Aksi Perubahan E-Sipatif (Erwin Backhari)

KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan syukur atas segala karunia Allah Subhanahu Wa Ta’ala, Alhamdulillah kami dapat Menyusun Laporan Aksi Perubahan (LAP) Kinerja Organisasi Pendidikan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I Tahun 2022 di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri.

LAP ini disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan penilaian dalam rangkaian penyelenggaraan PKA. Sehingga diharapkan dengan penyusunan LAP ini ditindaklanjuti dengan aksi nyata jangka menengah dan jangka panjang, yang akan berkontribusi dalam meningkatkan kinerja organisasi Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat.

Perlu dukungan dan kolaborasi yang sinergis untuk mewujudkan suatu program, oleh karenanya dalam penyusunan LAP ini, dibentuk tim efektif untuk melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing dalam mewujudkan tahapan-tahapan aksi perubahan tersebut.

Sebagai bentuk rasa hormat kami kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung berperan sampai dengan selesainya LAP ini, kami menghaturkan terimakasih kepada: 1.

Dr. Sugeng Hariyono, M.Pd selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri;

2. Drs. Hermansyah, M.P, Asisten II Ekbangsos Kabupaten Langkat selaku Mentor; 3. Dra. Lusje Anneke Tabalujan, M.Pd, Kepala Standarisasi dan Sertifikasi, selaku Penguji 4. Dr.Drs.Urkanus Sihombing, MPA, Widyaiswara Ahli Madya selaku Coach; 5. Seluruh Tim Efektif internal dan eksternal Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat; 6. Rekan-rekan PKA Angkatan I Tahun 2022; 7. Keluarga tercinta; 8. Seluruh pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

Kami menyadari bahwa LAP ini jauh dari kesempurnaan, oleh karenanya masukan, kritik dan saran sangat kami harapkan, dalam rangka kelanjutan tahapan pelaksanaan aksi perubahan.

Semoga LAP ini memberikan nilai tambah bagi seluruh pihak, dapat

di

diwujudkan

meningkatkan

kinerja

sampai

jangka

organisasi

dan

panjang

untuk

substansi

tugas

Kementerian Dalam Negeri.

Jakarta,

Juni 2022

Reformer,

Erwin Bachari, SP, MMA 197905151998031003

DAFTAR TABEL Tabel 1

Observasi Peran dan Keterlibatan Jejaring Kerja dan Kolaborasi .................................. 8

Tabel 2

Tahapan Implementasi Aksi Perubahan ............................................................................... 13

Tabel 3

Capaian Aksi Perubahan Jangka Pendek ............................................................................ 34

Tabel 4

Hasil Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan ..................................................................... 38

Tabel 5

Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Menengah ............................................................................................... 41

Tabel 6

Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Panjang .................................................................................................... 42

DAFTAR GAMBAR Gambar 1

Jejaring Kerja Aksi Perubahan ............................................................................................ 7

BAB 1

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN A. Membangun Integritas dan Akuntabili-

kehidupan manusia. Objektivisme integri-

tas Kinerja Organisasi

tas dalam etika sering dianggap seperti

Kepemimpinan yang dibangun atas kekua-

loyalitas kepada prinsip dan nilai yang

tan

sangat rasional.

berpikir

dengan

kebiasaan

yang

produktif yang dilandasai oleh kekuatan

Peran kepemimpinan dalam membangun

moral berarti ia memiliki “Integritas” untuk

integritas kinerja organisasi dapat ditopang

bersikap

oleh lima hal pokok, yaitu:

dan

berperilaku

sehingga

ia

mampu memberikan keteladanan untuk

a. Etika Kepemimpinan. yang terdiri dari:

mempengaruhi orang lain untuk melaku-

memimpin dengan contoh, menetapkan

kan perubahan yang terkait dengan proses

harapan

berpikir. Integritas adalah suatu bentuk

nilai-nilai organisasi, membuat keputusan

kejujuran yang diimplementasikan secara

yang dipercaya, komunikasi yang baik

nyata dalam tindakan sehari-hari. Nilai-nilai

dengan bawahan, menilai bawahan, dan

integritas sangat penting untuk diterapkan

mengembangkan

dalam sebuah organisasi atau perusahaan,

memimpin.

agar semua orang di dalamnya bisa saling

b. Manajemen dan pengawasan aktif:

percaya dan pada akhirnya bias lebih cepat

Menggunakan alat manajemen yang terse-

untuk mencapai tujuan bersama. Jika

dia, melakukan proses pengawalan kerja

nilai-nilai integritas tidak dijalankan, maka

bawahan,

kerjasama tim yang dilakukan akan menja-

memeriksa pengaduan. Mengidentifikasi

di lebih sulit akibat tidak terbangunnya

potensi masalah, menumbuhkan perkem-

kepercayaan yang komprehensif di antara

bangan pembelajaran yang berkelanjutan,

mereka.

siap sedia untuk mengarahkan bawahan,

Integritas merupakan suatu bagian dari

c. Pemilihan orang yang tepat: mempro-

pandangan yang bisa dipercayai dan sikap

mosikan kode etik, menerapkan nilai-nilai

jujur seseorang dalam menjelaskan “keper-

organisasi, mendidik bawahan tentang

cayaan” pada konteks berorganisasi. Integ-

tanggung jawab etika, praktik pengambi-

ritas juga merupakan bagian dari inti

lan keputusan etis, mengidentifikasi role

utama dalam etika, tetapi sebenarnya

model, belajar dari kesalahan, bertindak

integritas tidak selalu menyangkut perihal

preventif, dan memberikan penghargaan

otonomi setiap individu dan kebersamaan

atas kinerja bawahan.

seseorang, tetapi lebih menyangkut loyali-

d. Proses yang efektif: Konsultasi bersama

tas, kerjasama, dapat dipercaya serta keser-

bawahan, penilaian risiko perilaku, memon-

asian.

itor kecenderungan, memperkuat kebija-

Integritas adalah sebuah konstruk psikolo-

kan, monitor kepatuhan, melakukan audit,

gis yang dinamis, melekat pada setiap

melibatkan dukungan, menyertakan etika

yang

jelas,

mengaplikasikan

keterampilan

evaluasi

kinerja

dalam

bawahan,

dan integritas, penggunaan scenario.

e. Pelaporan yang professional: Berbagi

jakan termasuk pula di dalamnya adminis-

tanggung jawab, mendorong pelaporan

trasi publik pemerintahan, dan pelaksa-

yang professional, mengaktifkan pelaporan,

naan dalam lingkup peran atau posisi kerja

mengetahui

mencip-

yang mencakup di dalam mempunyai

aman,

suatu kewajiban untuk melaporkan, men-

kesela-

jelaskan dan dapat dipertanyakan bagi

mencari

tiap-tiap konsekuensi yang sudah dihasil-

takan

tanggung

budaya

memantau

jawab,

pelaporan

Kesehatan

matan,dukungan

yang dan

bawahan,

umpan balik, dan melakukan review pen-

kan.

anganan pengaduan.

Aksi perubahan ini diarahkan agar seorang

Seorang pemimpin mutlak menjalankan

pemimpin memiliki integritas dan akunt-

nilai-nilai integritas, karena dialah yang

abilitas melalui pentahapan kerja dimana

akan dipandang orang lain terlebih dahulu,

setiap

dijadikan contoh dan teladan terutama

dituntut

bagi bawahannya. Integritas ini juga pent-

yang valid melalui proses kepemimpinan.

ing bagi image si pemimpin itu sendiri.

Karena proses kepemimpinan ini akan

Karena di saat pemimpin menerapkan

membuat suatu inovasi yang mampu

nilai-nilai integritas, ia akan diterima seka-

memperbaiki kinerja dan tata kelola organi-

ligus dipercaya oleh bawahannya sebagai

sasi maka terdapat serangkaian proses

sosok panutan. Ia akan bisa mempengaruhi

melalui sejumlah tahapan. Dalam setiap

orang lain karena ketegasan dan kese-

tahapan

larasannya atas pikiran dan perkataan. Hal

dituntut untuk menciptakan langkah-lang-

yang berbeda terjadi jika di dalam sebuah

kah strategis dalam melaksanakan kegia-

organisasi atau perusahaan, para pemimp-

tan-kegiatan pokok dengan harapan apa

innya

tidak

yang akan dikerjakan bersama tim dapat

mendapat respek dari bawahannya. Mereka

membawa perubahan ke arah yang lebih

akan berjalan sendiri-sendiri tanpa mengi-

baik dengan menerapkan prinsip-prinsip

kuti arahan dari pimpinannya. Organisasi

kepemimpinan.

atau perusahaan tersebut akan menjadi

Prinsip

kacau dan tidak bisa mencapai tujuan

sanakan aksi perubahan antara lain sebagai

dengan baik. Itulah yang akan terjadi jika

berikut:

pemimpin tidak menanamkan nilai-nilai

a.

integritas.

perbaikan kinerja,

tidak

dipercaya

bahkan

langkah

Aksi

untuk

dan

tahapan

menyajikan

kegiatan

seorang

kepemimpinan

perubahan

kegiatan

bukti-bukti

pemimpin

dalam

dilakukan

melak-

untuk

Akuntabilitas merupakan sebuah konsep yang tidak asing di dalam organisasi

b. Usaha untuk melaksanakan aksi peruba-

pelayanan publik, di mana selalu menjadi

han sampai tuntas,

sorotan publik dalam pelaksanaannya.

Dalam peran kepemimpinan, akuntabilitas

c. Pelibatan tim kerja sesuai perannya mas-

dapat

ing-masing,

adanya

merupakan

pengetahuan

pertanggungjawaban

dan

terhadap

tiap tindakan, produk, keputusan dan kebi-

d. Komunikasi dengan mentor dan coach.

Dengan membangun integritas, dan men-

tetap memperhatikan kaidah integritas,

gaktualisasikan kepemimpinan pelayanan,

konsep

diharapakan pelaksanaan aksi perubahan

akuntabilitas agar tujuan dan manfaat aksi

dapat berjalan sesuai harapan yaitu untuk

perubahan tercapai optimal. Project leader

perbaikan

organisasi/instansi.

memimpin teknis operasional, menyusun

Terkait hal tersebut, yang dilakukan Project

kegiatan strategis dalam pelaksanaan aksi

Leader dalam melakukan aksi perubahan

perubahan, memberikan solusi pemecahan

adalah melakukan konsultasi dan komuni-

masalah yang terjadi pada aksi perubahan

kasi dengan mentor, meminta arahan,

sekaligus memantau dan memonitoring

bimbingan dan persetujuan serta kebijakan

pelaksanaan keseluruhan aksi perubahan.

terkait pelaksanaan aksi perubahan. Di

Oleh karena itu langkah inovasi dalam aksi

samping itu project leader melaporkan

perubahan

setiap tahapan aksi perubahan kepada

sebagai langkah pemicu untuk pengem-

mentor, baik ada kendala/hambatan dan

bangan dalam membangun integritas dan

meminta petunjuk untuk mengatasinya,

akuntabilitas dengan harapan akan sema-

serta melaporkan sudah sejauh mana prog-

kin inovatif ke depan dan tata kelola yang

ress aksi perubahan berjalan. Sedangkan

inovatif diharapkan mampu mendorong

Coach selaku pembimbing merupakan

terwujudnya efisiensi dan efektivitas serta

sumber bagi leader project untuk melaku-

layanan akan semakin berkualitas.

kan konsultasi teknis dalam menjalankan

Melalui serangkaian tahapan kerja dalam

aksi perubahan, mulai dari merancang aksi

aksi perubahan tentu didukung dengan

perubahan sampai dengan pelaporan aksi

bukti pada setiap melakukan tindakan

perubahan, Terhadap tim kerja, yang harus

ataupun kegiatan. Dari bukti- bukti kegia-

dilakukan leader project adalah melibatkan

tan yang selalu tercatat dalam bentuk

seluruh tim kerja dalam melakukan aksi

notulen, daftar hadir, foto dan adanya

perubahan,

tim

undangan maka seorang pemimpin mulai

kerja sesuai peran masing-masing, mem-

merintis integritas diri dan dengan bukti itu

berikan arahan, bimbingan dan memonitor

semua maka secara otomatis akan mem-

kerja tim serta memberikan teladan dalam

bangun kepercayaan orang bahwa yang

kedisiplinan kerja, sehingga dapat menjadi

dilakukan dapat dipertanggungjawabkan

contoh dan panutan bagi tim kerja. Di

atau terbangunnya akuntabilitas.

kinerja

dengan

menggerakan

samping itu sosialisasi aksi perubahan perlu dilakukan kepada seluruh bagian/sub bagian lainnya di instansi, peran project leader dan tim kerja sangat diperlukan.

Dalam impelementasi aksi perubahan ini, komunikasi dengan semua pihak dilakukan agar tahapan yang dilaksanakan berjalan efektif

dan

efisien

melalui

penye-

suaian-penyesuaian dan adaptasi dengan

kepemimpinan

ini

melayani,

diharapkan

dan

setidaknya

B. Pengelolaan Budaya Kerja

setiap anggota organisasi melalui pemben-

Budaya telah menjadi konsep penting

tukan change agent. Serta penyusunan

dalam memahami masyarakat dan kelom-

sistim dan prosedur untuk menjaga dan

pok manusia untuk waktu yang lama.

memelihara kesinambungan.Berdasarkan

Budaya, dalam arti antropologi dan sejarah,

uraian tersebut diatas, peran reformer

adalah inti dari kelompok atau masyarakat

dalam mengelola budaya kerja dalam

tertentu, apa yang berbeda mengenai cara

kelancaran aksi perubahan antara lain

para

sebagai berikut ;

anggotanya

saling

berinteraksi

dengan orang dari luar lingkungan dan

a. Berkoordinasi dengan semua tim kerja

bagaimana mereka menyelesaikan apa

terkait pembagian tugas dan tanggung-

yang dikerjakannya. Sebenarnya budaya

jawab, dan saling bekerjasama dan mem-

organisasi yang kuat, diakui secara luas

bantu memberikan informasi;

sering

alasan

b. Memanfaatkan media teknologi informa-

suksesnya organisasi. Sejumlah organisasi

si sebagai jalur komunikasi efektif serta

menanamkan

menyampaikan manfaat dan resiko dalam

kali

disebutkan budaya

sebagai tertentu

seperti

upacara, penghargaan, gaya dekoratif, dan

penggunaan

berbagai bentuk simbolis lain dari komuni-

teknologi tersebut

kasi yang merupakan sifat budaya perusa-

c. Senantiasa menyampaikan tentang sikap

haan yang menjadi pedoman tindakan

kehati-hatian dalam melakukan peker-

anggota organisasi. Hal-hal yang seyogyan-

jaan,tindakan harus legal dan logis

ya dilakukan seorang pemimpin adalah

d. Memberikan motivasi kepada tim kerja

mengubah

mendorong

sehingga memiliki semangat yang tinggi

perubahan organisasi. Namun mengubah

dengan capaian kerja yang baik, tepat dan

budaya bukanlah perkara yang mudah

terukur;

karena memerlukan pengukuran budaya

e. Memberikan kesempatan kepada tim

organisasi dalam hubungannya dengan

dalam mengemukakan pendapat dan pan-

perubahan organisasi. 5 Tahapan proses

dangannya guna peningkatan kualiatas tim

pembentukan budaya organisasi dimulai

kerja;

dari penyusunan nilai-nilai yang berlaku

f. Konsisten dalam memberikan saran dan

dalam organisasi. Kemudian diinternal-

evaluasi terhadap tim kerja;

isasikan melalui sosialisasi yang meliputi

g.

komunikasi, internalisasi dan implementasi

ditetapkan.

budaya

untuk

media

Memperhatikan

informasi

target

berbasis

yang

telah

C. Membangun Jejaring dan Kolaborasi

(Work From Home) serta pembatasan

Membangun jejaring kerja adalah salah

kegiatan masyarakat, maka sangat diperlu-

satu kegiatan penting dalam berorganisasi

kan membangun jejaring kerja dan kolab-

yang pada dasarnya agar tujuan organisasi

orasi yaitu hubungan yang baik dengan

dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

beberapa

Dengan melakukan koordinasi dan kolab-

dukungan dari beberapa stakeholder dan

orasi antar bagian dari satu organisasi atau

motivasi untuk keberhasilan aksi perubah-

dengan organisasi lain, akan memudahkan

an yang telah di rancang. Dukungan dari

setiap individu mengatasi masalah untuk

berbagai pihak, baik dari dalam instansi

tujuan bersama. Dalam era globalisasi,

maupun luar instansi menjadi bukti bahwa

tidak dapat dipungkiri bahwa tidak ada

aksi perubahan juga memerlukan kerjasa-

satu entitas yang mampu berdiri sendiri

ma dan bantuan dari pihak lain.

terpisah dari entitas yang lain. Secara garis

Selama masa off campus dengan situasi

besar, kita sangat membutuhkan jejaring

pandemi covid-19, koordinasi ke beberapa

kerja

stakeholders

(networking)

untuk

menjadikan

pihak

untuk

yang

mendapatkan

telah

reformer

organisasi lebih sukses dalam mencapai

rencanakan tidak seluruhnya dapat dilaku-

tujuannya.

kan, namun memanfaatkan kemudahan

Meskipun kita berada di era modern,

teknologi informasi, media sosial, dan jejar-

dimana segala sesuatu dapat dikendalikan

ing kerja yang baik.

dengan teknologi mutakhir, tetapi kesuk-

Adapun peran reformer dalam memban-

sesan

masih

gun jejaring kerja dan kolaborasi kepada

keberhasilan

pihak-pihak terkait dalam upaya tercapain-

menciptakan jejaring kerja (networking).

ya tujuan jangka pendek yaitu penggalan-

Dengan kata lain, menjalin hubungan sosial

gan dukungan dari stakeholder

dengan siapa pun menjadi bagian penting

antara lain sebagai berikut ;

dalam segala aktivitas kehidupan setiap

1)

organisasi.

angkatan I tahun 2022 terkait bantuan

Membangun jejaring kerja pada hakekatn-

dukungan stakeholder;

ya adalah sebuah proses membangun

2)

komunikasi atau hubungan, berbagi ide,

Coach terkait dukungan dan stakeholder

informasi dan sumber daya atas dasar

lainnya;

saling percaya (trust) dan saling mengun-

3)

tungkan diantara pihak-pihak yang bermi-

mendapatkan dukungan. Dalam hal ini

tra dilakukan guna mencapai kesuksesan

reformer berkoordinasi dan membangun

bersama yang lebih besar.

jejaring kerja dan kolaborasi yang baik

Dalam mewujudkan implementasi aksi

dengan

perubahan pada situasi wabah Pandemi

Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat,

Covid-19 tidaklah mudah, dimana dengan

maupun

adanya perubahan sistem bekerja piket

Hidup

(Work From Office) dan bekerja di rumah

mendapatkan dukungan dalam Pengem-

sangat

lembaga

atau

bergantung

organisasi pada

Menghubungi rekan peserta PKA

Berkoordinasi dengan Mentor dan

Melibatkan

Tim

Tim

penyusun

eksternal Kabupaten

Kerja

internal

Dinas

untuk

Dinas

Lingkungan

Langkat

untuk

bangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF) di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat.

Stakeholder atau pemangku kepentingan adalah pihak yang berkepentingan baik perorangan maupun organisasi lainnya yang memiliki pengaruh terhadap aksi perubahan. Stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan aksi perubahan ini dibedakan menjadi stakeholder internal dan stakeholder eksternal sebagai berikut: a. Stakeholder internal: - Kepala Dinas - Sekretaris - Kepala Bidang - Kasubbag Umum - Seluruh staf dan operator b. Stakeholder eksternal: - Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi Kab. Langkat - Programer Dinas Komunikasi dan Informatika Kab. Langkat

BAB 2

DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN A. Capaian Hasil Perubahan Terhadap Rencana Perubahan 1. Implementasi Rencana Aksi Perubahan

Tahapan perbaikan kinerja organisasi disusun berdasarkan tahapan pada jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Adapun implementasi rencana aksi perubahan, dilaksanakan melalui Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-Sipatif) Di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat berdasarkan tahapan jangka pendek, digambarkan pada Tabel 1 sebagai berikut:

No. 1

Milestone 2 Tahap Persiapan

Kegiatan 3 1.1. Koordinasi

Tanggal 4 6 April 2022

Output Kegiatan 5 Dukungan dan masukan dari mentor

dan konsultasi serta meminta dukungan kepada Mentor terkait Rencana Aksi Perubahan 1.2. Membentuk Tim Efektif

7 April 2022

1.

2.

3.

4.

Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; SK Tim Efektif; Dokumentasi; Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokumentasi;

2.1.Rancangan Aplikasi E-Sipatif

11 April 2022

1.

2.

3.

4.

Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokmentasi

2.2. Pengembangan Aplikasi E-Sipatif

12 April – 22 Mei 2022

1. Undangan Rapat; 2. Notulensi Rapat; 3. Dokumentasi

2.3 Penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif

2 Mei 2022

2.4 Pengujian Aplikasi E-Sipatif

16 Mei 2022

3.1.Pelatihan bagi Pengguna Layanan

23 2022

1.

2.

3.

4.

1.

2.

3.

4.

1.

2.

3.

4.

1.3. Melaksanakan Rapat Kerja Tim Efektif Tahap Pengembangan E-Sipatif

Tahap Implementasi

6 April 2022

1.

2.

3.

4.

Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokumentasi Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokumentasi Undangan Rapat; Absensi Rapat; Notulensi Rapat; Dokmentasi

3.2. Launching/ Sosialisasi

26 Mei 2022

1. Undangan; 2. Dokumentasi

1

Capaian hasil perubahan terhadap rencana perubahan pada Tabel 2. diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Pelaksanaan Milestone 1 : Tahap Persiapan A Kegiatan

1.1 Koordinasi dan konsultasi serta meminta dukungan kepada Mentor terkait Rencana Aksi

Tujuan Jadwal Output Kendala Solusi Evidence Kegiatan

Perubahan Mendapat persetujuan dan dukungan dari mentor Rencana/Perkiraan 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat - Surat Dukungan - Foto Dokumentasi ini

dilakukan untuk

Realisasi 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat -

mendapat

persetujuan

dan

dukungan dari mentor, sehingga nantinya aksi perubahan yang direncanakan dapat terlaksana dan dapat diterapkan. Saat project leader melapor, mentor menyetujui rencana tahapan pelaksanan aksi perubahan yang diajukan, serta berkomitmen akan mendukung penuh segala proses yang akan dilakukan demi suksesnya pelaksanaan dalam jangka waktu pendek, menengah, dan jangka panjang. Bukti dukungan mentor sebagai Asisten Ekbangsos Setda Kabupaten Langkat.

Implementasi kegiatan 1.1 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

2

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan Subyek Tanggal Tempat

B Kegiatan Tujuan Jadwal Output Kendala Solusi Evidence

: : : :

Koordinasi internal poksi Reformer, Mentor 6 April 2022 Ruang Kerja Asisten II Ekbangsos

1.2 Membentuk Tim Efektif Mengidentifikasi Stakeholder Internal dan Eksternal dalam mendukung Pelaksanaan Aksi Perubahan Rencana/Perkiraan Realisasi 6 April 2022 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat Pertemuan/ Rapat - Notulen rapat - Daftar Hadir - Dokumentasi

Kegiatan ini dilakukan dengan menggelar rapat internal yang dihadiri oleh reformer dan tim internal dalam pembentukan susunan Tim Efektif Internal dan Eksternal serta merumuskan tugas dan fungsi masing-masing dalam susunan Tim Efektif.

Implementasi kegiatan 1.2 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan

:

Membentuk Tim Efektif

Subyek/Obyek

:

Reformer, Tim internal

Tanggal

:

4 April 2022

Tempat

:

Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat

C Kegiatan Tujuan

Jadwal Output Kendala Solusi Evidence

1.3 Rapat Kerja Tim Efektif Mensosialisasikan dan Membekali Tim Efektif Terkait Pelaksanaan Milstone Jangka Pendek Kegiatan Aksi Perubahan Rencana/Perkiraan Realisasi 6 April 2022 6 April 2022 Pertemuan/ Rapat Pertemuan/ Rapat - Daftar Hadir - Notulen Rapat - Dokumentasi

Kegiatan ini dilakukan merupakan kegiatan lanjutan dari kegiatan 1.2.

dengan

menyampaikan

Surat

Keputusan

Kepala

Dinas

Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat Nomor 20/K/DLH/2022 tentang Pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-Sipatif) Di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat kepada tim dan menjelaskan tugas-tugas dari tim terkait. Surat Keputusan tentang tim efektif ini menjadi dasar bagi tim untuk dapat melakukan Langkah-langkah yang harus dipersiapkan dan dilakukan sesuai tugas pokok fungsi tim.

Implementasi kegiatan 1.3 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan Subyek/Obyek Tanggal Tempat

: : : :

Rapat Kerja dengan Tim Efektif Reformer dan Tim Efektif 6 April 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat

2) Pelaksanaan Milestone 2 : Tahap Pengembangan Aplikasi ESipatif A Kegiatan Tujuan

Jadwal Output Kendala Solusi Evidence

Kegiatan

2.1 Rancangan Aplikasi E-Sipatif Membahas, mengidentifikasi, dan menginventarisasi bentuk dari Aplikasi E-Sipatif Rencana/Perkiraan 11 April 2022 Pertemuan/ Rapat - Notulensi - Daftar Hadir - Dokumentasi inventarisasi

ini

Realisasi 11 April 2022 Pertemuan/ Rapat -

dilakukan

dengan

melakukan

pembahasan antara reformer, dan Tim Efektif. Pada kesempatan tersebut dilakukan pembahasan alur kerja dan bentuk aplikasi E-

Sipatif.

5

Implementasi kegiatan 2.1 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan

:

Perencanaan Aplikasi E-Si[atif

Subyek/Obyek Tanggal 2Tempat

: : :

Reformer dan Tim Efektif 11 April 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidp Kabupaten Langkat

B Kegiatan

2.2 Pengembangan Aplikasi E-Sipatif

Tujuan

Jadwal Output Kendala Solusi Evidence

Pembangunan Bentuk dan Alur Aplikasi Sesuai dengan Hasil Rapat Perencanaan Rencana/Perkiraan 12 April – 22 Mei 2022 Pertemuan/ Rapat - Dokumentasi

Realisasi 12 April – 22 Mei 2022 Pertemuan/ Rapat -

Pada tahap ini reformer bersama staf/operator dan Tim IT/Programer,

melakukan pembahasan terkait Pembangunan Bentuk dan Alur 6Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF).

Implementasi kegiatan 2.2 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan

:

Pengembangan Aplikasi E-Sipatif

Subyek/Obyek Tanggal Tempat

: : :

Reformer dan Tim Programer 12 April 2022 Ruang Kerja Sekretaris

C Kegiatan

2.3 Rapat penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif

Tujuan

Membahas dan menyusun SOP Aplikasi E-Sipatif dalam pelaksanaan layanan

Jadwal Output

Rencana/Perkiraan 1 Mei 2022 SOP E-Sipatif

Realisasi 1 Mei 2022 SOP E-Sipatif

Kendala

-

-

Solusi

-

-

Evidence

-

Notulensi Dokumentasi

Kegiatan rapat penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif dalam proses pelaksanaan layanan surat menyurat di Lingkungan Dinas Lingkngan Hidup.

Implementasi kegiatan 2.3 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan

:

Rapat penyusunan SOP Aplikasi E-Sipatif

Subyek/Obyek

:

Reformer dan Tim Efektif

Tanggal Tempat

: :

1 Mei 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup

D Kegiatan

2.4 Pengujian Aplikasi E-Sipatif

Tujuan

Melakukan Uji Coba Alur Proses Aplikasi E-Sipatif dari mulai sampai proses akhir

Jadwal

Rencana/Perkiraan 23 – 24 Mei 2022

Realisasi 23 – 24 Mei 2022

Output

Aplikasi E-Sipatif

Aplikasi E-Sipatif

Kendala

-

-

Solusi

-

-

Evidence

-

Dokumentasi

Pada tahap ini project leader bersama Tim IT/Programer melakukan uji coba alur proses Aplikasi E-Sipatif mulai dari start sampai dengan end sebagai tindak lanjut penyempurnaan system. Maka pada tahap ini uji coba Aplikasi E-Sipatif telah berhasil dilaksanakan, selanjutnya diberikan

pelatihan bagi pelaksana layanan lalu siap untuk di Launching.

8

Implementasi kegiatan 2.4 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan

:

Pengujian Aplikasi E-Sipatif

Subyek/Obyek

:

Reformer dan Tim IT/Programer

Tanggal Tempat

: :

23 - 24 Mei 2022 Ruang Rapat Langkat Command Center

3) Pelaksanaan

Milestone

3

:

Tahap Implementasi.

A Kegiatan 3.1 Pelatihan Bagi Pengguna Layanan Tujuan Jadwal Output Kendala Solusi Evidence

Agar Pelaksana Layanan dapat mengoperasikan Aplikasi E-Sipatif dalam meproses Surat Menyurat Rencana/Perkiraan Realisasi 7 Oktober 2021 7 Oktober 2021 Pelatihan Pelatihan Penyesuaian jadwal Penyesuaian jadwal pertemuan pertemuan Berkoordinasi Berkoordinasi dengan dengan seluruh seluruh Staf Staf - Notulensi - Dokumentasi

9

Pada tahap ini project leader bersama Tim IT/Programer melakukan

pelatihan kepada SDM Pelaksana Layanan

agar

pelaksana layanan mengerti cara mengoperasionalkan Aplikasi ESipatif agar ketika Aplikasi telah di Launching maka pelaksana layanan sudah mampu untuk memproses surat yang masuk melalui surat elektronik.

Implementasi kegiatan 3.1 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan Subyek/Obyek

: :

Pelatihan Bagi Pengguna Layanan Reformer, Tim IT/Programer dan Seluruh Staf Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat 7 Mei 2022 Ruang Rapat Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat

Tanggal Tempat

: :

B Kegiatan

3.2 Launching Aplikasi E-Sipaif

Tujuan

Melakukan Sosialisasi dan Pengenalan Aplikasi E- 0 Sipatif

Jadwal

Rencana/Perkiraan 26 Mei 2022

Output Kendala

Pertemuan/ Presentasi Pertemuan/ Presentasi Penyesuaian jadwal Penyesuaian jadwal

Solusi Evidence

Berkoordinasi dengan Pimpinan - Dokumentasi

Realisasi 26 Mei 2022

Berkoordinasi dengan Pimpinan

Pada tahap ini Reformer bersama mentor dan tim kerja/efektif melalukan Launching Aplikasi E-Sipatif. kegiatan launching ini bertujuan untuk memperkenalkan, mensosialisasikan Aplikasi E-Sipatif serta cara menggunakannya.

Implementasi kegiatan 3.2 tersebut, didukung bukti yang valid dan relevan sebagai berikut:

Keterangan Gambar: Nama Kegiatan

:

Launching Aplikasi E-Sipatif

Subyek/Obyek

:

Reformer, Tim IT/Programer dan Seluruh Staf Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat

2

2. Ketercapaian Tujuan dan Target Tujuan pelaksanaan aksi perubahan, khususnya untuk jangka pendek adalah: a. Terciptanya Aplikasi E-Sipatif dalam mengoptimalkan layanan surat

menyurat

di

Lingkungan

Dinas

Lingkungan

Hidup

Kabupaten Langkat yang efektif dan efisien ; b. Terbitnya Standart Operasional Prosedur (SOP) Tentang Aplikasi E-Sipatif Ketercapaian tujuan jangka pendek dapat diukur dari pencapaian target output jangka pendek, khususnya output kunci yang menjadi faktor penentu keberhasilan aksi. Capaian hasil aksi perubahan diuraikan dalam tabel 3 sebagai berikut: Tabel 3.

Capaian Aksi Perubahan Jangka Pendek No Milestone 1. Tahap Persiapan

Output Capaian 1. Surat Keputusan Kepala 100% Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat Nomor 20/K/DLH/2022 Tanggal 06 April 2022 tentang Pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (ESIPATIF) Di Dinas Lingkungan Hidup Kab. Langkat;

3

2.

3.

Tahap Pengembangan

1. Terciptanya Aplikasi ESipatif 2. Terbitnya Standart Operasional Prosedur (SOP) Tentang Aplikasi ESipatif Tahap Implementasi 1. Terlatihnya SDM dalam penggunaan Aplikasi ESipatif guna kemudahan dalam pelayanan surat menyurat di Dinas Lingkungan Hidup; 2. Tersosialisasikan dan memperkenalkan dalam Aksi Perubahan berupa Aplikasi E-Sipatif

100%

100%

3. Hasil Aksi Perubahan Pada implementasi aksi perubahan jangka pendek ini, beberapa hasil yang dicapai dalam perbaikan kinerja organisasi dalam bentuk terciptanya Aplikasi E-Sipatif dalam pelayanan surat menyurat agar lebih efektif dan efisien.

Melalui hasil aksi perubahan ini, diharapkan beberapa permasalahan dan kendala yang dialami Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat sebelumnya, dalam layanaan Surat Menyurat dapat berjalan efekti dan efisien.

Secara umum hasil aksi perubahan pada jangka pendek ini, ditampilkan pada tabel 5 sebagai berikut: Tabel 5.

Hasil Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan No. Aspek Perubahan 1 2 1.

Pengembangan Aplikasi E-Sipatif

Sebelum 3 Belum optimalnya layanan surat menyurat dan masih manual

Sesudah 4 Pengembangan melalui aplikasi atau digital yang lebih efektif dan efisien

4

B. Manfaat Aksi Perubahan Manfaat

implementasi

aksi

perubahan

di

lingkungan

Dinas

Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat secara umum adalah mendukung peningkatan kinerja organisasi dalam hal pengelolaan administrasi surat menyurat di lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat.

Dengan implementasi aksi perubahan ini, diharapkan masalah pengelolaan administrasi surat menyurat menjadi efektif dan efisien dengan pengembangan aplikasi E-Sipatif.

BAB III KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN A. Tindaklanjut Kegiatan Jangka Pendek Aksi perubahan ini terbagi menjadi 3 tahapan, yaitu tahapan jangka pendek, tahapan jangka menengah dan tahapan jangka panjang.

Tahapan jangka pendek merupakan tahapan awal yang akan dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan waktu yang telah direncanakan dalam rancangan aksi perubahan.

Implementasi aksi perubahan jangka pendek dilaksanakan melalui beberapa tahapan yang dilaksanakan mulai dari persiapan pembentukan Tim Efektif, penetapan Tim Efektif, Koordinasi internal tim

efektif,

persiapan

pembahasan

pengidentifikasian

pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF).

Kegiatan jangka pendek akan ditindaklanjuti dengan kegiatan sosialisasi Aplikasi E-SIPATIF kepada seluruh ASN di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Inovatif (E-SIPATIF)..

B. Target Capaian Jangka Menengah dan Jangka Panjang Implementasi Aksi Perubahan tidak hanya berhenti pada jangka pendek atau selama proses penyelenggaraan PKA. Aksi perubahan kinerja

organisasi

akan

terus

berlanjut

setelah

selesainya

penyelenggaraan PKA dengan rencana jangka menengah atau target penyelesaian 6 (enam) bulan pasca PKA dan rencana jangka panjang atau terget penyelesaian 12 (dua belas) bulan atau lebih.

Rencana jangka menengah di susun secara rinci sebagaimana tabel 6 sebagai berikut:

Tabel 6.

Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Menengah No 1

Kegiatan Terlaksananya kegiatan Pengembangan Aplikasi E-Sipatif dalam mengotimalkan layanan Surat Menyurat

Tindak Lanjut

Waktu

Penambahan fitur atau menu Bulan dalam Aplikasi E-Sipatif Ke-3

Adapun rencana jangka panjang dilakukan melalui pentahapan kegiatan dan waktu, sebagaimana tergambar dalam tabel 7, sebagai berikut: Tabel 7.

Rencana Tindak Lanjut Atas Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan Jangka Panjang No 1.

Kegiatan

Tindak Lanjut

Waktu

Kajian Evaluasi Melakukan evaluasi atas Bulan Implementasi Aplikasi Eimplementasi Aplikasi E-Sipatif Ke-6 Sipatif Dinas Limgkungan Hidup Kabupaten Langkat

Melalui pentahapan yang telah direncanakan dalam jangka menengah maupun jangka penjang, reformer menargetkan evaluasi implementasi Aplikasi E-Sipatif, akan dapat diselesaikan melalui kolaborasi antar jejaring kerja dengan jangka waktu 12 bulan.

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Dalam rangka mewujudkan sebuah aksi perubahan yang melibatkan stakeholders sangat dibutuhkan upaya yang serius baik dari sisi waktu maupun sisi biaya. Apalagi mengingat dalam implementasi aksi perubahan yang sifatnya berkelanjutan seperti perbaikan kualitas pelayanan administrasi yang sampai pada aksi perubahan ini terlaksana.

Aksi perubahan yang telah diterapkan di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Langkat yakni Pengembangan Aplikasi ESipatif Dalam Rangka Efektifitas Dan Efisiensi Pelayanan Surat Menyurat

telah

memberikan

manfaat

bagi

pengelolaan

administrasi surat menyurat dan pelayanan bagi masyarakat.

Implementasi

Surat

Elektronik

E-Sipatif

sebagai

sebuah

terobosan baru telah mendukung misi Kabupaten Langkat dalam terciptanya

reformasi

birokrasi

dalam

penyelenggaraan

pemerintahan dengan peningkatan inovasi, pemanfaatan system informasi dan teknologi. Dan juga diharapkan berdampak pada meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap teknologi.

DAFTAR PUSTAKA Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah Peraturan Bupati Langkat Nomor 52 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Organisasi, Tugas dan Fungsi serta tata kerja Dinas Lingkungan Hidup Peraturan Bupati Nomor 18 Tahun 2010 Tentang Pedoman , Tata Naskah Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Langkat

LAMPIRAN

1. Formulir kegiatan Peserta PKA pada tahap Implementasi Aksi Perubahan (Kartu Kendali Mentor dan Coach) 2. Foto kegiatan, notulen rapat, Surat Keputusan, dll 3. Daftar Revisi