KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan syukur atas segala karunia Allah Subhanahu Wa Ta’ala, Alhamdulillah kami dapat Menyusun Laporan Aksi Perubahan (LAP) Kinerja Organisasi Pendidikan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I Tahun 2022 di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri. LAP ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan penilaian dalam rangkaian penyelenggaraan PKA. Sehingga diharapkan dengan penyusunan LAP ini ditindaklanjuti dengan aksi nyata jangka menengah dan jangka panjang, yang akan berkontribusi dalam meningkatkan kinerja organisasi Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat. Perlu dukungan dan kolaborasi yang sinergis untuk mewujudkan suatu program, oleh karenanya dalam penyusunan LAP ini, dibentuk tim efektif untuk melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing dalam mewujudkan tahapan-tahapan aksi perubahan tersebut. Sebagai bentuk rasa hormat kami kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung berperan sampai dengan selesainya LAP ini, kami menghaturkan terimakasih kepada: 1.
Dr. Sugeng Hariyono, M.Pd selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri;
2. Drs. Hermansyah, M.P, Asisten II Ekbangsos Kabupaten Langkat selaku Mentor; 3. Dra. Lusje Anneke Tabalujan, M.Pd, Kepala Standarisasi dan Sertifikasi, selaku Penguji 4. Dr.Drs.Urkanus Sihombing, MPA, Widyaiswara Ahli Madya selaku Coach; 5. Seluruh Tim Efektif internal dan eksternal Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat; 6. Rekan-rekan PKA Angkatan I Tahun 2022; 7. Keluarga tercinta; 8. Seluruh pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Kami menyadari bahwa LAP ini jauh dari kesempurnaan, oleh karenanya masukan, kritik dan saran sangat kami harapkan, dalam rangka kelanjutan tahapan pelaksanaan aksi perubahan. Semoga LAP ini memberikan nilai tambah bagi seluruh pihak, dapat
di
diwujudkan
meningkatkan
kinerja
sampai
jangka
organisasi
dan
panjang
untuk
substansi
tugas
Kementerian Dalam Negeri. Jakarta,
Juni 2022
Reformer,
Erwin Bachari, SP, MMA 197905151998031003
DAFTAR TABEL Tabel 1
Observasi Peran dan Keterlibatan Jejaring Kerja dan Kolaborasi .................................. 8
Tabel 2
Tahapan Implementasi Aksi Perubahan ............................................................................... 13
Tabel 3
Capaian Aksi Perubahan Jangka Pendek ............................................................................ 34
Tabel 4
Hasil Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan ..................................................................... 38
Tabel 5
Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Menengah ............................................................................................... 41
Tabel 6
Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Panjang .................................................................................................... 42
DAFTAR GAMBAR Gambar 1
Jejaring Kerja Aksi Perubahan ............................................................................................ 7
BAB 1
DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN A. Membangun Integritas dan Akuntabili-
kehidupan manusia. Objektivisme integri-
tas Kinerja Organisasi
tas dalam etika sering dianggap seperti
Kepemimpinan yang dibangun atas kekua-
loyalitas kepada prinsip dan nilai yang
tan
sangat rasional.
berpikir
dengan
kebiasaan
yang
produktif yang dilandasai oleh kekuatan
Peran kepemimpinan dalam membangun
moral berarti ia memiliki “Integritas” untuk
integritas kinerja organisasi dapat ditopang
bersikap
oleh lima hal pokok, yaitu:
dan
berperilaku
sehingga
ia
mampu memberikan keteladanan untuk
a. Etika Kepemimpinan. yang terdiri dari:
mempengaruhi orang lain untuk melaku-
memimpin dengan contoh, menetapkan
kan perubahan yang terkait dengan proses
harapan
berpikir. Integritas adalah suatu bentuk
nilai-nilai organisasi, membuat keputusan
kejujuran yang diimplementasikan secara
yang dipercaya, komunikasi yang baik
nyata dalam tindakan sehari-hari. Nilai-nilai
dengan bawahan, menilai bawahan, dan
integritas sangat penting untuk diterapkan
mengembangkan
dalam sebuah organisasi atau perusahaan,
memimpin.
agar semua orang di dalamnya bisa saling
b. Manajemen dan pengawasan aktif:
percaya dan pada akhirnya bias lebih cepat
Menggunakan alat manajemen yang terse-
untuk mencapai tujuan bersama. Jika
dia, melakukan proses pengawalan kerja
nilai-nilai integritas tidak dijalankan, maka
bawahan,
kerjasama tim yang dilakukan akan menja-
memeriksa pengaduan. Mengidentifikasi
di lebih sulit akibat tidak terbangunnya
potensi masalah, menumbuhkan perkem-
kepercayaan yang komprehensif di antara
bangan pembelajaran yang berkelanjutan,
mereka.
siap sedia untuk mengarahkan bawahan,
Integritas merupakan suatu bagian dari
c. Pemilihan orang yang tepat: mempro-
pandangan yang bisa dipercayai dan sikap
mosikan kode etik, menerapkan nilai-nilai
jujur seseorang dalam menjelaskan “keper-
organisasi, mendidik bawahan tentang
cayaan” pada konteks berorganisasi. Integ-
tanggung jawab etika, praktik pengambi-
ritas juga merupakan bagian dari inti
lan keputusan etis, mengidentifikasi role
utama dalam etika, tetapi sebenarnya
model, belajar dari kesalahan, bertindak
integritas tidak selalu menyangkut perihal
preventif, dan memberikan penghargaan
otonomi setiap individu dan kebersamaan
atas kinerja bawahan.
seseorang, tetapi lebih menyangkut loyali-
d. Proses yang efektif: Konsultasi bersama
tas, kerjasama, dapat dipercaya serta keser-
bawahan, penilaian risiko perilaku, memon-
asian.
itor kecenderungan, memperkuat kebija-
Integritas adalah sebuah konstruk psikolo-
kan, monitor kepatuhan, melakukan audit,
gis yang dinamis, melekat pada setiap
melibatkan dukungan, menyertakan etika
yang
jelas,
mengaplikasikan
keterampilan
evaluasi
kinerja
dalam
bawahan,
dan integritas, penggunaan scenario.
e. Pelaporan yang professional: Berbagi
jakan termasuk pula di dalamnya adminis-
tanggung jawab, mendorong pelaporan
trasi publik pemerintahan, dan pelaksa-
yang professional, mengaktifkan pelaporan,
naan dalam lingkup peran atau posisi kerja
mengetahui
mencip-
yang mencakup di dalam mempunyai
aman,
suatu kewajiban untuk melaporkan, men-
kesela-
jelaskan dan dapat dipertanyakan bagi
mencari
tiap-tiap konsekuensi yang sudah dihasil-
takan
tanggung
budaya
memantau
jawab,
pelaporan
Kesehatan
matan,dukungan
yang dan
bawahan,
umpan balik, dan melakukan review pen-
kan.
anganan pengaduan.
Aksi perubahan ini diarahkan agar seorang
Seorang pemimpin mutlak menjalankan
pemimpin memiliki integritas dan akunt-
nilai-nilai integritas, karena dialah yang
abilitas melalui pentahapan kerja dimana
akan dipandang orang lain terlebih dahulu,
setiap
dijadikan contoh dan teladan terutama
dituntut
bagi bawahannya. Integritas ini juga pent-
yang valid melalui proses kepemimpinan.
ing bagi image si pemimpin itu sendiri.
Karena proses kepemimpinan ini akan
Karena di saat pemimpin menerapkan
membuat suatu inovasi yang mampu
nilai-nilai integritas, ia akan diterima seka-
memperbaiki kinerja dan tata kelola organi-
ligus dipercaya oleh bawahannya sebagai
sasi maka terdapat serangkaian proses
sosok panutan. Ia akan bisa mempengaruhi
melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap
orang lain karena ketegasan dan kese-
tahapan
larasannya atas pikiran dan perkataan. Hal
dituntut untuk menciptakan langkah-lang-
yang berbeda terjadi jika di dalam sebuah
kah strategis dalam melaksanakan kegia-
organisasi atau perusahaan, para pemimp-
tan-kegiatan pokok dengan harapan apa
innya
tidak
yang akan dikerjakan bersama tim dapat
mendapat respek dari bawahannya. Mereka
membawa perubahan ke arah yang lebih
akan berjalan sendiri-sendiri tanpa mengi-
baik dengan menerapkan prinsip-prinsip
kuti arahan dari pimpinannya. Organisasi
kepemimpinan.
atau perusahaan tersebut akan menjadi
Prinsip
kacau dan tidak bisa mencapai tujuan
sanakan aksi perubahan antara lain sebagai
dengan baik. Itulah yang akan terjadi jika
berikut:
pemimpin tidak menanamkan nilai-nilai
a.
integritas.
perbaikan kinerja,
tidak
dipercaya
bahkan
langkah
Aksi
untuk
dan
tahapan
menyajikan
kegiatan
seorang
kepemimpinan
perubahan
kegiatan
bukti-bukti
pemimpin
dalam
dilakukan
melak-
untuk
Akuntabilitas merupakan sebuah konsep yang tidak asing di dalam organisasi
b. Usaha untuk melaksanakan aksi peruba-
pelayanan publik, di mana selalu menjadi
han sampai tuntas,
sorotan publik dalam pelaksanaannya. Dalam peran kepemimpinan, akuntabilitas
c. Pelibatan tim kerja sesuai perannya mas-
dapat
ing-masing,
adanya
merupakan
pengetahuan
pertanggungjawaban
dan
terhadap
tiap tindakan, produk, keputusan dan kebi-
d. Komunikasi dengan mentor dan coach.
Dengan membangun integritas, dan men-
tetap memperhatikan kaidah integritas,
gaktualisasikan kepemimpinan pelayanan,
konsep
diharapakan pelaksanaan aksi perubahan
akuntabilitas agar tujuan dan manfaat aksi
dapat berjalan sesuai harapan yaitu untuk
perubahan tercapai optimal. Project leader
perbaikan
organisasi/instansi.
memimpin teknis operasional, menyusun
Terkait hal tersebut, yang dilakukan Project
kegiatan strategis dalam pelaksanaan aksi
Leader dalam melakukan aksi perubahan
perubahan, memberikan solusi pemecahan
adalah melakukan konsultasi dan komuni-
masalah yang terjadi pada aksi perubahan
kasi dengan mentor, meminta arahan,
sekaligus memantau dan memonitoring
bimbingan dan persetujuan serta kebijakan
pelaksanaan keseluruhan aksi perubahan.
terkait pelaksanaan aksi perubahan. Di
Oleh karena itu langkah inovasi dalam aksi
samping itu project leader melaporkan
perubahan
setiap tahapan aksi perubahan kepada
sebagai langkah pemicu untuk pengem-
mentor, baik ada kendala/hambatan dan
bangan dalam membangun integritas dan
meminta petunjuk untuk mengatasinya,
akuntabilitas dengan harapan akan sema-
serta melaporkan sudah sejauh mana prog-
kin inovatif ke depan dan tata kelola yang
ress aksi perubahan berjalan. Sedangkan
inovatif diharapkan mampu mendorong
Coach selaku pembimbing merupakan
terwujudnya efisiensi dan efektivitas serta
sumber bagi leader project untuk melaku-
layanan akan semakin berkualitas.
kan konsultasi teknis dalam menjalankan
Melalui serangkaian tahapan kerja dalam
aksi perubahan, mulai dari merancang aksi
aksi perubahan tentu didukung dengan
perubahan sampai dengan pelaporan aksi
bukti pada setiap melakukan tindakan
perubahan, Terhadap tim kerja, yang harus
ataupun kegiatan. Dari bukti- bukti kegia-
dilakukan leader project adalah melibatkan
tan yang selalu tercatat dalam bentuk
seluruh tim kerja dalam melakukan aksi
notulen, daftar hadir, foto dan adanya
perubahan,
tim
undangan maka seorang pemimpin mulai
kerja sesuai peran masing-masing, mem-
merintis integritas diri dan dengan bukti itu
berikan arahan, bimbingan dan memonitor
semua maka secara otomatis akan mem-
kerja tim serta memberikan teladan dalam
bangun kepercayaan orang bahwa yang
kedisiplinan kerja, sehingga dapat menjadi
dilakukan dapat dipertanggungjawabkan
contoh dan panutan bagi tim kerja. Di
atau terbangunnya akuntabilitas.
kinerja
dengan
menggerakan
samping itu sosialisasi aksi perubahan perlu dilakukan kepada seluruh bagian/sub bagian lainnya di instansi, peran project leader dan tim kerja sangat diperlukan. Dalam impelementasi aksi perubahan ini, komunikasi dengan semua pihak dilakukan agar tahapan yang dilaksanakan berjalan efektif
dan
efisien
melalui
penye-
suaian-penyesuaian dan adaptasi dengan
kepemimpinan
ini
melayani,
diharapkan
dan
setidaknya
B. Pengelolaan Budaya Kerja
setiap anggota organisasi melalui pemben-
Budaya telah menjadi konsep penting
tukan change agent. Serta penyusunan
dalam memahami masyarakat dan kelom-
sistim dan prosedur untuk menjaga dan
pok manusia untuk waktu yang lama.
memelihara kesinambungan.Berdasarkan
Budaya, dalam arti antropologi dan sejarah,
uraian tersebut diatas, peran reformer
adalah inti dari kelompok atau masyarakat
dalam mengelola budaya kerja dalam
tertentu, apa yang berbeda mengenai cara
kelancaran aksi perubahan antara lain
para
sebagai berikut ;
anggotanya
saling
berinteraksi
dengan orang dari luar lingkungan dan
a. Berkoordinasi dengan semua tim kerja
bagaimana mereka menyelesaikan apa
terkait pembagian tugas dan tanggung-
yang dikerjakannya. Sebenarnya budaya
jawab, dan saling bekerjasama dan mem-
organisasi yang kuat, diakui secara luas
bantu memberikan informasi;
sering
alasan
b. Memanfaatkan media teknologi informa-
suksesnya organisasi. Sejumlah organisasi
si sebagai jalur komunikasi efektif serta
menanamkan
menyampaikan manfaat dan resiko dalam
kali
disebutkan budaya
sebagai tertentu
seperti
upacara, penghargaan, gaya dekoratif, dan
penggunaan
berbagai bentuk simbolis lain dari komuni-
teknologi tersebut
kasi yang merupakan sifat budaya perusa-
c. Senantiasa menyampaikan tentang sikap
haan yang menjadi pedoman tindakan
kehati-hatian dalam melakukan peker-
anggota organisasi. Hal-hal yang seyogyan-
jaan,tindakan harus legal dan logis
ya dilakukan seorang pemimpin adalah
d. Memberikan motivasi kepada tim kerja
mengubah
mendorong
sehingga memiliki semangat yang tinggi
perubahan organisasi. Namun mengubah
dengan capaian kerja yang baik, tepat dan
budaya bukanlah perkara yang mudah
terukur;
karena memerlukan pengukuran budaya
e. Memberikan kesempatan kepada tim
organisasi dalam hubungannya dengan
dalam mengemukakan pendapat dan pan-
perubahan organisasi. 5 Tahapan proses
dangannya guna peningkatan kualiatas tim
pembentukan budaya organisasi dimulai
kerja;
dari penyusunan nilai-nilai yang berlaku
f. Konsisten dalam memberikan saran dan
dalam organisasi. Kemudian diinternal-
evaluasi terhadap tim kerja;
isasikan melalui sosialisasi yang meliputi
g.
komunikasi, internalisasi dan implementasi
ditetapkan.
budaya
untuk
media
Memperhatikan
informasi
target
berbasis
yang
telah
C. Membangun Jejaring dan Kolaborasi
(Work From Home) serta pembatasan
Membangun jejaring kerja adalah salah
kegiatan masyarakat, maka sangat diperlu-
satu kegiatan penting dalam berorganisasi
kan membangun jejaring kerja dan kolab-
yang pada dasarnya agar tujuan organisasi
orasi yaitu hubungan yang baik dengan
dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
beberapa
Dengan melakukan koordinasi dan kolab-
dukungan dari beberapa stakeholder dan
orasi antar bagian dari satu organisasi atau
motivasi untuk keberhasilan aksi perubah-
dengan organisasi lain, akan memudahkan
an yang telah di rancang. Dukungan dari
setiap individu mengatasi masalah untuk
berbagai pihak, baik dari dalam instansi
tujuan bersama. Dalam era globalisasi,
maupun luar instansi menjadi bukti bahwa
tidak dapat dipungkiri bahwa tidak ada
aksi perubahan juga memerlukan kerjasa-
satu entitas yang mampu berdiri sendiri
ma dan bantuan dari pihak lain.
terpisah dari entitas yang lain. Secara garis
Selama masa off campus dengan situasi
besar, kita sangat membutuhkan jejaring
pandemi covid-19, koordinasi ke beberapa
kerja
stakeholders
(networking)
untuk
menjadikan
pihak
untuk
yang
mendapatkan
telah
reformer
organisasi lebih sukses dalam mencapai
rencanakan tidak seluruhnya dapat dilaku-
tujuannya.
kan, namun memanfaatkan kemudahan
Meskipun kita berada di era modern,
teknologi informasi, media sosial, dan jejar-
dimana segala sesuatu dapat dikendalikan
ing kerja yang baik.
dengan teknologi mutakhir, tetapi kesuk-
Adapun peran reformer dalam memban-
sesan
masih
gun jejaring kerja dan kolaborasi kepada
keberhasilan
pihak-pihak terkait dalam upaya tercapain-
menciptakan jejaring kerja (networking).
ya tujuan jangka pendek yaitu penggalan-
Dengan kata lain, menjalin hubungan sosial
gan dukungan dari stakeholder
dengan siapa pun menjadi bagian penting
antara lain sebagai berikut ;
dalam segala aktivitas kehidupan setiap
1)
organisasi.
angkatan I tahun 2022 terkait bantuan
Membangun jejaring kerja pada hakekatn-
dukungan stakeholder;
ya adalah sebuah proses membangun
2)
komunikasi atau hubungan, berbagi ide,
Coach terkait dukungan dan stakeholder
informasi dan sumber daya atas dasar
lainnya;
saling percaya (trust) dan saling mengun-
3)
tungkan diantara pihak-pihak yang bermi-
mendapatkan dukungan. Dalam hal ini
tra dilakukan guna mencapai kesuksesan
reformer berkoordinasi dan membangun
bersama yang lebih besar.
jejaring kerja dan kolaborasi yang baik
Dalam mewujudkan implementasi aksi
dengan
perubahan pada situasi wabah Pandemi
Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat,
Covid-19 tidaklah mudah, dimana dengan
maupun
adanya perubahan sistem bekerja piket
Hidup
(Work From Office) dan bekerja di rumah
mendapatkan dukungan dalam Pengem-
sangat
lembaga
atau
bergantung
organisasi pada
Menghubungi rekan peserta PKA
Berkoordinasi dengan Mentor dan
Melibatkan
Tim
Tim
penyusun
eksternal Kabupaten
Kerja
internal
Dinas
untuk
Dinas
Lingkungan
Langkat
untuk
bangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF) di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat. Stakeholder atau pemangku kepentingan adalah pihak yang berkepentingan baik perorangan maupun organisasi lainnya yang memiliki pengaruh terhadap aksi perubahan. Stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan aksi perubahan ini dibedakan menjadi stakeholder internal dan stakeholder eksternal sebagai berikut: a. Stakeholder internal: - Kepala Dinas - Sekretaris - Kepala Bidang - Kasubbag Umum - Seluruh staf dan operator b. Stakeholder eksternal: - Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi Kab. Langkat - Programer Dinas Komunikasi dan Informatika Kab. Langkat
BAB 2
DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN A. Capaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan 1. Implementasi Rencana Aksi Perubahan
Tahapan perbaikan kinerja organisasi disusun berdasarkan tahapan pada jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Adapun implementasi rencana aksi perubahan, dilaksanakan melalui Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-Sipatif) Di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat berdasarkan tahapan jangka pendek, digambarkan pada Tabel 1 sebagai berikut:
No. 1
Milestone 2 Tahap Persiapan
Kegiatan 3 1.1. Koordinasi
Tanggal 4 6 April 2022
Output Kegiatan 5 Dukungan dan masukan dari mentor
dan konsultasi serta meminta dukungan kepada Mentor terkait Rencana Aksi Perubahan 1.2. Membentuk Tim Efektif
7 April 2022
1. 2. 3. 4.
Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; SK Tim Efektif; Dokumentasi; Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokumentasi;
2.1.Rancangan Aplikasi E-Sipatif
11 April 2022
1. 2. 3. 4.
Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokmentasi
2.2. Pengembangan Aplikasi E-Sipatif
12 April – 22 Mei 2022
1. Undangan Rapat; 2. Notulensi Rapat; 3. Dokumentasi
2.3 Penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif
2 Mei 2022
2.4 Pengujian Aplikasi E-Sipatif
16 Mei 2022
3.1.Pelatihan bagi Pengguna Layanan
23 2022
1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4.
1.3. Melaksanakan Rapat Kerja Tim Efektif Tahap Pengembangan E-Sipatif
Tahap Implementasi
6 April 2022
1. 2. 3. 4.
Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokumentasi Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokumentasi Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokmentasi
3.2. Launching/ Sosialisasi
26 Mei 2022
1. Undangan; 2. Dokumentasi
1
Capaian hasil perubahan terhadap rencana perubahan pada Tabel 2. diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Pelaksanaan Milestone 1 : Tahap Persiapan A Kegiatan
1.1 Koordinasi dan konsultasi serta meminta dukungan kepada Mentor terkait Rencana Aksi
Tujuan Jadwal Output Kendala Solusi Evidence Kegiatan
Perubahan Mendapat persetujuan dan dukungan dari mentor Rencana/Perkiraan 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat - Surat Dukungan - Foto Dokumentasi ini
dilakukan untuk
Realisasi 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat -
mendapat
persetujuan
dan
dukungan dari mentor, sehingga nantinya aksi perubahan yang direncanakan dapat terlaksana dan dapat diterapkan. Saat project leader melapor, mentor menyetujui rencana tahapan pelaksanan aksi perubahan yang diajukan, serta berkomitmen akan mendukung penuh segala proses yang akan dilakukan demi suksesnya pelaksanaan dalam jangka waktu pendek, menengah, dan jangka panjang. Bukti dukungan mentor sebagai Asisten Ekbangsos Setda Kabupaten Langkat. Implementasi kegiatan 1.1 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
2
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan Subyek Tanggal Tempat
B Kegiatan Tujuan Jadwal Output Kendala Solusi Evidence
: : : :
Koordinasi internal poksi Reformer, Mentor 6 April 2022 Ruang Kerja Asisten II Ekbangsos
1.2 Membentuk Tim Efektif Mengidentifikasi Stakeholder Internal dan Eksternal dalam mendukung Pelaksanaan Aksi Perubahan Rencana/Perkiraan Realisasi 6 April 2022 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat Pertemuan/ Rapat - Notulen rapat - Daftar Hadir - Dokumentasi
Kegiatan ini dilakukan dengan menggelar rapat internal yang dihadiri oleh reformer dan tim internal dalam pembentukan susunan Tim Efektif Internal dan Eksternal serta merumuskan tugas dan fungsi masing-masing dalam susunan Tim Efektif. Implementasi kegiatan 1.2 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan
:
Membentuk Tim Efektif
Subyek/Obyek
:
Reformer, Tim internal
Tanggal
:
4 April 2022
Tempat
:
Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat
C Kegiatan Tujuan
Jadwal Output Kendala Solusi Evidence
1.3 Rapat Kerja Tim Efektif Mensosialisasikan dan Membekali Tim Efektif Terkait Pelaksanaan Milstone Jangka Pendek Kegiatan Aksi Perubahan Rencana/Perkiraan Realisasi 6 April 2022 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat Pertemuan/ Rapat - Daftar Hadir - Notulen Rapat - Dokumentasi
Kegiatan ini dilakukan merupakan kegiatan lanjutan dari kegiatan 1.2.
dengan
menyampaikan
Surat
Keputusan
Kepala
Dinas
Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat Nomor 20/K/DLH/2022 tentang Pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-Sipatif) Di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat kepada tim dan menjelaskan tugas-tugas dari tim terkait. Surat Keputusan tentang tim efektif ini menjadi dasar bagi tim untuk dapat melakukan Langkah-langkah yang harus dipersiapkan dan dilakukan sesuai tugas pokok fungsi tim. Implementasi kegiatan 1.3 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan Subyek/Obyek Tanggal Tempat
: : : :
Rapat Kerja dengan Tim Efektif Reformer dan Tim Efektif 6 April 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat
2) Pelaksanaan Milestone 2 : Tahap Pengembangan Aplikasi ESipatif A Kegiatan Tujuan
Jadwal Output Kendala Solusi Evidence
Kegiatan
2.1 Rancangan Aplikasi E-Sipatif Membahas, mengidentifikasi, dan menginventarisasi bentuk dari Aplikasi E-Sipatif Rencana/Perkiraan 11 April 2022 Pertemuan/ Rapat - Notulensi - Daftar Hadir - Dokumentasi inventarisasi
ini
Realisasi 11 April 2022 Pertemuan/ Rapat -
dilakukan
dengan
melakukan
pembahasan antara reformer, dan Tim Efektif. Pada kesempatan tersebut dilakukan pembahasan alur kerja dan bentuk aplikasi E-
Sipatif.
5
Implementasi kegiatan 2.1 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan
:
Perencanaan Aplikasi E-Si[atif
Subyek/Obyek Tanggal 2Tempat
: : :
Reformer dan Tim Efektif 11 April 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidp Kabupaten Langkat
B Kegiatan
2.2 Pengembangan Aplikasi E-Sipatif
Tujuan
Jadwal Output Kendala Solusi Evidence
Pembangunan Bentuk dan Alur Aplikasi Sesuai dengan Hasil Rapat Perencanaan Rencana/Perkiraan 12 April – 22 Mei 2022 Pertemuan/ Rapat - Dokumentasi
Realisasi 12 April – 22 Mei 2022 Pertemuan/ Rapat -
Pada tahap ini reformer bersama staf/operator dan Tim IT/Programer,
melakukan pembahasan terkait Pembangunan Bentuk dan Alur 6Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF). Implementasi kegiatan 2.2 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan
:
Pengembangan Aplikasi E-Sipatif
Subyek/Obyek Tanggal Tempat
: : :
Reformer dan Tim Programer 12 April 2022 Ruang Kerja Sekretaris
C Kegiatan
2.3 Rapat penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif
Tujuan
Membahas dan menyusun SOP Aplikasi E-Sipatif dalam pelaksanaan layanan
Jadwal Output
Rencana/Perkiraan 1 Mei 2022 SOP E-Sipatif
Realisasi 1 Mei 2022 SOP E-Sipatif
Kendala
-
-
Solusi
-
-
Evidence
-
Notulensi Dokumentasi
Kegiatan rapat penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif dalam proses pelaksanaan layanan surat menyurat di Lingkungan Dinas Lingkngan Hidup. Implementasi kegiatan 2.3 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan
:
Rapat penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif
Subyek/Obyek
:
Reformer dan Tim Efektif
Tanggal Tempat
: :
1 Mei 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup
D Kegiatan
2.4 Pengujian Aplikasi E-Sipatif
Tujuan
Melakukan Uji Coba Alur Proses Aplikasi E-Sipatif dari mulai sampai proses akhir
Jadwal
Rencana/Perkiraan 23 – 24 Mei 2022
Realisasi 23 – 24 Mei 2022
Output
Aplikasi E-Sipatif
Aplikasi E-Sipatif
Kendala
-
-
Solusi
-
-
Evidence
-
Dokumentasi
Pada tahap ini project leader bersama Tim IT/Programer melakukan uji coba alur proses Aplikasi E-Sipatif mulai dari start sampai dengan end sebagai tindak lanjut penyempurnaan system. Maka pada tahap ini uji coba Aplikasi E-Sipatif telah berhasil dilaksanakan, selanjutnya diberikan
pelatihan bagi pelaksana layanan lalu siap untuk di Launching.
8
Implementasi kegiatan 2.4 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan
:
Pengujian Aplikasi E-Sipatif
Subyek/Obyek
:
Reformer dan Tim IT/Programer
Tanggal Tempat
: :
23 - 24 Mei 2022 Ruang Rapat Langkat Command Center
3) Pelaksanaan
Milestone
3
:
Tahap Implementasi.
A Kegiatan 3.1 Pelatihan Bagi Pengguna Layanan Tujuan Jadwal Output Kendala Solusi Evidence
Agar Pelaksana Layanan dapat mengoperasikan Aplikasi E-Sipatif dalam meproses Surat Menyurat Rencana/Perkiraan Realisasi 7 Oktober 2021 7 Oktober 2021 Pelatihan Pelatihan Penyesuaian jadwal Penyesuaian jadwal pertemuan pertemuan Berkoordinasi Berkoordinasi dengan dengan seluruh seluruh Staf Staf - Notulensi - Dokumentasi
9
Pada tahap ini project leader bersama Tim IT/Programer melakukan
pelatihan kepada SDM Pelaksana Layanan
agar
pelaksana layanan mengerti cara mengoperasionalkan Aplikasi ESipatif agar ketika Aplikasi telah di Launching maka pelaksana layanan sudah mampu untuk memproses surat yang masuk melalui surat elektronik. Implementasi kegiatan 3.1 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan Subyek/Obyek
: :
Pelatihan Bagi Pengguna Layanan Reformer, Tim IT/Programer dan Seluruh Staf Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat 7 Mei 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat
Tanggal Tempat
: :
B Kegiatan
3.2 Launching Aplikasi E-Sipaif
Tujuan
Melakukan Sosialisasi dan Pengenalan Aplikasi E- 0 Sipatif
Jadwal
Rencana/Perkiraan 26 Mei 2022
Output Kendala
Pertemuan/ Presentasi Pertemuan/ Presentasi Penyesuaian jadwal Penyesuaian jadwal
Solusi Evidence
Berkoordinasi dengan Pimpinan - Dokumentasi
Realisasi 26 Mei 2022
Berkoordinasi dengan Pimpinan
Pada tahap ini Reformer bersama mentor dan tim kerja/efektif melalukan Launching Aplikasi E-Sipatif. kegiatan launching ini bertujuan untuk memperkenalkan, mensosialisasikan Aplikasi E-Sipatif serta cara menggunakannya. Implementasi kegiatan 3.2 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:
Keterangan Gambar: Nama Kegiatan
:
Launching Aplikasi E-Sipatif
Subyek/Obyek
:
Reformer, Tim IT/Programer dan Seluruh Staf Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat
2
2. Ketercapaian Tujuan dan Target Tujuan pelaksanaan aksi perubahan, khususnya untuk jangka pendek adalah: a. Terciptanya Aplikasi E-Sipatif dalam mengoptimalkan layanan surat
menyurat
di
Lingkungan
Dinas
Lingkungan
Hidup
Kabupaten Langkat yang efektif dan efisien ; b. Terbitnya Standart Operasional Prosedur (SOP) Tentang Aplikasi E-Sipatif Ketercapaian tujuan jangka pendek dapat diukur dari pencapaian target output jangka pendek, khususnya output kunci yang menjadi faktor penentu keberhasilan aksi. Capaian hasil aksi perubahan diuraikan dalam tabel 3 sebagai berikut: Tabel 3. Capaian Aksi Perubahan Jangka Pendek No Milestone 1. Tahap Persiapan
Output Capaian 1. Surat Keputusan Kepala 100% Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat Nomor 20/K/DLH/2022 Tanggal 06 April 2022 tentang Pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (ESIPATIF) Di Dinas Lingkungan Hidup Kab. Langkat;
3
2.
3.
Tahap Pengembangan
1. Terciptanya Aplikasi ESipatif 2. Terbitnya Standart Operasional Prosedur (SOP) Tentang Aplikasi ESipatif Tahap Implementasi 1. Terlatihnya SDM dalam penggunaan Aplikasi ESipatif guna kemudahan dalam pelayanan surat menyurat di Dinas Lingkungan Hidup; 2. Tersosialisasikan dan memperkenalkan dalam Aksi Perubahan berupa Aplikasi E-Sipatif
100%
100%
3. Hasil Aksi Perubahan Pada implementasi aksi perubahan jangka pendek ini, beberapa hasil yang dicapai dalam perbaikan kinerja organisasi dalam bentuk terciptanya Aplikasi E-Sipatif dalam pelayanan surat menyurat agar lebih efektif dan efisien. Melalui hasil aksi perubahan ini, diharapkan beberapa permasalahan dan kendala yang dialami Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat sebelumnya, dalam layanaan Surat Menyurat dapat berjalan efekti dan efisien. Secara umum hasil aksi perubahan pada jangka pendek ini, ditampilkan pada tabel 5 sebagai berikut: Tabel 5. Hasil Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan No. Aspek Perubahan 1 2 1. Pengembangan Aplikasi E-Sipatif
Sebelum 3 Belum optimalnya layanan surat menyurat dan masih manual
Sesudah 4 Pengembangan melalui aplikasi atau digital yang lebih efektif dan efisien
4
B. Manfaat Aksi Perubahan Manfaat
implementasi
aksi
perubahan
di
lingkungan
Dinas
Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat secara umum adalah mendukung peningkatan kinerja organisasi dalam hal pengelolaan administrasi surat menyurat di lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat. Dengan implementasi aksi perubahan ini, diharapkan masalah pengelolaan administrasi surat menyurat menjadi efektif dan efisien dengan pengembangan aplikasi E-Sipatif.
BAB III KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN A. Tindaklanjut Kegiatan Jangka Pendek Aksi perubahan ini terbagi menjadi 3 tahapan, yaitu tahapan jangka pendek, tahapan jangka menengah dan tahapan jangka panjang. Tahapan jangka pendek merupakan tahapan awal yang akan dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan waktu yang telah direncanakan dalam rancangan aksi perubahan. Implementasi aksi perubahan jangka pendek dilaksanakan melalui beberapa tahapan yang dilaksanakan mulai dari persiapan pembentukan Tim Efektif, penetapan Tim Efektif, Koordinasi internal tim
efektif,
persiapan
pembahasan
pengidentifikasian
pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF). Kegiatan jangka pendek akan ditindaklanjuti dengan kegiatan sosialisasi Aplikasi E-SIPATIF kepada seluruh ASN di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF)..
B. Target Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang Implementasi Aksi Perubahan tidak hanya berhenti pada jangka pendek atau selama proses penyelenggaraan PKA. Aksi perubahan kinerja
organisasi
akan
terus
berlanjut
setelah
selesainya
penyelenggaraan PKA dengan rencana jangka menengah atau target penyelesaian 6 (enam) bulan pasca PKA dan rencana jangka panjang atau terget penyelesaian 12 (dua belas) bulan atau lebih. Rencana jangka menengah di susun secara rinci sebagaimana tabel 6 sebagai berikut:
Tabel 6. Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Menengah No 1
Kegiatan Terlaksananya kegiatan Pengembangan Aplikasi E-Sipatif dalam mengotimalkan layanan Surat Menyurat
Tindak Lanjut
Waktu
Penambahan fitur atau menu Bulan dalam Aplikasi E-Sipatif Ke-3
Adapun rencana jangka panjang dilakukan melalui pentahapan kegiatan dan waktu, sebagaimana tergambar dalam tabel 7, sebagai berikut: Tabel 7. Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Panjang No 1.
Kegiatan
Tindak Lanjut
Waktu
Kajian Evaluasi Melakukan evaluasi atas Bulan Implementasi Aplikasi Eimplementasi Aplikasi E-Sipatif Ke-6 Sipatif Dinas Limgkungan Hidup Kabupaten Langkat
Melalui pentahapan yang telah direncanakan dalam jangka menengah maupun jangka penjang, reformer menargetkan evaluasi implementasi Aplikasi E-Sipatif, akan dapat diselesaikan melalui kolaborasi antar jejaring kerja dengan jangka waktu 12 bulan.
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Dalam rangka mewujudkan sebuah aksi perubahan yang melibatkan stakeholders sangat dibutuhkan upaya yang serius baik dari sisi waktu maupun sisi biaya. Apalagi mengingat dalam implementasi aksi perubahan yang sifatnya berkelanjutan seperti perbaikan kualitas pelayanan administrasi yang sampai pada aksi perubahan ini terlaksana. Aksi perubahan yang telah diterapkan di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat yakni Pengembangan Aplikasi ESipatif Dalam Rangka Efektifitas Dan Efisiensi Pelayanan Surat Menyurat
telah
memberikan
manfaat
bagi
pengelolaan
administrasi surat menyurat dan pelayanan bagi masyarakat. Implementasi
Surat
Elektronik
E-Sipatif
sebagai
sebuah
terobosan baru telah mendukung misi Kabupaten Langkat dalam terciptanya
reformasi
birokrasi
dalam
penyelenggaraan
pemerintahan dengan peningkatan inovasi, pemanfaatan system informasi dan teknologi. Dan juga diharapkan berdampak pada meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap teknologi.
DAFTAR PUSTAKA Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah Peraturan Bupati Langkat Nomor 52 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Organisasi, Tugas dan Fungsi serta tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2010 Tentang Pedoman , Tata Naskah Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Langkat
LAMPIRAN
1. Formulir kegiatan Peserta PKA pada tahap Implementasi Aksi Perubahan (Kartu Kendali Mentor dan Coach) 2. Foto kegiatan, notulen rapat, Surat Keputusan, dll 3. Daftar Revisi