIZADO POR: (Autoridad que ordena) …………………………………………… FECHA: ………………………………………………

Capitán de Corbeta Encargado de la Tramitación Electrónica de Documentos de la Dirección de Telemática de la Marina Arnold HERRERA Campos 01017111

3. TARJETAS:

a. Tarjeta de prioridad “MUY URGENTE” (figura N° 29)

INSIGNIA DE COMANDO DE UNIDAD O DEPENDENCIA

MUY URGENTE

b. Tarjeta de prioridad “URGENTE” (figura N° 30)

c. Tarjeta de prioridad “ATENCIÓN ESPECIAL” (figura Nº 31)

INSIGNIA DE COMANDO DE UNIDAD O DEPENDENCIA

URGENTE

INSIGNIA DE COMANDO DE UNIDAD O DEPENDENCIA

ATENCIÓN ESPECIAL

SOBERANÍA E INTEGRIDAD TERRITORIAL

Com Operac. Pacífico COMOPERPAC

Com Operac. Amazonía

COMOPERAMA

C Ó D I G O

21

22

AUTORIDAD MARÍTIMA

Dir. Autoridad Marítima DICAPI

Control Actividades Acuáticas DICAPI

Operac. Sup Pac. COMFAS 23

Protección Medio Ambiente

DICAPI

Operac. Sub Pac. COMFASUB 24

Operaciones Guardacostas COMOPERGUARD

Operac. Aeronav Pac. COMFUAVINAV

Operac. Esp Pac. COMFOE

Operac. IMA Pac. COMFUINMAR

Operac. Navales Amazon. COMOPERAMA

19 Operac. Lacustres COMOPERPAC 1A Operac. Intertipo Pacifico 1B Operac. Conjuntas COMOPERPAC 1C ZONA NAVAL I 1D ZONA NAVAL II 1E ZONA NAVAL III 1F ZONA NAVAL IV 1G ZONA NAVAL V

Reabastec. Logístico COMOPERPAC COMOPERAMA

Operaciones de Ciberespacio

COMCIBERDEF

1X VRAEM 1Y FRENTE UCAYALI C Ó D I G O

31

32

33

34

35

36

37

38

39

CONTRIBUCIÓN AL DESARROLLO

Conciencia Marítima

DIRINTEMAR

C Ó D I G O

41

APOYO A LA POLÍTICA EXTERIOR

OO Multinacionales

COMOPERPAC COMOPERAMA

C Ó D I G O RECURSOS HUMANOS

C Ó D I G O RECURSOS MATERIALES

Hidrografía y Navegación

DIHIDRONAV

42

Asuntos Internacionales

JEMGEMAR

51

Administración de Personal

DIPERADMON

61

Administración de Material DIMATEMAR

(DIRCOMAT, DIRPRONAV, DIRBINFRATER)

C Ó D I G O RECURSOS

ORGANIZACIONALES C Ó D I G O

RECURSOS ECONOMICO FINANCIERO

71 Alto Mando JEMGEMAR 81

Administración de RREEFF

DIRECOMAR

Transporte Acuático JESERNAVIMAR

Construcciones y Reparaciones Navales JESERSIMAC Investigación y Desarrollo DIALI

Acción Cívica COMOPERPAC COMOPERAMA

Defensa Civil COMOPERPAC COMOPERAMA

Fomento Industria Defensa

JESERSIMAC

Educación Servicio Militar

DIREDUMAR

43

44

Asuntos Internacionales Autoridad Marítima DICAPI

Misiones Diplomáticas

JEMGEMAR 52 Educación DIREDUMAR 62 Abastecimiento DIABASTE 72 Sistema de Control IPECAMAR 82

53 Bienestar DIRBIEMAR 63

Alistamiento de Material

DIALI

73

Desarrollo Organizacional

JEMGEMAR

83

45 Buque Escuela COMFAS 54 Salud DISAMAR 64

Infraestructura Naval Terrestre

DIRBINFRATER 74 Telemática DIRTEL 84

55

56

Valores Institucionales

DIPERMAR JEPOLINAV

Movilización de Personal

DIPERMAR DIPERADMON 65 Transporte Terrestre DITRANAV 75

Sistema de Inteligencia

DINTEMAR

66

Movilización de Material

DIMATEMAR 76 Asuntos Legales PROCUMAR

77 Imagen Institucional DIMAR

Actividades Generadoras

JEMGEMAR

Fondos Específicos DIRECOMAR

Estudios de Financiamiento DIRCONCE DIRECOMAR

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. Apéndice I: Oficio

2. Apéndice II: Oficio especial

3. Apéndice III: Memorándum

4. Apéndice IV: Solicitud

5. Apéndice V: Informe

6. Apéndice VI: Parte de viaje

7. Apéndice VII: Acta

8. Apéndice VIII: Memoria de gestión anual

9. Apéndice IX: Entrega de cargo

10. Apéndice X: Guía de destino

11. Apéndice XI: Hoja de recomendación

12. Apéndice XII: Informe para la Transferencia de Gestión por cambio de Comando Institucional

Subapéndice 1- XII: Información requerida a las dependencias involucradas para elaboración del reporte de cumplimiento misional. Subapéndice 2- XII: Información a ser incluida en el reporte del estado situacional de los sistemas administrativos de la Marina de Guerra del Perú. Subapéndice 3-XI I Modelo de acta de transferencia de gestión del Comandante General de la Marina.

13. Apéndice XIII: Informe técnico

14. Apéndice XIV: Relación de abreviaturas navales de unidades y dependencias

A. MODELO DE OFICIO

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO” Nombre de la unidad o dependencia

Lugar y fecha, ___________________

Oficio Nº (Codificación de Documento)

Del: Director de Telemática de la Marina

Al: Comandante General de la Marina

Vía: Jefe del Estado Mayor General de la Marina

Asunto: _________________________________________

Referencia: a) Su mensaje naval -----------------------b) Mi oficio ------------ de fecha 8 de setiembre del 2018 c) Oficio ------------del Inspector General de la Marina de fecha 18 de setiembre del 2018

Anexo: 1) ______________________________________ 2) ______________________________________

1.- ___________________________________________________________________________ __________________________________________ .

2.- ____________________________________________________________________________ __________________________________________ .

DISTRIBUCIÓN: Copia: JEMGEMAR (c/a) IPECAMAR (s/a) Archivo

Dios guarde a Ud. (Grado) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO” Nombre de la unidad o dependencia

Lugar y fecha, -------------------------------------

Oficio Nº (Codificación de documento)

Señor (Grado / Título profesional) (Nombre y apellidos) (Cargo) (Dirección del destinatario)

Asunto: Visita a instalaciones de centro de esparcimiento

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. señor (cargo) para expresarle mi cordial saludo y a la vez referirme a su Oficio N° _________ de fecha ____________________ mediante el cual ___________________________________

a.

Hago propicia la oportunidad para expresarle (si es primera vez que se le envía una carta) / reiterarle (si se le ha enviado cartas con anterioridad) los sentimientos de mi mayor consideración y deferente estima.

Atentamente,

(Grado) (Nombre y apellidos)

(Firma)

DISTRIBUCIÓN: Copia: Archivo (Cargo)

Pie de página institucional

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

Nombre de la unidad o dependencia

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

MEMORÁNDUM N°

Lugar y fecha, ---------------------------

Al: Director de Telemática de la Marina

Asunto: Reunión del Comité Técnico Operacional del área de Telemática

1.- _____________________________________________________________________________

2.- _______________________________________________________________________

(Grado) (Cargo) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

DISTRIBUCIÓN: Copia: Archivo

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

SOLICITA: APOYO ECONÓMICO

SEÑOR CONTRALMIRANTE, DIRECTOR DE BIENESTAR DE LA MARINA

Sr. Calm.:

(Apellidos y nombres) (Grado y especialidad) identificado con CIP___________ y DNI. Nº _______________, prestando servicios actualmente en (unidad o dependencia), ante Ud. con el debido respeto y por conducto regular me presento y expongo:

Que,______________________________________________________________________ _______________________________________________________ .

POR LO EXPUESTO:

A Ud. solicito acceder a mi petición.

Lugar y fecha, ______________

................................... Firma del Solicitante

PRIMERA TRAMITACIÓN

Lugar y fecha, __________________

Oficio Nº (Codificación de documento)

Del:

Al:

Asunto:

1.- ___________________________________________________________________________ _______________________________________________________________.

DISTRIBUCIÓN: Copia: Archivo Dios guarde a Ud. (Grado) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

INFORME Nº____ Lugar y fecha,_______________________

Del: Jefe del Departamento de Organización del E.M.G.M.

Al: Director de Telemática de la Marina

Asunto: ______________________________________________

Referencia: a) _________________________________________ b) _________________________________________

Anexo: 1) _________________________________________ 2) _________________________________________

1.- ___________________________________________________________________________

2.- _____________________________________________________________________ ____________________________________________________________.

Dios guarde a Ud. (Grado) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

DISTRIBUCIÓN: Copia: Sub-DIRTEL (s/a.) Archivo

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

Nombre de la unidad o dependencia

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

Lugar y fecha, _________________

Oficio Nº (Codificación de Documento)

Del: Comandante del B.A.P. “AGUIRRE“

Al: Comandante de la Fuerza de Superficie

Asunto: Parte de Viaje

Referencia: a) Su Orden de Viaje Nº ____ de fecha _________

Anexo: 1) M-1 Personal 2) M-6 Asuntos Civiles y Operaciones Psicológicas

1.- (Orden en virtud de la que se produce el zarpe o partida y objeto del viaje) 2.- (Fecha y hora de zarpe o partida) 3.- (Resumen de las actividades previas al zarpe o partida) 4.- (Condición general de la Unidad al zarpe o partida en las áreas de Casco,) 5.- (Orden cronológico de las ocurrencias del viaje,) 6.- (Fecha y hora del término del viaje) 7.- (Consignar carga comercial transportada, según cuadro) DE A PARA PESO Y CONTENIDO FLETE (Puerto de (Puerto de (Consig- (Cantidad, clase de

Embarque) Descargue) nación) la carga) 8.- (Consignar carga transportada de la Marina, según cuadro similar al párrafo 7). 9.- (Relación de pasajeros de la Marina de Guerra del Perú, según cuadro) GRADO Y NOMBRE DE A UNIDAD O DEPENDENCIA

DISTRIBUCIÓN: Copia: Archivo

Dios guarde a Ud. (Grado) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

ACTA Nº

Siendo las ___ horas del día ____, se reunió en _____ la Comisión de Investigación “B” para Personal Subalterno de la Dirección General del Personal de la Marina, presidida por el Capitán de Navío ______ e integrada por el Capitán de Fragata _______ , Capitán de Corbeta _________ y por el Teniente Primero________ quien actuó como secretario, con la finalidad de evaluar y pronunciarse sobre la situación en el servicio del __________, de la dotación de la ________________, por haber incurrido presuntamente en la infracción grave de: “Posesión ilícita de drogas”.

1.- REFERENCIAS

a. (Documento que nombra la conformación de la comisión) b. (Documentos de referencia de donde se obtuvieron datos para la elaboración del acta)

2.- ANTECEDENTES

a. _____________________________________________________________________ .

3.- ANÁLISIS

a. _____________________________________________________________________ .

4.- CONCLUSIONES

a. __________________________________________________________________ .

5.- RECOMENDACIONES

a. _____________________________________________________________________ .

6.- ANEXOS

1) _____________________________________________________________________ .

Teniente Primero (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) SECRETARIO Capitán de Corbeta (Nombre y apellidos) (Número de CIP) INTEGRANTE

Capitán de Fragata (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) INTEGRANTE Capitán de Navío (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) PRESIDENTE

H. MODELO DE MEMORIA DE GESTIÓN ANUAL

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

Nombre de la unidad o dependencia

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

MEMORIA DE GESTIÓN ANUAL B.A.P. “ISLAY”

AÑO __________

1.- LOGROS IMPORTANTES Y ACTIVIDADES TÉCNICO-OPERACIONALES, ADMINISTRATIVAS, OBTENIDOS DURANTE EL PERÍODO a. Departamento de Operaciones b. Departamento de Armamento c. Departamento de Ingeniería Mecánica d. Departamento de Ingeniería Eléctrica e. Departamento de Control de Averías f. Departamento de Logística

2.- RELACIÓN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES PENDIENTES DE EJECUCIÓN a. Departamento de Operaciones b. Departamento de Armamento c. Departamento de Ingeniería Mecánica d. Departamento de Ingeniería Eléctrica e. Departamento de Control de Averías f. Departamento de Logística

3.- RELACIÓN DE CONTRATOS EJECUTADOS Y EN EJECUCIÓN

N° NÚMERO Y FECHA DE CONTRATO RAZÓN SOCIAL CONTRATISTA PRECIO TOTAL CONTRATO DESCRIPCIÓN SITUACIÓN EJECUCIÓN AVANCE FÍSICO AVANCE ECONÓMICO

4.- ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES (RECOMENDACIONES DE IPECAMAR)

EXAMEN __________ AÑO _______

N° ORDEN N° IDENTIFICACIÓN

RESUMEN DE LA RECOMENDACIÓN APROBADA ACCIÓN TOMADA SITUACIÓN

I. MODELO DE ENTREGA DE CARGO

ACTA DE ENTREGA DE CARGO POR CAMBIO DE COMANDO

En la fecha se hace la entrega de cargo del Comandante General de Operaciones del Pacífico por cambio de colocación de acuerdo al siguiente detalle:

1.- Modificaciones o cambios ocurridos con relación a la última entrega de cargo

a. Reglamento orgánico b. Planes y programas c. Reglamentos y directivas d. Bienes e. Registro de stock

2.- Logros importantes obtenidos en la gestión (de acuerdo al documento de la

Memoria)

3.- Relaciones de acciones y actividades pendientes de ejecución (de acuerdo al documento de la Memoria)

4.- Relación de contratos ejecutados y en ejecución (de acuerdo al documento de la Memoria)

5.- Movimiento de fondos asignados

6.- Saldo de partidas asignadas

7.- Estado de cumplimiento a las recomendaciones efectuadas por IPECAMAR (de acuerdo al documento de la Memoria)

8.- Relación de legajos:

a. Licitación pública. b. Adquisiciones de carácter “Secreto Militar”. c. Adquisiciones por concurso público, adjudicación simplificada, contratación directa, subasta inversa electrónica, comparación de precios. d. Selección de consultores individuales.

Lugar y fecha, ___________________

ENTREGUÉ CONFORME RECIBÍ CONFORME

(Grado) (Nombre y apellidos)

(Grado) (Nombre y apellidos) Oficial saliente Oficial entrante (Firma) (Firma)

A. MODELO DE GUÍA DE DESTINO

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO” Nombre de la unidad o dependencia

GUÍA DE DESTINO N° _________ - 19

Referencia: ………………………………………………………………………………………

La Perla, ………………...…………….

Al: Jefe del Estado Mayor General de la Marina Comandante General de Operaciones del Pacífico Director General de Capitanías y Guardacostas Inspector General de la Marina Director General del Material de la Marina

Por orden del señor Almirante, Comandante General de la Marina, se cumple con remitir copia del documento de la referencia, para:

Aprobado Su acción Su estudio Su opinión Su recomendación Su consideración Su coordinación Su conocimiento Su evaluación Su explotación Su tramitación Su seguimiento Su devolución Preparar respuesta Preparar directiva

PLAZO DE ENTREGA: ………………………………………………………………………

Nota: …………………………………………………………………………………………

Contralmirante Secretario del Comandante General de la Marina Julio CACHO Morán 01877434

DISTRIBUCIÓN: Copia: JEMGEMAR (c/a) COMOPERPAC (c/a) DICAPI(c/a) IPECAMAR (c/a) DIMATEMAR (c/a) Archivo

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

Nombre de la unidad o dependencia

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

HOJA DE RECOMENDACIÓN N° ……..

Lugar y fecha, ___________

Al: Jefe del Estado Mayor General de la Marina

1.- ASUNTO

2.- REFERENCIAS a. Su Mensaje Naval b. Mi Oficio 3.- ANEXO

a. 4.- ANTECEDENTES

a. 5.- ANÁLISIS

a. 6.- CONCLUSIÓN

a. 7.- RECOMENDACIÓN

a.

DISTRIBUCIÓN: Copia: Sub-JEMGEMAR Archivo

Dios guarde a Ud. (Grado) (Cargo) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

INFORMACIÓN REQUERIDA COMANDOS RESPONSABLES REPORTE – SIST. INSTITUCIONAL/ SIST. DEL ESTADO

I. Reporte del Cumplimiento Misional

1. Resumen ejecutivo

2. Información respecto al cumplimiento de cada una de las funciones principales:

a. Estado situacional al inicio de su gestión b. Estrategia diseñada en su gestión para el cumplimiento de cada función c. Objetivos y metas por función establecidas en su gestión d. Resultados obtenidos al final de la gestión e. Asuntos urgentes de prioritaria atención

3. Resumen de información principal Institucional sobre:

a. Presupuesto (Unidad Ejecutora 004: MGP) b. Contabilidad (Unidad Ejecutora 004:MGP) c. Recursos humanos d. Infraestructura e. Mejoras en el servicio al ciudadano

NOTA:

Para la elaboración del reporte del cumplimiento misional se podrá utilizar en lo que corresponda, los planes estratégicos institucionales vigentes durante el periodo de gestión.

II. Reporte del estado situacional de los sistemas administrativos

III. Acciones realizadas y resultados obtenidos durante la gestión, conforme a los planes estratégicos institucionales y planes operativos anuales por áreas subordinadas en:

1. Gestión institucional a. Personal, salud y bienestar b. Material c. Educación d. Tecnologías de la Información JEMGEMAR

JEMGEMAR

JEMGEMAR DIRECOMAR DIPERMAR DIMATEMAR JEMGEMAR

ORGANISMOS INVOLUCRADOS

DIPERMAR DIMATEMAR DIREDUMAR DIRTEL

E-XII-1 Apéndice XII del Anexo “E”

INFORMACIÓN REQUERIDA A LOS ORGANISMOS INVOLUCRADOS PARA LA TRANSFERENCIA DE GESTIÓN POR CAMBIO DE COMANDO INSTITUCIONAL

ECOFIN SIAF RRHH

2. Rol de soberanía e integridad territorial a. Operaciones del Pacífico b. Operaciones de la Amazonia

3. Rol de ejercicio de la Autoridad Marítima a. Administración marítima b. Control de actividades acuáticas c. Política acuática d. Operaciones guardacostas e. Protección del medio ambiente

4. Rol de contribución al desarrollo e inclusión social, respecto a: a. Contribución al desarrollo de programas sociales del país b. Contribución al desarrollo económico del país c. Protección de los recursos naturales d. Fomento de los intereses marítimos, fluviales y lacustres e. Apoyo a la navegación en el ámbito acuático nacional

5. Rol de Defensa Civil: a. Participación en la gestión del riesgo de desastre en el ámbito marítimo b. Participación en la gestión del riesgo de desastre en el ámbito lacustre c. Participación en la gestión del riesgo de desastre en el ámbito fluvial

6. Rol de política exterior a. Misión de paz b. Ejercicios multinacionales COMOPERPAC COMOPERAMA

DICAPI

COMOPERPAC/ COMOPERAMA DICAPI DIRINTEMAR

DIHIDRONAV

COMOPERPAC

COMOPERPAC

COMOPERAMA

COMOPERPAC / COMOPERAMA/ DICAPI

E-XII-2

Subapéndice 1 al apéndice XII del anexo “E”

INFORMACIÓN REQUERIDA A LAS DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS PARA ELABORACIÓN DEL REPORTE DE CUMPLIMIENTO MISIONAL

1. Resumen ejecutivo

Colocar de manera resumida l o que contiene el reporte misional , dando una visión general de su contenido y distribución, destacando los temas de mayor importancia.

Objetivos y ejes estratégicos, y políticas institucionales

a. Objetivos y ejes estratégicos acordes con l os objetivos estratégicos generales

Eje estratégico Objetivo Estratégico General (PESEM) Objetivo Estratégico General (PEI)

Aprobado en el plan estratégico sectorial y en el plan a largo plazo.

b. Políticas institucionales

Política Polí tica 1 Polí tica 2 Descripción

Indicar la norma o documento que aprueba la política institucional.

2. Información respecto al cumplimiento de cada una de las funciones principales

Funciones principales: Colocar entre 5 a 10 funciones de la entidad que representen el “núcleo” de la misma, su razón de ser.

a. Estado situacional al inicio de su gestión

Estado situacional al inicio de la gestión respecto de las funciones principales.

Función 1 Descripción de la función Estado al inicio de la gestión

E-XII-1-1

Función 2 Descripción de la función Estado al inicio de la gestión

Se puede usar como fuente la evaluación del primer semestre del plan operativo institucional del año en que se asume la Comandancia General.

b. Estrategia diseñada en su gestión para el cumplimiento de cada función

Función principal Función 1 Función 2 Función 3 Estrategia diseñada

Se pueden usar planes estratégicos, memorias institucionales, planes y programas específicos, entre otros.

c. Objetivos y metas establecidas por función.

Función principal Función 1 Función 2 Función 3 Fuente: Objetivos Metas

Se pueden usar planes estratégicos, memorias institucionales, planes y programas específicos, entre otros.

d. Resultados obtenidos al final de la gestión

Función principal Resultado obtenido al final de la gestión

Función 1 Función 2 Función 3

e. Asuntos urgentes de prioritaria atención.

Aquellos asuntos urgentes que el nuevo Comandante General de la Marina deberá adoptar decisiones inmediatas.

3. Resumen de Información principal institucional

E-XII-1-2

a. Presupuesto

Presupuesto ejecutado de enero a diciembre 2017, de acuerdo al siguiente ejemplo:

300,000,000.00

250,000,000.00

200,000,000.00

150,000,000.00

100,000,000.00

50,000,000.00 Presupuesto ejecutado .... Enero - Diciembre 2017

93.7% 94.4% 92.7%

88.9% 95.0%

PIM GIRADO EJECUTADO 29.8% 100.0%

90.0%

80.0%

70.0%

60.0%

50.0%

40.0%

30.0%

20.0%

10.0%

0.0%

Referencia para generación de información de los sistemas institucionales: Sistema Económico Financiero de la Marina (ECOFIN).

b. Contabilidad

Estado de situación financiera del primer trimestre del año en que el Almirante saliente asumió la Comandancia General. Asimismo, los resultado de la última auditoría contable de la entidad. Referencia para generación de información de los sistemas institucionales: Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

c. Recursos Humanos

Reporte numérico de los recursos humanos de la entidad, considerando un año anterior a la asunción de mando del Comandante General de la Marina saliente, de acuerdo al siguiente ejemplo:

Recursos humanos del periodo …………….. GRADO 12/2017 12/2018 12/2019

PERSONAL SUPERIOR

Valm. Calm. C. de N. C. de F. C. de C. Tte. 1ro.

E-XII-1-3

PERSONAL SUBALTERNO

PERSONAL MARINERÍA

Número de Personal por régimen laboral Número de Funcionarios, directivos y personal de confianza. Tte. 2do. Afra.

Cad. 4

Cad. 3

Cad. 2

Cad. 1 TS1. TS2. T1. T2. T3. OM1. OM2. OM3.

Alum. 3

Alum. 2

Alum. 1 CB1. CB2. MAR. GRU.

Recluta Régimen laboral 12/2017 12/2018 12/2019 CAS 276 728 Tipo

Funcionario

Directivo

Personal de confianza 12/2017 12/2018 12/2019

Referencia para generación de información de los sistemas institucionales: Sistema de Recursos Humanos (RR.HH).

d. Infraestructura

Comprende: (Indicar solo los que corresponden a la entidad).

1. Las mejoras en infraestructura de la Marina de Guerra del Perú durante los años de gestión, por ejemplo si sus instalaciones han tenido mejoras considerables que permitan un mejor funcionamiento.

2. Adquisición de equipos o sistemas especializados que han permitido brindar un mejor servicio o ejecutar mejorar sus funciones.

e. Mejoras en el servicio al ciudadano

Indicar las acciones tomadas y los beneficios en la mejora del servicio al ciudadano.

E-XII-1-4

Subapéndice 2 al apéndice XII del anexo “E”

INFORMACIÓN A SER INCLUIDA EN EL REPORTE DEL ESTADO SITUACIONAL DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE LA MARINA DE GUERRA DEL PERÚ

N° INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN CON LA QUE CUENTA LA ENTIDAD, SUJETA A VERIFICACIÓN

1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 1. FASE DE PROGRAMACIÓN Y DE ACTOS PREPARATORIOS 01 Cuadro de necesidades de la entidad para el año siguiente. 2. FASE DE SELECCIÓN Y EJECUCIÓN

02

Listado de los procesos de contratación en trámite y en ejecución, incluyendo los procesos de selección por encargo según detalle de anexo Nº 01, el cual debe adjuntarse al informe para la transferencia de gestión. 3. BIENES MUEBLES

03

Acta de conciliación patrimonio – contable debidamente suscrita por la comisión de inventario, la oficina de contabilidad y la unidad de control patrimonial o la que haga sus veces, al 31 de diciembre del ejercicio anterior al término de la gestión. 2. SISTEMA DE PRESUPUESTO 1. FASE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

04 Información de ejecución del presupuesto de la entidad del gobierno nacional del período de gestión ejercido hasta la fecha de corte: - Reporte a nivel de pliego, por toda fuente de financiamiento, desagregado por categoría y genérica, PIA, PIM, devengados, saldo y % avance del gasto (obtenido del Sistema Integrado de

Administración Financiera (SIAF). - Reporte a nivel de pliego por cada fuente de financiamiento, desagregado por categoría y genérica, PIA, PIM, devengados, saldo y % avance del gasto (información obtenido del sistema Integrado de

Administración Financiera).

- Reporte a nivel de pliego, desagregado por productos, proyectos y actividades (obtenido del Sistema

Integrado de Administración Financiero). DEPENDENCIA RESPONSABLE

REPORTE –SISTEMA INST/SIST. DEL ESTADO

DIMATEMAR SISPLAN

DIMATEMAR SIACOMAR

DIMATEMAR SISGEPA

DIRECOMAR ECOFIN/SIAF

ECOFIN/SIAF

ECOFIN/SIAF

2. FASE DE EVALU ACIÓN PRESPUESTARIA 05 Evaluación presupuestaria anual de la entidad por el período de gestión. 3. SISTEMA DE ENDEUDAMIENTO JEMGEMAR ECOFIN

06 Monto desembolsado con cargo a las operaciones de endeudamiento concertadas a la fecha de corte. DIRECOMAR ---4. SISTEMA DE CONTABILIDAD

E-XII-2-1

07 Información contable financiera y presupuestaria y complementaria anual por el período de gestión. 08 Información contable financiera y presupuestaria al trimestre anterior a la fecha de término de la gestión.

09 Información presentada sobre saldos de fondos públicos a través del aplicativo saldo de fondos públicos, por el período de gestión.

10

11 Relación de los anticipos otorgados y encargos internos pendientes de rendición, indicando el monto y la fecha en que han sido otorgados y las acciones administrativas efectuadas, hasta la fecha de corte. Relación de los encargos generales otorgados y/o recibidos de ejercicios anteriores no rendidos a la fecha de la transferencia, indicando el monto, la fecha en que han sido otorgados y las acciones administrativas efectuadas.

12 Relación de las cuentas por pagar a la SUNAT, ESSALUD, ONP y AFP, vigentes y vencidas indicando los años a los que corresponden. De ser el caso, la relación de convenios de fraccionamiento con dichas entidades, indicando el monto, composición de la deuda, la fecha de inicio y la fecha de culminación del pago.

13

Relación sobre saldos de deuda a largo plazo, indicando el monto de la deuda principal, intereses, otros cargos, cronograma de pagos, entidad con la que se contrajo la obligación y fuente de financiamiento que sustenta el pago de la obligación. 14 Relación de activos entregados en concesión, a la fecha de corte. 5. SISTEMA DE INVERSIÓN PÚBLICA

15

Relación de programa(s) o proyectos de inversión pública de la entidad, según el detalle del anexo Nº 02, el cual debe adjuntarse al Informe para la transferencia de gestión. 6. SISTEMA DE PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO 16 De ser el caso, proyecto de PEI y POI para el ejercicio posterior al del término de la gestión. 7. SISTEMA DE DEFENSA JUDICIAL DEL ESTADO

17

Reporte consolidado sobre los procesos legales en los que participa la entidad, según el detalle del anexo Nº 03, el cual debe adjuntarse al Informe para la transferencia del gestión. 8. SISTEMA DE CONTROL INSTITUCIONAL

18

Nivel de avance en la implementación del sistema de control interno, según detalle del anexo Nº 04, el cual debe adjuntarse al Informe para la transferencia de gestión. 19 Órgano de Control Institucional (OCI) en la estructura orgánica de la entidad. 20 OCI cuenta con un Jefe designado por la Contraloría General de la República. 9. SISTEMA DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA GOBIERNO ABIERTO

E-XII-2-2

ECOFIN/SIAF

SIAF

SIAF

ECOFIN/SIAF

DIRECOMAR ECOFIN/SIAF

SIAF

DIMATEMAR ----

DIMATEMAR SISPRONAV

JEMGEMAR SISPLAN

PROCUMAR ----

IPECAMAR

21 Reporte del portal de transparencia a la fecha de corte, presentando información actualizada por rubro temático a la fecha que establece la normativa, según detalle del anexo Nº 05, el cual debe adjuntarse al informe para la transferencia de gestión. DIMAR ----

E-XII-2-3

LISTADO DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN EN TRÁMITE Y EN EJECUCIÓN AÑO ……..

N°

Número de expediente de contratación Objeto de la contratación Valor referencial/valor estimado y valor adjudicado (dependiendo del estado del procedimiento) Entidad encargada del procedimiento (solo en caso fuera por encargo) Área usuaria encargada del contrato

Estado del procedimiento: indicar si está en a) actuaciones preparatorias; b) procedimiento de selección o c) ejecución contractual

Referencia para generación de información de los sistemas institucionales: Sistema de Adquisiciones y Contrataciones de la Marina (SIACOMAR)

E-XII-2-4

ANEXO Nº 02

RELACIÓN DE PROYECTOS Y OBRAS GESTIONADAS DURANTE EL PERIODO EJERCIDO

N° Código SNIP Nombre del programa o proyecto Distrito (*) Provincia (*) Departamento (*) Nivel de gobierno

Estado de situación del PIP (**)

Monto de inversión viable (S/)

Estado de ejecución acumulado a la fecha (S/) Último costo actualizado Observación (***)

(*) Indicar distrito, provincia y departamento.

(**) PIP en: (1) formulación - evaluación, (2) viable, (3) estudio definitivo, (4) ejecución y (5) rechazado

La observ ación debe estar referida al "Estado de situación del PIP", según la etapa en que se encuentre el PIP: 1. formulación - evaluación: observado, subsanando observaciones por...

(***) UF, actualización por UF e inactivo (explicar por qué). 2. viable: sin actividad. 3. estudio definitivo: en proceso de selección para contratar servicio, en elaboración de estudio definitivo, en proceso de arbitraje por estudio definitivo, estudio definitivo culminado, sustentando variación de inversión, sin actividad (explicar por qué). 4. en ejecución: en proceso de adjudicación, declarado desierto, en ejecución, en sustentación de variación de inversión, en proceso de arbitraje, sin actividad (explicar por qué).5. otro (indicar)

Referencia para generación de información de los sistemas institucionales: Sistema de Proyectos Navales (SISPRONAV)

E-XII-2-5

ANEXO Nº 03

RESUMEN DE EXPEDIENTES DE PROCESOS LEGALES

E-XII-2-6

ANEXO Nº 04

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FASE HITOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Se cuenta con un acta de compromiso de control interno suscrita por la alta dirección y adecuadamente difundida en la entidad La alta dirección ha constituido formalmente un comité de control interno encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementación del sistema de control interno.

Planificación Se cuenta con actas que formalicen las reuniones desarrolladas por el comité control interno en el proceso de implementación del sistema de control interno. (*) Se cuenta con un informe preliminar sobre los avances del diagnóstico de control interno. Se cuenta con el informe final del diagnóstico sobre el estado situacional del sistema de control interno. Se cuenta con un plan de trabajo para la implementación del sistema de control interno.

Ejecución Se cuenta con informe de avances de la ejecución del plan de trabajo.

Evaluación Se ha desarrollado un informe de evaluación del proceso de implementación del sistema de control interno. ¿TIENE? SI NO SUSTENTO

(*) Solo en caso que aún no se tenga el informe final del diagnóstico de control interno

E-XII-2-7

ANEXO Nº 05

REPORTE DEL PORTAL DE TRANSPARENCIA ESTÁNDAR

RUBRO TEMÁTICO SUB RUBRO TEMÁTICO / CONTENIDO RESPUESTA (SI / NO / NO APLICA) OBSERVACIONES REPORTE –SISTEMA INST/SIST.DEL ESTADO

1. Datos generales

2. Planeamiento y organización

3. Información presupuestal Directorio Marco legal Normas emitidas por la entidad Declaraciones juradas Instrumentos de gestión: · Reglamento de

Organización y Funciones (ROF) · Manual de Organización y

Funciones (MOF) · Manual de clasificación de cargos · Cuadro de Asignación de

Personal (CAP) o el cuadro de puestos de la entidad una vez implementado · Manual de Procedimientos (MAPRO) · Texto Único de

Procedimientos

Administrativos (TUPA), registrado en el módulo

TUPA de servicios al ciudadano · Reglamento Interno de

Trabajo (RIT) Planes y políticas · Plan Estratégico Sectorial

Multianual (PESEM) de ser aplicable a la entidad · Plan Estratégico

Institucional (PEÍ) · Plan Operativo Institucional (POI) Información adicional Recomendaciones de auditoría Glosario de términos Detalle · Cuadros PIA, PIM, devengado por fuente de financiamiento SISPLAN

SISPLAN

ECOFIN/SIAF

E-XII-2-8

4. Proyectos de inversión · Cuadros PIA, PIM, devengado por genérica de gastos · Cuadros PIA, PIM, devengado por genérica de ingresos Eficiencia de gastos Gráficos de presentación Comparativos por trimestre Link a registro histórico Glosario de términos Viabilidades · Código DGPP · Código SNIP · Proyecto · Monto viabilidad · Costo del proyecto Presupuesto y ejecución · Código U/E · Unidad ejecutora · PIM

· Devengado Link a registro histórico Glosario de términos 5. Participación ciudadana Audiencias

6. Información de personal Registro de Personal: Año, mes, modalidad de contrato, nombres y DNI Link a registro histórico Glosario de términos Información adicional PAP Procesos de selección para la contratación de bienes, servicios y obras. Exoneraciones aprobadas Ordenes de servicio

7. Información de contrataciones

Gastos de viáticos y pasajes Gastos de telefonía Uso de vehículos Gastos por publicidad Unidades orgánicas Link a registro histórico Información adicional 8. Actividades oficiales Agenda

9. Información adicional Comunicados Formato de solicitud de acceso a la información

E-XII-2-9

ECOFIN/SIAF

ECOFIN/SIAF

---ECOFIN ----

---SISPRONAV SISPRONAV SISPRONAV SISPRONAV SISPRONAV SISPRONAV ECOFIN /SISPRONAV ----

---ECOFIN /SISPRONAV ECOFIN /SISPRONAV ----

RR.HH

RR.HH

RR.HH ----

ECOFIN ---SIST. VIATICOS ----

---ECOFIN ----

10. Infobras Información adicional Registro de obras públicas en ejecución Código de INFOBRAS Nombre de la obra Monto de aprobación del expediente técnico Modalidad Fecha de inicio de la obra % de avance físico Estado de la obra Glosario de términos

E-XII-2-10

Subapéndice 3 al apéndice XII del Anexo “E”

MODELO DE ACTA DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN DEL COMANDANTE GENERAL DE LA MARINA

“NOMBRE DEL AÑO”

ACTA DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN DEL COMANDANTE GENERAL DE LA MARINA

En la Provincia Constitucional del Callao a los ……. días del mes de …….. del año ………, se reunieron en la Sala de Conferencias de la Comandancia General de la Marina, de una parte el Comandante General de la Marina saliente, señor Almirante ……………………………….., identificado con CIP N° …………., y de la otra parte la autoridad que sucede en el cargo, señor Almirante …………………….., identificado con CIP N° ………………. a fin de proceder a efectuar el Proceso de Transferencia de Gestión por Cambio de Comando en la Marina de Guerra del Perú. Asiste al presente proceso el Jefe del Órgano de Control Institucional de la Marina, señor ……………………………., quien actúa como observador.

El proceso se inicia con la intervención del Comandante General de la Marina saliente, señor Almirante ………………….. , quien brinda información sobre el estado de la gestión y entrega el informe de transferencia de gestión y la documentación relativa al mismo, de acuerdo a la relación que se adjunta.

La autoridad que sucede en el cargo, señor Almirante ………………, recibe la información y documentación pertinente procediendo a su verificación.

De acuerdo a ello, ambas partes dejan constancia de la conformidad del proceso de transferencia, para cuyo efecto firman el presente documento.

ENTREGE CONFORME Almirante Comandante General de la Marina Saliente Nombre y apellidos CIP …… FIRMA

RECIBI CONFORME Almirante Comandante General de la Marina Entrante Nombre y apellidos CIP …… FIRMA VEEDOR Jefe del Órgano de Control de la Marina Nombre y apellidos DNI …… FIRMA

E-XII-3-1

RELACIÓN DE ANEXOS DEL ACTA DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN DEL COMANDANTE GENERAL DE LA MARINA

La información que se detalla en los anexos siguientes, se encuentra disponible en las comandancias y direcciones generales de la Marina de Guerra del Perú, que a continuación se indica:

Anexo (1): Reporte del cumplimiento misional

Anexo (2): Reporte del estado situacional de los sistemas administrativos

Anexo (3): Reporte de las acciones realizadas y resultados obtenidos

E-XII-3-2

PERÚ Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Perú

Nombre de la unidad o dependencia

“NOMBRE DEL DECENIO” “NOMBRE DEL AÑO”

INFORME TÉCNICO Nº____ Lugar y fecha, _______________________

Al: Director de Telemática de la Marina

Asunto: ______________________________________________

Referencia: a) _________________________________________ b) _________________________________________

Anexo: 1) _________________________________________ 2) _________________________________________

1.- Problema

2.- Supuestos Válidos

3.- Hechos que inciden en el problema

4.- Análisis

5.- Conclusiones

6.- Recomendaciones

7.- Anexos:

DISTRIBUCIÓN: Copia: Archivo

Dios guarde a Ud. (Grado) (Cargo) (Nombre y apellidos) (Número de CIP.) (Firma)

Apéndice XIV del anexo “E”

RELACIÓN DE ABREVIATURAS NAVALES DE LAS UNIDADES Y DEPENDENCIAS

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

001 COMGEMAR Comandante General de la Marina 002 JEMGEMAR Jefe del Estado Mayor General de la Marina 003 IPECAMAR Inspector General de la Marina 004 OFINAVOCIM Oficial Naval del Órgano de Control Institucional de la Marina 005 PROCUMAR Procurador Público de la Marina 006 COMOPERPAC Comandante General de Operaciones del Pacífico 007 COMOPERAMA Comandante General de Operaciones de la Amazonía

008 COMFAS Comandante de la Fuerza de Superficie 009 COMFASUB Comandante de la Fuerza de Submarinos 010 COMFUAVINAV Comandante de la Fuerza de Aviación Naval 011 COMFUINMAR Comandante de la Fuerza de Infantería de Marina 012 COMFOE Comandante de la Fuerza de Operaciones Especiales 013 COMZOUNO Comandante de la Primera Zona Naval Componente Naval del CON (Comando Operacional del Norte) 014 COMZODOS Comandante de la Segunda Zona Naval CFT-150 015 COMZOTRES Comandante de la Tercera Zona Naval Componente Naval del COS (Comando Operacional del Sur) 016 COMZOCUATRO Comandante de la Cuarta Zona Naval Comandante Especial Ucayali (CEU) 017 COMSUBDRON Comandante del Escuadrón de Submarinos 018 COMGROUNO Comandante del Grupo Aeronaval N° 1 019 COMGRUDOS Comandante del Grupo Aeronaval N° 2 020 COMBRIGANF Comandante de la Brigada Anfibia 021 COMFLOTFLU Comandante de la Flotilla de Unidades Fluviales de la Amazonía 022 COMOPERGUARD Comandante de Operaciones Guardacostas 023 DICAPI Director General de Capitanías y Guardacostas 024 COMFM-52 Comandante del B.A.P. “VILLAVISENCIO” 025 COMFM-53 Comandante del B.A.P. “ALMIRANTE GRAU” 026 COMFM-54 Comandante del B.A.P. “MARIÁTEGUI” 027 COMFM-55 Comandante del B.A.P. “AGUIRRE” 028 COMFM-56 Comandante del B.A.P. “PALACIOS” 029 COMFM-57 Comandante del B.A.P. “BOLOGNESI” 030 COMFM-58 Comandante del B.A.P. “QUIÑONES 031 COMCM-21 Comandante del B.A.P. “VELARDE” 032 COMCM-22 Comandante del B.A.P. “SANTILLANA” 033 COMCM-23 Comandante del B.A.P. “DE LOS HEROS” 034 COMCM-24 Comandante del B.A.P. “HERRERA”

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

035 COMCM-25 Comandante del B.A.P. “LARREA” 036 COMCM-26 Comandante del B.A.P. “SANCHEZ CARRIÓN” 037 COMDT-143 Comandante del B.A.P. “CALLAO” 038 COMDT-144 Comandante del B.A.P. “ETEN” 039 COMAMP-156 Comandante del B.A.P. “PISCO” 040 COMARL-158 Comandante del B.A.P. “TACNA” 041 COMBEV-161 Comandante del B.A.P. “UNIÓN” 042 COMSS-31 Comandante del B.A.P. “ANGAMOS” 043 COMSS-32 Comandante del B.A.P. “ANTOFAGASTA” 044 COMSS-33 Comandante del B.A.P. “PISAGUA” 045 COMSS-34 Comandante del B.A.P. “CHIPANA” 046 COMSS-35 Comandante del B.A.P. “ISLAY” 047 COMSS-36 Comandante del B.A.P. “ARICA” 048 COMCF-13 Comandante del B.A.P. “MARAÑÓN” 049 COMCF-14 Comandante del B.A.P. “UCAYALI” 050 COMCF-15 Comandante del B.A.P. “CLAVERO” 051 COMCF-16 Comandante del B.A.P. “CASTILLA” 052 COMPO-201 Comandante del B.A.P. “GUARDIA MARINA SAN MARTÍN” 053 COMPM-204 Comandante del B.A.P. “RÍO PATIVILCA” 054 COMPM-205 Comandante del B.A.P. “RÍO CAÑETE” 055 COMPM-206 Comandante del B.A.P. “RÍO PIURA” 056 COMPM-207 Comandante del B.A.P. “RÍO QUILCA” 057 COMCC-27 Comandante del B.A.P. “FERRÉ” 058 COMPM-223 Comandante del B.A.P. “RÍO CHIRA” 059 COMPM-246 Comandante del B.A.P. “RÍO HUARMEY” 060 COMPM-247 Comandante del B.A.P. “RÍO ZAÑA” 061 COMBOP-171 Comandante del B.A.P. “CARRASCO” 062 COMBSH-173 Comandante del B.A.P. ”ZIMIC” 063 COMAH-175 Comandante del B.A.P. ”CARRILLO” 064 COMAH-176 Comandante del B.A.P. “MELO” 065 COMAHI-172 Comandante del B.A.P. “STIGLICH” 066 COMART-322 Comandante del B.A.P. “SAN LORENZO” 067 COMACA-111 Comandante del B.A.P. ”CALOYERAS” 068 COMACP-119 Comandante del B.A.P. “GAUDEN” 069 COMRAS-180 Comandante del B.A.P. “MORALES” 070 COMABH-302 Comandante del B.A.P. “MORONA” 071 COMABH-303 Comandante del B.A.P. “CORRIENTES” 072 COMABH-304 Comandante del B.A.P. “CURARAY” 073 COMABH-305 Comandante del B.A.P. “PASTAZA” 074 COMPIAS-3101 Comandante del B.A.P. “RÍO NAPO” 075 COMPIAS-3102 Comandante del B.A.P. “RIO MORONA” 076 COMPIAS-3103 Comandante del B.A.P. “RIO PUTUMAYO I” 077 COMPIAS-3104 Comandante del B.A.P. “RIO PUTUMAYO II” 078 COMPIAS-3120 Comandante del B.A.P. “LAGO TITICACA I” 079 COMALY-313 Comandante del B.A.P. “MARTE” 080 COMALY-311 Comandante del B.A.P. “ NEPTUNO” 081 COEAN-11 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 11 082 COEAN-21 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 21

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

083 COEAN-22 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 22 084 COEAN-23 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 23 085 COEAN-31 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 31 086 COEAN-32 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 32 087 COEAN-33 Comandante del Escuadrón Aeronaval N° 33 088 COMESCUAMA Comandante del Escuadrón Aeronaval de la Amazonía 089 COMBIM-1 Comandante del Batallón de Infantería de Marina N° 1 “GUARNICIÓN MARINA” 090 COMBIM-2 Comandante del Batallón de Infantería de Marina N° 2 “GUARDIA CHALACA” 091 COMBIM-3 Comandante del Batallón de Infantería de Marina N° 3 “VENCEDORES DE PUNTA MALPELO”

092 COMBIMA-1 Comandante del Batallón de Infantería de Marina de la Amazonía N°1 “TENIENTE SEGUNDO RAÚL RIBOTY VILLALPANDO”

093 COMBIMA-2

Comandante del Batallón de Infantería de Marina de la Amazonía N° 2 “TENIENTE PRIMERO SERGIO GONZALES QUEVEDO” 094 COMBAVETAC Comandante del Batallón de Vehículos Tácticos 095 COMBACOM Comandante del Batallón de Comandos 096 COMBATAR Comandante del Batallón de Artillería “Capitán de Navío Juan Guillermo More Ruiz ”

097 COMBINGIMAR

Comandante del Batallón de Ingeniería de Infantería de Marina “TENIENTE SEGUNDO JUAN JOSE JORDÁN DE VIVERO” 098 COMGOE-1 Comandante del Grupo de Operaciones Especiales N° 1 099 COMGOE-2 Comandante del Grupo de Operaciones Especiales N° 2 100 COMGOE-3 Comandante del Grupo de Operaciones Especiales N° 3 101 COMGRUSAL Comandante del Grupo de Salvamento 102 COMDESTELSA Comandante del Destacamento IMAP “EL SALTO” 103 COMDESPON-1 Comandante del Destacamento de Policía Naval de la Primera Zona Naval 104 JEDESMOLE Jefe del Destacamento de Infantería de Marina Mollendo 105 JEPOLINAV Jefe del Servicio de Policía Naval 106 COMZOCINCO Comandante de la Quinta Zona Naval 107 COMUCF-250 Comandante de la Unidad de Control Fluvial “RÍO MANTARO” 108 COMUCF-251 Comandante de la Unidad de Control Fluvial “RÍO INAMBARI” 109 COMUCF-252 Comandante de la Unidad de Control Fluvial “RÍO PACAYA” 110 COMUCF-253 Comandante de la Unidad de Control Fluvial “RÍO SAMIRIA” 111 COMUCF-254 Comandante de la Unidad de Control Fluvial “RÍO MORONA” 112 COLOMAR Comando Logístico de la Marina

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

113 JAEH-174 Jefe de la Embarcación Hidrográfica “MACHA” 114 JAEH-173 Jefe del Yate Fluvial “BELLATRIX” 115 JPC-213 Jefe de la Patrullera de Costa “PARACHIQUE” 116 JPC-214 Jefe de la Patrullera de Costa “SAN ANDRÉS” 117 JPC-216 Jefe de la Patrullera de Costa “CHICAMA” 118 JPC-217 Jefe de la Patrullera de Costa “HUANCHACO” 119 JPC-218 Jefe de la Patrullera de Costa “CHORRILLOS” 120 JPC-219 Jefe de la Patrullera de Costa “CHANCAY” 121 JPC-220 Jefe de la Patrullera de Costa “CAMANA” 122 JPC-221 Jefe de la Patrullera de Costa “CHALA” 123 JPC-222 Jefe de la Patrullera de Costa “CANCAS” 124 JPC-224 Jefe de la Patrullera de Costa “PUNTA ARENAS” 125 JPC-226 Jefe de la Patrullera de Costa “PACASMAYO” 126 JPC-227 Jefe de la Patrullera de Costa “BARRANCA” 127 JPC-228 Jefe de la Patrullera de Costa “COISHCO” 128 JPC-229 Jefe de la Patrullera de Costa “INDEPENDENCIA” 129 JPC-233 Jefe de la Patrullera de Costa “RÍO MAJES” 130 JPC-234 Jefe de la Patrullera de Costa “MATARANI” 131 JPC-238 Jefe de la Patrullera de Costa “SAMA” 132 JPC-239 Jefe de la Patrullera de Costa “ATICO” 133 JPC-240 Jefe de la Patrullera de Costa “MALABRIGO” 134 JPC-241 Jefe de la Patrullera de Costa “CATARINDO” 135 JPC-242 Jefe de la Patrullera de Costa “PUNTA PIRAÑAS” 136 JPC-248 Jefe de la Patrullera de Costa “CASMA” 137 JPC-249 Jefe de la Patrullera de Costa “TORTUGAS” 138 JPF-274 Jefe de la Patrullera Fluvial “RIO TAMBOPATA” 139 JPF-280 Jefe de la Patrullera Fluvial “RÍO ITAYA” 139 JPL-293 Jefe de la Patrullera Lacustre “JULI” 140 JPL-294 Jefe de la Patrullera Lacustre “MOHO” 141 JPL-295 Jefe de la Patrullera Lacustre “RÍO ILAVE” 142 JPL-296 Jefe de la Patrullera Lacustre “RÍO RAMIS” 143 JEABP-337 Jefe Cisterna de Petróleo “RÍO HUAZAGA” 144 JEABP-338 Jefe Cisterna de Petróleo “RÍO CHINGANAZA” 145 JEABP-339 Jefe Cisterna de Petróleo “RÍO CENEPA” 146 JEABP-340 Jefe Cisterna de Petróleo “RÍO TIGRE” 147 JEABP-341 Jefe Cisterna de Petróleo “RÍO URUBAMBA” 148 LIF-897 Lancha de Interdicción Fluvial “RIVER RUNNER 149 LIF-903 Lancha de Interdicción Fluvial “RIO ZAPOTE” 150 LIF-904 Lancha de Interdicción Fluvial “CHAMBIRA” 151 LIF-907 Lancha de Interdicción Fluvial “MATADOR” 152 COMUCF-289 Comandante de la Unidad de Control Fluvial “RIO AMAZONAS” 153 COMSERM ANAV Comandante del Servicio de Mantenimiento Aeronaval 154 COMBACA Comandante de la Base Naval del Callao 155 COMBACHI Comandante de la Base Naval de Chimbote 156 COMBATUAN Comandante de la Base Naval de San Juan 157 COMBASNAI Comandante de la Base Naval de Iquitos 158 COMBARVAL Comandante de la Base Aeronaval del Callao 159 COMBAIM Comandante de la Base de Infantería de Marina

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

160 COMESGEMAR Comandante de la Estación Naval de la Comandancia General de la Marina – La Perla 161 COMESFAS Comandante de la Estación Naval de Superficie 162 COMESTINOS Comandante de la Estación Naval de Submarinos 163 COMESTOE Comandante de la Estación Naval de Operaciones Especiales 164 COMESGUARD Comandante de la Estación Naval de Guardacostas 165 COMESPITA Comandante de la Estación Naval de Paita 166 COMESMOLE Comandante de la Estación Naval de Mollendo 167 COMESNAPI Comandante de la Estación Naval de Pichari 168 COMESNAPU Comandante de la Estación Naval de Pucallpa 169 COMESTRE Comandante de la Estación Naval El Estrecho 170 COMESCLA Comandante de la Estación Naval “Capitán de Corbeta Manuel Clavero Muga” 171 COMESGUICAFRAY Comandante de la Estación Naval “Contralmirante Guillermo de las Casas Frayssinet” 172 COMESTAMI Comandante de la Estación Naval de Misiles 173 COMESTARSUB Comandante de la Estación de Armas Submarinas 174 CAPIZORI Capitán de Puerto de Zorritos 175 CAPILARA Capitán de Puerto de Talara 176 CAPIPITA Capitán de Puerto de Paita 177 CAPIPIME Capitán de Puerto de Pimentel 178 CAPISALA Capitán de Puerto de Salaverry 179 CAPIBOTE Capitán de Puerto de Chimbote 180 CAPISUPE Capitán de Puerto de Supe 181 CAPIACHO Capitán de Puerto de Huacho 182 CAPICHAN Capitán de Puerto de Chancay 183 CAPICALA Capitán de Puerto del Callao 184 CAPISCO Capitán de Puerto de Pisco 185 CAPISUAN Capitán de Puerto de San Juan 186 CAPIMOLE Capitán de Puerto de Mollendo 187 CAPILO Capitán de Puerto de Ilo 188 CAPIMADO Capitán de Puerto Maldonado 189 CAPIPUNO Capitán de Puerto de Puno 190 CAPIPUCA Capitán de Puerto de Pucallpa 191 CAPIQUI Capitán de Puerto de Iquitos 192 CAPIYURI Capitán de Puerto de Yurimaguas 193 DIPERMAR Director General del Personal de la Marina 194 DIMATEMAR Director General del Material de la Marina 195 DIRECOMAR Director General de Economía de la Marina 196 DIREDUMAR Director General de Educación de la Marina 197 DINTEMAR Director de Inteligencia de la Marina 198 DIMAR Director de Información de la Marina 199 DIRINTEMAR Director de Intereses Marítimos 200 DIHIDRONAV Director de Hidrografía y Navegación 201 DIRTEL Director de Telemática de la Marina 202 DIPERADMON Director de Administración de Personal de la Marina 203 DIRBIEMAR Director de Bienestar de la Marina 204 DISAMAR Director de Salud de la Marina

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

205 DIALI Director de Alistamiento Naval 206 DIRBINFRATER Director de Administración de Bienes e Infraestructura Terrestre 207 DIABASTE Director de Abastecimiento Naval 208 DITRANAV Director de Transporte Naval Terrestre 209 DIRPRONAV Director de Proyectos Navales 210 DIRCOMAT Director de Contrataciones del Material 211 DIRNOTEMAT Director de Normas Técnicas del Material 212 DIRCONCE Director de Concesiones de la Marina 213 DIRESUVAL Director de la Escuela Superior de Guerra Naval 214 DIRESNA Director de la Escuela Naval del Perú 215 DIRESPROM Director de la Escuela de Especialización Profesional de Oficiales de la Marina 216 DIRESGRUM Director de las Escuelas de Grumetes 217 DIRESAN Director de la Escuela de Sanidad Naval 218 DIRCENTAC Director del Centro de Entrenamiento Táctico Naval 219 DIFOSERECE Director del Fondo de Seguro de Cesación 220 DIFOVIMAR Director del Fondo de Vivienda de la Marina 221 DIRCITEN Director del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público Naval - CITEN 222 DICEMENA Director del Centro Médico Naval “CIRUJANO MAYOR SANTIAGO TÁVARA” 223 DIHOBACA Director del Hospital de la Base Naval del Callao “PRACTICANTE MANUEL UGARTE Y MOSCOSO” 224 DICLINAI Director de la Clínica Naval de Iquitos

225 DIFOSMAR Director de la Institución Administradora del Fondo de Aseguramiento en Salud de la Marina de Guerra del Perú

226 DIARNAVM AR Director de los Arsenales Navales de la Marina 227 JEDICAP-1 Jefe del Distrito de Capitanía 1 228 JEDICAP-2 Jefe del Distrito de Capitanía 2 229 JEDICAP-3 Jefe del Distrito de Capitanía 3 230 JEDICAP-4 Jefe del Distrito de Capitanía 4 231 JEDICAP-5 Jefe del Distrito de Capitanía 5 232 JESAE Jefe del Servicio de Armas y Electrónica 233 JESEHIN Jefe del Servicio de Hidrografía y Navegación de la Amazonía 234 JESERNAVIMAR Jefe del Servicio Naviero de la Marina 235 JETADEMU Jefe del Taller y Depósito de Municiones 236 JEARMANAV Jefe del Taller y Depósito de Armas Navales 237 JESGUESU Jefe de la Escuela de Guerra de Superficie 238 JESCUSUB Jefe de la Escuela de Submarinos 239 JESANA Jefe de la Escuela de Aviación Naval 240 JESIM Jefe de la Escuela de Infantería de Marina 241 JEOES Jefe de la Escuela de Operaciones Especiales 242 JESBUSAL Jefe de la Escuela de Buceo y Salvamento 243 JESGUARCO Jefe de la Escuela de Capitanías y Guardacostas 244 JESGUAFLU Jefe de la Escuela de Operaciones de Guardacostas Fluviales E-XIV-6

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

245 JECEOES Jefe del Centro de Entrenamiento de Operaciones Especiales 246 JECETECAL Jefe del Centro de Telemática Callao 247 JECETEPITA Jefe del Centro de Telemática Paita 248 JECETEMO Jefe del Centro de Telemática Mollendo 249 JECETEMI Jefe del Centro de Telemática Iquitos 250 DIPONAVSAB Director del Policlínico Naval de San Borja 251 SECOGRAL Secretario del Comandante General de la Marina 252 COMCIBERDEF Comandante de Ciberdefensa 253 COSUCUATRO Comando Superior del Área de la Cuarta Zona Naval 254 COSUCINCO Comando Superior del Área de la Quinta Zona Naval 255 COSUBASNACA Comando Superior del Área de la Base Naval del Callao

256 COSUGEMAR Comando Superior del Área de la Estación Naval de la Comandancia General de la Marina-La Perla-San Miguel

257 COSUPUN Comando Superior del Área Chucuito – La Punta 258 COSUBARBAL Comando Superior del Área de la Base Aeronaval del Callao 259 COSUBAIM Comando Superior del Área de la Base de Infantería de Marina 260 COSUNO Comando Superior del Área de la Primera Zona Naval 261 COSUDOS Comando Superior del Área de la Segunda Zona Naval 262 COSUTRES Comando Superior del Área de la Tercera Zona Naval 263 COAGRUNAV Coordinador General del Agrupamiento Naval 264 JESGRUIMA Jefe de la Escuela de Grumetes de Infantería de Marina 265 JESGRUM-1 Jefe de la Escuela de Grumetes de la Primera Zona Naval 266 JESGRUM-3 Jefe de la Escuela de Grumetes de la Tercera Zona Naval 267 JESGRUM-4 Jefe de la Escuela de Grumetes de la Cuarta Zona Naval 268 JESGRUM-5 Jefe de la Escuela de Grumetes de la Quinta Zona Naval 269 JEDEALIMAZ Jefe del Departamento de Alistamiento Naval de la Amazonía 270 JECOSTECA Jefe de la Estación Costera Callao 271 JECOSTEMO Jefe de la Estación Costera Mollendo 272 JECOSTEPITA Jefe de la Estación Costera Paita 273 JECOSTIQUI Jefe de la Estación Costera Iquitos 274 JESPERNORI Jefe de la Estación Periférica Nor-Oriente 275 JESPERNOR Jefe de la Estación Periférica Norte 276 JESPERSUR Jefe de la Estación Periférica Sur 277 JESPERORPU Jefe de la Estación Periférica Oriente-Pucallpa 278 JESPERSOPU Jefe de la Estación Periférica Sur-Oriente-Puno 279 JORMIQUIPA Jefe de la Oficina de Registro Militar Arequipa 280 JORMICHITE Jefe de la Oficina de Registro Militar Chimbote 281 JORMACHO Jefe de la Oficina de Registro Militar Huacho 282 JORMILO Jefe de la Oficina de Registro Militar Ilo 283 JORMITOS Jefe de la Oficina de Registro Militar Iquitos 284 JORMILICA Jefe de la Oficina de Registro Militar Lima-Callao 285 JORMOLE Jefe de la Oficina de Registro Militar Mollendo 286 JORMIPITA Jefe de la Oficina de Registro Militar Paita 287 JORMIPIME Jefe de la Oficina de Registro Militar Pimentel

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

288 JORMIURA Jefe de la Oficina de Registro Militar Piura 289 JORMISCO Jefe de la Oficina de Registro Militar Pisco 290 JORMIPUCA Jefe de la Oficina de Registro Militar Pucallpa 291 JORMADO Jefe de la Oficina de Registro Militar Puerto Maldonado 292 JORMIPUNO Jefe de la Oficina de Registro Militar Puno 293 JORMISALA Jefe de la Oficina de Registro Militar Salaverry 294 JORMISUAN Jefe de la Oficina de Registro Militar San Juan 295 JORMISUPE Jefe de la Oficina de Registro Militar Supe 296 JORMILARA Jefe de la Oficina de Registro Militar Talara 297 JORMIBES Jefe de la Oficina de Registro Militar Tumbes 298 JORMIYURI Jefe de la Oficina de Registro Militar Yurimaguas 299 JECONAE Jefe del Componente Naval del CE-VRAEM 300 JEDEIMPRE Jefe del Departamento de Imprenta de la Dirección de Abastecimiento 301 JEBARINA Jefe del Balneario de la Marina 302 JERESEMO Jefe del Departamento Reservas Navales y Movilización 303 JEDESALMA Jefe del Destacamento IMAP Alto Marañón 304 JEDESCHI Jefe del Destacamento Naval Chimbote 305 JEDESNAL Jefe del Destacamento Naval El Álamo 306 JEDESTRE Jefe del Destacamento Naval Estrecho 307 JEDESGUE Jefe del Destacamento Naval Gueppi 308 JEPUCOPITA Jefe del Puesto Comando Paita 309 JESUEPER Jefe Sub-Unidad Ejecutora 01 Personal 310 JESUEBIE Jefe Sub-Unidad Ejecutora 02 Bienestar 311 JESUEDU Jefe Sub-Unidad Ejecutora 03 Educación 312 JESUESAL Jefe Sub-Unidad Ejecutora 04 Salud 313 JESUEMAB Jefe Sub-Unidad Ejecutora Material y Abastecimiento 314 JESUEOPERPAC Jefe Sub-Unidad Ejecutora 07 Operaciones del Pacifico 315 JESUEOPERAMA Jefe Sub-Unidad Ejecutora 08 Operaciones de la Amazonía 316 JESUEHID Jefe Sub-Unidad Ejecutora 09 Hidrografía y Navegación 317 JESUECAP Jefe Sub-Unidad Ejecutora 10 Capitanías y Guardacostas 318 JESUEADMON Jefe Sub-Unidad Ejecutora 11 Administración General 319 JESUETEL Jefe Sub-Unidad Ejecutora 12 Telemática 320 COMA Comando Operacional Marítimo 321 COAM Comando Operacional de la Amazonía 322 PRECENAV Presidente del Centro Naval del Perú

JEBARINA

323 JECERTECOMAR - Sede “San Borja” - Sede “El Remanso” - Sede “Club Náutico” - Sede “Balneario de la Marina” Jefe del Centro de Esparcimiento y Recreación de Técnicos y Oficiales de Mar de la Marina de Guerra del Perú - Sede “Club Contramaestre DUEÑAS”

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

- Sede “Club de Campo RICARDO PALMA” - Sede “Club de Playa LURÍN” - Sede “Club de la Quinta Zona Naval” - Club “GRUMETE MEDINA” 324 OFINAVCOCAMPRE Oficial Naval de Coordinación en la Casa Militar del Presidente de la República 325 MINDEF Ministro de Defensa 326 OFINAVCOMINDEF Oficial Naval de Coordinación en el Ministerio de Defensa

327 JECOCOFA Jefe del Comando Conjunto de la Fuerza Armada 328 JECECOFA Jefe del Centro de Mensajes de Comando Conjunto de la Fuerza Armada 329 OFINAVCOCOFA Oficial Naval de Coordinación en el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas 330 CAEN Centro de Altos Estudios Nacionales

331 DIRENAMM Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante “ALMIRANTE GRAU”

332 AGREDEF ALEMANIA

Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República Federal de Alemania, concurrente en la República de Polonia y República Checa 333 AGREDEF ITALIA Agregado de Defensa y Naval a la Embajada del Perú en la República Italiana

334 AGREDEF GRAN BRETAÑA Agregado de Defensa y Naval a la Embajada del Perú en el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte y Representante Permanente Alterno del Perú ante la Organización Marítima Internacional (OMI)

335 AGREDEF FRANCIA

Agregado de Defensa y Naval a la Embajada del Perú en la República Francesa y concurrente en el Reino de los Países Bajos y en el Reino de Bélgica 336 AGREDEF ESPAÑA Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en el Reino de España 337 AGREDEF COREA Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República de Corea 338 AGREDEF AUSTRALIA Agregado de Defensa a la Embajada del Perú en la Mancomunidad de Australia y concurrente en Nueva Zelanda, Indonesia y la República de Singapur

339 AGREDEF PANAMA Agregado de Defensa a la Embajada del Perú en la República de Panamá

340 AGREDEF ARGENTINA

Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República Argentina, concurrente en la República Oriental del Uruguay 341 AGREDEF BOLIVIA Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en el Estado Plurinacional de Bolivia 342 AGREDEF BRASIL Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República Federativa de Brasil 343 AGREDEF CHILE Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República de Chile

NRO. ORD. ABREVIATURA NAVAL COMANDO NAVAL

344 AGREDEF COLOMBIA Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República de Colombia

345 AGREDEF ECUADOR

Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República del Ecuador 346 AGREDEF EE.UU. Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en los Estados Unidos de América 347 AGREDEF CANADA Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en Canadá 348 AGREDEF CHINA Agregado de Defensa Adjunto y Naval a la Embajada del Perú en la República Popular China 349 AGREDEF JAPON Agregado de Defensa a la Embajada del Perú en Japón 350 AGREDEF MEXICO Agregado de Defensa y Naval a la Embajada del Perú en los Estados Unidos Mexicanos 351 AGREDEF-BOX Agregados de Defensa a las Embajadas 352 DIRSIMA Director Ejecutivo de los Servicios Industriales de la Marina S.A. 353 JESERSIMAC Jefe del Servicio Industrial de la Marina - Callao 354 JESIMACHI Jefe del Servicio Industrial de la Marina - Chimbote 355 JESERSIDI Jefe del Servicio Industrial de la Marina - Iquitos 356 OFINAVTRISUMIL Oficial Naval de Coordinación en el Tribunal Supremo Militar Policial 357 OFINAVTRISUCEN Oficial Naval de Coordinación del Tribunal Superior Militar –Policial del Centro 358 COMBICBOLDT Comandante del Buque de Investigación Científica “HUMBOLDT” 359 COMBICLAYA Comandante del Buque de Investigación Científica “JOSÉ OLAYA BALANDRA”

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA LA PREPARACIÓN DE LOS INFORMES DE ENTREGA DE CARGO POR CAMBIO DE COMANDO

1.- Los informes de entrega de cargo por cambio de comando, serán preparados de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 315, cuyo contenido deberá comprender lo siguiente, según corresponda:

a. Con relación a la última entrega de cargo los comandos deberán considerar las modificaciones o cambios en los siguientes aspectos:

(1) Reglamento orgánico o libro de organización

(a) Misión. (b) Organización. (c) Plantas orgánicas.

(2) Planes y programas

(a) Referencia de las modificaciones o cambios efectuados. (b) Listado de los planes y programas que han entrado y salido de vigencia.

(3) Reglamento y directivas

(a) Referencia de las modificaciones o cambios efectuados. (b) Listado de los reglamentos y directivas que han entrado y salido de vigencia.

(4) Bienes

(a) Copia del acta de toma de inventario físico valorizado, emitida al cierre del ejercicio del año fiscal sin anexos. En caso que el cambio de comando se produzca en fecha distinta a los primeros días del año entrante, se deberá considerar en vez de acta de toma de inventario, la relación completa del inventario existente a la fecha de cambio de colocación del comando saliente. (b) Materiales en depósito o reparación en el país o en el extranjero. (c) Estado operativo de unidades, aeronaves y embarcaciones. (d) Estado de la infraestructura e instalaciones del establecimiento naval terrestre. (e) Estado operativo de sistemas, equipos, materiales y flota vehicular.

(5) Registros de stocks

(a) Variaciones relevantes por motivos diferentes al consumo rutinario.