Protokoll over behandlingsaktiviteter i forbindelse med GDPR

General Data Protection Regulation (GDPR) krever at virksomheter som behandler personopplysninger oppretter og vedlikeholder en protokoll over behandlingsaktiviteter. Denne protokollen er et sentralt verktøy for å dokumentere virksomhetens behandling av personopplysninger og sikre at den overholder personvernregelverket. I denne artikkelen vil vi utforske hva en protokoll over behandlingsaktiviteter innebærer i forbindelse med GDPR og hvordan din virksomhet kan opprette og vedlikeholde en slik protokoll.

Hva er en protokoll over behandlingsaktiviteter?

En protokoll over behandlingsaktiviteter er en oversikt over alle behandlingsaktiviteter av personopplysninger som foretas innenfor en virksomhet. Protokollen skal inneholde informasjon om formålet med behandlingen, kategorier av personopplysninger og mottakere, eventuelle overføringer til tredjeland, samt tidsfrister for sletting av data. Protokollen er et nyttig verktøy for å sikre overholdelse av GDPR og for å demonstrere ansvarlighet overfor tilsynsmyndigheter og berørte personer.

Hvordan opprette en protokoll over behandlingsaktiviteter?

For å opprette en protokoll over behandlingsaktiviteter, bør virksomheten følge disse trinnene:

Gjennomgå alle prosesser, systemer og tjenester som involverer behandling av personopplysninger for å identifisere alle relevante behandlingsaktiviteter.

For hver behandlingsaktivitet, noter formålet med behandlingen, kategoriene av personopplysninger som behandles, kategoriene av registrerte (personer hvis opplysninger behandles), eventuelle mottakere av personopplysningene, og eventuelle overføringer av personopplysninger til tredjeland eller internasjonale organisasjoner.

3.

For hver behandlingsaktivitet, angi tidsfrister for sletting av personopplysninger, eller kriteriene som brukes for å fastsette slike tidsfrister.

Source: https://www.debet.no/gdpr/protokoll-behandlingsaktiviteter

1. Kartlegge behandlingsaktiviteter:

Angi tidsfrister for sletting:

2. Dokumentere behandlingsaktivitetene:

4. Oppbevare protokollen:

Lagre protokollen i et format som er lett tilgjengelig og enkelt å oppdatere, for eksempel i et elektronisk dokument eller et databasert system.

5. Oppdater protokollen regelmessig:

Gjennomgå og oppdater protokollen regelmessig for å sikre at den forblir nøyaktig og fullstendig. Dette kan omfatte å legge til nye behandlingsaktiviteter, oppdatere eksisterende aktiviteter eller slette aktiviteter som ikke lenger er relevante.

6. Utpeke en personvernombud (DPO):

Hvis virksomheten er pålagt å utpeke en personvernombud, bør denne personen være ansvarlig for å overvåke protokollen over behandlingsaktiviteter og bistå med rådgivning og veiledning om etterlevelse av GDPR.

7. Tilgjengelighet for tilsynsmyndigheter:

Protokollen over behandlingsaktiviteter skal være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene på forespørsel. Dette vil hjelpe virksomheten med å demonstrere ansvarlighet og overholdelse av GDPR.

Source: https://www.debet.no/gdpr/protokoll-behandlingsaktiviteter

Hvorfor er en protokoll over behandlingsaktiviteter viktig?

En protokoll over behandlingsaktiviteter er viktig for flere grunner:

Ansvarlighet:

Protokollen hjelper virksomheten med å demonstrere ansvarlighet og etterlevelse av GDPR overfor tilsynsmyndigheter, samarbeidspartnere og berørte personer.

Risikostyring:

Protokollen gir et overblikk over virksomhetens behandling av personopplysninger, noe som kan hjelpe med å identifisere og håndtere risikoer og sårbarheter knyttet til personvern og informasjonssikkerhet.

Bevisstgjøring:

Protokollen bidrar til å øke bevisstheten om personvern og informasjonssikkerhet i virksomheten, noe som kan føre til bedre personvernpraksis og redusert risiko for sikkerhetsbrudd og datalekkasjer.

Organisering:

Protokollen gir en strukturert tilnærming til å dokumentere og administrere behandlingsaktiviteter, noe som kan hjelpe virksomheten med å holde oversikt over personopplysningene den behandler og hvordan de behandles.

Opprettelse og vedlikehold av en protokoll over behandlingsaktiviteter er en sentral del av virksomhetens arbeid med å sikre etterlevelse av GDPR og beskytte enkeltpersoners personopplysninger og rettigheter. Ved å følge de ovennevnte trinnene og holde protokollen oppdatert, kan virksomheten demonstrere ansvarlighet, minimere risikoer og opprettholde et høyt nivå av personvern og informasjonssikkerhet.

Source: https://www.debet.no/gdpr/protokoll-behandlingsaktiviteter